La selección de documentos audiovisuales

127 Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 RESUMEN En un trabajo anterior 1abordamos el problema de la selección de documentos textuales periodísticos y defendimos la importancia de regularizar y homogeneizar la tarea selectiva, para lo cual proponíamos una metodología de selección que fue empíricamente contrastada. Indudablemente, el problema de la selección documental alcanza también a los documentos audiovisuales. Por ello, en el presente artículo pretendemos exponer algunos aspectos que pueden ayudarnos a entender mejor todo lo concerniente a la selección de documentos audiovisuales y sugerimos la adaptación también a este tipo de documentos del método de selección. Palabras clave: Documentación audiovisual, selección documental, selección de documentos audiovisuales, metodología de selección, ccentro de documentación audiovisual. LA NECESIDAD DE SELECCIONAR Estudiar la selección de documentos videográficos desde sus mismas raíces (¿por qué seleccionar?, ¿cómo seleccionar?, ¿qué seleccionar?) se convierte, hoy por hoy, en un tema crucial de investigación, pues se requieren soluciones inmediatas a un problema cada vez más conflictivo. En un principio, cuando las distintas cadenas de televisión comenzaron su andadura, los servicios de documentación no previeron que llegaría el día en que verían seriamente mermado el espacio destinado al almacenamiento y conservación de todos los documentos audiovisuales generados por la empresa, documentos cuya importancia radica, por un lado, en su valor económico (como fuente de explotación), y por otro, en su valor patrimonial (como fuente de investigación histórica). La selección de documentos audiovisuales Ángeles LÓPEZ HERNÁNDEZ Prof. Dra. Departamento de Periodismo Universidad de Sevilla Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 ISSN: 0210-4210 128 Va a ser precisamente cuando este problema de almacenamiento ya se haya hecho más que evidente cuando tales servicios de documentación se planteen, ahora por obligación, qué hacer con tantos documentos acumulados, iniciando en la mayoría de los casos —a pesar de ser reacios a ello— una política sistemática (e incluso a veces dramática) de descarte o espurgo, llegándose a perder para siempre documentos cuyo valor de utilidad, de contenido, histórico, etc. fue insuficientemente calibrado. Hoy por hoy, el volumen de documentos conservados en los servicios de documentación audiovisuales está generando uno de los principales problemas con que ha de enfrentarse el selector, esto es, la saturación informativa. Este volumen material del que hablamos se debe en buena medida a la multiplicación de la información por diferentes vías, llegando al archivo normalmente, como comenta Ángeles Martín 2 : «programas pregrabados y copias de seguridad, paralelos de antena o copia en formato profesional realizada durante la emisión de programas en directo, editados, originales de noticias o programas, servicios de intercambio de noticias (Eurovisión, WTN, CNN, Visnews, FORTA), cesiones de organismos públicos, cabeceras y elementos de transición (cortinillas) y promociones, y copias judiciales en VHS». Resulta más que evidente que, aunque puedan esgrimirse razones para almacenar todos estos documentos de contenido similar —si no idéntico—, la máxima que ha de defenderse siempre, buscando apoyo en la lógica, es que sólo deben pasar el filtro selectivo y conservarse aquellas fuentes que puedan aportar nuevos datos y, con ello, enriquecer nuestra colección, evitando las multiplicaciones innecesarias. Para Nilsson3, existen tres momentos importantes en los cuales se puede hacer o reconsiderar la selección: inmediatamente después de la emisión; cinco años después de la transmisión; y cuando la obsolescencia de los formatos demande la duplicación del material. Lo ideal para cualquier servicio de documentación sería poder conservarlo todo al menos durante el espacio de tiempo recomendado por la Federación Internacional de Archivos de Televisión (FIAT), es decir, dos años para los documentos de ficción y cinco años para los documentos informativos. Al cabo de este período se podría tener la necesaria perspectiva histórica para valorar si el contenido de dichos documentos es lo suficientemente importante como para ser conservados en el archivo permanente del centro. Pero, naturalmente, ello supone un elevado coste económico, tanto desde el punto de vista del almacenaje como del de los recursos humanos necesarios para gestionar tan ingente volumen documental, un coste que no todas las televisiones, sobre todo las locales, pueden permitirse mantener. Como nos dice Kula4, «el factor impeditivo es el volumen. No es raro que una sola emisora produzca más de cinco mil horas de programación por año. La selección es, a todas luces, fundamental, y lo que urge, en efecto, es un método de gestión de los documentos que garantice (...) la preparación de un plan en el que se especifiquen qué programas se seleccionarán para su conservación a largo plazo». Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 Cierto es que, en la actualidad, los detractores de la política selectiva podrían argumentar que la digitalización de los archivos audiovisuales (sin entrar a hablar de su elevado coste económico, al que no pueden hacer frente muchas empresas audiovisuales) puede solucionar el problema de almacenaje, haciendo posible guardar todos los documentos, gracias al ahorro que supone, no sólo de espacio, sino también de gestión documental. Ello es así pero sólo a corto o medio plazo, y no a largo plazo, cuando las fuentes almacenadas sean tantas que impidan una búsqueda y recuperación selectiva de la información. En este sentido, resulta verdaderamente significativa la conclusión final a la que llega Kula5tras su estudio, en la cual arguye: «colocado frente a un incremento exponencial del volumen de la producción que no tiene trazas de disminuir, el archivero no tiene más remedio que seleccionar (...). Incluso contando con la posibilidad de aplicar las nuevas tecnologías del videodisco y de la codificación digital de las imágenes en movimiento tendrá que seguir aplicando políticas de evaluación para evitar que los archivos se vengan abajo por el peso de los materiales y que el investigador del futuro se ahogue en un mar de imágenes redundantes y triviales». La saturación informativa nunca puede ser buena a los propósitos del servicio de documentación, puesto que provoca, entre otros problemas, el colapso de los sistemas de recuperación posterior de los documentos, viéndose obligado el documentalista, o bien el propio usuario, a malgastar buena parte de su tiempo y de su esfuerzo en la búsqueda y visionado de documentos para él irrelevantes. Dicho en otras palabras, la selección a ultranza por un servicio de documentación de todos sus documentos audiovisuales provoca, a la larga, una situación inadmisible de «atiborramiento archivístico» de informaciones. Como sostiene Alfonso6, «la pretensión de conservar y preservar los materiales creados por la televisión es doblemente idílica, primero, porque los materiales son tanto los emitidos como los no emitidos, con los problemas de multiplicación y heterogeneidad que ello comporta; y, segundo, porque los cambios tecnológicos actuales son tan rápidos que se ignora cuál será el sistema técnico más desarrollado el día de mañana». Así pues, a nuestro entender, la selección de información se convierte en el mejor modo de solucionar los continuos problemas de almacenaje y de alcanzar —elidiendo los efectos de la saturación— un alto índice de eficacia en la recuperación a posteriori de los documentos, dado que si dicho proceso de selección se ha hecho con el debido rigor, permitirá reducir drásticamente durante la búsqueda los niveles de ruido y silencio documentales, dos graves problemas que dificultan la recuperación selectiva de información. En definitiva, la dificultad de almacenamiento y la saturación informativa, junto a las limitadas posibilidades financieras y los escasos recursos humanos de los que adolece hoy la mayoría de los servicios de documentación, se convierten en los principales argumentos a favor de establecer unos principios de selección que sirvan para activar la actitud crítica de los documentalistas, pues sólo activando en ellos dicha actitud crítica se logrará librarles del temor a re- Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales 129 Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 130 alizar de manera deficiente una tarea que, como la selección, encierra una gran responsabilidad, ya que aquellas imágenes que eliminen por error difícilmente podrán ser luego recuperadas. LA TAREA TRADICIONAL DE SELECCIÓN DE DOCUMENTOS: CRITERIOS SELECTIVOS Es indudable que, hoy por hoy, ningún sistema de información moderno puede escapar a la tarea de seleccionar los documentos que le llegan diariamente, ya sean documentos internos (de su organización) o externos (procedentes de otras organizaciones). Las televisiones no constituyen una excepción, pero, como argumenta Aguirreazaldegui 7, la tipología de los documentos audiovisuales, las diferentes posibilidades de reutilización y el hecho de que sea la entidad productora la única que los conserve —al no existir obligación de depósito legal— hacen que los servicios de documentación de televisión se planteen el problema de la selección desde la doble perspectiva, primero, del valor de explotación y, segundo, del valor patrimonial. La selección de imágenes en movimiento ha sido una cuestión debatida desde sus propios orígenes cinematográficos. El argumento de Henri Langlois de que el archivero no tiene derecho a decidir qué imágenes son las que deben sobrevivir y cuáles perderse para la posterioridad, es razonable pero nada práctico, se ha quedado obsoleto. Por el contrario, hoy en día nos vemos abocados a apoyar la tesis de Matuzewski8, cinematógrafo polaco, que ya a principios de nuestro siglo defendía la necesidad de seleccionar, en función de su valor histórico, los documentos fílmicos que ingresarían en el «Depósito de Cinematografía Histórica» que iba a crearse en París. Este mismo argumento sería sostenido años más tarde por Ernest Lindgren 9—primer archivero fílmico preocupado por cuestiones operativas y metodológicas—, para quien la selección de imágenes en movimiento constituía un apartado esencial, y lo puso de manifiesto, tras la 2.aGuerra Mundial, en la National Film Library que dirigía, encargando a un comité que determinara las obras cinematográficas dignas de ser conservadas en los archivos. Este comité, que aún existe, estaba subdivido en tres comités que se ocupaban de analizar los filmes como arte, los filmes como documentos históricos y los filmes científicos. Desde los años 20, aunque de manera más profusa a partir de los años 80, muchos han sido los autores que han abordado el problema de la selección de documentos, aunque centrando sus investigaciones, primero, en el ámbito bibliotecario y, segundo, en el ámbito archivístico. Sin embargo, otros sistemas de información, como es el caso de los sistemas audiovisuales televisivos, se han visto prácticamente desabastecidos de estudios en este terreno concreto de la selección de documentos, a pesar de que también estos sistemas sufren inexorablemente, como ya hemos indicado, los mismos problemas de limitaciones financieras y de recursos humanos y, sobre todo, de saturación informativa. Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 La falta de una regulación o normalización rigurosa —a nivel internacional o nacional— sobre selección de documentos audiovisuales hizo, como hemos comentado, que muchos centros de documentación televisivos, ante la falta de espacio que sufrían, optaran por llevar a cabo una eliminación sistemática, muy poco cuidadosa, de los documentos que poseían y conservaban, llegándose a destruir documentos de un gran valor cultural e histórico. Ante esta situación inaceptable, la Comisión de Preservación y Selección de la FIAT elabora, en la década de los ochenta, unas recomendaciones generales 10 acerca de la correcta selección de las imágenes en movimiento. Tales recomendaciones se fundamentaban en la necesidad de conservar todos aquellos documentos audiovisuales que pudieran englobarse en alguno de estos apartados: 1. Material sobre historia y desarrollo de televisión: incluye realizaciones artísticas y técnicas, nuevas tecnologías aplicables a la difusión por televisión y ejemplos relevantes de técnicas ya existentes. 2. Material en el que aparezcan personajes de interés histórico: ya sean de ámbito político, económico, cultural, científico, deportivo, etc. 3. Acontecimientos de interés histórico: independientemente de la actividad humana de que se trate, ya sea científica, política, económica, etc. Incluidos aquellos momentos en los que un programa de televisión en directo sea historia por sí mismo. 4. Material de interés sociológico: que sirvan de ejemplo de aspectos de la vida contemporánea. Se encuadran aquí desde obras televisivas hasta documentales y programas de entretenimiento. 5. Material que muestre objetos, como obras de arte, edificios, maquinaria y equipamiento, etc. 6. Material que muestre lugares geográficos: especialmente aquellos lugares que se encuentran en un período de cambio, de transformación o de desarrollo. 7. Los programas individuales o series de programas (no menos de seis) que sean de utilidad para futuros recopiladores de programas que reflejen retrospectivamente la obra de un artista importante y para exhibir nuevamente programas importantes de todo tipo de producción. En 1998, Nilsson, presidente de la Comisión de Programación y Producción de la FIAT/IFTA, elabora un informe11 en el que proporciona una lista de posibles criterios de selección, criterios que, hemos de decir, resultan poco innovadores al seguir la misma línea de las recomendaciones antes citadas: 1. Material de actualidad o de interés histórico en cualquier campo. 2. Material de actualidad como la grabación de un lugar, de un objeto o de un fenómeno natural. 3. Material de entrevistas de importancia histórica. Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales 131 Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 132 4. Material de entrevistas indicativas de las opiniones o actitudes del momento. 5. Material de ficción y entretenimiento de interés artístico. 6. Material de ficción y entretenimiento ilustrativo de la historia social. 7. Cualquier material, incluso el comercial y de presentación, ilustrativo del desarrollo de las prácticas y técnicas televisivas. Actualmente, estas recomendaciones constituyen la única base reguladora a nivel internacional sobre la que sustentar la labor selectiva de documentos audiovisuales. No obstante, y como puede apreciarse tras una atenta lectura, los criterios de selección recomendados por la FIAT son excesivamente genéricos —o inespecíficos—, lo que les hace poco útiles y nada prácticos para conducir fielmente a la selección rigurosa de los documentos. Aun reconociendo que tales recomendaciones suponen en sí un importante paso del que partir para abordar seriamente esta difícil y compleja tarea documental, también pensamos que si los servicios de documentación de medios audiovisuales se guiaran estrictamente por tales recomendaciones, lo más probable es que terminaran seleccionando prácticamente la totalidad de los documentos audiovisuales que en ellos ingresan cada día. Por esta razón, junto a estas sugerencias básicas proporcionadas por la FIAT, los servicios de documentación de medios audiovisuales se ven abocados a establecer criterios más «personales» de selección de documentos, es decir, se han visto en la necesidad de planear su propia política selectiva, una política que si bien, como decimos, es particular de cada centro, tiende a confluir en ciertos rasgos comunes, tales como: 1. Conceder prioridad selectiva a la producción propia. Tan sólo transcurrido un plazo de tiempo determinado, que es fijado por el centro de documentación, se revisa la producción propia, descartándose del archivo aquellos documentos que han dejado de tener interés o importancia. 2. A la hora de descartar la producción propia, por regla general los servicios de documentación distinguen los documentos en función de su clasificación en dos categorías primarias: programas de entretenimiento y programas informativos. En el primero de los casos, el de los programas de entretenimiento, la selección suele ser menos rigurosa, conservándose como referente histórico sólo dos o tres episodios —normalmente el primero, el de en medio y el último— de cada etapa del programa. El resto es descartado sin más evaluación o valoración previa. En este sentido, Aguirregomoskorta 12 sostiene que «muchos programas seriados (entre ellos los de entretenimiento, que tanta audiencia tienen a veces) son tan iguales unos a otros, tan absolutamente faltos de trascendencia y tan ligeros que no tiene ningún sentido el conservarlos, salvo como botón de muestra del entretenimiento del momento». Esta opinión de Agui- Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 rregomoskorta es compartida por un gran número de documentalistas del campo audiovisual. Por otro lado, nos encontramos con los documentos informativos, que suponen el material más voluminoso existente en los archivos televisivos y cuya tarea selectiva provoca gran controversia, entre otros motivos por resultar muy complicado decidir en el presente lo que puede ser significativo en el futuro. Hemos de tener en cuenta, además, que en este tipo de documentos no sólo se ha de someter a selección el programa completo, tal y como se difunde a la audiencia, sino también los reportajes preelaborados de los que se extraen las informaciones consideradas más pertinentes o relevantes para cubrir cada noticia. Como nos dice Conesa 13, «los originales de rodaje plantean un problema importante de selección, pues por su volumen hay que seleccionarlos necesariamente. La selección, en este caso, hay que hacerla en función de la calidad técnica, del valor de las imágenes, de las posibilidades de reutilización, etc». Es importante subrayar este último criterio selectivo apuntado por la autora, ya que ciertamente algunos brutos podrán servir de fuentes para la obtención de nuevas imágenes no emitidas con anterioridad. En definitiva, podemos afirmar que, en el caso de los programas informativos, la selección se ha de realizar con gran cautela atendiendo a diversos criterios selectivos, siendo sugeridos por distintos teóricos de la documentación y por los responsables de servicios de documentación televisivos los siguientes: a) El valor informativo del documento. b) El valor cultural del documento. c) La duración temporal del documento. d) La reutilización potencial del documento. e) La nacionalidad o ámbito geográfico del documento. f) Las posibilidades de intercambio. g) Las duplicaciones de programas en diversos formatos o en diversos idiomas. h) La calidad del material. i) El valor histórico del documento. Hay que decir, sin embargo, que también existen otros centros de documentación televisivos que siguen manteniendo una postura contraria a la selección, defendiendo una política de conservación sistemática de todo el material, tanto del propio como del ajeno. Es este el caso del canal autonómico de Andalucía, Canal Sur Televisión, que empezó su andadura hace diez años y cuya responsable del centro de documentación comenta: «ante la falta de una normativa legal, que sirva de pauta para la selección de la documentación que debe conservarse, los responsables de archivos de televisión somos reacios al expurgo. Además de su valor económico, las emisiones diarias son un reflejo de la sociedad del momento y representan la memoria colectiva»14. Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales 133 Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 134 Ahora bien, es de pensar que Canal Sur Televisión, como otras cadenas autonómicas, aun no padece vivamente el problema de la acumulación desmesurada de documentos al tratarse de emisoras de televisión muy jóvenes, lo que les ha permitido hasta ahora conservar de manera íntegra sus emisiones. Es de prever, no obstante, que el problema del almacenamiento y de la saturación informativa les sobrevendrá a corto o medio plazo, y será entonces cuando habrán de establecer, les guste o no, una política de selección de los fondos a conservar. LA POLÍTICA DE SELECCIÓN/DESCARTE DE DOCUMENTOS AUDIOVISUALES Decidir la selección y descarte de los documentos que entran o forman ya parte del fondo es una tarea sumamente compleja, que va a venir determinada por numerosos factores, todos los cuales deben ser tomados en cuenta para evitar errores irreversibles. Establecer una política adecuada y eficaz de selección/descarte que sirva para el presente inmediato y también para el futuro, supone una ardua investigación que podríamos resumir en las siguientes fases de actuación: 1. Estudio de las necesidades informativas de la institución. Como afirma Kula 15, «los documentos no se elaboran en el vacío y, por lo tanto, no deben evaluarse sin prestar la debida atención a la estructura de la organización responsable de ellos y a la naturaleza de sus actividades». Por tanto, se habrá de realizar primeramente un estudio general acerca de la institución para la que trabajamos: sus objetivos informativos prioritarios; las necesidades del centro de documentación; los tipos de usuarios; los tipos de búsquedas y consultas más habituales; el espacio de almacenaje con que cuenta la organización; el equipamiento técnico; etc. En este sentido, y a fin de no dejar cabos sueltos, se deberá conocer y atender a las necesidades particulares de todos los departamentos que forman parte del organigrama de la empresa televisiva: departamento de realización de programas, departamento comercial, departamento de servicios técnicos, etc. 2. Estudio de los fondos que posee la institución. La selección/descarte se realizará a distintos niveles de profundidad en función de la mayor o me- nor importancia que se les conceda a los distintos tipos de documentos que posee nuestra institución. La línea de actuación a seguir en este estudio será, entonces, establecer una clasificación de los fondos que poseemos y que, en líneas muy generales, podría ser la siguiente: • Programas de entretenimiento (programación repetitiva): concursos, series televisivas, dibujos animados, etc. • Programas informativos (programación no repetitiva): noticiarios (diarios y semanales), documentales, reportajes, debates y entrevistas, etc. Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 Es importante realizar de antemano esta clasificación, puesto que los criterios de selección y descarte que se habrán de aplicar a cada una de las categorías señaladas serán claramente distintos. Así, por ejemplo, mientras que para el descarte de los programas de entretenimiento, como ya comentamos, es una práctica aconsejable la de guardar sólo dos o tres de sus ejemplos característicos —lo que agiliza enormemente el proceso selectivo—, para los programas informativos se deberá diseñar una tabla de criterios selectivos, que nos ayude a determinar con la debida rigurosidad qué documentos deben ser conservados y/o seleccionados y cuáles no. Asimismo, y como manifiesta Anne Hanford 16 , «también es importante la escala del tiempo en la que se efectúa la selección. Parte del material puede identificarse como de importancia a largo plazo, incluso antes de su retransmisión, y al otro extremo de la escala, parte del material puede descartarse poco después de haberse emitido». 3. Evaluación o valoración de los documentos informativos, para lo cual es recomendable utilizar una tabla general de criterios selectivos, cuyo diseño y construcción no debe de estar a cargo sólo del responsable del servicio de documentación o archivo, pues podría incurrir en subjetivismo, sino en manos de un comité asesor compuesto, al menos, por el responsable del servicio de documentación, por un representante de cada uno de los departamentos de la cadena que precisan del centro de documentación, por especialistas en las diversas materias que van a ser sometidas al proceso de selección y, finalmente, por un selector experto ajeno al medio.Dicha tabla deberá construirse en función de dos variables: las necesidades informativas de nuestra institución (de las que ya habremos realizado un estudio previo) y la importancia intrínseca del documento, variable esta última que supone: a) Valorar cada fuente globalmente, tanto desde el punto de vista de su interés físico y de contenido como de su utilidad potencial. b) Determinar su ciclo vital, entendiendo por tal no sólo el período en que mantiene su vigencia, sino también su valor a corto, medio y largo plazo. PROPUESTA METODOLÓGICA DE SELECCIÓN DE DOCUMENTOS AUDIOVISUALES Partimos de la convicción de que no es posible hacer una selección eficaz y fiable de un documento audiovisual si éste no es sometido previamente a una valoración exhaustiva de todas y cada una de sus facetas —física, de contenido, de utilidad para el centro y temporal—, lo que nos permitirá determinar a ciencia cierta en dónde radica su relevancia o su intrascendencia. Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales 135 Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 142 documentos informativos que han de seleccionarse preferentemente son aquellos que pueden englobarse en el último nivel mencionado, ya que no se limitan a narrar el hecho acaecido, sino que además ahondan en él para lograr un mejor entendimiento y conocimiento de todos los factores y circunstancias que lo rodean. En este sentido, y para ilustrar lo dicho aquí, todos sabemos que algunas cadenas televisivas realizan programas semanales de información de actualidad (caso de Informe Semanal, Los Reporteros, Documentos TV, etc), en los cuales se suelen tratar en amplios reportajes algunas de las informaciones difundidas a lo largo de la semana en los noticiarios diarios. En tales casos, y sin temor a perder datos esenciales, se pueden eliminar las informaciones contenidas en los noticiarios diarios que son tratadas con mayor rigor periodístico en el programa de información semanal. Ello permitiría compactar en cintas de larga duración el resto de las noticias emitidas durante la semana, ahorrando soporte material y, por supuesto, lugar de almacenaje. c) Objetividad-veracidad. En líneas generales, entenderemos que un documento informativo alcanza sus mayores cotas de objetividad cuando en él se cumplan los siguientes principios verificativos: el documento no omite intencionadamente sonidos o imágenes que la audiencia tiene derecho a conocer e interpretar por sí misma; en el documento no se falsean las imágenes (efectos singulares de encuadre o montajes especiales), o tergiversan los datos informativos; las informaciones contenidas en el documento no son fruto del rumor o de suposiciones sin confirmar (dichos rumores o suposiciones, en caso de aparecer en el documento, deberán identificarse y tratarse como tales); y, finalmente, el documen- to no muestra una visión parcial de la realidad, es decir, no desnaturaliza la información para enfatizar ciertas opiniones frente a otras. VALOR TEMPORAL Se contemplan dentro de este valor aquellos criterios selectivos que nos pueden servir de indicios objetivos para determinar el valor a medio plazo (reutilización potencial) y largo plazo (valor histórico) de un documento audiovisual y, por ende, su custodia temporal en el archivo del centro: a) Utilidad para investigaciones futuras: debe conferirse primacía a la selección de documentos audiovisuales que captan imágenes claras, interpretables y fiables de acontecimientos contemporáneos de gran importancia (tanto dentro del ámbito político como del económico o social), puesto que éstos servirán de soporte a investigaciones históricas. Como comenta Conesa 22 , se trata de «constituir un archivo audiovisual, que en el futuro será imprescindible para conocer y estudiar, tanto la televisión como un medio de comunicación y como un fenómeno social, como la Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 propia historia de nuestro país, captada y reflejada día a día en los diferentes programas informativos de la emisora». De todos modos, conviene precisar que no todo lo que acontece en nuestros días ha de tener forzosamente en el futuro trascendencia para interpretar nuestro presente. Por el contrario, si la escasez de fuentes dificulta la tarea del historiador a la hora de interpretar una época, el exceso de documentos también puede obstaculizar su labor, al proporcionársele fuentes interpretativas no fiables o irrelevantes. Por último, se considerarán importantes bajo el prisma de este criterio selectivo aquellos documentos que hablen del propio medio, de su origen, de su transformación y de su evolución, por el mismo motivo al que antes aludimos: porque si la propia cadena no guarda sus documentos, difícilmente lo hará otra organización por ella. b) Reutilización potencial del documento, en la medida en que sus imágenes sirvan como antecedente para explicar, verificar o justificar un acontecimiento o bien, a otra escala, sirva de base para la producción de nuevos programas. Se habrá de atender dentro de este criterio selectivo, al numero de veces que podrá reutilizarse un mismo documento o, dentro de él, una misma imagen como plano recurso y durante cuánto tiempo, al recoger personas identificables (ante todo, las no públicas) o paisajes urbanos o rurales que cambian con los años. No obstante, debemos tener en cuenta que las imágenes no ofrecen una sola lectura, sino que pueden servir para ilustrar informaciones de contenidos dispares. En este sentido, Alfonso23, nos comenta, a modo de ejemplo, que las imágenes de una boda en los años veinte pueden acompañar un reportaje sobre los ritos ceremoniales a principios del siglo XX, la moda imperante en la época, o servir para ilustrar los cambios sociales, culturales y religiosos que han tenido lugar desde entonces hasta nuestros días. CUANTIFICACIÓN DE LA TABLA DE VALORACIÓN Para que la tabla de valoración sea realmente efectiva deberemos atender también a su posible cuantificación, esto es, al modo de obtener, mediante ponderación de sus respectivos criterios selectivos, un resultado matemático a partir del cual deducir el valor final de un documento, o lo que es lo mismo, si el documento analizado debe ser seleccionado o eliminado. La forma más sencilla que tenemos de cuantificar la tabla es la siguiente: En donde Ves el valor final del documento y c1,c2, etc. son las puntuaciones obtenidas por dicho documento en cada uno de los criterios selectivos que conforman la tabla de valoración. V= c1+ c2+ ... + cn Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales 143 Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 144 Por tanto, y partiendo de este sistema de cuantificación, para determinar de manera adecuada el valor final de un documento habrá que atenderse prioritariamente a la puntuación que asignaremos a los criterios selectivos, en función de que se cumplan o no en el documento sometido al proceso de selección. Para facilitar la tarea selectiva lo más útil y efectivo es emplear una combinación binaria, es decir, que los valores positivos asignados a los criterios selectivos sean: igual a 1, cuando el documento cumple el criterio establecido; igual a 0, cuando no lo cumple. Por tanto, el valor numérico 1 se correspondería con la afirmación (sí), mientras que el valor numérico 0 se correspondería con la negación (no). No obstante, utilizar una combinación binaria para valorar los criterios selectivos no siempre es lo más apropiado, puesto que en ocasiones, como afirman Johnston y Weckert24, una pregunta puede tener una respuesta intermedia. Por ejemplo, en el caso del criterio «utilidad investigadora» puede resultarle al selector, en ocasiones, sumamente difícil responder con un simple sí o no, que es a lo que equivaldrían respectivamente los valores numéricos 1 y 0. Quizás el acontecimiento puede llegar a tener una gran popularidad durante un determinado espacio de tiempo y luego «pasar de moda» y ser olvidado. En tal caso, el selector, lógicamente, no puede prever si tal documento podrá servir algún día de apoyo a otras informaciones, o puede llegar a ser un documento de interés histórico para los futuros investigadores. Por ello, se sentiría más seguro pudiendo dar una respuesta intermedia o no tan extrema. De este modo, los valores asignados a los criterios selectivos pasarían a ser: 2 (dos) en el caso de una respuesta afirmativa (el documento sí cumple el criterio selectivo); 1 (uno) para la respuesta intermedia, es decir: cumple el criterio selectivo parcialmente; 0 (cero) para la negación (esto es, el documento no cumple el criterio selectivo). Así, la tabla general de valoración antes diseñada podría cuantificarse, por ejemplo, del siguiente modo (Fig. 2). Ahora bien, con lo explicado hasta el momento, esta estrategia de cuantificación sólo nos servirá en el caso de que comparemos dos documentos entre sí, a fin de decidir cuál de ellos conviene seleccionar y cuál no, en función del resultado final obtenido por ambos tras la suma de todos sus criterios selectivos: aquel que más puntuación obtenga será, lógicamente, el que habrá de seleccionarse. En caso de no ser así, es decir, de que no se trate de comparar un documento audiovisual con otro, será necesario establecer un umbral mínimo, de modo que un documento será seleccionado únicamente cuando supere el umbral fijado. Dicho umbral puede determinarse hallando la media aritmética, de tal modo que si, apoyándonos en la tabla general de valoración que nos sirve de ejemplo, el máximo valor que un documento puede obtener es igual a 22 (11 criterios selectivos multiplicados por 2), y el valor mínimo es igual a 0 (11 criterios selectivos multiplicados por 0), la media artimética será, naturalmente, 11. Por tanto, todo documento, al ser cuantificado, habría de dar como resultado un valor igual o superior a once (>11); de no ser así podría ser descartado por el documentalista. Obviamente, el Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales 145 Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 Las imágenes se ven con absoluta nitidez (buen contraste de luz, correcto enfoque y encuadre, etc). =2 Visión no muy clara de algunas imágenes (a causa del exceso Calidad de o escasez de luz, imagen desenfocada o desencuadrada, etc). =1 Valor la imagen/es Dificultad para visionar la mayoría de las imágenes contenidas físico en el documento (a causa del efecto de luz, del desenfoque, del desencuadre, etc.). =0 Documentos en buen estado (las imágenes se ven con nitidez). =2 Calidad Documentos algo dañados. =1 del soporte Documentos cuyo grado de deterioro aconseja cambiar de soporte la información cuanto antes. =0 Informaciones cubiertas por el propio medio. =2 Producción Informaciones accesibles por intercambio. =1 propia Informaciones de agencias. =0 Duración superior a minuto y medio. =2 Duración de Duración en torno al minuto. =1 Valor de la información Duración inferior a un minuto. =0 utilidad Originales (bruto, paralelo de antena). =2 Duplicaciones Copias de originales. = 1 del documento Resto de copias. =0 Informaciones regionales. =2 Ámbito Informaciones nacionales. =1 geográfico (*) Informaciones internacionales. =0 Informaciones nuevas, de elevado interés social, de esperada Significación consulta por los usuarios, etc. =2 informativa Informaciones que siguen a una saga o serie informativa. =1 Informaciones redundantes. =0 Reportajes y documentales de índole política, económica, Valor de social y cultural. =2 contenido Profundidad Noticias de informativos diarios de indole política, económica de tratamiento y cultural. =1 Noticias de sucesos, deportes y avances informativos. =0 Informaciones que no omiten datos ni imágenes. =2 Objetividad- Informaciones parcialistas. =1 veracidad Informaciones que omiten o falsean datos e imágenes. =0 Acontecimientos políticos, económicos y culturales que Utilidad para supongan un hito importante de nuestra historia. =2 investigaciones Acontecimientos de interés social temporal. =1 Valor futuras Sucesos y noticias de carácter cotidiano. =0 temporal Planos recursos de valor probatorio (jurídico) e histórico. =2 Reutilización Planos recursos de valor temporal (pasado un tiempo deben potencial del ser actualizados: imágenes de edificios, etc.). =1 documento Imágenes que no pueden ser utilizados como planos recursos. =0 FIGURA 2. Modo de cuantificación de la Tabla General de Valoración. (*) En este ejemplo, el criterio ámbito geográfico ha sido diseñado para su uso en cadenas autonómicas, aunque es posible adaptarlo a las necesidades de las cadenas nacionales o locales. 146 umbral mínimo que fijemos no tiene por qué ser la media aritmética. En función del grado de restricción con que nos interese realizar la tarea selectiva, dicho umbral podrá ser más alto o más bajo. Existen, desde luego, otros modos de cuantificar el valor final de un documento. En el marco de la Teoría de la Decisión se han desarrollado diversas estrategias —unas más sencillas y otras más sofisticadas— susceptibles de ser aplicadas también al problema de la selección en Documentación. Por ejemplo, si nos interesara asignar un distinto peso relativo a cada uno de los macrovalores que componen nuestra tabla (físico, de utilidad, de contenido y temporal), podríamos utilizar la llamada «estrategia lineal o compensatoria» 25. De todos modos, la selección de documentos que obtendríamos de aplicar la fórmula matemática de la estrategia lineal o compensatoria podría ser la misma que empleando nuestra fórmula, por cuanto que, si incluimos más criterios dentro de un macrovalor que dentro de otro, le estaremos otorgando una mayor importancia al primero que al segundo en la tabla de valoración. Siguiendo con nuestro ejemplo, el macrovalor de utilidad tiene más peso que los demás macrovalores en la puntuación de cualquier documento al que se aplique la tabla general de valoración, al contar con el doble de criterios selectivos que los macrovalores físico y temporal (cuatro criterios frente a dos) y con un criterio más que el macrovalor de contenido. Lo mismo ocurre con el macrovalor de contenido frente a los macrovalores físico y temporal. CONCLUSIONES Llegados a este punto, podemos concluir que, pese a las reticencias de algunos archiveros y documentalistas, la evaluación de las imágenes en movimiento es hoy por hoy una práctica absolutamente ineludible. Ha llegado el momento de dejar de discutir acerca de si la selección se debe realizar o no, de enjuiciar si es beneficiosa o perjudicial, y de reunir los esfuerzos de todos —los documentólogos ideando modelos y metodologías y los documentalistas contrastándolas en la práctica— para llegar finalmente a un método que demuestre empíricamente su precisión y fiabilidad para seleccionar los documentos audiovisuales informativos. No hemos de temer que la selección suponga una merma de nuestro patrimonio histórico o cultural, primero, porque no todos los documentos televisivos —ni siquiera la mitad de ellos— poseen tanto valor y, segundo, porque, en cier- to modo, facilitamos la tarea de los futuros investigadores al determinar nosotros mismos, desde nuestro presente, qué documentos reflejan más claramente los grandes sucesos contemporáneos. Nuestra propuesta metodológica parte de la convicción de que un modo de contrarrestar la aleatoriedad y subjetividad que envuelve a toda tarea de selección de documentos es elaborando una tabla general de valoración donde aparezcan especificados los valores preferentes a tener en cuenta en la revisión Ángeles López Hernández La selección de documentos audiovisuales Documentación de las Ciencias de la Información 2001, número 24, 127-149 y examen de los documentos audiovisuales informativos, es decir, una tabla en la que se listen los principales aspectos que dotan de relevancia y pertinencia a este tipo concreto de fuentes para el centro de documentación y, especialmente, para sus usuarios tanto actuales como futuros. Dicha tabla aporta al selector una información reducida y concreta de los elementos que únicamente debe tener en cuenta en el análisis de cada documento, controlando de este modo su tarea y, en consecuencia, haciendo predecible su conducta selectiva. Hablamos de «valores preferentes» en cuanto que la lógica nos dicta que, aunque podamos tener un conocimiento completo de todos los criterios que dotan a un documento de su interés, aún tendremos que seleccionar qué criterios conformarán nuestra tabla específica de valoración, a fin de no hacerla tan extensa que su aplicación por parte del documentalista resulte muy costosa (en tiempo y esfuerzo). Por tanto, algunos criterios habrán de ser considerados como importantes y otros como no importantes. Somos conscientes de que el uso o aplicación de una tabla de valoración podría ralentizar la labor selectiva, exigiendo al selector un tiempo con el que normalmente no cuenta. No obstante, también defendemos que la rapidez no debe mermar en ningún caso la eficiencia en el trabajo, hasta el punto de que no debe importar, en caso necesario, conceder más atención a dicha tarea selectiva en aras de alcanzar la mayor eficacia posible. Este argumento tiene su apoyo en nuestra convicción de que el juicio del selector es sumamente relevante, pues de dicho juicio dependerá si un documento pasa a formar parte del fondo documental o por el contrario queda descartado de la colección, pudiendo ser, en algunos casos, irreversible esta decisión. Estamos convencidos, y las investigaciones de campo efectuadas hasta el momento con documentos periodísticos textuales así lo demuestran26, que con el análisis pormenorizado del documento mediante una tabla de valoración se consigue limitar, si no eliminar, la ambigüedad que toda toma de decisión conlleva y a su vez, como resultado de ello, reducir drásticamente las consecuencias negativas derivadas de una acción selectiva compleja, donde el cúmulo de alternativas o de criterios selectivos a tener en cuenta agota intelectualmente al documentalista, pudiendo éste pasar por alto algunos de los principales elementos de valor del documento, de lo que se deriva una selección aventurada. 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