FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow
Abstract
FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow Das Verbundvorhaben FORTH-BW (Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg) der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen, der Hochschule Reutlingen, der HTWG Hochschule Konstanz Technik, Wirtschaft und Gestaltung, der Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl, der Hochschule für Technik Stuttgart und der Hochschule der Medien Stuttgart, wurde von Oktober 2022 bis September 2025 vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt mit Mitteln der Aufbau- und Resilienzfazilität der Europäischen Union, NextGenerationEU, gefördert. Der FORTH-BW Forschungsdatenmanagement-Workflow führt schrittweise durch die Antragsphase, die Forschungsphase und die Abschlussphase eines Forschungsprojekts. Der Bereich „Rechtliches“ komplettiert diese drei Phasen als Querschnittsthema und umfasst die rechtlichen Fragestellungen, die im Laufe des FDM-Prozesses geklärt werden müssen. Ergänzt wird der Workflow durch Handreichungen, die spezifische Aspekte des FDM vertiefen, sodass Forschende schnell und bedarfsgerecht Informationen finden. Der Workflow ist niedrigschwellig und selbsterklärend durch phasenspezifische Farben übersichtlich aufgebaut. Die Handreichungen sind durch einheitliche Kodierung einzelnen Prozessschritten zugeordnet.
Full text
Formulierungshilfen für Antragstellung Handreichungen Repositoriensuche Repositorienvergleich Repositorienwahl Fachspezifische Repositorien Dokumentation: Metadaten Dateiformate Gute Datenorganisation Sicherheitsmanagement Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten Einwilligungserklärung samt notwendigen Informationen Lizenzen an Forschungsdaten Erstellung einer anonymen Umfrage Datenmanagement bei Auftragsverarbeitung Nutzungsrechte an Forschungsdaten Datenschutz bei personenbezogenen Daten Gemeinsame Verantwortlichkeit Datenbewertung und -löschung Vergleich generischer Datenjournale Wiki: forth-bw.hfwu.de FORTH-BW: Entwicklung und Implementierung eines bedarfsgerechten Forschungsdatenmanagements an HAW in Baden-Württemberg | Prof. Dr. Carsten Herbes (Leitung) / Karoline Herrmann (Leitung), Lioba Petter; Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen (HfWU); Arbeitspaket (AP) 2: Gesamt-Prozessdesign; AP 7: Vernetzung | Prof. Dr. Ina Klingele, Natalie Katzenstein, Philipp Boetzelen; Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl; AP 3: Rechtliche Grundlagen | Prof. Dr. Volker Coors, Sanghmitra Banerjee, Marine Paichard; Hochschule für Technik Stuttgart; AP 4: IT-Unterstützung | Dr. Katharina Ebrecht, Lilian Zappone; Hochschule Reutlingen; AP 5: Open-Science | Géraldine Kortmann, Dr. Roxana Lazarescu; Hochschule Konstanz (HTWG); AP 6: Dissemination | Prof. Christof Seeger, Teresa Sümnick; Hochschule der Medien Stuttgart; AP 1: Bedarfserhebung. Der Forschungsdatenmanagement-Workflow Kontakt: [email protected] Datenspeicherung H1 H2 H3 H4 H5 H6 H7 H8 R1 H10 Satzung Ethikkommission R12 H12 H13 H9 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 H: Handreichung | T: Tool R: Rechtliches | A: Ansprechstelle D: Definition | Stand: 09-2025 Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit R9 Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten R10 Hochschulbibliothek Personalrat A10 A2 Ansprechstellen Ansprechstellen IT-Dienste A3 Institutszentrum für Angewandte Forschung A1 Justiziariat A4 Datenschutzbeauftragte*r A5 Ethikkommission A8 Tierschutzbeauftragte*r A9 DFG Horizon Europe BLE | FNR A7 Förderbekanntmachung A6 R12 RDMO - Kurzanleitung H11 Tools RDMO: rdmo.aip.de T1 bwDataArchive T3 bwSync&Share T2 GitLab T4 Daten unter Geheimhaltung von Veröffentlichung ausschließen Daten für Patentierungen / Gebrauchsmuster von Veröffentlichung ausschließen Nutzungsvertrag mit Repositorium abschließen Ist beabsichtigt, ein Patent / Gebrauchsmuster anzumelden? Liegt eine Geheimhaltungsvereinbarung vor? A4 Nutzungsrechte klären Lizenz auswählen R5 R6 Datenartikel in Datenjournal publizieren Abschlussphase Daten für die langfristige Aufbewahrung vorbereiten Daten bewerten Daten für Nachnutzung bestimmen Daten für die langfristige Speicherung bestimmen Daten für Löschung festlegen Daten nach festgelegtem Plan löschen Daten aufbereiten Festgelegten Speicherort für Cold Data überprüfen Daten langfristig auf HAW-Server einfrieren Daten langfristig auf externem Server ablegen Repositorium auswählen Metadaten veröffentlichen H13 H2 H3 H4 H5 H12 T3 H12 Forschungsdaten veröffentlichen A2 A2 Studierende / Hilfskräfte auf Datengeheimnis verpflichten Vertrag zur Regelung der Gemeinsamen Verantwortlichkeiten (Art. 26 DSGVO) abschließen Werden personenbezogene Daten erhoben? Beitrag zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen Wird ein Dienstleister beauftragt? Werden (personenbezogene) Daten gemeinsam mit Projektpartner(n) / Hochschule(n) / Forschende(n) erhoben? Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen Werden vorhandene Daten von extern nachgenutzt? Datennutzungsvereinbarung abschließen Einwilligungserklärung samt notwendigen Informationen erstellen Ist beabsichtigt, personenbezogene Daten von Mitarbeitenden zu verarbeiten? Personalrat informieren R9 A4 A4 A10 R10 R7 R8 Alternativ zur Einwilligung: Vereinbarung abschließen R8 R3 R4 R11 Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) vertraglich regeln R2 Veröffentlichung von Daten vorplanen Rechtliche Aspekte klären Forschungsphase Projektbewilligung Datenerhebung, - generierung konkretisieren Daten erheben / generieren Daten aufbereiten und analysieren Versionskontrolle durchführen Metadaten erfassen Datensicherheitsmanagement festlegen Zu verwendende Dateiformate festlegen Werden vorhandene Daten nachgenutzt? Kostenpflichtige Datensätze nachnutzen Speicherorte für Hot und Cold Data Speicherung festlegen T1 H10 H9 H8 T2 Ordnerstruktur festlegen H7 Eigene Daten nachnutzen Open-Access-Daten nachnutzen Verantwortlichkeiten und Zeitpunkt für Löschung festlegen H12 Daten organisieren H7 Datenmanagementplan pflegen T1 H11 Versionierungssystem festlegen A2 A5 Rechtliche / ethische Verpflichtungen prüfen Rechtliches Anonyme Daten erheben Personenbezogene Daten erheben Datenschutzbeauftragte*n einbeziehen Ist eine Freigabe der Datenerhebung notwendig? Ethikkommission einbinden A4 A8 A5 R1 R2 R12 Ist die Forschung genehmigungspflichtig (z.B. Tierschutz)? Nutzungsrechte (ggf. inkl. Geheimhaltung, Vertraulichkeit sowie Geistigem Eigentum [IP]) klären R5 Tierschutzbeauftragte*n einbinden A9 Welche Daten werden benötigt? Antragsphase Vorgaben des Fördergebers / Projektträgers beachten Skizze / Vollantrag planen Datenerhebung & -nutzung planen Skizze / Vollantrag erstellen und einreichen Ressourcen planen: Personal, Hard-, Software, Nutzungsgebühren für Repositorien / Daten Daten und Datentypen anhand des Antragsentwurfs definieren Welche Datenmengen werden gespeichert? Speicherplatz bei den IT-Diensten anmelden Datenmanagementplan anlegen T1 H11 H1 A3 A1 A6 A7 Kosten und Kapazität für Speicherplatz in externem und lokalem Data Storage abschätzen H6 ggf. Studie präregistrieren Überblick über vorhandene Datensätze verschaffen Mögliches Repositorium recherchieren H2 H3 H4 H5 D „Zu Forschungsdaten zählen u.a. Messdaten, Laborwerte, audiovisuelle Informationen, Texte, Surveydaten, Objekte aus Sammlungen oder Proben, die in der wissenschaftlichen Arbeit entstehen, entwickelt oder ausgewertet werden.“ (DFG 2015) D Lösungen für die Datenspeicherung H14 H14 H14 bwSync&Share H15 H15 T2 A2 R5 R11 R11 Forschungsdaten aus juristischer Sicht R11 A4 A4 A4 R5 DOI: 10.5281/zenodo.17177513