Regolamento per la gestione FAIR dei dati della ricerca

Regolamento per la gestione FAIR dei dati della ricerca (emanato con D.D. n. 544 del 29 settembre 2025) 1. Finalità e principi La Scuola Normale Superiore (di seguito Scuola) riconosce l’importanza fondamentale dei dati prodotti durante l’attività di ricerca come valido risultato scientifico, nonché come patrimonio dell’istituzione e risorsa per la ricerca scientifica, la didattica e il progresso della conoscenza. La Scuola, pertanto, favorisce la gestione dei dati della ricerca in linea con i principi della Scienza Aperta1 - condivisione, equità, inclusione, trasparenza, riproducibilità e riutilizzo - e le migliori pratiche internazionali per la loro raccolta, archiviazione e conservazione al fine di: ● facilitare la collaborazione e il riuso dei dati in ricerche successive, evitando la duplicazione e massimizzando l’impatto e la visibilità della ricerca; ● ridurre la perdita e il danneggiamento dei dati, rendendoli comprensibili e rintracciabili nel tempo; ● garantire l’integrità e la riproducibilità della ricerca. Con il presente regolamento la Scuola intende definire un quadro di supporto per la gestione dei dati della ricerca ⎼ nel rispetto della normativa vigente in materia di privacy e di protezione della proprietà intellettuale e fatti salvi specifici accordi con terze parti per il finanziamento della ricerca ⎼ per favorire la condivisione dei risultati prodotti, in linea con le raccomandazioni della Commissione Europea (2012/417/UE e 2018/790/UE) e secondo quanto previsto nel proprio Statuto e nel Codice etico, nonché dal “Piano Nazionale per la Scienza Aperta” (Decreto Ministeriale n. 268 del 28 febbraio 2022), che è parte integrante del “Piano Nazionale della Ricerca 2021-2027” del Ministero dell’Università e della Ricerca La Scuola riconosce, infine, che i dati della ricerca e la relativa gestione possano assumere proprie specificità in base alla disciplina e pertanto verranno predisposti guide e documenti mirati a soddisfare le esigenze dei singoli ambiti di ricerca. 2. Definizioni Dati della ricerca. Unità informative minime ovvero rappresentazioni oggettive e non interpretate della realtà, raccolte o prodotte nel corso delle attività di ricerca e che servono, come fonti primarie, a convalidare e supportare i risultati ottenuti. A seconda del livello di osservazione, possono essere classificati in dati grezzi o primari (ad es. informazioni registrate sotto forma di appunti, immagini, riprese video, registrazioni, sondaggi, modelli, algoritmi, osservazioni, misurazioni, oggetti del presente o del passato, fonti edite ed inedite), dati elaborati (ad es. analisi, descrizioni e conclusioni sotto forma di rapporti o documenti) e dati pubblicati (informazioni distribuite a soggetti diversi da coloro che sono coinvolti nell’acquisizione e nella gestione dei dati della ricerca in corso). È compreso nella definizione 1 Si vedano le Raccomandazioni UNESCO sulla Scienza Aperta. 2 di “Dati della ricerca” anche il codice sorgente, a cui si applicano il presente regolamento e le procedure di archiviazione del progetto Software Heritage di cui la Scuola supporta le attività2. Dataset. Un insieme di dati strutturati e organizzati. Ciclo di vita dei dati. L’insieme delle fasi in cui i dati vengono gestiti durante e dopo l’attività di ricerca: raccolta e/o riuso, pianificazione, analisi, documentazione, archiviazione, condivisione. Data Management Plan (DMP). Un documento strutturato, dinamico, che ha la funzione di supportare la pianificazione e l’esecuzione di un’attività di ricerca: indica come vengono gestiti i dati (raccolti e/o riutilizzati) durante la ricerca e dopo il suo completamento. Nel DMP sono descritti la natura e l’origine dei dati della ricerca, le misure di assicurazione della qualità adottate, i soggetti coinvolti nella produzione ed elaborazione, l’organizzazione e la gestione dei dati durante il loro ciclo di vita, le tecniche per renderli conformi ai principi FAIR. Principi FAIR. Principi guida riconosciuti a livello internazionale3 sulla base dei quali vengono identificate specifiche tecniche per rendere Reperibili (Findable), Accessibili (Accessible), Interoperabili (Interoperable) e Riutilizzabili (Reusable) tutti i risultati della ricerca tra cui anche i dati della ricerca. I principi FAIR devono essere seguiti in tutte le fasi della gestione dei dati, con particolare attenzione a quella di archiviazione in trusted repository, garantendo al contempo la sicurezza e l’integrità della ricerca. Open data. Dati associati a una licenza di libero accesso e utilizzo. Metadati. Informazioni sui dati che li descrivono e li contestualizzano, facilitando l’intelligibilità e l’indicizzazione da parte dei motori di ricerca, chiarendo la provenienza e le responsabilità di raccolta dei dati, definendo le condizioni di accesso e riutilizzo. I metadati sono in genere strutturati secondo schemi standard per ambito disciplinare, implementati dalle infrastrutture di archiviazione e accesso (trusted repository). Trusted repository. Infrastruttura digitale che consente di identificare, conservare a lungo termine e avere accesso ai dati (nei casi in cui è possibile), garantendo identificatori univoci persistenti e metadati standard, l’adozione di protocolli di comunicazione standard, licenze aperte per metadati e dati della ricerca, la possibilità di archiviazione anche di documentazione a supporto dei dati, la capacità dei sistemi computazionali di trovare, accedere, interoperare e riutilizzare i dati senza o con minimo intervento umano (machine-actionability)4. Afferenti alla Scuola. Docenti, ricercatori/ricercatrici, allievi/e PhD, assegnisti/e, borsisti/e, personale tecnico amministrativo e bibliotecario, studiosi/e ospiti in qualità di visiting coinvolti nelle attività di ricerca cui si applica il presente regolamento. 2 https://www.softwareheritage.org/how-to-archive-reference-code/. 3 https://www.go-fair.org/fair-principles/. 4 Si veda la definizione di “trusted repository” prevista dall’Annotated Grant Agreement del Programma Quadro Horizon Europe, Annex 5, Art. 17 “Communication, dissemination and visibility”, pp. 387-388. 3 3. Ambito di applicazione Il presente regolamento si applica a tutti/e gli/le afferenti alla Scuola che creano, raccolgono, gestiscono dati della ricerca. Nel caso la ricerca sia stata finanziata da parti terze ed esistano accordi specifici relativi al controllo dei dati, al loro accesso e alla loro conservazione, gli accordi prevalgono sul presente regolamento. 4. Ciclo di vita dei dati e relativa gestione La Scuola incoraggia i/le propri/ie afferenti ad adottare una gestione responsabile dei dati durante l’intero ciclo di vita della ricerca. I dati della ricerca devono essere raccolti, trattati e archiviati in modo corretto, completo e affidabile, nel rispetto della normativa vigente in materia di tutela dei dati personali e della proprietà intellettuale. I dati devono essere gestiti rispettando la loro integrità e documentando nel modo più esauriente possibile il loro trattamento in accordo con i principi FAIR, in modo da renderli trovabili, accessibili, interoperabili e riutilizzabili. Per garantire una gestione efficace e sostenibile dei dati, è buona pratica definire un Data Management Plan (DMP) all’avvio dell’attività/del progetto di ricerca o della tesi PhD. Esso fornisce informazioni sui dati (ad es. tipologia, origine, formati, metodi, volume, licenze) e definisce le modalità che si intende adottare per il loro trattamento, la conservazione e la valorizzazione con i relativi costi. Il DMP dovrà essere aggiornato ogni qual volta vengano adottate delle modifiche nella gestione dei dati (raccolta, trattamento, conservazione e archiviazione) e/o nei costi relativi alla gestione medesima. Il DMP e i suoi eventuali aggiornamenti andranno depositati nella community SNS del repository Zenodo. Affinché i dati della ricerca diventino un patrimonio della Scuola, alla data della discussione della tesi PhD ed entro sei mesi dalla conclusione delle altre attività progettuali, è necessario che il/la responsabile dei dati: ● archivi i dati nella community SNS del repository Zenodo o in un trusted repository diverso da Zenodo che rispetti gli standard internazionali, assegni un identificatore digitale persistente ai dataset e garantisca la conservazione a lungo termine (almeno 10 anni); ● registri i metadati del dataset nell’apposita sezione “Dataset” dell’Archivio istituzionale della ricerca della Scuola, nel caso di deposito dei dati in un trusted repository diverso da Zenodo. Riconoscendo i dati come una risorsa per la ricerca, la Scuola esorta i/le propri/ie afferenti, in fase di archiviazione, ad associare ai dati una licenza per il libero utilizzo (ad es. Creative Commons) secondo il principio “più aperto possibile, chiuso quanto necessario”. Laddove non fosse possibile associare ai dati una licenza per il libero utilizzo, perché sussistono diritti di terze parti, diritti e protezione di proprietà industriale, usi vietati dalla legge o motivi legati alla sicurezza della ricerca, è in ogni caso necessario – alla data della discussione della tesi PhD ed entro sei mesi dalla conclusione delle attività di ricerca e/o progettuali – archiviare ad accesso riservato i dati nella community SNS del repository Zenodo o in altro trusted repository, dichiarando la motivazione dell’impossibilità al libero utilizzo dei dati e garantendo che i metadati siano ad accesso aperto. 4 Alla scadenza del tempo di conservazione garantito dal trusted repository, è possibile valutare la distruzione o cancellazione dei dati archiviati se ritenuti non più validi da un punto di vista scientifico, fatti salvi gli interessi di eventuali terze parti. Tale azione deve essere tracciata e documentata, così come i metadati associati ai dati cancellati devono essere mantenuti accessibili. Nel caso di pubblicazione dei risultati della ricerca basati sui dati gestiti, è necessario includere nella pubblicazione il Data Availability Statement, ovvero un breve testo che indichi dove possono essere reperiti i dati associati allo studio e a quali condizioni è possibile accedervi, con relativo identificativo persistente. 5. Ruoli e responsabilità La responsabilità della gestione dei dati è condivisa tra gli/le afferenti alla Scuola e la Scuola stessa, nei limiti dei rispettivi ambiti di competenza. 5.1 Responsabilità degli/delle afferenti Agli/alle afferenti alla Scuola è richiesto: ● la gestione dei dati in tutte le sue fasi (la raccolta e/o il riuso specificando la fonte da cui sono tratti i dati e il/la responsabile della raccolta, la documentazione, l’archiviazione e la conservazione o distruzione dei dati della ricerca, compresa la definizione di protocolli e responsabilità nell’eventuale gruppo di lavoro) in accordo con il/la responsabile del progetto di ricerca/tutor della tesi PhD; ● l’elaborazione e l’aggiornamento del Data Management Plan (DMP); ● la realizzazione di copie di sicurezza (backup) in modo che siano disponibili al/alla responsabile del progetto di ricerca/tutor della tesi PhD; ● la pianificazione dell’utilizzo dei dati dopo il termine dell’attività di ricerca (ciò comprende il deposito e la definizione dei diritti di riutilizzo); ● l’uso di Researcher Identifier (ad es. ORCID) al momento del deposito dei dati e della pubblicazione dei risultati delle ricerche basate su di essi. In caso di interruzione del rapporto tra l’afferente e la Scuola, entro un mese dalla fine del rapporto dovranno essere assicurate le opportune misure affinché i dati della ricerca, di cui l’afferente è responsabile, continuino a essere trattati secondo il presente regolamento e affinché rimangano in disponibilità della Scuola. 5.2 Responsabilità della Scuola È responsabilità della Scuola: ● nominare personale di supporto competente e fornire risorse, strumenti e infrastrutture adeguati conformi a questo regolamento; ● fornire assistenza per la progettazione e la compilazione dei DMP; ● offrire corsi di formazione sulla gestione dei dati della ricerca secondo standard internazionali; ● garantire il supporto di personale specializzato in materia di protezione dati, di regolamento sulla privacy (contattare il Data Protection Officer SNS all’indirizzo email 5 [email protected]), di protezione della proprietà intellettuale e di sicurezza della ricerca (contattare il Panel Accademico su Sicurezza e Integrità della Ricerca – PASIR all’indirizzo email [email protected]); ● suggerire e/o fornire servizi per consentire il deposito, l’archiviazione e la conservazione dei dati della ricerca e mantenerne l’accessibilità durante e al termine dell’attività di ricerca; ● pubblicare nel sito istituzionale della Scuola e aggiornare periodicamente linee guida dettagliate sugli aspetti tecnici e pratici della gestione dei dati della ricerca (ad es. scelta dell'archivio, scelta dei dati da depositare, modalità per farlo, gestione del software, licenze, modelli di DMP per le diverse esigenze di ricerca); ● garantire le condizioni affinché i contenuti del regolamento siano pienamente rispettati. 6. Validità Il presente regolamento entra in vigore il 1° ottobre 2025 e sarà rivisto almeno una volta l’anno dalla Commissione di ateneo per la Scienza Aperta.