Aplicación práctica de las nuevas tecnologías a los programas de auditoría de cuentas

APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS A LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE CUENTAS Isabel Román Graván 1. INTRODUCCIÓN Se entiende por auditoría de cuentas la actividad realizada por una persona cualificada e independiente (el auditor de cuentas), consistente en analizar, mediante la utilización de las técnicas de revisión y verificación idóneas, la información económica - financiera deducida de los documentos contables examinados, y que tiene como objeto la emisión de un informe dirigido a poner de manifiesto su opinión sobre la fiabilidad de la citada información, para poder ser conocida y valorada por terceros. Dicha actividad de auditoría de cuentas realizada por el auditor de cuentas, se verá reflejada en la emisión del correspondiente informe y con sujeción a los requisitos y formalidades establecidos en las Leyes correspondientes, en general, y en las Normas Técnicas de Auditoría, en particular. Así pues, el objetivo de la auditoría de cuentas anuales de una entidad, consideradas en su conjunto, es la emisión de un informe dirigido a poner de manifiesto una opinión técnica sobre si dichas cuentas anuales expresan, en todos sus aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de dicha entidad así como el resultado de sus operaciones en el período examinado, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados. Por este motivo, los procedimientos de auditoría se diseñan para que el auditor de cuentas pueda alcanzar el objetivo expuesto anteriormente y no necesariamente para detectar errores o irregularidades de todo tipo e importe que hayan podido cometerse. 2. UTILIZACIÓN DE ORDENADORES Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA Existen varias razones por las que las empresas y entidades de negocio han decidido la utilización de ordenadores. De ellas, las más importantes podrían sintetizarse en la gran precisión, fiabilidad, y velocidad de la informática para resolver los problemas que le son encomendados. Muchos de los problemas del auditor de cuentas no son fundamentalmente distintos a los que tiene que resolver una entidad. El manejo de cifras, datos, estadísticas, y otras funciones de tipo administrativo y financiero les son comunes, por lo que el uso del ordenador puede deparar ventajas para el auditor similares a las que tienen las entidades a las que audita. Con esta finalidad se ha desarrollado una serie de aplicaciones informáticas que constituyen hoy en día una de las apreciadas herramientas de trabajo para el auditor, así como un exponente de la filosofía renovadora de la profesión. Las herramientas informáticas a disposición del auditor queden ser divididas en tres tipos, dependiendo de los objetivos particulares de cada técnica. Estos tipos son los siguientes:  Verificación de Datos: Usando el ordenador para verificar los datos producidos por él mismo. Por ejemplo, verificación de sumas de un registro.  Resolución de Problemas: Resolviendo un problema particular por medio del uso del uso de un programa de ordenador determinado: cálculo del tipo de interés basado en un préstamo a largo plazo, por ejemplo.  Verificación de sistemas: Verificando el sistema de proceso del ordenador, hasta un punto dado, utilizando el ordenador mismo, con el fin de determinar el grado de confianza que ofrecen los "output" obtenidos. 3. VENTAJAS Y DESVENTAJAS EN EL USO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS EN LA AUDITORÍA DE CUENTAS Como cualquier otro tipo de herramientas de trabajo, el uso de aplicaciones informáticas repara una serie de ventajas y desventajas que en cada caso se han de evaluar antes de adoptar finalmente la técnica. 1. Ventajas:  Un gran volumen de verificaciones puede ser efectuado a gran velocidad.  Diversos tipos de verificaciones pueden realizarse simultáneamente.  Se optimiza la eficacia de la auditoría.  Las aplicaciones relacionadas con resolución de problemas no necesitan que la información fuente esté contenida en registros procesados por el ordenador. 2. Desventajas:  La adopción y puesta en marcha del procedimiento puede ser altamente lenta y costosa.  En ciertos casos es necesario cierto conocimiento técnico para poner en marcha el sistema.  La decisión de utilizarlo dependerá del resultado obtenido al revisar la relación coste-beneficio. En algunos casos es más barato, incluso a largo plazo, utilizar métodos manuales. 4. EVOLUCIÓN DE LOS PAPELES DE AUDITORÍA Desde que la complejidad de las empresas y su dificultad en el control de las mismas hizo surgir el papel fundamental de las auditorías en el mundo empresarial, el auditor de cuentas se vio en la necesidad de reflejar los resultados obtenidos en los "Papeles de Trabajo". Estos, como la auditoría de cuentas, han ido evolucionando a lo largo del tiempo. Dado que la auditoría se realizaba de forma manual, también los papeles de trabajo se llevaban manualmente. Lógicamente, las dificultades que ello entrañaba significaba un volumen de papeles elevado, ya no sólo para un cliente individual, sino que, en empresas auditoras, los de multitud de clientes. Los papeles de trabajo eran como a continuación se representa: Como pueden imaginarse por un momento numerosas hojas cómo ésta, con un tamaño DIN A3, supone disponer de mucho espacio físico en el despacho del auditor. Actualmente, todo esto se reduce a unas hojas de cálculo y de procesador de texto que apenas ocupan espacio en un disquete y que, en caso de desear imprimirlas de cara al cliente o a la organización implican ajustar las dimensiones a tamaño DIN A4 tal como: 5. VERIFICACIÓN DE DATOS La verificación de datos está compuesta por cuatro tipos de programas de ordenador, de los que estudiaremos su utilidad, ventajas e inconvenientes: 5.1 Programas de Auditoría de Uso General en Ordenadores Son normalmente herramientas diseñadas por firmas de auditoría para asistir a los auditores en la lectura de los registros mecanizados, preparados por el ordenador de una entidad, y para obtener información útil a una auditoría. Existen dos requisitos básicos para el uso de estos programas de auditoría:  Disponibilidad de ficheros de datos adecuados: es decir, 1. Que los ficheros deben contener la información requerida por el auditor para realizar sus pruebas. 2. Los ficheros deben ser retenidos por la entidad hasta la visita del auditor de cuentas. 3. Los ficheros deben ser susceptibles de ser procesados por el programa respectivo.  Compatibilidad con el hardware existente: 1. Compatibilidad del programa con el tipo de ordenador. 2. Compatibilidad del programa con las unidades periféricas existente. 3. Disponibilidad de tiempo de ordenador para utilizar el programa. Aunque el uso de las instalaciones propias de una entidad debe ser la primera posibilidad a considerar por el auditor, la alternativa de utilizar un centro de proceso de datos exterior pude ser tenida en cuenta. Por supuesto, esta decisión debe ser tomada después de asegurarse el visto bueno de la entidad, así como la obtención de copias de los archivos a utilizar. En estos supuestos, hay que extremar los cuidados pertinentes con el fin de evitar que, por accidente, la información base sea perdida o dañada. Otro tipo de consideraciones que el auditor debe evaluar cuidadosamente antes de decidir una aplicación son las siguientes:  Tiempo, grado de experiencia y coste involucrado.  Beneficio indirecto potencial, de relación e imagen, que la utilización de estos programas puede generar.  Efecto positivo en la moral del equipo de trabajo derivado de la automatización del trabajo rutinario. En términos generales, los Programas de Auditoría de Uso General en Ordenadores suelen realizar las siguientes funciones:  Ínput: Lectura de la información contenida en los archivos de una entidad y conversión de la misma en un formato estándar, para ser procesada posteriormente.  Proceso: Inclusión o exclusión de registros preestablecidos; realización de operaciones matemáticas, de comprobaciones de datos; obtención de sumas y subtotales; selección de partidas, normalmente por medio de técnicas estadísticas.  Output: Impresión de la información deseada y documentos tales como confirmaciones de clientes. 5.1.1 Ventajas:  Son más baratos que desarrollar un programa especial para cada aplicación.  Son más baratos que realizar un trabajo manualmente, por regla general.  Su diseño suele ser práctico, dando énfasis a la facilidad de uso.  Suelen ser diseñados incluyendo técnicas aceptadas por la firma de auditoría.  Suelen incluir controles internos útiles para auditoría. 5.1.2 Desventajas:  Proceso relativamente ineficiente comparado con el que se obtiene utilizando programas de aplicación específica.  Pueden ser utilizados en un tipo de equipos determinado, uso muy limitado.  Su utilización requiere cierto grado de conocimiento y experiencia por parte del auditor. Los Programas de Auditoría de Uso General que en la actualidad se vienen utilizando son tan variados y en continuo proceso de adaptación y mejora que es casi imposible enumerarlos. Dichos programas, contenidos en cintas, discos o disquetes, suelen por lo general ser utilizables en muy distintos tipos de ordenadores, o bien existen distintas versiones adaptadas a los ordenadores en uso más comunes. Es decir, estos programas suelen constituir un paquete que contiene varias rutinas o programas individuales, que pueden realizar funciones diferentes en un proceso consecutivo o simultáneo. 5.2 Los Programas de Uso General Son programas diseñados especialmente para resolver las necesidades de una situación en particular. Por supuesto, estos programas sólo pueden utilizarse si existen archivos de información adecuados. No obstante, pueden ser diseñados para cualquier tipo de equipo existente. Es decir, "a medida". 5.2.1 Ventajas:  Son programas de ejecución eficiente.  Dependiendo de su diseño, pueden ser muy fáciles de manejar por el usuario, ya que pueden ser escritos con ese propósito. 5.2.2 Inconvenientes:  Necesitan un gran esfuerzo, conocimientos y tiempo en su desarrollo inicial.  Requieren un tiempo inicial excesivo de verificación y comprobación.  Precisan un tiempo considerable de planificación previa. 5.3 Los módulos de Auditoría Especiales La diferencia con el anterior estriba en que en vez de escribirse programas individuales para uso específico, ciertas rutinas de auditoría pueden introducirse dentro del sistema regular del proceso de la entidad. Por ejemplo, incluir una rutina de selección admitida por auditoría en el proceso de las transacciones del Libro Mayor. 5.3.1 Ventajas:  En ocasiones es el único sistema factible cuando los datos no se mantengan por un período de tiempo suficiente. 5.3.2 Inconvenientes:  Requieren una planificación avanzada ya que el módulo debe diseñarse a la vez que el sistema general.  Necesita un alto grado de conocimientos en informática.  El "output" resultante puede ser difícil de controlar ya que pueden introducirse programas adicionales que desvirtúen el trabajo realizado por auditoría. 5.4 Programas para la Revisión Analítica Consisten en herramientas de ayuda para realizar la revisión analítica, utilizando técnicas de regresión matemática. Se expone un caso. Si el auditor desea verificar si las ventas están infravaloradas o no, se le indicará al ordenador un número predeterminado de ventas en un período y su respectivo coste de ventas. El programa proyectará unos resultados a través de una regresión matemática que serán comparados por el auditor con las cifras reales que pretende auditar. Dependiendo del número e importancia de las desviaciones, el auditor ampliará más o menos sus pruebas. 5.5 Programas Financieros Están muy extendidos en la práctica para resolver problemas de tipo financiero, como el interés efectivo de un préstamo, el principal, la amortización o tablas de amortización. 5.6 Automated Flow–Charting for Logic Review Interpretan el programa fuente y producen unos gráficos describiendo el flujo del mismo. Estos gráficos son estudiados para determinar la lógica del programa fuente. 6. LA INTRODUCCIÓN DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS EN INTERNET Pero el tiempo sigue avanzando y la complejidad de las empresas afecta de forma directa a la auditoría de cuentas. El auditor ya no se encuentra sólo en la realización de su trabajo, sino que en numerosas ocasiones requiere ponerse en contacto con su cliente o con su organización sin posibilidad de desplazarse a los lugares reseñados, teniendo que mandar documentación continuamente. Ya señalábamos la importancia que Internet tenía para la obtención de datos (normativa fiscales, normativa contable, entre otras). Pero también puede necesitar remitir información a su cliente y a su organización. Para ello, se crean las Intranet, a la que pueden acceder únicamente los que pertenecen a un grupo determinado. A diferencia de Internet, impide que cualquier persona ajena a la empresa acceda a su información a la vez que permite que sus empleados accedan a Internet. Intranet es una red interna que conecta PCs dentro de una empresa entre sí y el exterior utilizando las redes existentes y el software WWW. En esencia, la diferencia entre Internet e Intranet es la localización de la información y quién accede a ella. Las posibilidades de esta tecnología son ilimitadas:  Busca, archiva, solicita documentación.  Contribuye a reducir tiempo.  Contribuye a reducir los costes de distribución de información.  Reduce el uso del correo ordinario de documentos con el empleo de páginas Web internas y compartir con todos los interesados autorizados. Así, cualquier centro en el se necesite actualizar global y rápidamente los datos, el uso de una Intranet agiliza bastante los procesos, al permitir acceder a la información cuando ésta sea requerida por el usuario. 6.1 Ventajas ¿Por qué utilizar las Intranet si anteriormente existían las LANs o redes de área local?. Intranet consigue unificar estándares, teniendo como resultado una mayor eficiencia en el proceso de información y comunicación entre las personas. 7. DOCUMENTACIÓN DE USO En cada caso que el auditor de cuentas desee utilizar los sistemas informáticos como herramienta de trabajo, dicha aplicación debe documentarse adecuadamente en sus papeles de trabajo. Un archivador independiente debería prepararse conteniendo:  Descripción de la aplicación y sus objetivos.  Indicación y descripción de los ficheros utilizados.  Copia de las hojas de especificaciones utilizadas.  Copia de los controles realizados. 8. CONTROLES DE AUDITORÍA Los controles de auditoría para las aplicaciones en el ordenador, están dirigidos a eliminar o reducir que la acción del personal de la empresa cliente pueda afectar al resultado de la aplicación. Dichos controles varían en función del tipo de software usado por el auditor de cuentas: controles previos al proceso, controles durante el proceso, controles después del proceso. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFÍCAS Arce, C. (1996): Introducción al análisis estadístico con SPSS/PC+. Barcelona. VV.AA. (1998): "Manual de Auditoría", en REA, Registro de Auditores de Cuentas. Madrid. Videra García, A. (1997): "Utilización del sistema informático SPSS/PC+ en la enseñanza del análisis estadístico: posibilidades y limitaciones" en Edutec. Creación de Materiales para la Innovación Educativa con Nuevas Tecnologías. Universidad de Málaga. Videra García, A. (1997): "Aplicaciones de sistemas informáticos para la enseñanza del análisis estadístico: un estudio comparativo con la enseñanza tradicional". oooooOooooo APLICACIÓN PRÁCTICA DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS A LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE CUENTAS DATOS DE LOS AUTORES: