Repositorio Institucional de Documentos

AUTOR: Alejandro Jiménez Del Val DIRECTORA: Rosario González Pedraza MASTER UNIVERSITARIO EN PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES DICIEMBRE 2013 GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ÍNDICE A BSTRACT ................................................................................................................................... 4 I NTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 5 O BJETIVOS DEL T RABAJO F ÍN DE M ASTER .................................................................................. 7 C ONSIDERACIONES P REVIAS AL P ROCESO DE I NTEGRACIÓN ....................................................... 8 E STRUCTURA D OCUMENTAL DE UN S ISTEMA DE G ESTIÓN I NTEGRADO .................................... 13 N ORMAS Y E STANDARES U TILIZADOS EN LA I NTEGRACIÓN ...................................................... 19 C ORRESPONDENCIA ENTRE LAS N ORMAS Y E STANDARES ......................................................... 22 A PLICACIÓN P RÁCTICA EN BASE A UN M ANUAL DE G ESTIÓN I NTEGRADA 1. O BJETO Y A LCANCE ............................................................................................................. 26 2. R EFERENCIAS ........................................................................................................................ 26 3. L A E MPRESA M ASTER S . A . 3.1. P RESENTACIÓN ......................................................................................................................... 27 3.2. O RGANIGRAMA ........................................................................................................................ 28 3.3. P OLÍTICA DE LA E MPRESA ........................................................................................................ 29 3.4. C ÓDIGO DE C ONDUCTA DE LA E MPRESA ................................................................................. 30 3.5. G RUPOS DE I NTERES I DENTIFICADOS ....................................................................................... 35 4. R EQUISITOS DEL S . G . I . O BJETO Y ALCANCE ........................................................................................................................ 36 4.1 R EQUISITOS G ENERALES .......................................................................................................... 36 4.2 R EQUISITOS DE LA D OCUMENTACIÓN ....................................................................................... 37 4.2.1 G ENERALIDADES ............................................................................................................. 37 4.2.2 M ANUAL DE G ESTIÓN I NTEGRADA ................................................................................. 37 4.2.3 P ROCEDIMIENTOS ............................................................................................................. 37 4.2.4 I NSTRUCCIONES T ÉCNICAS ............................................................................................. 37 4.2.5 C ONTROL DE LOS D OCUMENTOS ..................................................................................... 38 4.2.6 C ONTROL DE LOS R EGISTROS .......................................................................................... 38 5. R ESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN . O BJETO Y ALCANCE ......................................................................................................................... 39 5.1 C OMPROMISO DE LA D IRECCIÓN ............................................................................................... 39 5.2 E NFOQUE A LOS G RUPOS DE I NTERÉS ....................................................................................... 39 5.3 P OLÍTICA DE G ESTIÓN I NTEGRADA ........................................................................................... 40 5.4 C ÓDIGO DE C ONDUCTA ............................................................................................................. 40 5.5 R ESPONSABILIDAD , F UNCIONES Y A UTORIDAD ....................................................................... 40 5.6 C OMUNICACIÓN ......................................................................................................................... 41 5.6.1 I NTERNA .......................................................................................................................... 41 5.6.2 E XTERNA ......................................................................................................................... 42 5.6.3 C LIENTE ........................................................................................................................... 42 5.7 P LANIFICACIÓN DEL S ISTEMA DE G ESTIÓN I NTEGRADA .......................................................... 42 5.7.1 O BJETIVOS , M ETAS Y P ROGRAMAS ................................................................................. 43 5.8 I DENTIFICACIÓN DE P ELIGROS , E VALUACIÓN DE R IESGOS Y C ONTROLES ............................... 43 5.9 R ESPUESTA ANTE E MERGENCIAS .............................................................................................. 45 5.10 R EVISIÓN DEL S ISTEMA POR LA D IRECCIÓN ............................................................................ 45 5.10.1 G ENERALIDADES ............................................................................................................ 45 5.10.2 I NFORMACIÓN DE E NTRADA PARA LA R EVISIÓN ............................................................ 45 5.10.3 R ESULTADO DE LA R EVISIÓN ......................................................................................... 46 6. G ESTIÓN DE LOS R ECURSOS . O BJETO Y ALCANCE ......................................................................................................................... 47 6.1 P ROVISIÓN DE LOS R ECURSOS ................................................................................................... 47 6.2 R ECURSOS H UMANOS ................................................................................................................ 47 6.3 R EPRESENTACIÓN , P ARTICIPACIÓN Y CONSULTA .................................................................... 48 6.4 R ESOLUCIÓN DE C ONFLICTOS ................................................................................................... 49 6.5 V IGILANCIA DE LA S ALUD ........................................................................................................ 49 6.6 I NFRAESTRUCTURA Y M ANTENIMIENTO ................................................................................... 50 6.7 U SO DE E QUIPOS DE P ROTECCIÓN I NDIVIDUAL ....................................................................... 51 6.8 C ONTROL DE E QUIPOS DE S EGUIMIENTO Y M EDICIÓN ............................................................. 52 7 R EALIZACIÓN DEL P RODUCTO O BJETO Y ALCANCE ......................................................................................................................... 53 7.1 P LANIFICACIÓN , REALIZACIÓN Y V ALIDACIÓN DEL PRODUCTO ............................................... 53 7.2 I DENTIFICACIÓN Y R EVISIÓN DE R EQUISITOS ........................................................................... 54 7.3 D ISEÑO Y D ESARROLLO DEL P RODUCTO .................................................................................. 55 7.3.1 P LANIFICACIÓN DEL D ISEÑO Y D ESARROLLO .............................................................. 55 7.3.2 E LEMENTOS DE E NTRADA PARA EL D ISEÑO Y D ESARROLLO ..................................... 55 7.3.3 R ESULTADOS DEL D ISEÑO Y D ESARROLLO .................................................................. 55 7.3.4 R EVISIÓN DEL D ISEÑO Y D ESARROLLO ........................................................................ 56 7.3.5 V ERIFICACIÓN DEL D ISEÑO Y D ESARROLLO ................................................................ 56 7.3.6 V ALIDACIÓN DEL D ISEÑO Y D ESARROLLO .................................................................. 56 7.3.7 C ONTROL DE LOS C AMBIOS DEL D ISEÑO Y D ESARROLLO ........................................... 56 7.4 C OMPRAS Y C ONTROL DE M ATERIALES .................................................................................... 56 7.4.1 P ROCESO DE C OMPRAS ................................................................................................. 57 7.4.2 I NFORMACIÓN Y V ERIFICACIÓN DEL P RODUCTO C OMPRADO ..................................... 57 7.4.3 S ALVAGUARDA DE B IENES DEL C LIENTE ..................................................................... 57 7.4.4 C ONTROL DE A LMACÉN .............................................................................................. 57 7.5 C OORDINACIÓN DE A CTIVIDADES E MPRESARIALES ................................................................. 58 7.6 P RESTACIÓN DE S ERVICIOS POR EMPRESAS DE T RABAJO T EMPORAL ...................................... 58 7.7 C ONTROL DE A CCESO A I NSTALACIONES .................................................................................. 59 7.8 C ONTROL Y G ESTIÓN DE R ESIDUOS , V ERTIDOS Y E MISIONES ................................................. 60 8 M EDICIÓN , A NALISIS Y M EJORA . O BJETO Y ALCANCE ......................................................................................................................... 61 8.1 I NDICADORES ............................................................................................................................ 62 8.2 M EDICIÓN DE LA S ATISFACCIÓN DE LOS G RUPOS DE I NTERES ................................................. 62 8.3 A UDITORÍA I NTERNA ................................................................................................................. 62 8.4 I NSPECCIONES DE S EGURIDAD .................................................................................................. 63 8.5 I NVESTIGACIÓN DE I NCIDENTES ................................................................................................ 63 8.6 A NÁLISIS DE D ATOS .................................................................................................................. 64 8.7 N O C ONFORMIDADES A CCIONES C ORRECTIVAS , P RVENTIVAS Y DE M EJORA ......................... 64 M APA DE P ROCESOS .................................................................................................................. 67 P ROCEDIMIENTOS PG-04 P ROCEDIMIENTOS DE LOS R EQUISITOS DEL S.G.I. PG-04-01 C ONTROL DE D OCUMENTACIÓN .................................................................................... 69 PG-04-02 C ONTROL DE R EGISTROS ............................................................................................... 75 PG-05 P ROCEDIMIENTOS DE LA R ESPONSABILIDAD DE LA D IRECCIÓN . PG-05-05 A SIGNACIÓN DE F UNCIONES Y R ESPONSABILIDADES ................................................... 78 PG-05-06 C OMUNICACIÓN ............................................................................................................. 88 PG-05-07 P LANIFICACIÓN A NUAL DEL S.G.I. ................................................................................ 89 PG-05-08 I DENTIFICACIÓN Y E VALUACIÓN DE R IESGOS I NTEGRADOS ......................................... 92 PG-05-09 P LANIFICACIÓN Y R ESPUESTA ANTE E MERGENCIAS ..................................................... 98 PG-05-10 R EVISIÓN DEL S.G.I. POR LA D IRECCIÓN ..................................................................... 102 PG-06 P ROCEDIMIENTOS PARA LA G ESTIÓN DE LOS R ECURSOS . PG-06-01 S ELECCIÓN DE P ERSONAL ............................................................................................ 103 PG-06-02 F ORMACIÓN Y E VALUACIÓN DE P ERSONAL ............................................................... 106 PG-06-03 R EPRESENTACIÓN DE T RABAJADORES . ...................................................................... 110 PG-06-04 R ESOLUCIÓN DE C ONFLICTOS É TICOS ........................................................................ 112 PG-06-05 V IGILANCIA DE LA S ALUD .......................................................................................... 115 PG-06-06 I NFRAESTRUCTURAS Y M ANTENIMIENTO ................................................................... 118 PG-06-07 U SO Y C ONTROL DE E QUIPOS DE P ROTECCIÓN I NDIVIDUAL ....................................... 122 PG-06-08 C ONTROL DE E QUIPOS DE S EGUIMIENTO Y M EDICIÓN ............................................... 125 PG-07 P ROCEDIMIENTOS PARA LA R EALIZACIÓN DEL P RODUCTO . PG-07-01 P LANIFICACIÓN , R EALIZACIÓN Y V ALIDACIÓN DE LA P RODUCCIÓN .......................... 127 PG-07-02 I DENTIFICACIÓN Y S EGUIMIENTO DE R EQUISITOS ....................................................... 130 PG-07-03 D ISEÑO Y D ESARROLLO DE N UEVOS P RODUCTOS . ..................................................... 134 PG-07-04 C OMPRAS Y C ONTROL DE M ATERIAL .......................................................................... 137 PG-07-05 C OORDINACIÓN DE A CTIVIDADES E MPRESARIALES ................................................... 145 PG-07-06 P RESTACIÓN DE S ERVICIOS POR EMPRESAS DE TRABAJO T EMPORAL ......................... 148 PG-07-07 C ONTROL DE A CCESO A I NSTALACIONES .................................................................... 150 PG-07-08 C ONTROL Y G ESTIÓN DE R ESIDUOS , V ERTIDOS Y E MISIONES .................................... 152 PG-08 P ROCEDIMIENTOS PARA LA M EDICIÓN , A NALISIS Y M EJORA . PG-08-01 M EDICIÓN Y C ONTROL DE I NDICADORES .................................................................... 160 PG-08-02 M EDICIÓN DE LA S ATISFACCIÓN DE LOS G RUPOS DE I NTERÉS ................................... 166 PG-08-03 A UDITORIAS I NTERNAS . .............................................................................................. 169 PG-08-04 I NSPECCIONES DE S EGURIDAD ..................................................................................... 173 PG-08-05 I NVESTIGACIÓN DE I NCIDENTES ................................................................................. 176 PG-08-06 A NALISIS DE D ATOS .................................................................................................... 179 PG-08-07 N O C ONFORMIDADES , A CCIONES C ORRECTIVAS , P REVENTIVAS , M EJORA ................ 182 R EFLEXIONES .......................................................................................................................... 187 C ONCLUSIONES ....................................................................................................................... 190 B IBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 192 ABSTRACT GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 4 The integration of risk prevention in the workplace into the General Management System of the company is one of the main targets to secure employees’ health and safety. With it, preventive actions can be expected to reach all levels of the organisation’s hierarchy and the whole range of activities carried out within its premises. With the aim of achieving greater efficiency within organisations and in search of the satisfaction of interest groups, a number of different management systems have been developed over the last few years. These systems have become widespread within organisations, the most commonly deployed being; the ISO 9001 quality system, ISO 14001 environmental certification, the OHSAS 18001 standard for health and safety in the workplace as well as other recently devised systems such as IQnet SR10 based on the ISO 26000 guidance standard on social responsibility. All these systems are based on processes following the PDCA (Plan, Do, Check, Act) cycle of continuous improvement, which enable compatibility among them. In order to achieve greater efficiency and increase their profitability, companies are running integration processes across the different systems. As an End of Master’s assignment and out of the need to integrate risk prevention in the workplace with the rest of systems managed by the company, a Guide for the Integration of Management Systems for SMEs (Small and Medium-sized Enterprises) has been developed. The object is to analyse which steps should be carried out within the organisation so that the said integration may be completed, how prevention is accounted for with every decision that is adopted at the company, how it improves the day-to-day work and makes it more efficient – all of these through searching, simplifying and integrating all the common elements of each and every one of the management systems at the company’s disposal. INTRODUCCIÓN GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 5 Es ya un hecho la necesidad de las empresas, independientemente de su sector y tamaño, en disponer de herramientas que permitan una adecuada gestión de su organización para lograr sus objetivos. La ausencia de estas herramientas, ha originado históricamente graves problemas, no solo en su funcionamiento interno sino también en la relación con su entorno. En cuanto a la Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, con la Ley 54/2003 se reformo el marco normativo de la Ley de Prevención 31/95. Entre otros aspectos esta reforma volvía a hacer hincapié en la importancia que tiene la integración de la prevención de riesgos laborales en todos los niveles jerárquicos de la empresa. Con el mismo objetivo se modificó el RD 39/97, Reglamento del Servicio de Prevención, por medio del RD 604/2006 y en su artículo 1 sobre integración de la actividad preventiva en la empresa se indica lo siguiente: La prevención de riesgos laborales, como actuación a desarrollar en el seno de la empresa, deberá integrarse en su sistema general de gestión, comprendiendo tanto al conjunto de las actividades como a todos sus niveles jerárquicos, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales. La integración de la prevención en el conjunto de las actividades de la empresa implica que debe proyectarse en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones en que éste se preste. Su integración en todos los niveles jerárquicos de la empresa implica la atribución a todos ellos, y la asunción por éstos, de la obligación de incluir la prevención de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten. Uno de los sistemas con mayor implantación para la Gestión de la Prevención en la empresa es OHSAS. Este estándar, fue concebido para la certificación y sus normas son más severas que las directrices fijadas por la O.I.T. Su finalidad es proporcionar a las organizaciones los elementos de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo eficaz. Es una ayuda para al cumplimiento legal, pero no confiere inmunidad frente a las obligaciones legales. Para los Técnicos de Prevención va a ser cada vez más necesario el conocimiento de este sistema u otros similares dado que son herramientas que ayudan a la Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y facilitan su labor. También va a ser necesario el conocimiento de sistemas en áreas, como Calidad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social, entre otros, dada la interrelación que existe entre todos ellos. Un estudio realizado en 2.009 por la Universidad de Oviedo y con la colaboración de AENOR, indicaba que las empresas que se habían certificado en OHSAS, en un 97% ya disponían de un certificado ISO 9.001 y un 91% de ISO 14001. Todos estos sistemas se han ido modificando en sus nuevas versiones con el fin principal de buscar elementos comunes que permitan gestionar de manera lo más simplificada posible la organización. Estas modificaciones han dejado la puerta abierta para que las organizaciones desarrollen Sistemas Integrados de Gestión. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 10 P lanificar Establecer una Política y un Código de Conducta y Planificar el Sistema de Gestión con Objetivos y Metas acordes con la Política y el Código de Conducta definidos. Establecer Responsabilidades y Funciones. Definir los mecanismos de Comunicación. Identificar todos los Requisitos, Evaluar Riesgos y Preparar posibles Emergencias. H acer Documentar y Controlar los Documentos. Consultar, Comunicar, Formar y Sensibilizar. Control Operativo /Realizar el Producto/Prestar el Servicio. Vigilancia de la Salud. Resolver Conflictos. Poner en práctica lo Planificado. Responder ante Emergencias Desarrollar los medios Técnicos y Materiales. V erificar Comprarar con lo planificado. Analizar. Control de los Registros. Seguimiento y Medición. Investigar e Inspeccionar. Auditar. Revisión del sistema por la Dirección. A ctuar Tomar acciones para la mejora Continua del Sistema de Gestión Integrado. Análisis de la Organización. Dado que cada organización tiene una estructura propia y singular, previamente a la realización de este proceso es indispensable un análisis riguroso y realista para determinar cuál es su situación. Debemos conocer desde que punto partimos, que nos podemos encontrar durante el proceso y a donde queremos llegar. Nos interesa saber: o Medios de los que dispone o que piensa destinar la organización para la realización del proceso de integración. o Si los recursos para realizar este proceso están garantizados. o Si teniendo ya implementado algún sistema, este se desarrolla en todos los frentes de la organización y cual está siendo su éxito. o Qué grado de experiencia tienen la organización en sistemas de gestión. o Que complejidad tiene la tarea que vamos a llevar a cabo. o Cuál va a ser el Alcance de la integración, a que y a quien va a afectar. o Lo riesgos que el proceso de implantación puede provocar al desarrollo de la organización. o Las demandadas de los grupos de interés. Saber si la implantación de estos sistemas se ajusta a sus necesidades y expectativas. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 11 Otro punto que nos ayudará en el análisis, es sopesar cuales van a ser los aspectos positivos que nos aportará la integración una vez finalizada, pudiéndose destacar: o Aumento de la eficacia y eficiencia en la gestión de los sistemas y en la consecución de los objetivos y las metas. o Mejora de la capacidad en la organización para responder ante las demandas de los grupos de interés. o Facilitar y hacer más eficiente la toma de decisiones por parte de los responsables de la organización. o Disminución de la documentación del sistema. Al poder agrupar los elementos comunes. o Reducción de los recursos y del tiempo empleado por la realización de procesos integrados. o Reducción de los costes del mantenimiento del sistema y de las auditorías externas. o Mejora de la percepción y de la involucración del personal en los sistemas de gestión, favoreciendo que toda la organización hable un único lenguaje de gestión. o Mejorar tanto la comunicación como la imagen de la Organización. Sin dejar a un lado las dificultades que nos podemos encontrar: o Resistencia Inicial al cambio, que se suele producir en la mayoría de las organizaciones. o Añadir recursos adicionales durante el proceso, dado que normalmente se deberán seguir realizando en paralelo las mismas tareas que se venían ejecutando y además este nuevo proyecto. o Formación del personal de la organización. o Dificultad para elegir el nivel de integración adecuado a la organización. Formas de Realizar la Integración La forma de realizar la integración, viene determinada y se puede clasificar de las siguientes dos maneras: o Integración Progresiva: - No disponer de ningún sistema de gestión en la organización y querer implantar varios sistemas nuevos, para lo cual se implanta un primer sistema (recomendable por ser un sistema de básico y referente ISO 9001:2008) y luego se van integrando escalonadamente el resto de sistemas que se quieran implantar. - Disponer de uno o varios sistemas ya implantados e integrar de manera escalonada otros nuevos sistemas en los actuales. o Implantación Simultanea: - No disponer de ningún sistema de gestión en la organización e implantar de manera conjunta e integrada los nuevos sistemas. - Disponer de uno o varios sistemas ya implantados e implantar de manera conjunta e integrada otros nuevos sistemas en los actuales. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 12 Niveles de Integración Una vez realizados todos los análisis previos y elegir la forma en la que se va a llevar a cabo la integración, debemos elegir qué nivel es el más adecuado para poner en práctica en nuestra organización. La UNE 66177:2005, destaca tres: o Nivel Básico. - Integrar todas las Políticas que se han definido en cada uno de los sistemas de Gestión en una sola. - Integrar en un único Manual la documentación de cada uno de los manuales de Gestión. - Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la gestión de Calidad, Riesgos Laborales, Medio Ambiente y Responsabilidad Social. - Integrar la Gestión y la Documentación de algunos procesos organizativos comunes a los sistemas teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema. - Abordar Procesos como Identificación y Acceso a los Requisitos Legales, Elaboración y Gestión de los Documentos y Registros, gestión de No Conformidades y Oportunidades de Mejora, Auditoria y Evaluación Interna. o Si además adoptamos una integración de Nivel Avanzado, se cumplimentarán los requisitos del Nivel Básico y los siguientes: - Desarrollo de un Mapa de Procesos. - Definición y Gestión de Procesos que contemplan factores como: Definición de Propietarios, Objetivos, Indicadores, Elementos de Entrada y Salida de los Procesos, Instrucciones para cumplir requisitos de varios sistemas, Formación, Planificación, Procesos Diversos relativos a Cliente, Compras, Producción, (y/o Prestación de Servicio), Mantenimiento, Equipos de Seguimiento y Medición. - Revisión y Mejora de los Procesos en función de los requisitos de cada sistema. - Abordar procesos como Revisión por la Dirección, Comunicación, Información, Participación, Procesos Productivos y Críticos de los cuatros sistemas. o Si además adoptamos una integración de Nivel Experto, se cumplimentarán todos los requisitos hasta ahora indicados y además: - Establecer Objetivos y Metas e Indicadores integrados y desplegarlos a los Procesos y Subprocesos. - Tener en cuenta en el diseño de todos los Procesos al Cliente, Proveedores y Resto de grupos de interés. - Extender la Gestión por Procesos a Actividades Administrativas y Económicas. - Involucrar a los Proveedores en la mejora de los Procesos. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE UN S.G.I. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 13 Para realizar el proceso de integración entre sistemas y en el conjunto de la empresa deberemos analizar de manera individualizada, cada uno de ellos, cuál es su filosofía y que requisitos se deben cumplir. Este análisis y estudio previo nos permitirá tener una visión general de cuáles son los pasos que debemos llevar a cabo. Como premisa fundamental, en todos los sistemas nos encontraremos con el deber de establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente el sistema de gestión para cumplir con los requisitos de las Normas y Estándares que vamos a integrar. Es una clara alusión a la metodología de PHVA y a la gestión mediante Procesos. La Documentación es la herramienta fundamental que tiene la organización en la implantación del sistema de gestión. Como el propio sistema, el diseño de la documentación no solo debe servir para cumplir con los requisitos de las normas y estándares, el verdadero objetivo es ser de utilidad para los usuarios y adaptarse a sus necesidades por lo que es necesario que sea clara, de fácil manejo y consecuente con el fin que busca. Aunque más adelante se desarrollaran todos los documentos a los que nos vamos a referir, es conveniente conocer a priori cuales son estos y cómo debemos organizarlos. Para definir como debe ser el formato y diseño de estos documentos se emitirán unas Instrucciones Técnicas que permitirán seguir un criterio homogéneo en su posterior redacción y modificación. Para su desarrollo nos basaremos en los requerimientos que los sistemas de Gestión nos indiquen. POLÍTICA MANUAL DE GESTIÓN PROCEDMIENTOS INSTRUCCIONES REGISTROS GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 14 De manera General, el sistema de Gestión debe contar con los siguientes elementos: Política Es el Documento donde se expone el compromiso con las Directrices, Metas, Programas y los Objetivos generales de la Organización, expresados por la Dirección en base a los sistemas de gestión de que dispone, en función de las características de su actividad y de su filosofía empresarial. Además de definir y documentar la Política de gestión, la Dirección debe aprobarla, implementarla y revisarla para su cumplimiento o modificación si fuera preciso, de manera continuada. En el manual de gestión dentro del apartado de los Requisitos de la Responsabilidad de la Dirección se hará alusión a la Política de Gestión. Dado que se disponen de varios sistemas de gestión y estos se integran, es necesario establecer una política única que englobe a todos ellos. El Documento de Política de la Empresa, puede incluirse dentro del manual de Gestión integrada, o dejarlo como un documento externo al manual. Una vez redactado y aprobado por la dirección, se debe hacer público, haciéndolo llegar a todos los grupos de interés. Normalmente queda expuesto en la entrada de la empresa, en su página web o se haciéndolo llegar mediantes otros mecanismos a los diferentes grupos de interés. Código de Conducta Documento en el que se establecen los valores de la Organización que soportan los principios de la gestión de la Responsabilidad Social. Es por lo tanto este documento necesario cuando la organización dispone de un sistema de gestión de responsabilidad Social. Sobre este documento, el estándar IQNet SR10 no indica unos requisitos específicos como los de la Política, pero sí que se pueden encontrar analogías. Es una responsabilidad de la Dirección el definir este Código de conducta. La organización debe asegurarse de que el personal sea consciente de la importancia de su cumplimiento, estableciendo los mecanismos necesarios para ello. La estructura de este documento puede contener: o Carta Presentación del Director, Gerente de la Empresa, o con un cargo similar, al que la Dirección le ha dado la autoridad y le ha designado como máximo responsable del Sistema de Gestión Integrado, en el que declara el compromiso de la Organización con el cumplimiento del código ético. o Introducción o Ámbito, el que se analiza como este código afectara a la organización y a sus grupos de interés. o Principios y Valores por lo que se rige el código ético. Desarrollo y adaptación según sea la empresa a los requisitos del sistema con relación a los grupos de interés a los que hace alusión el estándar IQNet SR10 como: - Propietarios, Accionistas e Inversores. - Empleados. - Clientes, Usuarios y Consumidores. - Proveedores de Productos y Servicios y Colaboradores. - Alianzas y Colaboradores. - Competencia. - Administración. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 15 - Comunidad y Sociedad. - Medio Ambiente. o Presentación y competencias del Comité de Ética. o Consecuencias del Incumplimiento del Código Ético, Sanciones. Manual de Gestión Es el Documento Principal del S.G.I., en él se especifica como la organización se adapta a los requisitos y normas que lo componen. Su finalidad es gestionar y administrar los sistemas de gestión de que dispone la organización. De manera directa o indirecta relacionará todos los documentos que lo componen. El contenido del Manual de Gestión viene definido en las propias normas y estándares, estará formado por: o El Alcance: Donde se definen las actividades y centros de trabajos de la Organización que han adoptado el SIG. o Las Exclusiones: En este apartado se debe detallar que requisitos de los que nos solicita los sistemas de gestión van a quedar excluidos de los mismos. Solo se podrán realizar exclusiones del apartado 7 de la Norma ISO 9001:2008 y del estándar IQNet SR 10. De ser así deberemos justificar el porqué de esta exclusión. o Los Procedimiento Documentados o la Referencia a los mismos: Podemos incluir los procedimientos dentro del Manual o hacer alusión a estos. La última opción tiene como ventaja que un cambio en los procedimientos no precisa de un cambio en el manual de gestión. o La Descripción de la Interacción entre los procesos de los sistemas. También denominado “Mapa de Procesos”. o Los Grupos de Interés identificados por la Organización. o Código de Conducta y la Política o Referencia a los mismos. La obligatoriedad del Manual, solo abraca a los sistemas de Calidad y Responsabilidad Social, pero la necesidad y beneficios en la existencia de un Manual único hacen que en él se engloben todos los sistemas a integrar. Teniendo en cuenta la base definida en las Instrucciones Técnicas que hacen referencia al formato de los documentos, su estructura se puede definir en los siguientes apartados: o Control de Modificaciones. o Índice General. o Objeto, Alcance y Exclusiones. o Detalles de la Empresa: - Presentación. - Organigrama. - Política o referencia a esta. - Código de Conducta o referencia a esta. - Grupos de Interés. o Requisitos del Sistema de Gestión Integrada. o Responsabilidad de la Dirección. o Gestión de Recursos. o Prestación del Servicio/Realización del Producto. o Medición, Análisis y Mejora. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 16 o Mapa de Procesos o Instrucciones Técnicas. o Procedimientos. Es conveniente adaptar la estructura y orden del Manual a las Normas y Estándares que vamos a integrar para que su seguimiento sea más sencillo y acorde a estos requisitos. Este fraccionamiento en Apartados o Capítulos de los requisitos de los sistemas servirá para comprobar más fácilmente cuáles son los elementos comunes a todos ellos e incluir los que no sean comunes. También facilitará su uso, comprensión y operatividad. Procedimientos Documentados Donde se indicará la forma específica en la que se lleva a cabo un proceso o actividad. Estos procesos a su vez pueden estar compuestos por Subprocesos o información adicional, que se denominan Anexos. Para disipar las dudas entre el significado de un proceso y un procedimiento, podemos decir que un proceso nos muestra lo que tenemos o queremos hacer y un Procedimiento como lo vamos a hacer. Por ejemplo, el proceso de compras de la empresa, constará de uno o varios procedimientos, como la Selección de Proveedores, Solicitud de Ofertas, los criterios para su valoración, la emisión del pedido de compra, etc. En este ejemplo del procedimiento de Compras no solo se involucrará al departamento de compras de la empresa, (como veíamos en la Gestión por Procesos), afectará a toda la organización y a los sistemas implantados para su gestión. Las repercusiones de una compra afectan a la Calidad del producto, al Medio Ambiente, a la Seguridad de los Trabajadores y a los compromisos que se hayan adquirido en materia de Responsabilidad Social. Es necesario establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos básicos obligatorios comunes a todos los sistemas: o Control de Documentos. o Control de los Registros. o Auditoría Interna. o Control del Producto No Conforme. o Acción Correctiva. o Acción Preventiva. Además y en función del tipo de sistema se añadirán otros para cumplir con sus requisitos, como pueden ser: o Competencia, formación y toma de conciencia. o Comunicación Participación y consulta. o Control Operacional. o Preparación y respuesta ante emergencias. o Medición, Análisis, Seguimiento y Mejora. o Requisitos Legales y otros Requisitos. o Evaluación del cumplimiento legal u otros requisitos que subscriba GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 17 o Investigación de Incidentes o Identificación de Peligros, Evaluación de riesgos y Determinación de controles. o Atención al cliente y servicio postventa. o Aspectos Ambientales. o Validación de los procesos de producción y prestación del servicio. Y los que en cada organización se estimen oportunos en función de sus características para su adecuada gestión y cumplimiento con los requisitos del Sistema. Estos procedimientos relativos a varios sistemas y siempre que sea posible se deberán unificar para ganar en operatividad y simplicidad. Generalmente un procedimiento de Gestión contiene: o Titulo o Control de Cambios. o Responsables y Fechas de la Elaboración, Revisión y Aprobación. o Índice o Objeto. o Alcance. o Responsabilidades. o Descripción del Proceso. o Referencias a otros documentos, (Anexos, Registros, Otros Procedimientos, Instrucciones Técnicas, otra documentación de interés). Registros Documento en el que se presentan los resultados obtenidos o donde se proporciona evidencia de que se ha realizado una actividad o tarea. Estos Documentos pueden ser rellenados tanto por los miembros de la organización como por el resto de los grupos de interés. El formato de los Registros se habrá definido mediante una Instrucción Técnica, pero su diseño variará en función de la información que queramos recopilar. Para una mejor organización, se puede contemplar como un Anexo, siendo esta parte del Procedimiento origen, o referenciado a otros procedimientos. La Información que los Registros contienen es de tal importancia para la Organización y para los sistemas de gestión que se han adoptado, que es de obligado cumplimiento la Elaboración de un Procedimiento exclusivo para su control. Instrucciones Técnicas Explican de una manera técnica y detallada la metodología empleada para la realización de una tarea específica. Estas Instrucciones al igual que los procedimientos pueden estar compuestas por Anexos. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 18 Otros Documentos Son los que la organización determina como necesarios de manera adicional para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Estos pueden ser por ejemplo albaranes de proveedores, Manuales, Fichas de Seguridad etc. La extensión de cada uno de estos documentos es variable y dependerá del tamaño de la organización, de su actividad, la complejidad de sus procesos (además de cómo interactúan entre ellos) y la mayor o menor capacidad de síntesis en su elaboración. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 23 ISO 9001:2008 OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004 IQNet SR10 5.1 Compromiso de la dirección. 4.6 Revisión por la dirección. 4.6 Revisión por la dirección. 5.6 Revisión del sistema por la dirección. 5.6 Revisión por la dirección. 5.6.1 Generalidades. 5.6.1 Información de entrada para la Revisión. 5.6.2 Información para la revisión. 5.6.3 Resultados de la revisión. 5.6.2 Resultados de la Revisión. 8.5.1 Mejora Continua. 5.2 Enfoque al cliente. 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos. 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos. 5.5 Requisitos legales y otros requisitos. 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto. 6.2.1 Recursos Humanos. 4.4.2 Competencia, Formación y Toma de conciencia. 4.4.2 Competencia, Formación y Toma de conciencia. 6.1 Generalidades. 6.2.2 Competencia, Toma de conciencia y formación. 6.2 Competencia, Formación y Toma de conciencia. 5.2 Enfoque al Cliente. 4.3.1 Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y determinación de controles. 4.3.1 Aspectos Ambientales. 8.5 Expectativas de los grupos de Interés 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto. 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 8.2.1 Satisfacción del Cliente. 7 Realización del Producto. 4.4 Implementación y Operación. 4.4 Implementación y Operación. 7 Requisitos del Sistema de gestión de RS antes los grupos de Interés. 7.1 Planificación de la realización del producto. 4.4.6 Control Operacional. 4.4.6 Control Operacional. 7.1 Generalidades. 7.2 Procesos relacionados con el cliente. 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto. 7.2 Requisitos de la Organización ante los propietarios, accionistas e inversores. 7.2.2 Revisión de los requisitosrelacionado con el producto. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 24 ISO 9001:2008 OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004 IQNet SR10 7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo. 7.3 Requisitos de la Organización ante los empleados. 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. 7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo 7.4 Requisitos de la Organización ante los clientes, usuarios y consumidores. 7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo. 7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo. 7.5 Requisitos de la Organización ante los proveedores de productos y servicios y colaboradores. 7.3.6 Validación del diseño y desarrollo. 7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo. 7.6 Requisitos de la Organización en sus alianzas y colaboraciones. 7.4.1 Proceso de compras 7.4.2 Información de las compras. 7.7 Requisitos de la Organización ante los competidores. 7.4.3 Verificación de los productos comprados. 7.5 Producción y prestación del servicio. 7.8 Requisitos de la Organización ante la administración. 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación de servicio. 7.9 Requisitos de la Organización ante la comunidad y la sociedad. 7.5.5 Preservación del producto. 7.10 Requisitos de la Organización ante el medio ambiente GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 25 ISO 9001:2008 OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004 IQNet SR10 8 Medición, Análisis y Mejora. 4.5 Verificación. 4.5 Verificación. 8 Medición, Análisis y Mejora. 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición. (Medición, análisis y mejora). 4.5.1 Seguimiento y medición del desempeño. 4.5.1 Seguimiento y medición del desempeño. 8.1 Generalidades 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y medición del sistema de gestión de RS. 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos. 8.3 Análisis de Datos. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto. 8.4 Análisis de datos. 8.3 Control del Producto No conforme. 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias. 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias. 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos. 4.5.2 Evaluación del cumplimiento Legal. 4.5.2 Evaluación del cumplimiento Legal. 8.4 Evaluación del Cumplimiento Legal. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto. 4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva. 4.5.3.1 Investigación de Incidentes 8.3 Control de producto no conforme. 4.5.3.2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 8.6 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 8.4 Análisis de Datos. 8.5.2 Acción Correctiva. 8.5.3 Acción Preventiva. 8.2.2 Auditoría Interna. 4.5.5 Auditoría Interna. 4.5.5 Auditoría Interna. 8.7 Auditoría Interna. APLICACIÓN PRÁCTICA EN BASE A UN MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADA. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 26 1. O BJETO , A LCANCE Objeto Este manual tiene como objeto establecer las directrices en las que se basa el Sistema de Gestión Integrado implantado en una Empresa MASTER S.A. tomada como ejemplo, relativo a los sistemas de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Responsabilidad Social, para garantizar que los servicios prestados a los grupos de Interés se llevan a cabo conforme a normas, procedimientos y requisitos que satisfagan sus necesidades. Alcance Abarca a todas las actividades que realiza la Empresa MASTER S.A. y a la relación con los grupos de interés. 2. R EFERENCIAS  Norma ISO 9001:2008.  Estándar OHSAS 18001:2007  Norma ISO 14001:2004  Estándar IQNet SR10 GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 27 3. L A EMPRESA 3.1 Presentación. La Empresa MASTER S.A., tiene como actividad la fabricación integral de documentos para la comunicación impresa. Los procesos que lleva a cabo consisten en: Preimpresión, Impresión mediante sistema Offset rotativo y secado UVI, Preproceso, Personalización, Acabados y Postalización, a través de diseños gráficos y bases de datos facilitadas por los clientes. MASTER S.A. cuenta con una plantilla de 45 personas, que efectúan sus actividades en seis áreas, rindiendo cuentas los responsables de cada una de estas áreas a un Director-Gerente y este a su vez a un Consejo de Administración. La organización dispone de los recursos técnicos y económicos para el desarrollo de su actividad y para la obtención de la satisfacción de sus clientes y resto de grupos de interés. Las tareas preventivas en la empresa se desarrollan mediante un Trabajador Designado con la cualificación que marca la legislación de Prevención de Riesgos Laborales para la especialidad de Seguridad y Salud en el Trabajo. Las especialidades de Higiene Industrial, Ergonomía y Psicosociología y Vigilancia de la Salud se llevan a cabo con un Servicio de Prevención Ajeno que además sirve de apoyo y consulta para el correcto desarrollo de la prevención en la empresa. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 28 3.2 Organigrama CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DIRECTOR GERENTE JEFE OFICNA TÉCNICA JEFE COMERCIAL JEFE DE ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS RESPONSABLE DE COMPRAS CONTROLLER FINANCIERO RESPONSABLE S.G.I.JEFE DE FABRICACIÓN ENCARGADO DE PRODUCCIÓN ENCARGADO DE MANTENIMIENTO ENCARGADO DE ALMACEN RESPONSABLE DE PLANIFICACIÓN JEFE DE INFORMÁTICA GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 29 3.3 Política de la Empresa. POLITICA DE GESTION INTEGRADA Zaragoza, 1 de Diciembre de 2.013 Desde MASTER S.A. industria gráfica referente en la impresión de documentos para la comunicación, apostamos por la Calidad, la seguridad y de la salud de los trabajadores, el respeto al medio ambiente y los principios de responsabilidad social. Para ello la Dirección de MASTER S.A. se compromete a cumplir los requisitos de las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y de los estándares OHSAS 18001:2007 e IQNet SR 10, estableciendo una política de gestión Integrada basada en los siguientes términos:  Satisfacer las expectativas y requisitos de nuestros clientes.  Poner los medios al alcance para cumplir con los plazos de entrega asumidos por la organización.  Ser sensibles ante cualquier solicitud, proposición, queja o reclamación de los grupos de interés.  Compromiso con la prevención de los daños y el deterioro de la salud de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo, con una mejora continua de la gestión y del desempeño de la Seguridad y Salud en el Trabajo.  Prevención y mejora continua del impacto que nuestra actividad tiene en el medio ambiente, a través de la disminución de los residuos generados en los procesos productivos, uso racional y eficiente de la energía, control de vertidos y residuos y el empleo de materias primas respetuosas con el medio ambiente.  Fomentar la Gestión Forestal Sostenible, cumpliendo con los requisitos de las certificaciones de cadena de custodia FSC y PEFC.  Dotar al sistema de los recursos necesarios para su establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora.  Cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización subscriba.  Concienciar a todas las personas relacionadas con la organización en el sistema de gestión integrada de la empresa, por medio de la sensibilización y la formación.  Promover la comunicación y participación de los grupos de interés.  Compromiso en el respeto de los principios de responsabilidad social a través de la rendición de cuentas, transparencia, comportamiento ético, respeto a los intereses de las partes interesadas, al principio de legalidad, a la normativa internacional de comportamiento y a los derechos humanos Esta política es de obligado cumplimiento para todos los integrantes de MASTER S.A., fijando un marco de referencia para la planificación, ejecución revisión y evaluación de los objetivos, metas y programas establecidos en el Sistema integrado de Gestión. Será comunicada a todos los miembros de la organización, mediante su exposición en las instalaciones de la empresa y estará a disposición de las partes interesadas a través de la página web de MASTER S.A. Se procederá a su revisión por parte de la dirección de manera anual con el fin de asegurar que sigue siendo pertinente y apropiada para la organización. Fdo.:______________________ Director Gerente GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 30 3.4 Código de Conducta de la Empresa. INTRODUCCIÓN Este documento basado en los principios del estándar IQNet SR10 de responsabilidad social, tiene como objetivo establecer los valores del código ético de MASTER S.A. Para su elaboración se ha tenido en cuenta todos los impactos derivados de las actividades de la organización, de las decisiones en materia de responsabilidad social y de los grupos de interés afectados. Se hace extensivo a todos los grupos de interés de MASTER S.A. siendo necesario para su correcta aplicación un conocimiento y respeto de su contenido por parte de todos los integrantes de la plantilla de la empresa. Para que los restantes grupos de interés puedan comprometerse al cumplimiento de las normas que les afectan, MASTER S.A. les hará llegar su contenido y lo expondrá públicamente en la página web de la empresa. El presente código de conducta no podrá vulnerar los requisitos de la legislación española vigente u otros códigos de conducta que sean de obligado cumplimiento para nuestra organización. PRINCIPIOS Y VALORES DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Los principios y Valores de Responsabilidad Social sobre los que se basa el Código de Conducta de la empresa MASTER S.A. son:  Rendición de Cuentas.  Transparencia.  Integración y Participación.  Comportamiento Ético.  Respeto a los Intereses de los Grupos de Interés.  Respeto al Principio de Legalidad.  Respeto a la Normativa Internacional de Comportamiento.  Respeto a los Derechos Humanos. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 31 NORMAS DE ACTUACIÓN Ante los empleados Igualdad Proceder de manera objetiva e imparcial con las personas de nuestro entorno en su contratación, formación, progresión y promoción profesional, no discriminándolas por motivos de raza, sexo, edad, condición social, maternidad/paternidad, ideología, creencias, orientación sexual, nacionalidad, discapacidad u otras características personales. Intimidad Garantizar la confidencialidad de los datos personales de los trabajadores e informarles sobre el uso de dichos datos. Trabajo Forzoso e Infantil Establecer mecanismos para asegurar que no se hará uso de trabajo forzoso ni en la organización ni en su cadena de valor, prestando especial atención a los proveedores directos sobre los que se tenga capacidad de influencia. Seguridad y Salud Integrar la actividad preventiva en la organización para prevenir la seguridad y salud de sus empleados por medio del desarrollo, establecimiento de medidas, acciones y actividades encaminadas a prevenir accidentes, lesiones, enfermedades relacionadas con el trabajo, adaptación del puesto de trabajo a la persona, en conformidad con la regulación vigente. Para ello se deberá:  Identificar y cumplir los requisitos de Salud y Seguridad.  Identificar y evaluar los riesgos de salud y seguridad inherentes a sus actividades y centros de trabajo.  Implementar un programa de Salud y Seguridad.  Proporcionar la infraestructura y equipos de seguridad, (incluyendo los EPI), necesarios para prevenir los daños, enfermedades y accidentes.  Proporcionar formación e información específica en materia de seguridad y salud.  Registras e investigar todos los incidentes y problemas de salud y seguridad con el fin de eliminarlos o minimizarlos.  Disponer de un Plan de emergencia cuando sea necesario. Accesibilidad Diseñar entornos laborales y puestos de trabajo considerando los criterios de accesibilidad universal, para que sean accesibles para el mayor número de personas con el fin de evitar discriminación por razón de discapacidad. Asociación y Negociación Respetar el derecho de sindicación y representación colectiva de los empleados, así como el derecho a la negociación colectiva. ´ Condiciones de Trabajo y Salarios Establecer una política retributiva para satisfacer un nivel de vida digno. Informar al empleado sobre el salario percibido, sus componentes y de sus modificaciones. Proporcionar condiciones decentes de trabajo, horarios, descanso semanal y vacaciones. Cumplir con las leyes nacionales, los acuerdos de la negociación colectiva las normas de la OIT, tanto en el trabajo ordinario como en las horas extras compensando estás de acuerdo con los requisitos legales y los acuerdos voluntarios GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 38 4.2.5. Control de los documentos Para controlar todos los documentos requeridos por el sistema de gestión integrado se han establecido procedimientos documentados cuyo objeto es: o Aprobar los documentos para su adecuación antes de su emisión. o Revisar y Actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. o Asegurar que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos. o Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos se encuentran disponibles en los puntos de uso. o Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. o Asegurar los documentos de origen externo que MASTER S.A. ha determinado como necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión, han sido identificados y se controla su distribución. o Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación en el caso de que se mantengan por cualquier razón. Para lo cual se ha establecido el Procedimiento: PG-04-01  “Control de la documentación”. 4.2.6 Control de los registros. Se deben establecer Registros con el fin de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y con la eficacia del S.G.I. Para controlar que los registros cumplen este objetivo MASTER S.A. ha establecido el Procedimiento: PG-04-02,  “Control de los Registros”, para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener, asegurar y poner estos documentos a disposición de los miembros definidos en la organización y en los grupos de interés. Estos Registros deberán permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 39 5 R ESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN . Objeto Indicar las responsabilidades y compromiso de la Dirección de MASTER S.A. con el Sistema de Gestión Integrada, basado en el enfoque a los grupos de interés, la política, el código de conducta, la planificación, la comunicación y la revisión del Sistema de Gestión Integrada. También se han desarrollado los aspectos de la Planificación del sistema de gestión. Alcance Los integrantes de la dirección de MASTER S.A. y a los que se le hayan delegado funciones por dicha dirección 5.1 Compromiso de la dirección. La dirección de la empresa MASTER S.A. proporcionará evidencia de su compromiso con el S.G.I. asegurándose que se establece, desarrolla, implementa, mantiene, revisa y mejora de manera continuada conforme a las normas y estándares que lo componen a través de: a) Comunicar a la organización de la importancia de satisfacer los requisitos del S.G.I y el cumplimiento de los requisitos legales. b) El establecimiento una Política de Gestión Integrada. c) Definir un Código de Conducta. d) Adoptar prácticas de buen gobierno de la organización mediante un comportamiento ético apropiado a su propósito y actividades, que fomente la integración de la Responsabilidad Social en toda la organización. e) Asegurar que se establecen objetivos. f) Llevar a cabo Revisiones. g) Asegurar la Disponibilidad de los Recursos necesarios de cualquier índole. h) Hacerse responsable en última instancia de la Seguridad y Salud en el Trabajo y de la gestión del sistema integrado. i) Definir y comunicar las funciones, asignar responsabilidades y delegar autoridad para facilitar la gestión del Sistema. 5.2 Enfoque a los Grupos de Interés. La dirección de la empresa MASTER S.A. se asegurara de que los requisitos relacionados con el S.G.I., los requisitos legales y otros requisitos que la organización subscriba se determinan y se revisan para su cumplimiento, con el fin de aumentar la satisfacción del cliente y del resto de integrantes de los grupos de interés. MASTER S.A. deberá conocer y considerar las necesidades y expectativas de sus grupos de interés, atendiendo a las especificidades de su actividad. La participación de los grupos de interés en las actuaciones de calidad, seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y responsabilidad social requiere que éstos se involucren en un compromiso compartido, sin que ello signifique que tengan que renunciar a la defensa legítima de sus intereses. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 40 5.3 Política de Gestión Integrada. Donde la Dirección de MASTER S.A., en base a las características de la empresa, define las directrices generales para la planificación del Sistema de Gestión Integrada mostrando su compromiso con las metas, programas y objetivos fijados por la organización. Este documento está recogido en el punto 3.3 del presente manual. Por medio de dicho documento la Dirección de MASTER S.A. se asegurará de que la política del S.G.I.: a) Es adecuada al propósito, naturaleza y magnitud de la organización respecto a los impactos ambientales, riesgos para la seguridad y salud en el trabajo, responsabilidad social y de la calidad de los productos y servicios prestados por MASTER S.A. b) Incluye un compromiso de respetar los principios de responsabilidad social, calidad, prevención de daños y deterioro de la salud, prevención de la contaminación y de mejora continua del sistema de gestión integrado. c) Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales, con los requisitos establecidos en los estándares y las normas y con otros requisitos que MASTER S.A. suscriba relacionados con sus peligros en seguridad y salud en el trabajo, calidad, medio ambiente y en materia de responsabilidad social. d) Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos, metas y programas. e) Es entendida dentro de la organización. f) Se documenta, implementa, mantiene y revisa para asegurar su continua adecuación. g) Está a disposición de los grupos de interés. h) Se comunica a todas las personas que trabajan para MASTER S.A. o en nombre de ella, haciéndoles conscientes de sus obligaciones. 5.4 Código de Conducta. En este documento la Dirección de MASTER S.A. establece los valores de la organización que soportan los principios de la responsabilidad social. Este documento se ha definido en el punto 3.4 del presente manual. 5.5 Responsabilidad, Funciones. Delegación de Autoridad. La Dirección de MASTER S.A., debe asegurarse de que las autoridades, funciones y responsabilidades están definidas, documentadas y son comunicadas dentro de la organización, para lo cual se ha creado el procedimiento PG 05-05: “Asignación de funciones y Responsabilidades”. La Dirección, debe designar uno o varios representantes de la Dirección, quien independientemente de otras responsabilidades debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y autoridad para: a) Asegurarse de que el sistema de gestión integrada se establece, implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de las Normas y Estándares que lo componen. b) Asegurarse que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente, así como de las expectativas de los grupos de interés en todos los niveles de la organización. c) Asegurarse que los Informes del desempeño del S.G.I. se presentan a la Dirección, para la revisión y mejora del sistema. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 41 El representante de la dirección, puede delegar alguno de sus deberes a uno o varios representantes de la dirección subordinada, conservando la responsabilidad. La responsabilidad del representante de la dirección en asuntos relacionados con el sistema de gestión integrado, puede incluir relaciones con los grupos de interés. La identidad de la persona, designada por la Dirección, debe estar disponible para todas las personas que trabajen en la empresa MASTER S.A. Las personas a las que se les hayan asignado estas responsabilidades y todas aquellas otras personas con responsabilidades en la gestión, deben mostrar su compromiso con la mejora continua del desempeño del sistema de gestión integrado. MASTER S.A. deberá asegurarse de que las personas en el lugar de trabajo, asuman la responsabilidad de los temas sobre los que tienen control, incluyendo la adhesión a los requisitos aplicables de la organización. 5.6 Comunicación. La Dirección de MASTER S.A., debe asegurarse de establecer procesos de comunicación apropiados con los clientes, entre los diversos niveles y funciones de la organización y con el resto de grupos de interés. La comunicación se efectuá considerando la eficacia del sistema de gestión integrada, para lo cual MASTER S.A. determinará, proporcionara y mantendrá la infraestructura y los procedimientos necesarios. Se tendrá en cuenta tanto la comunicación interna como la externa y en especial la desarrollada con el cliente. Cuando sea necesario y previamente a su emisión, será analizada y autorizada por las personas responsables de la empresa. Toda la comunicación que pueda afectar al S.G.I. deberá quedar registrada. El procedimiento que MASTER S.A. ha elaborado para asegurar un correcto proceso de comunicación es el “PG 05-06: “Comunicación”. 5.6.1 Interna Los aspectos que hay que deben ser tenidos en cuenta en la comunicación interna son: o La importancia de satisfacer las necesidades de los grupos de interés y de cumplir con sus requisitos, tanto los de carácter legal como otros suscritos por la organización. o La Política Gestión Integrada de la empresa y la necesidad de su cumplimiento a través de los objetivos y procedimientos establecidos. o Las Obligaciones, responsabilidades y autoridades. o Como incide las actividades que se desarrollan en la calidad, la seguridad y salud en el trabajo, el medio ambiente y la responsabilidad social. o Las medidas preventivas y correctivas llevadas a cabo y sus resultados. o Las acciones y actividades formativas pertinentes, dirigidas a prevenir accidentes, lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo de conformidad con la regulación vigente. o Los acuerdos de participación con los trabajadores y quien o quienes son sus representantes o Los resultados de las auditorías, se comunicará a la Dirección. o Quejas, reclamaciones y sugerencias. o Requisitos legales y otros requisitos. o Los resultados de la investigación de incidentes. o Los resultado de la revisión por la Dirección. o Los procedimientos e instrucciones de trabajo. o Los contratos con los clientes o con otros grupos de interés, a quien proceda. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 42 o El comportamiento de la organización en las materias relativas a la calidad, seguridad y salud, medio ambiente y responsabilidad social a intervalos apropiados, a través de los canales que la organización considere conveniente. o La presencia de contratistas y de otros visitantes en el lugar de trabajo. o La necesidad de una cooperación entre todos los niéveles de la organización para el correcto desarrolla del sistema de gestión integrado. 5.6.2 Externa La comunicación externa tanto la recibida desde el exterior como la que desde MASTER S.A. se envíe a los grupos de interés deberá tener en cuenta: o Consultas, quejas, sugerencias, reclamaciones y solicitudes. o Información de emergencias. o Cambios producidos en la empresa que puedan afectar a la seguridad y salud de los trabajadores. o Rendición de Cuentas de su sistema de Gestión. o Procedimientos, descripción del producto y requisitos aplicables a los proveedores incluyendo contratistas. o Requisitos legales a los grupos de interés. o Cualquier otro tipo de comunicación hacia los grupos de interés que permita mejorar las relaciones y conocer sus necesidades y expectativas. Para lo cual se generarán mecanismos para recibir, documentar, informar y responder. Si es aplicable, esta información permitirá la evaluación de la satisfacción de los grupos de interés. 5.6.3 Comunicación con el cliente. MASTER S.A. determinará e implementara elementos eficaces para comunicarse con el cliente teniendo en cuenta: o La información sobre el producto o Consultas, contratos, atención de pedidos y sus modificaciones. o La Retroalimentación, incluyendo las quejas 5.7 Planificación del Sistema de Gestión Integrada. La Dirección de MASTER S.A. debe asegurarse de que la planificación del sistema de gestión integrado se realiza con el fin de cumplir con los requisitos definidos en el punto 4.1 “Requisitos Generales”, de este manual y se mantiene la integridad del sistema de gestión cuando se planifican e implementan cambios en él. Además debe tener en cuenta para la planificación del sistema: a) Los objetivos, metas y programas que la organización ha fijado. b) La satisfacción del cliente. c) Los impactos potenciales de sus decisiones y actividades en materia de Responsabilidad Social. d) La identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles. e) Los Requisitos legales y Otros requisitos. f) Aspectos Ambientales. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 43 Para describir como debe ser el proceso para la realización anual de una planificación del S.G.I. MASTER S.A. ha establecido el Procedimiento: PG-05-07, “Planificación Anual del Sistema de Gestión Integrada”. 5.7.1 Objetivos, metas y programas. La dirección de la empresa MASTER S.A. debe asegurarse que se establecen, documentan, implementan y mantienen, objetivos, metas y programas en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización para cumplir con los requisitos del S.G.I. debiendo: a) Ser coherentes con la Política de Gestión Integrada, incluidos los compromisos para cumplir con los requisitos del producto, la prevención de los daños y deterioro de la salud, el compromiso con la responsabilidad social, la prevención de la contaminación, el cumplimiento con los requisitos legales aplicables, otros requisitos que MASTER S.A. subscriba y la mejora continua. b) Considerar a la hora de ser definidos los impactos significativos y grupos de interés, identificados como consecuencia de las actividades y decisiones de MASTER S.A. c) Ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes, determinados en el tiempo, por medio de plazos siempre que sea factible, e incluyendo los medios asignados para su logro. d) Comunicarse a las funciones pertinentes con el propósito de que estos tomen conciencia de sus obligaciones individuales. e) Revisarse a intervalos de tiempo regular y planificado, para asegurarse que siguen siendo relevantes, coherentes, (cuando sea necesario las metas deben modificarse) y que se alcanzan dichos objetivos. f) Asignar responsabilidades y autoridad para lograr dichos objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organización. Para establecer y revisar sus objetivos MASTER S.A. tendrá en cuenta sus opciones tecnológicas, sus requisitos financieros, operacionales y de negocia y las expectativas de los grupos de interés. 5.8 Identificación de Peligros, Evaluación de riesgos y Determinación de Controles. MASTER S.A. debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación continua de peligros, evaluación de riesgos y la determinación de los controles necesarios, para lo cual ha establecido el Procedimiento Identificación y Evaluación de Riesgos Integrados. El procedimiento o procedimientos para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos relacionados que puedan afectar a la calidad del producto, la seguridad y salud en el trabajo, el medio ambiente y la responsabilidad social debe tener en cuenta: a) Las actividades rutinarias y no rutinarias; b) Las actividades de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo (incluyendo Contratistas y visitantes). c) El comportamiento humano, las capacidades y otros factores humanos. d) Los peligros identificados originados fuera del lugar de trabajo, capaces de afectar adversamente a cualquier área del sistema de gestión integrado bajo el control de la organización en el lugar de trabajo. e) Los peligros originados en las inmediaciones del lugar de trabajo por cualquier actividad bajo el control de la organización. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 44 f) La infraestructura, el equipamiento y los materiales en el lugar de trabajo, tanto si los proporciona la organización como otros. g) Los cambios o propuestas de cambios en la organización, sus actividades o materiales. h) Las modificaciones en el sistema de gestión integrado, incluyendo los cambios temporales y su impacto en las operaciones, procesos y actividades. i) Cualquier obligación legal aplicable relativa a la evaluación de riesgos y la implementación de los controles necesarios. j) El diseño de las áreas de trabajo, los procesos, las instalaciones, la maquinaria/ equipamiento, los procedimientos operativos y la organización del trabajo, incluyendo su adaptación a las capacidades humanas. La metodología de MASTER S.A. para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos debe: a) Estar definida con respecto a su alcance, naturaleza y momento en el tiempo, para asegurarse de que es más proactiva que reactiva, y b) Prever la identificación, priorización y documentación de los riesgos, y la aplicación de controles, según sea apropiado. Para la gestión de los cambios, MASTER S.A. debe identificar los peligros y los riesgos asociados con los cambios en la organización, el sistema de gestión, o sus actividades, antes de la incorporación de dichos cambios. MASTER S.A. debe asegurarse de que se consideran los resultados de estas evaluaciones al determinar los controles. Al establecer los controles o considerar cambios en los controles existentes se debe considerar la reducción de los riesgos de acuerdo con la siguiente jerarquía: a) Eliminación. b) Sustitución. c) Controles de ingeniería. d) Señalización/advertencias y/o controles administrativos. e) Equipos de protección personal. MASTER S.A. debe documentar y mantener actualizados los resultados de la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y los controles determinados y debe asegurarse de que los riesgos y los controles determinados se tengan en cuenta al establecer, implementar y mantener su sistema de gestión. El modelo de Procedimiento que se ha desarrollado para ello es el “PG 05-08 Identificación y Evaluación de Riesgos Integrados”. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 45 5.9 Respuesta ante emergencias MASTER S.A. debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para responder situaciones de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos en el S.G.I, para ello se ha establecido el Procedimiento PG 05-09 “Planificación y Respuesta ante Emergencias” MASTER S.A. debe responder ante situaciones de emergencia reales y prevenir o mitigar las consecuencias adversas para la seguridad y salud en el trabajo y los impactos ambientales asociados, la calidad y la responsabilidad social. La organización debe revisar periódicamente, y modificar cuando sea necesario sus procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organización también debe realizar pruebas periódicas de su procedimiento o procedimientos para responder a situaciones de emergencia, cuando sea factible, implicando a los grupos de interés pertinentes según sea apropiado. Al planificar su respuesta ante Emergencias, MASTER S.A. debe tener en cuenta las necesidades de los grupos de interés pertinentes. 5.10 Revisión del Sistema por la Dirección. 5.10.1 Generalidades La Dirección debe revisar el sistema de gestión integrada de MASTER S.A., a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión integrada incluyendo la política, los objetivos y metas del sistema de gestión integrada. Se deben conservar los registros de las revisiones por la dirección. El procedimiento establecido para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del S.G.I. es el PG-05-10, “Revisión del Sistema de Gestión Integrada por la Dirección”. 5.10.2 Información de Entrada para la Revisión. La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir: a) Los resultados de las auditorías internas y externas. b) Los resultados de las Evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que MASTER S.A. suscriba. c) Las comunicaciones con los grupos de interés y su retroalimentación, incluyendo quejas y reclamaciones. d) Los resultados de la participación y consulta. e) El desempeño de la seguridad y salud en el trabajo, de los procesos y la conformidad del producto y de la gestión de la responsabilidad social, considerando la evaluación de los impactos en la sociedad y el medio ambiente. f) El grado de cumplimiento de los objetivos, metas y programas. g) El estado de las investigaciones de incidentes, las acciones correctivas y las acciones preventivas. h) El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones por la dirección previas, llevadas a cabo por la dirección. i) Los cambios en las circunstancias que podrían afectar a la seguridad y la salud en el trabajo, el medio ambiente, la calidad y la responsabilidad social. j) Las recomendaciones para la mejora. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 46 5.10.3 Resultados de la Revisión. Los resultados de las revisiones por la dirección deben ser coherentes con el compromiso de mejora continua de MASTER S.A. y deben incluir cualquier decisión y acción relacionada con posibles cambios en: a) La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos. b) La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente. c) Las necesidades de recursos. d) La mejora en el desempeño de MASTER S.A. en materia de responsabilidad social, seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las expectativas y necesidades de los grupos de interés y en los impactos de la organización en la sociedad y el medio ambiente. e) La política, los objetivos, metas y otros elementos del S.G.I., coherentes con el compromiso de mejora continua. Los resultados relevantes de la revisión por la dirección deben estar disponibles para su comunicación y consulta. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 47 6 G ESTIÓN DE LOS R ECURSOS . Objeto El objetivo de este apartado es indicar como se gestionan los distintos recursos que MASTER S.A. proporciona para que el S.G.I. se implemente y mantenga con el fin de mejorar continuamente su eficacia y aumentar la satisfacción del cliente y de los otros grupos de interés. Alcance Todos los recursos necesarios tanto técnicos como humanos relacionados con el Sistema de Gestión Integrada de MASTER S.A. 6.1 Provisión de los Recursos. MASTER S.A. debe determinar, proporcionar y asegurarse de la disponibilidad de recursos humanos, de habilidades especializadas, de infraestructura, tecnológica y financiera necesaria para: a) Establecer, implementar y mantener el sistema de gestión integrado y mejorar continuamente su eficacia. b) Aumentar la satisfacción del cliente y de otros grupos de interés, mediante el cumplimiento de sus requisitos. 6.2 Recursos Humanos. MASTER S.A. debe asegurarse de que el personal cuyas funciones y/o puestos de trabajo puedan influir en el sistema de gestión integrada a través de afectar a la conformidad de los requisitos y causar de manera potencial uno o varios impactos significativos identificados por MASTER S.A. sea competente, tomando como base la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas, para lo cual MASTER S.A. debe: a) Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que puedan influir en el sistema de gestión integrada. b) Identificar las necesidades de formación relacionadas y proporcionar formación o adoptar otras acciones para satisfacer estas necesidades. c) Evaluar la eficacia de las acciones adoptadas. d) Mantener los registros apropiados de educación, formación, habilidades y experiencia. e) Asegurar que todo su personal es consciente de: - Sus funciones y responsabilidades. - La importancia del cumplimiento de sus actividades. - Los beneficios para el S.G.I. de un mejor desempeño personal, - La política, - El código de conducta, - Los procedimientos y requisitos del sistema de gestión, - Los requisitos de la preparación y respuesta ante emergencias, - Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados - Su contribución al logro de los objetivos. Los procedimientos de formación deben tener en cuenta los diferentes niveles de responsabilidad, aptitud, dominio del idioma, alfabetización y riesgo. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 54 MASTER S.A. debe validar todo proceso de producción y de prestación del servicio cuando los productos resultantes no pueden verificarse mediante seguimiento o medición posteriores y como consecuencia, las deficiencias aparecen únicamente después de que el producto esté siendo utilizado o se haya prestado el servicio. La validación debe demostrar la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados planificados. La organización debe establecer las disposiciones para estos procesos, incluyendo, cuando sea aplicable: a) Los criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos. b) La aprobación de los equipos y la calificación del personal. c) El uso de métodos y procedimientos específicos. d) Los requisitos de los registros e) La revalidación. MASTER S.A. debe preservar el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. Según sea aplicable, la preservación debe incluir la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La preservación debe aplicarse también a las partes constitutivas de un producto. 7.2 Identificación y Revisión de Requisitos. MASTER S.A. debe identificar: a) Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma. b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido. c) Los requisitos Legales y reglamentarios aplicables al producto d) Los requisitos para cada grupo de interés y los impactos derivados de sus actividades y decisiones sobre los grupos de interés afectados. e) Cualquier requisito adicional que la organización considere necesario. MASTER S.A. debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión debe efectuarse antes de que la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente (por ejemplo, envío de ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios en los contratos o pedidos) y debe asegurarse de que: a) Están definidos los requisitos del producto, b) Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente. c) La organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos. MASTER S.A. en coherencia con el compromiso de cumplimiento legal definido en la política de empresa, debe asegurarse de que lo requisitos legales y otros requisitos que subscriba se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión integrada, mantener esta información actualizada y comunicar la información pertinente a las personas que trabajan para la organización y resto de grupos de interés. Cuando se cambien los requisitos del producto, MASTER S.A. debe asegurarse de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 55 Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, MASTER S.A. debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación. Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma. Para lo cual MASTER S.A. ha establecido el Procedimiento PG 07-02 “Identificación y Seguimiento de Requisitos”. 7.3 Diseño y Desarrollo del Producto. 7.3.1 Planificación del Diseño y Desarrollo. MASTER S.A. debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto. Durante la planificación del diseño y desarrollo se debe determinar: a) Las etapas del diseño y desarrollo. b) La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo. c) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo. MASTER S.A. debe gestionar las interfaces entre los diferentes grupos involucrados en el diseño y desarrollo para asegurarse de una comunicación eficaz y una clara asignación de responsabilidades. Los resultados de la planificación deben actualizarse, según sea apropiado, a medida que progresa el diseño y desarrollo. El procedimiento que se ha desarrollado para ello es el PG 07-03 “Diseño y Desarrollo de Nuevos Productos”. 7.3.2 Elementos de Entrada para el Diseño y Desarrollo. Deben determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto y mantenerse registros. Estos elementos de entrada deben incluir: a) Los requisitos funcionales y de desempeño. b) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables c) La información proveniente de diseños previos similares, cuando sea aplicable. d) Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo. Los elementos de entrada deben revisarse para comprobar que sean adecuados. Los requisitos deben estar completos, sin ambigüedades y no deben ser contradictorios. 7.3.3 Resultados del Diseño y Desarrollo Los resultados del diseño y desarrollo deben proporcionarse de manera adecuada para la verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y desarrollo, y deben aprobarse antes de su liberación. Los resultados del diseño y desarrollo deben: a) Cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y desarrollo, b) Proporcionar información apropiada para la compra, la producción y la prestación del servicio, c) Contener o hacer referencia a los criterios de aceptación del producto, y d) Especificar las características del producto que son esenciales para el uso seguro y correcto. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 56 7.3.4 Revisión del Diseño y Desarrollo En las etapas adecuadas, deben realizarse revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado para: a) Evaluar la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo para cumplir los requisitos. b) Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias. Los participantes en dichas revisiones deben incluir representantes de las funciones relacionadas con las etapas de diseño y desarrollo que se están revisando. Deben mantenerse registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria. 7.3.5 Verificación del Diseño y Desarrollo Se debe realizar la verificación, de acuerdo con lo planificado para asegurarse de que los resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de los elementos de entrada del diseño y desarrollo. Deben mantenerse registros de los resultados de la verificación y de cualquier acción que sea necesaria. 7.3.6 Validación del Diseño y Desarrollo Se debe realizar la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado para asegurarse de que el producto resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto, cuando sea conocido. Siempre que sea factible, la validación debe completarse antes de la entrega o implementación del producto. Deben mantenerse registros de los resultados de la validación y de cualquier acción que sea necesaria. 7.3.7 Control de Cambios Diseño y Desarrollo Los cambios del diseño y desarrollo deben identificarse y deben mantenerse registros. Los cambios deben revisarse, verificarse y validarse, según sea apropiado, y aprobarse antes de su implementación. La revisión de los cambios del diseño y desarrollo debe incluir la evaluación del efecto de los cambios en las partes constitutivas y en el producto ya entregado. Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión de los cambios y de cualquier acción que sea necesaria. 7.4 Compras y Control de Materiales Para la correcta gestión del proceso de Compras y del Control de Materiales de su propiedad o de su cliente MASTER S.A. debe: a) Describir el producto a comprar o el servicio a contratar. b) Evaluar y seleccionar los proveedores. c) Asegurarse de que el producto adquirido o el servicio contratado cumplen los requisitos de compra especificados. d) Cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma. e) Garantizar el correcto control en la entrada y salida de materiales de sus Almacenes. Para lo cual se ha establecido el Procedimiento PG 07-04 “Compras y Control de Materiales”. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 57 7.4.1 Proceso de Compras. MASTER S.A. debe asegurarse de que el producto adquirido o el servicio contratado cumplen los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido o servicio contratado deben depender de su impacto sobre el sistema de gestión integrado. MASTER S.A. debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas. 7.4.2 Información para la compra y verificación del producto comprado La información de las compras debe describir el producto a comprar o el servicio a contratar, incluyendo, cuando sea apropiado: a) Los requisitos para la aprobación del producto o el servicio a contratar, procedimientos, procesos y equipos. b) Los requisitos para la calificación del personal. c) Los requisitos del sistema de gestión integrado MASTER S.A. debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor y debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado o el servicio a contratar cumplen los requisitos de compra especificados. Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, se debe establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto. 7.4.3 Salvaguarda de Bienes de Cliente. MASTER S.A. debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma. MASTER S.A. debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, MASTER S.A. debe informar de ello al cliente y mantener registros. La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales. 7.4.4 Control de Almacén. MASTER S.A. debe garantizar el correcto control en la entrada y salida de materiales de sus Almacenes de MASTER S.A. que permitirá en el proceso de: Alta o Garantizar el inicio de la trazabilidad del material, mediante su registro en el sistema de gestión informática de la empresa. o Poder comparar la información y requisitos del pedido de compra con los de la mercancía en el momento de la recepción, informando al Departamento de compras y/o al responsable de su departamento cuando existan diferencias. La mercancía podrá ser rechazada o recepcionada sellando el albarán de entrega de transportista con “Pendiente de Revisión”, para su chequeo posterior. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 58 o Poner en conocimiento de la organización de la llegada de una material para la toma posterior de decisiones que puede influir en el sistema de gestión integrada. o Aportar información para la Gestión de los stocks. Baja o Controlar el consumo de materias primas u otras materias en la empresa. o Registrar la información necesaria sobre el material consumido y/o enviado. 7.5 Coordinación de actividades empresariales. MASTER S.A. según indica el art 24 de la Ley 31/95 de PRL y el RD 171/2004 sobre coordinación de actividades empresariales, adoptará las medidas necesarias para que aquellos otros empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban la información y las instrucciones adecuadas, en relación con los riesgos existentes en el centro de trabajo y con las medidas de protección y prevención correspondientes, así como sobre las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores. Cuando en las instalaciones de MASTER S.A., desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas, éstas deberán cooperar en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. A tal fin, establecerán los medios de coordinación que sean necesarios en cuanto a la protección y prevención de riesgos laborales y la información sobre los mismos a sus respectivos trabajadores. MASTER S.A. deberá vigilar el cumplimiento por los contratistas y subcontratistas de la normativa de prevención de riesgos laborales. Los deberes de cooperación serán también de aplicación respecto de los trabajadores autónomos que desarrollen actividades en MASTER S.A. Para garantizar una correcta coordinación entre empresas se ha establecido el procedimiento PG 07-05 “Coordinación de Actividades Empresariales”. 7.6 Prestación de Servicio por Empresas de Trabajo Temporal Los trabajadores con relaciones de trabajo temporales o de duración determinada, así como los contratados por empresas de trabajo temporal, deberán disfrutar del mismo nivel de protección en materia de seguridad y salud que el resto de trabajadores de MASTER S.A. Tal y como indica el art. 28 de la Ley 31/95 de PRL y el RD 216/99 sobre seguridad y salud en el trabajo para Empresas de Trabajo Temporal. Sus Obligaciones en el cumplimiento de los requisitos del S.G.I. serán las mismas que para el resto de Trabajadores de MASTER S.A. MASTER S.A. adoptará las medidas necesarias para garantizar que, con carácter previo al inicio de su actividad, los trabajadores de Empresas de Trabajo Temporal reciban información acerca de los riesgos a los que vayan a estar expuestos, en particular en lo relativo a la necesidad de cualificaciones o aptitudes profesionales determinadas, la exigencia de controles médicos especiales o la existencia de riesgos específicos del puesto de trabajo a cubrir, así como sobre las medidas de protección y prevención frente a los mismos. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 59 Dichos trabajadores recibirán, en todo caso, una formación suficiente y adecuada a las características del puesto de trabajo a cubrir teniendo en cuenta su cualificación y experiencia profesional y los riesgos a los que vayan a estar expuestos. MASTER S.A. proporcionará a la Empresa de Trabajo Temporal la información completa sobre los riesgos generales existentes en su centro de trabajo, los particulares del puesto de trabajo a cubrir, las medidas preventivas a adoptar frente a los mismos, la formación preventiva que debe poseer el trabajador puesto a disposición y las medidas de vigilancia de la salud que deben adoptarse con relación al puesto de trabajo a desempeñar para su correcta realización. En los puestos a cubrir por los trabajadores de E.T.T. se debe haber realizado previamente una Evaluación de Riesgos. MASTER S.A. se asegurará antes del comienzo de su actividad que el trabajador seleccionado esté capacitado desde el punto de vista preventivo para el puesto a cubrir y que ha sido puesto a su disposición la información enviada a la Empresa de Trabajo Temporal, volviendo a informar al trabajador sobre los riesgos generales de la empresa y los propios del puesto de trabajo, así como las medidas de prevención especialmente en situaciones de emergencia e informara al Delegado de Prevención y al S.P.A. de la incorporación de estos trabajadores. Los trabajadores de ETT no podrán desarrollar trabajos de especial peligrosidad. Para asegurar el nivel de protección en materia de seguridad y salud de los trabajadores de Empresas de Trabajo Temporal, el correcto desempeño de su trabajo y la coordinación con su empresa se ha establecido el procedimiento PG 07-06 “Prestación de Servicios por Empresas de Trabajo Temporal.” 7.7 Control de Acceso a Instalaciones. Para el acceso del personal externo a las instalaciones de la empresa, se realizara un control de entrada, con el fin de garantizar su seguridad y salud, para lo cual ha establecido el Procedimiento PG 07-07 “Control de Acceso a Instalaciones”. MASTER S.A. asignará una persona de la empresa que supervisará e informará según proceda del: o Cumplimiento de las normas de seguridad establecidas. o Zonas restringidas a las cuales no debe acceder. o Elementos de protección que debe utilizar e información sobre los mismos, que serán facilitadas por la empresa. o Medidas a adoptar en caso de Emergencia. Si el acceso es de personal de otras empresas que vayan a realizar trabajaos en MASTER S.A., regirán además los procedimientos establecidos para la Coordinación de Actividades Empresariales. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 60 7.8 Control y Gestión de Residuos, Vertidos y Emisiones. MASTER S.A. adoptará las medidas necesarias para el Control de los Residuos, Vertidos y Emisiones producidas por su actividad, garantizando su adecuada gestión y el mantenimiento de sus valores dentro de los límites permitidos por la legislación vigente MASTER S.A. proporcionará los medios necesarios que permitan gestionar adecuadamente cualquier tipo de residuo, vertido o emisión, buscará la resolución del problema considerando medidas preventivas que pueden adoptarse antes de que se genere el residuo o medidas correctoras que permitan corregir y/o minimizar el efecto de la contaminación producida y seleccionará la estrategia más adecuada para la gestión y tratamiento de residuos, vertidos, y emisiones en función de la legislación vigente, para lo cual ha desarrollado el PG 07-08 “Control y Gestión de Residuos, Vertidos y Emisiones”. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 61 8 S EGUIMIENTO , M EDICIÓN , A NÁLISIS Y M EJORA Objeto Realizar un Seguimiento, Medición y Análisis del Sistema de gestión Integrado para la posterior mejora del mismo. Alcance Todos los procesos, productos, servicios de MASTER S.A. y sus grupos de interés Seguimiento, Medición, Análisis y Mejora del S.G.I. MASTER S.A. debe establecer, planificar, implementar y mantener métodos o procedimientos de forma regular para el seguimiento del sistema de gestión integrada y cuando sea aplicable, la medición de sus procesos para: a) Demostrar la conformidad con los requisitos. b) Asegurarse su Conformidad. c) Mejorar Continuamente la eficacia del S.G.I d) Adoptar las medidas cualitativas y cuantitativas apropiadas a las necesidades de la organización. e) Un seguimiento de la eficacia de los controles. f) Incluir medidas proactivas del desempeño que hacen un seguimiento de la conformidad con los programas, controles y criterios operacionales del S.G.I. g) Incluir medidas reactivas del desempeño, por medio de un seguimiento de los incidentes, deterioros de la salud y otras evidencias de un desempeño deficiente. h) El registro de los datos y resultados del seguimiento y medición para facilitar el posterior análisis de las acciones correctivas y preventivas. i) Un seguimiento de los indicadores. MASTER S.A. debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento y medición de los procesos del sistema de gestión integrado. Con ello se pretende demostrar la eficacia de los procesos para alcanzar los resultados planificados, si no se alcanzasen tales resultados se deberían acometer correcciones o acciones correctivas De la misma manera MASTER S.A. debe hacer el seguimiento y medir las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas. Se debe mantener evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. Los registros deben indicar las personas que autorizan la liberación del producto al cliente. La liberación del producto y la prestación del servicio al cliente no deben llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por el cliente. Los métodos y/o procedimientos, deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 62 8.1 Indicadores Los indicadores son el dato que refleja cuáles son los resultados de acciones tomadas en el pasado en una organización y sirven para tomar acciones en el presente o en el futuro. Permitirá determinar si el sistema de gestión se está desarrollando con éxito y si se están cumpliendo los objetivos establecidos para evaluar el desempeño y los resultados. Deben ser medibles y reflejar datos veraces y fiables para que el análisis de la situación sea correcta. Si los indicadores son ambiguos la interpretación será complicada, por ello deben ser: o Sistemáticos: Para realizar las mediciones se deben seguir siempre los mismos criterios. o Normalizados: Cualquier responsable de la medición debería obtener el mismo valor de la medida. o Homogéneos: Las unidades de medida deben ser siempre las mismas y estar siempre referida al mismo patrón. o Continuo: Los tiempos de medición deben conservar una continuidad a lo largo del tiempo. Con ello se podrá evaluar y realizar un seguimiento de los diferentes aspectos del sistema de gestión integrada y facilitarán la comparación entre distintos periodos de tiempo, permitiendo obtener conclusiones y tomar acciones para su mejora cuando exista una desviación. Para su medición y control MASTER S.A. ha establecido el Procedimiento PG 08-01 “Medición y Control de Indicadores.” 8.2 Medición de la Satisfacción de los Grupos de Interés Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión, MASTER S.A. debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente y del resto de los grupos de interés significativos con respecto al cumplimiento de sus necesidades, expectativas y requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información, para ello se ha fijado el Procedimiento PG-08-02 “Medición de la satisfacción de los grupos de interés” El seguimiento de la percepción del cliente incluirá la obtención de elementos de entrada de fuentes como las encuestas de satisfacción del cliente, el clima laboral y las Reclamaciones. 8.3 Auditoría interna MASTER S.A. debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el sistema integrado de gestión: a) Es conforme con las disposiciones planificadas, incluidos los requisitos de las normas y estándares que lo componen y los requisitos establecidos por la organización. b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz para cumplir la política y los objetivos de la organización. c) Proporciona información a la dirección sobre los resultados de las auditorías. Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, la importancia de los requisitos en materia de responsabilidad social, los resultados de las evaluaciones de riesgos, de las actividades de MASTER S.A., la importancia de las operaciones implicadas, así como los resultados de auditorías previas. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 63 Se debe establecer uno o varios procedimientos documentados para: - Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar de los resultados. - Definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Deben mantenerse registros de las auditorias y de sus resultados. La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación. Para La realización de las auditorías internas se ha elaborado el procedimiento PG 08-03 “Auditorías Internas” 8.4 Inspecciones de Seguridad MASTER S.A., realizara inspecciones de seguridad mediante observación directa en sus instalaciones, equipos y procesos productivos con el fin de identificar la existencia de peligros y evaluar los riesgos en los puestos de trabajo para detectar condiciones de riesgo y/o actitudes personales inseguras que o bien no fueron detectados en la evaluación de riesgos existente o bien se han generado con posterioridad a la misma. Estas Inspecciones se realizarán con el Responsable del Sistema de Gestión Integrada, el Delegado de Prevención y el Servicio de Prevención Ajeno para temas relativos a la seguridad y salud en el trabajo, Responsables de los departamentos y con las personas que se considere que pueden aportar los datos necesarios para su correcta ejecución en el transcurso de su actividad diaria. Se ha establecido para la realización de estas inspecciones el Procedimiento PG 08-04 “Inspecciones de Seguridad.” 8.5 Investigación de incidentes MASTER S.A. debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para registrar, investigar y analizar los incidentes para: a) Determinar las deficiencias del S.G.I. subyacentes y otros factores que podrían causar o contribuir a la aparición de incidentes. b) Identificar la necesidad de una acción correctiva. c) Identificar oportunidades para una acción preventiva. d) Identificar oportunidades para la mejora continua. e) Comunicar los resultados de tales investigaciones. Las investigaciones se deben llevar a cabo en el momento oportuno. Si tras una investigación de un incidente se considerase la necesidad de una acción correctiva o preventiva se tratará de acuerdo al apartado en el que se hacen alusión a estas acciones. Se deben documentar y mantener los resultados de las investigaciones de los incidentes. El procedimiento que se ha establecido para ello es el PG 08-05 “Investigación de Incidentes.” GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 70 o Revisión: X - Revisión: Cambio efectuado en un Documento. - X: Numero Correlativo de la Revisión llevada a cabo. - Fecha de Revisión: Fecha en la que se produjo la Revisión del Documento. o Índice - Relación de la Información que va a contener el Documento. o Copia - Controlada: Debe Garantizar que sobre documento emitido se realiza un control para conocer quién es el poseedor y cuál es el número de copias efectuadas. - No Controlada: No se realiza ese control. o Control de Modificaciones: - Se realiza un control sobre las modificaciones efectuadas en el documento. Todas las versiones anteriores deben desaparecer para evitar posibles errores, se guardará una copia por parte del Responsable de Gestión de la anterior versión que marcara como No Valido ó Anulado. o Elaboración - Se deberá indicar quien es la persona que ha elaborado el documento y en qué fecha lo hizo, normalmente será el Responsable de Gestión Integrado. o Revisión - En función del contenido del documento, esté será revisado por un Jefe de Departamento, el Responsable del S.G.I., la Dirección, etc. o Aprobación - La Documentación siempre debe ser aprobada por la Dirección. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 71 MASTER S.A. Tipo de Documento (Instrucción Técnica, Procedimiento, Manual de Gestión) (Referencia// IT-X-Y-Z //PG-X-Y //MG-X) Referencia: IT-X-Y-Z PG-X-Y MG-X Revisión: Fecha de Revisión: “Información sobre el Documento” Página 1 de N IT-X-Y “Instrucción técnica… ” PG-X-Y “Procedimiento… ” MG-X “Manual de Gestión… (Capitulo X) ” Copia Controlada nº 1 de N Copia no Controlada Entregado a: ÍNDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. DESARROLLO 5. REGISTROS 6. DIAGRAMA DE FLUJO 7. REFERENCIAS C ONTROL DE M ODIFICACIONES Revisión Fecha Descripción de la Revisión E LABORADO POR : R EVISADO P OR : A PROBADO POR : Técnico de Gestión Integrada Indicar Cargo/s: Dirección Fecha: Fecha: GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 72 RG-04-01-02 “Listado de la documentación del S.G.I.” Lista en la que se muestra todos los documentos del S.G.I., las revisiones realizadas a estos documentos y las fechas en las que se han producido dichas revisiones. RG-04-01-03 “Listado de Distribución de la Documentación en la Organización” Listado para controlar como se ha distribuido la documentación en la organización, a que revisión pertenecen, fecha en la que se han distribuido y a qué departamento o persona se le ha entregado dicha documentación. Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 73 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN : ELABORACIÓN SALIDADIRECCIÓNRESPONSABLE DEL S.G.I. DEPARTAMENTOS IMPLICADOS ENTRADAS Documento Elaborado y Controlado Elaboración de un Documento para el Sistema de Gestión Integrado Establecer criterios y normas para la elaboración de la documentación y diseño de los modelos de documentos. Elaborar RG-04-01-01 “Normas para la creación de Documentos” Analizar las necesidades de Documentación de los Departamentos de la Empresa Elaborar/Modificar Documentos según los Requisitos del S.G.I. y las indicaciones de los Departamentos ¿Vbo. al Documento Estudiar la Documentación elaborado por el Responsable del S.G.I. Estudiar el Documento Elaborado por la Organización Proponer mejoras ¿Vbo. al Documento Proponer mejoras Incluir Documento en RG-04-01-02 “Listado de la documentación del S.G.I.” Repartir el Documento a los miembros de La Organización implicados . Registrar en RG-04-01-03 “Listado de Distribución de la Documentación en la Organización” SI NO NO SI GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 74 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN : REVISIÓN SALIDADIRECCIÓN DEPARTAMENTOS IMPLICADOS RESPONSABLE DEL S.G.I.ENTRADAS Documento Elaborado y Controlado NO Modificar Documentos según los Requisitos del S.G.I. y las indicaciones de los Departamentos Incluir Documento en RG-04-01-02 “Listado de la documentación del S.G.I.” NO ¿Vbo. al Documento Registrar en RG-04-01-03 “Listado de Distribución de la Documentación en la Organización” Proponer mejoras SI Analizar las necesidades de Revisión de la Documentación Revisión de un Documento para el Sistema de Gestión Integrado Proponer mejoras SI ¿Vbo. al Documento Estudiar el Documento Modificado Estudiar la Documentación elaborado por el Responsable del S.G.I. Repartir el Documento Revisado a los miembros de La Organización implicados. Anular y Eliminar Documentación Obsoleta , guardar un ejemplar anulado a modo de ejemplo Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 75 PG 04-02 “Control de Registros”  Objetivo: Controlar los registros existentes en la empresa MASTER S.A.  Alcance: Todos los registros existentes.  Desarrollo: La manera que tiene la organización de conocer como ha efectuado sus actividades del día a día en base a los procedimientos, instrucciones, manuales y otros medios que se dispongan es mediante el registro de los datos necesarios para dejar constancia de ello. Estos registros se deben mantener según los requisitos legales u otros requisitos que la organización a determinado. Es preciso archivar adecuadamente estos registros, ya que pueden ser requeridos por la Autoridad Laboral, otros organismos o para su análisis y consulta antes cualquier incidencia que se haya detectado. En materia de prevención de riesgos laborales, la LISOS (Ley Sobre infracciones en el Orden Social) indica que las infracciones prescribirán: al año las leves, a los tres años las graves y a los cinco años las muy graves, contados desde la fecha de la infracción. Por lo que lo lógico que la documentación se guardase un mínimo de 5 años. El empresario tiene la obligación de conservar a disposición de la autoridad laboral y de la autoridad sanitaria la documentación de los resultado de los controles del estado de salud de los trabajadores o de las conclusiones obtenidas en los mismos (Artículo 23.1 de la Ley 31/1995 de 8 de Noviembre de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL). Por ejemplo el Real Decreto 664/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a Agentes Biológicos dispone, que la lista de los trabajadores expuestos y los historiales médicos deberán conservarse durante un plazo mínimo de 10 años después de finalizada la exposición, plazo que se ampliará hasta 40 años en caso de exposiciones que pudieran dar lugar a una infección en la que concurran algunas de las características que en el mismo se especifican. Real Decreto 665/1997, de 12 de mayo, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a Agentes Cancerígenos durante el trabajo, en su artículo 9.3 dispone que en los casos que allí se especifican, los historiales médicos deberán conservarse durante 40 años después de terminada la exposición. No registrar y archivar los datos obtenidos en las evaluaciones, controles reconocimientos o informes constituye una infracción de carácter grave Art. 12.4 LISOS También debe tenerse en cuenta que la información nos pude valer para realizar estudios estadísticos que ayude a adoptar medidas. En algunos casos existe una normativa específica, ruido, radiaciones ionizantes, etc., que fijaran los tiempos de conservación de la documentación. Estas necesidades de conservación de documentación en cualquiera de las áreas de los sistemas de Gestión Integrado, debe plantear la necesidad legal de conservación de documentación y la que la propia organización disponga para su posterior análisis GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 76 Los registros del Sistema de Gestión Integrada que se mantendrán y darán evidencia entre otros de: - Evaluaciones periódicas del cumplimiento y los requisitos Legales Aplicables. - Revisiones de la Dirección. - Incidentes. - Inspecciones. - Controles Ambientales. - Control de los equipos de Protección - Educación, formación, habilidades y experiencia del personal que realiza trabajos para MASTER S.A. - Necesidad de formación, procesos de formación llevados a cabo y su eficacia. - Cumplimiento de Requisitos en los procesos de realización, resultado del producto y Revisión de dichos resultados. - Información sobre el producto y el proceso productivo. - Los Elementos de entrada, Revisiones, Verificaciones, Validaciones y Cambios para el diseño y desarrollo del producto. - Evaluación, Re-evaluación y Selección de los proveedores en el proceso de Compras. - Identificación y Trazabilidad del Producto. - Calibración, Inspección, Mantenimiento y Verificación de los equipos de seguimiento y medición. - Auditorias y sus Resultados. - Las personas que autorizan la liberación del producto. - No conformidades y las concesiones que se hayan podido obtener a posteriori. - La eficacia de la planificación, operación y control de los procesos. - Quejas. - Preparación y puesta actuación ante emergencias. - Registro de los Impactos Ambientales Significativos. - Registro en actas de las Reuniones. - Comunicaciones con los grupos de interés. - Registros de la Actividad Preventiva. - Toma de decisiones tras las comunicaciones.  Registros Asociados: RG-04-02-01 “Listado de Registros del S.G.I.” Documento para controlar los registros que se han ido cumplimentado en la ejecución de un proceso. Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 77 CONTROL DE REGISTROS ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO SALIDA EMPLEADOS DE MASTER S.A. Y OTROS GRUPOS DE INTERÉS RESPONSABLE DEL S.G.I.ENTRADAS Registro Controlado Realización de un Proceso que precisa de Registro Formar y dar Instrucciones a los trabajadores y otro grupos de interés de MASTER S.A. para la correcta cumplimentación de los Registros Registra en Documento los campos y datos necesarios según instrucciones Revisar el correcto cumplimiento de los Registros ¿Proceso Concluido? Guardar y Clasificar los Registros. Rellenar y Actualizar RG-04-02-01 “Listado de Registros del S.G.I.” Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 78 PG-05    P ROCEDIMIENTOS DE LA R ESPONSABILIDAD DE LA D IRECCIÓN PG 05-05 “Asignación de funciones y responsabilidades.  Objetivo: Asignar y definir la autoridades, funciones y responsabilidades dentro de la del Sistema de gestión de la empresa MASTER S.A.  Alcance: Aquellas personas de MASTER S.A. con algún cargo de responsabilidad especifica en el S.G.I.  Desarrollo: Es preciso en la empresa, conocer en todos sus niveles cuales son las funciones y responsabilidades de sus integrantes. En lo que respeta a Dirección, los integrantes del consejo de Administración, salvo que la empresa sea muy pequeña, nombran a un Representante al que le asignan unas responsabilidades que ellos por otras obligaciones no pueden llevar a cabo. Este será el Representante de la Dirección y puede delegar tareas de manera parcial, (en nuestro caso en el Responsable del S.G.I), pero con su supervisión y control dado que en última instancia sigue conservando su responsabilidad. Por otro lado las funciones y responsabilidades de cada persona o grupo de la organización deben estar definidas, en todos los niveles, Alta Dirección, Representante de la Dirección , Responsable del S.G.I., Jefe de Departamento, Comité de Gestión Integrada, Delegado de prevención, Responsables de emergencia y Trabajadores  Registros Asociados: RG-05-05-01 “Declaración de delegación de autoridad” Este documento se debe mostrar a la organización como la Alta Dirección, (en nuestro caso Consejo de Administración), nombra a su representante, (en nuestro caso al Director-Gerente). Se debe hacer extensible a otras delegaciones de autoridad que se puedan producir. RG-05-05-02 “Asignación de Responsabilidades y Funciones” Aquí se registrarán todos los puestos de la empresa y se definirá cuáles son sus funciones y responsabilidades. Estos puestos de la empresa son: o Director – Gerente. o Responsable del S.G.I.-Trabajador Designado o Delgado de Prevención o Comité de Gestión Integrada o Comité de Ética. o Responsables de Emergencias. o Recurso Preventivo. o Jefes de Departamento o Responsables de Áreas. o Servicio de Prevención Ajeno o Operarios GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 79 ALTA DIRECCIÓN Designa a un miembro como su representante. Lo comunica a los miembros de la organización con el documemto RG-05-05-01. Asegura la Dotación de medios al S.G.I. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Informa a la Alta Dirección del desempeño del S.G.I. para su revisión y de las necesidades de mejora. Se asegura que el S.G.I. se establece, implementa y mantiene según los requisitos. Delega deberes, conservando la responsabilidad final y lo comunica a la organización RG-05-05-01. Se comunica con los Grupos de Interes y esta disponible para las personas que trabajen para la organización RESPONSABLE DEL S.G.I. Se compromete con el S.G.I. y la mejora continua de su desempeño. Asume responsabilidades sobre los temas que tiene control. Se comunica con los Grupos de Interes (Clientes, Proveedores ,S.P.A., Organismos Oficiales. Trabajadores , Delegado de Prevención, etc.) Registra las Funciones y Responsabilidades de los miembros de la Organización en RG-05-05-02 Procedimiento de Nombramiento de Representante de la Dirección y Delegación de Deberes en el Responsable del S.G.I. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 86 Trabajadores de MASTER S.A. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN MASTER S.A.: FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN MASTER S.A.:  Sugerir medidas que consideren oportunas en su ámbito de trabajo para mejorar el sistema de gestión y la eficacia del mismo  Velar, a tenor de la información y formación recibida, por el cumplimento de las medidas de prevención.  Usar las máquinas, aparatos, herramientas, sustancias peligrosas y equipos con los que desarrollen su actividad de acuerdo con su naturaleza y las medidas preventivas establecidas.  Usar correctamente los medios y equipos de protección facilitados.  No anular los sistemas y medios de protección.  Comunicar de inmediato, conforme a lo establecido, cualquier situación que consideren que pueda presentar un riesgo para él o para terceros.  Cooperar con sus mandos directos para poder garantizar que las condiciones de trabajo sean seguras.  Mantener limpio y ordenado su entorno de trabajo, depositar y ubicar los equipos y materiales en los lugares asignados al efecto.  Comunicar cualquier estado, de carácter permanente o transitorio, que merme su capacidad de desarrollar las tareas o para tomar decisiones.  Velar por su propia seguridad y salud y por la de los demás, cumpliendo con las medidas de prevención adoptadas, de acuerdo con su formación y con las instrucciones del empresario.  Usar adecuadamente máquinas, aparatos, herramientas, sustancias peligrosas, equipos de transporte y, en general, cualquier medio con el que desarrolle su actividad.  Utilizar correctamente los medios y equipos de protección personal facilitados.  No poner fuera de funcionamiento y utilizar correctamente los dispositivos de seguridad existentes.  Informar de inmediato a su superior jerárquico directo y a los trabajadores designados y, si es el caso, al servicio de prevención, sobre cualquier situación sospechosa de riesgo.  Contribuir al cumplimiento de las obligaciones establecidas sobre el tema por la autoridad competente.  Cooperar con los mandos directos para garantizar unas condiciones de trabajo seguras.  Mantener limpio y ordenado el puesto de trabajo.  Sugerir las medidas que consideren oportunas para mejorar el S.G.I GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 87 Servicio de Prevención Ajeno FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN MASTER S.A.:  El diseño, aplicación y coordinación de los planes y programas de actuación preventiva.  La evaluación de los factores de riesgo que puedan afectar a la seguridad y la salud de los trabajadores en los términos previstos en el artículo 16 de la LPRL.  La determinación de las prioridades en la adopción de las medidas preventivas adecuadas y la vigilancia de su eficacia.  La información y formación de los trabajadores.  La elaboración de los planes de emergencia.  La vigilancia de la salud de los trabajadores en relación con los riesgos derivados del trabajo. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 88 PG 05-06 “Comunicación”  Objetivo: Establecer los procesos necesarios para la comunicación de entrada y salida relevante para el S.G.I.  Alcance: De manera Interna y Externa, para todos los grupos de interés.  Desarrollo: La organización precisa un procedimiento para que la comunicación relevante para el S.G.I. que llega del exterior, la que surge entre los trabajadores de la propia empresa y la que se emite hacia el exterior sea gestionada de la forma más eficiente posible. ENTRADA Comunicación Proveniente de un Grupo de Interes como: Requisitos, quejas, reclamaciones, sugerencias, consultas, petición de información, pedidos, ofertas, modificaciones, etc. RECEPTOR DE LA COMUNICACIÓN Responde si se precisa. Confirma lectura si se solicita. Redirige a otros si les afecta. Analiza si necesita Registro en el S.G.I. Registra su Entrada y cumplimenta otros documentos del S.G.I si procede. Responde y Registra la comunicación en el S.G.I SALIDA Envío de Respuesta al Grupo de Interes. NECESIDAD INTERNA DE REALIZAR UNA COMUNICACIÓN AL EXTERIOR Y/O AL INTERIOR DEPARATMENTO DE LA ORGANIZACIÓN Solcita Permiso a Dirección DIRECCIÓN Aprueba su elaboración. Establece Pautas. Selecciona el canal de Difusión. DEPARTAMENTO DE LA ORGANIZACIÓN Recopila Información. Revisa Información. Realiza Comunicado. DIRECCIÓN Aprueba Documento y su Difusión, si se precisa. DEPARTAMENTO DE LA ORGANIZACIÓN Difunde Comunicado Registra su Emisión. COMUNICACIÓN REALIZADA Tratamiento de C omunicación E xterna y/o Interna Recibida Tratamiento de Comunicación Emitida hacia el Exterior y/o en el Interior. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 89 PG 05-07 “Planificación Anual del S.G.I.”  Objetivo: Elaboración de un nuevo plan de Gestión Integrada.  Alcance: Toda la Organización y los grupos de Interés relacionados con ella.  Desarrollo: El desarrollo de un Plan de S.G.I. es fundamental para establecer las pautas que van a definir el desarrollo de la organización en el próximo año. El nuevo Plan será elaborado basándose en la información del año anterior, las necesidades y cambios que se prevén para el año próximo y teniendo él cuenta los requisitos del S.G.I., fijando unos nuevos objetivos para el ejercicio siguiente. Este periodo de tiempo para el desarrollo de un nuevo plan se ha fijado en un año por ser el momento de hacer balance de la gestión en las empresas y por ser representativo en el ciclo de trabajo de su actividad. Como podemos ver y como todo proceso, necesita alimentarse de la información necesaria para cumplir con los requisitos del S.G.I. y mejorar de manera continua para lo cual serán necesarias revisiones planificadas, como veremos más adelante.  Registros Asociados: RG -05-07-01 “Plan Anual de Gestión Integrada” En este Documento, recogerá la organización como va a cumplir con los requisitos y objetivos de su sistema de gestión y como se mantiene la integridad del sistema ante los posibles cambios que se realicen en la empresa. Se establecerán objetivos con el fin de su consecución, se asignaran las responsabilidades en los diferentes niveles de la organización para cumplir con las metas, los medios y recursos con que dispone la organización para alcanzar estas metas. También se establecerán normas para medir y valorar como se lleva a cabo la cultura organizativa que promueva el control de las actividades desarrolladas y como se controlan los riesgos de cualquier tipo, los incidentes y los efectos de la actividad de la empresa sobre los grupos de interés. Se tendrá en cuenta toda la información de actuaciones pasadas, como el plan del año anterior, como se han cumplido los objetivos que en él se fijaron, las revisiones programadas que se fueron haciendo del plan, los requisitos, cualquier cambio que afecte al S.G.I., las nuevas necesidades y comunicaciones de los grupos de interés. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 90 RG -05-07-02 “Listado de Objetivos del Plan Anual de Gestión” Después de la elaboración de la nueva planificación, es preciso fijar los objetivos que van a ser uno de los elementos fundamentales que medirán cómo se desarrolla esta planificación (ver punto 5.7.1 “Objetivos, Metas y Programas”). Ejemplos de Objetivos: OBJETIVO 1 DISMINUCIÓN DEL CONSUMO DE PAPEL EN EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN INDICADOR - I1= Kilos de Papel Reales Consumidos/Kilos de Papel Teóricos VALOR FIJADO AÑO 2.014 I1= 0.9 VALOR OBTENIDO AÑO 2.013 I1= 0.92 MEDIOS PARA SU LOGRO - Adquisición de Sistema de Registro Automático durante la impresión. - Plan de mejora de diseño para la imposición. - Plan de Adquisición de papel para ancho mínimo. DEPARTAMENTOS IMPLICADOS - Producción - Compras - Oficina Técnica RESPONSABLE - Jefe de Fabricación. SEGUIMIENTO - Mensual PLAZO 1/01/2015 OBJETIVO 2 DISMINUCIÓN DE LA ACCIDENTABILIDAD EN LA SECCIÓN DE IMPRESIÓN GRÁFICA INDICADOR - I.G.=Índice de Gravedad= Nº Jornadas perdidas por accidentes/Nº Total de Hora trabajadas VALOR FIJADO AÑO 2.014 IG= 1.35 VALOR OBTENIDO AÑO 2.013 IG= 1.40 MEDIOS PARA SU LOGRO - Colocación de sistemas de Haz Fotovoltaico en los cuerpos de impresión de la Rotativa - Plan de Formación y Concienciación en Practicas Seguras en la Impresión para Maquinistas de la Industria Gráfica. DEPARTAMENTOS IMPLICADOS - Producción. RESPONSABLE - Jefe de Fabricación. SEGUIMIENTO - Mensual PLAZO 1/01/2015 GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 91 DIRECCIÓN Aprobar Plan COMITE DE GESTIÓN Revisar y Mejorar Plan Fijar Objetivos RG 05-07-02 RESPONSABLE S.G.I. Elaborar Plan RG 05-07-01 PLANIFICACIÓN DEL EJERCICIO ANTERIOR RESULTADO DE LAS REVISIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL AÑO ANTERIOR NECESIDADES DE LOS GRUPOS DE INTERÉS IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS COMUNICACIONES DE LOS GRUPOS DE INTERES REQUISITOS GENERALES DEL S.G.I. Información de Entrada necesaria para la Elaboración del Nuevo Plan de Gestión Integrada GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 92 PG 05-08 “Identificación y Evaluación de Riesgos Integrados”  Objetivo: Establecer los procesos necesarios para la necesidad de realizar la identificación y evaluación de los Riesgos.  Alcance: Todos los puestos de trabajo de la Organización y los riesgos relativos a Calidad, medio Ambiente, Seguridad y Saluda en el Trabajo y Responsabilidad Social.  Desarrollo: Es preciso identificar los peligros antes de realizar la Evaluación de riesgos y establecer los controles necesarios o mejorar los existentes si estos no son los adecuados, analizando los potenciales riesgos que no han podido evitarse y determinando su magnitud en cada puesto de trabajo teniendo en cuenta todas las condiciones existentes o previstas y las condiciones personales de cada trabajador. Tenemos que tener en cuenta que en un sistema de Gestión Integrada los riesgos a analizar son los que pueden influir en la calidad, la seguridad y salud en el trabajo, el medio ambiente y la responsabilidad social, con esta filosofía los conceptos a utilizar para su identificación y evaluación deben ser comunes. En Calidad por ejemplo, podemos identificar en un puesto de trabajo el Riesgo que una pieza se fabrique de manera defectuosa, evaluar este riesgo en base a la probabilidad que ocurra este hecho y la severidad de las consecuencias para el conjunto de proceso de fabricación, el cliente y el usuario final. Para un Riesgo Medioambiental, por ejemplo el impacto que para el medioambiente puede tener en ese mismo puesto de trabajo un posible vertido no previsto de un líquido que estemos utilizando, valorando la severidad que tendría esta circunstancia y la probabilidad que ello suceda. En la Responsabilidad Social y en base al código de conducta de la empresa en un puesto de trabajo por ejemplo como el de compras debemos analizar los riesgos en base a una necesidad de Honestidad, Confidencialidad, Cumplimiento e Contrato y Cadena de Suministro. En el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo la evaluación está regulada por el art 16 de la Ley 31/95 de PRL y los artículos 3-7 del RSP 39/97. Deberán tenerse en cuenta cuando haya que realizar análisis y ensayos, los procedimientos y metodologías de las normas específicas y en ausencia de estas, mediantes otros criterios de carácter técnico como Normas UNE, Guias del INSHT o de otras Instituciones, Normas Internacionales o criterios de otras entidades de reconocido prestigio. Los peligros que se deben identificar deben incluir tanto las actividades periódicas (rutinarias) como las no periódicas (rutinarias como mantenimientos y limpiezas no programados, cambios ocasionales en los procesos, situaciones de emergencia, etc.) no solo de los trabajadores de la empresa sino también de las actividades de otras personas externas GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 93 que pueden acceder a la empresa como contratas de limpieza, servicios de mantenimiento, transportistas, visitantes, etc. y de los riesgos que puedan ocasionar instalaciones próximas o anexas a la empresa y que puedan afectar a los trabajadores de esta. Hay que tener en cuenta las infraestructuras equipos y materiales de la organización y los que pueden ser suministrados por otras empresas. También se debe considerar el factor humano al evaluar los riesgos y peligros de los procesos equipos que se vayan a emplear y el entorno del trabajo, en base a la capacidad, comportamiento y limitación de la persona. La facilidad para el uso de los equipos, la probabilidad de errores, el estrés del operador y la fatiga del usuario. Se realizará una Evaluación Inicial antes de comenzar la actividad empresarial de todos aquellos riesgos que no se hayan podido evitar y de manera sucesiva cuando existan cambios en las condiciones de trabajo, nuevos equipos, sustancias o preparados químicos, nuevas tecnologías, modificación del acondicionamiento de los lugares de trabajo, cambios en las condiciones de trabajo, trabajos cuyas características personales o estado biológico conocido lo hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto. La Planificación de la acción preventiva, tendrá como objeto eliminar, reducir o controlar los riesgos resultantes de la evaluación de riesgos. Se deberán determinar los medios materiales, humanos y económicos para llevarla a cabo, determinando como y de qué manera se van a cumplir estos objetivos. Tenemos que tener en cuenta que en materia de Riesgos Laborales la Evaluación de Riesgos, el Plan de Prevención y la Planificación de la Actividad Preventiva, (entre otros documentos), se deben de poner a disposición de la Administración Laboral y del Delegado de Prevención por lo cual se tendrá que buscar mecanismos para que este documento, cuando se precise hacer público este diferenciado del resto de aspectos evaluados.  Registros Asociados: RG -05-08-01 “Listado de Puestos de Trabajo” Donde se describirán todos los puestos de la empresa, cuantas personas hay en cada puesto, las tareas que realizan, los medios que emplean y cuando fue evaluado por última vez. RG -05-08-02 “Listado de Riesgos Identificados” Relación de los riesgos identificados para la salud y seguridad en el trabajo, la calidad, el medio y para la responsabilidad social de un puesto de trabajo. RG -05-08-03 “Criterios para Evaluar Riesgos” Se determinaran por las siguientes tablas que se muestran a continuación, estos criterios abarcan todos los riesgos que puedan surgir en la organización, con ello conseguiremos tener un criterio único en cualquier área que se vaya a evaluar, bien sea de calidad, seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente o responsabilidad social, pudiendo realizar estas tareas de manera conjunta. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 94 Por ejemplo cual es la probabilidad que en el puesto de trabajo se cometa un error en la fabricación de un elemento, si la calificamos como media y su Severidad es dañina, en función de que represente el elemento en el conjunto del proceso, obtendríamos un Grado de Riesgo Moderado, que nos llevaría a adoptar las medidas según el grado de riesgo. SEVERIDAD Y PROBABILIDAD SEVERIDAD EXTREMADAMENTE DAÑINO Condición o practica capaz de causar una perdida material, un daño medioambiental, unos efectos sobre los criterios de conducta muy graves y/o una incapacidad permanente o la perdida de la vida DAÑINO Condición o práctica capaz de causar una pérdida material, un daño medioambiental, unos efectos sobre los criterios de conducta graves y/o una incapacidad transitoria. LIGERAMENTE DAÑINO Condición o práctica capaz de causar una pérdida material, un daño medioambiental, unos efectos sobre los criterios de conducta leve y/o una incapacidad transitoria. PROBABILIDAD ALTA El daño ocurrirá siempre o casi siempre. MEDIA El daño ocurrirá en algunas ocasiones. BAJA El daño ocurrirá raras veces GRADO DE RIESGO SEVERIDAD LIGERAMENTE DAÑINO DAÑINO EXTREMADAMENTE DAÑINO PROBABILIDAD BAJA Trivial Tolerable Moderado MEDIA Tolerable Moderado Importante ALTA Moderado Importante Intolerable ACCIONES A ADOPTAR SEGÚN EL GRADO DE RIESGO GRADO DE RIESGO ACCIONES A ADOPTAR TRIVIAL No se requiere acción específica. TOLERABLE No se necesita mejorar la acción preventiva. Sin embargo se deben considerar soluciones más rentables o mejoras que no supongan una carga económica importante. Se requieren comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene la eficacia de las medidas de control. MODERADO Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo, determinando las inversiones precisas. Las medidas para reducir el riesgo deben implantarse en un período determinado. Cuando el riesgo moderado esta asociado con consecuencias extremadamente dañinas, se precisará una acción posterior para establecer, con más precisión, la probabilidad de daño como base para determinar la necesidad de mejora de las medidas de control. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 95 IMPORTANTE No debe comenzarse la actividad hasta que se haya reducido el riesgo. Puede que se precisen recursos considerables para controlar el riesgo. Cuando el riesgo corresponda a una actividad que se está realizando, debe remediarse el problema en un tiempo inferior al de los riesgos moderados. INTOLERABLE No debe comenzar ni continuar la actividad hasta que se reduzca el riesgo. Si no es posible reducir el riesgo, incluso con recursos ilimitados, debe prohibirse la actividad. RG -05-08-04 “Evaluación de Riesgos” Como proceso de Valoración del Riesgo para el S.G.I. en todas sus facetas, como la Seguridad y Salud de los Trabajadores, la Calidad, el Medio Ambiente y la Responsabilidad Social. Se analizarán los potenciales riesgos que no se hayan podido evitar y se determinará su magnitud. También este documento incluirá la planificación de la actividad preventiva a través de las medidas de control y de las acciones propuestas. EVALUACIÓN DE RIESGOS Localización: Actividad/Puesto de Trabajo: Nº de Trabajadores: Evaluación Inicial: Periódica: Fecha: Fecha última Evaluación: PELIGRO IDENTIFICADO: Probabilidad Severidad Grado de Riesgo B M A LD D ED T TO M I IN 1. 2. 3. Peligro Nº Medidas de Control Procedimiento de Trabajo Información Formación ¿Riesgo Controlado? SI NO 1. 2. 3. Peligro Nº Acción Requerida Responsable Fecha de Finalización Comprobación de Eficacia (Fecha y Firma) 1. 2. 3. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 102 PG 05-10 “Revisión del S.G.I. por la Dirección  Objetivo: Realizar una revisión del S.G.I. por parte de la dirección de MASTER S.A.  Alcance: Todos los aspectos relativos al S.G.I.  Desarrollo: El S.G.I. debe ser revisado a intervalos planificados para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia, para lo cual se convocara una reunión de revisión con la información recopilada sobre su desarrollo.  Registro Asociado: RG -05-10-01 “Acta de Revisión del S.G.I.” El formato del acta se elaborara teniendo en cuenta toda la información necesaria para la Revisión del S.G.I., según el punto 5.7.2 “Información de Entrada para la Revisión”. Con la convocatoria de la reunión para la Revisión se adjuntará el orden del día. Como toda acta incluirá datos como fecha, asistentes, conclusiones y firma de su aprobación. RESPONSABLE DEL S.G.I. Distribuye el Acta Archiva el Acta DIRECCIÓN Aprueba el Acta REUNIÓN DEL COMITE DEL S.G.I. Analiza Información Extrae Conclusiones Abre una No conformidad o una Proposición de mejora según procedimiento PG 08-07 RESPONSABLE S.G.I Rellena Acta RG-05-10-01 RESPONSABLEDEL S.G.I. Recopila Información Convoca Reunión RESULTADO DE LAS AUDITORIAS COMUNICACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN CON LOS GRUPOS DE INTERÉS GRADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS REVISIONES PREVIAS RECOMENDACIONES DE MEJORA ESTADO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS, INVESTIGACION DE INCIDENTES. DESEMPEÑO DEL S.G.I. CAMBIOS QUE AFECTEN AL S.G.I. EVALUACION CUMPLIMIENTO LEGAL Y OTROS Información para la Revisión y su Proceso GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 103 PG-06    P ROCEDIMIENTOS PARA LA G ESTIÓN DE LOS R ECURSOS PG 06-01 “Selección del Personal”  Objetivo: Establecer los procesos necesarios para la selección de personal a incorporar a MASTER S.A.  Alcance: Todos las personas que tras un proceso de selección se incorporen a MASTER S.A.  Desarrollo: Previamente a la incorporación de una nueva persona en la organización, se debe haber definido el perfil del puesto de trabajo con los requisitos que esta considera se deben cumplir para que sea competente en la realización de sus trabajo, dado que de su actuación afectará notablemente a su Sistema de Gestión. Se seleccionará al candidato que más se adapte a las necesidades del puesto solicitado, para lo cual será precisa una evaluación de los mismos. No olvidemos que nuestra organización tiene un código de conducta definido de Responsabilidad Social por lo que debe cumplir los requisitos respecto a los empleados y que para ciertos puestos de trabajo será precisa una titulación de manera obligatoria. También se considera necesaria la entrega de un Manual de acogida que sirva para que la persona conozca la organización y que este particularizada en los temas que tengan que ver con el puesto de trabajo que va a desempeñar, en función de sus características personales propias. Estos aspectos en materia de Prevención de Riesgos Laborales estarna relacionados con el artículo 18 de la Ley 31/95, por el deber de información y los artículos 25,26 y 27 de la mencionada ley para trabajadores especialmente sensibles, maternidad y menores.  Registros Asociados: RG-06-01-01 “Requisitos del Puesto de Trabajo Solicitado” Donde se definirá el puesto que se solicita, las tareas y funciones que se va a desarrollar en él, la formación, experiencia o titulación necesaria y el personal a su cargo RG-06-01-02 “Cuestionario de Solicitud de Empleo” Un formulario que el trabajador rellenara con los datos personales, su formación académica y su experiencia laboral. RG-06-01-03 “Evaluación de Candidatos” El Documento en que Recursos Humanos y la personas Técnicas precisas para la selección, hacen la valoración del candidato. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 104 RG-06-01-04 “Manual de Acogida” Es un documento que ayudará al trabajador en su incorporación a: - Facilitar su integración en la organización. - Aportarle información para desempeñar sus funciones con eficacia. - Indicarle las normas, sus funciones y como debe ser su comportamiento. - Reunir en un único documento los aspectos más importantes que vinculan a la empresa y el trabajador. El Manual de Acogida constará de dos partes claramente diferenciadas. La primera será general, es decir, válida para cualquier trabajador. La segunda será específica y adaptada a la concreta persona a la que se le entrega. Su contenido puede aportar a groso modo información sobre: - Presentación de la empresa: Su misión, los valores, la historia, el Organigrama con las funciones de cada persona y departamento, la Política, el Código de Conducta. - Aspectos Socio-laborales: El control de presencia, el calendario de trabajo, temas relativos a la nómina, normas de convivencia. - Transmitir la importancia del cumplimiento de sus funciones, responsabilidades, requisitos y las consecuencias de desviarse de los procedimientos establecidos. - Aspectos relacionados con: La Calidad, la Prevención de Riesgos Laborales, el medio Ambiente y la Responsabilidad Social de manera global y particularizada en el puesto de trabajo que va a desempeñar. - Las Emergencias - Los sistemas de información de la empresa y la importancia de la confidencialidad. - La importancia de su contribución y participación para el logro de los objetivos de la organización y para el sistema de gestión. - Planes de Formación. Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 105 SELECCIÓN DE PERSONAL RESPONSABLE DEL S.G.I SALIDA JEFE DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOSCANDIDATOENTRADAS Necesidad de Contratación de Personal por Parte de la Empresa MÁSTER S.A. Candidato Descartado Cumplimentación de Solicitud RG-06-01-02 de Puesto de Trabajo Elaboración de Documento RG -06-01-01 con los Requisitos del Puesto Solicitado Difusión de Oferta en distintos medios de Comunicación ¿Cumple con los Requisitos? Valoración Inicial de Solicitudes , según Requisitos del Puesto Ofertado Asignación de Fecha para Entrevistar Personal Entrevista de Trabajo Evaluación de candidato en RG-06-01-03 ¿Selección Superada? Recibimiento del nuevo Trabajador y Entrega del Manual de Acogida RG-06-01-04 Contratación Proceso de Contratación Finalizado Gestionar la Impartición de Formación y la entrega de Información Establecida para el Trabajador y su puesto de Trabajo Entrega de Equipos de Protección Individual Firma de Recepción de Material NO SI NO SI ¿Reconocimiento Médico Necesario favorable? NO SI Incorporación de Trabajador de E.T.T De Procedimiento PG-07-06 “Prestación de Servicio por ETT” GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 106 PG 06-02 “Formación y Evaluación del Personal”  Objetivo: Establecer los procesos necesarios para la Formación y Evaluación del personal de MASTER S.A.  Alcance: Todo el Personal de MASTER S.A.  Desarrollo: La formación que se debe impartir en la empresa no solo debe ser en la incorporación del trabajador, también lo debe ser a lo largo de su trayectoria en la organización o cuando existen cambios sus funciones o en las tecnologías y equipos que maneje. Se deberá tener en cuenta el nivel de responsabilidad de su puesto de trabajo y el riesgo. La ley 31/95 de PRL en su Artículo 19, menciona la importancia de la Formación teórica y práctica suficiente y adecuada, en materia preventiva de los trabajadores para la seguridad y salud, siendo este un deber del empresario. Realizar una formación integrada hará que su eficacia sea mucho mayor que formaciones independientes para facetas técnicas, de calidad, medioambientales y de seguridad. Si se está impartiendo un curso de formación de un puesto de trabajo específico para el funcionamiento de una máquina, el formador debería relacionar todos estos aspectos durante la impartición de dicho curso. La evaluación del personal debe tener el propósito de proporcionar un plan de mejora para la persona evaluada. Podemos valorar el desempeño de las funciones de un puesto de trabajo desde la perspectiva de un superior o de todo el entorno que rodea al trabajador, como compañeros, jefes, clientes, subordinados, etc. a través de un evaluación de 360º, en este caso la identidad de los evaluadores será tratada de forma anónima.  Registros Asociados: RG-06-02-01 “Expediente Formativo” Relación de la Formación recibida por el trabajador, relacionando esta con su formación académica, su experiencia laboral anterior a la incorporación a la empresa y la recibida en el seno de la empresa. RG-06-02-02 “Necesidades de Formación” Definirá cual es la Formación que cada puesto de trabajo debe tener. RG-06-02-03 “Plan de Formación” Se realizará analizando cuales son las necesidades de cada puesto de trabajo y la formación de cada trabajador. Se tendrá en cuenta otras necesidades como actualización de conocimientos, opiniones de mandos y resto de trabajadores respecto a planteamientos de formación adicional. RG-06-02-04 “Análisis de la Eficacia Formativa” Indicará los datos del curso, el seguimiento que ha tenido, la valoración de los trabajadores y la evaluación que se ha podido realizar tras su impartición. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 107 RG-06-02-05 “Evaluación del personal a cargo” Valoración efectuado por el Responsable-Mando-Jefe del trabajador, sobre aspectos relacionados con el desempeño de su trabajo relativos a gestión de grupos a su cargo, trabajo en equipo, poder comunicativo, eficacia, resolución de problemas, conocimientos del puesto de trabajo, etc. RG-06-02-06 “Evaluación 360º” Valoración efectuada por el entorno del trabajador y autoevaluación personal, sobre las relaciones con las personas del entorno, la visión que tienen de nuestro trabajo, la valoración de nuestra actitud, capacidad de mando, tarto con clientes, resolución de problemas, etc. RG-06-02-07 “Mejora de Puntos Débiles” Mejora propuesta por el Jefe de Departamento en aspectos en los que la evaluación ha detectado posibles carencias. Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 108 FORMACIÓN DE PERSONAL COMITÉ DE S.G.I. SALIDADIRECCIÓN DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS TRABAJADORESENTRADAS Proceso de Formación Finalizado Necesidad de Formación del Personal de la Empresa MÁSTER S.A. Definir cuales son las necesidades de Formación de todos los Trabajadores de MASTER S .A. en Documento RG-06-02-01 Recopilar datos de la formación de cada trabajador en RG -06-02-01 Expediente Formativo Realizar un Plan de Formación Anual . RG-06-02-03 Revisar Plan de Formación Anual RG-06-02-03 Aprobar Plan de Formación Anual Proponer Formación Recopilar Propuestas de Formación de todos los Trabajadores de MASTER S .A. Proponer Formación después de la aprobación del Plan Modificar Plan de Formación RG-06-02-03 Autoriza Modificación de Plan Anual Planificar Curos de Formación, Asignar fechas ¿Cursos Obligatorios? Inscribirse en el Curso Realizar Curso, Evaluación y Control si se precisa Analizar Eficacia de la Formación RG-06-02-04 NO NO SI SI Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 109 EVALUACIÓN DE PERSONAL SALIDAENTORNOJEFE DE DEPARTAMENTOTRABAJADORRR.HH.ENTRADAS Necesidad de evaluación del empleado Fin de Evaluación de Personal Plan de Mejora Efectivo Planificar Evaluación de los Trabajadores ¿Precisa Evaluación 360º? Autoevaluación por medio de “RG 06-02-06 Evaluación 360º” Reunión para comentar los puntos débiles de la evaluación efectuada Evaluación por medio de “RG-06-02-06 Evaluación 360º” Evaluación del Trabajador por medio de “RG-06-02-05 Evaluación de Personal a Cargo” Puesta en practica de las mejoras de puntos débiles propuestas Elaboración de un plan de mejora por medio de RG-06-03-07 "Mejora de Puntos Débiles” ¿Plan efectivo? Reunión para comentar la evolución de las mejoras propuestas SI NO NO SI GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 110 PG-06-03 “Representación de Trabajadores”  Objetivo: Establecer los procesos necesarios para la Representación de los trabajadores de MASTER S.A.  Alcance: Los sistemas de representación previstos en la legislación vigente.  Desarrollo: Se debe elegir por parte de los representantes de los trabajadores un Delegado de Prevención entre sus miembros. Este Delegado en las empresas que no precisen de Comité de Seguridad y Salud ejercerá las competencias de este Comité. Como ejemplo de Integración se ha formado un comité de Gestión Integrada que en función de los temas a tratar convoca a unos u otros miembros, (ver punto 6.3 Representación, Participación y Consulta). Similar  Registros Asociados: RG-06-03-01 “Comunicación de la obligación de elegir un Delegado de Prevención” Documento en el cual y en virtud de los artículos 34, 35, 36, 37 y 39 (caso de no precisar la empresa de un Comité de Seguridad y Salud en cuyo caso tales competencias serían asumidas por el Delegado de Prevención) se comunica a los Delegados de Personal (Comité de empresa en caso de existir) que deben elegir un Delegado de Prevención, como representante de los trabajadores con funciones específicas en materia de P.R.L. RG-06-03-02 “Acta de Nombramiento de Delegado de Prevención” En la que los Representantes de los trabajadores nombran al Delegado de Prevención, deben firmar los Delegados de Personal con sus datos y el Delegado de Prevención que acepta el nombramiento. RG-06-03-03 “Convocatoria del Comité de Gestión Integrada” Mediante este documento se realizará una convocatoria de miembros de comité. La convocatoria de estos miembros se realizará en función de las cuestiones que se vayan a tratar. RG-06-03-04 “Acta del Comité de Gestión Integrada” En la que se describen las personas que han asistido al comité y los acuerdos que en el mismo se han adoptado. Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 111 REPRESENTACIÓN DE TRABAJADORES SALIDA COMITÉ DE GESTIÓN INTEGRADA REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES RESPONSABLE DE S.G.I.DIRECCIÓNENTRADAS Obligación de Designar a Delegado/s de Prevención Comité de Gestión Integrado Constituido. Comunicar al Comité de Empresa o al (los) Delegado/s de Personal de la Obligación de elegir un Delegado de Prevención . “RG-06-03-01. Comunicación necesidad de Elección de Delegado de Personal Elección de un Delegado de Prevención entre los Representante de los Trabajadores Cumplimentar Acta de Nombramiento de Delegado de Prevención RG-06-03-02 Envió de Copia de Acta a Dirección Provincia de Trabajo y archivar acta Comunicar Acta a los Trabajadores de MASTER S.A. Necesidad de Reunión del Comité de Gestión Integrada Enviar Convocatoria a los miembros del Comité en función de los temas a tratar y el. Orden del Día RG-06-03-03 Cumplimentar Acta RG-06-03-04 Comunicar Nombramiento de Representantes de la empresa en el Comité de Gestión Integrada Realizar Reunión del Comité de Gestión Integrada Distribuir Acta con las Normas y los Acuerdos Obtenidos en la reunión del comité y Archivar el acta REUNIÓN DE CONSTITUCIÓN DE COMITÉ de G.I. Establecer normas de funcionamiento del Comité de Gestión Integrada Delegado/s de Prevención Designado GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 118 PG 06-06 “Infraestructuras y Mantenimiento.”  Objetivo: Establecer los procesos necesarios para proporcionar infraestructuras y realizar el mantenimiento en MASTER S.A.  Alcance: Todos las Infraestructuras y equipos de MASTER S.A.  Desarrollo: La realización del mantenimiento tendrá dos componentes, la planificada que se plasmará en un Plan Anual (pudiendo ser modificado por la inclusión o baja de una maquina o instalación) y la correctiva, motivada por la detección de una avería. Al realizarse las operaciones de mantenimiento se deben tener en cuenta que su reparación puede influir en la calidad del producto, el medio ambiente, la calidad del producto y la seguridad y salud de los trabajadores, por lo que estos aspectos se recogerán de manera conjunta en la Ficha de Mantenimiento. Para la reparación de una maquina es necesario que previamente se haya realizado un solicitud de mantenimiento, dado que esta información servirá para llevar un control de las averías o deficiencias que se han encontrado en la maquina o instalación. Se debe tener en cuenta para la realización de un mantenimiento la necesidad de un recurso preventivo cuando la tarea lo precise que vendrá indicado en la Ficha de mantenimiento en las operaciones que la evaluación de riesgos determino su necesidad porque los riesgos puedan verse agravados o modificados por el desarrollo de un mantenimiento. Cuando las tareas se realicen con medios externos se tendrá en cuenta además la coordinación de actividades empresariales. Los trabajos de reparación, transformación, mantenimiento o conservación deben ser realizados por los trabajadores específicamente capacitados para ello conforme indica el artículo 17.1.b de la Ley 31/95 de PRL. La empresa deberá recopilar todas aquellas necesidades en Infraestructuras para que los requisitos del sistema de gestión se puedan cumplir, para lo cual es preciso realizar un plan de Inversiones anual que tras su estudio y asignación de prioridades será aprobado por la Dirección  Registros Asociados: RG-06-06-01 “Listado de Equipos e Instalaciones sujetos a mantenimiento”. Se realizará un lista con todas los equipos e instalaciones de que dispone la empresa, la lista se ira actualizando a medida que estos elementos se den de alta o baja. RG-06-06-02 “Ficha de Mantenimiento”. Esta ficha recogerá para cada máquina y en base al Planing del Plan Anual de mantenimiento los siguientes aspectos: - Máquina y nº - Tipo de mantenimiento Correctivo o Preventivo. - Fecha de Realización de la Reparación o el Mantenimiento. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 119 - Aspectos de seguridad a tener en cuenta antes de la reparación: Equipos de protección a emplear, procedimiento de seguridad (Separación, bloqueo, Disipación, Verificación y Señalización), necesidad de Recurso Preventivo. - Procedimiento de mantenimiento. - Elementos a Revisar. - Elementos Sustituidos y/o material empleado en la reparación. - Instrucciones para el tratamiento de los elementos que se desechen en la realización del mantenimiento y que pueden influir en el medio ambiente. - Pruebas a realizar antes de dar por Vbo. el mantenimiento. RG-06-06-03 “Plan Anual de mantenimiento de máquinas e instalaciones”. Recogerá una planificación con todas las máquinas/instalaciones de la empresa, las fechas de mantenimientos preventivas previstas y las tareas que hay que realizar en cada maquina RG-06-06-04 “Parte de Solicitud de Mantenimiento”. Solicitud de mantenimiento a realizar por la persona que detecte una maquina averiada. RG-06-06-05 “Listado de Necesidades en Inversiones detectadas”. Lista con todas las necesidades para las que se requiere una inversión. RG-06-06-06 “Plan de Inversiones Anual”. Documento en el que se hace constar todas las inversiones que se pretenden realizar en la organización en el próximo periodo Anual según las prioridades que se han considerado por los distintos departamentos de la empresa con la aprobación de la Dirección Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 120 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DIRECCIÓN RECURSO PREVENTIVO SALIDA RESPONSABLE DE COMPRAS RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO RESPONSABLE DE DEPARTAMENTO ENTRADAS Planificación de mantenimiento de Nuevos equipos o instalaciones Registrar nuevo equipo en RG-06-06-01 “Listado de Equipos e Instalaciones sujetos a mantenimiento” Generar para ese nuevo equipo una RG-06-06-02 “Ficha de Mantenimiento”. Incluir la nueva maquina en RG-06-06-03 “Plan Anual de mantenimiento de máquinas e instalaciones”. Revisar/Modificar Plan Anual de Mantenimiento Solicitud de mantenimiento Correctivo Realización de RG-06-06-04 “Parte de Solicitud de Mantenimiento” . Actualización del control de mantenimiento para nuevos equipos o instalaciones Terminada. ¿Se puede realizar con medios propios? Realizar Reparación siguiendo pasos de RG-06-06-02 “Ficha de Mantenimiento ” Determinar Proveedor /es para la realización del mantenimiento. Solicitar Presupuesto/s. Seleccionar Proveedor Supervisar Reparación, según RG-06-06-02 “Ficha de Mantenimiento” Realizar coordinación según procedimiento PG-07-05 Realización de Mantenimiento Completada Realización de Mantenimiento Preventivo Seguir Planing establecido en RG-06-06-03 “Plan Anual de mantenimiento de máquinas e instalaciones”. NO SI ¿Necesidad de Recurso Preventivo? Realizar Tareas de Recurso Preventivo Rellenar campos de RG-06-06-02 “Ficha de Mantenimiento” SI NO ¿Vbo. a Plan? Aprobar RG-06-06-03 “Plan Anual de mantenimiento de máquinas e instalaciones”. SI NO Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 121 PLAN DE INVERSIONES DIRECCIÓN DEPARTAMENTOS DE COMPRAS SALIDA COMITÉ DE GESTIÓN INTEGRADA RESPONSABLE DE DEPARTAMENTO ENTRADAS Plan de Inversiones Anual Aprobado Necesidad de Inversiones para cumplir con los requisitos del S.G.I Elaborar Lista con las necesidades de todos los departamento de la empresa para el año siguiente Elaborar/Modificar Plan de Inversiones Anual en función de presupuestos , necesidades y partidas económicas con que cuneta la empresa Solicitar Presupuestos a Proveedores Aprobar Plan de Inversiones Anual ¿Plan de Inversiones valido? NO SI Necesidades no previstas en el Plan GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 122 PG 06-07 “Uso y Control de Equipos de Protección Individual.”  Objetivo: Establecer el procedimiento para la utilización y el control de equipos de Protección Individual en la empresa MASTER S.A.  Alcance: Cualquier equipo destinado a ser llevado o sujetado por el trabajador para que le proteja de uno o varios riesgos que puedan amenazar su seguridad o su salud en el trabajo, así como cualquier complemento o accesorio destinado a tal fin.  Desarrollo: Las obligaciones en la determinación de los puestos que deben llevar Equipo de Protección Individual, queda reflejada a través de la Evaluación de Riesgos y el proceso posterior de elección de entre los equipos de protección que mejor se adapten a las necesidades detectadas en la evaluación. La selección del equipo a utilizar entre los propuestos debe contar con la participación de los trabajadores. Este proceso de selección de EPI es un factor de suma importancia, dadas las molestias que puede suponer llevar un equipo que no se adapte a las características del trabajador durante toda su jornada laboral, pudiendo provocar por este hecho que se dejen de utilizar los Equipos de Protección. La formación para concienciar de su uso es vital, aunque se debe tener en cuenta que un incumplimiento reiterado de su uso puede desencadenar en un sanción. La valoración de la gravedad de las consecuencias por no utilizar un EPI también fijarán las acciones a tomar, como por ejemplo el incumplimiento de llevar un Arnés o unos Protectores Auditivos.  Registros Asociados: RG-06-07-01 “Equipos de Protección Individual”. Listado de los equipos de protección a utilizar en función del puesto de trabajo y/o la tarea a desarrollar. RG-06-07-02 “Control de Entrega de Equipos de Protección Individual”. Lista de Control de los equipos entregados a los trabajadores, con la firma de recepción del equipo por parte del trabajador (sobre todo para los equipos de más valor) y comprobación que toda la formación e información necesaria se le ha entregado y ha sido entendida. RG-06-07-03 “Control de Uso de Equipos de Protección Individual”. Control que se realizará por los Responsables de Departamentos, Encargados o cualquier persona con responsabilidad en la prevención, de manera rutinaria u ocasional, para comprobar que se utilizan los equipos de protección que la empresa ha puesto a disposición de los trabajadores. Se anotarán los incumplimientos de uso detectados y las personas que no cumplen con esta obligación. Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 123 ENTREGA DE EQUIPOS DE PROTECCIÓN INDIVIDUAL TRABAJADORESRESPONSABLE DE COMPRAS SALIDA RESPONSABLE DEL S.G.I. S.P.A.ENTRADAS Obligación de Uso de EPI En MASTER S.A. Consulta y Elección de E.P.I.por trabajadores Entrega de EPI realizada Definir y comunicar en que puestos de trabajo deben utilizar E.P.I. tipo, características y diferentes referencias Realizar listado por puestos de trabajo y tareas con los E.P.I. a emplear, documentarlo en RG-06-07-01 “Equipos de Protección Individual”. Definir necesidades de los distintos tipos y referencias de EPIs a comprar. Analizar necesidades especiales de trabajadores . Comprar EPI según referencias indicadas Entregar EPI, manual y documentación a Trabajadores Firmar hoja RG-06-07-02 “Control de Entrega” Informar y formar en el uso de los E.P.I. Llevar Control de EPIs entregados en RG -06-07-02 “Control de Entrega” 1 Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 124 CONTROL DE EQUIPOS DE PROTECCIÓN INDIVIDUAL RR.HH SALIDA RESPONSABLES DE DEPARTAMENTO RESPONSABLE DEL S.G.I. S.P.A.ENTRADAS Realizar controles rutinarios de Uso de EPI. Registrar en RG-06-07-03 Control de uso De EPI En MASTER S.A. Analizar datos ¿Poco uso Generalizado ? Consultar Trabajadores ¿Necesidad de cambio? 1 Realizar campaña de concienciación para uso de E .P.I. ¿Problema individual para su uso 1 Realizar controles rutinarios de Uso de EPI. Registrar en RG-06-07-03 Recordar Obligatoriedad de Uso, Formar e Informar. ¿Incumplimiento Reiterado de Uso de EPI? Apercibir de sanción Actuar según Ley PRL 31/95 art. 29 y LET art. 58.1 ¿Uso de EPI? Velo de uso de EPI Efectuado Sanción por falta de uso de EPI efectuada SI NO NO SI SI NO SI NO SI NO GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 125 PG 06-08 “Control de Equipos de Seguimiento y Medición”.  Objetivo: Establecer el procedimiento para el control de los equipos de seguimiento y medición en la empresa MASTER S.A.  Alcance: Cualquier equipo necesario para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados  Desarrollo: Los elementos de medición, que nos darán un valor concreto, o los de seguimiento que no nos darán un valor medible pero si el estado de un proceso, van a ser determinantes a la hora de tomar una decisión e influirán notablemente en el sistema de gestión. No realizar una calibración o seguimiento de estos dispositivos de manera programada y rigurosa, puede plantear riesgos para la calidad del producto, el medio ambiente y la seguridad y salud de los trabajadores por la posible toma de decisiones erróneas. Si en la revisión o calibración de estos dispositivos se determinase que su estado no era correcto, deberán abrirse una No Conformidad y revisar los elementos que hayan podido ser validados de manera incorrecta tomando las acciones necesarias que acoten el problema y lo corrijan. Para realizar una revisión se debe disponer de un método y de un patrón comparativo que nos permita verificar si la desviación es tolerable por nuestro sistema. Las calibraciones suelen ser procesos externos realizados por empresas acreditadas para esta labor por ENAC (Entidad nacional para la acreditación) que fue designada por el Real Decreto 1715/2010 como organismo nacional de acreditación de acuerdo con lo establecido en el Reglamento (CE) nº 765/2008 del Parlamento Europeo.  Registros Asociados: RG-06-08-01 “Listado de Equipos de Seguimiento y Medición” Lista con los equipos que la empresa dispone para realizar tareas de medición y las fechas en las que debe realiza una calibración interna o externa si no se disponen de medios para realizar esta labor. En este listado también se deben indicar las fechas para realizar tareas de revisión de los equipos de manera programada. RG-06-08-02 “Ficha de Seguimiento y Medición de Equipo”. Cada equipo deberá contar con una ficha en la que se registren todas las características del equipo, maraca modelo, instrucciones, resultados de las calibraciones, certificado expedido por la empresa que realiza la calibración exterior, numero de certificado, procedimientos para su revisión o calibración, mantenimiento, calibraciones efectuadas y su fecha, próximas calibraciones y resultado de las revisiones y calibraciones. RG-06-08-03 “Identificación de Equipos de Seguimiento y Medición”. Una vez que el equipo se haya calibrado debe ser identificado con un etiqueta con el código del equipo el nº de certificado expedido en la calibración, la fecha de calibración y cuando debe ser calibrado de nuevo, para que las personas que lo vayan a utilizar sepan que reúne la fiabilidad necesaria para su uso. Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 126 CONTROL DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN SALIDA RESPONSABLE DEL S.G.I. DEPARTAMENTOSENTRADAS Control de Equipos Equipos Controlado Realizar/Actualizar un listado con todos los equipos de seguimiento y medición existentes en MASTER S.A. Establecer fechas necesarias para la Calibración de los equipos . Documentar en RG-06-08-01 “Listado de Equipos de Seguimiento y Medición” Generar una ficha para cada equipo que requiera Calibración. Anotar en RG-06-08-02 “Ficha de Seguimiento y Medición de Equipo” . Calibración Interna según instrucciones de fabricante . Calibración Externa. Archivar Certificado. ¿Detectada una Desviación mayor que la Permitida? Etiquetar Equipo Según, RG-06-08-03 “Identificación de Equipos de Seguimiento y Medición”. Actualizar RG-06-08-02 “Ficha de Seguimiento y Medición de Equipo” . ¿Se puede Calibrar internamente ? Inmovilizar equipo Abrir parte de No Conformidad según Procedimiento PG -08-07 Revisar Equipo. Hacer comprobaciones ¿Datos Incoherentes? ¿Necesita Calibración SI NO NO NO NO SI SI SI GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 127 PG-07    P ROCEDIMIENTOS PARA LA R EALIZACIÓN DEL P RODUCTO PG 07-01 “Planificación, Realización y Validación de la Producción”.  Objetivo: Establecer el procedimiento para la Planificación, Realización y Validación de la producción en la empresa MASTER S.A.  Alcance: Todos los elementos que intervienen en el proceso de Producción.  Desarrollo: En el proceso de fabricación, previamente a su comienzo se deben haber previsto todos los aspectos que puedan llevarnos a una desviación de los requisitos que recoge el Sistema de Gestión. La Orden de Fabricación debe contener toda la información necesaria para la elaboración del producto según los requisitos, cumpliendo con los procedimientos e instrucciones fijados para que este se elabore con la calidad, seguridad y respeto al medio ambiente de manera coordinada. Es necesario un proceso de validación, previa al comienzo del proceso, un control durante su realización y una validación final. Si el producto final elaborado o en el proceso que se ha realizado para su fabricación no se cumple con los requisitos establecidos se debe abrir un parte de no conformidad y esperar a que el producto se valide y/o proponer una mejora para que sea tenida en cuenta en la próxima producción.  Registros Asociados: RG-07-01-01 “Informe de Previsión de Ventas” Informa realizado por el Departamento Comercial y la Dirección en el que se fija la previsión de Ventas para los próximos meses con la información del año anterior y las nuevas perspectivas. RG-07-01-02 “Plan de Producción”. Plan elaborado por el Responsable de Planificación y los distintos responsables de departamentos en base a las perspectivas de ventas, comparando los recursos actuales con los que se precisaran para cumplir con la previsión de ventas. RG-07-02-03 “Orden de Fabricación”. Documento en el que se recogen todos los elementos que se deben tener en cuenta a la hora de realizar la producción. Este documento recogerá: - Datos, Requisitos, Procedimientos e Instrucciones sobre el producto a fabricar. - Operarios y horas de trabajo previstas. - Maquinas a emplear. - Controles y Registros a efectuar durante la producción. - Riesgos de la tarea. - Equipos de Protección a emplear. - Recursos Preventivos y procedimientos de coordinación si fuesen necesarios. - Residuos que genera y donde se deben depositar. - Cono Identificar el producto fabricado. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 134 PG 07-03 “Diseño y Desarrollo de Nuevos Productos”.  Objetivo: Establecer el procedimiento para el Diseño y Desarrollo de nuevos productos en la empresa MASTER S.A.  Alcance: Todas los Departamentos y Actividades involucrados en la Planificación, Diseño y Desarrollo de nuevos productos.  Desarrollo: Las Etapas, Medios y Responsabilidades para el Diseño y Desarrollo de un producto se deberán definir antes de la puesta en marcha del Proceso de Diseño y Desarrollo, mediante un Plan. Posteriormente se deben fijar los requisitos que debe cumplir en producto que se va a desarrollar y hacer revisiones periódicas para controlar su correcto desarrollo y que acciones se han llevado a cabo para solventar las dificultades que han ido apareciendo. Una vez elaborado el nuevo producto se deberá someter a un chequeo para comprobar que cumple con los requisitos inicialmente fijados. Se deberán documentar todos los datos necesarios del nuevo producto, tanto para su fabricación en serie, como para su correcto uso. La validación final deberá contar con la confirmación por parte de los clientes y/o usuarios de que el producto responde a sus necesidades, antes de que este sea comercializado. El Diseño y Desarrollo de un nuevo producto puede precisar de una nueva identificación de Riesgos u una posterior evaluación, siendo en esta fase donde se puede realizar una tarea preventiva de la empresa antes de llevar el producto a la práctica.  Registros Asociados: RG-07-03-01 “Plan de Diseño y Desarrollo de Nuevos Productos” Donde se recogen las Etapas de necesarias para llevar a cabo el Diseño y Desarrollo de un Nuevo Producto, los responsables del Diseño y Desarrollo y las comunicaciones que debe haber entre las personas que realicen el Diseño y Desarrollo del Nuevo Producto. RG-07-03-02 “Especificaciones Iniciales de Producto” Se recogerán que requisitos debe cumplir el producto tanto legales, como de otro tipo en base a las necesidades del cliente, antiguos diseños, propuestas sugerencias y necesidades del mercado. RG-07-03-03 “Registro de las Revisiones”. Documento en el que se registran las revisiones periódicas que se efectúan durante el desarrollo del producto para conocer si es posible su ejecución, que dificultades que se han ido encontrado en el proceso y como se han ido solucionando. RG-07-03-04 “Verificación del Diseño” Chequeo que se realiza del Producto de Prueba o Prototipo desarrollado para saber si se cumple con lo especificado inicialmente. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 135 RG-07-03-05 “Especificaciones Finales de Producto”. Registro en el que se muestran los resultados obtenidos, las características del nuevo producto desarrollado, instrucciones de la forma correcta y segura con que se debe usar, constatación de que cumple con los requisitos inicialmente fijados y que procesos se deben realizar para su elaboración. RG-07-03-06 “Validación del Nuevo Producto” Chequeo final previo a la producción en serie y a la comercialización del producto, en el que se comprobará si realmente cumple con las expectativas para las que había sido desarrollado y/o las del cliente. Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 136 DISEÑO Y DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS SALIDA RESPONSABLES DE LOS DEPARTAMENTOS IMPLICADOS DIRECCIÓNOFICINA TÉCNICAENTRADAS Plan de Diseño y Desarrollo Aprobado Diseño y Desarrollo de Nuevo Producto Efectuado Necesidad de un Plan de Diseño Y Desarrollo de Nuevos Productos Estudiar, Analizar las Etapas necesarias del Diseño y Desarrollo, sus características y la comunicación entre los Responsables de cada Etapa. Elaborar/Modificar “Plan de Diseño y Desarrollo de Nuevos Productos” RG-07-03-01 ¿Plan Viable? Revisar Plan, Definir Responsabilidades para el Diseño y Desarrollo de Nuevos Productos Aprobar Plan RG-07-03-01 Discutir Mejoras, plantear modificaciones en el Plan Diseño y Desarrollo de un Nuevo Producto en base a: Requisitos del Cliente y otros Requisitos las Tendencias del mercado, las Propuestas y Sugerencias , Diseños Anteriores. Elaborar/Modificar RG-07-03-02 “Especificaciones Iniciales de Nuevo Producto” Analizar Viabilidad de cumplir con las Especificaciones del Nuevo Producto. ¿Diseño y Desarrollo de Producto Viable ? Realizar Producto de Prueba Realizar Revisiones Periódicas, Proponer Soluciones a Problemas de Ejecución . Registrar Revisiones en RG-07-03-03 “Registro de las Revisiones”. Verificar Producto de Prueba Realizado. Registrar chequeo de Verificación en RG-07-03-04 “Verificación de Diseño” ¿Producto Cumple con requisitos iniciales? Registrar resultado del diseño y desarrollo en RG-07-03-05 “Especificaciones Finales de Producto”. Analizar si el producto resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto . Consultar a Departamento Comercial, enviar muestras a clientes. ¿Producto Valido? Validar producto en RG-07-03-06 “Validación del Nuevo Producto” Inviabilidad de Diseñar y Desarrollar un Nuevo Producto. NO SI SI NO SINO SI NO GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 137 PG 07-04 “Compras y Control de Materiales”.  Objetivo: Establecer el procedimiento para la adquisición de productos o la contratación de servicios en la empresa MASTER S.A.  Alcance: Todos los proveedores o empresas subcontratadas para prestación de servicios.  Desarrollo: La realización de las compras o la contratación de un servicio, requieren un proceso de selección y evaluación de proveedores inicial en base a las necesidades de la empresa. Dicha evaluación buscará seleccionar al proveedor que mejor cumpla con los requisitos fijados para el producto a suministrar o el servicio a prestar, por lo que se realizara una Valoración lo más objetiva posible para elegir al proveedor. Esta valoración debe continuar en periodos de tiempo fijados por la organización para valorar el servicio o producto prestado o ante el posible cambio de sus características. La adquisición de un nuevo producto o servicio, puede requerir una homologación tanto de dicho producto o servicio y del proveedor que lo vaya a suministrar. El alta de un producto o un servicio en el sistema se asociara con los requisitos que se deben cumplir para que este sea válido para nuestro sistema de gestión, por medio de una fichas que permitan transmitir esta información tanto al proveedor como a las personas que deban realizar el chequeo. El pedido de compra será el documento que sirva para hacer llegar esta información. En la compra de elementos relativos a la Seguridad y Salud en el Trabajo y tal como indica la Ley 31/95 de PRL en su Artículo 41, existe una obligación por parte de los fabricantes, importadores y suministradores en proporcionar a los empresarios, y éstos recabar de aquéllos, la información comprensible necesaria para que la utilización y manipulación de la maquinaria, equipos, productos, materias primas y útiles de trabajo se produzca sin riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores, así como para que los empresarios puedan cumplir con sus obligaciones de información respecto de los trabajadores: o Para maquinaria, equipos, productos y útiles de trabajo para asegurar que éstos no constituyan una fuente de peligro para el trabajador, siempre que sean instalados y utilizados en las condiciones, forma y para los fines recomendados por ellos. o Para productos y sustancias químicas de utilización en el trabajo están obligados a envasar y etiquetar los mismos de forma que se permita su conservación y manipulación en condiciones de seguridad y se identifique claramente su contenido y los riesgos para la seguridad o la salud de los trabajadores que su almacenamiento o utilización comporten. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 138 En ambos casos deben suministrar la información que indique la forma correcta de utilización por los trabajadores, las medidas preventivas adicionales que deban tomarse y los riesgos laborales que conlleven tanto su uso normal, como su manipulación o empleo inadecuado. La empresa debe exigir a sus suministradores que cumplan la normativa de seguridad para la comercialización de sus respectivos productos, así como la información de los riesgos laborales y las medidas preventivas que conlleva su utilización. La información que solicitaremos en la compra y que deberemos revisar en su llegada es: Máquinas: o Fabricadas antes del año 1.995: Deberán tener un Informe realizado por un Técnico competente en el que nos certifique que cumple con el Anexo I del RD 1.215/97, solicitaremos además un Manual de Instrucciones y una ficha de Riesgos en Castellano. o Fabricada con Posterioridad al 1 de enero de 1.995: Solicitaremos que posea una Declaración CE de Conformidad un manual de Instrucciones Original y su traducción al español y que tenga un marcado CE. En estos casos si la maquina se fabricó después del 1 de enero del 95 y antes del 29/12/2009 deberá cumplir con el los RD 1435/92,56/95 y 1215/97. Si la maquinas se fabricó después del 29/12/2009 con los RD 1664/08 y 1215/97. Productos Químicos: Su etiquetado de deberá cumplir el Reglamento CLP 1272/2008 si son sustancias, en el caso de ser preparados podrá regir todavía el RD 255/2003 hasta el 1 de Junio de 2015. Los productos químicos deberán tener una ficha de seguridad. En el caso de ser una sustancia hasta el 1 de Junio de 2.015 deberá contemplar la Normativa REACH y el RD 363/1995. Para Mezclas la Ficha de seguridad deberá estar elaborada en base al RD 255/2003, siendo opcional que se clasifique de acuerdo al Reglamento REACH. A partir del 1 de Junio de 2.015 tanto para Mezclas como para preparados deberá tener el formato indicado por el reglamento REACH. La Ficha de seguridad deberá contener: - Identificación de la sustancia o preparado y de la sociedad o empresa. - Identificación de Peligros. - Composición/Información sobre los componentes. - Primeros Auxilios. - Medidas de Lucha Contra incendio. - Medidas en Caso de Libración Accidental. - Manipulación y Almacenamiento. - Control de Exposición/Protección Individual. - Propiedades Físicas y Químicas. - Estabilidad y Reactividad. - Información Toxicológica. - Información Ecológica. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 139 - Consideraciones sobre Eliminación. - Información sobre el Transporte. - Información Reglamentaria Equipos de Protección Individual En cuanto a los equipos de protección de los trabajadores, los fabricantes, importadores y suministradores de estos elementos para la protección de los trabajadores están obligados a asegurar la efectividad de los mismos, siempre que sean instalados y usados en las condiciones y de la forma recomendada por ellos. A tal efecto, deberán suministrar la información que indique el tipo de riesgo al que van dirigidos, el nivel de protección frente al mismo y la forma correcta de su uso y mantenimiento. Deberán cumplir el Real Decreto 1407/1992, sobre comercialización de equipos de protección individual. Deberá tener el marcado CE y un folleto informativo con la siguiente información según proceda: - Nombre y la dirección del fabricante o de su mandatario en la Comunidad Económica Europea - Instrucciones de almacenamiento, uso, limpieza, mantenimiento, revisión y desinfección. Los productos de limpieza, mantenimiento, desinfección aconsejados por el fabricante no deberán tener, en sus condiciones de utilización, ningún efecto nocivo ni en los Equipos de Protección, ni en el usuario. - Rendimientos alcanzados en los exámenes técnicos dirigidos la verificación de los grados o clases de protección de los Equipos de Protección - Accesorios que se puedan utilizar y características de la pieza de repuesto adecuada. - Clases de protección adecuadas a los diferentes niveles de riesgo y límites de uso correspondientes. - Fecha plazo de caducidad o de alguno de sus componentes. - Tipo de embalaje adecuado para transportarlos. - Explicación de las marcas si las hubiera. - En su caso las referencias de las disposiciones aplicadas. - Nombre, dirección y número de identificación de los organismos de control notificados que intervienen en la fase de diseño del Equipos de Protección Individual. El incumplimiento de los requisitos fijados para el proveedor, provocará si procede la apertura de una conformidad y que en la valoración posterior estos detalles sean tenidos en cuenta. La Revisión de la mercancía pude provocar la inmovilización de la misma hasta que sea revisada y aceptada, pudiéndose proceder a su Devolución. Contratación de la Actividad Preventiva con un S.P.A. Para la contratación de la actividad preventiva de la organización con un S.P.A. se requiere el cumplimiento de unos requisitos. Por parte de la Organización debe cumplir el artículo 16 del RSP 39/97 y por parte del Servicio de Prevención Ajeno deben cumplir los artículos 17, 18, 19 20 y 21. La gran parte de las Pymes dadas sus características, no disponen de S.P.P. y tienen contratada alguna o todas las especialidades con un S.P.A. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 140  Registros Asociados: RG-07-04-01 “Solicitud de Presupuesto” Documento en el que se especifican los requisitos que debe cumplir el producto o servicio solicitado y mediante el cual se pide a proveedor una valoración económica del mismo. RG-07-04-02 “Pedido de Compra” Documento de solicitud de prestación de servicio o de suministro de producto en base a los requisitos fijados en la solicitud de compra y que deberán de nuevo ser recogidos en este documento. La información no solo servirá para el proveedor, también para que se pueda comprobar por el personal de la empresa a la llegada del material que se cumplen los requisitos fijados. RG-07-04-03 “Informe Comparativo de Ofertas” Recopilación de las Ofertas de las ofertas realizados por los proveedores que incluirá la valoración que se ha realizado de cada uno de ellos en base a una valoración objetiva y que servirá para la adjudicación final de proveedor. RG-07-04-04 “Ficha de Producto” Recogerá las características de cada producto y los requisitos que debe cumplir. RG-07-04-05 “Ficha de Proveedor” Cada proveedor dispondrá de una ficha en la que se recogerán sus datos, los servicios que presta, las incidencias ocurridas durante la prestación del servicio o el producto, los requisitos que debe cumplir y las posibilidades de coordinación RG-07-04-06 “Valoración de Proveedor” Lista de Chequeo para realizar una valoración del servicio prestado o a prestar por el proveedor. RESPONSABLE S.G.I. Canaliza la colaboración de manera proactiva con el S.P.A. Revisa la prestación de servicio . S.P.A. Presta Servicio según lo estipulado por Ley. Colabora con la empresa en función de sus necesidades y demandas . DIRECCIÓN Concertar por escrito la prestación. DIRECCIÓN Decisión de concertar la prevención con un S.P.A. ORGANIZACIÓN Cumplimiento de Requisitos para poder concertar la prevnción con un S.P.A. DIRECCIÓN Consulta con carácter previo a los Repesentantes de los Trabajadores de su decisión. Proceso de la concertación de la Prevención con un S.P.A. GUÍA PARA LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 141 RG-07-04-07 “Albarán de Salida” Documento para recoger la salida de un producto del almacén y la baja del mismo, también puede recoger instrucciones adicionales para el tratamiento posterior de la mercancía. Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 142 PROCESO DE COMPRAS SALIDADIRECCIÓNRESPONSABLE DE S.G.I.OFICINA TÉCNICADEPARTAMENTO DE COMPRAS DEPARTAMENTO SOLICITANTE ENTRADAS Pedido de Compra de Producto o de Contratación de Servicio Realizada Compra/ Contratación de Servicio Desestimada¿Proveedor/Producto Homologado? ¿Necesita Vbo. de Dirección? Estudiar Proveedores para Solicitud de Presupuesto ¿Compra/Contratación Necesaria? Estudiar Conveniencia de Efectuar la Inversión Compra, Contratación Necesidad de Comprar un Producto, Contratar un Servicio Establecer Requisitos y Pruebas para la Homologación del Proveedor y /o el Producto. Realizar Pruebas. Analizar Resultados. ¿Homologación Satisfactoria? Solicitar Ofertas a Proveedores RG-07-04-01 “Solicitud de Presupuesto” Recopilar Ofertas – Comparar Ofertas . Analizar Evaluación de Proveedor . Realizar RG-07-04-03 “Informe Comparativo de Ofertas” ¿Precisa Revisión. de Dirección? Estudiar/Informe Comparativo de Ofertas Decidir Mejor Oferta. Completar RG-07-04-02 “Pedido de Compra” con Información Adicional, Enviar Pedido. Dar de Alta a Proveedor en RG-07-04-05 “Ficha de Proveedor” Dar de Alta a Producto en RG-07-04-04 “Ficha de Producto” Completar Campos de “Ficha de Producto” y “Ficha de Proveedor” con Requisitos de Calidad, Seguridad, MedioAmbientales , de Responsabilidad Social y Otros Requisitos. Revisar, Modificar y Validar “Ficha de Producto” y “Ficha de Proveedor” 1 SI NO SI SI SI NO NO NO SI NO Master en Prevención de Riesgos Laborales - Trabajo Final Página 143 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DEPARTAMENTO IMPLICADO SALIDARESPONSABLE DE S.G.I.DEPARTAMENTO DE COMPRASENTRADAS Evaluación de Proveedores Proveedor Evaluado ó Reevaluado 1 Fijar Criterios de Valoración de Proveedor elaborar RG -07-04-06 “Valoración de Proveedor” SOLICITAR A PROVEEDOR DATOS SOBRE: •Certificaciones en Sistemas de Gestión de Calidad , Seguridad y Salud en el Trabajo , Medio Ambiente Responsabilidad Social u otros de los que disponga . •Medios Técnicos de los que Dispone : Maquinaria e Instalaciones . •Medios Humanos : Cualificación, Formación y Experiencia. •Capacidad Nominal de Entrega de Producto /Servicio. •Capacidad de Repuesta ante Emergencias o Imprevistos : Medios Alternativos, Capacidad Productiva/Servicio ante Aumento de Demanda, Reposición por Rechazo de Producto /Servicio No Conforme. •Certificaciones de Cumplimiento de Normas UNE , Productos/ Servicios Homologados. Evaluar la Prestación de Servicio/Producto Efectuada hasta el momento sobre: •Calidad. •Precio. •Atención. •Flexibilidad •No Conformidades y Gravedad de las mismas . •Resolución de Problemas •Cumplimiento de Plazos de Entrega Asociar Datos de “ Valoración de Proveedor” con “Ficha de Proveedor” Documentar Evaluación en RG-0704-06 “Valoración de Proveedor” ¿Periodo para Próxima Evaluación Concluido? ¿Modificación de Datos de Proveedor? SI NO SI NO