A colaboração e disseminação de informação como alavanca de mudança em CI : o Observatório de Ciência da Informação da U. Porto

Disponível em www.bad.pt/publicacoes PAPER 1 A colaboração e disseminação de informação como alavanca de mudança em CI : o Observatório de Ciência da Informação da U. Porto André Pintoa, António Cerqueirab, Gonçalo Bacellarc, Inês Baptistad, Pedro Furtado Cabrale , Maria Manuela Pintof aUniversidade do Porto, Portugal, [email protected] bUniversidade do Porto, Portugal, [email protected] cUniversidade do Porto, Portugal, [email protected] dUniversidade do Porto, Portugal, [email protected] eUniversidade do Porto, Portugal, [email protected] f Universidade do Porto, Portugal, [email protected] Resumo O Observatório de Ciência da Informação da Universidade do Porto (OCIUPorto) é um projeto desenvolvido por estudantes no âmbito da Unidade Curricular de Gestão de Serviços de Informação, do 3º ano da Licenciatura em Ciência da Informação (LCI), constituindo-se anualmente equipas responsáveis pela sua gestão e melhoria contínua. Criado no ano letivo de 2006/2007, tem como objetivo monitorizar o percurso profissional, investigativo e formativo de cada alumnus, de modo a possibilitar a recolha e disponibilização de informação relativa ao percurso dos estudantes, garantindo a continuidade da ligação dos alumni à Universidade e à Ciência da Informação (CI) na U.Porto. O OCIUPorto pretende promover a comunicação entre os alumni, estudantes, corpo docente e investigador, instituições e empresas empregadoras, bem como acolhedoras de estágios e proponentes de projetos de dissertação, com o objetivo de dar a conhecer a área, promover e disseminar a produção científica, a organização e participação em eventos científicos e o espírito empreendedor e empresarial de estudantes e alumni. Tecnologicamente suportado pelo sistema de gestão de conteúdos Joomla!, está também presente nas redes sociais, procurando-se, assim, fomentar a capacidade colaborativa e potenciar a partilha e a comunicação por meio de uma fonte de informação única sobre a CI na U.Porto. Palavras-chave: Observatório; OCIUPorto; Ciência da Informação; Colaboração; Universidade do Porto. Introdução Um observatório constitui um instrumento de controlo, avaliação e divulgação de informação sobre uma determinada temática que visa estimular a colaboração entre os recetores e os agentes, mas, numa breve análise global, é possível verificar a utilização imprecisa do termo em situações próximas de um «modismo» e com tendência «não relevante» que teve como consequência a desvalorização das André Pinto, António Cerqueira, Gonçalo Bacellar, Inês Baptista, Pedro Cabral, Manuela Pinto / 12º Congresso Nacional BAD, 2015 2 intenções e o impacto de plataformas digitais com o objetivo de «Observatório» que, ou cristalizam, ou acabam mesmo por desaparecer. Atendendo ao conceito, verifica-se que suscita diferentes definições, evidenciando uma falta de consenso que não obsta a que se encontre como traço comum a vários autores que um «Observatório» constitui um instrumento de controlo, avaliação e divulgação de informação sobre uma determinada temática, visando combinar estratégias distintas que promovam a colaboração entre diferentes setores e agentes (MARCIAL, 2009). Na literatura encontramos propostas como a de Husillos (2006) que considera três categorias de Observatório: • O Centro de Documentação, originado graças a instituições com temáticas específicas e tendo como intuito apenas o armazenamento e classificação tanto de informação como de documentação. • O Centro de Análise de Dados, que considera uma ferramenta de apoio à tomada de decisões e que garante o reconhecimento, processamento e acesso à informação, bem como, conhecimento de uma determinada temática. • O Espaço de Informação, intercâmbio e colaboração que se distingue pela adaptação às Tecnologias de Informação e Comunicação, permitindo recolher, tratar e divulgar informação, conhecer um tema em concreto e promover a reflexão em rede. No contexto das Universidades portuguesas a necessidade de definição de sistemas de gestão da qualidade que integrem o sucesso educativo, a qualidade pedagógica e a empregabilidade da oferta educativa tem promovido nos últimos anos o desenvolvimento de observatórios do percurso profissional e socioprofissional dos seus diplomados. Uma universidade como a U.Porto reconhece no «Observatório do emprego e da trajetória profissional dos diplomados da Universidade do Porto» um instrumento das políticas estratégicas da universidade, vindo desde 19 de Outubro de 2007 a desenvolver trabalho neste domínioi. No âmbito profissional e na área da Informação/Documentação, constituiu-se o Observatório da Profissão de Informação-Documentação (OP I-D) que, em 2006, publica um relatório sobre a «Imagem das competências dos profissionais de Informação-Documentação» (Pinto e Ochôa, 2006)ii. Universidades como a de São Paulo (USP-BR) acolhem a criação de grupos de investigação como o «Observatório do Mercado de Trabalho em Informação e Documentação», criado em 2011 com vista a proporcionar o «diagnóstico atualizado do mercado de trabalho em Informação e Documentação no Brasil, buscando análises comparativas com outras regiões e países do mundo e colaborando para a adequação da formação na área […] às exigências do mercado de trabalho […]» (USP, 2015)iii. Num estudo realizado em CI (SAKATA, et al, 2013) e que teve como pano de fundo o Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação (CONTECSI), que se vem realizando há mais de uma década, é referenciado o Observatório USP CONTECSI que se define como um centro de estudos e potenciador de conhecimento, promovendo a realização de investigação através de metodologias e processos científicos utilizando os artigos publicados nos eventos CONTECSI como fonte primária de informação. Tais estudos apresentam um panorama global que permite a interpretação e a análise sistemática da dinâmica da pesquisa científica. O Observatório surge, assim, como um espaço de elaboração de cenários da ciência, e da comunicação de resultados, de modo a revelar tendências da investigação, passadas e presentes, contribuindo para a ação, diálogo e desenvolvimento da ciência e da sociedade. (SAKATA, et al., 2013). A colaboração e disseminação de informação como alavanca de mudança em CI: o Observatório de Ciência da Informação da U. Porto 3 A presente comunicação versa o caso específico do Observatório de Ciência da Informação da Universidade do Porto (OCIUPorto) que tem a característica particular de ser desenvolvido por estudantes no âmbito de uma unidade curricular - Gestão de Serviços de Informação -, do 3º ano da Licenciatura em Ciência da Informação (LCI), através de equipas cuja principal responsabilidade é a sua gestão e melhoria contínua. De facto, ao abrir em 2001/2002 a primeira Licenciatura em Ciência da Informação em Portugal, a U.Porto pretendeu garantir uma formação adequada à nova realidade da Sociedade da Informação em que os profissionais dos arquivos e das bibliotecas, os administradores de dados e sistemas de informação e, em geral, os gestores de informação nas organizações desenvolvem a sua atividade. Este novo modelo resulta de uma parceria inovadora entre a Faculdade de Letras e a Faculdade de Engenharia, cujas valências complementares nesta área permitiram construir um plano de estudos em que se cruzam saberes tradicionais com aplicações teórico-práticas nas áreas das Tecnologias da Informação e da Comunicação. Em 2006 formam-se os primeiros licenciados e é dado início à implementação do Processo de Bolonha em Portugal, impondo-se a necessidade de monitorizar o percurso profissional, investigativo e formativo de cada alumnus, o que passaria pela construção de uma infraestrutura tecnológica e informacional a partir da qual fosse possível: • recolher, registar e disponibilizar informação sobre o percurso de cada licenciado; • garantir a continuidade da ligação dos alumni à Universidade e à CI na U.Porto através da sua participação na atualização da informação e da aplicação, ao longo dos anos, de inquéritos por questionário (vertentes profissional, investigativa, necessidades de formação, posição face às mudanças de Bolonha, etc.); • promover a comunicação entre os alumni, os estudantes, o corpo docente e investigador, as instituições e empresas empregadoras, acolhedoras de estágios curriculares e, já em Bolonha, proponentes de projetos de dissertação e de doutoramento; • promover e disseminar a produção científica, a organização e participação em eventos científicos e o espírito empreendedor e empresarial de estudantes e alumni. É neste contexto de mudança e inovação que se define o objetivo «Observatório» da CI na U.Porto: divulgar e desenvolver uma oferta formativa moderna, uma área científica emergente e um perfil profissional que o mercado de trabalho necessita mas, em alguns casos, desconhece. A primeira fase de desenvolvimento ocorre no ano letivo 2006/2007 surgindo o OCIUPorto como uma infraestrutura tecnológica que resulta de um projeto de base curricular mas que, desde a sua génese, convoca diversos elementos da comunidade académica e vê garantida uma continuidade e âmbito que irá além da unidade curricular, do curso, das faculdades envolvidas e da própria universidade, propiciando, ainda, um contexto real para a aplicação e desenvolvimento de conhecimentos e competências adquiridos ao longo do curso. A observação, a recolha, a produção, a sistematização e a disponibilização de informação são algumas das etapas a cumprir para assegurar a existência de informação pertinente e, cada vez mais, passível de análise e mensuração. Tendo em conta a constante evolução e o facto de versar múltiplas realidades, o know-how adquirido pelas equipas responsáveis pela gestão do OCIUPorto é transmitido ano após ano como se de uma geração se tratasse, constituindo-se uma efetiva rede trabalho e de interação em torno da temática da CI na U.Porto. André Pinto, António Cerqueira, Gonçalo Bacellar, Inês Baptista, Pedro Cabral, Manuela Pinto / 12º Congresso Nacional BAD, 2015 4 Método À luz das categorias de Husillos (2006) pode-se considerar o OCIUPorto como uma fusão das classes identificadas como «Centro de Análise de Dados» e «Espaço de Informação» dado disponibilizar, por um lado, resultados quantitativos e qualitativos que suportam a tomada de decisão e agregam valor à informação apresentada e, por outro, por constituir uma plataforma digital que concentra e dissemina informação em diferentes perspetivas garantindo, também, o aumento do potencial humano do trabalho colaborativo que sustenta o projeto. Criado no âmbito de um trabalho curricular que visou o desenvolvimento de um sítio web dos licenciados em CI, a gestão e o desenvolvimento do OCIUPorto são, desde então, garantidos pela equipa de estudantes que se constitui para o efeito no início de cada ano letivo, mantendo-se a ligação com os elementos da equipa do ano anterior. A monitorização dos licenciados, mestres e doutores em Ciência da Informação da Universidade do Porto e a atualização dos respetivos dados e atividade são efetuadas através de diferentes meios: a atualização por iniciativa do alumnus, submetendo um contacto para o Observatório; a captura de informação nas redes sociais, nomeadamente no Linkedin; obtenção de informação por contacto telefónico ou por correio eletrónico, sob a forma de inquérito por questionário online realizado de dois em dois anos e de forma alternada aos diferentes ciclos de estudos e, mais recentemente, através de um formulário que permite aos alumni comunicarem alterações específicas e gerar alertas para os gestores do OCIUPorto. O OCIUPorto está em desenvolvimento constante e tem procurado integrar temas relacionados com a internacionalização, o empreendedorismo e a profissão, bem como servir de elo de ligação entre a Universidade e a comunidade CI nas vertentes do ensino, da investigação e da cooperação. Resultados e Discussão Ao nível tecnológico o OCIUPorto iniciou-se com uma página HTML, evoluindo posteriormente para a plataforma TWIKI e, por último, para o sistema de gestão de conteúdos Joomla!, potenciando-se a capacidade colaborativa e a comunicação através das redes sociais (Facebook, Twitter e Linkedin), a par de uma evolução ao nível gráfico que conduziu à uniformização da imagem da CI na U.Porto, a ci@uporto. No que respeita à estrutura interna, os conteúdos estão agregados numa plataforma única e dinâmica organizada em seis secções: • Capacitar (percurso individual dos alumni); • Investigar (atuação científica); • Ser Profissional (vertente académica, atividade profissional e empresarial); • Cooperar (cooperação interuniversitária e a internacionalização); • Comunicar (ligação da CI na U.Porto ao exterior); • Ser Empreendedor (faceta inovadora e a criatividade). Concentrando a informação recolhida ao longo de nove anos, o OCIUPorto constitui atualmente uma fonte de informação única sobre a CI na U.Porto, os seus licenciados, mestres e doutores, proporcionando a obtenção de indicadores e análises estatísticas diversificadas, que na sua génese têm duas componentes: divulgar os acontecimentos no âmbito do funcionamento dos cursos em causa (LCI, MCI e ICPD) e atividades com estes relacionadas, e ainda a realização de estudos/análises sobre os cursos, atividades desenvolvidas, percursos profissionais dos estudantes, áreas em que estes se A colaboração e disseminação de informação como alavanca de mudança em CI: o Observatório de Ciência da Informação da U. Porto 5 integram, tipo de formação adquirida, pré e pós curso, e ainda projetos por estes desenvolvidos. Neste ponto inserem-se os inquéritos efetuados aos alumni, o seu tratamento e divulgaçãoiv. Depois das mudanças estruturais e de imagem ocorridas entre 2012 e 2014, são diversas as alterações produzidas no ano letivo de 2014-2015. De forma a melhorar a organização dos conteúdos presentes no OCIUPorto, está em curso uma nova reestruturação e migração dos conteúdos e interface web que facilitará a navegação e visualização da informação, mantendo-se a gestão da informação através do Joomla! que, no entanto, conta também com alterações a nível do backoffice, permitindo uma administração mais eficiente da plataforma. O novo aspeto gráfico pretende ser mais apelativo tendo-se ultrapassado os constrangimentos de utilização de imagens e incluído a nova funcionalidade dos Alertas de Ciência da Informação divulgados através do aplicativo MailChimp. Com o recurso ao Google Forms, foi desenvolvido um formulário que permite aos Alumni contactarem o OCIUPorto para que se proceda a uma alteração específica na sua página ou para fornecer informação mais atual, sendo geradas notificações, via email, dos pedidos de alteração ou atualização de informação. Desta forma, contornou-se o problema de criar diferentes grupos de utilizadores no Joomla!, bem como a dificuldade de moderar todas as atualizações que iam ocorrendo. Através deste formulário é, também, possível aos alumni contactarem mais facilmente o OCIUPorto para esclarecer dúvidas ou propor sugestões de uma forma simples e clara. Para potenciar a comunicação criaram-se os Alertas de Ciência da Informação (Alertas CI) que permitem fazer chegar aos alumni eventos e oportunidades de emprego na área de Ciência da Informação de forma expedita, clara e sumária, possuindo uma estrutura semelhante a uma newsletter, e possuindo uma periodicidade variável. O envio dos Alertas CI para os alumni é feito através do aplicativo MailChimp que foi recentemente adotado como uma das ferramentas do OCIUPorto. Esta aplicação tem como finalidade tanto o envio dos Alertas CI, como de emails a remeter para um elevado número de destinatários ou para grupos específicos. Um aspeto a que o MailChimp responde na sua versão gratuita, compreende funcionalidades de suporte como a criação de campanhas, de modelos, de listas de contactos e a análise estatística. Está, pois, em fase de avaliação contribuindo para esta as funcionalidades do próprio aplicativo. A informação relativa aos Alertas está acessível no website, na área de Notícias, e com divulgação via email. Com a alteração na estrutura do website e do backoffice do Joomla! surgiu a necessidade de criar um guia para apoio à gestão do OCIUPorto, no que respeita ao website, à informação do OCIUPorto e às redes sociais: Manual de Gestão do OCIUPorto. Este Manual visa estabelecer as boas práticas para a gestão de informação do Observatório. Ao nível do website, a gestão consiste na contínua atualização dos conteúdos existentes e na criação de novos conteúdos caso seja necessária a integração de perfis, dados estatísticos ou outra informação relacionada com a Comunidade CI a nível da U.Porto, nacional e internacional. Este manual é fulcral para a orientação do trabalho a desenvolver futuramente e apresenta-se como um guia explicativo da administração e desenvolvimento da plataforma Joomla!, abordando a criação de artigos e categorias, a inserção de imagens e tendo em vista a padronização, regras para a formatação e composição tipográfica dos conteúdos. Como anexo ao Manual foi criado um Guia Editorial dos Alertas CI focado na utilização deste aplicativo e ilustrando não só a sua utilização, através de um tutorial sobre criação e edição de campanhas e visualização de estatísticas, mas também a formatação dessas campanhas, por forma a manter um aspeto gráfico normalizado OCIUPorto. Para os Alertas CI foi criado um modelo constituído por três campos principais: «Eventos CI», «Notícias CI» e «Oportunidades de Emprego». O objetivo é limitar e fixar esta estrutura em todos os Alertas enviados, permitindo, por parte dos André Pinto, António Cerqueira, Gonçalo Bacellar, Inês Baptista, Pedro Cabral, Manuela Pinto / 12º Congresso Nacional BAD, 2015 6 utilizadores, um reconhecimento e fácil perceção dos conteúdos. Foi, ainda, desenvolvido o Manual de Utilização das Redes Sociais, a anexar ao Manual de Gestão do OCIUPorto, que visa definir a «linha editorial» e regras de gestão das redes, nomeadamente do Facebook, do Twitter e do LinkedIn, já utilizadas para a divulgação de informação relativa ao OCIUPorto. Como desenvolvimento em curso encontra-se o canal de YouTube do Observatório. Já considerado no Manual de Utilização das Redes Sociais do OCIUPorto, este canal tem como objetivo a divulgação de casos de sucesso dos alumni, de vídeos promocionais das Jornadas de Ciência da Informação, bem como auxiliar a promover os cursos de Ciência da Informação na Universidade do Porto e fazer a cobertura de eventos em que as equipas do OCIUPorto ou outros alunos da CI na U.Porto venham a participar (como congressos ou conferências). A criação destes manuais integra a documentação de suporte às futuras equipas, devendo ser atualizados em função dos novos desenvolvimentos do OCIUPorto. Com estes contributos procura-se dar continuidade ao OCIUPorto, fortalecer e valorizar o perfil do investigador e do profissional de informação e o que acontece em CI junto das diversas instituições, organizações e comunidade em geral. O Profissional CI é, hoje, o indivíduo capaz de analisar e especificar os requisitos de informação e tecnologia, mapear e redesenhar processos de negócio, apoiar a produção e captura de informação, a sua disponibilização, identificar fontes relevantes, bem como dominar as técnicas de recolha, seleção, tratamento, armazenamento e disponibilização da informação em tempo e qualidade adequada. A mudança de paradigma foi o principal propulsor desta mudança, que não é apenas uma nova designação, nem se limita às denominações que o mercado atribui, refletindo um campo científico, as suas áreas de estudos e áreas de contacto e atuação como a Gestão de Projetos, a Gestão de Processos de Negócios, a Gestão da Qualidade, entre muitas outras. A formação ministrada conjuntamente nas Faculdades de Letras e Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto enriquece o estudante na sua capacidade de análise da organização, dos seus processos e informação, na polivalência, na diversidade de conhecimentos, na adaptabilidade a novos contextos, na sua tendência para a inovação, na capacidade de comunicação interpessoal, bem como na promoção da aprendizagem ao longo da vida, sendo estas caraterísticas fundamentais para a valorização continuada dos graduados e pósgraduados em CI. As perspetivas sobre o fenómeno infocomunicacional foram-se alterando ao longo das últimas décadas e, hoje, consegue-se olhar para a informação como uma evidência, recurso e ativo operacional e estratégico que deve ser produzido, avaliado, organizado, classificado, descrito e indexado, bem como preservado no dia-a-dia das organizações. Estas são cada vez mais dependentes destas atividades, para conseguirem ser competitivas e eficientes no seu negócio/serviço, mas, de facto, trata-se de atividades milenares desenvolvidas por indivíduos que já então revelavam capacidades específicas para as desenvolver. A afirmação dos CI no meio empresarial tem vindo a aumentar, não apenas pela sua caraterização formativa, mas também pela capacidade de ajustamento a novas realidades numa sociedade caracterizada pela globalização, pela mediação tecnológica e pela dependência da informação. A colaboração e disseminação de informação como alavanca de mudança em CI: o Observatório de Ciência da Informação da U. Porto 7 Conclusões O desenvolvimento do OCIUPorto acompanhou a evolução tecnológica e o amadurecimento do resultado de um projeto que começou com uma página HTML. A primeira reformulação com a TWIKI surgiu com o intuito de aumentar a colaboração em rede e a comunicação entre a comunidade CI a partir de um fórum de discussão. A mudança para Joomla! decorre da densidade da informação produzida e acumulada e representa a formalização do OCIUPorto no seio da Universidade, consolidando-se enquanto estrutura de acesso e partilha de informação. Hoje o OCIUPorto encontra-se associado às páginas dos cursos no sistema SIGARRA - Sistema de Informação para Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos, através de uma página intermédia que serve de ligação entre esta plataforma de informação sobre a CI na U.Porto e a plataforma de informação da Universidade do Porto. Em cada ano letivo uma nova equipa assume a sua gestão, desenvolvimento e melhoria contínua pensando nos atuais estudantes, nos que já o foram e nos desafios colocados pela evolução da área científica, da universidade, do mercado de trabalho e da sociedade em geral, num ambiente marcado pelas rápidas mudanças. Agregando recursos e contributos diversificados que englobam as duas faculdades diretamente envolvidas com a CI, constitui um projeto catalisador do trabalho colaborativo na Universidade do Porto, tendo atingido, atualmente, uma fase de maturidade que o torna uma referência e confere uma capacidade propulsora de projetos do género em outras Universidades. Referências Bibliográficas ALMEIDA, C.; MOREIRA, L. (2014). Base de dados OCI: Enquadramento e Especificação. Porto: Faculdade de Letras da Universidade do Porto e Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. Trabalho académico. BUSCHBECK, Andrea; SOUSA, Vanessa (2013) – Caderno Perfis Profissionais em Ciência da Informação. Porto: Faculdade de Letras da Universidade do Porto e Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. Trabalho académico. CASTRO, António [et al.], coord. (2011) - O curso de licenciatura em ciência da informação na U. Porto: dez anos de actividade pedagógica e científica. 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