Transform2Open - Handlungsempfehlungen zum Monitoring von Publikationskosten

Transform2Open -Handlungsempfehlungen zum Monitoring von Publikationskosten Margit Schön (Forschungszentrum Jülich) Lea Maria Ferguson, Tobias Höhnow, Peter Kostädt, Marcel Meistring, Bernhard Mittermaier, Heinz Pampel, Joshua Shelly, Mathijs Vleugel 27.06.2025 │113. BiblioCon │ Bremen https://transform2open.de/ 2 Über uns und unsere Ziele Arbeitspaket 1: Publikationskostenmonitoring Arbeitsprogramm AP 1 Handlungsempfehlungen Publikationskostenmonitoring Warum ist es wichtig? Was nützt es? Überblick und Einblick in die Empfehlungen Erweiterter Blick: Informationsbudget Agenda Transform2Open Projekt: Informationen, Ziele und Arbeitsprogramm Image: https://flic.kr/p/2kHp7wc https://transform2open.de/ 4 Projektinformationen Projektpartner Helmholtz Open Science Office Forschungszentrum Jülich Universitätsbibliothek Potsdam Förderung und Laufzeit DFG-gefördert (Projektnummer 505575192) Laufzeit: 01/2023 –12/2025 mehr Informationen auf unserer Webseite: https://www.transform2open.de/ https://transform2open.de/ 5 Projektziele (Auszug) Ausgangspunkte und Zielsetzungen ►Strukturbildung und Modellentwicklung für OA-Transformation ►Weiterentwicklung von Budgets und Kompetenzen ►Förderung der Kostentransparenz (National & International) ►Richtlinien und Handlungsempfehlungen ●OA-Anteil an Publikationen steigt kontinuierlich ●Befassung mit der finanziellen Dimension notwendig https://transform2open.de/ 6 Arbeitsprogramm: die 6 Arbeitspakete im Überblick 1. Monitoring der gesamten Kosten für das Publizieren an wissenschaftlichen Einrichtungen 2. Zusammenspiel von verschiedenen Finanzmitteln (Bibliotheksetat, Drittmittel und weitere Finanzmittel) 3. Kriterien für Verträge mit kommerziellen Publikationsdienstleistern (Weiterentwicklung Allianz-Mindeststandard) 4. Arbeitsabläufe rund um den Umgang mit Publikationen im Zusammenspiel mit Verlagen und wissenschaftlichen Einrichtungen (Metadaten und Rechnungsabwicklung) 5. Förderung von Transparenz (Offenlegung von Kosten zu Subskriptions-, Transformations-und OA-Verträgen) 6. Organisatorische Aspekte der OA-Transformation in Bibliotheken (Kompetenzen und Strukturen) Arbeitspaket 1 Arbeitsprogramm: Publikationskostenmonitoring https://transform2open.de/ 8 Ausgangslage Publikationskosten werden an verschiedenen Stellen verausgabt: Bibliotheksetat, Publikationsfonds, Organisationseinheiten der Forschenden, Drittmittelkonten, … Ein umfassender Überblick über alle Kosten (auch dezentrale) für das wissenschaftliche Publizieren fehlt an vielen Einrichtungen. Ziele Problemfelder und Handlungsbedarfe herausarbeiten aktuelle Verfahren des Kostenmonitorings dokumentieren operationalisierbare Empfehlungen (Report und Handreichung) zur Gestaltung des institutionellen Kostenmonitorings formulieren Arbeitsprogramm: Monitoring von Kosten für das Publizieren https://transform2open.de/ 9 Arbeitsprogramm: Monitoring von Kosten für das Publizieren 2024: Report zum Publikationskostenmonitoring: https://doi.org/10.5281/zenodo.10810729 2025: Empfehlungen zum Publikationskostenmonitoring https://doi.org/10.5281/zenodo.14748772 2023: Workshop zum Publikationskostenmonitoring -Problemfelder und Handlungsbedarfe https://doi.org/10.5281/zenodo.8113449 Sachstandserhebung Bericht Empfehlung https://transform2open.de/ 16 Publikationskostenmonitoring: Was nützt es? Es schafft Transparenz zu finanziellen Mehr-oder Minderbelastungen es befähigt zur Kostenkontrolle und Kostensteuerung und stärkt Kostenbewusstsein Es bildet die Grundlage für eine gerechte Mittelkalkulation und -verteilung es ermöglicht Planbarkeit und den gezielten Einsatz vorhandener Mittel es stärkt das Verständnis für Publikationswege und die damit verbunden Prozesse Es bildet die Grundlage für die Bewertung vorhandener Verlagsvereinbarungen und die gezielte Verhandlung neuer Verträge und Vereinbarungen es stärkt die Position der Einrichtung gegenüber Verhandlungspartnern (Verlagen / Publikationsdienstleistern) es ermöglicht die Vergleichbarkeit der Dienstleistungen im Publikationssystem Handlungsempfehlungen Überblick und Einblick https://doi.org/10.5281/zenodo.14748772 https://transform2open.de/ 18 Was wir empfehlen im Überblick Bereich Empfehlung Policy / Agenda Setting 1. Wissenschaftspolitische Vorgaben beachten 2. Open-Access-Prinzipien verbindlich verankern 3. Aufbau des Informationsbudgets aktiv unterstützen 4. Akzeptanz durch Transparenz und Kommunikation fördern Interne Kommunikation 5. Relevante Stakeholder identifizieren 6. Stakeholder in Entscheidungsprozesse einbeziehen 7. Bedürfnisse der Fachdisziplinen berücksichtigen 8. Anforderungen der Organisationseinheiten berücksichtigen 9. Neue Abläufe transparent kommunizieren Aufgaben und Ressourcen 10. Verantwortung für das Informationsbudget zentral in Bibliothek / Informationszentrum bündeln 11. Zuordnung durch klares Mandat der Einrichtungsleitung stützen 12. Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten definieren 13. Einheiten entsprechend personell und infrastrukturell ausstatten 14. Publikationsmittel zentral verwalten oder virtuell zusammenführen 15. Rechnungsabwicklung in der Bibliothek zentralisieren 16. Neue Workflows eindeutig festlegen und praxisnah prüfen Datensammlung / Datenverarbeitung 17. Vorhandene Analyseinstrumente zur Datenerhebung nutzen 18. Datenverarbeitung digital, effizient und möglichst automatisiert organisieren (inklusive Import externer Daten) 19. Eigene Monitoring-Tools anpassen / aufbauen 20. Durchgängig digitalen Informationsfluss aufbauen 21. Begriffe und Buchungsstandards vereinheitlichen 22. Publikationskosten strukturiert erfassen und austauschen (openCost-Metadatenschema verwenden) Reporting 23. Externe Berichtspflichten durch automatisierte Auswertungen erfüllen 24. Eigene Informationsbedarfe definieren 25. Berichte und Auswertungen standardisiert und öffentlich bereitstellen 25 Empfehlungen in 5 Bereichen Policy / Agenda Setting Interne Kommunikation Aufgaben und Ressourcen Datensammlung und Datenverarbeitung Reporting detaillierte Ausarbeitung der Empfehlungen Plus konkrete und operationalisierbare Vorschläge zur Prozessgestaltung https://transform2open.de/ 19 Einblick in einzelne Handlungsempfehlungen Policy / Agenda Setting 3 -Verständnis für den Aufbau eines Informationsbudgets aktiv unterstützen: Bibliotheken, Verwaltungsstellen und Wissenschaftler:innen müssen gemeinsam daran arbeiten, die neuen Strukturen und Prozesse zu verstehen und anzuwenden. Das setzt gezielte Informations-und Schulungsmaßnahmen voraus, die durch die Einrichtungsleitung gefördert und unterstützt werden sollten. 4 -Transparenz und offene Kommunikation herstellen: Sorgen über zusätzliche Bürokratie oder eine Umverteilung finanzieller Mittel können Skepsis hervorrufen. Die Leitungsebene sollte frühzeitig in den Dialog mit den verschiedenen Akteursgruppen treten, Vorteile und Notwendigkeit des größeren Rahmens (Informationsbudget) klar kommunizieren und Beteiligungsmöglichkeiten schaffen, um Bedenken frühzeitig aufzugreifen und nach Möglichkeit auszuräumen. https://transform2open.de/ 20 Einblick in einzelne Handlungsempfehlungen Aufgaben und Ressourcen 10 -Zuständigkeit für das Informationsbudget in der Bibliothek / Informationszentrum bündeln: In Bibliotheken ist in vielen Fällen die erforderliche Expertise und die Kenntnis der Rahmenbedingungen hinsichtlich der Kostenstrukturen von Publikationsdienstleistungen bereits vorhanden. 13 -angemessene Ausstattung mit Personal und Infrastruktur (Hardware und Software) gewährleisten: Keinesfalls kann das Monitoring delegiert werden, ohne dass damit auch adäquate Ressourcen zugeteilt werden. In welchem Umfang Ressourcen zugeteilt werden, muss sich an den lokalen Gegebenheiten orientieren. Maßgeblich dafür sind das Publikationsvolumen der Einrichtung (wie viele Publikationen werden pro Jahr insgesamt veröffentlicht?) und die Vielfalt und Anzahl der wissenschaftlichen Einheiten (wie viele Fakultäten / Fachbereiche gibt es und wie kleinteilig sind diese innerbetrieblich organisiert?). https://transform2open.de/ 21 Einblick in einzelne Handlungsempfehlungen Datensammlung / Datenverarbeitung 19 -Monitoring-Tools aufbauen oder bereits vorhandene Werkzeuge anpassen: Der Einsatz eines geeigneten datenführenden Tools für die Erfassung von Publikationsdaten und damit verbundener Kostendaten ist unumgänglich. Maßgeschneiderte oder optimierte Lösungen können die spezifischen institutionellen Anforderungen berücksichtigen, etwa in Bezug auf interne Finanzierungsstrukturen oder das Berichtswesen. Konkrete Fragestellungen können hier sein: Wie hoch ist das Publikationsaufkommen und welches Tool ist der Menge angemessen (ist Excel ausreichend oder ist eine Datenbanklösung angebracht)? 22 -Publikationskosten mit Metadatenschema openCost erfassen: Dazu zählen neben APC und BPC auch Kosten aus Transformationsverträgen, Mitgliedschaften und weiteren Open-Access-Finanzierungsmodellen sowie zusätzliche Gebühren wie Submission Fees, Colour Charges, Page Charges etc. Informationsbudget Die breitere Perspektive Publikationskosten sind nur ein Teil des Informationsbudgets https://transform2open.de/ 23 Modulares Referenzmodell für das Informationsbudget Zielsetzung: Einrichtungen bei Entwicklung und Umsetzung eines Informationsbudgets unterstützen, unter der Berücksichtigung von lokalen Besonderheiten. Es baut auf Vorarbeiten der Fokusgruppe Informationsbudget von open-access.network und weiteren Stakeholdern auf. Das Modell dient als Checkliste zur Identifikation relevanter Kostenelemente. Es ermöglicht die Einschätzung des aktuellen Entwicklungsstands des eigenen Informationsbudgets. 2025: Modulares Referenzmodell für das Informationsbudget https://doi.org/10.5281/zenodo.13828013 https://transform2open.de/ 24 Begleitende Tabellen-Ressource zur Veröffentlichung kann primär als Checkliste genutzt werden bietet die Möglichkeit, Kosteninformationen zu hinterlegen und eine erste Erfassung vorzunehmen Modul Kategorie Kostenart Sub-Kostenart Summe 202x Book Processing Charges Druckkostenzuschüsse Article Processing Charges: Gold Open Access Article Processing Charges: Hybrid Open Access Article Processing Charges: Page Charges Closed Access Publish-Komponente Publish and Read-Verträge / Rahmenverträge Submission Charges Zusatzgebühren Colour Charges Zusatzgebühren Cover Charges Zusatzgebühren Data Publication Charges Zusatzgebühren Excess Charges Zusatzgebühren Lizenzierungen (Permissions) via Clearance Centers Erstellung von Bildern / Grafiken Lektorat Satz / Layout Übersetzung Pauschale Kosten Produktion von Informationen Lokalspezifische Ausgaben für Herstellung oder Produktion von Informationen Ausgaben für die Publikationsproduktion Publikationskosten Bücher Publikationskosten Zeitschriftenartikel [Gemeint sind hier der letztlich gezahlten Endsummen. Von dezentralen Stellen getragene Anteile an Kosten sind im Modul "Einnahmen" bedacht] Publikationskosten Sonstiges ▪E-Mail: [email protected] ▪Mastodon: @Transform2[email protected]ocial ▪Bluesky: @transform2open.bsky.social ▪Website: https://transform2open.de/ ▪DFG-Projektnummer: 505575192 Projektpartner:innen von Transform2Open sind die Zentralbibliothek des Forschungszentrums Jülich, die Universitätsbibliothek der Universität Potsdam und das Helmholtz Open Science Office. Unser Team besteht aus folgenden Kolleginnen und Kollegen: ●Aus dem Forschungszentrum Jülich: Bernhard Mittermaier, Margit Schön ●Aus der Universität Potsdam: Tobias Höhnow, Peter Kostädt, Joshua Shelly ●Aus dem Helmholtz Open Science Office: Lea Maria Ferguson, Marcel Meistring, Heinz Pampel, Mathijs Vleugel Kontakt