Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje

RASUOLĖ VLADARSKIENĖ Instituut voor de Litouwse taal WOORDEN DIE DOCUMENTEN AANDUIDEN IN DE ADMINISTRATIEVE TAAL SLEUTELWOORDEN: document, documentsoort, administratieve taal, woordbetekenis. In het Litouws is het internationale woord dokumentas, afkomstig uit het Latijn [Lat. documentum — een leerzaam voorbeeld; getuigenis, bewijs] (TŽŽ 2013), stevig ingeburgerd. Dit is het meest voorkomende internationale woord in het Litouws (in de onderzochte teksten werd het 1872 keer aangetroffen in 654 steekproeven) (Grumadienė, Žilinskienė 1998 XXXIV, 76). Dit woord is bijzonder relevant voor de administratieve taal. Het gebruik ervan zelf levert geen grote problemen op, maar hiermee moet men beginnen om het systeem van documentsoorten en de woorden waarmee woorden die documenten aanduiden verbindingen kunnen vormen, te verhelderen. Het doel van dit artikel is, na bespreking van het begrip dokumentas en de mogelijke classificaties van het object dat met dit woord wordt aangeduid, de woordvorming en herkomst van woorden die documenten benoemen vast te stellen en gevallen te onderzoeken die gebruiksproblemen opleveren. 1. BETEKENISSEN VAN HET WOORD DOKUMENTAS TŽŽ 2013 vermeldt twee betekenissen van het woord dokumentas: 1 een geschrift waarin iets wordt meegedeeld of bevestigd; 2 een materieel object (papier, tekening, foto, filmstrook) waarin bepaalde informatie is vastgelegd. In Litouwse woordenboeken worden deze betekenissen eveneens op vergelijkbare wijze omschreven. LKŽ onderscheidt inderdaad drie betekenissen: 1. een zakelijk geschrift ter bevestiging van een bepaald feit of een recht op iets: Geldelijke documenten DŽ. Bewijsstuk rš. 2. schriftelijk bewijs, akte, geschrift, werk enzovoort met historische betekenis: Elk woord van de taal is, als product van generaties mensen die hebben geleefd, voor ons een historisch document K.Būg. Alle oude documenten zullen worden verzameld S.Dauk. 3. identiteitsbewijs, paspoort: Laat uw documenten zien rš. DŽ vermeldt twee betekenissen van dit woord: 1. zakelijk geschrift: Bank-, boekhoudkundige, juridische, technische ~en. Persoonlijk, dienst- d. Officiële ~en. Goedgekeurd, vervalst, fictief d. Bewijsstuk d. 2. materiële informatiebron: Historische ~en. Schriftelijk, grafisch, machinaal d. Publicatie van ~en. Verzameling van ~en. BŽ onderscheidt eveneens dezelfde twee betekenissen van dit woord, maar omschrijft ze iets nauwkeuriger; de definities zijn dezelfde als in TŽŽ 2013: RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje 1. geschrift waarin iets wordt meegedeeld of bevestigd: Documenten van de instelling. Documenten ondertekenen. Toon (de persoon) de documenten. Het document wordt opgesteld door een werkgroep. De documenten worden klaargemaakt om aan het archief over te dragen. Het document is met een absolute meerderheid van stemmen aangenomen. 2. materieel object (papier, tekening, foto, filmstrook, gegevensdrager enz.) waarin bepaalde informatie is vastgelegd: Historische documenten. Publicatie [verzameling] van documenten. KancKP 2007 definieert een document als een in de ruimste betekenis opgevat zakelijk geschrift waarin iemands handelingen of feiten zijn vastgelegd en bevestigd. Hierbij wordt er ook op gewezen dat documenten niet alleen geschriften kunnen zijn, maar ook informatie die in een andere vorm wordt bewaard. Zoals blijkt uit de definities in woordenboeken, zijn er duidelijk twee betekenissen te onderscheiden van de materiële zaak die met dit woord wordt aangeduid. De eerste ervan houdt verband met een bepaalde regelgeving, omdat een document wordt omschreven als een geschrift of zakelijk geschrift1, opgevat als een tekst met juridische betekenis die doorgaans volgens bepaalde vereisten is opgesteld, aangezien geschrift ook de betekenis heeft „juridisch of anderszins administratief document” DŽ. De andere betekenis van het woord document (materiële informatiebron) is veel ruimer, maar voor de bestuurstaal minder belangrijk, hoewel ook voorbeelden van gebruik in deze betekenis voorkomen. Het is belangrijk na te gaan welke betekenisnuances dit woord krijgt wanneer het als term wordt gebruikt. In LRTB zijn 12 vindplaatsen van de enkelvoudige term document aangetroffen in verschillende bronnen (de Encyclopedische krijgskundige woordenlijst, de Verklarende woordenlijst van telecommunicatietermen, de Encyclopedische computerwoordenlijst; de Vijfdelige verklarende woordenlijst van metrologische termen; de Litouwse norm LST ISO 5127:2008 Informatie en documentatie). Ook in LRTB worden de twee reeds besproken betekenissen duidelijk van elkaar onderscheiden: in de ruimere omschrijving van een document worden de volgende kenmerken genoemd: een materieel object waarin gegevens zijn vastgelegd, alsook elke vorm waarin informatie wordt opgeslagen of een bepaalde hoeveelheid informatie; de andere betekenis is specifieker: de informatie is concreter, namelijk informatie die in de activiteiten van een instelling is vastgelegd; een officieel geschrift waarin bepaalde feiten en gegevens over activiteiten, de resultaten daarvan enz. worden erkend; een geschrift dat is opgesteld of ontvangen en beheerd door een instelling, organisatie of persoon bij de uitvoering van juridische of operationele verplichtingen; informatie die in de activiteiten van een rechtspersoon of natuurlijke persoon op welke wijze, in welke vorm of op welke drager dan ook is vastgelegd. Hier komen de juridische aspecten van het opstellen van een document naar voren. Uit de besproken definities blijkt dat in de bestuurstaal document wordt gebruikt in de betekenis „schriftelijke bevestiging van de activiteiten van een natuurlijke persoon of rechtspersoon, opgesteld of ontvangen door een daartoe bevoegde instelling of persoon”. In het vervolg van het artikel worden uitsluitend documenten behandeld die in deze betekenis worden opgevat. 1 Overigens wordt in de spreektaal het woord papier gebruikt in de betekenis van officieel document; de oorspronkelijke betekenis ervan is materiaal waarop wordt geschreven (DŽ), terwijl bij betekenis 3 van papier in LKŽ „officieel schriftelijk document” wordt vermeld. BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje 2. MOGELIJKE CLASSIFICATIES VAN DOCUMENTSOORTEN Document is een woord met een vrij ruime betekenis. Het object dat ermee wordt aangeduid, wordt volgens uiteenlopende criteria in talrijke soorten onderverdeeld. Zo kan men in het Register van rechtshandelingen (hierna: TAR) (https://www.e-tar.lt/portal/index.html) kiezen uit 217 documentsoorten; sommige daarvan bestaan uit meerdere woorden en er zijn 118 documentbenamingen van één woord. Sommige aanduidingen zijn overigens vrij algemeen (document van algemene aard, informatie enz.), terwijl benamingen van meerdere woorden subtypen van één documentsoort aanduiden. Zo zijn er zeven subtypen van conclusies (conclusie van de anticorruptiebeoordeling, conclusie van de commissie, conclusie van de commissie, conclusie inzake criminogene factoren, conclusie van de hoofdcommissie, conclusie van de juridische afdeling, afstemmingsconclusies). Sommige daarvan kunnen alleen in de tweede betekenis die in Litouwse woordenboeken wordt vermeld als documenten worden beschouwd, bijvoorbeeld: dissertatie, interview, monografie, pro memoria, artikel, televisienieuws. Uiteraard is er in het Register van rechtshandelingen, in de rubriek documentsoort, naar gestreefd zo veel mogelijk mogelijke documentsoorten op te nemen die in het register zouden kunnen worden geplaatst, maar ze zouden zeker niet allemaal als rechtshandelingen worden beschouwd2. Wie het woord wil gebruiken ter aanduiding van een juridisch document, kan zich daarom slechts gedeeltelijk op deze lijst baseren, omdat veel van de daarin opgenomen woorden alleen de tweede, in woordenboeken vermelde betekenis van document kunnen hebben: „materieel object waarin bepaalde informatie is vastgelegd”. In de regels voor het opstellen van documenten worden documenten onderverdeeld in rechtshandelingen (besluiten, beslissingen, bevelen, beschikkingen en de daarmee vastgestelde reglementen, regels, programma’s, andere documenten) en documenten die door instellingen worden opgesteld. Deze laatste worden verder onderverdeeld in uitgaande documenten van de instelling (brieven, verklaringen enz.) en interne documenten van de instelling (akten, notulen enz.). Daarnaast zijn er afzonderlijke documenten die door gewone burgers worden opgesteld wanneer zij officiële zaken moeten regelen (verzoeken, curriculum vitae enz.). De documentstructuur bij rechtbanken is bijzonder; daar komen verschillende verweerschriften voor3 (verweerschrift tegen een hoger beroep / afzonderlijk beroep; verweerschrift tegen een vordering); afstandsverklaringen (afstand van beroep); vorderingen (vordering tot ontbinding van het huwelijk, vordering tot betwisting van het vaderschap (moederschap), vordering in een zaak betreffende overheidsopdrachten); verzoekschriften (verzoekschrift tot intrekking van een beroep / verzoek; verzoek tot wraking; verzoek om iemand dood te laten verklaren, verzoek tot het sluiten van een schikkingsovereenkomst; verzoek om een verstekbeslissing); kennisgevingen (kennisgeving van instemming met het voorleggen van een geschil of een deel daarvan aan gerechtelijke mediation, kennisgeving van bezwaar tegen benoeming tot gerechtelijk mediator); verzoeken 2 Vooralsnog zijn in TAR ook nog geen documenten van sommige soorten opgenomen. 3 De voorbeelden van documentbenamingen zijn afkomstig van het Litouwse portaal voor elektronische rechtbankdiensten (https://e.teismas.lt/lt/public/home). Voor de beoordeling van de correctheid van concurrerende constructies in documentbenamingen, zie Vladarskienė R. Over de voorzetselconstructie dėl in de Litouwse bestuurstaal, Bendrinė kalba 87 http://www.bendrinekalba.lt/Straipsniai/87/Vladarskiene_BK_87_Straipsnis.pdf. BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje (verzoek tot echtscheiding, verzoek tot beëindiging van de zaak, verzoek tot heropening van de procedure, verzoek tot inzage in het elektronische dossier, verzoek om voorlopige maatregelen te treffen, verzoek om de behandeling van de zaak uit te stellen); tegenvordering; bezwaren (bezwaar tegen het verzoek van de schuldeiser om een rechterlijk bevel uit te vaardigen); klachten (afzonderlijk beroep, hoger beroep, klacht over het handelen van een gerechtsdeurwaarder); toestemmingen (toestemming om de vordering in te trekken, toestemming om tot gerechtelijk mediator te worden benoemd). Een afzonderlijk domein vormen de documenten van de instellingen van de Europese Unie die worden gepubliceerd in de databank „EUR-Lex” met wetgeving en andere openbare documenten van de Europese Unie (http://eur-lex.europa.eu/lt/index.htm). Daarin worden verschillende soorten rechtshandelingen in diverse talen aangeboden. De belangrijkste typen zijn: verdragen – dit is het primaire recht van de Europese Unie (het Verdrag van Lissabon, het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, het Verdrag betreffende de Europese Unie, het Euratom-Verdrag, het Toetredingsverdrag en andere verdragen en protocollen); internationale overeenkomsten met derde landen of internationale organisaties, overeenkomsten en conventies tussen lidstaten; secundaire wetgeving – normatieve rechtshandelingen die de Europese instellingen vaststellen ter uitvoering van de bepalingen van de verdragen (verordeningen, richtlijnen, besluiten, resoluties, adviezen, aanbevelingen, verklaringen, richtsnoeren, reglementen van orde van de instellingen, interne overeenkomsten); voorbereidende rechtshandelingen – voorstellen voor rechtshandelingen, adviezen, initiatieven, gemeenschappelijk standpunt van de Raad, resoluties, mededelingen, groenboeken, witboeken, verslagen, aanbevelingen; rechtspraak – door instanties die rechterlijke macht uitoefenen gepubliceerde uitspraken (rechterlijke uitspraken, rechterlijke beschikkingen, conclusies van advocaten-generaal); vragen van het Parlement – schriftelijke vragen, mondelinge vragen, vragen die tijdens het vragenuur worden gesteld. Zoals blijkt, kunnen de documentsoorten die kenmerkend zijn voor afzonderlijke regelgevingsgebieden verschillen en worden zij volgens een eigen logica in groepen ingedeeld (naargelang de aard van de voorbereiding van de documenten of de opsteller ervan, de omvang van het regelgevingsgebied, het belang ervan in de hiërarchie van documenten enz.). Sommige documentsoorten kennen een voorbereidingstraditie van meer dan tientallen jaren en worden aangeduid met gewone woorden uit de algemene taal. Er zijn echter ook gevallen waarin een specifiek domein een documenttype vereist dat alleen daar voorkomt, bijvoorbeeld een document dat aan procespartijen kan worden voorgelegd: een tegenvordering (dit woord komt noch in DŽ, noch in KancKP, noch in LRTB voor), maar het is wel een bruikbare juridische term die een vordering aanduidt die de verweerder, onder bepaalde voorwaarden, tegen de oorspronkelijke eiser instelt4. 4 Zie voor meer informatie de adviesbank van VLKK (www.vlkk.lt). BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje Nieuwe documentsoorten ontstaan dus naargelang de behoefte aan bepaalde regelgevingsprocedures zich ontwikkelt. Daarom bestaat er geen uitputtende nomenclatuur van documenten, noch een algemene classificatie daarvan. 3. VORMING EN HERKOMST VAN WOORDEN DIE DOCUMENTEN AANDUIDEN Om na te gaan met welke woorden documenten doorgaans worden aangeduid, werden de herkomst en woordvorming onderzocht van de eenwoordige benamingen van documentsoorten in KancKP 2007 en TAR. In KancKP werden 72 eenwoordige termen aangetroffen die documenten aanduiden, waarvan 43 afleidingen van werkwoorden: 28 afleidingen met het suffix -imas (-ymas), bijvoorbeeld: beschrijving, reactie, oproep, volmacht, bevel, wet, verzoek, uitnodiging, vergunning, attest, aanwijzing, besluit, toelichting, verklaring, voorstel, opdracht, certificaat, mededeling, verzoekschrift, verzending, beslissing, instemming, indiening, bestelling, en 15 zelfstandige naamwoorden die op andere manieren van werkwoorden zijn afgeleid (afleidingen met andere suffixen, bijvoorbeeld: regels, geheugensteun, brief, klacht; afleidingen met een uitgang verslag, beschrijving, statuten, bepalingen, aanvraag, attest, rekening, beschikking); 3 samenstellingen circulaire, begeleidende brief, overzicht; en ook 26 internationale woorden, bijvoorbeeld: akte, formulier, bulletin, karakterisering, decreet, diploma, instructie, kwitantie, burgerlijke stand, aanbeveling, paspoort, aanspraak, programma, protocol, reglement, certificaat, statuut, norm. In TAR werden meer eenwoordige benamingen van documentsoorten gevonden; een aanzienlijk deel ervan kwam overeen met de woorden in KancKP, terwijl een ander deel afweek. Van de 118 woorden waren er 60 afleidingen van werkwoorden: 32 afleidingen met het suffix -imas (-ymas), bijvoorbeeld: rectificatie, oproep, toelichting, wijziging, vraag, verduidelijking, aansporing, bekendmaking; 28 zelfstandige naamwoorden gevormd volgens andere procédés (afleidingen met andere suffixen en afleidingen met een uitgang), bijvoorbeeld: overzicht, conclusie, uittreksel, dankbetuiging, verwijzing, orde, decreet, correctie, voorwaarden); 5 samenstellingen, bijvoorbeeld: circulaire, briefkaart, agenda, kaart; 48 internationale woorden, bijvoorbeeld: richtlijn, interpellatie, wetboek, commentaar, communiqué, concept, grondwet, conventie, correspondentie, memorandum, nota, pact, standpunt, project, protest, register, resolutie, stenogram, strategie, tarief. De tabel toont een vergelijking van de woordvorming en herkomst van de woorden die in de onderzochte bronnen documenten aanduiden. BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje TABEL. Woordvorming en herkomst van woorden die documenten aanduiden KancKP TAR Aantal% Aantal% Afgeleiden met het suffix -imas (-ymas) 28 38,9 32 27,1 Afgeleiden van werkwoorden die op andere manieren zijn gevormd 15 20,8 28 23,8 Samenstellingen 3 4,2 5 4,2 Internationale woorden 26 36,6 48 40,7 Overige 0 0 5 4,2 Totaal 72 100 118 100 Documenten van de Europese Unie worden op vergelijkbare wijze aangeduid als documenten die in Litouwen worden opgesteld; de meeste zijn dezelfde: afleidingen van werkwoorden, bijvoorbeeld: atas kaita, nutartis, pasiūlymas, pranešimas, sprendimas, susitarimas, sutartis, taisyklės (alleen zijn het er aanzienlijk minder), of internationale woorden, bijvoorbeeld: deklaracija, direktyva, reglamentas, rezoliucija, rekomendacija. Bij nadere beschouwing van de woorden waarmee verschillende soorten documenten worden aangeduid, blijkt dat meer dan de helft van de benamingen voor documentsoorten zelfstandige naamwoorden zijn die van werkwoorden zijn afgeleid; vooral afleidingen met het suffix -imas (-ymas) komen vaak voor. Dit is een gebruikelijke ontwikkeling van woordbetekenissen: aanvankelijk benoemt een zelfstandig naamwoord een gereguleerde handeling; wanneer die handeling herhaaldelijk plaatsvindt, in verband wordt gebracht met verschillende procedures, schriftelijk wordt vastgelegd en die schriftelijke vorm standaard wordt, gaat hetzelfde woord als voor de handeling ook het resultaat ervan aanduiden — een bepaald document. In de Litouwse bestuurstaal is het gebruikelijk dat een zelfstandig naamwoord dat is afgeleid van een werkwoord dat een wilsuiting aanduidt, de betekenis kan krijgen van de benaming van het document waarin die wilsuiting wordt vastgelegd. Deze concretisering van een handelingsbenaming, waarbij die de betekenis van een documentbenaming krijgt, stemt overeen met de tendensen in de ontwikkeling van woordbetekenissen in het Litouws. Zoals Saulius Ambrazas (1993: 20) opmerkt, zijn benamingen van handelingen, vanwege een zekere tegenstelling tussen de betekenis van een handelingskenmerk die kenmerkend is voor het werkwoord en de nominale morfologische vorm en syntactische functie, geneigd concretere en duidelijker afgebakende betekenissen te krijgen. Er zijn meerdere gevallen waarin hetzelfde woord zowel een handeling als een document aanduidt; KancKP 2007 vermeldt er verschillende, bijvoorbeeld: įgaliojimas kan een handeling of een volmacht betekenen; siuntimas is zowel de benaming van een handeling als een document dat de verzending bevestigt; sprendimas betekent naast de benaming van een handeling ook een bepaald besluit — een bestuursdocument van een collegiaal orgaan. De tweede, concrete betekenis van deze verbale zelfstandige naamwoorden is te verklaren vanuit tendensen in semantische verandering. Zo'n zelfstandig naamwoord kan ook meer betekenissen hebben; KancKP geeft bijvoorbeeld aan dat įspėjimas een waarschuwing als handeling in het algemeen kan aanduiden, of een bepaalde disciplinaire sanctie. Hoewel de betekenis ‘document’ hier niet is vermeld, heeft dit woord die betekenis in het daadwerkelijke gebruik duidelijk al verworven, bijvoorbeeld: BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje Indien de beheerder bij de uitvoering van zijn taken een kleine overtreding begaat, <...> verstrekt de toezichthouder en controleur hem een schriftelijke waarschuwing, waarin de begane kleine overtreding en de wijze waarop deze moet worden verholpen, worden vermeld TAR, 2015-11-04, Nr. 17524; P a k e i č i u het FR1093-waarschuwingsformulier, goedgekeurd bij besluit nr. VA-71 van 26 mei 2011 van het hoofd van de Inspectie der Belastingen bij het Ministerie van Financiën van de Republiek Litouwen „Betreffende de goedkeuring van de meldings- en waarschuwingsformulieren”, en stel ik het opnieuw vast in een nieuwe redactie TAR, 2015-08-17, Nr. 12346; De begunstigde verstrekt niet de documenten of andere projectadministratiegerelateerde informatie die zijn vermeld in de ondersteuningsovereenkomst / aanvraag / betalingsaanvraag, in brieven die hij van het Agentschap heeft ontvangen, in verzoeken om inlichtingen, verzoekschriften of waarschuwingen TAR, 2015-08-13, Nr. 12268. Minder vaak zijn er gevallen waarin afleidingen van werkwoorden met een andere vorming naast hun hoofdbetekenis ook de betekenis ‘document’ krijgen. Sommige gevallen lijken op afleidingen met het suffix -imas (-ymas): er is een duidelijk verband met het grondwerkwoord, dat een handeling aanduidt die samenhangt met de inhoud van het document, bijvoorbeeld: aprašė in het document wordt beschreven, apžvalgoje in het overzicht wordt besproken; ataskaitoje er wordt verslag uitgebracht, pažyma er wordt verklaard, skundu er wordt geklaagd; sutartyje er wordt overeengekomen. Andere gevallen, waarin het semantische verband tussen de afleiding en het grondwerkwoord minder duidelijk of moeilijker te begrijpen is, zijn minder kenmerkend, bijvoorbeeld: įstatai, taisyklės. Er zijn enkele gevallen waarin het moeilijk is een werkwoordelijk zelfstandig naamwoord dat een document aanduidt, in verband te brengen met het werkwoord waarvan de documentinhoud afhangt, bijvoorbeeld: išvada, nuomonė, of waarin het zelfstandig naamwoord dat het document aanduidt helemaal geen afleiding van een werkwoord is, bijvoorbeeld: gairės, laiškas. De betekenis van zulke zelfstandige naamwoorden houdt verband met het uiteenzetten van bepaalde zaken, doorgaans schriftelijk. Daarom kunnen ze onder bepaalde omstandigheden de betekenis ‘document’ krijgen, wanneer uit de context blijkt dat er bepaalde handelingen worden verricht om het document op te stellen, bijvoorbeeld: 20. Conclusie van de specialist wordt als volgt opgesteld: 20.1. Specialisto išvada surašoma Muitinės laboratorijos blanke, ją pasirašo tyrimą atlikęs specialistas (specialistai). 20.2. De conclusie van de specialist wordt voorgelegd aan de directeur van het Douanelaboratorium (adjunct-directeur) ter goedkeuring. <...> 20.3. Specialisto parašas tvirtinamas Muitinės laboratorijos antspaudu. <...> 21. Er wordt één origineel exemplaar van de conclusie van de specialist en de bijlagen opgesteld; dit wordt aan de opdrachtgever overhandigd, terwijl een kopie in het Douanelaboratorium wordt bewaard. TAR, 2015-09-01, Nr. 2015-13325. Een ander kenmerk van woorden die documenten aanduiden is dat veel documenten met internationale woorden worden benoemd; hun betekenissen zijn beschreven in zowel woordenboeken van de Litouwse taal als woordenboeken van internationale woorden. BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje Dat betekent dat, wanneer een document een naam moet krijgen, in het Litouws doorgaans óf een zelfstandig naamwoord van een werkwoord wordt afgeleid, óf een woord uit een andere taal wordt geleend. 4. PROBLEMATISCHE GEVALLEN Waarom is het belangrijk om te onderscheiden of een woord een document aanduidt? Allereerst omdat daarbij passende woorden worden gebruikt die handelingen beschrijven die met documenten kunnen worden verricht: documenten kunnen worden opgesteld, aangenomen, gewijzigd, aangevuld en goedgekeurd, maar alleen zij kunnen van kracht zijn of hun geldigheid verliezen, bijvoorbeeld: Aankoopdocumenten, op basis van de gegevens in de door de aankoopinitiator ingevulde aankoopaanvraag–opdracht,stelt de Commissie of de aankooporganisator op TAR, 2015–08–26, Nr. 2015–13003; de regering van de Republiek Litouwen besluit: / Goedkeuren van de regels voor de voorbereiding en uitvoering van landconsolidatieprojecten regels TAR, 2015–09–02, Nr. 2015–13378; B e v e s t i g de richtlijnen voor het indienen van projecten die worden gefinancierd uit de middelen van het Cultuursteunfonds richtlijnen TAR, 2015–09–08, Nr. 2015–13596; de minister van Defensie en de minister van Volksgezondheid nemen uiterlijk op 31 december 2015aan de uitvoeringsrechtshandelingen van deze wet handelingen TAR, 2015–04–30, Nr. 2015–06587; in beginsel instemmen met het wetsvoorstel tot aanvulling van de wet van de Republiek Litouwen inzake genetisch gemodificeerde organismen met artikel 121¹ wetsvoorstel TAR, 2015–08–26, Nr. 2015–13007; W i j z i g de beschikking van 15 oktober 2004 van de directeur van het Nationaal Ziekenfonds beschikking TAR, 2015–08–11, Nr. 2015–12217; Intrekken de beslissing van 28 januari 2004 van de Litouwse Radio- en Televisiecommissie beslissing TAR, 2015–10–20, Nr. 2015–15764; Ministeriële besluiten worden bekendgemaakt en treden in werking overeenkomstig de bij de wetgeving van de Republiek Litouwen vastgestelde procedure TAR, 2015–04–28, Nr. 2015–06443. Een ander belangrijk aspect, wanneer werkwoordelijke abstracta de betekenis van een concreet document krijgen, is het onderscheid tussen een materiële en een abstracte zaak. Zoals eerder vastgesteld, duidt document een materiële zaak aan, en kan het woord dat deze aanduidt bepaalde grammaticale kenmerken hebben die kenmerkend zijn voor woorden die alleen materiële zaken aanduiden; het wordt bijvoorbeeld naar getal verbogen en de locatief ervan is heel begrijpelijk, omdat men in een document iets kan vermelden, schrijven enzovoort5. Zoals reeds vermeld, kan de betekenis van het woord documentas zeer ruim worden opgevat; daarom rijst de vraag of elk zelfstandig naamwoord de naam van een document kan worden. Soms moeten in documenten uiteenlopende voorwaarden voor activiteiten worden geregeld6, bepaalde criteria worden aangegeven7, voor bepaalde activiteiten 5 Het gebruik van abstracte zelfstandige naamwoorden in het meervoud wordt afgeraden KP G 20; locatief KP S1 93–98, 115, 120–121. 6 Voorwaarden duiden ofwel de eisen van een overeenkomst aan, ofwel de omstandigheden waaronder iets gebeurt KancKP. 7 Criterium – grondslag voor de beoordeling van een besluit, maatstaf DŽ. BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje keliamus reikalavimus8, nustatyti įkainius9, dydžius10, normas11 ir pan., o šie žodžiai pradedami vartoti kaip dokumentų rūšių pavadinimai, nors jie žymi abstrakčius dalykus, tam tikrus reglamentuojamus aspektus, bet ne konkretų tekstą. Čia reikėtų skirti du atvejus: 1) kai minėti dalykai tvirtinami teisės aktų tekstuose tiesiogiai (įsakyme, nutarime), pvz.: Įsakymas „Dėl geltonųjų autobusų skirstymo kriterijų 2015 metams nustatymo“ <...> / N u s t a t a u šiuos geltonųjų autobusų skirstymo kriterijus 2015 metams <...> TAR, 2015-05-06, Nr. 2015-06814; <...> savivaldybės taryba n u s p r e n d ž i a: / 1. Patvirtinti UAB „Skuodo vandenys“ teikiamų paslaugų įkainius: / 1.1. Naudojimosi baseinu vienos valandos įkainis: / 1.1.1. vaikams ir moksleiviams, pateikus mokinio pažymėjimą – 2 Eur; / 1.1.2. suaugusiems – 3 Eur TAR, 2015-04-02, Nr. 4928; 2) kai minėti dalykai reglamentuojami tuo teisės aktu tvirtinamame atskirame dokumente, pvz.: T v i r t i n u pridedamas: <...> Tarnybos administracinių elektroninių paslaugų teikimo sutarties sąlygas TAR, 2015-12-31, Nr. 21217; T v i r t i n u Atlyginimo valstybės įmonei Registrų centrui už vienos vykdomosios bylos paiešką ir vienos vykdomosios bylos išplėstinę paiešką Antstolių informacinėje sistemoje dydžius (pridedama) TAR, 2015-08-26, Nr. 2015-13001; Tvirtinu Reikalavimus nuotolinio lošimo įrenginiams (pridedama) TAR, 2015-11-18, Nr. 18289. Iš tiesų, tvirtinti ar nustatyti galima ir normas, ir sąlygas, ir kriterijus, ir tam tikrus dydžius, kai jie susiję su reglamentuojama veikla (1). Tačiau aptariamieji žodžiai negali žymėti dokumento, todėl jam įvardyti netinka (2), kad šiais atvejais kalbama apie dokumentus, aiškiai parodo pavadinimo pirmojo žodžio didžioji raidė, pvz.: <...> t v i r t i n u Teritorijų planavimo normas (pridedama) TAR, 2014-01-08, Nr. 91. Dar aiškiau matyti, kad nagrinėjamiems žodžiams suteikiama dokumento reikšmė, kai jie sudaro junginius su žodžiais, apibūdinančiais teksto tvarkymą, plg. Papildyti <...> rajono savivaldybės tarybos 2014 m. rugsėjo 25 d. sprendimu Nr. <...> „Dėl <...> pedagoginės psichologinės tarnybos mokamų paslaugų įkainių patvirtinimo“ patvirtintus <...> pedagoginės psichologinės tarnybos mokamų paslaugų įkainius 19 eilute TAR, 2015-04-03, Nr. 5128; <...> taryba n u s p r e n d ž i a: / 1. Pakeisti Mokinių maitinimo paslaugų pirkimo kriterijus, patvirtintus <...> rajono savivaldybės tarybos 2007 m. gegužės 31 d. sprendimu Nr. T-129 „Dėl Mokinių maitinimo paslaugų pirkimo kriterijų tvirtinimo“: / 1.1. pakeisti 3.2 punktą ir jį išdėstyti taip: <...> TAR, 2015-10-23, Nr. 16714. 8 Eisen kan een verplichte procedure en de regels daarvoor betekenen KancKP. 9 Tarief – vastgestelde prijs, waarde DŽ. 10 Waarde – omvang (hoogte, breedte enz.) DŽ. 11 Norm – 1. erkende verplichte regel, voorschrift: Rechtsnorm. Taalnorm. Gedragsnorm. 2. vastgestelde hoeveelheid, omvang: Productienorm. Besproeiingsnorm. DŽ BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje Een vergelijkbaar geval werd tien jaar geleden onderzocht door Pranas Kniūkšta. Hij toonde aan dat het woord procedure ongeschikt is als documentbenaming; traditioneel is dit woord een benaming met abstracte betekenis, van een verschijnsel: een werkwijze of manier van handelen die aan bepaalde eisen voldoet. Daarom werd voorgesteld de woordcombinatie beschrijving van de procedure als documentbenaming te gebruiken (2005: 156–158). Deze woordcombinatie is nu wijdverbreid in de administratieve taal, hoewel er nog steeds onjuist geformuleerde documenttitels voorkomen, bijvoorbeeld: <...> de raad b e s l u i t: / 1. Het reglement voor de organisatie en uitvoering van bouwwerkzaamheden aan wegen, straten en technische netwerken, gefinancierd uit de middelen van het Wegenonderhouds- en Ontwikkelingsprogramma, goed te keuren reglement (bijgevoegd) TAR, 2015-09-29, Nr. 14415; <...> de raad b e s l u i t: / Goedkeuring van het reglement voor de toewijzing en het gebruik in 2015 van middelen voor niet-formeel kinderonderwijs van de gemeentelijke overheid van het district <...> reglement (bijgevoegd) AR, 2015-10-21, Nr. 16611; de raad b e s l u i t: / 1. Het reglement voor de indiening en behandeling van een concentratiemelding goed te keuren reglement (bijgevoegd) TAR, 2015-08-13, Nr. 12247. Een document zou een beschrijving12 of een compendium13 kunnen zijn, als de gereguleerde zaken uitvoerig worden beschreven, bijvoorbeeld: De Nationale Commissie voor Prijs- en Energiecontrole besluit: / 1. Goed te keuren de beschrijving van de procedure en voorwaarden voor de vaststelling van de gemiddelde prijs van biobrandstof procedure- en voorwaardenbeschrijving Valstybės žinios, 2013-12-31, Nr. 141-7143; Ik keur hierbij de beschrijving goed van de criteria en methoden voor de beoordeling van rijvaardigheid en rijbekwaamheid van motorvoertuigen beschrijving van criteria en methoden Valstybės žinios, 2013-12-28, Nr. 137-6957; Ik wijzig het besluit nr. 3-297 van de minister van Verkeer van de Republiek Litouwen van 17 juli 2006 „Betreffende de goedkeuring van de beschrijving van de eisen voor spoorwegverkeersveiligheidsbeheersystemen“ beschrijving van de eisen“ TAR, 2015-08-24, Nr. 2015-12553; Ik wijzig het besluit nr. 4-209 van de minister van Economische Zaken van de Republiek Litouwen van 7 mei 2009 „Betreffende de goedkeuring van de beschrijving van de maatregel VP2-2.3-ŪM-02-V „Gedeeltelijke rentecompensatie““ maatregel „Gedeeltelijke rentecompensatie“ beschrijving“ Valstybės žinios, 2013-12-30, Nr. 138-6979; De Commissie besluit: / 1. Goed te keuren het compendium van voorwaarden voor het gebruik van warmtetransportnetten compendium van voorwaarden (bijgevoegd) TAR, 2015-01-20, Nr. 846; Wij wijzigen de vereisten voor de gezondheidstoestand vereisten voor personen die solliciteren naar een functie bij de interne dienst, <...> compendium, goedgekeurd bij besluit van de minister van Binnenlandse Zaken van de Republiek Litouwen en de minister van Volksgezondheid van de Republiek Litouwen van 21 oktober 2003 <...> voetnoot 3 TAR, 2015-08-19, Nr. 2015-12425 of een lijst14, als de gereguleerde zaken alleen worden opgesomd, bijvoorbeeld: De regering van de Republiek Litouwen besluit: / De lijst van specifieke bedragen van de staatsleges te wijzigen lijst van bedragen, goedgekeurd bij besluit van de regering van de Republiek Litouwen van 15 december 2000 TAR, 2015-10-14, Nr. 15168; De regering van de Republiek Litouwen besluit: / De lijst wijzigen van betaalde uit 12 Beschrijving – het opsommen en beschrijven van gegevens, het weergeven van hun systeem DŽ. 13 Compendium – wat op één plaats is opgeschreven en samengebracht uit verschillende teksten DŽ. 14 Lijst – wat in een bepaalde volgorde is opgeschreven DŽ. BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje diensten voor persoonlijke gezondheidszorg uit de begroting van het verplichte zorgverzekeringsfonds criteriaoverzicht, goedgekeurd bij besluit van de regering van de Republiek Litouwen van 23 april 2014 TAR, 2015-09-21, Nr. 14025; De bijgevoegde tarieflijsten voor de betaalde diensten die door de sport scholen van Šiauliai worden aangeboden, goed te keuren tarieflijsten, TAR, 2015-10-30, Nr. 17128. In de tekst van een rechtshandeling kan men het gereguleerde onderwerp slechts beschrijven en de titel van het bijgevoegde document achterwege laten; de titel kan dan correct worden weergegeven wanneer de tekst van het bijgevoegde document wordt opgenomen, bijvoorbeeld: <...> taryba n u s p r e n d ž i a: / 1. Pritarti viešosios įstaigos krepšinio akademijos „Saulė“ taikomiems įkainiams (pridedama). / <...> VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS ŠIAULIŲ KREPŠINIO AKADEMIJOS „SAULĖ“ ĮKAINIŲ SĄRAŠAS TAR, 2015-03-27, Nr. 4387. Dus, ondanks de ruime betekenis van het woord document zoals die in woordenboeken wordt vermeld, moet deze betekenis niettemin niet worden toegekend aan zomaar alle zelfstandige naamwoorden die abstracte verschijnselen aanduiden, noch moeten die worden gebruikt om documenten te benoemen die als bijlagen bij rechtshandelingen worden goedgekeurd. CONCLUSIES In de Litouwse taal is het internationale woord dokumentas, afkomstig uit het Latijn, stevig ingeburgerd. Dit is het meest voorkomende internationale woord in het Litouws en is vooral relevant voor de administratieve taal. In Litouwse woordenboeken worden twee betekenissen van het woord dokumentas onderscheiden: 1. een geschrift waarin iets wordt meegedeeld of bevestigd; 2. een materieel object (papier, tekening, foto, film, gegevensdrager enz.) waarin bepaalde informatie is vastgelegd. In de administratieve taal wordt dokumentas doorgaans gebruikt in de betekenis die eigen is aan de woordgroep officieel document: „een schriftelijke bevestiging van de activiteiten van een natuurlijke of rechtspersoon, opgesteld of ontvangen door een daartoe bevoegde instelling of persoon”. Nieuwe documentsoorten ontstaan naargelang de behoefte aan bepaalde reguleringsprocedures vorm krijgt. Daarom bestaat er geen definitieve nomenclatuur van documenten en evenmin een algemene documentclassificatie. Meer dan de helft van de benamingen van documentsoorten bestaat doorgaans uit zelfstandige naamwoorden die van werkwoorden zijn afgeleid; vooral afleidingen met het achtervoegsel -imas (−ymas) vallen op. Daarnaast komen zelfstandige naamwoorden voor die op andere wijze van werkwoorden zijn afgeleid (afleidingen met uitgangen en andere achtervoegsels), evenals samenstellingen. Heel wat documenten (in de onderzochte bronnen meer dan een derde) worden aangeduid met internationale woorden. Ondanks de ruime betekenis van het woord document zoals die in woordenboeken wordt vermeld, moet deze betekenis niet worden toegekend aan zomaar alle zelfstandige naamwoorden die abstracte verschijnselen aanduiden, en moeten die niet worden gebruikt om recht BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje door besluiten vastgestelde bijgevoegde documenten (bijv. afmetingen, tarieven, criteria, normen, voorwaarden). In dergelijke gevallen is het raadzaam woordcombinaties te vormen met de woorden beschrijving, overzicht wanneer de activiteit gedetailleerd is gereguleerd (bijv. beschrijving van criteria, overzicht van voorwaarden); wanneer de gereguleerde zaken alleen worden opgesomd, worden combinaties gevormd met het woord lijst (bijv. lijst van afmetingen, lijst van tarieven). LITERATŪRA Ambrazas S. 1993: Daiktavardžių darybos raida. T. 1. Vilnius: Mokslo ir enciklopedijų leidykla. BŽ – Bendrinės lietuvių kalbos žodynas (rengiamas). Prieiga internete: http://bkz.lki.lt. DŽ – Dabartinės lietuvių kalbos žodynas. 2011. Vyr. red. Keinys St. Šeštas (trečias elektroninis) leidimas, Lietuvių kalbos institutas. Prieiga per internetą: http://dz.lki.lt. Dokumentų rengimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu, Valstybės žinios, 2011-07-15, Nr. 88-4229. EUR-lex – Europos Sąjungos teisės aktų ir kitų viešų dokumentų bazė „EUR-lex“. Prieiga per internetą http://eur-lex.europa.eu/lt/index.htm. Grumadienė L., Žilinskienė V. 1997. Dažninis dabartinės rašomosios lietuvių kalbos žodynas: (mažėjančio dažnio tvarka), Vilnius: Lietuvių kalbos institutas. KancKP 2007: Kanceliarinės kalbos patarimai. Sud. Pranas Kniūkšta. Vilnius: Lietuvių kalbos institutas, internetinis leidimas. Prieiga per internetą http://lkz.mch.mii.lt/Kancel(i)arinis. Kniūkšta P. 2005: Administracinė kalba ir jos vartosena. Vilnius: Lietuvių kalbos institutas. KP G – Kalbos patarimai. Gramatinės formos ir jų vartojimas. Sud. Rita Miliūnaitė, teksto aut. Aldona Paulauskienė ir Rita Miliūnaitė, vyr. red. Aldonas Pupkis. Vilnius: Mokslo ir enciklopedijų leidybos institutas, 2002. KP S1 – Kalbos patarimai. Kn. 1. Sintaksė: 1. Linkšnių vartojimas. Sud. Rita Miliūnaitė, teksto aut. Vitas Labutis, Aldonas Pupkis ir Jonas Šukys, vyr. red. Aldonas Pupkis. Vilnius: Mokslo ir enciklopedijų leidybos institutas, 2003. LKŽe 2005: Lietuvių kalbos žodynas 1–20 (elektroninis variantas). Vyr. red. G. Naktinienė, Vilnius: Lietuvių kalbos institutas. Prieiga per internetą www.lkz.lt. LRTB – Lietuvos Respublikos terminų bankas. Prieiga per internetą: http://www.vlkk.lt/lit/terminai. TAR – Teisės aktų registras. Prieiga per internetą: https://www.e-tar.lt/portal/lt/index. BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje TŽŽ 2013: Tarptautinių žodžių žodynas. Red. taryba: A. Kaulakienė, S. Keinys, B. Kurkulis, V. Račiūnaitė, V. Žalkauskas, Vilnius: Alma littera. Valstybės žinios – oficialus leidinys. Gauta 2015 12 22 Priimta 2016 01 22 WORDS DENOTING DOCUMENTS IN THE ADMINISTRATIVE LANGUAGE S u m m a r y The word dokumentas ('document'), originating from Latin, is entrenched in the Lithuanian language. It is the most frequent international word in the Lithuanian language especially relevant to the administrative language. The aim of the article is – after discussing the conception of the word dokumentas and possible classifications of the object denoted by this word – to identify the formation and origin of words denoting documents and to explain problematic instances of use. Lithuanian dictionaries provide two meanings of the word dokumentas: 1. a paper informing on or approving something; 2. a material object (a paper, drawing, photograph, film, file, etc.) holding pieces of some information. In the administrative language, dokumentas usually refers to the meaning characteristic to the phrase oficialusis dokumentas ('official document') – "a written confirmation of the activity of a natural or legal person prepared or obtained by an authorised institution or person". Different types of documents emerge in the development of certain required regulation procedures; therefore, there is no final nomenclature of documents, and unified classification of documents also does not exist. More than half of names of document types mostly comprise nouns derived from verbs, particularly derivatives with the suffix -imas (-ymas), as well as verbal nouns derived by other ways of word-formation (derivatives of inflections and other suffixes). Quite a few documents are named by international words. Regardless of the broad meaning of a document given in dictionaries, one should not grant it to every noun denoting abstract phenomena, or refer by this name to documents attached to related legal acts (e. g. dydžiai ('quantities'), įkainis ('valuation'), kriterijai ('criteria'), normos ('norms'), sąlygos ('conditions')). In such cases, it is recommended to form a combination of words: if the activity is extensively regulated, one might use words aprašas ('description'), sąvadas BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204 RASUOLĖ VLADARSKIENĖ. Dokumentus reiškiantys žodžiai administracinėje kalboje ('collection') (e. g. kriterijų aprašas, sąlygų sąvadas); if the regulated subjects are merely listed, combinations of words should be formed using only the word sąrašas ('list') (e. g. dydžių sąrašas, įkainių sąrašas). KEYWORDS: document, document type, administrative language, word meaning. RASUOLĖ VLADARSKIENĖ Lietuvių kalbos institutas Petro Vileišio g. 5, LT-10308 Vilnius [email protected] BENDRINĖ KALBA 88 (2015) www.bendrinekalba.lt ISSSN 2351-7204