Política Institucional de Gestão de Dados de Investigação - BioData.pt

BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] Política Institucional de Gestão de Dados de Investigação Versão Autor Revisor Descrição / Alterações Data 1.1 Miguel Cisneiros Inês Chaves Adicionada secção “Monitorização e Avaliação” (Deliverable 1.6 – GLIMBioData) 19/12/2025 1.0 Miguel Cisneiros Inês Chaves, CA da BioData.pt Primeira versão (Deliverable 1.5); secção “Monitorização e Avaliação” por definir (Deliverable 1.6 – GLIMBioData) 31/10/2025 Índice Introdução/Preâmbulo ............................................................................................................................................................................................. 2 Os nossos pilares ....................................................................................................................................................................................................... 4 Âmbito de Aplicação ................................................................................................................................................................................................. 5 Objetivos Estratégicos .............................................................................................................................................................................................. 6 Requisitos e responsabilidades ............................................................................................................................................................................... 7 Classificação de Dados: Sensíveis vs. Não Sensíveis .................................................................................................................................... 7 Responsabilidades dos Investigadores e Equipas de Investigação .......................................................................................................... 13 1. Investigadores Principais (PIs) e Orientadores.......................................................................................................................... 13 2. Investigadores, Pós-Doutorandos e Pessoal Técnico .............................................................................................................. 15 3. Estudantes de Doutoramento ...................................................................................................................................................... 17 4. Responsabilidades dos Data Stewards e Unidades de Apoio ................................................................................................ 18 5. Responsabilidades dos Serviços Centrais e Infraestruturas (BioData.pt) ............................................................................ 20 6. Responsabilidades do Encarregado de Proteção de Dados (EPD/DPO) ............................................................................. 22 7. Responsabilidades do Conselho de Administração e Órgãos de Governança ................................................................... 24 Adoção e implementação ....................................................................................................................................................................................... 25 Fases de Implementação .................................................................................................................................................................................. 25 Comunicação e Disseminação......................................................................................................................................................................... 27 Recursos e Apoio ............................................................................................................................................................................................... 27 Monitorização e avaliação ...................................................................................................................................................................................... 28 Glossário e Acrónimos ............................................................................................................................................................................................ 29 BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] Introdução/Preâmbulo A Gestão de Dados de Investigação (GDI) é o conjunto de práticas, responsabilidades e recursos que asseguram a organização, descrição, preservação, segurança e disponibilização dos dados produzidos ao longo do ciclo de investigação. Uma GDI eficaz aumenta a qualidade e a fiabilidade da investigação, facilita a reprodutibilidade, promove a reutilização de dados e potencia o impacto científico e social dos resultados. A BioData.pt, enquanto infraestrutura nacional distribuída para dados de ciências da vida e nó português do ELIXIR, apoia e operacionaliza práticas de GDI que favorecem a interoperabilidade, a conservação a longo prazo e o uso responsável de dados, sensíveis e não-sensíveis. Estas capacidades permitem aos investigadores depositar, gerir e partilhar dados em conformidade com padrões internacionais e em ambientes seguros. A adoção de princípios de Ciência Aberta (CA) — nomeadamente tornar os dados Findable, Accessible, Interoperable e Reusable (FAIR) — traz vantagens claras: maior visibilidade e citação da investigação, aceleração de descobertas científicas, otimização de investimentos em investigação e reforço da confiança pública. Ao mesmo tempo, a abertura responsável reconhece e equilibra exigências legais, éticas e contratuais relacionadas com dados pessoais e dados sensíveis. Esta política entende e integra os requisitos específicos definidos por entidades financiadoras relevantes. Em particular, a Fundação para a Ciência e a Tecnologia (FCT) promove políticas de acesso aberto e de disponibilização de resultados de investigação que incentivam a partilha responsável de dados e a adoção de boas práticas de GDI; os projetos financiados pela FCT deverão cumprir os seus requisitos legais, de gestão e de divulgação. A BioData.pt alinhará as suas orientações e serviços com essas exigências e com as melhores práticas institucionais nacionais e internacionais. O desenho desta política foi muito baseado em políticas institucionais exemplares e por guias técnicos de referência (ex.: Quadro de Referência RE.DATA, University of Oxford, IGC/Gulbenkian, ISCTE). No entanto, esta política distingue-se na secção “Requisitos e Responsabilidades” onde é particularizada a distinção entre dados sensíveis e não sensíveis e os deveres dos diversos atores envolvidos nas atividades da nossa instituição. A BioData.pt compromete-se a manter esta política atualizada face a alterações regulamentares, exigências de financiadores e evolução tecnológica. BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] Os nossos pilares 1. Princípios FAIR Os dados de investigação devem ser geridos se e publicados de acordo com os princípios Findable, Accessible, Interoperable, Reusable (FAIR). Isto implica a atribuição de identificadores persistentes, metadados completos e normalizados, formatos reutilizáveis e documentação adequada para tornar os dados descobríveis, interoperáveis e reutilizáveis por pessoas e máquinas. 2. Abertura responsável — «as open as possible, as closed as necessary» Promovemos a transparência e a máxima abertura dos nossos dados, alinhados com a legislação aplicável, a ética e outras obrigações contratuais. Quando a partilha total não for possível (por motivos de privacidade, confidencialidade ou propriedade intelectual), adotam-se mecanismos de acesso controlado com justificações documentadas. 3. Infraestruturas e serviços sustentáveis A BioData.pt assegura repositórios e serviços de armazenamento, preservação e colaboração com níveis adequados de segurança, backup e planos de sustentabilidade financeira e operacional. As responsabilidades pelos serviços e sua manutenção são claramente atribuídas. 4. Governança e responsabilidades Existe uma clara estrutura de governação que define papéis, responsabilidades e fluxos de decisão (instituição, unidades científicas, serviços de suporte, data stewards e investigadores). 5. Capacitação e recursos humanos A BioData.pt garante formação contínua e disponibiliza competências especializadas (p. ex. data stewards, TI, apoio jurídico) para apoiar investigadores/as durante todo o ciclo de vida dos dados. 6. Interoperabilidade, padrões e metadados A BioData.pt promove ativamente a adoção de padrões reconhecidos internacionalmente, vocabulários controlados, ontologias de domínio, esquemas de metadados normalizados (como Dublin Core, DataCite, bioschemas, …) e BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] identificadores persistentes, de modo a maximizar a integração, descoberta e reutilização dos dados a nível nacional, europeu e global. 7. Preservação e gestão de longo prazo São definidos critérios e procedimentos para a seleção, preservação e eliminação de dados, assegurando integridade, acessibilidade e documentação ao longo desses processos, bem como a transparência sobre custos e responsabilidades. 8. Monitorização, avaliação e melhoria contínua As nossas políticas integram indicadores e mecanismos de monitorização (p. ex. seguimento dos DMPs, KPIs como o número de depósitos/submissões em repositórios, …) que contibuem para avaliações regulares e ações de melhoria. 9. Incentivos, reconhecimento e envolvimento público A BioData.pt incentiva a incorporação de boas práticas de gestão de dados em critérios de avaliação e reconhecimento, e promovese o envolvimento público e a ciência aberta para aumentar o impacto social e a reutilização dos dados. Âmbito de Aplicação Esta Política de Gestão de Dados de Investigação aplica-se: Quanto aos destinatários: • A todos os investigadores, docentes, bolseiros, estudantes de doutoramento e pessoal técnico que produzam, recolham, processem ou utilizem dados de investigação no âmbito de atividades desenvolvidas pela BioData.pt • Aos data stewards, gestores de ciência e demais profissionais que prestam apoio à investigação • Aos serviços centrais e unidades operacionais da BioData.pt responsáveis por infraestruturas, repositórios e sistemas de informação • Aos órgãos de governança da BioData.pt e das instituições associadas Quanto aos dados: • Dados primários ou originais gerados em atividades de investigação BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] • Dados processados, analisados ou derivados de dados primários • Metadados, documentação técnica, códigos de análise e outros materiais necessários à interpretação e reutilização dos dados • Dados de investigação em todas as áreas das ciências da vida e da saúde, incluindo, mas não limitando a: genómica, transcriptómica, proteómica, metabolómica, dados de imagem biomédica, dados clínicos, dados de biodiversidade, dados estruturais de biomoléculas, dados farmacológicos e outros • Tanto dados sensíveis (que requerem proteções especiais) como dados não sensíveis Quanto aos projetos: • Projetos de investigação financiados por entidades públicas (FCT, Comissão Europeia, outros organismos nacionais ou internacionais) • Projetos em parceria com entidades privadas, desde que os acordos contratuais o permitam • Atividades de investigação desenvolvidas no âmbito de teses de mestrado, doutoramento, pós-doutoramentos e outras atividades académicas Objetivos Estratégicos Esta política tem como objetivos fundamentais: 1. Promover a excelência científica e a integridade da investigação através de práticas rigorosas de gestão de dados que assegurem a qualidade, reprodutibilidade e transparência dos resultados científicos 2. Maximizar o valor e o impacto dos dados de investigação facilitando a sua descoberta, acesso e reutilização por parte da comunidade científica nacional e internacional, bem como por outros públicos interessados 3. Assegurar a conformidade legal e ética com todos os requisitos aplicáveis, nomeadamente o RGPD, a legislação nacional sobre proteção de dados e propriedade intelectual, os códigos de ética e de conduta em investigação, e os requisitos específicos de entidades financiadoras BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] 4. Garantir a proteção adequada de dados sensíveis através da implementação de medidas técnicas e organizacionais proporcionais aos riscos identificados, incluindo dados pessoais de saúde, dados genómicos humanos, dados clínicos identificáveis e outros dados que requeiram proteções especiais 5. Facilitar a integração na infraestrutura europeia e global de dados de ciências da vida, assegurando a interoperabilidade com a rede ELIXIR, a European Open Science Cloud (EOSC) e outros recursos internacionais relevantes 6. Apoiar os investigadores na implementação de boas práticas de GDI através da disponibilização de infraestruturas adequadas, ferramentas de apoio, orientação técnica especializada e programas de formação contínua 7. Contribuir para a sustentabilidade e eficiência do sistema científico nacional, evitando a duplicação desnecessária de esforços de recolha de dados e promovendo a reutilização responsável de dados existentes 8. Fomentar uma cultura institucional de Ciência Aberta que valorize e reconheça as boas práticas de gestão e partilha de dados como componentes essenciais da atividade científica de qualidade Requisitos e responsabilidades A implementação eficaz desta política requer a clara definição de requisitos operacionais e a atribuição explícita de responsabilidades aos diversos agentes envolvidos. As secções seguintes detalham estes elementos, estabelecendo distinções claras entre os requisitos aplicáveis a dados sensíveis e dados não sensíveis. Classificação de Dados: Sensíveis vs. Não Sensíveis Todos os dados de investigação devem ser classificados quanto à sua sensibilidade no início do projeto e sempre que ocorram alterações relevantes. Esta classificação determina as medidas de proteção, os procedimentos de gestão e as condições de acesso aplicáveis. ➢ Dados Não Sensíveis Definição: Dados de investigação que não contêm informação pessoal identificável, não estão sujeitos a restrições de confidencialidade comercial, não apresentam riscos de segurança ou biossegurança, e não estão sujeitos a outras obrigações legais ou contratuais que limitem a sua partilha. BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] Exemplos em ciências da vida: • Sequências genómicas de organismos não humanos (plantas, bactérias, fungos, animais) • Estruturas de proteínas e ácidos nucleicos já publicadas ou sem restrições • Dados metabolómicos e proteómicos agregados e anonimizados • Dados de biodiversidade (exceto de espécies ameaçadas com informação de localização precisa) • Dados ambientais e ecológicos • Dados de imagem de amostras biológicas não humanas • Compostos químicos e suas propriedades • Dados de organismos modelo (C. elegans, Drosophila, etc.) • Dados agregados e estatísticas que não permitam identificação Requisitos de gestão para dados não sensíveis: 1. Armazenamento: Utilização de sistemas de armazenamento institucionais ou aprovados pela BioData.pt, com cópias de segurança (backup) regulares seguindo a regra 3-2-1 (três cópias, em dois tipos de suporte, com uma cópia off-site) 2. Documentação: Produção de metadados completos utilizando schemas apropriados (Dublin Core, MIAPPE, schemas específicos de domínio quando aplicável), incluindo descrição do dataset, metodologia de recolha, processamento aplicado, formatos de ficheiro, e informação de contacto 3. Identificadores persistentes: Atribuição obrigatória de identificadores únicos e persistentes tais como o Identificador de Objeto Digital (Digital Object Identifier – DOI) ou outros PIDs reconhecidos a todos os conjuntos de dados depositados 4. Formato de dados: Preferência por formatos abertos e não proprietários (CSV, TSV, JSON, XML, HDF5, FASTA, FASTQ, etc.); quando formatos proprietários forem necessários, devem ser justificados e acompanhados de documentação sobre software necessário para leitura BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] 5. Licenciamento: Aplicação de licenças abertas e claras (preferencialmente Creative Commons Zero - CC0, CC-BY 4.0, ou equivalentes) que facilitem a reutilização 6. Depósito: Submissão obrigatória em repositórios reconhecidos (ELIXIR Core Data Resources como ENA, PDBe, MetaboLights, ou repositórios institucionais certificados) até ao momento de publicação dos resultados ou conclusão do projeto 7. Acesso: Disponibilização em acesso aberto, salvo se existir justificação documentada para período de embargo (máximo 12 meses, salvo circunstâncias excecionais aprovadas) 8. Retenção: Período mínimo de 10 anos após publicação; preservação indefinida recomendada para datasets de elevado valor científico 1. Dados Sensíveis Definição: Dados de investigação que requerem proteções especiais devido a considerações de privacidade, confidencialidade, segurança, propriedade intelectual, acordos contratuais ou outros requisitos legais ou éticos. Categorias e exemplos: A. Dados Pessoais regulados pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD): • Dados genómicos humanos (sequências, variantes, genótipos) • Dados clínicos identificáveis ou pseudonimizados (registos médicos, resultados de exames) • Dados fenotípicos de participantes humanos • Imagens médicas que permitam identificação • Amostras biológicas humanas com informação associada • Dados de inquéritos ou entrevistas com informação pessoal • Qualquer informação que, isoladamente ou em combinação, permita a identificação de pessoas B. Dados Comercialmente Sensíveis: BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] o Completar formação específica adicional quando responsável por dados sensíveis – Data Handler/Broker o Manter-se atualizado sobre melhores práticas e requisitos institucionais 3. Conformidade com procedimentos: o Seguir rigorosamente os procedimentos estabelecidos no DMP e pelas políticas institucionais o Utilizar exclusivamente sistemas de armazenamento e ferramentas aprovados pelo Conselho de Administração e órgãos de gestão o Aplicar corretamente controlos de acesso e medidas de segurança o Reportar imediatamente quaisquer problemas, incidentes ou dúvidas ao PI ou aos serviços de apoio (helpdesk) 4. Qualidade de dados: o Implementar medidas de controlo de qualidade apropriadas o Manter registos de versões de dados e análises o Verificar integridade de dados após transferências ou processamentos o Documentar quaisquer problemas de qualidade identificados Responsabilidades específicas para dados sensíveis: 5. Segurança operacional: o Utilizar apenas dispositivos e redes aprovados para acesso a dados sensíveis o Nunca armazenar dados sensíveis em dispositivos pessoais, serviços cloud não aprovados ou suportes não encriptados o Implementar práticas de segurança de passwords (complexidade, não partilha, rotação regular) o Bloquear estações de trabalho quando ausente BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] o Reportar imediatamente perda ou roubo de dispositivos ou suspeitas de compromisso de segurança 6. Confidencialidade: o Assinar e cumprir acordos de confidencialidade quando requerido o Não discutir dados sensíveis em locais públicos ou através de canais não seguros o Respeitar rigorosamente restrições de acesso e uso estabelecidas o Não partilhar credenciais de acesso ou copiar dados para localizações não autorizadas 7. Tratamento de dados pessoais: o Aplicar corretamente procedimentos de anonimização ou pseudonimização o Manter separação estrita entre dados identificáveis e dados de investigação o Processar apenas dados necessários para tarefas específicas atribuídas o Eliminar dados temporários de forma segura após utilização 3. Estudantes de Doutoramento Responsabilidades: 1. Planeamento: o Desenvolver, em colaboração com o(a) orientador(a), um DMP para o projeto de doutoramento o Compreender e aplicar os princípios FAIR desde o início do projeto o Planear a gestão de dados como parte integrante do design experimental 2. Execução: BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] o Implementar as práticas de GDI definidas no DMP o Manter documentação organizada e completa de todos os dados e análises o Utilizar sistemas e ferramentas aprovados pela instituição conferente de grau o Seguir as indicações do(a) orientador(s) e das políticas institucionais 3. Formação e desenvolvimento: o Completar formação obrigatória em GDI como parte do programa doutoral o Desenvolver competências em gestão, curadoria e partilha de dados o Solicitar apoio dos Data Stewards quando necessário 4. Depósito e partilha: o Depositar dados da tese em repositórios apropriados antes da submissão ou de acordo com cronograma acordado com orientador(es) o Assegurar que dados essenciais para validação de resultados publicados estão acessíveis o Aplicar licenças apropriadas e fornecer metadados completos 5. Conformidade ética e legal: o Compreender e respeitar requisitos éticos e legais aplicáveis aos dados o Obter aprovações necessárias antes de recolha de dados o Para dados sensíveis: cumprir rigorosamente todas as medidas de proteção estabelecidas o Consultar orientador(es) ou EPD/DPO sobre questões de conformidade/compliance 4. Responsabilidades dos Data Stewards e Unidades de Apoio BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] Os Data Stewards e as unidades de apoio (bibliotecas, serviços de tecnologias de informação, gabinetes de apoio à investigação, serviços jurídicos) desempenham um papel crucial na capacitação e suporte aos investigadores. Responsabilidades: 1. Apoio ao planeamento: o Prestar consultoria especializada na elaboração e revisão de DMPs o Apoiar a classificação de dados quanto à sensibilidade o Auxiliar na seleção de repositórios, ferramentas e formatos apropriados o Aconselhar sobre requisitos de financiadores e compliance 2. Apoio técnico: o Fornecer orientação sobre anonimização, pseudonimização e avaliação de riscos de reidentificação o Apoiar a seleção (curadoria) e aplicação de padrões de metadados e ontologias o Auxiliar na preparação de dados para depósito em repositórios e partilha o Apoiar a atribuição de identificadores persistentes o Aconselhar sobre seleção de licenças apropriadas 3. Formação e capacitação: o Contribuir para programas de formação sobre GDI, princípios FAIR e ferramentas o Criar e manter materiais de apoio, guias e tutoriais o Organizar sessões de esclarecimento e workshops práticos o Disponibilizar recursos de formação ELIXIR e RDMkit traduzidos e adaptados ao contexto nacional 4. Consultoria especializada: BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] o Prestar aconselhamento sobre questões específicas de dados sensíveis o Apoiar a preparação de DPIAs em coordenação com o EPD/DPO o Orientar sobre requisitos do RGPD aplicáveis a diferentes tipos de dados o Aconselhar sobre propriedade intelectual, patentes e acordos de partilha de dados o Apoiar a interpretação e aplicação de requisitos de financiadores 5. Ligação e coordenação: o Servir como ponto de contacto entre investigadores e serviços centrais o Facilitar o acesso a infraestruturas e repositórios o Coordenar com o EPD/DPO sobre questões de proteção de dados o Articular com comissões de ética sobre requisitos de gestão de dados o Participar em redes nacionais e internacionais de data stewards (ELIXIR, EOSC, OSCLisbon) 6. Monitorização e reporting: o Apoiar a recolha de métricas e indicadores de GDI o Contribuir para relatórios de monitorização institucional o Identificar problemas recorrentes e propor melhorias o Contribuir para revisões e atualizações desta política 5. Responsabilidades dos Serviços Centrais e Infraestruturas (BioData.pt) A BioData.pt, a nível nacional, e os serviços centrais das instituições associadas têm responsabilidades fundamentais na provisão e gestão de infraestruturas. Responsabilidades: 1. Provisão de infraestruturas: o Disponibilizar e manter repositórios de dados certificados e confiáveis BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] o Fornecer sistemas de armazenamento seguro com capacidade adequada o Implementar serviços de backup e recuperação de desastres o Providenciar plataformas de gestão de DMPs (ex: DSWizard) o Disponibilizar ferramentas de colaboração e partilha de dados 2. Infraestruturas diferenciadas: o Implementar ambientes segregados para dados sensíveis e não sensíveis o Fornecer repositórios de acesso aberto (ex: DMPortal) para dados não sensíveis o Implementar repositórios de acesso controlado (ex: FEGA Portugal) para dados sensíveis o Assegurar certificações apropriadas (ISO 27001, CoreTrustSeal, etc.) 3. Segurança e compliance: o Implementar medidas técnicas de segurança da informação (firewalls, sistemas de deteção de intrusões, encriptação) o Manter sistemas de autenticação e autorização (integração com ELIXIR AAI, RCTSaai, eduGAIN) o Implementar sistemas de logging e auditoria o Realizar auditorias de segurança regulares o Manter planos de recuperação de desastres e resiliência 4. Apoio operacional: o Fornecer suporte técnico para utilização de repositórios e sistemas o Manter documentação técnica atualizada o Processar pedidos de acesso a dados sensíveis o Apoiar Comités de Acesso a Dados (DACs) o Gerir incidentes de segurança BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] 5. Integração e interoperabilidade: o Assegurar integração com infraestruturas ELIXIR (Core Data Resources, ELIXIR AAI, outros serviços) o Garantir interoperabilidade com EOSC e outras infraestruturas europeias o Utilizar APIs e interfaces padronizadas o Adotar standards reconhecidos internacionalmente 6. Sustentabilidade: o Desenvolver e implementar planos de sustentabilidade financeira o Estabelecer acordos de nível de serviço (SLAs) claros o Documentar responsabilidades e prazos de preservação o Planear sucessão e migração de dados quando necessário 7. Monitorização e reporting: o Implementar dashboards e sistemas de monitorização automatizada o Recolher métricas operacionais (uptime, capacidade, utilizações) o Produzir relatórios regulares sobre estado das infraestruturas o Reportar incidentes de segurança aos órgãos apropriados 6. Responsabilidades do Encarregado de Proteção de Dados (EPD/DPO) O EPD/DPO tem responsabilidades específicas relacionadas com a proteção de dados pessoais: Responsabilidades: 1. Consultoria e aconselhamento: o Aconselhar investigadores, data stewards e serviços sobre requisitos do RGPD BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] o Apoiar a interpretação de legislação de proteção de dados o Orientar sobre bases legais apropriadas para tratamento de dados pessoais o Aconselhar sobre transferências internacionais de dados 2. Avaliações de Impacto: o Identificar situações que requerem DPIA o Apoiar a realização de DPIAs o Rever e validar DPIAs submetidas o Aconselhar sobre medidas de mitigação de riscos 3. Monitorização de conformidade: o Monitorizar compliance com o RGPD e legislação nacional o Manter registo de atividades de tratamento de dados pessoais o Realizar auditorias periódicas o Identificar e reportar riscos de compliance 4. Gestão de incidentes: o Receber notificações de violações de dados pessoais o Avaliar gravidade e impacto de violações o Coordenar notificações à autoridade de controlo (CNPD) dentro de 72 horas quando requerido o Coordenar notificações a titulares de dados quando necessário o Manter registo de violações de dados 5. Ponto de contacto: o Servir como ponto de contacto para autoridades de proteção de dados BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] o Responder a pedidos de titulares de dados (acesso, retificação, eliminação, etc.) o Facilitar o exercício de direitos dos titulares de dados o Cooperar com investigações de autoridades 6. Formação e sensibilização: o Fornecer formação sobre RGPD o Criar materiais de sensibilização o Promover uma cultura de proteção de dados na instituiçao 7. Responsabilidades do Conselho de Administração (CA) e Órgãos de Governança Responsabilidades: 1. Aprovação e governance: o Aprovar esta Política e quaisquer revisões subsequentes o Estabelecer estrutura de governança para implementação o Alocar recursos adequados (financeiros, humanos, técnicos) o Definir prioridades estratégicas 2. Integração institucional: o Assegurar que procedimentos institucionais (contratos, avaliação de projetos, progressão de carreira) refletem os requisitos de GDI o Integrar boas práticas de GDI em critérios de avaliação de desempenho o Reconhecer e valorizar contribuições para GDI e Ciência Aberta 3. Supervisão e resolução: o Supervisionar a implementação desta política o Resolver conflitos e exceções BioData.pt | ELIXIR Portugal Associação BIP4DAB • R. da Quinta Grande, 9 • 2780-156 Oeiras • NIPC 516416120 • biodata.pt • [email protected] o Aprovar desvios justificados à política o Tomar decisões sobre casos complexos ou sensíveis 4. Representação externa: o Representar a instituição em fóruns nacionais e internacionais sobre GDI o Estabelecer parcerias estratégicas o Participar em iniciativas de harmonização de políticas 5. Revisão estratégica: o Rever periodicamente a adequação e eficácia desta política o Aprovar planos de melhoria e atualização o Assegurar alinhamento com estratégia institucional mais ampla . Adoção e implementação A adoção e implementação desta Política de Gestão de Dados de Investigação seguirá um processo faseado e participativo, garantindo a apropriação pela comunidade e a viabilidade operacional. Fases de Implementação Fase 1: Aprovação da Versão Inicial (Meses 1-2) • Apresentação da versão inicial desta Política ao Conselho de Administração • Discussão e aprovação formal pelo Conselho de Administração • Identificação preliminar de recursos necessários para implementação Fase 2: Consulta Pública (Meses 3-4) • Abertura de período de consulta pública de 6 semanas dirigido a: o Investigadores das instituições associadas