Repositorio Institucional de Documentos

0 Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos TRABAJO FIN DE GRADO, C.C.A.F.D. Tutor académico: Roberto Guillén Correas. Universidad de Zaragoza Alumno: Óscar Gonzalo Cester 18/06/2013 Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 1 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN 2 2. CONTEXTUALIZACIÓN HISTÓRICA 3 3. ORGANIZACIÓN EVENTOS DEPORTIVOS 7 3.1. PLANIFICACIÓN INICIAL 7 3.2. OBJETIVOS 12 3.3. GESTIÓN Y FINANCIACIÓN 13 3.4. MARKETING Y VENTAS 16 3.5. ECONOMÍA Y LEGISLACIÓN 18 3.6. INFRAESTRUCTURAS 20 3.7. RECURSOS HUMANOS 22 3.8. DESARROLLO 24 4. INVESTIGACIÓN 30 4.1. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN 33 5. APLICACIONES A PROYECTOS 40 5.1. TROFEO NATACIÓN 40 5.2. TRIATLÓN ESCOLAR 42 5.3. CAMPUS TRIATLÓN 43 6. CONCLUSIONES 46 7. BIBLIOGRAFÍA 49 8. ANEXOS 50 Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 2 1. INTRODUCCIÓN Según la vigésima segunda edición de la Real Academia de la Lengua Española se define evento como “suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva”. Otros autores como Ferrand (1995) definieron en su día evento como un espacio “donde se reúnen hombres y mujeres en una especie de celebración colectiva, para asistir a un espectáculo deportivo o cultural.” Shone (2004) sin embargo sostiene que los eventos son “fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un grupo de personas”. De todos ellos extraemos tres conceptos comunes que definen a todo evento: acontecimiento extraordinario de diversa índole que pretende lograr un fin. Podríamos hablar, no en vano, de que el deporte es el mayor acontecimiento social de final de siglo, que ha alcanzado dimensiones mundiales. Así lo demuestran los numerosos asistentes que acuden a los diferentes espectáculos cada día y los millones de espectadores que generan. Como ejemplos sobresalientes de ello nos encontramos con los Juegos Olímpicos de Barcelona 1992, seguidos por 16.000 millones de telespectadores de audiencia acumulada durante sus 16 días de duración y el Campeonato del Mundial de Fútbol de Italia 1990, seguido por 26.693 millones de personas (513 millones por día). Y es que los años 90 han supuesto un salto cualitativo de estas audiencias que han ido creciendo a pesar de la magnitud de las mismas. En los Juegos Olímpicos de Atlanta 1996 la afluencia fue similar a la de Barcelona, pero la audiencia alcanzó los 20.000 millones de telespectadores. Cifras que alcanzan su cénit en el Mundial de Fútbol de Francia de 1998 con 40.000 millones de televidentes. (Añó, 2003). A lo largo de este trabajo veremos los diversos componentes, factores y tareas intrínsecas en la organización deportiva. Se enumerará y detallará los pasos a seguir en la elaboración de un evento, así como las numerosas variantes o inconvenientes que puedan surgir. Trataremos de indagar sobre eventos ya realizados, la evolución de los ya existentes y la formación y desarrollo de nuevos. Se expondrán varios eventos deportivos llevados a cabo durante este año académico (2012-2013) acompañados por comentarios y explicaciones detalladas de los mismos, así como un acontecimiento futuro ya planificado, a día de hoy -16 de mayo-, pendiente de realización. Concretamente nos centraremos en tres eventos de carácter diferenciado y de disciplinas deportivas diferentes. Con todo ello se pretende sustraer una propuesta útil que sirva de guía o patrón para aquellos que decidan imbuirse en este campo. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 3 2. CONTEXTUALIZACIÓN HISTORICA La organización y gestión del deporte moderno es relativamente joven, pero no su historia. En la prehistoria, primeras civilizaciones, la época clásica de los griegos y los romanos la terminología deporte no existía como tal, puesto que aparece en la Edad Media (Piernavieja, 1967), pero hoy entendemos que estamos hablando del mismo campo de expresión humana: La práctica reglada de ejercicio físico. La organización de espectáculos deportivos tiene su origen en Grecia y Roma. En la Grecia antigua ya se celebraban multitud de acontecimientos donde lo más destacados eran los Juegos Olímpicos, pero no los únicos, celebrados en la ciudad de Olimpia. Los primeros Juegos Olímpicos denominados como tal tuvieron lugar en la ciudad de Atenas en el año 1896. Desde entonces se crean comités y consejos que regulan y establecen directrices de organización de los eventos. En la cúpula de la organización se encontraba el ‘Senado Olímpico’, los ‘Teócoles’ y los ‘Helladonicas’, estos últimos encargados del control técnico de las competiciones. El gran impulsor del olimpismo moderno fue Pierre De Coubertin, segundo presidente del Comité Olímpico Internacional desde 1896 hasta 1925. Lo más significativo de estos Juegos era la exclusividad reservada a los ciudadanos griegos, que contrasta con la universalidad perseguida por los juegos modernos, que pretenden el mestizaje de países y culturas. En Roma también encontramos los primeros eventos realizados bajo unas directrices establecidas por el emperador romano. Los juegos entonces celebrados se limitaban a juegos de lucha, carreras de carros y batallas navales (naumaquias), donde el circo o el anfiteatro romano eran el epicentro del espectáculo y los gladiadores, aurigas y esclavos los protagonistas. Existían figuras organizativas como el censor o custor, el cual ejercía de inspector que velaba por el buen desarrollo y funcionamiento de la prueba. Por aquel entonces, para llevar a cabo los juegos se precisaban cuatro factores, los cuales no se alejan en exceso de los actuales: normativa de organización y participación, personal de organización, instalaciones para la celebración de las diferentes pruebas y presupuesto. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 4 En 1894 se creó en Paris el Comité Olímpico Internacional (COI). Datamos entonces la aparición de los Juegos modernos, donde Añó (2003) distingue y describe 5 etapas: PRIMERA ETAPA: Inicios 1896/1908 Poca participación Marginalidad Reglamentación y normativa Rituales de los Juegos Organización junto a las exposiciones universales Cuadro 1.Evolución de los Juegos Modernos SEGUNDA ETAPA: Consolidación 1912/1932 Implantación de rituales olímpicos:  1904: Medallas  1908: Carteles  1912: Desfile  1920: Bandera de los cinco anillos  1928: Juramento y llama  1936: Traslado de la antorcha Reglamentación y normativa Rituales de los Juegos Independencia organizativa Aumento significativo de participación Instalaciones independientes Constitución de federaciones internacionales Constitución de comités olímpicos nacionales Cuadro 2. Evolución de los Juegos Modernos Cuadro 3. Evolución de los Juegos Modernos TERCERA ETAPA: Expansión 1936/1964 Aumento de la participación Grandes estadios Mejora de la tecnología Comienzan las inversiones fuertes para los Juegos Utilización política de los Juegos Rigidez normativa: mantenimiento de la regla del amateurismo Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 5 CUARTA ETAPA: Universalización 1968/1980 Universalidad Expansión televisiva Monumentalidad Gran organización Interferencias sociales y políticas Nuevas tecnologías Profesionalismo encubierto Cuadro 4. Evolución de los Juegos Modernos QUINTA ETAPA: Comercialización 1984/2002… Comercialización Beneficios económicos Tecnología punta Gran espectáculo televisivo Profesionalización de los deportistas Escasos incidentes sociopolíticos Extensión y generalización de la práctica deportiva Cuadro 5. Evolución de los Juegos Modernos Apreciamos como poco a poco se van instaurando nuevos estatutos y ampliando los ya existentes. La popularidad y los avances tecnológicos permiten una mayor diversificación del evento y desemboca en un aumento progresivo de la participación. Se profesionalizan los Juegos y se provoca un interés popular el cual beneficia su evolución socio-económica. De este modo finalizamos la evolución histórica desde sus orígenes hasta la época actual. Nos percatamos de que la organización y gestión de eventos está precedida por años y años de perfeccionamiento y continua adaptación. Hoy en día la organización de eventos deportivos implica aspectos que van más allá de los meramente deportivos. Son medios de influencia, impulsores de diversos sectores, motivos de culto en la sociedad y negocio económico entre otros. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 6 “La organización de eventos es una herramienta de comunicación. Por si esto fuera poco, la comunicación durante el encuentro deportivo ocupa un lugar aparte en el panorama cultural. En efecto, permite diferenciarse en el espacio saturado de la publicidad, provocando un auténtico choque emocional en las personas implicadas (espectadores o patrocinadores), pues el resultado es incierto” (Ferrando, 1995) Con la cita de Ferrando (1995) corroboramos lo mencionado anteriormente. A modo de cuantificar el impacto social que acarrean los eventos deportivos hoy en día, presentamos a continuación la lista de los 10 acontecimientos que más dinero recaudan en sus arcas tras su realización: Evento Ganancias diarias del evento: 1) Copa Mundial de Fútbol de la FIFA 103 millones de dólares 2) Juegos Olímpicos – Verano 176 millones de dólares 3) Súper Bowl, NFL 379 millones de dólares 4) Finales de la NBA 47 millones de dólares 5) Juegos Olímpicos – Invierno 83 millones de dólares 6) Serie Mundial de la MLB 56 millones de dólares 7) Rose Bowl 88 millones de dólares 8) NCAA Final Four 82 millones de dólares 9) Las 500 Millas de Daytona 91 millones de dólares 10) El Derby de Kentucky 69 millones de dólares Tabla 1. Ingresos económicos eventos deportivos. Fuente: 20 minutos Hay que destacar que la duración de cada evento es diferente, de modo que este cuadro muestra el puesto que ocupa el evento en el ranking tras la finalización completa de los mismos. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 7 3. ORGANIZACIÓN EVENTOS DEPORTIVOS Una vez explicados los precedentes de la organización deportiva, nos dispondremos a profundizar de una forma más práctica en la materia. A continuación se expondrá un anagrama con todos los requisitos que exige un evento, concretamente en los deportivos y el orden más conveniente para su desarrollo. Fig. 1. Anagrama organización deportiva 3.1 PLANIFICACIÓN INICIAL Y EJECUTIVA. Fases y temporalización. Fig2. Anagrama organización deportiva Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 8 A la hora de llevar a cabo un evento, lo primero que debemos determina es el tipo de evento que queremos realizar. En nuestro caso escogeremos un evento deportivo. Una vez realizado el paso anterior deberemos plantearnos tres cuestiones principales.  ¿Qué pretendo conseguir?  ¿Cómo quiero llegar a ese fin?  Viabilidad del proyecto. La primera de las cuestiones responde a las inquietudes que deseo satisfacer. Debemos fijarnos en todas las personalidades implicadas, desde las ejecutivas propias de la organización, hasta los participantes, pasando por entidades colaboradoras y patrocinadoras. De esta manera estaremos buscando respuesta al apartado de objetivos. La segunda pregunta hace referencia al medio, el camino que se ha de seguir para lograr esos objetivos. En este apartado incluiríamos el resto de secciones implicadas en la elaboración de eventos. Bajo esta pregunta se derivan muchas otras relacionadas con la organización del proyecto. En este punto de la planificación deberemos responder a:  La fecha del evento; considerado el tiempo disponible para su elaboración y su idoneidad (no es aconsejable datarlo la misma semana que otro evento de características similares o que puedan entorpecer el buen funcionamiento de nuestra prueba).  El horario; es preciso determinar el tiempo que durará la prueba así como la hora de inicio.  El lugar donde se desarrollará el evento; disponibilidad social, si precisa de permisos municipales, locales o cualquier otra expedición jurídica, si cumple con las expectativas en cuanto a calidad, capacidad y seguridad, etc. Por último es necesario realizar un análisis previo, tanto interno como externo, para conocer las necesidades y sondear las posibilidades de éxito que pretende nuestro acontecimiento. Es preciso realizar un seguimiento de la estructura interna de nuestra organización (recursos humanos, liquidez económica, recursos materiales, etc.) para conocer la disponibilidad física y económica de la empresa. Asimismo, también se requiere una investigación acerca de la sociedad. Posibles ociotipos implicados, inquietudes y características del público al que va dirigido, situación económica actual, preferencias y moda deportiva, etc. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 15 A los presupuestos o la financiación específica de los propios eventos hay que sumarles las cantidades que los implicados dejan. No estamos hablando únicamente de los participantes, sino que abarca a la llamada “familia atlética”, formada por deportistas, entrenadores, directivos, fisioterapeutas, patrocinadores, familiares, periodistas, personalidades y altos cargos, etc. El movimiento de toda esta agrupación deportiva acarrea beneficios allí donde desembarquen y por ello las financiaciones y aportaciones económicas de los ayuntamientos y municipios donde se realiza el evento, se convierten en inversiones. En el Campeonato del Mundo de Atletismo celebrado en Sevilla en 1999, ciudad cuyos hoteles cerraban durante el mes de agosto, alcanzó niveles del 90% de ocupación en hoteles de 5 estrellas, 96% en hoteles de 4 estrellas y el 85% en hoteles de 3 estrellas.(Consejería de Turismo y Deportes. Junta de Andalucía, 1999). No solo el sector hotelero se vio afectado, sino que involucró a todo el sector servicios, puesto que la manutención, transporte, restauración y necesidades de infraestructuras, entre otras, aumentaron sus ingresos gracias a los gastos foráneos. En cuanto a la gestión de un evento, nos referimos al trato de documentos (no jurídicos), elaboración de informes, seguimiento y asesoramiento del personal... Los distintos departamentos elaboran peticiones e informes que les llegan al área de gestión y ésta se encarga de tramitarlos, cumplimentándolos o enviándolos, según la necesidad. En caso de que un comité o coordinador precise documentos, materiales o financiación ha de comunicárselo al coordinador de gestión y éste aprobar la solicitud. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 16 3.4 MARKETING PROMOCIÓN Y COMUNICACIÓN Fig. 5. Anagrama organización deportiva El comité del área de marketing es el encargado de la imagen y marca del evento. La imagen que transmitamos al exterior debe ser clara y cuidada, puesto que dependerá la repercusión del propio acto. La imagen viene precedida por los detalles que conforman el evento. En este ámbito, sería más adecuado diferenciar el marketing del resto de subtareas que engloba y no agruparlos en el mismo nivel. Podemos diferenciar varias subsecciones: Protocolo, publicidad, medios de comunicación, patrocinadores y merchandising. El protocolo define la forma de actuar ante las situaciones que surgen en un acto. Nuestro evento debe contar con un delegado de protocolo que transmita al cuerpo técnico de la organización qué comportamiento y actitud deben tener. Esta subsección se encarga del recibimiento de los espectadores, usuarios, participantes o autoridades. La publicidad se compone de todo aquel material que empleamos para difundir nuestro evento. Cuanto mayores sean los recursos de los que dispongamos, mayor será la influencia. En este apartado diseñaremos y elaboraremos carteles, trípticos informativos, ruedas de prensa, anuncios en los diferentes medios de comunicación, dossiers e informes para presentar a un posible participante potencial, páginas web, etc. La información representada en ellos debe ser lo más completa posible, pero sobre todo bajo el concepto de claridad. La elaboración ha de ser creativa, capaz de emocionar al público que va dirigido. Más Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 17 adelante se expondrán ejemplos gráficos donde podrán apreciarse algunos de los ejemplos citados. Los medios de comunicación son el canal de difusión de nuestra publicidad. Cuanto más diversos sean los medios, mayor será el número de afectados por la publicidad. Hoy en día la televisión juega un papel crucial en la promoción y difusión de productos. Junto con internet se han convertido en las vías más eficientes y con mayor repercusión en la población actual. Los costes de imagen y retransmisión en los canales de televisión son muy elevados, pero suponen una inversión para la captación de clientes. Internet es un campo muy amplio, donde debemos investigar para conocer qué sitios son los más indicados para dar a conocer nuestro evento deportivo. El número de visitas a una determinada página web o la relación semántica o laboral con otra empresa pueden ser unas excelentes estrategias de difusión. Hoy en día la elaboración de un sitio web con una dirección IP propia es gratuita y nos permitirá distinguirnos de otras direcciones digitales de similares características. La prensa escrita y la radio también juegan un papel determinante. A la hora de organizar un evento deportivo es aconsejable convocar una rueda de prensa para darlo a conocer, más aún si es la primera edición que se celebra. A ésta acudirán distintos medios que, de forma gratuita, difundirán nuestro proyecto con una breve descripción del mismo. En caso de querer publicitar nuestro anuncio en una emisora o determinada revista deberemos abonar los costes de difusión. A la hora de promocionar nuestro evento, los patrocinadores desempeñan una función aditiva a los posibles beneficios económicos y ésta es el asociacionismo del evento con la marca del producto del patrocinador. Si el participante le debe fidelidad a la marca, encontrará en nuestro evento un seguro de confianza. La idiosincrasia de la marca puede transferirse al propio evento, otorgando unos valores extras incapaces de alcanzar por sus propios medios. “Merchandising”. La confección textil de complementos relacionados con el evento suponen un ingreso de capital, pero además contribuyen a la consolidación de la imagen. La vestimenta de los voluntarios y cuerpo técnico ha de ser atractiva y distinguida del resto de transeúntes y participantes, de este modo estaremos ofreciendo; por un lado seguridad, atención y confianza y por otro promocionando la indumentaria para su posterior venta. Cuanto mayores sean las ventas de merchandising mayor será la publicidad, puesto que cada cliente desempeñará la función de anuncio vía recuerdo material o a través del conocido “boca a boca”. No obstante es preciso hacer un inciso en este apartado, y es que la organización del deporte de alto rendimiento no es semejante, sino muy diferente de unos deportes a otros. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 18 Las características de un deporte, su sistema de organización y su normativa va a influir mucho en sus posibilidades de mercado. (Añó, 2003).Algunos autores como Añó (2003) defienden que algunos deportes como la natación, el montañismo o el tenis de mesa sufren problemas de “venta de la actividad” debido a su visualización, lo que les acarrea generar menos recursos. Son deportes con escasas posibilidades de exposición de la publicidad, tanto desde el lado del organizador (federaciones, clubes, etc.) como desde el propio deportista. 3.5 ECONOMÍA Y LEGISLACIÓN Fig. 6. Anagrama organización deportiva Como ya hemos dicho anteriormente, el anagrama de la organización de un evento deportivo es personal y las áreas pueden dividirse al antojo del organizador. En este caso el departamento de economía y legislación está estrechamente vinculado con el departamento de gestión y financiación, pero se ha creído conveniente diferenciarlos por la siguiente razón. El área de gestión y financiación se encarga de la obtención y distribución de activos y el área de economía y legislación del registro y regularización de los mismos. Así pues la tarea de los operarios de sección será la de registrar los justificantes de pago en el libro de cuentas y regularizar todas las transacciones relacionadas con la organización de acuerdo con los estatutos constitucionales. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 19 Los ingresos deportivos de las organizaciones deportivas han ido creciendo en los últimos años a causa de 3 factores: (Añó, 2003). I) La nueva fuente de comunicación publicitaria masiva en torno al deporte que se abría. II) El interés de las empresas implicadas en el sector por potenciar el consumo de “objetos deportivos” (chándals, zapatillas, balones, material deportivo, instalaciones, etc.”) III) El impulso olímpico (en España a partir de la olimpiada de Barcelona 1992), que ha ido “obligando” a muchas empresas privadas a invertir en deporte para aprovechar la atención social hacia el mismo. Debido a estos factores vemos como las arcas financieras de las organizaciones deportivas están llenas de ingentes cantidades de dinero. Es por eso que se precisa un exhaustivo y riguroso control, delegado en un comité responsable y de confianza. Toda organización debe estar legalizada y cumplir con todas las exigencias demandadas por las distintas instituciones (Gobierno nacional, Delegación municipales, Consejerías locales, etc.). Por ello conviene dejar claro desde un principio el tipo de documentos que debemos conseguir y los plazos de que disponemos. Lo que se pretende con el cumplimiento del marco legal es conseguir la absoluta seguridad y garantías suficientes y necesarias para los participantes y espectadores. En otras ocasiones se trata de tramitar documentación específica para la regularización del evento deportivo. Este departamento se encargará de contratar los seguros necesarios para la elaboración de la prueba, a saber: seguros de responsabilidad civil y seguros de accidentes. Además, es conveniente contratar a una ambulancia o unidad móvil sanitaria para solventar de urgencia problemas médicos que puedan surgir, a pesar de que los estatutos estipulan que, de haber un centro sanitario a menos de 10 minutos en vehículo no es necesario la presencia de una unidad móvil. Otra función del área de legislación es la regularización de contratos. El coordinador de área será el responsable de redactar los contratos, establecer con la mayor pulcritud posible la formación del expediente de cada contrato y asegurar el acuerdo entre las partes implicadas. Con estas medidas lo que se pretende es regularizar los aspectos formales entre ambas partes, establecer unas contraprestaciones mutuas, dar carácter formal a la relación y estar amparados legalmente. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 20 Por último otra tarea vinculada a su vez al departamento de recursos humanos, es la de asegurar a los trabajadores. Deberán estar inscritos en la Seguridad Social, seguros y derechos propios, etc. Además, el pago de impuestos también corresponde a este departamento. No obstante es responsabilidad del delegado o coordinador estar bien informado legalmente para no pagar en exceso. Según sea el carácter de la empresa o la actividad allí desarrollada puede estar exenta de ciertos pagos. Con ello no queremos incitar a la evasión de capital, sino de llevar un justo gasto. 3.6 INFRAESTRUCTURAS Fig. 7. Anagrama organización deportiva Cuando hablamos de infraestructuras estamos haciendo alusión a todas aquellas zonas o materiales destinados a desempeñar un fin concreto. A continuación redactaremos un listado con las infraestructuras más reseñables en un evento deportivo. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 21 ESPACIOS MATERIALES SERVICIOS Salas de prensa Arcos hinchables Restauración Tribunas de prensa Pancartas y carteles Iluminación Salas de restauración Máquinas expendedoras Sonido y audio. Salas de espera Señalización y vallas Puesto información Cámara de llamadas Equipo de sonido Seguridad prueba Fuentes Equipo informático Asistencia sanitaria Zonas de calentamiento Impresoras y pantallas Transporte Recorrido o circuito Tablones de anuncios Vestuarios Materiales propios del deporte Taquillas Trofeos y medallas Gradas y tribunas públicas Obsequios y premios Aparcamiento Bolígrafos y folios Botiquín y/o enfermería Cinta adhesiva Papeleras Tabla 4. Infraestructuras generales evento deportivo En la tabla 4 se aprecia un listado de materiales presentes en cualquier evento deportivo. Podríamos decir que es una tabla base, a la cual habría que añadir las infraestructuras propias que caracterizasen a nuestro evento. Cierto es que se han citado elementos prescindibles, pero su ausencia desvirtuaría la calidad de nuestro evento. Este departamento también guarda conexión con el área de recursos humanos. Los voluntarios, auxiliares y el resto del cuerpo técnico serán los encargados de solicitar las infraestructuras y ubicarlas en sus respectivas posiciones El coordinador de recursos humanos será el encargado del listado de solicitud de materiales y de seleccionar su ubicación. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 22 3.7 RECURSOS HUMANOS. Control y evaluación cualitativa Fig. 8. Anagrama organización deportiva El trabajo del coordinador de recursos humanos será nombrar y asignar tareas a las diferentes instituciones o delegaciones. Añó (2003) diferencia los recursos humanos de los acontecimientos deportivos en cinco tipos: I) Ejecutivos II) Personal de servicio III) Personal técnico IV) Voluntarios V) Seguridad Ayora y García (2004) incluyen en el ámbito de recursos humanos a los propios participantes, donde sin su presencia no podría desarrollarse el evento. No es polémica alguna, puesto que forman parte del personal de la prueba, pero no de la organización. Por ello, desde un punto de vista personal, no se cree conveniente incluirlos en este apartado. El grupo de los ejecutivos es el menos numeroso, pero sobre él recaen las decisiones estratégicas que determinarán el éxito o fracaso de la prueba. Son fundamentalmente los coordinadores de sección y el director de proyecto. Será este grupo el encargado de comunicarse con el resto de áreas y solicitar la documentación necesaria para que su área asignada se desarrolle con la mayor eficiencia posible. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 23 El personal de servicio está integrado por los camareros, limpiadores, personal de seguridad, taquilleros, electricistas, etc. Suelen ser trabajadores temporales o pertenecientes a una empresa ajena a la organización. Su trabajo es fundamental para la imagen y desenvolvimiento de la prueba. En cuanto al personal técnico podemos diferenciar tres tipos: el cuerpo técnico deportivo, (integrado por licenciados y graduados en Ciencias de la Actividad Física y del Deporte, entrenadores, etc.), los árbitros y jueces, que velan por el cumplimiento de los reglamentos y controlan la competición y los especialistas (médicos, fisioterapeutas, informáticos, ingenieros…). Pero sin duda, el grupo más numeroso e imprescindible para llevar a cabo el evento son los voluntarios. Suelen desempeñar tareas de lo más variopintas. Por ello son considerados los comodines del evento y están muy cotizados. Trabajan sin remuneración económica, pero a menudo se les proporciona recursos materiales y preferencias sociales. Sus tareas abarcan desde la señalización de la prueba, hasta el avituallamiento, pasando por montaje y desmontaje de infraestructuras. Por último el personal de seguridad varía mucho de unas competiciones a otras. A mayor relevancia internacional mayor será la seguridad. Según la importancia del evento, la seguridad puede ser el propio cuerpo de seguridad del estado o municipio, o bien una seguridad privada, cuya contratación corre a cargo de la organización. Una vez finalizada la prueba, será competencia de los ejecutivos asignar claras tareas de recogida a los voluntarios, para dejar el entorno tal cual se encontraba previo a la realización del evento. Es responsabilidad de esta área la redacción de encuestas de satisfacción para cumplimentar por los participantes. Recoger las impresiones y opiniones de los involucrados en la prueba supondrá un punto de partida para mejorar nuestros futuros eventos. Estas encuestas deben ser breves y concisas puesto que, al entregarse una vez finalizado el evento, los participantes no contarán con la misma predisposición que en su inicio, bien sea por la fatiga acumulada o por la marcha del recinto. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 24 3.8 DESARROLLO Fig. 9. Anagrama organización deportiva Llamaremos desarrollo del evento al periodo de tiempo en el que convergen todas las áreas y se ponen en común las iniciativas y aplicaciones previamente diseñadas. La fase de desarrollo no conforma un área en sí misma, sino que compete a todas y cada una de las áreas anteriores. Se precisa en ella de un coordinador o jefe de desarrollo, el cual supervisará el trabajo de los operarios, voluntarios, auxiliares y cuerpo técnico para que desempeñen sus respectivas funciones adecuadamente. Una de las premisas más trascendentales de este momento de la prueba es la puntualidad. Como ya hemos visto anteriormente, se recomienda realizar un cronograma previo que temporalice las tareas a realizar. En este punto, dicho cronograma será más detallista y se centrará en las órdenes de montaje. Suelen ser tareas encadenadas, de modo que no puede o debe iniciarse una tarea sin haber concluido la anterior. A continuación en la tabla 4 vemos un cronograma detallado de una organización amateur de un duatlón realizado el año pasado -2012-. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 31 METODOLOGÍA. Se utilizó la técnica de la entrevista para la obtención de la información deseada. Este método permite obtener la interpretación que los distintos participantes dan a un determinado hecho vivido. Con ella podemos conocer con detalle el qué, el cómo, el para qué y el porqué de lo ocurrido desde el punto de vista del entrevistado. (Guillén, 2009) Actualmente la validez que ha adquirido la entrevista como procedimiento de investigación social es un hecho irrefutable. Partiendo de esta realidad y en función de las características de nuestro objeto de investigación, la entrevista se amolda perfectamente a nuestras pretensiones; ya que nuestro interés va encaminado a obtener opiniones perspectivas y aspectos personales de los informantes, expresados con sus propias palabras. Para ello Tylor y Bogdan (1992) señalan la idoneidad de la entrevista en profundidad. Se trata de un instrumento representativo del método cualitativo. A través de la entrevista en profundidad intentaremos estimular la conversación con el informante sobre las unidades de información y de acuerdo a la guia de la entrevista estipulada. La guia de la entrevista posibilitará la obtención de diversas informaciones, pero nunca constituirá un armazon rígido que constriña la dinámica de la entrevista propiamente dicha (Bartolomé y Anquera, 1990). Las unidades de contenido se distinguiran entre principales y secundarias (Guillen, 2009) para centralizar más la atención sobre los aspectos especialmente relevantes. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 32 La entrevista constaba de 7 preguntas abiertas de libre respuesta, distribuidas en los tres bloques anteriormente citados. Dichas preguntas sentaban las bases en el análisis del marketing y ventas de Carús (2008). A raíz de éstas, se trató de reconducir las respuestas hasta la información deseada. Posteriormente, durante su desarrollo, se registró en un aparato reproductor de audio con calidad mp3 las diferentes contestaciones. Se transcribieron al ordenador y entonces se distinguieron en una hoja de datos los diversos ítems y se agruparon las diferentes respuestas en bloques acordes con su carácter. De este modo conseguimos sintetizar cada entrevista y extraer conclusiones de una forma más concreta. Podemos ver la transcripción de las entrevistas en el Anexo 1. PARTICIPANTES Fueron 4 los participantes de la investigación, de los cuales 3 eran expertos en la organización de eventos deportivos con varios años de experiencia en el sector. El último era un especialista en dirección de empresas y comercio, con varios estudios sobre el marketing empresarial deportivo. Éstos fueron:  El promotor y director deportivo de la carrera La Caixa 10K Zaragoza gran premio ‘El Corte Inglés’ Sergio del Barrero Cebollada,  El director técnico, coordinador ejecutivo y principal organismo promotor de varios eventos celebrados en la piscina que lleva su nombre Ángel Santamaría Cuevas  El presidente del club AD Ciempiés y principal organizador de diversos eventos de índole deportiva como el Trofeo Tritón Triatlón, Trofeo de marcha en ruta ciudad de Zaragoza y Canicross Zaragoza entre otros, Javier de la Fuente Sanz.  Por otro lado, como especialista en marketing contábamos con V. A. U., miembro de la ESIC -Escuela Superior de Ingenieros Comercialesnominado al premio Karem por su estudio de mercado interno en empresas deportivas y estudios internacionales en la Eastern Michigan University de Ypsilanti, Michigan. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 33 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS Previamente al análisis, cabe destacar que cada uno de los expertos deportivos entrevistados realizaba eventos de distinto carácter o perseguía objetivos diferentes, de modo que ese aspecto no se pudo comparar sino que sirvió de guía para otros eventos de similares características. Respecto al modo de actuación, sí que se comparó entre ellos para extraer una respuesta común que fuese óptima para la elaboración de eventos deportivos venideros. Al especialista en marketing se le realizó una entrevista personalizada más profunda igualmente basada en las aportaciones e información extraída del libro Dirección de organizaciones deportivas (Carús, 2008), diferenciando de este modo:  Planificación de marketing.  Estudio de mercado.  Elección de políticas de productos.  Elección de políticas de precios.  Elección de políticas de comunicación.  Elección de políticas de distribución.  Construcción de relaciones rentables con los clientes. El carácter de las entrevistas fue la de dar una visión realista de los métodos citados en el libro, además de matices prácticos que se producen durante su realización y consejos de aplicación. DIMENSIÓN 1. Planificación marketing. En primer lugar, atendiendo a la planificación del marketing, podemos decir que en toda empresa, independientemente de su carácter, existe una especialización de personal que atiende explícitamente las necesidades de la entidad. No significa que necesariamente debamos distinguir áreas de actuación o departamentos, sino que todos los empleados pueden encargarse de cualquier tarea. Esta premisa viene precedida bajo el concepto de que todos los integrantes deben estar previamente preparados profesionalmente, de modo que en Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 34 caso de contar con personal inexperto, sí deberíamos limitar las áreas de actuación y dar consignas concretas. “…en toda empresa continuamente nos encontrarnos con que un empleado se hace cargo de varias tareas.” “…la contratación de personal va acorde con la formación profesional del empleado […] Un empleado debe estar dispuesto y preparado para realizar varias funciones dentro de la empresa.” Extracto 1 de la entrevista Marketing y ventas. DIMENSIÓN 2. Estudio de mercado “Llamamos estudio de mercado a la investigación propia que hacemos para recopilar información interna y externa de la empresa, […] además del mercado inmediato […], que nos ayuda a hacernos una idea de las preferencias, prioridades y necesidades del cliente.” “…lo que pretendemos es conocer la demanda de nuestro producto en el mercado actual”. Extracto 2 de la entrevista Marketing y ventas El estudio de mercado engloba 3 análisis:  Análisis del entorno: Es un análisis externo a la empresa donde analizaremos aspectos sociales, económicos, demográficos, etc.  Análisis interno: Evaluaremos al personal, el producto las políticas adoptadas, etc.  Análisis de mercado inmediato: Es el estudio de mercado en sí mismo. Se trata de analizar el mercado que afecta a mi sector. Englobaría aspectos relacionados con la competencia, el resultado de productos o proyectos anteriores similares, etc. Lo primero que debe hacerse en el estudio de mercado es la llamada identificación de necesidad, es decir, saber qué demanda de nuestro producto hay en el mercado. Para ello hacemos una investigación de mercado sobre la población, obteniendo de este modo un muestro y consiguiendo una extrapolación. Existen numerosas opciones de investigación de mercado, pero muchas no son aplicables a la organización de eventos. Así pues citaremos las relacionadas con nuestra causa: Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 35  Test de producto: Consiste en un pre-test que nos ayudará a, una vez definido el producto, conocer su aceptación en los target. El objetivo de este test sería la otorgación del producto semi-acabado a ciertos clientes para comprobar sus reacciones. En nuestro caso sería una puesta en práctica previa a la prueba.  Test de precio: Consiste en un cuestionario que conformará un baremo de precios que están dispuestos a pagar los clientes encuestados por nuestro producto/servicios.  Entrevistas: Existen dos destinatarios para las entrevistas:  Entrevistas a grupos: De forma colectiva recopilaremos información –brainstorming-. De este modo lograremos determinar la comercialización.  Entrevistas a expertos: De forma individual, determinaremos la calidad del producto.  Cuestionarios y encuestas: Son poco recomendables, sobre todo en los eventos deportivos, por varios motivos.  Son un medio lento y tedioso de conseguir información.  No todos los entrevistados estarán interesados en el producto –en nuestro caso, un evento deportivo-.  Aun estando interesados en el evento, el interés no garantiza su participación.  Test de concepto en Internet: Esta idea persigue conocer las inquietudes y motivaciones de un amplio número de población. Son de rápida elaboración y respuesta. Este medio de obtener información se traduce en publicar nuestro evento en foros o blogs especializados y ver las respuestas que recibe nuestra idea.  Páginas webs especializadas: En estos centros nos encontraremos con personal especializado, interesado ya de inicio en nuestra causa y con suficientes contactos o recursos para iniciar el boca-boca. Con los datos recogidos en los dos últimos apartados, podemos saber la demanda y ver si el proyecto es viable y establecer una primera estimación de asistencia. Otro recurso al que podemos recurrir es acudir al INE –Instituto Nacional de Estadística-. En él aparecen todos los datos, estadísticas y resultados necesarios a partir de los cuales elaborar una previsión, y con ellos comprobar la evolución que ha seguido la población respecto al producto. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 36 Respecto a la elección de políticas de precios, comunicación y distribución, ha de hacerse una breve investigación externa e interna de empresas similares y de la nuestra propia. “…es básico conocer los costes de producción y estipular un precio de venta que cubra dichos gastos y aporte beneficios a la empresa”. “No puedes competir en el mercado con precios que no se ajusten a la realidad” Extracto 3 de la entrevista Marketing y ventas La política de precios viene precedida por el historial de eventos de similares características. No conviene entrar en una guerra de precios cuando nuestro producto es nuevo en el mercado, ya que nos perjudicaría gravemente en el resultado. “…si rebajamos el precio al consumidor, las empresas rivales contrarrestaran haciendo lo mismo, […], a los clientes si les das a elegir entre un producto desconocido y otro cuya calidad está demostrada y les da confianza como marca, consumirán el producto que conocen, dejando nuestro producto sin ventas […]. Nuestra empresa ahogada por las deudas terminará desapareciendo. […] Tras un tiempo con los precios rebajados, volverán a su política económica inicial, […], en ningún caso pierden dinero, únicamente sacan menos beneficios durante ese periodo de competencia.” Extracto 4 de la entrevista Marketing y ventas Como recomendación empresarial, se aconseja que parte de los fondos recaudados vayan a una ONG –Organización No Gubernamentalya que la solidaridad promueve la participación, además de crear en el cliente una visión de marca solidaria y en un ámbito más humano la correcta actuación frente a la sociedad. Es la denominada RSC –Responsabilidad Social Corporativa-. “Si anuncias la destinación de fondos a causas benéficas, solidarias o de investigación en salud puedes duplicar e incluso triplicar la captación de clientes” Extracto 5 de la entrevista Marketing y ventas Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 37 DIMENSIÓN 3. Elección de comunicación y distribución En cuanto a las políticas de comunicación, es necesario hacer una segmentación de mercado. Diferenciar las diferentes vías de comunicación y analizarlas, comparándolas con nuestra empresa. La televisión es un medio tan específico que no sale rentable por varios motivos entrelazados. “…si nuestro evento carece de presupuesto o patrocinadores no tendremos dinero suficiente para costear una cuña publicitaria en una franja horaria óptima, […], tampoco podremos permitirnos los costes de repetición.” “…si el anuncio se emite en la televisión regional los costes son menores, pero también la audiencia es más limitada, […], la -audienciaque pueda coincidir frente al televisor en ese momento no garantiza su participación.” Extracto 6 de la entrevista Marketing y ventas El método más rentable son los mupis o marquesinas. Son carteles grandes, visibles y repartidos por toda la ciudad. La empresa francesa JCDecaux es la encargada de esta función y cuenta con una sede en Cuarte de Huerva, Zaragoza. “…todo corredor y ciudadano en general, pasa todos los días por 2-3 paradas de autobús.” Extracto 7 de la entrevista Marketing y ventas Sin llegar a ser un anuncio, los locutores de radio pueden nombrar nuestro evento durante su emisión y en caso de ser solidario esta publicidad gratuita está garantizada. “…ya no solo estamos hablando de las cuñas publicitarias, sino que si un locutor conoce nuestra intención solidaria, puede intervenir en tertulias, espacios musicales y demás, informando a los oyentes del evento…” Extracto 8 de la entrevista Marketing y ventas Por último y como medio más eficiente por su bajo coste y alta efectividad es el denominado boca-boca, acudir y comunicar de forma directa nuestro proyecto a centros deportivos, colegios e instituciones relacionadas con el deporte. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 38 “La confianza que transmiten los amigos o la publicidad que pueda hacer un corredor que va por la calle con nuestro producto puesto no tiene precio” “…si voy a un centro deportivo, […] gimnasios, centros deportivos o colegio, […] sé de antemano que el target está interesado y en cierto modo le pongo en mayor compromiso de participar en la difusión del evento” Extracto 8 de la entrevista Marketing y ventas Las políticas de distribución están muy relacionadas con la comunicación. Lo que ha de pretenderse es crear programas de fidelización a la marca, creando de este modo una clientela fija. Para ello lo primero que debemos hacer es crear la marca, que no es tanto el logo, sino las sensaciones y emociones que provoca en el consumidor. “Es muy fácil diseñar programas de fidelización a la marca, […], cuando participen puedes ofrecer cupones descuento en productos, sorteos, comida gratis, fisioterapias, descuentos en carreras futuras…” Extracto 9 de la entrevista Marketing y ventas Si relacionamos nuestro evento con causas solidarias lograremos la simpatía de nuestro público. La diferenciación es clave para este apartado. Las eminencias deportivas relacionadas con nuestra disciplina pueden ayudarnos a promocionar dicha marca, además que por sí mismos promoverán nuestro evento entre un público participativo. Todo ello fomenta a su vez la construcción de relaciones rentables con los denominados target -clientes potenciales-. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 39 CONCLUSIONES Y VALORACIONES Como aspectos comunes a todo el análisis realizado se extrajo lo siguiente: 1. Un evento no puede realizarse completamente con éxito sin ayuda de personal especializado, a pesar de disponer de todos los medios necesarios. 2. Hay que determinar previamente el objetivo que se pretende conseguir y valorar si es viable. 3. Se ha de dominar tanto intrínseca como extrínsecamente el deporte el cual se base el evento. 4. Se ha de hacer un balance de gastos y un análisis económico interno previo a la difusión del evento. 5. La mejor forma de conseguir entidades colaboradoras y patrocinadores es la amistad y contactos previos que se puedan tener, sin embargo la comunicación directa también es efectiva, sobre todo en el ámbito regional. 6. Los carteles, trípticos y el boca-boca son los métodos más eficientes para distribuir la información de nuestro evento. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 40 5. APLICACIONES EN PROYECTOS Tras una intensa revisión bibliográfica y búsqueda de información en diferentes fuentes, se llevaron a cabo una serie de eventos deportivos para aplicar la teoría descrita. Dos de ellos se desarrollaron en colaboración con la Piscina Ángel Santamaría y su director deportivo. El tercero fue de iniciativa propia con total autonomía jerárquica. 5.1 TROFEO DE NATACIÓN El primer evento del año que se llevó a cabo fue un trofeo de natación. El evento era de carácter lúdico y sin ánimo de lucro. Se dirigió a jóvenes nadadores con edades comprendidas entre los 6 y 12 años que no estuviesen inscritos en la Federación Aragonesa de Natación . Se tuvieron en cuenta sus edades para establecer las distancias. Se realizó el sábado 22 de diciembre a las 17:00 horas en las instalaciones de la piscina Ángel Santamaría. Planificación Inicial: El modo de proceder fue el anteriormente explicado en la teoría. Se siguió el anagrama descrito en la figura 1 y se hizo un cronograma y organigrama antes de empezar a su realización. Puesto que únicamente se contó con dos organizadores, el director deportivo de la instalación y el propio organizador, se asumieron roles que anteriormente se definieron por separado. Objetivos: Una vez planteado el proyecto, se definieron los objetivos. Como ya se ha dicho anteriormente se establecieron unos objetivos lúdicos y de aprendizaje de competición. Gestión y financiación-Marketing y ventas-Economía y Legislación-Infraestructuras-Recursos Humanos: Puesto que contábamos con unas instalaciones privadas y la repercusión del evento era menor, disponíamos de una gestión y administración autosuficiente. Además la elaboración del evento no generaba costes añadidos, de modo que no fue necesario buscar financiación. Los propios alumnos de la escuela de natación del centro cubrían las plazas de participación y en caso de no hacerlo se les informó del evento a centros relacionados. El propio centro contaba con los documentos necesarios y seguros imprescindibles para celebrar un evento de las características deseadas, de modo que tampoco hubo que tramitar por ellos. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 47  En el ámbito local y regional, la amistad y los contactos previos así como las visitas presenciales, son de gran efectividad en la captación de patrocinadores  Los carteles o mupis, trípticos y la comunicación directa son los medios más eficientes para distribuir la información del evento. 6. CONCLUSIONS. In order to assure their final success, the sportive events must be organized following some basic principles of good management that are common to all kind of events: - Definition of the goals and objectives to accomplish with the event. - Good knowledge of the market, using tools such as population and demand analysis - Definition of advertising and communication policies - Budgeting resource needs and costs estimations. - Establishing the departments and areas of the organization that are involved in the execution of the event. - Individuals of the organization that will be involved and their respective duties - Means and ways on how the results of the event will be evaluated and controlled for learning and continuous improvement. Beyond these general principles of good management, when the sportive event has a target market of minority groups or has a local or regional scope some additional consideration are important to take into account in the planning stage to increase the chances of final success: - Since the market target is small it will be specially important to be sure that the objectives are well defined and that the proper market and demand studies are used to identify the relevant market. - The small scale of the event will limit the possibilities of using full time specialists in many tasks. More likely the execution of the event will involve multi-skilled people that will perform several tasks across departments. - The sportive firm that organizes the event must inexcusably be knowledgeable of the sport that will be the core of the planned event, and will necessary have the people with the expertise in the minority sport. - One effective way to gain the collaboration of sponsors and collaborators from the local community in the funding of the event is to use part of the revenues generated by the event to donations to philanthropic, social or charitable activities. The solidarity Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 48 initiatives will also strengthen the brand name and image of the sportive firm, which will facilitate future sponsoring and collaborations. - Having a good network of personal and institutional contacts within the local community it will be very helpful in finding the needed economic and material support. The personal interview is the most effective way to convince people and institutions in the network to collaborate in the sportive event. - Posters, pamphlets and direct communication, are the most effective means in spreading the information on the realization of the event among potential attendants. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 49 7. BIBLIOGRAFÍA Añó Sanz, V. (2003). Organización y gestión de actividades deportivas. Los grandes eventos. Barcelona: Inde. Bartolomé, M & Anguera, M. T. (1990). La investigación cooperativa: vía para la innovación en la universidad. Barcelona: PPU Carús Ribalaygua, L. (2008). Dirección de organizaciones deportivas. Zaragoza: Prensas Universitarias de Zaragoza. Desbordes, M. & Falgoux, J. (2006). Gestión y organización de un evento deporivo. Barcelona: Inde. García Sánchez, E., Ayora Pérez, D. & Maestre Sancho, J.A. (2004). Organización de eventos deportivos. Barcelona: Inde. Guillén Correas, R. (2009). Metodología cualitativa en ciencias de la actividad física y el deporte. Zaragoza: Prensas Universitarias de Zaragoza. Magaz González, A.M. & Fanjul Suárez, J.L. (2012). Organización de eventos deportivos y gestión de proyectos: factores, fases y áreas. Revista Internacional de Medicina y Ciencias de la Actividad Física y el Deporte, volumen 12 (45), pp. 138-169. Recuperado de http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.htm Tylor, S.J & Bogdan, R (1992). Introducción a los métodos cualitativos de investigación. Barcelon: Paidós. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 50 8. ANEXOS Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 51 Anexo 1. Entrevistas expertos eventos deportivos. Cuestionario Primario-Base: Marketing y ventas. ÁNGEL SANTAMARÍA CUEVAS Planificación marketing ¿Cómo se prepara una empresa/grupo para la organización de un evento deportivo? Bueno en primer lugar tienes que tener claro el evento que vas a hacer. Lo más sencillo es hacer un deporte que manejes diariamente, que sepas como funciona y quiénes están interesados en él. Además que ya conoces a otros equipos del ‘mundillo’ y es mucho más fácil hacerles llegar la información. Cuando ya sabes qué quieres hacer tienes que pensar el cómo, es decir, si tienes materiales que puedes aprovechar, las instalaciones donde lo vas a realizar, con quien cuentas como voluntarios, si necesitas permisos ajenos, etc. Y por último tienes que marcarte los objetivos, qué quieres conseguir con el evento, si quieres promocionar una marca nueva, sacar dinero, promover la competición, captar socios, etc. Y dentro del grupo de organización, ¿cómo se reparten las tareas? Aquí lo hago todo yo. No me cuesta ni una semana montar un evento. Lo único que lleva más tiempo es promocionarlo y captar los participantes. Pero, necesitarás ayuda para las distintas tareas de comunicación, administración, legislación, etc., ¿no? No para nada, como mucho para lo que tu llamas ‘promoción’ que no me manejo muy bien con los ordenadores, pero sino hago un cartel que pongan los títulos claros, lo imprimo con papel de colores y lo cuelgo directamente. Luego eso que dices de administración y legislación, soy yo el jefe, así que me doy permiso para todo (risas). Estudio de mercado. Elección del evento. Estudio de precios ¿Cómo surge la idea de crear un evento? Nosotros siempre tenemos dos fechas marcadas en el calendario, que son: el último día antes de las vacaciones de navidad y la que da por finalizado el curso académico. Esos días siempre hacemos algo especial. Por ejemplo, el año pasado hicimos en diciembre un trofeo de natación y en verano una barbacoa, para que veas. Entonces, lo que haces es: bueno tengo que hacer algo especial estos días, ¿qué hago?, ¿no? Sí más o menos, si algún año veo que voy muy pillado de tiempo busco cosas más sencillas, por ejemplo el triatlón lleva más trabajo que la natación o el waterpolo. Un año en navidades quitamos las corcheras y montamos un mini-torneo de waterpolo entre equipos que yo hice. Lo que pretendo más que nada es hacer especiales esos dos días. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 52 Y ¿no lleva mucho trabajo organizar un torneo de waterpolo? ¡Qué va! Eran todo equipos del centro, no tuve ni que hacer promoción ni nada porque a los chavales les encanta el waterpolo, así que el último día de natación les dije que viniesen a la misma hora e hice los equipos en un momento y a jugar. ¿Cómo elegir qué evento es el más adecuado? Hombre nosotros no hacemos eventos que no tengan que ver con la natación. Así que siempre hacemos o un triatlón o partidos de waterpolo o la natación. A partir de ahí solo hay que decir a qué edades quieres que vaya dirigido y las distancias. ¿Cuál es la política para la fijación de precios? Nosotros nunca cobramos, por los eventos me refiero (risas). Como somos una piscina privada ya cobramos precio a los socios e incluye este tipo de eventos. Y en una competición, cuando vienen participantes que no son socios, ¿tampoco se les cobra? Por supuesto que no, los eventos que nosotros hacemos siempre van dirigidos a chavales de entre 5 y 14 años como máximo. Nuestro objetivo es que conozcan a otros niños que hagan su mismo deporte y que no estén dentro de su club, que hagan amigos. Aunque siempre hay chavales que quieren competir un poco más fuerte, pero en cualquier caso nunca ponemos un precio de inscripción. Entonces, si no recaudáis dinero de los participantes, ¿de dónde sacáis el dinero para los trofeos, regalos, permisos…? No necesitamos. A ver vamos por partes: los trofeos no damos, porque nunca buscamos la competición en sí, así que todos reciben los mismos premios. Los regalos son obsequios que nos dan los patrocinadores o amigos, nunca los compramos. Y permisos, ¿qué permisos vamos a necesitar? ¡Si somos totalmente autosuficientes! Hombre pues cuando hacéis un triatlón, permisos del Ayuntamiento y la Policía para cortar las calles o caminos, contratar seguros de responsabilidad civil y seguros para los participantes, permisos de ambulancias, etc. De todo lo que has dicho no necesitamos ninguno, mira: los seguros se hace cargo la propia piscina, que como soy el dueño, me hago cargo de todo. Además la mayoría de gente que ves por aquí (señalando a monitores y nadadores), son socorristas con la licencia en regla y tenemos la Montpellier (Clínica privada) aquí al lado, que siempre que hemos tenido algún susto nos han atendido. Luego, ¿qué más habías dicho? Los permisos del ayuntamiento y policía… A sí, pues otros años sí que hemos necesitado, pero como tardaban tanto y pedían muchas cosas desde hace unos años hacemos el recorrido por dentro del parking que es grande de … (palabra malsonante) y apañado. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 53 Respecto a la Clínica Montpellier que has citado antes ¿No es una clínica privada? Sí, pero tiene un convenio con el Liceo Europa (Colegio anejo) y nosotros, como estamos dentro de su parcela nos aprovechamos de él. Elección de comunicación y distribución ¿Qué es lo primero que debe hacerse a la hora de promover y promocionar un evento? Lo primero que hacemos nosotros son los panfletos y carteles. Los vamos colgando por la piscina y diciéndoselo a los padres y socios. Además casi no damos opción al rechazo, decimos que hay una carrera tal día y les entregamos la hoja de inscripción (risas). ¿Cuál es la mejor forma de captar colaboradores/patrocinadores? Bueno nosotros ya contamos de inicio con muchos colaboradores del club triatlón Europa y de la piscina. Así que cuando hacemos un evento les avisamos para ver en qué medida nos pueden ayudar. También hablamos con conocidos y amigos que vienen a nadar a la piscina y les comentamos un poco como va la cosa. Sin duda lo mejor es conocer a gente. Yo hace años que no hablo con desconocidos. ¿Qué vías de promoción son las más utilizadas y efectivas? Sin duda el boca a boca. También te digo que suelo poner un límite de participación entorno a los 150, no quiero tener mucho follón, así que tampoco me interesa que vengan muchos niños. Lo que sí que hago es ir viendo a lo largo del último mes cuantos niños van a venir y si no llego al cupo, cosa que suele ser habitual, se lo digo a otros clubes o entrenadores. Entonces, los eventos deportivos que realizas van sobre todo encaminados hacia los socios de la piscina, ¿no? Si, exacto, ellos son los protagonistas, pero también me gusta que conozcan a otros niños que también practiquen su mismo deporte, así se relacionan y nadan contra otras personas, porque una cosa que aburre mucho es nadar o competir siempre con los mismos. Claro, una cosa es que seas bueno en tu piscina y otra que seas bueno en la natación ¿no? Sí, bueno ya se a lo que te refieres, yo realmente veo quien nada bien o corre bien y ya se si el chaval tiene futuro o no, pero sí que es cierto que para los niños es importante compararse con otros y ver que tal van. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 54 Cuestionario Primario-Base: Marketing y ventas. SERGIO DEL BARRERO CEBOLLADA Planificación marketing ¿Cómo se prepara una empresa/grupo para la organización de un evento deportivo? -Te refieres a ¿qué cosas hacemos antes de empezar a trabajar en el evento no? -Sí, exacto, como os repartís las distintas tareas de organización, grupos de trabajo, etc. -Bueno, como la carrera no es la primera vez que la hacemos ya tenemos tareas asignadas de otros años. Sabemos qué papeles han de desempeñarse y quiénes de nuestro personal lo hacen mejor y más rápido. Otra cosa es que en un año alguien no pueda colaborar y tengamos que buscar un sustituto. Respecto a la diferenciación de segmentos o áreas, ¿Qué áreas de actuación podemos encontrarnos en el grupo ciempiés?, por ejemplo marketing, gestión, recursos humanos… -Pues el de buscar patrocinadores y voluntarios, crear los carteles y publicidad, encargarse del merchandising, hacer todo el papeleo con el ayuntamiento y la policía, diseñar el circuito y eventos complementarios, etc. Estos últimos años estamos haciendo también una feria del corredor y eso lleva mucho trabajo detrás ajeno al montaje de la carrera, así que nuestra 10k se ha convertido en dos eventos en uno o un evento de dos días. Estudio de mercado. Elección del evento. Estudio de precios ¿Cómo surge la idea de crear un evento? -Bueno después de tantos años haciéndolo no lo recuerdo bien, pero supongo que surgió con la idea de proporcionar a la ciudad una alternativa de ocio que no existía hasta el momento. Sí que había otras carreras que en definitiva tienen la misma dinámica, pero los 10 km es una distancia muy solicitada con un amplio público y demanda, otras carreras pueden quedar cortas para corredores más exigentes y la media maratón (21km) puede ser excesivo para muchos. ¿Cómo elegir qué evento es el más adecuado? ¿Cuál es la política para la fijación de precios? -Bueno los precios han cambiado mucho desde la primera carrera que creo fue en el 2006. Al principio cobrábamos lo justo para cubrir los gastos de las camisetas y de los permisos. El personal no cobraba porque eran todos amigos y voluntarios del club atletismo ciempiés. Luego, cuando vimos que la carrera fue cogiendo fuerza decidimos sacar partido y beneficiarnos un poco por nuestro esfuerzo. Poco a poco fuimos ganando patrocinadores y con ellos dábamos más servicios a los corredores, así que también decidimos aumentar el precio de inscripción porque lo que les ofrecíamos lo merecía. Estos últimos años, con la crisis, hemos tenido que controlar la subida y hemos hecho descuento a los corredores que se Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 55 inscribían con antelación. Además también echábamos un ojo a otras carreras y eventos similares para guiarnos. Este año el límite era de 20 eur y hemos vuelto a batir récord de inscripciones con más de 4000 participantes, lo que es un buen indicativo que el precio fijado no es excesivo Elección de comunicación y distribución ¿Qué es lo primero que debe hacerse a la hora de promover y promocionar un evento? -Lo primero tener claro qué se quiere hacer y cómo hacerlo. Se supone que cuantos más sitios usemos para publicitar el evento mejor, pero hay que tener en cuenta lo que nos cuesta. Por ejemplo, es más rentable publicitarnos en un periódico que no en una revista especializada. ¿Y eso?, yo pensaba que era al revés… -Pues no, porque un corredor popular puede que no compre las revistas y menos aún con la cantidad de variedad que hay, en cambio el periódico lo compra todo el mundo y nosotros lo que queremos es que se apunten corredores populares, no atletas profesionales, que también. Ah vale vale, oye y en cuanto a los canales y medios de distribución, ¿Cuáles son los que utilizáis y mejor resultado os dan? -Bueno el periódico como te he dicho es más o menos barato y muy rentable. Luego están los panfletos, que los dejamos en tiendas especializadas y como son amigos y conocidos les pedimos a los dependientes que la promocionen. Además ha habido años que hemos regalado la inscripción a la prueba si se compraban unas zapatillas o materiales caros en la tienda. También está la televisión. Hablamos solo de Aragón televisión, pero además este año ha corrido a cuenta de los patrocinadores, que también les interesa promocionarse, así que los 45 anuncios que han salido han sido a cuenta suya. Cuando dices que ha sido a cuenta suya te refieres que ¿no habéis tenido nada que ver o solo en lo respectivo al dinero? -Sí que hemos tenido que ver, hemos dado el visto bueno y algunos aspectos mínimos que queríamos que apareciesen en el anuncio. Lo que me refiero es que otros años no hemos utilizado los anuncios de televisión y este año con el aumento de patrocinadores, no solo en cantidad sino también de calidad, pues se ha podido incluir la carrera en la publicidad regional. Entonces el anuncio ¿Cómo se planteó? -Simplemente le dijimos a un empleado de la cadena de televisión lo que queríamos que se anunciase y el hizo varios modelos, los vimos y cuando finalmente nos decidimos lo editó y se publicó. No fue un anuncio muy sofisticado, lo que queríamos es que fuese informativo y eficiente más que ingenioso u otras cosas que se buscan normalmente en la publicidad. ¿Cuál es la mejor forma de captar colaboradores/patrocinadores? A ver, primero hay que decir que es muy diferente colaboradores que patrocinadores. Ahora con el paso de los años y con el aumento de prestigio de la prueba es más sencillo conseguir patrocinio y es ahora cuando se ofrecen, prácticamente no los tienes ni que buscar. Pero en Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 56 otras ediciones, sobre todo las primeras, teníamos que ir a empresas de amigos y conocidos, algunas no tenían nada que ver con el deporte, pero nos ayudaban igualmente. Por otro lado los colaboradores nunca han sido un problema. Prácticamente a cualquier empresa que les presentes el proyecto van a darte su apoyo y su producto, aunque no todas se implican en la misma medida, depende también del producto que vendan. ¿Podrías ejemplificarme las diferentes implicaciones que me comentas? Sí, pues a ver, si vas a Lacasa que produce muchísimas bolsas de lacasitos o conguitos diarios te darán prácticamente una bolsa por participante, pudiendo llegar a los 4000 que hemos conseguido este año, en cambio Nextmobile no va a darte un teléfono por persona, como mucho te da 4-5 y tú los sorteas o haces lo que quieras con ellos. La idea es conseguir el mayor número de colaboradores de distintos sectores para dar el mayor número de regalos y servicios al corredor. ¿Qué vías de promoción son las más utilizadas y efectivas? Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 31 30 Anexo 5. Cartel y Hojas Inscripción IX Triatlón Escolar 64 Piscina Ángel Santamaría SÁBADO 11 MAYO ¡¡INSCRIPCIONES HASTA JUEVES 9 mayo, 20:00h!! PRESENTACIÓN EQUIPO En bici, CASCO TRIATLÓN EUROPA 2013 OBLIGATORIO Patrocinan: Organizan: Augusta Aragón HORA (aprox) CATEGORÍA 10h Cadete (97/98) 400 m 6 vueltas circuito grande 7 vueltas al jardín 10:30h Baby (menos 5 años) 1 largo piscina pequeña (12m) Ayuda con churro 1 vuelta pequeña (bici-andador) 1 vuelta pequeña 10:45h Prebenjamín (05-07) 25 m 3 vueltas circuito pequeño 2 vueltas al jardín 11:30h Benjamín (03/04) 50 m 5 vueltas circuito pequeño 3 vueltas al jardín 12h Alevín (01/02) 100 m 3 vueltas circuito grande 4 vueltas al jardín 12:30h Infantil (99/00) 200 m 4 vueltas circuito grande 5 vueltas al jardín Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 31 Anexo 6. Dossier Campus Triatlón CAMPUS DE TRIATLÓN 2013 Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 32 CAMPUS TRIATLÓN LÚDICO 2013 CONTEXTUALIZACIÓN Con motivo de la realización del trabajo fin de grado de la carrera Ciencias de la Actividad Física y del Deporte, Universidad de Zaragoza, se pretende llevar a cabo un evento deportivo de una semana de duración con el triatlón como protagonista. INTRODUCCIÓN El triatlón es un deporte que poco a poco va ganando terreno en la sociedad deportiva y están surgiendo deportistas en busca de nuevos retos. El triatlón es un deporte capaz de cubrir con las exigencias físicas de cualquier atleta, pero también puede ser motivo de entretenimiento y diversión. OBJETIVOS Lo que se pretende conseguir con este campus es:  Dar a conocer el deporte del triatlón.  Socializarse a través del deporte.  Cubrir de forma provechosa los días vacantes de verano.  Mejorar la condición física y salud.  Conocer las propiedades lúdicas intrínsecas en el triatlón.  Mantener el contacto con el medio ambiente realizando actividades en la naturaleza.  Valorar el carácter recreativo de la competición. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Son muchos los campamentos de verano, campus deportivos y colonias dirigidos a niños y jóvenes que disfrutan de sus vacaciones escolares. La aceptación de estos programas viene precedida por su carácter lúdico, de rendimiento y de entretenimiento respectivamente. Lo que se pretende conseguir con este evento es reunir todas estas cualidades en una única semana. Se planificarán numerosas actividades lúdicas propias del entorno donde se desarrolle, además de mejorar la técnica y condición física del triatleta mediante el juego. A continuación se muestra una tabla donde aparecen las posibles actividades que se pueden realizar durante una semana. Puesto que Aragón cuenta con magníficas zonas de acampada y maravillosos paisajes de alta montaña, las actividades van orientadas hacia estas características. No obstante, se podría trasladar el proyecto a una zona de playa o cualquier otro recinto disponible. La iniciativa es totalmente pública y sin ánimo de lucro. La organización proporcionaría a un entrenador de triatlón con experiencia y capacidad de ejercer a su vez de monitor. La organización también pondrá a disposición del campus un socorrista licenciado con conocimientos de primeros auxilios y carnet de conducir tipo B1. Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 33 Hora DOMINGO LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO LUNES 9:00 Desayuno+ Presentación campus Desayuno+ Desplazamiento arborismo Desayuno Desayuno + Explicación sesión Desayuno + Explicación ruta Desayuno Desayuno + Explicación sesión Desayuno+ Reunión estación tren 10:00 Juegos acondicionamiento bicicleta Arborismo Calentamiento (técnica y métodos) Mecánica bicicleta + Ruta Senderismo Trote ligero Transiciones Triatlón + calentamiento Salida trenbus pueblo 11:00 Directrices y partes básicas bici Desplazamiento Carrera+ piscina (técnica natación) Gymkana cultural + juegos Barranquismo 12:00 Ruta por pueblo y camino (10km) 13:00 Reunión Estación Tren-bus Tiempo Libre Tiempo libre Estiramientos + Tiempo libre 14:00 Salida Tren-bus Zaragoza Comida Comida Comida Comida Comida Comida Comida Llegada Zaragoza 16:00 Natación (Técnica y nado) Presentación trimallot Transiciones Duatlón. Juegos y circuitos de transición Explicación transiciones Desplazamiento otro pueblo 17:00 Carrera-trote + técnica carrera Transiciones Acuatlón + Triatlón Juegos y circuitos de transición 18:00 Juegos recreativos Circuitos+juegos +progresivos 19:00 Carrera 5Km+ estiramientos Llegada camping + Tiempo libre 20:00 Llegada pueblo Tiempo libre Tiempo libre Llegada+ Tiempo libre 21:00 Cena Cena Cena Cena Cena Cena Cena Cena 22:00 Juegos nocturnos Juegos nocturnos Juegos nocturnos Juegos nocturnos Juegos nocturnos Juegos nocturnos Juegos nocturnos Juegos nocturnos Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 34 MATERIALES NECESARIOS ESPACIOS MATERIALES SERVICIOS Cocina Arcos hinchables Iluminación Baños Vallas / boxes Sonido y audio. Dormitorios Bicicletas de reserva Asistencia sanitaria Fuentes Cascos de reserva Transporte Zona Boxes Herramientas Botiquín y/o enfermería Señalización y vallas Piscina Equipo de sonido Moqueta Avituallamiento Imperdibles y gomas Bolígrafos y folios Cinta balizaje y adhesiva Papeleras Trabajo Final de Grado Propuesta útil en la gestión y organización de eventos deportivos Óscar Gonzalo Cester Ciencias de la Actividad Física y del Deporte. Universidad de Zaragoza 35 Anexo 7. Cartel Campus Triatlón