Diseño y aplicación de un modelo ABC para servicios de atención oncológica hospitalaria

U NIVERSIDAD P OLITÈCNICA DE C ATALUNYA ESCOLA TÈCNICA SUPERIOR D’ENGINYERIA DE TELECOMUNICACIONS DE BARCELONA Diseño y aplicación de un modelo ABC para servicios de atención oncológica hospitalaria. Departament d’Organització d’Empreses Autor: Jesús Sánchez Mesa Julio 2014 Director: Joan Sardà i Ferrer - A mis niñas - _______________________________________________________________________ Índex 3 1. Introducción ............................................................................. 6 2. Metodología ABC..................................................................... 8 2.1. Métodos tradicionales de cálculo de costes ........................................ 10 2.1.1. Full Costing ................................................................................... 10 2.1.2. Direct Costing ............................................................................... 10 2.2. Principales diferencias del modelo ABC con los métodos tradicionales. 12 2.3. Introducción a los Sistemas ABC ........................................................ 13 2.3.1. Recursos ...................................................................................... 14 2.3.2. Driver ............................................................................................ 15 2.3.3. Actividad ....................................................................................... 16 2.3.4. Objeto de Coste ............................................................................ 18 2.3.5. Costes de Infraestructura ............................................................. 19 2.3.6. Coste de Infrautilización ............................................................... 19 2.4. Modelos ABC en el sector servicios .................................................... 20 2.4.1. Requisitos para la implantación de un sistema ABC en empresas del sector servicios .................................................................................... 22 2.4.2. Retos para un modelo ABC en el sector servicios ........................ 23 2.4.3. Pasos para la implantación de un sistema ABC en empresas del sector servicios ......................................................................................... 24 2.5. ABC en Sanidad .................................................................................. 28 2.6. “Activity-Based Costing: A practical Model for cost calculation in Radiotherapy” ............................................................................................... 30 2.6.1. Recursos: ..................................................................................... 30 2.6.2. Drivers de recurso ........................................................................ 31 2.6.3. Actividades ................................................................................... 32 2.6.4. Drivers de actividad ...................................................................... 32 2.6.5. Objetos de coste ........................................................................... 33 3. Propuesta de proyecto de aplicación de la metodología ABC en el servicio de radioterapia del Hospital Oncológico Duran i Reynals ........................................................................... 34 3.1. ¿Por qué un estudio de cálculo de costes ABC? ................................ 35 3.2. Fases del proyecto .............................................................................. 37 4. Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC del servicio de radioterapia del Duran i Reynals............................. 39 4.1. Fase 1: Análisis ................................................................................... 39 4.1.1. Reunión con el Dpto. de Administración ....................................... 41 4.1.2. Reunión con el Dpto. de Enfermería ............................................. 43 _______________________________________________________________________ Índex 4 4.1.3. Reunión con el Dpto. de Radioterapia .......................................... 45 4.1.4. Reunión con el Dpto. de Física ..................................................... 48 4.1.4.1. Control de Calidad ................................................................. 48 4.1.4.2. Dosimetría .............................................................................. 50 4.1.5. Reunión con el Dpto. Médico ........................................................ 52 4.2. Fase 2: Diseño .................................................................................... 56 4.2.1. Recursos ...................................................................................... 56 4.2.1.1. Personal: ................................................................................ 56 4.2.1.2. Maquinaria: ............................................................................ 57 4.2.1.3. Instalaciones .......................................................................... 57 4.2.1.4. Materiales ............................................................................... 58 4.2.1.5. Suministros ............................................................................ 58 4.2.1.6. Otros ...................................................................................... 58 4.2.2. Drivers de Recurso ....................................................................... 59 4.2.2.1. Personal ................................................................................. 59 4.2.2.2. Maquinaria ............................................................................. 59 4.2.2.3. Instalaciones .......................................................................... 60 4.2.2.4. Materiales ............................................................................... 60 4.2.2.5. Suministros ............................................................................ 61 4.2.2.6. Otros ...................................................................................... 61 4.2.3. Actividades ................................................................................... 62 4.2.3.1. Caracterización de Actividades: ............................................. 62 4.2.3.2. Determinación del nivel de concreción de las actividades ..... 63 4.2.3.3. Diferenciación de actividades según el orden de cálculo ....... 64 4.2.3.4. Diferenciación de actividades según el comportamiento de coste 65 4.2.3.5. Diccionario de Actividades ..................................................... 65 4.2.4. Drivers de Actividad ...................................................................... 71 4.2.4.1. Fuentes de información de los drivers ................................... 71 4.2.4.2. Drivers ideales vs drivers posibles ......................................... 72 4.2.4.3. Ponderación de drivers de actividad ...................................... 72 4.2.5. Objetos de Coste .......................................................................... 83 5. Implementación y validación del modelo de cálculo de costes ABC del servicio de radioterapia del Duran i Reynals .. 85 5.1. Fase 3: Implementación ...................................................................... 85 5.1.1. Datos de entrada .......................................................................... 86 5.1.1.1. Coste de recursos .................................................................. 86 _______________________________________________________________________ Índex 5 5.1.1.2. Drivers variables de recurso: .................................................. 89 5.1.1.3. Número de pacientes por tumor ............................................. 89 5.1.2. Algoritmo de cálculo ..................................................................... 90 5.1.2.1. Paso 1.- Asignación de los costes de recursos a las actividades que los consumen a través de los drivers de recurso. ........ 90 5.1.2.2. Paso 2.- Asignación del coste de las actividades auxiliares a las actividades principales mediante los drivers de actividad auxiliares. 93 5.1.2.3. Paso 3.- Cálculo de los drivers de actividad. .......................... 94 5.1.2.4. Paso 4.- Asignación de los costes de actividad a los objetos de coste mediante los drivers de actividad calculados. ............................ 102 5.2. Fase 4: Validación ............................................................................. 103 5.2.1. Datos de Entrada ........................................................................ 103 5.2.1.1. Coste de recursos ................................................................ 103 5.2.1.2. Drivers de Recursos Variables ............................................. 114 5.2.1.3. Número de pacientes por tumor ........................................... 124 5.2.2. Algoritmo de Cálculo ................................................................... 125 5.2.3. Resultados .................................................................................. 131 6. Conclusiones ....................................................................... 136 7. Bibliografía........................................................................... 139 8. ANNEX I – Evolución Mapa de Actividades ....................... 140 8.1. Mapa de Actividades 0.1 ................................................................... 140 8.2. Mapa de Actividades 0.5 ................................................................... 141 8.3. Mapa de Actividades 1.0 ................................................................... 142 8.4. Mapa de Actividades 2.0 ................................................................... 143 9. ANNEX II – Superficie del servicio ..................................... 144 9.1. Superficie área de Radioterapia ........................................................ 144 9.2. Superficie del departamento de Física asignado a Radioterapia ...... 145 _________________________________________________________________ Introducción 6 1. Introducción La idea de realizar este proyecto surge como respuesta a un cambio en la dirección del servicio oncológico y la necesidad de actualizar la inversión por tratamiento, que data de 1978 y que se ha quedado desfasada. Así pues, cuando se propone la realización de este proyecto se marcan los siguientes objetivos: • Diseñar un modelo de análisis de costes para el servicio de radioterapia. • Validar el modelo diseñado y obtener los resultados para un ejercicio fiscal. • Contrastar el modelo vigente de facturación basado en tres niveles. • Evidenciar la necesidad de la cogestión en el proceso de cálculo de costes. • Identificar oportunidades para la optimización o reducción de los costes del servicio. La metodología utilizada es el Activity Based Costing (ABC). Aunque más adelante se detalla, el cálculo de costes basado en actividades es el que más se ajusta a las necesidades de este proyecto, por varios motivos: el ABC, frente a los sistemas tradicionales (Full Costing, Direct Costing) proporciona un reparto más realista de los costes indirectos y, por tanto, se adecua mejor al sector servicios; es una gran fuente de información para la gestión, puesto que se analiza a nivel de actividad; se ha empezado a instaurar en ámbitos sanitarios (sobre todo en EEUU) con excelentes resultados. Esta memoria consta de dos apartados principales. Un primer apartado (capítulo 2) dedicado a la descripción del modelo ABC, sus ventajas frente a otras metodologías, con especial atención en el sector servicios y más concretamente en el de la sanidad. A su vez, se analiza la situación actual de esta metodología, en los campos que son propósito de este estudio, esto se hace a través de varios casos prácticos, finalizando con un análisis del estudio realizado para el servicio de radioterapia del hospital universitario de Leuven, referencia para este proyecto. _________________________________________________________________ Introducción 7 La base teórica y el estudio de algunos casos prácticos, del apartado anterior, sirven de arranque para la segunda parte (capítulos 3, 4 y 5), donde se desarrolla el objetivo principal de este proyecto, es decir, la aplicación de un sistema específico de costes ABC en el servicio de radioterapia del hospital Duran i Reynals. El final de esta memoria está reservado a los resultados y conclusiones extraídas del proyecto realizado, así como a las líneas de actuación futuras que de éste se desprenden. _____________________________________________________________ Metodología ABC 8 2. Metodología ABC Coste: “2. m. Gasto realizado para la obtención o adquisición de una cosa o de un servicio.” Esta es la definición de coste de la Real Academia Española de la Lengua. Pero si se refiere a coste en un entorno empresarial además de lo expuesto hay que añadir el concepto INFORMACIÓN. El coste de un producto/servicio, un departamento, un cliente, etc… representa para las personas responsables de gestionar una empresa una información clave para el análisis, gestión y toma de decisiones de dicha empresa. La necesidad de obtener esta información da lugar a los sistemas/metodologías de cálculo de costes. En los primeros años de industrialización, el cálculo de costes no representaba un gran reto puesto que la mayor parte del gasto de las empresas se empleaba en la manufactura de los productos o prestación de servicios (objetos de coste), es decir, la mano de obra y la maquinaria (principales gastos) eran directamente identificables con el producto. Este tipo de costes – coste identificable inequívocamente con el objeto de coste – se define como costes directos. Mientras que los gastos para los que no se puede establecer unívocamente un objeto de coste, denominados costes indirectos, representaban un pequeño porcentaje del coste total. Por lo tanto el hecho de repartir con rigor, o no, estos costes indirectos a los productos o servicios, no resultaba tan relevante. Pero a mediados de los años 70 del pasado siglo el mundo empresarial empieza a cambiar, debido a la competencia global y el crecimiento exponencial de la innovación tecnológica. La competencia global hace necesario que las empresas se adapten rápidamente a un entorno cada vez más cambiante. Ya no es suficiente la utilización eficiente de la mano de obra directa y la maquinaria para conseguir adaptarse a este nuevo medio con éxito; es necesario tomar decisiones de una forma rápida y acertada con respecto a procesos, productos e incluso clientes. Por eso es vital obtener una información _____________________________________________________________ Metodología ABC 9 precisa y fidedigna. Si a todo esto se suma la automatización de los procesos y la reducción de la mano de obra, derivados del crecimiento tecnológico, lo que implica una reducción del coste directo y un aumento en los costes indirectos (llegando a representar en algunos casos hasta el 80% del coste total), el resultado es que lo que antes era considerado como un coste residual ahora pasa a ser muy relevante y, por tanto, el reparto poco riguroso utilizado antaño no proporciona la información fidedigna necesaria para el éxito empresarial en la actualidad. Es así como a mediados de los 80 surgen los modelos de cálculo de costes basados en actividades, para dar respuesta a la incipiente necesidad de las empresas de información detallada y fidedigna sobre los procesos, productos e incluso de los clientes. Hasta la aparición de los modelos de cálculo de costes basados en actividades, los métodos existentes eran principalmente: Full Costing y Direct Costing. _____________________________________________________________ Metodología ABC 16 2.3.3. Actividad Actividad: “4. f. Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad.” Obviamente la actividad es el elemento central del sistema ABC. De las actividades depende la correcta asignación de los recursos a los objetos de coste. Desde la perspectiva ABC, se considera como actividad la unidad de trabajo realizada en el seno de la organización, que absorbe total o parcialmente uno o varios recursos de la empresa. Estas actividades deben comportarse de forma homogénea desde el punto de vista del coste. No debe confundirse actividad con proceso y aunque más adelante se exponen ejemplos prácticos, cabe decir que éste es otro de los cambios de mentalidad importantes que debe darse dentro de la organización empresarial para asumir la metodología ABC La actividad es el eje central de esta metodología, recibe el input de los recursos a través de los drivers de recurso y los distribuye entre los diferentes objetos de coste según su consumo. De su análisis se puede extraer lo que se entiende por medidas de rendimiento, que miden la calidad de estas actividades: en función de su capacidad, tiempo de ejecución, eficiencia,… El seguimiento y optimización de las actividades hacen de este método un algoritmo vivo, que se realimenta y, por tanto, que va multiplicando su eficiencia con el tiempo. Por todo lo anterior, la definición de las actividades representa el punto clave del diseño ABC. La metodología de aplicación de los sistemas de análisis de costes por actividades exige la confección de un listado de actividades. Del listado último se resume el diccionario de actividades de la empresa. Las actividades se pueden clasificar según diferentes criterios: • Según su participación en el proceso de producción: _____________________________________________________________ Metodología ABC 17 Actividades Principales: estas actividades se consumen por uno o varios de los objetos de coste, y forman parte elemental del proceso de producción. Actividades Auxiliares: son aquellas necesarias para la realización de otras actividades (actividades consideradas como principales) y que por tanto su coste se reparte entre dichas actividades principales. Son actividades derivadas del proceso organizativo, especifico de cada empresa, más que del proceso de producción como tal. • Según su relación con el producto o servicio: Actividades Unitarias: Las que se asignan a los objetos de coste atendiendo una proporcionalidad directa con el número de unidades de los varios objetos de coste. Actividades de Lote: actividades que tienen que ser asignadas a los objetos de coste en grupos, comoquiera que el desarrollo de la actividad mantiene una relación de proporcionalidad con los objetos de coste, pero no de forma directa al número de unidades de cada uno de ellos. Actividades “Globales”: aquellas que al ser asignadas a los objetos de coste, no se emplea un criterio de distribución proporcional a su número de unidades, sino al número mismo de objetos de coste. Por otro lado, las actividades pueden agruparse también por proceso. Un proceso está compuesto por actividades, siendo que una actividad puede formar parte de diferentes procesos. Esta diferenciación entre actividad y proceso es clave puesto que a menudo en la definición de las actividades pueden llegar a confundirse y conducir a error. _____________________________________________________________ Metodología ABC 18 2.3.4. Objeto de Coste Objeto: “4. m. Fin o intento a que se dirige o encamina una acción u operación.” Coste: “2. m. Gasto realizado para la obtención o adquisición de una cosa o de un servicio.” El objeto de coste es aquello de lo que se quiere conocer su coste. Los objetos de coste son los consumidores de actividades, son aquellos productos y/o servicios resultantes de la actividad empresarial. Una de las virtudes de la metodología ABC es que, además de proporcionar el coste del producto o servicio que ofrece la empresa, puede llegar a dar información de costes incluso por tipo de consumidor de dichos productos/servicios, dicho de otra manera, no todos los clientes requieren del mismo esfuerzo por parte de la empresa para ser satisfechos. Esto es especialmente significativo en el caso del sector de servicios. Si se toma como ejemplo una sesión de radioterapia, actividad objeto de estudio en este proyecto: el tiempo necesario para realizar la actividad de “Acomodar paciente” es muy diferente en el caso de un niño, más inquieto, que en el de un adulto. Esto abre todo un abanico de posibilidades en la gestión de la actividad empresarial, pudiendo evaluar la rentabilidad de cada tipo de consumidor y poder enfocar así de forma más eficiente sus esfuerzos en aquellos que le resultan más eficientes. De la misma forma que las actividades cambian a lo largo del tiempo, los objetos de coste se van actualizando. Es común por ejemplo en empresas de gran consumo la renovación del portfolio de productos año tras año. Por esta razón el modelo ABC ha de ser flexible y fácilmente adaptable a dichos cambios sin necesidad de redefinir completamente el modelo. A parte de los objetos de costes mencionados anteriormente (producto/servicio, cliente), existen dos objetos de coste esenciales que se dan en toda actividad empresarial, en mayor o menor medida, y que son recogidos también en los _____________________________________________________________ Metodología ABC 19 modelos ABC (especialmente en los modelos ABC más recientes). Estos dos objetos de coste son: 2.3.5. Costes de Infraestructura Se consideran costes de infraestructura aquellos costes incurridos en actividades no destinadas a la consecución del producto/servicio objetivo de la actividad empresarial. Son actividades éstas típicas del mantenimiento del recinto/edificio en el que se realiza la actividad laboral, la formación de los empleados, administración, etc… El hecho de disponer de la información de los costes de dichas actividades separada del coste del producto/servicio y no repartido (según un criterio dado) entre los diferentes productos/servicios, permite gestionar la inversión necesaria para dichas actividades de una forma más eficiente. 2.3.6. Coste de Infrautilización Se entiende por coste de infrautilización el coste de aquellos recursos o actividades utilizadas por debajo de su capacidad. Un ejemplo típico de coste de infrautilización es el coste de una máquina que no se utiliza al 100% de su capacidad o el coste de almacenaje de extra-stock innecesarios, etc… El hecho de conocer y analizar este tipo de costes ofrece una oportunidad única a la empresa de hallar ineficiencias y tratar de corregirlas. En el entorno actual de globalización y alta competitividad, las empresas invierten mucho dinero en reducir costes innecesarios; para ello es básico disponer de información fidedigna sobre los costes y, en concreto, los costes de infrautilización, que pueden ser considerados como costes de “oportunidad”. _____________________________________________________________ Metodología ABC 20 2.4. Modelos ABC en el sector servicios Enunciado el marco conceptual de los modelos de cálculo de costes basados en actividades y puesto que el objetivo de este PFC es la implantación de un sistema de cálculo de costes ABC en el entorno de un servicio de radioterapia, es importante conocer la extensión de dichos sistemas en el sector servicios y las dificultades que entrañan. Aunque originariamente los modelos ABC tuvieron más incidencia en el sector industrial, "el modelo ABC es aplicable a todo tipo de organizaciones, no sólo a empresas industriales. Los mismos principios y técnicas pueden utilizarse actualmente para desarrollar sistemas de costes para compañías de seguros, bancos, restaurantes, firmas consultoras, compañías de leasing, empresas públicas" Hicks (1996). En muchas ocasiones el output (objeto de coste) de las actividades de una empresa del sector servicio se mide conforme a los beneficios producidos por dicho servicio, muchos de los cuales son intangibles y resultan (especialmente años atrás) difícil de cuantificar. Esto hace que la identificación de la actividad con el output sea menos predecible. Si a esto se le suma el hecho de que las actividades dentro de empresas del sector servicios son muy diversas, a diferencia de las actividades que se llevan a cabo en entornos industriales que tienen un cierto grado de homogeneidad, se puede entender que el desarrollo de los sistemas ABC en el sector servicios se demorara en comparación con el industrial. Sin embargo, paradójicamente, estas mismas razones que ralentizaron la expansión de los sistemas ABC en las empresas de servicios son las que crearon la necesidad de un cambio en el sistema de cálculo de costes y de información fiable. La intangibilidad del output (los servicios no se pueden almacenar), la dificultad de vincular directamente recursos con servicios (relevancia de los costes indirectos) y la necesidad de medir de alguna forma la satisfacción del cliente y la calidad del servicio evidenciaron la obsolescencia _____________________________________________________________ Metodología ABC 21 de los antiguos modelos de costes y la necesidad de adoptar nuevos sistemas. Y es por eso que en las últimas décadas, y empujadas por el éxito de algunas empresas pioneras, el uso de sistemas ABC para el cálculo de costes dentro del sector servicio está en auge. Si se analizan los cambios, mencionados en la introducción de este capítulo 2, que dan lugar a la introducción de los sistemas ABC: incremento de costes fijos (o indirectos), proporción relativamente pequeña de mano de obra directa, alta incidencia del cambio tecnológico, crecimiento de la diversidad de producto, aumento de la competencia, etc... se puede concluir que estos cambios son aún más agudos en el sector servicios. Esto es lo que empuja a empresas del sector de las telecomunicaciones, como Northern Telecom (1991), u hospitales como el Hospital Alexandria (1990) a desarrollar sistemas de cálculos de costes basados en ABC. Dentro del sector servicios las empresas que primero apostaron por la utilización de modelos ABC para el cálculo de costes fueron empresas financieras, compañías de seguros y empresas de seguridad. Es significativo también la penetración de este modelo en compañías aéreas y de ferrocarriles, empujado principalmente por el aumento de la competencia fruto de estrategias de precios cada vez más bajos. También se encuentran numerosos casos relacionados con la implantación del sistema de costes basado en las actividades entre empresas de distribución y transporte de mercancías o envíos urgentes diferentes de los ferrocarriles o de las compañías aéreas mencionadas anteriormente. Estas empresas utilizan estos sistemas para valorar diversos aspectos de sus negocios, incluido el coste de prestar los servicios a los clientes y la rentabilidad que éstos generan para la empresa. Aunque la mayoría de los investigadores que han estudiado o aplicado el sistema ABC en diferentes sectores proviene del ámbito universitario es sorprendente el escaso número de propuestas existentes sobre su implantación en universidades. _____________________________________________________________ Metodología ABC 22 Tradicionalmente las universidades se han gestionado en base a unos presupuestos. Pero objetivamente, no todos los cursos cuestan lo mismo ya que no requieren las mismas actividades, así como tampoco en la misma proporción, tanto para organizarlos como para impartirlos. El sistema de costes basado en actividades tiene en cuenta la diversidad y la complejidad de los procesos por lo que los costes de los cursos o de los estudiantes se determinaría de una forma más exacta. 2.4.1. Requisitos para la implantación de un sistema ABC en empresas del sector servicios Y aunque resulta complejo definir cuáles son las pautas necesarias para tomar la decisión respecto a si una empresa, y más si se considera la diversidad de las empresas englobadas en el sector servicios, necesita o no un sistema de costes basado en actividades, se pueden señalar algunos requisitos que debe reunir una empresa para que la implantación del ABC sea adecuada: • deben ser importantes los costes indirectos respecto al producto, • debe haber un número significativo de actividades diferentes realizadas en la empresa, • deben ofrecerse servicios variados y en cantidades distintas, • debe existir una organización adecuada para la implantación del método, • debe haber un responsable tras cada actividad, • debe existir un equipamiento informático adecuado para el tratamiento del volumen de datos que dicho método requiere y genera. Sin embargo, a todas estas pautas es necesario añadirle una más que resulta imprescindible y que condiciona de forma significativa el éxito de la implantación y mantenimiento del nuevo sistema de cálculo de costes, ésta no es otra que la involucración e implicación de las personas que componen dicha _____________________________________________________________ Metodología ABC 23 compañía, desde dirección hasta el último trabajador. Obviamente cada uno con su grado de participación y responsabilidad oportuno. En el estudio práctico realizado en el Hospital Duran i Reynals que se expone más adelante en este documento, se pone de relevancia cada una de estas pautas y cómo se dan en menor o mayor medida. También se descubre el grado de implicación de los diferentes profesionales consultados y cómo esto puede afectar a la implantación del nuevo modelo. 2.4.2. Retos para un modelo ABC en el sector servicios A la hora de implantar un modelo de costes ABC se presentan varios retos para la compañía que da este paso. Siendo los principales: Gestión de la información: los modelos de costes ABC necesitan una cantidad importante de información y, a su vez, proporcionan una gran cantidad de la misma. Así pues es necesario definir cómo el nuevo sistema se va a integrar con los diferentes sistemas de información ya existentes en la empresa. También es necesario definir de forma exhaustiva la utilidad que se le va dar a la información obtenida, es decir si la información es utilizada para la toma de decisiones o no, si sirve como herramienta de soporte para el funcionamiento de diferentes departamentos y, en ese caso, para involucrar desde el principio a dichos departamentos, etc… Definición de productos y servicios: la definición de los productos o servicios sobre los que se va a calcular su coste significa un reto especialmente para empresas del sector servicios. Se comprueba en el caso práctico, como uno de los puntos a valorar es la definición de estos objetivos de coste y como es necesario elegir entre diferentes alternativas. Desligar actividad de proceso: es muy común confundir proceso con actividad. Y es que un proceso se compone de actividades y puede llegar a _____________________________________________________________ Metodología ABC 24 darse el caso de que un proceso esté compuesto por una única actividad y esto induzca a pensar que actividad equivale a proceso, cuando no es así. Además dentro de la organización se piensa más en procesos que en actividades, lo que hace necesario una clara distinción de los dos conceptos desde el inicio de la implantación del nuevo modelo. Este punto resultó de especial importancia en la aplicación del Duran i Reynals, puesto que a la vez que se desarrollaba el nuevo modelo ABC se estaban definiendo los procesos contenidos en la certificación ISO. Balance entre servicios y clientes: una de las principales características y ventajas de los modelos ABC es la posibilidad de calcular costes tanto de servicios como de los propios clientes. A su vez esto representa un reto para la organización que consiste en definir las combinaciones servicio/cliente más beneficiosas para la compañía. En el estudio práctico objeto de este estudio, al tratarse de una institución pública que tiene que dar servicio a toda clase de pacientes, la optimización de los servicios/clientes basado en el coste es menos relevante. Aún y con eso, su información sí es de interés para la optimización de la inversión y la gestión adecuada de los recursos, así como para la segmentación de los diferentes pacientes, que puede ayudar a una mejor organización en vistas a prestar el servicio. Inversión de recursos: los modelos de costes ABC proporcionan información relevante sobre los servicios y clientes más beneficiosos. Así pues representa un reto para la organización utilizar dicha información de la forma más eficiente posible. 2.4.3. Pasos para la implantación de un sistema ABC en empresas del sector servicios En la implantación de un nuevo modelo de cálculo de costes basado en actividades existen una serie de pasos que se deben recorrer para que dicha implantación sea exitosa. Se ha escrito mucho al respecto, pero si se _____________________________________________________________ Metodología ABC 25 consideran las fases definidas por Brimson (1991), una de las metodologías más extendidas (haciendo especial hincapié en las fases con más interés para el objetivo de este proyecto), éstas son: 1.- Análisis y definición de las actividades: Se trata de organizar el trabajo que se desarrolla dentro de la organización, tanto el realizado por el personal como por la maquinaria, en actividades. Durante esta fase se construyen los cimientos del modelo ABC. Requiere de un tiempo considerable, siendo con toda probabilidad la fase más costosa de cualquier implantación. Es importante dedicarle el tiempo necesario, pues se trata de un paso clave y un análisis o definición descuidada de las actividades podría resultar en un modelo erróneo. Este análisis y definición de actividades se realiza normalmente mediante una serie de reuniones con el personal y directivos implicados. Es importante que este análisis sea autocrítico y que se base en la realidad del día a día y no en la teoría; es clave que haya un autoanálisis previo por parte de la persona a ser entrevistada. Durante estas reuniones algunas preguntas típicas son: • ¿Qué personas trabajan en el departamento? • ¿Cuáles son sus actividades clave? • ¿Cuánto tiempo dedican a cada actividad? • ¿De qué depende la duración o la efectividad de la actividad? Si esta fase es completada por personas externas a la compañía (lo que es deseable), son necesarias una serie de reuniones previas para entender la organización y familiarizarse con las operaciones que en ella tienen lugar. De esta forma las reuniones propias de la definición de actividades resultan mucho más eficientes. Del resultado de estas reuniones y del análisis de las actividades detectadas resulta la elaboración de un Mapa de Actividades, con las actividades que se _____________________________________________________________ Metodología ABC 32 2.6.3. Actividades En el artículo de Leuven se hace una distinción entre activity group y actividades. Este concepto de activity group no es más que una agrupación de actividades para poder disponer de una visión a más alto nivel de las actividades (quizás con la intención de asimilarlo a procesos). En el modelo que se describe posteriormente no se realiza tal agrupación; es muy importante tener clara la definición de actividad, saber cuáles son las necesidades y la especificidad que requiere el proyecto. Éste es sin duda el punto clave del desarrollo del modelo ABC y en esta decisión intervienen muchos factores, a destacar dos de los que en el presente trabajo resultan más importantes: • La definición de los objeto de coste: no es lo mismo obtener el coste de un paciente con cáncer de próstata que saber el coste de una irradiación tangencial de un tumor de mama. • Compromiso entre la concreción de las actividades y el número de drivers de actividad: una mayor concreción en las actividades incrementa lógicamente el número de actividades y así mismo la complejidad de los drivers de actividad, por otro lado una simplificación de las actividades reduciría el número de drivers de actividad pero influiría en la precisión de los resultados. Así pues, una vez se tiene claro cuáles son los objetos de coste en este modelo, se ha de llegar a un compromiso entre el número y la complejidad de los drivers de actividad y la concreción de las actividades. 2.6.4. Drivers de actividad En Leuven, se propone como drivers de actividad el número de fracciones (semanas) necesarias para una actividad y el número de campos que se han tenido en cuenta en el tratamiento. _____________________________________________________________ Metodología ABC 33 Habiendo determinado que la complejidad del tratamiento ha de ser la base de los drivers de actividad, su definición requiere de un compromiso entre el número de drivers y la precisión esperada en los resultados. En el estudio de Leuven utilizan únicamente el número de sesiones como medida de complejidad del tratamiento, en el modelo que se describe posteriormente se consideran, aparte del número de sesiones, conceptos como órganos críticos a irradiar o número de campos a irradiar. 2.6.5. Objetos de coste En el artículo de Leuven estos objetos de coste los obtienen de la siguiente forma, primero se hace una distinción entre tumores según el órgano donde se encuentra el tumor principal, después entre los de un mismo órgano se hace distinción entre la forma de irradiación escogida y finalmente también se tienen en cuenta algunas variables de complejidad del tratamiento. En el modelo objeto de este proyecto se dividen principalmente por el órgano crítico y sólo en los casos en que haya una gran diferencia en cuanto al tratamiento se divide dicho objeto de coste en dos. Se respeta la clasificación que se utiliza en la actualidad en el servicio de radioterapia. ___________________________ Propuesta de proyecto de aplicación de la metodología ABC 34 3. Propuesta de proyecto de aplicación de la metodología ABC en el servicio de radioterapia del Hospital Oncológico Duran i Reynals Una vez presentada teóricamente la metodología de cálculo de costes basado en actividades (ABC) y sus principales características, así como su inserción en la gestión de empresas del sector servicios y, más concretamente, dentro del sector de la sanidad, es el momento de exponer cómo esta metodología se ha implementado en un caso real. Se desarrolla el modelo de costes ABC en el servicio de radioterapia del Hospital Oncológico Duran i Reynals del ICO (Institut Català d’Oncologia). El ICO es una empresa pública sin ánimo de lucro, creada en 1995 y adscrita al Servei Català de la Salut. Se trata de un centro de atención oncológica integral, que ofrece de forma coordinada (diagnóstico, tratamiento, prevención, investigación y formación) para luchar de forma efectiva y eficiente contra el cáncer. Tres hospitales forman parte del ICO: • Hospital Duran i Reynals (Hospitalet) • Hospital Doctor Josep Trueta (Girona) • Hospital Germans Trias i Pujol (Badalona) Es en el Duran i Reynals dónde el ICO empieza su actividad el año 1996, como centro asistencial para los pacientes de la región sanitaria “costa de ponent”. En seguida se convierte asimismo en el centro de referencia para el tratamiento de tumores de baja frecuencia o alta complejidad terapéutica. En gran medida el Duran i Reynals es un centro de referencia gracias también a la utilización de las técnicas radioterápicas en el tratamiento del cáncer. Y es precisamente el servicio de radioterapia el objeto de estudio de este PFC. ___________________________ Propuesta de proyecto de aplicación de la metodología ABC 35 3.1. ¿Por qué un estudio de cálculo de costes ABC? El ICO es una empresa pública adscrita al Servei Català de la Salut y percibe, como tal, una cantidad estipulada para cubrir los costes del servicio que proporciona. En el caso concreto de los tratamientos de radioterapia, este reparto depende de tres niveles de complejidad. Desde el inicio de la actividad del Hospital Duran i Reynals se ha utilizado siempre estos tres niveles, mientras que el número de diferentes tumores a tratar, las técnicas utilizadas y la propia organización han cambiado a lo largo del tiempo. Esta necesidad es detectada incluso por los propios facultativos y administrativos del departamento deben clasificar un paciente/tratamiento en un nivel de complejidad determinado. Por eso mismo desde el propio estamento médico se elabora un documento: Sistema de Clasificación de la Complejidad de los tratamientos de Radioterapia, en el que se recogen los criterios a seguir para determinar el nivel de complejidad del tratamiento de cada tipo de tumor. Este artículo constituye una valiosa fuente de información para el desarrollo del modelo ABC y sus drivers que se detallan más adelante. Obviamente en el documento mencionado no se analizan costes, ni se cuestiona el coste asignado a cada complejidad, pero es un claro indicio de que la clasificación utilizada administrativamente resulta obsoleta. Recogiendo esta necesidad detectada por los médicos, desde la dirección se decide ir un paso más allá y revisar también la vigencia de los costes asociados a cada tratamiento. Teniendo como base el estudio publicado por la universidad de Leuven referido con anterioridad, se contacta con la UPC para desarrollar un modelo de costes basado en la metodología ABC. Además de la problemática principal se dan una serie de circunstancias que favorecen la implementación del nuevo modelo: • Necesidad de información: aparte de la necesidad de tener una idea clara del coste por tumor, desde la dirección se traslada la necesidad ___________________________ Propuesta de proyecto de aplicación de la metodología ABC 36 de conocer mejor el servicio, sus costes, tiempos, recursos, etc… para poder mejorar la gestión y facilitar la toma de decisiones (tales como por ejemplo la inversión en maquinaria). • Obtención de la ISO 9001: Otro de los factores que favorece el desarrollo del modelo es el hecho de que el propio departamento se encuentra inmerso en la obtención del certificado de la ISO. Con lo cual el proceso de recogida de información acerca del funcionamiento del departamento, necesario para el desarrollo del mapa de actividades, se simplificaba. • Nuevo sistema informático de gestión de información: Recientemente, antes de empezar el proyecto, se ha llevado a cabo la implantación de un nuevo sistema informático de gestión de información interdepartamental. De forma que la obtención de datos necesaria para el desarrollo de un modelo ABC se puede extraer de forma automatizada y relativamente fácil. Es decir, se tiene la necesidad de un mejor flujo y calidad de información, precisamente lo que una metodología ABC proporciona frente a los métodos clásicos de cálculo de costes y, además, se dispone de la información necesaria para alimentar dicho modelo (uno de los requisitos para modelos ABC es disponer de cierto nivel de información). El entorno propicio para desarrollar y validar un modelo basado en el paradigma ABC. ___________________________ Propuesta de proyecto de aplicación de la metodología ABC 37 3.2. Fases del proyecto Para la implementación de este nuevo modelo en el servicio de radioterapia se propone organizar el proyecto en cuatro fases: Fase 1: Análisis Durante esta fase se analiza el servicio de radioterapia con el objetivo de entender en qué consiste un tratamiento de radioterapia, cuáles son los procesos que se siguen, cómo está organizado el servicio, identificar quienes son las personas clave y entender las problemáticas a las que se enfrentan durante el servicio. Esto se consigue por un lado recopilando documentación del propio servicio y por el otro realizando una serie de entrevistas con cada uno de los departamentos que participan del proceso de radioterapia. Fase 2: Diseño En esta segunda fase del proyecto, y con la información obtenida durante la fase de análisis, se definen los diferentes elementos del futuro modelo ABC (recursos, actividades, objetos de costes, drivers, etc…). El principal resultado de esta fase es el mapa de actividades, núcleo de la metodología ABC; la definición de este mapa de actividades es el resultado de un proceso de iteración continuo de propuesta y validación. Fase 3: Implementación Una vez definido el mapa de actividades y los diferentes drivers del modelo de costes ABC se crea la herramienta (en este caso se trata de una hoja de cálculo) que se va a utilizar para obtener los costes de cada uno de nuestros objetos de coste. Durante esta fase también se adecua el modelo diseñado con la realidad de la información disponible en el momento de realizar el estudio (en un futuro se pueden desarrollar mecanismos de recogida de información que permitan incluso extender el modelo). ___________________________ Propuesta de proyecto de aplicación de la metodología ABC 38 Fase 4: Validación Finalmente se introducen los datos contables del servicio para el año objeto de análisis y se obtienen los resultados de costes por objeto de coste para dicho año. Estos resultados y las conclusiones extraídas durante el proceso de implementación del nuevo modelo son presentados a un comité de expertos tanto del servicio de radioterapia como del departamento financiero para su validación. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 39 4. Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC del servicio de radioterapia del Duran i Reynals En este capítulo se recogen las dos primeras fases de la implementación del nuevo modelo: análisis y diseño. La primera fase consiste, por una parte, en el estudio de documentación referente tanto a la organización del servicio de radioterapia como a los procesos seguidos en los diferentes tratamientos oncológicos, y por otra, en una serie de entrevistas con los diferentes departamentos involucrados en los tratamientos de radioterapia. Esto sirve de punto de partida para la segunda fase, el diseño del modelo ABC. Es en esta segunda fase donde se definen los diferentes elementos que componen la metodología ABC (recursos, drivers, actividades y objetos de coste). 4.1. Fase 1: Análisis El primer paso, una vez presentada y aceptada la metodología de colaboración con el ICO, es la recopilación y estudio de información sobre otras implementaciones ABC en el ámbito de la sanidad, oncología, radioterapia, etc… Asimismo y puesto que en este caso concreto en que la medicina y los tratamientos oncológicos con radioterapia no están en nuestra área de conocimiento, también es necesario documentarse sobre los diferentes procedimientos y sus principales características. Ésta es también una de las principales diferencias con los métodos tradicionales; ABC necesariamente acerca al gestor a las actividades que se realizan en la corporación objeto de estudio. Utilizando los recursos propios del ICO se recopila una serie de artículos y publicaciones médicas especializadas, en los que se habla de la incidencia de modelos ABC en diferentes hospitales del mundo, entre todos ellos el que más similitudes tiene con este proyecto es el realizado en el hospital de Leuven ya analizado previamente en el capítulo 2.6. Con esto se obtiene una idea de cuáles son los principales problemas a afrontar en la implementación un ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 40 modelo ABC en el entorno de la sanidad y los actores principales de un tratamiento de radioterapia. En una primera reunión con el director del hospital y el director financiero se presenta la propuesta de proyecto. Por su parte se proporciona una visión general de cómo se organiza el servicio de radioterapia del Duran i Reynals y el servicio que presta. También en esta reunión se recopila la documentación de procesos utilizada durante el proceso de certificación ISO. Esta documentación es de gran ayuda puesto que habla de los procesos específicos del Duran i Reynals en su servicio de radioterapia y, aunque un proceso no debe confundirse con una actividad, sí proporciona el detalle suficiente como para extraer más fácilmente las actividades que se desarrollan. Una vez analizada la información de procesos teóricos definidos en la ISO y con una idea general del servicio, se realiza una primera visita guiada con la jefa del equipo de técnicos de radioterapia donde se observa in situ, de principio a fin, los diferentes procesos en un tratamiento de radioterapia. Aparte de visualizar dichos procesos, se contacta por primera vez con los diferentes departamentos involucrados en un tratamiento de radioterapia: • Dpto. de Administración • Dpto. de Enfermería • Dpto. de Radioterapia • Dpto. Médico • Dpto. de Física Posteriormente se fija una reunión con cada uno de ellos para ver en detalle su participación en el servicio y empezar a identificar las actividades que desarrolla cada uno. Estas reuniones individualizadas con los diferentes departamentos son la principal fuente de información para el desarrollo del modelo. Con el objetivo de optimizar al máximo el rendimiento de estas sesiones se estructuran de la siguiente forma: ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 41 • Introducción del proyecto de implementación del nuevo modelo de cálculo de costes ABC. (UPC) • Descripción detallada de las actividades que realiza día a día el departamento en cuestión con relación al servicio de radioterapia. • Cuestionario de dudas de los procesos definidos en la ISO. Si, una vez terminada la explicación detallada de las diferentes actividades, alguna de las dudas que surgen del análisis de los procesos definidos en la ISO no queda aclarada se traslada a la persona responsable del departamento. • Observación de las diferentes actividades. Se comparte con los profesionales (dentro de lo posible) un tiempo observando las diferentes actividades. 4.1.1. Reunión con el Dpto. de Administración Dentro de este departamento se considera tanto el equipo responsable de la recepción del servicio como el equipo administrativo encargado de dar soporte en los diferentes trámites necesarios durante el proceso. Los principales procesos en los que participa administración son: • Registro y programación de visitas • Atención al paciente • Facturación Con respecto al registro y programación es especialmente relevante la primera visita. Previa a esa primera visita, el departamento recibe las interconsultas – documento facultativo mediante el cual se deriva un paciente al servicio de radioterapia – y las registra a través del programa informático SIAH. Se proporciona un número de historia y un número de solicitud. Una vez generado el número de historia y de solicitud las interconsultas se entregan a secretaría del jefe de Servicio. Una vez en secretaría las interconsultas recibidas el día anterior se distribuyen, con ayuda de las agendas de trabajo de los médicos, ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 48 4.1.4. Reunión con el Dpto. de Física Dentro del departamento de física trabajan tanto físicos como técnicos de física. Al servicio de radioterapia hay asignados actualmente tres físicos más un físico coordinador, pero puede llegar hasta cinco físicos más un coordinador. Por lo que respecta a técnicos de física suele haber una media de seis asignados a radioterapia. En el departamento de física se desarrollan actividades (relacionadas con los tratamientos de radioterapia) principalmente, en dos grandes áreas: • Control de Calidad • Dosimetría 4.1.4.1. Control de Calidad Se entiende por control de calidad todos los controles y mantenimiento de los equipos de irradiación y medición. Hay una serie de controles que se realizan periódicamente, con frecuencia y exhaustividad diferente: diarios, mensuales, semestrales y anuales. Controles diarios Los técnicos de física realizan generalmente los controles diarios, excepto las pruebas de seguridad y condiciones de funcionamiento realizadas por los técnicos operadores de la unidad antes de empezar los tratamientos. Se diferencian tres tipos de pruebas: • Seguridades y condiciones de funcionamiento • Pruebas mecánicas y geométricas • Controles dosimétricos ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 49 Las primeras son de tipo funcional, son verificaciones necesarias para el comienzo de tratamiento. En cuanto a las segundas, se realizan nueve pruebas diferentes: telémetro, TH, láser, luz-giro colimador, coincidencia indicador digital-luz del tamaño de campo, coincidencia tamaño de campo con láminas del MLC, luz-giro brazo, verificación de la escala angular del brazo, luz-giro mesa. Un técnico recoge los datos de las pruebas y los guarda en la red informática. Este mismo técnico se encarga de presentar los resultados al físico responsable de cada unidad, que la verifica y la firma; finalmente se archivan en la carpeta de geometría diaria. Los controles dosimétricos son aquellos dirigidos a comprobar que la dosimetría que se quiere suministrar es realmente la que se recibe. Las pruebas a realizar dependen del equipo de medida utilizado para la verificación, la asignación del equipo de medida depende de la disponibilidad. Los resultados se registran en una hoja de cálculo según equipo de irradiación y medida. El técnico físico, u operador encargado (en el caso de las seguridades y condiciones de funcionamiento), actualiza manualmente el registro de verificaciones, una vez realizadas las pruebas diarias. Controles mensuales, semestrales y anuales Aquí se recogen las pruebas mensuales, semestrales y anuales que se han de realizar a los equipos para verificar su buen funcionamiento. Los tipos de controles son los mismos que en el caso de los diarios: mecánicos y geométricos y controles dosimétricos. Pruebas mecánicas y geométricas (semestrales): • Características geométricas del haz a 0º • Características mecánicas de la unidad • Características mecánicas de la mesa de tratamiento • Coincidencia entre las características funcionales y sus indicadores ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 50 Control dosimétrico: • Mensuales: o Repetitividad o Linealidad o Factores de calibración o Dependencia con la orientación del brazo • Semestrales: o La mitad de las pruebas del estado de referencia inicial o Distribución de dosis absorbida o Características específicas o Elementos modificadores 4.1.4.2. Dosimetría La dosimetría consiste en el estudio de la dosis a irradiar para tratar cada tumor y utiliza como base el TAC o radiografías enviadas por los oncólogos con la zona a irradiar dibujada. Normalmente se tarda entre una y dos horas en realizar una dosimetría. En cuanto a la complejidad de las dosimetrías depende de varios factores: el número de campos de radiación, las diferentes energías radiadas, el número de cambios de posición de paciente e incluso de las particularidades del paciente. Los tumores más complejos desde el punto de vista de física son los otorrinos y los de pulmón. En el proceso de planificación y elaboración de dosimetrías se distinguen cuatro subprocesos: • Gestión de las dosimetrías • Verificación de datos del paciente • Selección de técnicas de tratamiento • Elaboración del informe dosimétrico ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 51 Gestión de las dosimetrías Es el control administrativo de las dosimetrías que entran y salen del departamento de física. Mediante la agenda en red se reciben las peticiones de dosimetrías, el coordinador de técnicos la consulta diariamente, revisa los datos y crea una entrada con las dosimetrías recibidas, allí se distinguen las correctas de las que les falta algún dato. En cuanto a la salida de dosimetría, el físico ha de introducir en la agenda de salidas aquellas dosimetrías que ha firmado, así como las que necesitan consultar al médico. Al final del día se da el “completed” en la agenda de entrada a aquellas que ya han sido introducidas en la agenda de salida y “canceled” a los que se han puesto en revisión. Cada día se imprimen las dosimetrías de entrada y las pendientes. Verificación de datos del paciente Los técnicos de física comprueban que los datos del paciente del que se solicita la dosimetría están completos. Selección de técnicas de tratamiento Es la definición de la técnica de tratamiento que se va a seguir y para la que se van a hacer los cálculos dosimétricos. En la documentación que disponen los técnicos se definen las técnicas más habituales en cada tipo de tumor, para otro tipo de dosimetrías los técnicos deberían consultar al físico. Elaboración de informe dosimétrico Se trata de proporcionar la información en formato informático y en papel de los datos extraídos de la elaboración de la dosimetría. Aparte de estas dos principales áreas, los técnicos de física también realizan una tarea cada vez menos significativa pero que aun así se ha de tener en cuenta que es la elaboración de máscaras, para la sujeción del paciente al acelerador para aquellos tumores más delicados. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 52 En cuanto a las actividades que se observan después de la reunión: • Calibrar Equipos • Calcular Dosimetría • Registrar Información • Elaborar Máscaras • Coordinar Información 4.1.5. Reunión con el Dpto. Médico Dentro del departamento de oncología, hay diez médicos dedicados al servicio de radioterapia incluido el jefe del servicio. Aunque los médicos están involucrados prácticamente en todos los procesos que tienen que ver con el servicio, ya que son las personas de referencia en caso de duda durante el tratamiento, se puede señalar como principales funciones: • Consulta Médica • Planificar Tratamiento • Sesiones Clínicas Con respecto a las consultas médicas se puede diferenciar entre consultas de seguimiento y primeras visitas: En la primera visita el médico recibe al paciente y contrasta con él la información que tiene de historial, interconsultas, pruebas previas, información de su neoplasia, etc.… Realiza un estudio de si está indicado el tratamiento de radioterapia o no. En caso de que necesite alguna prueba complementaria se le indica y se le cita para repetir la 1ª visita. Se informa al paciente de los siguientes pasos, de efectos secundarios, alternativas, etc.… Al finalizar la visita se cita al paciente para el área de planificación. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 53 En cuanto a las visitas de seguimiento semanales, se trata de consultas rápidas (alrededor de 15 minutos) en las que se analiza la evolución del paciente. En el área de planificación se realiza la preparación y diseño del tratamiento con radioterapia. Todo parte de la imagen de la zona a irradiar, ya sea un TAC o una RDR (radiografías). El médico sólo necesita estar presente en caso de RDR, puesto que es clave que la colocación del paciente sea precisa; en caso de TAC no es necesaria la presencia del médico. Con la imagen del paciente, se diseña el tratamiento a seguir definiendo: la alineación del paciente, su posición, la necesidad de inmovilización, aproximación del centro, toma de contornos y diseño de volúmenes. Coloquialmente a este proceso se le conoce como pintar blancos, ya que mediante un programa informático el médico señala las áreas a irradiar con las especificaciones necesarias y las áreas a preservar de la irradiación. Una vez completado el proceso de dosimetría, por el departamento de física, el médico debe verificar que la dosimetría cumple con lo esperado y aprobarla (en caso de que no sea así se envía de nuevo a física y se contacta con ellos). Una vez la dosimetría es firmada por el médico, para empezar el tratamiento es necesario que sea aprobado por el comité de médicos reunidos en sesión clínica. Las sesiones clínicas tienen como finalidad garantizar la calidad del servicio. Son en general reuniones del estamento médico para hacer un seguimiento de los diferentes tratamientos que tienen lugar en el servicio de radioterapia; se centra principalmente en los inicios de tratamiento o en sus cambios. Los tres puntos más importantes de la agenda de la sesión son: Revisión de radiografías de verificación de las puertas de entrada de los haces: ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 54 Comprobación y evaluación de las radiografías de verificación, del inicio de tratamiento o de algún tipo de modificación, por parte del médico responsable y de todo el staff médico. Lectura de pacientes que inician el tratamiento de radioterapia: Se repasan los pacientes que inician tratamiento ese mismo día y en algunos casos se revisan los volúmenes diseñados por el TAC. Aprobación de indicación de radioterapia y del informe dosimétrico: Cada mañana se revisa, discute y aprueba las indicaciones del tratamiento radioterapéutico y el informe dosimétrico de cada paciente para más tarde hacer el tratamiento. El médico responsable presenta los datos y se aprueba por todo el staff médico. Se activan protocolos de tratamiento al igual que informáticos. Más allá de los procesos señalados como principales, hay una serie de tareas que también realiza el equipo médico y que tienen que ver con: formación, control de calidad y coordinación del servicio. El mundo de la medicina y en particular la oncología es un área en constante evolución: nuevos tratamientos, nuevas técnicas se van publicando periódicamente y estar al día de todos estos avances es clave para la mejora continua del servicio. Por este motivo los médicos dedican tiempo a la formación propia (I+D) y a la de nuevos residentes. Además como responsables finales del servicio son también los encargados de asegurar su buen funcionamiento. Con este fin se realizan regularmente estudios sobre los diferentes procesos para evaluar su eficacia e identificar posibles mejoras. Por último como coordinadores del servicio hay una serie de tareas administrativas que deben completar: documentar facultativamente, asignar médicos a pacientes, verificar datos, etc…. En una primera aproximación de las actividades que lleva a cabo el equipo médico destaca las siguientes: ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 55 • Realizar Consulta Médica • Planificar Tratamiento • Realizar Sesiones Clínicas • Dar Formación • Mantener Control de Calidad • Documentar Facultativamente • Asignar Médico • Verificar Datos • Prestar Información ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 56 4.2. Fase 2: Diseño Tras la fase de análisis donde: se identifican los diferentes actores del servicio de radioterapia, se discute y observa los procesos en los que participan cada uno de estos actores, se diseña un primer borrador de las actividades que se dan en cada proceso, donde, también a modo de enunciado, se ha descrito la problemática de cada una de estas actividades y cómo afecta en mayor o menor medida dependiendo del tipo de tumor; es el momento de entrar en el detalle y definir con precisión los agentes del nuevo modelo de cálculo de costes basado en actividades. 4.2.1. Recursos El ICO y en concreto el servicio de radioterapia dispone de una serie de recursos que, en mayor o menor medida, actúan en un tratamiento de radioterapia. A continuación se enuncian los recursos disponibles (las particularidades de cada uno de estos recursos en el servicio del Duran i Reynals se muestran en la Fase de Implementación). 4.2.1.1. Personal: Como se ha visto en la fase de análisis son cinco los departamentos involucrados en los diferentes procesos de un tratamiento de Radioterapia. • Dpto. de Administración: aquí se tienen en cuenta tanto los administrativos que se encargan de la recepción como los encargados de dar soporte administrativo a los diferentes procedimientos a lo largo del tratamiento. • Dpto. de Enfermería: se considera a los enfermeros que se encargan exclusivamente de las actividades propias de enfermería (hay que recordar que el personal de enfermería a veces realiza actividades de técnico de radioterapia). ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 57 • Dpto. de Radioterapia: técnicos de radioterapia. • Dpto. de Física: por parte del dpto. de Física colaboran en los procesos de radioterapia tanto físicos como técnicos de física. • Dpto. Médico: los médicos asignados a tratamientos de radioterapia, incluyendo al jefe del Servicio. Para calcular los costes se consideran sus salarios y las correspondientes cargas sociales. 4.2.1.2. Maquinaria: Una parte importante de los costes de un servicio como el de radioterapia proviene de los equipos de radiación. Además hay una serie de otros equipos que se emplean a lo largo del tratamiento. Así pues se pueden clasificar como: • Aceleradores: son las máquinas encargadas de irradiar la zona tumoral. • Equipos de Diagnóstico: básicamente las máquinas encargadas de hacer las simulaciones (TAC y RDR) • Equipos Informáticos: ordenadores, redes y programas informáticos específicos utilizados por el servicio. • Equipos de Medida: equipos utilizados por el departamento de física para el control, calibrado y mantenimiento del resto de equipos (principalmente aceleradores). De todos estos equipos se considera el coste de alquiler (cuando corresponde), el de mantenimiento, reparación y conservación, así como la amortización o su coste de oportunidad. 4.2.1.3. Instalaciones Las actividades de radioterapia tienen lugar en unas instalaciones, luego los costes derivados de estas instalaciones se deben considerar. En el caso del ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 64 integrarlas en una sola actividad después de llegar a un compromiso entre la simplificación del modelo y la mínima pérdida de precisión introducida. Por otro lado, inicialmente las actividades “Realizar TAC” y “Realizar radiografía” se habían juntado en una actividad bajo la denominación de “Obtener imagen”, pero al analizar las peculiaridades de los varios tratamientos (necesidad de establecer ponderaciones, por ejemplo) se ha optado por segregarlas. 4.2.3.3. Diferenciación de actividades según el orden de cálculo A diferencia del estudio que ha servido de referente, el de una unidad similar en Leuven, se ha procedido en este proyecto - de acuerdo con versiones más evolucionadas del paradigma de fijación de costes en base a las actividades (ABC) - a clasificar las actividades llevadas a cabo en el ICO, según la relación con los objetos de coste, en los dos tipos siguientes: • Actividades Principales Las que tienen que ser asignadas a los objetos de coste, puesto que estos constituyen la razón por la cual se llevan a cabo las actividades. Son, por lo tanto, actividades “exigidas” por los objetos de coste. Por ejemplo: Irradiar. • Actividades Auxiliares Las que tienen que ser asignadas a otras actividades y no a objetos de coste, dado que su realización viene justificada sólo por necesidades de proceso y no por los objetos de coste. Por ejemplo: Tramitar Historias Clínicas Una consecuencia de la anterior definición sobre el sistema de cálculo de costes es la consideración dual de las actividades auxiliares dentro del modelo: a pesar de ser obtenidas a partir de los recursos, tienen que ser tratadas posteriormente de forma similar a los recursos, comoquiera que se tienen que asignar a las actividades que exigen su realización. Por lo tanto, una vez cuantificadas en base a drivers de recurso, tienen que volver a ser repartidas entre las actividades principales con la ayuda de drivers de actividad. Así, las ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 65 actividades principales (desde el punto de vista de análisis de costes) se tienen que cuantificar no tan sólo distribuyendo recursos, sino también añadiendo la parte proporcional de las actividades auxiliares que la actividad principal “obliga” a hacer. 4.2.3.4. Diferenciación de actividades según el comportamiento de coste La mayor parte de los sistemas de costes convencionales tienden a establecer una relación de proporcionalidad entre recursos y objetos de coste, a pesar de que en bastantes supuestos (los llamados “costes indirectos”) no hay constancia de datos que justifiquen esta atribución. La utilización en la metodología de costes ABC de la interfaz que suponen las actividades permite superar este planteamiento y tener en cuenta el comportamiento que realmente experimentan los recursos, dado que es frecuente que las actividades se ejecuten por cuestiones técnicas en lotes, es decir simultáneamente para un grupo de unidades y no individualmente, para cada una de ellas. Así, se ha empleado la tipología de comportamientos de coste detallada en el apartado 2.3.3. A modo de ejemplo: • Actividades Unitarias – Acomodar Paciente. • Actividades de Lote – Prestar Información. • Actividades “Globales” – Gestionar Historias Clínicas. 4.2.3.5. Diccionario de Actividades Como se ha venido explicando la actividad es el núcleo central de los modelos de cálculo de costes ABC, por tanto es importante dedicarle tiempo a definir unas actividades que cumplan con el compromiso de ser actividades homogéneas desde el punto de vista de costes y que además tengan un nivel de detalle que haga del modelo algo práctico y manejable, cubriendo obviamente la totalidad del servicio. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 66 Después de las reuniones con los diferentes departamentos, realizadas en la fase de análisis ya se obtuvo un primer borrador de actividades. A base de más reuniones con los diferentes departamentos y observación presencial de las actividades, la lista se va refinando hasta tener una primera versión del diccionario de actividades. Esa primera versión se comparte individualmente con cada uno de los actores de cada actividad para su validación hasta obtener la versión definitiva. En este caso, después de cinco iteraciones se llega al consenso y se elabora el diccionario de actividades definitivo, que consta de 29 actividades (19 principales y 10 auxiliares). Las actividades principales se han organizado en función del driver principal de la actividad: Campos de irradiación, Sesiones, Órganos Críticos, Pacientes, Máscaras e Infraestructura (estos drivers se explican con más detalle posteriormente). DICCIONARIO DE ACTIVIDADES 1XX.- Actividades Principales (19) 10x – Campos: 101 Irradiar 102 Calcular dosimetría 11x – Órganos críticos: 111 Planificar tratamiento 12x – Sesiones: 121 Prestar información 122 Realizar consulta médica 123 Realizar consulta de enfermería 124 Documentar facultativamente 125 Acomodar paciente 126 Calibrar aceleradores 13x – Pacientes: 131 Asignar médico 132 Analizar tratamientos (en sesión clínica) 133 Realizar Tac ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 67 134 Realizar Radiografía 135 Documentar facturación 14x – Máscaras: 141 Diseñar/Realizar máscaras 15x – Infraestructura: 151 Controlar calidad de procesos 152 Controlar prestaciones 153 Formar residentes 154 Gestionar servicio 101 Irradiar: Tratar el paciente con la emisión de electrones o fotones. 102 Calcular dosimetría: Decidir la técnica a utilizar dentro de las diferentes técnicas disponibles para irradiar un tumor, introducir parámetros (como por ejemplo la rotación de la mesa) y limitaciones de irradiación en órganos críticos, ajustar los colimadores virtuales lo mejor posible. El técnico de física decide, con la información del médico, cual se debe emplear y finalmente establecer la dosis por sesión adecuada en cada caso. 111 Planificar tratamiento: Fijar las dosis requeridas en los diferentes órganos que se ven involucrados en el tratamiento y tras la obtención de la imagen, marcar sobre la imagen extraída el contorno que se desea irradiar, que es enviado posteriormente al departamento de física. 121 Prestar información: Proporcionar información al paciente, ya sea del tratamiento o de tipo psicológico, dietético, etc… por parte del médico o enfermero a lo largo del tratamiento de radioterapia. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 68 122 Realizar consulta médica: Analizar los datos que se extraen de pruebas y/o seguimiento del paciente y cuando procede examinarlo para obtener datos necesarios para la diagnosis clínica. 123 Realizar consulta de enfermería: Examinar al paciente y solventar los posibles efectos secundarios que puedan surgir durante el tratamiento como dermitis, necesidad de sondajes, etc… 124 Documentar facultativamente: Incorporar datos, de tipo médico, en el protocolo de radiación, en el historial, documentación de fin de tratamiento, etc… 125 Acomodar paciente: Situar al paciente en la posición correcta, previamente establecida, (alinear con láseres, etc....) antes de irradiar. 126 Calibrar aceleradores: Realizar diariamente una serie de pruebas a los equipos antes de empezar los tratamientos, para comprobar su correcto funcionamiento. 131 Asignar médico: Adjudicar un paciente a uno de los médicos del departamento, teniendo en cuenta las agendas de dichos facultativos. 132 Analizar tratamientos (en sesión clínica): Presentar, discutir y aprobar tratamientos de los pacientes a los que se les está practicando o se les va a practicar la radioterapia, por parte del estamento médico. 133 Realizar TAC: Extraer una imagen de la neoplasia de cada paciente mediante un scanner 3D. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 69 134 Realizar radiografía: Obtener una imagen de la zona afectada por el tumor, de cada paciente mediante una radiografía, ya sea en la simulación o las RDR previa a la irradiación. 135 Documentar facturación: Proporcionar los datos de cada tratamiento a fin de establecer el nivel de complejidad, que posteriormente proporciona su retribución por parte de la administración correspondiente. 141 Diseñar/Realizar máscaras: Crear moldes y máscaras de inmovilización. 151 Controlar calidad de procesos: Realizar periódicamente estudios sobre los procesos requeridos por el servicio, recogidos habitualmente por la ISO. 152 Controlar prestaciones: Examinar y calibrar, con periodicidad mensual y semestral, los equipos del servicio de radioterapia, necesarios para garantizar su buen funcionamiento. 153 Formar residentes: Instruir a futuros médicos en los procedimientos y tratamientos que se llevan a cabo en el servicio. Es una actividad que imparte uno de los médicos coordinadores de forma rotativa. 154 Gestionar servicio: Organizar las actividades realizadas en todos los procesos del servicio (bien a nivel de facultativos como de físicos) de la forma más adecuada, así como el estudio de mejoras, la tramitación de documentos legales, etc… ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 70 0XX .- Actividades Auxiliares (10) 001 Tramitar historias clínicas 002 Registrar información 003 Atender paciente 004 Posicionar paciente 005 Verificar datos 006 Calibrar equipos de medida 007 Coordinar información 008 Programar agenda 009 Investigar (I+D) 010 Aceptar equipo 001 Tramitar historias clínicas: Trasladar documentos entre los diferentes procesos. Y cuando procede guardar los documentos (por finalización del tratamiento o por no considerarse indicada la radioterapia por parte del médico). 002 Registrar información: Introducir información, de tipo administrativo, en alguna de las dos bases de datos en red: SIAH y VARIS o bien en el protocolo de tratamiento. 003 Atender administrativamente al paciente: Recibir o realizar llamadas telefónicas para informar al paciente. 004 Posicionar paciente: Colocar al paciente, durante la planificación, el día del inicio de tratamiento o en un cambio de técnica, hasta encontrar la posición idónea y en ese punto dibujar las marcas en el cuerpo del paciente para facilitar la acomodación rutinaria del paciente durante el tratamiento. 005 Verificar datos: Comprobar que los datos de dosimetría sean correctos. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 71 006 Calibrar equipos de medida: Evaluar y poner a punto los equipos de medida necesarios para controlar el buen funcionamiento del servicio. 007 Coordinar información: Consultar al médico las dudas surgidas con respecto al tratamiento (en general los físicos). 008 Programar agenda: Comprobar la disponibilidad del médico, el enfermero, la máquina,… y registrar una cita. 009 Investigar (I+D): Actualizar conocimientos, relacionados con tratamientos de radioterapia, mediante congresos, cursillos, etc… 010 Aceptar equipo: Realizar toda una serie de pruebas de aceptación y de establecimiento de estado de referencia, necesarias tras la adquisición de un nuevo equipo. 4.2.4. Drivers de Actividad Para cada actividad se tiene que definir un criterio que haga posible la distribución de su coste entre los diversos objetos de coste, es decir un driver de actividad. De forma análoga a la definición de las actividades, la definición de los drivers de actividad presenta dificultades que se han de superar llegando a ciertos compromisos. De la implementación práctica de este modelo en el servicio de Radioterapia del ICO cabe destacar las siguientes: 4.2.4.1. Fuentes de información de los drivers ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 72 Una primera dificultad proviene habitualmente del mismo proceso de obtención de los datos (generalmente de carácter no contable) que pueden ser empleados como drivers, puesto que difieren según la fuente que suministra la información, casi siempre por el hecho de estar elaboradas con finalidades y/o funcionalidades diferentes. Las incongruencias sobre un mismo tipo de datos afectan sobre todo al procedimiento de cálculo y, caso de ser graves, pueden llegar a poner en entredicho la fiabilidad del análisis. En cuanto al ICO se ha sufrido esta situación en la parte de los drivers de actividad finalmente empleados (número de paciente por tumor, número de campos de irradiación, número de visitas realizadas, etc.) 4.2.4.2. Drivers ideales vs drivers posibles Para toda actividad es relativamente fácil encontrar una relación causa-efecto entre ella y los diversos objetos de coste definidos en el estudio, en la que poder basar los drivers de actividad. No es extraño, pero, que este nexo sea difícilmente medible y/o cuantificable y que, en caso de serlo, también a menudo la empresa o institución no disponga de información fehaciente. En sustitución de estos drivers que se pueden catalogar de ideales, se acostumbra a emplear otros criterios de asignación aproximados al ideal pero que presentan una menor dificultad de recopilación. Así, el uso de drivers “posibles” facilita la aplicación del modelo ABC, a pesar de una cierta pérdida de precisión (asumible) en los resultados obtenidos. 4.2.4.3. Ponderación de drivers de actividad Otra de las características del modelo ABC es la consideración que el consumo de las actividades por parte de los objetos de coste no se produce de forma homogénea: cada uno de ellos disfruta de las actividades con una intensidad que puede diferir de la del resto. Para reflejar este hecho en las unidades de driver, en cuya virtud se asignan costes, se establece una ponderación que otorga más / menos peso en las unidades que provienen de objetos de coste que consumen las actividades con mayor / menor intensidad. La dificultad ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 73 radica en establecer una proporción que se ajuste realmente al consumo exigido por cada objeto de coste. Teniendo en cuenta los retos que se acaban de exponer - la información disponible, considerando los drivers posibles frente a los ideales y ponderando los mismos de forma que reflejen la intensidad de consumo de cada objeto de coste – y tras la validación de los mismos con las personas responsables de cada área del servicio se muestra a continuación, ordenada por el driver principal, la lista definitiva de drivers de actividad definida: DRIVERS DE ACTIVIDAD 10x - Campos: D# 101 Irradiar: El driver principal de esta actividad es el número de campos a Irradiar. Sin embargo existen también tres factores más a tener en cuenta: • Cambios de tratamiento: para aquellos tumores en los que es común algún cambio respecto al tratamiento planificado, que significa añadir una sesión de inicio de tratamiento, se considera que modifica el consumo de la actividad de irradiar de forma análoga a un campo extra por cambio. • Número de sesiones: que pese a no ser el factor dominante, se considera la desviación del estándar (25 sesiones) para ponderar la utilización de los recursos. • TBI (Total Body Irradiation): se trata de un tratamiento especial que consiste en la completa radiación del cuerpo del paciente con fines paliativos. Para considerar la utilización extensiva de los aceleradores durante estos tratamientos se define una constante fijada (3). I = #campos + #cambios de tratamientos + (#sesiones/25) + [(3 si TBI)] ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 80 D# 007 Coordinar información En este caso se usa un driver ponderado en el que las actividades de calcular dosimetría y documentar facturación están ponderadas con el doble respecto al resto, puesto que estas actividades consumen más intensamente la actividad de coordinar información. CI = Ponderado D# 008 Programar agenda Driver ponderado por el número de entradas necesarias para programar la agenda. Planificar tratamiento es la actividad con mayor número de entradas seguida por realizar consulta médica y realizar consulta de enfermería. PA = Ponderado (número de entradas) D# 009 Investigar (I+D) Driver global entre las actividades que requieren de esta actividad: Planificar Tratamiento y Analizar Tratamiento (en Sesión Clínica). ID = Global D# 010 Aceptar equipo Esta actividad auxiliar se asigna directamente a la actividad de Irradiar. En el caso práctico se da que en el periodo analizado no ha habido ninguna incorporación de equipos. AE = Global ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 81 Con las actividades definidas y las relaciones de actividades auxiliares con las principales mediante drivers de actividad se puede dibujar el mapa de actividades que muestra gráficamente la interrelación existente entre ellas: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 82 Organos críticos Pacientes Infraestructura Sesiones Campos 006 009 001 002 003 004 Máscaras 124 134 141 131 111 133 125 121 122 154 153 102 152 151 132 135 101 126 123 005 008 007 010 Programar agenda Investigar (I+D) Tramitar historias clínicas Realizar radiografías Diseñar/Realizar máscaras Infraestructura Driver global #entradas #RD Calcular dosimetría Controlar prestaciones Pacientes #sesiones Realizar consulta de enfermería Irradiar Aceptar equipo Driver global Driver global Calibrar aceleradores #máscaras #sesiones#sesiones Infraestructura#campos/ o.c Verificar datos Coordinar información Driver ponderado #TAC Analizar tratamientos en sesión clínica Controlar calidad de procesos Acomodar paciente #campos/#órgan os críticos Pacientes Documentar facturación Asignar médico Planificar tratamiento Driver global Atender paciente Prestar información Registrar información # de pantallas Realizar TAC #sesiones#sesiones#camposPacientes Calibrar equipos de medida Driver ponderado Posicionar paciente Realizar consulta médica Driver ponderado Formar residentes Infraestructura Documentar facultativamente #sesiones Infraestructura Gestionar servicio MAPA DE ACTIVIDADES Tabla 2: Mapa de Actividades– elaboración propia. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 4.2.5. Objetos de Coste Aunque a primera vista pueda parecer una tarea sencilla, en el caso del sector de servicios y mucho más dentro de servicios sanitarios, la definición de los objetos de coste representa un reto importante, algo que ya se ha enunciado, de forma teórica, en este trabajo al exponer las características de los modelos ABC en el sector servicios. Y el caso del servicio de radioterapia del ICO no es una excepción. El desafío radica en definir una lista manejable y a la vez exhaustiva de los tumores que se tratan en el servicio de radioterapia del Duran i Reynals, sabiendo que cada tratamiento, cada paciente, cada tumor tiene sus propias especificidades. Partiendo de la base que no se factura por tratamiento sino por tipo de tumor y que, por tanto, se tiene que registrar cada tratamiento según un número limitado de tipo de tumores, se obtiene una primera lista del histórico de tumores de la base de datos informática (Varis). Esa primera lista es revisada junto con el jefe del servicio y con uno de los médicos coordinadores, para obtener la lista definitiva de Tipos de Tumores u Objetos de Coste. OBJETOS DE COSTE OC1 – CABEZA Y CUELLO Tipo I OC2 – CABEZA Y CUELLO Tipo II (se tratan con hiperfraccionamiento) OC3 – DIGESTIVOS Complementarios OC4 – DIGESTIVOS Radicales OC5 – GINECOLÓGICOS Complementarios OC6 – GINECOLÓGICOS Radicales OC7 – HEMATOLÓGICOS OC8 – MAMA 2 campos OC9 – MAMA 4 campos OC10 – OJOS OC11 – PALIATIVOS OC12 – PIEL OC13 – PRÓSTATA ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 84 OC14 – PULMÓN OC15 – SARCOMAS OC16 – SNC primarios (SNC – Sistema Nervioso Central) OC17 – SNC Metástasis cerebrales OC17 – TBI (Total Body Irradiation) OC18 – UROGENITALES Aparte de los objetos de coste asociados a tratamientos se han considerado los dos objetos de coste asociados a la propia metodología ABC: OC19 – INFRAESTRUCTURA OC20 – INFRAUTILIZACIÓN ______________________ Implementación y validación del modelo de cálculo de costes ABC 5. Implementación y validación del modelo de cálculo de costes ABC del servicio de radioterapia del Duran i Reynals Una vez analizado y diseñado el modelo ABC para el servicio de radioterapia se procede a la implementación de una herramienta, que siguiendo las directrices del diseño, sea capaz de calcular los costes por tipo de tratamiento en un periodo de tiempo determinado. Por último, una vez implementada la herramienta, se valida con los datos recogidos durante un año natural. 5.1. Fase 3: Implementación Definidos ya todos los elementos del modelo ABC a implementar y sus interrelaciones mediante el mapa de actividades, la siguiente fase del proyecto consiste en crear una herramienta informática, sencilla y manejable para calcular mes a mes el coste de los tratamientos oncológicos del servicio de radioterapia. Se escoge una hoja de cálculo Microsoft Excel, una herramienta que ya usan en el día a día en el departamento contable, lo que facilita su uso futuro. Esta “calculadora” de costes se debe alimentar con cierta información y, en base a las reglas definidas durante el diseño del modelo, debe realizar los cálculos pertinentes para obtener unos resultados válidos. Así pues, se tiene tres bloques principales en la construcción de esta herramienta: Tabla 3: Esquema Herramienta de cálculo – elaboración propia. El bloque de entrada de datos debe permitir que mensualmente se introduzcan todas aquellas variables que cambian mes a mes (coste de los recursos, Algoritmo de Cálculo Datos de entrada Resultados ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 86 Personal Médicos Equipos Aceleradores Físicos Cadplan Técnicos de física Equipos de medida (COBALTO) Radioterapeutas Equipos informáticos VARIS Personal administrativo TAC Enfermeros Rayos X Instalaciones Mantenimiento, limpieza y seguridad edificio Amortizaciones Equipos RT Materiales Sanitarios Equipos Física No sanitarios Equipos informáticos Otros Gastos derivados de investigación Infraestructura Teléfono Suministros Electricidad aceleradores Tasas Electricidad equipos de diagnóstico Gestión historias clínicas Resto de consumo de electricidad Varios Pruebas Pruebas externas RECURSOS número de pacientes/tumor, etc.…). En el algoritmo de cálculo se han incluido todos los parámetros fijos que no cambian con el tiempo, como pueden ser las características de los tratamientos por tipo de tumor (número de sesiones, número de campos, etc….) – aunque existe la posibilidad de que si en un futuro los tratamientos evolucionan y cambia alguna de esas características se pueda ajustar la hoja Excel de forma sencilla –, así como los cálculos diseñados para la obtención del coste por tumor. Finalmente se presentan los resultados a dos niveles: coste unitario por tumor y paciente, coste total por tumor y mes. 5.1.1. Datos de entrada Los datos de entrada que requiere esta herramienta se pueden agrupar en tres tipos: • Coste de recursos • Drivers variables de recurso • Número de pacientes por tumor 5.1.1.1. Coste de recursos Los recursos de los que dispone el servicio de radioterapia del Duran i Reynals son los siguientes: Tabla 4: Recursos del Servicio de Radioterapia – elaboración propia. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 87 Personal: Se introduce el coste de los profesionales que desarrollan actividades en el servicio de radioterapia. Esta información se extrae de la relación de nóminas mensual. Aparte de la nómina como tal, se ha de considerar el coste imputable a vacaciones que se ha de repartir a lo largo del año para no grabar aquellos meses “típicos” de vacaciones. Asimismo se han de integrar los ajustes contables como previsiones y regularizaciones. Además se debe incluir el número de horas que incurre cada grupo de profesionales en el servicio. Y por último también los costes derivados de bajas y substituciones temporales que se consideran costes de infraestructura. Equipos: Se considera el coste de alquiler y mantenimiento de los equipos utilizados en el servicio de radioterapia listados en la tabla de recursos. Esta información está disponible en el archivo de equipos de contabilidad. Amortizaciones: Del inventario del inmovilizado se extrae el coste de amortización de los equipos. Instalaciones: Coste de mantenimiento, limpieza y seguridad de las instalaciones que corresponde a radioterapia. Esta información se mantiene a nivel agregado para todo el ICO, por tanto es necesario aproximarlo proporcionalmente a los m² de superficie dedicada a radioterapia. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 88 COSTE HORAS INFRAESTRUCTURA Personal Total 0,00 0 0,00 Médicos Físicos Técnicos de física Radioterapeutas Personal administrativo Enfermeros Equipos Total 0,00 Aceleradores Cadplan Equipos de medida (COBALTO) Equipos informáticos VARIS TAC Rayos X Amortizaciones Total 0,00 Equipos RT Equipos Física Equipos informáticos Infraestructura Instalaciones Total 0,00 Mantenimiento, limpieza y seguridad edificio Materiales Total 0,00 Sanitarios No sanitarios Suministros Total 0,00 Electricidad aceleradores Electricidad equipos de diagnóstico Resto de consumo de electricidad Otros Total 0,00 Gastos derivados de investigación Teléfono Tasas Gestión historias clínicas Varios Pruebas Total 0,00 Pruebas externas RECURSO RECURSOS Total coste asignado 0,00 Materiales: Se dispone de la información contable de compra de materiales tanto sanitarios como no sanitarios; idealmente debe ser el coste de los materiales consumidos en cada mes, pero esa información no se recoge. Suministros: Se dispone del consumo eléctrico de los aceleradores así como de los equipos de diagnóstico. El resto de consumo eléctrico se tiene a nivel agregado para todo el ICO, por tanto es necesario aproximarlo proporcionalmente a los m² de superficie dedicados a radioterapia. Otros: Se tiene información contable y, por tanto, se debe registrar en la herramienta de cálculo de costes, los siguientes conceptos: Gastos de Investigación, Teléfono, Tasas, Gestión de Historias clínicas y Varios (gestión de residuos, gastos bancarios, etc…). Tabla 5: Interfaz de entrada del coste de recursos – elaboración propia. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 89 0 0 0 8 0,00295 62 0,08857 30 0,06795 0 40 0,10526 36 0,04945 8 0,00295 150 0,21429 0 0 0 0 32 0,01181 157,5 0,225 75 0,16988 35,2 0,022 0 0 375 0,13838 0 0 17,6 0,011 90 0,23684 0 0 0 0 0 10 0,02632 80 0,10989 0 0 0 Coste de actividad 0,00 SALARIOS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Personal administrativo 0,00 0,00 Físicos 0 0 1 Técnicos de física Médicos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Posicionar paciente 0,00 Tramitar historias clínicas Registrar información Atender paciente Verificar datos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Calibrar equipos de medida 0,00 0 0 2 0 0 3 0 0 4 0 0 5 0 0 6 Enfermeros Radioterapeuta s 0,00 5.1.1.2. Drivers variables de recurso: De los drivers de recursos definidos, sólo hay uno que es susceptible de cambiar cada mes y ese es el de número de horas/actividad. Aunque proporcionalmente el tiempo dedicado a cada actividad de un mes a otro debería ser muy parecido en un proceso maduro (como el del servicio de radioterapia), aún así el número de horas fluctúa, de manera que si se dispone de la información real del tiempo dedicado a cada actividad y se introduce en la herramienta mes a mes, el resultado del cálculo es más preciso. Tabla 6: Detalle de los drivers variables de recurso de la herramienta de cálculo – elaboración propia. 5.1.1.3. Número de pacientes por tumor Finalmente otro dato necesario para los cálculos que es variable con el tiempo y, por tanto, debe ser introducido manualmente cada mes es el número de pacientes por tipo de tumor (siguiendo la clasificación de objetos de coste definida en la fase de diseño). Esta información se utiliza en varios drivers de ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 96 Número de Campos: Driver de la actividad Irradiar Definición: I = #campos + #cambios de tratamientos + (#sesiones/25) + [(3 si TBI)] Para cada tipo de tumor se extrae el número de Campos, el número de cambios de tratamiento y el número de sesiones (que se divide por 25) de la tabla proporcionada por el departamento médico. En el caso de los TBI se le suma 3 (son los tumores con mayor irradiación). Esto representa la intensidad con que un tratamiento de un tipo de tumor consume la actividad de Irradiar. Pero como los datos de costes que se manejan son los de todo un mes, y durante ese mes se realizan un número X de tratamientos por tipo de tumor, esa intensidad se debe normalizar por el número de pacientes de cada tipo de tumor. ¿Cómo se hace esta normalización? El driver /intensidad calculado (de la forma explicada en el párrafo anterior) se multiplica por el número de pacientes con ese tipo de tumor durante ese mes, así para todos los tipos de tumor y se suman todos esos productos resultando un valor del total de intensidad. Finalmente para obtener el driver para obtener el coste de un tratamiento de un tipo de tumor durante ese mes sólo se tiene que dividir la intensidad de dicho tumor por la intensidad total. A continuación se muestra el ejemplo del cálculo para un tumor de próstata durante un mes cualquiera. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 97 Tabla 12: Detalle del cálculo del driver de la actividad de Irradiar de la herramienta de cálculo – elaboración propia. D101 = intensidad con la que un tumor de próstata consume la actividad de irradiar (es uno de los tumores con mayor consumo de la actividad irradiar puesto que tiene un elevado número de campos, por ejemplo un tumor hematológico tiene una intensidad de 2,8) D101 = 6 + 0,5 + 30/25 = 7,9 D101*Pacientes = 7,9 * 23 = 181,70  =7,9D101×Pacientes  +D101×Pacientes  !"ó# +⋯ %=0,0095609 Número de Órganos Críticos: Driver de la actividad Planificar Tratamiento 1 no órgano crítico Definición: P = 2 si órgano crítico 1,5 si posible órgano crítico # pacientes #campos #de cambios de tratamiento #sesiones/2 5TBI ? 6,00 0,50 1,40 N/A D101 D101*pacientes 7,90 181,70 Irradiar Próstata 101 Driver 0,0095609 D101= #campos + #cambios de tratamiento + #sesiones/25 + (3 si TBI) 23 ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 98 En este caso la dificultad al planificar un tratamiento radica en la existencia o no de órganos críticos, puesto que en el caso de que los haya, la planificación resulta más compleja, ya que hay que evitar irradiar esos órganos con más de una cierta cantidad tolerable. Para que el driver sea unitario e independiente del número de pacientes por mes se usa la misma normalización vista en el caso anterior. A continuación se muestra el ejemplo del cálculo para un tumor hematológico durante el mismo mes. Tabla 13: Detalle del cálculo del driver de la actividad de Planificar Tratamiento de la herramienta de cálculo – elaboración propia. D111 = 1,5 D111*Pacientes = 1,5 * 7 = 10,50  =1,5(D111×Pacientes )*"!ó+,- +D111×Pacientes  !"ó# +⋯. %=0,0052910 # pacientes D111 D111*pacientes Driver 1,50 10,50 0,0052910 111 Planificar tratamiento D111=1 si no órgano crítico ;1,5 si posible órgano crítico; 2 si órgano crítico #de órganos críticos Hematológicos 7 1,50 ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 99 Número de Sesiones: Driver de la actividad Realizar Consulta de Enfermería Definición: RCE= # sesiones ; excepto mama, próstata y cabeza y cuello RCE= #sesiones/2 ; para mama, próstata y cabeza y cuello RCE’ = RCE*2 ; para tratamientos de alta toxicidad Se realiza una consulta de enfermería semanalmente durante el tratamiento (excepto para mama, próstata y cabeza y cuello, que se hace bisemanal), por tanto dependiendo del número de sesiones se hacen más o menos consultas. Es también necesario ponderarlo por la toxicidad puesto que aquellos tumores más tóxicos requieren más tiempo de curas. Igual que en el resto de casos se hace una normalización con el número de pacientes. A continuación se muestra el ejemplo del cálculo para los tumores de cabeza y cuello. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 100 Tabla 14: Detalle del cálculo del driver de la actividad de Realizar consulta de enfermería de la herramienta de cálculo – elaboración propia. D123 = (35/2) x 2 = 70 D123*Pacientes = 70 * 12 = 840  =70(D123×Pacientes )*"!ó+,- +D123×Pacientes  !"ó# +⋯. %= 0,0140788 Número de Pacientes: Driver de la actividad 133 Realizar TAC En el caso de los drivers catalogados como dependientes del número de pacientes, como el objetivo final del estudio es obtener el coste unitario por tumor y paciente, en la implementación práctica son tratados como drivers globales. Definición: RT = #global; excepto paliativos = 0 # pacientes toxicidad alta D123 D123*pacientes Driver 70,00 840,00 0,0140788 alta D123 D123*pacientes Driver 70,00 420,00 0,0140788 Tipo II 6 Tipo I 12 Realizar consulta de enfermería D123=# de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello 2 = sesiones/2), ponderado por toxicidad 123 CABEZA Y CUELLO # de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello = sesiones/2) 35,00 35,00 ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 101 A todos los pacientes excepto para los casos paliativos se les realiza un TAC para obtener la imagen del tumor a irradiar. Por tanto todos los tumores (menos los paliativos) consumen unitariamente (por paciente) la actividad de realizar TAC con la misma proporción. Obviamente, a nivel tumor/mes aquellos tumores con mayor número de pacientes consumen en mayor medida la actividad de Realizar Tac. Tabla 15: Detalle del cálculo del driver de la actividad de Realizar TAC de la herramienta de cálculo – elaboración propia. A continuación se muestra el ejemplo del cálculo para tumores de pulmón. D133 = 1 D133*Pacientes = 1 * 12 = 12  =1(D133×Pacientes )*"!ó+,- +D133×Pacientes  !"ó# +⋯. %=0,0062893 # pacientes D133*pacientes Driver 12,00 0,0062893 1,00 Realizar TAC Pulmón D133=global; excepto paliativos 133 12 ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 102 5.1.2.4. Paso 4.- Asignación de los costes de actividad a los objetos de coste mediante los drivers de actividad calculados. Teniendo el coste de las actividades y el driver de actividad, el siguiente paso es sumar todas las actividades consumidas por el objeto de coste; el resultado es el coste de un tumor del tipo X durante el mes Y. Tabla 16: Detalle del cálculo del coste por tumor de la herramienta de cálculo – elaboración propia. Adicionalmente ese resultado se multiplica por el número de pacientes de cada tumor para tener el coste de los tratamientos realizados ese mes por tipo de tumor. 101 COSTE TRATAMIENTO DICIEMBRE 102 112 121 93.909,70 16.186,59 Irradiar Calcular dosimetría Planificar tratamiento 14.529,95 15.496,75 0,0126286 0,0126286 COSTE POR PACIENTE Prestar información 27797,24 16083,08Tipo II 2680,51 0,0099943 CABEZA Y CUELLO 943,32 183,49 109,32 161,77 0,0070547 Tipo I 2316,44 784,21 183,49 109,32 161,77 0,0070547 0,00999430,0083507 0,0100450 Coste Actividad Driver de actividad Coste Tumor/Paciente ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 103 5.2. Fase 4: Validación Tras la fase de implementación, se debe validar el nuevo sistema de cálculo de costes basado en actividades con datos reales, analizar los resultados y finalmente extraer conclusiones. Para validar el modelo se toman los datos del año n. De cara a mostrar el proceso seguido, se detalla a modo de ejemplo los pasos realizados para uno de los meses, el mes de Diciembre. Cálculo de costes por tumor para el mes de Diciembre Como se ha expuesto en la fase de implementación, el sistema consta de tres grandes bloques: Datos de Entrada: donde se recogen los costes de recursos, los drivers de recursos variables y el número de pacientes por tumor/mes. Algoritmo de Cálculo: donde se realizan los cálculos necesarios para obtener el coste por tumor/paciente en el mes correspondiente. Resultados: donde se obtienen los resultados para los diferentes objetos de coste. 5.2.1. Datos de Entrada 5.2.1.1. Coste de recursos Personal: Del departamento de contabilidad se obtiene la relación de nóminas del año n. De este documento, y en concreto para el mes de Diciembre, se extrae la siguiente información: ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 104 • Salario mensual de cada grupo de profesionales. • Coste imputable a vacaciones. • Coste imputable a infraestructura (bajas y sustituciones) • Ajustes contables Si se toma como ejemplo la información extraída de la hoja de nóminas del personal médico dedicado al servicio de radioterapia para el mes mencionado. MÉDICOS Tabla 17: Coste del personal médico – elaboración propia. Analizando los datos se extrae que son diez los médicos que se dedican exclusivamente al servicio de radioterapia y, por tanto, su salario mensual así como la seguridad social y la prorrata suman el coste del personal médico durante el mes de Diciembre por lo que respecta a nóminas. En este caso se da la circunstancia de que uno de los médicos se encuentra de baja, el coste derivado de esa baja no puede ser imputado a los objetos de coste puesto que no realiza ninguna actividad y se considera entonces como un coste de infraestructura. mes TRABAJADOR BRUTO S.S.EMP PRORRATA 12 MÉDICO 1 3.567,14 644,63 490,90 BAJA 12 MÉDICO 2 4.167,59 644,63 12 MÉDICO 3 4.010,29 644,63 495,42 12 MÉDICO 4 4.782,20 644,63 547,66 12 MÉDICO 5 4.411,58 644,63 490,90 12 MÉDICO 6 4.532,76 644,63 547,12 AYUDA PLANTA 12 MÉDICO 7 3.128,91 644,63 417,98 12 MÉDICO 8 3.696,12 644,63 507,38 12 MÉDICO 9 4.044,80 644,63 496,50 12 MÉDICO 10 3.817,80 644,63 558,54 12 MÉDICO 11 4.963,57 644,63 548,20 12 MÉDICO 12 4.315,69 612,40 638,66 49.438,45 7.703,33 5.739,26 imputable directo 53.877,30 imputable vacaciones no imputable (infraestructura) 9.003,74 ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 105 Por último, uno de los médicos asignados al servicio de radioterapia, durante este mes, no se dedicó a tratamientos de radioterapia como tal (si no a ayuda en planta), así que de igual forma su coste no puede ser imputado a los objetos de coste y es considerado coste de infraestructura. En el caso del personal médico durante el mes analizado no se considera ningún extra coste derivado de las vacaciones. Durante los meses estivales se da una serie de contrataciones temporales para suplir a los facultativos que se encuentran de vacaciones. Como ya se ha comentado a la hora de repartir ese extra coste y con el objetivo de no grabar los meses típicamente vacacionales, se divide equitativamente entre los doce meses del año. De forma análoga se realiza el mismo ejercicio para el resto de grupos profesionales: ENFERMERÍA Tabla 18: Coste del personal de enfermería – elaboración propia. TÉCNICOS DE RADIOTERAPIA mes TRABAJADOR BRUTO S.S.EMP PRORRATA 12 ENFERMERO 1 1.200,66 327,76 188,16 12 ENFERMERO 1 665,49 181,60 104,00 12 ENFERMERO 1 12 ENFERMERO 2 1.964,04 515,00 12 ENFERMERO 3 1.954,22 531,62 298,42 5.784,41 1.555,98 590,58 imputable directo 7.930,97 imputable vacaciones no imputable (infraestructura) ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 112 dispone a nivel agregado, a nivel de todo el ICO. Para obtener la parte correspondiente a radioterapia se distribuye el coste total en proporción a los m² de superficie que ocupa el servicio. El ICO tiene un total de 8900 m², y tomando como referencia los planos de los espacios dedicados a radioterapia y los del departamento de física, se obtiene que para el servicio de radioterapia se utilizan 1247,05 m². De esta forma el coste de instalaciones es: ICO Radioterapia 8900 m² 1247,05 m² Limpieza 63.599,11 8.911,38 Seguridad 121.005,60 16.955,06 Mantenimiento 213.867,64 29.966,70 55.833,14 Coste Total Año n 4.652,76 Coste/mes Tabla 29: Coste de las instalaciones – elaboración propia. Materiales Del registro contable se extrae la relación de materiales comprados cada mes: Materiales Coste Diciembre Sanitarios 15964,00 No Sanitarios 1086,00 Tabla 30: Coste de los materiales – elaboración propia Suministros Dentro de suministros se considera únicamente los gastos de electricidad, el resto de suministros no se han considerado relevantes. El consumo de electricidad es bastante significativo, ya que los aceleradores precisan de un alto consumo eléctrico para funcionar. Se dispone del consumo de los aceleradores por un lado, de los equipos de diagnóstico (TAC y rayos X) por otro y, por último, para el cálculo del resto de ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 113 consumo eléctrico del departamento se obtiene de forma análoga a la aproximación hecha para el coste de instalaciones, es decir proporcionalmente a la superficie ocupada. Así los costes derivados del consumo eléctrico para el mes analizado son: Aceleradores Equipos de diagnóstico Otros Coste Electricidad Diciembre 1675,16 305,13 2849,31 Tabla 31: Coste de electricidad – elaboración propia Otros También se incluye la información contable de los gastos derivados de: Otros Coste Diciembre Gastos derivados de investigación 1051,78 Teléfono 2248,85 Tasas 342,82 Gestión historias clínicas 31,35 Varios 447,45 Tabla 32: Otros costes – elaboración propia Con esta información recogida, la hoja de entrada de datos de la herramienta (en su parte de coste de recursos) queda de la siguiente forma: ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 114 Tabla 33: Interfaz de entrada de costes de recurso para el mes en cuestión – elaboración propia 5.2.1.2. Drivers de Recursos Variables Número de horas del personal por actividad Como se ha expuesto en el planteamiento teórico de la implementación de una herramienta de cálculo de costes, el driver de recurso de horas dedicadas por el personal a una actividad en concreto, debe ser idealmente el tiempo real dedicado, pero en muchas ocasiones medir y registrar este tiempo en la práctica resulta costoso. COSTE HORAS INFRAESTRUCTURA Personal Total 167771,82 6910 20203,63 Médicos 60543,45 1600 9003,74 Físicos 18265,83 480 0 Técnicos de física 15482,79 910 1324,42 Radioterapeutas 50561,69 2710 8966,08 Personal administrativo 14223,28 760 909,39 Enfermeros 8694,78 450 0 Equipos Total 55461,90 Aceleradores 45087,05 Cadplan 2035,73 Equipos de medida (COBALTO) 1389,38 Equipos informáticos VARIS 2035,73 TAC 3674,61 Rayos X 1239,41 Amortizaciones Total 27231,64 Equipos RT 23281,28 Equipos Física 1575,33 Equipos informáticos 1861,67 Infraestructura 513,36 Instalaciones Total 4652,76 Mantenimiento, limpieza y seguridad edificio 4652,76 Materiales Total 17050,00 Sanitarios 15964 No sanitarios 1086 Suministros Total 4829,60 Electricidad aceleradores 1675,16 Electricidad equipos de diagnóstico 305,13 Resto de consumo de electricidad 2849,31 Otros Total 4122,25 Gastos derivados de investigación 1051,78 Teléfono 2248,85 Tasas 342,82 Gestión historias clínicas 31,35 Varios 447,45 Pruebas Total 33427,00 Pruebas externas 33427 Total coste asignado 301323,59 RECURSOS RECURSO ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 115 Así pues se suele estimar la proporción del tiempo total que se dedica a cada actividad. Esta aproximación es aceptable en las primeras fases de la implementación de un sistema como el que aquí se pone en práctica, sin embargo a medida que el modelo va madurando es recomendable intentar medir el tiempo real dedicado a las actividades (es común hoy encontrar en el mercado herramientas de registro de horas por tarea) y de esa forma obtener información tan útil como el coste de infrautilización. Afortunadamente se ha podido comprobar en este caso práctico ambos enfoques, con horas reales y relativas. El departamento de enfermería, en una iniciativa piloto del departamento desarrollada durante el año en cuestión, ha venido registrando el tiempo real dedicado a las diferentes consultas. Para el resto de personal, tras presenciar “in situ” las diferentes actividades y validarlas con los respectivos responsables, se consensuó un porcentaje del tiempo total a cada una de las actividades. A continuación el detalle de los diferentes grupos profesionales: MEDICOS: Asignados al servicio de radioterapia hay seis médicos dedicados plenamente, tres coordinadores (uno responsable de calidad, otro de la formación y el último a la coordinación médica) y finalmente un jefe de servicio (“cap de servei”). La jornada laboral de los médicos es de 40 horas semanales. Los médicos realizan las siguientes actividades: • 004 Posicionar paciente: 1 horas/semana/medico • 005 Verificar datos: 0,5 horas/semana/medico • 111 Planificar tratamiento: 6,5 horas/semana/medico • 121 Prestar información: 9 horas/semana/medico • 122 Realizar consulta médica: 15 horas/semana/medico • 124 Documentar facultativamente: 3 horas/semana/medico ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 116 • 132 Analizar tratamientos (en sesión clínica): 5 horas/semana/medico El coordinador responsable de Calidad realiza las siguientes actividades: • 004 Posicionar paciente: 0,8 horas/semana • 005 Verificar datos: 0,4 horas/semana • 009 Investigar (I+D): 1,75 horas/semana • 111 Planificar tratamiento: 5,2 horas/semana • 121 Prestar información: 7,2 horas/semana • 122 Realizar consulta médica: 12 horas/semana • 124 Documentar facultativamente: 2,4 horas/semana • 132 Analizar tratamientos (en sesión clínica): 4 horas/semana • 151 Controlar calidad de procesos: 6,25 horas/semana El coordinador responsable de la Formación realiza las siguientes actividades: • 004 Posicionar paciente: 0,8 horas/semana • 005 Verificar datos: 0,4 horas/semana • 009 Investigar (I+D): 3 horas/semana • 111 Planificar tratamiento: 5,2 horas/semana • 121 Prestar información: 7,2 horas/semana • 122 Realizar consulta médica: 12 horas/semana • 124 Documentar facultativamente: 2,4 horas/semana • 132 Analizar tratamientos (en sesión clínica): 4 horas/semana • 153 Formar residentes: 5 horas/semana El coordinador responsable de la Coordinación Médica realiza las siguientes actividades: • 004 Posicionar paciente: 0,8 horas/semana ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 117 • 005 Verificar datos: 0,4 horas/semana • 009 Investigar (I+D): 3 horas/semana • 111 Planificar tratamiento: 5,2 horas/semana • 121 Prestar información: 7,2 horas/semana • 122 Realizar consulta médica: 12 horas/semana • 124 Documentar facultativamente: 2,4 horas/semana • 131 Asignar médico: 5 horas/semana • 132 Analizar tratamientos (en sesión clínica): 4 horas/semana El jefe de servicio realiza las siguientes actividades: • 004 Posicionar paciente: 0,4 horas/semana • 005 Verificar datos: 0,2 horas/semana • 007 Coordinar información: 10 horas/semana • 009 Investigar (I+D): 5 horas/semana • 111 Planificar tratamiento: 2,6 horas/semana • 121 Prestar información: 3,6 horas/semana • 122 Realizar consulta médica: 6 horas/semana • 124 Documentar facultativamente: 1,2 horas/semana • 132 Analizar tratamientos (en sesión clínica): 2 horas/semana • 154 Gestionar servicio: 9 horas/semana De esta forma si se aplica lo anterior al mes analizado de veinte días laborables, el resultado es el que se muestra en la tabla: ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 118 Tabla 34: Horas por actividad del personal médico – elaboración propia En la hoja de cálculo se introduce el número de horas totales de cada actividad que se muestra en rojo en la última columna. ENFERMERÍA Como se ha expuesto anteriormente, el departamento de enfermería durante el periodo estudiado ha estado midiendo el tiempo que dedica a sus actividades principales: Prestar información, Realizar consulta de enfermería y Documentar facultativamente. Durante dicho mes las horas invertidas en estas actividades por los enfermeros dedicados al servicio de radioterapia (tres enfermeros), en jornada de 37,5 horas semanales, son las siguientes: ACTIVIDADES HORAS MÉDICO CALIDAD FORMACIÓN COORDINACIÓN MÉDICA HORAS CAP DE SERVEI TOTAL HORAS MÉDICOS TOTAL HORAS COORDINADORES TOTAL HORAS CAP SERVEI TOTAL HORAS ACTIVIDAD 004 Posicionar paciente 4 3,2 3,2 3,2 1,6 24 9,6 1,6 35,2 005 Verificar datos 2 1,6 1,6 1,6 0,8 12 4,8 0,8 17,6 007 Coordinar información 40 40 40 009 Investigar (I+D) 7 12 12 20 31 20 51 111 Planificar tratamiento 26 20,8 20,8 20,8 10,4 156 62,4 10,4 228,8 121 Prestar información 36 28,8 28,8 28,8 14,4 216 86,4 14,4 316,8 122 Realizar consulta médica 60 48 48 48 24 360 144 24 528 124 Documentar facultativamente 12 9,6 9,6 9,6 4,8 72 28,8 4,8 105,6 131 Asignar médico 20 20 20 132 Analizar tratamientos (en sesión clínica) 20 16 16 16 8 120 48 8 176 151 Controlar calidad de procesos 25 25 25 153 Formar residentes 20 20 20 154 Gestionar servicio 36 36 36 160 160 160 160 160 960 480 160 1600 HORAS COORDINADORES ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 119 • 121 Prestar información: 122,95 horas • 123 Realizar consulta de enfermería: 62,25 horas • 124 Documentar facultativamente: 46,3 horas Además de estas actividades principales los enfermeros realizan una serie de actividades auxiliares, cuya dedicación ha sido aproximada por: • 001 Tramitar Historias Clínicas: 2,5 horas/semana/enfermero • 003 Atender Paciente: 6,25 horas/semana/enfermero • 007 Coordinar información: 2,5 horas/semana/enfermero • 008 Programar Agenda: 6,25 horas/semana/enfermero De esta forma si se aplica lo anterior al mes de diciembre, con veinte días laborables, el resultado es el que se muestra en la tabla: Tabla 35: Horas por actividad del personal de enfermería – elaboración propia La principal diferencia que se deriva del uso de este enfoque más “real” es que una vez introducidos estos datos en la herramienta, se obtiene un coste de ACTIVIDADES TOTAL HORAS ACTIVIDAD 001 Tramitar Historias Clínicas 30 003 Atender Paciente 75 007 Coordinar información 30 008 Programar Agenda 75 121 Prestar información 122,95 123 Realizar consulta de enfermería 62,25 124 Documentar facultativamente 46,3 441,5 ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 120 infrautilización. Tres enfermeros en jornadas de 37,5 horas semanales durante el mes de diciembre resultan en 450 horas laborables, de las cuales 441,5 han sido dedicadas a tareas del servicio, por tanto hay 8,5 horas (1,9% del tiempo) de “infrautilización” del personal de enfermería. Este tiempo se puede medir en coste y es otra de las informaciones que proporciona la herramienta implementada: Tabla 36: Detalle del coste de infrautilización – elaboración propia Nota: No es objeto de este estudio la gestión derivada de la información proporcionada por esta metodología, pero a modo de apunte, existen unas tolerancias en cuanto al porcentaje de infrautilización aceptable (incluso recomendable) para el buen funcionamiento del servicio. TÉCNICOS DE RADIOTERAPIA Dentro de los técnicos de radioterapia asignados al servicio se puede distinguir quince de ellos dedicados a irradiar pacientes con los aceleradores, otro se encarga de realizar las pruebas en el TAC y otro está dedicado a las radiografías, todos ellos en régimen laboral de 37,5 horas semanales. Por último hay un coordinador de los técnicos en jornada de 40 horas semanales. Siguiendo el mismo enfoque que el explicado para los médicos, los resultados siguientes: SALARIOS Coste Infrautilización ( € ) Horas teóricas Total Horas Recurso 450 441,5 8694,78 Coste de recurso Enfermeros Coste de actividad 164,23 ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 121 Tabla 37: Horas por actividad de los técnicos de radioterapia – elaboración propia ADMINISTRATIVOS En el departamento administrativo hay asignados al servicio de radioterapia tres administrativos por la mañana, y uno por la tarde (este último dedica el 40% de su tiempo a Braquiterapia, servicio que no se considera en este estudio), todos ellos en jornadas de 37,5 horas semanales. También existe un coordinador de administración en jornada de 40 horas semanales. ACTIVIDADES HORAS RADIOTERAPEUTA (IRRADIAR) HORAS RADIOTERAPEUTA (TAC) HORAS RADIOTERAPEUTA (RX) HORAS COORDINADOR RT TOTAL HORAS RADIOTERAPEUTAS (IRRADIAR) TOTAL HORAS RADIOTERAPEUTAS (TAC) TOTAL HORAS RADIOTERAPEUTAS (RX) TOTAL HORAS COORDINADOR RT TOTAL HORAS ACTIVIDAD 001 Tramitar Historias Clínicas 8 0 0 0 8 8 002 Registrar información 8 0 0 0 8 8 003 Atender Paciente 32 0 0 0 32 32 004 Posicionar paciente 15 75 75 225 75 75 0 375 007 Coordinar información 48 0 0 0 48 48 008 Programar Agenda 16 0 0 0 16 16 101 Irradiar 60 900 0 0 0 900 125 Acomodar paciente 75 1125 0 0 0 1125 132 Analizar tratamientos (en sesión clínica) 16 0 0 0 16 16 133 Realizar TAC 75 0 75 0 0 75 134 Realizar Radiografía 75 0 0 75 0 75 151 Controlar calidad de procesos 32 0 0 0 32 32 150 150 150 160 2250 150 150 160 2710 ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ___ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 128 ACTIVITY DRIVERS # pacientes #campos #de cambios de tratamiento #sesiones/25 TBI ? #campos #de cambios de tratamiento #de órganos críticos toxicidad 3,00 2,50 1,40 N/A 3,00 2,50 1,00 alta D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 6,90 82,80 13,50 162,00 0,0126286 2,00 24,00 0,0070547 35,00 420,00 0,0099943 35,00 420,00 0,0099943 70,00 840,00 0,0140788 35,00 420,00 0,0099943 3,00 2,50 2,80 N/A 3,00 2,50 1,00 alta D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 8,30 49,80 13,50 81,00 0,0126286 2,00 12,00 0,0070547 35,00 210,00 0,0099943 35,00 210,00 0,0099943 70,00 420,00 0,0140788 35,00 210,00 0,0099943 3,00 1,00 1,00 N/A 3,00 1,00 1,00 alta D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 5,00 75,00 9,00 135,00 0,0084191 2,00 30,00 0,0070547 25,00 375,00 0,0071388 25,00 375,00 0,0071388 50,00 750,00 0,0100563 25,00 375,00 0,0071388 5,00 1,00 1,40 N/A 5,00 1,00 1,00 alta D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 7,40 22,20 15,00 45,00 0,0140318 1,00 3,00 0,0035273 35,00 105,00 0,0099943 35,00 105,00 0,0099943 70,00 210,00 0,0140788 35,00 105,00 0,0099943 4,00 0,00 1,00 N/A 4,00 0,00 0,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 5,00 30,00 4,00 24,00 0,0037418 1,00 6,00 0,0035273 25,00 150,00 0,0071388 25,00 150,00 0,0071388 25,00 150,00 0,0050282 25,00 150,00 0,0071388 4,00 1,00 1,20 N/A 4,00 1,00 0,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 6,20 12,40 8,00 16,00 0,0074836 2,00 4,00 0,0070547 30,00 60,00 0,0085665 30,00 60,00 0,0085665 30,00 60,00 0,0060338 30,00 60,00 0,0085665 2,00 0,00 0,80 N/A 2,00 0,00 1,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 2,80 19,60 4,00 28,00 0,0037418 1,50 10,50 0,0052910 20,00 140,00 0,0057110 20,00 140,00 0,0057110 20,00 140,00 0,0040225 20,00 140,00 0,0057110 2,00 0,50 1,20 N/A 2,00 0,50 0,50 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 3,70 111,00 4,00 120,00 0,0037418 1,50 45,00 0,0052910 15,00 450,00 0,0042833 15,00 450,00 0,0042833 15,00 450,00 0,0030169 15,00 450,00 0,0042833 4,00 0,50 1,20 N/A 4,00 0,50 0,50 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 5,70 39,90 8,00 56,00 0,0074836 1,00 7,00 0,0035273 15,00 105,00 0,0042833 15,00 105,00 0,0042833 15,00 105,00 0,0030169 15,00 105,00 0,0042833 2,00 0,00 0,40 N/A 2,00 0,00 0,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 2,40 0,00 2,00 0,00 0,0000000 1,00 0,00 0,0000000 10,00 0,00 0,0000000 10,00 0,00 0,0000000 10,00 0,00 0,0000000 10,00 0,00 0,0000000 1,50 0,00 0,30 N/A 1,50 0,00 0,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 1,80 50,40 1,50 42,00 0,0014032 1,00 28,00 0,0035273 7,50 210,00 0,0021416 7,50 210,00 0,0021416 7,50 210,00 0,0015084 7,50 210,00 0,0021416 1,00 0,00 0,52 N/A 1,00 0,00 0,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 1,52 7,60 1,00 5,00 0,0009355 1,00 5,00 0,0035273 13,00 65,00 0,0037122 13,00 65,00 0,0037122 13,00 65,00 0,0026146 13,00 65,00 0,0037122 6,00 0,50 1,40 N/A 6,00 0,50 0,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 7,90 181,70 9,00 207,00 0,0084191 2,00 46,00 0,0070547 17,50 402,50 0,0049971 17,50 402,50 0,0049971 17,50 402,50 0,0035197 17,50 402,50 0,0049971 3,00 0,00 1,20 N/A 3,00 0,00 1,00 alta D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 4,20 50,40 6,00 72,00 0,0056127 1,00 12,00 0,0035273 30,00 360,00 0,0085665 30,00 360,00 0,0085665 60,00 720,00 0,0120676 30,00 360,00 0,0085665 2,00 1,00 1,40 N/A 2,00 1,00 0,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 4,40 8,80 4,00 8,00 0,0037418 1,00 2,00 0,0035273 35,00 70,00 0,0099943 35,00 70,00 0,0099943 35,00 70,00 0,0070394 35,00 70,00 0,0099943 2,00 0,00 1,10 N/A 2,00 0,00 0,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 3,10 15,50 2,00 10,00 0,0018709 1,00 5,00 0,0035273 27,50 137,50 0,0078527 27,50 137,50 0,0078527 27,50 137,50 0,0055310 27,50 137,50 0,0078527 2,00 0,00 0,40 N/A 2,00 0,00 0,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 2,40 48,00 2,00 40,00 0,0018709 2,00 40,00 0,0070547 10,00 200,00 0,0028555 10,00 200,00 0,0028555 10,00 200,00 0,0020113 10,00 200,00 0,0028555 2,00 0,00 0,16 3 2,00 0,00 1,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 5,16 15,48 4,00 12,00 0,0037418 1,00 3,00 0,0035273 4,00 12,00 0,0011422 4,00 12,00 0,0011422 4,00 12,00 0,0008045 4,00 12,00 0,0011422 4,00 0,50 1,20 N/A 4,00 0,50 0,00 0,00 D101 D101*pacientes D102 D102*pacientes Driver D112 D112*pacientes Driver D121 D121*pacientes Driver D122 D122*pacientes Driver D123 D123*pacientes Driver D124 D124*pacientes Driver 5,70 5,70 6,00 6,00 0,0056127 1,00 1,00 0,0035273 30,00 30,00 0,0085665 30,00 30,00 0,0085665 30,00 30,00 0,0060338 30,00 30,00 0,0085665 826,28 1.069,00 283,50 3.502,00 3.502,00 4.972,00 3.502,00 ACTIVIDADES PRINCIPALES Tipo II 6 Tipo I 12 35,00 30,00 DIGESTIVO OBJETOS DE COSTE CABEZA Y CUELLOSNC GINECOLÓGICOS 25,00 15,00 30,00 27,50 10,00 27,50 10,002,00 2 35,0035,00 1,00 4,00 30,00 30,00 35,00 27,50 10,00 30,00 1,00 1,00 30,00 27,50 10,00 1,00 35,00 4,00 30,00 4,00 4,00 30,00 Realizar consulta médica 7,50 13,00 17,50 15,00 10,00 7,50 13,00 17,5017,50 7,50 # de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello = sesiones/2) 35,00 35,002,00 25,00 30,00 D121=# de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello 2 = sesiones/2) 17,50 30,001,00 1,00 2,00 15,00 7,50 15,00 13,00 10,00 20,00 1,50 15,00 1,00 13,00 10,00 Documentar facultativamente Realizar consulta de enfermería D123=# de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello 2 = sesiones/2), ponderado por toxicidad Irradiar Calcular dosimetría Planificar tratamiento Prestar información D102= #campos*(1 +#de cambios de tratamiento + #de órganos críticos) Sarcomas D122=# de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello 2 = sesiones/2) # de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello = sesiones/2) 35,00 0,0050830 0,0053251 Paliativos Piel Próstata Pulmón Ojos 15,00 15,00 MAMA 15,00 Mama (4 campos) 20,00 Mama (2 campos) 30 TBI Urogenitales Metástasis cerebrales Primarios 1,00 D112=1 si no órgano crítico ;1,5 si posible órgano crítico; 2 si órgano crítico #de órganos críticos 2,00 1,00 1,00 2,00 1,00 25,00 25,00 Radicales Complementario s 35,00 35,00 35,00 Complementario s 2,00 30,00 30,00 25,00 25,00 10,00 25,00 35,00 25,00 102 123 124121112 122101 12 20 3 7 15 5 0,0018396 Driver 0,0095609 3 6 Driver 0,0044779 Driver 0,0083507 Driver 0,0100450 Driver 0,0062449 Driver 0,0037518 Driver 0,0029046 # de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello = sesiones/2) 35,00 35,00 Hematológicos 7 1,50 20,00 20,00 Driver 0,0089558 Radicales 2 0,0033887 D124=# de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello 2 = sesiones/2) # de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello = sesiones/2) 35,00 D101= #campos + #cambios de tratamiento + #sesiones/25 + (3 si TBI) 35,00 23 28 0 Driver 0,0060512 Driver 0,0060512 Driver 0,0075035 Driver Driver 0,0068984 Driver 0,0000000 Driver 0,0021784 Driver 1 Driver Driver 0,0068984 Driver 5 Paso 3: Calculo de los drivers de Actividad (1/2) ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ___ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 129 ACTIVITY DRIVERS # pacientes #campos #radiografías de verificación #de cambios de tratamiento 3,00 0,00 2,50 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 35,00 420,00 0,0074954 105,00 1260,00 0,0074954 12,00 0,0053476 12,00 0,0053476 12,00 0,0062893 2,50 30,00 0,0152905 12,00 0,0053476 12,00 0,0181818 3,00 0,00 2,50 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 70,00 420,00 0,0149909 210,00 1260,00 0,0149909 6,00 0,0053476 6,00 0,0053476 6,00 0,0062893 2,50 15,00 0,0152905 6,00 0,0053476 6,00 0,0181818 3,00 1,00 1,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 25,00 375,00 0,0053539 75,00 1125,00 0,0053539 15,00 0,0053476 15,00 0,0053476 15,00 0,0062893 2,00 30,00 0,0122324 15,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 1,00 1,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 35,00 105,00 0,0074954 105,00 315,00 0,0074954 3,00 0,0053476 3,00 0,0053476 3,00 0,0062893 2,00 6,00 0,0122324 3,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 1,00 0,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 25,00 150,00 0,0053539 75,00 450,00 0,0053539 6,00 0,0053476 6,00 0,0053476 6,00 0,0062893 1,00 6,00 0,0061162 6,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 1,00 1,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 30,00 60,00 0,0064247 90,00 180,00 0,0064247 2,00 0,0053476 2,00 0,0053476 2,00 0,0062893 2,00 4,00 0,0122324 2,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 0,00 0,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 20,00 140,00 0,0042831 60,00 420,00 0,0042831 7,00 0,0053476 7,00 0,0053476 7,00 0,0062893 0,00 0,00 0,0000000 7,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 0,00 0,50 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 30,00 900,00 0,0064247 90,00 2700,00 0,0064247 30,00 0,0053476 30,00 0,0053476 30,00 0,0062893 0,50 15,00 0,0030581 30,00 0,0053476 30,00 0,0181818 3,00 0,00 0,50 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 30,00 210,00 0,0064247 90,00 630,00 0,0064247 7,00 0,0053476 7,00 0,0053476 7,00 0,0062893 0,50 3,50 0,0030581 7,00 0,0053476 7,00 0,0181818 3,00 0,00 0,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 10,00 0,00 0,0000000 30,00 0,00 0,0000000 0,00 0,0000000 0,00 0,0000000 0,00 0,0000000 0,00 0,00 0,0000000 0,00 0,0000000 0,00 0,0000000 3,00 0,00 0,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 7,50 210,00 0,0016062 22,50 630,00 0,0016062 28,00 0,0053476 28,00 0,0053476 0,00 0,0000000 1,00 28,00 0,0061162 28,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 0,00 0,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 13,00 65,00 0,0027840 39,00 195,00 0,0027840 5,00 0,0053476 5,00 0,0053476 5,00 0,0062893 0,00 0,00 0,0000000 5,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 0,00 0,50 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 35,00 805,00 0,0074954 105,00 2415,00 0,0074954 23,00 0,0053476 23,00 0,0053476 23,00 0,0062893 0,50 11,50 0,0030581 23,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 1,00 0,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 30,00 360,00 0,0064247 90,00 1080,00 0,0064247 12,00 0,0053476 12,00 0,0053476 12,00 0,0062893 1,00 12,00 0,0061162 12,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 0,00 1,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 35,00 70,00 0,0074954 105,00 210,00 0,0074954 2,00 0,0053476 2,00 0,0053476 2,00 0,0062893 1,00 2,00 0,0061162 2,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 0,00 0,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 27,50 137,50 0,0058893 82,50 412,50 0,0058893 5,00 0,0053476 5,00 0,0053476 5,00 0,0062893 0,00 0,00 0,0000000 5,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 0,00 0,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 10,00 200,00 0,0021416 30,00 600,00 0,0021416 20,00 0,0053476 20,00 0,0053476 20,00 0,0062893 0,00 0,00 0,0000000 20,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 0,00 0,00 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 4,00 12,00 0,0008566 12,00 36,00 0,0008566 3,00 0,0053476 3,00 0,0053476 3,00 0,0062893 0,00 0,00 0,0000000 3,00 0,0053476 0,00 0,0000000 3,00 0,00 0,50 1 D125 D125*pacientes Driver D126 D126*pacientes Driver D131*pacientes Driver D131*pacientes Driver D133*pacientes Driver D134 D134*pacientes Driver D135*pacientes Driver D141*pacientes Driver 30,00 30,00 0,0064247 90,00 90,00 0,0064247 1,00 0,0053476 1,00 0,0053476 1,00 0,0062893 0,50 0,50 0,0030581 1,00 0,0053476 0,00 0,0000000 4.669,50 14.008,50 187,00 187,00 159,00 163,50 187,00 55,00 0,00 1,00 0,00 1,00 0,00 0,00 ACTIVIDADES PRINCIPALES D141= global 1,00 0,00 Tipo II 6 Tipo I 12 20,00 25,00 35,00 25,00 DIGESTIVO OBJETOS DE COSTE CABEZA Y CUELLOSNC GINECOLÓGICOS 2 13,00 1,00 1,00 D132=Global 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 30,00 1,00 1,00 10,00 1,00 35,00 70,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 30,00 10,00 4,00 27,50 10,00 27,50 35,00 30,00 35,00 1,00 30,00 1,00 1,00 1,00 1,0035,00 1,00 1,00 35,00 1,00 1,00 1,001,00 1,004,00 30,00 0,00 0,00 0,00 1,00 0,001,00 1,00 7,50 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,00 0,001,00 1,00 Analizar tratamientos (en sesión clínica) Realizar radiografía Diseñar/Realizar máscaras Documentar facturación Sarcomas Realizar TAC 30,00 30,00 Paliativos Piel Próstata Pulmón Asignar médico 1,00 1,00 1,00 Ojos MAMA Mama (4 campos) Mama (2 campos) 30 TBI Urogenitales Metástasis cerebrales Primarios Calibrar aceleradores Radicales Complementarios Complementarios 1,00 30,00 1,00 1,00 1,00 D134 = #cambios de tratamiento + #radiografías de verificación; paliativos = 1 D131=Global 1,00 1,00 1,00 D135=global 1,00 1,00 D133=global; excepto paliativos 1,00 1,00 30,00 0,00 10,00 7,50 13,00 1,00 Acomodar paciente 25,00 1,00 35,00 1,00 1,00 1,00 1,0025,00 0,00 0,00 1,00 1,00 # de sesiones 132 133 134 135125 141126 131 12 20 3 7 15 5 3 6 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 D125=# de sesiones # de sesiones 35,00 70,00 D123=# de sesiones (mama, próstata, cabeza cuello 2 = sesiones/2), ponderado por toxicidad Hematológicos 7 Radicales 2 1,00 23 1,00 1,00 1,00 1,00 28 0 20,00 1,00 1,00 30,00 1 5 Paso 3: Calculo de los drivers de Actividad (2/2) ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ___ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 130 Infraestructura 39671,44 Infrautilitzación 8189,06 95,66 23,90 18,39 0,0037122 55,8454,66 54,66 69,33 27,58 0,0035273 0,0037122 32,18 62,18 167,41 0,0052910 0,0042833 0,0042833 0,0064247 0,0000000 0,0000000 0,0070547 0,0049971 0,0035273 13,59 50,2915,51318,23 54,37 81,99 92,44 136,62 85,91 36,77 59,9021,46 21,77 43,55 0,00 0,00 43,55 0,00 9244,760,00 3376,87 0,0000000 0,00 500,08 54,37 54,66 161,77 239,09 150,34 64,35 0,0000000 167,41 37,55 15,51 50,29 59,90 43,55 26,20 0,00 0,0053476 0,0062893 0,00 0,0000000 0,0000000 0,0053476 0,0000000 26,20 0,00 0,0062893 0,0064247 0,0064247 0,0053476 0,0053476 143,49 0,0122324 26,2050,29 59,90 87,10 87,1064,35 167,41 0,0026,82 43,55 26,2015,51 50,29 59,90119,58 0,0053539 0,0053476 Radicales 2309,44 37,55 15,51841,04 203,88 54,66 239,09 300,68161,77 50,29 59,90119,5845,97 26,2087,10 1661,02 1432,17 1732,39 697,68 1625,08 1458,84 1865,02 1075,36 170,78 26,20 26,20 13,95 15,51 0,0053476 26,82214,77 15,51 21,77 101 1641,18 795,62 941,16 COSTE TRATAMIENT O DICIEMBRE 172,75 477,35 272,77 1230,77 352,33 0,0062449 0,0037518 102 132 133 134 135123 124 126 131112 121 122 125 0,00 0,0000000 0,0053476 0,0000000 0,0053476 0,00 141 151 152 0,0053476 8,05 15,51 0,00 0,00 0,0074836 0,0035273 0,0042833 0,0042833 54,37 54,66 115,55 170,78 107,38 45,97 204,94 128,86 0,0085665 0,0060338 32,19 15,51 0,0095609 0,0050830 0,0053251 54,66 34,67 0,0035273 93.909,70 16.186,59 13,79 0,0029046 Urogenitales 0,00 8753,02 GINECOLÓGICOS Complementario s Radicales Mama (4 campos) 591,00 Ojos MAMA 0,00 3730,04 Pulmón 1661,02 0,00 204,58 0,0021784 0,0068984 TBI 54,66 0,0035273 0,0099943 647,83 81,55 586,45 54,37 54,66 138,66 Metastasi cerebrals Primaris SNC 897,86 Controlar prestaciones 9.244,763.376,87 32,2251,23 1262,25 5583,92 9.524,32 4.899,057.120,32 108,87 0,00 0,0000000 0,00 0,00 0,00 0,00 0,0000000 7,77 0,0181818 7,77 Sarcomas 1815,94 204,94 257,72 0,0056127 109,32 109,32 80,89 46,22 68,31 26,2032,19 15,51 0,00 26,20 0,00 0,00 50,29 59,90 50,29 0,0000000 122,33 0,00 Diseñar/Reali zar máscaras Documentar facturación Asignar médico 427,539.404,31 Controlar calidad de procesos Realizar consulta médica Realizar consulta de enfermería 23.922,86 Realizar TAC 5.010,11 2.901,20 Acomodar paciente 22.334,67 Calibrar aceleradores 21.356,72 Analizar tratamientos (en sesión clínica) Documentar facultativame nte 6.438,98 Realizar radiografía 0,0062893 0,0062893 50,29 59,90 0,0053476 0,0030581 0,0053476 0,0000000 26,20 50,29143,49 0,00 50,2947,83 131,54 29,51 15,51 50,29 15,51 50,29 0,0053476 0,0062893 0,0000000 0,0053476 0,0000000 0,0053476 26,20 0,00 7,35 4,29 15,5154,66 18,49 27,32 55,16204,94 128,86 0,0035273 0,0085665 0,0085665 17,18 0,0085665 0,0060338 59,9050,2915,51 0,0062893 0,0030581 0,0053476 26,2021,77 143,49 32,19 15,51 50,29 59,90 0,0000000 0,0062893 0,0053476 59,9015,51 59,90 0,00 26,20 59,90 26,20 35,87 0,00 0,00 0,00 0,00 0,000,00 0,00 0,000,00 0,0071388 0,0100563 109,32 115,55 0,000,00 0,000,00 32,19143,49 50,56 0,0074954 102,47 64,43 0,0000000 0,0000000 0,0000000 0,0000000 0,0026146 0,0037122 0,0027840 0,0027840 0,0053476 0,0053476 0,0035273 0,0060512 0,0075035 568,27 Irradiar Calcular dosimetría Planificar tratamiento 14.529,95 15.496,75 0,0126286 0,0126286 0,0084191 0,0140318 122,33 138,66 0,00 0,00 COSTE POR PACIENTE Prestar información 27797,24 Mama (2 campos) 1177,82 143,49 420,52 64,43 27,58 108,74 0,0042833 0,0064247 0,0030169 0,0085665 0,0057110 69,33 0,0035273 0,0099943 0,0070547 0,0070547 0,0071388 Complementario s Hematológicos 54,66 DIGESTIVO 16083,08 25985,92 6928,32 704,65 0,0068984 647,83 0,0000000 0,0037418 0,0074836 0,0037418 0,0037418 108,74 0,0052910 0,0000000 54,37 81,99 109,32 Paliativos Piel Próstata 0,00 127,11 187,86 0,000,00 138,6681,55 60,09 88,81 0,0014032 0,0009355 0,0084191 0,00 20,39 0,0064247 0,0053476 0,0062893 0,0061162 0,0053476 0,0000000 37,55 Tipo II 2680,51 334,82 75,11 15,51 0,0099943 0,0099943 0,0140788 0,0099943 CABEZA Y CUELLO OBJETOS DE COSTE 16548,13 3488,38 0,0018396 50,29943,32 183,49 109,32 161,77 239,09 300,68 64,35 26,20 7,7759,90 0,0070547 0,0149909 0,0149909 0,0053476 Tipo I 2316,44 15,51784,21 183,49 109,32 161,77 239,09 300,68 64,35 167,41 37,55 0,0140788 0,0099943 0,0074954 0,0074954 0,0070547 0,0099943 0,0053476 0,0099943 26,2050,29 59,90 108,87 0,0053476 0,0053476 0,0062893 0,0152905 0,0053476 0,0053476 0,0181818 0,0062893 0,0152905 154 Gestionar servicio 5.583,92 153 Formar residentes 1.262,25 ACTIVIDADES PRINCIPALES 15912,32 2823,48 7527,55 35334,72 10025,18 0,00 0,0083507 0,0100450 0,0060512 0,0089558 568,27 41766,53 19694,13 3250,16 6153,85 0,0033887 0,0044779 0,0018709 0,0037418 27,18 27,18 0,0037418 0,0018709 0,0056127 0,0071388 0,0053539 0,0057110 0,0040225 0,0057110 0,0042831 0,0053539 0,0035273 0,0085665 0,0085665 0,0120676 0,0085665 0,0064247 75,17 0,0078527 0,0078527 0,0055310 0,0053539 0,0053476 0,0000000 0,0053476 0,0053476 0,0062893 0,0122324 0,0000000 0,0074954 0,0053476 0,0053476 0,0062893 0,0053476 0,0071388 0,0071388 0,0050282 0,0071388 0,0053476 0,0099943 0,0140788 0,0099943 0,0074954 0,0062893 0,0061162 0,0053476 26,20 0,0122324 50,29 59,90 0,0064247 0,0053476 0,0042833 0,0030169 0,0085665 55,16 0,0042831 0,0053476 0,0064247 0,0053476 102,47 0,0053476 0,0062893 0,0053476 0,0062893 0,0030581 0,0053476 0,0181818 21,77 0,0030581 0,0053476 7,77 0,0181818 0,0000000 0,00 0,00 0,0000000 0,0000000 0,0000000 0,0000000 0,00 0,0021416 0,0021416 0,0015084 0,0021416 0,0016062 0,0053476 0,0016062 0,0053476 0,0000000 0,0061162 0,0053476 0,0000000 0,0000000 0,0000000 0,0053476 119,55 55,16 32,19 15,51 0,0053476 0,0062893 0,0061162 0,0053476 0,0099943 0,0074954 0,0074954 0,0053476 0,0049971 0,0035197 0,0049971 0,0074954 59,90 59,90 0,0078527 0,0058893 0,0058893 0,0053476 0,0099943 0,0070394 0,0028555 0,0021416 0,0021416 0,0053476 118,12 0,0070547 0,0028555 0,0028555 0,0020113 0,0008566 0,0008566 0,0035273 0,0011422 0,0011422 0,0008045 0,0011422 42,95 10,73 0,0062893 0,0000000 0,0053476 0,0053476 0,00 0,0064247 0,0064247 0,0053476 0,0053476 50,2919,13 26,20 Paso 4: Actividades    Objetos de Coste ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 131 5.2.3. Resultados El mismo ejercicio expuesto en la fase de validación del capítulo anterior con el mes de Diciembre a modo de ejemplo, se realizó para el resto de meses del año n. Aunque estrictamente, para el cálculo del coste por tumor probablemente hubiese sido suficiente con calcular el coste para todo el año en vez de calcularlo por mes, la ventaja de evaluar el coste por tumor y por mes es que se dispone de doce muestras para obtener un coste por tumor medio (considerando que estas muestras son relativamente homogéneas). De esta forma el coste por tumor obtenido está “libre” de las excepcionalidades y la incertidumbre de una sola medida. En cualquier caso a continuación se muestran los resultados de ambas medidas Coste por tumor/paciente año: Tabla 42: Coste por tumor del año n – elaboración propia __________________________________________________________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 132 Coste medio de tumor/paciente/mes año n: Tabla 43: Coste medio por tumor del año n – elaboración propia Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Media/Mes Tipo I Coste/Mes 2289 2353 1783 2522 2322 1862 2527 2311 2218 2479 2327 2316 σ de la Media 0,6% 3,4% 21,7% 10,8% 2,0% 18,2% 11,0% 1,5% 2,5% 8,9% 2,2% 1,8% Tipo II Coste/Mes 2675 2759 2069 2940 2692 2179 2920 2698 2585 2879 2679 2681 σ de la Media 1,1% 4,2% 21,8% 11,1% 1,7% 17,6% 10,3% 2,0% 2,3% 8,8% 1,2% 1,3% Coste/Mes 1716 1760 1332 1889 1735 1404 1886 1731 1668 1848 1743 1732 σ de la Media 0,7% 3,3% 21,8% 10,9% 1,9% 17,6% 10,7% 1,6% 2,1% 8,5% 2,3% 1,7% Radicales Coste/Mes 2282 2352 1782 2517 2317 1854 2524 2304 2208 2471 2313 2309 σ de la Media 0,5% 3,6% 21,5% 10,9% 2,1% 18,3% 11,2% 1,5% 2,7% 8,9% 1,9% 1,8% Coste/Mes 1472 1513 1134 1627 1455 1226 1569 1483 1426 1527 1467 1459 σ de la Media 1,8% 4,6% 21,6% 12,5% 0,6% 15,3% 8,5% 2,6% 1,4% 5,5% 1,4% 0,9% Radicales Coste/Mes 1882 1935 1449 2084 1860 1568 2002 1906 1834 1948 1879 1865 σ de la Media 1,7% 4,6% 21,7% 12,6% 0,5% 15,3% 8,2% 3,0% 0,9% 5,2% 1,5% 0,8% Coste/Mes 1079 1101 829 1185 1064 905 1150 1080 1051 1139 1085 1075 σ de la Media 1,6% 3,7% 21,9% 11,6% 0,2% 14,8% 8,3% 1,7% 1,0% 7,3% 2,2% 1,3% Coste/Mes 1198 1227 913 1315 1167 1004 1259 1207 1167 1244 1182 1178 σ de la Media 2,2% 4,7% 22,1% 12,3% 0,4% 14,3% 7,4% 3,0% 0,4% 6,1% 0,9% 0,5% Coste/Mes 1461 1505 1120 1614 1419 1225 1536 1485 1427 1504 1431 1432 σ de la Media 2,2% 5,2% 21,7% 12,9% 0,8% 14,3% 7,4% 3,9% 0,2% 5,2% 0,1% 0,2% Coste/Mes 0 0 0 0 736 642 798 0 0 0 755 0 σ de la Media 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 0,4% 12,3% 8,9% 100,0% 100,0% 100,0% 3,0% 100,0% Coste/Mes 599 610 456 661 584 508 629 606 591 616 600 591 σ de la Media 2,0% 3,9% 22,5% 12,5% 0,5% 13,6% 7,0% 3,1% 0,6% 4,8% 2,1% 0,6% Coste/Mes 701 711 535 765 689 590 743 696 682 736 706 698 σ de la Media 1,9% 3,4% 22,2% 11,3% 0,2% 14,2% 8,1% 1,3% 0,9% 7,0% 2,6% 1,5% Coste/Mes 1857 1914 1424 2057 1801 1565 1952 1891 1820 1909 1815 1816 σ de la Media 2,1% 5,3% 21,7% 13,1% 1,0% 13,9% 7,3% 4,0% 0,1% 5,0% 0,2% 0,1% Coste/Mes 1608 1650 1256 1761 1650 1299 1799 1605 1544 1775 1648 1641 σ de la Media 0,3% 2,9% 21,7% 9,9% 2,9% 19,0% 12,2% 0,1% 3,7% 10,8% 2,8% 2,4% Coste/Mes 1626 1672 1255 1792 1625 1342 1748 1627 1566 1713 1638 1625 σ de la Media 1,5% 4,3% 21,7% 11,8% 1,4% 16,2% 9,1% 1,5% 2,2% 6,9% 2,2% 1,4% Coste/Mes 1230 1260 948 1350 1226 1020 1322 1224 1185 1307 1241 1231 σ de la Media 1,5% 3,9% 21,8% 11,4% 1,2% 15,8% 9,1% 1,0% 2,2% 7,8% 2,4% 1,6% Coste/Mes 807 818 615 886 781 690 847 812 797 838 805 796 σ de la Media 2,1% 3,4% 22,3% 12,0% 1,2% 12,7% 7,1% 2,6% 0,7% 6,0% 1,8% 0,6% Coste/Mes 972 997 744 1079 925 833 1010 996 960 974 940 941 σ de la Media 2,6% 5,2% 21,5% 13,9% 2,4% 12,1% 6,6% 5,1% 1,3% 2,8% 0,8% 0,7% Coste/Mes 1718 1768 1406 1847 1726 1477 0 1684 1664 1798 1669 1661 σ de la Media 2,6% 5,6% 16,0% 10,3% 3,1% 11,8% 100,0% 0,5% 0,6% 7,4% 0,3% 0,8% Coste/Mes 27173 27904 21049 29893 27775 23196 28221 27345 26392 28706 27923 27047 σ de la Media 1,1% 3,8% 21,7% 11,2% 3,3% 13,7% 5,0% 1,7% 1,8% 6,8% 3,9% 0,6% 2276 2270 1704 2646 733 1430 1172 1062 1674 948 791 1851 1446 Año 2004 Ojos Hematológicos Mama (4 campos) TUMOR Cabeza y cuello Urogenitales Paliativos Piel Próstata Pulmón Metastasis cerebrales Primarios 26885 Digestivos Ginecológicos Mama SNC 588 688 1818 1603 1602 1212 Sarcomas TBI Complementarios Complementarios Mama (2 campos) ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 133 Una de las premisas para obtener un coste medio con diferentes muestras es que dichas muestras sean homogéneas. En este caso se puede comprobar analizando la desviación de la media que hay 2 meses (Marzo y Junio) que se desvían más de un 13%. Los motivos se pueden encontrar en varios factores, quizás el más relevante es el número de pacientes. En el mes de Marzo se tratan un 20% más de pacientes que la media de pacientes por mes, y en Junio un 5% más, sin que en ninguno de los casos el coste de los recursos aumente significativamente. Es más, en el mes de Junio el coste derivado de los materiales usados en las actividades del servicio de radioterapia (especialmente los utilizados para las curas) es significativamente inferior al resto de meses. De este análisis se pueden hacer un par de reflexiones; uno, si se puede tratar un mes un 20% más sin elevar el coste, quiere decir que puede que haya un factor de infrautilización a tener en cuenta en el resto de meses; dos, ¿cómo imputar el coste de la compra de materiales estocables? Porque no parece lógico que en el mes de Junio, siendo uno de los meses con más pacientes, se haya consumido menos materiales, y que probablemente se tenían en stock y la compra de dichos materiales no se hizo hasta el mes siguiente. Este es un ejemplo de una de las virtudes más significativas de los modelos ABC: la información. El modelo desarrollado, en un análisis muy básico y sin entrar en la gestión de información (ABM), proporciona una serie de datos que invitan a la reflexión y a desafiar la manera “normal/tradicional” de proceder, y de esta manera dirigir los esfuerzos y recursos de una forma más eficiente. De forma que si se obvia las muestras de Marzo y Junio, por no considerarlas homogéneas con el resto la media de coste por tumor por mes es la que refleja la tabla siguiente. ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 134 Tabla 44: Coste medio por tumor y mes (excluyendo Marzo y Junio) – elaboración propia Finalmente y como se expone en la introducción de este proyecto, uno de los objetivos es proponer un nuevo sistema de clasificación de los tratamientos de radioterapia y una financiación acorde con esa clasificación y el coste real de los tratamientos. Media/Mes Tipo I Coste/Mes Tipo II Coste/Mes Coste/Mes Radicales Coste/Mes Coste/Mes Radicales Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes Coste/Mes 2366 2360 1771 2751 763 1481 1215 1101 1726 979 819 1919 1500 Ojos Hematológicos Mama (4 campos) TUMOR Cabeza y cuello Urogenitales Paliativos Piel Próstata Pulmón Metastasis cerebrales Primarios Digestivos Ginecológicos Mama SNC 609 713 1883 1668 1663 1257 Sarcomas TBI Complementarios Complementarios Mama (2 campos) ________________________________ Análisis y diseño del modelo de cálculo de costes ABC 135 En base a los resultados obtenidos en este estudio con las muestras del año estudiado, se propone la siguiente clasificación con el siguiente coste asociado: Propuesta de coste/nivel NIVEL A 2468 NIVEL B 1839 NIVEL C 1590 NIVEL D 1196 NIVEL E 693 Tabla 45: Propuesta de los nuevos niveles de facturación – elaboración propia NIVEL A NIVEL B NIVEL C NIVEL D NIVEL E Cabeza y Cuello Tipo I Cabeza y Cuello Tipo II Digestivos Radicales Digestivos Complementarios Ginecológicos Radicales Próstata Urogenitales Ginecológicos Complementarios Mama (4 campos) Pulmón Sarcomas Hematológicos Mama (2 campos) SNC Primarios TBI Ojos Paliativos Piel SNC Metastasis Cerebrales ________________________________________________________________ Conclusiones 136 6. Conclusiones Una vez desarrollado el proyecto y presentado a los diferentes estamentos del servicio de radioterapia del Duran i Reynals, se valora el grado de cumplimiento de los objetivos marcados al inicio de este proyecto: • Diseñar un modelo de análisis de costes para el servicio de radioterapia. • Validar el modelo diseñado y obtener los resultados para un ejercicio fiscal. • Contrastar el modelo vigente de facturación basado en tres niveles. • Evidenciar la necesidad de la cogestión en el proceso de cálculo de costes. • Identificar oportunidades para la optimización o reducción de los costes del servicio. En cuanto al primer objetivo, se diseña un modelo de análisis de costes usando como base la metodología ABC – metodología que más se ajusta a las necesidades del servicio. El modelo detallado en esta memoria es el resultado de un ejercicio iterativo de presentación y revisión – por parte del hospital – del mismo (hasta 4 diferentes versiones de mapa de actividades, 3 diccionarios de actividades y drivers, etc…). Este proceso es exhaustivo y necesario para conseguir finalmente un modelo conceptualmente inteligible, diseñado para usuarios no expertos y fácilmente escalable, prueba de ello es que este modelo sirve como piloto y referencia de posteriores modelos realizados dentro del mismo hospital (por ejemplo: el Servicio de Hospital de día). El modelo acordado se valida con datos del año seleccionado. Para la validación se desarrolla una herramienta de fácil uso para el equipo de administración utilizando como base una hoja de cálculo. Aparte de la operativa anual de entrada de datos y obtención de resultados, esta aplicación permite ajustar los diferentes parámetros del modelo con la intención de soportar un modelo que evoluciona junto con el servicio. Se alcanza así el objetivo más operativo de este proyecto. ________________________________________________________________ Conclusiones 137 Otro de los objetivos marcados es el de contrastar el modelo de facturación vigente basado en tres niveles diferentes. Durante la validación del modelo y la herramienta se extraen los resultados basados en los datos del año de estudio que sirven de punto de partida para una nueva propuesta de facturación basada en cinco niveles. Si bien la nueva clasificación soluciona uno de los principales problemas del departamento administrativo, como es la clasificación de los tratamientos en el momento de la facturación – la relación tipo de tumor nivel de facturación es mucho más directa con la nueva propuesta –, no evidencia, sin embargo, una discrepancia tan significativa entre el coste real de los tratamientos y la cantidad percibida, en base a los tres niveles de facturación, como se suponía antes de empezar el proyecto. Una de las metas alcanzadas más importantes durante la realización de este proyecto es la de que tanto los estamentos facultativos y técnicos como los administrativos entiendan la necesidad de la cogestión de costes del servicio para una correcta utilización de los recursos disponibles. Una de las principales virtudes de la metodología ABC, y una de las razones por las que esta metodología es la base del modelo diseñado, es la cantidad de información que proporciona – en comparación con los métodos tradicionales. En el diseño del modelo y como parte del proceso de definición de los diferentes elementos del mismo, se involucra tanto a departamentos administrativos como facultativos o técnicos, con lo que se consigue por un lado hacer partícipes a los departamentos facultativos y técnicos del proceso de cálculo de costes, y por el otro acercar al departamento administrativo a las diferentes actividades del servicio de radioterapia. En un modelo ABC la posibilidad de optimización o reducción de costes, viene marcada por los costes de infrautilización. En este caso sólo se ha podido detectar costes de infrautilización en el departamento de enfermería puesto que previo al desarrollo de este proyecto habían hecho el ejercicio de medir el tiempo dedicado a las diferentes actividades en las que participan. Teniendo en cuenta esas medidas se ha considerado un cierto coste de infrautilización de los recursos de enfermería. En el resto de recursos no se ha considerado infrautilización por no disponer de esas mismas medidas y la imposibilidad de _____________________________________________________________________ ANNEX 144 9. ANNEX II – Superficie del servicio 9.1. Superficie área de Radioterapia _____________________________________________________________________ ANNEX 145 9.2. Superficie del departamento de Física asignado a Radioterapia