Handreichung: bwSync&Share (H15)

Handreichung: bwSync&Share H15 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Sanghmitra Banerjee, Juli 2025 [Übersetzung: Karoline Herrmann] 1 / 8 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMFTR-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Handreichung: bwSync&Share Ein kurzer Leitfaden für Forschende Inhalt Einleitung.......................................................................................................................................................... 1 Die Rolle von bwSync&Share im Forschungsdatenmanagement (FDM) .................................... 2 Registrierung und Login ............................................................................................................................. 2 Navigation durch die “Willkommen”-Seite ............................................................................................ 3 Navigation durch die Homepage .............................................................................................................. 4 Hochladen und Organisieren von Dateien ............................................................................................ 4 Navigation durch “Optionen” ...................................................................................................................... 5 Navigation durch benutzerdefinierte Berechtigungen ...................................................................... 6 Synchronisieren von Dateien zwischen Geräten ................................................................................ 7 Verwaltung des Speicherplatzes ............................................................................................................. 8 Fazit ................................................................................................................................................................... 8 Quelle ............................................................................................................................................................... 8 Einleitung bwSync&Share ist eine sichere Online-Speicher-, Synchronisationsund Kollaborationsplattform, die das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) für die badenwürttembergischen Hochschulen betreibt. Die Plattform ermöglicht: ein Basiskontingent an 50 GB Speicherkapazität, welches auf Anfrage von den KITAdministratoren auf bis zu 200 GB erhöht werden kann. Geräteübergreifende Synchronisierung: Desktop (Windows/Mac), Mobile (iOS/Android) und Web. Zusammenarbeit über Online-Bearbeitung (Nextcloud). Sichere Freigabe für interne Nutzer, Gäste und über öffentliche Links mit optionalem Passwort/Ablaufdatum. Ein kurzer Leitfaden für Forschende H15 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Sanghmitra Banerjee, Juli 2025 [Übersetzung: Karoline Herrmann] 2 / 8 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMFTR-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Die Rolle von bwSync&Share im Forschungsdatenmanagement (FDM) bwSync&Share unterstützt den sicheren und kollaborativen Austausch von Daten, insbesondere innerhalb der Hochschullandschaft Baden-Württembergs. Es ermöglicht Forschenden an Hochschulen für Angewandte Wissenschaften (HAW) und ihren Partnern, während der aktiven Phase eines Forschungsprojekts Dateien effizient zu teilen und zu synchronisieren. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass bwSync&Share kein Forschungsdatenspeicher ist und nicht für die langfristige Veröffentlichung oder Archivierung von Forschungsdaten verwendet werden sollte. Es fehlen wesentliche Repository-Funktionen wie Metadatenmanagement, Langzeitarchivierung und persistente Identifikatoren (z.B. DOIs). Für die Veröffentlichung von Forschungsdaten nach den Grundsätzen von Open Science und FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) sollten spezielle Repositorien wie RADAR [https://www.radarservice.eu], bwDataArchiv [https://www.rda.kit.edu] oder andere zertifizierte Plattformen verwendet werden. Ein typischer Anwendungsfall für bwSync&Share ist ein gemeinsames Forschungsprojekt zwischen zwei oder mehreren HAW in Baden-Württemberg, möglicherweise unter Einbeziehung externer Partner wie Industrieunternehmen. In solchen Projekten müssen die Teams ihre Arbeitsdaten während des gesamten Projektzyklus sicher und effizient austauschen. bwSync&Share ermöglicht den Austausch von Datensätzen, Entwürfen und Analyseergebnissen in einer kontrollierten Umgebung, unterstützt so die Teamarbeit und beschleunigt die Zusammenarbeit. Sobald das Projekt abgeschlossen ist und die Daten zur Veröffentlichung oder langfristigen Speicherung bereit sind, sollten sie in ein geeignetes Forschungsdaten-Repositorium übertragen, an einem anderen Ort gespeichert und / oder gelöscht werden. Der folgende Leitfaden bietet einen detaillierten Überblick, wie bwSync&Share effizient in Forschungsprojekten eingesetzt werden kann. Um die Plattform zu nutzen, navigieren Sie zu: https://bwsyncandshare.kit.edu/ Registrierung und Login Das Tool verfügt über drei verschiedene Anmelde-/Registrierungsoptionen (siehe Abbildung 1): Option 1: Ihre Hochschule ist bereits Mitglied im Verbund. Option 2: Falls Sie eine Helmholtz-ID haben. Ein kurzer Leitfaden für Forschende H15 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Sanghmitra Banerjee, Juli 2025 [Übersetzung: Karoline Herrmann] 3 / 8 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMFTR-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Option 3: Wenn Sie ein Gast oder externer Benutzer sind. Diese Handreichung bezieht sich auf Nutzer von Option 1. Abbildung 1: Login-Seite von bwSync&Share Navigation durch die “Willkommen”-Seite Wenn Sie die Plattform über die Option „Mitglied im bwSync&Share-Verbund“ öffnen, werden Sie zur Authentifizierungsseite weitergeleitet, wo Sie Ihr registriertes Institut auswählen können. Wenn Sie Ihre HAW ausgewählt haben, aktivieren Sie die Schaltfläche „Heimatorganisation merken“ , um die Schritte bei zukünftigen Logins nicht wiederholen zu müssen. Sobald Sie Ihre HAW ausgewählt haben, klicken Sie auf „Weiter“ . Daraufhin werden Sie zum Login-Profil Ihrer HAW weitergeleitet, wie in Abbildung 3 dargestellt. Abbildung 2: Authentifizierungsseite Abbildung 3: Login-Seite Ein kurzer Leitfaden für Forschende H15 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Sanghmitra Banerjee, Juli 2025 [Übersetzung: Karoline Herrmann] 4 / 8 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMFTR-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Navigation durch die Homepage Wenn Sie die bwSync&Share-Seite betreten, werden Sie auf die Startseite geleitet, auf der Sie alle Informationen über Ihre Dateien (sowohl persönliche als auch freigegebene) finden können: Abbildung 4: bwSync&Share Homepage Auf der linken Seite der Startseite (Abbildung 4) können Sie durch verschiedene Optionen navigieren, darunter: Anzeige der zuletzt geänderten Dateien und Ordner Favoritenordner für den Schnellzugriff Freigegebene Dateien, Ordner und Links Freigegebene Dateien, Ordner und Links, die Sie gelöscht haben. Anzeige des verwendeten und verbleibenden Speicherplatzes des Kontos Setting verschiedener Dateieinstellungen Hochladen und Organisieren von Dateien Mit bwSync&Share können Sie Ihre Forschungsdateien hochladen und organisieren, so dass sie auf allen Ihren Geräten zugänglich sind und die Zusammenarbeit im Team vereinfacht wird. Hochladen von Dateien Zum Hochladen einer Datei, navigieren Sie zum gewünschten Projektordner. Klicken Sie die Schaltfläche “Neu” an. Ein kurzer Leitfaden für Forschende H15 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Sanghmitra Banerjee, Juli 2025 [Übersetzung: Karoline Herrmann] 5 / 8 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMFTR-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Wählen Sie „Dateien hochladen“ oder „Ordner hochladen“ und dann Dateien von Ihrem lokalen Gerät aus. Sie können Dateien auch direkt in das Browserfenster ziehen, um sie hochzuladen ( „Drag and Drop“ ). Hochgeladene Dateien werden unverzüglich in dem von Ihnen gewählten Ordner angezeigt und können je nach Berechtigungen aufgerufen, freigegeben oder bearbeitet werden. Navigation durch “Optionen” Für jede Datei können Sie eine Reihe von Aktionen durchführen: Hinzufügen der Datei zu Favoriten, Öffnen der Details, Anzeigen, Umbenennen, Verschieben oder Kopieren, Setzen einer Erinnerung, lokales Bearbeiten, Sperren der Datei, Herunterladen oder Löschen. Wenn Sie auf „Details öffnen“ klicken (Abbildung 5), können Sie durch drei Optionen navigieren: Aktivität: Auf der Registerkarte „Aktivität“ wird ein Protokoll aller Aktionen im Zusammenhang mit der ausgewählten Datei angezeigt. Dazu gehören Uploads, Downloads, Bearbeitungen, Freigaben, Umbenennungen und Löschungen. So können Sie nachverfolgen, wer auf die Datei zugegriffen oder sie geändert hat und wann diese Aktionen stattgefunden haben, was für Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt. Teilen: Auf der Registerkarte „Teilen“ können Sie festlegen, wie die Datei mit anderen geteilt werden soll. Sie können: Best Practice: Ordnerstruktur Eine gute Ordnerstruktur trägt dazu bei, dass Forschungsteams reibungslos zusammenarbeiten und Informationen schnell finden: Klare Hierarchien: Erstellen Sie übergeordnete Ordner nach Hauptkategorien wie Projekte, Daten, Veröffentlichungen oder Besprechungsnotizen. Fügen Sie innerhalb dieser Kategorien Unterordner für Erhebungen, Experimente, Daten oder Dokumenttypen hinzu. Konsequente Namensgebung: Einigen Sie sich auf eine einheitliche Namenskonvention für Ordner und Dateien. Verwenden Sie z. B. Datumsangaben im Format JJJJ-MM-TT (2025-07-03_Erhebung1) und vermeiden Sie Leerzeichen oder Sonderzeichen. “ReadMe”-Datei: Legen Sie in jeden größeren Ordner eine einfache Textoder PDFDatei mit einer Erläuterung des Inhalts und besonderen Hinweisen ab. Dies ist hilfreich für die (neuen) Teammitglieder. Ein kurzer Leitfaden für Forschende H15 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Sanghmitra Banerjee, Juli 2025 [Übersetzung: Karoline Herrmann] 6 / 8 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMFTR-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Öffentliche Freigabelinks für den externen Zugriff erstellen Passwortschutz oder Ablaufdatum für Links festlegen Die Datei für bestimmte Benutzer oder Gruppen innerhalb von bwSync&Share freigeben Berechtigungen anpassen (z. B. Lesenoder Bearbeitungsrechte) Zugriff und Zusammenarbeit sicher steuern. Versionierung: Auf der Registerkarte „Versionen“ wird eine Historie der früheren Versionen der Datei gespeichert. Immer wenn eine Datei geändert wird, wird automatisch eine neue Version gespeichert. In diesem Bereich können Sie: Frühere Versionen der Datei anzeigen und vergleichen Bei Bedarf eine frühere Version wiederherstellen Ältere Versionen löschen, um Speicherplatz freizugeben Diese Funktion hilft, Datenverluste zu vermeiden und ermöglicht eine einfache Wiederherstellung nach unerwünschten Änderungen. Abbildung 5: Optionen im Menü „Details öffnen“ Navigation durch benutzerdefinierte Berechtigungen bwSync&Share bietet eine breite Palette von anpassbaren Berechtigungen mit der Option „ Teilen“ . Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner freigeben, können Sie festlegen, wer Zugriff hat und welche Aktionen durchgeführt werden dürfen. Mögliche Berechtigungen sind: Dateien anzeigen, bearbeiten oder herunterladen. Sie können Ablaufdaten für freigegebene Links festlegen, sie mit Passwörtern schützen und die erneute Freigabe für andere einschränken. Mit diesen Optionen können Sie Inhalte sicher freigeben und gleichzeitig die Kontrolle darüber behalten, wie auf Ihre Daten zugegriffen wird und sie verwendet werden. Ein kurzer Leitfaden für Forschende H15 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Sanghmitra Banerjee, Juli 2025 [Übersetzung: Karoline Herrmann] 7 / 8 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMFTR-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Figure 6: Benutzerdefinierte Berechtigungen für die Freigabe von Dateien und Ordnern Synchronisieren von Dateien zwischen Geräten bwSync&Share bietet die Synchronisierung von Dateien nahtlos über alle Ihre Geräte hinweg. Wenn Sie die bwSync&Share-App auf Ihrem Computer oder Smartphone installieren, bleiben Ihre Dateien automatisch auf dem neuesten Stand, ohne dass Sie sie manuell hochoder herunterladen müssen. Diese Synchronisierung stellt sicher, dass alle Änderungen, die Sie Best Practice: Sicherer Austausch von Dateien Ablaufdaten: Legen Sie ein Verfallsdatum für öffentliche Freigabelinks fest, um unerwünschten Langzeitzugriff zu verhindern. Passwortschutz: Schützen Sie gemeinsam genutzte Links mit sicheren Passwörtern, insbesondere, wenn Sie sensible Informationen teilen. Berechtigungen: Gewähren Sie nur die erforderliche Zugriffsebene (z. B. Leserecht, wenn keine Bearbeitung erforderlich ist), um das Risiko versehentlicher Änderungen zu verringern. Weitergabe einschränken: Deaktivieren Sie die Weitergabe-Option, wenn sie nicht unbedingt erforderlich ist. Regelmäßige Überprüfung der Freigaben: Überprüfen Sie regelmäßig freigegebene Dateien und entfernen Sie Links oder Berechtigungen, die nicht mehr benötigt werden. Ein kurzer Leitfaden für Forschende H15 Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Sanghmitra Banerjee, Juli 2025 [Übersetzung: Karoline Herrmann] 8 / 8 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMFTR-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. vornehmen - egal ob Sie Dateien hinzufügen, bearbeiten oder löschen - sofort auf allen Geräten sichtbar sind. Einer der wichtigsten Vorteile dieser Funktion ist der Offline-Zugriff: Sie können auch ohne Internetverbindung an Ihren Dateien arbeiten, und alle Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind. Diese nahtlose Integration stellt sicher, dass Sie immer die neueste Version Ihrer Forschungsdateien zur Hand haben. Weitere Informationen zu Clients finden Sie unter: bwSync&Share-Clients [https://help.bwsyncandshare.kit.edu/english/147.php?]. Verwaltung des Speicherplatzes Die Kontrolle über Ihr Speicherkontingent in bwSync&Share ist wichtig, um einen unterbrechungsfreien Zugriff und eine reibungslose Dateiverwaltung zu gewährleisten. Sie können Ihre aktuelle Speichernutzung direkt über das Dashboard oder die Seitenleiste überwachen, wo angezeigt wird, wie viel Speicherplatz Sie verbraucht haben und wie viel noch verfügbar ist. Um Ihren Speicherplatz zu optimieren, sollten Sie Ihre Dateien regelmäßig überprüfen und alle nicht mehr benötigten Dateien entfernen. Nutzen Sie außerdem die Funktion „Versionen“ , um alte, nicht mehr benötigte Dateiversionen zu löschen und Speicherplatz freizugeben, ohne dass Ihre letzte Arbeit verloren geht. Regelmäßige Bereinigungen sorgen für eine effiziente Leistung, verhindern das Überschreiten der Speichergrenzen und stellen sicher, dass Sie immer Kapazität für neue Forschungsdaten und Dokumente haben. Fazit bwSync&Share bietet Forschenden eine sichere und kollaborative Umgebung für die Verwaltung und Freigabe ihrer Dateien. Best Practices für die gemeinsame Nutzung und die regelmäßige Überprüfung der Dateiaktivitäten zeigen, wie Ihre Forschungsdaten sowohl zugänglich als auch sicher bleiben. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und seinen robusten Sicherheitsfunktionen ist bwSync&Share ein unverzichtbares Werkzeug für die gemeinsame Forschung in akademischen und wissenschaftlichen Gemeinschaften. Quelle KIT – The Research University in the Helmholtz Association: Information on the bwSync&Share service, URL: https://help.bwsyncandshare.kit.edu/english/161.php