Evaluación del cumplimiento del control interno de un departamento de registro de una entidad de estudios superiores basado en técnicas de auditoría interna

Doctorando: Enrique Ernesto Julio Cambier Marmolejos Director: Doctora María Dolores Díaz Noguera Entregada en Cumplimiento de los Requerimientos Necesarios para la Obtención del Grado de Doctor en Pedagogía. Septiembre 2015 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO DE UN DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE UNA ENTIDAD DE ESTUDIOS SUPERIORES BASADO EN TÉCNICAS DE AUDITORÍA INTERNA ,.rtk-f.rn_ u,ffil Uhiversidsd de Seyilla DepBn¡mehto de Didácti.a y O€ani:a.ién EdücatiyB fsrultad de flen.ias dé lü Educaci¿n de la Untversidad de Se§ili¡ APROBACIÓN Dra. Ma.Dolores Dlaz Noguer4 profesora del programa Doctoral Didáctica y Organización de Instituciones Educativas de la Universidad de Sevilla. Hace constar que la Tesis Doctoral titrfada "Evaluacién del Cumplimiento del Control Interno de un Departamento de Registro de una Entidad de Estudios Superiores Basado en Técnicas de Auditorla fnterna", rcalizadabajo su dirección, reúne todas las condiciones exigibles para ser presentada y defendida priblicamente, considerando tanto la relevancia del tema como del procedimiento metodológico utilizado: revisión teórica adecuada, contextualización, definición de objetivos, variables estudiadas y estructuración de los datos pertinentes alanafixaleza de la información recogid4 asl como las conclusiones aportadas. Por todo ello, manifiesto mi acuerdo para que sea que sea autoizadasu presentación. La Directora Dra. Ma.Dolores Dlaz Noguera EI iii AGRADECIMIENTOS Gracias Dios por la oportunidad de realizar esta investigación y los conocimientos obtenidos de ella. También, a ti amadísimo Jesús que sigues haciendo te cargo de pesadumbres y me animas a pesar de las dificultades. Espíritu Santo que me das la fuerza de continuar en la mejoría propia y los demás. Especialmente, María Santísima por llevar mis plegarias en todo momento a tu hijo para que siempre beba vino bueno. Además, de las autoridades Académicas de la Universidad Pedro Henríquez Ureña y la Universidad Del Caribe quienes me apoyaron en esta iniciativa. A los Doctores directores de la Universidad De Sevilla por sus orientaciones y especialmente María Dolores Díaz Noguera (Lola) quien me asistió como tutor e la elaboración del trabajo, siempre con una palabra de motivación a continuar sin desfallecer y sabias orientaciones. DEDICATORIA Mi familia, Rosalia, Cecilia y María por dejarme compartir de su tiempo, con la investigación. A toda la comunidad científica para que pueda ser un punto de referencia para las investigaciones que han de venir. iv ÍNDICE Aprobación……………………………………………………………………............................ I...ii Agradecimientos y Dedicatorias…………………………………………………………............ i...iii Índice...……………………………………………………………………………...................... Lista de Gráficos ………………………………………………………………………………… Lista de Cuadros………………………………………………………………………………… Lista de Tablas…………………………………………………………………………………… I...iv ....vi ..vii ..viii Resumen...………………………………………………………………………………............. ….x Abstract.…………………………………………………………………………………............ ...xi PARTE I MARCO INTRODUCTORIO…………………………………………………….. Introducción……………………………………………………………………………….......... …12 …12 Capítulo 1: Presentación del Problema………………………………………………............. …19 1.1 Planteamiento del Problema...…………………………………………………................... …19 1.2 Delimitación del Problema.……………………………………………………................... …29 1.3 Objetivos de la Investigación………………………………………………………............. …30 PARTE II: MARCO TEÓRICO…………………………………………………................... …31 Capítulo 2: Cuerpo del Conocimiento de Auditoría Interna…………………………........... …31 2.1 Evolución Histórica….…………………………………………………………………...... …31 2.2 Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna…………............ …32 2.3 Definición de Auditoría……………………………………………………………................ …33 2.3.1 Diferentes Definiciones de Auditoría…………………………………………………..... …34 2.3.2 Auditoría Académica.………………………………………………………................... …36 2.3.3 Modelos de Evaluación de Auditoría de las IES. …………………………………........ …39 2.3.4 Aspecto integral de la Auditoría Interna……………………………………………......... …43 2.4 Características de la Auditoría Interna………………………………………………............ …44 2.5 El Código de Ética……………………………………………………………...................... …47 2.5.1 Los Principios……………………………………………………………………........... …50 2.5.2 Reglas de Conducta……………………………………………………………….......... 2.5.3 La Cultura Ética y el Auditor Interno …………………………………………………... ... 51 …53 2.5.4 Las Responsabilidades del Auditor Interno…………………………………………...... …55 2.6 Normas para el Ejercicio de la Profesión de Auditoría Interna…………………….............. …56 2.6.1 Normas de Atributos……………………………………………………….................... …58 2.6.2 Normas de Desempeño.…………………………………………………………............ …59 2.6.3 Normas sobre Implementación.…………………………………………………............ …61 2.7 Guías de Orientación…………………………………………………………………........... 2.7.1 Consejos para la Práctica.………………………………………………………………. …62 ...62 2.7.2 Guías Generales para la Práctica…………………………………………………........... …63 2.7.3 Documentos de Posición…………………………………………………………........... …64 2.8 El Comité de Auditoría……………………………………………………………………… …65 2.8.1 Responsabilidades e Iniciativas.…………………………………………......................... …67 v Capítulo 3: La Gestión Función de Auditoría Interna………………………………............... …70 3.1 Unidad de Auditoría Interna.………………………………………………………….......... …70 3.2 Proceso de Auditoría Interna……………………………………………………………...... …75 3.2.1 Planificación.………………………………………………………………...................... …77 3.2.2 Trabajo de Campo.………………………………………………………………............ …81 3.2.3 Reporte de Auditoría………………………………………………………...................... …84 Capítulo 4: Evaluación de los Procesos de Calidad y la Auditoría Interna……................... …86 4.1 Evolución Histórica de la Calidad.………………………………………………….............. …86 4.2 Generalidades, Normas ISO.………………………………………………………….......... …89 4.3 Proceso de Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad……………..................... …91 4.4 Auditorias Sistemas de Gestión de Calidad y la Auditoría Interna………………………... …92 4.5 La Autoevaluación de Procesos.……………………………………………………............ …95 4.5.1 Beneficios.………………………………………………………………………............. …96 4.5.2 Desventajas.…………………………………………………………………................... …97 4.5.3 Fases de Implementación.………………………………………………….................... …98 4.6 Módulos de Autoevaluación.………………………………………………………………... ..100 4.6.1 Taller de Facilitación.………………………………………………………………....... 4.6.2 Las Encuestas.………………………………………………………………................... ..101 ..101 Capítulo 5: Marco Integrado de Control Interno (MICI)…………………………………… ..106 5.1 Definición…………………………………………………………………………………… ..108 5.2 Elementos……………………………………………………………………………………. ..111 5.3 Evaluación del Control Interno.…………………………………………………………....... .112 5.4 El Fraude Universitario……………………………………………………………………… ..113 5.4.1 Definición.………………………………………………………………………............ ..115 5.4.2 Clasificación Tipos de Fraudes.…………………………………………………............. ..117 5.4.3 Prevención y Evaluación del fraude.……………………………………………............ ..117 Capítulo 6: Financiamiento........................................................................................................ ..124 6.1 Financiamiento Económico.…………………………………………………….................. ..124 6.2 Presupuesto Financiero.……………………………………………………...…….............. ..127 6.2.1Clasificación de los Presupuestos.………………………………………………............ ..128 6.3 Evaluación de la Aplicación del Presupuesto.…………………………………................... ..130 6.3.1 Procedimientos de Auditoría.……………………………………………………........... .133 PARTE III: MARCO METODOLÓGICO…………………………………………………... ..140 Capítulo 7: Bases Metodológicas…………………………………………………................... ..140 7.1 Perspectiva metodológica.………………………………………………………………….. ..140 7.1.1 Tipo de la Investigación.……………………………………………………………....... .142 7.1.2 Diseño de la Investigación.……………………………………………………………… ..145 7.2 Objetivos de la Investigación.……………………………………………………………..... 7.3 Fases del Proceso de Investigación.………………………………………………………… ..146 ..149 vi 7.4 Definición de las Variables.…………………………………………………………........... ..151 7.5 Población y Determinación de las Muestras.……………………………………………...... ..151 7.6 Instrumentos Utilizados.……………………………………………………………............ 7.6.1 Fuentes Primarias.………………………………………………………………............. 7.6.2 Fuentes Secundarias.……………………………………………………………………. ..153 ..153 ..157 PARTE IV: RESULTADOS, CONCLUSIONES E IMPLICACIONES………………….. …159 Capítulo 8: Resultados, Conclusiones e Implicaciones………………………….................... ..159 8.1 Resultados…………………….…………………………………………………….............. ..159 8.1.1 Cuestionario de Percepción.…………………………………………………….............. ....160 8.2 Conclusiones.…………………………………………………………………………........... ..200 8.3 Implicaciones.……………………………………………………………………………..... ..204 PARTE V: FUENTES DOCUMENTALES…………………………………………………..205 Relación de Referencias Bibliográficas.……………………………………………................... ..205 Bibliografía y Referencias Web.……………………………………………………................... ..212 PARTE VI: ANEXOS.................................................................................................................221 Anexo N°1 Descripción de Puesto Director Ejecutivo Auditoría.…………………………….... ..221 Anexo N°2 Descripción de Puesto Auditor Senior, Junior.…………………………….............. ..224 Anexo N°3 Descripción de Puesto Secretaria.………………………………………………….. ..226 Anexo N°4 Descripción de Puesto Chofer.………………………………………………........... ..227 Anexo N°5 Descripción de Puesto Mensajero.…………………………………………............. ..228 Anexo N°6 Descripción de Puesto Conserje.………………………………………................... ..229 Anexo N°7 Levantamiento Operacional.………………………………………………………... ..230 Anexo N°8 Programa de Auditoría………………………………………………………............ ..258 Anexo N°9 Registro de Hallazgos.………………………………………………………........... ..261 Anexo N°10 Reporte de Auditoría.………………………………………………………........... ..270 Anexo N°11 Objetivos Encuesta de Evaluación Control Interno………………………………. ..273 Anexo N°12 Modelo de Encuesta Evaluación Control Interno.………………………………… ..274 Anexo N°13 Instrumento Validación, Encuesta Evaluación Control Interno………………….. ..277 Anexo N°14 Tipificación del Fraude.…………………………………………………………... ..282 Anexo N°15 Base de Datos Resultados Encuestas (numérica)…………………………………. ..283 Anexo N°16 Base de Datos Resultados Encuestas (nominal)………………………………….. .285 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico N°1 Posición, IIA Procesos Control y Evaluación de Calidad de las IIEES…………....18 Gráfico N°2 Hechos que Formaron la Auditoría Interna………………………………………..... …32 Gráfico N°3 Aplicación de los Objetivos de Auditoría Interna…………………………............ …45 Gráfico N°4 Evaluación Auditoría Interna….…………………………………………................ …46 Gráfico N°5 Composición del Cuerpo del Conocimiento de Auditoría Interna………………... …64 vii Gráfico N°6 Organigrama Jerárquico Auditoría Interna……………………………….............. …70 Gráfico N°7 Organigrama Según Especialización Auditoría Interna…………………………... …70 Gráfico N°8 Organigrama por Servicios de Auditoría Interna a Unidades Funcionales................. …72 Gráfico N°9 Organigrama por Servicios de Auditoría Interna a Empresas Relacionadas…….... …72 Gráfico N°10 Proceso de Auditoría Interna Referenciado a Normas…………………………..... …85 Gráfico N°11 Impactos Históricos del Sistema de Gestión de Calidad………………................ …88 Gráfico N°12 Distribución de las Norma ISO de acuerdo al Sector Productivo 2011…............. …89 Gráfico N°13 Valores Éticos del Auditor……………………………………………….............. …93 Gráfico N°14 Aspectos de Evaluación del Auditor. …………………………………………..... …94 Gráfico N°15 Proceso de Autoevaluación…………………………………………………….... ..101 Gráfico N°16 Presentación MICI 2013………………………………………............................. ..111 Gráfico N°17 Distribución Porcentual por tipo de Fraude en Entidades Educativas…............... ....114 Gráfico N°18 Triángulo del Fraude……………………………………………………………… ..119 Gráfico N°19 Teoría del Iceberg………………………………………………………................ ..120 Gráfico N°20 Funcionamiento de engranaje de los Tipos de investigación…………………..... ..144 Gráfico N°21 Tipos de Diseños de Investigación………………………………………............. ..146 Gráfico N°22 Relación del Objetivo y el Tipo de Investigación……………………………….. ..147 Gráfico N°23 Visión Holística del Proceso de Auditoría Interna……………………………...... .150 Gráfico N°24 Ejemplos de Documentos Virtuales…………………………………………........ ..158 Gráfico N°25 Proceso del Flujo de Obtención de los Resultados………………………............. .159 Gráfico N°26 Universidades Encuestadas en Relación al Universo…………………………… .160 Gráfico N°27 Ambiente de Control 1…………………………………………………………… .165 Gráfico N°28 Ambiente de Control 2...…………………………………………………………. ..166 Gráfico N°29 Ambiente de Control 3……………….................................................................... ..167 Gráfico N°30 Ambiente de Control 4.…………………………………………………….......... ..169 Gráfico N°31 Ambiente de Control 5............................................................................................ ..170 Gráfico N°32 Ambiente de Control 6…………………………………………………………… ..171 Gráfico N°33 Valoración Riesgo 1.…………………………………………………….............. ..173 Gráfico N°34 Valoración Riesgo 2……………………………………………………............... ..174 Gráfico N°35 Valoración Riesgo 3..……………………………………………………............. ..176 Gráfico N°36 Valoración Riesgo 4….……………………………………………………............ ..177 Gráfico N°37 Actividades de Control 1...……………………………………………………..... ..179 Gráfico N°38 Actividades de Control 2….…………………………………………………...... ..180 Gráfico N°39 Actividades de Control 3…………………………………………………………. ..182 Gráfico N°40 Actividades de Control 4………………………………………………………… ..183 Gráfico N°41 Información y Comunicación 1..…………………………………………………. ..185 Gráfico N°42 Información y Comunicación 2….……………………………………………..... ..186 Gráfico N°43 Información y Comunicación 3…………………………………………………. ..187 Gráfico N°44 Monitoreo de Actividades 1……………………………………………………… ..189 Gráfico N°45 Monitoreo de Actividades 2................................................................................... ..190 Gráfico N°46 Opinión General 1………………………………………………………………... ..192 Gráfico N°47 Opinión General 2………………………………………………………………… ..193 Gráfico N°48 Opinión General 3……………………………………………………………….. ..194 Gráfico N°49 Opinión General 4……………………………………………………………….. ..195 Gráfico N°50 Opinión General 5. .……………………………………………………............... ..196 Gráfico N°51 Opinión General 6. .……………………………………………………............... ..197 Gráfico N°52 Opinión General 7. .…………………………………………………….............. ..198 Gráfico N°53 Resumen Distribución de las Respuesta………………………………………..... ..199 viii LISTA DE CUADROS Cuadro N°1 Temas Tratados por el Comité de Auditoría……………………………………...... …68 Cuadro N°2 Cálculo horas/auditor Disponibles Anuales. ………………………………………. …77 Cuadro N°3 Registro Control Personal Asignado.………………………………………………. …78 Cuadro N°4 Registro Control de Actividades por Fecha……………………………………….. …78 Cuadro N°5 Registro Control tareas/ horas……………………………………………………… …79 Cuadro N°6 Registro Control Presupuesto Económico…………………………………………. …79 Cuadro N°7 Hechos Históricos de la Evolución de la Calidad………………………………...... …88 Cuadro N°8 Clasificación de las Normas ISO por Familia………………………....................... …90 Cuadro N°9 Clasificación auditorías según ISO………………………………………............... …92 Cuadro N°10 Características de la encuesta de Autoevaluación del Control Interno.………… ..103 Cuadro N°11 Valorización de las Respuestas de la Encuesta de Autoevaluación……................ ..104 Cuadro N°12 Plan General o Cronograma de AC……………………………………………… ..105 Cuadro N°13 Modelos de Control Interno……………………………………………................. ..107 Cuadro N°14 Índices de Desempeño Financiero…………………………………….................. ..131 Cuadro N°15 Características de la Investigación………………………………………………... ..147 Cuadro N°16 Comparativo entre Entrevista e Interrogatorio………………………………….... ..155 Cuadro N°17 Dimensiones del Estudio e Indicadores………………………………………… ..163 Cuadro N°18 Comparación Expedientes Físicos de Estudiantes y Registros Digitalizados……. ..181 LISTA DE TABLAS Tabla N°1 Perfil del Entrevistado……………………………………………………………...... ..160 Tabla N°2 Composición del Personal Entrevistado…………………………………………… ..161 Tabla N°3 Frecuencias, Edad del Entrevistado………………………………………………..... ..161 Tabla N°4 Relación Tiempo en el Puesto y Puesto de Trabajo………………………………..... ..162 Tabla N°5 Dimensión N°1…………………….. ...…………………………………………… ..164 Tabla N°6 Ambiente de Control 1………………………………………………………………. ..165 Tabla N°7 Ambiente de Control 2………………………………………………………………. ..166 Tabla N°8 Ambiente de Control 3………………………………………………………………. ..167 Tabla N°9 Interrelación Puesto y Tiempo en el Puesto………………………………………..... ..168 Tabla N°10 Ambiente de Control 4……………………………………………………………… ..169 Tabla N°11 Ambiente de Control 5……………………………………………………………… ..170 Tabla N°12 Ambiente de Control 6……………………………………………………………… ..171 Tabla N°13 Dimensión N°2…………………………………………………………………...... ..172 Tabla N°14 Valoración Riesgo 1………………………………………………………………… ..173 Tabla N°15 Valoración Riesgo 2………………………………………………………………… ..174 Tabla N°16 Relación de puestos con conocimiento sobre acciones de riesgos………………..... ..175 Tabla N°17 Valoración Riesgo 3………………………………………………………………… ..176 Tabla N°18 Valoración Riesgo 4……………………………………………………………..... ..177 Tabla N°19 Dimensión N°3……………………..…………………………………………..... ..178 Tabla N°20 Actividades de Control 1………………………………………………………...... ..179 Tabla N°21 Actividades de Control 2………………………………………………………...... ..180 Tabla N°22 Actividades de Control 3………………………………………………………...... ..182 Tabla N°23 Actividades de Control 4………………………………………………………...... .183 Tabla N°24 Dimensión N°4…………………………………………………………………….. ..184 Tabla N°25 Información y Comunicación 1………………………………………………….... ..185 Tabla N°26 Información y Comunicación 2.………………………………………………….... ..186 Tabla N°27 Información y Comunicación 3……………………………………………………. ..187 ix Tabla N°28 Dimensión N°5...………………………..…………………………………………. ..188 Tabla N°29 Monitoreo de Actividades 1………………………………………………………... ..189 Tabla N°30 Monitoreo de Actividades 2……………………………………………………….. ..190 Tabla N°31 Dimensión N°6………………………………..…………………………………… ..191 Tabla N°32 Opinión General Control Interno 1.……………………………………………….. ..192 Tabla N°33 Opinión General Control Interno 2.…………………………………...………....... ..193 Tabla N°34 Opinión General Control Interno 3.……………………………………………….. ..194 Tabla N°35 Opinión General Control Interno 4…………………………………………………. ..195 Tabla N°36 Opinión General Control Interno 5… ……………………………………………… ..196 Tabla N°37 Opinión General Control Interno 6.……………………………………………….. ..197 Tabla N°38 Opinión General Control Interno 7.………………………………………………... ..198 Tabla N°39 Resumen Distribución de las Respuesta………………………………………….... ..199 16 ha contribuido con la elaboración desde COSO I, COSO II y la última versión COSO III, de tal manera la Auditoría Interna se desarrollaría en campo el conocimiento propio de su trabajo. Así mismo otras agencias como la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) han evaluado el tema del económico de la educación, la cual debe diversificar sus fuentes de financiamiento mediante una gestión eficaz de los recursos, propuesta la cual es apoyada por Banco Interamericano de Desarrollo. Las Universidades han confrontado desviaciones operativas en el cumplimiento de su presupuesto por lo cual, las técnicas y prácticas de auditoría interna permiten obtener la evidencia del manejo transparente de la gestión los recursos financieros y la promoción de mejoras en la gestión del mismo. Las organizaciones de acreditación identificadas en los Estados Unidos de Norteamérica son reconocidos por el gobierno Federal, a través del U.S. Department of Education (USDE) y el Consejo para la Acreditación de la Educación Superior (CHEA) que certifica que las normas y los procesos de la organización de acreditación están en consonancia con las expectativas de calidad, de mejora y de rendición de cuentas académicas que CHEA ha establecido. La CHEA, organismo regulador, puede recomendar a sus asociados el uso del conocimiento de la auditoría interna como un estándar para las evaluaciones de los Centros de Educación Superior en los Estados Unidos Las actividades de la auditoría interna evalúan la estructura del Control Integrado, promovido el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO), la cual es una iniciativa conjunta de las cinco organizaciones privadas que representan el liderazgo de pensamiento sobre la gestión del riesgo, control interno y disuasión del fraude, en tal sentido el Control Interno define, “un proceso, llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección y el resto personal, de una entidad diseñado para proporcionar seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos relacionados con las operaciones, información y cumplimiento” (COSO 2013). El proceso de acreditación y evaluación en América Latina de las universidades es de carácter diverso, debido a que cada país mantiene el nacionalismo de sus propios controles de la calidad y bases legales. Sin embargo, se han realizados esfuerzos para estandarizar la evaluación de la calidad Universitaria, tales como el Consejo Centroamericano de Acreditación de la Calidad de la Educación Superior, y el Mecanismo Experimental de Acreditación del Mercosur Carreras de Grado Universitario (MEXA). Las acciones para la 17 evaluación y acreditación de la instituciones de educación están orientadas a la individualización por careras y a no a establecer un sisma educativo de referencia común. Las evaluaciones sobre la calidad universitaria solo hacen referencia a la parte académica, condición que indica la carencia de un enfoque integrado dejando las prácticas de gestión administrativa y financiera, procesos que también, requieren cumplir los estándares internaciones. La auditoría interna y el control interno integrado (COSO) como práctica de control, riesgo y gobierno corporativo incidirían e la evaluación de la calidad de las universidades y sistemas regionales promocionando una misma visión y entendimiento al momento de la cooperación y la colaboración al momento de conocer sobre la evaluación del cumplimiento de los controles internos para garantizar la calidad de la educación superior. La norma de auditoría interna No.2050 Coordinación, orienta sobre la cooperación interinstitucional en cuanto a que, “El director ejecutivo de auditoría debería compartir información y coordinar actividades con otros proveedores internos y externos de servicios de aseguramiento y consultoría para asegurar una cobertura adecuada y minimizar la duplicidad de esfuerzos”. (The IIA Global 2013) Esta aseveración proyecta la auditoría interna como una función de inclusión y no de exclusión organizacional. ORGANIZACIONES PATROCINADRAS Control y Evaluación de la Caidad IIEESS Bolonia, Italia, 1999 America Latina Desde el año 2000 Base Legal y entes reguladores Espacio Común Europeo Educación Superior Evaluación, Acreditación, Certificación Normas de Aceptaciión Global Posición del IIA en los Procesos de Control y Evaluación de Calidad de las IIEESS Gráfico No.1 Imágenes: Internet Elaboración Propia 18 La gráfica No.1 resume, que The IIA global garantiza con la aplicación de Prácticas Internacionales para el Ejercicio de la Profesión de auditoría Interna, una metodología sistemática y disciplinada de carácter global, que permite a las diferentes organizaciones que fungen como entes reguladores de la educación superior y las universidades, para realizar las evaluaciones internas, certificaciones y acreditaciones es decir auditorias, bajo un marco transparente, ético y documentado, aportando objetividad y confianza a los diferentes grupos de interés que convergen en el ambiente de las IIEESS, promoviendo así, una mejor cooperación entre las acciones evaluativas. 19 Capítulo 1: Presentación del Problema 1.1 Planteamiento del Problema Esta investigación presenta el origen de la auditoría interna y la importancia de realizar evaluaciones sistemáticas y disciplinadas con estándares internacionales, la cual se desarrolla para lograr una evaluación interna con un análisis crítico y objetivo para obtener resultados confiables, con relación al grado de cumplimiento del control y procedimientos del Departamento de Registro de una Entidad de Educación Superior. La evaluación es el proceso que tiene la finalidad determinar el grado de eficacia, eficiencia y productividad, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas. Esta definición abarca términos de eficacia y eficiencia, productividad, los cuales se elaboran representando indicadores de realización. Sin embargo, las universidades, como el común de las organizaciones, deben incluir mecanismos de control de todos los procesos. Adicionalmente procura buscar una explicación a las incongruencias halladas y posibles correcciones para lograr determinado por la Administración. La evaluación presenta el estado actual institucional, de sus estructuras y modos de gestión, de los procesos internos y de relacionamiento externo y de los productos, resultados e impactos. Es decir, es una comparación con un patrón deseable que atiende a dimensiones vinculadas con objetivos (calidad del aprendizaje, tipo de graduado producido, conocimientos generados y transferidos, inserción regional, etc.) o capacidades (innovación, flexibilidad, articulación con otros actores, anticipación de problemas, influencia en el medio, etc.). Los resultados determinan la existencia de deficiencias o carencias en la disponibilidad y en la utilización de los medios a disposición de la organización en un contexto que implica la presencia de distintas fuentes de dependencias, incertidumbres e interrelaciones. La referencia básica para evaluación es la definición de objetivos de la institución. Al igual que en la educación, la evaluación es el proceso de obtener evidencias que permita juzgar el grado de logro de los objetivos de aprendizaje, la cual se aplica ex ante (antes de), concomitante (durante), y ex post (después de) de las actividades desarrolladas. Es cumpliendo un rol de diagnóstico, formativo y sumativo, lo cual se puede establecer en cualquier tipo de proceso que requiera una evaluación. 20 Desde el punto del proceso administrativo, es la etapa que hace posible medir en forma permanente el avance y los resultados de los programas, para prevenir desviaciones y aplicar correctivos cuando sea necesario, con el objeto de retroalimentar la formulación e instrumentación. La evaluación institucional permite informar a la sociedad, sobre la calidad del servicio prestado y de los egresados y en los casos de las Universidades Estatales, permite conocer sobre el uso de los fondos públicos. La inclusión de la colectividad como interesado en la gestión Universitaria (veedores), crea las condiciones para que el proceso de evaluación sea realizado por una unidad de auditoría o auditor-evaluador independiente, objetivo y crítico. La realización de una auditoría interna al Departamento de Registro, pretende determinar el nivel de cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos diseñados para alcanzar los objetivos planteado en el plan operativo anual de la institución, con un carácter integrador a las demás funciones universitarias. La evaluación interna del nivel de cumplimiento de los controles internos sintetiza aspectos de la funcionalidad debido a que no es ajena, ni promueve su trabajo de manera independiente sino que apoya las iniciativas y objetivos generales de manera institucional. Además, promueve el hoy, el ayer y el mañana por lo cual se adiciona al proyecto organizacional permanente y a los riegos sociales a cuales está sometida, condición que le permite colaborar con la eliminación de las islas estructurales, la Administración, Finanzas y la Academia. Las administrativas, personal, servicios generales, seguridad, las financieras, compras, contabilidad, tesorería y las académicas, rectoría, vicerrectorías, facultades y escuelas de la universidad, logrando que el personal se interrelacionen al logro del éxito común por medio de la vinculación con la enseñanza, investigación, posgrado y la extensión, en una sola visión estratégica. La evaluación del aseguramiento no se realiza solamente con criterios internos, es conveniente tomar en cuenta aspectos, factores y auditores externos, lo cual permita establecer otras expectativas, lo cual garantiza razonablemente las prioridades, economicidad y eficiencia en la gestión de los recursos financieros. Además, el proceso continuo de la prevención de los riesgos, elimina la rutina de la revisión y crea una cultura de la medición, control y calidad, para alcanzar el lograr los objetivos institucionales y los juicios de la sociedad formen parte de la misma. El resultado de la evaluación final se convierte en un valor agregado porque que añade recomendaciones para la corrección de desviaciones, mejoras de procesos y prevención de situaciones que pudieran representar pérdidas para la institución. Los procesos de evaluación crean una 21 cultura de medición y control para el logro de los objetivos institucionales y la consideración de los juicios de la sociedad sobre la misma. Debido a la importancia que representa el proceso de evaluación para el control del cumplimiento de las disposiciones universitarias emitidas por la Rectoría. Por ejemplo en España, investigadores de la Universidad de Sevilla utilizan encuestas para evaluar la gestión universitaria en los aspectos de políticas de admisión, documentación, planificación y de recursos humanos. Esta acción investigadora representa una justificación para realizar la evaluación del cumplimiento del control interno del departamento de registro de una entidad de educación superior, utilizando técnica de auditoría interna, por lo siguiente:  El Departamento de Registro representa el proceso final de la unidad de admisiones y del proceso de graduación, los expedientes de los estudiantes admitidos se remiten a registro con la finalidad de completar la base de datos y dar custodia a los documentos exigidos en la ley. Además, se relaciona con la gestión de documentación del estudiante durante el curso de su programa de estudios, calificaciones, solicitudes de servicio, convalidaciones de materias y certificaciones de término de la carrera u otro programa de estudios. Representa la credibilidad, imagen y la transparencia de la universidad, esta situación expone a la unidad a los riesgos de fraude por la información de tipo confidencial que se gestiona.  El Departamento de Registro requiere de una evaluación documental, que permita establecer si los expedientes enviados fueron los recibidos y si se mantienen físicamente en los archivos de la universidad y si los procesos de información automatizada es integra. Auditoría Interna requiere aplicar técnicas que le permitan soportar sus hallazgos y que de común acuerdo con el auditado, se logran cursos de acción para realizar la corrección de la desviación o implementar mejoras. Posteriormente se involucra la gerencia en un seguimiento para verificar que el acuerdo realizado se llevó a cabo según las recomendaciones. Es decir que la aplicación de encuestas de percepción no alcanza los niveles de confianza y objetividad obtenidos de una auditoría. En el ambiente externo durante las décadas de los 80 y 90 se crearon las condiciones en Latinoamérica para los establecer criterios de obligatoriedad amparados en leyes y organismos reguladores responsables de evaluar el nivel de cumplimiento de dicha ley lo cual garantiza la calidad de la gestión y enseñanza de la educación superior. La ciudad de Bolonia en Italia en el año de 1999, en se reunieron los ministros de Educación de Unión Europea, Rusia y Turquía, que dio inicio a un proceso de búsqueda para la reforma universitaria, como la mejora de calidad y competitividad del estudiantes e instituciones, lo 22 cual permitió la incursión de los egresados en cualquier país incluyentes o por incluir, de esta reunión surgió el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES). Además, esta iniciativa se apoyó en la Conferencia sobre la Educación Superior patrocinada por la UNESCO cuando se refiere a “Constituir un espacio abierto para la formación superior que propicie el aprendizaje permanente, brindando una óptima gama de opciones y la posibilidad de entrar y salir fácilmente del sistema, así como oportunidades de realización individual y movilidad social con el fin de formar ciudadanos que participen activamente en la sociedad y estén abiertos al mundo, y para promover el fortalecimiento de las capacidades endógenas y la consolidación en un marco de justicia de los derechos humanos, el desarrollo sostenible la democracia y la paz”.(1999) La Declaración Mundial sobre la Educación Superior en El Siglo XXI, 1998: Visión y Acción, en su artículo 11 sobre la Evaluación de la calidad, establece que la calidad de la enseñanza superior debería abarcar todas las funciones, actividades y todo el mundo universitario. Asimismo hace referencia a la autoevaluación (evaluación interna) y la evaluación externa por expertos independientes para la mejoras de calidad. Los protagonistas deben ser parte integrante del proceso de evaluación institucional, como estudiantes quienes aportarían informaciones verificables y al mismo tiempo no existe una dependencia directa con las autoridades que les pudiera influir en su juicio, los docentes por su conocimiento de temas generales y/o específicos aportan criterios de carácter verificables y soporte en la implementación y mejoras. El personal, basados en sus experiencias trabajo, serían los responsables de ofrecer y poner en práctica mejoras para el aprovechamiento inmediato de los factores de eficiencia, eficacia y economía de recursos establecidos por la Administración. Los Auditores Internos forman parte del personal, pero con funciones enfocadas a realizar evaluaciones sistemáticas formales, a prevenir riesgo y mejoras de proceso, lo cual se definen en la promoción de acciones de compromiso de la corrección y/o mejoras de los hallazgos entre los auditados y la gerencia. Este involucramiento de los actores de los proceso trasciende la percepción de la concepto de calidad, a una visión ampliada y confiable que abarca la prevención de riesgo y la puesta en práctica de los requerimientos de control. Además, los auditores internos dependen directamente de la mayor posición jerárquica de la universidad, por lo cual son investidos libertad de criterio e independencia al momento de exponer los resultados de la evaluación garantizando la trasparecía de la información. Nuevamente en la Conferencia Mundial sobre la Educación Superior, 2009: La nueva Dinámica de la Educación Superior y la Investigación para el Cambio Social y el Desarrollo, 23 en su ordinal 19, plantea que La garantía de calidad es una función esencial en la enseñanza superior contemporánea y debe contar con la participación de todos los interesados. Es una tarea que exige tanto la implantación de sistemas para garantizar la calidad como de instauración de una cultura de calidad. En el marco la EEES, La European Quality Assurance Register for Higher Education (EQAR) el 2013 renovó por 5 años más la membresía de la Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación (ANECA), como marco de referencia para las evaluaciones de entidades de educación superior. La ANECA patrocina el programa de acción Audit, pretende orientas a la Universidades Españolas sobre las políticas y el Sistemas de Garantía Interna de Calidad (SGIC). Sin embargo existen otros elementos transversales como personal académico, servicios, etc. Para tales fines se han elaborado una serie de documentos que permitan poner en práctica la metodología de diseño y evaluación de los SGIC. Entre los documentos que se han escrito se encuentra La Guía para el diseño de Sistemas de Garantía Interna de Calidad de la Formación Universitaria, establece que, “Nuestro marco normativo ya introduce elementos que regulan aspectos tan diversos como el acceso, la gestión de expedientes, la realización de exámenes o la expedición de títulos. Todos estos sistemas son, claramente, elementos que garantizan la calidad de las enseñanzas” (ANECA, 2007). La Gestión de Expedientes es un proceso realizado por el Departamento de Archivo el cual es garante de su confidencialidad y guarda durante la vida académica del estudiante y posteriormente considerado como histórico. Estos expedientes, de acuerdo a las políticas de la universidad pudieran clasificarse como activos e inactivos de acuerdo al tiempo que permanecen los estudiantes en algún tipo de programa, lo cual impacta en la búsqueda manual sobre los mismos, Además, permite un uso racional delos archivos y el espacio departamental. El Comité Nacional de Evaluación (CNÉ), evalúa las instituciones desde la óptica correspondiente a su misión de servicio público de la educación superior. Así mismo, la CNÉ no tiene la facultad de reglamentación o de gestión. La evaluación del CNE llega a conclusiones y recomendaciones, y se involucra en el seguimiento para medir el impacto de las medidas recomendadas e implementadas. La metodología de las evaluaciones de “seguimiento” refuerza y precisa la función de la evaluación interna de la institución de cuyo análisis se pueden seleccionar los “thèmes d’expertise” (temas de peritaje). El informe final es sometido a la crítica de los miembros de la institución evaluada, quienes son igualmente responsables de la validación de los datos que aparecen en dicho informe. La 24 última palabra corresponde al Rector (Président) de la universidad evaluada, puesto que su respuesta se publica al final del informe de evaluación. El papel de la auditoría, coincide en los aspectos que práctica la CNÉ, primero en que no es una unidad no deliberativa sino de consultoría y aseguramiento, segundo, posteriormente realiza un seguimiento de los hallazgos, tercero, los mismos deben ser comentados por la administración en señal de la aceptación y por último elaborar un plan de implementación de las recomendaciones de correcciones o mejoras de la calidad. Además, la CNÉ utiliza las evaluaciones de auditoría interna como parte de sus análisis. El Ente de Costarricense de Acreditación (ECA), es una institución pública autorizada dentro del sistema de educación superior de Costa Rica para emitir las acreditaciones, la cual por sus estándares de ejecución, es considerado un modelo de evaluaciones y/o acreditaciones a nivel superior, la cual participa en las instancias internacionales de acreditación, con la finalidad de mejorar la calidad y la productividad de las universidades. El ECA realiza evaluaciones de procesos determinar la competencia de un organismo de evaluación de la conformidad con base en determinadas normas, otros documentos normativos y para un alcance de acreditación definidos. Además, la evaluación de conformidad, establece el cumplimiento de los requisitos especificados relativos a un objetivo determinado (producto, proceso, sistema, persona u organismo). Es decir es una entidad orientada a principios de gestión de calidad y los documentos se relacionan con la organización, International Standard Organitation (ISO). El proceso de evaluación tiene diferentes etapas para su realización aspectos tales como: objetivo, alcance, evaluación documental y preparación para la evaluación in situ, evaluación in situ, estudio del plan de acciones correctivas, visita de verificación de implementación de acciones correctivas, clasificación de hallazgos. Por ejemplo, las normas del ECA el ordinal 7.2 de evaluación establece, que se debe haber realizado al menos una auditoría interna a todo su sistema de gestión, antes de entregar la solicitud de acreditación, el ordinal 9.5 establece que en la evaluación in situ se inicia con una reunión de apertura. Esta etapa del proceso de evaluación la dirige el Evaluador Líder. Es decir, que de acuerdo a las similitudes enunciadas la auditoría interna se realiza con estándares válidos y confiables bajo el criterio de razonabilidad, lo cual permite una evaluación aplicación viable su aplicación en cualquier entorno académico. Sin embargo, todos los esfuerzos de evaluación de la calidad, legislaciones, conferencias mundiales, iniciativas de estandarización de agencias evaluadoras presentan una condición 25 general que se mantiene vigente en relación a lo que indica Mora (1991: 35) en Buendía y García “no se ha resuelto el problema del enfoque óptimo de la calidad, la búsqueda de la calidad a través de medidas como las indicadas tiene poco que ver con la mejora del sistema como un todo y con la calidad del programa educativo. Sin embargo, todas ellas juntas, debidamente ponderadas, sí deben dar una cierta idea de la calidad de una institución”. (2000) Tomando en cuenta esta situación de debate, se justifica realizar una evaluación del cumplimiento del control interno de un departamento de Registro de una Entidad de Estudios Superiores Basado en técnicas de Auditoría Interna, primero, el conocimiento de auditoría interna estandarizado por el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna, emitido por The Institute of Internal Auditors (IIA), segundo, el IIA es una organización de referente mundial, lo cual logra unificación de criterios y cursos de acciones en la evaluaciones. Entre otros aspecto, la universidades al igual que otras instituciones han realizado iniciativas en la educación a distancia utilizando el internet, como es el caso The Open University (Inglaterra) y Universidad Nacional de Educación a Distancia (España) y las cuales fueron pioneras en la modalidad digital. La virtualización universitaria requiere una relación directa a los sistemas de aseguramiento de la calidad de la educación superior la cuales deben enfatizar en el aprendizaje que en la enseñanza. A pesar de los avances tecnológicos no existen normas de calidad que permitan la flexibilidad de los sistemas virtuales, esta situación daría como consecuencia falta de credibilidad del método. Así mismo, es necesario establecer guías de la evaluación de la gestión, del conocimiento y seguimiento de los alumnos como indicares principales. Solo la acreditación o certificación de la calidad o de normas específicas, no garantizan una expansión económica o territorial, es decir que hay aplicar evaluaciones interna y externas para garantizar la viabilidad de la virtualización. “sin embargo tanto la educación virtual como presencial tienen requisitos comunes…” (Ramia C., 2011, pág. 57), lo cual justifica la evaluación de los diferentes departamento sin importar la modalidad de universitaria. La Auditoría Interna, desde el 1941 ha sido gestionada por Instituto Global de Auditoría Interna (The IIA), quién se reconoce como la autoridad en la promoción de la auditoría, interna, gestión de riesgos, la gobernanza, el control interno, la auditoría tecnología de la información, la educación y la seguridad. Además, el IIA apoya a las unidades de auditoría interna aportar valor a las organizaciones en las que pertenecen, por tanto no excluye la Universidades, lo cual permite atender las expectativas de todas las partes interesadas, como 32 Entrado el Siglo XXI, el IIA consolidó el cuerpo del conocimiento de la auditoría interna en el Marco Internacional para la Práctica Profesional (IPPF). Al 2014 se elabora la ratificación de los principios de auditoría interna. Hechos que formaron la Auditoría Interna Gráfico No.2 Fuente: Internal Auditing: History, Evolution, and Prospects Elaboración: Propia El Marco Internacional para la Práctica Profesional (IPPF) es una guía autorizada, proporcionada a los profesionales de auditoría interna en todo el mundo desarrollada por el Comité Técnico Internacional del Institute of Internal Auditors Global (IIA). Este comité depende del Consejo de Orientación Profesional Consultivo que tiene bajo su supervisión y seguimiento las iniciativas del Consejo de Normas Internacionales de Auditoría Interna, Comité de Asuntos Profesionales, Comité de Ética Global, y el Comité del Sector Gubernamental. 2.2 El Marco Internacional para la Práctica Profesional de la auditoría Interna El Marco Internacional para la Práctica Profesional (IPPF), es emitido por el Instituto Global de Auditores Internos (IIA) y difundido por los Institutos de Auditores Internos (filiales) en todo el mundo, es el conjunto de las normativas que permiten al auditor interno desempeñar su trabajo, lo cual representa un compromiso con la organización, miembros del Comité de Auditoría, Ejecutivo Principal y el resto del personal. El Instituto de Auditores Internos de 33 España referente en idioma español para el resto de las filiales, en su página web, http: //auditoresinternos.es/, comenta con relación al IPPF, “no muchas profesiones cuentan con una regulación tan definida, desarrollada por sus propios ejercientes a través de un proceso transparente, sistemático e internacional”. (2014) El Marco Internacional para la Práctica Profesional, lo componen la definición autorizada de Auditoría Interna, el Código de Ética, las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna , los Consejos para la Práctica, Guías de Práctica y Declaraciones de Posición. Es decir, que los auditores internos utilizan los mismos parámetros profesionales en todas partes del mundo. Además, este conocimiento sobre la auditoría interna ha sido incorporado a las leyes y regulaciones de los países y de sectores económicos. Las guías, instrumentos de ejecución y orientación de la auditoría interna, se clasifican en Guías Obligatorias y Guías Recomendadas, las primeras agrupan la definición de Auditoría Interna, Código de Ética y las Normas Internacionales para la Práctica profesional de Auditoría Interna. El auditor interno para el ejercicio de su profesión adquiere motivado por su dedicación conocimientos y destrezas, educación, formación y una conducta ética institucional y social. El perfeccionamiento de la aplicación del Marco Internacional para la Práctica Profesional de Auditoría Interna se logra, debido a una personalidad identificada y comprometida con lo que hace, para lograr los objetivos institucionales. Así mismo, la Agencia Nacional de la Evaluación de la Calidad y Acreditación, ha desarrollado programas de evaluación y acreditación para la Instituciones que conforman el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES) con la finalidad de establecer guías que permitan a las universidades elaborar Sistemas de Garantía Interna de Calidad. Además, “con este propósito se han confeccionado una serie de documentos con el fin de orientar a las universidades sobre metodología de diseño y evaluación de los Sistemas de Garantía Interna de Calidad (SGIC)”. (ANECA, 2014) 2.3 Definición Auditoría Interna Los Procesos de las entidades de estudios superiores son evaluados basados en la experiencia, o académicos que se han dedicado a estudiar el concepto de evaluación y su aplicación. La auditoría interna se vincula a los conceptos académicos de evaluación por lo cual es necesario relacionar ambos aspectos. Los preceptos para el ejercicio de la profesión 34 de auditoría interna, se encuentran dispersos en los conocimientos de la didáctica, por lo cual al hacer Auditoría se hace evaluación, al hacer una evaluación hace auditoría. El conocimiento de la auditoría interna como externa se basan en un conjunto de normas internacionales que permite una aplicación de una evaluación de carácter general para todos los usuarios a nivel global, las mismas son emitidas por organizaciones de prestigio, confianza, y objetividad. The Institute of Internal Auditors Global (IIA) publica las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, y The International Auditing and Assurance Standards Board,(IAASB), las Normas Internacionales de Auditoría (NIA’S). 2.3.1 Diferentes definiciones de auditoría. El termino auditoría presenta diferentes definiciones de acuerdo a las organizaciones que la elaboran, tomando en cuenta que los aspectos comunes se identifican en evaluación y entidad. Así mismo, coinciden en que es una colaboración para la organización, para promover el cumplimiento de sus objetivos de manera sistemática y disciplinada para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión. La firma especializada en consultoría financieras y auditoría Deloitte, al definir auditoría interna combina concepto de control y cumplimiento dice que, “es el proceso cuya responsabilidad parte de la Alta Gerencia de las compañías, y se encuentra diseñado para proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organización. Estos objetivos han sido clasificados en, establecimiento de estrategias para toda la empresa, efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con las leyes, reglamentos, normas y políticas”. (2014) La Audiencia de Cuentas de Canarias presenta en su página web (http://www.acuentascanarias.org), define varios tipos de auditoría y las clasifica de acuerdo a objetivo de la función fiscalizadora: La Auditoría de regularidad (legal y financiera), trata de verificar si, a juicio del auditor, los estados contables del organismo auditado se presentan adecuadamente según los principios de contabilidad y si el organismo auditado cumple con la legalidad vigente. Auditoría operativa, es la evaluación de la eficacia, la economía y eficiencia, en la adquisición y uso los recursos humanos y materiales para el logro de los objetivos Institucionales. Auditoría integrada, es la evaluación que incluye dos o más tipos auditoría gubernamental con el objetivo de presentar resultados generales de la entidad pública. 35 Así mismo, la auditoría de calidad ofrece a la organización, clientes y relacionados, la garantía que los procesos se realizan sobre la eficacia de su sistema de gestión de la calidad y permite cumplir los requisitos del cliente. La Asociación Española para la Calidad indica en su página web(http://www.aec.es/web/guest) que la “auditoría de calidad son aquellas en las que se evalúa la eficacia del sistema de gestión de calidad de la organización”. (2014) Además, incluye la como parte de la auditoria de calidad, la Auditoría Ambiental, y define que “las auditorías ambientales son aquellas en las que se evalúa la eficacia del sistema de gestión ambiental de la organización” (2014). La Universidad Don Bosco del Salvador, como parte de las informaciones en su página web, establece como funciones parte del departamento de auditoria académica interna, emitir las sugerencias y propuestas de solución de los hallazgos y de las no conformidades detectadas. Además, un seguimiento al cumplimiento de los objetivos de mediano y largo plazo de la Universidad. El IIA Global en el 2013 publicó la definición la cual permite que la auditoría interna se inserte como parte de las evaluaciones internas en la IES, tal como sigue: Auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno” (The IIA, Gobal, 2013) La auditoría administrativa es, “una revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar, valorar y lograr una ventaja competitiva sustentable”. (Franklin B. 2007, p.11). La auditoría como herramienta de evaluación de cumplimento “es la acumulación y evaluación de evidencias sobre la cuantificación de una entidad económica para determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la información y lo establecido”. (Arens, A. et al., 2007, p.4). Tanto Franklin B. y Arens A, no relacionan sus conceptos al nivel de independencia que requiere la función de auditoría para lograr sus objetivos. La auditoría interna cuando se considera un apoyo para la auditoría se entiende que, es: “un control de dirección que tienen por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles. Surge con posterioridad a la auditoría externa, ante la necesidad de mantener un 36 control permanente y más eficaz dentro de la empresa y la necesidad de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo”. (Gómez, R., 2003, p.52). Sin embargo, la modificación de las Norma Internacional de Auditoría (NIA’S) No.610 sobre emitidas por el International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) sobre el uso del trabajo de auditores internos, en el apartado A4. Sobre la comunicación establece que “la comunicación entre el auditor externo y los auditores internos puede ser más eficaz cuando los auditores internos tienen libertad para comunicarse abiertamente con los auditores externos” (2013), de esta manera se confirma una relación de cooperación y no de subordinación. En los años 80, los expertos comenzaron a destacar la auditoría definiéndola como “el órgano asesor de la dirección que busca la manera de dotar a la empresa de una mayor eficiencia mediante el constante y progresivo perfeccionamiento de políticas, sistemas, métodos y procedimientos de la empresa”. (Heviá, E., 1989, p.4). Se debe tomar en consideración que estas definiciones no logran exponer el concepto de riesgo y valor agregado, criterios que no se incluyen en los procesos de evaluación de la calidad de las universidades, condición que pudiera significar el cierre de la entidad o una intervención por los organismo reguladores. Los aspectos sobre la evaluación de la gestión de la administración, la supervisión y seguimiento a las mejoras de los procesos, se hacen presentes dentro de la auditoría interna. 2.3.2 Auditoría Académica. La definición de auditoría interna, es la evaluación de las actividadesintenas, leyes o reglamentos, realizada por las universidades para garantizar el nivel del aprendizaje o el cumplimiento de disposiciones emitidas. La Auditoría Académica puede ser externa si es realizada por una firma independiente del IES, para validar procesos, sistemas, metodología de evaluación institucional o de programas existentes. También puede ser interna si es conducida por la propias universidad, para verificar los procesos de evaluación utilizados por las unidades académicas (facultades o departamentos). La auditoría académica guarda relación con la auditoría interna en cuanto a que es un “análisis sistemático e independiente de la actividad de las distintas unidades académicas y administrativas de la Universidad. Dicho análisis está orientado a determinar la calidad de los procesos así como a evaluar los resultados obtenidos a partir de las políticas y las metas establecidas dentro de la planificación general de la Universidad el grado de correspondencia 37 entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos”. (Universidad Don Bosco, 2014) La Auditoría Académica, es un conjunto de, “actividades evaluadoras del grado de cumplimiento de la normativa y de los criterios aplicables en la gestión que se realiza dentro del ámbito más puramente educativo, y que comprueba su corrección y también, la calidad que se ofrece al usuario. Entendemos que la importancia de las funciones académicas dentro la Universidad merece un análisis monográfico, con actuaciones concretas que reclaman el uso de unos procedimientos y una metodología de trabajo específicos en el control de la gestión”. Universidad de Valencia (2014). Las diferentes definiciones de auditoría, académica, de calidad, ambientales, se realizan con el objetivo de determinar eficiencia, eficacia y economía de recursos (auditoría operativa o de gestión) y a promover mejoras del sistema. Sin embargo, el Área Tecnológica de Educación Virtual de la Universidad Tecnológica Nacional, de la Argentina, indica en la promoción de su curso a distancia de Auditor de Calidad en sus fundamentos que “ya no se habla de un solo sistema de gestión, sino de sistemas integrados de gestión, como lo son el de Calidad, Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional. En un futuro probablemente se incorpore el Económico – Financiero” (2014). En tal sentido, es responsabilidad de las Instituciones de Educación Superior,lograr en los alumnos un desarrollo del conocimiento, habilidades, actitudes y valores que demandan la sociedad y el mercado Laboral en el que se insertaran, es por esta razón que: “es, necesario preciso reflexionar sobre el papel de la evaluación en el ámbito educativo, para no ponerla como meta, sino como elemento de mejora permanente; es decir: la evaluación debe estar al servicio de los procesos de enseñanza y aprendizaje y no estos al servicio de la evaluación (precisamente lo contrario), como sucede en la actualidad”. (Casanova, M. 2012, p.4). La Auditoría Interna, trasciende los límites de la misma institución, porque se conceptualiza como función basada en IPPF. El proceso académico relaciona a estudiantes, docentes y auditores, porque la evaluación requiere de la interacción de los evaluados y el auditor. La auditoría al definir sus juicios, debe tomar en cuenta los comentarios de los auditados. Al evaluar el control interno el auditor realiza un proceso de entendimiento de los procesos por tanto requiere interactuar con el persona. Desde este punto de vista “la evaluación no es un simple instrumento de medición o control, sino sobre todo de reflexión”. (Raya, E., 2011, p9). La auditoría interna no solamente evalúa procesos documentados, sino el personal actuante y los parámetro de rendimiento laboral, lo cual establece que, 38 “la evaluación en la formación por competencias pasa por considerar que el objeto de la evaluación no son sólo los conocimientos adquiridos sino también, y hasta diría que sobre todo, las competencias desarrolladas por los estudiantes”. (Fernández, A., 2010 p.11) Auditoría aporta valor a las entidades con el aporte de mejoras que permitan a la institución continuar y asegurar sus estrategias y planes operativos, porque: “uno de los grandes retos de las universidades es desarrollar mecanismos y procedimientos que permitan evaluar a grupos heterogéneos de estudiantes que arriban a la educación superior con diferentes condiciones, estructuras de aprendizaje y modos de dar cuenta de su aprendizaje. Y un gran paso es hablar de la educación como un sistema integrado, un proceso continuo que es evaluado en muchos momentos, para garantizar su calidad”. (Torres, A., 2010, pp. 179, 180). Los Docentes también, tendrán que conocer los fundamentos de la auditoría interna por la relación intrínseca que ambas actividades comparten. La auditoría interna no se interrelaciona con la organización por sí sola, sino que interactúa con la misma debido a que, “la filosofía de la auditoría académica es la sinergia con la administración, a través de la evaluación de las actividades académicas, asesoría y consultoría especializada y el monitoreo de los programas y actividades académicas. No más trabajo paralelo o apartado de la gestión. El paradigma es el trabajo conjunto, pero haciendo valer la independencia de cada actividad”. (Hernández, D. 2007, p. 33) La unidad de Auditoría Académica en la Universidad Privada de Tacna del Perú, se forma parte de la Oficina Universitaria de Control Interno (OUCI) y las Unidades Ejecutoras, las cuales conforman un equipo de evaluación permanente de los riesgos, el control, con la finalidad de determinar, la razonabilidad, confiabilidad e integridad de la información y el desempeño normativo de índole académico. El plan para la evaluación del desempeño comprende la evaluación del cumplimiento de las leyes, regulaciones y contratos de índole académico, por medio de una gestión sistemática que implica la identificación y mitigación de los riesgos, evaluación del control, recomendaciones de mejoras y protección a los activos. Adicionalmente es conveniente dar seguimiento las modificaciones requeridas por el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), relacionados a los cambios para establecer la evaluación continua en las enseñanzas universitarias, por lo que se hace necesario establecer auditorías permanentes en todos los miembros del sistema y entender que “en la actualidad la evaluación académica se ha posicionado a nivel internacional como un derecho social, que permite la realización de investigaciones e innovaciones pedagógicas, encaminadas al mejoramiento del proceso educativo y garantizar la calidad de la educación. La evaluación es el único instrumento que tenemos para verificar el cumplimiento de ese derecho superior, internacionalmente reconocido y que supone el acceso igualitario al conocimiento y a las oportunidades disponibles en la sociedad”. (Murillo J., Román M., 2008, p.2). La reflexión como proceso documentado en los informes de auditoría, el cual representa consejos con los cuales se intenta persuadir o convencer al evaluado. Además, la 39 connotación de los riesgos, sirve de advertencia o alertas, para mejorar o corregir posibles desviaciones del control. Las normas se originan por el acuerdo entre las partes, como resultado de un proceso evaluación reflexiva. Estos “estándares en sí son ampliamente aceptados en la comunidad educativa, y desde su introducción han llevado a una realineación de los estándares por parte de otras agencias certificadoras” (Cavaluzzo L., 2004). La opinión de auditoría interna, es revelada mediante su informe el cual le permite tomar decisiones a la Dirección a fin de cumplir los objetivos de los procesos enseñanza y aprendizaje, “pues solo a través de la información que permite obtener es posible conocer si transcurren de acuerdo a lo previsto, o bien si es necesario regularlos, ajustarlos y reorientarlos cuando por uno u otro motivo sea preciso”. (Velázquez, R, Hernandez J., 2004, p.24). Los conceptos de evaluación y auditoría se relacionan entre si, con el criterio de la eficiencia, que hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos, lo cual forma una razón para realizar auditoría internas. Además, existe una “legitimidad evidente cuando parte de los objetivos y metas declarados de un programa.” (House, E., 1994, p.213), por lo tanto se debe elaborar una planificación que incluya objetivos, alcance y los resultados obtenidos. 2.3.3 Modelos de Evaluación de Auditoría de las IES. Los modelos de evaluación interna podrían o no, evaluar y certificar partes de los procesos que sean de interés de la organización. La responsabilidad de ejecución de las mismas descansa Consejo Académico conformado por el rector y los vicerrectores quienes designan un comité de gestión de calidad. Entre los aspectos de la auditoría de calidad, los equipos de auditores se forman para cada auditoría planificada por empleados de diferentes departamentos entrenados para tales fines, al terminar la auditoría con la presentación del informe de resultado, el equipo de auditoría se disuelve y cada empleado regresa a su puesto de trabajo. A continuación se presentan ejemplos de evaluación de las Instituciones de Educación Superior en diferentes países como: 40 Francia: El Comité Nacional de Evaluación, (CNE) de Francia estableció la necesidad de realización de las evaluaciones internas realizadas por la IES, la cual debe constituir constituir un equipo de evaluación que debe estar constituido por la combinación de habilidades y de competencias complementarias de sus integrantes los cuales se seleccionaran de acuerdo a la naturaleza de la institución para evaluar. El equipo estaría compuesto por 4 a 7 personas con funciones de líder de proyecto, técnicos, expertos externos. Además, la CNÉ también tiene otros criterios para evitar posibles conflictos de interés. Así mismo, la auditoría interna integra en sus equipos, profesionales competentes para ejecutar los trabajos. La Auditoría como proceso integración promueve una primera reunión entre las partes representa una expresión de expectativas mutuas, lo cual se establece una relación de confianza, en el que la autoridad nacional informa a toda la comunidad universitaria sobre la naturaleza de la práctica de la evaluación. Es decir auditoría interna integra en su proceso a los auditados teniendo una reunión previa a fin de comunicar los objetivos y alcance de la auditoría interna y tomar en consideración los aportes de los auditados en el trabajo a realizar. Así mismo, el proceso de evaluación interna es una responsabilidad de la institución y debe garantizar la calidad en la educación superior debido al principio de autonomía institucional. Posteriormente los resultados de la evaluación interna, servirán para la rendición de cuentas del sistema académico dentro del marco nacional de calidad, lo cual implica que la institución es responsable del control interno y su evaluación. Además, el órgano regulador el CNÉ anima a las instituciones a adoptar procedimientos de evaluación interna sostenible. Es decir, al igual que la auditoría interna provee de recomendaciones que permitan a las unidades auditadas establecer su propio mecanismo de evaluación seguimiento en la aplicación de mejoras. Así mismo, el equipo evaluador da a conocer los resultados con la prestación del reporte del proceso de evaluación interna, el cual es dado a conocer al Rector y la universidad, al final de la autoevaluación a fin externar consideraciones que permitan servir de mejoras a los resultados, esta condición de apoderamiento permita que establezca una responsabilidad entre la universidad y el organismo regulador lo cual representa un compromiso. Este proceso involucra al rector y vicerrectores y el resto del personal en la implementación de las mejoras y a la misma auditoría para el continuo seguimiento es busca del cumplimiento de las normas y la calidad universitaria como resultado final. 41 España: La Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación, (ANECA), de España utiliza una serie de programas como servicios a la Universidades en sus procesos devaluación y acreditación. Docentia y Audit representas unos de los programas destinados a cubrir estos aspectos. El programa Docentia se refiere a valorar de la garantía de la calidad del profesorado, un elemento que del desempeño de la actividad docente. Sin embargo, la capacitación y competencia del profesorado descansa en las universidades. Así como el proceso enseñanza aprendizaje, con la finalidad que el profesor pueda planificar, desarrollar, valorar y mejora su enseñanza. La ANECA colabora con la gestión de calidad de la actividad docente del profesorado universitario y favorecer su desarrollo y reconocimiento. Es decir participa con la organización como consultor en los temas de evaluación profesoral. Esta iniciativa está contemplada en las normas European Association for Quality Assurance in Higher Education (ENQA), como parte de las iniciativas Educativas dentro del el Espacio Europeo de Educación Superior y The Personnel Evaluation Standards, elaborados por el The Joint Commite of Standards for Educational Evaluation. Es decir que, ANECA proporciona colaboración técnica con las universidades, las agencias autonómicas y las Administraciones Educativas de las Comunidades Autónomas. La definición de auditoría presenta el concepto de consultoría, la cual se incluye en las normas implementación. En cuanto al programa Audit proporciona las guías de trabajo que le permiten a la Organización realizar la evaluación del sistema de gestión de calidad, utilizan el mismo mecanismo para la valuación del control interno como flujo gramas y cuestionarios y narrativas. La definición de concepto de auditoría interna, se relacionan de una u otra forma con los conceptos de auditorías, evaluación externa (certificación) y evaluación interna (autoevaluación), por lo que es posible utilizar como marco de referencia dentro de las universidades para garantizar la calidad de la educación superior, tal como se describen los sistema de evaluación de algunos países para garantizar la calidad de las IES como: Reino Unido: La Agencia de Garantía de Calidad para la Educación Superior (QAA), es el órgano independiente encargado de la supervisión, y asesorar sobre, las normas y la calidad en la educación superior del Reino Unido. El sistema de educación superior británico se caracteriza por la centralización organizativa, distinción entre docencia e investigación, el cual está constituido por universidades envestidas de autonomía legal. Es decir que cada 48 “estamos en un momento de repensar el papel que la universidad del siglo XXI debe tener en la formación de buenos profesionales; un enseñanza de calidad, en las mejores universidades, supone también desarrollo de valores”. (Goodlad, 1995), como responsabilidad social de la universidad los estudiantes egresados deben demostrar de manera efectiva los valores en su aporte a la sociedad. La auditoría interna garantiza a sus profesionales la imagen de confianza, y seguridad en los resultados de sus trabajos al igual como persona, siempre y cuando desarrolle y asimile la cultura ética. Sin embargo autores como Miquel Martín, en su artículo Formación para la Ciudadanía y Educación Superior, apoya la función sobre valores de las universidades, al mismo tiempo expresa “sin embargo, no resulta tan obvio que la universidad sea un lugar en el que se aprenda un conjunto de saberes éticos y ciudadanos".(2005) La ética empresarial es un consenso de norma para la convivencia del personal y los grupos relacionados como los directores, socios de negocios, proveedores, contratistas y proveedores de servicios de terceros. La conducta profesional comprende a de más, de competencias teóricas-prácticas y una integridad personal. El auditor interno obedece al cuarto principio del código que establece que “Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna”. (The Institute of Internal Auditors, 2013) La normas sobre desempeño 2110.A1 “La actividad de auditoría interna debe evaluar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados con la ética” (The Institute of Internal Auditors, 2013). Esta norma de trabajo, compromete al auditor interno a cumplir a ser un profesional y persona ética, condición necesaria para realizar trabajos relacionados a la ética. Además, la norma 1230 sobre el Desarrollo Profesional Continuo prevé que “los auditores internos deben perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua” (The Institute of Internal Auditors, 2013), es necesario que el auditor interno este en contante ejercicio del aprendizaje y mejora del conocimiento y valores, con finalidad de prestar los servicios para los cuales fue requerido. La ética es parte de la formación en valores dentro de los procesos educativos de nivel superior, la cual será necesario incluir como parte de los programas académicos y los objetivos estratégicos de las universidades. La Dirección universitaria es responsable de crear los medios y elementos para mostrar necesarios para el desarrollo de una cultura ética, promoviendo la construcción de un pensamiento reflexivo para la construcción del aprendizaje basado en valores. 49 La ética contribuye a que el egresado universitario para un ejercicio profesional responsable y comprometido en el contexto de su sociedad mediante. Tal vez este tipo de profesional no sea popular en los medios. Además, incide de manera positiva en las personas quienes han recibido sus servicios. El Comportamiento ético proporciona las condiciones para el mejoramiento y contribuye a la realización del profesional. En este sentido el auditor interno recibe la aceptación de los auditados y el prestigio de sus jefes, compañeros y la comunidad empresarial. Una universidad se caracteriza por su calidad y servicio público (aunque sea privada) es aquella en que sus egresados se reconocen en sus conocimiento y como en ciudadanos cultos y críticos. El auditor logra ser una autoridad no la autoridad del mando, pero si el autoridad del conocimiento. Esta conducta se logra por el trabajo objetivo basados en las evidencias, en colaboración con los auditados para la solución de inconveniente, la promoción de mejora y el apoyo del Directorio. Esa situación cambió el paradigma, “el auditor es el único que tiene la razón”. La ética tiene características propias, como la obligatoriedad de cumplir las normas y el rigor de su aplicación en el ejercicio de la profesión, lo cual provoca un una conducta basada en disciplina ética, garantizando el futuro de la eficiencia de los trabajos asignados. Sin embargo, las auditorías no son procesos aislados, interviene en primer plano los auditados, por lo cual el auditor no puede olvidar, el denostar y poner en práctica sus valores en el trato social, con los evaluados. Así mismo esta actitud dará como resultado una relación ganarganar. La ética, relacionada al auditor interno, las universidades y al profesionalismo es un elemento de promoción del cumplimiento de las normas y aceptación por la sociedad profesional. El profesionalismo reviste al auditor interno de prestigio y distinción, debido a la continuidad del estudio, perfeccionamiento del conocimiento y el cumplimiento de su deber, lo cual produce una influencia de autoridad por la ética de su conducción. Así mismo por interdependencia, y sentido de unidad en el equipo de trabajo. La auditoría interna se sustenta en cuatro principios, integridad, objetividad, confidencialidad y competencia, que abarcan la conducta y el desempeño del personal de auditoría. La ética personal y corporativa deriva de la convicción, que los códigos de conducta no son más que expresiones concretas y claras de principios que ya existían antes y que no pueden ser cambiados sin una reflexión. Las normas éticas que se esperan que cumpla el auditor interno se clasifican en “Principios y Reglas de Conducta” (The Institute of Internal Auditors, 2013). Los principios están 50 vinculados a las normas que representan postulados los cuales sirven como guía para definir la conducta y el modo de pensar. Las reglas de conducta es el conjunto de instrucciones que indican cómo hacer algo o cómo comportarse. Immanuel Kant considera principios como “aquellas proposiciones que contienen la idea de una determinación general de la voluntad que abraza muchas reglas prácticas” (De Azcárate G., 2011) Los principios éticos según Franca y Galdona son “las señales que nos indican por dónde conducirnos en el actuar concreto” (1997). La característica de los principios es base para la formación ética de las personas y organizaciones, constituyéndose así en el concepto de crear sus normas y valores. En cuanto al incumplimiento de los mismos de los mismos, provocaran un perjuicio propio y en las personas con quienes se interviene o se interactúa, condición que se evidencia en el Código del Auditor interno. 2.5.1 Los Principios. La Real Academia Española, define principios como: “Base, origen, razón fundamental sobre la cual se procede discurriendo en cualquier materia. Causa, origen de algo. Cada una de las primeras proposiciones o verdades fundamentales por donde se empiezan a estudiar las ciencias o las artes. Norma o idea fundamental que rige el pensamiento o la conducta”. (DRAE, 2001) Se organizan según los aspectos que cada uno de ellos regule, de este modo, constituyen un la base para el Marco de la Práctica Profesional de Auditoría Interna, sobre el cual se irán agregando las normas y valores asociados a cada uno. Se espera que los auditores internos apliquen y cumplan los siguientes principios: a. La Integridad, los auditores internos establecen confianza y, consiguientemente, provee la base para la integridad confiar en su juicio. Asimismo, la página web, Significados, presenta que integridad se refiere a: “un individuo educado, honesto, que tiene control emocional, que tiene respeto por sí mismo, apropiado, que tiene respeto por los demás, responsable, disciplinado, directo, puntual, leal, pulcro y que tiene firmeza en sus acciones, por lo tanto, es atento, correcto e intachable. La integridad, en este último caso, es la cualidad de quien tiene entereza moral, rectitud y honradez en la conducta y en el comportamiento. En general, una persona íntegra es alguien en quien se puede confiar”. (Significados, 2014). b. Objetividad, los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o 51 por otras personas. Es decir que el auditor interno fundamenta su juicio en el cómo es, y no en las apariencias, condición que permite una experiencia y aprendizaje continuo. c. Confidencialidad, los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo. Es la relación que se basa en la confianza y la reserva profesional sobre la información de los auditados obtenida durante un desempeño profesional, lo cual es un compromiso de no revelar la misma aunque aún después se haya terminado la auditoría o el auditor deje de pertenecer a la institución. d. Competencia, los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna. El objetivo del trabajo de auditoría interna y las estrategias académicas se establecen de acuerdo a las capacidades y competencias para lograr los resultados deseados en conjunto. “Nuestro reto sigue siendo formar personas con capacidades profesionales y compromiso ético, con una formación amplia que les permita comprender el mundo en su complejidad y en su belleza, y que son capaces de transformarlo en beneficio de todos”. (Zegarra, J., 2005). La formación en competencias obliga al auditor a un cambio, de cómo hacer las cosas en la organización en las relaciones humanas y la aplicación del conocimiento. El auditor interno como parte de sus competencias requiere lograr la afinidad con el auditado de manera de obtener resultados para la mejora de calidad y al mismo tiempo la aplicación del aprendizaje, tomando en cuenta los conocimientos, habilidades y actitudes, para resolver problemas, colaborar en su entorno profesional y en la organización del trabajo. Además, “debe darse un cambio de cultura, una revisión de cómo se entiende la función docente: facilitadores de oportunidades de aprendizaje y crecimiento”. (Cano, M., 2008) 2.5.2 Reglas de Conducta. Estas reglas permiten interpretar los Principios en aplicaciones prácticas. Su intención es guiar la conducta ética y se espera sean observadas por los auditores internos. Tal como siguen: a. Integridad Los auditores internos desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad. Estas características del trabajo inciden en representación de la verdad documentar la cual sirva de apoyo a su comentario, pero el trabajo debe ser realizado dentro del tiempo presupuestado o corre el riesgo de que sus hallazgos pierdan vigencia, cumpliendo con sus 52 obligaciones con cuidado y atención profesional. Así mismo, respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión. Los auditores internos representan la confidencialidad y de confianza de los auditados y solo divulgaran sus hallazgos solo por una orden judicial, lo cual justifica que, no participarán a sabiendas en una actividad ilegal o de actos que vayan en detrimento de la profesión de auditoría interna o de la organización. El auditor interno por su formación ética profesional deberá rechazar o interrumpir cualquier asignación contraria a las leyes y normas de la profesión. Por tanto, El auditor Respetara y contribuirá a los objetivos legítimos y éticos de la organización, interno cumplirá con los preceptos institucionales de orden y obediencia, con la obligación de no aceptar aquellas actividades no contenidas en los estatutos de auditoría o que de manera personal los considere como no éticos. b. Objetividad Los auditores internos no participarán en ninguna actividad o relación, que pueda perjudicar o aparente perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la organización. La objetividad está relacionada con la independencia de acción y juicio, por lo cual el auditor no subordinará su criterio, si una circunstancia o una relación que afecte su imparcialidad. El auditor evaluara bajo su juicio profesional aceptar o no, algo que pueda perjudicar o aparente perjudicar su opinión, si existen amenazas deberá eliminarlas o por caso contrario no aceptar el ofrecimiento. Además, divulgará todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión. El Auditor interno es responsable de proteger el interés público, debido a que responde disposiciones legales y normas que afectan a la sociedad en general. c. Confidencialidad Los auditores internos serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo. La información relacionada al trabajo de auditoría solo será conocida y gestionada por el equipo de auditoria. Los Papeles de Trabajo son propiedad de Auditoría Interna lo cual garantiza el control y acceso a la misma. No utilizarán información para lucro personal o que de alguna manera fuera contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la organización. El incumplimiento de esta regla, pudiera no alcanzar los objetivos previstos, afectar la calidad de los servicios de aseguramiento o consultoría, menoscabo de la imagen y la inobservancia de la misión de auditoría interna. El secreto profesional 53 “supone una obligación tácita contraída por el profesional de conservar el secreto como tal, que se considera un simple contrato de orden público”. (Silie, J., 1998, p.207) d. Competencia Los auditores internos participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia. Esta condición reviste la auditoría interna en un punto de consultoría antes del Directorio tomar decisiones. Esta situación, reviste la auditoría interna de autoridad por el conocimiento. Como parte de la confianza que le tiene todo el personal, los auditores solo desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas para la Práctica Profesional de Auditoría Interna. El auditor interno como parte de sus funciones, tendrá que conocer y aplicar el conocimiento de auditoría para responder adecuadamente a las necesidades de la entidad, sin olvidar que deben mejorar continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicios. Esta situación obliga al auditor interno estar en un constante proceso formal de enseñanza-aprendizaje que le permita la actualización del desempeño de su trabajo. 2.5.3 La Cultura Ética y el Auditor Interno. Todos los empleados y relacionadas de la entidad son responsables de la cultura ética empresarial. Sin embargo, la Alta Gerencia debe apoyar la gestión ética, dar el ejemplo y promover las iniciativas, para lograr los comportamientos deseados en el personal y relacionados a fin de cumplir los objetivos planteados. Entorno a este comentario la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT) organismo especializado de las Naciones Unidas para las tecnologías de la información y la comunicación publicó en su página web lo siguiente: “una cultura ética contribuye a generar vínculos más estrechos entre las organizaciones y sus empleados, sus asociados y otras entidades más amplias de las que forman parte. La experiencia demuestra que las organizaciones con una cultura ética establecida cumplen más eficazmente su mandato”. (UIT 2014) El IIA Global publicó en el 2012 la Guía para la Aplicación de la práctica, “Evaluación de Programas Relacionados con la Ética” (IIA Global, 2012), la cual recomienda incluir en los de código de conducta, debe ser claro en las declaraciones de políticas y procedimientos que prevengan del fraude y la corrupción y los puntos de vista que se aspira sean entendibles, los cuales demuestren el comportamiento y actitudes ético del directorio y la alta gerencia, tomando en cuenta las estrategias de apoyo a la ética deben explicitas y mejorar la cultura con programas regulares para actualizar y renovar el compromiso de la organización. 54 Así mismo, los empleados, proveedores y clientes personas puedan de manera confidencial reportar presuntas violaciones del código de conducta, políticas y otros actos de mala conducta, quienes se comprometan a realizar declaraciones formales, periódicas que establezcan que están conscientes y conocen de los requisitos éticos de la institución. La administración debe establecer una clara asignación de responsabilidades para garantizar que los incumplimientos éticos serán evaluados de manera confidencial. Además, proporcionar asesoramiento en las investigaciones sobre conductas no deseadas y los hallazgos se reporten. También, se debe designar una persona para orientar a los empleados como tratar o informar un problema ético, la cual debe ser capacitada al igual que el resto del personal, proveedores, y s clientes, incluyendo simulacros con escenarios de situaciones éticas que pudieran encontrarse en sus puestos de trabajo. La gerencia debe promover prácticas que motiven a cada empleado a contribuir al clima ético de la organización. Así como realizar encuestas para determinar la percepción del estado del clima ético en la organización que permitan evaluar los procesos formales e informales dentro de la organización que podrían potencialmente crear presiones y prejuicios que impactarían la cultura ética, como la verificación de antecedentes e integridad de los clientes o proveedores como parte de los procedimientos de contratación, incluyendo pruebas de detección de drogas y medidas similares a aplicable, con respecto al personal interno se recomienda que los programas de compensación salarial no sean motivo para transgredir las reglas éticas, con el propósito de lograr los objetivos. Sobre todo la gerencia debe establecer y publicar las sanciones para el comportamiento no ético por cualquier medio legalmente disponible. Los funcionarios, gerentes y otro personal designado como consejeros éticos, como parte de la cultura empresarial deben comprometerse con "hacer lo correcto”. Los auditores internos deben tener un papel activo en apoyo de cultura ética de la organización, la integridad demostrada en su desempeño, sus competencias, le permiten ser defensores del programa ético y promover el comportamiento ético entre funcionarios, gerentes y empleados para cumplir con las leyes, ética y responsabilidad social es de la organización. El Director de Auditoría Interna podría asumir funciones de miembros del comité disciplinario sin decisión solo consultor, pero debe analizar cómo podría afectar la percepción de la auditoría interna dentro la organización. Los Profesionales de la Auditoría Interna como parte activa al apoyo de la cultura ética de la organización, ofrecen de sus servicios de “Auditoría Ética”, con la finalidad de evaluar el nivel de cumplimiento de los programas éticos y el grado de impacto de los riesgos que pudieran afectar los objetivos institucionales y agregar valor para la mejoras de los procesos. 55 2.5.4 Las Responsabilidades el Auditor Interno en los Programas Éticos. El auditor interno al participar como parte del apoyo a la cultura ética empresarial deber de evaluar el logro del nivel deseado del cumplimiento legal y ético de la organización y la eficacia de sus estrategias, tácticas, comunicaciones, diseño, la implementación y la efectividad de los objetivos relacionados con la ética de la organización, programas y actividades. Las actividades de auditoría se establecen con la finalidad de disminuir los riesgos. Sin embargo, hay que tomar en consideración un modelo diferente de calificación de la auditoría tradicional. El valor agregado de esta evaluación será el resultado de sus recomendaciones al programa de ética, para el logro de los objetivos fijados y disminuir el efecto de los riesgos y los controles son gestionados de manera eficaz y efectiva. Colaborar como consultores para establecer el programa de ética y proveer mejoras. El auditor debe cumplir con el código de ética y contribuir al ambiente ético siendo un un modelo de referencia de conducta ética, el directorio, la gerencia y el resto del personal confían en el auditor interno y su la integridad. Reconocen que posee las competencias necesarias para promover la ética, la responsabilidad social y demás valores institucionales, quien será un experto en el tema relacionado con ética como miembro del comité disciplinario y al mismo tiempo ser un ente motivador del cambio y promoción de recomendaciones que incidan en la mejora estructural y prácticas de gobierno. La Auditoría Interna al asumir sus responsabilidades emprender acciones para evaluar la cultura empresarial. La Guía de la Evaluación Éticas del Entorno Empresarial emitida por el IIA Global recomiendan tres métodos para realizar la auditoría, modelo de madurez, encuestas de percepción (personal, clientes, proveedores) y encuestas focalizadas por unidad funcional de la organización. Sin embargo, estos modelos no deben restringir la capacidad de creatividad del auditor interno y pudieran incluir o no otros aspectos. Los temas a evaluar dentro de la cultura Empresarial se refieren a como una organización influye en la conducta de su gente respecto al cumplimiento del control interno, requiere identificar y analizar los posibles obstáculos para el logro de sus objetivos, determina los cursos de acción para mitigar sus efectos y colaborar en lograr implementación de las mejoras. La conducta del personal se observa en el cumplimiento de las políticas y procedimientos, los cuales ayudan a lograr los objetivos, disminuyen la improvisación y asignan responsabilidades y le permite a la gerencia exigir cumplimiento. Además se debe identificar como la entidad, divulga por los medios disponibles, (comunicados formales, 56 avisos por altoparlante, redes sociales, publicidad interna o externa), con la finalidad que el personal pueda llevar a cabo sus responsabilidades. La evaluación y retroalimentación de la cultura ética organizacional, representan auditorías cuyos resultados pudiera afectar directamente la filosofía de empresa, debido que abarca un eje temático que impacta sobre el personal. Sin embargo, auditoría interna está sujeta normas internacionales las cuales debe seguir y por tanto realizar su trabajo conforme a la misma, a fin de mitigar los riesgos que pudieran impactar los objetivos institucionales, mejorar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno y agregar valor. Las auditorías del clima laboral se deben realizar planificar tomando como punto de partida la revisión de los documentos autorizados para obtener una comprensión de programas de ética, por ejemplo, Leyes aplicables, Código de conducta, Declaración de la Misión de la organización, políticas de ética para los medios electrónico, encuestas relacionadas con la ética. Luego de consolidado el conocimiento se deben evaluar los riesgos inherentes asociados con la ética de la organización programas y si la estructura de control mitiga el efecto de los riesgos. Además, se elabora y aplica un programa para determinar los niveles adecuados de aseguramiento de acuerdo con el alcance y los objetivos de la auditoría. Realización de pruebas, las pruebas de auditoría se diseñan de acuerdo a los objetivos relacionados con la ética de la organización y alcance de la misma. El programa de auditoría es una guía de trabajo e incluye el detalle las actividades de cumplimiento a realizar por el auditor, cumplimiento, alcance e implementación del código de ética. Finalmente auditoría interna debe presentar el estado de madurez de la cultura ética y decidir a quién y cómo va a ser difundido los resultados. El ambiente empresarial no siempre es lo que los Directores y/o alta gerencia quieran que sea o piensen que es, la cultura ética es la experiencia adquirida por los empleados. La unidad de auditoría proporcionara a los entes de decisión de la entidad las brechas ente ambos ambiente el gerencial y la empleomanía, con la finalidad que las mismas disminuyan o se eliminen, según sea la condición de cada situación. 2.6 Normas para el Ejercicio de la Profesión de Auditoría Interna. Las normas profesionales son conjuntos de disposiciones que determinan los principios de actuación que rigen a todo aquel que cursa estudios de nivel académico, mediante métodos y técnicas para su formación y ejercicio profesional. También, las normas profesionales 57 regulan y orientan las organizaciones para lograr un marco normativo de conformidad a los principios, normas y procedimientos aplicados a sus miembros. El Diccionario EnciclopédicoVox 1 define norma como “regla que se debe seguir o a que se debe ajustar la conducta, procedimiento a que se ajusta un trabajo, industria, etc., y patrón o modelo a que se aspira, norma jurídica, precepto o regla general establecida por los hombres para ordenar su convivencia y cuya observancia pueden ser impuesta por coacción. Norma social, conjunto de leyes socialmente supuestas y reconocidas para una mayoría de individuos y que orientan las acciones de estos”. (2014) El Diccionario de Economía, define Norma como, “regla o modelo de comportamiento, que puede haber sido dictada por las autoridades con competencia para ello o bien haber surgido de los usos y costumbres, pero que siempre gozará de fuerza vinculante”.(2008) El Diccionario de la Lengua Española define Norma como “regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades”. (2001) La Bibliotecaria-documentalista Carme Sans, publicó en el en la Revista Bibliográfica de Geografía y Ciencias Sociales de la Universidad de Barcelona un artículo sobre las normas ISO la siguiente definición, “Las normas son un modelo, un patrón, ejemplo o criterio a seguir. Una norma es una fórmula que tiene valor de regla y tiene por finalidad definir las características que debe poseer un objeto y los productos que han de tener una compatibilidad para ser usados a nivel internacional”. (1998) El IIA define Normas como los requisitos enfocados a principios, de cumplimiento, que consisten en requisitos para el ejercicio de la profesión y para evaluar la eficacia de su desempeño, de aplicación internacional a los auditores internos individualmente y a las actividades de auditoria interna. Todos los auditores internos son responsables de cumplir con las Normas. El Comité de Normas de Auditoría Interna del IIA Global, actualiza de manera continua las Normas celebrando un proceso de consulta y debate, incluyendo un borrador de declaración con los comentarios sugeridos por los miembros e institutos afiliados. Al elaborar las Normas se consideró que las mismas se practican en diferentes ambientes, legales y culturales, y organizaciones que varían según sus propósitos, tamaño y estructura, y por personas de dentro o fuera de la organización, debido a que las normas pudieran ser aceptadas globalmente. La misión de las normas, es definir el deber de la práctica profesional, formada por un conjunto de reglas relacionadas la cuales sirvan como guías de cumplimiento y 64  Gobernabilidad Seguridad de la Información  Auditoría de aplicaciones desarrolladas por el usuario  Prevención y Detección de Fraudes en un mundo de Auditoría de Proyectos de Tecnologías Automatizadas  Desarrollo del Plan de Auditoría de TI  Gestión de Continuidad del negocio 2.7.3 Documentos de Posición. Los Documentos de Posición permiten a los grupos de interés relacionados o no la profesión de auditoría interna, en la comprensión de la gobernanza, el riesgo o problemas de control, la delimitación de las funciones relacionadas y las responsabilidades de la auditoría. Además, el contenido de estos documentos están diseñados al para toda clase de público con interés de conocer sobre la profesión de la Auditoría Interna como:  El papel de Auditoría Interna en la Gestión de Riesgo Empresarial  El papel de la auditoría interna en recursos para la Actividad de Auditoría Interna  Las tres líneas de defensa en la Gestión Eficaz de los Riesgos y Control Composición del Cuerpo del Conocimiento de Auditoría Interna Grafico No.5 Fuente: IPPF Interpretación Propia 65 2.8 El Comité de Auditoría La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), establece en su declaración de Principios de Gobierno Corporativo “… considera una buena práctica que los auditores internos presenten sus informes a un comité de auditoría independiente dentro del Consejo…” (2004). Esta declaración confirma la función de auditoría interna como un elemento del gobierno corporativo y por ende el Comité de Auditoría. Así mismo, el IIA Global en su Documento de Posición, Plataforma Global de Defensa y Promoción, define que el Comité de auditoría como “la representación de un cuerpo de supervisión importante cuyo interés es asegurarse de que los procesos de gestión de riesgo empresarial y control sean eficaces a fin de contribuir con las responsabilidades generales del consejo respecto a gobierno corporativo. (2014) Las características de independencia de criterio, objetividad, transparencia e imparcialidad propios de auditoría interna, es debido a su dependencia del Comité de Auditoría, el cual a su vez opera bajo su dirección de la Junta Directiva. La gestión de riesgos y control realizada por el directorio de la institución se denomina gobernabilidad, que implica todas las acciones organizacionales para la toma de decisiones relacionas a la emisión, cumplimiento, supervisión y seguimiento de políticas, normas y procedimientos, las cuales para que permitan cumplir con los planes estratégicos y operacionales. Además, permite mantener un equilibrio con los intereses de las partes interesadas. La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) define la gobernabilidad como un conjunto de relaciones entre el consejo de dirección, sus accionistas, y otras partes interesadas. El gobierno corporativo proporciona la estructura a través del cual los objetivos de la empresa se establecen y los medios para alcanzar estos objetivos y monitorear el desempeño están determinados. Las acciones del Consejo de Gobierno Corporativo, responden a un proceso de gestión cuyo objetivo procura que los riesgos sean evaluados y controlados de acuerdo a las estrategias y tácticas establecidas, que permiten obtener el rendimiento económico esperado y el aporte a la colectividad como parte de la responsabilidad social empresarial. La gobernabilidad como sistema de gestión procura que los miembros el directorio tomen decisiones por consenso. Sin embargo, cuando se aceptan otros grupos de intereses, se generan interrogantes sobre cómo se realizan las diferentes actividades de la entidad. La diversidad de criterios entre los directivos sin una conciliación final, la cual es una 66 condición que impacta en la operatividad con pérdidas monetarias y surge la desconfianza en la imagen por parte de la sociedad. El mes de septiembre del año 2004 se dio a conocer por los medios informativos que una institución de estudios superiores en la República Dominicana, donde la Dirección Académica y los Miembros del Directorio no lograban soluciones comunes para la gestión de la entidad, lo cual desencadenó una serie inconvenientes gerenciales, que generaron limitaciones académicas y económicas presentando un desempeño financiero deficitario por unos RD$6 millones incumplimiento de las metas estimadas de ingresos. La falta de credibilidad ocasionó que parte de los profesores y estudiantes se hayan retirado y las metas de admisión de nuevos estudiantes no se alcanzaran y se afectara la imagen institucional. Los hechos de esta clase representan un reto cuando se opta por la conciliación basado en principios éticos de los grupos de interés y autoridades, en beneficio, del personal académico y administrativo, estudiantes y proveedores, con el objetivo de cumplir con las metas propuesto en el plan. Además, los miembros del directorio, rectores, vicerrectores y el resto del personal, deben aceptar su responsabilidad y cumplir con la ley, normas y reglamentos que rijan el sector, y tomar conciencia sobre los riesgos por incumplimiento. Los deberes éticos y morales puestos en práctica fomentan la capacidad en los miembros de la junta y directivos para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho realizado libremente, para convertirse en ejemplos de los valores institucionales, con la finalidad de evitar los conflictos de intereses. El comité de auditoría representa una unidad de supervisión, cuyo objetivo es asegurarse de que la ejecución y los resultados de los procesos de gestión de riesgo empresarial y control son los esperados de acuerdo al plan, con la finalidad de contribuir con las responsabilidades generales del consejo respecto a gobierno corporativo. De acuerdo al IIA el 52% de las organizaciones que integraron un Comité de auditoría alcanzaron sus objetivos corporativos, es decir que la gestión del comité de auditoría disminuye o mitiga los riesgos que pudiera afectar las relaciones entre los directivos. La norma 1110 sobre la independencia dentro de la organización, establece que el director ejecutivo de auditoría debe responder ante un nivel jerárquico tal dentro de la organización que permita a la actividad de auditoría interna cumplir con sus responsabilidades. El director ejecutivo de auditoría debe ratificar ante el Consejo, al menos anualmente, la independencia que tiene la actividad de auditoría interna dentro de la organización. La norma de aseguramiento 1110.A1, complementa y establece que la actividad de auditoría interna debe 67 estar libre de injerencias al determinar el alcance de auditoría interna, al desempeñar su trabajo y al comunicar sus resultados. Se entiende por independencia dentro de la organización cuando el Director ejecutivo de auditoría depende funcionalmente del Consejo. La dependencia funcional es la coordinación y conciliación de las actividades de auditoría tales como, la aprobación de los deberes y responsabilidades (estatuto de auditoría), el plan anual de trabajo, el presupuesto de recursos y permite mantener un canal de comunicación para el seguimiento a la gestión del DEA. El Comité de Auditoría es un comité operativo del consejo de una organización, representa un cuerpo de supervisión al que se le asigna, la responsabilidad de asegurarse de los informes financieros y su exposición, los procesos de gestión de riesgo y control empresarial y la supervisión de la actividad de auditoría interna, a fin de contribuir con las responsabilidades generales del consejo respecto a gobierno corporativo. Sin embargo, debido a la gran diversidad de estructuras legales y normativas empresariales en el mundo, el papel del comité de auditoría puede ser ejercido por un cuerpo equivalente, como un organismo de gobierno de segundo nivel u otro órgano de supervisión específico o en determinadas circunstancias, directamente por el Consejo. 2.8.1 Responsabilidades e Iniciativas Los integrantes del comité de auditoría deben ser de saberes y conocimientos multidisciplinarios, lo cual permite ser un apoyo para el DEA y la unidad de auditoria Interna. Además, desempeñarán su trabajo con integridad, que abarca valores éticos como honestidad, diligencia y responsabilidad, “de ahí que los autores deseosos de cumplir con su deber, recurren instintivamente a la práctica del bien, como puente que une su obra con el criterio ético” (Silie, J., 1998, p.50) El Comité de Auditoría debe de aprobar los estatutos de Auditoría Interna a fin de establecer objetivo alcance y responsabilidades, incluyendo la aprobación del plan general trabajo y presupuesto de recursos de auditoría interna. El Directorio le debe asignar responsabilidades al Comité de Auditoría para poder cumplir con el desempeño de sus funciones. Así como lo hace la entidad, El Comité de Auditoría debe proporcionar un reporte anual, sobre el seguimiento al cumplimiento a las políticas y normas generales en materia de gobierno corporativo y de cualquier cambio de criterio contable, y de los riesgos de balance. El Comité de Auditoría es el enlace entre los auditores externos y la entidad, debe conocer y evaluar los estados financieros de la institución antes y 68 después de la opinión de auditoría externa. Autorizado el marco laboral (el estatuto), de el plan general trabajo y el presupuesto de recursos de auditoría interna el deberá dar seguimiento y evaluar la gestión de del Director Auditor Interno. El Consejo de Auditoría anualmente basados en los reportes de Auditoría en relación al cumplimiento de las políticas institucionales, informará al Consejo de Administración la situación del sistema de riesgo, control y de las operaciones con partes relacionadas y las operaciones que se lleven a cabo. Además, supervisar el cumplimiento de las instrucciones dadas por el Consejo de Administración, investigar e informar sobre cualquier irregularidad la cual podría ser evaluada por expertos independientes o sobre otros aspectos que fueran necesarios contratarlos. Entre otros criterios, se pudieran incluir algunos aspectos relacionados a las competencias y conducta, el Directorio pudiera evaluar de los miembros del Comité de Auditoría corresponden a personas de reconocido prestigio ético, debido a que la ética es el valor fundamental de las organizaciones y como valor añadido, tener experiencia en Contabilidad y Administración financiera, por lo general pertenecen al mismo Directorio y corresponden a funciones adicionales. A pesar de las diferentes funciones asignadas al Comité de Auditoría un estudio realizado por el Centro de Investigación del Instituto de Auditores Internos, determinó que los 5 puntos de impacto que se cubren durante las reuniones de Comité son: Temas Tratados en el Comité de Auditoría Interna Cuadro No. 1 Fuente: The IIA Research Foundation, Report IIA Austin 2005 Además, la Junta de Directores y el Comité de Auditoría deben desarrollar iniciativas de manera conjunta a crear un ambiente ético y motivado, al implementar un código de conducta, se revise y actualice según sea necesario, lo cual es una garantía de compromiso y lealtad a los valores corporativos. También, promover que a todos los empleados se les entregue el código de conducta, lo entiendan y reciban capacitación, la aceptación del código de conducta significa una promesa del cumplimiento de las políticas y normas empresariales. Además, los miembros del Directorio y alta gerencia exhiban un Reportes de Auditoría Interna 90% Evaluaciones de Riesgo / Aprobación del plan 90% Estatus del Plan Anual 82% Estatus de recomendaciones previas 77% Temas de riesgos, controles y gobernabilidad 74% 69 comportamiento ético que les permitirá dar seguimiento a los reportes de violaciones no corregidas, establecer las sanciones al incumplimiento de valores éticos y regulaciones para el personal y directivos. Sebe tomar en cuenta que, el cumplimiento de las leyes y reglamentos es un resultado del compromiso con la organización y un clima motivacional logra que el personal realice su trabajo. El Directorio y la Administración deben supervisión de la gestión del cumplimiento de los programas de cultura ética, para poder evaluar sus resultados y establecer mejoras, lo cual le permitirá mantenerse informado sobre las tendencias de los riesgos, para implementar acciones y medidas. El resultado de las iniciativas de los organismos promoverá la toma de decisiones objetivas y en el tiempo requerido. Las reuniones del Comité de auditoría con los gerentes, promueve la comunicación y conciliación de criterios sobre las acciones que hay que hacer en la institución, como evaluación de riesgo, solución y seguimiento de problemas, investigaciones y acción disciplinaria. Las líneas de autoridad para los comités de gestión y de auditoría deben ser formales y entendidas por las partes. El Comité de auditoría debe comunicarse abiertamente con la administración. También deben desafiar la gestión, según corresponda. Los comités y las unidades de auditoría interna deben trabajar coordinados para lograr los objetivos institucionales. Douglas Peterson, presidente de Standard & Poors (S & P) Ratings Services y ex director de operaciones y DEA del Citibank NA, en la Conferencia Internacional el IIA en Boston, Estados Unidos, al respecto expresó: "No asuma que los miembros del Consejo saben todo acerca del negocio ", dijo. "Eso simplemente no es cierto." (2012) 70 Capítulo 3: La Gestión de la Función de Auditoría Interna 3.1 Unidad de Auditoría Interna Las unidades de Auditoría Interna al igual que otros departamentos para su gestión requiere de una estructura organizacional que le permita establecer funciones y responsabilidades a fin de cumplir con los objetivos globales y los de cada trabajo a realizar. Una división operacional no es única dependerá de los servicios que ofrezca y como los realizará. Las funciones de auditoría interna están establecidas en el Marco Internacional de Prácticas Profesionales (MIPP) y además, de la experiencia administrativa del DEA y otros gerentes de auditoría, quienes aporta la gestión de la unidad. Es decir que el director ejecutivo debe gestionar sus actividades administrativas y técnicas para lograr el cumplir con el plan aprobado por el comité de auditoría. La auditoría interna funciona de manera independiente e implica el ejercicio profesional de los auditores, quienes tienen y desarrollan su conocimiento sobre gobierno, procesos y sistemas de negocios, para colaborar a la organización en la gestión del riesgo y control. La unidad de auditoría interna agrega valor al integrar acciones preventivas y detección de los incumplimientos delas leyes, políticas, normas y procedimientos que rigen la empresa. La función de auditoría interna presenta dos desempeños diferentes pero vinculados, el administrativo y el técnico. Auditoría Interna tal como lo establece la norma 110 sobre la Independencia y Objetividad, resume que el Director de auditoría debe responder ante el Consejo de directores, lo cual le permitirá cumplir con sus responsabilidades. Sin embargo depende del director general en cuanto pago del salario, requerimiento del personal, solicitud de equipos, solicitud de servicios informáticos y cualquier otra actividad necesaria relacionada con otros departamentos de la institución. El organigrama o estructura formal, es una herramienta de gestión que se utiliza para representar aspectos de las organizaciones en una representación gráfica de la distribución de las unidades funcionales y la relación jerárquica reconocida por las normas y reglamentos establecidos, las cuales generan relaciones definidas y de coordinación, que garantizan el logro de los objetivos de la organización. El organigrama definirá el grado de responsabilidad y acción de auditoría sobre la estructura de la universidad, lo cual hará posible el logro del desempeño deseado. Así mismo, las relaciones interpersonales identifican la estructura informal. 71 Los organigramas pueden utilizarse y diseñarse de carácter general, por áreas o departamentos, de detalle incluye la organización departamental y los organigramas funcionales los cuales incluyen el puesto. Los puestos representan la asignación de las tareas dentro de la organización con la finalidad de lograr los objetivos individuales. Sin embargo el organigrama requiere de un manual que describa las funciones y responsabilidades de cada unidad funcional o persona en la institución. Además, le sirve a los administradores para que estén conscientes de que no debe haber restricciones para que el auditor interno alcance plena independencia dentro de la organización. Organigrama Jerárquico de Auditoría Interna Gráfico No.6 Fuente: Propia Elaboración: Propia Así mismo, auditoría interna para su funcionamiento requiere de estructura organizativa que le permita establecer y cumplir sus objetivos. La misma podría organizarse tomando en cuenta los diferentes servicios que aportaría a la organización como se observa en el gráfico No.5 Organigrama Según Especialización Auditoría Interna Gráfico No.7 Fuente: Propia Elaboración: Propia 72 También, pudiera establecer de acuerdo a las diferentes áreas de negocios u operativas de la organización como se puede observas en el gráfico No.6 Organigrama por Servicio de Auditoría Interna a Unidades Funcionales Gráfico No.8 Fuente: Propia Elaboración: Propia En los casos que institución estuviera compuesta por un conjunto representada por una principal y subsidiaras, pudiera estar centralizada la auditoría interna como se puede observar en el gráfico No.7 Organigrama de Auditoría Interna, por servicio a empresas relacionadas, Gráfico No.9 Fuente: Propia Elaboración: Propia La descripción y el análisis de puestos sirven para saber cómo fue diseñado, concluido el proceso de puesto, la información resultante permitirá los expertos, establecer el rango de salario, programa de capacitación y entrenamientos y los procesos de reclutamiento y 73 selección de personal, es el punto de partida para todas las actividades de RH., Además, de la eficiencia y eficacia de los funciones asignadas. Los procesos de reclutamiento y selección de personal de auditoría inicialmente dependerán del Comité de Auditoría quien definirá un requerimiento sobre el perfil del Director de Auditoría Interna y finalmente lo contratación. La operación inicial de la unidad de auditoría interna de acuerdo a la estructura sugerida se definen los siguientes puestos: Director Comité de Auditoría, Director Ejecutivo de Auditoría, Auditor Senior (Gerente), Auditor Junior (Auditor asistente o de Campo) y el apoyo administrativo estará compuesto por, Secretaria, Chofer, Mensajero, Conserje El Consejo de Administración designará a quienes y que tiempo permanecerán en el puesto como miembros de Comité de Auditoría. Su misión “…estriba en asesorar y prestar ayuda especializada al propio Consejo en todo aquello que tenga relación con la Auditoría externa, los sistemas de control interno y la elaboración de las cuentas de la sociedad y su comunicación a terceros, principalmente”. (Universidad Complutense, 2013, p.6) La descripción de puestos delimita funciones, permite una división del trabajo acertada y asigna responsabilidades dentro de la institución. Además, es un documento que se relaciona con los requerimientos de las normas de auditoría interna o cualquier otro aspecto exigido por la institución sin el menoscabo de su independencia y objetividad. La descripción de puestos incluye secciones informativas que servirán para la evaluación del desempeño y definen la misión del puesto, que indica que debe ser el resultado de cada persona para lograr sus funciones y establece los deberes y responsabilidades, sección que relaciona e identifican las actividades y compromiso que debe realizar el empleado. Además, relaciona el nivel académico alcanzado y deseado por la institución y la experiencia laboral, como requerimiento establecido como parámetro al momento de contratar una persona para el puesto. La descripción de puesto, implica el registro de los conocimientos y destrezas, en referencia al tipo de información se exija al personal y como la puede aplicar, pero apoyados en un conjunto de atributos requerido que le permiten a la persona desarrollar acción efectiva en la institución en acápite reservado llamado competencias. Así mismo, la competencia laboral, la define la capacidad productiva, con criterios de evaluación al desempeño. A continuación se detallan en resumen la descripción de puesto de la función de Auditoria: Director de Auditoría Interna: Ver Anexo No.1 El DEA debe gestionar eficazmente la actividad de auditoria interna para asegurar que añada valor a la organización. (Norma No.2000) 80 Existen otras actividades como parte del plan de auditoría las cuales hay que desarrollar para establecer para el aseguramiento los objetivos de cada trabajo según la norma 2210 para el ejercicio de la profesión, hay que tomar en cuenta realizar evaluación preliminar, las consideraciones sobre la ocurrencia de fraudes e incluir los aspectos relacionados a gobierno, riesgo y control, es decir una visión total del negocio. Los objetivo para ser realizables deben estar definido dentro de un alcance lo suficiente para satisfacer alcanzar los objetivos del trabajo y debe tener en cuenta sistemas, registros, personal y bienes relevantes y demás procesos o sub-proceso definido en el plan. La técnica subprocesos se elige para disminuir los riesgos de errores al momento de evaluar las evidencias y se logra al determinar los límites de proceso: se establece en los puntos donde inicia y termina la evaluación de auditoría. Además, el alcance debe limitarse físicamente en los casos que existan más de una localidad y de acuerdo a los componentes automatizados o manuales ambos podrían definir del alcance en un mismo trabajo. El objetivo y alcance solo se logran con el uso del programa de auditoría, que es la relación de los procedimientos de trabajo, diseñados para identificar, analizar, evaluar y documentar información obtenida. Los objetivos, el alcance y el programa de auditoría son actividades realizadas en la planificación las cuales deben estar correlacionados para lograr los objetivos deseados. Además, les permite a los supervisores dar seguimiento al trabajo del auditor que se le ha asignado. El programa de Auditoría, es una guía de las actividades de evaluación sistemática, necesarias para cumplir con los objetivos y alcance de auditoría, pero de elaborarse un programa parta cada tipo de auditoría siempre orientado a los objetivos que se quieren alcanzar y la limitación del alcance. Al elaborar el informe o reporte el auditor se debe tener en consideración el conocimiento de las normas y técnicas de auditoría interna, las cuales establecen la obligatoriedad de criterios de ejecutar manual o automatizada, lo cual garantiza conseguir la calidad de los resultados esperados de las evaluaciones. Además, las experiencias anteriores, que implica la acumulación y práctica del conocimiento de auditoría que proveen el factor humano para asignar las diferentes tareas y roles del auditor interno. Las cuales se obtienen de levantamiento inicial de la información, que proveen del entendimiento de la gestión de riesgo y control que permiten realizar las auditorías y aspectos no documentados como la experiencia de otros profesionales, esta situación aporta aspectos no contemplados por el equipo de auditoría. 81 Las Características del programa de auditoría influyen todo el trabajo auditoría por realizar, la elaboración del mismo depende de la disciplina y la experiencia profesional de auditor, por tal razón el mismo pudiera ser modificada durante el curso de la auditoría. Con la finalidad de disminuir cambios inesperados en el contenido de los programas de auditoría se de tener en consideración que los auditores puedan entender sin importar el nivel de experiencia, las instrucciones y procedimientos los cuales se aplicaran en la auditoría. El programa como instrumento de guía y planificación del tiempo y tareas, debe orientar al auditor al examinar, analizar, investigar y obtener la información que pudieran convertirse en evidencias, por tanto, no se deben repetir los procedimientos para prevenir confusiones. Además, se pueden asignar responsabilidades de acuerdo a la distribución del trabajo entre los componentes del equipo de Auditoría, de acuerdo al conocimiento experiencia, y rol de sus miembros y posteriormente evaluar el desempeño. Se logra una coordinación y colaboración de labores entre los auditores y como compartir el esfuerzo con otros. El programa de auditoría se utiliza como parte de la gestión de supervisión porque aporta una de trabajo lo que permite no improvisar y da como resultado cumplir con los tiempos establecidos y a evitar la omisión de procedimientos, ante cualquier eventualidad sirve como un historial del trabajo efectuado y como una guía para futuros trabajos. Así, de esta manera se podrá tener un entendimiento inicial de cada auditoría a partir de una documentación real y comprobada. Además de facilitar la revisión del trabajo por un supervisor o socio, se puede determinar si la documentación utilizada corresponde con el contenido del procedimiento, lo cual avala el logro del alcance y los objetivos de la Auditoría, estableciendo los límites de las tareas asignadas, que demuestren que el trabajo fue efectivamente realizado cuando era necesario y un orden para la elaboración de los papeles de trabajo. Dicha supervisión garantiza el cumplimiento de las normas para el ejercicio de la profesión y la calidad del servicio de aseguramiento o consultoría. 3.2.2 El Trabajo de Campo. El trabajo de Campo es la aplicación en el área de trabajo o a distancia de una serie de tareas operativas que permiten identificar y documentar la información necesaria para cumplir con el alcance y objetivo propuestos de la auditoría, este criterio se manifiesta en la norma No. 2310. 82 Entre las asignaciones que implica desarrollar la una auditoría implica una reunión de inicial, que consiste en un intercambio formal con la gerencia auditada, con la finalidad de presentar el equipo de trabajo, el objetivo y alcance de la auditoría. Además, permite conocer los diferentes puntos de vistas o inquietudes de la gerencia los cuales pudieran afectar el control interno y clima laboral que estaría afectando el desenvolvimiento de las actividades de la unidad evaluada. La planificación de la reunión permite conocer los aspectos que se van evaluar, integrar el esfuerzo de auditoría, disminuyendo los niveles de resistencia y aumenta la cooperación. También deben de eliminarse los comentarios y gestos que puedan provocar negatividad. La reunión inicial sirve como insumo del levantamiento de información, que consiste en la identificación y descripción de los procesos y registros que le permitan al auditor interno, analizar, evaluar y documentar, la gestión de riesgo y control interno, elaborar o actualizar el programa. La obtención de la información se puede apoyar en diferentes métodos como, verificar los manuales operaciones existentes, los cuales permiten elaborar un borrador de programa que permite un entendimiento del proceso, y transacciones que se van auditar. Así miso, las entrevistas y/o cuestionarios, que consisten en una serie de preguntas dirigidas tipo conversación las cuales pueden ser pre establecidas o de manera informal si es de carácter espontaneo y los cuestionarios de manera de lista de chequeo. También, se obtiene información, con la observación del trabajo de otros, al confirmar lo descrito en el manual de desempeño del puesto o actualizar el mismo. Además, los procesos pueden recrearse en ambientes diferentes como en los procesos tecnológicos el ambiente de producción es el real y el ambiente paralelo el que se produce en el computador de auditor con las mismas características, lo cual permita determinar la integridad, totalidad y exactitud de la data y transacciones, en comparación con los resultados originales. Es decir que, “la información obtenida debe soportar las conclusiones y los resultados del trabajo”. (THE IIA GLOBAL, 2013). Los auditores con finalidad de disminuir los errores en cuanto al alcance, objetivos y decisiones sobre el trabajo de auditoría deben actualizar los programas de auditoría, lo cual contribuye a la aplicación de las instrucciones para cumplir los objetivos y alcance de la auditoría. El auditor debe tomar en consideración al auditado con la finalidad de no ser un estorbo en la realización de las actividades diarias. El resultado obtenido de llevar a cabo los programas de auditoría, se elabora y registran en un documento los hallazgos u observaciones. Las observaciones pueden clasificarse como significativas cuando se apoyan en conclusiones y recomendaciones que pudieran afectar los objetivos y menos 83 significativas que representan incumplimientos o desviaciones los cuales se comunican de manera informal. Es decir, las observaciones son resultados de la diferencia de comparar la norma o estándar con la situación real. Sin embargo con la finalidad de motivar y recocer el esfuerzo del auditado con relación de las políticas y procedimientos institucionales, se recomienda informar esta cuando exista una condición de cumplimiento. Las observaciones y recomendaciones para ser entendidas por los auditados deben redactase con atributos o cualidades de acuerdo con el Consejo para la Práctica No. 2410-1, el mismo recomienda establecer el criterio que representa la norma o estándares, medidas, o supuestos utilizados al hacer una evaluación, se debe justificar la condición de la evidencia, cual es la diferencia entre el estado actual y el estado correcto que representa la causa. Se debe dejar establecido el efecto del riesgo o exposición en que se encuentra la organización u otros terceros, debido a que la condición no coincide con el criterio (el impacto de la diferencia). Para determinar el grado de riesgo o exposición, el auditor interno tiene en cuenta el efecto. Por otra parte, con la finalidad de integrar o involucrar de manera directa al auditado es conveniente incluir comentario de la gerencia, de esta manera se logra por anticipado que la Alta Gerencia y el Comité de Auditoría, conozcan la opinión del auditado y el compromiso como acuerdo entre el evaluado y auditoría, lo cual que revela responsabilidad de resolver cada observación. Además, se debe establecer la persona responsable y fecha de corrección, como base para el seguimiento posterior del acuerdo a fin de determinar el cumplimiento de lo acordado en el reporte. Finalmente en señal de autenticidad, se deben dejar las firmas de la gerencia de auditoría y gerencia evaluada. La norma No. 2410 Criterios para la Comunicación, no establece un formato modelo, pero podría utilizarse un formulario que contenga los elementos establecidos por dicha norma. (Anexo No1). Los hallazgos u observaciones, deben ser de conocimiento del auditado en el transcurso del trabajo de campo, con la finalidad que el evaluado pueda corregir dichas desviaciones y siga involucrado directamente en las soluciones antes de terminar la auditoría. Esta acción promueve la imagen de auditoría y la gerencia en colaboración. El trabajo de campo se cierra con la reunión de salida se evaluaran todas las observaciones y conciliación de las observaciones corregidas y cuales quedaron pendientes de solución. También, el auditor en jefe puede entregar un formulario para que la gerencia evalúe la calidad de los servicios recibidos, el mismo debe ser enviado directamente al Director Ejecutivo de Auditoría. E algunas ocasiones se pudiera presentar un borrador del reporte, 84 que es resumen preliminar con los resultados y conclusiones de la auditoría, elaborado por el auditor senior, para fines de revisión por el DEA. Posteriormente, el reporte final se remite al auditado, al supervisor inmediato, a la administración y al comité de auditoría. Con el fin de constatar que los acuerdos reflejados entre las gerencias de auditoría y la auditada se han cumplido en el tiempo establecido e implementado las mejoras o correcciones e desviaciones y la documentación justificativa, se realiza un seguimiento de los Compromisos. La documentación o evidencias generadas por el trabajo de auditoría deben ser organizadas. Los mismos representan el soporte del informe de auditoría y servirán como insumos de la próxima auditoría y deben elaborarse durante el proceso de evaluación. 3.2.3 Reporte de auditoría. El documento que presenta los resultados de la auditoría el cual, debe incluir los objetivos y alcance del trabajo, la opinión o conclusión, las recomendaciones y los planes de acción. El mismo se elabora tomando en ciertos atributos o cualidades según la norma de auditoría interna norma No. 2420. Tal como la precisión, provee confianza en los usuarios, el informe debe estar esté libre de errores, distorsiones, fidelidad de su contenido. Sin embargo, si existiera algún error u omisión el director ejecutivo de auditoría debe dar a conocer la información corregida a las partes que recibieron la comunicación original. Así mismo, debe ser objetividad, como resultado de una evaluación justa e imparciales de los hechos y circunstancias relevantes. La redacción del mismo breves y da a entender los resultados y conclusiones con exactitud y debe tener ideas claras, comprensibles, lógicas, evitar el lenguaje técnico innecesario. El reporte no debe ser solamente informativo sino constructivo y útil, para los auditados y la organización, conducen a mejoras y corrección de desviaciones. Otra característica es la oportunidad, que es la presentación en el tiempo que le a la dirección tomar la acción correctiva apropiada disminuyendo el efecto de los riesgos. 85 El proceso de auditoría se resume en el siguiente cuadro: Proceso de Auditoría Interna Referenciado a las Normas Gráfico No.10 Fuente: IPPF Elaboración Propia 86 Capítulo 4: Evaluación de los Procesos de Calidad y la Auditoría Interna Los Sistemas de Gestión de Calidad tienen por objetivo, que los procesos académicos, financieros y administrativos, interactúen de acuerdo a las políticas y procedimientos, los cuales que permitan lograr características y especificaciones que deben poseer los egresados. Así mismo, los criterios de calidad se establecerán dentro del contorno local e internacional de la enseñanza universitaria. El mantenimiento o mejoramiento de los requisitos de calidad se logran documentado sus procesos y por evaluaciones que permitan medir el cumplimiento de los índices de desempeño que sirven de control. La calidad de la educación universitaria implica un compromiso y un esfuerzo de crecimiento y mejora para con los estudiantes, y demás grupos de interés. Las universidades mantener este compromiso debe estar preparada para los cambios culturales y ambientes de negocios, lo cuales se reflejan en la evolución de sus procesos internos y la calidad. La entidad debe mantener un proceso de evaluación del control interno para asegurar que los egresados puedan cumplir con su responsabilidad social. 4.1 Evolución Histórica de la Calidad La calidad como la realidad de la conceptualización de los criterios de satisfacción de los consumidores de bienes y servicio, inició en los siglos XIII con la etapa Artesanal, que implica la satisfacción personal del artesano y la satisfacción de su comprador, no importaba el tiempo que le llevara, aún hoy en día se presenta esta situación con los pedidos a la medida del cliente. Así mismo, la industrialización de la fabricación en masa de productos del siglo IXX se dio el concepto de calidad fue sustituido por el de volumen, con un objetivo de obtener rentabilidad. Frederick Taylor creador de la administración científica procuró solucionar los problemas de calidad de los productos mediante la planificación y división de procesos y capacitación del personal. El desarrollo de la ciencia empresarial dio como consecuencia el establecimiento de perímetros de calidad, se creó el departamento de calidad cuya función era verificar al final de proceso que los productos no conformes llegaran al consumidor. Además, en 1924, Walter Shewhart introdujo el control estadístico de calidad, para mejorar el sistema de producción y la calidad de los productos. En vista que continuaban ocurriendo productos defectuosos se iniciaron medidas preventivas desde la adquisición de la materia prima y surgen para 1935 las British Standard 87 y en 1947 las normas ISO (International Standards Organization), para el aseguramiento de la calidad y la recuperación de la industria europea luego Segunda Guerra Mundial. Este conflicto armado terminó en el continente Asiático el 15 de agosto de 1945, cuando Japón capituló ante los Aliados (Tropas Norteamericanas). El gobierno Norteamericano designó al General Douglas MacArthur como comandante supremo encargado de supervisar la ocupación de Japón, que duró hasta 1952. El general MacArthur promovió cambios en lo político, social y económico. Además, promovió la iniciativa privada, las fábricas de armamentos fueron eliminadas y convertidas en industrias productoras de bienes. El General MacArthur requirió de los servicios del estadígrafo Edward W. Deming, quien se introdujo por primera vez el control estadístico de los procesos. Además, como estrategia gerencial en coordinación con los líderes empresariales para el desarrollo industrial, lo cual provocó posicionar el producto japonés en los mercados internacionales. Edward W. Deming popularizó el concepto de Calidad como método de gestión administrativa, cuyo objetivo es mejorar el desempeño de la organización, los productos y la satisfacción del cliente. Deming estableció el precedente de la satisfacción del cliente sobre las especificaciones o del uso del producto. Las décadas de los 60, 70 y 80 representaron avances en la aplicación de la teorización sobre la calidad como los círculos de calidad, Just In Time, Six Sigma, Kaizen, sin embargo, continuaban los defectos de calidad, los cuales trascendieron de la línea de producción a la mesa de diseño. Por tanto, el responsable directamente o indirectamente de la calidad del producto final es el personal. A partir de la interacción del control estadístico, línea de producción, diseño de producto, personal y administración, surge la Gestión del Sistema de Calidad. 88 Impactos Historicos del Sistama de Gestión de Calidad Grafico No 11 Fuentes: Varias Elaboración: Propia Hechos Históricos de la Evolución de la Calidad, Cuadro No. 7 Elaboración: Propia Sistema de Gestión de Calidad Control Estadístico 1924 Normas ISO 1947 Satisfación del Cliente 1950 Diseño de Producto 60,70's BenchMarketig 80,s Reingeniería 90's 1924/ 1931 Walter Shewhart diseñó gráficas de control estadístico de calidad y diseñando el ciclo Planear,Hacer , Verificar, Actuar (PHVA). 1947 Surge la International Organization for Standardization - ISO - Organización Internacional para la Normalización. Con sede en Ginebra, y dependiente de la ONU. 1951/ 1964 Armand Vallin Feigenbaum, Dr. William Edwards Deming, Joseph Juran el Sistema de Control de Calidad Total cumplimiento de las especificaciones del diseño de un producto y la aptitud para el uso, juzgada por el consumidor. 1979 Philip Crosby, crea el concepto de “cero defectos”, evolucionó el concepto hacia la Gestión de la Calidad Total. 1981 William Ouchi, elaboró la Teoría Z, aumento la lealtad de los empleados a la empresa, 1985 Kaoru Ishikawa posiciona la calidad en las empresas como función y responsabilidad de la alta dirección, aplicación del diagrama causa-efecto o espina de pescado. 1987 El Congreso de los Estados Unidos establece el premio nacional de la calidad. “Malcom Baldrige” 1987 David Garvin analizó el proceso de manufactura para comparar las diferencias internas con relación a la competencia. 1990/ 2014 El efecto estratégico de la calidad, como una oportunidad de competitividad surge la Reingeniería de Procesos como cambio radical de los procesos (década de los 90s), uso generalizado de las normas ISO, basado en un enfoque de gestión de la organización. 89 4.2 Generalidades, Normas ISO Las Normas Internacionales ISO para el consumidor representa la satisfacción de sus criterios al recibir un bien o servicio. Por otro lado, para las empresas, les permite lograr el costo justo en beneficio de la rentabilidad y mejoras en la productividad, lo cual les garantiza a mercados nacionales e internacionales con productos y servicios de calidad global. Las normas ISO se clasifican por familia según los aspectos de calidad que reúnen como Normas relacionadas con, la Calidad, Medio Ambiente y Sostenibilidad, Gestión de la Seguridad e Investigación y Desarrollo, las mismas pueden ser aplicadas a cualquier tipo y tamaño de organización. La Organización Internacional de Normalización (ISO), surgen como una iniciativa de la ONU, en la época de posguerra en el año de 1947 en la ciudad de Ginebra, Suiza, con la finalidad de reconstruir el sector productivo de Europa. La ISO desde su fundación ha emitido unas 19,500 normas internacionales que abarcan la tecnología y los negocios. La entidad está compuesta por 163 países miembros afiliados los cuales se reúnen una vez al año y conforman la Asamblea General para tratar sobre objetivos estratégicos. Distribución de las Norma ISO de acuerdo al Sector Productivo (2011) Gráfica No.12 Fuente: Organización ISO Elaboración: Organización ISO 96 orientados a la mejora de la calidad. Los resultados del AC se implementaran luego de elaborar el programa de aseguramiento de calidad y mejora, lo cual significa la confianza y compromiso entre los grupos de interés internos y externos, los evaluados y la unidad de auditoría interna. En fin, se espera que la autoevaluación del control “…contribuya a que las entidades garanticen el buen desarrollo de la gestión institucional, la consecución de los fines esenciales del Estado y la satisfacción de los ciudadanos”. (Departamento Administrativo de la Función Pública, República de Colombia, 2014). La autoevaluación del control será realizada por los miembros de la administración que el directorio designe, debido a que la responsabilidad sobre el control interno no se pierde. La Auditoría Interna será el facilitador para guiar al Directorio, la Administración, al personal y los grupos de interés en el proceso de evaluación, lo cual le da una cualidad de neutralidad en el proceso de evaluación. Es decir que, se requiere de la coordinación de la Gerencia y la unidad de auditoría. Existen diferentes razones por lo que se realizan las evaluaciones AC, las cuales por lo general se agrupan por procesos, los cuales se realizan de acuerdo a la experiencia y de la improvisación creando incertidumbre en el personal. También existen departamentos de servicio, los cuales no dan una respuesta oportuna para resolver los inconvenientes presentados por los estudiantes como, Admisiones, Registro, Caja, Biblioteca, Salud, Sicología y otros. Otras dificultades que pueden ser eliminadas o mejoradas es el caso del incumplimiento de los objetivos establecidos en el plan operativo anual (POA), como aumento de la matrícula, oferta académica, mejora de imagen y la falta de manuales que permitan documentar los procesos y prevenir de actividades duales y establecer responsabilidades. 4.5.1 Beneficios La autoevaluación del control es una práctica de cultura participativa que involucra la sociedad en torno al ente universitario, lo cual le permiten mejorar los procesos de la entidad y su relación con los sectores externos. La universidad recibe los beneficios cuando el personal se apodera de los objetivos organizacionales del control interno y mitigación del riesgo de la universidad, percibiendo la satisfacción de cumplir con las disposiciones de la gerencia en el logro de las metas, lo cual promueve la iniciativa de toma decisiones del personal y al mismo tiempo el personal asumen como propios las correcciones y mejoras a implementar y perciben los resultados como el logro de las metas, lo cual se constituye un 97 involucramiento de los responsables en su propio mejoramiento Los auditores al evaluar los resultados documentados ofrecen posibles soluciones o mejoras al proceso. Las Mejoras de los procesos es un esfuerzo de los diferentes niveles de responsabilidad, debido a la pluralidad de la metodología y la motivación al personal para el diseño e implementación de procesos de control y mejoramiento continuo de los controles operativos. La autoevaluación genera un proceso de enseñanza-aprendizaje sobre cómo analizar y reportar sobre desviaciones del control interno y los riesgos los cuales de hacerse realidad representarían perdidas y se involucra la participación de la gerencia en las tareas de mejorar el ambiente de control interno. Esto es debido a confianza que el personal asume ante la presencia de Auditoría Interna lo cual permite que la información se comparta y evalué colaborativamente. La obtención de la matriz de riesgos como resultado del la autoevaluación, le permite a auditoría interna identificar los riesgos la propensión de su ocurrencia e impacto sobre los objetivos organizacionales. Adicionalmente, se conoce el nivel cumplimiento sobre controles colaborativos los cuales se logran por el acercamiento y comunicación del personal y Auditoría Interna. El Directorio desde el inicio involucra la Gerencia en los proyectos de autoevaluación del control, designándole la responsabilidad de efectuar las recomendaciones sobre la mejoras de procesos y corrección de desviaciones. 4.5.2 Desventajas Los procesos de CA es un cambio de la gestión centralizada al de apoderamiento del personal, lo cual implica ceder poder institucional para compartir de manera colaborativa en equipos de trabajo. Asimismo, pueden presentar obstáculos o desventajas potenciales que impidan el logro de los objetivos y alcance del proyecto como la resistencia al uso de la autovaloración del control, porque al permitir el involucramiento del personal de la entidad no tendría base fehaciente de los resultados. También, se presume diferencia de criterios entre la Administración y Auditoría interna por las diferencias de criterio. La desconfianza del personal, también representa un obstáculo cuan la administración y gerentes intimidan el criterio de los subordinados a cualquier sugerencia o aporte al proceso de autoevaluación del Control. Esta situación provoca que no se realice el seguimiento de los resultados y recomendaciones, debido a que la administración no le presten importancia a las mejoras propuestas en el informe del proyecto. 98 Además, como la parte administrativa de los procesos de autoevaluación los talleres de autoevaluación del control representan una actividad de recolección, evaluación y análisis que requieren de una planificación y entrenamiento los cuales si son inadecuados el personal que participa del taller, no cumplirían con los objetivos y alcance programados. 4.5.3 Fases de Implementación El Directorio luego de conocer las desviaciones significativas de control, es decir aquellas que pudieran cambiar los objetivos de la organización y conocer sobre los beneficios de la autoevaluación debe decidir sobre el proyecto, en caso positivo deberá de autorizar la creación de un comité de autoevaluación, el cual tendría la función de coordinar con auditoría interna la realización de las actividades necesarias para realizar la actividad de autoevaluación. El Comité de Autoevaluación estará formado por lo menos por un representante del Directorio, la Alta Gerencia, Gerencia, Mandos Medios y el Director de Auditoría Interna como coordinador. Además, dicho comité será responsable de establecer el objetivo y alcance con la finalidad de alinear el proyecto con la entidad y para su implementación debe elaborar un plan de actividades que sirva de control y seguimiento en el cumplimiento de cada tarea, que permita establecer una disciplina en la ejecución del CSA, pero requerirá de formular un presupuesto económico para solventar el proyecto, para evitar que el CSA no se realice o se interrumpa y finalmente que pierda credibilidad. La ejecución de un proceso de AC implica que la gerencia y auditoría interna realizan tareas coordinadas lo cual permite la integración de la estructura organizacional. La Administración tendrá la responsabilidad de seleccionar y motivar al personal que impartirá y participara de los talleres. Asimismo, promoverá el rol de la auditoría como guías en la implementación y seguimiento del AC. Por otra parte, deberá verificar la infraestructura física donde se realizaran los talleres, con finalidad que cumplan con condiciones que permita realizar los talleres y preparar la documentación que permitan la desarrollar los aspectos didácticos del taller para evitar la improvisación. Así mismo, deberá establecer la metodología para la gestión del grupo, que permitirá motivar al personal y seleccionar el contenido adecuado, causando una participación, compromiso y favoreciendo el intercambio de información logrando que la comunidad universitaria s unifique lograr los objetivos del AC. 99 La Administración y Auditoría Interna coordinarán sus esfuerzos en la elaboración de la normativa a cumplir durante el taller para establecer orden y prioridad de acción, de las tareas en tiempo y espacio, esto implica que definir que hay que hacer, el tiempo estimado del actual se dispone y el lugar seleccionado. Así como seleccionar los temas incluidos en los entrenamientos. Los mismos deben estar relacionados al objetivo y alcance establecido para, determinar los factores de riesgo y condiciones para su ocurrencia, el personal podrá descubrir por sí mismo cuales actividades o acciones pudiera obstaculizar el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Además si los controles existentes mitigan los riesgos observados, también significa una autoevaluación en sí mismo de los participantes con relación al cumplimiento las políticas y procedimientos establecidos. Los Procesos de AC involucran a los participantes en sus soluciones, lo cual le permite desarrollar cursos de acción para reducir el impacto y la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Además determinar cuál sería el nivel de riesgo inherente que está dispuesta a aceptar la organización y la propensión al logro de los objetivos, debido a que conocen los posibles obstáculos que pudiera ocurrir en la gestión universitaria. Auditoría Interna deberá establecer las actividades de nivelación para actualizar los auditores del conocimiento referente al AC, quienes serán integrados según sus competencias a los diferentes grupos. También, se realizaran secciones de trabajo para evaluar y analizar las mejores prácticas relacionadas al AC. Finalmente Auditoría Interna, determinará la metodología para lograr consenso y asegurar compromiso, para lo cual debe establecer responsabilidades sobre la implantación de los resultados al cierre. Además del formulario para documentar los procesos, riesgos y controles como resultado del taller y elaborar un reporte final. Los resultados conclusiones y recomendaciones de los talleres son implementadas por la Administración, la cual dispondrá de las acciones dentro del plazo acordado y los recursos necesarios para corregir las desviaciones o mejoras de procesos. Al concluir los aspectos de implementación de los resultados del Taller de Autoevaluación del Control, auditoría interna debe de vigilar la disposición de los resultados de los trabajos de consultoría, hasta el grado de alcance acordado con el cliente. Es decir que Auditoría Interna tiene la responsabilidad de verificar si las acciones de mejoras o correcciones de desviaciones a las cuales se comprometió la gerencia fueron realizadas con la finalidad de lograr el nivel de riesgo aceptado por la entidad. 100 Proceso de Autoevaluación del Control Gráfico No.15 Elaboración: Propia Fuente: Imágenes Google El plan de trabajo comprende una serie de actividades que se asigna una fecha prevista para su inicio y finalización y un responsable a cargo, esto implica la generación de acciones individuales para completar las tareas dentro de lo establecido. Así mismo servirá como punto de partida para próximo proyectos de AC debido al historial documentado que que guarda como evidencias de todo el proceso, se incluye las minutas de las diferentes reuniones que sirven de seguimiento sobre acuerdos de trabajo y evaluación del nivel de cumplimiento. También, los resultados obtenidos deben ser documentados afín de mantener la veracidad de los mismos y la correspondencia de las recomendaciones tendentes a mitigar el riesgo con mejoras en los controles internos. lo cual representa un valor añadido. 4.6 Los Modelos de Autoevaluación. Estas guías permiten obtener del control interno si está funcionando y el nivel de cumplimiento por el personal, lo cual permitirá establecer una aplicación metodología que permitiría involucrar a los grupos de interés institucionales en la gestión de los procesos académicos, administrativos y financieros de una IES, con la finalidad de responder a los requerimientos de cada entidad, objetivos, estructura, tamaño, y servicios que prestan. 101 4.6.1 Taller de Facilitación. Los talleres involucran distintos niveles jerárquicos los cuales son orientados en identificar las debilidades o incumplimientos de control interno, gestión y supervisión del riesgo y como diseñar los controles que mitiguen los riesgos detectados. Sin embargo, los talleres pudieran tener como dificultades las acciones de la Ata Gerencia por temor a los resultados, reducción de los costos (presupuesto) o reducción del tiempo asignado de realización. Además complementan los resultados de las encuestas. Los talleres se pueden clasificarse realizar tomando en cuenta los objetivos los cuales se realizan para definir los objetivos organizacionales y de control existentes que contribuyen a su logro y disminuyendo el efecto de los riesgos y hasta que nivel se pueden aceptar los mismos. En los casos que se refiera a los riesgos como tema central, se buscará identificar las posibles barreras, obstáculos, amenazas y exposiciones que impedirían el logro de los objetivos de la entidad y los procedimientos de control para determinar si los mismos corresponden con el nivel de riesgo determinado. También, se pueden realizar AC para determinar si los controles están funcionando, al comparar la condición ideal es decir el estándar deseado y la ejecución del control, para determinar las brechas las cuales se espera corregir y proveer de funcionalidad al control. La Universidad ha sufrido cambios en su estructura por modificaciones en los procesos y se requiere identificar los diferentes procesos y luego dividir en etapas de cada uno, para determinar si la gestión de riesgo y control logra el alcance de los objetivos, de manera que se debe determinar si el proceso es válido (nivel de desviación), actualizar (corregir las desviaciones detectadas), mejorar (lograr economías en la realización del mismo) y modernizar (tomar en cuenta el uso de la tecnología), sería conveniente que los procesos fuera graficados y señalizado para que se pueda entender y garantizar resultados de calidad y fehacientes, las actividades de trabajo se realizan bajo anonimato de los colaboradores, para lograr conceso en las decisiones del curso de acción a realizarse. 4.6.2 Las Encuestas: Esta modalidad evaluativa de carácter anónima para resguardar al encuestado ante una posible reprimenda de los supervisores antes los resultados, se aplica una serie de preguntas cerradas relacionadas a preocupaciones acerca de un proceso particular, actividad o procedimiento, las cuales se escriben en un lenguaje que el participante pueda entender, pero 102 hay que tomar en cuenta que pueden no ser útiles en la evaluación de los internos controles. Las preguntas cerradas tienden a ser concluyentes y esto es un error, desde la auditoría interna las todas las respuesta deben ser documentados y podría haber una diferencia entre la repuesta y las evidencias. Además, las encuestas se realizan cuando el personal está ubicado en diferentes localidades, por los costos de los talleres, no hay un facilitador de la actividad, la organización no está lista para compartir información de control en un taller abierto o apara la preparación del Programa Anual de Auditoría. La preparación de encuesta debe tener pendiente utilizar preguntas que involucren el tema de estudio, dirigida de manera personal, de forma que se identifiquen con la misma y distribuir y recoger personalmente la encuesta lo cual establece una empatía entre los evaluados el equipo evaluador. Así mismo, se genera un ambiente de confianza entre los encuestado y el equipo de auditoría, disminuyendo el riesgo de incertidumbre sobre los resultados de la activad. Además, se debe equilibrar las preguntas por tipo de componente y principios del control interno, si corresponde a un grupo de ejecutivo, las preguntas pudieran estar relacionadas a gestión, estrategia etc., en los grupos de nivel medio y operativo pudieran establecer cuestiones operacionales. Características de la Encuesta de Autoevaluación del Control Interno. Cuadro No. 10 Elaboración: Propia Fuente: MICI 2013 Componentes MICI 2013 Principio Total de Preguntas Peso Especifico Ambiente de Control 1. Demostrar compromiso con la integridad y los valores éticos 2. Ejercer la responsabilidad de supervisión 3. Establecer la estructura, la autoridad y la responsabilidad 4. Demostrar compromiso con las competencias 5. Aplicar la rendición de cuentas Evaluación de Riesgo 6. Especificar objetivos adecuados 7. Identificar y analizar los riesgos 8. Evaluar el riesgo de fraude 9. Identificar y analizar cambios significativos Actividades de Control 10. Seleccionar y desarrollar actividades de control 11. Seleccionar y desarrollar controles generales sobre la tecnología 12. Implementación a través de políticas y procedimientos Información y Comunicación 13. Utilizar información pertinente 14. Comunicación interna 15. Comunicación externa Supervisión y Monitoreo 16. Realizar evaluaciones continuas y / o separadas 17. Evaluar y comunicar las deficiencias 103 El cuestionario debe estar conformado de acuerdo a los componentes del MICI 2012 o pueden integrar los puntos de enfoque que se requieran para ser evaluados. También, se pueden incluir por otros criterios exigidos por el ente regulador. El componente es descrito en el principio de cada sección, inclusive principios, actividades institucionales y luego presentan las preguntas para que los participantes contesten las preguntas incluidas en el formulario de evaluación. Además, se debe asignar una calificación, para cada componente la cual será igual debido a que el MICI 2013 considera de igual importancia cada uno de ellos por ser un sistema holístico y la cantidad de preguntas las opciones de repuesta “SI”, “NO”, “Ni Si / Ni No” de ben ser valoradas por ejemplo: Valorización de las respuestas de la Encuesta de Autoevaluación Cuadro No. 11 Fuente: Instituto Nacional de Estadística y Geografía de Méjico. Elaboración: Propia Por otra parte el Tecnológico de Antioquia, Institución Universitaria de Medellín Colombia, en su presentación del Sistema de Autoevaluación y Acreditación Institucional, Mejoramiento Continuo y Aseguramiento de la Calidad aplican 10 factores que para cumplir con el modelo de acreditación colombiano que sobre los procesos, académicos, admirativos y financieros como: Factor 1. Misión y Proyecto Educativo Institucional, Factor 2. Estudiantes y Profesores, Factor 3. Procesos académicos, Factor 4. Investigación, Factor 5. Pertinencia e impacto del programa en el medio, Factor 6. Autoevaluación y Mejoramiento Continuo, Opción de Repuesta Puntuación Definición SI 3.5 La actividad señalada se cumple y la documentación soporte existente es posible generarla NO 1.75 La actividad señalada se cumple, pero la documentación soporte existente se genera insatisfactoriamente NI Si /Ni No 0 La actividad no cumple, carece de documentación y requiere acciones de corrección y/o mejoras 104 Factor 7. Bienestar institucional, Factor 8. Organización, gestión y Administración, Factor 9. Recursos de Apoyo Académico y Planta Física, Factor 10. Recursos financieros, los cuales inciden en los Procesos estratégicos como: a. Proceso de Planeación institucional y Comunicación pública. b. Procesos misionales: Docencia, Investigación y Extensión c. Procesos de apoyo: Gestión financiera, Gestión del talento Humano, Administración de Bienes Muebles e inmuebles, Adquisición de bienes y servicios, Tecnología de la información y la comunicación, Gestión documental y Bienestar institucional. d. Procesos de evaluación: Control Interno y Atención al cliente. e. Procesos de mejora: Mejoramiento continuo. La autoevaluación del control interno es una metodología que puede ser utilizada sin importar la naturaleza organización y lideradas por la Unidad de Auditoría Interna lo cual es una garantía de confianza del Directorio, la Alta Gerencia y los Empleados y Grupos de interés Externos para e la supervisión del funcionamiento de los controles mitigación el efecto de los riesgos, las mejoras de los procesos y servicios de calidad en pos de lograr profesionales que requiere la sociedad global. PRIMER MES SEGUNDO MES Semanas Semanas No. Actividades 1 2 3 4 1 2 3 4 Responsable 1 Reunión para exponer el proyecto Auditor y Miembros del Equipo 2 Asignación de persona encargada del proyecto Auditor y Miembros del Equipo 3 Reclutamiento y Selección del Personal Auditor y Miembros del Equipo 4 Capacitación de recursos humanos Auditor y Miembros del Equipo 5 Conformación del Comité de autoevaluación Auditor y Miembros del Equipo 6 Asignación de recursos económicos al Comité Auditor y Miembros del Equipo 7 Identificar la unidad o proceso a evaluar Auditor y Miembros del Equipo 8 Participación de la Gerencia en los Talleres Auditor y Miembros del Equipo 9 Asignación de responsabilidades a facilitador y miembros del equipo Auditor y Miembros del Equipo 10 Elaboración de cuestionarios y agendas Auditor y Miembros del Equipo 11 Elección de estrategias para la secciones y recolección de datos Auditor y Miembros del Equipo 12 Elaboración de la Matriz de CSA Auditor y Miembros del Equipo 13 Aplicación de Métodos de recolección de datos Auditor y Miembros del Equipo 14 Debate, votación y al final de la sesión en 48 horas se presenta el primer borrador al encargado de la unidad de CSA Auditor y Miembros del Equipo 15 Obtención de resultados y análisis Auditor y Miembros del Equipo 105 16 Segunda sesión o taller para depuración de los resultados y votación Auditor y Miembros del Equipo 17 Elaboración informe de CSA Auditor y Miembros del Equipo 18 Tercera sesión o taller para tomar medidas de los datos depurados y los que se esperan recibir Auditor y Miembros del Equipo 19 Observaciones, conclusiones recomendaciones Auditor y Miembros del Equipo 20 Resumen Ejecutivo Auditor y Miembros del Equipo 21 Entrega y lectura del informe del Comité de Autoevaluaciones de Control Auditor 22 Entrega de los resultados al Comité Auditor 23 Reunión /Sesión con la alta gerencia Auditor 24 Reunión/ Sesión con el Comité de Auditoría Auditor 25 Reunión/Sesión con el Directorio Auditor Plan General o Cronograma de Actividades AC Cuadro No. 12 Elaboración: Propia Fuente: THE IIA Colombia 112 repuesta a los riesgos. Los cuatro principios que componen este elemento establecen que los objetivos institucionales deben estar orientados a mitigar los riesgos y a tomar en cuenta el fraude como factor que impediría el logro de los objetivos y y podrían afectar significativamente el sistema de control interno. c) Actividades de Control, las Actividades de Control se aplican en toda la entidad, en los procesos de negocios, operacionales y ambiente tecnológicos. Así mismo, representa las políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo y establece cumplimiento y medidas desempeño. Los principios relacionados con las actividades de Control confirma la implementación de políticas y procedimientos cuyo cumplimiento permitan mantener los niveles de riesgos aceptados por la organización. También incluye actividades de controles generales de tecnología para contribuir al logro de los objetivos. d) Información y Comunicación, permite al personal comprender sus responsabilidades definidas en el control interno y permite diariamente la de sus obligaciones en torno al realización del para el logro de los objetivos. Asimismo, la comunicación externa permite asumir los efectos legales o regulados sobre el funcionamiento del control interno. Sus principios indican que la información general debe cumplir con estándares establecidos contribuyan a la calidad de la misma, para que las asignaciones y responsabilidades puedan ser entendido por el personal en la contribución de los objetivos institucionales. e) Supervisión o Monitoreo, la gestión de riesgos, control y gobierno corporativos se supervisa mediante evaluaciones permanentes de la dirección, auditoria interna y organizaciones contratadas de carácter independientes. Estas evaluaciones pueden ser separadas o al mismo tiempo los cuales comparten la formación de equipos de trabajo. El objetivo de estos trabajos pretende determinar si los elementos del control interno están funcionando, es decir determinar el nivel de cumplimiento y riesgo inherente del organización. Los hallazgos son evaluados y las desviaciones y las recomendaciones de mejoras son comunicadas al Directorio y la Alta Gerencia para corrección e implementación. 1.3 Evaluación del Control Interno. A fin de comprender esta metodología de evaluación se podría utilizar la siguiente fórmula matemática, 5:17:79 es decir 5 componentes es a 17 principios como es a 79 puntos de enfoque, los cuales se analizan y se implementan de acuerdo a los procesos, objetivos y 113 alcance de la organización, los cuales serán evaluados y reportados por auditoría interna, al Directorio y la Alta Gerencia. Además, se utilizan otras técnicas para lograr el entendimiento de los aspectos de control interno que se auditan como. Narrativa, es una herramienta de recolectar información de las actividades y/o tareas de los procesos, los cuales se describen sin exagerar los detalles, esta situación distorsionaría la percepción del contenido del instrumento, Se toma en cuenta la información ya documentada como manuales, libros, revistas, internet, etc., y en visitas in situ para actualizar lo existente. Flujograma, es la gráfica realizada de los procesos tomando en cuenta una simbología estándar, la cual requiere ciertas destrezas del de lo contario se utilizaría más del tiempo establecido, pero permite de una manera sencilla entender los procesos. Además se requiere del auditor cierta imaginación al utilizar los símbolos. Lista de Chequeo, es la relación de preguntas sobre aspectos de los procesos y los controles que se afectan, esperando una repuesta cerrada (Si / No). Sin embargo esta técnica representa un doble trabajo debido a que los Si y No son respuestas no concluyentes, por lo mismo hay documentar cada una, es recomendable integrar las preguntas en los programas de auditoría como actividades operativas. Plantillas Puntos de Enfoque, es una herramienta que permite de manera organizada evaluar el control interno tomando en cuenta los parámetros establecidos en cada elemento y principio del control interno. 5.4 El Fraude Universitario. El fraude en organizaciones educativas ocupa el quinto lugar entre las entidades con mayor cantidad de fraudes perpetrados con un monto promedio de USD$58,000 mil millones que representan el 5.9% del total estudiado por la Asociación de Examinadores de Fraudes por sus siglas en inglés (ACFE), en su Reporte a Las Naciones sobre el Abuso y el Fraude Ocupacional 2014, se clasificaron como fraudes la facturación 33.8 %, corrupción 36.3%, reembolso de gasto un 31.3%. 114 Distribución Porcentual por Tipos de Fraudes en Entidades Educativas Grafico No.17 Fuente: Acfe 2014 Elaboración: Propia Esta situación demuestra que las universidades están amenazadas por la ocurrencia de fraudes en perjuicio como de ellas mismas y/o el personal que las componen. Asimismo, el fenómeno del fraude académico se refieres a, 1) estudiantes y docentes que quieren alcanzar, sus triunfos personales y académicos mediante el engaño u otras prácticas ilícitas, 2) las del personal administrativo que busca su beneficio propio por algún motivo interno o para encubrir errores que pudieran causarle el despido y 3) la misma universidad que por medio de sus directivos en colusión con los organismos de evaluación y certificación pretenden aparentar la calidad de la enseñanza exigida por los organismos reguladores y legislación vigente. Una estructura de control basada en valores éticos disminuiría las probabilidades de ocurrencia del fraude, apoyada con presencia en la universidad por la unidad de auditoría. Sin embargo, normas de auditoría interna1210.A2 y 2120.A2, no le exigen al auditor interno que tengan conocimientos similares, a los de aquellos profesionales cuya responsabilidad principal es la detección e investigación del fraude tal. La Acfe determinó en su estudio del 2014, que auditoría interna fue el tercer método en la detección de fraudes con un 14.1%. Las universidades han de gestionar los riesgos a partir del mercado laboral, la iniciativa personal de los egresados, los conflictos de intereses del Directorio y relacionados, promover la rendición de cuentas, y un personal motivado en ambiente de valores éticos. Las evaluaciones por la administración detectaron el 16% del total de 1481 casos. La 38.80% 36.30% 31.30% 20.00% 16.30% 16.30% 12.50% 10% 10% 6.30% 5% Facturación Corrupción Reembolso de Gastos Hurto de efectivo antes de su registro Nómina Robo efectivo disponible Activos no dinero Falsificación de Cheques Fraude estados financieros Hurto de Efectivo luego del registro Desembolso cajas registradora 115 administración cuando se involucra en la prevención y detección del fraude crea las condiciones para que los casos fraudes se puedan identificar por lo menos dentro los primeros 6 meses de su ocurrencia (determinación temprana). 5.4.1 Definición. El fraude es definido de acuerdo a diferentes organizaciones, como “cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza. Estos actos no requieren la aplicación de amenaza de violencia o de fuerza física. Los fraudes son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o de negocio”. (The IIA Global, 2012) Asimismo, la Asociación de Examinadores de Fraudes (ACFE ) indica que “el fraude es el mal uso o la mala aplicación deliberada de los recursos de una organización para el enriquecimiento personal a través del desempeño laboral” (Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse. ACFE 2014, p.6) La Federación Internacional de Contadores Autorizados (FICA) en su definición de fraude establece que es “…un acto intencional cometido por uno o más individuos de la administración, de quienes tengan a cargo el gobierno, empleados o terceros, que conlleva el uso de engaño para obtener una ventaja injusta o ilegal”. (FICA, 2007). Así mismo, el Código Penal Federal Mejicano expresa en su artículo 386, “comete el delito de fraude el que engañando a uno o aprovechándose del error en que este se halla se hace ilícitamente de alguna cosa o alcanza un lucro indebido”.(2015) Por otra parte, el concepto de fraude está asociado al de estafa, delito contra el patrimonio o la propiedad. Consiste en un engaño para obtener un bien patrimonial, haciendo creer a la persona o la empresa que paga, que obtendrá algo que en realidad no existe. El código Penal de la República Dominica no define el fraude pero utiliza el concepto en varios los artículos, (82, 357-2, 379), pero en la Sección 2DA., del Art.401 referente a bancarrotas, estafas y otras especies de fraudes, se establece la relación de estafa y fraude con misma connotación entre los términos, lo cual clasifica al fraude como un delito penal. Sin embargo, el artículo 405 no define el delito de estafa, sino que se limita a establecer quienes son los que pueden ser responsables por dicho delito y expresa que “Son reos de estafa, y como tales incurren en las penas de prisión correccional…” (2014). 116 En fin, “el Fraude Académico es una conducta totalmente inaceptable y que va en detrimento de la educación individual y colectiva. Sus repercusiones a corto, mediano y largo plazo son negativas, a pesar del aparente beneficio que se obtenga por una nota, pero es una conducta de tipo delictiva, tan grave como robar. Investigaciones relacionadas con el Fraude Académico demuestran que la conducta fraudulenta representa riesgos en el ámbito profesional, al momento de evaluar el desempeño laboral, de acuerdo con los procesos de aprendizaje y la formación ética con que se cuente para la integración al mundo laboral”. (Gerderman, 2000) El Fraude Académico, también, se define como “el uso del poder público en beneficio personal en el terreno académico, sobre todo en lo que respecta a la acreditación de cursos e instituciones, exámenes de acceso y transferencias entre instituciones, certificados y títulos, investigación universitaria y publicaciones”. (Hallak J., Poisson M., 2007, p. 112) El fraude académico más que una desviación conductual referente a hechos no éticos, trasciende la universidad a los organismos acreditadoras, la movilidad estudiantil y las relaciones interinstitucionales, la violación de la confianza que ha puesto la sociedad en las universidades e incumplimientos del sistema de control Interno. La Responsabilidad Social de las universidades es objeto de un cambio del beneficio a la colectividad al beneficio personal de los actores de acción fraudulenta. El estudio sobre Comportamientos, Pensamientos y Sentimientos Frente al Fraude académico en ámbitos universitarios realizados en las universidades, Institución Universitaria CESMAG – Universidad Mariana sobre el fraude académico estableció que el fraude, “surge principalmente de procesos evaluativos inadecuados, de la postura autoritaria de los docentes y del escaso compromiso de los estudiantes,…”. (Ceballos, Z., Vásquez E., 2008) Sin embargo, el fraude universitario no es único de los estudiantes, tal como ocurrió en la Universidad Autónoma de Santo Domingo, (UASD), que tres empleados del departamento de registro de esa academia se involucraron en la alteración de calificaciones. Además, el Fraude Científico consiste en la desviación del comportamiento de los estándares éticos de los científicos como, manipulación de datos, falsificación, plagio, autoría ficticia. En vista que el fraude afecta a todo la estructura universitaria, los cual evidencia que los controles internos, no mitigan este riesgo. Es decir, “hora se acepta también que en el fraude académico y las prácticas corruptas están implicados varios grupos de interés, como candidatos a exámenes, profesorado, supervisores, funcionarios y personal contratado por los comités de examen, además de directores de cursos, programas, instituciones, universidades”. (Hallak J., Poisson M., 2007, p.112) 117 La educación Abierta y a Distancia también es un objetivo para defraudar, a la población estudiantil y el gobierno mismo con respecto a esta situación La Secretaría de Estado de Educación de los Estados Unidos Mexicanos, el 30/8/2011 respondiendo a una denuncia pública, expresó que la Universidad Politécnica de Madrid Campus México (UPM) y el Centro de Estudios de Postgrado y Administración de Empresas, México (CEPADE) no cuentan con el aval Oficial de Estudios del Tipo Superior que otorga el estado mexicano. El fraude no discrimina la modalidad de enseñanza universitaria, por tanto el alcance del fraude no tiene límites, por esto se debe requerir que los entes reguladores y cualquier agencia evaluadora el personal tenga las competencias y conducta ética, garantizando un trabajo de calidad de acuerdo al Marco Integrado para la Práctica de la Profesión de Auditoría Interna (MIPP). 5.4.2 Clasificación Tipos de Fraudes. La Acfe, como organización especializada prevenir, disuadir, detectar e investigar los delitos relacionados con la corrupción y el fraude, dicha organización ha clasificado las actividades fraudulentas en tres ejes, La apropiación indebida de activos, corrupción y fraude en estados financieros, (Ver Anexo No.14) los cuales se relacionan con actividades similares, las cuales representa el detalle de las clasificaciones mencionadas.  La apropiación indebida de activos, consiste en el robo puro y simple de las pertenecías de la Universidad.  La corrupción: es el mal uso del poder dentro de una organización para lograr un beneficio personal.  El fraude en los Estados Financieros: consiste en la publicación intencionada de información falsa en cualquier parte de un estado financiero. 5.4.3 Prevención y Evaluación del Fraude El IIA Global emitió las guías de evaluación de planes antifraude, anticorrupción y anti soborno con el objetivo de proveerle al auditor interno los conocimientos que les permitan realizar su trabajo y orientar la administración sobre la gestión de la prevención de estos delitos organizacionales. Estas guías aconsejan al auditor establecer el marco legal sobre estos delitos y determinar el cumplimiento y cuales medidas se encuentran vigentes en la organización. Además, el auditor interno deberá incluir en cada programa de trabajos en los 118 aspectos relacionados a la evaluación del riesgo a fin determinar el alcance de las pruebas para prevenir y detectar el fraude, corrupción y soborno. También es recomendable la elaboración de escenarios que podrían ocurrir ante situaciones inesperadas, a de fin poner en práctica elementos del control interno que permitan detectar estos delitos en un tiempo estimado que le permita a la Gerencia tomar acción oportuna, bajo un protocolo consensuado con auditoría interna. Sin embargo, la guía práctica sobre el tema establece roles que el auditor interno bebe realizar una función de prevención del fraude y la corrupción, con la realización y seguimiento permanente de las auditorías que promuevan una cultura de hacer los establecido como correcto y la responsabilidad de anticiparse a posibles errores y pérdidas y las mejoras que provee al sistema de control. Además, coordinar esfuerzos las unidades de investigaciones internas o externas, el asesor Legal para colaborar en el análisis de información, localización de documentos y evitar la duplicidad e esfuerzos y un punto de vista legal común como quipo. La auditoría interna debe tomar la iniciativa en promover y mantenerse informado sobre la recuperación total parcial de los activos sustraídos. El fraude no solo alcanza la sustracción de activos, debe de dar seguimiento a los informes de los auditores externos ante los posibles errores detectados en los Estados Financieros con la finalidad de determinar si se trata de error voluntario o involuntario e informar al Directorio. Auditoría por su carácter imparcial, objetivo y ejemplo de conducta ética, genera un estado de confianza en el personal, debe gestionar la puesta en marcha de un programa de Línea de Denuncia (Hot Lines) permite a los empleados comunicar cualquier situación de violación a las políticas y procedimientos vigentes, o sospechas de fraudes, lo cual previene despedido injustificado algún otro tipo de represalia por los supervisores a los denunciantes. Las líneas de denuncia representan es el método de mayor detección de fraudes con un 51% por ciento del total de 1481 casos estudiados. Además, existen técnicas de investigación para determinar cómo fue realizado el fraude y la cantidad monetaria involucradas en el fraude como, el Triángulo del Fraude, el Análisis, Iceberg y Marco Integrado de Control Interno. El Triángulo del Fraude es una técnica de investigación creada por el Doctor Donald Cressey, criminólogo estadounidense, que establece tres condiciones para cometerse un fraude, 119 1) La Necesidad, es el motivo o incentivo real o percibido para cometer el fraude como necesidad de promoción, realización personal, familiares cercanos enfermos, adicción (droga, alcohol, juegos), deudas personales. 2) La Oportunidad, se presenta cuando alguien tiene el acceso, conocimiento, tiempo y poder para realizar el delito. Las debilidades del control interno, la colusión entre directivos y/o representan comportamientos no éticos que dan paso a situaciones para la estafa. 3) La Justificación, es el convencimiento de si mismo o grupo perpetrador que existen razones válidas para comportamiento delictivo. El defraudador crea su propia ética para el beneficio personal o del grupo, donde hay un conflicto entre la percepción de la honestidad y la conducta fraudulenta que realizará. Es decir como no recibe una remuneración motivante, el delito se convierte en una compensación salarial o la percepción generalizada del fraude del personal y se cuestiona si otros lo hacen, ¿porque no yo? Triangulo del Fraude Gráfico No.18 Fuente: Internet La teoría del Iceberg, la utilización del símil del tempano de hielo que flota en los gélidos mares, se refiere a que de los mismo solo se observa la parte por encima de la superficie del océano, pero debajo del mismo aún existe un tamaño de tres a cuatro veces mayor que lo que se observa a simple vista. La Teoría del iceberg indica que la investigación de fraude laboral se realizan a nivel de la estructura de la empresa lo cual solo representara el 20% del campo exploratorio como, recursos financieros, metas de la organización, jerarquía, Habilidades y destrezas, estado de la tecnología, eficiencia de las mediciones, que representan el sistema 120 de control interno. Sin embargo se debe prestar atención a las posibles debilidades en el ambiente ético y por tanto los temas relacionados al comportamiento de las personas como, actitud, sentimientos, principios éticos, normas, Interacción, Capacidad de Comprensión, Satisfacción, todo sería equivalente al 80% de la investigación. Teoría del Iceberg Gráfico No.19 Fuente: Internet Control Interno Integrado, es una técnica de análisis y prevención para la gestión del riesgo de fraude con un enfoque holístico de trabajo e implica la utilización de los elementos y puntos de en foque que se han mencionado. Permite crear una estructura de administrativa y operativa en cuanto a disminuir las posibilidades de ocurrencia y costos de los fraudes, tomando en cuenta todo el personal de la entidad en un clima de desenvolvimiento ético empresarial. El MICI con la finalidad de disminuir el efecto de los riesgos de fraude, integra en su metodología una evaluación basada en la estructura corporativa sin dejar sus cincos componentes que conforman los parámetros de cumplimiento y ejecución. 1. Entorno o Ambiente de Control, procura que el Directorio y la Administración, se involucren y haga pública unas series de medidas orientadas a la adhesión y cumplimiento de valores estratégicos de la universidad, promoviendo una cultura ética y cero tolerancia al fraude. Las acciones de prevención deben ser evaluadas por los organismos de supervisión u organismos externos, pero la administración debe establecer los criterios a ser evaluados e implementa procesos de evaluación externa o interna y disminuir las condiciones propicias para la ocurrencia del fraude, para lograr los objetivos institucionales. 2. Evaluación de Riesgo, este componente obliga al Gerencia Universitaria a establecer sus objetivos orientados al desempeño y a la elaboración de una información financiera 121 fidedigna y confiable, en base las transacciones operativas y económicas, definiendo los posibles riesgos de ocurrencia (Corrupción, Robo de Activos y Alteración de los Estados Financieros) para establecer las acciones para optimizar el uso de los recursos los cuales son propensos a las actividades fraudulentas. 3. Actividades de Control, son las acciones contenidas en los manuales de políticas y procedimientos y cualquier otra disposición de los organismos de Dirección, que se elaboran para ejecutar una combinación de actividades detectivas o preventivas que abarcan el antes, durante y después de cada procesos relevantes, como tecnología, finanzas, compras, registro, admisiones. Las actividades de control se implementan de acuerdo a la realidad de los posibles fraudes que pudieran afectar su desenvolvimiento universitario. Los manuales de políticas y procedimientos deben ser elaborados tomando en cuenta el control basado en roles, la ausencia de esta condición pudiera ocurrir la pérdida de imagen, incumplimiento de las normativas de personal docente y administrativo, lo cual contribuye al riesgo del fraude. El establecimiento actividades de control basados en roles, implica establecer responsabilidades y rendición de cuentas por la ejecución de las políticas y procedimientos, para dar a conocer la situación sobre el nivel de cumplimiento de cada unidad funcional, lo cual significa una metodología de desempeño ético. Auditoría interna certifica mediante su trabajo la realidad de los informes de rendición de cuenta 4. Información y Comunicación, comprende los procesos tecnológicos cuya función es generar las informaciones y criterios relevantes de origen externo o interno, autorizada su elaboración por la Rectoría la cual comunica de sus políticas de prevención de fraude al personal docente, estudiantes y administrativos y a terceros relacionados como lo organismos reguladores, la banca, inversionistas y público en general con el fin establecer el clima ético de las comunicaciones. El proceso Información y Comunicación, primero debe identificar requerimientos de información por medio de levantamientos operacionales, de los especialistas en tecnología, conjuntamente con los usuarios, para determinar la necesidad de información de cada nivel funcional o jerárquico para, lograr eficiencia, eficacia, y economía dc recursos. Sin embargo, los datos por sí mismo no colaboran con la toma de decisiones, pero a combinación de ellos resulta de utilidad para las universidades. Así mismo, se debe poner en las políticas y procedimiento que garantiza la calidad de la información operacional o negocios. La información elaborada por los sistemas tecnológicos requiere de equipos adquiridos bajo una evaluación que permita determinar cómo pudriera incidir en el desenvolvimiento de la academia que le permita cumplir con sus compromisos económicos y lograr una 128 administrativa. Así mismo, el manual de presupuesto debe especificar los diferentes renglones de ingresos, costos y gastos a estimar. Los mismos deben corresponder a los requerimientos económicos de cada unidad funcional para para ese año. Luego de completadas las informaciones en los diferentes formularios presupuestales, estos se envían para revisión y consolidación a la oficina de Presupuesto General de la Universidad. El proyecto de presupuesto como técnica administrativa y financiera debe ser presentado en la reunión de la Administración y el resto los gerentes en la actividad del Plan Operativo Anual (POA), en la cual e se realizan los ajustes y posteriormente el rector lo presenta al directorio para mejoras y autorización final. 6.2.1 Clasificación de los Presupuestos No existe una manera única de presentación y elaboración, de los mismos se clasifican dependiendo del sector económico que los formule, como el presupuesto público emitido por sector gubernamental o entidad estatal, es mismo tiene su origen en constitución del país, se emite con carácter de ley. El presupuesto privado se refiere a todas las organización que no son públicas, aunque ambos se refieren a estimaciones económicas, el presupuesto público estima primero los gastos debido a que ya conoce o a definido las leyes impositivas que representan los ingresos necesarios para el desarrollo nacional, por el contrario .os entes privados requieren estimar sus ingresos primeramente para determinar las fuentes de dinero que solventarán los gastos que permitirán su operatividad. Por otro lado, tomando en cuenta el tiempo que cubran las formulaciones pudieran se a corto plazo cuando se refiera a un año o menos y largo plazo cuando cubre un período de más de un año hasta tres año revisado anualmente. Según la flexibilidad en el la asignación de recursos, el presupuesto fijo, se caracteriza por el manejo de las erogaciones presupuestarias solo corresponde al valor registrado y no acepta ajustas o desviaciones, generalmente utiliza para procesos específicos e individuales. Sin embargo, los presupuestos variables se ajustaran o actualizaran su valor de acuerdo al comportamiento de los costos, lo cual significa presupuestos más exactos. También, los presupuestos se clasifican de cuerdo a cada área funcional de la empresa o su conjunto, como el Presupuesto Maestro que es el plan consolidado de los presupuestos de cada una de unidades funcionales. Además, debe presentar la utilidad esperada y las actividades de manera coordinadas para su lograrlo. Por otro lado el Presupuesto de Operación, resume todos los presupuestos que tienen que ver con el área funcional de la organización como el presupuesto de ventas y el de producción 129 con todos sus elementos por separados (mano de obra, materia prima, costos genéreles de fabricación), costos de distribución, en adición se incluyen la estimación de las cuentas de gastos. El área financiera especializa sus presupuestos de inversiones, y tesorería en estimar el flujo de caja y cómo lograr los niveles de efectivo necesarios. Las organizaciones que utilizan las razones financieras como índice de desempeño como control y seguimiento del comportamiento de sus finanzas, realizan proyecciones de sus estados financieros y las razones financieras. Los presupuestos, son beneficiosos debido a que motivan a la rectoría ha definir los objetivos organizacionales, al crear una estructura asignando la autoridad y responsabilidad en las área funcionales, lo cual permite la participación coordinación las actividades productivas y los diferentes niveles logrando la integración de la universidad. La entidad debe registrar los datos históricos paras futuras planeaciones que aporta los resultados de ejecución para el análisis presupuestarios para próximos períodos. Asimismo, el presupuesto requiere de los directivos de la academia realizar un autoanálisis de lo planificado aportando su creatividad y criterio profesional lograr los objetivos propuestos. Sin embargo, como el presupuesto se basa en estimaciones, no se puede establecer con exactitud los resultados como resultado de esto, lo cual implica debe ser ajustado constantemente a los cambios académicos, administrativos y financieros que surjan. En vista que su ejecución no es automática, necesita del elemento humano, condición que expone que la base de datos financiera pudiera elaborarse con informaciones falsas. Es decir que el presupuesto tiene sus incertidumbres y riesgos de realización, caracterizándose por los cambios internos y del entorno, por lo cual los ejecutivos deben realizar sus decisiones. El presupuesto Base Cero, es presupuesto de tipo rígido utilizado por la administración públicas, tiene la peculiaridad que no toma en consideración experiencias anteriores. Consiste en partidas asignadas de acuerdo al nivel de terminación de los proyectos hasta a su agotamiento, por lo general cuando la asignación se ha agotado y el proyecto no se ha finalizado se debe esperar por el próximo periodo presupuestal entre sus ventajas evita vicios en los desembolsos, repeticiones, obsolescencia. La elaboración del presupuesto ha de responder a una planificación en tareas, fechas, persona responsable, lo cual resulta en una presentación, revisión y autorización que repercute en el la disminución del costo administrativo y la puesta en marcha en la fecha esperada. 130 6.3 Evaluación de la aplicación del Presupuesto El presupuesto como mecanismo de control requiere de una evaluación constante de su proceso interno tal como es la solicitud de la partida presupuestaria de ser responsabilidad del encargado fe la ejecución, quien tramitara a la oficina de presupuesto el requerimiento de recursos o a un ejecutivo de mayor jerarquía, por limite asignado, en la oficina presupuestal verificar los niveles de autorización y la firma correspondientes, los documentos soporte que exija el caso, y si hay disponibilidad de asignación de recursos, por último verificación de los fondos monetarios a nivel de la cuenta bancaria y emisión de la orden de pago. Además, de los controles intrínsecos del proceso, es conveniente que se evalué y analice la ejecución y aplicación presupuestaria a fin de terminar el cumplimiento de los objetivos y alcance por cada partida presupuestaria. Las mejores prácticas recomiendan que por lo menos una vez al mes se comparen lo realizado con lo presupuestado lo cual dependerá si el valor de la diferencia está por debajo o por encima del índice de desempeño (KPI), que es el valor relativo porcentual que representa el nivel de riesgo que acepta la entidad, considerado como el nivel de confianza de realización. La investigación se lleva a cabo, si el resultado excede el del índice de desempeño cuyo valor se asigna por lo general entre un 5% y 10% , la misma debe ser de carácter documental que justifique la variación que excede los límites de control, de esta manera la incertidumbre sobre el cumplimiento del presupuesto reflejada en la ejecución y aplicación de los recursos de la universidad. Los KPI’S por su siglas en ingles colaboran con el pronóstico de ingresos y gastos y reflejan el cumplimiento o no de las estrategias planteadas, los cuales deben estar basados en datos reales medibles. El presupuesto representa un compromiso con la sociedad porque permite establecer la interacción de la universidad con su contexto debido al uso limitado de los recursos financieros disponibles. Así mismo, los KPI’S incide en la influencia que puede tener la universidad sobre los estudiantes quienes procuran la calidad humana y académica de la universidad, pero para lograr mantenerse en deseo del público se requiere de campañas mercadológicas y publicitarias que dependerán del presupuesto económico. La responsabilidad social incide directamente en el torno universitario lo cual crea grupos a favor o en contra de las actividades con la comunidad, que dependerán de las partidas presupuestarias de cada proyecto. Además, se debe medir el impacto de cada KPI a fin de determinar su rentabilidad y si se alcanza el logro de los objetivos. La definición de los índices de desempeño hay que establecer las los procedimientos de control que inciden en los financiamientos, para identificar y definir cuáles son los objetivos clave que se quieren lograr, cómo se va evaluar el desempeño con respecto a los objetivos. El capital de trabajo es el índice que determina cuánto dinero se requiere para realizar los 131 proyectos y se determinar al sustráele a los activos corrientes los pasivos a corrientes, se puede medir en tiempo y cantidad, deliberación sobre la viabilidad del empréstitos, y la solicitud al sector financiero quien dispondrá otras condiciones que garanticen el repago. Posteriormente al desembolso crediticio el nivel de liquidez será el control de mantener el índice que implica ingresos en efectivo que permitan los pagos acordados en las fechas establecidas. Es decir deben establecerse el tiempo promedio para la captación de los ingresos y pago del compromiso. También se puede acudir a estadísticas de KPIS anteriores a fin de determinar el comportamiento de la entidad en diferentes épocas del año. Por otra parte, se debe controlar los riesgos que tiene asociados al área de financiaciones. No siempre se solicita el total del financiamiento, por lo cual hay que establecer límites máximos y mínimos de la transacción financiera para determinar si es conveniente una renegociación y tener presente si existen excedentes presupuestarios los cuales podrían utilizarse dl pago o de futuras inversiones., es conveniente que el ciclo de ingresos (días y cantidad) se logre primero que los pagos para evitar la descapitalización. Los resultados de los índices de desempeño estarán orientados al cumplimiento de las políticas de cobertura. La cuenta de préstamos debe conciliarse con los estados bancarios n la finalidad de transparentar su balance e interés generados, en caso de desviación, se debe realizar los esfuerzos para corregir la misma. En decir entre los índices que debe establecer una función financiera se indican en el siguiente cuadro Saldos disponibles y futuro Disposición de líneas de financiación Evolución del cash-flow Maduración de líneas de financiación Coste de las líneas de financiación Riesgo en divisas. Exposición por divisa Rendimiento y Maduración de las inversiones Apuntes pendientes de conciliación Riesgo de interés. Exposición Incidencias en comunicación bancaria Negocio bancario. Distribución Antigüedad de partidas pendientes de conciliación Índices de Desempeño Financiero Cuadro No 14 Fuente: http://blog.choice.es/2012/05/kpi-del-area-de-tesoreria/ Además del uso de los índices de desempeño deseables como punto de partida y evaluación de los presupuestos, la administración financiera puede utilizar calcular el pronóstico el Método del Incremento Porcentual que consiste en determinar el porcentaje de variación que ha experimentado las diferentes partidas del presupuesto de un año a otro. Se calcula el promedio de dicho porcentaje y este promedio se multiplica por el balance final de cuenta 132 del último año. Dicho resultado se adiciona al resultado operativo del último año. Es decir que la variación porcentual del año actual (y1) menos el valor del año anterior (y0) y como divisor común el valor del año anterior (y0), igual (v) es igual a la variación porcentual, luego se obtiene el promedio de las variaciones de tantos periodos como sean necesarios donde (n) es el numero de periodos (años), finalmente se multiplica el promedio por el balance final de la cuenta (bf) del ultimo año y el resultado se adiciona al resultado operativo del ultimo año. Entonces, el valor a presupestar será igual a (p x bf) +bf y asi para el resto de las partidas presupuestadas. Adicionalmente a los modelos matemáticos, están los llamados Series de Tiempo que permite determinar partiendo de un numero de observaciones, el tiempo para llevar a cabo una tarea determinada basado en un estándar. Pretender establecer los tiempos de las actividades y transacciones de la academia para fijar los volúmenes de trabajo de cada puesto pero hay factores que hay tomar en cuenta como el ritmo de los empleado el tiempo adicional que es deben prever para recuperarse de fatiga. La función de tesorería aporta al presupuesto las necesidades de efectivo de la universidad y se concentra en los cobros e inversiones y coordina la disponibilidad con la unidad de ventas. Una de las técnicas que utiliza es el flujo de efectivo proyectado, es la estimación del uso y apelación de fondos, permite determinar en que se utilizará los ingresos que posteriormente se convertirán egresos. La formulación del flujo d efectivo hay que tomar en cuenta la disponibilidad de fondos liquido al inicio del período, que consisten en los ingresos de fondos monetarios, la recuperación de cartera y dividendos en otras organizaciones, los cuales deben estar apoyados en políticas de negocios, de financiamientos y de inversiones. Por otra parte, las aplicaciones se agrupan en egresos monetarios planificados, obligaciones con proveedores, pago de empréstitos, nómina, acreencias impositivas, reconocimientos de dividendos. Estos requerimientos se relacionan a políticas salariales, de producción, compras y financiación. Esta técnica ofrece a la administración el saldo mínimo operativo, cual le permitirá decidir cuales sería las fuentes que podrían generar en excedentes para la inversión. Tomando en cuenta que las universidades otorgar créditos a sus estudiantes es conveniente establecer las políticas y procedimientos que garanticen el retorno de las facilidades monetarias cedidas. 𝑽𝑽= ( 𝒚𝒚𝒚𝒚 −𝒚𝒚𝒚𝒚)/𝐲𝐲𝒚𝒚 133 6.3.1 Procedimientos de auditoría. Auditoría realiza una evaluación general o particular del proceso presupuestal con la finalidad de terminar si los controles internos están funcionando tal como fueron diseñados y si mitigan los riesgos según lo siguiente: El Entorno de Control es el componente que involucra a las autoridades universitarias quienes deben publicar, políticas, y procedimientos que permitan la adhesión y cumplimiento de valores éticos de la universidad, para desarrollar y mantener la transparencia y gobernabilidad en la gestión de los financiamientos. Así mismos, establecen con su manera el ejemplo al cumplir con las políticas sobre valores ético y sus manejo y sus finanzas personales y comerciales. Con la finalidad de documentar este comportamiento ético y financiero, emite un código de conducta, el cual cada sociabilizan su contenido e implementación. Además, establece un programa permanente al personal sobre las buenas prácticas de las finanzas personales. Así mismo, por medio de evaluaciones internas o externa se conoce el nivel de cumplimiento del todo el personal al apartado ético. Por tanto se describen las sanciones a las violaciones al código de conducta referente a actos de carácter fraudulentos. La administración como organismo de primer nivel de supervisión, debe evitar la duplicidad de funciones en la gestión financiera, debe definir los objetivos y alcance de sus responsabilidades y estableciendo las funciones de los organismos ejecutivos universitarios. Además, ratificar por escrito el compromiso con el cumplimiento de los valores éticos a los ejecutivos de la gestión financiera. Adicionalmente, auditoría interna supervisará el funcionamiento del sistema de Control interno con evaluaciones directas sobre los financiamientos, y loa auditores externos evaluaran los estados financieros para emitir su opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros. Sin embargo, la administración es responsable de aplicar las medidas operacionales que promuevan el ambiente ético en las estructuras de la organización, las líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad apropiados para la consecución de los objetivos, lo cual implica una segregación funciones de los desempeños que no compatibles en una misma función o persona relacionadas en aplicación de recursos económicos, en consecuencia, diseña y pone en funcionamiento el rol de cada empleado, asigna los límites discrecionales de acuerdo a responsabilidades y requerimientos de cada puesto, basado en las responsabilidades y funciones de la gestión de los financiamientos. 134 Los organismos resolutivos de la universidad deben mostrar compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes, en alineación con los objetivos de la organización, lo cual garantiza razonablemente el desarrollo de la actitud de pertenencia del personal sobre la entidad, lo cual obliga a la gerencia a establecer procesos de captación y desarrollo de personal con los conocimientos y competencias a la gestión de facilidades crediticias, por medio de la emisión de manuales de políticas y procedimientos basados en valores, competencias y controles internos al análisis y toma de decisiones financieras. La gestión financiera será evaluada para prevenir y detectar desviaciones en uso y repago de los recursos financiados. Al mismo tiempo, como medida preventiva prepara un plan de contingencia, ante los cambios inesperados en el personal relacionado a los empréstitos, captación de recursos, inversión de valores financieros. Con la finalidad de lograr la transparencia en los procesos de gestión financiera la Rectoría, exige el cumplimiento de la rendición de cuentas a través de las estructuras, autoridades y responsabilidades, al personal que interviene en el proceso de financiamiento quienes mantendrán informado sobre el cumplimiento de los compromisos y el impacto financiero de la IES, mediante sistema de índices de desempeño como control de evaluación de la gestión de los financiamientos. Además, se realizaran evaluaciones directas o por medio de auditoría interna o entes externos sobre la gestión financiera con la finalidad de conocer la situación real de la entidad y evitar pérdidas financieras. También, la Rectoría tomará en consideración el logro de los objetivos de los financiamientos por el personal operativo haciendo efectivas las recompensas y el casos de incumplimiento la aplicación de las medidas disciplinaria necesarias. Las normas de auditoría establecen que las evaluaciones deben hacerse basada en riesgos, por lo implica el segundo componente la Evaluación del Riesgo, a fin determinar el grado de vulnerabilidad que pudiera representar pérdidas significativas para la universidad. El plan maestro de control interno debe definir los objetivos que se puedan identificar y evaluar los riesgos relacionados con la planificación, uso y aplicación los recursos económicos para la operatividad de la universidad. El Objetivo Operacional, reflejan la acción elección de la gerencia, están orientados al desempeño de las transacciones diarias, la rutina, seguimiento diario de los ingresos y gastos. Además, se considera la tolerancia al riesgo, como la capacidad de aceptar situaciones que pudieran convertirse en una perdida para la organización y de determina como índices de alerta la capacidad de pago y liquidez, rotación de cuentas por cobrar, como índices para la gestión de los financiamientos. Asimismo, las metas operativas y financieras, deben se planificadas bajo supuesto de capacidad de pago y 135 disponibilidad de dinero que permitan disminuir los efectos por incumplimiento el pago de los préstamos, lo cual se relaciona con la formación de base financiera de ejecución presupuestal para la asignación de recursos, que permiten establecer si la solicitud de recursos corresponde al destino del requerimiento. Además, el Objetivo de Reporte Financiero Externo tienen la finalidad de establecer el cumplimiento de las normas internacionales de contabilidad para la elaboración de los estados financieros y consideran la materialidad-significatividad, lo cual implica que la gestión de los financiamientos presentados en los estados financieros corresponden a decisiones tomadas por los organismos resolutivos, los cuales se explican en las notas a los estados financieros explican el comportamiento y composición de las obligaciones de la universidad. También el Objetivo de Reportes Interno, procura que el proceso de generación de información generada con un nivel razonable de integridad, exactitud, totalidad, la cual refleje las operaciones de la universidad y sea autorizada por la administración. La universidad con institución regulada requiere de establecer su Objetivo de Cumplimiento, de las leyes y normas que le competan, como de presentar los impuestos retenido al personal a la autoridad tributaria. La universidad luego de determinar sus objetivos debe identificar los riesgos significativos que afecte a los financiamientos para determinar una estructura de control sujeta las auditorías y otras evaluaciones, que puedan prevenir y/o disminuir perdidas. Ante la necesidad de obtener recursos monetarios de los sectores económicos debe evaluar los factores internos y externos, que podrían incidir en la decisión de adquisición de activos, facilidad crediticia o cualquier otro compromiso de carácter financiero, se bebe, asignar a cada nivel jerárquico sus responsabilidades en cuanto a la gestión de los financiamientos, de manera que la gerencia asuma los riesgos los cuales pudieran impactar los objetivos estratégicos en casos de obtener el financiamiento para continuidad de la operatividad de entidad. Sin embargo, para prevenir el cese de operaciones de la universidad debe establecer un plan de repuesta de mitigación de los riesgos, con recursos propios o financiados. La rectoría como parte del plan debe tomar en consideración la ocurrencia de fraude que impacte la estructura de control interno que pudiera dar como resultado la descapitalización de universidad y posible cierre académico. Por tanto, la rectoría debe tomar en consideración los distintos tipos de fraude. La corrupción, permite que entre las autoridades universitarias y otros interesados obtener prebendas al momento de firmar el contrato de préstamo. La alteración de los Estados Financieros permite dar una situación irreal sobre las condiciones financieras lo cual 136 permitía acceso a los préstamos sin tener las condiciones para el repago. La apropiación ilegal de los activos por directivos o personal de la universidad, justificaría un financiamiento para una reposición. El fraude es un riesgos que la rectoría debe terminar cuales son las motivaciones y presiones a las cuales están sometido el personal directivo como el resto del personal, y cuales acciones mitiguen la intención de cometer acciones fraudulentas en la concesión de financiamientos que pudiera representar pérdidas para la universidad, dichas acciones deben estar orientadas a evaluar a oportunidades para cometer fraude, bajo las condiciones de remuneración y motivación que no corresponden a los niveles responsabilidad asignados. Una asesoría al directorio a la rectoría con datos falseados, por el personal encargado de los financiamientos, pudieran significar pérdida económica, imagen y credibilidad para la universidad. Con la finalidad de prever actitudes en perjuicio de la entidad, la admiración debe evaluar las actitudes y racionalizaciones del personal, elaborando un plan de entrenamientos donde se desarrollen casos de estudio sobre fraudes que permitan lograr un aprendizaje sobre la prevención y detección de situaciones fraudulentas en los financiamientos y los cursos de acción correspondientes. Los cambios a que está sometida la universidad pudieran impactar significativamente el sistema de control interno, esta situación debe ser evaluada con la finalidad de identificar si los cambios son posibles para la gestión de los financiamientos y determinar cuales condiciones podrán cumplir los objetivos de liquidez y disponibilidad de recursos. Entre estas condiciones que se debe dar seguimiento se incluye las fluctuaciones de tasa y condiciones generales de los créditos, adquisición de tecnología y cambios en la cultura y filosofía y que pudieren afectar al control interno y del proceso de financiamiento. La aplicación del sistema d control introduce un componente que consiste en detallar las Actividades de Control para lograr la funcionalidad del control. La universidad debe seleccionar y desarrollar actividades de control que contribuyen en la mitigación de riesgos sobre logro de objetivos, a un nivel aceptable. La estructura de organizacional promueve e implementa actividades de control, dirigidas a mitigar los riesgos, para cada de límite discrecional asignado. Las actividades de control se diseñan de acuerdo a los niveles de riesgos determinados mediante el uso de matrices de control, talleres de entrenamiento, inventarios de controles actividades y mapas de riesgos, para tales fines se consideran factores específicos de la entidad, los cuales son evaluados por las entidades financieras para poder conceder los préstamos, cuyas condiciones pudieran cambiar el objetivo y alcance de la entidad por lo que se consideraría un procesos de negocio relevante. 137 La combinación de distintos tipos de control (preventivos y/o detectivos), por general son una combinación de actividades manuales o automatizadas, que abarcan el antes, durante y después de cada transacción o proceso, cada operación de financiación tendrá su propia estructura de control. Las tareas incompatibles son aquellas acciones o transacciones las cuales no pueden ser realizada por la misma persona al considerarse un riesgo sin control, lo que implica que debe establecerse una a segregación de funciones (registro, autorización y aprobación), esta condición de separación de funciones proporciona transparencia y una seguridad razonable sobre su autorización, uso e informe de gestión del mismo. La universidad debe seleccionar y desarrollar actividades generales de control sobre los financiamientos de proyectos tecnología (redes de datos, líneas de comunicación, telefonía, computadores, Servidores, Impresoras, Sistemas operativos, Servicios de correo, Web, Bases de datos, software y medidas de seguridad informática) para soportar el logro de los objetivos de recuperabilidad y rentabilidad de los recursos económicos es necesario mitigar la ocurrencia de errores de cálculo premeditados, presentación, modificación de datos no autorizados. Los procesos de negocio y los controles generales de tecnología, se orientan a mejorar la estructura de control debido a la vinculación los niveles de información y actividades de control de deben cumplir la gestión del financiamiento económico, para evitar la toma decisiones que puedan representar perdida de la transparencia ética, al establecer responsables y responsabilidades sobre el manejo de los préstamos. Auditoría interna desarrolla las actividades de control para la evaluación de del financiamiento por medio de certificar la condición de las obligaciones financieras mediante índices de desempeño los cuales permiten el aseguramiento de las políticas y procedimientos. Es responsabilidad de la rectoría implementar las medidas correctivas y preventivas para corregir las desviaciones y cuantificar la pérdida económica en los casos de ocurrencia. La administración universitaria debe implementar y desarrollar las actividades control que permitan cumplir con los pagos en las fechas establecidas evitar errores operacionales. Auditoría evaluara la gestión de desempeño de los supervisores para certificar el logro de los objetivos. Además, de mantener programas de capacitación y entrenamiento para mantener actualizado al personal, lo cual permitirá reevaluar las políticas y procedimientos, con la finalidad de permitir que los financiamientos contribuyan al mejoramiento de la calidad de todos los procesos la universidad, la transparencia y mitigación del fraude. La universidad para soportar el funcionamiento del Control Interno requiere de Informar y Comunicar información relevante, clara precisa y fiable que permita tomar decisiones sobre las operaciones y transacciones de los financiamientos. Las informaciones para la gestión 144 institución y aspectos legales relacionados. Así mismo, desde el punto de vista académico y relacionado con la actividad de auditoria “la investigación en la acción es un método de investigación cualitativa que se basa, fundamentalmente, en convertir en centro de atención lo que ocurre en la actividad docente cotidiana, con el fin de descubrir qué aspectos pueden ser mejorados o cambiados para conseguir una actuación más satisfactoria”. (Centro Virtual Cervantes, 2014)  Investigación Confirmatoria: Este tipo de investigación se clasifica en dos tipos Demostración Lógico-Matemática y Verificación Empírica, auditoría requiere comprobar que los procesos lógicos-máticos como cálculos de fechas, intereses, con herramientas automatizadas recrea el ambiente de producción a un ambiente paralélelo propio de auditoría con la explicación o supuestos, los resultados deben ser semejantes. También se pueden realizar confirmaciones de cálculos manualmente, confirmaciones de balances de cuentas con cliente y proveedores.  Investigación Evaluativa: Auditoría luego de la reflexión del resultado de la evaluación sobre la nivel de exposición a los riesgos detectados y el cumplimiento de los controles, y “como ya se ha enunciado, una de las características principales a destacar es que la Investigación Evaluativa se aplica en relación a la implementación de un Programa de acción cuya finalidad es lograr el cambio o la transformación de una situación diagnosticada como problema”,(De Lellis C., Da Silva M., Schittner J. & Duffy D., 2010) a fin que la gerencia elabore un plan acción de para la aplicación de las recomendaciones incluidas en el informe. El auditor interno como “investigador, que trabaja en un marco institucional, tiene a su disposición paquetes, conjuntos de temas, que su propia comunidad de referencia define como relevantes y válidos”. (Batthyány K., Cabrera M., 2011) La investigación científica como un conjunto de engranajes interdependientes e interrelacionados en un cuerpo único e indivisible, se manifiestan en el campo de la auditoría interna todos los tipos de investigaciones. Funcionamiento de Engranaje de los Tipos de Investigación Gráfico No. 20 Fuente: http://www.imagenessincopyright.com/2013/08/engranajes-de-color-gris.html 145 7.1.2 Diseño de la Investigación. El diseño de la investigación consiste en el plan o estrategia que se desarrolla para obtener la información que se quiere en una investigación. El diseño de la investigación está concebido de acuerdo a las normas de auditoría para que el producto final, El Reporte de Auditoría, pueda para aportar conocimiento prevé que “los trabajos que lleva a cabo auditoría interna son realizados en ambientes legales y culturales diversos, dentro de organizaciones que varían según sus propósitos, tamaño y estructura, y por personas de dentro o fuera de la organización”. (The IIA Global, IPPF, 2013 p.1). Sin embargo, “en cualquier tipo de investigación el diseño se debe ajustar ante posibles continencias o cambios en la situación” (Hernández R., Fernández C., Baptista P., 2006, p.159), es decir que “en el caso de que los auditores internos no puedan cumplir con ciertas partes de las Normas por impedimentos legales o de regulaciones, deberán cumplir con todas las demás partes y efectuar la correspondiente declaración”. (The IIA Global, 2013). La auditoría interna, aporta evidencias sobre los lineamientos de investigación, es decir que carecen de una hipótesis a demostrar. Así mismo, la auditoría interna se concibe el diseño de su investigación en función de los objetivos que persiga. Por tanto, “el diseño detalla las acciones concretas y minuciosas que suponen un carácter técnico metodológico riguroso no exento de creatividad unido a las características propias de la ciencia”. (Núñez M., 2008, p.38). El auditor deber ser un profesional que desarrolle la creatividad como investigador, que pueda diseñar a un modelo tomando en cuenta los objetivos y alcance del trabajo. Existen diferentes clasificaciones de diseños de acuerdo a la investigación experimental, la cual comprende la planificación en orden lógico de sus componentes tomando como base modelos numéricos como la estadística, el diseño experimental se relaciona con el diseño cuantitativo por los métodos de investigación numéricos que utilizan.. Sin embargo, “no puede decirse estrictamente sea reducible a las matemáticas”. (García J., 2008). Es decir que se utilizarían otros diseños y métodos como el descriptivo. La investigación cuantitativas es precedente de a los diseños cualitativos, los cuales están “estrechamente aliado con entrevistas, técnicas de diseño de encuestas y estudios de caso individuales, para reforzar y evaluar los resultados en una escala más amplia”. (Shuttleworth M., 2008), 146 no se requiere de una estructura formal. El diseño por objetivos de la investigación, implica que, “los objetivos orientan suficientemente al investigador en tal propósito, con las características de anticipación”. (Hurtado, J., 2010) El diseño de la investigación por objetivo es de características holísticas, es decir que un cambio en cualquier de los objetivos por su carácter integrador cambia la investigación. Tal como señala Pereira Z., “la utilización de los diseños de método mixto se constituyen, día a día, en una excelente alternativa para abordar temáticas de investigación en el campo educativo” (2011). Tal como se observa cada tipo de diseño se subdivide en otras partes que se relacionan entre sí. Tipos de Diseños de Investigación Gráfico No21 Fuente: Sierra R., (2007) 147 CUANTITATIVA CUALITATIVA Corresponde a los hechos. Hechos: sentimientos, valores, creencias, ideas. Objetiva. Subjetiva. Formula el problema y la hipótesis. No formula el problema y la hipótesis explícitamente. Deductiva. Inductiva. Relaciona las variables independiente y dependiente. Relaciona los individuos con las conductas. Observación sistemática. Observación no sistemática. Relaciona causa - efecto. Relaciona lo individual con lo general. Rigurosa. Menos rigurosa. Controla las variables extrañas. La información de la muestra es amplia y no estructurada. Es explicativa y predictiva. Es descriptiva, explicativa. Establece el diseño antes de los datos. Prescinde del diseño y lo estructura en el proceso. La muestra es numerosa. Emplea pocos casos. Emplea métodos estadísticos Utiliza datos no numéricos. Generalmente no emplea métodos estadísticos. Utiliza instrumentos previamente elaborados. Elabora los instrumentos en el proceso. Su validez corresponde a la contratación de la hipótesis, generalización y control. Es interpretativa. Crea conocimientos y desarrolla conceptos que operacionaliza. Crea conceptos nuevos. Experimental. Holística, holográfica. Visión particular de la realidad. Visión global de la realidad. Características de la Investigación Cuadro No15 Fuente: Sierra R., (2007), Relación del Objetivo y el Tipo de Investigación Gráfico No. 22 Fuente: Hurtado, J., (2005, p.10) Elaboración: Propia 148 7.2 Objetivos de la Investigación El Diccionario de Economía se refiere a objetivo como una “expresión cualitativa de un propósito en un periodo determinado” (Hernández G., 2006, p 246), lo cual se identifica con el concepto de la auditoría refiriéndose a un propósito que representa que se espera obtener como resultado de la investigación y se establece una posición en el futuro cuando se establece un período determinado refiriéndose al alcance del trabajo del auditor, por esto la necesidad de alcanzar el logro de los objetivos implica que las organizaciones, auditoría y el resto del personal alcancen las metas previstas es decir el éxito. Los objetivos de investigación se clasifican por su amplitud en objetivo general y objetivos específicos  Objetivo general: establece la referencia constante del trabajo y factibilidad de ejecución.  Objetivos específicos: representan logros intermedios que y conocimientos específicos que permitirán alcanzar el objetivo general. Para alcanzar los objetivos propuestos se deben realizar las siguientes actividades:  Explorar, el auditor interno explora con la ayuda de su programa de auditoría los documentos y evidencias necesarios.  Describir: luego de obtener la documentación y otros tipos de evidencias se explican cuales serán la pruebas a realizar.  Analizar: luego de obtener los resultados de las pruebas se obtiene un entendimiento para determinar la factible del trabajo.  Comparar: el auditor estable similitudes y diferencias entre los hallazgos y la norma establecida Los objetivos representan el criterio de evaluación debido a que contienen el logro de una actividad. Al establecer un objetivo el DEA debe tener en cuenta al elaborar los objetivos de auditoría, escribirse en la forma verbal del infinitivo, realizable y alcanzable y orientada a los objetivos institucionales. La presente investigación se realizará de acuerdo a la Norma de Auditoría Interna No.2210 que específica que deben establecerse objetivos para cada trabajo. Además, por la perspectiva holística de la investigación enfocada por objetivo, se identifica la base epistemológica de la auditoría interna. La metodología utilizada en los trabajos de auditoría es organizada y garantiza razonablemente la generación de conocimientos y opciones de recomendaciones. 149 7.3 Fases del Proceso de Investigación El proceso de la planificación de la investigación de auditoría conforman un ciclo metodológico los cuales fueron desarrollados anteriormente y se plantean a continuación de manera enunciativa como:  Planificación Se establece el objetivo y alcance del trabajo de auditoría, el tiempo estimado por etapas para su realización. Además, de la fecha propuesta de realización: Selección del personal y asignación de tareas. Realización levantamiento operacional Elaboración del programa de instrucciones Verificación y aprobación del programa. Entrevista de entrada y salida con el auditado  Trabajo de Campo Entrevista de entrada Aplicación del programa de Auditoría Elaboración de las observaciones Documentación de las observaciones Comunicación de los hallazgos Preparación Borrador de Reporte Entrevista de salida Evaluación Entrevista de salida Elaboración de Borrador Reporte Final Redacción Reporte final  Elaboración de los papeles de trabajo Organización sistemática de los documentos producidos y/o recolectados durante la investigación  Seguimiento Confirmación de la implementación los acuerdos de corrección o mejoras. 150 Visión Holística del Proceso de Auditoría Interna Gráfica No.23 Fuente: Propia Elaboración: Propia 151 7.4 Definición de las Variables Los trabajos de auditoría como investigación cualitativa, las variables no se definen o se miden, las mismas están sujetas a la intuición y a reglas, de las cuales se definen las siguientes: La variable independiente o explicativa, el proceso de auditoría interna utiliza pruebas durante la investigación para determinar los niveles de cumplimiento sobre la variable dependiente. La variable dependiente, es el fenómeno que desea conocer, como el comportamiento o la modificación operada que se está estudiando, para el caso de la investigación si los controles internos funcionan de acuerdo para lo cuales fueron diseñados y la norma vigente. La variable interviniente o externa, es la materialización del origen del tema estudiado y sus efectos se identifica con la unidad de auditoría interna y permite mantener la validez interna y externa de la investigación. 7.5 Población y Determinación de las Muestras El total de las universidades en la República Dominica lo conforman 31 instituciones, las cuales emiten títulos profesionales en los diferentes grados académicos, grado, maestrías y doctorados, avalados por el Ministerio de Educación Ciencia y Tecnología. Con la Finalidad de determinar el tamaño de la muestra para evaluar el nivel de cumplimiento de los controles internos se seleccionará la técnica del Muestreo Aleatorio Simple, el cual se emplea en auditoría para obtener una evidencia para la formulación de conclusiones sobre la población de referencia, por ser aleatorio cada elemento tiene igualdad de oportunidades de ser seleccionado. Además, es conveniente que exista una lista de los miembros del total de universo, en los casos que no se disponga de una lista completa de los miembros se debería utilizar otras técnicas de muestreo. De acuerdo al Consejo para la Práctica 2320-3 menciona que dentro de las técnicas de auditoría se pueden utilizar las técnicas de muestreo. El muestreo en auditoría podría ser Estadístico o No Estadístico, cuyos resultados que aporten evidencia deberán ser:  Suficiente, se refiere a que la información se base en hechos y convincente.  Fiable, la información obtenida se realice con el uso de técnicas que representen exactitud o precisión. 152  Relevante, implica que los datos sean soporte de los objetivos y conclusiones de auditoría.  Útil, los resultados permitan la institución asegurar cumplir con los objetivos planificados. Estos atributos de la información estadística le permitirán a auditoría basar sus conclusiones y resultados del trabajo.  El Muestreo Estadístico consiste en la utilización de técnicas aleatorias y sistemáticas que permitan al auditor obtener una certeza razonable soportada en la probabilidad matemática. El auditor deberá evaluar si la población seleccionada tiene características comunes entre sus miembros para disminuir los riesgos de errores.  El Muestreo No Estadístico, es el enfoque empleado por el auditor basado en su experiencia, conocimiento y juicio, quien debe tener en cuenta la naturaleza de la organización, los riesgos inherentes y el impacto de sus resultados. El Muestreo No Estadístico también se utiliza cuando se quiere confirmar una condición de o atributo de la muestre antes que resultados aritméticos. La presente investigación se realizó utilizando una técnica de Muestreo No Estadístico tomando en consideración el objetivo principal de evaluar los niveles de cumplimiento del control interno de cada elemento de la muestra. Sin embargo se realizó para determinar la muestra de la población de universidades de la República Dominicana y determinar si es apropiada y completa para los objetivos específicos. 153 Como se puede observar la muestra que resultó no alcanzo la unidad, por lo cual se decidió recurrir a la técnica del muestreo no estadístico. Así mismo, “la muestra en el proceso cualitativo, es un grupo de personas, eventos, sucesos, comunidades, etcétera, sobre el cual se habrán de recolectar los datos, sin que necesariamente sea representativo del universo o población que se estudia” (Hernández R., Fernández C., Baptista P., 2006, p.562). Se eligieron cinco universidades que representan el 16% del total de 31. Tomando en cuenta el enfoque holístico, la aplicación implica un diseño mixto, Hernández, Fernández y Baptista señalan que los diseños mixtos: “… representan el más alto grado de integración o combinación entre los enfoques cualitativo y cuantitativo. Ambos se entremezclan o combinan en todo el proceso de investigación, o al menos, en la mayoría de sus etapas…, agrega complejidad al diseño de estudio; pero contempla todas las ventajas de cada uno de los enfoques”. (2003 p. 21)”. 7.6 Instrumentos Utilizados El trabajo de auditoría es una investigación de características científicas al estar sustentadas e informaciones verificables que responde a los objetivos y alcance planificados. La auditoría interna como instrumento de recolección de datos utiliza el programa de auditoria que es una guía de instrucciones no limitativas con los criterios que se requieren, para su aplicación se combinan diferentes técnicas propias de las iniciativitas cualitativas. Además, la auditoría se apoya en la búsqueda de información electrónica en los entornos virtuales logrando lectura, interpretación y apropiación de información relacionada con el tema objeto de diferentes fuentes documentales en formato digital, es decir que las fuentes de documentación o fuentes de información se refieren a “distintas formas o maneras de obtener la información”. (Arias, F., 2006, p.61) o medios de los cuales se obtiene la información para responder a los objetivos propuestos en la investigación. Las fuentes de documentación o información pudieran clasificarse de acuerdo a su origen en: 7.6.1 Fuentes primarias. Es la localización de la información producto de las acciones propias del auditor como, observación, y experimentación. La observación es el detenimiento por parte del auditor para el análisis de un determinado comportamiento o conducta. Las TIC’s le permite a auditor a repetir tantas veces como fuere necesario un fenómeno, tal es 256  Estudiante se presenta en registro en la ventanilla de Calificaciones y solicita modificar su calificación.  Auxiliar de Calificaciones revisa que la solicitud esté en tiempo hábil (el plazo otorgado es hasta 21 días a partir de publicación de la calificación) y si tiene los puntos requeridos (asignaturas de 1 mes puntaje >=49. Asignaturas de 2 meses puntaje >= 54) y le entrega formulario.  Estudiante completa formulario y lo entrega al Auxiliar de Calificaciones.  Auxiliar de Calificaciones firma y sella el formulario le informa al estudiante que debe pagar el costo de este servicio en la Caja.  Estudiante paga en Caja y retorna a la ventanilla de Calificaciones de Registro y le entrega formulario al Auxiliar.  Auxiliar de Calificaciones toma formulario, devuelve el original al estudiante informándole que debe entregarle este original al profesor, y entrega copia sellada por Caja al Oficial de Calificaciones.  Profesor y estudiante se reúnen y acuerdan fecha para presentar examen o trabajo faltante.  Profesor evalúa y corrige evaluación. Lleva resultados al área de Calificaciones de Registro.  Oficial de Calificaciones imprime un reporte de calificaciones conteniendo solo los datos del estudiante al cual se le modificará la calificación, y llama al profesor para que pase a corregir calificación.  Profesor se presenta en la ventanilla de Calificaciones de Registro y anota de manera manual en el reporte suministrado por el auxiliar la calificación modificada y firma el reporte.  Auxiliar de Calificaciones imprime copia de este reporte y se lo entrega al profesor. El reporte original y el formulario aprobado es entregado al Oficial de Calificaciones.  Oficial de Calificaciones va donde Director de Registro le presenta caso con la documentación soporte para que este último modifique calificación en el sistema.  Oficial de calificaciones toma toda la documentación y se la pasa al Auxiliar de Calificaciones (Digitalizador) para escanear y archivarlo en sistema.  El Auxiliar de Calificaciones (Digitalizador) escanea los documentos, los archiva en el sistema y devuelve documentación físicos al Oficial de Calificaciones. 257  Oficial de Calificaciones busca el reporte de calificaciones que contiene el error y le incluye la rectificativa con los documentos soportes (formulario, reporte de nota y los soportes de la corrección). Área de Archivo: Personal del Departamento: Puesto Nombre Encargado Archivo: Oficial Archivo: Auxiliar Archivo: Archivar y organizar en los expedientes de los estudiantes la documentación relativa a los procesos de cada estudiante. Archivar en sistema (escanear y subir al sistema) informaciones de datos personales de cada estudiante y de los formularios de finalización de grado. Archivar por área predeterminadas los expedientes de los estudiantes a) Estudiantes activos b) Estudiantes inactivos c) Estudiante en proceso de Graduación e) Estudiantes egresados. Revisar documentaciones de datos personales de estudiantes (que no contengan tachaduras – legalización, etc.). 258 Anexo N° 8 Programa de Auditoría Logo UNIVERSIDAD PROGRAMA DE AUDITORÍA TÍTULO: DIRECCION DE REGISTRO. FECHA: RIESGOS: Errores en documentación, Fraude Servicio al cliente deficiente, Retrabajo Obsolescencia del sistema, Pérdida de Credibilidad DESCRIPCIÓN N/A N/Efectuado Hecho P/T B.1. OBJETIVO: Evaluar los procesos de registro y el grado para el cumplimiento de las disposiciones vigentes de la institución. (Revisión de grado, calificación, convalidación, certificación). PROCEDIMIENTOS: B.1.1. Verificar que los expedientes de los estudiantes tengan la documentación exigida por la Ministerio de Educación Superior Ciencia y Tecnología (MESCYT) x PASOS: Elaborar una cédula con las siguientes documentaciones exigidas. X  Seleccionar durante la auditoría expedientes por número de matrícula y verificar que:  Presentan algún tipo de inconveniente, como error en (nombres o apellidos, tachadura en las actas de nacimiento, entre otros).  Fotos 2x2, acta de nacimiento legalizada, copia de la cédula de identidad, record de nota, certificado médico. X  Verificar que los expedientes estén archivados en las áreas que les corresponda. X  Comparar las informaciones del sistema con los expedientes. X B.1.2. Verificar que los expedientes de graduación tengan toda la documentación necesaria para graduarse. X 259 PASOS: Elaborar una cédula con las siguientes informaciones:  Número de matrícula (pertenezca al estudiante).  Pago de derechos académicos.  Tener carta de finalización de pensum,  Haber realizado trabajo de grado  Calificación de trabajo de grado aprobada y reportada.  Hojas de selección por cuatrimestre.  Documentación correcta de su admisión. X B.1.3. Observar si la Dirección de Registro socializa el Manual de Procedimientos con la actividad diaria. X B.1.4. Observar si el Manual de Procedimiento cumple con las normas requeridas del Ministerio de Educación Superior Ciencia y Tecnología (MESCYT). X B.1.5. Observar si las firmas son autorizadas en el proceso de convalidación. X B.1.6. Observar quienes tienen acceso en el sistema para modificar calificaciones a estudiantes que solicitan revisión de las mismas.  Relacionar las personas que tienen acceso a modificaciones. X B.1.7. Observar si existe constancia que el Director de Carrera aprueba las modificaciones de notas. X B.1.8. Observar si el Manual de Procedimientos de la Dirección de Registros está aprobado por el Consejo Ejecutivo. X B.1.9. Observar si los empleados de registro tienen acceso a todos los módulos que presenta el sistema de estudiante.  Verificar accesos de acuerdo a posición. X B.1.10. Verificar que los empleados de la Dirección de Registro no sean estudiante de la institución. X B.2. OBJETIVO: Evaluar el nivel de seguridad que existe para prevenir pérdidas de expediente de las áreas de archivo y procesos académicos. X PROCEDIMIENTOS: B.2.1. Observar si las puertas tienen cerradura eléctrica en las áreas de archivo y proceso académico. X B.2.2. Observar que el libro de firma de los graduandos está en un lugar seguro, y verificar quien lo resguarda. X B.2.3. Verificar si existen extintores automáticos en el área de los archivos y si los mimos tienen la carga vigente. X B.2.4. Verificar si los extintores existentes tienen la carga vigente.  Revisar etiqueta de calidad y señalizados. X B.2.5. Observar si la iluminación del Departamento de Archivo y Proceso es la adecuada para las áreas. X 260 B.2.6. Observar si los libros de calificaciones se encuentran en un archivo de seguridad y si las calificaciones están protegidas. X B.2.7. Observar que los expedientes se encuentren en archivos seguros. X B.2.8. Observar si la seguridad de la puerta de registro es la adecuada. X B.2.9. Observar si todo el personal del departamento tiene acceso a los archivos. X B.2.10. Observar si todas las cerraduras del departamento de registro se encuentran en buen estado. X 261 Anexo N° 9 Registros de Hallazgos LOGO UNIVERSIDAD OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA Título de Auditoría Departamento de Registro No. Auditoría Fecha Inicio Auditoría No. Observación B.1.1. O.1 Fecha Observación Auditor Responsable Comentario Auditoría observó que el archivo de expedientes físicos y los datos que proporciona el sistema de estudiantes están desactualizados. En los casos detallados a continuación el sistema de información los marca como activo, sin embargo su documentación demuestra que están inactivos: a) Juan Pérez matrícula 199615337 quien de acuerdo al sistema el último cuatrimestre cursado fue Enero-Abril 1998. b) Juan Martínez matrícula 2001-31281, y su último cuatrimestre cursado fue en Enero-Abril 1997 c) Teresa Luis matrícula 200945789, su último cuatrimestre cursado fue Mayo-Agosto 2010. d) Tito Servio Lucas matrícula 2000-28951 y su último cuatrimestre cursado fue Enero-Abril 2011. Consecuencia Esta situación provoca disminución el espacio físico para archivar expedientes, retrabajo en la búsqueda de expedientes; así como inconsistencia al momento de tomar decisiones sobre el número d e estudiantes activos o inactivos de la institución. Mejora Auditoría recomienda que se realice un plan de actualización de expedientes que identifique los estudiantes activos e inactivos para su archivo en el área correspondiente. Compromiso Gerencial Implantación FEC. INICIO__/__/__ FEC. FIN __/__/__CONCLUIDO Responsable ___________________________ ___________________________ Gerencia de Auditoría Gerencia Auditada 262 LOGO UNIVERSIDAD OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA Título de Auditoría Departamento de Registro No. Auditoría Fecha Inicio Auditoría No. Observación B.1.1. O.2 Fecha Observación Auditor Responsable Comentario Auditoría observó en expedientes de estudiantes activos los cuales no tenían las hojas de selección actualizadas de acuerdo al procedimiento del área de Registro. Consecuencia Esta situación provoca retrabajo al momento de revisar los expedientes. Mejora Auditoría recomienda que las hojas de selección de los estudiantes se actualicen en los expedientes de estudiantes. Compromiso Gerencial Implantación FEC. INICIO__/__/__ FEC. FIN __/__/__ CONCLUIDO Responsable ___________________________ ___________________________ Gerencia De Auditoría Gerencia Auditada 263 LOGO UNIVERSIDAD OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA Título de Auditoría Departamento de Registro No. Auditoría Fecha Inicio Auditoría No. Observación B.1.1. O.3 Fecha Observación Auditor Responsable Comentario Auditoría observó que el reporte de estudiantes inactivos solo se genera en el sistema hasta los estudiantes matrícula 2006, lo que implica que a la fecha de la auditoría se desconozca el estatus de estudiantes activos o inactivos. Consecuencia Orientación inadecuada a los estudiantes Planificación de ofertas irreales Mejora Auditoría recomienda corregir esta anomalía y generar los reportes pertinentes para toma de decisiones. Compromiso Gerencial Implantación FEC. INICIO__/__/__ FEC. FIN __/__/__CONCLUIDO Responsable ___________________________ ___________________________ Gerencia De Auditoría Gerencia Auditada 264 LOGO UNIVERSIDAD OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA Título de Auditoría Departamento de Registro No. Auditoría Fecha Inicio Auditoría No. Observación B.1.3.O.1 Fecha Observación Auditor Responsable Comentario Auditoría realizó una encuesta al personal. El 58% del mismo expresó desconocer el manual de procedimientos. Consecuencia El no tener disponible el manual de procedimientos actualizado al alcance del personal crea las siguientes condiciones:  Incorrección en la actualización de los expedientes.  Errores por omisión.  Improvisaciones por falta de conocimiento. Mejora En vista de la importancia de este departamento se recomienda socializar el manual de procedimiento para eficientizar los procesos del área. Compromiso Gerencial Implantación FEC. INICIO__/__/__ FEC. FIN __/__/__ CONCLUIDO Responsable ___________________________ ___________________________ Gerencia De Auditoría Gerencia Auditada 265 LOGO UNIVERSIDAD OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA Título de Auditoría Departamento de Registro No. Auditoría Fecha Inicio Auditoría No. Observación B.1.8.O.1 Fecha Observación Auditor Responsable Comentario Auditoría observó que el manual de procedimientos está en proceso de actualización. De acuerdo a la Dirección de Registro el mismo estará listo para Diciembre 2013. Consecuencia - Improvisaciones por falta de conocimiento. - Falta para establecer responsabilidad en caso de ser necesario. Mejora En vista de la importancia de este departamento se recomienda concluir el manual de procedimiento acorde a los cambios en los sistemas automatizados y requisitos establecidos por la MESCYT. Compromiso Gerencial Implantación FEC. INICIO__/__/__ FEC. FIN __/__/__ CONCLUIDO Responsable ___________________________ ___________________________ Gerencia De Auditoría Gerencia Auditada 272 Auxiliar debe paralizar sus funciones para imprimir fotocopia del formulario; así como reproceso en el caso del estudiante debido a la impresión borrosa el estudiante puede cometer errores al completar la información del formulario fotocopiado.  Se recomienda mantener actualizada las informaciones relativas a cantidad existente de inventarios de papelería para de esta manera solicitarlos oportunamente antes de agotarse la existencia en el área. Enrique Cambier M., Director de Auditoría Interna 273 Anexo N°11 Objetivos Encuesta de Evaluación Control Interno El objetivo del presente trabajo consiste en desarrollar, una investigación para determinar la evaluación del cumplimiento del control interno de un departamento de Registro de una Entidad de Estudios Superiores basado en técnicas de Auditoría Interna Para el logro de este objetivo, se plantean los siguientes objetivos específicos: 1. Determinar que la Gerencia Departamental se manejan en un ambiente ético, es ejemplos de los subordinados, y concientiza y se involucra con su personal. 2. Observar que la Gerencia Departamental práctica la filosofía Institucional e involucra su personal para el desarrollo de los valores éticos y profesionalismo esperado. 3. Verificar Los sistemas de información garantizar el flujo de información hacia abajo y Comprobar la correlación de los objetivos Departamentales con los riesgos evaluados 4. Verificar que las políticas y procedimientos, garantizan el logro de los objetivos Departamentales. 5. Verificar que la Gerencia Departamental realiza actividades de supervisión que permita hacer correcciones de desviaciones oportunamente antes de la evaluación final. 6. Verificar que la Gerencia Departamental realiza acciones de corrección o mejoras, de los resultados de las evaluaciones internas o externas. 274 Anexo N° 12 Modelo de Encuesta Evaluación Control Interno CUESTIONARIO DE PERCEPCIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO DE UN DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE UNA ENTIDAD DE ESTUDIOS SUPERIORES BASADO EN TÉCNICAS DE AUDITORÍA INTERNA A. P ERFIL DEL ENTREVISTADO 1) Edad_____ Años 2) Sexo: F □ M □ 3)P OSICIÓN : Vicerrector □ Director O Encargado □ AUDITOR □ Empleado Del Dpto.□ 4. TIEMPO EN LA POSICIÓN: MENOS DE 1 AÑO □ 1 A 5 Años □ DE 5 A 15AÑOS □ MAS DE 15 AÑOS.□ A continuación se presentan un conjunto de proposiciones, seleccione un valor en la escala del 1 al 5 para expresar su grado de acuerdo: 5 Totalmente de acuerdo 4 De acuerdo 3 Ni de acuerdo ni en desacuerdo 2 Desacuerdo 1 Totalmente en desacuerdo B. A MBIENTE DE C ONTROL 1. La Gerencia Departamental demuestra un compromiso con hacer lo correcto y actúa con responsabilidad. 1 2 3 4 5 2. La Gerencia Departamental de Registro desarrolla sus funciones de supervisión tomando en cuenta el desarrollo aplicación y seguimiento del control interno. 1 2 3 4 5 3. La Gerencia Departamental realiza actividades para mantener actualizado al personal sobre los controles internos de la unidad. 1 2 3 4 5 4. La Gerencia Departamental de Registro, con la finalidad de cumplir sus objetivos generales, busca, acepta y retiene personal competente. 1 2 3 4 5 5. La Gerencia Departamental de Registro, con la finalidad de cumplir sus objetivos generales, asi gna al personal sus responsabilidades de acuerdo a sus funciones relacionadas al control interno. 1 2 3 4 5 6. El Personal del Departamento de Registro fomenta realización de sus deberes de manera correcta y responsable. 1 2 3 4 5 C. V ALORACIÓN DEL R IESGO 1. La Gerencia Departamental de Registro, establece sus objetivos conforme a la definición y valoración de sus riesgos. 1 2 3 4 5 275 2. La Gerencia Departamental de Registro para disminuir el impacto negativo del riesgo reconoce, analiza y acepta los mismos, para elaborar las acciones que permitan determinar cómo deben ser administrados. 1 2 3 4 5 3. La Gerencia Departamental de Registro en la valoración del riesgo toma en cuenta el potencial por el fraude para el logro de los objetivos, 1 2 3 4 5 4. La Gerencia Departamental de Registro establece y reconoce, los cambios materiales, los cuales podrían impactar al sistema de control interno. 1 2 3 4 5 D. A CTIVIDADES DE CONTROL 1. La Gerencia Departamental de Registro selecciona y desarrolla medidas de seguridad y confidencialidad de la información, lo cual permitan establecer niveles de gestión de riesgos, que permitan el logro de los objetivos. 1 2 3 4 5 2. La Gerencia Departamental de Registro establece que los datos contenidos en el sistema automatizado de información sea exacto y veraz a las informaciones presentadas por los expedientes físicos de los estudiantes y de sus calificaciones, lo cual respalda el logro de los objetivos. 1 2 3 4 5 3. La Gerencia Departamental de Registro actualiza los Manuales de Políticas y Procedimientos, comparte con el personal, y supervisa el cumplimiento de lo establecido, para el logro de los objetivos. 1 2 3 4 5 4. La Gerencia Departamental de Registro otorga becas de estudios a su personal en otras universidades lo cual permite disminuir el riesgo de fraude, para el logro de los objetivos. 1 2 3 4 5 E. I NFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 1. La Gerencia Departamental de Registro determina e informa a las instancias de lugar la cantidad de estudiantes y maestrías seleccionadas por período académico, lo cual permite asignar aulas, profesores, recursos didácticos para contribuir al funcionamiento del sistema de control interno. 1 2 3 4 5 2. La Gerencia Departamental, de Registro le informa a su personal las metas y responsabilidad para el cumplimiento y funcionamiento adecuado del control interno y su impacto en otros departamentos de la 1 2 3 4 5 276 institución. 3. La Gerencia Departamental de Registro se relaciona con los otros departamentos, de admisiones, caja, trabajo de grado, con relación a aspectos comunes que afectan el funcionamiento de los otros componentes del control interno. 1 2 3 4 5 F. MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES 1. La Gerencia Departamental de Registro realiza evaluaciones internas continuas sobre el cumplimiento del control interno evaluaciones continuas para comprobar si los componentes del control interno están presentes y están funcionando. 1 2 3 4 5 2. La Gerencia Departamental de Registro le informa a la alta gerencia y al resto del personal responsable, con las finalidad de lograr acciones correctivas los sobre los resultados de la evaluaciones internas oportunamente. 1 2 3 4 5 G. O PINIÓN GENERAL SOBRE E L C ONTROL I NTERNO 1. Existe una segregación de funciones que asegure que un individuo realice funciones incompatibles, a fin de mitigar los riesgos de fraude. 1 2 3 4 5 2. El personal se involucra y se compromete con los objetivos institucionales lo cual permite un autocontrol de los procesos. 1 2 3 4 5 3. El gerente del departamento demuestra su compromiso con el cumplimiento del control interno y lo comunica al resto de los empleados. 1 2 3 4 5 4. El Control Interno dentro del proceso general de registro evita el reproceso y tardanzas en el logro de las tareas planteadas. 1 2 3 4 5 5. El Control Interno asegura de manera razonable el logro de los objetivos departamentales. 1 2 3 4 5 6. El personal cumple las tareas asignadas y los procesos logran los objetivos, en el tiempo estimado y de manera confiable. 1 2 3 4 5 7. Las acciones del personal y desarrollo de los procesos están debidamente documentados, lo cual permite la identificación de los criterios y demás acciones, los cuales pueden ser evaluados. 1 2 3 4 5 277 Anexo N° 13 Instrumento de Validación de la Encuesta Evaluación Control Interno VALIDACIÓN DEL CUESTIONARIO DE CUESTIONARIO DE PERCEPCIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO DE UN DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE UNA ENTIDAD DE ESTUDIOS SUPERIORES BASADO EN TÉCNICAS DE AUDITORÍA INTERNA B. AMBIENTE DE CONTROL Ítems Congruencia Claridad Tendenciosidad Observación 1. La Gerencia Departamental demuestra un compromiso con hacer lo correcto y actúa con responsabilidad. Si No Si No Si No 2. La Gerencia Departamental de Registro desarrolla sus funciones de supervisión tomando en cuenta el desarrollo aplicación y seguimiento del control interno. Si No Si No Si No 3. La Gerencia Departamental realiza actividades para mantener actualizado al personal sobre los controles internos de la unidad. Si No Si No Si No 4. La Gerencia Departamental de Registro, con la finalidad de cumplir sus objetivos generales, busca, acepta y retiene personal competente. Si No Si No Si No 5. La Gerencia Departamental de Registro, con la finalidad de cumplir sus objetivos generales, asigna al personal sus responsabilidades de acuerdo a sus funciones del control interno. Si No Si No Si No 6. El Personal del Departamento de Registro fomenta realización de sus deberes de manera correcta y Si No Si No Si No 278 responsable. C. Valoración de Riesgos Ítems Congruencia Claridad Tendenciosidad Observación 1. La Gerencia Departamental de Registro, establece sus objetivos conforme a la definición y valoración de sus riesgos. Si No Si No Si No 2. La Gerencia Departamental de Registro, para disminuir el impacto negativo del riesgo reconoce, analiza y acepta los mismos, para elaborar las acciones que permitan determinar cómo deben ser administrados. Si No Si No Si No 3. la Gerencia Departamental de Registro en la valoración del riesgo toma en cuenta el potencial por el fraude para el logro de los objetivos, Si No Si No Si No 4. La Gerencia Departamental de Registro, establece y reconoce, los cambios materiales, los cuales podrían impactar al sistema de control interno. Si No Si No Si No D. Actividades de Control Ítems Congruencia Claridad Tendenciosidad Observación 5. La Gerencia Departamental de Registro selecciona y desarrolla medidas de seguridad y confidencialidad de la información, lo cual permitan establecer niveles de gestión de riesgos, que permitan el logro de los objetivos. Si No Si No Si No 6. La Gerencia Departamental de Si No Si No Si No 279 Registro establece que los datos contenidos en el sistema automatizado de información sea exacto y veraz a las informaciones presentadas por los expedientes físicos de los estudiantes y de sus calificaciones, lo cual respalda el logro de los objetivos. 7. La Gerencia Departamental de Registro actualiza los Manuales de Políticas y Procedimientos, comparte con el personal, y supervisa el cumplimiento de lo establecido, para el logro de los objetivos. Si No Si No Si No 8. La Gerencia Departamental de Registro otorga becas de estudios a su personal en otras universidades lo cual permite disminuir el riesgo de fraude, para el logro de los objetivos. Si No Si No Si No E. Comunicación e información Ítems Congruencia Claridad Tendenciosidad Observación 1. La Gerencia Departamental de Registro determina e informa a las instancias de lugar la cantidad de estudiantes y matrerías seleccionadas por período académico, lo cual permite asignar aulas, profesores, recursos didácticos para contribuir al funcionamiento del sistema de control interno. Si No Si No Si No 2. La Gerencia Departamental, de Registro le informa a su personal las Si No Si No Si No 280 metas y responsabilidad para el cumplimiento y funcionamiento adecuado del control interno y su impacto en o0tros departamento de la institución. 3. La Gerencia Departamental, de Registro se relaciona con los otros departamentos, de admisiones, caja, trabajo de grado, con relación a aspectos comunes que afectan el funcionamiento de los otros componentes del control interno. Si No Si No Si No G. Monitoreo de las Actividades Ítems Congruencia Claridad Tendenciosidad Observación 4. La Gerencia Departamental de Registro, realiza evaluaciones internas continuas sobre el cumplimiento del control interno evaluaciones continuas para comprobar si los componentes del control interno están presentes y están funcionando. Si No Si No Si No 5. La Gerencia Departamental de Registro, le informa a la alta gerencia y al resto del personal responsable, con las finalidad de lograr acciones correctivas los sobre los resultados de la evaluaciones internas oportunamente. Si No Si No Si No H. O PINIÓN GENERAL DEL C ONTROL I NTERNO Ítems Congruencia Claridad Tendenciosidad Observación 1. Existe una segregación de funciones que asegure que un individuo no realice funciones Si No Si No Si No 281 incompatibles, a fin de mitigar los riesgos de fraude. 2. El personal se involucra y se compromete con los objetivos institucionales lo cual permite un autocontrol de los procesos. Si No Si No Si No 3. El gerente del departamento demuestra su compromiso con el cumplimiento del control interno y lo comunica al resto de los empleados. Si No Si No Si No 4. El Control Interno dentro del proceso general de registro evita el reproceso y tardanzas en el logro de las tareas planteadas. Si No Si No Si No 5. El Control Interno asegura de manera razonable el logro de los objetivos. Si No Si No Si No 6. El personal cumple las tareas asignadas y los procesos logran los objetivos, en el tiempo estimado y de manera confiable. Si No Si No Si No 7. Las acciones del personal y desarrollo de los procesos están debidamente documentados, lo cual permite la identificación de los criterios y demás acciones, los cuales pueden ser evaluados. Si No Si No Si No 288 Anexo N°16 Base de Datos Resultados Encuestas (nominal) Monitoreo de Actividades Opinión General Control Interno No. Repuesta 1 2 1 2 3 4 5 6 7 Ni A/Ni D Ni A/Ni D Ni A/Ni D A A Ni A/Ni D A Ni A/Ni D D T A T A T A T A T A T A T A T A T A T A A A T A T A A T A T A T A A A A T A T A A A T A A A T A T A T A T A T A T A T A A Ni A/Ni D A T A T A A Ni A/Ni D A T A T A Ni A/Ni D D T A T A Ni A/Ni D Ni A/Ni D Ni A/Ni D T A A Ni A/Ni D D T A T A Ni A/Ni D Ni A/Ni D A A T A Ni A/Ni D A A Ni A/Ni D A A Ni A/Ni D T A Ni A/Ni D A Ni A/Ni D T A T A A A A A A Ni A/Ni D A T A A T A T A T A A T A D D D Ni A/Ni D A A T A A D T A A Ni A/Ni D T A T A A A A A A A A A A T A T A T A T A D A D A T A T A A T A T A T A T A T A T A T A A T A T A A T A A T A T A T A T A T A T A T A A A A A A T A T A A A T A T A T A T A T A T A T A T A T A D D D A A Ni A/Ni D Ni A/Ni D A A T D A T A T A T A A A T A Ni A/Ni D Ni A/Ni D T A Ni A/Ni D T A T A Ni A/Ni D A Ni A/Ni D A T A T A A T A T A A T A T A T A A A T A T A T A A T A A T A A A A A A A A A A T A T A T A T A T A Ni A/Ni D T A T A T A Ni A/Ni D Ni A/Ni D Ni A/Ni D T A A A T A Ni A/Ni D T D A T A A T A T A A A T A T A A Ni A/Ni D A T A A T A A T A A A A Ni A/Ni D T A T A A A A T A A A T A A T A A A T A A A T A T A T A T A A A T A Ni A/Ni D A T A D A A Ni A/Ni D A Ni A/Ni D T A D A T A T A T A A T A T A T A Base de Datos Resultados Encuestas (nominal) Fuente: Propia Elaboración: IBM SPSS