O que posso encontrar nos arquivos municipais do Alentejo? Os instrumentos de descrição documental da região Alentejo

1 SHORT PAPER O que posso encontrar nos arquivos municipais do Alentejo? Os instrumentos de descrição documental da região Alentejo Sandra Patrícioa a Universidade de Lisboa, Centro de Estudos Clássicos NOVA FCSH, História, Território e Comunidades Responsável pelo Arquivo Municipal de Sines [email protected] http://orcid.org/0000-0002-4613-1036 Resumo A produção de descrições de documentos de arquivo, os famosos Instrumentos de Descrição Documental (IDD), é a forma basilar de comunicação da informação aos seus utilizadores que um arquivo custodia. Este pequeno estudo de caso pretende fazer o levantamento desses instrumentos entre os arquivos municipais do Alentejo, com os objectivos de identificar, neste momento, os arquivos municipais em funcionamento e se é possível a um utilizador conhecer a informação arquivística disponível e as condições da sua consulta, a partir do que se encontra disponível em linha. Sandra Patrício / 5º Encontro BAD ao Sul, 2022 2 A região do Alentejo comporta 47 concelhos, repartidos por quatro distritos. A metodologia consiste na análise dos sítios electrónicos dos municípios do Alentejo Litoral (quatro) e dos distritos de Beja (catorze), Évora (catorze) e Portalegre (quinze) para identificar aqueles que têm serviços de arquivo abertos ao público, com sítio ou página electrónica, procurando comparar a realidade actual com o Recenseamento dos Arquivos Locais de 1995-2000. O passo seguinte será identificar e caracterizar os instrumentos de descrição documental disponíveis em linha. Em simultâneo, sempre que existam redes de arquivos, verifica-se a participação do arquivo municipal em guias ou catálogos colectivos. Palavras-chave: Arquivo Municipal, Instrumento de Descrição Documental. Alentejo Conteúdo da apresentação 1Arquivos municipais em linha O âmbito de estudo incluiu 47 municípios do Alentejo, todos com sítio electrónico. No entanto, os arquivos municipais apenas são identificados em 30 sítios, em separador próprio ou integrados noutros serviços. Porém, uma parte desses separadores identificados com a designação «arquivo municipal» não está funcional. É o que acontece com cinco arquivos do distrito de Évora, cujo separador indica que estão «em manutenção»: Alandroal, Mora, Portel e Viana do Alentejo. No caso de Arraiolos, que se considerou estar em linha, apesar de o separador apresentado informar que «está em manutenção», ao consultar o separador da rede de bibliotecas municipais, constata-se que nela se inclui o arquivo histórico. Existem ainda outros casos de arquivos históricos inseridos em bibliotecas e museus, mas referidos em linha são 30, isto é, 64% do total. A área geográfica mais representada é o Alentejo Litoral, cujos municípios pertencem ao distrito de Setúbal (Alcácer do Sal, Grândola, Santiago do Cacém e Sines) e estão todos em linha, seguido do distrito de Beja, com 72%. O distrito de Évora apresenta 64% dos arquivos municipais em linha, enquanto o distrito de Portalegre, com apenas sete arquivos municipais referidos nos sítios municipais, é aquele menos representado (47%). No total do Alentejo, mais de metade estão identificados nos sítios autárquicos 64% dos 47 municípios). Tal não significa, como bem notou Fernanda Ribeiro em 2003, que os municípios não tenham arquivo. Com certeza que todos dispõem de informação arquivística produzida no decorrer da sua missão e actividades, mas que não é entendida como correspondente a um arquivo. Por vezes é entendida como expediente geral, no caso da documentação em papel, ou como área da modernização administrativa, nos casos de formatos híbridos mais recentes. Investigações futuras poderão verificar, especialmente entre os municípios sem arquivo, qual é a área orgânica em que a informação arquivística é produzida e gerida e a que serviço corresponde. Em 2003, um arquivo histórico, o objecto do inquérito feito pela autora aos municípios do continente português, correspondia à informação considerada definitiva, com mais de cinquenta anos (Ribeiro, 2003:550). No entanto, passados dezanove anos entre a publicação daquela obra de referência e os dias de hoje, a sua apreciação mantém-se actual: «É evidente que, em princípio, todos os municípios possuem arquivo, mas a conservação do mesmo, em muitos casos, é feita em tais condições que não permitem, nem à própria entidade produtora, aplicar o termo ‘arquivo’ para designar o amontoado de ‘livros e papéis’ que foram acumulando» (idem, ibidem). Ao comparar as datas apuradas por Ribeiro (2003: 551-554) com a informação hoje disponível em linha, verificamos algumas discrepâncias. Alguns arquivos, como Alcácer do Sal e Sines, já funcionavam na década de 80 do século XX, mas a data indicada em linha é a da mudança para um novo edifício; outros, como O que posso encontrar nos arquivos municipais do Alentejo? Os instrumentos de descrição documental da região Alentejo 3 Grândola, informam hoje que a documentação estava tratada e disponível na biblioteca, ou já no arquivo histórico, como aliás Montemor-O-Novo, mas responderam de forma negativa a Fernanda Ribeiro; finalmente, no caso de Avis, a Câmara Municipal respondeu à investigadora que o serviço estava em funcionamento, embora se desconheça a data da abertura, o que hoje, porém, não acontece. Concelho Data da abertura ao público (Ribeiro, 2003) Em funcionamento (Ribeiro, 2003) Abertura ou mudança para novo edifício, 2022, informação em linha Alcácer do Sal 1986 Sim 2003 Grândola 0 Não 1987 Santiago do Cacém 0 Não 1999 Sines 1985 Sim 2006 Aljustrel 1986 Sim 0 Ferreira do Alentejo 0 Não 2009 Mértola 0 Não 2001 Serpa 1982 Sim 0 Vidigueira 0 Não 2005 Estremoz 0 Não 2007 Montemor o Novo 1983 Não respondeu 0 Redondo 0 Não 2006 Reguengos de Monsaraz 0 Não respondeu 2007 Vila Viçosa 1980 Sim 0 Avis 0 Sim 0 Elvas 0 Sim 2006 Marvão 0 Não respondeu 2002 Ponte de Sor 0 Não respondeu 2013 Tabela 1: Comparação entre 2003 e 2022 2Os arquivos do Alentejo no Recenseamento dos Arquivos Locais de 1995-2000 Nos anos 70 do século XX surgem os primeiros instrumentos de descrição de vários arquivos históricos pelo país. Banha de Andrade apresentou um «Roteiro provisório do Arquivo Histórico da Câmara de Montemor-o-Novo» em 1975, que elaborou durante os meses de consulta, pelo que já se encontrava aberto a Sandra Patrício / 5º Encontro BAD ao Sul, 2022 4 investigadores (Andrade, 1975: 150;179-184). O arquivo desta vila abriu ao público em 1983 i . O mesmo se poderá aferir em relação a outros conjuntos documentais do Alentejo referidos por Banha de Andrade: Elvas, com um «Arquivo organizado» na Biblioteca e documentos existentes no «Arquivo da Câmara» (Idem, ibidem: 164-165); Estremoz, «incorporado, em parte, no Arquivo Distrital de Évora, desde 1949». O mesmo se verificou com o arquivo histórico municipal de Évora, transferido em 1917 para a Biblioteca Pública de Évora e hoje no Arquivo Distrital da mesma cidade ii . Em 1976 foi publicado o primeiro e único volume do Roteiro dos Arquivos Municipais Portugueses, por Eurico Gama, António Brásio e Eugénio da Cunha Freitas, no qual se incluiu o arquivo de Elvas (idem, ibidem), embora à data do inquérito feito por Fernanda Ribeiro o mesmo não tenha respondido, desconhecendo-se assim a data da sua abertura ao público (Ribeiro, 2003: 552). Estes primeiros instrumentos de descrição foram elaborados e publicados por historiadores, de forma a possibilitar os seus trabalhos de investigação. Entre 1995 e 2000 foram publicados dezasseis volumes do Recenseamento dos Arquivos Locais: Câmaras Municipais e Misericórdias. Incluíram os fundos câmara municipal, administração do concelho, juntas das paróquias e misericórdias, entre outros fundos locais não administrativos. No âmbito do nosso estudo, apenas se consideram a Câmara Municipal e a Administração do Concelho. A grande excepção foi o distrito de Beja, não incluído iii no instrumento. Este recenseamento, publicado pelos então Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, regista a existência de fundos documentais, assim como um primeiro instrumento de descrição. Para cada concelho apresentam-se os seguintes campos de informação: designação, âmbito cronológico, fundos existentes, existência de instrumentos de descrição, morada, contactos e horário, nome do responsável, instrumentos de descrição existentes. No que respeita à descrição, é apresentada a história administrativa, os fundos relacionados, a dimensão e suporte, as datas extremas, a bibliografia e o quadro de classificação. Este último tem a estrutura do instrumento proposto por José Mariz (1992). O Arquivo Distrital de Évora disponibiliza a digitalização do recenseamento de 2000. Para a instituição, é considerado um arquivo municipal aquele que dispõe de «instalações, recursos humanos qualificados, instrumentos de descrição documental e sistemas eletrónicos de pesquisa e consulta de documentos iv ». Cinco dos arquivos (Alandroal, Borba, Mora, Portel e Vendas Novas) não se encontram em funcionamento, o que representa 36% dos arquivos do distrito. O arquivo de Viana do Alentejo está integrado na Biblioteca Municipal e nesse serviço é consultável desde 2005 v . Assim, é possível encontrar, para todos os arquivos municipais, quer estejam abertos ao público ou não, os seguintes campos de informação: concelho, designação, acervo arquivístico, instrumentos de pesquisa, serviços, regulamento, endereço e horário. No caso dos arquivos que não estão em funcionamento, a informação dada no sítio electrónico do Arquivo Distrital em relação aos campos «serviços», «regulamento» e «horário» é «não disponível». É fornecido, no entanto, o endereço da Câmara Municipal produtora e custodiante. A comparação entre o ano 2000, data da publicação do Recenseamento, e o ano presente, em relação aos municípios do distrito de Évora, é positiva. De facto, em vinte e dois anos, o número de catorze arquivos recenseados e acessíveis aumentou do número inicial de quatro (29%) para nove (64% dos catorze arquivos). A excepção é o arquivo municipal de Portel, em 2022 não acessível, mas com um arquivo histórico funcional em 2000 vi . O que posso encontrar nos arquivos municipais do Alentejo? Os instrumentos de descrição documental da região Alentejo 5 Finalmente, o Arquivo Distrital de Évora reúne, numa só página, as descrições de dez fundos de câmaras municipais e administrações do concelho que custodia vii . Estes fundos foram incorporados no âmbito das incorporações obrigatórias de tribunais e de conservatórias (anexo 2). A excepção é o fundo da Câmara Municipal de Évora, correspondente ao seu arquivo entre 1301 e 1970 viii . A primeira transferência realizou-se em 1917, ao abrigo do disposto no Decreto nº 2859 de 29 de Novembro de 1916, o qual instituiu o Arquivo Distrital de Évora como anexo à Biblioteca Pública de Évora, e a última em 1982. De acordo com o Arquivo Distrital de Évora, a «documentação está depositada com reserva de posse ix ». Desta forma, no distrito de Évora apenas três arquivos municipais não abertos ao público apenas contam com a informação existente no Recenseamento publicado em 2000: Alandroal, Mora e Vendas Novas. No outro distrito problemático, em que apenas existem 47% de arquivos municipais em funcionamento, a situação é também original e a sua acessibilidade também está relacionada com o arquivo distrital – Portalegre. Neste distrito estão hoje identificados em linha, nos sítios autárquicos, 47% dos arquivos municipais. No entanto, quando verificamos a acessibilidade dos seus arquivos históricos, custodiados pelo Arquivo Distrital de Portalegre, o panorama é mais positivo, pois o número de arquivos da administração local acessíveis sobe para 10. Quando somamos os arquivos municipais acessíveis de Campo Maior, Elvas, Nisa, Ponte de Sor e Sousel, o número ascende a 15, portanto, o total dos fundos da administração local do distrito. No entanto, os documentos transferidos para os arquivos distritais produzidos por câmaras municipais e administrações do concelho parecem ser apenas uma pequena parte do que foi efectivamente produzido. A sua presença nos arquivos distritais decorre das regras de incorporação de documentos nos arquivos distritais de acordo primeiro com o Decreto-Lei n. º149/83 de 5 de Abril (Regime Jurídico dos Arquivos Distritais das Bibliotecas, e hoje com o Decreto-Lei n.º 47/2004 de 3 de Março, que define o regime geral de incorporações nos arquivos públicos. São incorporações obrigatórias nos arquivos distritais a documentação das conservatórias do registo civil e dos registos do notariado, dos tribunais e os livros de registo paroquiais (Decreto-Lei n.º 149/82, artigo 3.º), disposição não revogada pelo Decreto-Lei n.º 47/2004 (artigo 4.º). Desta forma, os documentos transferidos fazem parte de sistema de informação fechados. Os sistemas de informação locais sofreram alterações substanciais decorrentes da transferência das funções judiciais dos municípios para a administração central desconcentrada, no contexto liberal. O juiz de fora e o juiz ordinário partilhavam funções administrativas e judiciais, assim como a almotaçaria (Patrício, 2021: 218). Do ponto de vista institucional, esta mudança significou a transição de funções para instituições novas ou já existentes. Os arquivos transitaram também, essenciais para a continuação da execução da função. Veja-se o caso de Sines, no qual o arquivo do juiz ordinário foi integrado no Cartório Notarial de Sines e o arquivo do juiz de fora integrou o Juízo Ordinário do Julgado de Santiago do Cacém. Ambos os arquivos foram incorporados no Arquivo Distrital de Setúbal, em 1979 (Patrício, 2021:218-219). É o caso dos arquivos das administrações do concelho do distrito de Portalegre, incorporados em 1995, 2011, 2012 e 2013, provenientes das conservatórias do registo civil e da Polícia de Segurança Pública de Portalegre (ver anexo 1). O âmbito cronológico dos fundos corresponde a um intervalo entre 1604 e 1956, no que respeita aos arquivos da Administração do Concelho; de 1655 a 1906, no que concerne aos fundos da Câmara Municipal. Daqui se deduz que são documentos comprovativos de funções judiciais das Câmaras Municipais extintas no início do Liberalismo e que transitaram para entidades da administração central desconcentrada, ou documentos financeiros referentes à auditoria das contas municipais. No caso das administrações do concelho, talvez tenha sido o momento Sandra Patrício / 5º Encontro BAD ao Sul, 2022 6 da sua extinção e transferência das suas funções, na década de 40 do século XX, que motivou a integração nas conservatórias e na Polícia de Segurança Pública. Estão, portanto, em falta os documentos das funções municipais e da administração local que se mantiveram nas câmaras municipais. Continuemos a acompanhar o caso do município de Portalegre. O arquivo da Administração do Concelho encontra-se integralmente no Arquivo Distrital, mercê das incorporações obrigatórias em 1995 e 2012. No entanto, a descrição do fundo identifica como unidades de descrição relacionadas os arquivos da Câmara Municipal de Portalegre e da Administração do Concelho existentes no «Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Portalegre». A incorporação no Arquivo Distrital deu-se em 1937, de documentos já considerados históricos, produzidos entre 1677 e 1851. Como consequência, a documentação existente ainda no Município terá de ser posterior a 1851: existem massas documentais acumuladas, assim como documentação intermédia e documentação corrente cuja gestão e disponibilização ao público não foi ainda assumida pelo Município enquanto função arquivística x . O mesmo poderá dizer-se de outros casos no mesmo distrito que não identificam ainda o serviço de arquivo municipal. A informação sobre unidades de descrição relacionadas ainda custodiadas pelos produtores foi retirada a partir da informação reunida no Volume 4 do Recenseamento dos Arquivos Locais relativo ao distrito de Portalegre e publicado em 1996. Este instrumento é fundamental, dado que dos 15 instrumentos de descrição então publicados, correspondentes aos quadros de classificação, ainda são os únicos existentes para 12 dos arquivos, já que não há outras informações em linha. A evolução dos arquivos municipais do distrito de Portalegre no que respeita à acessibilidade dos seus fundos teve, de acordo com a informação disponível em linha nos sítios municipais e em comparação com o Recenseamento de 1996, um franco decréscimo. Enquanto os 15 arquivos estavam acessíveis em 1996, dado que existia um instrumento de descrição disponível e um espaço físico no qual poderiam ser consultados, o número diminuiu para sete em 2022. Assim, dois fundos estão acessíveis em bibliotecas, três em arquivos municipais, um no arquivo histórico (designação inexistente em 1996) e outro, o de Monforte, no Serviço de História e Arquivo. A integração nas bibliotecas municipais, quando não existia espaço físico nem recursos humanos, garantiu a acessibilidade de seis arquivos em 1996. A «sala própria» foi uma antecessora do arquivo histórico, mas, curiosamente o único arquivo aberto ao público com essa designação em 2022, o de Ponte Sor, encontrava-se no Arquivo Geral em 1996. A menção ao Arquivo Geral, que, do ponto de vista do Recenseamento, era sinal de que não existia um serviço de arquivo autonomizado, permite-nos fazer duas observações. Por um lado, a integridade do arquivo junto do produtor foi mantida, mesmo que a sua acessibilidade apenas fosse válida para o arquivo considerado histórico; por outro, esse mesmo arquivo estava ainda fora da acessibilidade total aos investigadores, por ainda carecer de autorização administrativa para a consulta. O exame do Recenseamento permite concluir ainda que alguns municípios custodiavam vários fundos de administrações locais extintas, nomeadamente de câmaras municipais extintas no século XIX, mas também de outras instituições, quer os celeiros comuns e colectividades, quer arquivos religiosos de paróquias e confrarias, como o caso de Elvas (ANTT, 1996). O Recenseamento incluía também os arquivos das misericórdias por todo o país, custodiados ou não pelas câmaras municipais. O distrito de Beja é também uma área particular. Não houve publicação do Recenseamento dos Arquivos Locais, pelo que a informação disponível em linha é a O que posso encontrar nos arquivos municipais do Alentejo? Os instrumentos de descrição documental da região Alentejo 7 constante nos sítios municipais e no Arquivo Distrital de Beja. Vejamos por ora a informação disponível no Arquivo Distrital de Beja, referente a onze fundos documentais, entre câmaras municipais (tanto as activas como as extintas) como as administrações do concelho extintas (anexo 2). As incorporações decorrem da obrigatoriedade legal, nomeadamente aquelas provenientes da Direcção de Finanças de Beja, Tribunal Judicial de Ourique, conservatórias do registo civil e predial e do Governo Civil de Beja. É interessante notar nestas incorporações a história administrativa do Baixo Alentejo: por exemplo, o fundo da Administração do Concelho de Alvalade, constituído por um livro referente ao inventário dos bens da Santa Casa da Misericórdia de Alvalade xi . Hoje o concelho de Alvalade encontra-se integrado no de Santiago do Cacém, e o Governo Civil de Beja, a entidade de proveniência, já foi extinta também. A grande excepção é o fundo da Câmara Municipal de Beja. O arquivo definitivo desta instituição, entre 1506 e 1930, num total de 566 livros, encontra-se em regime de depósito no Arquivo Distrital xii . Neste momento, de acordo com o sítio da autarquia, está em funcionamento o Arquivo Intermédio, que contém também o arquivo fotográfico. Apenas os arquivos municipais do Alentejo Litoral no Distrito de Setúbal, cuja informação estava disponível no Recenseamento dos Arquivos Locais, publicado em 2000, se mantêm em funcionamento e disponibilizam todos, pelo menos, um instrumento de descrição. A excepção é Alcácer do Sal, sem arquivo definitivo em 2000, em virtude do incêndio sofrido em 1964 e que destruiu a quase totalidade da informação produzida pelo município, mas que, desde 2003, dispõe de um edifício próprio para a informação entretanto produzida e/ou recolhida (Rocha, 2018) e disponibiliza informação ao nível de guia. Também o Arquivo Distrital de Setúbal apenas custodia uma unidade de instalação de uma câmara municipal do Alentejo Litoral. Respeita à Câmara Municipal de Grândola, e é um livro de registo de movimento de presos à ordem da autoridade administrativa (1945-1951) xiii . É possivelmente o resultado da incorporação proveniente do Governo Civil, embora essa informação não esteja disponível. 3Arquivos e acessibilidade mo Alentejoa existência de instrumentos de descrição O quadro de 30 arquivos identificados corresponde à existência de condições de acessibilidade da informação, isto é, a «disponibilidade de qualquer suporte informativo para consulta, em resultado quer de uma autorização legal para o efeito, quer da existência de instrumentos de acesso adequados» (Ribeiro, 2003: 47), mas não necessariamente da existência de um serviço autónomo e com mapa de pessoal próprio. Quando verificamos quantos dos arquivos municipais disponibilizam instrumentos de descrição que permitem de facto ao utilizador conhecer a informação disponível e qual é o seu interesse para os seus objectivos, teremos uma realidade menos risonha. Um instrumento de descrição é uma «ferramenta que descreve e/ou referencia os documentos de arquivo, quantifica as respectivas unidades de instalação, com vista ao controlo administrativo ou intelectual dos documentos de arquivo, podendo ser elaborado pelo produtor da documentação ou por entidade detentora ou serviço de arquivo» (DGA, 2007: 107). Neste caso em concreto os instrumentos foram produzidos pela entidade detentora ou o serviço com as funções de arquivo, seja arquivo, biblioteca ou museu. As Orientações para a Preparação e Apresentação de Instrumentos de Descrição (CIA, s.d.), identificam vários tipos de instrumentos de descrição de acordo com os níveis de descrição. O primeiro, de tipo A, corresponde ao fundo e/ou subfundo. Corresponde, portanto, aos guias, os instrumentos mais abrangentes e Sandra Patrício / 5º Encontro BAD ao Sul, 2022 8 compreensivos em relação aos fundos custodiados por um arquivo, contendo informação sumária sobre produtores e documentos de arquivo, bem como informação geral sobre os serviços prestados pelas entidades detentoras. No caso de reunir a informação de várias entidades detentoras, é um guia colectivo que descreve os fundos custodiados por cada uma das entidades. A este respeito, o Guia dos Arquivos do Distrito de Évora é exemplar e único (Rede de Arquivos do Alentejo, 2018). Os instrumentos de descrição de tipo B englobam todos os níveis de descrição até ao processo, segundo o mesmo documento. As Orientações Para a Descrição Arquivística (DGA, 2007:107) caracterizam o inventário, na tradição arquivística portuguesa, como a ferramenta que «descreve um fundo até ao nível da série, referindo e enumerando as respectivas unidades de instalação, apresentado o quadro de classificação que presidiu à sua organização». Os instrumentos de tipo C incluem dois tipos de instrumentos: aqueles que descrevem todos os níveis de descrição, desde o fundo ao documento simples (tipo C1); aqueles em que um documento é descrito «isoladamente, sem o contexto hierárquico a que pertence» (tipo C2). Neste tipo de instrumentos incluem-se os roteiros ou índices topográficos previstos em 1933 para arquivos e bibliotecas (Patrício, 2011), instrumentos já não referidos nas Orientações Para a Descrição Arquivística (idem, ibidem). O instrumento mais próximo, embora a um nível arquivístico diferente, é a Lista de Unidades de Instalação. Já o índice reúne os descritores dos documentos (idem, ibidem). O mesmo documento orientador prevê a elaboração de catálogos, «que descreve[m], até ao nível do documento, a totalidade ou parte de um fundo ou de uma colecção», que podemos incluir no tipo C1. A elaboração e disponibilização instrumentos de descrição faz parte de uma política de descrição que pressupõe a existência de recursos humanos, instalações materiais e maturidade da entidade custodiante. Exige a definição dos níveis de descrição, exaustividade, relação entre os níveis de descrição e os instrumentos a produzir, nível de detalhe do preenchimento. A sua existência é, portanto, um sinal da capacidade de os serviços serem capazes de criar representações das unidades de descrição. É também uma forma de acesso, pois permite «que o utilizador identifique a documentação pertinente para a resposta às questões que coloca» (idem, 107-108). No caso dos arquivos municipais do Alentejo, neste trabalho procurou-se identificar quais os instrumentos disponibilizados em linha e qual a sua designação. Não foi possível, contudo, nesta fase da investigação, verificar, junto de cada instrumento, se de facto preenche os critérios enunciados pelas Orientações Para a Descrição Arquivística (DGA, 2007:107). Área N.º arquivos com IDD Alentejo Litoral 4 Distrito de Beja 8 Distrito de Évora 9 Distrito de Portalegre 3 O que posso encontrar nos arquivos municipais do Alentejo? Os instrumentos de descrição documental da região Alentejo 9 Total 24 Tabela 2Arquivos com instrumentos de descrição De acordo com o quadro acima, conclui-se que 51% dos arquivos municipais alentejanos disponibilizam um instrumento de descrição por si produzido (24 concelhos em 47). Entre os trinta arquivos em linha, 24 apresentam pelo menos um instrumento de descrição, portanto, 80% do total. Quanto aos instrumentos de descrição disponível, dado que há arquivos que disponibilizam mais do que um, o número acresce para 38, como podemos observar na tabela abaixo. Guia Base de dados Quadro de classificação Catálogo Inventário Guia colectivo Totais Alentejo Litoral 3 1 1 0 1 0 6 Distrito de Beja 3 3 1 0 1 0 8 Distrito de Évora 8 3 0 2 2 5 20 Distrito de Portalegre 1 0 2 1 0 4 Total 15 7 2 4 5 5 38 Sandra Patrício / 5º Encontro BAD ao Sul, 2022 16 ROCHA, Sucinda (2018) -Arquivo Municipal de Alcácer do Sal: Os novos desafios na recuperação da memória histórica de Alcácer do Sal” [online]. Santiago do Cacém: Arquivo Municipal. [Consult. 14fev.2022]. Disponível em <https://www.cm-santiagocacem.pt/wp-content/uploads/09-CMAlc%C3%A1cer-do-Sal_-Os-novos-desafios.pdf>. SILVA, Armando Malheiro da; Ribeiro, Fernanda; Ramos, Júlio; Real, Manuel Luís (1999). Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. Porto: Edições Afrontamento. ISBN 972-36-0483-3. O que posso encontrar nos arquivos municipais do Alentejo? Os instrumentos de descrição documental da região Alentejo 17 Anexo 1 Arquivos da administração local no Arquivo Distrital de Portalegre Concelho actual Fundo Âmbito cronológico Dimensão e suporte Data da incorporação Incorporação Unidades relacionadas Arquivo Municipal em funcionamento Alter do Chão Administração do Concelho1 1908-1911 6 liv. 2011 Conservatória do Registo Civil de Alter do Chão Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Alter do Chão Notícia de 2021 de abertura em breve Arronches Câmara Municipal2 1724-1819 70 liv. n.d. Desconhecida Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Arronches Não Administração do Concelho3 1824-1911 7 liv. 2011;2013 Conservatória do Registo Civil de Arronches e Conservatória do Registo Civil de Portalegre. Avis Câmara Municipal4 1655-1829 33 liv. n.d. Desconhecida Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Avis Não Administração do concelho5 1835-1911 33 liv. 2011;2013 Conservatória do Registo Civil de Avis e da Conservatória do Registo Civil de Portalegre Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Avis Castelo de Vide Câmara Municipal6 1764-1818 33 liv. n.d. Desconhecida Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Castelo de Vide Aquisição de lote de terreno para arquivo em 20207 Administração do Concelho 1857-1857 1 liv. n.d. 1 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=1029934 2 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=981234 3 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=980734 4 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=981455 5 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=980742 6 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=981494 7 https://www.cm-castelo-vide.pt/1600/camara-municipal-de-castelo-de-vide-ja-adquiriu-o-lote-no-bairro-de-santo-antonio-para-futuro-arquivo-municipal Sandra Patrício / 5º Encontro BAD ao Sul, 2022 18 Campo Maior Administração do Concelho8 1837-1911 10 u.i. 2012 Conservatória do Registo Civil de Campo Maior Arquivo Histórico da Câmara de Campo Maior Arquivo Histórico de Campo Maior, na Biblioteca Municipal Crato Câmara Municipal9 1799-1840 1 liv. n.d. Desconhecida Arquivo Histórico da Câmara Municipal do Crato Não Administração do Concelho10 1845-1911 15 u.i. 2012;2013 Conservatória do Registo Civil de Crato e da Conservatória do Registo Civil de Portalegre Elvas Administração do Concelho11 1831-1935 65 u.i. 2011;2013 Conservatória do Registo Civil de Elvas e da Conservatória do Registo Civil de Portalegre. Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Elvas Arquivo Municipal de Elvas Fronteira Câmara Municipal12 1855-1906 2 liv. n.d. Desconhecida Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Fronteira Não Administração do Concelho 1899-1910 4 liv. 2011;2013 Conservatória do Registo Civil de Fronteira e da Conservatória do Registo Civil de Portalegre. Gavião Administração do Concelho13 1604-1863 13 liv. 2012;2013 Conservatória do Registo Civil de Gavião e da Conservatória do Registo Civil de Portalegre Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Gavião Não Marvão Administração do Concelho14 1878-1910 4 liv. 2013 Conservatória do Registo Civil de Portalegre Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Marvão Arquivo Municipal de Marvão Câmara Municipal15 1709-1836 98 liv. n.d. Desconhecida 8 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=980736 9 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=981489 10 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=980737 11 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=980739 12 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=981531 13 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=1031056 14 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=1045260 15 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=981563 O que posso encontrar nos arquivos municipais do Alentejo? Os instrumentos de descrição documental da região Alentejo 19 Monforte Câmara Municipal16 1604-1863 7 liv. n.d. Desconhecida Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Monforte Serviço de História e Arquivo Administração do Concelho17 1878-1911 8 liv. 2011 Conservatória do Registo Civil de Monforte Nisa Câmara Municipal18 1712-1856 109 u.i. n.d. Desconhecida Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Nisa Arquivo Histórico de Nisa, na Biblioteca Municipal Administração do Concelho19 1881-1911 7 liv. 2011,2013 Conservatória do Registo Civil de Nisa e da Conservatória do Registo Civil de Portalegre Ponte de Sor Administração do Concelho20 1882-1911 8 liv. 2012 Conservatória do Registo Civil de Ponte de Sor Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Ponte de Sor Arquivo Histórico de Ponte de Sor Portalegre Câmara Municipal21 1677-1851 314 u.i. 1937 Câmara Municipal de Portalegre Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Portalegre Não Administração do Concelho22 1824-1956 1137 u.i. 1995;2012 Polícia da Segurança Pública de Portalegre e Conservatória do Registo Civil de Portalegre Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Portalegre Não Sousel Administração do Concelho23 1901-1911 5 liv. 2011 Conservatória do Registo Civil de Sousel Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Sousel Arquivo Municipal 16 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=981539 17 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=1030013 18 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=981734 19 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=1028093. 20 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=1030999 21 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=981861 22 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=980742 23 https://digitarq.adptg.arquivos.pt/details?id=1028704 Sandra Patrício / 5º Encontro BAD ao Sul, 2022 20 Anexo 2 Arquivos da administração local no Arquivo Distrital de Beja Concelho actual Fundo Âmbito cronológico Dimensão e suporte Data da incorporação Proveniência Unidades de descrição relacionadas Arquivo Municipal em funcionamento Odemira Câmara Municipal de Vila Nova de Milfontes24 1812-1818 3 liv. 1988 Direcção das Finanças de Beja e/ou Tesouraria da Fazenda Pública de Beja N.d. Sim Odemira Administração do Concelho de Odemira25 1861/1861 2 liv. n.d. n.d. N.d. Sim Ourique Administração do Concelho de Ourique26 1863/1915 3 liv. 2001 Tribunal Judicial de Ourique Câmara Municipal de Ourique Não Beja Câmara Municipal de Beringel27 1738/1819 3 liv. 1988 Direcção das Finanças de Beja e/ou Tesouraria da Fazenda Pública de Beja Arquivo Municipal de Beja Sim Castro Verde Câmara Municipal de Castro Verde28 1863/1891 2 liv. 2001 Tribunal Judicial de Ourique Arquivo Municipal de Castro Verde Sim Cuba Câmara Municipal de Faro do Alentejo29 1766/1795 3 liv. 2001 Conservatória do Registo Civil e Predial de Alvito Câmara Municipal de Cuba Não Ourique Câmara Municipal de Garvão30 1821-1832 3 liv. 2001;2004 Tribunal Judicial de Ourique Câmara Municipal de Ourique Não Ourique Câmara Municipal de Ourique31 1647-1921 74 liv. 2001 Tribunal Judicial de Ourique N.d. Não 24 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025559 25 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025664 26 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025665 27 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025668 28 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025669 29 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025670 30 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025671 31 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025672 O que posso encontrar nos arquivos municipais do Alentejo? Os instrumentos de descrição documental da região Alentejo 21 Serpa Câmara Municipal de Serpa32 1815-1817 2 liv. 1988 Direcção das Finanças de Beja e/ou Tesouraria da Fazenda Pública de Beja Câmara Municipal de Serpa Sim Beja Câmara Municipal de Beja33 1506-1930 566 liv. 1996 Depósito N.d. Sim Santiago do Cacém Administração do Concelho de Alvalade34 1854-1854 1 liv. 1998 Governo Civil de Beja N.d. Sim 32 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025673 33 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1084073 34 https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025663 Sandra Patrício / 5º Encontro BAD ao Sul, 2022 22 Anexo 3Arquivos municipais em funcionamento de acordo com os critérios do Arquivo Distrital de Évora Concelho Distrito 1-Instalações 2-Recursos Humanos Qualificados 3-Instrumentos de Descrição 4-Sistemas electrónicos de pesquisa e consulta de documentos Observações Alcácer do Sal Setúbal 1 1 1 0 Grândola Setúbal 1 1 1 1 Santiago do Cacém Setúbal 1 1 1 0 Sines Setúbal 1 1 1 0 Aljustrel Beja 1 1 1 0 Instalado no Museu Almodôvar Beja 0 0 0 0 Alvito Beja 1 1 1 0 Barrancos Beja 0 0 0 0 Beja Beja 1 1 0 0 Castro Verde Beja 1 1 0 0 Cuba Beja 0 0 0 0 Ferreira do Alentejo Beja 1 1 1 0 Mértola Beja 1 1 1 1 Moura Beja 1 1 1 1 Odemira Beja 1 1 1 0 Ourique Beja 0 0 0 0 Serpa Beja 1 1 1 0 Vidigueira Beja 1 1 1 1 Alandroal Évora 0 0 0 0 Arraiolos Évora 1 ? 1 0 Instalado na Biblioteca Borba Évora 0 0 0 0 O que posso encontrar nos arquivos municipais do Alentejo? Os instrumentos de descrição documental da região Alentejo 23 Estremoz Évora 1 1 1 0 Évora Évora 1 1 1 1 Montemor-oNovo Évora 1 1 1 1 Mora Évora 0 0 0 0 Mourão Évora 1 1 1 0 Portel Évora 0 0 0 0 Redondo Évora 1 1 1 0 Reguengos de Monsaraz Évora 1 1 1 1 Vendas Novas Évora 0 0 0 0 Viana do Alentejo Évora 1 ? 0 0 Instalado na Biblioteca Vila Viçosa Évora 1 1 1 0 Alter do Chão Portalegre 0 0 0 0 Arronches Portalegre 0 0 0 0 Avis Portalegre 0 0 0 0 Campo Maior Portalegre 1 ? 0 0 Instalado na Biblioteca Castelo de Vide Portalegre 0 0 0 0 Crato Portalegre 0 0 0 0 Elvas Portalegre 1 1 1 0 Fronteira Portalegre 0 0 0 0 Gavião Portalegre 0 0 0 0 Marvão Portalegre 1 1 1 0 Sandra Patrício / 5º Encontro BAD ao Sul, 2022 24 Monforte Portalegre 1 1 0 0 Instrumentos de descrição não estão em linha Nisa Portalegre 1 ? 1 0 Instalado na Biblioteca Ponte de Sor Portalegre 1 1 0 0 Portalegre Portalegre 0 0 0 0 Sousel Portalegre 1 1 0 0 Total 30 26 23 7 i História do Arquivo Municipal de Montemor-o-Novo disponível em < https://www.cm-montemornovo.pt/locais/arquivo-municipal/ >, consultada em 2022-08-08. ii Descrição do fundo do Arquivo Histórico Municipal de Évora no Arquivo Distrital de Évora, disponível em < https://digitarq.adevr.arquivos.pt/details?id=984234 >, consultada em 2022-08-08. iii Veja-se a descrição bibliográfica da obra no catálogo da Biblioteca Nacional, em < https://catalogo.bnportugal.gov.pt/ipac20/ipac.jsp?session=166F30FW64456.19810&menu=search&aspect=subtab11&npp=20&ipp=20&spp=20&profile=bn&ri=&term=recenseamento+dos+arquivos+locais&index=. GW&x=10&y=11&aspect=subtab11 >. Consultado em 2022-08-12. iv Descrição dos arquivos municipais do distrito de Évora no sítio do Arquivo Distrital de Évora, acessível em https://adevr.dglab.gov.pt/arquivos-2/arquivos-municipais/ , consultado em 2022-08-08. v Separador de Viana do Alentejo no sítio do Arquivo Distrital de Évora em < https://adevr.dglab.gov.pt/arquivos-2/arquivos-municipais/arquivo-municipal-de-viana-do-alentejo/ >, consultado em 2022-08-08. vi Separador de Portel no sítio do Arquivo Distrital de Évora em < https://adevr.dglab.gov.pt/arquivos-2/arquivos-municipais/arquivo-municipal-de-portel/ >, consultado em 2022-08-08. vii Disponível em < https://adevr.dglab.gov.pt/fundos-e-coleccoes/administracao-local/ », consultado em 2022-08-08. viii Descrição do fundo disponível em https://digitarq.adevr.arquivos.pt/details?id=984234 ,consultado em 2022-08-08. ix Idem, ibidem. x Considera-se função arquivística, de acordo com Carol Couture et alli (1999:6-10) a actividade, numa organização, a gestão da informação produzida pela organização no decurso das suas actividades, com funções de suporte operacional, de prova e de memória. Assim, entre as funções de um arquivo contemporâneo identificam-se a produção de informação, avaliação, aquisição, classificação, descrição e indexação, difusão e preservação. xi Descrição do fundo disponível em < https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1025663 >. Consultado em 2022-08-10. xii Descrição do fundo disponível em < https://digitarq.adbja.arquivos.pt/details?id=1084073 >. Consultado em 2022-08-10. xiii Descrição do fundo disponível em < https://digitarq.adstb.arquivos.pt/details?id=1195809 >. Consultado em 2022-08-10. xiv Apresentado no dia 2 de Junho de 2022, em Estremoz, pelos directores dos arquivos distritais da NUT Alentejo, no Encontro de Redes de Arquivo. Informação disponível em < https://adevr.dglab.gov.pt/2022/03/23/encontro-de-redes-de-arquivo-estremoz-02-de-junho-de-2022/ », consultado em 2022-05-22.