Handreichung: Dateiformate (H9)
Abstract
Handreichung: Dateiformate Handreichung H9 des FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflows Das Verbundvorhaben FORTH-BW (Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg) der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen, der Hochschule Reutlingen, der HTWG Hochschule Konstanz Technik, Wirtschaft und Gestaltung, der Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl, der Hochschule für Technik Stuttgart und der Hochschule der Medien Stuttgart, wurde von Oktober 2022 bis September 2025 vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt mit Mitteln der Aufbau- und Resilienzfazilität der Europäischen Union, NextGenerationEU, gefördert. Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow führt schrittweise durch die Antragsphase, die Forschungsphase und die Abschlussphase eines Forschungsprojekts. Der Bereich „Rechtliches“ komplettiert diese drei Phasen als Querschnittsthema und umfasst die rechtlichen Fragestellungen, die im Laufe des FDM-Prozesses geklärt werden müssen. Ergänzt wird der Workflow durch Handreichungen, die spezifische Aspekte des FDM vertiefen, sodass Forschende schnell und bedarfsgerecht Informationen finden. Der Workflow ist niedrigschwellig und selbsterklärend durch phasenspezifische Farben übersichtlich aufgebaut. Die Handreichungen sind durch einheitliche Kodierung einzelnen Prozessschritten zugeordnet.
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Handreichung: Dateiformate H9 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Lioba Petter, Juli 2024 1 / 4 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Handreichung: Dateiformate Ebenso wie die Datenorganisation (siehe Handreichung: Gute Datenorganisation [H7]) erleichtert eine frühzeitige Entscheidung über Dateiformate die effiziente Projektarbeit. Bei dieser Entscheidung sollte Folgendes beachtet werden: • Es sollten möglichst interoperable Dateiformate verwendet werden. Daten, die mit Spezialsoftware erhoben oder ausgewertet werden, sollten wenn möglich nicht ausschließlich im Dateiformat der Software gespeichert werden, da sie nicht frei zugänglich ist. • Auf lange Sicht wird es für manche Softwarelösungen keine Updates mehr geben, sodass auch die mit diesen verarbeiteten und abgespeicherten Daten nicht mehr gelesen werden können. • Zudem gibt es disziplinspezifische Programme, die unerlässlich sind und bleiben werden. Es gibt Empfehlungen für die Wahl langfristig lesbarer Dateiformate: • Achten Sie darauf, möglichst offene Dateiformate zu wählen, die mit Open-SourceSoftware verarbeitet werden kann. • Wenn möglich, konvertieren Sie nach Abschluss des Projektes Dateiformate von Spezialsoftware in gängige Standardformate, damit sie möglichst unkompliziert und lange gelesen werden können. • Bei Text-Dateien empfiehlt sich eine Konvertierung in das PDF-Format, damit die Dateien möglichst lange lesbar sind. Auf den folgenden Seiten sind empfehlenswerte Dateiformate aufgeführt.
Handreichung: Dateiformate H9 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Lioba Petter, Juli 2024 2 / 4 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Empfehlungen für unabhängige, langfristig lesbare Formate Textformate Bezeichnung Dateiendung Archivierungsdauer PDF/A .pdf langfristig Unformatierter Text .txt, .c, .cpp, .m, … langfristig XML .xml, .xsd, … langfristig PDF .pdf mittelfristig HTML .html, .htm mittelfristig Word .docx mittelfristig PowerPoint .pptx mittelfristig LaTex .tex mittelfristig Programmcode .c, .rb, .go, … mittelfristig Word .doc ungeeignet PowerPoint .ppt ungeeignet Empfohlene Konvertierungen • Möglichst Word und PowerPoint Dateien zu PDF/A-1b Dateien konvertieren • LaTex and TeX möglichst zu PDF/A konvertieren • Die Qualität von Konvertierungen muss sorgfältig visuell überprüft werden. Besonders zu beachten sind Formeln, Sonderzeichen, Umlaute, spezielle Fonts, Schreibfehler, Auswählen und Suchen im Text, Tabellen, Farben, transparente Objekte, Kommentare, Vektorgrafiken sowie mehrfache Zeichenebenen Spreadsheets und Tabellenformate Bezeichnung Dateiendung Archivierungsdauer Comma oder Tab-begrenzte Textdateien .csv langfristig Excel (Containerformat) .xlsx mittelfristig Excel (Binärformat) .xls ungeeignet
Handreichung: Dateiformate H9 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Lioba Petter, Juli 2024 3 / 4 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Empfohlene Konvertierungen • Für wichtige Objekte (wie z.B. Figuren) sollte möglichst auch eine Kopie als separate Datei abgespeichert werden • Tabellen können zu ASCII Text-Dateien konvertiert werden (.csv) Workspace Speicherung für Matlab, R oder S-Plus Bezeichnung Dateiendung Archivierungsdauer Textdateien für S-Plus .sdd mittelfristig Matlab .mat mittelfristig R-Dateien .R, .RData ungeeignet Empfohlene Konvertierungen • Matlab Dateien (.mat) als v7.3 MAT-Dateien abspeichern, weil es dadurch einem HDF5-basierten Standard folgt (HDF5 ist ein offener Standard für Tabellen, Mediadaten und komplexe Datenstrukturen. • Der R-Workspace sollte mit dem Paket rhadf5 in HDF5 gespeichert werden. Die SPlus Funktion data.dump produziert eine Datei, welche mit der R-Funktion data.restore gelesen werden kann. • Für komplexe Datenstrukturen ist es meist nicht sinnvoll den Workspace als ASCII zu speichern, weil dies zu schwer lesbaren Dateien führt. • Wichtige Tabellen im Workspace sollten zusätzlich als CSV-Datei gespeichert werden. Rastergraphikformate Bezeichnung Dateiendung Archivierungsdauer Tagged Image File Format (TIFF) .tif langfristig Portable Network Graphics (PNG) .png langfristig JPEG2000 .jpeg, .jpg langfristig TIFF komprimiert .tiff mittelfristig Graphics Interchange Format (GIF) .gif mittelfristig JPEG / JFIF .jpg, .jpeg mittelfristig Bitmap (BMP) .bmp mittelfristig
Handreichung: Dateiformate H9 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Lioba Petter, Juli 2024 4 / 4 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Vektorgraphikformate Scalable Vector Graphics (SVG) .svg langfristig Graphik InDesign .indd ungeeignet Illustrator .iat ungeeignet Ecapsulated Postscript .eps ungeeignet Empfohlene Konvertierungen • Vektorgraphikdateien werden langfristig eher schwieriger zu öffnen sein als Rastergraphikdateien (Bitmaps, GIF, usw.). Auch das Einbetten von Vektorgrafiken in PDF-Dateien ist fehleranfällig. • Dateien in speziellen Vektorgraphik-Formaten, wie InDesign (.indd) oder illustrator (.ait) sollten möglichst auch als baseline TIFF, PDF / A, SVG oder JPEG Datei abgespeichert werden. • Die Qualität der Konvertierung muss sorgfältig visuell überprüft werden (Schärfe, Auflösung, Farben, halbdurchsichtige Objekte, Beschriftungen) Quellennachweise: KIM Konstanz: https://www.forschungsdaten.info/themen/veroeffentlichen-undarchivieren/formate-erhalten/ [05.07.2024] NN, Dateiformate: Information zur Archivierung: https://forschungsdaten.info/securedl/sdleyJ0eXAiOiJKV1QiLCJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJpYXQiOjE3MjEyMTM3NDEsImV4cCI6MTcyMTkwNDk0MSwi dXNlciI6MCwiZ3JvdXBzIjpbMCwtMV0sImZpbGUiOiJmaWxlYWRtaW4va29vcGVyYXRpb25lbi9id2ZkbS9m ZG0vNS1maW5kZW4tdW5kLW5hY2hudXR6ZW4vMi1mb3JtYXRlLWVyaGFsdGVuL0Zvcm1hdGluZm9ybWF 0aW9uLnBkZiIsInBhZ2UiOjY3MDk3fQ.NnwjobvNF2M5uubDIQi2KGzbSggX8Olgh5uL8gHX2yY/Formatinf ormation.pdf [15.06.2022]