FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow - Checkliste
Abstract
FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow - Checkliste Das Verbundvorhaben FORTH-BW (Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg) der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen, der Hochschule Reutlingen, der HTWG Hochschule Konstanz Technik, Wirtschaft und Gestaltung, der Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl, der Hochschule für Technik Stuttgart und der Hochschule der Medien Stuttgart, wurde von Oktober 2022 bis September 2025 vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt mit Mitteln der Aufbau- und Resilienzfazilität der Europäischen Union, NextGenerationEU, gefördert. Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow führt schrittweise durch die Antragsphase, die Forschungsphase und die Abschlussphase eines Forschungsprojekts. Der Bereich „Rechtliches“ komplettiert diese drei Phasen als Querschnittsthema und umfasst die rechtlichen Fragestellungen, die im Laufe des FDM-Prozesses geklärt werden müssen. Ergänzt wird der Workflow durch Handreichungen, die spezifische Aspekte des FDM vertiefen, sodass Forschende schnell und bedarfsgerecht Informationen finden. Der Workflow ist niedrigschwellig und selbsterklärend durch phasenspezifische Farben übersichtlich aufgebaut. Die Handreichungen sind durch einheitliche Kodierung einzelnen Prozessschritten zugeordnet. Checkliste In der Checkliste lässt sich abhaken, welcher Workflow-Schritt bereits umgesetzt wurde. Die entsprechenden Handreichungen und Tools sind direkt verlinkt und Ansprechpartner genannt. Zudem sind die einzelnen Phasen des Workflows auf den Seiten 6-9 vereinzelt dargestellt - mit den rechtlichen Aspekten.
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FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Checkliste Wiki: forth-bw.hfwu.de Kontakt: [email protected] Karoline Herrmann, September 2025 1 / 9 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Checkliste Workflow-Schritte Check Handreichungen / Tools / Ansprechstellen Antragsphase Skizze / Vollantrag planen ☐ Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten ☐ A6: Förderbekanntmachung Datenerhebung & -nutzung planen ☐ ggf. Studie präregistrieren ☐ Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen ☐ R11: Forschungsdaten aus juristischer Sicht Anonyme Daten erheben ☐ R1: Erstellung einer anonymen Umfrage Personenbezogene Daten erheben ☐ R2: Datenschutz bei personenbezogenen Daten Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen ☐ A5: Datenschutzbeauftrage*r Tierschutzbeauftragte*n bei genehmigungspflichtiger Forschung einbinden ☐ A9: Tierschutzbeauftragte*r Ethikkommission bei Notwendigkeit der Freigabe der Datenerhebung einbinden ☐ A8: Ethikkommission R12: Satzung Ethikkommission Daten und Datentypen anhand des Antragsentwurfs definieren ☐ H6: Datenspeicherung Überblick über vorhandene Datensätze verschaffen ☐ Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) klären ☐ R5: Nutzungsrechte an Forschungsdaten Mögliches Repositorium recherchieren ☐ H2: Repositoriensuche H3: Repositorienvergleich H4: Repositorienwahl H5: Fachspezifische Repositorien
FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Checkliste Wiki: forth-bw.hfwu.de Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Kontakt: [email protected] Workflow-Schritte Check Handreichungen / Tools / Ansprechstellen Karoline Herrmann, September 2025 2 / 9 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Datenmanagementplan anlegen ☐ T1: RDMO H11: RDMO-Kurzanleitung / RDMO-Quick Guide Kosten und Kapazität für Speicherplatz in externem und lokalem Data Storage abschätzen ☐ Speicherplatz bei den IT-Diensten anmelden ☐ A3: IT-Dienste Ressourcen planen: Personal, Hard-, Software, Nutzungsgebühren für Repositorien / Daten ☐ A1: Forschungsreferat (IAF) Skizze / Vollantrag erstellen und einreichen ☐ H1: Formulierungshilfen für die Antragstellung Forschungsphase Projektbewilligung ☐ Rechtliche Aspekte klären ☐ Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln ☐ A4: Justiziariat R5: Nutzungsrechte an Forschungsdaten Erhebung personenbezogener Daten ☐ A4: Justiziariat R2: Datenschutz bei personenbezogenen Daten Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen ☐ A5: Datenschutzbeauftragte*r R10: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Einwilligungserklärung samt notwendigen Informationen erstellen Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen ☐ R7: Einwilligungserklärung samt notwendigen Informationen R8: Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten ☐ Erhebung personenbezogener Daten gemeinsam mit Projektpartner(n) / Hochschule(n) / Forschende(n) ☐ A4: Justiziariat R3: Gemeinsame Verantwortlichkeit Vertrag zur Regelung der Gemeinsamen Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO) abschließen ☐ R9: Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit
FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Checkliste Wiki: forth-bw.hfwu.de Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Kontakt: [email protected] Workflow-Schritte Check Handreichungen / Tools / Ansprechstellen Karoline Herrmann, September 2025 3 / 9 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Beauftragung eines Dienstleisters ☐ A4: Justiziariat R4: Datenmanagement bei Auftragsverarbeitung Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen ☐ Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Mitarbeitenden ☐ Personalrat informieren ☐ A10: Personalrat Datenerhebung, -generierung konkretisieren ☐ ggf. Nachnutzung vorhandener eigener Daten ☐ ggf. Nachnutzung vorhandener Open-Access-Daten ☐ ggf. Nachnutzung vorhandener kostenpflichtiger Daten ☐ Nutzung vorhandener Daten von extern ☐ A4: Justiziariat Datennutzungsvereinbarung abschließen ☐ Datenmanagementplan pflegen ☐ T1: RDMO H11: RDMO-Kurzanleitung / RDMO-Quick Guide Daten organisieren ☐ H7: Gute Datenorganisation Zu verwendende Dateiformate festlegen ☐ H9: Dateiformate Datensicherheitsmanagement festlegen ☐ H8: Sicherheitsmanagement T2: bwSync&Share Ordnerstruktur festlegen ☐ H7: Gute Datenorganisation Speicherorte für Hot und Cold Data Speicherung festlegen ☐ H15: bwSync&Share T2: bwSync&Share Versionierungssystem festlegen ☐ Verantwortlichkeiten und Zeitpunkt für Löschung festlegen ☐ H12: Datenbewertung und -löschung
FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Checkliste Wiki: forth-bw.hfwu.de Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Kontakt: [email protected] Workflow-Schritte Check Handreichungen / Tools / Ansprechstellen Karoline Herrmann, September 2025 4 / 9 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Daten erheben / generieren ☐ Metadaten erfassen ☐ A2: Hochschulbibliothek T1: RDMO H10: Dokumentation: Metadaten Daten aufbereiten und analysieren ☐ Veröffentlichung von Daten vorplanen ☐ Versionskontrolle durchführen ☐ Abschlussphase Daten für die langfristige Aufbewahrung vorbereiten ☐ Daten bewerten ☐ H12: Datenbewertung und -löschung Daten für Löschung festlegen ☐ H12: Datenbewertung und -löschung Daten nach festgelegtem Plan löschen ☐ Daten für langfristige Speicherung bestimmen ☐ H14: Lösungen für die Datenspeicherung Daten für Nachnutzung bestimmen ☐ Nutzungsrechte klären ☐ R5: Nutzungsrechte an Forschungsdaten Lizenz auswählen ☐ R6: Lizenzen an Forschungsdaten ggf. Daten für Patentierungen / Gebrauchsmuster von Veröffentlichung ausschließen ☐ R5: Nutzungsrechte an Forschungsdaten ggf. Daten unter Geheimhaltung von Veröffentlichung ausschließen ☐ Daten aufbereiten ☐ Festgelegten Speicherort für Cold Data überprüfen ☐ H14: Lösungen für die Datenspeicherung Daten langfristig auf HAW-Server einfrieren ☐
FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Checkliste Wiki: forth-bw.hfwu.de Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Kontakt: [email protected] Workflow-Schritte Check Handreichungen / Tools / Ansprechstellen Karoline Herrmann, September 2025 5 / 9 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025. Daten langfristig auf externem Server ablegen ☐ T3: bwDataArchive Repositorium auswählen ☐ H2: Repositoriensuche H3: Repositorienvergleich H4: Repositorienwahl H5: Fachspezifische Repositorien Nutzungsvertrag mit Repositorium abschließen ☐ A4: Justiziariat Metadaten veröffentlichen ☐ A2: Hochschulbibliothek Forschungsdaten veröffentlichen ☐ A2: Hochschulbibliothek Datenartikel in Datenjournal publizieren ☐ A2: Hochschulbibliothek H13: Vergleich generischer Datenjournale
FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Checkliste Wiki: forth-bw.hfwu.de Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Kontakt: [email protected] Karoline Herrmann, September 2025 6 / 9 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025.
FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Checkliste Wiki: forth-bw.hfwu.de Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Kontakt: [email protected] Karoline Herrmann, September 2025 7 / 9 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025.
FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Checkliste Wiki: forth-bw.hfwu.de Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Kontakt: [email protected] Karoline Herrmann, September 2025 8 / 9 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025.
FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Checkliste Wiki: forth-bw.hfwu.de Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Kontakt: [email protected] Karoline Herrmann, September 2025 9 / 9 „FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg“, BMBF-gefördertes Verbundvorhaben, Laufzeit 2022-2025.