RADAR-BB Anleitung für Administrator*innen

RADAR-BB | Anleitung für Administrator*innen 1 RADAR-BB Anleitung für Administrator*innen Stand: V1 – 11.11.2025 | Kontakt: [email protected] Das Research Data Repository Brandenburg (RADAR-BB) ist ein disziplinübergreifendes Repositorium zur Archivierung und Publikation von Forschungsdaten des sogenannten „Long Tails”, also aus den Fachrichtungen, die mit kleineren Datenmengen umgehen und meist noch keine eigene Infrastruktur vorhalten. Als RADAR-BB Administrator*in agieren Sie für Ihre Einrichtung, als zentraler Ansprechpartner für RADAR-BB. Sie verwalten den RADAR-Vertrag Ihrer Einrichtung, richten dort Arbeitsbereiche ein und verwalten diese, autorisieren Benutzer*innen als Datengebende (Kurator*innen und Subkurator*innen) für Arbeitsbereiche, verwalten Quota, erzeugen Statistiken, steuern Zugriffsrechte auf Datenpakete etc. Ein RADAR-Vertrag kann durch eine oder mehrere Personen administriert werden. Im Folgenden möchten wir Ihnen eine Hilfe zur Administration von RADAR-BB an die Hand geben. Die Nutzung von RADAR-BB zur Archivierung bzw. Publikation von Forschungsdaten haben wir in unserer Anleitung für Kurator*innen beschrieben. Inhalt 1 Bei RADAR-BB registrieren und anmelden ....................................................................................... 2 1.1 RADAR-BB Konto ........................................................................................................................ 2 1.2 Übersicht .................................................................................................................................... 2 2 Administration der Vertragsumgebung ............................................................................................ 3 1.1 Informationen zu Vertrag und Speichervolumen ...................................................................... 3 1.2 Branding ..................................................................................................................................... 4 1.3 Customization ............................................................................................................................. 4 1.4 Metadaten-Standardwerte (Vertragsebene) ............................................................................. 5 1.5 Disziplinspezifische Metadatenschemata .................................................................................. 5 1.6 Kategorien .................................................................................................................................. 6 1.7 Statistik ....................................................................................................................................... 7 2 Arbeitsbereich anlegen und verwalten............................................................................................. 8 3 Datengeber im Arbeitsbereich definieren ........................................................................................ 9 4 Weitere Funktionen nach Archivierung bzw. Publikation .............................................................. 11 RADAR-BB | Anleitung für Administrator*innen 2 1 Bei RADAR-BB registrieren und anmelden 1.1 RADAR-BB Konto Um sich bei RADAR-BB anzumelden, rufen Sie bitte rufen Sie bitte https://radar.fdm-bb.de auf und klicken oben in der Kopfleiste die Schaltfläche „ANMELDEN“. Auf der RADAR-BB-Anmeldeseite stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung (Abbildung 1: Anmeldung): Die Anmeldung über Ihr Institutionskonto oder, und das ist für Funktionsaccounts empfohlen, die Registrierung mit einem Benutzerkonto: Klicken Sie in der rechten Spalte den Link „Hier registrieren“, der Sie auf das Registrierungsformular leitet. Dort legen Sie Ihren Benutzernamen fest und geben Ihre EMailadresse an. Optional können Sie auch Vornamen, Nachnamen und Ihre ORCID (Open Researcher and Contributor ID https://orcid.org/) hinterlegen. Klicken Sie anschließend auf „ANLEGEN“. Sie erhalten daraufhin eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, über den Sie Ihr Passwort setzen. Die Registrierung ist damit abgeschlossen und Sie können sich mit der von Ihnen gewählten Kombination aus Benutzernamen und Passwort jederzeit bei RADAR-BB anmelden. Abbildung 1: Anmeldung 1.2 Übersicht Nach der Anmeldung bei RADAR-BB gelangen Sie in den für Sie freigegebenen Arbeitsbereich und können dort die Ihrer Rolle entsprechenden Arbeitsschritte durchführen, um Forschungsdaten bei RADAR-BB zu archivieren bzw. zu publizieren (Abbildung 2: Übersicht nach Login). Abbildung 2: Übersicht nach Login RADAR-BB | Anleitung für Administrator*innen 3 2 Administration der Vertragsumgebung Diese Funktionen finden sich alle auf der Übersichtsseite (Dashboard) des jeweiligen Vertrags. Nachdem Sie sich als Administrator*in eingeloggt haben, klicken Sie auf Ihren Vertragsnamen und gelangen so zum Vertragsdashboard (Abbildung 3: Vertragsdashboard), auf dem Sie alle Optionen für Ihren Vertrag verwalten und neue Arbeitsbereiche anlegen können. Abbildung 3: Vertragsdashboard Neben den im Screenshot zu sehenden Informationen (Allgemeines und Speicherplatz, Administrierende, zugehörige Arbeitsbereiche) finden Sie die folgenden Informationen und Optionen: Liste aller Benutzer/innen und Rollen, Funktionen auf Vertragsebene sowie zur Statistik (Abbildung 4: Funktionen auf Vertragsebene). Abbildung 4: Funktionen auf Vertragsebene 1.1 Informationen zu Vertrag und Speichervolumen Unter Allgemeines und Speicherplatz finden Sie grundlegende Informationen zum Vertrag, dem RADAR-BB | Anleitung für Administrator*innen 4 zur Verfügung stehenden sowie genutzten Speichergrößen des temporären, Archivund Publikationsspeichers (Abbildung 3: Vertragsdashboard). Als Administrator können sie die Speichergrößen anpassen (vgl. 2 Arbeitsbereich anlegen und verwalten, Stichwort Quota). 1.2 Branding Hier können Sie die Benutzeroberfläche gestalten, indem Sie eine eigene Schmuckfarbe, ein Logo und einen Link zu einer internen Website einbinden (Abbildung 5: Branding auf Vertragsebene). Abbildung 5: Branding auf Vertragsebene 1.3 Customization RADAR-BB wird auf den Servern der Universität Potsdam betrieben. Diese legt die hier zur Verfügung stehenden Optionen unter Customization fest (Abbildung 6: Customization auf Vertragsebene) und sie steht Administrator*innen der Unterverträge nicht zur Verfügung: Technische Anpassungen (Startseite, E-Mail-Absender, Icon/Favicon, E-Mailbenachrichtigungen) und Verlinkungen (beispielsweise die Nutzungsbedingungen für Upload und Download). Abbildung 6: Customization auf Vertragsebene RADAR-BB | Anleitung für Administrator*innen 5 1.4 Metadaten-Standardwerte (Vertragsebene) Hier können Sie Metadaten-Standardwerte auf Vertragsebene definieren. Diese werden automatisch für jedes neu hochgeladene Datenpaket angewendet. Weichen die Metadatenwerte für ein einzelnes Datenpaket von den Standardwerten ab, so können diese von Datengeber*innen weiterhin individuell editiert werden. Metadaten-Standardwerte können auch auf Arbeitsbereichsebene von Kurator*innen definiert werden (siehe Anleitung für Kurator*innen Schritt 5a) und haben Vorrang vor denen auf Vertragsebene. Um Metadaten-Standardwerte für den Vertrag zu definieren, klicken Sie auf den BearbeitungsStift neben „Metadaten-Standardwerte“ (Abbildung 4: Funktionen auf Vertragsebene) und legen diese anschließend im Metadateneditor-Formular fest. Auch ein Ändern oder Löschen der Standardwerte ist über dieses Formular möglich Abbildung 7: Metadaten-Standardwerte auf Vertragsebene bearbeiten). Sobald Standardwerte definiert wurden, werden diese bei Klick auf den Text „Metadaten-Standardwerte“ als Liste angezeigt. Abbildung 7: Metadaten-Standardwerte auf Vertragsebene bearbeiten 1.5 Disziplinspezifische Metadatenschemata Disziplinspezifische Metadatenschemata können ebenfalls auf Vertragsebene festgelegt werden (Abbildung 8: Disziplinspezifische Metadatenschemata auf Vertragsebene festlegen). Diese ermöglichen zusätzliche, den fachlichen Anforderungen entsprechende Metadateninformationen für Datenpakete und darin enthaltene Dateien und Ordner. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie unsere Unterstützung hierzu wünschen. RADAR-BB | Anleitung für Administrator*innen 6 Abbildung 8: Disziplinspezifische Metadatenschemata auf Vertragsebene festlegen 1.6 Kategorien Arbeitsbereiche können Kategorien zugeordnet werden. Diese erhalten einer Liste von Werten (z.B. Kostenstellen, Institute, Professoren). Hier können Sie neue Kategorien festlegen bzw. bestehende editieren (Abbildung 9: Kategorien erstellen). Der Titel einer Kategorie beschreibt in Kurzform einer Liste von Werten, beispielsweise „Kostenstellen“, „Institute“ oder „Professoren“. Eine Liste mit eindeutigen Werten bildet eine Kategorie. Eine Kategorie mit dem Namen „Kostenstellen“ könnten die folgenden Werte besitzen: „1231“, „2143“, „4354“. Abbildung 9: Kategorien erstellen RADAR-BB | Anleitung für Administrator*innen 7 1.7 Statistik Hier können Sie sich über das genutzte Speichervolumen und die Anzahl der Datenpakete im temporären, Archivbzw. Publikationsspeicher informieren (Abbildung 10: Statistik einsehen). Abbildung 10: Statistik einsehen Außerdem besteht die Möglichkeit sich statistische Auswertungen nach Zeiträumen anzusehen und herunterzuladen (Abbildung 11: Statistik nach Zeiträumen einsehen und herunterladen). Abbildung 11: Statistik nach Zeiträumen einsehen und herunterladen RADAR-BB | Anleitung für Administrator*innen 8 2 Arbeitsbereich anlegen und verwalten Unter „Administrierte Arbeitsbereiche“ können Sie alle von Ihnen verwalteten Arbeitsbereiche mit Namen, Administratoren, Vertrag, temporärem Speicherplatz und Erstellungsdatum einsehen (Abbildung 12: Übersicht Administrierte Arbeitsbereich). Außerdem werden Ihnen die ihre Verträge angezeigt, i.d.R. ist dies nur einer (Abbildung 11). Abbildung 12: Übersicht Administrierte Arbeitsbereich Über den Piktogramm-Button „Arbeitsbereich erstellen“ (Abbildung 12: Übersicht Administrierte Arbeitsbereich rechts neben „Arbeitsbereiche“) werden Sie auf das Formular zur Erstellung eines neuen Arbeitsbereiches geleitet (Abbildung 13: Arbeitsbereich erstellen). RADAR-BB | Anleitung für Administrator*innen 9 Abbildung 13: Arbeitsbereich erstellen Hier müssen Sie mindestens einen Namen für den Arbeitsbereich vergeben. Darüber hinaus können Sie eine Beschreibung hinzufügen und den Vertrag wählen, dem der Arbeitsbereich zugeordnet werden soll. Meist haben Sie nur einen Vertrag mit uns, so dass Sie hier nichts ändern müssen. Weiterhin sollten sie eine Standardvorgabe zur Haltefrist archivierter Datenpakete und außerdem die E-Mail-Adresse des Verantwortlichen für Datenpakete eintragen. Der Verantwortliche wird bei Ablauf der Haltefrist kontaktiert um zu klären, wie mit den archivierten Daten verfahren werden soll. Da die Haltefrist bis zu 15 Jahre betragen kann, sollte der Verantwortliche sorgfältig gewählt werden. Üblicherweise ist eine Funktionsadresse besser geeignet als eine persönliche E-Mail-Adresse. Die Quota (temporärer Speicher, Archivspeicher, Publikationsspeicher) geben an, wieviel Platz im Speicher maximal genutzt werden kann. Die Felder werden vom RADAR-Team beim Einrichten Ihres Vertrags mit Standardwerten ausgefüllt. Als Administrator können Sie diese Angaben für jeden Arbeitsbereich jederzeit anpassen. Über Quota können Sie so die Nutzung des Systems effektiv steuern und die entstehenden nutzungsbasierten Kosten begrenzen. In jedem einzelnen Arbeitsbereich haben Sie die Möglichkeit, Metadaten-Standardwerte für alle Datenpakete zu hinterlegen. Mehr Informationen zu Metadaten-Standartwerten finden Sie unter Schritt 1.4 Metadaten-Standardwerte (Vertragsebene). 3 Datengeber im Arbeitsbereich definieren RADAR – und damit auch RADAR-BB – basiert auf einer klaren Rollenund Aufgabenverteilung. Einem Arbeitsbereich können Sie zwei unterschiedliche Rollen von Datengebern zuweisen: Kurator*innen, die Datenpakete anlegen, verwalten, archivieren bzw. publizieren oder zur Begutachtung freigeben, sowie Subkurator*innen, die Daten in RADAR-BB hochladen und mit Metadaten beschreiben, jedoch keine kostenpflichtigen Aktionen auslösen d.h. weder archivieren noch publizieren können. Subkurator*innen können auch von Kurator*innen hinzugefügt werden.