Guía de liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla. (2ª ed. rev.)

G U Í A D E L I D E R A Z G O D E L A B I B L I O T E C A D E L A U N I V E R S I D A D D E S E V I L L A E L A B O R A D A P O R B I B L I O T E C A D E L A U N I V E R S I D A D D E S E V I L L A 2ª EDICIÓN REVISADA - ENERO 2022 Í N D I C E Introducción 1 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla 1 Propósito de la Guía 2 Modelo de Liderazgo en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla (BUS) 3 4 5 7 6 Competencias y habilidades de los/as líderes de la BUS Guías y normas de conducata aplicables a los/as líderes de la BUS Mecanismos del ejercicio de liderazgo a distintos niveles de la organización Bibliografía Anexos Anexo 1. Subcriterios del liderazgo de la BUS Subcriterio 1a. Orientación y valores Subcriterio 1b. Sistema de gestión y evaluación de resultados Subcriterio 1c. Implicación externa Subcriterio 1d. Cultura de excelencia hacia las personas Subcriterio 1e. Gestión del cambio Anexo 2. Niveles de Liderazgo en la BUS Liderazgo estratégico Liderazgo operativo Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Dirigir la cultura de la organización y reforzar los valores Crear las condiciones para hacer realidad el cambio Estimular la creatividad y la innovación Unirse y comprometerse en torno a un propósito, visión y estrategia [2] En la anterior versión del Modelo EFQM de Excelencia los líderes dan forma al futuro y lo hacen realidad, actuando como modelo de referencia de sus valores y principios éticos e inspirando confianza en todo momento. Son flexibles, permitiendo a la organización anticiparse y reaccionar de manera oportuna con el fin de asegurarse un éxito continuo [1]. En el Modelo EFQM de 2020 el liderazgo es una actividad que recae en el conjunto de la organización, en todos sus niveles y áreas que colaboran, y no en un individuo o grupo más o menos amplio que proporciona directrices desde la alta dirección. Es la organización la que actúa para ser reconocida como referente y líder en su ecosistema, centrándose para alcanzar el éxito en: 2 Introducción 1 [1] MODELO EFQM DE EXCELENCIA. EFQM 2013 [2] MODELO EFQM DE EXCELENCIA 2020. CRITERIO 2. SUBCRITERIOS 2.1 A 2.4 La Dirección prepara el camino para que la organización pueda ser líder en su ecosistema y se encuentre bien posicionada para llevar a cabo sus planes de futuro Así pues, se hace ahora necesaria una adaptación de la anterior Guía de liderazgo de la BUS al nuevo Modelo EFQM 2020, según el cual es necesario un estilo de liderazgo, menos jerárquico, menos centrado en el mando y control, y más en la colaboración. Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Definir el modelo de liderazgo deseado de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla (BUS). Para ello, se identifican: los líderes, sus competencias, normas de conducta y los órganos de participación institucional donde ejercer el liderazgo con integridad, responsabilidad social y ética. Finalmente, se recogen las pautas de actuación a seguir y los indicadores asociados a ellas. Todo ello para: Mostrar nuestro compromiso de servicio con la Universidad, la comunidad universitaria y la sociedad. Cumplir con nuestro Propósito: “Ofrecer recursos de información y servicios excelentes, innovadores y sostenibles, contribuyendo a la consecución de los objetivos de la Universidad de Sevilla”. Perseguir nuestra Visión: “Ser un referente en ofrecer servicios excelentes, innovadores y sostenibles que apoyen la creación, la transformación y la transmisión del conocimiento para la Universidad de Sevilla, el ámbito académico y la sociedad”. Propósito de esta guía 2 Modelo de liderazgo en la BUS 3 La BUS evoluciona hacia un modelo de liderazgo participativo, ejercido por un grupo de personas con responsabilidad y por el conjunto de la organización, cuyas principales funciones siguiendo el Modelo EFQM 2020 son: Definir el propósito y la visión, dirigir la cultura de la organización y reforzar sus valores y principios éticos actuando como modelo de referencia, uniéndose y comprometiéndose en torno a su propósito, visión y estrategia (EFQM 2020 Subcriterios 1.1, 2.1 y 2.4). Diseñar e implantar un sistema de gestión de su funcionamiento -y rendimiento y de gobierno corporativo, en el que los grupos de interés clave contribuyan a la estrategia y a la toma de decisiones, sujeto a revisiones objetivas y cumpliendo con la normativa establecida. (EFQM 2020-Subcriterio 1.5). 3 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Identificar las necesidades y actuaciones de sus grupos de interés clave y comprender el ecosistema -incluidas megatendencias y consecuencias de los Objetivos de Desarrollo Sostenible -, las capacidades propias para optimizar su impacto y los principales retos actuales y futuros, tras la valoración de datos, información y conocimiento (EFQM 2020 – Subcriterios 1.2, 1.3). Dirigir la cultura de la organización, reforzar sus valores mediante normas, conductas y reconocimientos, y estimular la creatividad, la innovación y el pensamiento disruptivo para alcanzar su propósito, visión y estrategia (EFQM 2020 Subcriterios 2.1, 2.3). Crear las condiciones para hacer eficaz el cambio, trabajando con sus grupos de interés, con espíritu de aprendizaje, enfocado en la mejora continua, y transformar la organización para el futuro (EFQM 2020 Subcriterios 1.5, 2.2, 5.2). Los principales líderes de la BUS son el equipo de Dirección de la Biblioteca, los responsables de las Secciones, los responsables de las Bibliotecas de Área y los responsables de Procesos y Servicios. Consideramos también que, junto al liderazgo estratégico, convive un liderazgo operativo ejercido por cualquier persona de la biblioteca que se encuentre al frente de un proyecto o tarea que necesite coordinar a un conjunto de personas. Estos dos tipos son complementarios y contribuyen al éxito de la BUS. En el Anexo II desarrollamos los diferentes niveles de liderazgo establecidos. Modelo de liderazgo en la BUS 3 4 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla A continuación, se recogen las características personales y profesionales que los líderes de la BUS deben adquirir para realizar las tareas propias de su cometido, con el fin de obtener buenos resultados en los indicadores (siguiendo el Anexo I). La formación en estas habilidades debe contemplarse en el Plan de formación anual de la BUS. Competencias y habilidades de los/as líderes de la BUS 4 Los/as líderes de la BUS deben ser capaces de: Definir un propósito inspirador. Practicar un liderazgo participativo en la toma de decisiones. Desarrollar una cultura de responsabilidad ante los objetivos, planes y resultados de la BUS. Fomentar y desarrollar una cultura de colaboración y de trabajo en equipo que favorezca el éxito. Comunicar y escuchar, practicando la escucha activa. Conocer y ser un ejemplo de los valores, principios éticos y cumplimiento de normas de conducta. Promover la empatía y actuar en la resolución de conflictos. Identificar y desarrollar las competencias de su personal en función de las necesidades de éstos y de la BUS. Promover la iniciativa, la creatividad y la innovación en su ámbito de actuación. Valorar el talento de las personas que componen la organización. Crear valor sostenible ante las responsabilidades sociales, ambientales y la diversidad. Representar a la BUS y a la Institución frente a terceros. 5 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Los líderes de la BUS, y toda la organización en su conjunto, deben fundamentarse en un conjunto de guías y normas de conducta para llevar a cabo la toma de decisiones, la prestación de los servicios, las relaciones con los usuarios y otros grupos de interés o la resolución de posibles conflictos. Estas guías y normas son: Guías y normas aplicables a los/as líderes de la BUS 5 Código ético Guía de la Cultura de la BUS Reglamento de la BUS Carta de Servicios Planes Estratégicos Más sobre normativa 6 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Descripción Órganos Composición Comisión de Biblioteca Universitaria Preside: Vicerrector de Investigación Participan: composición indicada en el Reglamento de Funcionamiento del Consejo de Gobierno Comisión delegada del Consejo de Gobierno a la que corresponden las funciones de estudio, asesoramiento e informe previo al Consejo de Gobierno sobre los asuntos referidos a la Biblioteca Universitaria. Elabora el Reglamento, establece directrices, normas de uso, aprueba la memoria anual, el presupuesto, plantilla, etc. Cometido 1 o 2 al año Equipo de Dirección Preside: Dirección de la BUS. Participan: jefes de Servicio, 1 jefe de Sección de Servicios Centrales, 1 Jefe de Sección de Bibliotecas de Área, 1Responsable de Bibliotecas de Área Junta Técnica 3 o 4 al año Preside: Dirección BUS Participan: jefes Servicios, jefes Sección y/o Responsables Bibliotecas Área Órgano de apoyo, consulta y asesoramiento a la Dirección en los ámbitos técnico y económico de la Biblioteca, sin perjuicio de las facultades decisorias de la Comisión de la Biblioteca Universitaria Mecanismos del ejercicio del liderazgo a distintos niveles de la organización 6 Los líderes de la BUS participan activamente en los órganos colegiados recogidos en la siguiente tabla Nº de reuniones 8 veces al año Información y apoyo a la Dirección en la toma de decisiones. Seguimiento Estrategia operativa BUS. Participar en las competencias de la Dirección recogidas en el Reglamento de la BUS: gestión del servicio, organización funcional de los RRHH, propuestas de distribución del presupuesto, etc. Comisiones de Bibliotecas de Área Serán establecidas por la Comisión de la Biblioteca Universitaria y garantizará la representación de todos los sectores de la comunidad universitaria y de los representantes de los Centros Perioricidad variable según Centro Encargadas de recoger, analizar y resolver las propuestas y sugerencias de los Centros, Departamentos y usuarios a los que presta servicio la Biblioteca de Área Comité de Mejora Dirección de la BUS, jefes de Servicio, coordinadores de los grupos de mejora, así como otras personas designadas por la Dirección Las que establezca el Comité Órgano impulsor y garante de la excelencia en la gestión de la BUS, siendo sus funciones las de definir, supervisar e impulsar tanto la mejora de gestión como su rendimiento, implementar el Plan de Mejora y reforzar una cultura de excelencia entre las personas de la organización. 7 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Descripción Órganos Composición Equipo Evaluador Dirección de la BUS, Jefes de Servicio, jefes de Sección y Responsables de Bibliotecas de Área Realizar un análisis y diagnóstico de la situación de la BUS, decidir prioridades e implantar proyectos de mejora para progresar hacia la excelencia Cometido Las que establezca el Equipo Reuniones de la Dirección con los jefes de Servicio Dirección de la Biblioteca y jefes de Servicio Reuniones de jefes de Servicio/Sección con equipo Semanal Preside: jefe de Servicio/Sección y todo el equipo Informar al equipo y puesta al día de los Jefes de Servicio/Sección sobre el estado de los objetivos y exposición por parte del equipo de problemas y necesidades para el logro de aquellos Mecanismos del ejercicio del liderazgo a distintos niveles de la organización 6 Nº de reuniones Quincenal Coordinación de los distintos Servicios y seguimiento del Plan Director de la BUS Reuniones Responsables Bibliotecas Área con equipo Preside: Responsable Biblioteca Área Participan: todo el equipo Semanal Informar al equipo y puesta al día de los Responsables sobre el estado de los objetivos y exposición por parte del equipo de problemas y necesidades para el logro de aquellos Reuniones de Grupos de Trabajo o Grupos de Mejora Entre tres y seis personas de distintos niveles Las que establezca el Grupo Recoger información, estudiar, analizar y proponer soluciones a determinados temas y problemas de la Biblioteca 8 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Anexos 8 GESTIÓN DEL CAMBIO Subcriterio 1.5. DISEÑAR E IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN Y DE GOBIERNO Subcriterio 2.2. CREAR LAS CONDICIONES PARA HACER REALIDAD EL CAMBIO ¿Qué deben hacer los líderes? Cómo lo hace la BUS Indicadores Establecer procesos de decisión del cambio -Formación continua, visitas a otras bibliotecas, asistencia y participación en eventos, congresos, etc. -Elementos de captación: alianzas, participación en equipos y Grupos de Trabajo externos: (REBIUN, CBUA, etc.) -Análisis interno (indicadores y percepciones) y externo (Informes de Tendencias y otros) para la elaboración de DAFO, PE -Cultura de autoevaluación Revisión anual de la estrategia marcada en el PE vigente -Horas de formación del personal de la BUS por persona -Porcentaje de personal de la Biblioteca en Grupos de Trabajo del total del personal de Biblioteca -Guía para el fomento de la Creatividad -Guía para la gestión de la Innovación en la BUS -Tener flexibilidad, agilidad y adaptación a los cambios Garantizar los recursos necesarios para proveer las necesidades a largo plazo y lograr la eficacia del cambio -Utiliza los órganos de decisión para tomar decisiones y flexibiliza las actuaciones en función de las necesidades mediante: -Planes de Formación; RPT; Nuevos perfiles profesionales Asigna nuevos roles y competencias al personal. Personal promocionado y reasignado -Hace balance de resultados. -Consigue financiación interna y externa -Cuenta con múltiples ejemplos de innovación en espacios, tecnología, servicios, etc. -Porcentaje de indicadores cuyos resultados mejoran o se mantienen respecto al total de indicadores -Porcentaje del presupuesto de la US destinado a la Biblioteca. -Informe de evaluación final del PE 15 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Líderazgo estratégico Descripción Anexos 8 Organización Nº de líderes Equipo de Dirección Dirección Jefatura de Servicio Representan a la BUS ante las distintas instituciones y la sociedad en general, definiendo la misión, visión y valores según las políticas y estrategias de la Universidad de Sevilla. Buscan el éxito de la organización y la satisfacción de los Grupos de Interés, a través de los Planes Estratégicos y de las metas marcadas. Gestión en: Dirección, Planificación y proyectos, Recursos de Información y Gestión de la colección Ponen en marcha la estrategia con objetivos claros. Promueven el éxito y el compromiso de sus equipos a través del aprendizaje y la mejora continua. Gestionan y llevan a cabo proyectos y actuaciones de mejora desde la competitividad, la responsabilidad y la cooperación, implicándose con los Grupos de Interés. Gestión en: Estudios y Análisis, Normalización y Procesos, apoyo al Aprendizaje, apoyo a la Docencia, apoyo a la Investigación, Informática y Tecnología, Sistema de Gestión Integrada de Biblioteca, Fondo Antiguo y Archivo Histórico y la Unidad de Administración y Gestión económica. Anexo II. Niveles de liderago en la BUS Funciones 8 Responsables de las distintas Secciones de Servicios centrales 10 Jefatura de Sección Responsables de las distintas Bibliotecas de Área (Secciones) 9Jefatura de Sección Se comprometen con las estrategias de la organización, y lideran su consecución con el impulso, coordinación y control de las actividades en sus centros. Analizan y transmiten las expectativas y necesidades del personal a su cargo, así como de los usuarios, siendo responsables de su satisfacción. Gestión en: Arquitectura, Centros de la Salud, C. de la Educación, Comunicación, CRAI Antonio Ulloa, Derecho y C. del Trabajo, Humanidades, Ingeniería. 16 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Líderazgo estratégico Descripción Anexos 8 Organización Nº de líderes Responsables de las distintas Bibliotecas de Área Responsable de Biblioteca Se comprometen con las estrategias de la organización, y lideran su consecución en sus correspondientes centros. Organizan, planifican, coordinan y controlan las actividades de su área. Analizan y transmiten las expectativas y necesidades del personal a su cargo, así como de los usuarios, siendo responsables de su satisfacción. Gestión en: Bellas Artes, Económicas, Informática, Ingeniería Agronómica, Matemáticas, Politécnica, Psicología y Filosofía, Turismo y Finanzas Se comprometen con las estrategias de la organización y lideran su consecución en el ámbito de sus competencias. Coordinan y controlan las actividades de su área. Analizan y transmiten las expectativas y necesidades de clientes y servicios. Gestión en diferentes áreas de trabajo, según sus competencias, dependerán de las Secciones o Bibliotecas de Área a la que pertenezcan Anexo II. Niveles de liderago en la BUS Funciones 7 Responsables de procesos y servicios 24 Responsables de procesos y servicios 17 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Líderazgo operativo Anexos 8 Organización Nº de líderes Propietarios de procesos Impulsan el proceso y su mejora continua, analizando los factores críticos que intervienen en el mismo. Evalúan, planifican y coordinan medidas correctoras. Implican a los actores que intervienen en el proceso y obtienen resultados marcados como objetivos Anexo II. Niveles de liderago en la BUS Funciones 14 Coordinadores de Grupos de Mejora 19 Promueven la innovación, analizando el contexto, las tendencias y necesidades de las distintas áreas de mejora. Formulan y ponen en marcha proyectos singulares para elevar la satisfacción de los Grupos de Interés. Participantes en Grupos de Trabajo en otras instituciones 19 Representan a la Biblioteca universitaria en las distintas instituciones u organizaciones. Contribuyen al análisis del contexto, las tendencias y necesidades de determinados temas a través de la transferencia de conocimiento. Promueven la innovación Participantes en órganos de representación de la comunidad universitaria 16 Representan a la Biblioteca en los órganos de participación de la Universidad de Sevilla. Recogen, analizan y resuelven propuestas y sugerencias de los centros, departamentos y usuarios de la US Formadores de usuarios 52 Diseñan e imparten acciones formativas básicas y especializadas sobre la estructura, funcionamiento de los servicios bibliotecarios, así como en el uso de herramientas bibliográficas, recursos de información, etc. Formadores del personal bibliotecario Todos Diseñan e imparten acciones formativas dirigidas al personal técnico y bibliotecario sobre procedimientos, productos y servicios innovadores. Son transmisores de conocimiento especializado, fomentando la innovación en procesos, productos y/o servicios Conjunto del personal de la BUS Todos Realizando trabajos de gestión, técnicos, informáticos y de atención a usuarios, etc., receptivos a los cambios y la evolución profesional, todos implicados en la mejor realización de sus tareas y en conseguir con éxito los objetivos de la BUS. 18 Guía de Liderazgo de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla Anexos 8 Líderazgo estratégico Organización Nº de líderes Descripción Equipo de Dirección Dirección Jefatura de Servicio Representan a la BUS ante las distintas instituciones y la sociedad en general, definiendo la misión, visión y valores según las políticas y estrategias de la Universidad de Sevilla. Buscan el éxito de la organización y la satisfacción de los Grupos de Interés, a través de los Planes Estratégicos y de las metas marcadas. Gestión en: Dirección, Planificación y proyectos, Recursos de Información y Gestión de la colección Ponen en marcha la estrategia con objetivos claros. Promueven el éxito y el compromiso de sus equipos a través del aprendizaje y la mejora continua. Gestionan y llevan a cabo proyectos y actuaciones de mejora desde la competitividad, la responsabilidad y la cooperación, implicándose con los Grupos de Interés. Gestión en: Estudios y Análisis, Normalización y Procesos, apoyo al Aprendizaje, apoyo a la Docencia, apoyo a la Investigación, Informática y Tecnología, Sistema de Gestión Integrada de Biblioteca, Fondo Antiguo y Archivo Histórico y la Unidad de Administración y Gestión económica. Funciones 8 Responsables de las distintas Secciones de Servicios centrales 10 Jefatura de Sección Responsables de las distintas Bibliotecas de Área (Secciones) 9Jefatura de Sección Se comprometen con las estrategias de la organización, y lideran su consecución con el impulso, coordinación y control de las actividades en sus centros. Analizan y transmiten las expectativas y necesidades del personal a su cargo, así como de los usuarios, siendo responsables de su satisfacción. Gestión en: Arquitectura, Centros de la Salud, C. de la Educación, Comunicación, CRAI Antonio Ulloa, Derecho y C. del Trabajo, Humanidades, Ingeniería. 19 Si tiene alguna consulta puede escribir a [email protected]