Gestão de processos de negócio: técnicas para modelagem de processos usando o Bizagi

IV Seminário do Grupo de Pesquisa MHTX – 2021 Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) | Escola de Ciência da Informação (ECI) GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO: TÉCNICAS PARA MODELAGEM DE PROCESSOS USANDO O BIZAGI BUSINESS PROCESS MANAGEMENT: TECHNIQUES FOR PROCESS MODELING USING BIZAGI Elisângela Cristina Aganette, UFMG [email protected] Resumo: A contemporaneidade do contexto econômico brasileiro, marcado por crises políticas, sociais e financeiras, tem incentivado as instituições a buscarem soluções para a gestão de seus processos, por meio da modelagem, com foco em reformulá-los, tendo em vista otimizar as atividades desenvolvidas e respectivas estruturas gerenciais, resultando em uma transformação organizacional que se traduz em uma instituição atualizada e inovadora. À luz dos resultados e pesquisas advindos do planejamento e operacionalização do projeto BPM Acadêmico (Business Process Management Acadêmico) e da literatura da área, este artigo busca discutir os aspectos teóricos e práticos da Gestão de Processos de Negócio (GPN) e ainda apresentar algumas técnicas e uma ferramenta (Bizagi Modler) para realização da Modelagem de Processos (MP). Para tal, estabelece-se um arcabouço teórico relacionado às temáticas, além de evidenciar a importância delas e a complexidade da representação dos processos. Como resultados, apresentam-se práticas para facilitar a operacionalização da modelagem e o Bizagi como software utilizado para a representação dos referidos processos. Conclui-se que sempre será necessário algum dado e ou informação e ou conhecimento para se operacionalizar um processo. Palavras-chave: gestão de processos; modelagem de processos; representação de processos; processos. Abstract: The contemporaneousness of the Brazilian economic context, marked by political, social and financial crises, has encouraged institutions to seek solutions for the management of their processes, through modeling, with a focus on reformulating their processes, with a view to optimizing the activities developed and their respective organizational management structures, resulting in an organizational transformation that translates into an updated and innovative organization. In light of the results and research arising from the planning and operationalization of the Academic BPM project (Business Process Management Acadêmico), and from the literature in the area, the objective is to discuss the theoretical and practical aspects of Business Process Management (GPN) and also to present some techniques and tools for carrying out the Process Modeling (PM). To this end, a theoretical framework is established, relating the themes, in addition to highlighting their importance and the complexity of the representation of these processes. As a result, practices are presented to facilitate the operationalization of modeling and Bizagi as a software used to represent these processes. It is concluded that some data and/or information and/or knowledge will always be necessary to operationalize a process. From the perspectives of Process Management and Modeling, through the representation of the course of activities, institutional routines and the processing of informational records generated and considered strategic inputs and from the perspective of CI, which, in a complementary way, deals with the treatment, organization and representation of said records of information generated during the occurrence of institutional business processes. Keywords: processes management; process modeling; process representation; processes. 1 INTRODUÇÃO Esta comunicação científica apresenta reflexões advindas de orientações de mestrado e doutorado, em andamento e já concluídas, e ainda da participação da autora no decurso de desenvolvimento do projeto Business Process Management (BPM Acadêmico)1, no qual ela atuou como coordenadora e responsável técnica. Assim conjecturou-se o potencial do objeto de estudo a partir das perspectivas da Ciência da Informação, pois se acredita que pode trazer importantes insumos no que se refere a reflexões, técnicas e métodos científicos para esse campo do conhecimento. A Gestão de Processos de Negócios (GPN) e sua relevância é ressaltada por Cosac et al. (2010), ao afirmarem que não existe sociedade sem organizações e estas não existem sem Administração que, por sua vez, insere métodos, processos e propostas metodológicas nas organizações. Na contemporaneidade do contexto econômico brasileiro, marcado por crises políticas, sociais e financeiras, as instituições buscam por soluções e práticas que auxiliem na gestão de seus processos e no contingenciamento de seus recursos financeiros e humanos, para uma condução cada vez mais produtiva de suas atividades. Esses fatos justificam o interesse dessas instituições na gestão de seus processos institucionais, por meio da modelagem, seja para o desenho, seja para o redesenho dos seus processos e funções organizacionais. Trata-se da eminente necessidade de reformular os seus processos, tendo em vista otimizar as atividades desenvolvidas e as respectivas estruturas gerenciais organizacionais, resultando em uma transformação organizacional que se traduz em uma instituição atualizada e inovadora. Entretanto observa-se que tais instituições têm demonstrado dificuldades em representar seus processos e informações de modo simples, claro e objetivo. Um dos motivos se refere ao fato de a “representação de processos” ser considerada um processo complexo e que demande metodologias e tecnologias eficientes: “representar está relacionado com o objeto, com a materialização e com o registro da simbologia que substitui o objeto ou ideia" (LIMA; ÁLVARES, 2012, p. 23). À luz dos resultados e pesquisas advindos do planejamento e operacionalização do projeto BPM Acadêmico, e ainda da literatura da área, objetiva-se discutir, neste artigo, os aspectos teóricos e práticos da Gestão de Processos de Negócio e ainda apresentar algumas 1 O Projeto BPM Acadêmico teve início em 2017 e realizou o mapeamento de processos e de fluxos informacionais na Escola de Ciência da Informação (ECI) da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), tendo em vista ações de melhoria das atividades meio executadas nos seus diversos setores. técnicas e uma ferramenta, Bizagi Modeler, para realização da Modelagem de Processos (MP) nas instituições. Este artigo será apresentado sob a seguinte estrutura: na Introdução, a contextualização do tema, a justificativa, o problema e os objetivos da investigação. Nos próximos itens, seguem-se: referencial teórico sobre processos, gestão de processos de negócios e modelagem de processos; metodologia da pesquisa; discussão e conclusão. 2 REFERENCIAL TEÓRICO Tendo por base a Metodologia da Pesquisa, serão apresentados os conceitos fundamentais e as características dos dois temas principais deste estudo: (1) Gestão de Processos de Negócios e (2) Modelagem de Processos. Diante da tarefa de caracterizar os referidos conceitos, faz-se necessário fazê-lo prioritariamente com o conceito de “processos”, que consiste em “[...] um conjunto de atividades com uma ou mais espécies de entradas e que cria uma saída de valor para o cliente” (HAMMER; CHAMPY, 1994, p. 24). Consiste em um grupo de tarefas interligadas logicamente, que utilizam os recursos da organização para geração de resultados predefinidos, visando apoiar os objetivos da empresa (HARRINGTON, 1991). Tem como características essenciais possuir início, meio e fim e, em sua composição, tem a presença de tipos de documentos específicos, que darão suporte às atividades e decisões institucionais. Assim a Gestão de Processos de Negócio, do inglês Business Process Management (BPM), enquanto disciplina, tem como objetivo alinhar os processos de negócio da instituição com seus objetivos estratégicos, fornecendo ferramentas, técnicas e metodologias que subsidiam a identificação dos processos de negócio com o intuito de alcançarem a melhoria contínua (CONFORT, 2016). Disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. BPM engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, papéis, políticas, métodos e tecnologias para analisar, desenhar, implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos (BPM CBOK V3.0, 2013, p. 40). A GPN advém da engenharia operacional, com origem no início da Revolução Industrial, século XVIII, caracterizada por divisões do trabalho em série, com o propósito de automatizar, possuindo uma abrangência mais reduzida (DE SORDI, 2017). Já a Modelagem de Processos tem sido considerada um modo de organizar as atividades e os recursos de uma organização, que incluem equipamentos, pessoas e informações. Trata-se de uma visão horizontal da instituição, um olhar pelos processos que podem ser executados em diversos setores, visando cumprir um objetivo comum (SHARP; MCDERMOTT, 2000). A modelagem de processos possui outras etapas que vão além da representação dos processos, contempla outros elementos, tais como definição de requisitos, definição de metadados, indexadores, tipos documentais, templates, papéis, responsabilidades etc (AGANETTE, 2020, p. 192). É a ferramenta básica e primordial para a execução da Gestão por Processos: “trata-se da representação gráfica do sequenciamento de atividades que representará, de maneira clara e objetiva, a estrutura e o funcionamento básico do que chamaremos de processos” (PAVANI; SCUCUGLIA, 2011, p. 47). 3 MÉTODO Do ponto de vista científico, em especial da Ciência da Informação, observa-se, ainda, uma tímida produção científica envolvendo a temática, o que não reflete o crescente desenvolvimento de soluções e práticas de gestão de processos e informações institucionais. Há poucas pesquisas envolvendo a gestão de processos, a modelagem de processos e a gestão de informação, sob as perspectivas da Ciência da Informação (CI), de maneira a fomentar mais conhecimento e, consequentemente, fundamentar tecnicamente a relação entre as referidas temáticas, conforme verificado nos resultados inexpressivos a partir de pesquisa bibliográfica em bases de dados da área. Ou seja, trazer para o contexto científico a confluência das temáticas configura uma contribuição para a construção de conhecimento por meio da elaboração de uma base teórica científica que sustente práticas demandadas pelo mercado (TEIXEIRA; AGANETTE, 2018). Desse modo, a metodologia de pesquisa utilizada neste artigo, no que tange aos aspectos teóricos, consistiu em consolidar e relacionar conceitos tais como “gestão de processos”, “modelagem de processos”, sob as perspectivas da Ciência da Informação. Quanto ao aspecto prático, a metodologia consiste em apresentar técnicas, práticas e uma tecnologia, o Bizagi Modeler, para auxiliar e facilitar a modelagem de processos. Tais práticas e tecnologia foram aplicadas e testadas no projeto de extensão BPM Acadêmico. 4 PRÁTICAS E TECNOLOGIA APLICADAS Antes de se iniciar um projeto dessa natureza, deve-se identificar seus principais objetivos, podendo estes ser: i) mapear processos, ii) mapear os fluxos informacionais, iii) elaborar modelos e instrumentos de gestão documental, tais como taxonomias corporativas, tabelas de temporalidade documental, definição de metadados e indexadores, iv) definir os requisitos funcionais de sistemas e ou ferramentas; v) automatizar processos, fluxos e registros informacionais, entre outros. Deve-se, ainda, estar ciente do “gatilho organizacional” 2 que motivou a implementação de tal projeto. Segundo Aganette e Aganette (2021), tais gatilhos podem variar e, dentre eles, têm-se: 1) adequação às necessidades do ambiente de atuação, 2) alteração dos arranjos estruturais obsoletos, 3) melhorias de custo e benefício, 4) fusões ou criação de filiais, 5) automação ou automatização de processos, 6) gestão da informação e do conhecimento, 7) mudança ou adoção de novos sistemas de informação ou de infraestrutura tecnológica, 8) atendimento às necessidades e expectativas dos clientes, 9) superação de problemas financeiros e 10) atendimento aos requisitos para certificação ou auditorias. Em seguida, parte-se para a etapa de “representação dos processos”, por meio da modelagem dos processos e, de modo sucinto, devem-se considerar 3 (três) etapas essenciais: i) realizar o levantamento documental, terminológico e descritivo dos seus processos, atividades e informações, ii) realizar o levantamento da legislação específica, referente ao processo e à respectiva atividade modelada, e iii) por meio das notações BPMN (Business Process Model and Notation), realizar o mapeamento do referido processo, definir os requisitos de software e assim realizar a representação do conhecimento. Sugere-se que se utilize uma metodologia de BPM que já tenha sido aplicada e testada em outros contextos. Neste artigo, tem-se como sugestão a metodologia BPM Acadêmico de modelagem de processos, formalizada por Carvalho, Aganette e Maculan (2021). Ressalta-se que a metodologia BPM Acadêmico teve como referência a metodologia Business Process Management e ela foi aplicada e testada durante as fases de planejamento e operacionalização do projeto BPM Acadêmico, conforme a Figura 1, a seguir. 2 Qualquer situação, ação, mecanismo, objetivo ou necessidade interna e externa que possam disparar uma ação por parte de uma empresa em busca de melhoria, mudança, adaptabilidade, transformação ou inovação para atuação no mercado (AGANETTE; AGANETTE, 2021). FIGURA 1 - Formalização da Metodologia BPM Acadêmico Fonte: Carvalho, Aganette e Maculan (2021). Quanto à tecnologia utilizada, sugere-se um software que permita a geração da representação dos processos mapeados, em notação BPMN. No caso do BPM Acadêmico, utilizou-se, para tal tarefa, o Bizagi Modeler, um software gratuito, intuitivo e colaborativo, utilizado por milhões de pessoas em todo o mundo. O Bizagi possibilita a criação da representação dos processos, a sua documentação em um repositório central em nuvem para obter uma melhor compreensão de cada passo e ainda a identificação de oportunidades de melhoria de processos, com intuito de se aumentar a eficiência institucional. A Figura 2, a seguir, exemplifica uma representação do processo “elaboração de projeto de pesquisa”, em notação BPMN, mapeado a partir das funcionalidades do software Bizagi Modeler. FIGURA 2 - Representação de parte do processo “elaboração de projeto de pesquisa” Fonte: elaborado pela autora. 5 CONCLUSÃO Diante das pesquisas concluídas e em andamento, realizadas pela e sob a orientação da autora, da literatura que vem sendo construída acerca das temáticas aqui tratadas e dos entregáveis gerados durante a operacionalização do projeto BPM Acadêmico, pode-se afirmar que sempre será necessário algum dado e ou informação e ou conhecimento para se operacionalizar e gerir um processo. Assim considera-se a área profícua para pesquisas e estudos, sob as perspectivas da CI e da Gestão e Modelagem de Processos, por meio da representação dos processos, das atividades, das rotinas institucionais e dos trâmites dos registros informacionais gerados e considerados insumos estratégicos, uma vez que, de modo complementar, a CI se ocupa também do tratamento, organização e representação dos referidos registros de informações gerados durante a ocorrência dos processos de negócio institucionais. Ressalta-se que as técnicas, as práticas e as tecnologias de modelagem de processos devem ser analisadas e testadas, de modo a se adequarem à realidade das instituições que estão em busca de tal mudança e inovação e, assim, deixarem de ter uma gestão horizontalizada, focada em atividades individuais, que as impedem de ter uma visão de processo e do trabalho em equipe. REFERÊNCIAS AGANETTE, E. C. Mapeamento de processos sob a perspectiva da Ciência da Informação. 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Dissertação (Mestrado em Informática) - Programa de Pós-Graduação em Informática, Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2016.. COSAC, C. M. D. et al. Gestão na era da incerteza. Serviço Social & Realidade, [s. l.], v. 16, n. 1, p. 58-80, 2010. DE SORDI, J. O. Gestão por processos. São Paulo: Editora Saraiva, 2017. HAMMER, M.; CHAMPY, J. Reengenharia: revolucionando a empresa em função dos clientes, da concorrência e das grandes mudanças da gerência. Rio de Janeiro: Campus. 1994. HARRINGTON, H. James. Business process improvement. New York: McGraw Hill, 1991. LIMA, J. L. O.; ALVARES, L. Organização e representação da informação e do conhecimento. In: ORGANIZAÇÃO da informação e do conhecimento: conceitos, subsídios interdisciplinares e aplicações. São Paulo: B4 Editores, p. 21-48, 2012. v. 248. PAVANI J. O.; SCUCUGLIA, R. Mapeamento e gestão por processos–BPM. São Paulo: M. Booksm, 2011. SHARP, A.; MCDERMOTT, P. Workflow modeling: tools for process for improvement and application development. [S. l.]: Artech House Computer Library, 2000. TEIXEIRA, L. M. D.; AGANETTE, E. C. Os processos de negócio, a gestão de documentos e os fluxos documentais: algumas perspectivas e relações. RDBCI: Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, SP, v. 16, n. 3, p. 427-439, 2018. REFERÊNCIAS CONSULTADAS BARRETO, A. B. A condição da Informação. Revista São Paulo em Perspectiva, Fundação Seade, v. 8, n 4 , 1994. ROSENFELD, L.; MORVILLE, P. Information Architecture for the World Wide Web. O’Reilly, Sebastopol, CA, 2002. 461 p.