Transformación digital del Centro de Documentación y Estudios del Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico

TRANSFORMACIÓN DIGITAL DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN Y ESTUDIOS DEL INSTITUTO ANDALUZ DE PATRIMONIO HISTÓRICO YULIETH LILIANA PINTO ROMERO ARCHIVISTA EDWARD ALFARO SÁNCHEZ MOSQUERA ARCHIVISTA TUTORIZACIÓN: MARÍA LUISA LOZA AZUAGA AINHOA MARURI ARANA JUAN ANDRÉS RODRÍGUEZ LORA Máster en Arquitectura y Patrimonio Histórico – marph24 Universidad de Sevilla Curso 2023-2024 – NOVIEMBRE 2024 · 1 · TFM marph24 YULIETH LILIANA PINTO ROMERO ARCHIVISTA EDWARD ALFARO SÁNCHEZ MOSQUERA ARCHIVISTA TUTORIZACIÓN: MARÍA LUISA LOZA AZUAGA AINHOA MARURI ARANA JUAN ANDRÉS RODRÍGUEZ LORA UNIVERSIDAD DE SEVILLA ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE ARQUITECTURA DE SEVILLA MÁSTER EN ARQUITECTURA Y PATRIMONIO HISTÓRICO INTERVENCIÓN SEVILLA CURSO 2023-2024 · 2 · RESUMEN Este trabajo de intervención busca identificar el nivel de madurez del Centro de Documentación y Estudios del Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico (IAPH) en relación con la gestión de la información, considerando aspectos como el personal y sus capacidades, la organización como elemento sinérgico del mismo, la calidad y el ciclo de vida de la información, y, por último, los sistemas y procesos de negocio que respaldan la gestión. Con el objetivo de evaluar el nivel de madurez en la gestión de la información del Centro de Documentación y Estudios del IAPH, se implementó la metodología denominada IM3 (Medición de la Madurez en la Gestión de la Información) por sus siglas en inglés "Information Management Maturity Measurement". Una vez conocido el resultado arrojado por la evaluación IM3, se registraron los hallazgos identificados en las diversas áreas críticas para la gestión de la información dentro del Centro de Documentación y Estudios. A partir de lo observado, se propuso implementar un conjunto de acciones estratégicas diseñadas para evaluar, planificar y ejecutar un proceso de transformación digital que no solo satisfaga las necesidades actuales del centro, sino que también potencie su capacidad para gestionar y preservar información patrimonial en el futuro. Adicionalmente, se definieron los servicios y procesos técnicos requeridos por el Centro de Documentación y Estudios, y se identificaron, en una matriz, los posibles riesgos asociados. Con base en lo mencionado, se determinaron las acciones a seguir para la implementación de la transformación digital en el Centro de Documentación y Estudios del IAPH mediante un enfoque estratégico y coordinado, que integra de manera efectiva todos los sistemas de gestión existentes y los ODS de la Agenda 2030, así como también, se propuso la evaluación, posterior a la implementación, del cumplimiento de requisitos como un paso crucial en cualquier proceso de transformación digital, particularmente en instituciones como el Centro de Documentación y Estudios del IAPH. Se establece que todo lo anterior deberá ser objeto de medición con indicadores e identificación y ejecución de acciones correctivas y de mejora para afrontar el surgimiento de nuevos requisitos de acuerdo con el avance de la tecnología. · 3 · Finalmente, la intervención arrojó un conjunto de conclusiones propuestas y algunas recomendaciones en el marco de las observaciones identificadas en la evaluación IM3 a fin de mejorar aspectos específicos relacionados con la gestión de la información, ya que esta es parte indispensable para llevar a buen término el proceso de transformación digital del Centro. PALABRAS CLAVE: Centro de documentación, transformación digital, patrimonio documental, bibliotecas, archivos. · 4 · ABSTRACT This intervention work seeks to identify the level of maturity of the Documentation and Studies Center of the Andalusian Institute of Historic Heritage, in relation to information management, considering aspects such as personnel and their capabilities, the organization as a synergistic element of the same the quality and life cycle of the information, and, finally, the business systems and processes that supported management. With the objective of evaluating the level of maturity in information management of the IAPH Documentation and Studies Center, the methodology called IM3 Measuring Maturity in Information Management is applied. Once the result of the IM3 evaluation was known, the findings identified in the various critical areas for information management within the Documentation and Studies Center were recorded. Based on what was observed, it was proposed to implement a set of strategic actions designed to evaluate, plan and execute a digital transformation process that not only satisfies the current needs of the center, but also enhances its ability to manage and preserve heritage information in the future. Additionally, the technical services and processes required by the Documentation and Studies Center were defined, and the possible associated risks were identified in a matrix. Based on the aforementioned, the actions to be followed for the implementation of the digital transformation in the IAPH Documentation and Studies Center were determined through a strategic and coordinated approach, which effectively integrates all existing management systems and the SDGs of the 2030 Agenda. Moreover, the evaluation, after implementation, of compliance with requirements was proposed as a crucial step in any digital transformation process, particularly in institutions such as the Andalusian Institute of Historic Heritage Documentation and Studies Center. It is established that all of the above must be measured with indicators and the identification and the execution of corrective and improvement actions to face the emergence of new requirements in accordance with the advancement of technology. · 5 · Finally, the intervention yielded a set of proposed conclusions and some recommendations within the framework of the observations identified in the IM3 evaluation in order to improve specific aspects related to information management, since this is an essential part to successfully carry out the digital transformation process of the Center. KEYWORDS: Documentation center, digital transformation, documentary heritage, libraries, archives. La imagen de la portada es el Centro de Documentación y Estudios del IAPH evidenciando el conjunto de recursos informativos que sirven para respaldar la investigación y el aprendizaje. El Centro desempeña un papel importante en la obtención de información lo que conlleva a mejorar las habilidades de gestión de información y acceso al conocimiento para el desarrollo profesional, académico y personal. Fuente: Elaboración propia. · 6 · ÍNDICE 1. ¡Error! Marcador no definido.1.1. 111 1.2. 144 1.3. 155 1.4. 211 1.5. 222 1.6. 255 2. 311 2.1 311 2.2 3636 3. 5858 3.1 5858 3.2 ¡Error! Marcador no definido.68 3.3 6969 3.4 8080 3.5 109109 3.6 Evaluación (V) 111 4 119119 4.1 ¡Error! Marcador no definido.20 4.2 ¡Error! Marcador no definido.22 · 7 · 4.3 ¡Error! Marcador no definido.24 4.4 ¡Error! Marcador no definido.25 5 12828 6 14242 ANEXO 1. Índice de figuras 142 ANEXO 2. Índice de tablas 143 ANEXO 3. Cuadro de clasificación documental 143 ANEXO 4. Matriz de evaluación IM3 CDE – IAPH 152 ANEXO 5. Informe de evaluación IM3 CDE – IAPH 177 1. INTRODUCCIÓN La Unesco es una Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura que tiene como objetivo contribuir al fortalecimiento de la paz, disminución de la · 8 · pobreza, al diálogo intercultural y a un desarrollo sostenible mediante las ciencias, la cultura, la educación, la comunicación y la información. La Unesco actúa bajo unos programas entre los que se encuentran: cultura, educación, ciencias naturales, ciencias sociales y humanas y comunicación e información. Por consiguiente, este último es el que aplica para el desarrollo de este Trabajo Fin de Máster –en adelante, TFM–. El Programa de Comunicación e Información tiene como objetivo promover la libre circulación de ideas por medio de la alfabetización informacional a través de las habilidades digitales y así incentivar una comprensión intercultural y la transmisión de conocimiento. Por tal motivo, este programa cuenta con seis ámbitos y dos de ellos se basan en “política digital, transformación digital y patrimonio documental fundamentado en el programa de memoria del mundo” (Unesco, 2021, 1-18). Por lo anterior, la tecnología ha transformado la educación en todo el mundo, así como los medios de comunicación e internet, lo que genera una expansión de información y la participación de los estudiantes de forma más personalizada y flexible garantizando una continuidad académica por medio de las plataformas digitales ocasionando una posibilidad de internacionalización. La adopción de tecnologías digitales requiere de desarrollos sistémicos, culturales e institucionales, lo que conlleva a una gran importancia para que las personas sean conscientes de hacer una navegación efectiva por el mundo digitalizado teniendo en cuenta los riesgos asociados como lo son la privacidad y recopilación de información y el uso de la inteligencia artificial para lo cual, la Unesco se encuentra trabajando en el estudio de las oportunidades y desafíos de las tecnologías en el que se incluyan unos requisitos para la adecuada transformación digital basado en los derechos (Unesco, 2023). · 15 · cultural, promoviendo un modelo integral que beneficie tanto a la institución como a la sociedad en general. El tema es particularmente interesante dado que el patrimonio asociado a los archivos, bibliotecas, hemerotecas y museos, entre otros, en Colombia, se trata por diferentes entidades especializadas de acuerdo con sus funciones específicas y en concordancia con las características de los objetos patrimoniales. Así las cosas, contar con la posibilidad de analizar de manera holística los medios y mecanismos técnicos y administrativos que lleva a cabo el Centro de Documentación y Estudios lo hace sumamente enriquecedor a las temáticas y experiencia profesional. Objeto de estudio El objeto de estudio del presente TFM es el Centro de Documentación y Estudios del IAPH, teniendo en cuenta la información que alberga sobre patrimonio histórico, la cual es importante que sea fácilmente accesible ya sea para la administración, la sociedad e investigadores, difundiendo la información de manera adecuada como uno de los objetivos principales del centro. 1.3. Justificación Para el desarrollo del TFM es importante identificar y reconocer el patrimonio documental como patrimonio cultural con el fin de preservarlo y conservarlo cumpliendo con los hábitos y ejercicios culturales haciendo que la información sea accesible para toda la comunidad, creando conciencia de la importancia y la existencia del patrimonio documental. · 16 · Por consiguiente, para comprender la importancia del patrimonio documental debemos tener claridad en primera medida del concepto de patrimonio, siendo el “legado que heredamos del pasado, con el vivimos hoy en día y que transmitiremos a las generaciones futuras” (Unesco., 2008). El patrimonio cultural pertenece a toda la sociedad y tiene un alcance universal independiente del territorio en el que se encuentre. De otra parte, también se encuentra la definición de patrimonio documental conceptuada por la Ley del Patrimonio Histórico “como toda expresión gráfica, imagen o sonora que se encuentra en cualquier tipo de soporte y que son generados en el ejercicio de las funciones por cualquier entidad de carácter público” (Ley 16/1985). Es así que el patrimonio documental lo pueden conformar los documentos con una antigüedad de cuarenta años o que por sus valores merezcan ser parte del patrimonio. El patrimonio documental se encuentra en diferentes unidades de información, como lo son las bibliotecas, los museos, los archivos o los centros de documentación, ya sean de entidades privadas o públicas. Para el desarrollo de esta investigación se trabajará en la biblioteca, mediateca y del ya citado Centro de documentación y Estudios del IAPH. Es así que, la Ley de Patrimonio Histórico de Andalucía describe el Patrimonio Documental como el “conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía, que poseen, por su origen, antigüedad o valor, interés para la Comunidad Autónoma en los términos establecidos por la Ley” (Ley 14/2007). Por otro lado, se define también el concepto del Patrimonio Bibliográfico como aquel que “está constituido por las obras y colecciones bibliográficas y hemerográficas de carácter literario, histórico, científico o artístico, independientemente de su soporte, del carácter unitario o seriado, de la presentación impresa, manuscrita, fotográfica, cinematográfica, fonográfica o magnética y de la técnica · 17 · utilizada para su creación reproducción, de titularidad pública existentes en Andalucía o que se consideren integrantes” (Ley 14/2007). Como se puede observar, la mencionada ley expone los conceptos y da a conocer el campo de aplicación que debe acatar las entidades teniendo en cuenta que la información documental contiene una variedad de datos representativos que ayudan a conformar la memoria de la sociedad y se convierten en fuentes de identidad que tienen que ser preservadas para no olvidarnos de los antepasados. Así mismo, el patrimonio bibliográfico contiene toda la información resultado de investigaciones técnicas existentes en una variedad de soportes digitales, electrónicos o físicos, entre otros. De otra parte, otro punto importante a tener en cuenta para el desarrollo del TFM es la referencia de los siguientes valores que pueden llegar a tener los documentos que se encuentran conservados en el IAPH, entre los cuales se encuentran: Valor social y político: el IAPH se concibe como una institución que coopera con la consolidación de información propia de la democracia y donde se conservan soportes de información para garantizar los derechos fundamentales (Quintana, 1999). Es por eso que uno de los derechos de la ciudadanía es el acceso de la información pública, estableciendo un sistema con procesos técnicos y modernos que obligan a la transparencia de la información para la toma de decisiones, tanto es así que la biblioteca, mediateca y archivo del IAPH brindan el derecho a la educación por medio del derecho a la información convirtiéndose en espacios para el desarrollo de una sociedad democrática. Valor histórico: es el más representativo y se encuentra en los documentos y libros del pasado y del presente sirviendo de fuentes para la historia y la investigación. Los documentos son testimonios de las actividades realizadas, de los hechos pasados y de textos · 18 · fruto de investigaciones que servirán de fuente para conocer el pasado. Los fondos documentales que se pueden encontrar en la biblioteca, mediateca y archivos sirven para reconstruir el patrimonio histórico, arqueológico o artístico, entre otros. Valor simbólico: los documentos poseen valores obtenidos a través de la aplicación de materiales, signos, formas e imágenes utilizados para una mejor comprensión por parte del lector y una eficaz transmisión del mensaje que provoque efectos en el público receptor. Las bibliotecas y archivos contienen valores icónicos entre las que se encuentran: el Archivo General de Indias, la Biblioteca Colombina de Sevilla, el Archivo General Fundación de la Casa de Medina Sidonia, entre otras, las cuales, contienen un valor no solamente documental si no monumental que simboliza la cultura y que, gracias a ellos, se desarrolla el significado cultura de la sociedad. El IAPH conserva documentos como: proyectos culturales, imágenes, fondos y colecciones externas, patrimonio cultural subacuático, documentos del paisaje cultural, patrimonio material, inmaterial, mueble, inmueble entre otros, que por su contenido obedece a tener los valores patrimoniales mencionados con anterioridad y a preservar la historia del IAPH. Es por ello que se hace necesario identificarlos y ponerlos a disposición de manera eficaz y así lograr que la consulta sea más amena para los usuarios. Finalmente, es importante tener la claridad técnica para la salvaguarda del patrimonio documental del IAPH. Por eso, identificar estrategias para una buena estructuración es una condición indispensable para la organización utilizando herramientas como catálogos e inventarios que describen las características y contando para su recuperación, con las condiciones de almacenamiento adecuadas. Entre estas últimas, se encuentran las instalaciones de tecnología para monitorear la temperatura, luz, humedad, animales, · 19 · seguridad, entre otros; y estos dependen del tipo de material que se esté custodiando como las películas, cintas, el papel y material fotográfico (Unesco, 2002). El IAPH cuenta con las colecciones compendiadas en la tabla 1 donde se evidencia que el volumen de imágenes respectivas al patrimonio cultural es superior al resto de colecciones. Por eso, es importante proponer una estrategia para la identificación, conservación, salvaguarda y dar a conocer el conjunto de patrimonio documental que el Instituto alberga. Repositorio de archivos digitales Colección Número Documentación institucional 670 Documentación Técnica y divulgativa 2630 Imágenes del patrimonio cultural 202134 Producción científica 1724 Tabla 1. Colecciones IAPH. Fuente: Repositorio de archivos digitales del IAPH. Y, de otra parte, se encuentra una relación de series documentales que producen escritos y que están expuestos en el cuadro de clasificación del IAPH que está integrado en el sistema de información @rchiva y que se encuentra (anexo 3: cuadro de clasificación · 20 · documental) en el mencionado cuadro. En el que se observa que describe las denominaciones de los documentos que se generan al interior del IAPH con base a la ejecución de sus actividades. El volumen documental que el instituto custodia evidencia la importancia de llevar a cabo una transformación digital integral, que permita la articulación entre los procesos como lo dispone la estrategia digital de la Unión Europea. Cabe destacar que la transformación digital es un proceso inevitable en la actualidad, que impacta de manera significativa en todas las áreas de la sociedad, incluyendo las instituciones culturales y patrimoniales. En este sentido, el Centro de Documentación y Estudios del IAPH se encuentra en la necesidad de adaptarse a los nuevos requerimientos y demandas del entorno digital, con el fin de seguir siendo un referente en la gestión y difusión del patrimonio histórico. En este contexto, es fundamental que, con el apoyo de los profesionales del centro, se identifiquen y analicen los aspectos que requieren mejora en cuanto a la gestión de la información, la preservación del patrimonio histórico y la prestación de servicios a sus usuarios. La implementación de instrumentos de la información, aunados al sistema integrado de gestión de calidad, ambiental y de sistemas informáticos adecuados, permitirá optimizar los procesos internos, mejorar la accesibilidad a los recursos y ofrecer una experiencia más completa y satisfactoria a usuarios internos y externos. El presente TFM se plantea como una oportunidad para realizar un diagnóstico detallado de la situación actual del Centro de Documentación y Estudios, identificar las áreas de mejora y proponer recomendaciones concretas que contribuyan a la transformación digital del mismo, abogando por una mejora continua en la operación y en los servicios prestados, a través de la implementación de herramientas tecnológicas que potencien la colaboración, la difusión y la preservación del patrimonio histórico. · 21 · Este trabajo se presenta como un ejercicio académico y una herramienta coadyuvante que avanzaría en la identificación clave en relación con: a) personas, b) organización, c) información en su ciclo de vida y calidad y d) sistemas de negocios y procesos; para aportar a la transformación digital del Centro de Documentación y Estudios, en línea con las exigencias del entorno digital actual. Lo anterior, entendiendo que la transformación digital no solo es una necesidad, sino una oportunidad para fortalecer la labor de los profesionales del Centro de Documentación y Estudios y, a su vez, consolidar su papel como agentes fundamentales en la gestión del patrimonio documental e histórico de Andalucía y su difusión hacia la sociedad. 1.4. Objetivo de la investigación Objetivo General Proponer un marco de referencia tendiente a la formulación o el fortalecimiento de la estrategia de transformación digital del Centro de Documentación y Estudios del IAPH, con el fin de proponer de acciones articulares que mejoren la accesibilidad a los recursos digitales de información, facilitando su búsqueda, recuperación y consulta, así como mejorar la eficiencia en la gestión documental. Objetivos Específicos Los objetivos específicos son los siguientes: · 22 · - Conocer el contexto normativo y organizativo del IAPH y del Centro de Documentación y Estudios. - Analizar las funciones, procesos, procedimientos y actividades que desarrolla el Centro de Documentación y Estudios del IAPH. - Evaluar los sistemas de gestión y de información con que cuenta el Centro de Documentación y Estudios del IAPH. - Establecer las acciones orientadas a garantizar la recuperación eficiente e integral de los recursos de información de que dispone el Centro de Documentación y Estudios del IAPH. - Proponer estrategias para la transformación digital del Centro de Documentación y Estudios del IAPH. 1.5. Metodología y fases La metodología propuesta se compone de las cuatro fases siguientes que se describen a continuación: A. Identificación: para el desarrollo del TFM se tomará como ámbito el Centro de Documentación y Estudios del IAPH, teniendo en cuenta su trayectoria de los servicios relacionados con el acceso de la documentación patrimonial. B. Revisión bibliográfica: para desarrollar este apartado se consultará la información institucional en los repositorios del Centro de estudios, adicional a eso, procesos, procedimientos, manuales, planes estratégicos que se encuentran en la página institucional del IAPH, con la finalidad de conocer su visión, objetivos, · 23 · estrategias entre otros. Posteriormente, se examinarán los criterios de normatividad relacionada con los centros documentales, bibliotecas, archivos, mediatecas, transformación digital y fuentes documentales de estudios de casos que se hayan desarrollado en relación con la temática que se está tratando. C. Diagnóstico: se busca establecer el nivel de madurez del citado Centro de Documentación y Estudios en relación con la gestión de la información. Esto abarca aspectos como las capacidades del personal, la organización como elemento sinérgico, la calidad y el ciclo de vida de la información, así como los sistemas y procesos de negocio que respaldan dicha gestión. Figura 1. Aspectos a evaluar. Fuente: IM3 (Public Record Office Victoria, 2024) · 24 · Para llevar a cabo esta evaluación, se empleó la metodología conocida como IM3 (Information Management Maturity Measurement), que comienza con un análisis del estado actual de la gestión de la información en la organización. Este proceso implica examinar los procesos, sistemas, tecnologías y prácticas existentes utilizados para manejar la información. Durante esta fase, se recopila información institucional sobre cómo se gestionan los datos, qué herramientas se utilizan y cuáles son las políticas y procedimientos vigentes. Este diagnóstico proporciona una visión clara de la situación actual en términos de madurez en la gestión de la información, permitiendo identificar fortalezas y debilidades que pueden influir en el desarrollo de futuras estrategias. A partir de esta evaluación inicial, se procede a identificar áreas críticas donde se pueden implementar mejoras. Esto puede incluir desde la optimización de procesos existentes hasta la adopción de nuevas tecnologías que faciliten una gestión más eficiente y efectiva de la información. La identificación de estas áreas de mejora es crucial, ya que permite priorizar acciones específicas que no solo mejorarán la accesibilidad a los recursos digitales, sino que también fortalecerán la eficiencia en la gestión documental. Al abordar estas áreas críticas, se puede avanzar hacia un estado más maduro en su gestión de la información, contribuyendo así a su transformación digital integral. D. Propuesta: en esta última fase, se propone la formulación de estrategias que pudieran ser útiles para su implantación en la transformación digital en el Centro de Documentación y Estudios del IAPH, con el fin de estructurar acciones · 31 · 2. CONTEXTO Y CONCEPTUALIZACIÓN 2.1 Marco regulatorio Para el desarrollo del TFM se ha tomado como referencia el conjunto de normas como lo son: leyes, decretos, normas técnicas, entre otros, los cuales sustentan, fundamentan y son aplicables a esta investigación. Para describir el marco regulatorio se hará una clasificación en cuanto al IAPH, patrimonio histórico y documental, centros de documentación, bibliotecas, archivos y transformación digital. En cuanto a la normatividad institucional del IAPH, se encuentra la Ley 5 de 2007 por la que se crea como entidad de derecho público el Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico tiene como finalidad la protección, difusión, investigación, conservación y restauración del patrimonio histórico, así como también tiene una competencia de investigación técnica y científica articulado con las estructuras y centros de documentación (Ley 5/2007, de 26 de junio). Por otro lado, la Ley 19 de 2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno busca fortalecer y reforzar la transparencia en la actividad pública, reconociendo y garantizando el acceso a la información en el que las entidades establecen obligaciones de cumplimiento, así como de las estrategias y acciones aplicadas, que deben ser públicas para su consulta. Es por eso, que la información producida del Centro de Documentación y Estudios y la que hace parte del repositorio, se debe dar a conocer garantizando su accesibilidad y difusión (Ley 19/2013). · 32 · Por consiguiente, en cuanto al patrimonio histórico y documental se encuentra la Ley 16 de 1985, la cual hace referencia al patrimonio histórico español siendo la principal evidencia como fuente de investigación para la contribución histórica de los españoles, dando a conocer la importancia de protección y enriquecimiento de los bienes que hacen parte del patrimonio y que es obligatoriedad su salvaguarda (Ley 16/1985). Por otro lado, se encuentra la Ley 14 de 2007 del Patrimonio Histórico de Andalucía enfocadas a la labor protectora y conservadora, estableciendo nuevos instrumentos para su aplicación, uno de ellos es Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz amparando los bienes la consulta y difusión (Ley 14/2007). En cuanto al Decreto 97 de 2000 reglamento del sistema Andaluz el cual, tiene como finalidad agrupar a los archivos en subsistemas teniendo en cuenta la titularidad y aspectos del patrimonio documental Andaluz y el que aplica todo el ciclo de vida del documento. Es decir, desde que se produce hasta su disposición final; en este reglamento así mismo, se da a conocer la estructura del Sistema Andaluz de Archivos, la regulación del funcionamiento de los archivos, el personal que debe estar en estas unidades de información y la socialización y cooperación archivística (Decreto 97/2000). De la misma forma, el Decreto 1164 de 2002 por el cual se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico señala que los documentos son testimonios y evidencias que generan soportes para la conformación del patrimonio documental, así como también, es información que producen las administraciones del Estado del sector público siendo así imprescindible el tratamiento de los documentos (Decreto 1164/2002). De otra parte, en cuanto a la normativa relacionada con los centros de documentación, bibliotecas y archivos se señalan algunas de las más importante. Por un lado, el Decreto 74 · 33 · de 1994 el cual describe el reglamento del sistema bibliotecario haciendo énfasis en dos elementos fundamentales como lo son el concepto de biblioteca de uso público y el servicio integral como un sistema bibliotecario (Decreto 74/1994). Así mismo, el Decreto 230/199 se enfoca más en las funciones administrativas de la parte técnica en la operación del sistema bibliotecario de Andalucía y aclara las funciones que deben tener ya sean los centros de documentación, bibliotecas y archivos (Decreto 230/1999). Posteriormente, la Ley 16 de 2003 del sistema andaluz de bibliotecas y centros de documentación (Ley 16/2003). La cual, tiene como objetivo establecer el derecho al acceso de la información a través de las herramientas del sistema andaluz, así mismo, regular los espacios de conservación patrimonial bibliográfico en cualquier soporte lo que conlleva a la generación de conocimiento. La Ley 7 de 2011 de documentos, archivos y patrimonio documental de Andalucía tiene como objetivo normalizar la gestión, el acceso, la protección, conservación y difusión de los documentos que representan el patrimonio documental de Andalucía, así como también, el funcionamiento del Sistema Archivístico de Andalucía lo que conlleva a actualizar los procesos técnicos siendo innovadores con la aplicación de nuevos conceptos, infraestructura, procedimientos y servicios teniendo en cuenta la sociedad plural y sus demandas de información (Ley 7/2011). Con referencia a la descripción archivística para la identificación de la información se encuentra la Norma Internacional de descripción ISAD-G (ISAD(G), 2000). La cual, sirve como herramienta para la descripción archivística, es decir, identifica y explica el contenido y contexto de los documentos con el fin de tener datos asertivos para la recuperación, haciéndolos más accesibles y que puedan aplicarse a cualquier tipo documental sin importar el soporte físico. · 34 · En cuanto a la Norma UNE ISO 15489-1 de 2016. (UNE 15489-1/2016). La misma, da a conocer los conceptos y principios para la creación y gestión de documentos teniendo en cuenta los metadatos y los sistemas de gestión documental; describe la asignación de responsabilidades y requisitos para la una adecuada gestión, aplica para cualquier tipo de documento y de cualquier soporte, es así como esta norma reúne una variedad de información que el centro de documentación del IAPH aplica en sus procedimientos. La norma ISO 5127 de 2017 describe un método conceptual y de vocabulario enfocada en el campo de la documentación, centralizando las diferentes unidades de información como lo son las bibliotecas, archivos, centros de documentación, mediatecas y museos, el vocabulario que en esta norma se encuentra articulada con la ISO/TC 46 la cual menciona la estandarización de actividades relacionados con las diferentes unidades anteriormente mencionadas (ISO 5127/2017). En cuanto a la normatividad para la transformación digital encontramos inicialmente las políticas digitales de la Unión Europea en España pensando en la sociedad como un todo centrándose en la tecnología, los datos y las infraestructuras, así mismo, buscan tener unos ámbitos de aplicación como lo son inteligencia artificial, estrategia de datos, identidad digital, lo que conlleva a cerrar la brecha de la tecnología digital beneficiando a los ciudadanos y a las PYME (Comisión Europea, s.f.a). De otro lado, se encuentra la Orden CUL 1014 de 2007 por la que se constituye la Comisión Española sobre la digitalización y la accesibilidad en línea del material cultural y la conservación digital busca que el patrimonio documental de las bibliotecas sea accesible a toda la sociedad por medio de sistemas de información, redes estructuradas, la digitalización y preservación de las colecciones (Orden CUL1014/2007). · 35 · De igual sentido, se encuentra la Resolución 3 de 2012 por la que se aprueba la Norma Técnica de interoperabilidad de catálogo de estándares la cual busca, que por medio del acceso electrónico los ciudadanos puedan consultar la información garantizando un adecuado nivel de interoperabilidad, brindando los servicios públicos en beneficio a la consulta, al igual que la orden citada con anterioridad para llevar a cabo la integración se describen unos aspectos a tener en cuenta como lo son la digitalización, el documento, expediente electrónico, conversión, política de firma, datos auténticos, red, infraestructura entre otros. Todos estos son los que garantizarán llevar adecuadamente la interoperabilidad entre los sistemas y la información (Resolución 3/2012). Por otra parte, se encuentra la Norma ISO 23081 de 2018 que trata de información y documentación, procesos para la gestión de registros y metadatos para los registros para lo cual, establece el proceso para la creación y administración del uso de los metadatos para el trámite de documentos analógicos, digitales y electrónicos (NTCISO 23081). La Ley 17 de 2022 modifica la Ley 14 de 2011 de ciencia, tecnología e innovación describe la importancia que tiene la ciencia y la innovación para enfrentar futuras crisis, lo que conlleva a que estos dos componentes sirvan para dar respuesta a las necesidades de la sociedad mejorando la eficacia, la transferencia de conocimiento y la gobernanza. Esta Ley se encuentra articulada con lo mencionado en la Agenda 2030 para el desarrollo sostenible y a su vez, en el ámbito del desarrollo, investigación e innovación (Ley 17/2022). De igual modo, la Norma ISO 27001 de 2013 Guía de implantación para la seguridad de información tiene como fin, proporcionar los requisitos necesarios para la estructuración, mantenimiento y el establecimiento de una mejora continua en el sistema para la seguridad de información, cuya adopción es aplicada como forma estratégica para las organizaciones articuladas con los procedimientos de planeación. Un sistema de seguridad debe velar por la · 36 · integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de la información aplicando una adecuada gestión de los riesgos de datos (ISO 27001/2017). Con respecto al Reglamento 2023 de 2024 del parlamento europeo y del Consejo nos describe las normas armonizadas para un acceso justo a los datos y su utilización hace referencia a la protección de los datos personales, la privacidad y confidencialidad; este reglamento impone a los dueños de los datos la obligación de poner los mismos a disposición de los usuarios, es así, que se debe contar con una infraestructura y sistemas que permitan no afectar los derechos de protección de los datos (Reglamento 2023/2854/2023). 2.2 Marco Conceptual El marco conceptual del desarrollo del TFM se inicia haciendo un recuento de la existencia de las unidades de información como lo son las bibliotecas, archivos y centros de documentación. En estos apartados se da a conocer la trayectoria que han tenido estas unidades y la clase de soportes que producían en épocas antiguas, lo que genera un conocimiento y permite conocer la importancia de la conservación de los soportes y testimonios que existieron en la antigüedad. Así mismo, se describen los objetivos de la agenda 2030 encaminados a la sostenibilidad, articulados con las actividades del Centro de Documentación y Estudios. Por último, se describen temáticas de transformación digital los cuales son el foco principal para el desarrollo del TFM. Bibliotecas de la antigüedad Atendiendo el concepto mencionado del Diccionario de la Real Academia Española, la biblioteca es una “institución cuya finalidad consiste en la adquisición, conservación, estudio y exposición de libros y documentos” (Real Academia Española, 2019), sin embargo, el concepto ha venido cambiando acorde a los cambios socioculturales. · 37 · Los primeros documentos evidenciados son las tablas de arcilla descubiertas en la Mesopotamia en el III a.C. Adicional a eso, unas de las bibliotecas halladas más importantes fueron: Ebla, Nippur, Lagash, Asurbanipal. (Pontificia Universidad Católica de Argentina, 2018). Biblioteca de Ebla En 1974, en Mesopotamia, los arqueólogos descubrieron en los yacimientos tablillas de arcilla que corresponden aproximadamente al siglo III a.C. en las que se describen signos cuneiformes de textos literarios y recopilaciones lexicográficas, lo que actualmente conocemos como diccionarios, además de muchos documentos administrativos y económicos. Figura 2. Fotografía textos económicos-administrativos de Ebla. Fuente: (Arqueología Biblioteca Ebla, s.f.) · 38 · Adicionalmente, la colección presentaba una ordenación por temas lo que podía representar un primer espacio considerado como biblioteca. Lastimosamente entre los años 2254-2218 a.C. la biblioteca fue saqueada y destruida por el imperio Arcadio (Sagredo & Nuño, 1994). Es así, que se presentan dos fotografías la primera de ellas da a uno de los primeros escritos en tablillas reportando listas de naciones e inventarios de impuestos y la segunda de ellas evidencia los primeros archivos y como estaban almacenados. Figura 3. Fotografía de los Archivos de Ebla. Fuente: (García, s.f.). Biblioteca Nippur Al igual que la biblioteca de Ebla la mayor parte de los textos escritos fueron rescatados y codificados por los babilonios y asirios, así como también, en esta biblioteca se hallaron aproximadamente 1500 textos relacionados con mitos de la creación, debates, de · 39 · los legendarios entre otros, esta información que estaba en soporte de arcilla se custodiaba en la biblioteca (Civallero, 2013). Y, a continuación, se muestran dos imágenes la primera de ellas, es el área y diseño de la biblioteca de Nippur y la segunda describe una de las tablillas halladas. Figura 4. Fotografía de las tablillas de Nippur. Fuente: (García, s.f.) · 40 · Biblioteca Ashurbanipal En la biblioteca de Ashurbanipal se custodiaban textos de la tradición culta encontrados en la Asiria, como lo son documentos económicos, administrativos e inventarios del Museo Británica que formaban parte de la colección de Ashurbanipal. Se estima que en esta biblioteca se custodiaba aproximadamente entre 1000 y 1200 obras diferentes (Oliva, 2003). En la imagen se puede observar una de las tablillas halladas considerada como uno de los testimonios más representativos. Figura 5. Fotografía Tablilla Cuneiforme Poema Gilgamesh. Fuente: (García, s.f.) · 47 · por eso que la humanidad ha venido avanzando a partir del planteamiento de objetivos y un trabajo colaborativo con los gobiernos, empresas, organizaciones internacionales y ONGs (Unesco, s.f). Por lo anterior, las bibliotecas son instituciones que aportan un papel fundamental en el desarrollo de la sociedad a través de la educación, como fuente de conocimiento para la justicia y la paz, estimulando la alfabetización a nivel social, cultural y económico; por consiguiente, el manifiesto de la Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias –en adelante IFLA– define la biblioteca digital como: Una colección en línea de objetos digitales de buena calidad, creados o recopilados y administrados de conformidad con principios aceptados en el plano internacional para la creación de colecciones, y que se ponen a disposición de manera coherente y perdurable y con el respaldo de los servicios necesarios para que los usuarios puedan encontrar y utilizar esos recursos. (Cabrera Fagundo, 2015) La Agenda 2030 (Gobierno de España, s.f.) tiene como objetivo el desarrollo sostenible en la que se abarcan propósitos ambientales, sociales, económicos, tecnológicos y de comunicación. Todo lo anterior, se centra en la erradicación de la pobreza y en el progreso de las personas y se busca que todos los países contribuyan con los objetivos propuestos como compromiso político. Para realizar lo anteriormente mencionado, la agenda 2030 establece 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible –en adelante ODS– de los cuales, para el desarrollo de este trabajo se seleccionaron 7 encaminados al cambio mundial, teniendo en cuenta la innovación, educación e investigación. Es así que, al · 48 · abordar el IAPH en este trabajo teniendo en cuenta que se trata de una institución para la generación y difusión del conocimiento, los ODS resultan de interés particular para el desarrollo de este TFM (Unesco, s.f). Objetivo 1: Poner fin a la pobreza en todas sus formas en todo el mundo. El Centro de Documentación y de Estudios del IAPH brinda espacios de lectura y orientación a los usuarios, con el objetivo de proporcionar el acceso a la información y al conocimiento, lo que conlleva a mejorar y tener una calidad de vida de las personas, así mismo, en el centro se realizan actividades que permiten tener un contacto y crear conexiones conjuntas con base a sus intereses investigativos estimulando un desarrollo social y cultural. Objetivo 4: Garantizar una educación inclusiva y equitativa de calidad y promover oportunidades de aprendizaje permanente para todos, por lo cual, es importante aumentar esfuerzos para que la educación tenga unos principios de calidad, equidad, igualdad, transparencia en función de los derechos humanos, la paz y el desarrollo sostenible. Teniendo en cuenta el objetivo mencionado, la biblioteca, el archivo y la mediateca del IAPH contribuyen a una educación con calidad en el que se brinda la información por medio de los recursos digitales facilitando un aprendizaje a través de la consulta de información, sin importar el lugar en el que el usuario se encuentre siendo más equitativa. Objetivo 8: Promover el crecimiento económico sostenido, inclusivo y sostenible, el empleo pleno y productivo y el trabajo decente para todos. Por medio de las tecnologías de información los documentos y los datos del Centro · 49 · de Documentación y Estudios del IAPH se integran en el Sistema de Información del Patrimonio Histórico de Andalucía – en adelante SIPHA– haciendo que la consulta por los usuarios sea menos fructuosa y que por medio de este sistema se puedan ofrecer más productos y servicios de información. Objetivo 9: Construir infraestructuras resilientes, promover la industrialización inclusiva y sostenible y fomentar la innovación. El Centro de Documentación y Estudios cuenta con equipos tecnológicos de buena producción y calidad para la digitalización de documentos, cuenta con redes de internet para la consulta de información y con el SIPHA como se mencionó en el objetivo anterior, esto da a conocer que el IAPH continúa fortaleciendo la infraestructura con los equipos y sistemas necesarios para ser competentes e innovadores en el acceso de la información. Objetivo 10: Reducir la desigualdad en los países y entre ellos. El Centro de Documentación y Estudios del IAPH coopera con la disminución de la desigualdad por medio los espacios que brinda y a través de la información, enfatizando que está abierto a todo tipo de público de todo el mundo, ofreciendo una oportunidad de aprendizaje generando conocimiento para el mejoramiento de la calidad de vida por medio del desarrollo social, económico y cultural. Por otro lado, el objetivo 12 “Garantizar modalidades de consumo y producción sostenibles” se centra en buscar estrategias para la implementación de prácticas sostenibles, reduciendo la gestión ecológica e incentivando un estilo de vida en armonía con la naturaleza. Es así como la biblioteca, archivo y mediateca del IAPH aplican un modelo de disminución de papel realizando los · 50 · procesos electrónicamente y con la consulta por medio de la guía digital, en donde se puede encontrar las fuentes de información digitales. Objetivo 16: Promover sociedades pacíficas e inclusivas para el desarrollo sostenible, facilitar el acceso a la justicia para todos y construir a todos los niveles instituciones eficaces e inclusivas que rindan cuentas. Este objetivo se centra en brindar el acceso de información de forma efectiva, clara y transparente con el fin de que los usuarios la interpreten y la transformen de manera adecuada generando conocimiento por medio de datos reales y así ejecutar una rendición de cuentas. El Centro de Documentación y Estudios tiene la habilidad y los recursos para apoyar a los usuarios en la estructuración y utilización de la información para su aplicación adecuada. Finalmente, y con base al compromiso que tiene la Red de Bibliotecas REBIUN el cual consiste en servir de orientación a las bibliotecas para la mejora de los servicios para el acceso de la información en la era digital, se genera un plan estratégico y propone una línea 1 “la biblioteca en el contexto de la transformación digital” (CRUE universidades Españolas, 2024). Por lo que describe la importancia de implementación de nuevos servicios a partir de la tecnología y la inteligencia artificial para el fortalecimiento del conocimiento de la sociedad con espacios colaborativos e inclusivos, satisfaciendo las necesidades informativas por medio de la innovación siendo sostenible e inclusivo. Transformación Digital: La transformación digital en las bibliotecas es un proceso que implica la integración de tecnologías de la información y la comunicación para mejorar los servicios, la gestión de · 51 · colecciones y la experiencia de los usuarios. La transformación digital de las bibliotecas contempla la utilización de herramientas digitales, la generación de plataformas en línea para mejorar el acceso a la información y el fortalecimiento de la alfabetización digital. Otro marco conceptual importante es el propuesto por la Asociación de Bibliotecas Universitarias y de Investigación –ACRL por sus siglas en inglés–, que destaca la importancia de la cooperación regional e internacional, el acceso abierto a la información y la creación de experiencias personalizadas para los usuarios. En general, la transformación digital de las bibliotecas implica la actualización de las infraestructuras tecnológicas, la formación del personal en competencias digitales, la colaboración con otros actores, del ecosistema bibliotecario y la adaptación continua a las demandas y necesidades de los usuarios en la era digital. Cabe destacar que la transformación digital tiene sus orígenes en las bases sentadas por Claude Elwood Shannon (1916-2001), matemático e ingeniero eléctrico estadounidense. En su obra maestra, Shannon, "Una teoría matemática de la comunicación" (1948), publicada en “The Bell System Tehnological Journal”, demostró que todas las fuentes de información pueden cuantificarse y que los canales de comunicación tienen una unidad de medida similar, la cual determina la velocidad máxima de transferencia o capacidad del canal. Además, estableció que la información solo puede transmitirse por un canal si la magnitud de la fuente no supera la capacidad de transmisión de este. Sus aportes sentaron las bases para la corrección de errores, la supresión de ruido y la redundancia en la comunicación digital (Pérez Gutiérrez, 1999). Shannon introdujo en su obra conceptos revolucionarios como la codificación de la información en bits y la capacidad de transmitir información de manera eficiente a través de · 52 · canales de comunicación. Estos conceptos sentaron las bases para la transformación digital al permitir la transmisión y procesamiento de información de forma digital. Así mismo, introdujo el concepto de entropía de la información y fue quien popularizó el término bit – binary digit, acuñado por John Tukey–, siendo el primero en proponer que toda información – ya fuera lenguaje escrito, lenguaje oral, imágenes o vídeo– podía ser digitalizada; es decir, convertida a bits (Pérez Gutiérrez, 1999). Durante la década de 1970 surgió y se consolidó el mercado del ordenador personal. Este proceso comenzó en 1977 con la aparición de lo que la revista Byte llamó “La Trinidad de 1977”: Apple, Commodore y Tandy Corporation compitieron para lanzar el primer ordenador personal comercial exitoso, presentando el Apple II, el Commodore PET y el TRS- 80, respectivamente. Paralelamente, en 1975, IBM lanzó el IBM Portable Computer, considerado portátil pese a su peso de casi 25 kg. En 1981, IBM diversificó su línea de productos al introducir el IBM PC, seguido del IBM PC XT en 1983, enfocándose en el mercado del ordenador personal (Museu Informàtica, s.f.). En la década de 1990, con la popularización de Internet, la transformación digital experimentó un nuevo impulso. Tim Berners-Lee, inventor de la World Wide Web, fue crucial en este avance al desarrollar el protocolo HTTP y el lenguaje de marcado HTML, que permitieron la creación de páginas web y la interconexión global de dispositivos y sistemas informáticos. La web se convirtió en un espacio digital donde la información podía ser compartida y accedida de forma instantánea, marcando un cambio radical en la forma en que las personas se comunicaban y colaboraban. El primer sitio web de la historia se desarrolló en 1990 –http://info.cern.ch/– (Fundación Telefónica, 2023). La transformación digital ha alcanzado un punto álgido con la adopción generalizada de tecnologías disruptivas como la inteligencia artificial –IA–, el internet de las cosas –IoT por · 53 · sus siglas en inglés– y la computación en la nube. Figuras visionarias como Sundar Pichai de Google, Satya Nadella de Microsoft y Elon Musk de Tesla han liderado la innovación en estos campos, impulsando avances sustanciales en la automatización, la personalización y la conectividad digital. Estas tecnologías están transformando industrias enteras, desde la salud y la educación hasta la logística y el entretenimiento, abriendo un abanico de nuevas oportunidades y desafíos tanto para las empresas como para la sociedad en su conjunto. La evolución de la transformación digital ha sido un proceso continuo impulsado por la crisis provocada por el COVID-19, personas visionarias y tecnologías innovadoras a lo largo de la historia. El 21 de julio de 2020, el Consejo Europeo aprobó un ambicioso plan de estímulos llamado “NextGenerationEU”, el cual, cuenta con una financiación sin precedentes de 750.000 millones de euros. Este plan tiene como objetivo brindar ayuda para paliar los graves impactos de la crisis generada por la pandemia, y también busca promover una transformación hacia sociedades más sostenibles y digitalizadas a nivel socioeconómico (Ruiz, 2020). NextGenerationEU se centra en la inversión en sectores clave como la salud, la digitalización y la transición ecológica, así como en la recuperación de la economía y la creación de empleo. Se espera que este programa de financiación ayude a impulsar el crecimiento económico y a fortalecer la resiliencia de la UE en el futuro. La transformación digital de las bibliotecas es un proceso integral que busca innovar mediante la integración de Tecnologías de la Información y la Comunicación –TIC–. Se basa en tres pilares fundamentales: Adopción de herramientas digitales: Incorporación de tecnologías para optimizar la gestión de colecciones y mejorar la interacción con los usuarios. · 54 · Creación de plataformas en línea: Desarrollo de espacios digitales que facilitan el acceso a recursos como libros electrónicos y bases de datos. Promoción de la alfabetización digital: Fomento del desarrollo de competencias digitales en los usuarios para navegar exitosamente en el entorno digital. Se destaca la importancia de la cooperación regional e internacional, el acceso abierto a la información, y la creación de experiencias personalizadas para los usuarios, según el marco propuesto por la Asociación de Bibliotecas Universitarias y de Investigación –ACRL-. Este proceso no solo implica actualizar infraestructuras tecnológicas, sino que también requiere la colaboración entre todos los actores del ecosistema bibliotecario. Su objetivo es adaptar las bibliotecas a las necesidades contemporáneas, convirtiéndolas en centros de conocimiento, aprendizaje e innovación para la sociedad. Evolución de la transformación digital de las bibliotecas en España: La transformación digital de las bibliotecas en España ha sido un proceso complejo y fascinante, marcado por hitos importantes y desafíos constantes. Los inicios de la transformación digital en las bibliotecas españolas se remontan a la década de 1980, cuando se introdujeron las primeras computadoras para automatizar tareas como la catalogación y la gestión de préstamos (Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, 2022). A lo largo de la década de 1990, el acceso a Internet y la proliferación de recursos digitales impulsaron la creación de catálogos en línea y bases de datos digitales, sentando las bases para la transformación digital. En el siglo XXI, la transformación digital se aceleró con la adopción de nuevas tecnologías como la web 2.0, las redes sociales y la computación en la nube. Las bibliotecas · 55 · españolas implementan plataformas en línea para ofrecer acceso a libros electrónicos, revistas digitales y otros recursos, además de servicios como la consulta de bases de datos bibliográficas y la gestión de citas. La transformación digital de las bibliotecas españolas ha evolucionado en varias etapas: - Etapa de automatización (década de 1980): implementación de computadoras para automatizar tareas como la catalogación y la gestión de préstamos. - Etapa de digitalización (década de 1990): creación de catálogos en línea y bases de datos digitales, acceso a recursos digitales en línea. - Etapa de conectividad (siglo XXI): adopción de web 2.0, redes sociales y computación en la nube, plataformas en línea para acceso a recursos digitales, servicios en línea como consulta de bases de datos y gestión de citas. - Etapa de integración (actualidad): integración de tecnologías digitales en todos los ámbitos de la biblioteca, desarrollo de servicios personalizados y colaborativos, uso de inteligencia artificial y Big data. La transformación digital de las bibliotecas españolas continuará evolucionando en los próximos años, impulsada por nuevas tecnologías y tendencias: - Inteligencia artificial (IA): la IA puede utilizarse para automatizar tareas, personalizar servicios, analizar datos de usuarios y mejorar la búsqueda de información. - Big data: el análisis de grandes conjuntos de datos puede ayudar a las bibliotecas a comprender mejor las necesidades de los usuarios y optimizar sus servicios. - Realidad virtual y aumentada (VR/AR): estas tecnologías pueden crear experiencias inmersivas para los usuarios, como visitas virtuales a exposiciones o simulaciones de entornos históricos. · 56 · - Internet de las cosas (IoT): los dispositivos IoT pueden monitorizar las condiciones de la biblioteca, optimizar el consumo de energía y mejorar la seguridad. En el texto "Las seis dimensiones de la transformación digital," el profesor Gustavo Díaz aborda las áreas clave que las organizaciones deben considerar para llevar a cabo una transformación digital exitosa (Díaz, 2022). estas dimensiones incluyen: Entorno competitivo; Modelo de negocio y clientes; Modelo de gestión; Tecnologías digitales; Cultura digital; Talento digital. La transformación digital es un proceso esencial para el Centro de Documentación y Estudios, ya que permitirá adaptarse a un entorno competitivo en constante cambio. A continuación, se describen las dimensiones a tener en cuenta: Entorno competitivo: es fundamental que el Centro de Documentación y Estudios evalúe cómo las nuevas tecnologías están transformando el sector. Esto implica realizar un análisis continuo del entorno para identificar tendencias y anticipar cambios. Se pueden llevar a cabo estudios y encuestas a usuarios para comprender mejor cómo las innovaciones tecnológicas impactan en las necesidades y expectativas de los usuarios. Modelo de Negocios y Clientes: el Centro de Documentación y Estudios debe utilizar tecnologías digitales para generar valor y mejorar la relación con sus usuarios. Esto puede incluir la implementación de plataformas en línea, o su mejora, que faciliten el acceso a recursos, así como la creación de servicios personalizados basados en las preferencias del usuario. La innovación constante en productos y servicios, como la oferta de cursos o talleres digitales, también es clave para mantener el interés y la satisfacción del usuario. Modelo de Gestión: para facilitar la transformación digital, es recomendable replantear la estructura organizativa para que promuevan la colaboración y agilidad. Esto puede lograrse · 63 · La continua innovación en ciencias y técnicas aplicadas a la realidad patrimonial, la generación y transferencia de conocimiento especializado, la eficacia y eficiencia de sus recursos para ofrecer un servicio altamente cualificado, el desarrollo de una amplia y variada oferta de servicios en continua adaptación a las necesidades de los usuarios, la garantía de control de nuestros procesos para ofrecer la máxima calidad, la capacitación profesional del personal, el cumplimiento de los requisitos legales, el fomento de una cultura de respeto al Medio Ambiente y la prevención de la contaminación en todas nuestras actividades. Todo ello se desarrolla en un marco de mejora continua para lograr la satisfacción de nuestros usuarios y el máximo respeto hacia el entorno. Su misión es avanzar en patrimonio cultural para el crecimiento y bienestar social. El IAPH existe para generar conocimiento innovador en patrimonio, transferirlo y orientar las políticas culturales como factor de desarrollo y crecimiento inteligente en Andalucía con la visión de alcanzar la excelencia institucional y consolidar el liderazgo en investigación e innovación para la sostenibilidad social y territorial del patrimonio cultura todo ello trabajando con los valores y principios éticos con el objetivo de tener mayor claridad del funcionamiento (IAPH, 2015). Los valores del Instituto Andaluz De Patrimonio Histórico son los siguientes: Valor Objetivo Especialización Compromiso y Orientación al servicio público Visión integradora Mediación Trabajo en equipo e interdisciplinariedad Participación · 64 · Innovación Transparencia y Comunicación Ejemplaridad Tabla 2. Valores IAPH. Fuente: Repositorio IAPH. Contexto institucional Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico: A lo largo del tiempo, el Instituto ha evolucionado para adaptarse a las nuevas circunstancias económicas y normativas, buscando mejorar su gestión y los servicios que ofrece. La transformación legislativa ha permitido al Instituto posicionarse como un referente en la investigación y gestión del patrimonio cultural en Andalucía. Figura 10. Línea del Tiempo del IAPH. Fuente: Elaboración Propia. · 65 · El Decreto 33/2024 establece los nuevos estatutos del Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico (IAPH), configurándose como una Agencia Pública Empresarial con autonomía de gestión. Este marco legal, que deroga el anterior Decreto 75/2008, adscribe al IAPH a la Consejería competente en patrimonio histórico, y tiene como fines principales la investigación, documentación, conservación y difusión del patrimonio cultural. El Instituto opera bajo principios de eficacia, eficiencia y sostenibilidad, promoviendo la cooperación con instituciones del sector y fomentando la participación ciudadana en la protección del patrimonio cultural de Andalucía (Decreto 33/2024). Entre las funciones del IAPH se incluyen la generación y difusión de conocimiento especializado sobre patrimonio cultural, así como el desarrollo de métodos para su conservación. El Instituto también se encarga de redactar proyectos técnicos, asesorar en conservación y restauración, y sistematizar información sobre el patrimonio andaluz. Además, busca fomentar la formación de especialistas y facilitar la participación social en sus iniciativas. Para llevar a cabo estas funciones, el IAPH puede celebrar contratos y convenios con entidades públicas y privadas, fortaleciendo así su papel en la protección del patrimonio histórico. El IAPH se compromete a mejorar continuamente sus servicios mediante un sistema de calidad que asegura la especialización del personal. Con un equipo interdisciplinario de más de 100 profesionales, el Instituto no solo se centra en preservar el patrimonio cultural, sino también en generar un impacto positivo en la comunidad a través de la educación y la participación ciudadana. Su enfoque multidisciplinario le permite adaptarse a las necesidades cambiantes del sector patrimonial, consolidándose como un agente clave para el desarrollo cultural, social y económico de Andalucía. · 66 · Los fines generales del Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico (IAPH) se centran en la producción y transferencia de conocimiento especializado sobre patrimonio cultural a través de la investigación, documentación, intervención y difusión. Estos esfuerzos buscan generar valor para la sociedad y contribuir a la tutela del patrimonio cultural de Andalucía. Figura 11. Áreas del IAPH. Fuente: Elaboración propia. El IAPH cuenta con una clasificación en áreas acorde al objetivo de cada una de ellas, por ejemplo: El área de formar y difundir tiene como objetivo dar a conocer los diferentes programas, proyectos, exposiciones, difundiendo el contenido a tratar. Por otro lado, se encuentra la sección de documentar; esta pone a disposición el conjunto de información que se encuentra en el IAPH Aquí se destaca la guía digital, el repositorio, servicios documentales o los proyectos entre otros. Así mismo, se encuentra el área de conservar y restaurar que da a conocer los procesos de conservación e intervención. Para llevar a cabo este proceso técnico: por último, · 67 · se encuentra la sección de investigar, que se encarga de ejecutar los proyectos de I+D+I en cumplimiento de lo establecido por la Unesco (IAPH, 2024). El IAPH opera dentro de los planes de investigación y desarrollo de la Junta de Andalucía, siguiendo las directrices establecidas por la Consejería de Cultura y Deporte, que supervisa su actividad y asegura el cumplimiento de los controles de eficacia y financiero. El Instituto actúa con una visión integral del patrimonio cultural, alineando sus acciones con principios de eficacia, eficiencia, sostenibilidad e igualdad. Además, promueve la innovación en el sector cultural, apoyando a empresas vinculadas al patrimonio y fomentando nuevas iniciativas basadas en el conocimiento. Para garantizar la calidad en sus servicios, el IAPH implementa un sistema de mejora continua y busca especializar a su personal. En sus relaciones con otras entidades, el IAPH fomenta la cooperación y colaboración, impulsando la participación social en la protección del patrimonio. Esto incluye trabajar con instituciones académicas, coordinar esfuerzos con otros órganos de la Administración y promover el reconocimiento social del patrimonio. La participación ciudadana es especialmente valorada, garantizando que todos los colectivos, incluidos los más vulnerables, tengan voz en los procesos relacionados con el patrimonio histórico y cultural. El Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico (IAPH. s.f.) ofrece una amplia gama de recursos y herramientas para la gestión y difusión del patrimonio cultural de Andalucía. Entre ellos se incluye un buscador de normativa que facilita el acceso a la legislación relevante, así como documentación técnica y la Guía Digital del Patrimonio Cultural de Andalucía que proporciona información esencial para la conservación y promoción del patrimonio. Además, el IAPH promueve la transparencia a través de datos abiertos y cuenta con una biblioteca, · 68 · archivo y mediateca que alberga una rica colección de recursos. Los usuarios pueden consultar vídeos que presentan materiales audiovisuales sobre diversas temáticas, así como acceder al catálogo de publicaciones que incluye libros, revistas y otros documentos. Asimismo, el Instituto se dedica a la producción científica, contribuyendo al conocimiento y estudio del patrimonio cultural andaluz. Figura 12. Servicios de Información del IAPH. Fuente: Elaboración propia. 3.2 Análisis de las actividades del Centro de Documentación y Estudios Biblioteca, Archivo y Mediateca El IAPH brinda los servicios documentales en la biblioteca, archivo y mediateca en los cuales, se puede consultar una variedad de información y documentos satisfaciendo las necesidades de los usuarios (IAPH, 2024). · 69 · - Biblioteca: la Biblioteca del IAPH cuenta con un fondo especializado en patrimonio histórico que cubre todas las áreas que engloba dicho concepto. - Archivo: el Archivo IAPH custodia los documentos resultados de las actuaciones y proyectos del instituto, destacando aquellos que son resultados de las acciones llevadas a cabo para documentar, investigar e intervenir en el patrimonio cultural y sus bienes. - Mediateca: el IAPH en el desarrollo de sus funciones de documentación, conservación e investigación genera y recopila un importante fondo gráfico clave para el conocimiento y estudio del patrimonio cultural de Andalucía. Además de lo anterior, el IAPH cuenta con los siguientes servicios: - Catálogo de Procedimientos y Servicios - Consulta en sala de biblioteca - Préstamo del fondo bibliográfico - Préstamo interbibliotecario - Inscripción a cursos y actividades formativas - Uso de espacios - Adquisición de publicación impresa - Visitas y actividades divulgativas 3.3 Evaluación de los sistemas existentes Con el objetivo de evaluar el nivel de madurez de la gestión de la información del Centro de Documentación y Estudios del IAPH, se implementó la metodología denominada · 70 · IM3 (Medición de madurez de la gestión de la información), por sus siglas en inglés "Information Management Maturity Measurement" (Public Record Office Victoria, 2024). La metodología "IM3" busca evaluar y medir el nivel de madurez de la gestión de la información en la organización. Esta metodología se enfoca en identificar las capacidades y prácticas de gestión de la información de la organización, con el objetivo de mejorar su eficiencia y eficacia en el manejo de los datos. Mediante este procedimiento, se analizan diferentes aspectos relacionados con la gestión de la información, como la cultura organizacional, los procesos, las herramientas tecnológicas utilizadas, la gobernanza de la información, la calidad de los datos, la seguridad de la información, entre otros e identificar áreas de mejora para incrementar su efectividad y eficiencia. Este método de trabajo IM3 busca brindar a las organizaciones una evaluación detallada de su capacidad para gestionar la información de manera efectiva, con el fin de optimizar sus procesos y tomar decisiones informadas basadas en datos confiables. Esta herramienta proporciona a las organizaciones gubernamentales la capacidad de evaluar su entorno actual de gestión de la información y ofrece orientación para el desarrollo de prácticas más efectivas en este ámbito. Esta evaluación consta de 17 preguntas sobre diferentes aspectos de la Gestión de la Información (Information Management - IM) en su organización (por ejemplo, agencia o sección). Las preguntas se dividen en 4 aspectos: · 71 · Figura 13. Aspectos IM3. Fuente: IM3 (Public Record Office Victoria, 2024). Cada una de las preguntas cuenta con siete opciones para realizar la selección una única opción de respuesta; las primeras cinco (1-5) respuestas corresponden desde el nivel más básico (1) hasta llevar al nivel óptimo (5); Se debe seleccionar el nivel de madurez que considere adecuado para su organización, del nivel 1 al 5. No obstante existen otras dos opciones correspondientes a: - Si necesita más información antes de responder la pregunta, se puede seleccionar Desconocido / Necesidad para obtener más información. - Si una pregunta no es aplicable a su organización, se ha de seleccionar. No aplicable. Al finalizar todas las preguntas, la aplicación de la herramienta entrega datos graficados que viabilizan la identificación de aspectos clave para rectificar o mejorar lo que debe ser atendido por cada uno de los puntos evaluados. La evaluación arroja resultado que se ponderan de 1 a 5 de acuerdo con la siguiente escala: · 72 · NIVEL VALOR ACIÓN DESCRIPCIÓN 5 PROACTIVO La organización tiene un compromiso específico para lograr la capacitación y la responsabilidad en materia de información y datos a través de la innovación y/o el aprendizaje basado en el seguimiento y la revisión continuos. 4 OPERACIONAL La organización ha completado la implantación de iniciativas planificadas en relación con la capacitación y la responsabilidad en materia de información y datos, y las iniciativas funcionan a un nivel razonable. 3 FORMATIVO La organización está abordando activamente la formación y la responsabilidad en materia de información y datos. Habrá pruebas de un enfoque planificado, aunque no se haya implantado totalmente en algunas áreas. 2 CONSCIENTE La organización es consciente de la importancia de la formación básica y la responsabilidad en materia de información y datos, pero hay pocas pruebas prácticas de que haya tomado medidas al respecto. 1 NO ADMINISTRADO La organización no es consciente o no ha tomado medidas para abordar la formación y la responsabilidad en materia de información y datos. Tabla 3. Escala de valoración. Fuente: IM3 (Public Record Office Victoria, 2024). Se implementó la metodología IM3 en la biblioteca y el Archivo del Centro del IAPH, no obstante, no fue posible obtener los resultados de la Mediateca. Los resultados arrojados por la herramienta IM3 aplicadas en las dos primeras, fueron condensados y cuyo proceso con las respectivas preguntas (anexo 2 entrevista IM3) y a continuación se registran los datos obtenidos para describir análisis como es: El panorama global del área en cuanto a la gestión de la información: · 79 · D. Sistemas y Procesos de Negocio Los procesos y sistemas de negocios están estrechamente ligados a la gestión de la información, ya sean sistematizados o manuales. Deben garantizar una gestión integral, ordenada y eficiente de la información producida y recibida por la Agencia. Arquitectura de la información Se está desarrollando una arquitectura de la información para presentar datos de manera comprensible a los usuarios y partes interesadas, dependiendo de la infraestructura de la Agencia. Mejora de procesos Algunas prácticas mejoran las actividades comerciales. Se está trabajando en la eliminación de tareas duplicadas para integrar eficientemente los procesos y el flujo de información. Sistemas y herramientas de negocios Los sistemas empresariales están siendo alineados a los estándares de gestión de información para mejorar su gestión. Se busca tecnologías y herramientas adecuadas con la participación de expertos en tecnologías de la información y gestión de la información. Privacidad y seguridad de la información Existe un marco normativo general sobre seguridad y privacidad de la información, aunque no hay una estrategia clara para formar y capacitar oficialmente a todo el personal. · 80 · 3.4 Formulación (P) Para abordar de manera integral los desafíos identificados en la gestión de la información, es fundamental implementar un conjunto de acciones estratégicas que garanticen un desarrollo continuo y sostenible en diversas áreas clave. A continuación, se presentan propuestas específicas relacionadas con la formación y planificación estratégica, la gobernanza, la gestión del ciclo de vida de la información, la optimización de sistemas y procesos, la seguridad y privacidad de los datos, así como la adopción de tecnologías avanzadas. Estas acciones están diseñadas para fortalecer las capacidades institucionales, mejorar la eficiencia operativa y asegurar una gestión de la información que esté alineada con las mejores prácticas y normativas vigentes: Formación y Planificación Estratégica a Largo Plazo ● Desarrollar e implementar un programa de formación continua: Diseñar cursos y talleres especializados en gestión de la información. ● Crear un plan estratégico a largo plazo: Incluir metas de desarrollo de competencias y formación en la planificación institucional. ● Realizar evaluaciones periódicas de competencias: Identificar áreas de mejora y ajustar la formación en consecuencia. ● Desarrollar un plan de relevo generacional: Asegurar la transferencia de conocimiento y habilidades a las nuevas generaciones de empleados. Gobernanza y Alineación Estratégica ● Establecer o reforzar un comité de gobernanza de la información: Definir roles y responsabilidades claros. ● Alinear los objetivos del comité con la estrategia institucional: Integrar la gestión de la información en la planificación estratégica del Instituto. · 81 · ● Promover la participación de la alta dirección: Incluir la gestión de información en las reuniones y decisiones de alto nivel. ● Realizar auditorías periódicas de la gobernanza: Evaluar la efectividad de la estructura de gobernanza y realizar ajustes según sea necesario. Gestión del Ciclo de Vida y Calidad de la Información ● Desarrollar y documentar políticas de gestión de información: Establecer lineamientos claros para la gestión del ciclo de vida de la información. ● Implementar un inventario de activos de información: Crear y mantener una base de datos actualizada de todos los activos de información. ● Adoptar sistemas de gestión documental: Seleccionar e implementar software que cumpla con las normativas vigentes. ● Capacitar al personal en la nueva normativa: Asegurar que todos los empleados conozcan y sigan los nuevos procedimientos. Optimización de Sistemas y Procesos de Negocio ● Alinear los sistemas empresariales con los estándares de gestión de la información: Revisar y ajustar las plataformas tecnológicas actuales. ● Revisar y mejorar los procesos de negocio: Identificar y eliminar tareas duplicadas y optimizar el flujo de información. ● Implementar una solución de gestión de procesos de negocio (BPM): Automatizar y mejorar la eficiencia de los procesos clave. ● Realizar evaluaciones periódicas de procesos: Ajustar las estrategias de gestión según las necesidades y cambios organizacionales. · 82 · Privacidad y Seguridad de la Información ● Desarrollar e implementar una estrategia de privacidad y seguridad: Definir políticas claras sobre la protección de datos. ● Capacitar al personal en normativas de seguridad y privacidad: Asegurar que todo el personal esté informado y actualizado. ● Realizar auditorías de seguridad regulares: Evaluar y mejorar continuamente las medidas de protección de datos. ● Establecer protocolos de respuesta a incidentes: Definir pasos claros a seguir en caso de una violación de seguridad. Implementación de Tecnologías Avanzadas ● Adoptar dispositivos IoT para automatización y monitoreo: Identificar áreas donde IoT pueda mejorar la gestión de la información. ● Integrar Inteligencia Artificial y Machine Learning: Desarrollar sistemas para análisis predictivo y toma de decisiones automatizada. ● Migrar a plataformas de Cloud Computing: Evaluar y seleccionar proveedores de nube para asegurar escalabilidad y seguridad. ● Capacitar al personal en el uso de tecnologías avanzadas: Asegurar que el equipo esté preparado para adoptar nuevas herramientas y sistemas. ● Monitorear y ajustar las tecnologías implementadas: Realizar evaluaciones periódicas para asegurar que las tecnologías avanzadas se usen de manera óptima. Teniendo en cuenta las acciones mencionadas, adicionalmente se presentan estrategias con el fin de aplicar los procesos y tecnología para llevar a cabo una transformación digital integral en el Centro de Documentación y Estudios del IAPH. · 83 · Estrategia de transformación digital Infraestructura digital: se requiere una infraestructura robusta como lo son: internet de alta velocidad y con una buena cobertura banda ancha en donde permita un acceso rápido. Redes Internas: entre las cuales se encuentran redes LAN (red de área local) que permite un intercambio de datos y comunicación entre diferentes dispositivos conectados a nivel local. Otra red es WLAN (red inalámbrica local) la cual es muy similar a la anterior y lo que cambia es que es inalámbrica, funciona a distancias cortas mediante ondas de radio o infrarrojas. Las anteriores redes deben estar seguras dentro del centro de documentación. Hardware: es importante tener servidores locales y en la nube para la custodia de información, así como también, contar con dispositivos como tablets, computadoras ya sea para los trabajadores como para los usuarios que tengan un tráfico de red adecuado con sus respectivos switches, routers entre otros. Software: para llegar a una transformación digital innovadora se debe contar con: tecnología en la nube para el trabajo y acceso remoto, internet de las cosas (LOT) para el intercambio de datos con otros dispositivos y para una adecuada conexión, inteligencia artificial (IA) para el análisis de volúmenes de datos lo que conlleva a la automatización de procesos y la analítica de datos avanzada. Ciberseguridad: para proteger los datos de los usuarios y de la información consultada es importante contar con sistemas de información que permitan tener una medida de seguridad de los datos, los cuales pueden ser inteligencia artificial, antivirus, tener un plan de seguridad de informática, firewall, capacitar al personal, proponer protocolos de seguridad, entre otros. · 84 · Almacenamiento: aplicar los sistemas NAS (almacenamiento conectado en red) que consiste en tener un dispositivo de alta capacidad de almacenamiento y que se conecta a una red logrando una conectividad ya sea de los usuarios o trabajadores que están autorizados para recuperar y almacenar información. Por otro lado, el sistema SAN (red de área de almacenamiento) es una red de almacenamiento compartida en el que pueden interactuar varios computadores y a la vez los servidores. De otra parte, también se encuentran los discos duros externos para realizar copias de seguridad locales y también se puede aplicar el almacenamiento en la nube utilizando Google drive, Microsoft Azure entre otros. Copias de seguridad: para realizar el proceso de copias de seguridad se debe realizar una identificación de los datos importantes y que deben ser respaldados. Posteriormente seleccionar el tipo de copia de seguridad si va a hacer todos los datos o si son solo los datos desde la última copia de seguridad, seguido a ellos se selecciona el tipo de almacenamiento, el cual fue descrito en el ítem anterior, se debe realizar pruebas esporádicamente para corroborar que se efectivamente se hacen las copias. Dentro de los softwares para realizar las copias de seguridad se encuentran: Backblaze copia de seguridad en la nube para empresas o personas naturales, Carbonite realiza copias de seguridad automáticas en la nube, Acronis True Image realiza copias de seguridad y recuperación para sistemas completos. Se recomienda tener tres copias de seguridad en medios diferentes, mantener el software de seguridad actualizado. Automatización de procesos: implementar procedimientos que de las actividades que se realizan al interior del centro de documentación y estudios utilizando herramientas de automatización y mejorar la eficiencia operativa, así mismo, integrarlos en los sistemas creando un flujo de trabajo adecuado. · 85 · Digitalización: escaneo de los documentos físicos a formatos digitales y almacenarlos organizadamente en los sistemas de custodia, para lo cual, se propone establecer un plan de digitalización de los materiales analógicos. Servicios al usuario: realizar seguimiento a las plataformas de acceso que actualmente tiene el centro de documentación y estudios, con el fin de identificar la satisfacción de los usuarios en el momento de realizar una consulta de información por medio de sistemas de autenticación, en caso negativo es importante desarrollar plataformas en donde los usuarios tengan un fácil acceso de información, de otra parte, para realizar la transformación digital es importante crear asistentes virtuales o chatbots con ayuda de la inteligencia artificial brindado soporte en tiempo real. Capacitación y gestión del cambio: realizar una programación anual de capacitación en cuanto al uso de las herramientas digitales y programas tecnológicos lo que conllevará a adaptar al personal en estos procesos. Alianzas: se propone establecer alianzas con proveedores en tecnología para activar soluciones avanzadas para la mejora de los servicios y la generación de indicadores, puesto que actualmente no se tienen estadísticas de los perfiles de los usuarios que visitan y consultan información en el centro de documentación y estudios. Estrategia operacional del centro de documentación Para llevar a cabo la transformación digital en el Centro de Documentación y Estudios del IAPH es importante contar con datos que puedan ser migrados fácilmente teniendo en cuenta que la tecnología avanza constantemente, mantener los datos estandarizados y normalizados que puedan ser preservados sin que pierdan la accesibilidad e integridad. Por · 86 · tal motivo, se presenta varios pasos para la adopción de estándares y herramientas tecnológicas. - Identificar las necesidades informativas de los usuarios y del centro de documentación y estudios para hacer la normalización de los datos. - Realizar un inventario de datos en el que se incluya la estructura, el contenido y el formato lo que conlleva a hacer un manejo de datos unificándolos e identificando los posibles sinónimos. - Aplicar la estructura de metadatos. - Estructurar vocabularios controlados identificando: significado, jerarquía, sinónimos y asociaciones con otras palabras, posteriormente se integrará al sistema de información y se recomienda hacer pruebas piloto. Esto supondrá realizar la recuperación de información más efectiva y será fuente para la transformación digital. - Asegurarse de que los sistemas tengan la capacidad de integrar los datos con otras plataformas. - Normalizar catálogos bibliográficos lo que garantizará su acceso, interoperabilidad, y consistencia de los datos para lo cual, se recomienda aplicar el formato MARC21, tesauros, herramientas de conversión, sistemas de información de bibliotecas como KOHA, ALEPH, SIERRA. - Establecer uso de datos únicos que unan los relacionados o sinónimos. - Publicar el vocabulario en la página web del centro de documentación y estudios en un formato que sea abierto y accesible. · 87 · Estrategia en preservación digital Ante la generación y producción de información digital y electrónica que se va almacenando en el repositorio del centro de documentación y del IAPH es imprescindible realizar estudios importantes para crear y adoptar políticas y estándares que permitan que la información se mantenga auténtica, fiable y útil garantizando la accesibilidad y la preservación digital. Por consiguiente, se define la preservación digital “como la conservación de la información digital a largo plazo, para que esté disponible para las generaciones futuras” es así como, la preservación digital busca hacer la información accesible en el tiempo teniendo en cuenta el avance de la tecnología y las necesidades de los usuarios, para lo cual se debe tener en cuenta que es necesario: - Realizar un diagnóstico en el que se identificará la información a conservar, los recursos administrativos necesarios, la tecnología y herramientas que se requieren y el recurso humano. - Definir formatos que sean estándares y que sean compatibles para la interoperabilidad por lo que se recomienda aplicar los formatos PDF/A, TIFF y WAV. - Crear e implementar metadatos con Dubblin Core el cual se compone de 15 descriptores de datos para su recuperación. - Establecer procedimientos para la aplicación de copias de seguridad en soportes duraderos. - Aplicar una automatización segura la cual puede ser con un software de preservación digital uno de ellos puede ser Archivematíca con código abierto y tiene como objetivo preservar el acceso a largo plazo. · 88 · - Elaborar y aplicar procedimientos de preservación en el que se describan las actividades y sus responsables. - Elaborar planes y programas en los que se tengan en cuenta la obsolescencia y digital y cómo actuar sobre estos cambios y la innovación, así como también el crecimiento de los datos. - Realizar capacitación y sensibilización al personal sobre prácticas de conservación digital y el uso adecuado de las herramientas tecnológicas. Estrategia para la seguridad de los datos personales La protección de datos personales en España se encuentra regulada por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía a los Derechos Digitales 3 de 2018, (Ley Orgánica 3/2018). A su vez, se encuentra el Reglamento del Parlamento Europeo (UE) 2016/679 (Reglamento del Parlamento Europeo (UE) 2016/679, 2016) las cuales, tienen como objetivo garantizar la libertad pública y los derechos fundamentales relacionado con el tratamiento de sus datos personales protegiendo el honor y la intimidad personal y familiar. La protección de los datos personales es la información de una persona física viva identificada o identificable (Comisión Europea, s.f.b). Por tal motivo, se busca aplicar medidas, reglamentos y técnicas informáticas que puedan salvaguardar la privacidad de los datos, inspeccionando la información garantizando la integridad, confidencialidad el uso indebido y la disponibilidad, por tal motivo a continuación se describe. - Identificar que posibles amenazas pueden afectar la protección de los datos de los usuarios entre los que se encuentran ciberataques (correos maliciosos, virus, troyanos, mensajes fraudulentos) fallas en el sistema en el software y · 95 · Estrategia para conseguir un centro de documentación innovador y sostenible Para impulsar al Centro de Documentación y Estudios del IAPH hacia su transformación digital, es fundamental integrar prácticas ambientales en sus procesos operacionales y en el uso de herramientas tecnológicas. Esta integración no solo permite mejorar continuamente la calidad de los servicios ofrecidos, sino que también responde a la necesidad de reducir el impacto ambiental del centro. Un aspecto clave de este enfoque es la identificación y optimización de los recursos disponibles, para asegurar que se implementen soluciones efectivas y sostenibles. A continuación, se proponen diversas opciones que contribuirán a este objetivo. Entre las primeras medidas, es crucial diseñar planes ecológicos que promuevan el uso de materiales reciclables en los espacios del centro y que maximicen el aprovechamiento de la luz natural. Asimismo, es importante continuar con el proceso de digitalización de fuentes documentales, lo cual no solo mejora la eficiencia en el manejo de la información, sino que también disminuye significativamente el consumo de papel. Automatizar los procesos operacionales como la catalogación e indexación de datos permitirá optimizar la consulta de la información y mejorar la productividad del centro. En términos de energía, se propone el uso de fuentes renovables, como la solar o la eólica, lo que ayudaría a reducir la huella de carbono del centro. Además, implementar, o mejorar, sistemas de iluminación LED, junto con equipos electrónicos de bajo consumo y sensores de movimiento, incrementaría la eficiencia energética del edificio. Paralelamente, se deberían desarrollar programas de gestión de residuos y reciclaje, minimizando el impacto ambiental generado por las actividades del centro. · 96 · La capacitación continua del personal en prácticas sostenibles es otra medida esencial para asegurar la correcta implementación de estos cambios. También es importante realizar un estudio para identificar las fuentes de huella de carbono y proponer un plan con objetivos claros para reducir las emisiones de gases contaminantes. Entre las acciones recomendadas se incluyen la utilización de transporte público o medios autónomos como bicicletas, y la elaboración de informes periódicos que den cuenta de los avances o retrocesos en la reducción de la huella de carbono, fomentando una cultura de mejora continua en el ámbito ambiental del centro. Con todas estas iniciativas, el Centro de Documentación y Estudios no solo avanzará hacia la sostenibilidad, sino que se posicionará como un referente en la integración de innovación tecnológica y conciencia ambiental en el ámbito de la gestión patrimonial. Identificación de los requisitos La Estrategia Digital para una España Inteligente 2025 (Secretaría de Estado de Telecomunicaciones e Infraestructuras Digitales, 2024), el Plan Inicial de Actuación de la Agencia Digital de Andalucía (2021-2024) (Junta de Andalucía, s.f.) y el Plan Anual de Actuaciones TIC 2024 (Junta de Andalucia, 2023) se articulan de manera cuidadosa a través de una planificación y coordinación de acciones que permiten alcanzar los objetivos propuestos en cada uno de ellos. La Estrategia Digital para una España Inteligente 2025 establece las líneas maestras de actuación a nivel nacional, mientras que el Plan Inicial de Actuación de la Agencia Digital de Andalucía (2021-2024) se enfoca en las necesidades y particularidades de la región. · 97 · Por otro lado, el Plan Anual de Actuaciones TIC 2024 define las acciones concretas a realizar en un periodo específico. La coordinación entre estos diferentes niveles de planificación es esencial para garantizar una implementación efectiva y eficiente de las políticas digitales en España, así como para asegurar que se alcancen los objetivos de manera articulada y coherente. Además, la retroalimentación constante entre los diferentes planes permite ajustar las estrategias y acciones en función de los resultados y necesidades específicas que vayan surgiendo en el proceso de implementación. Definición de metas Se ha diseñado un conjunto de estrategias que incluyen la formación continua del personal, la mejora en la gobernanza de la información, la optimización de sistemas y procesos de negocio, así como la implementación de soluciones innovadoras como la inteligencia artificial y el Internet de las Cosas (IoT). Desde este enfoque no solo busca mejorar la eficiencia operativa y la calidad del servicio, sino también asegurar que el Centro siga siendo un referente en la gestión y preservación del patrimonio cultural, alineando sus acciones con las exigencias tecnológicas y las mejores prácticas internacionales en gestión documental y de información. Formación y Planificación Estratégica El Centro de Documentación y Estudios se compromete a desarrollar e implementar un programa de formación continua que fortalece las capacidades del personal en la gestión de la información. Como parte de esta iniciativa, se establece la meta de diseñar e implementar al menos cinco cursos y talleres especializados en este ámbito durante el primer · 98 · año. Estos cursos no solo proporcionarán conocimientos actualizados, sino que también fomentarán un entorno de aprendizaje continuo que beneficiará a todo el equipo. Además, el centro se propone crear un plan estratégico a largo plazo que contemple el desarrollo de competencias y formación. La meta es incorporar metas específicas relacionadas con estas áreas en el plan estratégico institucional dentro de los próximos seis meses. Esto asegurará que la formación esté alineada con los objetivos generales del centro y que se prioricen las necesidades de desarrollo del personal. Para garantizar la efectividad del programa de formación, se realizarán evaluaciones periódicas de competencias. La meta es completar estas evaluaciones para todo el personal cada 12 meses, lo que permitirá ajustar los programas de formación en función de los resultados obtenidos. Este enfoque dinámico asegurará que las capacidades del equipo se mantengan actualizadas y relevantes en un entorno en constante cambio. Por último, el centro desarrollará un plan de relevo generacional que asegurará la continuidad del conocimiento y las habilidades dentro de la organización. La meta es establecer un plan documentado y operativo dentro de los próximos 18 meses, garantizando así una transición fluida y efectiva entre generaciones. Gobernanza y Alineación Estratégica El Centro de Documentación y Estudios se propone establecer o reforzar un comité de gobernanza de la información con el objetivo de mejorar la gestión y el uso de los datos dentro de la organización. La meta es crear o formalizar este comité, asegurando que cuente con roles y responsabilidades definidas, en un plazo de seis meses. Esta estructura permitirá una supervisión más efectiva y facilitará la toma de decisiones informadas en relación con la gestión de la información. · 99 · Asimismo, es fundamental alinear los objetivos del comité con la estrategia institucional del centro. La meta es asegurar que estos objetivos estén completamente integrados en la planificación estratégica del Instituto en los próximos doce meses. Esta alineación garantizará que las iniciativas del comité contribuyan directamente a los objetivos generales del centro, promoviendo una gestión coherente y coordinada. La participación activa de la alta dirección también es crucial para el éxito de la gobernanza de la información. La meta es incluir la gestión de la información en la agenda de todas las reuniones de alta dirección y en al menos el 80% de las decisiones estratégicas. Este enfoque asegurará que la alta dirección esté comprometida con las iniciativas relacionadas con la información, lo que facilitará su implementación y seguimiento. Finalmente, el centro llevará a cabo auditorías periódicas de gobernanza para evaluar la efectividad de las estructuras establecidas. La meta es ejecutar estas auditorías al menos una vez al año y ajustar las estructuras de gobernanza según los resultados obtenidos. Este proceso permitirá identificar áreas de mejora y garantizar que las prácticas de gobernanza se mantengan actualizadas y alineadas con las mejores prácticas del sector. Gestión del Ciclo de Vida y Calidad de la Información El Centro de Documentación y Estudios se compromete a desarrollar y documentar políticas de gestión de información que regulan el ciclo de vida de los datos y documentos. La meta es crear y documentar políticas claras y efectivas en un plazo de nueve meses. Estas políticas establecerán directrices precisas sobre cómo se debe manejar, almacenar y preservar la información, asegurando su integridad y accesibilidad a lo largo del tiempo. Además, se implementará un inventario de activos de información que permitirá tener un control exhaustivo sobre los recursos informativos del centro. La meta es completar este · 100 · inventario en un plazo de doce meses y mantenerse actualizado en tiempo real. Este inventario no solo facilitará la gestión eficiente de los activos, sino que también permitirá identificar oportunidades para mejorar la calidad y el uso de la información disponible. Para optimizar la gestión documental, el centro adoptará sistemas de gestión documental que cumplan con las normativas vigentes. La meta es seleccionar e implementar un sistema adecuado dentro de los próximos quince meses. Este sistema será fundamental para organizar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente, mejorando así la calidad de la información gestionada. Finalmente, es crucial capacitar al personal en las nuevas normativas y procedimientos establecidos. La meta es asegurar que el 100% del personal reciba capacitación en estas nuevas directrices dentro de los tres meses posteriores a su implementación. Esta formación garantizará que todos los miembros del equipo estén alineados con las políticas de gestión de información, promoviendo una cultura organizacional que valore la calidad y el manejo adecuado de los datos. Optimización de Sistemas y Procesos de Negocio El Centro de Documentación y Estudios se compromete a alinear sus sistemas empresariales con los estándares de gestión de la información para mejorar la eficiencia y efectividad en sus operaciones. La meta es revisar y ajustar todas las plataformas tecnológicas en los próximos doce meses, asegurando que cumplan con los estándares establecidos. Esta revisión permitirá identificar áreas de mejora y garantizar que las herramientas utilizadas estén optimizadas para el manejo adecuado de la información. Además, se llevará a cabo una revisión exhaustiva de los procesos de negocio con el objetivo de identificar y eliminar al menos un 20% de las tareas duplicadas en un plazo de · 101 · doce meses. Esta iniciativa no solo contribuirá a una mayor eficiencia operativa, sino que también liberará recursos que podrán ser utilizados en actividades más estratégicas, mejorando así la productividad general del centro. Para facilitar la automatización y optimización de los procesos, se implementará una solución de gestión de procesos de negocio (BPM) en un plazo de dieciocho meses. La meta es automatizar al menos el 50% de los procesos clave, lo que permitirá reducir tiempos de respuesta y minimizar errores humanos, mejorando la calidad del servicio ofrecido por el centro. Finalmente, el centro establecerá un sistema de evaluaciones periódicas de procesos, realizando revisiones trimestrales para ajustar las estrategias según las necesidades organizacionales. Esta práctica garantizará que los procesos se mantengan alineados con los objetivos del centro y se adapten a los cambios en el entorno operativo, promoviendo así una cultura de mejora continua y agilidad en la gestión. Privacidad y Seguridad de la Información El Centro de Documentación y Estudios se compromete a desarrollar e implementar una estrategia de privacidad y seguridad de la información que garantiza la protección de los datos manejados. La meta es definir y poner en práctica esta estrategia dentro de los próximos seis meses, estableciendo un marco claro que aborde los riesgos asociados con la gestión de la información y que cumpla con las normativas vigentes. Para asegurar la efectividad de esta estrategia, es esencial capacitar al 100% del personal en las normativas de seguridad y privacidad. La meta es completar esta capacitación dentro de los seis meses posteriores a la implementación de la estrategia, garantizando que · 102 · todos los miembros del equipo comprendan su papel en la protección de la información y estén equipados para manejarla adecuadamente. Además, el centro llevará a cabo auditorías de seguridad regulares cada seis meses para evaluar la efectividad de las medidas implementadas. La meta es ajustar las medidas de protección de datos según los resultados obtenidos en estas auditorías, lo que permitirá identificar áreas de mejora y asegurar que se mantengan altos estándares de seguridad. Por último, se establecerán protocolos de respuesta a incidentes para gestionar cualquier eventualidad relacionada con la seguridad de la información. La meta es desarrollar y documentar estos protocolos en un plazo de tres meses, así como realizar simulacros semestrales para asegurar que el personal esté preparado para actuar eficazmente en caso de un incidente. Implementación de Tecnologías Avanzadas El Centro de Documentación y Estudios se propone adoptar dispositivos IoT para la automatización y monitoreo de procesos, con el objetivo de mejorar la eficiencia en la gestión de información. La meta es identificar y aplicar estos dispositivos en al menos tres áreas clave dentro de los próximos doce meses. Esta implementación permitirá un seguimiento más preciso y en tiempo real, optimizando así la gestión de recursos y datos. Además, el centro busca integrar Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning en sus operaciones. La meta es implementar sistemas de IA y Machine Learning en un plazo de dieciocho meses, lo que permitirá optimizar el análisis de datos y mejorar la toma de decisiones. Estas tecnologías avanzadas proporcionarán herramientas poderosas para extraer información valiosa y patrones que pueden ser utilizados para mejorar los servicios ofrecidos. · 103 · En paralelo, se llevará a cabo la migración a plataformas de Cloud Computing, con la meta de trasladar al menos el 75% de los sistemas y datos críticos a estas plataformas dentro de los próximos doce meses. Esta migración no solo mejorará la accesibilidad y escalabilidad de los datos, sino que también aumentará la seguridad y facilitará la colaboración entre equipos. Para garantizar el éxito en la implementación de estas tecnologías avanzadas, es fundamental capacitar al 100% del personal en su uso. La meta es completar esta capacitación dentro de los seis meses posteriores a la implementación, asegurando que todos los miembros del equipo estén preparados para aprovechar al máximo las nuevas herramientas. Finalmente, se establecerá un sistema para monitorear y ajustar las tecnologías implementadas, realizando evaluaciones trimestrales. La meta es ajustar su uso según los resultados obtenidos, lo que permitirá optimizar su eficacia y asegurar que se alinee con los objetivos estratégicos del centro. Estas acciones son esenciales para garantizar una transición exitosa hacia un entorno tecnológico más avanzado y eficiente. Diseño de las estrategias para cumplir los requisitos La transformación digital en el Centro de Documentación y Estudios exige un enfoque integral y planificado para garantizar su éxito y sostenibilidad. Se presentan un conjunto de acciones estratégicas diseñadas para evaluar, planificar y ejecutar un proceso de digitalización que no solo satisfaga las necesidades actuales del centro, sino que también potencie su capacidad para gestionar y preservar información en el futuro. A través de un diagnóstico exhaustivo, la proyección de actividades, la identificación de recursos y la adopción de metodologías ágiles, se busca optimizar cada aspecto del funcionamiento del · 104 · centro. Además, se destaca la importancia del liderazgo, la cooperación y la innovación como pilares fundamentales para avanzar en esta transformación. Entre las estrategias para cumplir con los requisitos se encuentran: - Realizar un diagnóstico de las necesidades del Centro de Documentación y Estudios para identificar las actividades a implementar y los recursos con los que se cuentan y con cuales. - Hacer una proyección que contemple las actividades, herramientas y recursos humanos para la actualización y mejora de la transformación digital del centro. - Identificar la capacidad de almacenamiento de los servidores y del resto de los sistemas de almacenamiento y analizar si cumplen con el volumen de información producida y si está apta para cumplir con la estrategia de preservación digital y seguridad de los datos que en el desarrollo de este trabajo. - Establecer alianzas de cooperación para compartir servicios, conocimiento y recursos. - Participar en fondos públicos o programas para dar a conocer proyectos de transformación digital y así recibir apoyo económico. - Realizar seguimiento y monitoreo del rendimiento y de la ejecución de los proyectos de transformación digital y hacer ajustes en caso de ser necesario para cumplir con los resultados. - Proyectar las actividades que se van a llevar a cabo en el centro de documentación y estudios en el que se dirija, se controle y oriente los recursos a hacer ejecutados en atención a las necesidades de este. - Comprometerse con la transformación digital promoviendo la importancia activamente por parte de los líderes. · 111 · Armonización con los demás sistemas de gestión La alineación de los sistemas de gestión de calidad y ambiental con la transformación digital es fundamental para asegurar un desarrollo sostenible y responsable en el Centro de Documentación y Estudios. Integrar estos sistemas garantiza que la digitalización se lleve a cabo con altos estándares de calidad, reduciendo impactos ambientales y promoviendo prácticas responsables como el uso eficiente de recursos y la adopción de tecnologías sostenibles. Incorporar los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la Agenda 2030, orienta el proceso hacia metas de equidad, innovación y sostenibilidad, impulsando un compromiso activo con la responsabilidad social y la excelencia en la gestión de la información. 3.6 Evaluación (V) Evaluar el cumplimiento de los requisitos establecidos para el proceso de transformación digital es esencial a fin de asegurar que los avances en el Centro de Documentación y Estudios del IAPH se realicen de manera eficiente, responsable y alineada con los objetivos de calidad, gestión ambiental y los ODS de la Agenda 2030. Esta evaluación periódica no solo medirá el progreso y la efectividad de las iniciativas, sino que también garantizará el cumplimiento de los estándares de sostenibilidad y calidad necesarios para una gestión de la información que responda a las expectativas y necesidades actuales. Evaluación del cumplimiento de requisitos La evaluación del cumplimiento debe cubrir tanto la alineación con los planes, programas y proyectos del centro, como con los sistemas de calidad, gestión ambiental y los ODS. Este proceso asegura que la digitalización no solo se realice de manera eficiente y efectiva, sino también en conformidad con normativas ambientales y criterios de sostenibilidad. · 112 · La integración de los ODS refuerza el compromiso del centro hacia una modernización tecnológica que también aboga por la equidad y la sostenibilidad global, estableciendo un enfoque integral donde la calidad, la responsabilidad social y el respeto por el medio ambiente se entrelazan para construir un futuro digital ético y eficiente. Indicadores Para evaluar el cumplimiento de la armonización con los planes, programas o proyectos del Centro de Documentación y Estudios, así como con el sistema de calidad, gestión ambiental y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la Agenda 2030, se propone utilizar los siguientes indicadores: Armonización con los Planes, Programas o Proyectos del Centro La transformación digital del Centro de Documentación y Estudios se puede evaluar respecto de la Armonización con los Planes, Programas o Proyectos del Centro mediante varios indicadores clave que reflejan su efectividad y alineación con los objetivos estratégicos. Uno de estos indicadores es el grado de integración, que mide el porcentaje de iniciativas de transformación digital que están alineadas con los objetivos y estrategias de otros planos y programas existentes en el centro. Este indicador permite identificar el nivel de coherencia en las acciones emprendidas y su contribución a una visión unificada. El segundo corresponde a las sinergias identificadas, que se refieren al número de áreas de colaboración entre la transformación digital y otros proyectos en curso. Este indicador es fundamental para evaluar cómo las iniciativas digitales pueden potenciarse mutuamente, generando un impacto más significativo en el desarrollo del centro. · 113 · En tercer lugar, se considera la cantidad de duplicidades evitadas, que refleja los esfuerzos duplicados que se han evitado gracias a la coordinación con otros proyectos y programas. Este indicador no solo ayuda a optimizar recursos, sino que también asegura una gestión más eficiente y efectiva en la implementación de la transformación digital. Armonización con el Sistema de Calidad del centro La armonización de la transformación digital con el Sistema de Calidad del Centro de Documentación y Estudios es necesaria para garantizar el éxito de la transformación digital. Uno de los indicadores clave en este contexto es el cumplimiento de estándares de calidad, que mide el porcentaje de fases de la transformación digital que se ajustan a los criterios establecidos. Este indicador asegura que cada etapa del proceso se realiza con los niveles de calidad requeridos, promoviendo la eficacia y eficiencia en las operaciones. Otro aspecto crítico es el número de incidencias de calidad, que refleja la cantidad de desviaciones o problemas detectados durante el proceso de digitalización. Este indicador permite identificar áreas que necesitan atención y mejora, facilitando la implementación de acciones correctivas. Complementariamente, se lleva a cabo una evaluación de la gestión de la información, basada en los resultados obtenidos de auditorías y evaluaciones periódicas que verifican la conformidad con los requisitos de calidad establecidos. Finalmente, se considera la satisfacción de los usuarios, que mide el grado de satisfacción de los usuarios finales en relación con la calidad de los servicios y sistemas implementados. Este indicador es esencial para comprender cómo perciben los usuarios las mejoras introducidas y para realizar ajustes que optimicen su experiencia. En conjunto, estos indicadores no solo aseguran una adecuada armonización con el Sistema de Calidad del · 114 · centro, sino que también promueven una cultura de mejora continua y excelencia en el servicio en el marco de la transformación digital. Armonización con la Gestión Ambiental La armonización con la gestión ambiental es un aspecto fundamental en el proceso de transformación digital del Centro de Documentación y Estudios. Un indicador clave en este contexto es la reducción de impacto ecológico, que mide el porcentaje de reducción en el consumo de recursos y la generación de residuos asociados con la digitalización. Este indicador refleja el compromiso del centro con prácticas sostenibles y la minimización de su huella ambiental. La adopción de tecnologías limpias, que se refiere al número de tecnologías sostenibles implementadas durante el proceso de digitalización. Este indicador no solo contribuye a la sostenibilidad, sino que también promueve la innovación en el uso de recursos. Además, se evalúa el cumplimiento de normativas ambientales, que representa el porcentaje de cumplimiento con las regulaciones ambientales vigentes durante la transformación digital. Este cumplimiento es esencial para asegurar que todas las actividades se realicen dentro del marco legal y ético. Se considera la eficiencia en el uso de recursos, que mide el grado de eficiencia en el uso de recursos naturales y energéticos durante la implementación de la digitalización. Este indicador permite identificar áreas donde se pueden realizar mejoras, optimizando así los procesos y contribuyendo a un enfoque más sostenible. En conjunto, estos indicadores garantizan que la transformación digital no solo sea efectiva, sino también respetuosa con el medio ambiente y alineada con los principios de sostenibilidad. · 115 · Armonización con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) La armonización con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) es muy importante en el proceso de transformación digital del Centro de Documentación y Estudios. Este proceso contribuye directamente a varios ODS específicos, como la innovación, la educación de calidad, la reducción de desigualdades y la acción climática. Se evalúa el número de ODS a los que la transformación digital está alineada, asegurando que las iniciativas emprendidas tengan un impacto positivo y significativo en estas áreas clave. De igual manera, se monitorea el cumplimiento de las metas de inclusión y equidad, evaluando el nivel de progreso en la reducción de desigualdades durante el proceso de digitalización. La transformación digital también se analiza en términos de su impacto en la innovación y la calidad educativa, lo que permite medir cómo estas iniciativas mejoran el acceso a una educación de calidad dentro del centro. Por último, se implementan medidas relacionadas con la acción climática, enfocándose en los resultados obtenidos para reducir la huella de carbono asociada al proceso de digitalización. Estos indicadores no solo aseguran que las acciones del centro estén alineadas con los ODS, sino que también promueven un desarrollo sostenible y responsable en todas sus iniciativas. Identificación de acciones de mejora (A) Para asegurar una transformación digital efectiva y alineada con los objetivos estratégicos del Centro de Documentación y Estudios, es fundamental implementar un sistema de gestión de proyectos que facilite la coordinación y el seguimiento de la integración de iniciativas. Esto se complementará con talleres de colaboración interdepartamental, promoviendo así un enfoque cohesivo en la ejecución de proyectos. Además, se desarrollará un plan de capacitación continua en estándares de calidad para el personal involucrado, · 116 · garantizando que todos los miembros del equipo estén equipados con las habilidades necesarias para cumplir con los requisitos de calidad establecidos. En términos de gestión ambiental, el Centro adoptará tecnologías más sostenibles y mejorará las prácticas de reciclaje y reducción de residuos durante el proceso de digitalización. Asimismo, se crearán proyectos específicos para abordar metas de inclusión y equidad, tales como programas de capacitación dirigidos a grupos desfavorecidos, asegurando que todos tengan acceso a las oportunidades que brinda la transformación digital. La integración de criterios de sostenibilidad en la planificación de nuevos proyectos no solo contribuirá al cumplimiento de los indicadores establecidos, sino que también fomentará un impacto positivo en la comunidad y el medio ambiente. Estas acciones son clave para garantizar que la transformación digital sea no solo efectiva, sino también responsable y equitativa. Identificación de nuevos requisitos Según se registra en el texto "Las seis dimensiones de la transformación digital," del profesor Gustavo Díaz (Díaz, 2022). Las seis dimensiones proporcionan un marco integral para que las organizaciones se adapten al entorno digital, mejorando su competitividad y eficiencia. Para aplicar estas dimensiones en el Centro de Documentación y Estudios, es necesario centrarse en los siguientes aspectos clave: 1. Entorno competitivo: Evaluar el impacto de las tecnologías emergentes en el modelo de negocio del centro y su papel en la preservación del patrimonio documental. Es importante investigar cómo instituciones similares están implementando nuevas herramientas tecnológicas y ajustar las estrategias del centro para anticiparse a estos cambios. · 117 · 2. Modelo de negocio y clientes: Asegurar que las tecnologías digitales no solo mejoren la eficiencia interna, sino que también optimicen la interacción con los usuarios del centro. Se deben explorar nuevas formas de generar valor, como el acceso digital a colecciones y servicios personalizados para investigadores y académicos. 3. Modelo de gestión: Revisar y modernizar la estructura organizativa, fomentando formas de colaboración más ágiles. Implementar metodologías que promuevan una gestión eficiente de los recursos digitales y humanos, alineados con los objetivos estratégicos del centro. 4. Tecnologías digitales: Desarrollar una infraestructura robusta que permita gestionar grandes volúmenes de datos de manera eficiente. Adoptar tecnologías avanzadas que aseguren la accesibilidad, preservación y seguridad de la información. 5. Cultura digital: Trabajar en construir una cultura organizativa que apoye la transformación digital. Fomentar la colaboración transversal entre departamentos, incentivando la innovación y el intercambio de conocimientos digitales. 6. Talento digital: Implementar programas de formación continua para desarrollar las habilidades digitales del personal, asegurando que el talento interno esté preparado para liderar y sostener los cambios a lo largo del tiempo. La aplicación de estas dimensiones permitirá al Centro de Documentación y Estudios transformarse digitalmente, alineando sus operaciones con las demandas contemporáneas del entorno digital. · 118 · Acciones de mejora Resulta decisivo implementar un sistema de gestión de proyectos que facilite la coordinación y el seguimiento de la integración de iniciativas, acompañado de talleres de colaboración interdepartamental. Esto permitirá identificar sinergias, evitar duplicidades y mejorar la integración de la transformación digital con otros proyectos del centro. Además, se desarrollará un plan de capacitación continua en estándares de calidad para el personal involucrado, asegurando que cada fase del proceso cumpla con los más altos estándares y satisfaga las expectativas de los usuarios. En términos de gestión ambiental, se crearán proyectos específicos para abordar metas de inclusión y equidad, como programas de capacitación para grupos desfavorecidos, e integrar criterios de sostenibilidad en la planificación de nuevos proyectos. Estas acciones no solo mejorarán el cumplimiento de los indicadores clave, sino que también asegurarán que la transformación digital sea efectiva y esté alineada con los objetivos estratégicos del centro. · 119 · 4 CONCLUSIONES, PROPUESTAS Y RECOMENDACIONES En el contexto actual de transformación digital y constante cambio en las tecnologías de la información, es fundamental que las instituciones dedicadas al patrimonio cultural, como el Centro de Documentación y Estudios, evalúen y adapten sus prácticas de gestión de la información para responder a los nuevos desafíos y aprovechar las oportunidades que ofrecen los sistemas digitales. El presente análisis ha profundizado en los aspectos críticos de la gestión de información dentro del centro, identificando áreas de mejora en torno a la gobernanza, capacitación, formalización de prácticas y desarrollo de infraestructuras tecnológicas. Las conclusiones globales reflejan la necesidad de un enfoque estratégico que integre la gestión de la información con los objetivos corporativos del centro, garantizando así una mayor eficiencia operativa, mayor seguridad de los datos y mayor adaptabilidad ante las demandas cambiantes del entorno digital. Los hallazgos destacados subrayan la importancia de contar con un sistema de gobernanza robusto, una estructura de capacitación continua y políticas formalizadas que permitan un acceso seguro y eficiente a la información, optimizando la toma de decisiones y el trabajo colaborativo. Este diagnóstico ha proporcionado un marco de referencia para orientar los esfuerzos de digitalización y mejora continua en el centro, considerando la implementación de sistemas y procesos más integrados, automatizados y escalables. Las conclusiones parciales, a su vez, abordan de manera específica los retos y logros en áreas claves como el personal, la organización, el ciclo de vida de la información, y los sistemas de negocio, ofreciendo un mapa claro de las áreas que requieren intervención para alinearse con los estándares de gestión actuales. · 120 · 4.1 Conclusiones globales El análisis de la gestión de la información en el Centro de Documentación y Estudios del IAPH ha revelado una serie de desafíos críticos que requieren atención inmediata para optimizar su funcionamiento. Las conclusiones globales que se presentan a continuación evidencian aspectos clave en áreas estratégicas, desde la gobernanza de la información y la formación del personal, hasta la formalización de prácticas y la implementación de sistemas adecuados. En primer lugar, cabe señalar que se ha identificado una falta de gobernanza y alineación estratégica. Aunque la organización reconoce la importancia de la gestión de la información, no ha logrado integrar plenamente su gobernanza en la estrategia corporativa. La falta de recursos asignados por la dirección revela una insuficiente priorización de la gestión de la información. Por otro lado, se han evidenciado carencias en la capacitación continua del personal. Existe conciencia sobre la relevancia de las habilidades en gestión de la información, pero el enfoque reactivo y limitado de la capacitación actual resulta insuficiente. Además, no se adaptan los programas de formación a las necesidades específicas de las funciones del área, lo que restringe el desarrollo de competencias clave. Igualmente, se han detectado deficiencias en la formalización de prácticas de gestión de la información. Aunque las responsabilidades están definidas, las prácticas actuales no están respaldadas por estructuras formales. La falta de un catálogo estructurado y políticas claras limitan la accesibilidad y uso eficiente de la información. Cabe señalar, también, los desafíos existentes en la implementación de arquitecturas y estándares de sistemas, así, el desarrollo de una arquitectura de información se enfrenta a · 127 · adecuadas. Además, para la seguridad y privacidad de los datos, se deben establecer estrategias de formación y capacitación en estas áreas, junto con auditorías de seguridad regulares y protocolos de respuesta a incidentes, garantizando así una gestión proactiva ante cualquier eventualidad. En conclusión, la implementación de las acciones sugeridas no solo permitiría abordar los hallazgos resultado de la evaluación IM3, sino que redundaría en una mejora en la gestión de la información en el Centro de Documentación y Estudios del IAPH. Al fortalecer la cultura organizacional, optimizar los procesos y adoptar tecnologías avanzadas, se logrará no solo mejorar la calidad del servicio ofrecido a los usuarios, sino también preservar al Instituto como un referente en la gestión del patrimonio histórico. La capacitación continua del personal, con especial énfasis en temas relacionados con transformación digital, se constituye en uno de los elementos clave que garantizarían que el Centro y el Instituto puedan adaptarse a los desafíos futuros y cumplir con su misión de generar conocimiento innovador en patrimonio, transferirlo y orientar las políticas culturales como factor de desarrollo y crecimiento inteligente en Andalucía. · 128 · 5. REFERENCIAS Agenjo Bullón, X., & Hernández, C. F. (2009). La biblioteca virtual: función y planteamiento. En Boletín Federación Española de Asociaciones de Archiveros (Vol. 4, pp. 25-106). Ministerio de Cultura. 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Fotografía de los archivos de Nippur Editorial Académica. file:///C:/Users/yulie/Downloads/Bibliotecas_y_archivos_Mesopotamia%20(1).pdf García, Ángel (s.f.) Bibliotecas y archivos en Mesopotamia. Fotografía de las tablillas de Nippur Editorial Académica. file:///C:/Users/yulie/Downloads/Bibliotecas_y_archivos_Mesopotamia%20(1).pdf García, Ángel (s.f.) Bibliotecas y archivos en Mesopotamia. Fotografía Fragmento de Estela de los Buitres Editorial Académica. file:///C:/Users/yulie/Downloads/Bibliotecas_y_archivos_Mesopotamia%20(1).pdf Gobierno de España. (s.f.). Plan de Acción para la Implementación de la Agenda 2030. Plan de Acción para la Implementación de la Agenda 2030. https://www.mdsocialesa2030.gob.es/agenda2030/documentos/plan-accion- implementacion-a2030.pdf. Hernández Abreu, O. (2007). Los Archivos y Bibliotecas en el Próximo Oriente Antiguo. Mundo Histórico Revista de Investigación, (1), 4-26. IAPH (2015). 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Cuadro de clasificación documental CÓDIGO DENOMINACIÓN 1 Gobierno y Dirección 1.1. Funcionamiento de órganos Colegiados 1.1.01 Expedientes de sesiones de órganos colegiados de gobierno y dirección 1.2 Elaboración de normas 1.2.01 Expedientes de elaboración de disposiciones internas · 144 · CÓDIGO DENOMINACIÓN 1.3 Planificación y coordinación de actividades 1.3.01 Elaboración y seguimiento de Planes Estratégicos 1.3.02 Expediente de elaboración de planes 1.3.03 Expediente de elaboración de programas 1.3.04 Expediente de elaboración del Programa de Actuación, Inversión y Financiación (PAIF) 1.3.05 Proyectos competitivos en materia de gestión, documentación, investigación...del Patrimonio cultural 1.3.06 Proyectos en materia de gestión, documentación, investigación...del Patrimonio cultural 1.4 Colaboración y cooperación 1.4.01 Dossier de participación en organismos y proyectos públicos 1.4.02 Dossier de participación en entidades y proyectos privados 1.4.03 Expedientes de convenios 1.5 Protocolo 1.5.01 Dossier de actos institucionales y celebraciones oficiales 1.5.02 Dossier de visitas oficiales · 145 · CÓDIGO DENOMINACIÓN 1.5.03 Dossier de viajes institucionales 2 Gestión de personas 2.1 Planificación de recursos humanos 2.1.01 Dossier de elaboración y seguimiento del Catálogo de Puestos de Trabajo 2.2 Acceso, promoción profesional y provisión de puestos de trabajo 2.2.01 Expedientes de acceso al empleo público del personal laboral 2.3 Gestión de derechos y deberes del personal 2.3.01 Expedientes personales 2.3.02 Expedientes de permisos y licencias 2.4 Relaciones laborales y negociación colectiva 2.4.01 Expediente de elaboración de convenio colectivo 2.4.02 Expedientes de representación de personal 2.5 Seguridad y salud laboral 2.5.01 Expedientes de reconocimientos médicos 2.6 Formación y perfeccionamiento 2.6.01 Expedientes de actividades formativas para el personal empleado público · 146 · CÓDIGO DENOMINACIÓN 3 Gestión de recursos patrimoniales 3.1 Conservación y mantenimiento de bienes patrimoniales 3.1.01 Proyectos de conservación y adecuación de espacios 3.2 Control de instalaciones y medios 3.2.01 Dossier de actividades de mantenimiento de equipamiento, espacios e infraestructuras 4 Gestión económica y financiera 4.1 Presupuesto 4.1.01 Dossier de elaboración de presupuestos 4.1.02 Expedientes de Modificaciones Presupuestarias 4.1.03 Expediente de transferencia de financiación 4.2 Gestión contable 4.2.01 Expediente de documentos contables de los organismos y entidades del sector público institucional de la Comunidad Autónoma de Andalucía 4.2.02 Expedientes de ingresos por precios públicos 4.2.03 Documentos de seguimiento de cuentas bancarias 4.2.04 Expedientes de nóminas y de cuotas, prestaciones y seguros sociales · 147 · CÓDIGO DENOMINACIÓN 4.2.05 Expedientes contables de gastos: anticipo de Caja Fija 4.3 Fiscalización y Control financiero 4.3.01 Informes de auditorías financieras 4.4 Contratación 4.4.01 Expedientes de contratos 4.4.02 Expedientes de encomiendas de gestión 5 Comunicación, información y gestión de los documentos 5.1 Comunicación institucional 5.1.01 Registros de correspondencia 5.1.02 Correspondencia 5.1.02.01 Correspondencia (Dirección) 5.1.03 Notas y comunicados de prensa 5.1.04 Dossier de prensa 5.1.05 Reportajes gráficos y audiovisuales de actos institucionales 5.1.06 Dosieres de gestión perfiles institucionales de redes sociales 5.1.07 Informes de seguimiento de informaciones en medios de comunicación · 148 · CÓDIGO DENOMINACIÓN 5.1.08 Dossier diseño, implementación y mantenimiento del portal web 5.2 Gestión de la información 5.2.01 Dossier sistemas de información (Soporte TIC) 5.2.02 Dossier de sistemas de información del Patrimonio Cultural 5.2.03 Solicitudes de información y documentación 5.3 Gestión de la documentación 5.3.01 Expedientes de consultas y prestamos 5.3.02 Dossier Gestión de Archivo 6 Asistencia y asesoramiento 6.1 Asistencia Jurídica 6.2 Asesoramiento jurídico y técnico 6.2.01 Informes de asesoría jurídica 6.2.02 Asesorías en materia de tutela de bienes culturales 6.2.03 Informes técnicos IAPH 7 Ordenación y control 7.1 Registro (Patrimonio Cultural) · 149 · CÓDIGO DENOMINACIÓN 7.1.01 Registro de Paisajes de Interés Cultural 7.1.02 Inventario de Bienes Muebles de la Iglesia Católica en Andalucía 7.1.03 Inventario de yacimientos arqueológicos de Andalucía 7.2 Autorización y reconocimiento de requisitos 7.2.01 Elaboración de certificados y trabajos realizados 8 Fomento 8.1 Ayudas para el fomento (Patrimonio Cultural) 8.1.01 Expedientes de subvenciones 8.2 Organización de actividades de fomento (Patrimonio Cultural) 8.2.01 Dossier de gestión de actividades de promoción del patrimonio cultural 9 Servicios públicos 9.1 Cooperación 9.1.01 Expedientes de proyectos de cooperación en materia de patrimonio cultural 9.2 Investigación, documentación y estudios 9.2.01 Proyectos en materia de gestión, documentación, investigación...del Patrimonio cultural · 150 · CÓDIGO DENOMINACIÓN 9.2.02 Informes de análisis científicos 9.2.03 Expedientes del Servicio de Información Cartográfica Digital 9.2.04 Estudios e informes sobre Patrimonio Cultural de Andalucía 9.3 Intervención y conservación en bienes culturales 9.3.01 Expedientes de intervención y conservación en Bienes Muebles del Patrimonio Cultural 9.3.02 Expedientes de intervención y conservación en Bienes Inmuebles del Patrimonio Cultural 9.3.03 Expedientes de asesorías técnicas e informes diagnósticos en bienes del Patrimonio Cultural 9.3.04 Expedientes de tasación y valoración de bienes del Patrimonio Cultural 9.3.05 Informes de conservación preventiva de bienes culturales 9.4 Divulgación y difusión 9.4.01 Expedientes de organización de seminarios, jornadas y congresos 9.4.02 Expedientes de organización de cursos de especialización 9.4.03 Dossier de gestión de visitas culturales 9.4.04 Expedientes de gestión de exposiciones · 151 · CÓDIGO DENOMINACIÓN 9.4.05 Expedientes de edición y publicaciones 9.4.06 Expedientes de proyectos y actividades divulgativas 9.4.07 Expedientes de estancias de formación y/o investigación 9.4.08 Expedientes de Becas IAPH 10 Seguimiento y evaluación 10.1 Seguimiento de actuaciones 10.1.01 Memorias anuales 10.2 Evaluación 10.2.01 Expedientes de autoevaluación de la calidad de los servicios públicos 10.2.02 Expedientes de evaluación externa de la calidad de los servicios públicos 10.2.03 Dossier de elaboración y seguimiento de cartas y catálogos de servicios 10.2.04 Expedientes de auditorías · 152 · ANEXO 4. Matriz de evaluación IM3 CDE – IAPH IMMM.xls (v1.6) Information Management Maturity Measurement (Gestión de la información / Estado de madurez) Una herramienta para que las organizaciones gubernamentales evalúen su entorno actual de gestión de la información y proporcionen orientación para desarrollar prácticas de gestión de la información. Esta evaluación consta de 17 preguntas sobre diferentes aspectos de la Gestión de la Información (Information Management - IM) en su organización (por ejemplo, agencia o sección). Las preguntas se dividen en 4 partes: 1. PERSONAS 2. ORGANIZACIÓN 3. INFORMACIÓN CICLO DE VIDA Y CALIDAD 4. SISTEMAS Y PROCESOS DE NEGOCIO La herramienta IM3 incluye macros. Por favor, active el contenido en Excel antes de comenzar. Seleccione [Sí] si se le solicita que confíe en el documento y reduzca las ventanas emergentes durante la evaluación. Si la herramienta parece no responder en ninguna etapa, presione [Intro] o haga clic fuera de la celda actual. Tenga en cuenta: