Estructura de las relaciones públicas y el protocolo en el cine, eventos internacionales : el caso del Sevilla Festival de Cine Europeo

"Estructura de las relaciones públicas y el protocolo en el cine. Eventos internacionales: el caso del Sevilla Festival de Cine Europeo" Auxiliadora Alfaro Lara y Marta Pulido Polo, Universidad de Sevilla. ABSTRACT En un contexto globalizado y multicultural como el actual, cada vez más los profesionales de las relaciones públicas trabajan al servicio de instituciones, organismos u empresas que se comunican con sus públicos a través de numerosas manifestaciones culturales, tales como la danza, la música, la pintura,... El cine 1es una de ellas y su potencial comunicador se multiplica aún más en los eventos de carácter internacional como los festivales, a través de los cuales los pueblos se unen para exponer al mundo los problemas, las vivencias y los sueños a un público de todas las edades e ideologías. Su repercusión mediática y social lanza a nuestro mercado la necesidad de reflexionar sobre el método de gestión diferenciador que requieren este tipo de eventos, donde el acto protocolario se solapa con el acto cultural al servicio del séptimo arte. Proponemos, por lo tanto, analizar el significado de estos eventos en el contexto mundial y cómo, a través de ellos, el proceso de comunicación permite el conocimiento de otros países y culturas y establece diálogos y relaciones. Metodología: Partiremos del estudio de los procesos y mecanismos de organización y planificación de los eventos cinematográficos, sobre el caso del Sevilla Festival de Cine Europeo, deteniéndonos en aspectos de creatividad, producción y difusión del evento, estudiando cómo afectan los elementos de espacio-tem- Auxiliadora Alfaro y Marta Pulido 1. Señalizamos en formato negrita y cursiva las palabras clave de esta comunicación. Ejemplo: cine 583 porales (calendario, escenario...) y la estructura de las relaciones públicas y el protocolo. Concretamente, abordaremos el análisis de las características de sus departamentos de relaciones públicas y protocolo, así como sus funciones y relaciones con el resto de áreas de comunicación (prensa, patrocinadores, etc) y someteremos a crítica los falsos estereotipos sobre las relaciones públicas cinematográficas. Partiremos siempre del análisis de contenido y de entrevistas de profesionales responsables de la organización de eventos cinematográficos. Objetivos: Nuestro objetivo será establecer criterios, aunar experiencias y exponer los nuevos retos que implican las fórmulas características de relaciones públicas y protocolo en el cine entorno a: - Su importancia y modelos de comunicación. - Estructura orgánica y funcional de los gabinetes de relaciones públicas y protocolo. - Principales hitos organizativos en eventos internacionales. "ESTRUCTURADE LAS RELACIONES PÚBLICAS YELPROTOCOLO EN EL CINE. EVENTOS INTERNACIONALES: EL CASO DEL SEVILLA FESTIVAL DE CINE EUROPEO" 1. Introducción: Filosofía y Objetivos La propuesta de Sevilla Festival de Cine se presenta no sólo como un espacio para dar a conocer el cine europeo sino también para conocerse a sí mismo y aspira a convertirse, dentro del variado panorama de festivales de cine existente, en un instrumento cohesionador de la cultura europea a través de la potente creación audiovisual. Sevilla Festival de Cine responde, por lo tanto, a una demanda real del mercado, que necesita crear un espacio propio para la promoción y difusión del cine europeo. La realización de un Certamen especializado, dedicado al Cine Europeo y Contemporáneo se justifica, en primer lugar, por que la Unión Europea es una Relaciones Públicas y Protocolo 584 amalgama de culturas que se abre a la incorporación de nuevos países, sabemos que las diferencias culturales no implican distancia en las problemáticas cotidianas. Sevilla Festival de Cine propone una plataforma desde la que los europeos nos encontremos unos con otros y nos descubramos a través de nuestro cine más innovador. Sevilla Festival de Cine, con la intención de convertirse en mucho más que un certamen de cine, se ha planteado difundir la cultura cinematográfica europea, haciendo que el cine europeo se abra cada vez más a nuevas sensibilidades y a nuevos públicos. Este festival se ha convertido así en un lugar de encuentro de culturas diferentes, que ha invitado al diálogo y a la reflexión de nuestros problemas, de nuestras diferencias y de nuestros lugares comunes y todo ello a través del cine. Podemos decir, por tanto, que Sevilla Festival de Cine se plantea como objetivo básico la difusión de la cultura cinematográfica europea, con especial atención de las cinematografías europeas emergentes, dando entrada a la incorporación de los nuevos soportes de expresión cinematográficos. Al mismo tiempo, persigue el encuentro de las obras de nuevos creadores y de figuras consagradas, que permitan mostrar una perspectiva amplia de las más recientes y significadas producciones a nivel internacional. Desde un punto de vista comunicativo, dichas aspiraciones suponen la definición de los siguientes objetivos de comunicación: 1.Difundir el conocimiento y la afición por el cine europeo. 2.Dar a conocer la industria audiovisual europea. 3.Propiciar el encuentro de nuevos creadores y de figuras con sagradas, prestando especial atención a las más recientes y significa tivas producciones a nivel internacional. 4. Acercar al cine español un tandem de personas caracterizadas por su trabajo en la distribución u producción de películas, así como directores, actores y guionistas de películas de países europeos que no habían tenido antes vinculación alguna con nuestro país. 5. Consolidar esta cita internacional en Sevilla y a la ciudad como escaparate desde el que difundir la diversidad cultural europea a través del cine. 6. Promover en Sevilla el turismo y la actividad económica. Auxiliadora Alfaro y Marta Pulido 585 La consecución de dichos objetivos supone la puesta en práctica de un programa de relaciones públicas internacionales. Shirley Harrison (2002: 205-206) los clasifica en dos categorías: por un lado, los programas de relaciones públicas desarrollados por una entidad de carácter nacional pero dirigidos a audiencias de otros países y, por otro lado, las actividades de relaciones públicas a favor de organizaciones extrajeras (normalmente, gobiernos extranjeros) dirigidas a la audiencia nacional. En el caso del Sevilla Festival de Cine, estaríamos ante un plan de relaciones públicas desarrollado por un ente nacional (puesto en marcha por el Área de Cultura del Ayuntamiento de Sevilla), dirigido a un público de carácter europeo: los países de la Unión Europea, incluyendo los países de futura incorporación. 2. Estructura departamental: Área de Relaciones Públicas y Protocolo Para lograr los objetivos anteriormente descritos, el Sevilla Festival de Cine cuenta con los siguientes recursos personales y materiales: La Dirección del Sevilla Festival de Cine está compuesta por dos Subdirecciones: de Relaciones Institucionales y Producción y Administración. A. Bajo la Subdirección de Producción y Administración se reúnen las áreas de: Producción e Infraestructuras (gestión de proveedores y adecuación de los espacios e infraestructuras del Festival), Programación (selección y diseño de los contenidos del Festival: secciones y películas a concurso) y Actividades Paralelas (coordinación de acciones de carácter cultural relacionadas con el cine: seminarios, mesas redondas, ciclos de cine infantil, etc). B. Bajo la Subdirección de Relaciones Institucionales: Área de Prensa (nacional e internacional), de Imagen Corporativa (diseño integrado de elementos corporativos en materiales impresos) y Área de Relaciones Públicas y Protocolo. El área de Relaciones Públicas y Protocolo, dada sus dimensiones y funciones, se estructura además en los siguientes departamentos: - Relaciones Públicas - Protocolo Relaciones Públicas y Protocolo 586 - Invitados y Acreditaciones - Transporte - Voluntarios Esto supone el trabajo de un plantilla que ha llegado a reunir a más de 150 profesionales, con al menos un 80% de personas desempeñando funciones de comunicación, a la que hay que añadir las instituciones participantes (Academia de Cine Europea, Eurimages, Consejería de Cultura, Caja San Fernando) junto con los organizadores (Área de Cultura del Ayuntamiento de Sevilla) patrocinadores y entidades colaboradoras. Entre las infraestructuras a disposición de cada uno de estos departamentos debemos mencionar: La sede del Festival: El Casino de la Exposición fue el Pabellón de la Ciudad de Sevilla durante la exposición Iberoamericana de 1929, junto con el anexo Teatro Lope de Vega. En pleno casco histórico, a escasa distancia de los Hoteles para los invitados y acreditados que alberga las oficinas del Festival durante la muestra. Las Salas Cinematográficas: - Teatro Lope de Vega: 700 butacas. Ubicado en la misma sede del Festival, el Casino de la Exposición, con un amplio vestíbulo y varios salones, está vinculado estrechamente a la cultura Sevillana; fue el edificio emblemático de la Exposición Iberoamericana de 1929. Ha albergado de forma continuada los grandes espectáculos ofrecidos en Sevilla durante buena parte del Siglo XX. Constituyen el marco principal donde se celebran las ceremonias de Apertura, Clausura y Galas de Homenajes. Es el lugar idóneo para las retransmisiones televisivas en directo. - Complejo Cine Sur: 4.405 localidades distribuidas entre 20 salas. De reciente construcción, está equipado con los más avanzados sistemas de proyección y sonido. Está enclavado en el centro Comercial Nervión Plaza a pocos pasos del casco histórico de la ciudad. 3. Definición de públicos: Auxiliadora Alfaro y Marta Pulido 587 Una vez descrito resumidamente los sujetos y objetos de este evento de carácter internacional, podemos identificar con claridad cuáles son sus públicos objetivos: - Organizadores y participantes: Área de Cultura del Ayuntamiento de Sevilla, Academia de Cine Europea, Eurimages, Consejería de Cultura y Caja San Fernando. - Entidades colaboradoras y patrocinadores (pueden variar en cada edición). - Jurados: Existen cuatro jurados, formados cada uno de ellos por relevantes nombres del cine europeo, que seleccionarán los films ganadores en cada una de las secciones oficiales a concurso en las que pueden competir las películas (SECCIÓN OFICIAL AL CONCURSO DE PELÍCULAS ARGUMENTALES: La más importante de las secciones a concurso, en la que concurren largometrajes de producción europea inéditos en España; SECCIÓN EURODOC: Concurren en esta sección, de carácter competitivo, largometrajes documentales de producción europea, estrenados en el país de origen pero inéditos en nuestro país a nivel comercial; SECCIÓN EUROPA-EUROPA: Concursan una amplia panorámica del mejor cine europeo, incluyendo entre otras las seleccionadas y nominadas por la Academia de Cine Europeo para los Premios del Cine Europeo del año en curso; SECCIÓN EURIMAGES: Presenta para el Premio del Público una selección de las películas producidas con fondos de la Unión Europea a través del programa Eurimages) - Acompañantes de películas: miembros del equipo de producción, distribución y dirección de las películas a concurso. - Invitados: directores, actores, productores y distribuidores relacionados o no con los films a concurso pero de relevancia social en el mundo del cine del país anfitrión y procedentes de los países que integran la Unión Europea. - Autoridades de la Administración Local, Nacional y de la Unión Europea: teniendo en cuenta que los organización del Festival depende del Área de Cultura del Ayuntamiento de Sevilla. 4. Análisis funcional del Área de Relaciones Públicas y Protocolo Llegados a este punto podemos preguntarnos qué aspectos organizativos de un Relaciones Públicas y Protocolo 588 festival de cine de carácter internacional como éste no requiere la asesoría de un responsable de comunicación. Por este motivo, en el presente artículo, sólo nos detendremos a analizar la importancia del papel desempeñado por el área de relaciones públicas y protocolo. Si consultamos la bibliografía existente sobre las relaciones públicas internacionales nos daremos cuenta que poco o nada mencionan la organización de eventos culturales o cinematográficos de carácter internacional en sus manuales, tales como el evento que nos ocupa. Al mismo tiempo, pocos son los autores que hablan de cine en el ámbito de las relaciones públicas especializadas. Las razones tal vez haya que buscarlas en las siguientes hipótesis: - La falsa creencia de que en el cine los programas de relaciones públicas son planes superficiales liderados por rostros populares y gente de la farándula. - La suposición de la ausencia de la aplicación de las normas de pro tocolo en la organización de eventos cinematográficos. - La falta de profesionales de relaciones públicas y protocolo en el cine, con una formación y experiencia demostrables. Sin embargo, un análisis de este tipo de eventos puede y debe mostrarnos el trabajo de los responsables de comunicación en este campo, como una rama de nuestra profesión que tiene por delante una gran proyección. En el caso del Sevilla Festival de Cine nos encontramos ante un evento de carácter público oficial (organizado por una de las áreas de la administración local sevillana), de ámbito internacional, más concretamente europeo y de contenido cinematográfico y multicultural (caracterizado por la puesta en marcha de actos paralelos con acento cultural y mestizos, tales como mesas redondas sobre literatura y cine, ciclos de cine dedicados a un país de la Unión Europea, etc) Se caracteriza además por su caducidad: se celebra cada año con la vocación de convertirse en una cita cíclica y aunque cuenta con una oficina durante todo el año, el Festival se consume en siete días (la primera semana del mes de noviembre, dentro del circuito de festivales de cine) Auxiliadora Alfaro y Marta Pulido 589 Analizaremos por tanto las necesidades de relaciones públicas y protocolo del Sevilla Festival de Cine en ese período temporal. 4.1 Área de Relaciones Públicas y Protocolo: Departamento de Relaciones Públicas Este departamento tiene el objetivo de facilitar y favorecer la estancia de los invitados, acompañantes de películas y jurados en el Festival, por lo que el Jefe de Relaciones Públicas es responsable de: - La formación del equipo de relaciones públicas, dependiendo del número de invitados y miembros del jurado a los que habrá que atender. - Montaje de stands de recepción e información en los hoteles, el aeropuerto y el la estación de trenes, gestionando los permisos y acreditaciones necesarios . - Coordinación de la logística de invitados: llegadas y alojamientos. - Supervisión de documentación: dossieres de información para jurados e invitados. - Organización del timing de llegada de invitados a los actos y supervisión de su acomodo en Inauguración y Clausura. - Organización de posibles intervenciones de actores en actos oficiales. - Coordinación de los invitados que participan en la entrega y recogida de premios durante la clausura. Aunque el trabajo de este jefe de relaciones públicas se desarrollan en las semanas previas al festival, de él depende el buen funcionamiento de un equipo de relaciones públicas al que corresponde durante el festival: A. Preparación y entrega de material: Se trata de un dossier a modo de manual de trabajo que reúne la organización completa del Festival y que recoge contenidos necesarios para los miembros de relaciones publicas del festival, los propios invitados al evento y para las tareas de información de aquellos interesados y espectadores. Relaciones Públicas y Protocolo 590 Al mismo tiempo se organiza partiendo de este dossier, los programas para invitados generales del festival, invitados como jurado del festival y los invitados especiales o VIPs. (Toda esta documentación traducida a la lengua inglesa) Entre esta documentación tenemos: - Carta de Bienvenida del Director - Direcciones de las infraestructuras del Festival - Programa de Actos y actividades complementarias del festival. - Miembros del jurado. (invitados del jurado) - Who is Who - Programación de películas del festival (invitados del jurado) - Programa individual (acompañantes de películas e invitados vips) - Relación de Restaurantes - Horarios de Autobuses - Mapa del recorrido Sede del FESTIVAL - HOTEL - CINES - Documento de petición de transporte Esta documentación para los invitados se entrega junto con una bolsa para el invitado, dípticos de algunos restaurantes, Catalogo del Festival, Camiseta del Festival, regalos de otras entidades colaboradoras, mapa de Sevilla, invitaciones para los diferentes actos, la acreditación. talonarios de comida y folletos varios de actividades complementarias. Esta documentación se entregada por el personal de relaciones públicas asignado a cada uno de los invitados en la recogida en el Aeropuerto o la Estación de Trenes. B. Atención personalizada a los invitados En el desarrollo del Festival los miembros del departamento cuentan entre sus funciones específicas la atención directa a todos los invitados, entre los cuales se encuentran: acompañantes de películas, periodistas VIPs, directores y guionistas de películas, Jurado del Festival, representantes de Instituciones Cinematográficas y Distribuidoras, personalidades de la cultura y actores y actrices. La atención mínima a todos los invitados consiste en la recogida en el aerop- Auxiliadora Alfaro y Marta Pulido 591 - El planning de horarios de autobuses. - El planning de transporte diario de invitados (llegadas y salidas desde el aeropuerto a los hoteles). - Recogida y llevada de invitados a actos determinados. - Yotros servicios especiales demandados por las otras áreas del Festival para el transporte de la organización, en la medida de lo posi ble. Por último, la Dirección del Festival puede asumir la puesta en marcha de un equipo de voluntarios en función de las necesidades del personal. En ese caso, los jefes de este departamento desarrollan un programa de captación de voluntarios hasta elaborar un planning de las colaboraciones que llevarán a cabo los voluntarios, les cede uniformidad y dieta y un período de formación, tanto general del Festival, como específica de cada área para lograr la perfecta integración de los voluntarios en la filosofía y el trabajo diario de este evento al que pasan a formar parte. 5. Conclusiones Con este somero análisis se pone de manifiesto y se contrastan nuestras hipótesis de partida: - Las relaciones públicas internacionales son un elemento clave para vertebrar con armonía la convivencia de públicos procedentes de diferentes países no sólo en eventos de carácter político (como pueden ser las cumbres internaciones) sino también culturales, y más concretamente cinematográficos. - Su puesta en marcha responde a una planificación estratégica y rigurosa, caracterizada por la necesaria coordinación del departamento de relaciones públicas y protocolo con otros departamentos (acreditaciones e invitados, transporte o voluntarios) y áreas (prensa, producción, etc). Dicha planificación requiere, como hemos visto, de una fijación de objetivos, identificación de públicos objetivos y del diseño de las estrategias, técnicas y tácticas a través de las cuales se les va a hacer llegar el mensaje (Xifra: 2005, 171 - 213) la identidad y valores propios del cine europeo. - El protocolo puede y debe vertebrar los espacios y tiempos en eventos organizados dentro del programa de actos de un festival de cine (tanto en aquellos festivales organizados por la Administración como aquellos que, siendo priva- Relaciones Públicas y Protocolo 598 dos, cuentan con la presencia de autoridades nacionales e internacionales) - Todo ello subraya la necesidad de incorporar al ámbito cinematográfico responsables de comunicación o gestores de actos que trasladen las técnicas de organización de eventos a este tipo de encuentros de carácter internacional y contenido cultural. - El personal de relaciones públicas y protocolo asume en este conglomerado de actos y proyecciones que forman el Sevilla Festival de Cine la gran responsabilidad y el enorme reto de lograr una convivencia ejemplar de invitados, espectadores, artistas y ciudadanos, articulando el diálogo de todos los públicos del Festival, favoreciendo el encuentro de culturas diferentes y puntos de vista contrapuestos, con el deseo de articular unas excelentes relaciones públicas. 7. 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