IN-FDM-BB Werkstattbericht: W 1.2.4 Gemeinsamer Lessons-Learned-Bericht zu professioneller Beratung

Gefördert mit 31.07.2025 IN-FDM-BB Werkstattbericht W 1.2.4 Gemeinsamer LessonsLearned-Bericht zu professioneller Beratung IN-FDM-BB 2/15 IN-FDM-BB Institutionalisiertes und nachhaltiges Forschungsdatenmanagement in Brandenburg W 1.2.4 Gemeinsamer Lessons-Learned-Bericht zu professioneller Beratung Berichtsbezeichnung: Verbreitung: Abgabetermin: Status: Autor*innen: Weitere Beteiligte: W 1.2.4 Öffentlich 31.07.2025 Finale Version Myriam Musolff (FBKW) Carina Schiller (THB) Christine Burkart (FHP) Claus Spiecker (FHP) Claudia Haase (BTU) Blanka Goßner (THW) Petra Kuhnau (EUV) Jule Nowoitnick (EUV) Maria Büttner (UP) Boris Jacob (UP) Daniela Mertzen (UP) Janine Straka (UP) Ian Wolff (HNEE) IN-FDM-BB 3/15 Empfohlene Zitierweise: Musolff, Myriam. „IN-FDM-BB Werkstattbericht: W 1.2.4 Gemeinsamer Lessons-LearnedBericht zu professioneller Beratung“. FDM-BB, 31.07.2025. https://doi.org/10.5281/zenodo.17238211. Dieses Werk ist unter einer Creative Commons Lizenz vom Typ Namensnennung 4.0 International zugänglich. Um eine Kopie dieser Lizenz einzusehen, konsultieren Sie http://creativecommons.org/licenses/by/4.0. IN-FDM-BB 4/15 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung: Weg zur Professionalisierung der Beratung .................................................... 5 2. Professionalisierungsgrad an den brandenburgischen Hochschulen ............................... 6 2.1 Methodisches Vorgehen .............................................................................................. 6 2.2 Ergebnisse ................................................................................................................... 7 2.2.1 Allgemeine Beobachtungen ................................................................................. 8 2.2.2 Werbemaßnahmen für das Beratungsangebot ................................................... 9 2.2.3 FDM-Bedarfe in Brandenburg .............................................................................. 9 2.2.4 Aspekte einer professionellen Beratung ............................................................. 9 2.3 Bearbeitete Tasks zur Professionalisierung ............................................................. 10 2.3.1 Austausch in der Landesinitiative ...................................................................... 10 2.3.2 „Living“ Materialsammlung ............................................................................... 10 2.3.3 Dokumentation der Beratungsprozesse ............................................................ 11 2.3.4 Netzwerk / Expertenpool ................................................................................... 12 3. Ausblick auf die FDM-Beratung in Brandenburg ab Herbst 2025 ................................... 13 Literaturverzeichnis ................................................................................................................. 15 IN-FDM-BB 5/15 1. Einleitung: Weg zur Professionalisierung der Beratung Die zentrale Rolle der Beratung bei der Unterstützung der Forschenden beim Datenmanagement steht außer Frage. Die Relevanz der persönlichen Beratung wird umso deutlicher, je mehr man sich die Dynamik, die den Bereich der (Forschungs-)Daten kennzeichnet, vergegenwärtigt. Durch die Digitalisierung angetrieben entstehen Möglichkeiten und Bedarfe auf Seiten der Forschenden, neue Tools und Infrastrukturen werden entwickelt und erfordern angepasste rechtliche Regelungen sowie entsprechendes Know-how auf Seiten der Nutzenden. All dies hat wiederum Auswirkungen auf die Anforderungen der Forschungsförderer, die bedacht und eingehalten werden müssen. Daneben erfordern die Heterogenität der Forschungsdisziplinen sowie die sehr diversen Beratungsanfragen verschiedene Expertisen beim beratenden Personal.1 Innerhalb der Landesinitiative Forschungsdatenmanagement Brandenburg (FDM-BB) arbeiten acht Hochschulen des Landes gemeinsam an einem professionellen Angebot für die Umsetzung des Forschungsdatenmanagements (FDM), bei dem auch die Beratungsservices weiterentwickelt wurden und werden. Innerhalb des vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR, zuvor Bundesministerium für Bildung und Forschung - BMBF) und vom Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur des Landes Brandenburg (MWFK) für drei Jahre geförderten Verbundprojekts „IN-FDM-BB – Institutionalisiertes und nachhaltiges Forschungsdatenmanagement in Brandenburg“ (10/2022 - 09/2025) konnten zahlreiche Meilensteine in Hinblick auf die Beratung erreicht werden. Unter anderem verfügt jede der beteiligten Hochschulen nun über einen FDM-Kontaktpunkt und es wurden ein Leitfaden für die Beratungssituation2 sowie Konzepte, welche den Weg für eine professionelle Beratung ebnen, entwickelt.3 Der Fahrplan für die Professionalisierung der Beratung ergibt sich aus den Meilensteinen des IN-FDM-BB-Projektantrags4: Oktober 2022 – September 2025 • Aufbau und die Etablierung eines FDM-Kontaktpunktes (mit verteilten Verantwortlichkeiten) an jeder Hochschule über die gesamte Projektlaufzeit (M 1.2.2) Oktober 2022 – Februar 2023 • Gemeinsamer Leitfaden für Beratung (R 1.2.2) April 2023 – Juli 2024 • Die Erprobung der Beratung findet an jeder Hochschule statt (M 1.2.3) Januar 2024 – August 2024 • Die Beratung wurde evaluiert und die „Lessons learned“ aller Hochschulen in einem Bericht festgehalten (W 1.2.3) 1 Eine Bedarfserhebung zu Beginn des Projektes IN-FDM-BB belegte den Bedarf der Forschenden nach persönlicher Beratung. Vgl. Daniela Mertzen, IN-FDM-BB Report: R 1.2.1 Aktuelle Kenntnisse und Bedarfe im Bereich Forschungsdatenmanagement an acht brandenburgischen Hochschulen, (FDM-BB, 2024), https://doi.org/10.5281/zenodo.11044845. Zu den hochschulspezifischen Auswertungen: Claudia Haase u. a., INFDM-BB Werkstattbericht: W 1.2.2 Auswertung Bedarfserhebung mit daraus folgenden Aktivitäten, Version v2, FDM-BB (Zenodo, 2024), https://zenodo.org/doi/10.5281/zenodo.11371695. 2 Der innerhalb des Projektes entwickelte Leitfaden wird mit dem Report R 1.2.3: Veröffentlichung Erfahrungsbericht und Leitfaden Beratung zu Oktober 2025 in Hauptverantwortung der BTU Cottbus erarbeitet und anschließend veröffentlicht. Vgl. IN-FDM-BB/FHP und IN-FDM-BB/UP, IN-FDM-BB Förderantrag: Institutionalisiertes und nachhaltiges Forschungsdatenmanagement in Brandenburg, Zenodo, 30. März 2023, https://doi.org/10.5281/zenodo.7737224. 3 Daniela Mertzen u. a., IN-FDM-BB Report: R 1.2.2 Gemeinsame konzeptionelle Entwicklung von FDM-Beratung an den brandenburgischen Hochschulen, Version v2, (Zenodo, 2023), https://doi.org/10.5281/ZENODO.10014365; sowie Mariel Sousa u. a., IN-FDM-BB Werkstattbericht: W 2.2.2 Konzept für einen rechtlichen und ethischen First-Level-Support zum Forschungsdatenmanagement an den staatlich geförderten Hochschulen in Brandenburg, (FDM-BB, 2025), https://doi.org/10.5281/zenodo.14965338. 4 IN-FDM-BB/FHP und IN-FDM-BB/UP, IN-FDM-BB Förderantrag. IN-FDM-BB 6/15 Mai 2024 – September 2025 • Die professionalisierte Beratung wird an jeder Hochschule durchgeführt (M 1.2.4) April 2025 – Juli 2025 • Gemeinsamer Lessons-Learned-Bericht zu professioneller Beratung (W 1.2.4) August 2025 – November 2025 • Erfahrungsbericht und ein Leitfaden für Beratung werden veröffentlicht (R 1.2.3) Der vorliegende Werkstattbericht soll den Stand zur Professionalisierung der Beratung zum FDM der Landesinitiative berichten und zentrale Schritte zur weiter voranschreitenden Professionalisierung sowie die Zukunft der Beratung innerhalb der Landesinitiative nach Projektende im September 2025 skizzieren.5 Dem Bericht voraus gingen die Bearbeitung mehrerer Tasks, die im Werkstattbericht W 1.2.3 Gemeinsamer Lessons-Learned-Bericht zu Beratung im Frühjahr 2024 identifiziert wurden und im Zuge der Professionalisierungsphase optimiert werden sollten.6 Bei den identifizierten Tasks handelte es sich um: • Dokumentation der Beratungsprozesse, um eine Evaluation zu ermöglichen, • „Living“ Materialsammlung zur Unterstützung der Beratungen, • Netzwerk / Expertenpool zur Erweiterung des (fachspezifischen) Spezialwissens, • Austausch in der Landesinitiative, um voneinander zu lernen. Die Hochschulen verfolgen alle das Ziel, bis zum Projektende eine professionelle Beratung entsprechend der Stufe 2 des Referenzmodells für Strategieprozesse im institutionellen FDM (RISE-DE) anzubieten.7 Dies bedeutet ein Beratungsangebot mit Qualitätsmanagement sowie die umfassende Beratung auch zu Fragen des aktiven Datenmanagements (z. B. für Datenmanager*innen in Verbundprojekten). Ein Kernziel und eine elementare Aufgabe ist zudem die Unterstützung bei der Erarbeitung von Datenmanagementplänen, die den Anforderungen der Förderinstitutionen entsprechen. Diesem Ziel dienliche Sammlungen von Vorlagen und Textbausteinen beziehungsweise unterstützende IT-Dienste, wie der Research Data Management Organiser (RDMO-BB), befinden sich derzeit in den letzten Zügen der Entwicklung. Die offenen Tasks wurden wie geplant innerhalb der Unterarbeitsgruppe (UAG) Beratungen behandelt. Die ursprünglich angedachte Umsetzung von vier separaten Workshops wurde je nach Task angepasst, um dynamischer agieren zu können und schneller Ergebnisse zu erzielen (etwa Behandlung des Themas im Rahmen einer Task Force). 2. Professionalisierungsgrad an den brandenburgischen Hochschulen 2.1 Methodisches Vorgehen Das Vorgehen bei der Bearbeitung der offenen Tasks zur Professionalisierung der Beratung und Planung der zukünftigen Beratungsservices in Brandenburg richtete sich nach den akuten 5 Der Report „Erfahrungsbericht und ein Leitfaden für Beratung“ (R 1.2.3) von Claudia Haase (BTU) und Stefanie Schreiber (BTU), dessen Veröffentlichung im Herbst 2025 geplant ist, beschäftigt sich dagegen vertiefend mit den im Projekt entwickelten Leitfaden für Beratungen, Veröffentlichung zu finden unter: https://doi.org/10.5281/zenodo.17540854. 6 Vgl. Carina Schiller, IN-FDM-BB Werkstattbericht: W 1.2.3 Gemeinsamer Lessons-Learned-Bericht zu Beratung, (FDM-BB, 2024), https://doi.org/10.5281/zenodo.13349762. 7 Siehe Niklas K. Hartmann, Boris Jacob, und Nadin Weiß, RISE-DE – Referenzmodell für Strategieprozesse im institutionellen Forschungsdatenmanagement, Version 1.0, Zenodo, 31. Oktober 2019, https://doi.org/10.5281/ZENODO.3585556. IN-FDM-BB 7/15 Bedarfen im letzten Viertel des Projektes. So wurde anders als geplant8 lediglich die Behandlung des Themas „Austausch in der Landesinitiative“ innerhalb eines klassischen, vorbereiteten und moderierten Workshopformats im November 2024 umgesetzt. Zum Thema „Living“ Materialsammlung gab es einen gemeinsamen Konzeptentwurf, der von einer kleineren Task Force entwickelt wurde und die Möglichkeiten der Verfügbarmachung der gesammelten und entwickelten Materialien über das Projekt hinaus evaluiert. Die Bearbeitung des Themas Dokumentation der Beratungsprozesse sowie Netzwerk / Expertenpool zur Erweiterung des Spezialwissens wurde unter anderem innerhalb einer schriftlichen Umfrage umgesetzt, die sich an der Umfrage zum Werkstattbericht W 1.2.3 orientiert und folgende Themen umfasst: • Beratungsanzahl und -formate • Bewerben des Beratungsangebots • FDM-Bedarfe in Brandenburg • Materialien • Dokumentation • Bedeutung von Professionalisierung der Beratung • Austausch in der Landesinitiative • Netzwerk / Expertenpool • Ausblick (nach Projektende). Ergänzend zu W 1.2.3 wird bei der folgenden Auswertung der Fokus auf Unterschiede im Vergleich zur Erhebung im Frühjahr 2024 gelegt. Die Auswertung zum Thema Dokumentation findet wie bereits erwähnt in einem eigenen Report mit der Erarbeitung eines aktualisierten Leitfadens statt.9 Im vorliegenden Bericht wird nur ein kurzer Einblick in die Ergebnisse gegeben. In den folgenden Kapiteln werden die Ergebnisse der Umfrage, aus dem Workshop und aus weiteren Arbeitsgesprächen gebündelt wiedergegeben. Durch die zeitlich flexiblere schriftliche Umfrage konnten alle relevanten Personen, die an den FDM-Beratungsprozessen beteiligt waren, einbezogen werden, dies betraf teils mehrere Personen pro Hochschule. Der Erhebungszeitraum der Umfrage und Hauptbetrachtungszeitraum für den vorliegenden Bericht ist der 15. April 2024 bis 15. Mai 2025. Die Auswertung der Fragebogen sowie von Gesprächsnotizen und -protokollen wurde durch die Autorin durchgeführt. Dabei wurde angelehnt an die Befragung an W 1.2.3 eine Clusterung der Antworten nach inhaltlichen Schwerpunkten, sowie ein Vergleich der Antworten mit den in der Vergangenheit identifizierten Tasks zur Professionalisierung der Beratung vorgenommen. 2.2 Ergebnisse Zunächst werden die allgemeinen Beobachtungen beschrieben. Im zweiten Teil der Ergebnisauswertung wird auf die einzelnen Tasks zur Professionalisierung in der Landesinitiative FDM-BB eingegangen. Der Zeitraum zwischen beiden Erhebungen mit knapp einem Jahr stellt sich als relativ kurz dar, um allgemeingültige Ergebnisse festzumachen. Viele der Antworten waren erwartungsgemäß ähnlich zur vergangenen Befragung. 8 Schiller, IN-FDM-BB Werkstattbericht: W 1.2.3, 12f. 9 Vgl. Haase und Schreiber, R 1.2.3, Veröffentlichung ab Herbst 2025 zu finden unter: https://doi.org/10.5281/zenodo.17540854. IN-FDM-BB 8/15 Alle Hochschulen hatten zu diesem Zeitpunkt Kernelemente einer professionellen Beratung bereits etabliert und befanden sich in einem Prozess der kontinuierlichen Weiterentwicklung. So wurden im Erhebungszeitraum standardisierte Workflows und zielgruppenspezifische Formate umgesetzt. Auf den Webseiten der Hochschulen wurden die Inhalte und verfügbaren Materialien angereichert und ergänzt. Es wurden Handreichungen und Checklisten weiterentwickelt und, wo noch nicht vorhanden, erstellt und integriert. Daneben konnten zwei Durchläufe des vom Projekt entwickelten und etablierten Zertifikatskurses für Forschende (Herbst 2024 und Frühjahr 2025) angeboten werden, bei denen Forschende aller Hochschulen teilnahmen. Der Digitale Kontaktpunkt für Recht und Ethik im FDM sowie das integrierte Qualifizierungsprogramm vermitteln Forschenden, FDM-Verantwortlichen und sonstigen Mitgliedern der brandenburgischen Hochschulen grundlegende Informationen zu rechtlichen und ethischen Themen im FDM.10 2.2.1 Allgemeine Beobachtungen Während der Professionalisierungsphase von Mitte April 2024 bis Mitte Mai 2025 wurden etwa 80 Beratungen an den Hochschulen in Brandenburg durchgeführt. Gezählt wurden vor allem die einzelnen Vorgänge beziehungsweise Erstberatungen. Einzelne Vorgänge bestehen häufig aus mehreren Beratungssitzungen sowie Mailkontakt. Häufig werden FDM-Themen auch in klassischen Antragsberatungen behandelt beziehungsweise durch andere Stellen, beispielsweise über einen kollegialen Austausch aufgefangen. Dazu zählen Datenexpert*innen in Sonderforschungsbereichen, die von anderen Projekten innerhalb der Hochschule um kollegialen Rat gebeten werden. Diese Zielgruppe wurde im Projekt noch wenig adressiert. Es könnte über entsprechende Formate nachgedacht werden, um auch dort von einem Wissensaustausch zu profitieren. Eine Verschiebung innerhalb der Statusgruppen, aus denen die Ratsuchenden kommen, kann nicht beobachtet werden. Demnach kommen die Anfragen weiterhin von Professor*innen, wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und von forschungsunterstützendem Personal. In Hinblick auf eine Zubeziehungsweise Abnahme von Beratungen lässt sich durch die bisherigen Erhebungen kein über alle Hochschulen geltendes Muster erkennen. Parallel zu den im vergangenen Jahr erreichten Meilensteinen und umgesetzten Angeboten zu FDM ist an einigen Hochschulen ein Rückgang von Beratungsanfragen zu verzeichnen, während an anderen Hochschulen die Anfragen zunahmen. Vor allem seien eher allgemeinere Beratungsanfragen vermehrt zurückgegangen. Weiterhin gibt es jedoch viele spezialisierte Anfragen, teilweise mit sehr fachspezifischen Anforderungen und thematischer Tiefe, die von den Beratenden eine aufwändige Recherche erfordern. Die Beratungen seien eher aktionsgetrieben, wie beispielsweise im Zuge eines Projektantrags, oder thematisch. Dies kann bedeuten, dass die Forschungsprojekte gezielt Nachfragen zu einem Datenmanagementplan oder Speichermöglichkeiten (an der Hochschule) während und nach einem Projekt oder bei der Veröffentlichung (Repositoriensuche) haben. Zukünftig könnte über eine systematischere Erhebung der Beratungsformen und Anzahl nachgedacht werden, um validere Aussagen zu den Verläufen und Aufwänden der Beratungspraxis treffen zu können. Eine zu überprüfende Erklärung für eine rückläufige Anzahl von Anfragen könnte beispielsweise sein, dass einige Personen bereits durch die bestehenden FDM-Angebote erreicht wurden und so einige Fragen erst gar nicht aufkamen beziehungsweise selbst beantwortet werden konnten. Zudem wurde nicht erhoben, aus wie 10 Jule Nowoitnick, IN-FDM-BB Report: R 2.2.1 Bericht zur Umsetzung eines First-Level-Supports für rechtliche und ethische Fragen im Forschungsdatenmanagement als Digitaler Kontaktpunkt mit Qualifizierungsprogramm an den brandenburgischen Hochschulen (2025), https://zenodo.org/doi/10.5281/zenodo.17238031. IN-FDM-BB 9/15 vielen Kontakten ein Beratungsprozess bestand, was Auskunft über den notwendigen Aufwand für einen Beratungsvorgang geben könnte. 2.2.2 Werbemaßnahmen für das Beratungsangebot In einigen Einrichtungen wird weiterhin keine systematische Bewerbung der Angebote umgesetzt, da befürchtet wird, den großen Andrang mit den bestehenden Beratungskapazitäten nicht auffangen zu können. Ein Eindruck, der durch das nahende Projektende und noch offene Verstetigungen des Beratungspersonals noch verstärkt werden könnte. Jedoch haben alle Hochschulen auf ihren Webseiten einen Kontaktpunkt zum FDMTeam etabliert, wodurch ihre Angebote und Materialien rund um das Thema FDM jederzeit auffindbar sind. 2.2.3 FDM-Bedarfe in Brandenburg Die Anfragen im Bereich FDM sind weiterhin heterogen und oft projektspezifisch. Es lassen sich für den betrachteten Zeitraum folgende übergeordnete Bedarfe der Forschenden ableiten: • Darlegung des Umgangs mit Forschungsdaten in Drittmittelanträgen, • Datenmanagementpläne (DMP), • Budgetplanung für das FDM, • Datenschutz, Umgang mit sensiblen Daten (Pseudonymisierung und Anonymisierung von Daten), • Speicherung von Forschungsdaten während und nach dem Projekt (z. B. an der eigenen Hochschule und darüber hinaus), • Veröffentlichung von Forschungsdaten (Repositorien oder im Rahmen einer JournalPublikation), • Nachnutzung der Forschungsdaten durch Dritte, • Sicherung und Archivierung von Forschungsdaten (auch über 10 Jahre hinaus), • Forschungssoftware. Es zeichnet sich eine Häufung von Fragen zu Forschungsanträgen und zu rechtlichen und ethischen Themen ab. Daneben wurden FDM-Beratende auch zu neuen Themen der Digitalisierung konsultiert, wie beispielsweise dem Einsatz von KI in der Forschung. Auch wenn eher allgemeinere Anfragen zurückgegangen zu sein scheinen, lässt sich dennoch an einigen Einrichtungen weiterhin ein Bedarf nach grundsätzlichen Einführungen zu FDM und den angebotenen Services beobachten. 2.2.4 Aspekte einer professionellen Beratung Im Zuge der Umfrage wurde auch abgefragt, welche Aspekte eine professionelle Beratungspraxis ausmachen. Hierbei wurden Standardisierungen in der Beratungspraxis und kollegiale Vernetzungsund Austauschformate als wichtige Elemente genannt, sowie die Bedeutung von Transparenz und einer klaren Kommunikation betont. Die nachfolgende Auflistung zeigt die relevanten Punkte: • Standardisierung der Beratungspraxis (Leitlinien, Handreichungen, Materialien, Tools) • Klar definierte und kommunizierte Möglichkeiten für die Kontaktaufnahme • Zeitnahe Rückmeldung und Beantwortung von Anfragen • Detaillierte Anliegen-Erfragung • Wertschätzender Umgang sowie klare Kommunikation, was die Beratung leisten kann und was nicht (klares, verständliches Angebot) • Transparente Verfahren für Forschende