Kotimaiset tieteelliset lehdet, rinnakkaistallennus sekä huomioita SHERPA/RoMEOsta

KATSAUS Kotimaiset tieteelliset lehdet, rinnakkaistallennus sekä huomioita SHERPA/RoMEOsta Irene Ylönen Avoimen tiedon keskus, Jyväskylän yliopisto [email protected] http://orcid.org/0000-0002-1374-2375 Johanna Lilja Tieteellisten seurain valtuuskunta [email protected] http://orcid.org/0000-0002-3905-0035 Mika Holopainen Helsingin yliopiston kirjasto [email protected] http://orcid.org/0000-0002-8829-2540 This report examines the actions taken for promoting the green OA in Finnish scholarly journals and their effects in 2016 and 2017. A Finnish-language form for suggesting publisher policies to SHERPA/RoMEO database was developed. It was linked into instructions for applying the government subsidy of scholarly publishing. Finally, a resolution on archiving was negotiated with the copyright organization responsible for distributing remunerations of a national license based article database (Elektra). Due to these actions, the number of announced self-archiving policies rose from 27 to 53. 24 policies were collected via the Finnish form and sent to SHERPA/RoMEO. In this connection, some shortages in SHERPA/RoMEO service were noted. First, relaying the publishers’ policies to service is not a quick procedure. It took approximately 6–7 weeks to get new policies and updates through to the database. Secondly, the metadata in SHERPA/RoMEO may cause problems because it is not stored in any structured way. Especially, the widely used colour code system is problematic. Asiasanat: rinnakkaistallentaminen; open access; tiedelehdet; tieteellinen julkaisutoiminta Artikkeli on lisensoitu Creative Commons Nimeä-EiKaupallinen-JaaSamoin 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä Pysyvä osoite: https://doi.org/10.23978/inf.65191 Informaatiotutkimus 2(36) 87 Avoimesta julkaisemisesta puhuttaessa korostuu usein Open Access -lehdissä julkaiseminen eli kultainen avoimuus (Gold OA). Rinnakkaistallennus eli vihreä avoimuus (Green OA) on toinen keskeinen avoimen julkaisemisen väylä. Rinnakkaistallentamisella tarkoitetaan yleensä joko varsinaisen julkaisun tai sen vertaisarvioidun käsikirjoitusversion tallennusta avoimeen julkaisuarkistoon. Tallennuksen jälkeen julkaisu on avoimesti ja pysyvästi kaikkien kiinnostuneiden saatavilla ja löydettävissä muun muassa hakukoneiden avulla. Rinnakkaistallennus laajentaa tutkijan mahdollisuuksia avoimeen julkaisemiseen, sillä se on maksutonta. Kansainvälisesti tarkasteltuna yli 80% kaikista tiedekustantajista sallii joko vertaisarvioidun käsikirjoitusversion tai kustantajan version tallennuksen (Laakso, 2014). Tutkijoiden näkökulmasta rinnakkaistallennuksen, tai ylipäänsä avoimen julkaisemisen, etuna on myös mahdollisuus viittausmäärien kasvattamiseen. Rinnakkaistallennus koskee erityisesti tieteellisten lehtien artikkeleita. Onkin hyvin olennaista, millaisia linjauksia tai ehtoja tiedekustantajat ja -julkaisijat asettavat rinnakkaistallennukselle. Näiden linjausten ja ehtojen tarkistamista varten otettiin vuonna 2003 käyttöön SHERPA/RoMEO-palvelu. Palvelussa julkaisujen avoimuuden määrittelyn perustaksi otettiin Bethesdan open access -julkilausuma (Brown ym., 2003; Gadd & Troll Covey, 2016). 2010-luvulla SHERPA-palvelut ovat vakiinnuttaneet asemansa kansainvälisenä julkaisujen avoimuustietoja (SHERPA/RoMEO) sekä rahoittajien avoimuuslinjauksia (SHERPA/JULIET) ylläpitävinä tietokantoina. Nykyisin palvelua ylläpitää Jisc, mikä on taannut SHERPAn toiminnan jatkumisen. SHERPA/RoMEOssa rinnakkaistallennusta koskevia tietoja voi hakea muun muassa lehden tai julkaisijan nimekkeellä sekä lehden tai sarjan ISSN-numerolla. Lisäksi SHERPA/RoMEOssa on alusta saakka ollut käytössä värikoodiluokitus, jolla lehtiä ja julkaisijoita on haluttu luokittaa eri kategorioihin riippuen siitä, kuinka avoimeksi SHERPA omien kriteereidensä mukaisesti lehden tai julkaisijan katsoo. Värikoodeista löytyvät myös tietokannan heikkoudet. Tarkastelemmekin SHERPA-RoMEOn värikoodeja tarkemmin tässä katsauksessa, koska kategorisointi ei ole yksiselitteistä eikä välttämättä edes keskenään vertailukelpoista. SHERPA/RoMEO on merkittävä palvelu tutkijoille, julkaisijoille sekä kirjastoissa rinnakkaistallennustyötä tekeville, sillä se voi oleellisesti hälventää epäilyjä tekijänoikeuksien rikkomisesta. Avoimen julkaisemisen toimijoille on tärkeää, että avoimuus perustuu kustantajien kanssa sovittuihin ratkaisuihin ja tekijänoikeuksien kunnioittamiseen. Tarkastamalla tallennettavien artikkelien tekijänoikeustiedot huolellisesti esimerkiksi SHERPA/RoMEOta apuna käyttäen julkaisuarkistot voivat erottautua akateemisista yhteisöpalveluista (esim. ResearchGate), joihin tallentamista ei kattavasti kontrolloida, tai SciHubin kaltaisista piraattipalveluista (R. 88 Informaatiotutkimus 2(36) Johnson, Fosci, Chiarelli, Pinfield, & Jubb, 2017). SHERPA/RoMEOn merkitystä tuskin kukaan rinnakkaistallennusta tekevä ja palvelun tunteva kiistää. Toisaalta vaikuttaa siltä, että palvelua ei välttämättä vieläkään laajemmin tunneta suomalaisten tutkijoiden keskuudessa. Mika Holopainen, Kimmo Koskinen ja Jussi Piipponen tarkastelivat katsauksessaan (2014) kotimaisten lehtien rinnakkaistallennuksen tilannetta tiedekustantajille vuonna 2013 suunnatun kyselyn sekä SHERPA/RoMEOsta kerätyn aineiston pohjalta. Tuolloin suurin osa tiedekustantajista ei vastannut lainkaan kyselyyn eikä osa vastaajista halunnut ottaa kantaa rinnakkaistallennukseen. Rinnakkaistallennuksen kieltävien julkaisijoiden osuus oli sekin huomattavan korkea. Syyksi tähän arveltiin lehtien huolta tilaajakunnan pysyvyydestä. Samoihin aikoihin tanskalaisille lehdille tehdyn kyselyn vastausprosentti jäi sekin alhaiseksi, mikä viittaa siihen, että rinnakkaistallennus oli myös tanskalaisille lehdille vieras tai vaikea kysymys (Ekstrøm, 2013). Holopaisen, Koskisen ja Piipposen (2014) katsauksen julkistamisen aikoihin ja sen jälkeen avoimeen julkaisemiseen tähtäävät politiikat ovat tiukentuneet sekä Suomessa että kansainvälisesti. Monissa maissa kansalliset rahoittajat ovat alkaneet edellyttää tutkimustulosten avointa saatavuutta, ja sama vaatimus koskee EU-alueen Horisontti 2020 -rahoitushakua (SHERPA / JULIET, ei pvm). Suomen Akatemia on vuodesta 2014 alkaen edellyttänyt, että sen rahoittama tutkimus julkaistaan avoimena aina kun se vain on mahdollista. Akatemia tarkensi linjaansa toukokuussa 2017 edellyttämällä kaikkien rahoituksellaan tuotettujen julkaisujen avointa julkaisemista joko vihreää, kultaista tai hybridijulkaisumallia käyttämällä (Suomen Akatemia, 2017). Myös valtionapua saavilta lehdiltä on vuodesta 2014 alkaen edellytetty toimia avoimen saatavuuden edistämiseksi (TSV, 2016). Tieteellisille lehdille on siis tärkeää sallia rinnakkaistallennus ja julkistaa tallennuspolitiikka, jotta ne turvaisivat valtionapunsa ja kirjoittajakuntansa. Yliopistojen julkaisuarkistojen kannalta on olennaista saada kootuksi ajantasainen tieto kotimaisten lehtien linjauksista, onhan arviolta 15 % suomalaisissa yliopistoissa tehdystä tutkimuksesta vuonna 2016 julkaistu kotimaisissa lehdissä. Tilanteen parantamiseksi Avoin tiede ja tutkimus -ohjelman rahoittamissa hankkeissa Suomi rinnakkaistallennuksen mallimaaksi (SURIMA) ja Kotimaiset lehdet avoimiksi ja vaikuttamaan (Kotilava) ryhdyttiin toimiin kotimaisten lehtien rinnakkaistallennuslinjausten julkistamiseksi. Tässä katsauksessa tarkastellaan kotimaisten tieteellisten lehtien rinnakkaistallennuksen edistämiseksi vuonna 2016 tehtyjä toimenpiteitä ja niiden vaikutuksia. Kustantajalinjausten keskitetty vieminen SHERPA/RoMEOpalveluun loi mahdollisuuden myös tarkastella palvelun toimivuutta ja siinä käytettävän koodiston yhdenmukaisuutta ja luotettavuutta. Informaatiotutkimus 2(36) 89 Toimenpiteet kotimaisten lehtien rinnakkaistallennuksen edistämiseksi Tieteellisten lehtien edustajilta saadun palautteen perusteella tiedettiin, että SHERPA/RoMEO-palvelun käyttöliittymä oli lehtien näkökulmasta vaikeaselkoinen.SURIMAja Kotilava-hankkeiden kesken päätettiin tästä syystä laatia suomenkielinen lomake, joka tarjosi rinnakkaistallennuspolitiikan ilmoittamiseksi selkeät, julkaisijan kannalta ymmärrettävät vaihtoehdot. Lomakkeen esitteli kustantajille julkaisupäällikkö Pekka Olsbo TSV:n Ajankohtaista julkaisemisessa -päivässä 13.5.2016 (Olsbo, 2016). Useissa yhteyksissä oli tullut esiin, että lehdet ovat huolissaan rinnakkaistallennuksen vaikutuksesta tilauskantaansa ja erityisesti Elektra-tietokannasta saataviin Kopioston jakamiin lisenssituottoihin. Elektra on Kansalliskirjaston ja Kopioston tuottama tilausmaksullinen palvelu, joka julkaisee kotimaisia tieteellisiä julkaisuja sähköisessä muodossa. Elektrassa on mukana yli 30 tieteellistä lehteä ja aikakauskirjaa. TSV oli käynnistänyt Kopioston kanssa neuvottelut Elektra-lehtien rinnakkaistallennuspolitiikasta jo vuonna 2015. Tuolloin linjaukseksi tuli, että Elektra-lehdet voivat sallia vertaisarvioimattomien artikkelien rinnakkaistallennuksen menettämättä Elektran latauksien perusteella saamiaan korvauksia. Vaikka vertaisarvioimattoman käsikirjoituksen rinnakkaistallennus on yksi tapa avata tutkimusta, ei ratkaisu ollut Opetusja kulttuuriministeriön uusien avoimuuslinjausten mukainen (OKM, 2015). Myös osa lehdistä oli tyytymätön tähän vaihtoehtoon, sillä ne pelkäsivät verkon kautta leviävien vertaisarvioimattomien artikkelien vahingoittavan lukijoiden käsitystä lehden tieteellisestä ja toimituksellisesta tasosta. Siksi TSV käynnisti Kopioston kanssa uudet neuvottelut elokuussa 2016. Tällä kerralla päädyttiin linjaukseen, että Elektra-lehdet voivat sallia vertaisarvioitujen käsikirjoitusten tallentamisen. Mahdollinen embargoaika jäi lehtien päätettäväksi. Tieteellisen julkaisutoiminnan valtionavustusten hakuaikaan mennessä lehdille oli siis tuotettu helppokäyttöinen lomake ja Elektra-lehtien osalta varmistettu mahdollisuus rinnakkaistallennuksen sallimiseen. Avoimuuden ratkaisun tarpeellisuudesta tiedotettiin elokuussa avustuksen hakijoille suunnatussa Julkaisuavustusinfossa (Lilja, 2016). Rinnakkaistallennusohjeita täsmennettiin ja suomenkielinen SHERPA/RoMEO -lomake linkitettiin tieteellisen julkaisutoiminnan valtionavustusten hakuohjeeseen (TSV, 2016). Avustuksia käsiteltäessä oltiin vielä yhteydessä niihin lehtiin, joilla avoimuuden ratkaisu puuttui tai avoimuus oli käsitetty väärin. 90 Informaatiotutkimus 2(36) Rinnakkaistallennuslinjausten yleistyminen 2015–2017 Tieteellisten lehtien valtionapuhakemuksissa ilmoitettujen tietojen avulla on mahdollista tarkastella myönteisen rinnakkaistallennuslinjauksen yleistymistä valtionapua saavien lehtien keskuudessa. On syytä huomioida, että valtionapua saavat lehdet ja vuosikirjat eivät edusta kaikkia suomalaisia tieteellisiä lehtiä, joiden tarkkaa kokonaismäärää ei tunneta. Valtionapua saavat lehdet ovat tieteellisten seurojen julkaisemia vertaisarvioituja lehtiä, jotka eivät tuota julkaisijalleen voittoa. Valtionavun hakijoiden määrä vaihtelee vuosittain. Lehtien toimia avoimen julkaisemisen edistämiseksi on kysytty syksyn 2014 hakukierroksesta alkaen, jolloin lehdet hakivat avustusta vuodelle 2015. Hakulomakkeessa annettiin tuolloin vaihtoehdot: • Koko sarja julkaistaan välittömästi avoimena • Koko sarja julkaistaan avoimena viiveellä (embargolla) • Sarjan tieteelliset artikkelit / tieteelliset tekstisisällöt julkaistaan avoimena • Julkaistujen artikkelien rinnakkaistallennus sallitaan ja kustantajan tallennuspolitiikka viedään SHERPA/RoMEO -tietokantaan • Vertaisarvioitujen käsikirjoitusten rinnakkaistallennus sallitaan ja kustantajan tallennuspolitiikka viedään SHERPA/RoMEO -tietokantaan • Vertaisarvioimattomien käsikirjoitusten rinnakkaistallennus sallitaan ja kustantajan tallennuspolitiikka viedään SHERPA/RoMEO -tietokantaan • Muu tapa (kuvataan Lisätiedoissa) • Toimet avoimen saatavuuden edistämiseksi ratkaistaan toimintavuonna 2015 Rinnakkaistallennuslinjaukseen oli mahdollista liittää embargoaika. Vuoden 2014 haussa julkaisijat saattoivat valita myös siirtymäajan eli ilmoittaa, että avoimuuden ratkaisu tehdään myöhemmin. TSV piti tätä tarpeellisena, koska avustushakemuksen täyttäjä ei yksinään voi tehdä näitä linjauksia, vaan päätösten teko edellyttää yleensä keskustelua sekä lehtien toimituskunnissa että julkaisevien seurojen hallituksissa, jotka kokoontuvat harvakseltaan. Vuosina 2015 ja 2016 tätä vaihtoehtoa ei enää annettu. Osa lehdistä on silti myöhemminkin käyttänyt kenttää ‘Muu tapa’ kertoakseen tulevaisuuden suunnitelmistaan. Kuvassa 1 tarkastellaan rinnakkaistallennuslinjausten yleistymistä syksyinä 2014, 2015 ja 2016 ilmoitettujen hakemustietojen perusteella. Lehti on voinut valita useamman hakulomakkeella esitetyn vaihtoehdon. Kuvassa näkyvät vain rinnakkaistallennusvaihtoehdon valinneet. Kokonaismäärä (N) on valtionapua hakeneiden lehtien määrä. Hakemuksessa ilmoitettu rinnakkaistallennuspolitiikka kuvaa tulevan Informaatiotutkimus 2(36) 91 Kuva 1: Kotimaisten lehtien valtionavustushakemuksissa ilmoittama rinnakkaistallennuspolitiikka vuosille 2015–2017. avustusvuoden tilannetta, eli vuonna 2016 ilmoitettujen rinnakkaistallennuslinjausten on tarkoitus näkyä SHERPA/RoMEOssa vuonna 2017. Nämä avoimuusratkaisut tarkastetaan seuraavan vuoden hakemuksia käsiteltäessä. Syksyn 2014 haussa annettu vaihtoehto ‘Toimet avoimen saatavuuden edistämiseksi ratkaistaan toimivuonna 2015’ ei näy kuvassa, koska se ei ollut käytössä enää syksyjen 2015 ja 2016 hakukierroksilla. Syksyllä 2014 tämä vaihtoehto oli kuitenkin varsin suosittu: sitä käytti 34% vastaajista. Rinnakkaistallennus avoimen julkaisemisen muotona ei tuossa vaiheessa ollut vielä kovin laajalti tunnettu kotimaisten lehtien keskuudessa, ja ainoastaan 16 lehteä 74:stä ilmoitti linjauksensa. Syksyllä 2015 ilmoitetut vuoden 2016 tiedot kuvastavat jo kasvua, joskin myös lehtien kokonaismäärä kasvoi. Tällä hakukierroksella yleisin vaihtoehto oli vertaisarvioimattomien käsikirjoitusten rinnakkaistallennus, mikä heijastaa Elektra-lehtien riippuvaisuutta Kopioston hyväksymästä rinnakkaistallennuksen muodosta. Kun Kopiosto seuraavana syksynä ilmoitti hyväksyvänsä vertaisarvioitujen käsikirjoitusten rinnakkaistallennuksen, lehtien halukkuus vertaisarvioimattomien käsikirjoitusten tallentamisen sallimiseen laski selkeästi ja suosituimmaksi vaihtoehdoksi nousi vertaisarvioitujen käsikirjoitusten rinnakkaistallennus. Kuten TSV:n aiemmin saamasta palautteesta oli jo käynyt ilmi, monet lehdet eivät halunneet vertaisarvioimattoman aineiston näkyvän verkossa. Rinnakkaistallennuksen sallimisen kannalta vuonna 2016 tehdyt toimenpiteet kantoivat selvästi hedelmää syksyn 2016 hakemuksissa ilmoitetuissa linjauksissa. 92 Informaatiotutkimus 2(36) Kuva 2: Kultainen avoimuus ja rinnakkaistallennuslinjaukset kotimaisilla tieteellisillä lehdillä vuonna 2017 (N=93). Rinnakkaistallennuksen sallivien lehtien määrä lähes kaksinkertaistui vuoden aikana. Tieto rinnakkaistallennuspolitiikan tarpeellisuudesta välittyi suurelle osalle lehtiä ja kotimaisen SHERPA/RoMEO -lomakkeen avulla lehtien linjaukset oli helppoa ja nopeaa välittää eteenpäin. Lomakkeesta saatu palaute oli myönteistä. Edelleen ollaan kuitenkin kaukana kattavasta rinnakkaistallennuksen sallimisesta, sillä vain 47% lehdistä ilmoitti hakemuksessa rinnakkaistallennuspolitiikkansa vuodelle 2017. Kuvassa 2 tarkastellaanavoimuuden ratkaisuja kultaisen avoimuuden ja rinnakkaistallennuksen osalta. Kokonaan avoimia lehtiä on yhteensä 58, joista 21 tulee avoimiksi viiveellä. Välittömästi ja viiveellisesti avoimia lehtiä ei ole eroteltu kuvassa. Kuva 2 osoittaa, että suurin osa rinnakkaistallennuslinjauksen tehneistä lehdistä on tilauspohjaisia lehtiä kun taas suurin osa kultaisen avoimuuden lehdistä ei ole ottanut kantaa rinnakkaistallennukseen. Suosituin avoimuuden muoto kotimaisilla lehdillä on kultainen avoimuus. Creative Commons -lisenssien käytöstä ei kysytä hakulomakkeessa, eikä siitä siten ole mahdollista kerätä tilastollista dataa, mutta esimerkiksi avointen lehtien portaalin Journal.fi:n tarkastelu osoittaa, että niitä on otettu käyttöön melko hitaasti. Lehdillä on pääsääntöisesti yksi avoimuuden muoto. Kuva 2 kertoo myös, että seitsemän lehteä 93:sta ei ole tehnyt vielä mitään ratkaisua avoimen julkaisemisen edistämiseksi. Näiden joukossa on oikeustieteellisiä lehtiä, joiden sähköinen versio on Edilex-palvelussa. Edilexin kanssa ei ole käyty samanlaisia neuvotteluja kuin Elektra-korvauksia hallinnoivan Kopioston kanssa, Informaatiotutkimus 2(36) 93 eivätkä nämä lehdet siten tiedä, onko niiden mahdollista sallia rinnakkaistallennus. Lisäksi joukossa on lehtiä, jotka suunnittelivat siirtyvänsä viiveelliseen kultaiseen avoimuuteen lähivuosina, mutta joko julkaisija ei vielä ollut tehnyt lopullista ratkaisua tai käytännön toimet olivat viivästyneet. Hakemusten perusteella avoimuudesta vallitsee edelleen jonkin verran vääriä käsityksiä, vaikka nämä ovatkin vähenemään päin. Muutama lehti piti Elektraja Edilex-palveluissa julkaisemista avoimena. Muutama ilmoitti sallivansa rinnakkaistallennuksen akateemisiin yhteisöpalveluihin Academia.eduun tai ResearchGateen, joita avoimen tieteen piirissä ei lueta avoimiksi julkaisuarkistoiksi (ATT-hanke, 2015). Tämä vastaa paljolti Irene Ylösen kokoamia tutkijoiden näkemyksiä – monet tieteellisten lehtien toimittajista ovatkin tutkijoita (Ylönen, 2017). SHERPA/RoMEO -palvelu avoimuustietojen ylläpitäjänä Kotimaisilta lehdiltä kerättyjen rinnakkaistallennuslinjausten lähettäminen SHERPA/RoMEO -palveluun osoittautui yllättävän haasteelliseksi. Palvelun ylläpitäjän kanssa oli sovittu, että tiedot lähetetään Excel-taulukossa. Sen täyttämiseen saatiin tarkat ohjeet. Ensimmäisessä aallossa siirtyi 12 julkaisun tiedot, joista osa oli uusia ja osa päivitettäviä. Vaikka lehtien tiedot kirjattiin taulukkoon mahdollisimman tarkasti ja ohjeiden mukaisesti, korjattavaa jäi. Puuttuvia tai vääriä tietoja korjattiin kolmeen otteeseen jälkikäteen. Sittemmin lehtien tiedot on lähetetty yksittäin SHERPA/RoMEOn omalla internet-lomakkeella. Tämä näyttäisi olevan varmempi tapa saada tiedot siirtymään oikein, mutta toisaalta tietojen päivittäminen vie selkeästi enemmän aikaa. Kaikkiaan tähän mennessä SHERPA/RoMEO-tietokantaan on välitetty 24 lehden tiedot, joista osa ei ole vielä päivittynyt (tilanne 8.5.2017). Näistä lehdistä osa ei kuulu TSV:n kautta valtionapua saavien lehtien joukkoon. Hankkeessa käytetty tallennuslomake on kaikkien kotimaisten tiedelehtien hyödynnettävissä1. Siirrettäessä tietoja SHERPA/RoMEOon havaittiin, että keskimääräinen käsittelyaika on vähintään 6–7 viikkoa. Loppukeväästä 2017 ajat ovat vielä tästäkin pidentyneet. Korjaukset ovat hoituneet hieman nopeammin. Viiveen pituudella on vaikutusta tietokannan luotettavuuteen, mikä linjauksia etsivän on syytä huomioida ainakin silloin, jos kustantajan tallennuspolitiikkaa ei palvelusta löydy. Linjausten keskitetyn tallennuksen yhteydessä kiinnitettiin huomiota myös muihin puutteisiin. Hankkeessa tallennettujen suomalaisten kustantajalinjausten ja SHERPA/RoMEOn näille antamien värikoodien tarkastelu osoitti, että koodit ovat monen lehden osalta harhaanjohtavia. 1http://openaccess.jyu.fi/lupalomakepohjia/sherpa-romeo/ 94 Informaatiotutkimus 2(36) Palvelussa julkaisijat ja lehdet luokitellaan neljällä värikoodilla, jotka esitellään taulukossa 1 englanniksi ja suomennettuina. Taulukko 1: SHERPA/RoMEOssa käytössä olevat värikoodit (RoMEO Colours; värikoodeista myös Jenkins, Probets, Oppenheim, & Hubbard (2007) ja Hubbard (2007)). Arkistointilinjaukset on kääntänyt Johanna Lilja. SHERPA/RoMEOn värikoodi Tallennuspolitiikka Green / Vihreä Can archive pre-print and post-print or publisher’s version/PDF Voi tallentaa vertaisarvioimattoman ja vertaisarvioidun käsikirjoituksen tai kustantajan version/PDF:n Blue / Sininen Can archive post-print (ie final draft post-refereeing) or publisher’s version/PDF Voi tallentaa vertaisarvioidun käsikirjoituksen (eli viimeisimmän arvioinnin jälkeen korjatun käsikirjoituksen) tai kustantajan version / PDF:n Yellow / Keltainen Can archive pre-print (ie pre-refereeing) Voi tallentaa vertaisarvioimattoman käsikirjoituksen (eli käsikirjoituksen sellaisena kuin se on lähetetty arviointiin) White / Valkoinen Archiving not formally supported Tallentamiselle ei anneta muodollista lupaa. Palvelun käyttämät käsitteet vertaisarvioimaton käsikirjoitus (pre-print) ja vertaisarvioitu käsikirjoitus (post-print) eivät välttämättä avaudu kaikille yksiselitteisesti. Tämä ilmenee myös palvelulle esitetyistä kysymyksistä (SHERPA / RoMEO, ei pvm.; SHERPA/RoMEO, 2011). Tätä ongelmallisempaa on kuitenkin se, että värikoodiluokitukseen vaikuttaa kentässä Rajoitukset (Restrictions) annettu embargo: “Where a Restriction effectively blocks access to the eprint, such as in the case of an embargo on its public release, or requiring passwordcontrolled access, then the partial archiving right is noted but the full colour categorisation does not apply.” (SHERPA / RoMEO, ei pvm.) Tietokannan kummallisimpia piirteitä on, että vaikka yhä useampi kustantaja vaatii tätä nykyä tallennuksen ehdoksi embargon, asia ei ole juuri näkynyt SHERPA/RoMEOn värikoodiluokituksessa esimerkiksi vihreän luokituksen saaneiden julkaisijoiden vähentymisenä (Gadd & Troll Covey, 2016). Tähän on syynä se, että julkaisijat voivat halutessaan kiertää asian merkitsemällä embargot Rajoitukset -kohdan sijaan Yleisiin ehtoihin (General Conditions) ja lupaamalla kyseessä olevan artikkeliversion välittömän tallennuksen esimerkiksi kirjoittajien internet-sivuille. SHERPA/RoMEO -tietokannan huomattava puute onkin se, että metadata ei ole strukturoitua (Gadd & Troll Covey, 2016; Laakso, 2014), mikä tulee erinomaisesti esiin juuri embargojen merkintätavassa. Lehti voi siis saada vihreän luokituksen myös velvoittaessaan julkaisuarkistot käyttämään embargoja (SHERPA/RoMEOn alkuperäisten periaatteiden ja Bethesdan julkilausuman vastaisesti), mikäli tieto embargosta on kirjattu yleisiin ehtoihin eikä rajoituksiin. Päättääkö kirjaustavan