Utilizando todos os seus ativos valiosos da melhor maneira possível: como gerenciar sua propriedade intelectual utilizando auditorias e ferramentas de avaliação.

UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL Como gerenciar sua propriedade intelectual utilizando auditorias e ferramentas de avaliação Instituto Nacional da Propriedade Industrial – INPI Presidente Júlio César Castelo Branco Reis Moreira Diretor de Administração Alexandre Lopes Lourenço Diretora Executiva Tania Cristina Lopes Ribeiro Economista-Chefe Rodrigo Vieira Ventura Coordenadora-Geral de Recursos Humanos Sandra Caseira Cerqueira Coordenador da Academia do INPI Davison Rego Menezes Coordenador-Geral de Contratos de Tecnologia Bernardo Soares Teixeira Bemvindo Equipe Técnica Supervisão do Projeto: Iloana Peyroton da Rocha Larissa Santiago Ormay Coordenação de Revisão: Camila Bella de Carvalho Faria Maria Helena de Lima Hatschbach Editoração: Isabela Maria de Oliveira Borsani Revisão Técnica: Dirceu Yoshikazu Teruya Elizabeth Silva Kátia Regina do Valle Freitas Pinto Rita Pinheiro Machado Catalogação na fonte elaborada pela Biblioteca de Propriedade Intelectual e Inovação – INPI Bibliotecário Responsável Técnico Evanildo Vieira dos Santos – CRB7-4861 U89 Utilizando todos os seus ativos valiosos da melhor maneira possível: como gerenciar sua propriedade intelectual utilizando auditorias e ferramentas de avaliação. / Intellectual Property Office of Singapore (IPOS) e IPOS International (II); tradução e revisão técnica: Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) – Academia de Propriedade Intelectual, Inovação e Desenvolvimento. – Rio de Janeiro: INPI, 2025. 34 p. ; figs. 1. Propriedade Intelectual – Brasil. 2. Propriedade Intelectual - Negócios. 3. Propriedade Intelectual – Gestão. 4. Propriedade Intelecutal – Auditoria. 5. Propriedade Intelectual – Avaliação. I. Intellectual Property Office of Singapore = Escritório de Propriedade Intelectual de Singapura. II. IPOS International (II). III. Instituto Nacional da Propriedade Industrial (Brasil). CDU: 347.77:657(81) 2 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL COMO GERENCIAR SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL UTILIZANDO AUDITORIAS E FERRAMENTAS DE AVALIAÇÃO | II/INPI © 2025 | 3 Introdução 4 1. Tipos de avaliação de PI 5 Por que me preocupar com coisas que não consigo ver nem tocar? 6 Quais tipos de avaliação estão disponíveis? 6 De qual tipo de avaliação preciso? 8 Resumo 9 2. Coisas que você pode fazer por conta própria 10 Qual tipo de avaliação posso conseguir realizar internamente? 11 Que tipos de ativos estou procurando em um diagnóstico? 11 Como devo estruturar meu relatório de diagnóstico de PI? 13 Posso utilizar meu diagnóstico para criar um livro de registro de ativos intangíveis? 14 Resumo 15 3. Auditoria de PI 16 O que uma auditoria de PI abrange? 17 Qual será o ganho com uma auditoria de PI? 18 Quais são os benefícios de utilizar um auditor externo? 19 Resumo 20 4. Como me preparar para uma auditoria de PI? 21 Estou de frente com que tipo de compromisso – em termos de pessoal e tempo? 22 Quais informações precisarei fornecer ou obter? 23 O que devo dizer à equipe? 24 Resumo 25 5. O que acontece durante uma auditoria de PI? 26 O que um auditor externo de fato fará? 27  Eseeutiverconhecimentosuficientepararealizaraauditoria internamente? 28 Resumo 29 6. Como devo utilizar o relatório de auditoria? 30 Priorização: as primeiras coisas em primeiro lugar! 31 Alinhando PI e estratégia de negócios 32 Como manter minha auditoria (e quaisquer livros de registro de ativos) atualizada? 32 Resumo 33 7. Onde obter ajuda? 34 Índice Tipos de avaliação de PI 01 4 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL Introdução Uma antiga máxima de negócios diz: ‘Se você não consegue medir, não consegue gerenciar’. Isso se aplica tanto à sua propriedade intelectual e a seus ativos intangíveis quanto a qualquer outra coisa em sua empresa. Para gerenciar bem sua PI, você tem de saber o que ela é, onde está, como funciona e se está fazendo o trabalho esperado. Uma auditoria de PI, ou forma de avaliação semelhante, proporciona a base necessária para a adoção de boas práticas. Este guia apresenta diferentes níveis de avaliação de PI – diagnóstico de PI, auditoria de PI e due diligence de PI – com uma indicação de quando cada um pode ser adequado.Tambémapresentaanaturezaeafinalidadedeumlivroderegistrode ativos intangíveis que cada uma dessas atividades pode ajudar a criar. Pretende-se que o guia seja lido em conjunto com os demais desta série, principalmente aqueles que abordam os diferentes tipos de direitos de PI, o desenvolvimento de uma estratégia de PI e a coleta de informações de PI. Umdiagnósticopodeservistocomouma‘verificaçãogeraldasaúde’parasecertificar de que a empresa sabe quais são seus ativos e como eles estão sendo utilizados e mantidos. Uma auditoria (termo emprestado da área de contabilidade) é um estudo mais detalhado que considera se uma empresa possui os ativos necessários para atingir seus objetivos estratégicos. A due diligence é uma investigação ainda mais ‘forense’daPIdeumaempresa,normalmentevoltadaparaaavaliaçãoderiscos– principalmente em termos de propriedade e litígio. Se tiver um bom nível de conhecimento do negócio e entendimento geral dos direitos de PI e de como eles funcionam, você provavelmente estará pronto para realizar o nível mais básico, o diagnóstico de PI, por conta própria. Por outro lado, as auditorias dePInormalmentesãobeneficiadaspelarealizaçãoporumespecialistaexterno. As due diligences são invariavelmente realizadas por um especialista, de forma a garantir a imparcialidade, e não são tratadas em detalhes neste guia. O corpo principal deste guia tem como foco as auditorias de PI, que são, normalmente, as atividades mais relevantes e benéficas a se realizar (a menos que você esteja vendendo ou abrindo o capital de sua empresa, caso em que será necessária uma due diligence). Ele apresenta as áreas que a auditoria deve abranger; o que normalmente está envolvido e as preparações que você pode desejar fazer; as informações que precisará fornecer; o que pode esperar como benefício; e como incorporar os resultados a uma estratégia efetiva. COMO GERENCIAR SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL UTILIZANDO AUDITORIAS E FERRAMENTAS DE AVALIAÇÃO | II/INPI © 2025 | 5 6 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL COMO GERENCIAR SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL UTILIZANDO AUDITORIAS E FERRAMENTAS DE AVALIAÇÃO | II/INPI © 2025 | 7 Sua propriedade intelectual, juntamente com os outros ativos intangíveis que estão ao redor dela, são provavelmente as coisas mais valiosas que sua empresa possui – então, é realmente recompensador cuidar delas adequadamente. Se ativos físicos, como instalações e maquinário, imóveis, veículos ou hardware de TI são importantes para sua empresa, há grandes chances de que você tenha um inventário de todos eles. Você pensa se estão sendo utilizados em todo o seu potencial, planeja a manutenção ou substituição e adota medidas para mantê-los seguros. Contudo, muitas empresas não seguem essa abordagem rigorosa quando se trata de cuidar de sua propriedade intelectual (PI). Isso geralmente se dá porque esses tipos de ativos, juntamente com todos os outros‘intangíveis’,sãocoisasnãofísicas,portanto,não‘vêmàcabeça’ da mesma forma. O valor deles não seria normalmente representado em seu balanço patrimonial, e é improvável que você distribua o custo deles por sua vida útil econômica. Na melhor das hipóteses, é uma oportunidade perdida. Na pior das hipóteses, coloca sua empresa em um risco desnecessário. Isso se dá porque normalmente as PIs e os intangíveis que você criou são a força vital de sua organização. São essas coisas que protegem sua vantagem competitiva, posição e distinção no mercado, e impede que imitadores ocupem seu espaço. Se alguém começasse a levar embora seus computadores, você perceberia bem rápido – mas e quanto à sua reputação? Assim como a PI é única (pois duas empresas nunca possuirão a mesma coisa), cada avaliação de PI deve ser adaptada especificamente para sua empresa. Há três tipos principais de processos, com níveis variados de detalhamento. 1. Tipos de avaliação de PI Por que me preocupar com coisas que não consigo ver nem tocar? Quais tipos de avaliação estão disponíveis? Uma avaliação de PI é como uma ‘verificação da saúde’ de todas as coisas não físicas que sua empresa possui e utiliza. Um diagnóstico de PI oferece uma visão geral dos ativos intangíveis de uma empresa. Ele analisa quais categorias amplas de PI você possui (por exemplo, você possui qualquer coisa inventiva que poderia fundamentar um pedido de patente?). Nesse nível geral, o foco está em desenvolver uma valorização dos principais ativos intangíveis da empresa e onde se encontram suas prioridades de gerenciamento de PI. Este guia pode ajudá-lo a realizar um diagnóstico de PI por conta própria, desde que você já tenha um entendimento razoável dos diferentes tipos de propriedade intelectual e de sua utilidade. Outros guias desta série podem ajudar a preencher quaisquer lacunas em seu conhecimento. Uma auditoria de PI analisa cada classe de ativos com considerável detalhamento. Ela identificará exatamente quais ativos uma empresa possui e quais está desenvolvendo. Também estabelecerá onde a empresa tem uma posição forte e onde há problemas ou oportunidades. Normalmente, as auditorias são melhor realizadas por um especialista em PI externo, para garantir que as conclusões sejam objetivas. Uma boa auditoria oferece conclusões específicas e priorizadas que constituem a base para um plano de ação. A due diligence envolve uma investigação ainda mais detalhada e rigorosa de sua PI. É realizada para uma finalidade específica, como uma Oferta Pública Inicial (IPO), captação de recursos, fusão, aquisição ou outras operações que envolvam as PIs de uma empresa. Invariavelmente, tem de ser realizada por um escritório de advocacia ou contabilidade independente e especializado – do contrário,suasconclusõesnãoserãoconsideradasconfiáveis. Você pode avaliar seus intangíveis de várias formas diferentes e em níveis variados de detalhamento. O que você escolher refletirá a posição da PI em um momento específico no tempo. Qualquer um desses processos poderá levar à criação de um livro de registro de ativos intangíveis, descrita de forma resumida na seção a seguir. Diagnóstico de PI Auditoria de PI Due diligence Uma avaliação de PI é uma análise de todas as coisas não físicas que seu negócio possui e utiliza. Ela diz o que fazer para garantir que esses ativossejamadequadosparaseusfins.Sevocêdesejarvenderou transferir a propriedade de sua empresa, muito de seu valor dependerádaboagestãodesuaPIedeoutros‘intangíveis’. Diagnóstico de PI, auditoria de PI e due diligence de PI são termos que descrevem diferentes níveis de consulta aos ativos intangíveis que você possui e utiliza. 8 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL COMO GERENCIAR SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL UTILIZANDO AUDITORIAS E FERRAMENTAS DE AVALIAÇÃO | II/INPI © 2025 | 9 O processo de avaliação examinará seus ativos intangíveis em vários níveis de detalhamento e poderá focar em diferentes aspectos (jurídicos, práticos ou técnicos). Qual é o melhor dependerá do que você espera alcançar e o motivo da avaliação. A Figura 1 oferece uma visão geral dos principais motivos para considerar uma auditoria de qualquer tipo. 1. Tipos de avaliação de PI De qual tipo de avaliação preciso? Quero monitorar ou rastrear todos os meus ativos intangíveis Tenho uma operação específica e um terceiro precisa de sigilo Livro de registro de ativos intangíveis Due diligence Um inventário, por exemplo, detalha a situação, prazos, natureza e localização de ativos Figura 1. Visão Geral da Avaliação de PI Pode ser útil fornecer uma comparação direta da abordagem que cada umadessasavaliaçõespodeseguir,utilizandoumexemploespecífico. Por meio de um diagnóstico de PI, você poderá estabelecer que tem um logotipo utilizado para anunciar e promover seus produtos e que é (ou deveria ser) protegido por uma marca registrada. Isso oferece a base para garantir que sua marca será obtida e renovada quando necessário e proporciona uma visão dos países e atividades protegidos. • Pode ser realizado internamente • Identificatiposdeativos • Foca em criar uma avaliação “básica” • Útil para destacar problemas que precisam ser resolvidos e oportunidades de melhorar a proteção • Normalmente realizada por um especialista externo • Considera os ativos atuais e futuros da empresa • Foca nas prioridades da empresa • Ponto de partida útil para desenvolver uma estratégia de PI • Sempre realizada por um especialista externo • Avaliação detalhada dos ativos individuais atuais • Foca nos riscos vistos de um ponto de vista externo • Útil para venda e abertura de capital de empresas • Pode ser criado interna ou externamente • Lista detalhada de ativos e suas características • Foca na propriedade legal e localização dos ativos • Útil para manter um inventário O que segue poderá ser útil enquanto resumo dos diferentes tipos de avaliação e as categorias de ativos que você pode possuir enquanto empresa. DIAGNÓSTICO DE PI AUDITORIA DE PI DUE DILIGENCE LIVRO DE REGISTRO DE ATIVOS INTANGÍVEIS Em uma auditoria de PI, seu logotipo e qualquer proteção de marca registrada relacionada serão examinados em mais detalhes. Os detalhes da propriedade serãoverificadosparagarantirqueumamarcaexistenteestejacorretamente registrada ou consultar quem possui quaisquer outras marcas que possam ser consideradas semelhantes. Uma avaliação independente também será feita para determinar se o escopo de proteção é adequado (a proteção foi obtida em todos os territórios onde deveria ser, e o registro feito nas classes corretas, considerando as atividades atuais e futuras da empresa?). Se houver status de negociaçãoemandamentoenãoregistrados,asbasesdedadosoficiaisserão examinadas para determinar se podem ser protegidos por meio de registro. Durante a due diligence, as informações da auditoria serão complementadas com ainda mais detalhes. A situação jurídica de titularidade da marca será verificadaeexaminadaapossibilidadedeamarcaestarabertaparacontestação por um concorrente. Quero uma visão geral e ampla do tipo de PI que possuo Quais são os problemas gerais que uma empresa com ativos como os meus encontra? Diagnóstico de PI Quais PIs específicas minha empresa possui? Auditoria de PI Quais problemas e oportunidades específicos minha empresa tem? RESUMO Como parte da realização de uma auditoria de PI ou durante uma due diligence, é possível também que seja produzido um livro de registro detalhado dos ativos intangíveis. Um livro de registro de ativos intangíveis normalmente assume a forma de uma planilha que lista cada ativo que você possui em detalhes, juntamente com informações básicas sobre o ativo. Isso é descrito em mais detalhes posteriormente neste guia. Este guia explica o que uma auditoria tipicamente inclui e oferece modelos que permitem realizar seu próprio diagnóstico de PI (e criar um livro de registro de ativos intangíveis se necessário). Ele não abrange o processo de due diligence em detalhes. Coisas que você pode fazer por conta própria 02 10 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL Desde que você, ou os membros de sua equipe, tenha(m) um bom conhecimento específico de propriedade intelectual, deve(m) conseguir realizar o nível mais básico de avaliação – o ‘diagnóstico de PI’ – internamente. Seu nível de conhecimento básico de PI deve ser o principal determinante na hora de saber se você deve realizar uma etapa diagnóstica inicial por conta própria ou ir diretamente a um especialista externo. Como guia geral, caso saiba quais são os diferentes tipos de PI e como funcionam; caso tenha algumentendimentodecomoconsultarbasesdedadosdePIoficiais;e (principalmente), caso tenha uma boa visão geral da estratégia e operações desuaempresa,entãovocêprovavelmentesabeosuficientecomoapoio deste guia. Durante o processo de compilação do diagnóstico, o “auditor interno” nomeadoprecisará pensarsobre comoclassificarseus ativos(em quais categorias se encaixam). Uma vez captados e descritos os tipos de PI que possui e utiliza, você pode documentar quaisquer outras que forem registradas (quando foram depositadas, o que protegem, quando vencem) egarantirquealguémdentrodesuaequipefiqueresponsávelpormonitorálas. Também é possível listar os tipos de ativos não registráveis que possui e quais pessoas ou departamentos são responsáveis por cuidar deles. Durante a realização de um diagnóstico de PI, é muito provável que sejam encontradas áreas que precisam de melhorias. Mesmo que não esteja em posição de agir a respeito de todas imediatamente, elas ainda devem ser registradas, pois são dados valiosos para uma estratégia de PI. Há várias formas diferentes de definir, descrever e subdividir os ativos não físicos de uma empresa. O importante é começar com uma ampla varredura, de forma a não perder nenhuma oportunidade de obter melhor proteção ou negligenciar nenhuma ameaça relevante a seu negócio. A propriedade intelectual é o subconjunto de ativos intangíveis que tem proteção especial pela lei. Ao considerar como categorizar esse conjunto mais amplo de ativos, é importante não focar simplesmente nos três principais tipos de direitos de PI que podem ser registrados (patentes, marcas e desenhos industriais), mas também analisar os vários direitos autorais, segredos comerciais contratuais e não contratuais e outros direitos que podem ser importantes para sua empresa. As normas contábeis ilustram a vasta gama de elementos que podem ser encontrados. Em especial, a Norma Internacional de Relatório Financeiro (IFRS) 3 (que dispõe sobre como empresas multinacionais prestam contas de ativos obtidos como resultado de fusões e aquisições) sugere cinco títulos para ativos intangíveis e conteúdos representativos de cada um. Isso está resumido na Figura 2. Qual tipo de avaliação posso conseguir realizar internamente? Que tipos de ativos estou procurando em um diagnóstico? Se tiver boas ideias comerciais, conhecimento específico de PI e acesso suficiente a informações internas, você poderá realizar seu próprio diagnóstico de PI. COMO GERENCIAR SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL UTILIZANDO AUDITORIAS E FERRAMENTAS DE AVALIAÇÃO | II/INPI © 2025 | 11 12 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL COMO GERENCIAR SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL UTILIZANDO AUDITORIAS E FERRAMENTAS DE AVALIAÇÃO | II/INPI © 2025 | 13 2. Coisas que você pode fazer por conta própria A IFRS 3 mostra como uma avaliação de ativos intangíveis deve ser ampla. Entretanto, é importante observar que mesmo essa longa lista de categorias pode não abranger todos os tipos de ativos que podem ser encontrados em uma empresa, pois se limita aos sustentados por direitos jurídicos ou contratuais, ou que são teoricamente independentes da empresa que os possui. Ativos de marketing • Marcas registradas e não registradas • Nomes de domínio da internet • Apresentação comercial (cores, formas e designs de embalagens) • Cabeçalhos de jornais (slogans) • Acordos de não concorrência Ativos contratuais • Publicidade • Contratos de construção, prestação de serviços, entrega e fornecimento • Licenciamento e acordos semelhantes • Autorizações • Contratos de franquia • Direitos de transmissão e operação Ativos relacionados a clientes • Listas de clientes • Carteiras de pedidos ou produção • Contratos com clientes • Outros relacionamentos não contratuais com clientes Ativos tecnológicos • Patentes • Programas de computador • TopografiadeCircuitoIntegrado • Tecnologias não patenteadas • Direitos de reprodução • Bases de dados • Segredos comerciais, como fórmulas, processos ou receitas secretas. Ativos artísticos • Peças de teatro, óperas e balés • Livros, revistas, jornais e outras obras literárias • Ilustraçõesefotografias • Materiais em vídeo e audiovisuais Figura 2. Ativos típicos que podem estar incluídos em uma avaliação de PI Como devo estruturar meu relatório de diagnóstico de PI? As seis seções aqui mostradas devem servir como um conjunto útil de categorias para ajudar a encontrar todos os principais ativos intangíveis de propriedade de sua empresa. Direitos de PI registrados Direitos autorais Contratos Recursos internos Aprovações e endossos Recursos externos 14 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL COMO GERENCIAR SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL UTILIZANDO AUDITORIAS E FERRAMENTAS DE AVALIAÇÃO | II/INPI © 2025 | 15 2. Coisas que você pode fazer por conta própria Durante o processo de categorização dos tipos de ativos que sua empresa possui e utiliza, você pode entrar em detalhes sobre a identificação dos ativos específicos em si. Se isso acontecer, você já terá trilhado parte do caminho para criar um livro de registro de ativos intangíveis. É provável que você se aprofunde nos detalhes, principalmente se tiver uma ampla linha de produtos com estilos ou características que os tornam distintos. Também pode acontecer se você tiver um catálogo extenso de ativos protegidos por direitos autorais (como composições musicais,fotografias,desenhosouartigos). Posso utilizar meu diagnóstico para criar um livro de registro de ativos intangíveis? Um livro de registro de ativos torna mais fácil recuperar os dados de qualquer PI ou intangível de sua propriedade e pode ajudar a formular uma política de PI. Figura 3. Trecho de uma amostra de livro de registro de ativos de PI O resumo a seguir apresenta uma referência simples às categorias que você pode desejar levar em consideração ao compilar seu próprio relatório de diagnóstico de PI. ATIVO DATA EM QUE FOI CRIADO DESCRIÇÃO ONDE ESTÁ LOCALIZADO/ ARMAZENADO TIPO Fotos da equipe em dia de folga 4 de junho de 2016 Fotografias utilizadas no site e materiais de publicidade Drive F Direitos autorais Logotipo da empresa em escala de cinza SG TM SG 12334334 Marca registrada 16 de março de 2014 8 de fevereiro de 2016 Contrato principal com XXY para fornecer nossos serviços Arquivo 1, Gaveta 2 Contratual CRIADOR E DETENTOR ORIGINAL DA PI DIREITOS POR MEIO DE Contrato (cessão assinada em 20 de junho de 2016) Event Photos SG Contrato de prestação de serviços Marca registrada SG 12334334 Classes 9 e 35 Propriedade interna. Desenhado por funcionário Interno Contrato de trabalho RESUMO Nesse caso, seu “auditor interno” deve estar bem preparado para começar a criar um livro de registro de ativos intangíveis detalhado — basicamente, uma lista de todas as PIs e intangíveis que a empresa possui, quando foram criados, quem os criou, sua situação e onde estão localizados (utilizando links de arquivos eletrônicos, por exemplo). Esse nível abrangente de entendimento pode ser muito útil para desenvolver uma estratégia ou política de PI, pois oferece clareza quanto aos ativos que você está tentando fomentar, proteger e explorar comercialmente. Você pode utilizar as mesmas seções propostas para o diagnóstico de PI paradistribuirseusativosemtipos.Paracadaativoespecífico,éuma boa prática registrar alguns detalhes, como seu nome e descrição, juntamente com data de criação, identidade do inventor e a base dos direitos de uso. Se houver um documento jurídico (por exemplo, um contrato de cessão, licenciamento, direito de PI ou outros contratos) relacionado ao ativo, deve ser incluído um link ou uma referência a esse documento para indicar onde ele está localizado. A Figura 3 apresenta um trecho de um exemplo de livro de registro para demonstrar o nível de detalhamento que pode ser necessário. Diagnóstico de PI Direitos de PI registrados (concedidos e em andamento) Materiais protegidos por direitos autorais Contratos (externos e internos) Prêmios, aprovações e padrões de qualidade Relacionamentos externos (por exemplo, clientes e fornecedores) Recursos internos (por exemplo, informações confidenciais) Auditoria de PI 03 16 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL Cinco princípios aparecerão em uma boa auditoria de PI. Ela deve focar em seu modelo de negócio, definir prioridades claras, ter uma visão ampla de PI, ser de natureza prospectiva e abranger tanto ameaças quanto oportunidades. O que uma auditoria de PI abrange? Uma auditoria de PI deve ter escopo amplo e ajudar a focar nos ativos intangíveis mais importantes para sua empresa. 1. 2. 3. 4. A auditoria focará em coisas que são fundamentais para o sucessodeseumodelodenegócioseverificarásevocêtem o grau necessário de propriedade ou controle sobre elas. Por exemplo, caso seja uma empresa que está desenvolvendo oufabricandoumnovoproduto‘dealtatecnologia’,pode ser que tenha, ou deve considerar ter, proteção de patente. Por outro lado, caso seja uma empresa criativa (por exemplo, um estúdio de design) ou um desenvolvedor de softwares/ aplicativos móveis, a auditoria provavelmente passará a maior parte do tempo analisando ativos que podem ser protegidos por direitos autorais e também podem ser protegidos utilizando desenho industrial registrado, como a interfacegráficadousuáriode aplicativos de dispositivos móveis. Uma auditoria de PI estabelecerá prioridades claras. Poucas empresas se dão o luxo de poder fazer tudo de uma vez – e isso nem sempre poderá ser viável (ou desejável) para proteger absolutamente tudo que a empresa possui na máxima extensão possível legalmente. A auditoria identificará as áreas que exigem sua atenção urgente e outras que podem esperar um pouco. Uma auditoria terá escopo amplo. Ela certamente analisará de perto quaisquer PIs ‘formais’ (como patentes, marcas registradasedesenhosindustriaisregistrados)paraverificar se são mantidas e licenciadas adequadamente e se oferecem proteção em todos os territórios onde a empresa opera. Também deve abranger todas as outras coisas não físicas de sua propriedade – como seus relacionamentos com clientes e informações confidenciais. Ela pode sugerir coisas que vocêdevefazerdemododiferente;tambémpodeidentificar que há maior escopo para proteger seus ativos do que você havia percebido – alguns dos quais poderão ser realizados utilizando a lei contratual em vez da lei de PI. O nível de detalhamento oferecido será muito maior com uma auditoria de PI do que com um diagnóstico de PI. A auditoria será prospectiva. Ela não examinará simplesmente o que você já possui, mas como você inova. Como resultado da auditoria, você poderá descobrir mais escopo para gerenciar e realizar negócios com sua PI e seus intangíveis no futuro. COMO GERENCIAR SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL UTILIZANDO AUDITORIAS E FERRAMENTAS DE AVALIAÇÃO | II/INPI © 2025 | 17 Como devo utilizar o relatório de auditoria? 06 Um relatório de auditoria de PI deve ser um documento abrangente. Como a propriedade intelectual é uma área complexa, quase sempre há escopo para fazer melhor várias coisas – mas seu auditor deixará claro onde suas prioridades devem estar. Pode ser útil ter em mente que quase toda empresa, independentemente do tamanho, tem restrição de recursos quando se trata de proteção de PI. Nem mesmo a maior empresa de tecnologia protege todas as PIs possíveisemcadapaísondeopera.Emvezdisso,oalcancegeográficoda proteção é frequentemente limitado aos principais mercados com base no valor das vendas ou importância estratégica, e regiões onde a empresa ou seus concorrentes decidiram fabricar. Priorização: as primeiras coisas em primeiro lugar! Nem mesmo a maior empresa de tecnologia protege tudo onde é possível: todos os inovadores precisam priorizar para se certificar de que sua proteção de PI realmente conta. 30 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL É importante, portanto, priorizar e utilizar as recomendações para os aspectos mais urgentes primeiro. Algumas recomendações poderão ser realizadas imediatamente, se o orçamento permitir: por exemplo, se o relatório identificar que as marcas registradas de sua empresa não abrangem um território em que você está começando a vender em grande escala, portanto, o registro da marca nesse território é prioridade. Seu relatório de auditoria de PI listará os pontos prioritários, que representarão a opinião do auditor, com base em seu entendimento da estratégia de negócios. Caso receba um relatório que inclua muitas ações, mas que não deixa óbvio onde começar, seria prudente retornar ao auditor e pedir que forneça essa informação. Contudo, no final das contas, é sua empresa. Suas PIs e intangíveis devem servir aos seus objetivos, então vale a pena ser claro sobre qual benefício você obterá ao gastar mais dinheiro com proteção (se for isso queestiversendodefendido).Vocêtemdireitoaumserviçoprofissional de qualquer auditor externo; não deve se sentir obrigado a utilizar os serviços do auditor responsável pela auditoria para a atividade seguinte que ele pediu que você considere. Um bom relatório será tanto abrangente quanto pragmático, fomentando seuestágiodedesenvolvimentoerecursosfinanceirosnasrecomendações que faz. Pode ser um documento bastante longo: não é incomum que uma auditoria faça um número grande de recomendações (podem ser levantados cerca de 40 a 50 pontos, em níveis variados de importância, para que a alta administraçãoconsidere).Contudo,nãosignificaqueaempresaestáfazendo um mau trabalho: algumas empresas têm muito mais oportunidades de inovar do que outras.It is important, therefore, to prioritise and act on É COMO GERENCIAR SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL UTILIZANDO AUDITORIAS E FERRAMENTAS DE AVALIAÇÃO | II/INPI © 2025 | 31 32 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL COMO GERENCIAR SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL UTILIZANDO AUDITORIAS E FERRAMENTAS DE AVALIAÇÃO | II/INPI © 2025 | 33 6. Como devo utilizar o relatório de auditoria? Quando um relatório de auditoria de PI for produzido, é importante garantir que futuras atividades relacionadas a PI sejam consistentes com quaisquer estratégias corporativas mais amplas. Por exemplo, se estiver chegando ao ponto no processo de patenteamento em que a empresa tem de decidir em quais países a proteção deve ser obtida, seria benéfico consultar (ou desenvolver) a estratégia de implantaçãodoprodutoparaidentificarospaísesprioritáriosnecessários para atender às suas necessidades nos próximos anos. Quando a auditoria for produzida e a PI estiver sendo bem gerenciada, as ocasiões em que sua empresa descobrir que tem a proteção certa no território errado ou a proteção errada no território certo devem ser minimizadas. A auditoria de PI também deve orientá-lo a redigir uma estratégia de PI que alimentará seu planejamento geral de negócios. Uma auditoria de PI capta a situação em determinado ponto no tempo. Nenhuma boa empresa fica parada e, sem alguma atenção, partes da auditoria podem ficar obsoletas rapidamente, pois os problemas identificados são resolvidos e a empresa produz novas propriedades intelectuais. A auditoria deve levar à adoção de boas práticas de trabalho que garantirão que sua PI seja bem gerenciada e protegida no longo prazo. Alinhando PI e estratégia de negócios Como manter minha auditoria (e qualquer livro de registro de ativos) atualizada? Sua auditoria de PI deve permitir esboçar uma estratégia de PI adequada à estratégia geral e aos objetivos de negócios. É importante adotar procedimentos para atualizar quaisquer registros de ativos intangíveis e verificar se as recomendações da auditoria estão sendo seguidas. O processo de auditoria é uma ótima forma de tornar a alta administração de uma empresa ciente da importância e valor de sua PI. Uma auditoria frequentemente oferece um bom ponto de partida para desenvolver um livro de registro de ativos intangíveis, se ainda não tiver um. Conforme explicado em um capítulo anterior, ela converte suas propriedades não físicas em um inventário organizado que depois pode ser atualizado quando uma nova PI é criada. Caso sua empresa precise passar por uma due diligence (para abertura de capital ou venda de uma empresa, por exemplo), é um ponto de partida muito útil, desde que seja mantido atualizado. Em especial, passar pelo processo de auditoria deve aumentar seu foco noqueprecisaserfeitoquandonovasPIsforemcriadas.Issosignifica coisas diferentes para empresas diferentes. Caso seja uma desenvolvedora de software, PIs são criadas quando um novo software é concluído;paraorganizaçõescientíficasdeP&D,seráquandoumanova ferramenta é inventada e desenvolvida; para uma empresa criativa, será quando uma nova música ou artigo é escrito ou quando uma nova foto é tirada ou imagem é criada. Éimportantedesenvolverprocessosinternosparaidentificaredepois registrar novas PIs conforme são criadas. Assim, é fácil atualizar seus registros internos quando uma patente é concedida ou quando um novo tipo de PI tem seu pedido de registro depositado. Da mesma forma, se uma marca registrada for expandida para um novo território, é importante monitorá-la. Uma avaliação de PI abrangente é útil para empresas de todos os tamanhos. Os benefícios que você deve obter com ela estão resumidos na lista de verificação a seguir. RESUMO Desenvolver uma estratégia de PI Usos de uma avaliação de PI Identificar ameaças e oportunidades para PI Inserir numa estratégia de negócios Conhecer os pontos fortes e pontos fracos de seus intangíveis Manter um livro de registro atualizado de direitos Priorizar e minimizar despesas com propriedade intelectual 34 | UTILIZANDO TODOS OS SEUS ATIVOS VALIOSOS DA MELHOR MANEIRA POSSÍVEL Onde obter ajuda? 07 OBTENDO A CONCESSÃO DE DIREITOS INPI: www.gov.br/inpi OBTENDO CONSULTORIA EM PI • Auditoria de ativos intangíveis • Estratégia e gestão de ativos intangíveis • Inteligência de negócios e tecnologia • Análise comercial sobre patentes • Due diligence em ativos intangíveis • Serviços de consultoria personalizados SEBRAE: https://sebrae.com.br/ OBTENDO TREINAMENTO EM PI • Programas executivos • Certificações • Cursos de graduação e pós-graduação • Treinamento regional INPI: https://www.gov.br/inpi/pt-br/ servicos/a-academia OBTENDO DIRETO DE PATENTES • Busca e exame de patentes (em busca de pedidos de registro nacionais e internacionais nos termos de PCTs) • Análise de patentes • Serviços de busca personalizada LIDANDO COM CONTROVÉRSIAS Advocacia Geral da União: envolvendo entes públicos federal: https://www.gov.br/agu/pt-br/ composicao/cgu/cgu/ccaf FIESP: https://www.camaradearbitragemsp.com. br/pt/index.html PARA OBTER INFORMAÇÕES E REALIZAR CONSULTAS INPI: https://www.gov.br/inpi/pt-br/plataformaintegrada-de-atendimento/