Reglamento provisional para el régimen y gobierno de la Secretaría General de la Universidad de Santiago

EL RÉGIMEN Y GOBIERNO PP pa ^F^TAW PPWAP nK i \ UNIVERSIDAD DE SANTIAGO. SÁNtllíO: IMPKENTA DE JESÚS L. ALENDE. 18SL u EXPOSICION. .E.vcmo. ^eñer: La multiplicidad y complicación de trabajos que las nuevas dispo  siciones sobre toda clase de enseñanzas han creado y las reformas lle  vadas á cabo en las inscripciones de matrículas y grados así como en la forma y modo de formalizarse los expedientes académicos, han he  cho deficiente en muchas de sus partes todo lo que el Reglamento interior vigente disponía acerca de la Secretaría general. La obra del ilustre predecesor de V. E. el inolvidable Sr. D. Juan José Viñas llenaba indudablemente todas las exigencias en la época en que tué formada, pero las circunstancias han variado por lo que respecta á la Secretaría de esta Universidad, y es necesaria y urgentí  sima una reforma parcial para la división de los múltiples trabajos que se han acumulado y la marcha regular y normal de todos los asuntos. El Reglamento interior del Sr. Viñas no pudo ser mis completo y perfecto en aquella época, pero en la actualidad creemos que podrían se UNlVTRSIDAnr. üt SANl l/XGO D" coMPOSTrr ■ u — 4 — introducirse algunas modificaciones, que las nuevas necesidades exigen. Empero, el que suscribe como Jete de uno de los departamentos más interesantes de esta gran Universidad, y únicamente por lo que á su cargo interesa, tiene el honor de proponer á V. E. una reforma parcial del Reglamento interior citado, solamente en lo que se refiere al re'gimen administrativo y gobierno de la Secretaría. Nada hay en España más inestable que la legislación de instruc  ción pública y con esto no contaba el Sr. Viñas al hacer su Regla  mento, así es que en el estado actual no es posible conservar la orga  nización del personal administrativo sin exponer al Secretario á gran  des responsabilidades y el despacho de los expedientes á un retraso deplorable que puede fácilmente evitarse. En esto se funda precisamente el que suscribe no para proponer una reforma definitiva, sino tan solo una modificación temporal, un reglamento provisional que mañana puede variarse á tenor de las alternativas que sufran las instrucciones y reglamentos de enseñanza. Para esto fue necesario tener en cuenta dos grandes inconvenien  tes que venían notándose en esta Escuela; es el primero la falta de Negociados independientes entre sí: es el segundo la mudanza continua de Auxiliares y escribientes que venían á ocupar las vacantes superio  res sin conocimiento alguno del movimiento propio de esta clase de Oficinas del Estado. Daba lugar el primer defecto á que un solo Oficial desempeñase á veces cargos opuestos y heterogéneos, valiéndose quizás de los su  periores como Auxiliares suyos, siendo esto causa de incesante ahogo y pesada carga para unos y otros, toda vez que aun siendo muchos los brazos no había más que una sola fuerza directriz. El segundo inconveniente impide que los asuntos de un negociase LNJVÉRSIDADE I)] SANHA6O u do cualquiera se encarguen al Oficial correspondiente al mismo, se  gún el Reglamento, porque eso sería introducir gran confusión en la Secretaría de la Universidad. Sucede, en efecto, que al fallecimiento ó cesantía del Oficial primero, por ejemplo, queda el Negociado de contabilidad á car  go del que antes le auxiliaba y que por espacio de largos años estudió en todos sus pormenores. Viene un extraño por influencias políticas á ocupar la vacante, y la contabilidad no puede confiár  sele desde luego, por ser asunto delicado y que exige práctica y cono  cimiento del estado y movimiento diario de la Oficina. He aquí la razón por qué al proponer ahora la formación de Negociados y la división de trabajos el exponente creyó oportuno añadir unas disposiciones transitorias que pueden regir mientras nuestros legisladores no organizan el cuerpo administrativo de em  pleados de Universidades bajo las bases de la inamovilidad y as censo por escalafón cerrado. Además, como en el Reglamento general de Universidades y en el interior de este Establecimiento no se desciende á ciertos pormenores que se dejan al libre arbitrio y prudencia de los Su  periores, es de inmensa utilidad precisar las obligaciones y dere  chos de todos para saber á que atenerse cada uno en el ejercicio de las funciones de su cargo. He aquí. Excmo. Señor, los motivos y razones fudamentales de este pequeño Reglamento ideado con el objeto de reorganizar los trabajos de Secretaría y suplir la deficiencia que viene notán  dose en las instrucciones que hasta ahora regían. Si V. E. se digna prestarle su superior aprobación, yá por sí. yá en unión del Consejo Universitario, se verían colmados los de  seos del que suscribe que son el mayor orden en la Secretaría de u — 6 — su cargo, la seguridad de acierto en todos los trabajos y el bucn nombre de esta Universidad literaria, por la que todos debemos interesarnos con verdadero entusiasmo. Antes de ahora tuvo el exponente la alta honra de recibir de V. E. el encargo del arreglo de esta Secretaría, y gracias á sus prudentes y sabias reflexiones, pudo atreverse á llevarlo d cabo, después de algunos meses de estudio y observación. Dios guarde d V. E. muchos años. Santiago 29 de Setiembre de 1884. Alfredo Brañas y Menendez. Excmo. Sr. Rector de la Imwersidad de Santiago. u AI^O'tiACIOX. v-ctcii i^ciiiioiitc de fede.' lo avtículo ^c! Reglamento de Secretaría, ^uc me /¡a pve^ntaóo el íccLetciLÍc ^c/zeicr/, // ceitMÓc^ciiiií'c la uhli6ai' epte mi fiel cl^cvrancia Leoultatá al l'ucn íc : vicie, fie aceita5c aptol^atlc, i/ óicpcnev cpic ce cumpla le cpic en el ce preceptúa ^ecí-e /.° ¿e C?ctu&,c ptc.vimc. paz a cpie teóec lee cm picanee de la OFICINA tengan ccnccimicnte exacie de mic cbh^acicncc, ce cacazán cepiac del REI j LAME^TO. una de lac cualcc ce cntzeqazá á cada ncqcciade. cXmfia^e 3c de ^eh'em/'ze de /SS'/. Intonio jasares. se LNJVcRSIDADE DI SANTIAGO DE COMPOSTEf A u — 14 — ART. 24. Para llevar á la firma del Secretario los expedien  tes y despachar con él mismo lo que ocurra, podrán alternar, si quisieren, los dos oficiales que componen este Neo-ociado. DEL OFICIAL TERCERO. ART. 25. El Oficial 3. 0 desempeñará el Negociado que se titulará de Medicina que comprenderá todo cuanto se refiera á esta facultad y directa ó indirectamente se relacione con ella. ART. 26. Este empleado tendrá las obligaciones que se exi  gen á los Oficiales 2. 0 y 4. 0 en los artículos 17, 21 y 22 de este Reglamento. ART. 27. Como agregado á este negociado se destina al Auxiliar 2. 0 de la Secretaría. ART. 28. El Registro de depósito para la expedición de tí  tulos de Licenciado será llevado también por el Ne  gociado de Medicina en lo que se refiera á esta fa  cultad. El Oficial del Negociado de D&reclu>, Notariado, Filosofía ij Letras y Farmacia anotará por si mismo los depósitos que á estas facultades hagan referencia. u — 15 — A pesar de ser este libro común á los dos Ne  gociados lo custodiará el Oficial 2. 0 DEL OFICIAL DEL REGISTRO. ART. 29. El Auxiliar i.° de la clase de terceros tendrá á su cargo el Registro general de órdenes y comuni  caciones. ART. 30. Todos los dias cuidará de extender en los libros correspondientes los oficios que se remitan á la su  perioridad y las órdenes que se reciban de la misma. ART. 31. Este Oficial también tendrá á su cargo los Libros de Juntas de Decanos. Actas del Consejo universitario y del Claustro extraordinario. ART. 32. En las primeras horas de oficina cuidará de pre  guntar al Secretario si tiene en su poder algunas ór  denes que registrar y al efecto de que no se extra  víen tomará nota de las que queden en poder de dicho Secretario. ART. 33. El oficial del Registro se hará cargo de los mazos de Órdenes y tendrá un índice de todos ellos por orden de fechas, con expresión del extante en que se encuentren. u — 16 — ART. 34. Para redactar convocatorias al Claustro, Decanos ó Consejo universitario, como para extender comunicacio  nes á otras Autoridades ó Corporaciones que no sean Académicas se valdrá este empleado del Auxiliar de la facultad de Medicina. DISPOSICIONES COMUNES A TODOS LOS NEGOCIADOS. ART. 35. Todos los Negociados son independientes entre sí, de modo que los auxiliares de uno no pueden despa  char trabajo alguno en otro, ni los Oficiales disponer que los otros intervengan en ningún expediente de los Negociados que desempeñan. ART. 36. Esta independencia no es absoluta y unos y otros están obligados á prestarse mútuo auxilio é ilustrarse en los puntos dudosos ó en las dificultades de ejecución que se ofrezcan al formalizar los expedientes. ART. 37. Cuando el Secretario llame por el Portero á cual  quier individuo de un Negociado, el auxiliar pasará al despacho del primero que se entenderá con él en cuan  to ocurra. El Auxiliar trasmite las órdenes al Oficial, que cum  ple con lo preceptuado por el Jefe. S( UXIVER51D. DE €OMPO : u — 17 — ART. 38. Cada Negociado se entenderá con el Decano de la Facultad respectiva y con el Secretario, prestando al efec  to los servicios que reclamen en tiempo de matrículas, exámenes y grados. ART. 39. Cuando fuera de las horas de Oficina se verificasen exámenes ó grados en cualquiera facultad, concurrirán á la Secretaria los individuos del Negociado á que aque  lla pertenezca y permanecerán en las oficinas hasta que terminen los ejercicios. ART. 40. Cada Auxiliar de un Negociado depende del Oficial del mismo, pero únicamente en lo relativo al trabajo ordina  rio, orden del despacho de expedientes y demás que á esto se refiera. En todo lo demás no reconocerán otro superior que al Jefe de la Secretaría. ART. 41. Ningún Oficial ó auxiliar podrá ausentarse, ni momentánemente de las oficinas, sin la vénia del Se  cretario. Mientras éste no abandona su despacho nadie podrá salir del suyo. En el caso de que el Secretario saliese antes de la hora reglamentaria con la vénia del Sr. Rector, los Oficiales y Auxiliares permanecerán en su puesto hasta que trascurran las horas de Reglamento. ART. 42. Sí algún alumno cometiese una falta en las ofi  cinas, los empleados á quienes corresponda, llamarán al 3 UXÍVERSIDADE di : sant iago u — 18 — Portero para que lo ponga en conocimiento del Secre  tario, el cual tomará la providencia que crea oportuna. ART. 43. La hora de entrada en las oficinas de la Secreta  ría será á las 10 en punto de la mañana desde el i.° de Setiembre hasta el 30 de Abril, y á las 9 y media desde el 1 .° de Mayo hasta el 31 de Agosto. ART. 44. Cuando hubiese que desempeñar trabajos extraordi  narios de mucha urgencia el Secretario podrá habilitar algunas horas por la tarde y la noche. ART. 45. Los Oficiales y auxiliares de todos los Negociados trabajarán juntamente en los casos extraordinarios, dedi  cando la mitad ultima de las horas de Oficina á tales trabajos, pero sin abandonar jamás el despacho ordina  rio de su Negociado respectivo. ART. 46. El Oficial de cada Negociado custodiará bajo su res  ponsabilidad los Cuadernos de Inscripciones de matrícu  las certificaciones y grados, las actas de exámenes, los Registros y demás documentos que correspondan á la facultad que su departamento comprenda. ART. 47. En todos los Negociados habrá un índice generaL por orden de materias y fechas de todos los libros, papeles y legajos que á cada uno pertenezcan. Este Indice comenzarán á formarlo los Oficiales de los cuatro Negociados desde i.° de Octubre próximo, se WIXTU sidad : DE SANTIAGO Vt COMI'ÜSIU-A u — 19 — dando cuenta semanalmente al Secretario de los trabajos realizados. ART. 48. Los expedientes personales de los alumnos que ha  yan terminado su carrera se archivarán formando mazos por facultades y cursos académicos. En los mazos se seguirá el orden alfabético y se pondrá en cada expediente un número en guarismo, que servirá para indicar en el índice que se forme de todos los expedientes el lugar en que éstos se hallan. ART. 49. El «Libro-índice» estará foliado y sellado en todas sus hojas. Se dividirán en cursos Académicos desde el año 1877 en que comenzaron á regir las instrucciones vi  gentes sobre instrucción de expedientes con impresos de la Dirección, debajo del curso se pondrá la facultad; y la página constará luego de varias columnas. En la primera de la izquierda se expresará el número del ex  pediente y en la siguiente el nombre del alumno á que aquel corresponda. ART. 50. Un índice semejante se formará de los expedientes de Profesores que han pertenecido á esta Universidad y de los actuales, determinando el Secretario la forma en que hayan de hacerse. ART. 51. Respecto á los trabajos extraordinarios que hubiere necesidad de hacer con motivo de lo dispuesto en los cuatro artículos anteriores, el Secretario, en vista de las ocupaciones ordinarias y consultando al tiempo que en u — 20 — ellas se invierta, determinará cómo y cuándo deban ve  rificarse. DEL PORTERO. ART. 52. El Portero tendrá á su cuidado la conservación del orden en todas las dependencias de la Secretaría, dan  do parte inmediatamente al Jefe, de cualquier incidente que ocurra. ART. 53. Cuando terminen las horas de Oficina trasmitirá las órdenes de salida á los empleados, ó les manifestará en su caso que el Sr. Rector salió del Rectorado y pue  den retirarse, sin perjuicio de lo dispuesto en el artí  culo 41. ART. 54. El Portero acudirá inmediatamente á las dependen  cias de la Secretaría cuando le llame el Oficial de al  gún Negociado, y desempeñará los encargos que le hagan. ART. 55. El Portero no permitirá la entrada de ninguna per  sona en los Negociados, sin avisar antes al Oficial res  pectivo si aquella puede pasar. Lo mismo sucederá cuando cualquiera solicite per  miso para ver al Secretario. En esto se observará un escrupuloso rigor. u ART. 56. En las épocas de matrículas y exámenes, en que hubie  re aglomeración de alumnos en la antesala de la Secre  taría, el Portero no permitirá la entrada en las de-, pendencias mas que á tres alumnos, uno por cada fa  cultad, y no se dará entrada á otros hasta que salgan los primeros. DISPOSICIONES TRANSITORIAS. i . a Por tiempo indefinido y mientras el Jefe de la Secretaría no determine lo contrario, el Oficial 3. 0 desempeñará el Negociado de Contíibilidud y 1. a y 2? v en  señanza, encargándose del Negociado de Medicina el Ofi  cial 1 .° actual. 2 . a Las disposiciones del Reglamento general de Universidades y del interior de esta Escuela, se consi  derarán como supletorias y complementarias del presente. 3 . a Cualquier modificación que hubiese necesidad de introducir en el presente reglamento, se efectuará por medio de artículos adicionales que se someterán á la aprobación superior. dt Santiago 29 de Setiembre de 1884. u se DNIVLKSlDAÜf nr SAKTiAcn