Konsortiale Finanzierung von Open-Access-Publikationen. Eine Handreichung für Fachinformationsdienste

Erstellt von Simone Franz 0000-0003-4525-6977 Karin Silvia Stork 0009-0009-1098-5337 Das dieser Handreichung zugrundeliegende Vorhaben wurde mit Mitteln des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) unter dem Förderkennzeichen 16KOA011 gefördert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt bei den Autorinnen. Zitationsvorschlag Franz, Simone, Karin Silvia Stork (2025). Konsortiale Finanzierung von Open-AccessPublikationen. Eine Handreichung für Fachinformationsdienste, Zenodo, 15.10.2025, https://doi.org/10.5281/zenodo.16944456. Diese Handreichung ist im Projekt KOALA-AV (Konsortiale Open-Access-Lösungen Aufbauen – Ausbauen und Verankern) entstanden. Inhalt Einleitung ................................................................................................................................................ 1 Zum Hintergrund ................................................................................................................................ 1 Integration konsortialer Finanzierung in FID-Anträgen ................................................................... 3 Häufig gestellte Fragen ...................................................................................................................... 3 I. Beantragung konsortialer Finanzierung .................................................................................... 3 II. Akquise und Bündelung konsortialer Finanzierungsangebote .............................................. 5 III. Organisation konsortialer Finanzierungsangebote ................................................................ 6 1 Einleitung Die folgende Handreichung geht zurück auf einen Online-Workshop mit dem Titel Konsortiale Finanzierung von Diamond Open Access. Beteiligungsmöglichkeiten für Fachinformationsdienste, den das Projekt Kompetenzzentrum für Lizenzierung (KfL), die UnterArbeitsgruppe (U-AG) Lizenzierung des FID-Netzwerks sowie das Projekt KOALA-AV (Konsortiale Open-Access-Lösungen Aufbauen – Ausbauen und Verankern, 2023–2025) am 7. Juli 2025 für die Fachinformationsdienste (FID) durchgeführt hat. 1 In diesem stellten das Satellitenprojekt EthnOA – Open Access in den ethnologischen Fächern des FID Sozialund Kulturanthropologie, der FID Kommunikationsund Medienwissenschaft (FID Media), der FID Soziologie und das Verbundprojekt edu_consort_oa des FID Erziehungswissenschaft und Bildungsforschung Beteiligungsmöglichkeiten in der konsortialen Finanzierung APC-freier Open-AccessPublikationen vor. Zudem erfolgte eine Einführung in das von der Technischen Informationsbibliothek (TIB) in Hannover und dem Kommunikations-, Informations-, Medienzentrum (KIM) der Universität Konstanz entwickelte KOALA-Modell zur konsortialen Finanzierung qualitätsgesicherter APC-freier Open-Access-Publikationen, das die Sächsische Landesbibliothek – Staatsund Universitätsbibliothek (SLUB) Dresden seit 2024 pilotiert. Im Workshop unterstütze KOALA-SLUB mit seiner Expertise. Die Handreichung bündelt und beantwortet Fragen der Teilnehmenden, die in Breakout-Sessions während des Workshops gestellt und diskutiert wurden. 2 Das Ziel war die gemeinsame Entwicklung von Perspektiven für eine aktive Rolle von Fachinformationsdiensten in der Open-Access-Transformation. Der Workshop ist Ergebnis einer Zusammenarbeit des Kompetenzzentrums für Lizenzierung, der UAG Lizenzierung und des Projekts KOALA-AV. Zum Hintergrund Seit 2014 werden durch das Förderprogramm Fachinformationsdienste für die Wissenschaft der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) mehr als 40 Fachinformationsdienste gefördert. Die Fachinformationsdienste bieten als forschungsunterstützende Infrastrukturen eine vorrangig digitale und standortunabhängige Informationsversorgung, die sich am Spezialbedarf wissenschaftlicher Fächer orientiert. Die maximale Förderdauer beträgt nach vier erfolgreichen Antragstellungen 12 Jahre. 3 Ergänzend zur Projektförderung ermöglicht die 2025 vorgestellte DFG-Programmlinie FIDplus ab 2026 den Weiterbetrieb und Ausbau unverzichtbarer Angebote für die jeweilige Fachcommunity. 4 Die Fachinformationsdienste haben in den vergangenen Jahren verschiedene Angebote für ihre Communitys entwickelt bzw. fortgesetzt. Dazu gehören beispielsweise die Erwerbung und Lizenzierung, Bereitstellung und Lieferdienste, Digitalisierungsservices sowie Publikationsdienste. 5 Insbesondere Publikationsdienste in Form eines Repositoriums, Hosting von Online-Zeitschriften sowie Entwicklung kollaborativer Publikationsdienste und/oder Langzeitarchivierung (LZA) wurden bis 2019 substanziell ausgebaut. Einzelne 1 Für konstruktive Hinweise zu dieser Handreichung danken wir den beteiligten Projekten und Gremien sowie Alexander Heit, der auch bei der Durchführung des Workshops unterstützte. 2 Die Antworten beruhen zum Teil auf Erfahrungen der Projekte und Einrichtungen. Sie sind keine Empfehlungen. Bei konkreten Fragen stehen Ihnen die jeweiligen Ansprechpersonen jederzeit gerne zur Verfügung. 3 Vgl. https://www.dfg.de/de/foerderung/foerdermoeglichkeiten/programme/infrastruktur/lis/lisfoerderangebote/fachinfodienste-wissenschaft, Stand: 15.10.2025. 4 Vgl. https://www.dfg.de/resource/blob/351698/12-23-de.pdf, Stand: 15.10.2025, S. 2. 5 Vgl. https://www.dfg.de/resource/blob/173674/studie-fid.pdf, Stand: 15.10.2025, S. 67–76 und S. 78–82. 2 Fachinformationsdienste, die Angebote bezüglich Open-Access-Zeitschriften etabliert haben, verbessern auch die Akzeptanz von Open Access in ihrer Fachcommunity. Diese Akzeptanz hat auch Auswirkungen auf die Inanspruchnahme von Publikationsdiensten. 6 Hier zeigt sich, dass sich die Open-Access-Transformation in den Angeboten von Fachinformationsdiensten widerspiegelt. Als besonders communitynah gelten Dienstleistungen des elektronischen Publizierens im Open Access, die stark nachgefragt werden. Diese werden seit 2023 vor allem durch die U-AG Elektronisches Publizieren des FID-Netzwerks adressiert. 7 Ebenso ist die Lizenzierung elektronischer Medien wichtige Aufgabe der Fachinformationsdienste und Gegenstand der U-AG Lizenzierung des FID-Netzwerks. Bei dieser Aufgabe werden Fachinformationsdienste vom Projekt Kompetenzzentrum für Lizenzierung mit den ServiceTeams der Staatsund Universitätsbibliothek (SUB) Göttingen sowie der Bayerischen Staatsbibliothek (BSB) München unterstützt. 8 Die Lizenzierung elektronischer Medien kann beispielsweise durch die kooperative Lizenzierung erfolgen, bei der elektronische Ressourcen durch mehrere Fachinformationsdienste finanziert werden. 9 Eine Möglichkeit sind ‚klassische‘ Konsortien, 10 auf welche auch die Finanzierung qualitätsgesicherter Open-Access-Periodika ohne Article Processing Charges (APCs) oder Book Processing Charges (BPCs), sogenanntes Diamond Open Access, 11 nach dem KOALA-Modell aufbauen. 12 Das Thema Open Access wurde auch in einem Treffen der U-AG Lizenzierung diskutiert und stieß auf großes Interesse. Aufgrund der Dynamik im Bereich der Verhandlung von FID-Lizenzen müssen bestehende Modelle angepasst sowie neue Modelle mit Blick auf veränderte Rahmenbedingungen und Anforderungen entwickelt werden. 13 Ein Beispiel sind die Ende 2025 auslaufenden KOALABündel Sozialund Medienwissenschaften mit im Diamond Open Access publizierenden Zeitschriften und Schriftenreihen, 14 welche für die neue Pledging-Phase und anschließende Finanzierungsperiode jeweils durch den FID Soziologie und den FID Media übernommen wurden. Unterstützt werden sie dabei durch das Kompetenzzentrum für Lizenzierung mit den Service-Teams der SUB Göttingen und der BSB München. 15 Die dabei gesammelten ersten Erfahrungen wurden unter anderem im Workshop Konsortiale Finanzierung von Diamond Open Access. Beteiligungsmöglichkeiten für Fachinformationsdienste geteilt. 6 Vgl. https://www.dfg.de/resource/blob/173674/studie-fid.pdf, Stand: 15.10.2025, S. 80–82. 7 Vgl. https://wikis.sub.uni-hamburg.de/webis/index.php/Unter-AG_Elektronisches_Publizieren, Stand: 15.10.2025. 8 Vgl. https://wikis.sub.uni-hamburg.de/webis/index.php/Unter-AG_Lizenzierung, Stand: 15.10.2025. 9 Vgl. https://wikis.sub.unihamburg.de/webis/images/b/bb/Kooperative_Lizenzen_KfL_Einf%C3%BChrung_29_07_24.pdf, Stand: 15.10.2025, v. a. Folie 2. 10 Vgl. https://wikis.sub.unihamburg.de/webis/images/e/e5/Koopeative_Lizenzen_KfL_Kooperationsmodelle.pdf, Stand: 15.10.2025, Folie 2. 11 Zur Schwierigkeit des Begriffs vgl. Dellmann, Sarah; van Edig, Xenia; Rücknagel, Jesko; Schmeja, Stefan: Facetten eines Missverständnisses. Ein Debattenbeitrag zum Begriff „Diamond Open Access“, in: o-bib. Das offene Bibliotheksjournal 9,3 (2022), S. 1–12, https://doi.org/10.5282/o-bib/5849. 12 Vgl. https://projects.tib.eu/koala und https://projects.tib.eu/koala/projekt/, jeweils Stand: 15.10.2025. 13 Vgl. https://wikis.sub.uni-hamburg.de/webis/index.php/Unter-AG_Lizenzierung, Stand: 15.10.2025. 14 Vgl. dazu Benz, Martina; Kirchner, Andreas; Tullney, Marco: Konsortiale Open-Access-Lösungen aufbauen (KOALA). Erfahrungen mit Redaktionen und Verlagen, Zenodo, 26.07.2023, https://doi.org/10.5281/zenodo.8127606. 15 Ein Beitrag zur Rolle von Fachinformationsdiensten in der konsortialen Finanzierung von Diamond Open Access erscheint Ende Oktober 2025. Vgl. dazu Franz, Simone: KOALA-AV. Open-AccessKonsortialmodelle verbreiten. Praxisreport, Zenodo, Oktober 2025, https://doi.org/10.5281/zenodo.16944478. 3 Integration konsortialer Finanzierung in FID-Anträgen Neben der Konsortialführung für die Organisation APC-freier Open-Access-Periodika können sich Fachinformationsdienste auch durch die finanzielle Beteiligung an konsortialen OpenAccess-Angeboten, die Akquise von Periodika, die Bewerbung konsortialer Angebote und/oder die Beratung von Periodika bei der Umstellung auf Diamond Open Access aktiv werden. Ein häufig nachgefragtes Thema im Workshop war deshalb die Integration dieser Aufgaben in künftige FID-Anträge. Auch wenn insbesondere im FIDplus-Antrag die Bedeutung von Open Access in der überregionalen Bereitstellung von Fachinformationen („Open-Access-preferredPolicy“ 16 ) und Dienstleistungen im Bereich des Open-Access-Publizierens genannt werden, 17 gilt es zu beachten, dass „Vorhaben einzelner FIDplus-Projekte, die dem Förderziel anderer LISProgramme entsprechen, […] dort beantragt [werden müssen], also aus dem FIDplus-Antrag als sogenannte ‚Satellitenprojekte‘ ausgelagert werden. Sowohl im FIDplus-Antrag als auch im ausgelagerten Projektantrag ist konkret aufeinander Bezug zu nehmen.“ 18 Zu diesen Förderprogrammen im Bereich der Wissenschaftlichen Literaturversorgungsund Informationssysteme (LIS) gehören beispielsweise Open-Access-Publikationskosten 19 oder Infrastrukturen für wissenschaftliches Publizieren. 20 In diesen Förderprogrammen können Aufgaben und Dienste wie der Aufbau von Publikationsplattformen, technologische Innovationsprojekte, Mittel für die Finanzierung von Gebühren für Open-Access-Publikationen unabhängig von der Förderlaufzeit des Fachinformationsdienstes beantragt werden. 21 Häufig gestellte Fragen I. Beantragung konsortialer Finanzierung 1. Gibt es eine Übersicht über laufende oder geplante Open-Access-Konsortien mit FIDBeteiligung, um Anregungen für eigene konsortiale Projekte zu erhalten? Informationen über laufende oder geplante Open-Access-Konsortien sind zu finden im Diamond Funding Navigator und bei open-access.network, auch wenn sich diese Plattformen nicht auf Open-Access-Konsortien mit FID-Beteiligung beschränken. Parallel existiert auch ein sogenanntes „Verhandlungsmonitoring“ im internen Bereich des FID-Community-Wiki, in dem das Kompetenzzentrum für Lizenzierung über aktuelle Verhandlungen informiert. Inwiefern hier zukünftig laufende oder geplante Open-Access-Konsortien mit FID-Beteiligung perspektivisch dokumentiert werden können, wird geprüft. 2. Wie lässt sich das KOALA-Modell in einen DFG-Antrag oder künftige Förderund Fortsetzungsanträge (bspw. DFG-Programmlinie FIDplus) integrieren? Gibt es Erfahrungen dazu? Im Rahmen der FID-Förderlinie können aktuell keine Mittel für die finanzielle Beteiligung an Open-Access-Lizenzvorhaben beantragt werden, sodass hierfür lediglich Drittmittel aus 16 https://www.dfg.de/resource/blob/351698/12-23-de.pdf, Stand: 15.10.2025, S. 5. 17 Vgl. https://www.dfg.de/resource/blob/351698/12-23-de.pdf, Stand: 15.10.2025, S. 3. 18 https://www.dfg.de/de/foerderung/foerdermoeglichkeiten/programme/infrastruktur/lis/lisfoerderangebote/fachinfodienste-wissenschaft/fidplus-faq, Stand: 15.10.2025. 19 Vgl. https://www.dfg.de/de/foerderung/foerdermoeglichkeiten/programme/infrastruktur/lis/lisfoerderangebote/open-access-publikationskosten, Stand: 15.10.2025. 20 Vgl. https://www.dfg.de/de/foerderung/foerdermoeglichkeiten/programme/infrastruktur/lis/lisfoerderangebote/infrastrukturen-publizieren, Stand: 15.10.2025. 21 Vgl. https://www.dfg.de/resource/blob/351698/12-23-de.pdf, Stand: 15.10.2025, S. 5. 4 separaten Förderlinien in Frage kommen. Für die Förderung organisatorischer Aufgaben im Umfeld von Open-Access-Projekten können die folgenden Beispiele als Orientierung dienen: Beim FID Sozialund Kulturanthropologie wurde Open Access in einer separaten Förderlinie (Infrastrukturen für wissenschaftliches Publizieren) beantragt. Daraus entstand das Satellitenprojekt EthnOA – Open Access in den ethnologischen Fächern. Beratende Tätigkeiten des Projekts werden im Rahmen der Projektarbeit geleistet. Sie sind in den Projektzielen und Arbeitspaketen festgelegt. Für die Integration des KOALA-Modells in einen Antrag sollte das Vorhaben konkret beschrieben und geplante Kooperationen mit konkreten Zeitschriften und/oder Verlagen genannt werden. Eine enge Einbindung von Zeitschriften und/oder Verlagen – z. B. als Mitantragsteller – erhöht die Erfolgschancen und zeigt das aktive Engagement des Fachinformationsdienstes. Beim FID Media ist die Open-Science-Transformation ein zentraler Arbeitsschwerpunkt. In diesem Zusammenhang ist der Aufbau eines Pledging-Services unter anderem Bestandteil des FID-Antrags. Open Science ist auch ein wesentlicher Arbeitsschwerpunkt im FID Soziologie. 3. Kann die Beteiligung an KOALA – auch mit Blick auf die neue DFG-Programmlinie FIDplus – als Nachweis für die Vernetzung eines Fachinformationsdienstes mit der Fachcommunity dienen? Konsortiale Modelle wie KOALA ermöglichen Fachinformationsdiensten, die Nähe zu ihrer Fachcommunity nachzuweisen – etwa durch das Einbringen der Angebote in Bibliotheken oder durch Verhandlungen mit Fachgesellschaften. Sowohl KOALA-TIB als auch das Verbundprojekt edu_consort_oa betonen, dass die enge Abstimmung mit der Community ein zentrales Element ihrer Arbeit ist und dies auch dokumentiert werden kann, z. B. über Auswahlgremien oder Kommunikationsstrukturen. 4. Wie kann ein Fachinformationsdienst ein KOALA-Bündel mitfinanzieren? Beinhaltet diese Finanzierung die Arbeit für bzw. mit KOALA? Die Finanzierung von Open-Access-Publikationen ist im Rahmen der FID-Lizenzen derzeit nicht förderfähig. Es besteht jedoch die Möglichkeit, Drittmittel aus anderen Förderprogrammen einzusetzen, beispielsweise kommen beim FID Erziehungswissenschaft und Bildungsforschung derzeit Mittel des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) zum Einsatz. Wünschenswert wäre es, im Rahmen der FID-Förderlinie perspektivisch auch Sockelbeträge für die finanzielle FID-Beteiligung an Open-Access-Konsortien als förderfähige Lizenzvorhaben beantragen zu können. Das ist unter den derzeitigen Förderbedingungen nicht vorgesehen. Vorteile einer solchen DFG-Förderung wären eine stärkere Sichtbarkeit von Open-AccessTransformationsprojekten und der beteiligten Fachinformationsdienste sowie eine erhöhte Erfolgswahrscheinlichkeit der Konsortien. Das Bündel Sozialund Kulturanthropologie der SLUB Dresden konnte noch aus Mitteln des FID Sozialund Kulturanthropologie mitfinanziert werden. Im Satellitenprojekt EthnOA – Open Access in den ethnologischen Fächern wurden keine Mittel zur Finanzierung beantragt. 5 II. Akquise und Bündelung konsortialer Finanzierungsangebote 5. Welche Publikationsformate sind für konsortiale Finanzierungen geeignet? Neben klassischen Formaten wie Zeitschriften und Monografien bzw. Reihen können auch andere Formate wie Blogs (bspw. Verfassungsblog) unterstützt werden, wenn sie von wissenschaftlicher Relevanz sind. 6. Welche Voraussetzungen müssen Zeitschriften erfüllen, um Teil eines KOALA-Bündels zu werden? Welche Kosten können geltend gemacht werden? Wichtig ist die transparente Kostenkalkulation der Zeitschriften. Herausgeber*innen und Verlage müssen eine detaillierte Aufschlüsselung ihrer Kosten einreichen (z. B. für Hosting, Layout, Begutachtung, Lektorat, Satz). Welche Kosten das beispielsweise sein können, zeigen veröffentlichte Verwendungsnachweise KOALA-finanzierter Zeitschriften (bspw. https://zeitschrift-suburban.de/sys/index.php/suburban/about, unter "Institutionelle Unterstützung und Förderung"). Die Finanzierung ist abhängig vom Publikationsvolumen und davon, ob es sich um eine Umwandlung von Closed Access zu Open Access („Flipping“) oder eine Anschlussfinanzierung handelt. Für Flipping-Projekte gibt es ggf. Sonderförderungen. 7. Wer entscheidet, welche Titel (z. B. E-Books) im Rahmen des Verbundprojekts edu_consort_oa finanziert werden? Die Entscheidung erfolgt durch ein Fachgremium in Zusammenarbeit mit dem FID Erziehungswissenschaft und Bildungsforschung. Wissenschaftler*innen von Universitäten bilden das Fachgremium. Es wird durch den Fachbeirat des FID Erziehungswissenschaft und Bildungsforschung zusammengestellt. Das Fachgremium wählt aus Titeln aus, die Verlage einreichen. Die Auswahl soll eine breite Zielgruppe ansprechen. Bei Gleichwertigkeit zählt die Ausgewogenheit im Gesamtportfolio. Bei KOALA-TIB wird eine Einschätzung des Wissenschaftlichen Dienstes (Fachreferate) eingeholt und/oder einschlägige Fachinformationsdienste, die an der TIB angesiedelt sind, um fachlichen Rat gebeten. Die ausgewählten Periodika müssen die KOALA-Mindeststandards einhalten. 8. Wie kam das KOALA-Bündel Sozialund Kulturanthropologie zustande? Für das KOALA-Bündel Sozialund Kulturanthropologie kontaktierten sowohl KOALA-SLUB als auch der FID Sozialund Kulturanthropologie (Projekt EthnOA – Open Access in den ethnologischen Fächern) Zeitschriften und Fachgesellschaften direkt. Letztere haben auch Zeitschriften empfohlen. Gespräche mit mehreren Zeitschriften zeigten, dass es fachliche Überschneidungen gab, sodass entsprechende Bündel gebildet wurden. 9. Besteht das Risiko, dass die Zeitschriften des Bündels Sozialund Kulturanthropologie nach der KOALA-Finanzierung ohne Mittel dastehen? Wie in allen KOALA-Bündeln üblich, wird nach drei Jahren die Zusammenarbeit und eine Anschlussfinanzierungsumfrage evaluiert. Eine Weiterfinanzierung ist möglich, aber nicht garantiert. 6 III. Organisation konsortialer Finanzierungsangebote 10. Wie wird ein neues Open-Access-Konsortium im FID-Kontext gestartet bzw. wie beginnt ein Open-Access-Transformationsprojekt unter Beteiligung eines Fachinformationsdienstes und des Kompetenzzentrums für Lizenzierung? Open-Access-Konsortien und Transformationsprojekte sind in der Regel fachlich initiiert. Meist identifizieren Fachinformationsdienste geeignete Produkte und prüfen die Bereitschaft des Verlags zur Beteiligung. In Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum für Lizenzierung werden die Konditionen geklärt, Angebote erstellt und eine Umfrage an potenzielle Konsorten verschickt. Die Aufgabenverteilung erfolgt individuell zwischen dem Fachinformationsdienst und dem Kompetenzzentrum für Lizenzierung. 11. Wie hoch ist der Arbeitsaufwand für Fachinformationsdienste in der konsortialen Finanzierung nach dem KOALA-Modell? Die Hauptverantwortung und Betreuung durch eine konsortialführende Einrichtung machen eine ganzjährige Betreuung notwendig. Die Arbeitsaufwände variieren in Hinblick auf die Anzahl der Bündel und beteiligten Zeitschriften. Erfahrungswerte der SLUB Dresden zeigen, dass es sinnvoll ist, mit mindestens 0,5 Stellenanteil zu kalkulieren. Um den Arbeitsaufwand für Fachinformationsdienste abzuschätzen, können erste Erfahrungen aus dem Satellitenprojekt EthnOA – Open Access in den ethnologischen Fächern (FID Sozialund Kulturanthropologie) herangezogen werden. Das Engagement des FID Sozialund Kulturanthropologie im Rahmen der Finanzierung des KOALA-Bündels Sozialund Kulturanthropologie kam ad-hoc zustande und war nicht formalisiert. Stattdessen wurde der Arbeitsaufwand von der Projektkoordination, im Einklang mit den EthnOA-Projektzielen, eigenständig gesteuert. Der Arbeitsaufwand während intensiver Phasen (z. B. vor Deadlines) machte geschätzt bis zu 1/3 der Arbeitszeit einer 0,75Stelle aus. In ruhigeren Phasen fiel dagegen kaum Arbeit für den FID Sozialund Kulturanthropologie an. 12. Wie ist das Verhältnis von Aufwand und Ertrag bei der Beteiligung an KOALA? Die wissenschaftspolitischen Rahmenbedingungen sind aktuell günstig für Diamond Open Access und Modelle wie KOALA gewinnen an Sichtbarkeit und Relevanz. Dies zeigt auch die Förderung für das Projekt zum Aufbau der Servicestelle Diamond Open Access (SeDOA), das im Mai 2025 gestartet ist. Um das Modell langfristig tragfähig und zukunftsfähig zu machen, braucht es jedoch breite Beteiligung und letztlich strukturelle Förderung. 13. Wie erfolgt die Rechnungsstellung und wer stellt bei KOALA-Konsortien Rechnungen? Bei KOALA-TIB übernimmt die TIB bzw. das Team Lizenzservice im Referat Lizenzen die Rechnungsstellung. Der Verlag bzw. der Vertragsnehmer stellt KOALA-TIB am Anfang eines jeden Jahres der Finanzierungsphase eine Rechnung über die Kosten des laufenden Jahres. Die Überweisung der Beträge erfolgt nach Eingang der Rechnung für das laufende Jahr vorschüssig am Anfang des Jahres. Jeweils zu Jahresbeginn erhalten auch teilnehmende Einrichtungen (Konsorten) eine Rechnung über ihren Konsortialbeitrag für das laufende Jahr. Bei KOALA-SLUB erfolgt die Rechnungsstellung ebenfalls durch die Einrichtung. Wenn ein Bündel aus Publikationen eines Verlags besteht, sollte dieser die Rechnungsstellung übernehmen. Wenn keine Verlagsstrukturen vorhanden sind (zum Teil bei Zeitschriften, die von Fachgesellschaften herausgegeben werden), können Trägereinrichtungen oder externe