IN-FDM-BB Report: R 1.2.3 Erfahrungsbericht und Leitfaden Beratung

Gefördert mit 30.09.2025 IN-FDM-BB Report R 1.2.3 Erfahrungsbericht und Leitfaden Beratung IN-FDM-BB 2/16 IN-FDM-BB Institutionalisiertes und nachhaltiges Forschungsdatenmanagement in Brandenburg R 1.2.3 Erfahrungsbericht und Leitfaden Beratung Berichtsbezeichnung: Verbreitung: Abgabetermin: Status: Autor*innen: Weitere Beteiligte: R 1.2.3 Erfahrungsbericht und Leitfaden Beratung Öffentlich 30.09.2025 Version 1 Claudia Haase (BTU) Stefanie Schreiber (BTU) Myriam Musolff (FBKW) Carina Schiller (THB) Christine Burkart (FHP) Claus Spiecker (FHP) Blanka Goßner (THW) Petra Kuhnau (EUV) Jule Nowoitnick (EUV) Maria Büttner (UP) Boris Jacob (UP) Daniela Mertzen (UP) Janine Straka (UP) Ian Wolff (HNEE) IN-FDM-BB 3/16 Empfohlene Zitierweise: Claudia Haase und Stefanie Schreiber. „IN-FDM-BB Report: R 1.2.3 Erfahrungsbericht und Leitfaden Beratung“. FDM-BB, 30.09.2025. https://zenodo.org/doi/ 10.5281/zenodo.17540854. Dieses Werk ist unter einer Creative Commons Lizenz vom Typ Namensnennung 4.0 International zugänglich. Um eine Kopie dieser Lizenz einzusehen, konsultieren Sie http://creativecommons.org/licenses/by/4.0. IN-FDM-BB 4/16 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung ............................................................................................................................ 5 1.1 Bedeutung von Beratungen zum Forschungsdatenmanagement für den Forschungsprozess ................................................................................................................ 5 1.2 Vorarbeiten für diesen Report ................................................................................ 5 1.3 Ausgangslage des FDM-Beratungsangebots an brandenburgischen Hochschulen zu Projektbeginn ..................................................................................................................... 7 1.4 Bisherige Aktivitäten zur Professionalisierung der FDM-Beratung ....................... 7 2. Die aktuelle Beratungssituation an brandenburgischen Hochschulen ............................. 7 2.1 Ist-Zustand des FDM-Beratungsangebots an den Hochschulen .......................... 7 2.2 Vorbereitung und Dokumentation von FDM-Beratungen ...................................... 8 3. Leitfaden Beratungen ....................................................................................................... 10 3.1 Vorabfrage zu einer FDM-Beratung ...................................................................... 11 3.2 Vorlage zur Dokumentation von FDM-Beratungen .............................................. 13 4. Fazit und Ausblick ............................................................................................................. 14 Literaturverzeichnis ................................................................................................................. 16 Tabellenverzeichnis ................................................................................................................. 16 IN-FDM-BB 5/16 1. Einleitung Deutschlandweit haben bereits einige FDM-Beratungsstellen ihre Beratungsdienstleistungen beschrieben, analysiert und formalisiert, jedoch wurden bisher weder ein standardisiertes Formular und standardisierte Qualitätskriterien entwickelt, noch Best-Practices von der FDMBeratungs-Community definiert.1 Der vorliegende Report widmet sich dieser Thematik und zeigt, welche Informationen im Vorfeld einer FDM-Beratung in der Praxis an brandenburgischen Hochschulen eingeholt und welche Informationen nach einer Beratungsleistung dokumentiert werden. Daraus resultiert der Leitfaden Beratungen des Kapitels 3 mit Vorlagen für die Vorund Nachbereitung von FDM-Beratungen. 1.1 Bedeutung von Beratungen zum Forschungsdatenmanagement für den Forschungsprozess Forschungsdatenmanagement (FDM) und der diesbezügliche Beratungsbedarf bei Forschenden gewinnen zunehmend an Bedeutung. Durch steigende FDM-Anforderungen der Fördermittelgeber müssen sich Forschende schon in der Planungsund Antragsphase von Forschungsprojekten mit Themen wie Datenmanagementplänen (DMP), Langzeitarchivierung und Datenpublikation auseinandersetzen. Zugleich ergab die Bedarfserhebung zu aktuellen Kenntnissen und Bedarfen im Bereich Forschungsdatenmanagement an acht brandenburgischen Hochschulen2 einen eher niedrigen bis sehr niedrigen Kenntnisstand unter brandenburgischen Forschenden in den Bereichen DMP und DMP-Software (bei 79 % der Befragten), Forschungsdaten-Repositorien (bei 65 % der Befragten), Nachnutzbarkeit von Forschungsdaten (bei 53 % der Befragten) sowie Publikation von Forschungsdaten (bei 51 % der Befragten). Parallel dazu wird die persönliche Beratung zu FDM-Themen von 44 % der Befragten als sehr wichtig eingeschätzt. Vorhandene Schulungsangebote wie der Zertifikatskurs „Forschungsdatenmanagement für Forschende und FDM-Verantwortliche“ 2024 der Landesinitiative Forschungsdatenmanagement in Brandenburg3 können vor allem auf fächerübergreifende Fragen zum FDM eingehen. Angebote wie der Digitale Kontaktpunkt für Recht und Ethik im FDM sowie das integrierte Qualifizierungsprogramm4 stellen Forschenden, FDM-Verantwortlichen und anderen Angehörigen der brandenburgischen Hochschulen grundlegende Informationen zu den von ihnen bearbeiteten Themenspektren bereit. Für (fach-)spezifische Anfragen ist jedoch in der Regel eine persönliche Beratung erforderlich. 1.2 Vorarbeiten für diesen Report Im Verlauf des Projekts „Institutionalisiertes und nachhaltiges Forschungsdatenmanagement in Brandenburg (IN-FDM-BB)“ wurde das Thema FDM-Beratungen intensiv bearbeitet. Der Report zur konzeptionellen Entwicklung von FDM-Beratung an den brandenburgischen Hochschulen bildet, unter Berücksichtigung institutioneller Rahmenbedingungen, die Grundlage für den Aufbau und die Durchführung von Beratungen an den brandenburgischen 1 Patrick Helling und Marina Lemaire, „Developing Guidelines for Research Data Management Counseling Services - A Community Driven Approach“, Zenodo, 4. August 2025, https://doi.org/10.5281/zenodo.16735978. 2 Daniela Mertzen, IN-FDM-BB Report: R 1.2.1 Aktuelle Kenntnisse und Bedarfe im Bereich Forschungsdatenmanagement an acht brandenburgischen Hochschulen (Zenodo, 2024), 32 ff., https://doi.org/10.5281/zenodo.11044845. 3 Claudia Haase u. a., „Zertifikatskurs ‚Forschungsdatenmanagement für Forschende und FDM-Verantwortliche‘ 2024 der Landesinitiative Forschungsdatenmanagement in Brandenburg“, 20. Mai 2025, https://doi.org/10.5281/zenodo.15462514. 4 Vgl. Jule Nowoitnick, IN-FDM-BB Report: R 2.2.1 Bericht zur Umsetzung eines First-Level-Supports für rechtliche und ethische Fragen im Forschungsdatenmanagement als Digitaler Kontaktpunkt mit Qualifizierungsprogramm an den brandenburgischen Hochschulen (2025), https://zenodo.org/doi/10.5281/zenodo.17238031. IN-FDM-BB 6/16 Hochschulen.5 Er beschreibt den möglichen strategischen Aufbau eines Beratungsangebots sowie potenzielle Zielgruppen. Weiterhin geht der Report auf personelle und inhaltliche Ressourcen ein und legt eine ausführliche Planung für die Durchführung, Dokumentation und Evaluation einer Beratung dar. Ergänzend zum Leitfaden wurde eine Tabelle zur Dokumentation von Beratungsvorgängen entwickelt, die projektintern an den beteiligten Hochschulen verwendet wird. Dabei handelt es sich um ein Formular, das in den vier Themenfeldern (1) Allgemeine Meta-Informationen zum Beratungsvorgang (2) Beschreibung und Dokumentation des konkreten Beratungsgesprächs (3) Empfehlungen und weiterführende Ressourcen (4) Status des Beratungsvorgangs detaillierte Informationen zu dem Beratungsgespräch abfragt. Zusätzlich enthält die Dokumentationstabelle eine Checkliste für die Nachbereitung eines Beratungsgesprächs. Im Lessons-Learned-Bericht zu Beratung wurde basierend auf einer schriftlichen Umfrage mithilfe eines eigens dafür konzipierten Fragebogens unter den wissenschaftlichen Mitarbeitenden und Projektleitenden mit Beratungsbezug des Projekts IN-FDM-BB der Status des Beratungsangebots an brandenburgischen Hochschulen zur Hälfte der Projektlaufzeit (2. Quartal 2024) erfasst.6 Im Ergebnis formuliert der Bericht Erkenntnisse aus der brandenburgischen Beratungspraxis und gibt Empfehlungen für die zukünftige Professionalisierung des Beratungsangebots. Der Lessons-Learned-Bericht zu professioneller Beratung7 untersucht den Professionalisierungsgrad der FDM-Beratung an brandenburgischen Hochschulen zum Projektende sowie die bearbeiteten Projekt-Tasks zur Professionalisierung der Beratung. Als Datengrundlage für diesen Bericht diente eine erneute Umfrage unter den wissenschaftlichen Mitarbeitenden des Projekts IN-FDM-BB. Im Hinblick auf den vorliegenden Report „R 1.2.3 Erfahrungsbericht und Leitfaden Beratung“ wurden darin auch die folgenden Informationen zum Leitfaden für Beratungen und zur Dokumentation des Beratungsvorgangs erhoben: (1) Haben Sie seit der letzten Abfrage Mitte April 2024 neue Erfahrungen mit der Dokumentationstabelle gemacht? (2) Welche Informationen holen Sie in der Praxis im Vorfeld eines Erstgesprächs von den Ratsuchenden ein? (3) Welche Informationen dokumentieren Sie in der Praxis zu einem Beratungsgespräch? Die Ergebnisse dieser Umfrage sind in Kapitel 2 „Die aktuelle Beratungssituation an brandenburgischen Hochschulen“ dargestellt. 5 Daniela Mertzen u. a., IN-FDM-BB Report: R 1.2.2 Gemeinsame konzeptionelle Entwicklung von FDM-Beratung an den brandenburgischen Hochschulen (Zenodo, 2023), 4, https://doi.org/10.5281/zenodo.10014365. 6 Carina Schiller, IN-FDM-BB Werkstattbericht: W 1.2.3 Gemeinsamer Lessons-Learned-Bericht zu Beratung, Zenodo, 20. August 2024, 7, https://zenodo.org/records/13349762. 7 Myriam Musolff, IN-FDM-BB Werkstattbericht: W 1.2.4 Gemeinsamer Lessons-Learned-Bericht zu professioneller Beratung (Zenodo, 2025), https://zenodo.org/doi/10.5281/zenodo.17238211. IN-FDM-BB 7/16 1.3 Ausgangslage des FDM-Beratungsangebots an brandenburgischen Hochschulen zu Projektbeginn Zu Projektbeginn im 4. Quartal 2022 wies das FDM-Beratungsangebot an den acht beteiligten Hochschulen unterschiedliche Entwicklungsstände auf. An drei Hochschulen war bereits ein Beratungsangebot vorhanden, an den anderen Hochschulen befand sich das Beratungsangebot noch im Aufbau.8 An den Hochschulen mit Beratungsangebot wurde der Beratungsprozess semi-strukturiert durchgeführt und dokumentiert. Spezifische Leitfäden oder Checklisten wurden dafür nicht verwendet. Es wurden kurze Vorabfragen zur ratsuchenden Person und ggf. zum Projekt und konkreten Anliegen durchgeführt. Die Dokumentation beschränkte sich auf die Kernaspekte des Gesprächs. Eine formale Evaluation der Beratungsangebote hatte zu diesem Zeitpunkt noch an keiner der projektbeteiligten Hochschulen stattgefunden.9 1.4 Bisherige Aktivitäten zur Professionalisierung der FDM-Beratung Im Projektverlauf wurden an allen beteiligten Hochschulen kontinuierlich FDM-Beratungen durchgeführt. Zur Unterstützung des Beratungsangebots wurden von allen acht Hochschulen eigene Materialien bzw. Handreichungen zum Umgang mit Forschungsdaten erarbeitet. Die Beratenden nahmen an verschiedenen Weiterbildungen zur Professionalisierung von Beratungsleistungen teil. Innerhalb des Projekts wurde eine Unterarbeitsgruppe (UAG) Beratung etabliert.10 In den regelmäßig stattfindenden, moderierten Online-Meetings wurden unterschiedliche Aspekte der FDM-Beratung behandelt und im Rahmen eines kollegialen Austauschs die jeweils aktuelle Beratungssituation an den Hochschulen besprochen. Der Lessons-Learned-Bericht zu Beratung spricht zur weiteren Professionalisierung des FDMBeratungsangebots an brandenburgischen Hochschulen eine Empfehlung für die Erstellung und Nutzung einer „Living-Materialsammlung“ aus.11 2. Die aktuelle Beratungssituation an brandenburgischen Hochschulen 2.1 Ist-Zustand des FDM-Beratungsangebots an den Hochschulen Aus der Umfrage unter den wissenschaftlichen Mitarbeitenden des Projekts IN-FDM-BB zum Lessons-Learned-Bericht zu professioneller Beratung im 2. Quartal 2025 geht hervor, dass im Projektverlauf an allen acht Hochschulen ein FDM-Beratungsangebot eingerichtet wurde. Alle Hochschulen bieten zudem eine Webseite mit Informationen zum FDM und einer Kontaktmöglichkeit an. Ebenso werden an allen Hochschulen spezifische Anfragen durch spezialisierte Kompetenzbereiche bearbeitet (z. B. spezialisiertes Bibliothekspersonal, Datenschutzbeauftragte, IT-Fachkräfte, Mitarbeitende aus dem Bereich Forschungsförderung). Für die Kontaktaufnahme steht den Ratsuchenden an drei Hochschulen eine zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung, an zwei weiteren Hochschulen ist dies in Planung. Die Ausgestaltung der Kontaktmöglichkeiten variiert zwischen den einzelnen Hochschulen: o An einer Hochschule wird ein dediziertes Kontaktformular für die FDM-Beratung mit einer Vorabfrage eingesetzt. 8 Mertzen u. a., IN-FDM-BB Report, 8. 9 Mertzen u. a., IN-FDM-BB Report, 9. 10 Schiller, IN-FDM-BB Werkstattbericht, 6. 11 Schiller, IN-FDM-BB Werkstattbericht, 13. IN-FDM-BB 8/16 o An einer weiteren Hochschule existiert zusätzlich zur persönlichen Kontaktmöglichkeit ein Serviceangebot mit der besonders niedrigschwelligen Möglichkeit der Buchung vorgegebener Beratungstermine über ein Buchungsformular („Ask an Expert“).12 o Als spezifische Ergänzung des Beratungsangebots der Universitätsbibliothek („Rent a Librarian“)13 wird die FDM-Beratung an einer Hochschule angeboten. o Eine Hochschule bindet die FDM-Beratung in das Serviceportfolio der forschungsunterstützenden Services ein. Das FDM-Beratungsangebot wurde zum Zeitpunkt der Umfrage an keiner der Hochschulen aktiv über hochschulweite Kanäle beworben. Sechs der acht Hochschulen gaben an, das Angebot in Verbindung mit anderen Maßnahmen, wie z. B. geeigneten Veranstaltungen, zu bewerben. Zwei Hochschulen gaben an, das FDM-Beratungsangebot derzeit nicht aktiv zu bewerben. Als Gründe wurden begrenzte Kapazitäten genannt. 2.2 Vorbereitung und Dokumentation von FDM-Beratungen Die Erhebung zum Lessons-Learned-Bericht zu Beratung ergab, dass die im Zusammenhang mit dem Report zur konzeptionellen Entwicklung von FDM-Beratung an den brandenburgischen Hochschulen entwickelte und von den Projektmitarbeitenden genutzte Dokumentationstabelle besonders bei komplexen Beratungen und mehreren Beratenden zu verschiedenen Zeitpunkten des Beratungsvorgangs hilfreich ist. Durch ihren Einsatz kann der Informationsverlust zwischen verschiedenen Beratungsgesprächen minimiert werden. Ebenso ist sie ein geeignetes Werkzeug für die Evaluation und Weiterentwicklung von Beratungsvorgängen.14 Eine Einschränkung für die Verwendung der Dokumentationstabelle stellt das Verhältnis zwischen Verwaltungsaufwand und Nutzen dar, das von den Befragten als ungünstig bei alleinigen Beratenden oder kleinen Teams eingeschätzt wird.15 Der Report spricht eine Empfehlung für ein überarbeitetes Dokumentationsformat für kleine FDM-Teams und/oder hohes Beratungsaufkommen aus.16 Die Ergebnisse der Umfrage zum Lessons-Learned-Bericht zu professioneller Beratung geben Aufschluss darüber, welche Erfahrungen mit der Dokumentationstabelle gemacht wurden, welche Informationen von den Beratenden im Vorfeld eines Erstgesprächs erfragt werden und welche Informationen aus einem Beratungsgespräch in der Praxis dokumentiert werden. Die Nutzung der Dokumentationstabelle ist mit zwei Beratenden möglich, gestaltet sich jedoch als herausfordernd. Aufgrund ihrer Komplexität ist die Übersichtlichkeit eingeschränkt und Informationen müssen im Nachgang zugeordnet oder ergänzt werden. Die Fragen in der Tabelle sind hilfreich für die inhaltliche Ausrichtung des Beratungsgesprächs, meist treffen jedoch nicht alle Fragen zu. Daher wurde die Dokumentationstabelle von drei der befragten Personen an die lokalen Gegebenheiten angepasst und wird als adaptierte, wesentlich kompaktere Variante für die Beratungsgespräche verwendet. Welche Informationen vor einem Erstgespräch durch die Beratenden von den Ratsuchenden eingeholt werden, variiert von Hochschule zu Hochschule. Zwei der befragten Personen verwenden die im Report R 1.2.2 vorgeschlagene Abfrage zur Einordnung des Anliegens.17 12 BTU Cottbus-Senftenberg, „Ask an expert“, zugegriffen 12. August 2025, https://www.b-tu.de/bibliothek/wirueber-uns/info-beratung/ask-an-expert. 13 Technische Hochschule Brandenburg, „Rent a Librarian“, zugegriffen 12. August 2025, https://bibliothek.thbrandenburg.de/lernen/schulungen/rent-a-librarian/. 14 Schiller, IN-FDM-BB Werkstattbericht, 11. 15 Schiller, IN-FDM-BB Werkstattbericht, 11 f. 16 Schiller, IN-FDM-BB Werkstattbericht, 12. 17 Mertzen u. a., IN-FDM-BB Report, 16. IN-FDM-BB 9/16 Eine Person verwendet je nach Komplexität die Abfrage analog zu R 1.2.2 oder eine stark verkürzte Variante. An allen anderen Hochschulen werden nur Auszüge der in R 1.2.2 vorgeschlagenen Abfrage verwendet. Die folgenden Informationen werden an mind. 5 der 8 brandenburgischen Verbundhochschulen im Vorfeld einer FDM-Beratung erhoben: o Disziplin bzw. Fachgebiet o Projekttitel bzw. Forschungsgruppe o Beratungsthema bzw. Anliegen Die folgenden Informationen werden an mind. 3 der 8 brandenburgischen Verbundhochschulen im Vorfeld einer FDM-Beratung erhoben: o Beruflicher Status der ratsuchenden Person o Thematische Einordnung bzw. Beschreibung des Projekts oder Forschungsvorhabens o Förderprogramm bzw. Förderinstitution o Projektphase bzw. Stand des Projekts o Art der Daten Die folgenden Informationen werden an mind. 1 der 8 brandenburgischen Verbundhochschulen im Vorfeld einer FDM-Beratung erhoben: o Name der ratsuchenden Person bzw. Kontakt18 o Fakultät o Laufzeit des Projekts o Leitung des Projekts o Beteiligte Institutionen o Kurzbeschreibung des Projekts o Kenntnisstand der ratsuchenden Person in Bezug auf FDM bzw. Vorerfahrung mit FDM o Ausschreibung Auch welche Informationen in der Praxis zu einem Beratungsgespräch dokumentiert werden, wird an den verschiedenen Hochschulen unterschiedlich gehandhabt. Eine der befragten Personen dokumentiert den Beratungsvorgang entsprechend dem Vorschlag im Report R 1.2.2.19 Eine Person führt ein detailliertes Gesprächsprotokoll. An allen anderen Hochschulen werden wiederum nur Auszüge der in R 1.2.2 vorgeschlagenen Informationen zu einem Beratungsgespräch dokumentiert. Die folgenden Informationen werden an mind. 5 der 8 brandenburgischen Verbundhochschulen zu einem Beratungsvorgang dokumentiert: o Datum bzw. Datum des Erstkontakts o Name der ratsuchenden Person bzw. Kontakt18 o Fachbereich bzw. institutionelle Zugehörigkeit o Beratungsthema bzw. Anliegen o Ergebnisprotokoll, Inhalte der Beratung, Beantwortung der Frage oder ausgesprochene Empfehlungen und empfohlene Materialien 18 Diese Angabe spiegelt das Ergebnis der Umfrage wider. Aus Plausibilitätsgründen ist davon auszugehen, dass diese Information von allen Beratungsstellen erhoben wird. 19 Mertzen u. a., IN-FDM-BB Report, 18 ff. IN-FDM-BB 16/16 Literaturverzeichnis BTU Cottbus-Senftenberg. „Ask an expert“. Zugegriffen 12. August 2025. https://www.b-tu.de/bibliothek/wirueber-uns/info-beratung/ask-an-expert. Haase, Claudia, Stefanie Schreiber, Jens Mittelbach, u. a. „Zertifikatskurs ‚Forschungsdatenmanagement für Forschende und FDM-Verantwortliche‘ 2024 der Landesinitiative Forschungsdatenmanagement in Brandenburg“. 20. Mai 2025. https://doi.org/10.5281/zenodo.15462514. Helling, Patrick, und Marina Lemaire. „Developing Guidelines for Research Data Management Counseling Services - A Community Driven Approach“. Zenodo, 4. August 2025. https://doi.org/10.5281/zenodo.16735978. Mertzen, Daniela. IN-FDM-BB Report: R 1.2.1 Aktuelle Kenntnisse und Bedarfe im Bereich Forschungsdatenmanagement an acht brandenburgischen Hochschulen. Zenodo, 2024. https://doi.org/10.5281/zenodo.11044845. Mertzen, Daniela, Boris Jacob, Claus Spiecker, Anita Szczukowski, und Janine Straka. IN-FDM-BB Report: R 1.2.2 Gemeinsame konzeptionelle Entwicklung von FDM-Beratung an den brandenburgischen Hochschulen. Zenodo, 2023. https://doi.org/10.5281/zenodo.10014365. Musolff, Myriam. IN-FDM-BB Werkstattbericht: W 1.2.4 Gemeinsamer Lessons-Learned-Bericht zu professioneller Beratung. Zenodo, 2025. https://zenodo.org/doi/10.5281/zenodo.17238211. Nowoitnick, Jule. IN-FDM-BB Report: R 2.2.1 Bericht zur Umsetzung eines First-Level-Supports für rechtliche und ethische Fragen im Forschungsdatenmanagement als Digitaler Kontaktpunkt mit Qualifizierungsprogramm an den brandenburgischen Hochschulen. 2025. https://zenodo.org/doi/10.5281/zenodo.17238031. Schiller, Carina. IN-FDM-BB Werkstattbericht: W 1.2.3 Gemeinsamer Lessons-Learned-Bericht zu Beratung. Zenodo, 20. August 2024. https://zenodo.org/records/13349762. Technische Hochschule Brandenburg. „Rent a Librarian“. Zugegriffen 12. August 2025. https://bibliothek.thbrandenburg.de/lernen/schulungen/rent-a-librarian/. Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Vorabfrage FDM-Beratung, Variante 1 .................................................................................................... 11 Tabelle 2: Vorabfrage FDM-Beratung, Variante 2 .................................................................................................... 12 Tabelle 3: Dokumentation FDM-Beratung, Variante 1 ............................................................................................. 13 Tabelle 4: Dokumentation FDM-Beratung, Variante 2 ............................................................................................. 14