Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació

Treball de Fi de Màster Màster Universitari en Enginyeria Industrial Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació MEMÒRIA Autor: Rubén Mormeneo Carvajal Director: Ramon Salvador Vallès Convocatòria: Q2 2019-2020 Escola Tècnica Superior d’Enginyeria Industrial de Barcelona Pàg. 2 Memòria Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 3 Resum Els empleats d’un departament de prefabricació de Data Centers (armaris transportables que contenen servidors) omplen els registres d’hores treballades en fulls d'Excel excessivament grans, cosa que consumeix molt de temps tant en el moment d’introduir les hores com en el moment de llegir-les i interpretar-les. En aquest treball s’explica la implementació d’una eina basada en tecnologies de la informació que permet l'entrada d'hores de forma àgil i eficient i que facilita la posterior lectura. El projecte inclou l’anàlisi de les necessitats dels equips, la selecció de l’eina informàtica, la implementació d’aquesta en el departament i el manteniment un cop implementada. Donat que els problemes principals del sistema són una quantitat de files i columnes excessiva en els Excels, diferències entre documents i nomenclatures en els equips i la baixa seguretat de les dades, els requeriments per a la nova eina són una facilitació en la introducció i lectura d’hores treballades, homogeneïtat en el mètode d’introducció d’hores i nomenclatures i una major seguretat i robustesa. Per a la introducció d’hores dels empleats s’han fet servir Dovico (software especialitzat en el seguiment d’hores treballades i costos), i per a la posterior lectura es fa servir Tableau Server (software especialitzat en el tractament i visualització de dades en forma de taules i gràfics), que importa les dades de Dovico i les mostra en forma de gràfics i filtres interactius. La implementació de l’eina s’ha realitzat estructurant Dovico de forma que encaixi el màxim possible amb el funcionament del departament. Un cop estructurat, s’han realitzat trainings als diversos equips seguint una planificació per a que tothom aprengués a fer servir Dovico, i en alguns equips posteriorment Tableau. S’ha trigat uns 9 mesos en completar la implementació de l’eina. El manteniment de d’aquesta un cop implementada consisteix bàsicament en generar nous projectes del departament i tancar els antics, generar els nous usuaris que es contracten i desactivar aquells que marxen, i resoldre problemes i dubtes que puguin sorgir als empleats i managers durant l’ús de l’eina. Aquesta eina que combina Dovico amb Tableau ha complert tots els requisits especificats i ha donat bons resultats en el departament i esdevé viable. Actualment s’està implementant en una altra entitat de la mateixa empresa, també en un departament de prefabricació. Pàg. 4 Memòria Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 5 Sumari RESUM ______________________________________________________ 3 SUMARI _____________________________________________________ 5 1. GLOSSARI _______________________________________________ 7 2. PREFACI ________________________________________________ 11 2.1. Origen del projecte ....................................................................................... 11 2.2. Motivació ...................................................................................................... 11 3. INTRODUCCIÓ ___________________________________________ 13 3.1. Objectius del projecte ................................................................................... 13 3.2. Abast del projecte ......................................................................................... 13 4. ESTAT DE L’ART: SEGUIMENT EN DOCUMENTS D’EXCEL ______ 14 5. CERCA DE L’EINA ________________________________________ 16 5.1. Anàlisi de requeriments ................................................................................ 16 5.2. Possibles solucions ...................................................................................... 17 5.2.1. Reestructuració dels documents Excel ........................................................... 17 5.2.2. Software intern ................................................................................................ 18 5.2.3. Software extern ............................................................................................... 18 5.2.4. Taula comparativa .......................................................................................... 19 6. FUNCIONAMENT I ORGANITZACIÓ DE DOVICO _______________ 20 6.1. Per a usuaris ................................................................................................ 20 6.2. Per als managers ......................................................................................... 22 6.3. Per als administradors .................................................................................. 23 7. PROCÉS D’IMPLEMENTACIÓ ______________________________ 24 7.1. Estructuració de l’eina .................................................................................. 24 7.1.1. Arbre de projectes i tasques ............................................................................ 24 7.1.2. Grups d’usuaris i workflows d’aprovació d’hores ............................................. 26 7.2. Planificació i formació de managers i empleats ........................................... 27 8. MANTENIMENT DE L’EINA _________________________________ 29 9. VISUALITZACIÓ AMB TABLEAU ____________________________ 31 9.1. Per què Tableau? ......................................................................................... 31 9.2. Esquema d’alimentació dels dashboards ..................................................... 32 Pàg. 6 Memòria 9.3. Dashboards .................................................................................................. 33 10. DISSENY ________________________________________________ 36 10.1. Sistema d’informació .................................................................................... 36 10.1.1. Emmagatzemament d’informació..................................................................... 36 10.1.2. Entrada d’informació ........................................................................................ 37 10.1.3. Processament i sortida de la informació .......................................................... 38 10.2. Business Intelligence, Business Analytics ................................................... 38 11. VIABILITAT ECONÒMICA __________________________________ 40 11.1. Cost de les llicències.................................................................................... 40 11.2. Estalvi de temps ........................................................................................... 41 11.3. Comparativa ................................................................................................. 41 12. IMPACTE MEDIAMBIENTAL ________________________________ 44 CONCLUSIONS ______________________________________________ 45 Possibles millores .................................................................................................. 45 AGRAÏMENTS _______________________________________________ 47 BIBLIOGRAFIA_______________________________________________ 48 Referències bibliogràfiques ................................................................................... 48 Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 7 1. Glossari Alma: Software intern que permet realitzar previsions d’hores i introduir-ne les treballades. Business Analytics: Conjunt de metodologies i tecnologies que permeten crear visions futuribles analitzant dades amb models predictius, amb l’objectiu de prendre decisions i estratègies. Business Intelligence: Conjunt de metodologies i tecnologies que permeten organitzar dades desestructurades per a que puguin ser treballades i analitzades, amb l’objectiu de corregir errors operatius. Clockify: Software especialitzat en el seguiment d’hores treballades. Clau primària: Conjunt d’atributs necessaris per identificar de forma unívoca les tuples d’una relació. Dashboard: Report interactiu de Tableau amb taules, gràfics i filtres. Pot ser publicat en un servidor per a ser consultat. Data Center: Armari transportable que conté servidors. Dovico: Software especialitzat en el seguiment d’hores treballades. Model relacional: Model que defineix les relacions com l’estructura per emmagatzemar dades. Project Manager: Persona que dirigeix el projecte. S’encarrega de planejar-ne l’execució i procurar que no es superin les quantitats pressupostades per aquest, entre d’altres funcions. Schneider Electric: empresa europea de tecnologia energètica, transformació digital i automatització. Tableau: Software especialitzat en el tractament i visualització de dades en forma de taules i gràfics. Tableau Server: Plataforma on es publiquen els dashboards creats en Tableau local. Toggl: Software especialitzat en el seguiment d’hores treballades. TrackingTime: Software especialitzat en el seguiment d’hores treballades i costos. Training: Formació d’un treballador, en aquest cas una sessió per a aprendre a fer servir Pág. 8 Memoria una eina. Workflows d’aprovació d’hores: Funció que permet als managers la revisió, aprovació, rebuig i modificació d’hores registrades pels seus empleats. Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 9 Pág. 16 Memoria 5. Cerca de l’eina 5.1. Anàlisi de requeriments Sent conscients de les problemàtiques esmentades en el punt 4 Estat de l’art: seguiment en documents d’Excel l’empresa va encarregar la tasca de trobar una solució basada en tecnologies de la informació que permetés resoldre-les i, de poder ser, que aportés noves funcionalitats que incrementessin l’eficiència a l’hora de registrar o de fer una lectura de les hores treballades. Els dos primers requeriments s’enfoquen sobretot en aconseguir una major facilitat en l’ús de l’eina i un estalvi de temps en aquesta tasca. Apel·lant a la primera problemàtica (la quantitat excessiva de files i columnes en els documents), es demana que l’eina en qüestió permetés la introducció d’hores per part dels empleats i la seva lectura per part de Project Managers i equip de finances sense haver de consumir un temps excessiu buscant els projectes i tasques pertinents, tal i com ocorria amb els documents Excel. A més, l’eina ha de permetre obtenir reports amb sumaris o taules dinàmiques que permetin filtrar resultats i quantitats totals d’hores per categories, com ara per projecte, per tasca, i per empleat entre d’altres per a facilitar-ne encara més la lectura i interpretació. La segona problemàtica (diferència de documents entre equips) va fer que un altre dels requeriments fos la uniformitat en tots els equips respecte la introducció d’hores. Tant el mètode com l’emmagatzemament de dades de l’eina informàtica que substituís als documents d’Excel havia de ser igual per a tothom, ja que en cas contrari podria dificultar el creuament de dades entre equips. D’aconseguir-ho, l’estalvi de temps per part de l’equip de finances seria significatiu. La tercera qüestió (unificar nomenclatures) significa que algú ha de conèixer o decidir el nom que se li posa al projecte d’entre els molts que solen aparèixer, i aplicar-lo a l’eina. Això té una implicació molt important, i és que ha d’haver algú que coordini la generació de projectes en l’eina, o més convenientment que sigui aquesta mateixa persona qui els generi. No és possible que els managers hagin d’escriure els noms com venien fent amb els documents Excel, i encara menys els empleats. Respecte a la quarta problemàtica (la duplicació i moviment de documents) s’ha de procurar que l’eina de seguiment d’hores sigui el més segura possible, en el sentit de que no puguin haver modificacions o supressions de dades accidentals, duplicacions dels arxius o que el sistema deixi de funcionar per errors dels treballadors. Fonamentalment cal evitar una base de dades que estigui tan fragmentada com l’actual. Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 17 5.2. Possibles solucions 5.2.1. Reestructuració dels documents Excel Una opció, probablement la més econòmica, seria continuar fent servir l’Excel com a software per al seguiment d’hores però realitzant una reestructuració del model. És a dir, s’hauria d’homogeneïtzar els documents que han d’omplir els empleats per fer que tots fossin iguals. Un document mare com el de Commissioning (veure punt 4 Estat de l’art: seguiment en documents d’Excel) però vinculat a tots els equips podria absorbir les dades, tractar-les i presentar-les en forma de gràfics i taules dinàmiques per facilitar-ne la lectura, i proporcionar informació sobre els projectes als empleats per aconseguir uniformitat en la nomenclatura (Figura 1). Figura 1 : Flux d’informació entre l’Excel mare i el dels empleats. A curt termini no seria una mala solució, ja que es podria evitar l’excés de files amb filtres que busquessin projectes, tasques, i altres camps necessaris per a la introducció d’hores. Les columnes (que representarien les dates) serien una mica incòmodes perquè contindrien els dies del mes i per tant serien entre 28 i 31, però tampoc serien impeditives. El problema és el llarg termini, ja que els fulls (que contindrien els mesos) anirien incrementant cada cop més o en el seu defecte la quantitat de documents, ja que tots ells contindrien dades vitals i no es podrien eliminar mai. A més, seria bastant arriscat tenir una base de dades tan dispersa i fragmentada ja que si un sol document és mogut o eliminat podria perjudicar enormement al document mare, i cal tenir en compte que cada cop les vinculacions a nous documents anirien in crescendo amb el pas del temps i la contractació Pág. 18 Memoria de nous empleats. 5.2.2. Software intern Programar un software així des de zero implicaria la participació d’un equip informàtic i una inversió de temps i recursos inassolible per al departament, per tant aquesta opció va quedar descartada. Però si que es pot fer una ullada als softwares interns de què disposa l’empresa per saber si algun compleix amb les funcions i requisits demanats. En aquest cas, hi ha un software anomenat Alma que permet realitzar previsions d’hores i introduir-ne les treballades, realitzar reports i veure gràfics amb elles. Al ser un software propi de l’empresa, s’emmotlla bé al seu funcionament. Per exemple, a l’hora de generar un projecte ja existeixen unes tasques pre-definides, es sol·liciten camps que són necessaris per a la seva identificació (com el codi de projecte), els empleats són donats d’alta en l’aplicatiu a través de la base de dades de l’empresa, etcètera. Tot i així, malauradament aquesta opció també va haver de ser descartada. La raó és que l’eina estava clarament més orientada a la previsió d’hores que no pas al seu seguiment, fent que la introducció d’hores fos mensual i no pas diària. Això implicaria la necessitat d’una altra eina (probablement Excel, amb tots els inconvenients esmentats en el punt 5.2.1 Reestructuració dels documents Excel) per portar el recompte d’hores diari i després passartotes les dades a Alma. I a sobre, la impossibilitat de fer una lectura més enllà de la mensual per part de Project Managers i l’equip de finances. 5.2.3. Software extern La darrera opció és fer servir un software extern a l’empresa. Hi ha diversos softwares al mercat que permeten fer seguiment de les hores treballades, però el cert és que la selecció de quin es podria fer servir estava limitada en certa manera. Posant una mica de context, Schneider Electric és una multinacional amb diverses fàbriques i seus arreu del món. Amb l’objectiu d’evitar que hi hagi duplicitats en softwares per a realitzar una mateixa tasca, existeix una empresa intermediària que gestiona la compra i l’ús de softwares. El primer pas va ser consultar a aquesta empresa intermediària i a contactes d’altres entitats de Schneider sobre quin software feien servir per al seguiment d’hores. Tot i que encara estava en procés de ser donada d’alta en la base de dades de l’empresa intermediària, se’ns va informar de que diverses entitats asiàtiques i algunes europees utilitzen un programa anomenat Dovico [2], i que en general n’estaven molt satisfets. Tenint un punt de referència sobre el qual treballar vaig contactar amb Dovico, concretament amb la especialista de producte i implementació. Després de rebre informació sobre els preus de les llicències (detallats en el punt 11.1 Cost de les llicències), i una petita classe- Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 19 demostració sobre les prestacions i el funcionament de l’eina, Dovico aparentment complia totes les condicions requerides. El seu funcionament s’explica de forma detallada al punt 6 Funcionament i organització de Dovico. També es van mirar d’altres alternatives, com Clockify [3], TrackingTime [4] i Toggl [5]. La modalitat bàsica és gratuïta en ambdós casos, però per obtenir les prestacions necessàries per acomplir els requisits s’havia de pagar llicència igualment. Hi ha petites diferències entre softwares, com que Dovico té una estructura en arbre que permet trobar fàcilment projectes i tasques, els filtres dels reports de Clockify estan molt ben muntats i els calendaris de TrackingTime i Toggl són molt visuals. No obstant, tot i aquestes diferències el “core” i les funcionalitats dels softwares és molt similar, ja que la tasca que acompleixen és la mateixa: fer un seguiment les hores treballades. Així doncs, davant de varies opcions similars, es va triar la proposada per l’empresa intermediària i la resta d’entitats Schneider. El període de prova d’un mes de duració va resultar clau per conèixer Dovico a fons, per realitzar proves amb grups reduïts d’empleats, familiaritzar-se amb l’eina i en general confirmar que realment era l’eina requerida a prefabricació. 5.2.4. Taula comparativa A la Figura 2 es poden comparar les diferents opcions segons l’explicat en els punts 5.2.1, 5.2.2 i 5.2.3. Figura 2: Taula comparativa de softwares. Pág. 20 Memoria 6. Funcionament i organització de Dovico Una tasca bastant important va ser la realització de manuals en què s’explica de forma detallada com fer servir l’eina, no només a nivell tècnic sinó també amb anotacions i indicacions específiques per a l’ús que se li estava donant a l’empresa. En total en vaig fer tres manuals, ja que les funcions i permisos varien segons el tipus d’usuari que la fa servir. En vaig fer un per a usuaris (empleats), un per a managers i un per a administradors. L’objectiu d’aquests manuals és que a l’hora d’implementar Dovico els treballadors poguessin aprendre el ràpidament el funcionament de l’eina durant la implementació, i que noves incorporacions ho puguin fer en un futur. També serveixen a mode de consulta quan sorgeixen dubtes específics. En aquest apartat s’expliquen els punts més rellevants del funcionament de l’eina per poder conèixer la seva mecànica. 6.1. Per a usuaris Els treballadors són donats d’alta per un administrador, el qual genera l’usuari dins de l’eina i li assigna el correu electrònic d’empresa corresponent. D’aquesta forma el treballador rep una invitació per accedir a l’eina. Com es pot veure a la Figura 3, tres camps són requerits per a l’accés. El primer és Company, que usualment és el nom de l’empresa però no té per què ser així obligatòriament. Aquest camp fa referència a la base de dades on es registren les hores, sent possible per a una empresa tenir múltiples bases de dades independents entre elles. En aquest cas, la base de dades que es va sol·licitar era nova i només es va fer servir al departament de prefabricació (sent així independent de bases de dades d’altres entitats i equips de Schneider Electric). El segon camp és el correu electrònic d’empresa al qual es va rebre la invitació, i el tercer camp una contrasenya que tant pot ser triada per l’administrador com per l’usuari en el moment d’accedir-hi. Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 21 Figura 3 : Credencials de Dovico. A la pantalla principal els usuaris disposen d’un llistat amb els projectes als quals es poden assignar hores treballades, ordenats i classificats mitjançant una sèrie de desplegables (Figura 4). Cada projecte disposa de diverses tasques, i l’usuari ha de triar no només en quins projectes sinó també en quines d’aquestes tasques treballarà. Un cop seleccionades, les importa al seu calendari personal i ja estan llestes per a que s’hi puguin assignar hores. Figura 4 : Pantalla principal de Dovico. Pág. 22 Memoria Els usuaris tenen el deure de escriure a Dovico les hores treballades de forma diària al final de la jornada, abans de marxar a casa. Al final de la setmana, ha de registrar les hores que ha anat escrivint. En cas de no tenir accés a un ordinador, pot fer-ho a través de la App de Dovico o ha de comunicar-ho al manager corresponent. Si les seves hores són rebutjades, ha de corregir-les i introduir-les de nou quan abans millor (idealment la mateixa setmana o la següent, i sempre procurant que sigui abans de final de mes). 6.2. Per als managers De la mateixa forma que els usuaris, els managers també poden introduir hores a Dovico. Però aquests últims tenen la capacitat de veure, aprovar, rebutjar i modificar les hores registrades pels seus empleats (workflows d’aprovació d’hores). Quan un usuari registra les seves hores, aquestes apareixen amb un punt groc al costat esquerre (Figura 5). Això vol dir que el manager encara ha de revisar les hores. Un cop han estat aprovades, el punt esdevé verd. En cas de que les hores no quadrin el manager les pot rebutjar i indicar-ne la causa per escrit. Aquestes hores es veuran amb un punt vermell, és necessari que l’empleat les torni a escriure i registrar correctament, a més de parlar-ho amb el seu manager si s’escau. Figura 5 : Estat d’aprovació de les hores. Els managers també tenen accés als reports d’hores (Figura 6), en què es resumeixen les hores treballades segons uns camps o uns altres, depenent del que hagi triat l’administrador. El més freqüent és separar les hores segons projecte i tasca per conèixer-ne les hores dedicades, o segons l’empleat per assegurar-se que ha complit amb l’horari i que no ha oblidat introduir cap hora. Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 23 Figura 6 : Reports d’hores a Dovico. Així doncs, els managers a més d’escriure les hores diàriament i registrar-les setmanalment, i tenen el deure de revisar les hores introduïdes pels seus subordinats al menys un cop al mes. En cas de que hi hagi errors, hores que no quadren o hores pendents d’introduir per qualsevol dels seus empleats, ha d’assegurar-se de que són corregides i revisar-les de nou abans de final de mes de ser possible. 6.3. Per als administradors A més de poder introduir hores i aprovar-les, els administradors gestionen la donada d’alta de nous usuaris, la generació de nous projectes, i altres tasques de manteniment que s’expliquen al punt 8 Manteniment de l’eina. L’administrador també ha de vetllar pel correcte funcionament de l’eina en tot moment, corregir errors en les hores registrades si n’hi ha i comunicar-los a managers i empleats per a que no es tornin a produir. En el aquest cas, com que vaig ser el qui va implementar l’eina al departament, em va correspondre també l’estructuració inicial de l’eina, que inclou decidir quines tasques han de tenir els projectes, generar els grups de treballadors, crear camps personalitzats i d’altres preparatius, tots ells explicats detalladament al punt 7 Procés d’implementació. Pág. 24 Memoria 7. Procés d’implementació 7.1. Estructuració de l’eina Per tal d’obtenir reports amb una classificació adequada d’hores, és important estructurar correctament l’eina. Cal tenir en compte que Dovico és una eina “buida” en el sentit que permet introduir hores, però els projectes i tasques es poden definir lliurement per l’empresa amb l’objectiu de que hi pugui plasmar el seu propi funcionament. Van caldre diverses reunions per decidir com havia de funcionar Dovico dins del departament de prefabricació i crear-ne l’estructura, i tot i així durant la duració de les pràctiques a l’empresa vam acabar fent nombrosos canvis per adaptar-se el màxim possible a les seves necessitats. 7.1.1. Arbre de projectes i tasques Si bé interessa saber les hores totals que s’han dedicat a un projecte per poder compararles amb el que es tenia pressupostat, no és suficient per conèixer en detall a què han estat dedicades aquestes hores. Dins de prefabricació hi ha els equips de Commissioning, Project Managing, Engineering, Drafting i Specialists, i les hores pressupostades al client es separen en aquests mateixos camps. Així doncs es va decidir que les tasques dins de cada projecte serien aquestes. D’aquesta forma es pot comparar ràpidament equip per equip si els números quadren, i si no quadren n’hi ha prou amb parlar amb el manager corresponent per saber-ne la causa. Hi ha una altra línia de productes que no són projectes com a tal, els Micro Data Centers. En un principi es va generar un únic projecte dins de l’eina que englobava tots aquests productes, però al ser facturables era important controlar-ne les hores treballades com si realment fossin projectes. Així doncs, es va canviar la “borsa” de Micro Data Centers per projectes individuals. Ara bé, no totes les hores que treballen els empleats són dedicades a projectes facturables. També hi ha hores que es dediquen a projectes interns i millores del propi departament, vacances dels treballadors, aprenentatge de noves eines (com va ser el mateix Dovico), etcètera. Per tant, es va decidir que cada equip tindria un projecte no facturable dins de l’eina amb les tasques Internal Tasks, Training, Vacation, Travelling i Days Off (dies de compensació per haver treballat en caps de setmana fora d’horari). També hi ha un grup d’hores que no són internes, i que tot i ser dedicades a projectes no són facturables. Les hores de suport a ventes (Sales Support) són hores que dediquen Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 25 diferents equips a estudiar els requeriments del client, veure com es podria fabricar el seu producte i avaluar el preu que en resultaria. Si el client està interessat en la solució oferta es genera el projecte. Com que interessa conèixer quantes hores ha realitzat cada equip a suport a ventes (independentment de a quin projecte s’han dedicat), es va generar un projecte a Dovico amb la mateixa estructura que un projecte normal, però sent conscients de que aquestes hores no compten com a facturables. Dovico té la capacitat de classificar els projectes per clients, essent la jerarquia de l’arbre Clients>Projectes>Tasques. En un principi no es tenia planejat utilitzar el camp de clients, però amb l’aparició de tants projectes no facturables es va tornar necessari. Aquesta classificació va ser Customer Projects, Micro Data Centers, Internal, Sales Support, Other. Aquesta estructura va semblar ser suficient al principi, però poc a poc se n’hi van anar afegint nous camps segons les necessitats dels equips. Cal pensar que el control d’hores no només interessava finances, sinó també als propis equips que estaven introduint-les. Figura 7 : Arbre de projectes i tasques. Pág. 32 Memoria dades en brut en format d’Excel, i passant aquesta informació a un altre fitxer d’Excel amb gràfics i taules dinàmiques que permetessin ordenar camps i filtrar resultats. Però l’empresa té accés a Tableau [7], una eina especialitzada en la visualització de reports i que per aquest cas concret funciona molt millor que l’Excel. Tableau no té tan bona capacitat de creació de dades com l’Excel, però sí que permet extreure informació de varies bases de dades, convertir-la en camps i aplicar-hi pretractaments i càlculs. Un cop obtingudes les dades necessàries, es pot triar una gran varietat de gràfics intuïtius i senzills de construir, i amb aquests generar dashboards (reports de Tableau) personalitzats i interactius. Això permet filtrar resultats i analitzar dades d’una forma molt eficient [8]. A més, aquests dashboards poden ser publicats a un servidor per tal que qualsevol usuari amb els permisos adequats pugui accedir-hi amb un enllaç i interactuar amb ells. En aquest cas els interessats són els Project Managers, finances i també els propis managers, ja que és cert que aquests últims aproven les hores dels seus empleats (com s’explica al punt 6.2 Per als managers) però així poden tenir una visió més global de les hores treballades a l’equip en una sola pantalla i una major flexibilitat i rapidesa al cercar dades puntuals. 9.2. Esquema d’alimentació dels dashboards L’esquema que es segueix per a la consulta de dades és el de la Figura 10. Figura 10: Esquema d’alimentació dels dashboards. Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 33 Les dades de Dovico s’exporten en format Excel a una plataforma d’emmagatzematge d’arxius en el núvol, BOX [9]. Aquest té una funcionalitat similar al conegut Dropbox [10], però més orientat a empreses [11] i també forma part dels softwares a què l’empresa té accés. Un cop guardat, Tableau Server 5 pot accedir a aquest document Excel per alimentar el dashboard amb dades de Dovico. Els dashboards es creen inicialment en un fitxer de Tableau local, i l’accés a les bases de dades (en aquest cas el document Excel) també es defineix en local. Però un cop es publica el dashboard (amb un cop n’hi ha prou), les dades deixen d’alimentar el fitxer local i passen directament a alimentar el Server, que és la plataforma on es poden consultar els dashboards en línia (Figura 10). Com s’esmenta en el punt 8. Manteniment de l’eina, la descàrrega del document es va aconseguir automatitzar. Per tant, tot el procés d’actualització de dades de la Figura 10 és automàtic. Cada cert temps (en aquest cas un cop al dia) Dovico envia un correu a BOX amb les hores registrades en un arxiu adjunt, i BOX (que és capaç de llegir correus electrònics) substitueix l’arxiu antic pel nou. D’aquesta forma els dashboards s’actualitzen un cop al dia amb les noves dades, i a més es té la seguretat de que si pel motiu que sigui l’arxiu és mogut o eliminat, al dia següent tornarà a aparèixer un de nou al lloc on pertoca. 9.3. Dashboards L’arxiu adjunt de Dovico conté les dades en brut de forma que cada columna representa un camp (Client, Projecte, Empleat...) i cada filera un registre d’hores. Tableau, al funcionar per camps, interpreta aquestes dades i permet treballar amb elles movent aquests camps i transformant-los en files, columnes, rangs de colors, mida dels punts en un gràfic, filtres, i un llarg etcètera d’elements diferents que permeten customitzar les taules i gràfics que es volen veure en els dashboards. El primer dashboard va anar evolucionant fins arribar als que es poden veure en les figures Figura 11, Figura 12 i Figura 13. Inicialment el dashboard imitava una taula dinàmica d’Excel amb filtres desplegables, però era bastant poc pràctic perquè en cada desplegable s’havia de buscar o escriure la opció desitjada. En la versió actual, els camps més utilitzats no tenen desplegables sinó que apareixen directament en pantalla. A la Figura 11 si es fa clic sobre una o varies de les seves opcions, el dashboard sencer s’actualitza mostrant només les opcions corresponents a la triada en la resta de camps. Per exemple, si es clica un Project Manager (PM) llavors al camp Projects només es veuran els 5 Plataforma on es publiquen els dashboards creats en Tableau local. Pág. 34 Memoria projectes associats a aquell Project Manager, al camp Employees només els empleats que hi ha participat, tasques que s’hi ha realitzat, etc. I de forma inversa, si es clica un empleat llavors es veuran només els projectes i tasques en què aquest empleat ha participat. Es poden deixar clicats diferents camps i varies opcions al mateix temps per tal d’obtenir una selecció d’hores que es desitgin. Figura 11: Dashboard de projectes. En el segon dashboard (Figura 12) es mostren dos gràfics, el de dalt pel propi departament i el de baix per una altra entitat de l’empresa (a la qual també vam començar a implementar el conjunt Dovico + Tableau per al seguiment d’hores). Cada barra representa el 100% d’hores que es poden treballar, tenint en compte la quantitat d’empleats i el nombre de dies laborables d’aquell mes, i la línia vermella representa el nombre d’hores registrades aquell mes. D’aquesta forma, es pot comprovar si falten hores per introduir comparant les previstes amb les registrades. Per exemple, els primers mesos es pot observar que la línia creix perquè Dovico estava en procés d’implementació i no tots els equips estaven introduint hores, i en els últims decreix perquè hi ha treballadors que encara no han introduït totes les hores que toquen. Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 35 Figura 12: Dashboard de dedicació. El darrer dashboard (Figura 13) replica una de les funcionalitats de Dovico, el calendari d’hores. Aquest permet filtrar empleats i veure la quantitat d’hores que han introduït cada dia del mes, i així es pot saber a qui li falten hores per introduir quan en l’anterior dashboard no s’arriba al 100% que tocaria. Llavors, cal parlar amb aquest empleat per recordar-li que posi les hores que falten o, si no és el cas, parlar amb el manager per a que les aprovi. Figura 13: Dashboard de calendari. Pág. 36 Memoria 10. Disseny Dovico és un SGBD o Sistema de Gestió de Bases de Dades, és a dir un software que permet manipular (consultar, inserir, actualitzar i esborrar) bases de dades [6]. En aquest cas les dades d’interès són les hores treballades, però és important tenir un bon model relacional 6 per a conèixer informació sobre quan es van realitzar, quin empleat les va realitzar, a quina tasca de quin projecte es van dedicar, i d’altres dades que en donen un context significatiu. 10.1. Sistema d’informació 10.1.1. Emmagatzemament d’informació El model relacional organitza les dades d’una base de forma similar a taules connectades entre elles, tot i que realment no són taules sinó relacions. Cada relació té unes tuples que representarien fileres de la hipotètica taula, també té uns atributs que representarien les columnes. La majoria de SGBD actuals utilitzen aquest sistema per la seva simplicitat i flexibilitat [6]. Figura 14: Relacions i atributs de la base de dades. 6 Model que defineix les relacions com l’estructura per emmagatzemar dades. Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 37 Dovico té unes relacions i atributs predefinits, als quals en alguns casos permet afegir tuples i atributs a lliure elecció amb l’objectiu de que l’eina es pugui adaptar al funcionament de l’empresa. Aquestes relacions i atributs es poden veure a la Figura 14 (compte, les fileres no representen tuples en aquesta figura sinó els atributs) on només es mostren els que finalment s’han fet servir en l’eina (Dovico en té més). Evidentment ho fa amb una interficie amigable per a que hi pugui treballar qualsevol persona ja tingui coneixements de bases o no, com es pot veure a la Figura 15. Les dades són emmagatzemades en un servidor de Dovico. Figura 15: Interfície de Dovico per manipular tuples. 10.1.2. Entrada d’informació La introducció de dades és manual, ja que no s’hereten dades d’altres sistemes (com seria el cas de Tableau). Pel cas de grups, empleats, tasques, clients i projectes l’esquema a seguir per generar un nou tuple o actualitzar els atributs d’un ja existent és sempre el mateix, omplir els atributs o clau que es demanen. No tots són imprescindibles, però sí la clau Pág. 38 Memoria primària 7 com serien el nom, les tasques, els empleats i l’estat en el cas del projecte, o l’email en el cas dels empleats. Per poder emmagatzemar registres d’hores, la clau primària són el projecte i la tasca. L’empleat també ho és, però donat que normalment és la pròpia persona la que registra les seves hores aquest és omplert de forma automàtica. En casos específics que ho fa una altra persona (el manager o l’administrador) llavors també cal definir a quin empleat s’estan assignant hores. Per defecte, l’estat d’aprovació serà “pendent de revisió”, i aquest anirà canviant segons les accions del manager en el workflow d’aprovació. Al punt 6 Funcionament i organització de Dovico es pot veure com s’omplen les dades al fer servir el programa. 10.1.3. Processament i sortida de la informació Dovico realitza càlculs en dos casos: Per sumar les quantitats d’hores treballades en els calendaris i per a la sumarització de dades en reports. En el primer cas aquesta informació ajuda als managers a saber si la quantitat total d’hores treballades pels seus empleats diària i setmanalment és la correcta a l’hora d’aprovar o rebutjar les hores treballades en els workflows d’aprovació d’hores. En el segon cas, per a produir el report es fan consultes a la base de dades amb els camps desitjats i en l’ordre desitjat, i abans de mostrar-la per pantalla es sumen les xifres que tenen els mateixos atributs per a resumir les hores. També es poden generar camps calculats, en què l’usuari tria quines operacions vol fer amb altres camps existents (per exemple, dividir les hores facturables entre les totals per obtenir un rati de productivitat). A l’hora de fer la consulta també es poden aplicar filtres per agafar només aquelles dades que interessa visualitzar. Cal dir que de cara a transferir les dades de Dovico a Tableau es fa una consulta de totes les dades disponibles sense realitzar cap càlcul (dades en brut). Com que Tableau ja s’encarrega de tractar la informació i mostrar-la visualment, el millor que es pot fer és donar les dades sense cap alteració prèvia. 10.2. Business Intelligence, Business Analytics Per entendre millor el disseny que s’ha acabat adoptant, cal recordar quin és l’objectiu que hi ha al rerefons de l’eina. La primera percepció que pot venir al cap quan s’és usuari d’aquesta és que l’eina és un sistema de fitxatge en què s’escriuen les hores per a que els 7 Conjunt d’atributs necessaris per identificar de forma unívoca les tuples d’una relació. Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 39 managers puguin tenir controlats als seus empleats. Res més allunyat de la realitat. La idea al realitzar aquests registres és obtenir informació que encara sent desestructurada és molt valuosa. Concretament, per al cas del departament el més important és conèixer les hores dedicades als projectes i tasques per poder comparar-les amb les que s’han ofertat al client. I no només els projectes, sinó també segons els equips, els empleats, etc. Són molt importants per ser conscients del correcte funcionament del sistema de treball. La gran majoria d’empreses estan estructurades i funcionen amb uns camps molt similars, i per això Dovico i eines similars estan dissenyats de forma que es puguin emmagatzemar aquestes dades, classificar-les segons aquests camps i mostrar-les en reports per a què els usuaris puguin analitzar-les. Dovico és una eina de Business Intelligence [12], ja que permet organitzar aquestes dades i veure-les en retrospectiva per poder corregir errors i per poder donar l’oportunitat de fer canvis i millores. El cas de Tableau és similar, però no es limita solament al Business Intelligence, sinó també al Business Analytics, que analitza les dades amb l’objectiu de predir resultats futurs i prendre decisions en conseqüència (tot i que aquesta part no s’ha implementat per ara, donat que l’eina és nova i encara no es disposen de prous dades). Com ja s’ha esmentat en el punt 9.1 Per què Tableau?, la idea de Tableau va ser complementar Dovico en la visualització de gràfics i taules i en la cerca de dades concretes. Però en un futur pot aportar encara més valor a l’eina de seguiment d’hores treballades. Pág. 40 Memoria 11. Viabilitat econòmica En aquest apartat es fa un estudi en retrospectiva del benefici que va suposar la implementació de l’eina a prefabricació. Cal dir que algunes xifres són orientatives (especialment les temporals), ja que procedeixen d’aproximacions proporcionades per treballadors i managers però sense haver-ne cronometrat els temps reals. El cost de les llicències de Tableau i Box tampoc s’ha tingut en compte, ja que per cert conveni l’empresa paga una quantitat fixa independentment del nombre d’aquestes. Tant si es fa servir Tableau en aquesta eina com si no, el preu segueix sent el mateix. Sí que s’ha tingut en compte les hores que he dedicat a desenvolupar i implementar l’eina. A més, el cost temporal de manteniment de l’eina i l’estalvi de temps en l’equip de finances és més o menys el mateix (1 hora mensual), així que un es compensa amb l’altre. Tant les meves hores com les de manteniment i finances són no facturables, així que no aplica el mateix preu que amb la resta d’estalvis i costos de caràcter temporal. 11.1. Cost de les llicències Si bé és cert que les prestacions de l’eina eren les que es necessitaven i podien resultar de gran utilitat al departament, aquestes no podien ser adquirides a qualsevol preu. No és que hi hagués cap pressupost o xifra límit concreta, però la compra de llicències i implementació havia de ser considerada i acceptada primer per l’equip de finances. Degut a que ja havia estat implementat en altres entitats Schneider, Dovico va oferir un preu per llicència igual al que havia pactat amb la resta d’entitats: llicència Premium a preu de bàsica, que són 7€ per llicència i per mes [13]. El preu anual de llicència doncs és de 7€ per 12 mesos fent un total de 84€ al mes, però comprant un any sencer en comptes de mesos individuals encara oferien més descompte. El dotzè mes gratuït, així que en comptes de 84€ en resulten 77€ anuals, un descompte total del 35% respecte l’original per una llicència Premium. En cas de preferir la modalitat bàsica, s’aplicaria simplement un descompte del 10% sobre l’original fent que el preu esdevingués 6,30€ al mes (75,6€ anuals). Comptant que inicialment el número d’empleats que necessitaven llicència era de 35 (incloent mànagers i administrador) i que la diferència de preu entre llicència bàsica i llicència Premium acabava sent mínima (1,40€ anuals per llicència) respecte la diferència de prestacions [13], es va decidir optar per les llicències Premium. No obstant, en perspectiva de que la quantitat Desenvolupament d’un sistema de seguiment d’hores treballades en un departament de prefabricació. Pàg. 41 d’empleats podia créixer en breus per noves contractacions es va decidir obtenir 5 llicències de més. En comptes de 35 van ser un total de 40 llicències Premium que sumant en total 3.080€ anuals per al departament de prefabricació. 11.2. Estalvi de temps Com s’explica en el punt 4 Estat de l’art: seguiment en documents d’Excel, en l’equip de Commissioning els empleats eren els qui introduïen les hores en un document d’Excel personal (amb nombroses files i columnes pels projectes, tasques i dates). Aquests documents individuals alimentaven un altre document mare que ajuntava totes les dades dels empleats en una única taula. En canvi, en el cas dels equips d’Engineering, Drafting, Specialists i Project Managing els empleats simplement feien una llista de projectes i dates en els quals havien treballat i les hores corresponents. Després, el(s) manager(s) de cada equip s’encarregaven un cop al mes d’ubicar totes les hores dels empleats en les caselles corresponents del document d’Excel comú. Així doncs, els estalvis de temps tenen caràcter diferent segons l’equip. En el primer cas (Commissioning) l’estalvi de temps en introducció d’hores aplica a tots empleats i de forma diària. Assumint un estalvi de 2 minuts diaris per cadascun dels empleats amb 235 dies treballats l’any (dies laborables descomptant vacances i dies lliures) s’obté un estalvi anual de 470 minuts (poc menys de 8 hores). En el segon cas (Engineering, Drafting, Specialists i Project Managing) l’estalvi de temps només aplica als managers i de forma mensual. S’assumeix un estalvi de 1,5 hores cada mes per a quatre managers, fent un total de 72 hores anuals. A més, cal tenir en compte que els Project Managers treballen amb aquestes dades i per tant també suposa un estalvi de temps per a ells. Abans de disposar de Dovico, els Project Managers consultaven els documents Excel omplerts pels empleats o managers segons l’equip, i aquestes consultes són diàries. En l’actualitat, gràcies a la combinació Dovico + Tableau els Project Managers poden no només consultar les dades sinó a més filtrar-les segons el seu interès, cosa impossible amb l’anterior sistema. L’estalvi de temps diari és aproximadament de 5 minuts per a cadascun d’ells (8 en total), que anualment equival 157 hores. 11.3. Comparativa Sumant i aplicant-hi els marges de benefici corresponents a les hores estalviades per tots els equips, resulta en 8.769€. Donat que l’eina s’implementa cap a meitats d’any, es pot considerar que l’estalvi és només la meitat per al 2019. Si es compara amb els 3.080€ Pàg. 48 Memòria Bibliografia Referències bibliogràfiques [1] Schneider Electric.com. Schneider Electric. Web. 15 d’Abril 2019. https://www.se.com/es/es/ [2] Dovico.com. Dovico. Web. 22 d’Abril 2019. https://www.dovico.com/ [3] Clockify.me. Clockify. Web. 22 d’Abril 2019. https://clockify.me/ [4] Trackingtime.co. TrackingTime. Web. 23 d’Abril 2019. https://trackingtime.co/ [5] Toggl.com. Toggl. Web. 23 d’Abril 2019. https://toggl.com/ [6] Oscar Pedreira, Susana Ladra. “Bases de datos”. Mastergeoinformatica.es. Máster en Geoinformática. Web. 6 de Setembre 2020. https://www.mastergeoinformatica.es/wp-content/uploads/2016/06/FSI-BD-T1Dise%C3%B1oBD.pdf [7] Tableau.com. Tableau. Web. 2 de Setembre 2019. https://www.tableau.com/es-es [8] Elizabeth Mazenko, “Tableau Vs. Excel”. Betterbuys.com. Web. 16 d’Agost 2020. https://www.betterbuys.com/bi/tableau-vs-excel/ [9] Box.com. BOX. Web. 29 d’Abril 2020. https://www.box.com/es-419/home [10] Dropbox.com. Dropbox. Web. 6 de Setembre 2020. https://www.dropbox.com/ [11] "Box vs Dropbox." Diffen.com. Diffen LLC, n.d. Web. 6 de Setembre 2020. https://es.diffen.com/tecnologia/Box-vs-Dropbox [12] “¿Qué es el Business Intelligence?”. Iep.edu.es. Instituto Europeo de Posgrado. Web. 22 de Setembre 2020. Aquí pot anar el títol del vostre TFG/TFM Pág. 49 https://www.iep.edu.es/que-es-el-business-intelligence/ [13] “Diferencias entre Big Data, Business Analytics y Business Intelligence”. Campusbigdata.com. Campus Big Data. Web. 22 de Setembre 2020. https://www.campusbigdata.com/big-data-blog/item/148-diferencias-entre-big-databusiness-analytics-y-business-intelligence [14] Dovico.com. Preus de llicències de Dovico. Web. 22 d’Abril 2019. https://www.dovico.com/pricing [15] Dovico.com. API de Dovico. Web. 25 de Setembre 2019. https://www.dovico.com/developer/API_doc/#t=Welcome.html [16] Cristina Crespo Garay, “¿Cuánto contamina internet?”. Nationalgeographic.es. Web. 6 de Setembre 2020. https://www.nationalgeographic.es/medio-ambiente/2019/02/cuanto-contamina-internet [17] “Conoce el impacto al medio ambiente del internet”. Diarioecología.com. Web. 6 de Setembre 2020. http://diarioecologia.com/conoce-el-impacto-al-medio-ambiente-del-uso-de-internet/ [18] Hayley Tsukayama, “How bad is email for the environament?”. Independent.co.uk. Web. 6 de Setembre 2020. https://www.independent.co.uk/life-style/gadgets-and-tech/how-bad-is-email-for-theenvironment-a7555161.html [19] Javier Vegas, “¿Cuánto contamina enviar un Whatsapp o email?”. Clima.com. Web. 6 de Setembre 2020. https://www.clima.com/noticias/cuanto-contamina-enviar-whatsapp-email