Evaluasi Sistem Manajemen Internal dalam Mendukung Efisiensi Administrasi pada CV Cahaya Lestari Sukses

Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-Ilmu Sosial Volume 3, Issue 5, December 2025, P. 390-403 E-ISSN: 3025-6704 DOI: https://doi.org/10.5281/zenodo.18001373 *Corresponding Author Email: [email protected], [email protected] Evaluasi Sistem Manajemen Internal dalam Mendukung Efisiensi Administrasi pada CV Cahaya Lestari Sukses Evaluation of the Internal Management System in Supporting Administrative Efficiency at CV Cahaya Lestari Sukses Melvina1, Sari Dewi2 1,2Universitas Internasional Batam A B S T R A C T This study aims to evaluate the internal management system of Cahaya Lestari Sukses Company in order to improve administrative efficiency by implementing Standard Operating Procedures (SOP) based on Total Quality Management (TQM). The main issues found were lack of order in recording purchases, sales, project cost control, and poor documentation in the human resources process, which led to financial reporting errors and operational data inconsistencies. The research used a qualitative method through observation, semi-structured interviews, and documentation to gain a comprehensive understanding of the company's operational conditions. The results showed that applying SOP in eight key areas—purchase of raw materials, sales and project contracts, finance and accounting, project cost control, internal service and communication, recruitment and selection, occupational health and safety (K3), and payroll—successfully improved administrative order, clarity in workflow, accuracy in record-keeping, effectiveness in internal communication, and cost control. The SOP training provided also strengthened the consistency of procedure implementation and improved employees' understanding of their respective tasks. The study concludes that integrating SOP based on TQM can significantly improve business processes and provide a more measurable operational foundation for construction companies. It is recommended that the company conduct regular SOP evaluations and ensure routine training to maintain the continuity of operational quality. A B S T R A K Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem manajemen internal di CV Cahaya Lestari Sukses agar bisa meningkatkan efisiensi administrasi dengan menerapkan Standard Operating Procedure (SOP) berlandaskan Total Quality Management (TQM). Masalah utama yang teridentifikasi adalah adanya ketidakteraturan dalam pencatatan pembelian, penjualan, pengendalian biaya proyek, serta proses manajemen SDM yang belum terdokumentasi dengan baik, sehingga menyebabkan kesalahan dalam laporan keuangan dan ketidaksesuaian data operasional. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan cara observasi, wawancara semi-terstruktur, dan pengumpulan dokumen untuk memperoleh gambaran yang lengkap mengenai kondisi operasional perusahaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan SOP di delapan area utama, yaitu pembelian bahan baku, penjualan dan kontrak proyek, keuangan dan akuntansi, pengendalian biaya proyek, pelayanan dan komunikasi internal, rekrutmen dan seleksi, keselamatan dan kesehatan kerja (K3), serta payroll, berhasil meningkatkan ketertiban administrasi, kejelasan alur kerja, akurasi pencatatan, efektivitas komunikasi internal, serta pengendalian biaya. Selain itu, pelatihan tentang SOP yang diberikan juga memperkuat konsistensi dalam menjalankan prosedur dan meningkatkan pemahaman karyawan terhadap tugas masing-masing. Penelitian ini menyimpulkan bahwa integrasi SOP berlandaskan TQM mampu memperbaiki proses bisnis secara signifikan serta memberikan fondasi operasional yang lebih terukur bagi perusahaan konstruksi. Dianjurkan agar perusahaan melakukan evaluasi terhadap SOP secara berkala dan memastikan adanya pelatihan rutin untuk menjaga kualitas operasional secara berkelanjutan. PENDAHULUAN Kota Batam merupakah salah satu kota yang berada di Kepulauan Riau dengan jumlah penduduknya berkisaran 1.196.396 jiwa (Badan Pusat Statistik Provinsi Kepulauan, 2021). A R T I C L E I N F O Article history: Received November 05, 2025 Revised 10 November 2025 Accepted 25 November 2025 Available online 16 December 2025 Keywords Pelatihan, Konstruksi, Standar Operasional Procedure Keywords Training, Construction, Standard Operating Procedure This is an open access article under the CC BY-SA license. Copyright © 2025 by Author. Published by Yayasan Daarul Huda Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-ilmu Sosial Vol. 3, No. 5 Tahun 2025, P. 390-403 Socius E-ISSN: 3025-6704 Berdasarkan jumlah penduduk yang didapatkan begitu tinggi dan serba modern seperti saat ini , sektor konstruksi di kota batam juga mengalami perkembangan yang sangat pesat, membuat sektor konstruksi terdorong untuk bisa ikut serta memberikan jasa konstruksi, perbaikan dan pembangunan infrastruktur di kota Batam. CV adalah bentuk perusahaan yang terdiri dari dua jenis pemilik, yaitu pemilik aktif dan pemilik pasif. Pemilik aktif bertanggung jawab atas pengelolaan bisnis dan menghadapi risiko seluruhnya, sedangkan pemilik pasif hanya menyumbangkan modal dan tanggung jawabnya hanya sampai batas modal yang diajukan (Selvia et al., 2024) CV Cahaya Sukses Lestari merupakan salah satu CV yang bergerak di bidang konstruksi dan telah beroperasi selama 1 tahun lebih. CV ini menawarkan jasa Konstruksi Bangunan Infrastruktur, dan Renovasi. Pokok permasalahan yang didapatkan dari CV Cahaya Sukses Lestari ini adalah beberapa prosedur perusahaan yang tidak sesuai dengan Standard Operating Procedure. Karyawan dari pemilik perusahaan masih belum menerapkan sistem pelayanan yang baik dalam melakukan proses pembelian bahan baku dan pemasaran/penjualan yang tepat. Setelah melakukan wawancara dengan Direktur CV Cahaya Sukses Lestari terdapat beberapa masalah seperti adanya kesalahan dalam perhitungan pembiayan pembangunan proyek, perbedaan antara laporan keuangan dan keadaan sesungguhnya di lapangan, dan pendapatan proyek tidak di catat secara keseluruhan. Dampaknya laporan keuangan yang ada tidak sebenarnya dan akan kesusahan ketika melakukan audit, jika pencatatan dilakukan dengan baik juga mendukung CV Cahaya Sukses Lestari untuk mengambil keputusan dasar manajemen. Maka dari itu pencatatan secara keuangan terhadap department pembelian menjadi poin penting bagi CV Cahaya Sukses Lestari yang ingin berlabuh lama di bidang konstruksi ini. Oleh karena ini penulis akan membantu CV Cahaya Sukses Lestari dalam menerapkan pencatatan yang lebih baik, yang akan di tulis dalam laporan Pengabdian Kepada Masyarakat dengan judul “ Evaluasi Sistem Manajemen Internal dalam Mendukung Efisiensi Administrasi pada CV Cahaya Lestari Sukses” METODE PELAKSANAAN Teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam penelitian ini adalah metode pengumpulan data kualitatif. Penelitian kualitatif ini berfokus pada deskripsi dan bertujuan untuk mengungkapkan berbagai fenomena dalam konteks tertentu melalui informasi baik lisan, terrulis, ataupun dokumen (Gusti et al., n.d.) Dalam penelitian ini penulis memilih untuk menerapkan metode observasi, wawancara semi-terstruktur, dan pengumpulan dokumentasi. Observasi dilakukan dengan mengunjungi langsung lokasi penelitian untuk melihat proses pencatatan penjualan dan pembelian. Jika diterpakan dengan tepat, metode observasi dapat menyediakan data yang autentik mengenai prilaku yang terjadi secara nyata di lapangan (Wounds, 2024) Wawancara semi-terstruktur dilaksanakan dengan infroman utama seperti manajer keuangan, admin penjualan dan pembelian, serta pemilik usaha, untuk mendapatkan informasi mendalam mengenai proses pencatatan, tantangan dalam penerapan SOP, dan pandangan mereka terkait efektivitasnya. Wawancaranya kualitatif menjadi alat yang sangat penting dalam penelitian kualitatif yang dapat mengeksplorasi sudut pandang internal partisipan (Dunwoodie et al., 2023) Pengumpulan dokumentasi dilakukan dengan mengumpulkan arsip-arsip penting seperti purchase order, invoice, buku pembelian, laporan penjualan dan dokumen SOP yang tertulis. Dokumentasi berfungsi sebagai metode triangulasi data untuk memperkuat keabsahan dari temuan-temuan penelitian (Reuber et al., 2022) Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-ilmu Sosial Vol. 3, No. 5 Tahun 2025, P. 390-403 Melvina, at., al/ Evaluasi Sistem Manajemen HASIL & PEMBAHASAN Sistem yang akan digunakan oleh CV Sukses Cahaya Lestari didasarkan pada prinsip Total Quality Management (TQM), yang menekankan pentingnya standarisasi dalam proses kerja, peningkatan kualitas secara terus-menerus, serta konsistensi dalam semua kegiatan operasional perusahaan. Penerapan SOP dilakukan agar proses pencatatan pembelian, penjualan kontrol internal dan seleksi karyawan dapat berjalan dengan lebih rapi, teratur, dan terkontrol. Menurut (GOETSCH, 2020), TQM adalah pendekatan dalam manajemen yang fokus pada peningkatan kualitas proses melalui standarisasi, evaluasi yang berkelanjutan, serta keterlibatan semua pihak di dalam organisasi. Oleh karena itu, SOP yang dibuat oleh CV Sukses Cahaya Lestari bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, menghindari kesalahan dalam pencatatan, serta mendukung kualitas layanan perusahaan konstruksi tersebut. SOP Pembelian Bahan Baku Gambar 1 SOP Pembelian Bahan Baku SOP Pembelian Bahan Baku adalah panduan penting yang membantu mengatur proses membeli bahan dengan cara yang terstandar, terdokumentasi, dan terus dievaluasi. Menurut Purba et al. (2025), menggabungkan TQM dengan sistem kontrol internal bisa meningkatkan efektivitas dalam beroperasi dan memastikan setiap proses berjalan secara konsisten serta terdokumentasi dengan baik. Hal ini penting terutama dalam proses pembelian bahan baku, karena memerlukan pengawasan ketat terhadap pemilihan pemasok, pengecekan kualitas bahan, Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-ilmu Sosial Vol. 3, No. 5 Tahun 2025, P. 390-403 Socius E-ISSN: 3025-6704 dan keakuratan dokumen pembelian. Dengan adanya SOP pembelian yang jelas juga membantu perusahaan mempertahankan kualitas bahan baku secara konsisten, sehingga mendukung keberhasilan proyek secara keseluruhan. SOP pembelian bahan baku juga harus memperhatikan proses pemeriksaan barang yang masuk serta pengarsipan dokumen secara teratur. Tujuan dari standarisasi ini adalah menghindari adanya bahan yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknis atau memiliki cacat yang bisa mengganggu kegiatan konstruksi. Adanya SOP pembelian yang jelas juga membantu perusahaan mempertahankan kualitas bahan baku secara konsisten, sehingga mendukung keberhasilan proyek secara keseluruhan. SOP Penjualan & Kontrak Proyek Gambar 2 SOP Penjualan & Kontrak Proyek Penerapan SOP pembelian bahan baku sangat penting agar proses pengadaan berjalan sesuai standar kualitas dan mendukung penerapan Total Quality Management (TQM). Menurut Purba et al. (2025), menggabungkan TQM dengan sistem kontrol internal dapat meningkatkan efektivitas operasional serta memastikan bahwa setiap proses berjalan konsisten dan terdokumentasi dengan baik. Hal ini sangat relevan dalam proses pembelian bahan baku, karena proses ini membutuhkan pengendalian ketat terhadap pemilihan pemasok, pemeriksaan kualitas bahan, serta ketepatan dokumen pembelian. Dengan memiliki SOP yang standar, perusahaan dapat memastikan pembelian dilakukan secara transparan, tanggung jawab, dan terhindar dari masalah yang bisa merusak kualitas proyek. Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-ilmu Sosial Vol. 3, No. 5 Tahun 2025, P. 390-403 Melvina, at., al/ Evaluasi Sistem Manajemen Selain itu, SOP pembelian bahan baku juga harus fokus pada proses pemeriksaan barang yang masuk dan pengarsipan dokumen secara terstruktur. Dengan adanya SOP ini, perusahaan dapat memberikan pelayanan yang terbaik dalam proses negosiasi, sehingga mampu memenuhi harapan klien dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan di masa depan. Proses yang jelas juga meningkatkan profesionalisme perusahaan dalam menyampaikan informasi proyek yang bisa diandalkanMaka, proses seperti pemeriksaan antara PO, faktur, dan barang yang diterima, evaluasi pemasok, serta pencatatan pembelian harian menjadi bagian penting yang berkontribusi pada kualitas proses dan kesuksesan proyek. SOP Keuangan & Akuntansi Gambar 3 SOP Keuangan & Akuntansi Departemen keuangan membutuhkan sistem operasional standar karena aktivitas seperti mencatat, memeriksa transaksi, dan membuat laporan keuangan sangat berkaitan dengan kontrol kualitas di perusahaan. Menurut Purba et al. (2025) penerapan Total Quality Management (TQM) dalam fungsi akuntansi membantu meningkatkan keakuratan, transparansi, dan kemampuan audit internal perusahaan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan konstruksi yang memiliki banyak transaksi dan dokumen pendukung yang harus lengkap serta bisa diperiksa ulang. Selain itu, Dengan adanya SOP ini, perusahaan bisa meningkatkan transparansi, mengurangi kesalahan akibat kesalahan manusia, dan memastikan setiap pengelolaan keuangan bisa dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, SOP keuangan dan akuntansi harus mencakup Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-ilmu Sosial Vol. 3, No. 5 Tahun 2025, P. 390-403 Socius E-ISSN: 3025-6704 prosedur seperti rekonsiliasi, pemeriksaan bukti transaksi, penutupan bulanan, serta pengendalian dokumen agar proses pembuatan laporan keuangan berjalan secara standar dan akurat. SOP Kontrol Biaya Proyek Gambar 4 SOP Kontrol Biaya Proyek Pengendalian biaya proyek adalah bagian yang sangat penting dalam manajemen konstruksi. Penerapan TQM dalam pengelolaan biaya terbukti mampu membuat penggunaan sumber daya lebih efisien dan mengurangi pemborosan. Menurut Insyaroh Lu et al. (2024), TQM mendorong perusahaan untuk terus melakukan evaluasi terhadap proses kerja agar performa biaya bisa ditingkatkan secara terus-menerus. SOP Kontrol Biaya Proyek memastikan bahwa setiap pengeluaran telah diizinkan, dicatat, dan dianalisis secara tepat. Dengan demikian, perusahaan bisa mencegah pemborosan, kesalahan hitung, dan meningkatkan penggunaan sumber daya proyek secara efisien Selain itu, penelitian Purba et al. (2025) menjelaskan bahwa sistem kontrol yang standar membantu perusahaan mengawasi penggunaan anggaran secara langsung dan mengurangi pengeluaran yang tidak terduga.Dengan demikian, sop ini menjadi alat yang sangat penting untuk Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-ilmu Sosial Vol. 3, No. 5 Tahun 2025, P. 390-403 Melvina, at., al/ Evaluasi Sistem Manajemen menjaga anggaran proyek tetap terkendali serta mendukung selesainya proyek dengan biaya yang sesuai. SOP Pelayanan & Komunikasi Internal Gambar 5 SOP Pelayanan & Komunikasi Internal Pelayanan di dalam perusahaan dan komunikasi antar tim sangat penting dalam membentuk budaya kerja yang mendukung kualitas, seperti yang ditekankan oleh TQM. SOP ini juga membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih kolaboratif dan terorganisir. Kemampuan perusahaan dalam berkinerja baik sangat bergantung pada sejauh mana komunikasi dan koordinasi di dalamnya berjalan dengan efektif. Menurut penelitian Gumolili et al. (2021), menerapkan TQM bisa meningkatkan kerja sama antar tim dan kualitas pelayanan internal, sehingga membuat pekerjaan selesai lebih cepat serta mengurangi kesalahpahaman. Selain itu, menurut Salim & Soeparto (2025),komunikasi internal yang sudah teratur bisa membuat karyawan lebih berkinerja dan memperkuat budaya kualitas di perusahaan. Karena itu, dokumen SOP ini harus mengatur jalannya komunikasi resmi, standar pelayanan antar tim, serta cara melaporkan masalah, keluhan, atau pengaduan agar proses kerja secara internal berjalan lancar dan terukur. Dengan SOP ini, perusahaan bisa memastikan bahwa komunikasi yang dilakukan bersifat profesional, cepat merespons, dan mendukung penyelesaian tugas secara tepat waktu. Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-ilmu Sosial Vol. 3, No. 5 Tahun 2025, P. 390-403 Socius E-ISSN: 3025-6704 SOP HRD – Rekrutmen dan Seleksi Gambar 6 SOP HRD – Rekrutmen dan Seleksi Proses rekrutmen dan seleksi yang baik perlu diatur secara rapi dan konsisten agar bisa mendapatkan karyawan yang memenuhi kebutuhan perusahaan. SOP ini menjelaskan dengan jelas bagaimana proses seleksi berjalan mulai dari pengumuman lowongan pekerjaan, pemeriksaan dokumen, wawancara hingga pengambilan keputusan penerimaan. Dengan adanya SOP, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dalam memilih karyawan. Menurut Salim & Soeparto (2025), penerapan TQM dalam proses SDM memberikan dampak positif terhadap produktivitas dan kualitas kerja karyawan. SOP rekrutmen harus mencakup beberapa tahapan seperti seleksi berkas, wawancara berdasarkan kompetensi, tes kemampuan, serta pengisian hasil seleksi. Selain itu, menurut Gumolili et al. (2025), perusahaan yang menerapkan prinsip TQM dalam manajemen SDM biasanya memiliki tingkat kesesuaian antara kandidat dan kebutuhan perusahaan yang lebih baik, serta angka pengangguran karyawan lebih rendah. Dengan demikian, SOP rekrutmen dan seleksi memiliki peran penting dalam meningkatkan kualitas SDM serta mendukung keberhasilan operasional perusahaan secara berkelanjutan. Dengan adanya SOP, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dalam memilih karyawan. Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-ilmu Sosial Vol. 3, No. 5 Tahun 2025, P. 390-403 Melvina, at., al/ Evaluasi Sistem Manajemen SOP HRD – Keselamatan & Kesehatan Kerja (K3) Gambar 7 SOP HRD – Keselamatan & Kesehatan Kerja (K3) Keselamatan kerja merupakan bagian yang sangat penting dalam menjaga kualitas operasional perusahaan. Menurut Insyaroh Lu et al. (2024), penerapan TQM dalam proses produksi dan di lapangan dapat membentuk budaya keselamatan yang lebih baik serta mengurangi risiko terjadinya kecelakaan. Di perusahaan konstruksi, SOP K3 harus mencakup penggunaan alat pelindung diri, pemeriksaan area kerja, pelatihan tentang keselamatan, serta dokumentasi insiden yang terjadi. Tujuannya adalah untuk menurunkan risiko kecelakaan dan membentuk lingkungan kerja yang lebih aman. Selain itu, SOP rekrutmen dan seleksi juga membantu perusahaan dalam menciptakan tenaga kerja yang memiliki kemampuan sesuai dengan tugasnya.Dengan begitu, SOP K3 tidak hanya berfungsi sebagai alat perlindungan bagi para pekerja, tetapi juga sebagai pendukung dalam menjaga kualitas proyek. Dengan adanya SOP K3 secara konsisten, perusahaan meningkatkan kesadaran akan keselamatan.