USO DE MACROS VBA PARA ROTINAS ADMNISTRATIVAS EDUCACIONAIS

253 USO DE MACROS VBA PARA ROTINAS ADMNISTRATIVAS EDUCACIONAIS Arthur Vieira de Lima – COMPEX/PROAC – [email protected] Rafaela Yuska dos Santos – COMPEX/PROAC – [email protected] DOI 10.5281/zenodo.17499109 Introdução: Atividades rotineiras que são realizadas fora de um software específico podem ser otimizadas com um método de programação simplificado, podendo inclusive, contar com a ajuda da Inteligência Artificial para ajustes do código considerando a realidade encontrada pelo usuário em suas demandas. Ademais, considerando a permissão de uso de ferramentas homologadas, a adoção de automação por meio de macro em Visual Basic for Applications é uma alternativa exequível para usuários não programadores. Nesse ínterim, o objetivo desse relato é abordar de forma geral o uso das macros em Visual Basic for Applications, com dicas de utilização e analisar de forma específica a macro para geração de certificados em lote. Metodologia: O presente trabalho caracteriza-se como um relato de experiência, com abordagem qualitativa, descritiva e reflexiva, baseado na vivência dos autores no contexto de gestão da Coordenação de Monitoria, Pesquisa e Extensão. Os dados foram organizados a partir de registros de reuniões, documentos institucionais e anotações de campo, sendo descritos pelos autores com base em sua experimentação prática. As macros VBA têm sido utilizadas pelo setor acadêmico ao longo dos anos com resultado imediato. Desenvolvimento: Em síntese “[...] uma macro VBA é um conjunto de comandos escritos em Visual Basic for Applications que permite automatizar tarefas dentro de aplicativos do Microsoft Office, proporcionando maior eficiência e padronização de processos” 254 (Microsoft, s.d., p.1). Uma macro pode realizar tarefas desgastantes e demoradas dialogando diretamente com o sistema Windows, como criar itens (arquivos, pastas, etc), listar arquivos e propriedades de arquivos, renomear itens, alterar conteúdos, salvar em formatos definidos com nomenclatura específica, enviar e-mails, entre outros. Para criar, editar ou executar uma macro alguns passos podem ser adotados: 1. Possuir o Microsoft Office instalado; 2. Habilitar a guia "Desenvolvedor” no aplicativo; 3. Habilitar macros confiáveis; 4. Acessar o “Visual Basic” através do menu “desenvolvedor” ou com o comando Alt + F11; 5. Criar um módulo na tela no “Visual Basic” ou gravar uma macro através do menu “Exibir” ou “Desenvolvedor”; 6. Salvar o arquivo no formato adequado para execução da macro (ex.: use a extensão .xlsm no Excel ou .docm no Word); 7. Depurar o código por linha observando a execução para correções utilizando o comando F8; 8. Habilitar dentro no ambiente do “Visual Basic”, no menu “Referências” as bibliotecas necessárias para execução da macro (para ações vinculadas ao S.O. Windows, habilitar Windows Script Runtime). Recomenda-se a inserção de comentários no código que expliquem o passo a passo do processo, facilitando os ajustes posteriores e a compreensão do script por outros usuários. Os comentários também são uma boa prática para garantir a segurança de execução do código. Embora, a princípio, o uso de macros possa parecer muito complexo para usuários comuns, pode ser a única alternativa viável quando não tem pode utilizar ferramentas externas não homologadas e/ou bloqueadas. Além disso, o advento da Inteligência Artificial e liberação do Copilot podem intermediar a parte mais complexa do processo (criação e ajuste do código), permitindo que a funcionalidade não apenas execute tarefas rotineiras de forma mais célere e assertiva, mas também incentive os usuários ao intraempreendedorismo (descobrindo novas soluções para demandas 255 reais) e desenvolvimento de novas habilidades. O intraempreendedorismo está baseado na criatividade, inovação, e no movimento em fazer algo e não se contentar com o status a quo (Wolf et al, 2011). Para compreensão do que pode ser realizado por meio de uma macro em VBA, traz-se alguns códigos simples de aplicação rápida no cotidiano de uma instituição de ensino: a) listar arquivos em uma pasta (esse comando pode trazer nome do arquivo, extensão do arquivo, caminho completo do arquivo no computador, tamanho, data de criação etc; b) criar pastas (esse comando pode criar dezenas de pastas com nome determinado pelo usuário em segundos, sendo muito útil quando se trabalha com arquivos categorizados); c) desmesclar células no excel (embora pareça desnecessário, essa macro pode economizar muito tempo e evitar erros para uso de dados tabulados); c) renomear arquivos em lote; d) criação de salvamento de arquivos em formato definido com nome específico em lote (muito útil para emissão de certificados ou outros documentos usualmente forjados por “mala direta”, pois afasta a necessidade de salvar cada página individualmente como arquivo). Conforme objetivo deste relato, descreve-se a seguir o modelo adotado pelos autores para geração de certificados em lote, modelo que pode ser ajustado para quaisquer outros tipos de geração de arquivos em lote com salvamento automatizado com nome definido. O script adotado consta como anexo deste documento, e para executá-lo com êxito são necessários os seguintes arquivos: 1. Documento modelo em WORD com o template (esse arquivo não possui texto, apenas o “topo” e “rodapé” do certificado); 2. Documento em excel formato XLSM com as variáveis que serão usadas na mala direta; 3. Arquivo em formato TXT com os nomes que serão adotados para os certificados gerados (na mesma ordem utilizada para criação da mala direta; 4. Arquivo da mala direta salvo em 256 formato DOCM com código salvo no módulo VBA. No código, alguns trechos são necessariamente personalizados, devendo sempre antes de sua execução, ocorrer uma revisão completa e a depuração do código (F8 no VBA), assim, devem ser revisados: caminho da pasta onde os arquivos devem ser gerados (sempre finalizando com contrabarra [\] que representa o salvamento dentro da pasta), caminho e nome do arquivo TXT com os nomes que serão adotados na geração dos arquivos, caminho e nome do arquivo modelo com template, existência de quebra de página ao final do arquivo da mala direta, validação do número de linhas de dados no excel e no arquivo TXT. Realizados os ajustes necessários o código deve ser testado em menor escala antes de sua aplicação em grandes lotes. É muito importante, após os testes, fechar e reabrir o arquivo XSLM e o arquivo WORD, para limpar a memória de execução do código. Para este script é necessário incluir a biblioteca Microsoft Scrip Runtime no menu “Referências” no módulo VBA. Enquanto a macro está sendo executada o computador deve permanecer sem uso, para se evitar a alteração involuntária dos comandos. Basicamente essa macro lê os dados dos arquivos, copia e cola cada página do arquivo DOCM no template, consulta o arquivo TXT e salva os arquivos com o nome correspondente em local indicado pelo usuário. Impactos: O uso de macros VBA é extremamente útil para rotinas com uso de grande número de dados, podendo, por exemplo, gerar e salvar com um nome específico centenas de certificados em minutos; ou criar dezenas de pastas e subpastas, como por exemplo pastas por curso e programa, em segundos, impactando diretamente o tempo de execução, a padronização e a incidência de erros nos processos repetitivos. É devido advertir, entretanto, que uma macro, enquanto script de automação no pacote office, também possui um risco potencial, que deve ser analisado com cautela sobre a origem do script, arquivo ou método adotado na 257 execução das tarefas. Assim, o melhor método é utilizar códigos de fontes confiáveis, criar seus próprios códigos e utilizar a Inteligência Artificial para melhoramento do script e insights para novas soluções. Considerações Finais: Segundo Emmendoerfer et al (2010) o intraempreendedor, com liberdade e recursos, costuma promover mudanças no ambiente de trabalho que trazem autorrealização, além de benefícios para a empresa e para a sociedade. No contexto educacional, o intraempreendedor não é apenas criativo e resolutivo, ele é na verdade o reflexo daquilo que se espera da educação: transformação! Assim, gera-se em uma via novas soluções para a própria empresa e em outra a qualificação do profissional por meio da inovação, da educação continuada e do desenvolvimento de habilidades disruptivas, buscando soluções “fora da caixa” e permitindo ao colaborador o uso do tempo de forma mais estratégica. REFERÊNCIAS EMMENDOERFER, Magnus Luiz; VALADARES, Josiel Lopes; HASHIMOTO, Marcos. Evidências do empreendedorismo interno em organizações no contexto da inovação. 2010. In: Revista Eletrônica de Ciência Administrativa. V.9. n.2. p. 144-156, Nov/2010. Disponível em: <https://ead.uft.edu.br/pluginfile.php/255514/mod_resource/content/1/E MMENDOERFER% 2C%20Magnus%20et%20al.%20Evid%C3%AAncias%20do%20empreended orismo%20inter no%20em%20organiza%C3%A7%C3%B5es%20no%20contexto%20da%20in ova%C3%A7%C3%A3o..pdf>. Acesso em: 11 set. 2021. MICROSOFT. Definir referência para uma biblioteca de tipos. Disponível em:<https://learn.microsoft.com/pt-br/office/vba/language/how-to/setreference-to-a-typelibrary>. Acesso em: 22 jul. 2025. WOLF, Sérgio et al. Intraempreendedorismo em instituições de ensino público: o caso da Universidade Federal de Santa Catarina – UFSC.