Digitalizace dokladů

1/2 Specifický cíl C3 Digitalizace činností přímo souvisejících se zajištěním vzdělávací činnosti a administrativních úkonů spojených se studijní agendou Dílčí část Výstup č. 2 Digitalizace dokladů Mapování současného stavu a potřeb VUT v souvislosti s digitalizací dokladů Pořízení a distribuce čipů, umožňující digitalizací průkazů studentů Vývoj části mobilní aplikace pro elektronický průkaz studenta Napojení studijního oddělení na spisovou službu pro elektronizaci všech dokladů, realizace úprav Testování systému, následné pilotní prověření až po poloprovoz 1. Mapování současného stavu a potřeb VUT v souvislosti s digitalizací dokladů V úvodu projektu byla provedena detailní analýza stávajících procesů a potřeb VUT v oblasti digitalizace dokladů. Součástí analýzy bylo mapování možných přístupových tokenů, jako jsou plastové karty, čipy, digitální průkazy a systémy otevírání dveří pomocí mobilních telefonů. Tato analýza přispěla k vytvoření strategického základu pro další kroky digitalizace. Současně jsme během toho jednotlivé přístupové systémy dlouhodobě testovali a zjišťovali jejich výhody a nevýhody. 2. Pořízení a distribuce čipů Na základě identifikovaných potřeb bylo pořízeno celkem 30 600 kusů čipů, které byly vybaveny gravírovaným logem VUT. Tyto čipy slouží jako alternativa k plastovým kartám a prezentují VUT navenek. Distribuční systém byl navržen tak, aby zajistil efektivní přísun čipů na jednotlivé fakulty a součásti univerzity. 3. Digitalizace průkazů v mobilní aplikaci Moje VUT Mobilní aplikace Moje VUT byla rozšířena o funkci digitalizace všech typů průkazů, včetně ISIC a ITIC karet. Toto digitální řešení umožňuje studentům a akademickým pracovníkům plně nahradit plastové karty a poskytuje možnost elektronického prokazování. Aktuálně má aplikace Moje VUT více jak 18 000 aktivních uživatelů, kteří mohou digitální karty využívat. V současnosti tyto karty slouží k prokazování totožnosti, avšak jejich využití v rámci přístupových systémů je již ve fázi pilotního provozu. 4. Napojení studijního oddělení na spisovou službu Realizace zahrnovala napojení studijního oddělení na spisovou službu pro plnou elektronizaci dokladů. Byly provedeny nutné úpravy systému, které umožnily testování a pilotní ověření funkcionalit. Tento proces zajistil efektivnější administrativní procesy a podpořil úspěšnou elektronizaci dokumentů v rámci celé univerzity. Projekt splnil klíčové cíle v oblasti digitalizace dokladů a vytvořil pevnou základnu pro další rozvoj elektronických systémů a procesů na VUT. 2/2 Ukázka z mobilní aplikace Moje VUT. Zpracováno 12/ 2024 v Brně, Centrum informačních služeb VUT v Brně