FDM-Handlungsempfehlungen für die Hochschule (HTW Berlin) und ihre Service-Einrichtungen

FDM-Handlungsempfehlungen an die Hochschule und ihre Service Einrichtungen basierend auf Erkenntnissen aus RISE-DE Strategieentwicklungsprozess und dazugehörigen AK-FDM Diskussionen an der HTW Berlin 1 Inhalt Priorisierung und zeitliche Einordnung der Handlungsempfehlungen an die Hochschule........... 2 1. Handlungsempfehlung allgemein an die Hochschule ............................................................... 6 1.1 Institutionelle Verankerung des FDMs ............................................................................... 6 1.2 Kommunikations-, Informationssowie Beratungsund Unterstützungsangebote .......... 7 1.3 Förderung des Forschungsdatenmanagements ................................................................. 9 1.4 Bereitstellung einer Archivierungslösung ........................................................................ 10 1.5 Zentralisierende Maßnahmen .......................................................................................... 11 2. Handlungsempfehlungen an das Hochschulrechenzentrum (HRZ) ........................................ 13 3. Handlungsempfehlung an Fachbereiche (FB) ......................................................................... 14 4. Handlungsempfehlung an die Bibliothek ................................................................................ 14 Mitwirkende im AK FDM und im Projekt FitForFDM: ................................................................. 14 Förderkennzeichen: 16FDFH114 FDM - Handlungsempfehlungen für die Hochschule ( HTW Berlin ) © 2025 erstellt durch Esther Schneidenbach (ORCiD: 0000-0002-8651-0313) im Projekt FitForFDM (16FDFH114). Lizenziert unter CC BY 4.0. Um eine Kopie dieser Lizenz anzusehen, besuchen Sie https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. FDM-Handlungsempfehlungen basierend auf Erkenntnissen aus RISE-DE Strategieentwicklungsprozess und dazugehörigen AKDiskussionen 2 Priorisierung und zeitliche Einordnung der Handlungsempfehlungen an die Hochschule Die Spalte „PRIORISIERUNG“ gibt die Einschätzung des Arbeitskreises (AK) Forschungsdatenmanagement (FDM) wieder. Die Priorisierung drückt die Notwendigkeit der einzelnen Maßnahmen aus, auch wenn die zeitnahe Umsetzung aufgrund der hochschulpolitischen Situation realistisch unwahrscheinlich ist. Die Priorisierung erfolgte durch den AK-FDM anhand der folgenden Skala:  Niedrig: 1–2  Mittel: 3–4  Hoch: 5–6 Die Spalte „ZEITLICHE UMSETZBARKEIT“ gibt die Einschätzung des AK FDM zur zeitlich realistischen Umsetzbarkeit wieder. Die Einschätzungen der zeitlichen Realisierbarkeit der Handlungsempfehlungen spiegeln nicht den Bedarf oder die Dringlichkeit wider, sondern primär die Einschätzung der realistischen Möglichkeit der zeitlichen Umsetzung und nehmen somit auch die hochschulpolitischen Realitäten zum Zeitpunkt der Erstellung mit auf (z. B. finanzielle Kürzungen aufgrund der Hochschulverträge 2024–2028 mit Stand Ende 2025).  Kurzfristig: Ziele, die sofort oder innerhalb des nächsten Jahres realisierbar sein sollten.  Mittelfristig: Ziele, die voraussichtlich in den nächsten 1–3 Jahren realisierbar sein sollten  Langfristig: Ziele, die möglichst innerhalb der nächsten 5 Jahre realisierbar sein sollten. HANDLUNGSEMPFEHLUNG PRIORISIERUNG ZEITLICHE UMSETZBARKEIT 1.1 Institutionelle Verankerung des FDMs 6 (hoch) A) FDM - Unterstützung als Daueraufgabe 6 Langfristig B) Beschluss eines strategischen Rahmenplans 6 Kurzfristig C) Verabschiedung FD - Policy 6 Kurzfristig D) Entwicklung von Governance - Strukturen 6 Mittelfristig E) Forschungsunterstützung als Aufgabe zentraler Einrichtungen zu definieren 6+ Kurzfristig F) Finanzielle Investition und Kostenmodell 4 – 5 Mittelfristig FDM-Handlungsempfehlungen basierend auf Erkenntnissen aus RISE-DE Strategieentwicklungsprozess und dazugehörigen AKDiskussionen 3 HANDLUNGSEMPFEHLUNG PRIORISIERUNG ZEITLICHE UMSETZBARKEIT 1.2 Kommunikations - , Informations - sowie Beratungsund Unterstützungsangebote 6 (hoch) A) FDM - Beratung als dauerhafte Serviceleistung 5 Langfristig B) Eine zentrale Koordinationsstelle für FDM 5 Kurzfristig C) Weiterführung des AK FDM unter Leitung des/r FDM-Beauftragten 4 Kurzfristig D) Die Funktionsmailadresse ([email protected]) weiterführen 6 Kurzfristig E) Unterstützungsangebote ausbauen und besser in hochschulweite Prozesse integrieren sowie dauerhaft pflegen 5 Mittelfristig F) Funktionalität des FDM One - Stop - Shops sicherstellen 6 Kurzfristig G) Informationsaktualisierung (FDM One-Stop-Shop) gewährleisten 6 (hoch) Kurzfristig H) Regelmäßige FDM - Schulungen und Weiterbildungen für Forschende und Mitarbeitende 3 Mittelfristig I) Ressourcenbereitstellung für zentrale FDM-Aufgaben – personell/ finanziell/ strukturell 5 Langfristig 1.3 Förderung des Forschungsdatenmanagements 6 (hoch) A) Datenmanagementplan (DMP) – Erstellung fördern 6 Kurzfristig B) Preisliste für IT - Services und RessourcenBereitstellung durch HRZ und die Fachbereiche 2 Mittelfristig C) Rahmenvertrag für externe Archivlösung für nicht anderweitig bereitstellbare Daten (s. a. 1.4) 2 Langfristig FDM-Handlungsempfehlungen basierend auf Erkenntnissen aus RISE-DE Strategieentwicklungsprozess und dazugehörigen AKDiskussionen 4 HANDLUNGSEMPFEHLUNG PRIORISIERUNG ZEITLICHE UMSETZBARKEIT D) Anreize für Datenpublikationsnachweis in my.HTW 6 Kurzfristig E) Anreize für Daten - und Forschungssoftwarepublikation und aktives FDM 5 Kurzfristig F) Aufnahme der Datenveröffentlichungspraxis in Promotionsordnung und Studienordnung 4 Mittelfristig G) Ergänzung des Lehrcurriculums um FDM-Inhalte und Best Practices k. A. Mittelfristig H) Verbesserung der Nachnutzbarkeit und Auffindbarkeit von an der HTW Berlin generierten Forschungsdaten k. A. Langfristig 1.4 Bereitstellung einer Archivierungslösung 2 (niedrig) A) Langfristige Archivierungslösung für nicht anderweitig extern archivierbare Daten 2 Langfristig B) Konzept zu Realisierungsmöglichkeiten der Archivierung von sensiblen Forschungsdaten erstellen 3 Langfristig (sollte starten ist aber langfristig erst finalisierbar) C) Externer Archivierungsangebote evaluieren 2 Langfristig (sollte starten ist aber langfristig erst finalisierbar) 1.5 Zentralisierende Maßnahmen 4 (mittel) A) IT-Services für Forschung bereitstellen bzw. anbieten 5 Kurz - bis mittelfristig B) Ein zentrales Speichersystem für Forschungsund Lehrdaten 3 Langfristig FDM-Handlungsempfehlungen basierend auf Erkenntnissen aus RISE-DE Strategieentwicklungsprozess und dazugehörigen AKDiskussionen 5 HANDLUNGSEMPFEHLUNG PRIORISIERUNG ZEITLICHE UMSETZBARKEIT C) Vorhandene standardisierte ITLösungen auch für die Forschung zur Verfügung stellen 5 Kurzfristig D) IT-Sicherheitsstandards zentralisieren  IT-Konzept der Hochschule evaluieren  Kompetenzaufteilung zwischen zentralen und dezentralen Angeboten prüfen k. A. Langfristig E) Die Ressourcenverteilung im Falle der Zentralisierung von Aufgaben umstrukturieren k. A. Langfristig F) Ethikkommissionslösung schaffen 3 Mittelfristig G) Risikomanagement durch Information und Vermittlung an interne und externe Services durch zentrale Ansprechperson k. A. Kurzfristig FDM-Handlungsempfehlungen basierend auf Erkenntnissen aus RISE-DE Strategieentwicklungsprozess und dazugehörigen AKDiskussionen 6 1. Handlungsempfehlung allgemein an die Hochschule Ein strukturiertes und standardisiertes Forschungsdatenmanagement ist zunehmend eine Grundvoraussetzung für die Einwerbung von Drittmitteln. Nationale und internationale Fördergeber erwarten klare Konzepte für die Speicherung, Archivierung und Nachnutzung von Forschungsdaten. Mit den genannten Maßnahmen kann die HTW Berlin nicht nur ihre Attraktivität für Forschende und Fördergeber erhöhen, sondern auch die Qualität und Nachhaltigkeit wissenschaftlicher Arbeit sicherstellen. 1.1 Institutionelle Verankerung des FDMs (Priorität 6 – hoch)  A) Die Unterstützung beim Forschungsdatenmanagement sollte als neue Daueraufgabe durch die Hochschule anerkannt werden und entsprechende Services (auch personell) aufbzw. ausgebaut. Personelle Verantwortlichkeiten müssen geschaffen werden. (Priorität 6 – hoch)  B) Ein strategischer Rahmenplan sollte beschlossen werden für die zukünftige Weiterentwicklung des FDM (Strategie-Entwurf Projekt FitForFDM mit AK-FDM erfolgt. Hieraus die vorliegenden Handlungsempfehlungen entstanden. Gewünschter zukünftiger Zustand ist dem Strategieentwicklungsdokument zu entnehmen). (Priorität 6 – hoch)  C) Die FD-Policy sollte verabschiedet werden, die die hochschulweiten Standards, Verantwortlichkeiten und Prozesse definiert. ◦ Inhalte sollten bei zukünftigen Aktualisierungen anderer forschungsrelevanter Richtlinien der Hochschule beachtet werden und auf die FD-Policy verwiesen. (Priorität 6 – hoch)  D) Governance-Strukturen sollten entwickelt werden, um klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege im FDM festzulegen. (Priorität 6 – hoch) ◦ Ein FDM-Kompetenz-Konzept ist zu entwickeln, das die Zuständigkeit für umzusetzende Aufgaben im institutionellen FDM sinnvoll auf bestehende Organisationseinheiten verteilt. Ggf. werden neue Funktionen geschaffen und Schnittstellen definiert.  E) Forschungsunterstützung ist als Aufgabe der zentralen Einrichtungen zu definieren und davon abhängig die Ressourcenverteilung durchzuführen. (Priorität 6+ – hoch)  F) Finanzielle Investitionen der Hochschule (bzw. durch Drittmittelverteilung) sollten erfolgen, um FDM-spezifische Aufgaben wie Unterstützungsangebote bei der FDM-Beratung, der Realisierung von IT-Services und (externer) Archivierung zu ermöglichen. (Priorität 4–5 – hoch) ◦ Ein Kostenmodell ist zu entwickeln, z. B. könnten die Kosten für alle FDM-Dienste teilweise aus zentralen und dezentralen Mitteln gedeckt werden, die Option für anteilige Kostendeckung aus Drittmitteln ist zu evaluieren. (Priorität 5 – hoch) Begründung: Governance-Strukturen sichern die institutionelle Verankerung von FDM und erleichtern die Umsetzung strategischer Ziele. Sie ermöglichen eine langfristige Planung und schaffen Verlässlichkeit für Forschende. FDM-Handlungsempfehlungen basierend auf Erkenntnissen aus RISE-DE Strategieentwicklungsprozess und dazugehörigen AKDiskussionen 7 1.2 Kommunikations-, Informationssowie Beratungsund Unterstützungsangebote (Priorität 6 – hoch)  A) FDM-Beratung als dauerhafte Serviceleistung sollte etabliert werden, mit festem Ansprechpartner*innen für Forschende (z. B. bei Service-Center Forschung). (Priorität 5 – hoch) Umsetzungsvorschlag: Der AK FDM und die/der FDM Beauftragte geben Beratungsbedarfe und Anfragen an die Servicestellen weiter. Auch gemeinsame Beratungsund Informationsveranstaltungen der Service-Stellen sind sinnvoll, da die Themen oft ineinandergreifen.  B) Eine zentrale Koordinationsstelle für FDM sollte etabliert werden, die als Schnittstelle zwischen Fachbereichen, IT und Verwaltung fungiert. (Priorität 5 – hoch) Umsetzungsvorschlag: Zunächst wird vorerst ein*e FDM-Beauftragte*r eingerichtet. Aufgaben könnten die Weiterleitung von Anfragen an die entsprechenden Kompetenzstellen sein, zu Vernetzungsaktivitäten anregen zwischen FDM-Stakeholdern z. B. Fachbereichen und HRZ. Eine Lehrdeputatsreduktion für die Übernahme dieser Aufgabe ist sinnvoll.  C) Weiterführung des AK FDM unter Leitung des/r FDM-Beauftragten. (Priorität 4 – mittel) AK FDM soll aktive Rolle bei der Bearbeitung von Fragen der Forschenden haben, die an die Funktions-E-Mail-Adresse gesendet werden (wie eine gemeinsame "Geschäftsstelle" bestehend aus jeweils 1 Person aus den FB, SCF, Bibliothek, HRZ). Aus diesem Kreis sollen auch (Vernetzungs-) Veranstaltungen geplant werden.  D) Die Funktionsmailadresse ([email protected]) weiterführen. (Priorität 6 – hoch) Der/ die einzurichtende FDM-Beauftragte*r betreut diese und ist zuständig für entsprechende Weiterleitung der Anfragen  E) Unterstützungsangebote sollten weiter ausgebaut und besser in die hochschulweiten Prozesse integriert werden sowie zukünftig dauerhaft gepflegt werden, wie der FDM OneStop-Shop. (Priorität 5 – hoch)  F) Die Funktionalität des FDM One-Stop-Shops ist durch stetige Betreuung zu gewährleisten und sicherzustellen. (Priorität 6 – hoch) ◦ Hierfür benötigt es personelle Ressourcen. Umsetzungsvorschlag: Aufgabe obliegt vorerst FDM-Beauftragten*in in Zusammenarbeit mit dem Service-Center Forschung (SCF) für die zumindest rudimentäre Funktionalitätsgewährleistung und die Behebung von Fehlermeldungen durch die Nutzenden, z. B. Aktualisierung von Links. Generelle vollständige Prüfung erfolgt mindestens all 2 Jahre. Ggf. bietet der AK FDM fachlichen Input für Aktualisierungen.  G) Informationsaktualisierung (FDM One-Stop-Shop) (Priorität 6 – hoch) ◦ Regelmäßige Aktualisierungsprüfungen (spätestens alle 2 Jahre) sollten durchgeführt werden ▪ Insbesondere die FDM-Anforderungen von Drittmittelgebenden sollten aktualisiert werden. FDM-Handlungsempfehlungen basierend auf Erkenntnissen aus RISE-DE Strategieentwicklungsprozess und dazugehörigen AKDiskussionen 8 Umsetzungsvorschlag: Hierfür sollte ein Tracking der Anforderungen durch die das SCF erfolgen und die Informationen im FDM One-Stop-Shop durch das SCF überführt.  H) Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen für Forschende und Mitarbeitende sind notwendig, um FDM-Kompetenzen nachhaltig zu stärken. (Priorität 3 – mittel) Umsetzungsvorschlag: Neben allgemeinen Weiterbildungen sind Veranstaltungen im „Trainthe-Trainer“-Format sinnvoll, um Informationen zu domänspezifischen Anforderungen in den FBs oder SGs zu verbreiten und Multiplikatoren zu schaffen.  I) Ressourcenbereitstellung für zentrale FDM-Aufgaben – personell/ finanziell/ strukturell (Priorität 5 – hoch) Die zentralen Infrastruktureinrichtungen sollen finanziell und personell in die Lage versetzt werden, eine bedarfsgerechte FDM-Infrastruktur und benötigte FDM-Services für die Forschenden anzubieten. Die Zuweisung vorhandener oder die Schaffung zusätzlicher Personalressourcen ist zu prüfen. ◦ Forschungsservice (Service-Center Forschung): Schaffung einer FDM-Stelle im Forschungsservice, z. B.: für die Antragsberatung, FDM-Beratung allgemein und Awarenessbildung fürs FDM, Vernetzung mit den relevanten Servicestellen an der Hochschule und extern, Angebot von Schulungen, Unterstützung bei FDM-Prozessen, Recherche und Vermittlung aktueller Richtlinien, Standards und Entwicklungen im FDM, Betreuung und Aktualisierung der FDM Informationsplattform (FDM One-Stop-Shop). (Zu Themen Publikation, Projektintegration, Drittmittelerhalt, Archivierung, Beratung, Schulungen) ◦ HRZ: Personalressourcen am HRZ spezifisch für FDM-Aufgaben und IT-Services für die Forschungsunterstützung: IT-Schulungen, IT-Beratung, Serverund Speicher Support für Forschungsprojekt, IT-Sicherheitsstandards zentralisieren und umsetzen, ggf. externe Archivierungslösung Ggf. zur Archivierung/ technischen Betreuung von archivierten Speichern/ Servern, die durch HRZ betreut werden ◦ Bibliothek: Beratungs-, Informationsangebote sowie Schulungen zum Thema Publikation Begründung: Persönliche Beratung sowie Schulungen und aktualisierte Informationen sind notwendig für ein an den Standards der Forschungslandschaft orientiertes, strukturiertes FDM. Dies steigert die Wettbewerbsfähigkeit in Drittmittelanträgen und erhöht die wissenschaftliche Reputation. Verlässliche Beratungsangebote fördern die Umsetzung von FDM-Richtlinien der Fördermittelgebenden und stärken die Einhaltung der hochschulinternen FD-Policy. Forschende profitieren von einer niedrigeren Einstiegshürde in das Thema, erhalten Unterstützung bei der Umsetzung vorausgesetzter grundlegender FDM-Maßnahmen, aktuelle Standards werden umgesetzt und die Drittmittelfähigkeit wird gewährleistet. FDM-Handlungsempfehlungen basierend auf Erkenntnissen aus RISE-DE Strategieentwicklungsprozess und dazugehörigen AKDiskussionen 9 1.3 Förderung des Forschungsdatenmanagements (Priorität 6 – hoch)  Die Erstellung von Datenmanagementplänen (DMP) sollte aktiv angeregt werden, beispielsweise durch verpflichtende Vorgabe bzw. positive Anerkennung („Bonuspunkte) bei internen Forschungsförderungen. (Priorität 6 – hoch)  Eine Preisliste für IT-Services und die Bereitstellung von möglichen Ressourcen durch HRZ (etwa Bereitstellung von Servern oder Speicherkapazitäten) und die Fachbereiche (z. B. Vorhandene Softwarelizenzen) sollte erstellt werden, was bei Projektfinanzplanungen helfen würde. (Priorität 2 – niedrig) ◦ Umsetzungsvorschlag: Ressourcen (z. B. Softwarelizenzen oder Geräte) können zentral z. B. beim FDM One-Stop-Shop aufgelistet werden und so anderen Fachbereichen und Forschenden die Informationen darüber zur Verfügung gestellt (auf der Tool-Seite im One-Stop-Shop ist bereits eine Kategorie dafür vorhanden, Forschende und FB müssten dies eigenständig pflegen/ melden).  Rahmenvertrag schließen und Mittel bereitstellen für externe Archivlösung für die HTW Berlin (dark archive) für Daten, die nicht in einem öffentlichen Repositorium mit Archiv aufbewahrt werden können/ dürfen. (Siehe auch 1.4) (Priorität 2 – niedrig)  Umsetzung der Nachweispflicht von Publikationen in my.HTW durch Anreize fördern. (Priorität 6 – hoch) Umsetzung: ◦ Nachweise in my.HTW als Kriterium zur Förderung durch den Forschungsfond bei Leistungsentgelten und Lehrdeputationsverträgen einführen ◦ My.HTW-Anpassungshinweise durch FitForFDM-Projekt übernehmen  Anreizsystem für Datenund Forschungssoftwarepublikation bzw. des aktiven FDM schaffen. (Priorität 5 – hoch) Kriterien könnten sein: Publikation von qualitativ hochwertigen (Meta-)Daten in einem Repositorium mit Qualitätskontrolle und DOI/PID, einem Datenjournal etc., die Bereitstellung oder Archivierung von Datenmanagementplänen öffentlich oder zumindest für die Hochschule (z. B. in OpusHTW), Nachweise über Datenund Softwarepublikationen in my.HTW (mit Angabe der DOI/ PID), ein nachweislich FAIRes Datenmanagement (vorhandene Datenmanagementpläne, FAIRness-Nachweis der Daten über F-uji-Tool: https://www.f-uji.net/?action=test). Mögliche Anreize: ▪ Lehrdeputatsreduzierung: bei Datajournalpublikation ▪ Forschungspreis ▪ Effektive oder interessante FDM-Ansätze oder veröffentlichte Datensätze und die jeweiligen Projekte/ Forschenden etwa über die Homepage bewerben (Öffentlichkeitswirksamkeit/ Sichtbarkeit) ▪ In Berufungsverfahren ▪ Bei Leistungsentgelt/ Beförderung – muss aufgenommen werden in entsprechende Richtlinie