FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow - Step by Step

© Karoline Herrmann Seite 1 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A FORTH-BW FDM-Workflow: Step by Step hfwu.de/iaf September 2025, Karoline Herrmann Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen © Karoline Herrmann Seite 2 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow FORTH-BW ForschungsdatenmanagementWorkflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 © Karoline Herrmann Seite 3 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow Antragsphase © Karoline Herrmann Seite 4 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Antragsphase Forschungsphase Der FDM-Workflow © Karoline Herrmann Seite 5 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow Antragsphase Forschungsphase Abschlussphase © Karoline Herrmann Seite 6 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Antragsphase Forschungsphase Abschlussphase Handreichungen Tools Der FDM-Workflow © Karoline Herrmann Seite 7 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Handreichungen & Tools Der FDM-Workflow Antragsphase Forschungsphase Abschlussphase Ansprechstellen © Karoline Herrmann Seite 8 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow Antragsphase Forschungsphase Abschlussphase Handreichungen & Tools Ansprechstellen Rechtliches © Karoline Herrmann Seite 9 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow Antragsphase Forschungsphase Abschlussphase Handreichungen & Tools Ansprechstellen Rechtliches © Karoline Herrmann Seite 16 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben A4 R1 R2 Antragsphase Datenerhebung & -nutzung planen ggf. Studie präregistrieren R11 Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen A6 A7 © Karoline Herrmann Seite 17 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen A4 A5 R1 R2 Ist die Forschung genehmigungspflichti g (z.B. Tierschutz)? Antragsphase Datenerhebung & -nutzung planen ggf. Studie präregistrieren R11 Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen A6 A7 © Karoline Herrmann Seite 18 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen Ist eine Freigabe der Datenerhebung notwendig? A4 A5 R1 R2 Ist die Forschung genehmigungspflichti g(z.B. Tierschutz)? Tierschutzbeauftragte*n einbinden A9 Antragsphase Datenerhebung & -nutzung planen ggf. Studie präregistrieren R11 Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen A6 A7 © Karoline Herrmann Seite 19 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen Ist eine Freigabe der Datenerhebung notwendig? Ethikkommission einbinden A4 A8 A5 R1 R2 R12 Ist die Forschung genehmigungspflichti g(z.B. Tierschutz)? Tierschutzbeauftragte*n einbinden A9 Antragsphase Datenerhebung & -nutzung planen ggf. Studie präregistrieren R11 Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen A6 A7 © Karoline Herrmann Seite 20 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen Ist eine Freigabe der Datenerhebung notwendig? Ethikkommission einbinden A4 A8 A5 R1 R2 R12 Ist die Forschung genehmigungspflichti g(z.B. Tierschutz)? Tierschutzbeauftragte*n einbinden A9 Welche Daten werden benötigt? Antragsphase Datenerhebung & -nutzung planen Daten und Datentypen anhand des Antragsentwurfs definieren H6 ggf. Studie präregistrieren D R11 Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen A6 A7 © Karoline Herrmann Seite 21 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen Ist eine Freigabe der Datenerhebung notwendig? Ethikkommission einbinden A4 A8 A5 R1 R2 R12 Ist die Forschung genehmigungspflichti g(z.B. Tierschutz)? Tierschutzbeauftragte*n einbinden A9 Welche Daten werden benötigt? Antragsphase Datenerhebung & -nutzung planen Daten und Datentypen anhand des Antragsentwurfs definieren Datenmanagementplan anlegen T1 H11 H6 ggf. Studie präregistrieren Überblick über vorhandene Datensätze verschaffen Mögliches Repositorium recherchieren H2 H3 H4 H5 D R11 Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen A6 A7 © Karoline Herrmann Seite 22 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen Ist eine Freigabe der Datenerhebung notwendig? Ethikkommission einbinden A4 A8 A5 R1 R2 R12 Ist die Forschung genehmigungspflichti g(z.B. Tierschutz)? Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) klären R5 Tierschutzbeauftragte*n einbinden A9 Welche Daten werden benötigt? Antragsphase Datenerhebung & -nutzung planen Daten und Datentypen anhand des Antragsentwurfs definieren Datenmanagementplan anlegen T1 H11 H6 ggf. Studie präregistrieren Überblick über vorhandene Datensätze verschaffen Mögliches Repositorium recherchieren H2 H3 H4 H5 D R11 Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen A6 A7 © Karoline Herrmann Seite 23 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen Ist eine Freigabe der Datenerhebung notwendig? Ethikkommission einbinden A4 A8 A5 R1 R2 R12 Ist die Forschung genehmigungspflichti g(z.B. Tierschutz)? Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) klären R5 Tierschutzbeauftragte*n einbinden A9 Welche Daten werden benötigt? Antragsphase Datenerhebung & -nutzung planen Ressourcen planen: Personal, Hard-, Software, Nutzungsgebühren für Repositorien / Daten Daten und Datentypen anhand des Antragsentwurfs definieren Datenmanagementplan anlegen T1 H11 A1 H6 ggf. Studie präregistrieren Überblick über vorhandene Datensätze verschaffen Mögliches Repositorium recherchieren H2 H3 H4 H5 D R11 Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen A6 A7 © Karoline Herrmann Seite 24 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen Ist eine Freigabe der Datenerhebung notwendig? Ethikkommission einbinden A4 A8 A5 R1 R2 R12 Ist die Forschung genehmigungspflichti g(z.B. Tierschutz)? Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) klären R5 Tierschutzbeauftragte*n einbinden A9 Welche Daten werden benötigt? Antragsphase Datenerhebung & -nutzung planen Ressourcen planen: Personal, Hard-, Software, Nutzungsgebühren für Repositorien / Daten Daten und Datentypen anhand des Antragsentwurfs definieren Welche Datenmengen werden gespeichert? Datenmanagementplan anlegen T1 H11 A1 H6 ggf. Studie präregistrieren Überblick über vorhandene Datensätze verschaffen Mögliches Repositorium recherchieren H2 H3 H4 H5 D R11 Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen A6 A7 © Karoline Herrmann Seite 25 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen Ist eine Freigabe der Datenerhebung notwendig? Ethikkommission einbinden A4 A8 A5 R1 R2 R12 Ist die Forschung genehmigungspflichti g(z.B. Tierschutz)? Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) klären R5 Tierschutzbeauftragte*n einbinden A9 Welche Daten werden benötigt? Antragsphase Datenerhebung & -nutzung planen Ressourcen planen: Personal, Hard-, Software, Nutzungsgebühren für Repositorien / Daten Daten und Datentypen anhand des Antragsentwurfs definieren Welche Datenmengen werden gespeichert? Speicherplatz bei den IT-Diensten anmelden Datenmanagementplan anlegen T1 H11 A3 A1 Kosten und Kapazität für Speicherplatz in externem und lokalem Data Storage abschätzen H6 ggf. Studie präregistrieren Überblick über vorhandene Datensätze verschaffen Mögliches Repositorium recherchieren H2 H3 H4 H5 D R11 Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen A6 A7 © Karoline Herrmann Seite 32 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln Werden personenbezogene Daten erhoben? R2 R5 A4 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren R11 Projektbewilligung Forschungsphase (1/2) © Karoline Herrmann Seite 33 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten Werden personenbezogene Daten erhoben? Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen Einwilligungserkläru ng samt notwendigen Informationen erstellen R10 R7 R8 Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen R8 Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln R2 A5 R5 A4 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren R11 Projektbewilligung Forschungsphase (1/2) © Karoline Herrmann Seite 34 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten Vertrag zur Regelung der Gemeinsamen Verantwortlichkeiten (Art. 26 DSGVO) abschließen Werden personenbezogene Daten erhoben? Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen Werden (personenbezogene) Daten gemeinsam mit Projektpartner(n) / Hochschule(n) / Forschende(n) erhoben? Einwilligungserkläru ng samt notwendigen Informationen erstellen R9 A4 R10 R7 R8 Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen R8 R3 Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln R2 A5 R5 A4 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren R11 Projektbewilligung Forschungsphase (1/2) © Karoline Herrmann Seite 35 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten Vertrag zur Regelung der Gemeinsamen Verantwortlichkeiten (Art. 26 DSGVO) abschließen Werden personenbezogene Daten erhoben? Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen Wird ein Dienstleister beauftragt? Werden (personenbezogene) Daten gemeinsam mit Projektpartner(n) / Hochschule(n) / Forschende(n) erhoben? Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen Einwilligungserkläru ng samt notwendigen Informationen erstellen R9 A4 R10 R7 R8 Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen R8 R3 R4 Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln R2 A5 R5 A4 A4 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren R11 Projektbewilligung Forschungsphase (1/2) © Karoline Herrmann Seite 36 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten Vertrag zur Regelung der Gemeinsamen Verantwortlichkeiten (Art. 26 DSGVO) abschließen Werden personenbezogene Daten erhoben? Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen Wird ein Dienstleister beauftragt? Werden (personenbezogene) Daten gemeinsam mit Projektpartner(n) / Hochschule(n) / Forschende(n) erhoben? Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen Einwilligungserkläru ng samt notwendigen Informationen erstellen R9 A4 R10 R7 R8 Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen R8 R3 R4 Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln R2 A5 R5 A4 A4 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren Datenmanagementplan pflegen T1 H11 R11 Projektbewilligung Forschungsphase (1/2) © Karoline Herrmann Seite 37 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten Vertrag zur Regelung der Gemeinsamen Verantwortlichkeiten (Art. 26 DSGVO) abschließen Werden personenbezogene Daten erhoben? Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen Wird ein Dienstleister beauftragt? Werden (personenbezogene) Daten gemeinsam mit Projektpartner(n) / Hochschule(n) / Forschende(n) erhoben? Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen Einwilligungserkläru ng samt notwendigen Informationen erstellen R9 A4 R10 R7 R8 Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen R8 R3 R4 Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln R2 Daten organisieren H7 A5 R5 A4 A4 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren Datenmanagementplan pflegen T1 H11 R11 Projektbewilligung Forschungsphase (1/2) © Karoline Herrmann Seite 38 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten Vertrag zur Regelung der Gemeinsamen Verantwortlichkeiten (Art. 26 DSGVO) abschließen Werden personenbezogene Daten erhoben? Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen Wird ein Dienstleister beauftragt? Werden (personenbezogene) Daten gemeinsam mit Projektpartner(n) / Hochschule(n) / Forschende(n) erhoben? Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen Einwilligungserkläru ng samt notwendigen Informationen erstellen R9 A4 R10 R7 R8 Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen R8 R3 R4 Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln R2 Ordnerstruktur festlegen H7 Verantwortlichkeiten und Zeitpunkt für Löschung festlegen H12 Daten organisieren H7 A5 R5 A4 A4 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren Datensicherheitsmanagement festlegen Zu verwendende Dateiformate festlegen Datenmanagementplan pflegen T1 H11 H9 H8 T2 R11 Projektbewilligung Forschungsphase (1/2) © Karoline Herrmann Seite 39 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten Vertrag zur Regelung der Gemeinsamen Verantwortlichkeiten (Art. 26 DSGVO) abschließen Werden personenbezogene Daten erhoben? Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen Wird ein Dienstleister beauftragt? Werden (personenbezogene) Daten gemeinsam mit Projektpartner(n) / Hochschule(n) / Forschende(n) erhoben? Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen Einwilligungserkläru ng samt notwendigen Informationen erstellen R9 A4 R10 R7 R8 Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen R8 R3 R4 Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln R2 Ordnerstruktur festlegen H7 Verantwortlichkeiten und Zeitpunkt für Löschung festlegen H12 Daten organisieren H7 A5 R5 A4 A4 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren Datensicherheitsmanagement festlegen Zu verwendende Dateiformate festlegen Speicherorte für Hot und Cold Data Speicherung festlegen Datenmanagementplan pflegen Versionierungssystem festlegen T1 H11 H9 H8 T2 R11 H15 T2 Projektbewilligung Forschungsphase (1/2) © Karoline Herrmann Seite 40 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten Vertrag zur Regelung der Gemeinsamen Verantwortlichkeiten (Art. 26 DSGVO) abschließen Werden personenbezogene Daten erhoben? Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen Wird ein Dienstleister beauftragt? Werden (personenbezogene) Daten gemeinsam mit Projektpartner(n) / Hochschule(n) / Forschende(n) erhoben? Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen Einwilligungserkläru ng samt notwendigen Informationen erstellen R9 A4 R10 R7 R8 Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen R8 R3 R4 Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln R2 Ordnerstruktur festlegen H7 Verantwortlichkeiten und Zeitpunkt für Löschung festlegen H12 Daten organisieren H7 A5 R5 A4 A4 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren Daten erheben / generieren Datensicherheitsmanagement festlegen Zu verwendende Dateiformate festlegen Speicherorte für Hot und Cold Data Speicherung festlegen Datenmanagementplan pflegen Versionierungssystem festlegen T1 H11 H9 H8 T2 R11 H15 T2 Projektbewilligung Forschungsphase (1/2) © Karoline Herrmann Seite 41 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Werden personenbezogene Daten erhoben? R2 Daten organisieren H7 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren Daten erheben / generieren Datenmanagementplan pflegen T1 H11 R11 Projektbewilligung Forschungsphase (2/2) © Karoline Herrmann Seite 48 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Werden personenbezogene Daten erhoben? Werden vorhandene Daten von extern nachgenutzt? Datennutzungsvereinbarung abschließen Ist beabsichtigt, personenbezogene Daten von Mitarbeitenden zu verarbeiten? Personalrat informieren A4 A10 R11 R2 Kostenpflichtige Datensätze nachnutzen Eigene Daten nachnutzen Open-Access-Daten nachnutzen Daten organisieren H7 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren Daten erheben / generieren Daten aufbereiten und analysieren Werden vorhandene Daten nachgenutzt? Datenmanagementplan pflegen T1 H11 R11 Projektbewilligung Forschungsphase (2/2) © Karoline Herrmann Seite 49 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Werden personenbezogene Daten erhoben? Werden vorhandene Daten von extern nachgenutzt? Datennutzungsvereinbarung abschließen Ist beabsichtigt, personenbezogene Daten von Mitarbeitenden zu verarbeiten? Personalrat informieren A4 A10 R11 R2 Kostenpflichtige Datensätze nachnutzen Eigene Daten nachnutzen Open-Access-Daten nachnutzen Daten organisieren H7 A4 Rechtliche Aspekte klären Datenerhebung, - generierung konkretisieren Daten erheben / generieren Daten aufbereiten und analysieren Metadaten erfassen Werden vorhandene Daten nachgenutzt? Datenmanagementplan pflegen T1 H11 R11 A2 T1 H10 Projektbewilligung Forschungsphase (2/2) © Karoline Herrmann Seite 50 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Werden personenbezogene Daten erhoben? Werden vorhandene Daten von extern nachgenutzt? Datennutzungsvereinbarung abschließen Ist beabsichtigt, personenbezogene Daten von Mitarbeitenden zu verarbeiten? Personalrat informieren A4 A10 R11 R2 Kostenpflichtige Datensätze nachnutzen Eigene Daten nachnutzen Open-Access-Daten nachnutzen Daten organisieren H7 A4 Veröffentlichung von Daten vorplanen Rechtliche Aspekte klären Projektbewilligung Datenerhebung, - generierung konkretisieren Daten erheben / generieren Daten aufbereiten und analysieren Versionskontrolle durchführen Metadaten erfassen Werden vorhandene Daten nachgenutzt? Datenmanagementplan pflegen T1 H11 R11 A2 T1 H10 Forschungsphase (2/2) © Karoline Herrmann Seite 51 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow Antragsphase Forschungsphase Abschlussphase © Karoline Herrmann Seite 52 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Abschlussphase Daten für die langfristige Aufbewahrung vorbereiten Rechtliches © Karoline Herrmann Seite 53 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Abschlussphase Daten für die langfristige Aufbewahrung vorbereiten Daten bewerten H12 Rechtliches © Karoline Herrmann Seite 54 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Abschlussphase Daten für die langfristige Aufbewahrung vorbereiten Daten für Nachnutzung bestimmen Daten bewerten H12 Daten für Löschung festlegen H12 Daten für die langfristige Speicherung bestimmen H14 Rechtliches © Karoline Herrmann Seite 55 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Abschlussphase Daten für die langfristige Aufbewahrung vorbereiten Daten für Nachnutzung bestimmen Daten nach festgelegtem Plan löschen Daten bewerten H12 Daten für Löschung festlegen H12 Daten für die langfristige Speicherung bestimmen H14 Rechtliches © Karoline Herrmann Seite 56 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Abschlussphase Daten für die langfristige Aufbewahrung vorbereiten Daten für Nachnutzung bestimmen Daten nach festgelegtem Plan löschen Daten aufbereiten Daten bewerten H12 Daten für Löschung festlegen H12 Daten für die langfristige Speicherung bestimmen H14 Rechtliches © Karoline Herrmann Seite 57 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Liegt eine Geheimhaltungsvereinbarung vor? Nutzungsrechte klären R5 Abschlussphase Daten für die langfristige Aufbewahrung vorbereiten Daten für Nachnutzung bestimmen Daten nach festgelegtem Plan löschen Daten aufbereiten Daten bewerten H12 Daten für Löschung festlegen H12 Daten für die langfristige Speicherung bestimmen H14 Ist beabsichtigt, ein Patent / Gebrauchsmuster anzumelden? R5 Rechtliches © Karoline Herrmann Seite 64 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Daten unter Geheimhaltung von Veröffentlichung ausschließen Daten für Patentierungen / Gebrauchsmuster von Veröffentlichung ausschließen Liegt eine Geheimhaltungsvereinbarung vor? Nutzungsvertrag mit Repositorium abschließen A4 Nutzungsrechte klären R5 Lizenz auswählen R6 Abschlussphase Daten für die langfristige Aufbewahrung vorbereiten Daten für Nachnutzung bestimmen Daten nach festgelegtem Plan löschen Daten aufbereiten Daten langfristig auf HAW-Server einfrieren Repositorium auswählen H2 H3 H4 H5 Daten bewerten H12 Daten langfristig auf externem Server ablegen T3 Daten für Löschung festlegen H12 Metadaten veröffentlichen A2 Daten für die langfristige Speicherung bestimmen H14 Festgelegten Speicherort für Cold Data überprüfen H14 Forschungsdaten veröffentlichen A2 Ist beabsichtigt, ein Patent / Gebrauchsmuster anzumelden? R5 Datenartikel in Datenjournal publizieren A2 H13 Rechtliches © Karoline Herrmann Seite 65 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow Handreichungen Handreichungen Zenodo: https://zenodo.org/communities/forth-bw © Karoline Herrmann Seite 66 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow Handreichungen →Zenodo: https://zenodo.org/communities/forth-bw H1: Formulierungshilfen für die Antragstellung H2: Repositoriensuche H3: Repositorienvergleich H4: Repositorienwahl H5: Fachspezifische Repositorien H6: Datenspeicherung H7: Gute Datenorganisation H8: Sicherheitsmanagement H9: Dateiformate H10: Dokumentation: Metadaten H11: RDMO Kurzanleitung H12: Datenbewertung und -löschung H13: Vergleich generischer Datenjournale H14: Lösungen für die Datenspeicherung H15: bwSync&Share © Karoline Herrmann Seite 67 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow Handreichungen →Zenodo: https://zenodo.org/communities/forth-bw R1: Erstellung einer anonymen Umfrage R2: Datenschutz bei personenbezogenen Daten R3: Gemeinsame Verantwortlichkeit R4: Datenmanagement bei Auftragsverarbeitung R5: Nutzungsrechte an Forschungsdaten R6: Lizenzen an Forschungsdaten R7: Einwilligungserklärung samt notwendigen Informationen R8: Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten R9: Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit R10: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten R11: Forschungsdaten aus juristischer Sicht R12: Satzung für Ethikkommissionen © Karoline Herrmann Seite 68 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow Tools Tools RDMO (https://rdmo.aip.de) bwSync&Share (https://bwsyncandshare.kit.edu) bwDataArchive (https://www.rda.kit.edu) GitLab © Karoline Herrmann Seite 69 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Der FDM-Workflow Antragsphase Forschungsphase Abschlussphase Handreichungen & Tools Ansprechstellen Rechtliches © Karoline Herrmann Seite 70 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen Ist eine Freigabe der Datenerhebung notwendig? Ethikkommission einbinden A4 A8 A5 R1 R2 R12 Ist die Forschung genehmigungspflichti g(z.B. Tierschutz)? Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) klären R5 Tierschutzbeauftragte*n einbinden A9 Welche Daten werden benötigt? Antragsphase Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen Datenerhebung & -nutzung planen Skizze / Vollantrag erstellen und einreichen Ressourcen planen: Personal, Hard-, Software, Nutzungsgebühren für Repositorien / Daten Daten und Datentypen anhand des Antragsentwurfs definieren Welche Datenmengen werden gespeichert? Speicherplatz bei den IT-Diensten anmelden Datenmanagementplan anlegen T1 H11 H1 A3 A1 A6 A7 Kosten und Kapazität für Speicherplatz in externem und lokalem Data Storage abschätzen H6 ggf. Studie präregistrieren Überblick über vorhandene Datensätze verschaffen Mögliches Repositorium recherchieren H2 H3 H4 H5 D R11 © Karoline Herrmann Seite 71 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten Vertrag zur Regelung der Gemeinsamen Verantwortlichkeiten (Art. 26 DSGVO) abschließen Werden personenbezogene Daten erhoben? Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen Wird ein Dienstleister beauftragt? Werden (personenbezogene) Daten gemeinsam mit Projektpartner(n) / Hochschule(n) / Forschende(n) erhoben? Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen Einwilligungserkläru ng samt notwendigen Informationen erstellen R9 A4 R10 R7 R8 Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen R8 R3 R4 Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln R2 Forschungsphase (1/2) Ordnerstruktur festlegen H7 Verantwortlichkeiten und Zeitpunkt für Löschung festlegen H12 Daten organisieren H7 A5 R5 A4 A4 A4 Rechtliche Aspekte klären Projektbewilligung Datenerhebung, - generierung konkretisieren Daten erheben / generieren Datensicherheitsmanagement festlegen Zu verwendende Dateiformate festlegen Speicherorte für Hot und Cold Data Speicherung festlegen Datenmanagementplan pflegen Versionierungssystem festlegen T1 H11 H9 H8 T2 R11 H15 T2 © Karoline Herrmann Seite 72 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Werden personenbezogene Daten erhoben? Werden vorhandene Daten von extern nachgenutzt? Datennutzungsvereinbarung abschließen Ist beabsichtigt, personenbezogene Daten von Mitarbeitenden zu verarbeiten? Personalrat informieren A4 A10 R11 R2 Forschungsphase (2/2) Kostenpflichtige Datensätze nachnutzen Eigene Daten nachnutzen Open-Access-Daten nachnutzen Daten organisieren H7 A4 Veröffentlichung von Daten vorplanen Rechtliche Aspekte klären Projektbewilligung Datenerhebung, - generierung konkretisieren Daten erheben / generieren Daten aufbereiten und analysieren Versionskontrolle durchführen Metadaten erfassen Werden vorhandene Daten nachgenutzt? Datenmanagementplan pflegen T1 H11 R11 A2 T1 H10 © Karoline Herrmann Seite 73 FDM-Workflow: doi.org/10.5281/zenodo.17177513 FKZ: 16FDFH120A Daten unter Geheimhaltung von Veröffentlichung ausschließen Daten für Patentierungen / Gebrauchsmuster von Veröffentlichung ausschließen Liegt eine Geheimhaltungsvereinbarung vor? Nutzungsvertrag mit Repositorium abschließen A4 Nutzungsrechte klären R5 Lizenz auswählen R6 Abschlussphase Daten für die langfristige Aufbewahrung vorbereiten Daten für Nachnutzung bestimmen Daten nach festgelegtem Plan löschen Daten aufbereiten Daten langfristig auf HAW-Server einfrieren Repositorium auswählen H2 H3 H4 H5 Daten bewerten H12 Daten langfristig auf externem Server ablegen T3 Daten für Löschung festlegen H12 Metadaten veröffentlichen A2 Daten für die langfristige Speicherung bestimmen H14 Festgelegten Speicherort für Cold Data überprüfen H14 Forschungsdaten veröffentlichen A2 Ist beabsichtigt, ein Patent / Gebrauchsmuster anzumelden? R5 Datenartikel in Datenjournal publizieren A2 H13 Rechtliches