Implementación del formato RSS (Rich Site Summary) en procesos de gestión y comunicación electrónica en instituciones educativas, públicas y empresariales

- 5 - Pixel-Bit. Revista de Medios y Educación IMPLEMENTACIÓN DEL FORMATO RSS (RICH SITE SUMMARY) EN PROCESOS DE GESTIÓN Y COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS, PÚBLICAS Y EMPRESARIALES. Pablo César Muñoz Carril. [email protected] Miguel Muñoz Carril [email protected] Universidade da Coruña (España) El presente artículo versa sobre las características y potencialidades inherentes del sistema de sindicación conocido con el nombre de RSS. Dicho sistema se configura como un recurso comunicativo on-line sumamente versátil, que puede ser aplicado desde webs institucionales pertenecientes a diferentes ámbitos, como el educativo, el empresarial o el sector público. Asimismo, analizaremos las ventajas, requisitos y especificaciones técnicas necesarias (tanto para el usuario como para la organización) para su implementación, a través de ejemplos prácticos, exponiendo finalmente la heterogeneidad de usos existentes por parte de instituciones de diversa naturaleza. Palabras clave:RSS, sindicación, podcast, vodcast, contenidos, noticias. The present article addresses the system of syndication known as RSS and its characteristics and inherent potentialities. This system is a highly versatile and communicative online resource, that can be applied from institutional webs in the educational sector, business and firms or the public sectors. Also, we will study the advantages, requirements and necessary engineering specifications (for usersand for organizations) needed for its implementation. This will be done through practical examples, which will reveal the heterogeneity of existing uses on the part of diverse institutions. Key words: RSS, syndication, podcast, vodcast, content, news Nº 31 Enero 2008 pp.5-18 1. Introducción El sistema RSS, cuyas siglas obedecen a "Rich Site Summary", podríamos definirlo como un formato de texto basado en el estándar XML (eXtensible Markup Language), que sirve para distribuir titulares de noticias y contenidos a través de Internet de forma automatizada. Esta manera de distribuir contenidos se conoce con el nombre de "sindicación", siendo su función principal la de mostrar al usuario, un sumario o índice de contenidos y noticias que publicó un sitio web, sin necesidad tan siquiera de entrar en él. - 6 - Muñoz, P.C. y Muñoz, M. Además de titulares, RSS también contiene una serie de códigos para que los programas que leen estos ficheros puedan, automáticamente, detectar cuándo se publican nuevos contenidos. De esta forma, son capaces de avisar al usuario, de modo automático, que se encuentran disponibles nuevas noticias. Es sencillo identificar aquellos servidores web que sindican, ya que por lo general contienen alguno o algunos de estos iconos: Figura 1.- Iconos identificativos del formato RSS La aplicatividad del sistema RSS tiene por tanto un carácter sumamente amplio y pluridisciplinar; buena prueba de ello lo tenemos en su implementación dentro del campo del e-commerce (verbigracia, mediante el RSS marketing como estrategia de marketing electrónico y/o viral), dentro del marco del elearning (como por ejemplo a modo de sistema de distribución y actualización de contenidos de un curso o proceso formativo), en administraciones públicas (en donde el RSS se constituye como una herramienta facilitadora dentro de los procesos de comunicación propios de las políticas públicas desarrolladas a través de modelos de Relaciones Públicas) o por supuesto en instituciones educativas (ej.: en universidades, centros educativos, escuelas de negocio). Así pues, dada su naturaleza, el sistema de noticias en RSS puede estar sujeto a muy diferentes campos y actividades. Todo ello, supone por ende, enormes potencialidades para las instituciones educativas y las empresas, puesto que el RSS se erige en este sentido como un instrumento idóneo de comunicación con los usuarios, en el que se establecen en el caso de las empresas, ventajas competitivas endógenas y diferenciadoras respecto a la competencia, y en el caso de instituciones educativas y administraciones públicas, ventajas para con su público objetivo, el cual obtiene de forma automatizada información relevante sobre aquellos aspectos que realmente le interesan, la cual es suministrada por los denominados "lectores de feeds" que corren del lado del cliente. 2. Ventajas del uso de RSS para la organización y el usuario Las ventajas que una organización (de la naturaleza que fuere) puede obtener con el uso de la sindicación, serían entre otras: -Utilidad: en el caso de que los contenidos de nuestra web cambien constantemente o de forma regular. -Funcionalidad: ya que el uso de RSS, podría estar cumpliendo parte de los objetivos estratégicos de comunicación de la organización para con su público objetivo y potencial. -Segmentación: puesto que para atender mejor las demandas de los usuarios se podrían establecer diferentes canales, suscribiéndose el propio usuario a aquellos de los cuales realmente le interese recibir información. -Difusión: en tanto en cuanto el RSS podría ser utilizado como una herramienta dentro de - 7 - Pixel-Bit. Revista de Medios y Educación las técnicas utilizadas en el mix de comunicación de la organización, por lo que se darían a conocer aquellas actividades, proyectos y/o productos (bienes, servicios, ideas) desarrollados por la propia empresa o institución, como por ejemplo recursos audiovisuales, bibliografía, materiales didácticos, y en definitiva contenidos de todo tipo. En lo que atañe a aquellos aspectos ameliorativos, que el usuario identificaría como "pros", podríamos citar los siguientes: - El usuario no debe preocuparse en comprobar las novedades existentes en una o varias webs, sino que es el lector de RSS el que se encarga de forma automática de realizar esta tarea, la cual en función del software empleado, puede programarse para diferentes lapsos de tiempo en base a las preferencias del propio usuario. - El usuario, en la mayoría de ocasiones, no se ve obligado a facilitar sus datos personales, teléfono, e-mail, etc, por lo que se garantiza su privacidad. - El usuario decide donde se sindica o suscribe, qué contenidos temáticos le interesan y con qué regularidad los consulta y lee, e inclusive en qué momento decide darse de baja. - El usuario estaría en todo momento contextualizado, puesto que recibiría información actualizada en las áreas de interés así especificadas por él. - La disponibilidad de los contenidos es casi inmediata, éstos están disponibles en la web al mismo tiempo que en RSS, por lo que no es necesario esperar a que se envíe un mensaje a una lista de correo. - Monsoriu (2004) señala además que el RSS supone un valor añadido respecto a otros sistemas como el SMS, MMS o newsletters, ya que en el caso de estas últimas el medio a través del cual transmitir la información sería el correo electrónico, y debido a los filtros cada vez más abundantes que se implementan en los servidores, puede que el mensaje no llegue al usuario. En lo que respecta a los sistemas SMS y MMS, éstos tienen una capacidad limitada (tanto de caracteres como de tamaño) resultando su aplicación costosa, mientras que el RSS por contra es un sistema gratuíto. 3. Visualización de los archivos RSS por parte del usuario Lo primero que el usuario ha de tener en cuenta es si la web o webs a través de las cuales quiere recibir noticias mediante RSS, son susceptibles de ser "leidas" en formato RSS y por tanto si ofertan este sistema de sindicación. Para ello, tal y como especificamos "ad nauseam", el usuario puede identificar si la web ofrece dicho sistema a través de la existencia de una serie de iconos característicos (ver figura 1). Una vez que se tiene la certeza de que la web admite el sistema RSS, el usuario deberá utilizar un software específico denominado "agregadores" o "lectores de feeds", que se caracterizan por permitir acceder a la información. Cabe destacar la existencia de diferentes tipologías de agregadores de RSS. Siguiendo a Monsoriu (2004), partimos de una articulación bajo tres tipos diferentes: a) Software cliente. Son aplicaciones del lado del cliente (por tanto instaladas en cada ordenador) que permiten visualizar las noticias RSS. Dependiendo de sus características pue- - 8 - Muñoz, P.C. y Muñoz, M. den inclusive organizar las actualizaciones en directorios temáticos, almacenar recortes, realizar búsquedas avanzadas, programar el tiempo de las actualizaciones de contenidos, ordenar los mismos, etc. Evidentemente, dependiendo del tipo de Sistema Operativo que el usuario posea, así como del tipo de navegador utilizado, están indicados determinados agredadores de RSS. Usualmente este tipo de lectores de feeds son gratuítos, por lo que no tiene coste alguno para el usuario. Presentamos seguidamente un relatorio con los principales agregadores gratuítos: -Feedreader: para Windows, ligero eficiente y disponible en español. Web oficial: http://www.feedreader.com -WinRSS: también dispone de un paquete de idiomas, entre ellos el español. Web oficial: http://www.brindys.com/ winrss/casmenu.html -Amphetadesk: Utiliza un navegador web para mostrar la información. Disponible para Linux. En inglés. Web oficial: http://www.disobey.com/ amphetadesk/ -RSSReader: Funciona bajo Windows 98/ NT/ME/2000/XP/2003/Vista. Web oficial: http://www.rssreader.com -RssOwl: Agregador Multiplataforma (Java), de código abierto y disponible en español. Web oficial: http://www.rssowl.org/ -NewsMonster: Trabaja con Mozilla 1.0, Netscape 7.0 o superior, Mac OSX, Linux o Windows. Para su correcto funcionamiento debe estar habilitado Java 1.4 o superior. Web oficial: http://www.newsmonster.org/ -Mozilla Firefox: Es un navegador web que incluye integración de fuentes RSS en los marcadores. Está disponible en español. Web oficial: http://www.mozilla-europe.org/ es/ b) Servicios Web: los cuales se constituyen como aplicaciones a través del propio navegador. Uno de los más destacables es Bloglines (http://www.bloglines.com), herramienta que se descarga y se instala sobre el navegador. c) Aplicaciones embebidas. Se trata de aplicaciones que implementan un pequeño agregador RSS como añadido a sus funcionalidades primarias. Ponemos como ejemplo el administrador de ficheros de Gnome, o algunos clientes de correo electrónico como Ximian. Tras la selección e instalación de algún agregador de feeds el usuario tan sólo deberá agregar el canal o canales RSS seleccionados a su lector de noticias, para lo cual simplemente deberá copiar los links indicados en las webs de origen que oferten el servicio RSS. 3.1. Ejemplificación procesual y gráfica del uso de RSS por parte del usuario. PASO I.- Selección del agregador de feeds y descarga del mismo. Para el ejemplo emplearemos la aplicación "Feedreader". Al ser un software freeware podemos descargarla de forma gratuíta directamente desde su web oficial (http:// www.feedreader.com), tal y como muestra la figura 2. - 9 - Pixel-Bit. Revista de Medios y Educación PASO II.- Identificación del recurso RSS Supongamos que nos interesa recabar información sobre cuestiones de actualidad referida a la ciudad en donde habitamos. A modo de ejemplo (figuras 3 y 4) hemos optado por dirigimos la web oficial de una intitución pública como es el Ayuntamiento de A Coruña (http://www.aytolacoruna.es ). Una vez dentro de la misma podemos apreciar la existencia de un icono "XML" (lenguaje de marcas extensible), lo cual indica que la web en sí oferta el servicio RSS. Figura 2.- Selección del agregador de feeds y descarga del mismo Figura 3.- Identificación del recurso RSS - 10 - Muñoz, P.C. y Muñoz, M. PASO III.- Copia del link en función de las categorías que nos interesen Tal y como se muestra en la figura 4, podemos optar por incluir en nuestro navegador cuatro categorías diferentes: ayuntamiento, ciudad, negocios y turismo. Imaginémonos que nos interesa exclusivamente conocer las noticias, novedades y recursos relativos a la categoría "ayuntamiento", lo único que debemos hacer es copiar el link especificado. Figura 4.- Copia del link en función de las categorías que nos interesen Figura 5.- Agregar feeds al lector de RSS FeedReader - 11 - Pixel-Bit. Revista de Medios y Educación PASO IV.- Agregar el feed en nuestro lector RSS Tras copiar el link que nos permitirá visualizar el recurso en formato RSS, abriremos el programa Feedreader, e incluiremos dicho hipervínculo en el espacio indicado. La figura 5 muestra gráficamente cómo realizar esta operación, así como los apartados básicos en los que se estructura un lector de feeds. 4. Creación e implementación del sistema RSS 2.0 a través de un estudio de caso Como hemos visto en líneas precedentes, el sistema RSS posee enormes potencialidades, tanto para instituciones públicas como para organizaciones de corte empresarial, configurándose pues como una herramienta sumamente versátil. Con el fin de hacer patente esta versatilidad al tiempo que utilidad, tanto para usuarios como para organizaciones, es nuestra intención desarrollar de forma sintética e ilustrar al lector acerca de las directrices y lineas maestras seguidas en torno a la creación e implementación de un sistema RSS en el CUFIE (Centro Universitario de Formación e Innovación Educativa), servicio perteneciente a la Universidade da Coruña (http:// www.udc.es/cufie). Tras una rigurosa evaluación de dicho centro, basada en el modelo de calidad EFQM, se detectaron puntos débiles a mejorar respecto a los sistemas de comunicación a través de los cuales difundir las actividades y servicios ofertados por el centro en sí. A raíz de este análisis situacional, se creó por tanto un plan estratégico que supliese estas carencias y asegurase la consecución de uno de los objetivos básicos, que no era otro que garantizar que los usuarios pudiesen conocer pormenorizadamente los servicios ofertados por las diferentes unidades pertenecientes al CUFIE. De esta forma se procedió a la creación de una serie de herramientas de comunicación electrónica unidireccionales y bidireccionales (ej. newsletters, buzón electrónico de sugerencias), así como el sistema RSS, que vendría a completar el operativo. 4.1.- Especificaciones técnicas para la creación del RSS. Existen diferentes versiones de RSS, como son la 0.91, 0.92, 1.0 y 2.0. En nuestro caso optamos por la ulización de la versión 2.0 por ser más completa que las anteriores, permitiendo añadir nuevos elementos en el código. Además esta especificación es compatible con las versiones anteriores. Teniendo este aspecto en consederación, se procede a la creación del código en formato XML necesario para la creación del sistema RSS, para lo cual es preciso conocer qué elementos forman parte del fichero RSS 2.0. En la tabla 1 se expresan los elementos requeridos y los opcionales en la creación de un canal RSS 2.0. Una vez que tenemos claro los elementos requeridos y opcionales que podemos emplear, procederemos a crear nuestro propio código. Para ello podemos utilizar un editor de texto plano que necesitará ser guardado con extensión .xml. Con el fin de ejemplificar de modo sintético el fichero RSS 2.0 creado para el CUFIE, mostramos a continuación un extracto del código que consta de un canal y de un elemento item: Si el código expuesto en la tabla 2 lo visualizásemos a través de un lector de feeds obtendríamos el resultado mostrado en la figura 6, en base al cual tenemos constituido el canal "CUFIE", mediante la etiqueta <channel>, y dentro del mismo, se pueden leer - 12 - Muñoz, P.C. y Muñoz, M. Tabla 1.- Etiquetas requeridas y opcionales con RSS 2.0 - 13 - Pixel-Bit. Revista de Medios y Educación Tabla 2.- Ejemplo de parte del código XML creado para el sistema de noticias RSS del CUFIE