UMinho Editora e a avaliação das revistas alojadas

15ª Conferência Lusófona de Ciência Aberta (ConfOA) Acesso Aberto e Dados de Investigação Abertos: sistemas, políticas e práticas Ciência Aberta e outras expressões de conhecimento aberto Gestão de informação de Ciência e Tecnologia Modalidade: Pecha Kucha UMINHO EDITORA E A AVALIAÇÃO DAS REVISTAS ALOJADAS UMINHO EDITORA AND THE EVALUATION OF THE HOSTED JOURNALS Carla Sofia Fernandes Marques Universidade do Minho (UMinho) Braga, Portugal https://orcid.org/0000-0002-1179-258X Susana Patrícia Lopes Costa Universidade do Minho (UMinho) Braga, Portugal https://orcid.org/0000-0002-4324-3729 Pedro Miguel Oliveira Bento Príncipe Universidade do Minho (UMinho) Braga, Portugal https://orcid.org/0000-0002-8588-4196 Eloy Rodrigues Universidade do Minho (UMinho) Braga, Portugal https://orcid.org/0000-0002-7862-2681 RESUMO: Um dos serviços que a UMinho Editora oferece é o alojamento de revistas na sua plataforma de gestão editorial, que utiliza o software OJS. Em 2024, a UMinho Editora decidiu, a partir de uma lista de critérios baseada nas boas práticas de publicação científica e de ciência aberta, realizar uma auditoria às suas revistas, para atestar que as mesmas cumprem as boas práticas de publicação científica, utilizam o serviço de alojamento em pleno, e verificar se implementam inovações de ciência aberta. O objetivo é apresentar soluções de melhoria e elaborar um guia destinado a editores de revistas. Palavras-chave: avaliação de revistas; revistas científicas; boas práticas de publicação; inovações e ciência aberta. 1 2Ci.Inf. • Brasília DF • v.53 n.3 • 2024 • p.1-7 INTRODUÇÃO A UMinho Editora é a editora académica da Universidade do Minho, que completou em 17 de fevereiro de 2024 cinco anos de atividade. Esta oferece à comunidade académica quatro serviços basilares: i) a publicação de livros, ii) o alojamento de revistas, iii) a atribuição de identificadores persistentes e iv) o apoio/suporte e formação. A UMinho Editora oferece a revistas associadas a unidades orgânicas da Universidade do Minho, o alojamento na sua plataforma de gestão editorial, que utiliza o software Open Journal Systems, desenvolvido pelo projeto PKP (Public Knowledge Project). Conta já com 17 revistas científicas e uma cultural, neste serviço de alojamento. O trabalho aqui apresentado teve por base a avaliação de 15 das 17 revistas científicas (uma vez que duas delas ainda se encontram na fase de transição do processo de gestão editorial através de e-mail que realizavam antes, para a gestão editorial e publicação dos artigos integralmente realizada na plataforma), de acordo com uma lista de critérios de boas práticas de publicação científica e de boas práticas alinhadas com os princípios de ciência aberta. Neste trabalho apresentamos os resultados da avaliação deste conjunto de revistas da UMinho Editora. DESENVOLVIMENTO Além da disponibilização de uma plataforma que utiliza o software Open Journal Systems para as revistas poderem gerir o seu fluxo editorial e publicarem os artigos em acesso aberto, a UMinho Editora oferece-lhes também o serviço de apoio e suporte, que consiste na formação das equipas editoriais em como utilizar o OJS, e de informação em boas práticas de publicação científica e inovações para a ciência aberta, facultando, ainda, suporte continuado através de um canal de helpdesk para esclarecimento de dúvidas ou recomendação das melhores práticas, e identificação de soluções tecnológicas adequadas, normas e diretrizes relevantes, bem como aconselhamento à melhoria formal da revista, com vista ao registo e aceitação em diretórios, agregadores e bases de dados internacionais (Marques; Carvalho; Rodrigues, 2021). O serviço de alojamento de revistas é gratuito para a comunidade UMinho, mas pressupõe o cumprimento de três premissas fundamentais: i) publicar os artigos em acesso aberto, ii) garantir a sua sustentabilidade ao longo do tempo, e iii) cumprir com as boas práticas de publicação científica. Durante o ano de 2022, foi realizado um inquérito de satisfação e necessidades de formação às revistas. Por um lado, tínhamos como objetivo averiguar se os serviços oferecidos aquando da integração na UMinho Editora, eram adequados e iam ao encontro das necessidades dos editores e, por outro lado, averiguar ainda quais os temas que os editores de revistas realmente preferiam ver desenvolvidos nas ações de formação. Os resultados do inquérito foram devidamente analisados e incorporados no serviço oferecido Ci.Inf. • Brasília DF • v.53 n.3 • 2024 • p.1-7 3 Carla Sofia Fernandes Marques - Susana Patrícia Lopes Costa - Pedro Miguel Oliveira Bento Príncipe - Eloy Rodrigues às revistas, verificando-se que o serviço prestado foi avaliado como adequado, mas que os temas das formações deviam ser redefinidos, tendo os temas sido alterados e apresentados nos anos sequentes. No entanto, verificou-se que, ao longo do tempo, os membros das equipas das revistas participavam cada vez menos nas formações. A preferência das revistas era por suporte personalizado, com organização de reuniões individuais onde podiam ver esclarecidas as dúvidas que tinham e abordar um tema em específico do seu interesse. Em 2024, guiada por uma metodologia de melhoria contínua do serviço, decidiuse na UMinho Editora realizar uma auditoria às revistas que se encontram alojadas no seu serviço, tendo como base uma lista de critérios de boas práticas de publicação científica e de boas práticas alinhadas com os princípios de ciência aberta. O objetivo foi o de atestar que as mesmas se encontram a cumprir essas melhores práticas de publicação científica, se utilizam o serviço de alojamento e a plataforma em pleno e, por último, se têm implementado algumas inovações, tendo em vista as melhores práticas de ciência aberta que são trabalhadas nas reuniões de acompanhamento. A lista de critérios definidos para a avaliação das revistas realizada são os seguintes, agrupados em três tópicos principais - 1) boas práticas, 2) utilização do serviço e 3) inovações em ciência aberta: ●Boas práticas ●Publicação dos artigos em acesso aberto; ●Cumprimento da periodicidade; ● Informação “Sobre a revista”, consistente com as boas práticas de publicação; ● Existência de uma equipa editorial de várias instituições e com afiliações de outros países; ● Vários artigos publicados escritos por autores externos à instituição editora da revista e com afiliações de outros países; ● Evidência da realização de revisão por pares externa com qualidade; ● Informação de apenas indexações aceites (sem falsas declarações de indexações); ●Utilização do serviço: ●Utilização da plataforma Open Journal Systems para todo o processo editorial; ● Existência de trabalhos submetidos por autores sem qualquer ação por parte dos editores durante um período alargado; ● Inovações alinhadas com os princípios de ciência aberta: ●Adoção da publicação contínua; ● Utilização de identificadores persistentes, tanto de autores como de artigos: ORCID e DOI; 4Ci.Inf. • Brasília DF • v.53 n.3 • 2024 • p.1-7 ● Publicação dos artigos em novos formatos de publicação, como HTML ou JATS-XML; ●Adoção de revisão por pares aberta; ● Definição de uma política de disponibilização de dados científicos; ●Adoção de política de submissão de preprints. O processo de auditoria das 15 revistas científicas identificadas, foi realizado num período de tempo bem definido e significativo, para se conseguir um nível de detalhe adequado. Esta avaliação revista a revista foi feita durante o mês de julho de 2024, tendo cada parâmetro sido verificado diretamente no sistema da revista e, quando houve dúvidas, foi enviado um pedido de esclarecimento aos gestores das revistas. A título de exemplo dos esclarecimentos solicitados, foi feito envio de e-mail a todas as revistas que tinham artigos parados já há algum tempo, sem qualquer ação tomada, a informar da situação e a pedir mais explicações. Alguns casos reportaram que os diretores faziam a avaliação inicial e a deteção de plágio antes de começar a gestão editorial na plataforma, outros porque tinham mudado de diretor e estavam com dificuldades em retomar o processo normal de publicação (o que serviu para retomar o contacto e o apoio da UMinho Editora a estas equipas editoriais). Gráfico 1 – Número de revistas que cumprem e não cumprem a lista de critérios relacionados com as boas práticas de publicação científica Da auditoria que foi feita às 15 revistas, verificámos que, em termos de boas práticas de publicação científica1, a maioria estava já bastante sensibilizada para estes critérios. Alguns inclusive são cumpridos por 100% das revistas 2 , tal como podemos ver no Gráfico 1. Para os critérios relativos à internacionalização da Equipa editorial e dos autores3, tomámos como referência a percentagem definida pelo SciELO Portugal de, pelo menos, 20% internacionais. Apenas duas revistas não chegam aos 20% dos membros da Equipa editorial internacional e três de autores internacionais4. Depois de calculada a percentagem 1 Os critérios foram definidos de acordo com as recomendações da COPE (Committee on Publication Ethics). 2 Por exemplo, a publicação dos artigos todos em acesso aberto e a existência de uma descrição da revista no campo do Sobre, de acordo com as boas práticas. 3 A percentagem de autores internacionais foi calculada por amostragem dos artigos publicados no último número que cada revista tinha disponível. Foi decidida esta amostragem, de forma a contemplar todas as periodicidades existentes 4 Nestes dois critérios, está incluída nos que não cumprem, uma revista recentemente criada e gerida por alunos da Escola de Ciências, que, para já, só publicou artigos de alunos da Escola. Ci.Inf. • Brasília DF • v.53 n.3 • 2024 • p.1-7 5 Carla Sofia Fernandes Marques - Susana Patrícia Lopes Costa - Pedro Miguel Oliveira Bento Príncipe - Eloy Rodrigues de membros da Equipa editorial internacional, verificámos que a média de internacionalização das equipas editoriais das 15 revistas é de 46%, e de internacionalização dos autores é de 65%. O cumprimento da periodicidade continua a ser considerado um dos mais difíceis de alcançar para as revistas. Em várias reuniões, foi-lhes apresentada a alternativa de alterarem a periodicidade para publicação contínua como solução para este constrangimento. Gráfico 2 – Número de revistas que cumprem e não cumprem os critérios de utilização do serviço Como o serviço de alojamento é oferecido de forma gratuita, quisemos atestar a sua utilização efetiva. Foi avaliado se a gestão editorial estava a ser realizada diretamente no Open Journal Systems e aferir se haveria submissões feitas por parte dos autores sem qualquer ação dos editores (Gráfico 2). Existem três revistas que apenas utilizam o serviço para publicação dos artigos e não usam a plataforma para todo o fluxo editorial, pelo que será feito um esforço para reduzir este número a zero, se possível. Gráfico 3 – Número de revistas que cumpre e que não cumpre os critérios baseados nas inovações de ciência aberta Por fim, no conjunto de critérios de inovações alinhadas com os princípios de ciência aberta (Carvalho; Costa; Rodrigues, 2022), é onde encontramos mais revistas que ainda não cumprem estes critérios. Alguns por não concordarem, outros por o pretenderem adotar no futuro, mas necessitarem de mais tempo de adaptação, outros por ainda não percecionarem as vantagens que as suas revistas teriam em adotar algumas inovações, e outros ainda, por julgarem que é um aumento de trabalho considerável que não justifica as vantagens apresentadas. A mudança da periodicidade para publicação contínua é a inovação mais bem aceite, uma vez que poupa trabalho às equipas editoriais e apresenta vantagens efetivas 6Ci.Inf. • Brasília DF • v.53 n.3 • 2024 • p.1-7 para os autores e leitores5. Por outro lado, a abertura da revisão por pares, na qual tanto os autores como os revisores conhecem a identidade uns dos outros, é a que ainda não foi acolhida por qualquer revista, devido ao conservadorismo da academia, e porque as equipas editoriais temem represálias dos autores em relação aos revisores e que os revisores não sejam neutros na avaliação do artigo, caso conheçam o nome do autor6. Os dados que consubstanciam esta avaliação estão disponíveis em acesso aberto para consulta no DataRepositóriUM. CONSIDERAÇÕES FINAIS Este exercício de auditoria realizado às revistas revelou-se importante para diagnosticar fragilidades e compreender o panorama geral e, igualmente, para atestar se as ações de formação e suporte estavam a ser bem acolhidas e eram de fácil entendimento. Genericamente, percebemos que a informação está a ser passada de forma correta, uma vez que os critérios de boas práticas estão a ser cumpridos de uma forma muito satisfatória. Por outro lado, os resultados servem para definir e melhorar os serviços de suporte e a oferta formativa no futuro. Está em curso o desenvolvimento de um guia, utilizando a ferramenta Libguide, para gestores de revistas, com todos os conteúdos necessários à utilização do sistema OJS e à gestão editorial de revista, sempre disponíveis para consulta. Através da análise destes resultados, poderemos focar-nos nos conteúdos mais adequados ao estado de operação das revistas alojadas na UMinho Editora (Costa, Mourão; Príncipe, 2023). Este exercício será replicado no futuro como uma boa prática e servirá de exercício periódico de avaliação do serviço, o qual poderá contribuir para o desenvolvimento de uma comunidade prática com os editores das revistas da UMinho, onde estes possam partilhar e trocar experiências. 5 Os artigos ficam mais rapidamente disponíveis e começam a poder ser lidos e a recolher citações mais cedo. 6 A revista Humanidades Digitais pretende adotar a revisão por pares aberta em próximas edições, após o processo de recuperação do atraso na publicação, já em curso. Ci.Inf. • Brasília DF • v.53 n.3 • 2024 • p.1-7 7 Carla Sofia Fernandes Marques - Susana Patrícia Lopes Costa - Pedro Miguel Oliveira Bento Príncipe - Eloy Rodrigues REFERÊNCIAS COMMITTEE ON PUBLICATIONS ETHICS; DIRECTORY OF OPEN ACCESS JOURNALS; OPEN ACCESS SCHOLARLY PUBLISHING ASSOCIATION (OASPA); WORDL ASSOCIATION OF MEDICAL EDITORS. Transparency & best practice. 2022. Disponível em: https://doaj.org/apply/transparency/. Acesso em: 15 abril. 2024 CARVALHO, José; COSTA, Susana; RODRIGUES, Eloy. As Publicações Integradas, Inteligentes e Inovadoras com o PUB IN. In: CONFERÊNCIA LUSÓFONA DE CIÊNCIA ABERTA, 13, 2022, Maputo. Disponível em: https://hdl.handle.net/1822/80084. Acesso em: 15 abril. 2024 COSTA, Susana; MOURÃO, Marisa; PRÍNCIPE, Pedro. Inovações e boas práticas na gestão de revistas científicas: impacto da atividade de suporte e formação do projeto PUB IN?. In: CONFERÊNCIA LUSÓFONA DE CIÊNCIA ABERTA, 14, 2023,Disponível em: https://hdl.handle.net/1822/86476. Acesso em: 15 abril. 2024. MARQUES, C.; CARVALHO, J.; RODRIGUES, E. A UMINHO EDITORA: serviços integrados para publicações em acesso aberto. Páginas a&b: arquivos e bibliotecas, [S. l.], p. 283–284, 2021. Disponível em: https://ojs.letras.up.pt/index.php/paginasaeb/article/view/10162. Acesso em: 15 abr. 2024. MARQUES, Carla; COSTA, Susana; RODRIGUES, Eloy; PRÍNCIPE, Pedro. Resultados da avaliação das revistas da UMinho Editora. Disponível em: https://doi.org/10.34622/datarepositorium/CJQNSD, Repositório de Dados da Universidade do Minho, V1. Acesso em 7 agosto. 2024