Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción

Universitat Politècnica de València Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción Ingeniería Informática - Proyecto Final Carrera Autor: Miguel Ferrando Navalón Tutor: Juan Carlos Casamayor Ródenas Valencia, 6 de mayo de 2011 Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 2 AGRADECIMIENTOS Este proyecto no habría sido posible sin las directrices de mi tutor de proyecto, Juan Carlos Casamayor Ródenas, y de la consultora, Florencia Barone, que presta sus servicios a BJN. Comentar también la estimable y desinteresada colaboración de los responsables de BJN, que han tenido la paciencia de explicarme el funcionamiento de su empresa. Tampoco puedo olvidarme del proveedor ERP donde me han atendido desinteresadamente y me han facilitado toda la información que he necesitado. Creo necesario hacer una mención especial a mis padres y a mi hermano por estar ahí cada día a mi lado, apoyándome y animándome a seguir adelante, sienténdose orgullosos de mi. También quiero agradecer el apoyo de todos mis compañeros a lo largo de la carrera y los buenos momentos que hemos pasado juntos. Quiero aprovechar estas primeras líneas de la memoria de mi proyecto final de carrera para agradecerles a todos ellos su colaboración, gracias a todos. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 3 Índice 1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 15 1.1. Origen del proyecto .............................................................................................................. 15 1.2. Objetivos y alcance del proyecto .......................................................................................... 15 1.3. Motivaciones ........................................................................................................................ 15 1.4. Organización de la memoria ................................................................................................. 16 2. ESTUDIO DE VIABILIDAD ......................................................................................... 17 2.1. Naturaleza de los datos y legislación aplicable ........................................................................... 17 2.2. Estado actual .............................................................................................................................. 17 3. LOS ERP EN EL MUNDO EMPRESARIAL ..................................................................... 18 3.1. ¿Qué es un ERP? ................................................................................................................... 18 3.2. Historia y evolución de los ERP ............................................................................................. 19 3.3. Ventajas e inconvenientes en la implantación de un ERP .................................................... 25 3.4. Factores de éxito y estrategias en la implantación .............................................................. 29 3.5. ¿Mi organización necesita un ERP? ...................................................................................... 30 3.6. Funcionalidad del ERP .......................................................................................................... 31 3.7. Características y objetivos .................................................................................................... 35 3.8. Ventajas e inconvenientes .................................................................................................... 36 3.9. El proceso de implantación. ................................................................................................. 37 3.9.1. Introducción ................................................................................................................. 37 3.9.2. Metodologías de implantación .................................................................................... 39 3.9.3. Una decisión importante ............................................................................................. 40 3.9.4. Selección de un ERP ..................................................................................................... 42 3.9.5. Selección de un consultor ............................................................................................ 43 3.9.6. Implementación ........................................................................................................... 44 3.9.7. Formación .................................................................................................................... 45 3.9.8. Uso y mantenimiento .................................................................................................. 45 3.9.9. Evolución ...................................................................................................................... 46 3.9.10. Rechazo ........................................................................................................................ 46 3.9.11. Riesgos, factores de éxito y beneficios de una implantación ...................................... 46 3.9.12. Coste de la implantación.............................................................................................. 48 3.9.12.1. Coste de un software ERP ....................................................................................... 50 3.9.12.2. Costes asociados ..................................................................................................... 51 4. LA EMPRESA ........................................................................................................... 52 4.1. Historia ................................................................................................................................. 52 4.2. Tipo de clientes ..................................................................................................................... 52 4.3. Organigrama ......................................................................................................................... 54 4.4. Funcionamiento .................................................................................................................... 54 4.5. Equipos, red informática y software..................................................................................... 55 4.6. Contabilidad.......................................................................................................................... 56 4.7. Recursos humanos ................................................................................................................ 57 4.8. Presupuestos ........................................................................................................................ 57 4.9. Compras ................................................................................................................................ 58 4.10. Solución que escogió la empresa.......................................................................................... 58 4.11. Estado actual del sistema de información ............................................................................ 60 4.12. Motivos de la desconfianza .................................................................................................. 60 Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 4 5. ANÁLISIS DE LOS MÓDULOS DE ATHOR ................................................................... 62 5.1 Módulo Seguridad ................................................................................................................ 62 5.1.1 Funcionamiento general del módulo de seguridad ......................................................... 62 5.1.2 Alta de Roles de Usuarios y Otorgamiento de Permisos .................................................... 63 5.1.3 Alta de Usuarios y Asignación de Roles ............................................................................ 66 5.1.4 Baja de Usuarios ................................................................................................................. 69 5.1.5 Opción Echar Usuarios ..................................................................................................... 69 5.1.6 Informes del Módulo de Seguridad .................................................................................. 70 5.1.7 Alta de la obra .................................................................................................................. 70 5.2 Módulo Terceros .................................................................................................................. 79 5.2.1 Clientes ............................................................................................................................. 79 5.2.2 Proveedores ..................................................................................................................... 86 5.2.3 Bancos .............................................................................................................................. 91 5.3 Módulo Presupuestos ........................................................................................................... 93 5.3.1 Alta de la obra y Presupuestación .................................................................................... 94 5.3.2 Planificación ................................................................................................................... 116 5.3.3.1 Planificación con MS Project ................................................................................. 121 5.3.4 Alta Centro de Coste (Obras por Administración) .......................................................... 125 5.3.5 Análisis de costos de la obra .......................................................................................... 129 5.3.6 Mantenimiento de la base de datos de precios ............................................................. 132 5.4 Módulo Producción ............................................................................................................ 136 5.4.1 Flujos Principales del Departamento de Producción ..................................................... 136 5.4.2 Imputación de albaranes ............................................................................................... 137 5.4.3 Imputación de partes de trabajadores. .......................................................................... 140 5.4.4 Imputación de partes de maquinaria. ............................................................................ 144 5.4.5 Introducción de mediciones de producción ................................................................... 147 5.4.6 Introducción de mediciones de certificación ................................................................. 150 5.4.7 Análisis de costos de la Obra .......................................................................................... 155 5.4.8 Intercambios .................................................................................................................. 158 5.4.9 Ajustes en el presupuesto y determinar fecha puesta en producción ........................... 161 5.4.10 Conformidad factura .................................................................................................. 168 5.4.11 Validación de Contratos de Compra y Subcontratación ............................................ 171 5.5 Módulo De Compras ........................................................................................................... 174 5.5.1 Planificación de las compras .......................................................................................... 174 5.5.2 Calificación y Alta de proveedores ................................................................................. 176 5.5.3 Pedido y selección de cotizaciones de proveedores ...................................................... 177 5.5.4 Lanzamiento de pedidos ................................................................................................ 182 5.5.4.1 Pedidos por ofertas y contratos ............................................................................ 182 5.5.4.2 Pedidos directos sin contratos .............................................................................. 184 5.5.5 Alta de artículos ............................................................................................................. 186 5.5.6 Recepción de Albaranes ................................................................................................. 189 5.5.6.1 Gestión de subcontratas ........................................................................................ 192 5.5.7 Validación de facturas .................................................................................................... 196 5.5.8 Salidas de Almacén (Intercambios) ............................................................................... 199 5.5.9 Control de Inventario ..................................................................................................... 201 5.6 Módulo Contabilidad Y Administración .............................................................................. 204 5.6.1 Introducción Facturas de Compra Y Contabilización ...................................................... 204 5.6.2 Contabilización pago remuneraciones ........................................................................... 207 5.6.3 Emisión de Facturas ....................................................................................................... 209 Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 5 5.6.4 Conformidad de las facturas .......................................................................................... 213 5.6.5 Procesos IVA ................................................................................................................... 216 5.6.6 Declaración del Modelo 347 .......................................................................................... 223 5.6.7 Listado de Retenciones de IRPF ..................................................................................... 229 5.7 Módulo Cartera .................................................................................................................. 231 5.7.1 Recepción de cobros ...................................................................................................... 231 5.7.2 Emisión de pagos ............................................................................................................ 249 5.7.3 Gestión de domiciliaciones bancarias ............................................................................ 260 5.7.4 Conciliación Bancaria ..................................................................................................... 265 5.8 Módulo de RRHHl ............................................................................................................... 268 5.8.1 Alta Trabajador y Configuración de Datos Generales .................................................... 268 5.8.2 Alta Categoría del Trabajador ........................................................................................ 272 5.8.3 Listados de Trabajadores ............................................................................................... 273 5.8.4 Cuenta de Explotación del Trabajador ........................................................................... 273 5.8.5 Imputación de Partes de Trabajador .............................................................................. 275 5.8.4 Gestión de Nóminas ....................................................................................................... 280 6. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 284 7. BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................... 286 8. GLOSARIO ............................................................................................................ 288 9. ANEXOS................................................................................................................ 290 9.1 Ley de propiedad intelectual .............................................................................................. 290 9.2 Ley de protección de datos................................................................................................. 292 8. 3 Cuestionarios ..................................................................................................................... 296 Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 6 Índice de Figuras Figura 1 Diagrama de definición del MRP. .................................................................................. 21 Figura 2 MRP a ciclo cerrado. ...................................................................................................... 22 Figura 3 Evolución de los sistemas de gestión empresarial. ....................................................... 24 Figura 4 Esquema U.S.A. (Understand Simplify Automate). ....................................................... 29 Figura 5 Estrategias de implantación de sistemas ERP. .............................................................. 30 Figura 6 Separación de las aplicaciones de Front Office y Back Office. ...................................... 32 Figura 7 Arquitectura Cliente/Servidor. ...................................................................................... 35 Figura 8 Diamante de Leavitt. ..................................................................................................... 39 Figura 9 Fases de la implantación de un sistema ERP. ................................................................ 40 Figura 10 Grafico de sectores de los gastos externos. ................................................................ 50 Figura 11 Diagrama de sectores de los gastos internos. ............................................................. 50 Figura 12 Foto de las instalaciones de BJN. ................................................................................ 52 Figura 13 Organigrama de BJN. ................................................................................................... 54 Figura 14 Jerarquía de las redes informáticas de BJN. ................................................................ 55 Figura 15 Diagrama flujo ERP Athor ............................................................................................ 59 Figura 16 Estructura departamental Athor ................................................................................. 62 Figura 17 Pantalla de roles .......................................................................................................... 63 Figura 18 Detalle de un rol determinado .................................................................................... 64 Figura 19 Detalle de los apartados de cada módulo ................................................................... 65 Figura 20 Detalle de las acciones que permite el rol .................................................................. 66 Figura 21 Opción del sistema para alta usuario .......................................................................... 66 Figura 22 Lista de usuarios existentes en el sistema. ................................................................. 67 Figura 23 Roles asignado a un cierto usuario. ............................................................................. 67 Figura 24 Más opciones para los usuarios. ................................................................................. 68 Figura 25 Empresas permitidas al usuario. ................................................................................. 68 Figura 26 Opción del sistema para echar usuario. ...................................................................... 69 Figura 27 Pantalla para echar usuarios. ...................................................................................... 69 Figura 28 Opciones de informes de seguridad. ........................................................................... 70 Figura 29 Informe de las sesiones de trabajo de los usuarios.................................................... 70 Figura 30 Opción del sistema para alta obra............................................................................... 71 Figura 31 Formulario alta obra. ................................................................................................... 71 Figura 32 Pantalla para cargar varios ficheros adjuntos. ............................................................ 72 Figura 33 Examinar archivos. ...................................................................................................... 72 Figura 34 Listado con los ficheros seleccionados. ....................................................................... 73 Figura 35 Descripción de los capítulos 1. .................................................................................... 74 Figura 36 Descripción de los capítulos 2. .................................................................................... 74 Figura 37 Descripción de los capítulos 3. .................................................................................... 75 Figura 38 Formulario datos financieros de la obra. .................................................................... 75 Figura 39 Formulario gestión comercial de la obra. ................................................................... 76 Figura 40 Formulario certificación de la obra. ............................................................................ 77 Figura 41 Formulario alta clientes. .............................................................................................. 79 Figura 42 Formulario apoderado de cliente. ............................................................................... 80 Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 7 Figura 43 Formulario cuentas bancarias del cliente. .................................................................. 80 Figura 44 Formulario de las domiciliaciones del cliente. ............................................................ 82 Figura 45 Formulario datos financieros del cliente. .................................................................... 83 Figura 46 Formulario de gestión de clientes. .............................................................................. 83 Figura 47 Formulario Empresa/Representante. .......................................................................... 84 Figura 48 Formulario Delegación. ............................................................................................... 84 Figura 49 Formulario Tarifas. ...................................................................................................... 85 Figura 50 Formulario dirección de entrega. ................................................................................ 86 Figura 51 Formulario alta proveedores. ...................................................................................... 86 Figura 52 Mensaje de confirmación de nuevo proveedor. ......................................................... 87 Figura 53 Formulario asignar cuenta contable a proveedor. ...................................................... 88 Figura 54 Formulario para introducir cuentas distintas a las generadas por el sistema. ........... 88 Figura 55 Formulario domiciliación bancario de proveedores. .................................................. 89 Figura 56 Formulario para datos financieros distintos a los generados por el sistema.............. 89 Figura 57 Formulario delegaciones de proveedores. .................................................................. 90 Figura 58 Formulario datos apoderados del proveedor. ............................................................ 90 Figura 59 Error en datos financieros. .......................................................................................... 90 Figura 60 Formulario alta banco. ................................................................................................ 91 Figura 61 Flujo de presupuestos. ................................................................................................ 93 Figura 62 Flujo de alta de obra. ................................................................................................... 94 Figura 63 Opción del sistema para alta obra............................................................................... 95 Figura 64 Formulario alta obra. ................................................................................................... 95 Figura 65 Formulario datos financieros de obra. ........................................................................ 97 Figura 66 Formulario presupuesto de obra. ............................................................................... 98 Figura 67 Formulario gestión comercial de obra. ....................................................................... 98 Figura 68 Formulario certificación de obra. ................................................................................ 99 Figura 69 Opción del sistema introducción capítulos. .............................................................. 100 Figura 70 Modo visualización de presupuestos. ....................................................................... 101 Figura 71Figura 69. Formulario búsqueda presupuestos. ........................................................ 101 Figura 72 Opción importar presupuesto. .................................................................................. 101 Figura 73 Examinar presupuesto. .............................................................................................. 102 Figura 74 Capítulos de un presupuesto..................................................................................... 102 Figura 75 Ejemplo filtro. ............................................................................................................ 103 Figura 76 Opción establecer totales en presupuesto. .............................................................. 103 Figura 77 Flujo entre capítulos, subcapítulos y descompuestos............................................... 104 Figura 78 Barra de navegación entre capítulos, subcapítulos y descompuestos. .................... 104 Figura 79 Formulario introducción descompuestos 1. ............................................................. 105 Figura 80 Lista decompuestos. .................................................................................................. 105 Figura 81 Formulario introducción descompuestos 2. ............................................................. 106 Figura 82 Editor propio del ERP. ............................................................................................... 106 Figura 83 Mensaje para dar de alta en el árbol maestro. ......................................................... 107 Figura 84 Opciones nuevo unitario. .......................................................................................... 107 Figura 85 Listado base datos cargada. ...................................................................................... 108 Figura 86 Opciones consulta descompuesto. ........................................................................... 108 Figura 87 Copiar descompuesto. ............................................................................................... 109 Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 8 Figura 88 Pegar descompuesto. ................................................................................................ 109 Figura 89 Detalle de las unidades a presupuestar. ................................................................... 110 Figura 90 Botón hoja final. ........................................................................................................ 110 Figura 91 Detalle del presupuesto. ........................................................................................... 111 Figura 92 Botón “Con Precios”. ................................................................................................. 111 Figura 93 Capítulos y Partidas nulas.......................................................................................... 112 Figura 94 Informe “Con Precios”. .............................................................................................. 112 Figura 95 Botón “Sin Precios” ................................................................................................... 112 Figura 96 Informe “Sin Precios”. ............................................................................................... 113 Figura 97 Exportar BC3. ............................................................................................................. 113 Figura 98 Opción del sistema generar acopio necesidades. ..................................................... 114 Figura 99 Formulario acopio necesidades................................................................................. 114 Figura 100 Formulario Gestión Comercial de obra. .................................................................. 115 Figura 101 Flujo de planificación de obra. ................................................................................ 116 Figura 102 Opción del sistema para Planificación de Obra. ...................................................... 117 Figura 103 Lista de planificaciones............................................................................................ 117 Figura 104 Detalle de una planificación. ................................................................................... 118 Figura 105 Detalle descompuestos de obra. ............................................................................. 118 Figura 106 Detalle de fechas de obra. ....................................................................................... 119 Figura 107 Ejemplo Diagrama Gantt. ........................................................................................ 119 Figura 108 Planificación exportada a Excel. .............................................................................. 120 Figura 109 Opción planificación no definida. ............................................................................ 120 Figura 110 Formulario introducción caminos y fases. .............................................................. 120 Figura 111 Opción planificación en MS Project. ....................................................................... 121 Figura 112 Formulario planificación de obra. ........................................................................... 122 Figura 113 Pantallas para seleccionar planificación y obra. ..................................................... 122 Figura 114 Ejemplo en MS Project. ........................................................................................... 123 Figura 115 Ejemplo generar nueva planificación. ..................................................................... 123 Figura 116 Introducción datos MS Project. ............................................................................... 124 Figura 117 Ejemplo predecesoras MS Project. ......................................................................... 124 Figura 118 Recursos en MS Project. .......................................................................................... 124 Figura 119 Uso de tareas MS Project. ....................................................................................... 125 Figura 120 Flujo de Obras por Administración. ......................................................................... 126 Figura 121 Opción Alta Precios Venta. ...................................................................................... 126 Figura 122 Formulario Precios de Venta Centros Costo. .......................................................... 127 Figura 123 Opción Alta Centro Costos. ..................................................................................... 127 Figura 124 Listado Obras por Administración (Nivel 2). ........................................................... 128 Figura 125 Listado Obras por Administración (Nivel 3). ........................................................... 129 Figura 126 Flujo Costos de Obra. .............................................................................................. 130 Figura 127 Opción Análisis de Costos........................................................................................ 130 Figura 128 Ventana Análisis de Costos...................................................................................... 131 Figura 129 Imputación de Costos en Excel. ............................................................................... 132 Figura 130 Flujo mantenimiento BBDD. .................................................................................... 132 Figura 131 Opción mantenimiento BBDD. ................................................................................ 133 Figura 132 Formulario unitarios. ............................................................................................... 133 Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 9 Figura 133 Formulario descompuestos. .................................................................................... 134 Figura 134 Flujo Producción. ..................................................................................................... 136 Figura 135 Flujo imputación de albaranes. ............................................................................... 137 Figura 136 Opción Albaranes. ................................................................................................... 138 Figura 137 Formulario albarán de compra. ............................................................................... 138 Figura 138 Cantidades pendientes de recibir............................................................................ 139 Figura 139 Formulario albarán de compra cumplimentado. .................................................... 139 Figura 140 Flujo Partes Trabajadores. ....................................................................................... 140 Figura 141 Opción Parte del Trabajador. .................................................................................. 141 Figura 142 Imputación costos por trabajador. .......................................................................... 142 Figura 143 Reporte parte del trabajador. ................................................................................. 142 Figura 144 Opción alta trabajador. ........................................................................................... 143 Figura 145 Formulario alta trabajador. ..................................................................................... 144 Figura 146 Flujo imputación partes maquinaria. ...................................................................... 145 Figura 147 Opción partes maquinaria. ...................................................................................... 145 Figura 148 Formulario parte inmovilizado. ............................................................................... 146 Figura 149 Reporte inmovilizado. ............................................................................................. 147 Figura 150 Flujo mediciones producción. ................................................................................. 148 Figura 151 Opción mediciones producción. .............................................................................. 148 Figura 152 Listado mediciones. ................................................................................................. 149 Figura 153 Descompuesto de una medición. ............................................................................ 149 Figura 154 Reporte medición. ................................................................................................... 150 Figura 155 Flujo introducción medidas de certificación. .......................................................... 150 Figura 156 Opción medidas certificación. ................................................................................. 151 Figura 157 Fecha certificaciones. .............................................................................................. 152 Figura 158 Fecha producción. ................................................................................................... 153 Figura 159 Imputación costos por trabajador. .......................................................................... 153 Figura 160 Reporte mediciones certificación. ........................................................................... 154 Figura 161 Flujo análisis de costo. ............................................................................................. 155 Figura 162 Opción costo obra. .................................................................................................. 156 Figura 163 Pantalla análisis costos. ........................................................................................... 156 Figura 164 Detalle capítulos. ..................................................................................................... 157 Figura 165 Reporte costos obra. ............................................................................................... 158 Figura 166 Pantalla reimputación costos. ................................................................................. 158 Figura 167 Flujo intercambios. .................................................................................................. 159 Figura 168 Opción intercambios. .............................................................................................. 160 Figura 169 Formulario intercambios. ........................................................................................ 160 Figura 170 Flujo ajustes. ............................................................................................................ 161 Figura 171 Opción insertar fecha obra. ..................................................................................... 162 Figura 172 Insertar fecha obra. ................................................................................................. 162 Figura 173 Opción ajustes presupuestos. ................................................................................. 163 Figura 174 Imputación por descompuestos. ............................................................................. 163 Figura 175 Lista descompuestos a imputar. .............................................................................. 164 Figura 176 Descompuestos incorporados a la imputación. ...................................................... 165 Figura 177 Definición del descompuesto por unitarios. ........................................................... 166 Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 16 Una de las motivaciones para la realización de este proyecto ha sido el querer enfocar mi carrera profesional hacia las tecnologías de la información, concretamente hacia el ámbito de la consultoría tecnológica por cuya razón elegí la intensificación de Sistemas de Información. El mundo de los ERP’s está muy ligado al mundo de las TIC, porque el cual siento un gran interés. Otras de las motivaciones, es el interés por el mundo de la empresa. Me parece muy interesante todo lo relacionado con el mundo empresarial y lo que la informática puede aportarle. Para finalizar, otra motivación importante es que la empresa de la que se va a realizar el estudio es familiar, y por lo tanto, tengo mucho interés en realizar un buen estudio para ver como realmente les permite organizarse mejor, evitar duplicidades y en general una gestión mucho más fluida de la que tienen actualmente, facilitándoles mucho su trabajo. 1.4. Organización de la memoria A continuación se expone cómo se va a estructurar la memoria del proyecto, describiendo cada uno de los apartados. En el primer capítulo que ya hemos pasado hemos introducido la memoria con una pequeña presentación del proyecto pasando por sus objetivos y motivaciones. Esto nos ayudará a comprender más fácilmente el porqué de este proyecto. En el segundo capítulo, Los ERP en el mundo empresarial, explicaremos todo lo necesario para entender sin ningún problema los conceptos necesarios. Explicaremos qué es un ERP, que beneficios aporta a las organizaciones, la problemática de su implantación. En el tercer capítulo hablaremos sobre la empresa en la que estamos realizando el estudio, BJN. En el cuarto capítulo que es dónde se encuentra el grueso del proyecto, analizaremos el ERP Athor. Haremos una presentación del análisis que se va a realizar. Luego se analizará cada módulo independientemente, hablando de toda la información con la que puede operar, y explicando toda la información que el ERP puede aportar a la organización. Después de analizar los módulos hablaremos del flujo de información a través del ERP, centrándonos en los módulos que habremos explicado. En el quinto capítulo se expondrán las conclusiones obtenidas al realizar este proyecto. Detallaremos los conocimientos adquiridos, los problemas surgidos a lo largo del proyecto y los objetivos cumplidos. En el sexto capítulo tenemos la bibliografía utilizada para la realización de este proyecto. Se comentan tanto los libros, las publicaciones, las páginas web o cualquier documentación utilizada. Para finalizar tenemos los anexos. Dentro de los anexos tenemos las leyes más importantes sobre la propiedad intelectual y la protección de datos y unos cuestionarios utilizados por las consultoras para seleccionar un ERP. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 17 2. ESTUDIO DE VIABILIDAD 2.1. Naturaleza de los datos y legislación aplicable La documentación y la información que se utiliza en este proyecto cumple todas y cada una de las prescripciones contenidas en la legislación vigente sobre la propiedad intelectual y la protección de datos. Los artículos más destacados de cada una de estas dos leyes se pueden observar en los anexos. Las citadas leyes son: Ley 23/2006, de 7 de julio, por la que se modifica el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril. Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Dado que este proyecto de final de carrera se ha realizado en un entorno real, se le ha sometido a su adaptación académica en los términos que se exigen a los proyectos de final de carrera y que exigen las prescripciones de salvaguarda de la legislación antes citada, por lo que se han asignado nombres genéricos a todos aquellos datos que se han considerado de carácter reservado. Todas las marcas citadas en el presente proyecto son propiedad de las empresas correspondientes. Éstas se utilizan con la única finalidad descriptiva y a modo de información y concreción de las explicaciones contenidas que definen los diferentes aspectos del presente proyecto y no tienen, por lo tanto, ninguna intención propagandística o de carácter promocional siendo su uso exclusivamente académico para el presente proyecto de final de carrera. 2.2. Estado actual En la actualidad, la empresa dispone de un sistema ERP específico para su sector. Paralelamente y debido a la desconfianza que les genera, siguen trabajando con otros sistemas, uno diferente para cada departamento, lo que les obliga a trabajar en distintos formatos y duplicar todo el trabajo para meterlo a su vez también en el ERP, comparando finalmente los resultados motivados por su desconfianza. Esto lleva a que a se pierda mucho tiempo realizando estas tareas, además de la inevitable aparición de errores humanos. Actualmente la empresa busca a una solución para evitar el trabajo extra que les supone la burocracia existente. Todo esto mejorará la calidad de los servicios que presta la empresa a sus clientes, incrementándose la eficiencia, la productividad y la competitividad de la misma. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 18 3. LOS ERP EN EL MUNDO EMPRESARIAL 3.1. ¿Qué es un ERP? Un ERP es un software de gestión empresarial que tiene como objetivo modelar y automatizar la mayoría de los procesos de todas las áreas de una empresa. Con ello facilita la planificación de todos los recursos de la empresa. Su característica más reseñable es la de unificación. Un ERP unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, así cualquier suceso es visible de forma inmediata. Esto permitirá la toma de decisiones de forma rápida y segura ya que se elimina la improvisación por falta de información. La información se encuentra dónde la necesitan, cuando la necesitan. Con esto a parte de aumentar los beneficios al aumentar la productividad también aumenta la calidad de los servicios y productos de la empresa. El término ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning y su traducción al castellano es planificación de recursos empresariales. También se le conoce como sistema integral de empresa o sistema integrado de gestión. Son muchos los autores que han dado sus propias definiciones al término ERP. Veamos algunas de ellas: Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como "paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la información a través de áreas funcionales de la organización". Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas. Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la información a través de la Empresa. Reuther, D. (2004) en su artículo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and Implementation Projects within Small to Medium Enterprise" menciona que K.C. Laudon y J.P. Laudon, (2000) definen los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como un sistema de administración de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planificación, fabricación, ventas y finanzas. El software ERP planifica y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio. Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una evolución de los sistemas MRP (Material Requiriment Planning), los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificación de los trabajos en planta. Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP más completos ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Customer Relationship Management, Gestión de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc. Ramiro Rodríguez (2003) en su tesis "ERP en la administración de proyectos de construcción" menciona la importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con las personas de mayor experiencia en sus áreas, generalmente se menciona que "sí las compañías pueden operar el negocio como siempre sin la gente que ellos han puesto en los equipos de implantación, entonces se ha seleccionado al personal equivocado para el proyecto ERP". El equipo debe incluir gente técnica (que sabe cómo trabajar con el sistema ERP) y gente de negocios que entiende cómo opera la compañía, aunque se debe reconocer que de ambos es más importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada para administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas áreas. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 19 En resumen, los sistemas ERP unifican toda la información de las diferentes áreas de una empresa, facilitando la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio. La implementación de un ERP no es fácil, se requiere de un largo período de implementación, además de integrar varios factores que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta dirección hasta el departamento de Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de los beneficios que se obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la implementación en la empresa. Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están incursionando en la implementación de dichos sistemas. 3.2. Historia y evolución de los ERP Para la realización de este apartado nos hemos basado en un artículo científico, Evolución histórica de los sistemas ERP: De la gestión de materiales a la empresa digital, de tres profesores universitarios, que son Jose Miguel Andonegi Martínez (UPV/EHU), Martí Casadeus Fa (Universidad de Girona) y Ibon Zamanillo Elguezabal (UPV/EHU) y varios artículos científicos, cómo por ejemplo Evolución de los sistemas de gestión empresarial. Del MRP al ERP de Delgado y Marín o MRP, The New Way of Life in Production and Inventory Management de Orlicky, J. El artículo tiene el siguiente título: Antecedentes del software de gestión. Los primeros ordenadores fueron fruto de grandes proyectos de desarrollo tecnológico desarrollados durante la segunda guerra mundial para cubrir necesidades de cálculos militares (generación de tablas balísticas, investigación de los procesos de fisión nuclear, etc.). Estas primeras máquinas eran demasiado caras para ser utilizadas en la industria, pero generación tras generación de ordenadores, la tecnología fue mejorando, aumentando la velocidad y capacidad de cálculo y disminuyendo los costes como en ningún otro sector industrial. En la década de los 50 los ordenadores comienzan a expandirse por las universidades y ya en 1955 se crea la asociación SHARE (Society to Help Allieve Redundant Effort) —primer grupo de usuarios de ordenadores— para compartir conocimientos y evitar en la medida de lo posible labores redundantes. A finales de esta década, los ordenadores para uso industrial comienzan utilizarse en el entorno empresarial. Con esta evolución en los sistemas software, van surgiendo los primeros intentos de aplicar la tecnología a la problemática de gestión de materiales y en 1959 Bosch desarrolla una aplicación que puede considerarse la primera aproximación a lo que posteriormente se conoció como Material Requirement Planning (MRP) o Planificación de Necesidades de Materiales. Los sistemas ERP han evolucionado históricamente desde los BOMP y los MRP I y MRP II hasta los ERP y ERP II. Primera etapa: La gestión de las listas de materiales (BOM) Las prácticas de gestión utilizadas en los años 60, se basaban en los modelos tradicionales de punto de pedido y lote económico de compra. La disponibilidad comercial de computadoras propició el inicio de una nueva era del procesamiento de la información de negocios, con un impacto profundo de las nuevas tecnologías en la dirección de operaciones. Probablemente, en ningún área ha supuesto un impacto mayor (al menos potencialmente) que en el área de logística de fabricación, p.e.: en la gestión de inventarios y en la planificación de la producción (Orlicky, 1975). Hasta la llegada de la computadora, estas funciones constituían un problema crónico e intratable para todas aquellas empresas que se Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 20 dedican a la fabricación de productos que requieren múltiples etapas en su proceso de transformación. Las soluciones conocidas y disponibles eran imperfectas, parciales y generalmente insatisfactorias desde el punto de vista de gestión. Las primeras aplicaciones informáticas, hacia 1960, orientadas a la gestión de inventarios, representaron el comienzo de la ruptura con la tradición. La disponibilidad de computadoras, capaces de manejar un gran volumen de información a velocidades previamente inimaginables, supuso la eliminación de las fuertes restricciones relacionadas con el procesamiento de la información y la súbita obsolescencia de muchos métodos y técnicas desarrollados en base a estas restricciones. Los planteamientos tradicionales en los días previos a las computadoras, no podían ir más allá de los límites impuestos por las herramientas. Debido a esto, casi todas aquellas técnicas eran imperfectas. Funcionaban a modo de muleta e incorporaban métodos aproximados, a menudo basados en asunciones poco realistas, otras veces forzando la aplicación de conceptos a la realidad para poder utilizar las técnicas. El salto cualitativo, en esta área, radica en el simple hecho de que una vez que se dispone de un ordenador, el uso de dichos métodos y sistemas ya no es obligatorio. Es posible evitar, revisar o descartar las técnicas previas e instaurar nuevas que hasta el momento había sido imposible utilizar. Analizando los casos de las compañías pioneras en la gestión computarizada de inventarios (años 60), puede verse que los mejores resultados no fueron obtenidos por aquellos que eligieron mejorar, refinar y acelerar las técnicas existentes, sino por aquellos que plantearon una completa revisión de sus sistemas. En este contexto, surgen los primeros sistemas que tratan la gestión de demanda dependiente, es decir, la gestión de productos cuya descomposición implica que la cantidad demandada de un componente depende de las cantidades demandadas de todos los productos finales en los que toma parte. Estos primeros intentos, basados en iniciativas de empresas individuales y con las carencias propias de la falta de experiencia previa y por lo tanto la inexistencia de metodologías estandarizadas, son catalogadas hoy en día bajo la denominación de gestores de listas de materiales o gestores del BOM (Bill Of Materials). A finales de los años 50 y principio de los 60, los sistemas utilizados con fines bélicos evolucionaron para ayudar a las empresas a reducir sus niveles de inventarios, debido a que al planear sus requerimientos de consumo con base en lo que realmente les demandaban, los costos se reducían. La gestión de necesidades de material: El MRP Joseph A. Orlicky está considerado como el padre del MRP moderno. En la figura siguiente se muestra el diagrama de definición del sistema MRP de su obra ―MRP, The New Way of Life in Production and Inventory Management” (1975). Según la definición de Orlicky, el MRP consiste en una serie de procedimientos, reglas de decisión y registros diseñados para convertir el Programa Maestro de Producción en Necesidades Netas para cada Periodo de Planificación. El objetivo con el que se desarrolló la metodología MRP, fue sustituir los sistemas de información tradicionales de planificación y control de la producción (Cooper y Zmumd, 1990). Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 21 Figura 1 Diagrama de definición del MRP. Las dos hipótesis de base de los sistemas MRP son las siguientes (Orlicky 1975; Buffa y Miller, 1979): - La planificación y el control de la producción no dependen de los procesos. - Los productos terminados son determinísticos. Es decir, el sistema MRP está construido alrededor del BOM y su validez depende de la exactitud del mismo (Chung y Zinder, 2000). Según George Plossl, uno de los padres del MRP, «el MRP calcula qué necesito, lo compara con lo que tengo y calcula qué voy a necesitar y cuándo». Este es el verdadero avance del MRP I: por primera vez la planificación de necesidades de materiales es capaz de dar respuesta al cuándo (Ptack y Schragenheim, 2000). Debido a las limitaciones de capacidad de cálculo de los ordenadores de la época, la metodología MRP I asume ciertas simplificaciones. Para realizar estos cálculos, las órdenes se planifican sobre la última fecha posible para así minimizar el stock. Este método de programación hacia atrás provoca que al no disponer de tiempos de sobra, todas las actividades forman parte del camino crítico. Así pues, al no disponer de margen para recuperar el tiempo perdido, cualquier retraso o problema causa inevitablemente un retraso en la entrega al cliente. Esta limitación del sistema condujo a definir tiempos de entrega holgados para prevenir los efectos negativos de los pequeños problemas ocasionales. Una vez asumidos los conceptos propuestos por la metodología MRP I, resulta evidente que no es sólo necesario calcular los lanzamientos con una antelación más o menos holgada. También es necesario calcular si se dispone de suficiente capacidad para realizar la tarea planificada. La idea básica es cerrar el ciclo de planificación con una comparación entre la carga de trabajo propuesta para un periodo y la capacidad productiva de los recursos involucrados en los procesos, de modo que el nuevo sistema recibió el nombre de «MRP a ciclo cerrado». La figura que se muestra a continuación esquematiza el concepto. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 22 Figura 2 MRP a ciclo cerrado. Gracias a la introducción de los cálculos de las cargas de trabajo por máquina o por centro de trabajo, fue posible prever con la suficiente antelación conflictos de exceso de trabajo, de modo que la planificación pasó a ser una labor proactiva, consistente en alisar los excesos de carga de trabajo, adelantando para ello la cantidad mínima de pedidos necesaria. El ciclo cerrado supuso un gran paso adelante en el proceso de planificación de necesidades de materiales y de recursos. La gestión de recursos de fabricación: El MRP II Tras integrar compras con fabricación, el siguiente paso fue integrar la información financiera. La gestión de materiales tiene una vertiente puramente logística, es decir, la mera necesidad de disponer del material suficiente en el momento apropiado para realizar una tarea. Este mismo material, sin embargo, supone un nuevo activo en el balance de la empresa y una deuda pendiente con el proveedor. Tirando del mismo hilo lógico de razonamiento, el resultado de la planificación del taller se convierte en el trabajo realizado por los operarios y los recursos productivos, por lo que las horas de trabajo empleadas en la transformación de las piezas suponen un coste que puede ser directamente imputado al material en curso. Estas mismas tareas implican la disminución de los stocks de materias primas y el aumento de productos terminados, por lo que el capítulo de existencias de contabilidad de la empresa debe variar a medida que se procesan las órdenes de trabajo. Este concepto de sistema de información que integre producción inventario y finanzas, fue bautizado por Ollie Wight como MRP II, siendo las siglas las mismas que en el caso de su antecesor (el MRP I) pero cambiando las palabras Material Requirement Planning por Manufacturing Resource Planning (Ptack y Schragenheim, 2000). En esta familia de aplicaciones, se realizaron intentos de automatizar la toma de decisiones de modo que los conflictos carga-capacidad fueran resueltos por el ordenador en base a una serie de criterios pre-establecidos. Este tipo de enfoques, en los que se propugna la «toma automática de decisiones» por el sistema, ha provocado en ocasiones el rechazo a los sistemas MRP como consecuencia de lo que se conoce como «nerviosismo del MRP»: una excesiva sensibilidad en las acciones a emprender o modificar ante cualquier pequeño cambio en las condiciones de contorno (Delgado y Marín, 2000). Por esta razón los sistemas MRP II han estado orientados principalmente a la identificación de los problemas de capacidad que presenta un plan de producción, fundamentalmente mediante la Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 23 presentación gráfica de la disponibilidad de recursos y el consumo planificado, de forma que el planificador pueda llevar a cabo con facilidad las modificaciones oportunas. Para facilitar, no sólo la ejecución de medidas correctoras, sino la evaluación conjunta de diferentes acciones y su comparación con otras alternativas, los sistemas MRP II suelen ofrecer la posibilidad de analizar diferentes escenarios, respondiendo a preguntas del tipo «qué pasa si...». Posteriormente, puede hacerse efectivo el plan de producción que resulte más satisfactorio entre todos los planteados. De todos modos, no existen grandes diferencias conceptuales entre el MRP II y el MRP a ciclo cerrado. Más que diferencias, puede decirse que se trata de evoluciones y mejoras en aspectos como la información tratada, las herramientas informáticas disponibles y la mayor divulgación de las buenas prácticas empresariales. En este terreno debe mencionarse la labor de divulgación realizada por la APICS (American Production and Inventory Control Society). Durante los años 70 y 80, esta asociación llevó a cabo la denominada «Cruzada del MRP», con el objetivo promover el cambio de los modelos de gestión de materiales en las empresas. El diccionario de la APICS define el MRP II como «un método para la planificación efectiva de todos los recursos de una compañía de fabricación». La necesidad de este tipo de herramientas se vio reforzada por la evolución en las exigencias del mercado, debido a la creciente importancia del plazo de entrega y de la amplitud de gama como factores competitivos. En este escenario, las compañías se vieron obligadas a replantear sus sistemas productivos y a implantar modelos de fabricación «Just in Time». Atrás quedaba el modelo de mejora tradicional basado en la automatización de procesos. En los años 40 y 50 entre un 40% y un 60% de los costes empresariales estaban relacionados con la mano de obra; a principios de los 90 muchas compañías se encontraron con una situación en la que los costes de materiales suponían entre un 60% y un 70% de sus costes, mientras que el coste de mano de obra bajaba a un 10 o un 20% (Ptack y Schragenheim, 2000). La planificación de recursos de la empresa: El ERP La creciente importancia del plazo de entrega tuvo implicaciones más allá del departamento de producción. La departamentalización de las organizaciones supuso uno de los mayores obstáculos para lograr el servicio y los tiempos de respuesta reclamados por los clientes. Un sistema de información común a los diferentes departamentos de la empresa se convirtió en un requisito indispensable para dar respuestas coordinadas. A diferencia de la evolución de conceptos tratada hasta el momento, el salto del concepto de MRP II al concepto de ERP no es una mera ampliación de las áreas departamentales cubiertas. Se trata de establecer un sistema de información que funcione como columna vertebral de las decisiones tomadas en la empresa. Según Delgado y Marín (2000), una de la principales claves para entender la expansión de los sistemas integrados es la difusión de la cultura RP (Resource Planning) en la empresa, es decir, la cultura de trabajo en base a una planificación de las necesidades de recursos previa y un control de la evolución del consumo de recursos. Otro aspecto en el que inciden las aplicaciones ERP es la gestión por procesos. En la medida que el sistema de información es la plataforma desde la que se gestiona el proceso, el sistema de información es también quien define cómo debe ser dicho proceso (qué información debe introducirse, que personas deben ser informadas, qué orden lógico debe seguirse, etc.). En cierta medida, el sistema de información puede ser la mejor herramienta para modificar un proceso y para introducir mejoras en el mismo. Así pues, la filosofía de base de los ERP-s es la de ser el soporte de gestión de la empresa en su conjunto y no simplemente la extensión del modelo de gestión de la producción a otros departamentos. La mejor prueba de esto es que las aplicaciones ERP ya no sólo están destinadas a compañías en las que la fabricación es el punto fuerte, sino que han sido implantadas en todo tipo de empresas. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 24 La gestión de la cadena de suministros: SCM Una característica destacable de la evolución empresarial en los años 90 ha sido la creciente importancia de la externalización de las operaciones en las que la empresa no esté especializada. La aplicación de esta filosofía a la producción ha supuesto que los proveedores hayan absorbido una parte importante de las operaciones productivas. Por otro lado, factores ya mencionados como el acortamiento de los plazos de entrega y la necesidad de mantener una gama muy alta de producto (o incluso un producto individualizado para cada cliente) también impulsan la necesidad de una coordinación cada vez mayor con clientes y proveedores, provocando un cierto «desgaste» del término ERP. A modo de ejemplo, se puede mencionar que la consultora Gartner Group, mediante la publicación de un artículo con un título tan descriptivo como «ERP Is Dead - Long Live ERP II» (Bond et al., 2000), remarcó la necesidad de adoptar sistemas de información capaces de cubrir las necesidades de la empresa extendida mediante la gestión de las cadenas de suministro o Supply Chain Management y por lo tanto superar el concepto que ella misma acuñó en los años 90. Gracias a las nuevas tecnologías de la comunicación y a estándares como EDI o XML, la información fluye entre los sistemas de información de las distintas empresas y es posible un funcionamiento coordinado y ágil. A modo de resumen, la figura siguiente representa la evolución de los sistemas de gestión empresarial como un crecimiento concéntrico, en el que cada nuevo concepto engloba y extiende el anterior. Figura 3 Evolución de los sistemas de gestión empresarial. Los retos actuales: CRM y PLM En la actualidad, los sistemas de gestión empresarial descritos conviven y compiten con otros sistemas de información. De entre las diversas soluciones que ofrece el mercado, merece la pena destacar dos: el CRM y el PLM. El CRM (Customer Relationship Management) es ante todo una estrategia y una modalidad operativa que tiene como objetivo mejorar y extender las relaciones con el cliente, generando nuevas oportunidades de negocio. La implantación de un sistema CRM, afecta hoy día sobre todo a los puntos de contacto con el cliente dentro de la empresa en las áreas de ventas, marketing, servicios de atención al cliente y en un segundo plano a gestión de los pedidos, distribución y logística (Díaz de Basurto, 2004). Es en estas últimas áreas donde surgen mayores solapamientos de funciones entre sistemas ERP y CRM, de modo que las empresas distribuidoras de uno y otro tipo de software defienden la idoneidad de su producto para gestionar las relaciones con los clientes. Mientras los defensores de los ERPs destacan las ventajas de disponer de un sistema integrado, los defensores de los CRMs defienden la especialización de este tipo de aplicaciones como fuente de ventaja competitiva de la empresa. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 25 Las aplicaciones utilizadas en los departamentos técnicos (CAD/CAM/ CAE) han llevado un proceso paralelo de evolución. Para cubrir las crecientes necesidades de gestión de información técnica, han surgido las aplicaciones de tipo PDM (Product Data Management), orientadas principalmente a las necesidades de la Oficina Técnica (almacenamiento de ficheros, gestión de versiones, búsquedas, gestión de relaciones entre documentos de conjuntos, piezas planos, control de acceso, etc.). Este concepto inicial ha derivado en un concepto más amplio que bajo las siglas PLM (Product Lifecycle Management) engloba una gestión completa de la información técnica a lo largo de todo el ciclo de vida de producto. La asociación CIMData define así el concepto: «Un planteamiento estratégico de negocio que aplica un conjunto robusto de soluciones de negocio colaborativas para soportar la creación, gestión, divulgación y uso de la información de producto a lo largo de la empresa extendida, desde el concepto hasta el fin de la vida del producto e integrando personas, procesos, sistemas de negocio e información (CIMData, 2002). Nuevamente nos encontramos con solapamientos de funciones, ya que tanto los sistemas PDM como los sistemas ERP trabajan con la estructura de datos de producto, unos desde un punto de diseño y los otros desde un punto de vista de fabricación (los sistemas PLM, por definición, abordan la perspectiva completa, por lo que contemplan ambos puntos de vista y sirven de puente entre ambos). La integración adecuada de sistemas CRM basados en tecnología web, sistemas PLM colaborativos y sistemas SCM permiten una completa gestión informática del ciclo de diseño y el ciclo de pedido, cumpliendo así al cien por cien el ideal de Empresa Digital. En la medida que estas sofisticadas empresas aprovechen el uso de estas tecnologías para cumplir mejor las exigencias del mercado, será posible afirmar que la inversión y el esfuerzo realizados se han transformado en ventaja competitiva con respecto a los que no hayan querido o no hayan podido ir tan lejos. Si no, una vez más, se podrá afirmar que lo mejor es enemigo de lo bueno. 3.3. Ventajas e inconvenientes en la implantación de un ERP Silvana Gerometta en su artículo “¿Qué es un software ERP?” nos dice que para obtener un beneficio completo la empresa debe ver más allá de un sistema y su utilización, debe comprender que se trata de mejorar el desempeño mediante información propia, confiable y actualizada. Esto les permitirá anticiparse y actuar competitivamente de acuerdo a su realidad. El lema es: “DISPONIBILIDAD DE TODA LA INFORMACIÓN PARA TODO EL MUNDO DURANTE TODO EL TIEMPO”. Según los autores de la página www.cio.com (Business Technology Leadership) en su artículo "The ABCs of ERP" mencionan que hay cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP: Integración de la información financiera: El CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener información financiera actualizada y real, en su búsqueda financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado. Integración de la información de los pedidos de los clientes: Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se sirve la mercancía. Esto mejoraría el proceso en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERP’s esto será más fácil. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: Compañías manufactureras – los sistemas de ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir gastos. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 32 Figura 6 Separación de las aplicaciones de Front Office y Back Office. A continuación daremos la definición que K.C. Laudon y J.P. Laudon, nos da para cada uno de los grandes grupos en los que se dividen todos los procesos que gestiona un ERP. Según los autores citados se dividen en cuatro grandes grupos: 1. Procesos de Fabricación: las aplicaciones de este módulo apoyan a la gestión de inventario, la gestión de aprovisionamiento, planificación de la producción, manutención de la planta y equipamiento, etc. 2. Procesos Financieros y Contables: las aplicaciones del ERP para este grupo dan soporte a la gestión de los ingresos y gastos, flujos financieros de la organización, contabilidad de los costes de producción, contabilidad general y generación de informes financieros. 3. Procesos de Ventas y Marketing: en esta parte se incluyen aplicaciones para procesar las órdenes de venta, generar listas de precios, distribución, facturación, gestión y planificación de ventas, etc. 4. Procesos de Recursos Humanos: por último en este gran grupo se gestiona todo lo relacionado con el personal de la organización. Se registra toda la información, control de tiempos, cálculo de salarios, planificación y desarrollo del personal, informes de gastos de viajes, comisiones de comerciales, etc. Todos estos procesos se desarrollan divididos en módulos, ya que el ERP es un software diseñado de forma modular. Cada módulo es independiente y tiene una función propia dentro del sistema. Los módulos se pueden clasificar según su importancia dentro del sistema ERP, existen tres categorías: 1. Módulos básicos: son los módulos imprescindibles en el funcionamiento de cualquier sistema ERP. Algunos de estos módulos son: contabilidad, recursos humanos… El resto de módulos del sistema se irán añadiendo a éstos. 2. Módulos opcionales: son módulos que aportaran nuevas funcionalidades al ERP, funcionalidades que no aporta ningún módulo básico. 3. Módulos verticales: este tipo de módulo es aquel que se ha desarrollado a medida para un sector específico empresarial. Sólo las empresas de ese sector podrán aprovecharse de él al tener unas características propias. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 33 Estos módulos trabajan en el back office o en el front office dependiendo de su funcionalidad. A continuación explicaremos el funcionamiento de cada módulo común en los sistemas ERP, ya que existen infinidad de módulos creados según el tipo de empresa a gestionar. Primero hablaremos de los módulos pertenecientes al back office y luego los que pertenecen al front office. Los módulos comunes en el back office son: 1. Contabilidad y Finanzas: es el módulo más importante del ERP, su espina dorsal. Sobre este módulo girarán el resto. Todas las aplicaciones de este módulo están muy desarrolladas debido a su importancia y trascendencia. Nombramos algunas de sus aplicaciones: contabilidad general, gestión de cuentas, control de caja, transacciones bancarias, transacciones directas con la seguridad social y hacienda, pago de impuestos y tributos, gestión de propiedades y amortizaciones, creación automática de informes contables, … 2. Producción: es el módulo encargado de gestionar todas las acciones necesarias para la producción de la empresa. El objetivo a conseguir por este módulo es planificar la producción según las necesidades de los clientes para así tener un stock mínimo. Algunas de las aplicaciones de las que dispone este módulo son: compra de materiales y componentes, control de stock de materias primas, informes sobre producción, etc. 3. Ventas, Distribución y Logística: este módulo se encarga de gestionar la venta y distribución de los productos o servicios que produce la organización. Dispone aplicaciones para llevar a cabo su misión, desde gestionar el almacén hasta su venta y transporte. 4. Recursos Humanos: en este módulo se gestiona todo el personal de la empresa. Se gestiona desde la contratación del personal hasta su baja, despido o jubilación. Algunas de las aplicaciones que contiene son: planificación de turnos de trabajo, confección de contratos y nóminas, selección de personal, control de la formación, gestión de categorías profesionales, etc. Los módulos referentes al front office han cogido mucha importancia en la actualidad. Han surgido con la evolución de los ERP y la aparición de nuevas necesidades. Comentaremos algunos de los que han aparecido: 1. Customer Relationship Management (CRM): este es un módulo que ahora en la época de crisis ha cogido mucho interés en las empresas. Tiene como objetivo gestionar las relaciones entre el cliente y la empresa. Es el módulo encargado de coordinar y agrupar toda la información obtenida del cliente a través del área de ventas, marketing y soporte al cliente. Permite conocer las necesidades del cliente, valoraciones, opiniones, grado de fidelidad y rentabilidad que ofrecen. Gracias a este módulo se podrá ofrecer unos servicios o productos de mayor calidad. 2. Supply Chain Management (SCM): La gestión de la cadena de suministros se puede gestionar a través de este módulo. Se encarga de la relación de la compra de materiales, fabricación y movimiento del producto. Integra las necesidades logísticas de proveedores, distribuidores y clientes, con lo que conseguiremos mejorar el servicio, reducir costes y mejorar los tiempos. SCM intenta optimizar la forma en la que las empresas realizan la compra de materias primas para luego fabricar. 3. Advanced Planning and Scheduling (APS): El módulo de planificación y programación avanzada mejora notablemente la planificación del sistema. Proporciona respuestas rápidas ante variables e incertidumbres que se pueden dar en la empresa cómo proveedores que se retrasen, clientes con urgencias, máquinas averiadas, personal enfermo, etc. Además ofrece información sobre la evolución de los stocks y prevé dónde se Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 34 va a necesitar, prevé atrasos en las entregas, nos busca dónde se producen los cuellos de botella, etc. Sobre este módulo se ejecutan todos los departamentos operacionales. 4. E-Business: También conocido como comercio electrónico. Este cada vez está más presente en las empresas por lo que se ha creado un módulo que lo integra en los ERP para adaptarse a las nuevas tecnologías y no perder las oportunidades de negocio. Existen cinco tipos de comercio electrónico:  Business to business (B2B): entre empresas.  Business to consumer (B2C): entre empresa y consumidor.  Business to empolyee (B2E): entre empresa y empleados.  Business to government (B2G): entre empresa y gobierno.  Business to business to consumer (B2B2C): agrupa el B2B y el B2C. Ya hemos hablado un poco de las funcionalidades que nos puede aportar un ERP. Con este apartado nos hemos hecho una idea de lo que un ERP puede hacer por la empresa y de qué manera puede mejorar los procesos empresariales. Hay que decir que cada empresa es un mundo, y cada una implementará aquellas funcionalidades que se adapten mejor a sus necesidades y sean capaces de satisfacerlas. Necesidades técnicas Por ahora hemos hablado de qué es un ERP, de qué está formado, las funcionalidades que va a dar a nuestra empresa, ventajas e inconvenientes. Pero no hemos hablado de las necesidades técnicas. Ahora comentaremos qué necesita un ERP para funcionar técnicamente hablando. Normalmente un ERP no requiere grandes inversiones en equipos. Fundamentalmente necesitara de un servidor, dónde se alojara el ERP, y una red estructurada de forma cliente/servidor en la empresa. El coste vendrá determinado por cómo tenga de informatizada la empresa en el momento de la implantación y de la cantidad de datos que deberá manejar el servidor. Leemos en un artículo de la revista Informática Hoy un artículo denominado Conceptos básicos del ERP una definición de la arquitectura Cliente/Servidor aplicada a los ERP. El autor del artículo escribe que el ERP emplea tecnología cliente/servidor. Esto significa que el usuario del sistema (cliente) corre una aplicación (rutina de un módulo del sistema) que accede a la información de una base de datos única (servidor). La base de datos interacciona con todas las aplicaciones del sistema. De esta forma, se elimina la redundancia de información y de datos, lo que asegura la integridad de la información obtenida. Es montado sobre una base de datos central interaccionando con los distintos módulos de una arquitectura del ERP, dentro de una visión logística de administración de recursos, estando en un extremo los clientes y en el otro los proveedores. Las redes con arquitectura cliente/servidor disponen de un ordenador llamado servidor, que es el encargado de dar servicio a los demás terminales de la red, conocidos como clientes, en función de cada usuario. No siempre tiene que existir un único servidor en la red, es posible que convivan en esta más de uno, especializados en diferentes servicios (acceso a Internet, impresión, seguridad, acceso a datos, etc.). Otra tarea del servidor es controlar la base de datos y gestionar las peticiones de datos realizadas por cada terminal o cliente. Ante una petición el servidor puede aceptarla o declinarla, en función del tipo de usuario y/o tipo de consulta. A parte de estas tareas, el servidor también es el encargado de administrar los sistemas periféricos. Vemos en la siguiente figura un esquema típico de una red cliente/servidor: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 35 Figura 7 Arquitectura Cliente/Servidor. Cómo hemos visto los ERP exigen que la base de datos sea centralizada. El conjunto de datos estará ordenador para garantizar un acceso de datos fácil, rápido y ágil. Al estar centralizada garantizamos que no existirán datos repetidos. Para mantener y crear esta base de datos se necesitará un SGBD. Cada fabricante de ERP utiliza un SGBD diferente. 3.7. Características y objetivos Una vez que hemos visto la historia de los ERP, algunas de sus definiciones y sus aspectos funcionales y técnicos, explicaremos las tres características fundamentales que poseen estos. Estas son las siguientes:  Integral: permite controlar los diferentes procesos de una empresa, entendiendo que todos los departamentos están integrados y relacionados entre sí. Es decir, el resultado de un proceso es el punto de inicio del siguiente proceso.  Modular: las funcionalidades se encuentran divididas en varios módulos. De esta manera, una empresa, atendiendo a sus necesidades, adquirirá los módulos que mejor las satisfagan. Se reducen costes económicos y técnicos.  Adaptable: estos sistemas se han creado para adaptarse a la idiosincrasia de la empresa. Otras características secundarias son:  Flexibilidad: estos sistemas responden a las constantes transformaciones de la empresa.  Comprensivo: el sistema soporta las diferentes estructuras organizativas de las empresas, así como todas las áreas de negocio.  Conectividad: el sistema no debe confinarse al espacio físico de la propia empresa, sino que tiene que abrirse hacia el exterior de la misma (clientes, proveedores, sucursales, etc.).  Simulación de la realidad: permite la simulación de la realidad de la empresa en el ordenador.  Base de datos centralizada. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 36  Integridad de datos: los datos solo se ingresan una vez en el sistema y deben ser consistentes, completos y comunes.  Software independiente: es un sistema totalmente independiente del sistema operativo y de la base datos.  Seguridad: la seguridad de los datos está garantizada contra el crimen externo.  Tendencia a especializar los ERP para determinados sectores industriales. Una vez vistas las características pasaremos a enumerar los principales objetivos que persigue un ERP (Koch):  Integrar la información financiera.  Integrar la información de pedidos, clientes y proveedores.  Estandarizar y optimizar los procesos de fabricación.  Reducir inventarios.  Estandarizar la información de RRHH. 3.8. Ventajas e inconvenientes A los sistemas ERP se les atribuyen una serie de ventajas, algunas de ellas son:  Acceso y control de la información de manera sencilla y en tiempo real.  Eliminación de datos y operaciones redundantes.  Facilita la toma de decisiones.  Transparencia en toda la empresa.  Integración de todos los procesos de negocio.  Reducción de errores gracias a la mejora en la organización.  Modernización de las estructuras administrativas.  Mejora de la productividad, la competitividad, la escalabilidad y el mantenimiento.  Estandarización de los procesos.  Reducción costes, stock y personal.  Incremento de la eficiencia y de las oportunidades de venta.  Mejora de la calidad y satisfacción de los clientes.  Mejoras en la entrega a tiempo de la mercancía.  Adaptabilidad en entornos cambiantes. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 37  Mayor alcance fuera de la organización.  Desarrollo de una cultura de colaboración.  Posibilita el comercio electrónico.  Flexibilidad para personalizar el producto resultante según necesidades del cliente.  Capacidad para afrontar un incremento en el volumen de ventas. Estos sistemas presentan también una serie de inconvenientes o limitaciones, entre ellas:  Muy costoso.  Implementación muy dificultosa.  La puesta en marcha necesita muchos recursos.  Necesidades de almacenamiento altas.  Implica grandes cambios tanto en la infraestructura tecnológica de la empresa, como en los procesos de negocio, estructura y cultura de la misma.  Grandes costes en formación y mantenimiento.  Posibilidad de rechazo por parte de los usuarios debido a los cambios que produce.  Riesgo de sufrir el problema del eslabón más débil.  Una vez establecido el sistema, los costes para deshacer los cambios son muy elevados. 3.9. El proceso de implantación. 3.9.1. Introducción En todo proceso de implantación se necesita tener claro los procesos de negocio que se van a gestionar en el ERP. Durante todo el proceso de implantación del sistema, se realizarán muchas modificaciones, por lo que se necesita una total colaboración entre la empresa suministradora y el cliente. Según Kriter Software (2007), que es una empresa dedicada a implantar ERP, en su artículo “Kriter identifica los diez factores que garantizan el éxito de la implantación” argumenta que las claves de éxito en un proceso de implantación de un proyecto ERP son las siguientes: 1. Tener claridad en los procesos a gestionar. Si la empresa se conoce a sí misma, es improbable que falle en la elección de la solución que más se adecua a su naturaleza. 2. Conciencia del impacto posterior la implantación. Incorporar una nueva tecnología en la empresa comportará cambios que si se tienen identificados permitirá controlar de mejor manera los costes no previstos que generarán. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 38 3. Consolidación de datos previo a la implementación. A pesar que es un trabajo costoso y engorroso, dedicar tiempo a organizar la información antes de volcarla al ERP garantiza fiabilidad de los datos y una reducción importante de horas de desarrollo. 4. Formación del equipo. La creación de "usuario clave líder" que conozca tanto la tecnología como los procesos de la pyme impulsa de manera significativa el proyecto. 5. Correcta gestión del cambio. Fomentar entre los empleados el uso del ERP es uno de los factores más claros de éxito. En este sentido, integrara las sugerencias del usuario durante el proyecto permitirá garantizar que la solución responda a sus procesos más habituales. 6. Aportar flexibilidad. Implantar un ERP es un proyecto vivo: la excesiva rigidez por parte de la pyme como por parte del proveedor impide que la tecnología se ajuste al 100%. 7. Realizar sólo los ajustes imprescindibles. Ser conscientes que comprar una solución estándar para luego hacerla a medida sólo implica a posteriori complejidad de uso y encarecimiento del proyecto. 8. La empresa crece y el ERP debe hacerlo también. Pretender amortizar la inversión utilizando la tecnología más tiempo de su vida útil es un pasaporte seguro a una reducción de la excelencia en la gestión de la pyme. 9. Trabajar mano a mano con el proveedor. La inversión en consultoría ha de ser útil para promover una reingeniería de procesos de negocio, no únicamente para un desarrollo tecnológico esperando una solución llave en mano 100% infalible. 10. La implantación del ERP no es el fin, es el inicio de una nueva forma de gestión. Una vez acabado el proyecto comienza el verdadero desafío: mantener viva la solución propagando su uso y garantizando su mantenimiento. Hemos de comentar que el primer motivo de fracaso en las implantaciones ERP es una razón cultural. Vemos argumentado esta razón en un artículo de Soluciones al Negocio, una empresa consultora de negocio que nos habla de la implantación de un sistema ERP de gestión integral. En el artículo, con respecto al principal freno de las implantaciones de ERP, nos dice que a pesar de que el precio o los plazos de implantación representan retos importantes a la hora de comprar un ERP, el principal obstáculo sigue siendo cultural. En general, los empresarios españoles son reacios al cambio en su sistema de gestión. Se podría hacer un listado con los principales motivos de freno en las implantaciones ERP como el siguiente: 1. Factor cultural. 2. Miedo al cambio en el sistema de gestión. 3. Costes. 4. Tiempo de implantación. 5. Miedo al fracaso. En lo que se refiere al coste de un ERP tenemos que la inversión de las empresas españolas en sistemas informáticos es muy baja, no superando en la mayoría de los casos el 1% de la facturación, frente al 2 o 3% de otros países como Estados Unidos, por lo que uno de los aspectos clave en la decisión es, obviamente, el económico. Son muchas las variables que influyen a la hora de establecer el precio de un sistema de este tipo (número de módulos, número de empleados, facturación...). Este precio iría en función de tres criterios: software, servicios y hardware. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 39  40% Software  10% Hardware  50% Servicios  Mantenimiento anual: 15-35 % del coste inicial. Una de las opciones más aceptada en la actualidad es la de operar con soluciones OpenSource, eliminando así el coste de las licencias, no solo se elimina el total del coste inicial en software, también se reduce el coste de la renovación y actualización de licencias que puede pasar del 35% a solo un 15%. Laudon y Laudon (Laudon, y otros, 2001) definen el término implantación como “todas las actividades institucionales que operan para la adopción, administración y rutinización de una innovación”. Sarker (Sarker, 2000), orientándose hacia las tecnologías de la información, lo define como “todo lo que debe ser realizado por una determinada organización para que pueda utilizar las capacidades de una particular tecnología de información según lo previsto”. Un gran número de autores han desarrollado una visión dinámica de la implantación, donde interpretan esta como un proceso tecnológico basado en la organización propuesta por Leavitt (Leavitt, 1965), denominada “Diamante de Leavitt”. Esta organización tiene cuatro componentes que están en constante iteración, estas son: personas, tareas, tecnología y estructura. Según Leavitt, la implantación de un sistema de información implica cambios en los componentes tecnológicos de la organización, lo cual genera a su vez, y de forma automática, cambios en sus otros tres componentes (personas, tareas y estructura). En la siguiente figura se observa dicha organización. Figura 8 Diamante de Leavitt. 3.9.2. Metodologías de implantación La implantación de un ERP es un proceso muy complejo, por ello se suele utilizar un procedimiento estándar para gestionar y controlar su desarrollo, conocido como metodología de implantación. Existen un gran número de metodologías pero tenemos que tener en cuenta que no hay ninguna que sea perfecta. La metodología más tradicional es la que se basa en el ciclo de vida del sistema. Según Necco (Necco, y otros, 1987), “el ciclo de vida de un sistema ERP puede ser descrito en términos generales como una forma de quebrar un proyecto de sistemas ERP en fases, actividades y tareas para realizar todo el trabajo de dicho proyecto”. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 40 Necco define una fase como “conjunto de actividades relacionadas con un objetivo dentro del desarrollo del proyecto, y se construye agrupando actividades y tareas que pueden compartir un tramo determinado del tiempo de vida de un proyecto”. No existe unanimidad para definir las fases del ciclo de vida pero se han definido unas fases básicas, que son:  Fase 1 Decisión: estudiar la estrategia y los procesos de negocio de la empresa, para así discutir la necesidad de adoptar o no un ERP.  Fase 2 Adquisición: una vez decidida la adopción de un ERP, se tiene que decidir que ERP se implantará y de que módulos dispondrá. Se deberá escoger tanto el sistema como el consultor que guiará la implantación.  Fase 3 Implementación: es una de las fases más críticas. Algunas de las acciones que se tienen que llevar a cabo son: montar o adecuar la red informática, instalar el software, modelar los procesos de negocio, formar a los futuros usuarios, convertir los datos del antiguo sistema, etc.  Fase 4 Uso y mantenimiento: una vez finalizada la fase implementación se tiene que afrontar el día a día del nuevo sistema. Es cuando se comienza a utilizar el nuevo sistema y se observan los primeros resultados del cambio y algunos fallos que son solucionados. No hay olvidar tampoco el mantenimiento del sistema.  Fase 5 Evolución: a través del uso del sistema, este va evolucionando y cambiando según las nuevas exigencias que van apareciendo en la empresa.  Fase 6 Rechazo: fase en la que se decide abandonar el proceso de implantación. En la siguiente figura podemos observar un diagrama que representa las diferentes fases del ciclo de vida de la implantación de un ERP. Figura 9 Fases de la implantación de un sistema ERP. 3.9.3. Una decisión importante Una vez que hemos tomado la decisión de renovar o instalar un nuevo sistema de gestión, tenemos que ver las diferentes alternativas que nos ofrece el mercado. Antes de estudiar cuál es la mejor opción, se deben responder una serie de preguntas que nos ayudarán a tener una visión más real de las necesidades de la empresa. Algunas de estas son: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 41  ¿Cuál es la capacidad de las redes informáticas actuales?  ¿Cuáles son los productos de gestión que nos ofrece el mercado?  ¿Cuáles son las diferencias entre ellos?  ¿Cuántas áreas de negocio cubre?  ¿Cuál es la relación entre coste y beneficio?  ¿En qué grado ayudan los ERP a la dirección de la empresa?  ¿Es mejor tener diferentes aplicaciones o una única aplicación global para toda la empresa? Una vez tengamos una idea aproximada sobre las necesidades de la empresa y los diferentes productos de gestión empresarial que existen en el mercado, podremos hacer una elección consciente. En el mercado existen diferentes soluciones para la gestión empresarial dependiendo del grado de exclusividad. Según este grado tendremos: (Esteves, y otros, 2000)  Software a medida: es la solución que mejor se adapta a las necesidades de la empresa pero también es la más costosa porque se tiene que invertir más tiempo y dinero.  Best of Breed: aboga por utilizar software complementario de diferentes fabricantes, para así escoger en cada caso el que mejor se adapte a cada necesidad, ya sea de un fabricante u otro. Aquí el problema radica en la compatibilidad de los diferentes fabricantes. Para solucionarlo se creó el consorcio BOBA, cuya misión es facilitar la comunicación entre fabricantes y hacer compatibles sus sistemas.  Software ERP: consiste en utilizar un sistema compuesto por diferentes módulos totalmente integrados entre sí. Es la alternativa que se estudia en este proyecto.  Híbrido: opción destinada a las empresas que tienen unas necesidades especiales. Utiliza módulos de diferentes sistemas ERP, según las necesidades. Comporta un gran gasto económico y aumenta el periodo de implantación. Otro factor a tener en cuenta es que el hecho de cambiar el entorno de trabajo implica cambios en algunos aspectos de la empresa. Estos cambios son:  Cambios en la gestión de la empresa: el hecho de centralizar toda la información en una única base de datos facilita la gestión porque es posible consultar cualquier dato en tiempo real.  Cambios en la mentalidad de trabajo: este cambio afecta a las personas y a su manera de trabajar. Se deben potenciar las habilidades y roles de cada trabajador para así minimizar riesgos y tiempo de adaptación.  Cambios en el proceso de fabricación: gracias al sistema de gestión se puede analizar el sistema de fabricación y así poder optimizarlo.  Cambios en el producto o servicio prestado: el producto o servicio que ofrecía la empresa antes de poseer el sistema de gestión es el mismo pero ahora tiene más calidad. Todo ello gracias a la optimización de recursos y materiales. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 48  Comunicación eficiente, trabajo en equipo y colaboración activa: no esconder ni retener información, comunicarse con claridad y exactitud, objetivos claros y comunes para todos los miembros del proyecto, implicar a la comunidad de usuarios, etc.  Dirigir el cambio: analizar todos los riesgos de la implantación, entregar toda la información necesaria a los miembros del equipo, formar a los usuarios finales, etc.  Mantener contacto con otras empresas que hayan implantado el ERP y así conocer y aprovechar su experiencia.  Pruebas: implicar desde el principio a los usuarios finales en el periodo de prueba, comprobar que funciona correctamente la infraestructura técnica, probar un mecanismo para la recuperación de datos en caso de incidencias, etc.  Administración del conocimiento: documentar los problemas surgidos y las soluciones adoptadas, documentar las decisiones tomadas, etc. Finalmente, una implantación comporta también unos beneficios, algunos de estos son:  Fácil acceso a la información: una base de datos única y común facilita el acceso a toda la información de la empresa.  Eliminación de datos y operaciones redundantes  Reducción del tiempo de ciclo: se optimiza el tiempo de ciclo de los procesos industriales de la empresa  Aumenta la eficiencia y se disminuyen costes: las decisiones empresariales se toman analizando todos los datos de la empresa. Con ello se ahorra tiempo, eliminan procesos redundantes y mejora el control del proceso. Gracias a esto aumentamos la eficiencia y reducimos costes.  Facilidad para adaptarse a la demanda del mercado: se facilita la adaptación a las cambiantes exigencias del mercado. 3.9.12. Coste de la implantación Justificar una inversión en sistemas informáticos puede resultar complicado, ya que muchos de los beneficios que comporta no son cuantificables (información más fiable, una mejor manera de hacer las cosas, mejor respuesta al cliente, etc.) o no están previstos. La implantación de un ERP supone una fuerte inversión para la empresa que lo implanta pero a la larga también supone un gran beneficio para esta. El problema radica en que estos beneficios no son inmediatos a la inversión, sino que se producen a posteriori. Esto puede ser un hándicap a la hora de decidir realizar la implantación. Normalmente, cuando una empresa implanta un ERP contrae un acuerdo contractual con un proveedor o consultor, que se renueva cada año y recoge los siguientes aspectos: las licencias del software, el mantenimiento anual del sistema, la formación del personal, la adecuación al nuevo sistema, Help desk, actualizaciones y otros servicios. El coste total de una implantación de un ERP se desglosa de la siguiente manera: o Software 10% - 25% Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 49 o Hardware 10% - 25% o Implantación 50% - 80% o Formación y Mantenimiento 15% aprox. Como vemos, los porcentajes son variables y dependen en gran parte de los requerimientos de la empresa y el fabricante, proveedor y consultor de ERP escogidos. Al considerar los costes que comporta una implantación de un sistema ERP tenemos que tener en cuenta dos tipos de costes:  Costes externos: hacen referencia al coste del nuevo software, la infraestructura técnica y los servicios del consultor. Tenemos tres grandes grupos (Ortuño, 2007):  Infraestructura técnica (hardware, red, comunicaciones, etc.): los avances en la infraestructura técnica están haciendo viables implantaciones que en el pasado no lo eran, pero hay que tener en cuenta que un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantación. Los costes de este grupo pueden ser:  Costes visibles: hardware, red y comunicaciones.  Costes ocultos: dedicación necesaria por parte de los recursos de la empresa y coste de comunicaciones, seguridad y mantenimiento.  Software (licencias, módulos, actualizaciones, etc.): este coste es marcado por el fabricante. Hay que tener muy presente que el software va íntimamente ligado al proveedor de servicios o consultor y que un buen software lo hace malo una mala implantación. Estos tipos de coste pueden ser:  Costes visibles: módulos del propio software y licencias.  Costes ocultos: dedicación necesaria por porte de los recursos de la empresa, coste de seguridad, elección del software y coste de actualización. Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento: un proyecto de implantación es realizado por un equipo de trabajo formado por recursos de la empresa y recursos del proveedor de servicios o consultoría. Estos costes los clasificamos según sean:  Costes visibles: servicios de consultoría y organización, nuevos desarrollos, implantación, formación y mantenimiento.  Costes ocultos: dedicación necesaria por parte de los recursos de la empresa en todas las fases similar a la del proveedor de servicios y costes de fuera de alcance. En la siguiente figura observamos el peso de cada uno de los tres grupos de costes externos. Observamos que el que tiene mayor peso son los servicios necesarios para la implantación, es decir, consultoría, mantenimiento y desarrollo. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 50 Figura 10 Grafico de sectores de los gastos externos.  Costes internos: inciden en los costes dentro de la propia empresa, es decir, dedicación necesaria por parte de los recursos de la empresa y costes asociados a la implantación. Tenemos dos grandes grupos:  Dedicación necesaria por parte de los recursos de la empresa.  Costes asociados: la aparición del ERP comporta una serie de costes asociados, que muchas veces no se tienen en cuenta. A continuación tenemos una figura donde vemos el peso que tiene cada uno de los dos grupos de costes internos. Contemplamos que la mayor partida de costes internos corresponde a los costes asociados a la implantación. Figura 11 Diagrama de sectores de los gastos internos. 3.9.12.1. Coste de un software ERP Existen varios métodos para calcular el precio del software ERP. Algunos fabricantes optan por un método que usa varias variables para calcular este precio, algunas son: dimensiones de la CPU, número de licencias, número de módulos, puntos de acceso, número de usuarios, tipos de usuarios, volumen de transacciones, tamaño de la empresa, etc. Un caso especial era la empresa PeopleSoft, que era la única empresa que calculaba el precio de su software basándose en los beneficios y número de trabajadores de la empresa a implantar. Las licencias del software ERP suelen tener un precio bastante alto, es por ello que las empresas deben estudiar muy bien cuantas licencias van a necesitar. Hay que tener en cuenta que si hay usuarios que van a utilizar poco el sistema, podrán utilizar una licencia compartida con otro usuario, con ello se reducirán costes de licencias. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 51 3.9.12.2. Costes asociados A la hora de implantar un sistema ERP, se deben en tener cuenta los costes asociados que comporta este proceso. Estos costes en muchas ocasiones se pasan por alto o no se les da la importancia que merecen. Es de vital importancia contemplar estos costes, antes, durante y después de la implantación. De estos costes depende que la implantación se salga del presupuesto o no (Koch). Estos costes asociados son:  Formación: no solo hay que aprender a manejar el nuevo software sino que también hay que aprender una nueva forma de trabajar. Para ello es necesario una buena formación de todos los empleados que utilizaran el sistema.  Integración y ensayo: comprobar los enlaces entre cada uno de los nuevos módulos que se quieren implantar y el software existente, todo ello caso por caso.  Personalización: necesario cuando el nuevo sistema no se adapta del todo a las necesidades de la empresa, y por lo tanto, se deben hacer algunas modificaciones para que las cumpla.  Conversión y análisis de datos: se deben cargar todos los datos de la empresa en la base de datos del nuevo sistema y también adaptarlos a esta. Estos datos también deben combinarse con datos externos para realizar análisis, concepto conocido como minería de datos. Esto implica un adaptación del sistema para importar/exportar datos.  Consultores: cuando la empresa ya no puede dar marcha atrás, el coste en consultores se dispara. Para evitarlo se deben identificar los objetivos que los consultores deben cumplir en el momento de formar al personal de la empresa.  Permanencia de los equipos de trabajo: después de la implantación, el equipo que lo implantó conoce mejor los procesos de la empresa que el propio personal de esta. Además, los equipos de implantación son los que mejor conocen cómo analizar los datos del sistema.  El beneficio es a largo plazo: en los proyectos de software tradicionales es común obtener beneficios una vez instalado el sistema. Con los ERP no ocurre esto porque es necesario que la empresa se adecue primero a la nueva forma de trabajar.  Depresión Post-ERP: una vez el sistema está instalado todo se ve diferente y funciona diferente. Cuando un trabajador no puede realizar su trabajo en un entorno familiar, se desorienta y no sabe qué hacer. Todo esto hace que el negocio no rinda del modo que se esperaba, al menos hasta que todos los trabajadores se hayan adaptado al nuevo sistema de trabajo. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 52 4. LA EMPRESA 4.1. Historia La empresa sobre la que se va a realizar el estudio para evitar el fracaso del sistema ERP y a la que llamaremos BJN, nace en 1975 fruto de la unión de un grupo de emprendedores en el sector de la construcción y decoración, siendo el pilar del negocio el acondicionamiento de locales para sucursales bancarias. Desde el primer momento la empresa se adaptó a las necesidades latentes del mercado ofreciendo un servicio de construcción completo y seguro durante todo el proceso de obra. Fue en 1996 cuando se produce un cambio generacional, los hermanos Jose Luis y Nuria Juan toman el relevo en la dirección y gestión de la empresa con ganas de emprender un nuevo proyecto. Proyecto que se enmarca en la satisfacción plena del cliente y para ello incrementaron los servicios que ofrecían. Se pasó a un servicio integral orientado a la reforma de locales comerciales y viviendas particulares. Figura 12 Foto de las instalaciones de BJN. Para BJN, el servicio es un factor clave de su cultura empresarial. Es por ello que cuenta con distintas áreas que componen su gran valor diferencial, el “SERVICIO INTEGRAL”. Construcción, Arquitectura e Ingeniería, & Decoración se integran para dar soluciones a todas las necesidades de sus clientes. 4.2. Tipo de clientes  Particulares Convierten la vivienda en un hogar. Adaptan su casa a las necesidades y requerimientos, hacen sus sueños realidad gracias a una continua comunicación con sus clientes. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 53 La misión de BJN es la plena satisfacción de sus clientes, para ello brindan un servicio personalizado ayudando desde el propio diseño del proyecto, a la elección de materiales de primeras marcas y acabados de excelencia; y sobre todo aportan un valor diferencial en el asesoramiento continuo en pos de mejorar sus costes a lo largo de toda la ejecución de su proyecto. No sólo hacen sus proyectos realidad sino que además velan porque sea al menor coste posible llevando un control exhaustivo en la elaboración del proyecto. Además durante todo el proceso, los clientes reciben un servicio integral desde el presupuesto hasta la limpieza de la obra.  Banca Son especialistas en el acondicionamiento de sucursales bancarias. Su infinito número de proyectos realizados en este sector les proporciona un elevado conocimiento del mismo. Saben cuales son los requisitos y necesidades de este tipo de locales garantizando la plena satisfacción del cliente. Adaptándose a las posibles peculiaridades que éstos puedan presentar. En BJN la filosofía de trabajo gira en torno a los clientes, ofrecen un servicio integral que no descuida el mínimo detalle. Su trayectoria ha propiciado que actualmente cuenten con una sólida red de proveedores, que ponen a su disposición para alcanzar sus expectativas de calidad. Llevan un control exhaustivo desde el inicio hasta el fin de la construcción, incluso son capaces de ejecutar la obra sin necesidad de interrumpir la actividad de la sucursal, garantizando además los plazos fijados.  Locales comerciales La amplia trayectoria de BJN en el sector de la construcción le avalan como empresa de referencia en la rehabilitación y reforma de locales comerciales. En BJN el espacio de los clientes es su objetivo, trabajan para que sus proyectos se hagan realidad mediante un servicio integral. La experiencia adquirida les lleva a satisfacer plenamente sus necesidades, porque conocen a la perfección los requerimientos de locales comerciales cualquiera que sea la actividad a la que se vayan a dedicar. Desde el diseño hasta la limpieza de obra corre de su cargo, sin olvidar el cumplimiento de los plazos y el nivel de calidad prometidos.  Oficinas / Naves industriales BJN le ofrece el acondicionamiento de la oficina o nave industrial, teniendo en cuenta las necesidades de la empresa. En el plazo establecido, el cliente encontrará sus instalaciones dispuestas para el inicio de su actividad. Realizan los proyectos necesarios hasta alcanzar la distribución óptima de sus metros. Son conscientes de que una buena organización ayuda a una buena gestión del trabajo. Desde la propia experiencia conocen la importancia del ambiente laboral, BJN le ayuda a que su organización se adapte a la evolución de la Sociedad y, por consiguiente, al mercado. Le ofrecen una gestión integral en el acondicionamiento de su empresa comprometidos durante todo el proceso de reforma. Piensan en usted en todo momento, diseñan la distribución de su espacio desde el conocimiento de sus necesidades. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 54 4.3. Organigrama BJN tiene una plantilla de 10 trabajadores. Figura 13 Organigrama de BJN. Como se contempla en el organigrama, BJN tiene una estructura totalmente funcional ya que todas las decisiones pasan por la gerencia y se supervisan todos los departamentos. Vemos también que BJN tiene un soporte externo para el mantenimiento de los equipos. Todo este soporte externo se muestra en la figura anterior en color marrón. En la gerencia nos encontramos con José Luis y Núria, hermanos, que llevan la empresa familiar de segunda generación. Como hemos comentado anteriormente todas las decisiones pasan por ellos y prácticamente cualquier duda que tengan los empleados es comentada y consensuada. Todo el tema de configuración de sistemas, equipos, correos… lo lleva una empresa externa la cual ofrece soporte y se desplaza a la empresa en caso de tener alguna incidencia. En contabilidad está Begoña que se encarga de llevar también el tema de marketing para captar nuevos clientes. Yolanda y Pilar son las dos administrativas que llevan todo lo relacionado con albaranes, facturas, recepción de llamadas, atención al cliente… El departamento de compras es responsabilidad de Raquel que se encarga de tratar con los proveedores de materiales para las obras, así como de subcontratación, en su caso, de servicios tales como fontanería, carpintería… En presupuestos está Mónica que es la encargada de realizar los presupuestos del cliente o bien si los recibe de verificarlos y ajustar en su caso. Hay tres empleados que realizan las obras. Normalmente el jefe de obra suele ser José Luis o Núria (Gerencia). 4.4. Funcionamiento En este apartado explicaremos brevemente el funcionamiento de esta empresa. El horario laboral de la empresa es a turno partido, siendo una primera parte de este de 8.30 h a 14 h, y una segunda de 15 h a 18 h. Los principales clientes de BJN son las distintas entidades financieras que les encargan o bien la Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 55 construcción de una nueva sucursal, o bien la remodelación o bien la realización de pequeños mantenimientos como cerraduras, ventanas… También realizan desalojos en pisos de los bancos que han embargado a los clientes. Debido a la crisis, el cliente de banca ha bajado notablemente pasando a ser los principales clientes por estos tiempos los particulares que les encargan reformas de hogar, acondicionamientos, decoración… Normalmente el ciclo de vida de las obras que realiza BJN es de 2 a 4 meses, ya que sus obras son muy rápidas. Actualmente se está potenciando la forma de captar clientes gracias a la colaboración de la consultora Improven, que está marcando un plan de marketing agresivo por lo que la Gerencia está realizando muchos desplazamientos a Madrid para buscar nuevos clientes por toda España. 4.5. Equipos, red informática y software BJN cuenta con ocho PC’s de gama media, un par de routers, un servidor, un switch, un par de impresoras láser, un plotter y una impresora multifunción (impresora, fotocopiadora, fax). Todos ellos se interconectan mediante una red informática. En cuanto a la red informática, comentar que la empresa cuenta con una red cuya conexión de esta con el exterior se realiza mediante una línea ADSL. Figura 14 Jerarquía de las redes informáticas de BJN. Todo el software utilizado por la empresa funciona bajo el sistema operativo Windows. Para la tarea de presupuestos utilizan el programa Presto, para la contabilidad el programa Dimoni. Para el tema de presupuestos, facturas y marketing utilizan distintos cuadros de mando desarrollados por ellos mismos en Excel. Por otro lado el ERP únicamente lo utilizan como base de datos histórica ya que sólo introducen los datos finales. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 56 4.6. Contabilidad Se encarga de satisfacer todas las obligaciones fiscales y mercantiles de la empresa. Entre todas estas las más importantes son:  Obligaciones fiscales:  Trimestrales: o Declaración de IVA (Modelo 300). o Declaración de dividendos, en el caso de reparto a cuenta de beneficios (Modelo 123). o Declaración de pago a cuenta de sociedades, en el supuesto de que en el modelo 201 se hubiese pagado algo. (Modelo 202).  Anuales:  Informativas: o Declaración de clientes y proveedores (Modelo 347). o Total de dividendos liquidados durante el año, relativos al modelo 123 (Modelo 193). o Resumen anual de IVA (Modelo 390).  De pago: o Impuesto de sociedades (Modelo 201).  Obligaciones mercantiles: o La empresa cierra sus cuentas cada 31 de Diciembre y las aprueba antes del 30 de Julio del año siguiente. o La empresa está obligada a llevar una contabilidad adaptada al código de comercio, esto supone llevar un libro diario, un libro de balances, un libro de mayor (extractos de cuenta) y un libro de facturas, todo ello adaptado al plan general contable vigente. o Se deben presentar en el registro mercantil, anualmente, los libros de diario y balances. o También se debe presentar en el registro mercantil, de forma anual y después de su aprobación, las cuentas anuales de la empresa. En cuanto a la facturación a los clientes, tenemos que comentar que a cada cliente se le aplica una tarifa, según los contratos que tiene BJN establecidos con estos y atendiendo a diferentes conceptos. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 57 4.7. Recursos humanos Los recursos humanos de la empresa son gestionados por la propia administración. Se trata de controlar la asistencia de los demás empleados, gestionar pago de nóminas, entregar nóminas, contratos, calendario laboral y demás documentación a los empleados y realizar informes para la gerencia. La selección de personal y contratación la realiza el propio gerente de la empresa, para ello se pone en contacto con la oficina de desempleo y con empresas de trabajo temporal que le facilitan candidatos para cubrir los puestos vacantes en la empresa. También se encargan de gestionar la prevención de riesgos laborales. Cuando hablamos de prevención de riesgos laborales queremos hablar del conjunto de actividades o medidas adoptadas o previstas en todas las fases de actividad de la construcción, a fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo. Las funciones que se deben realizar para esta prevención son:  Evaluación inicial de riesgos.  Planificación y puesta en marcha de la prevención.  Información y formación a los trabajadores.  Vigilancia de la salud de los trabajadores. Las obligaciones laborales más destacadas son:  Alta y baja de trabajadores en la Seguridad Social (contratos, finiquitos,…).  Confección de nóminas.  Confección mensual de los modelos TC1 y TC2.  Confección trimestral del modelo 110 (IRPF).  Resumen anual (Modelo 190).  Gestión de la mutua de accidentes. 4.8. Presupuestos El departamento de presupuestos se encarga de la confección de los mismos. En base a una lista de precios y materiales en Presto se realizan los presupuestos, intentando ajustarlos al máximo para que al cliente le parezca un precio atractivo y lo acepte. Una vez realizado el presupuesto a partir de la necesidad del cliente, se le envía a éste a la espera de aceptación. En caso de que el presupuesto no sea aceptado, se corrige o reajusta en función del motivo y se vuelve a enviar. Una vez aceptado el presupuesto se pone en marcha el proceso de la realización de la obra. El siguiente paso será el acopio de materiales. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 64 Pinchando dos veces en un rol creado, se abre la siguiente pantalla: Figura 18 Detalle de un rol determinado Para cada rol se puede definir los permisos marcando o desmarcando las casillas en la parte derecha de la pantalla. Marcando la casilla a nivel del módulo otorga permiso a todas sus opciones. Por otro lado, si seleccionamos el botón , se abre el menú del módulo correspondiente, permitiendo una definición del acceso mucho más detallada. Ver ejemplo: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 65 Figura 19 Detalle de los apartados de cada módulo Después de haber creado o modificado los permisos, se debe seleccionar el botón ´Confirmar´ para que el sistema grabe los datos. Al seleccionar la pestaña “OTROS” en la pantalla de Roles, es posible definir otras acciones para el rol en cuestión, relacionadas con el “Módulo Informes” (por ejemplo si se pueden Crear Informes Personales, o se pueden Renombrar Informes Personales, o se pueden Eliminar Informes Personales, o se pueden Abrir, etc.). Asimismo, se puede definir, que el usuario tenga la posibilidad de configurar la forma de visualizar el menú de la aplicación (si se marca el check “habilitar configuración de menú”). El usuario podrá definir si permite a este rol modificar filtros en los informes o no, para ello deberá marcar o desmarcar el check “Permitir Modificar Filtros en Informes Contables”. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 66 Figura 20 Detalle de las acciones que permite el rol 5.1.3 Alta de Usuarios y Asignación de Roles Se debe dar de alta los empleados de la empresa que van a utilizar el ERP como usuarios del sistema. Para cada usuario se define el rol o los roles que tiene en el sistema. El alta de un usuario se realiza en la siguiente opción del sistema: Figura 21 Opción del sistema para alta usuario Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 67 Se abre la siguiente pantalla: Figura 22 Lista de usuarios existentes en el sistema. Para crear un nuevo usuario, se debe seleccionar el botón ´Insertar´. Obligatoriamente se debe informar los campos siguientes:  Usuario : el nombre de usuario  Palabra de Paso: el formato del campo es libre, pero por motivos de seguridad se aconseja una longitud mínima de 6 dígitos y el uso de letras y cifras.  Roles: el rol o los roles de usuarios (creado en el apartado anterior) que tiene este usuario (ver *)  Nombre: nombre y apellido completo del usuario * Seleccionando en el botón ´Roles´, se abre la siguiente pantalla: Figura 23 Roles asignado a un cierto usuario. Seleccionando en ´Insertar´, se abre una línea vacía en el grid, donde se puede introducir un rol (previamente creado), seleccionándolo con la ´lupa´. Tener en cuenta que cuando se asigna más de un rol a un usuario, uno de ellos deberá ser el “predeterminado”, porque pueden darse “incompatibilidades” al asignar más de un rol a una misma persona, por lo que hay que indicar que rol prima sobre el resto; esto se hace indicando con “SI” en el Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 68 columna “predeterminado” al rol que corresponda. Una vez completados estos datos, se selecciona en ´Confirmar´ para grabarlos. Opcionalmente se puede informar los campos en la parte derecha de la pantalla. Se puede informar los 3 campos relacionados con el correo electrónico del usuario. Esta información es necesario si se utilizará la posibilidad de enviar correos electrónicos de forma automática desde el ERP, como pueden ser peticiones de precios a proveedores o pedidos de compra (se verá en detalle en el módulo de compras). Los campos a informar son:  Password SMTP: contraseña en el servidor de correo electrónico  E-Mail: dirección de correo electrónico del usuario  Login SMTP: nombre de usuario en el servidor de correo electrónico Más a la derecha se encuentran varias opciones que permiten definir un uso del ERP más restringido: Figura 24 Más opciones para los usuarios. Los campos que se puede informar son:  Estado: El estado de un usuario se puede elegir entre ´activo´ y ´inactivo´. Por defecto el sistema pone el valor Activo al momento de crear un nuevo usuario.  Empresas Permitidas: Por defecto el usuario tiene acceso total a todas las empresas, pero esta opción permite limitarlo. Si se selecciona esta opción se abre la siguiente pantalla: Figura 25 Empresas permitidas al usuario. Luego si se selecciona en insertar y se selecciona una o varias empresas, se limita el acceso del usuario a esta selección de empresas. Se debe seleccionar en ´Confirmar´ para que el sistema grabe los datos. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 69 5.1.4 Baja de Usuarios Para dar de baja a un usuario se utiliza la opción ´Estado´ en el registro del usuario. El estado de un usuario se puede elegir entre ´activo´ y ´inactivo´. Por defecto el sistema pone el valor Activo al momento de crear un nuevo usuario. Si se lo pone en ´Inactivo´, este usuario ya no puede acceder al ERP (el sistema dará el aviso ´usuario inactivo´) hasta que se reconvierte el estado en ´Activo´ De este modo lo que pretende el ERP es llevar un control de todos los usuarios que han pasado por el sistema, además de permitirles volver a acceder con toda la configuración que ya se tenia previamente sin necesidad de volver a crear nada. 5.1.5 Opción Echar Usuarios Esta opción permite al administrador del sistema cerrar la sesión de determinados usuarios, por ejemplo para echar un usuario cuya sesión se ha terminada de forma incorrecta. Eso no afecta el estado del registro de este usuario, es decir que dicho usuario podrá volver a entrar en el programa en otro momento sin ninguna dificultad. La opción de Echar Usuarios se selecciona de la siguiente forma: Figura 26 Opción del sistema para echar usuario. Se abre la siguiente pantalla: Figura 27 Pantalla para echar usuarios. Al seleccionar la línea del usuario que se quiere echar y luego suprimirla, se cierre la sesión de este usuario. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 70 5.1.6 Informes del Módulo de Seguridad En el módulo Informes están creadas varias listados y informes acerca del módulo de seguridad. Se seleccionan de la siguiente forma: Figura 28 Opciones de informes de seguridad. Seleccionando en ´Logs´ se genera un informe de los logins (las sesiones de trabajo) de todos los usuarios: Figura 29 Informe de las sesiones de trabajo de los usuarios. Seleccionando en ´Roles´ se genera un listado de los Roles creados en el sistema: Seleccionando en ´Usuarios´ de genera un listado de los usuarios creados en el sistema: 5.1.7 Alta de la obra Para dar de alta una obra, la opción a utilizar es la siguiente: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 71 Figura 30 Opción del sistema para alta obra. Se abre la siguiente pantalla: Figura 31 Formulario alta obra. En esta fase del proceso no es necesario cumplimentar todos los datos del formulario, dado que muchos de ellos no se conocerán todavía; sin embargo los siguientes serán de obligado cumplimiento: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 72  Cabecera del formulario: 1. Código de la obra: deberá de constar de 4 dígitos. 2. Descripción de la obra: texto descriptivo de la obra. 3. B. Datos: base de datos maestra de la cual se van a capturar los descompuestos. 4. Imágenes o Ficheros Es posible adjuntar fotos, imágenes y ficheros a la ficha de la obra. De este modo, al consultar la misma en pantalla es posible visualizar dichos archivos directamente sin necesidad de buscarlos por otros sitios. Al presionar en el botón “Imágenes” o “Ficheros” se desplegará una pantalla como se muestra a continuación: Figura 32 Pantalla para cargar varios ficheros adjuntos. Se presiona “INSERTAR” y se habilita una línea donde al pulsar la “lupa” se indica la ruta donde se encuentra la imagen o fichero: Figura 33 Examinar archivos. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 73 Una vez seleccionada la imagen o fichero, se pulsa en confirmar: Figura 34 Listado con los ficheros seleccionados. Si se quieren agregar más imágenes o ficheros, basta con insertar tantas líneas como se quieran. Si se quiere “visualizar” la imagen o fichero adjuntado, se debe hacer doble click sobre el mismo.  Datos Generales 1. Empresa: habitualmente la empresa ejecutora de la obra será la propia entidad. Es un campo obligado. 2. D. Obra: si la empresa dispone de delegaciones, introduciremos aquella responsable de la obra en cuestión. 3. Dirección: dirección de la obra. 4. C.Postal: el código postal va asociado a la población, así que habrá que localizar el adecuado en cada caso. Es un campo obligado. 5. Teléfono, Fax, E-mail: datos de contacto en obra. 6. Jefe de Obra, Ayudante, Jefe de Producción, Administrativo: diversos responsables de la obra. Capítulos: cumplimentar este campo es necesario como paso previo a la confección del presupuesto, ya que se indica cuantos niveles de capítulos y subcapítulos tendrán los presupuestos, y la longitud del código de los capítulos y subcapítulos en los que se estructurará el presupuesto. Ejemplos: 1. En el caso que el presupuesto tiene un nivel de capítulos, se introduce una línea, con el número de dígitos del código del capítulo y una descripción: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 80 EMPRESA Se introducirá la razón social de la empresa. (Sólo estará activo en caso de NIF) DOMICILIO, CODIGO POSTAL, TELEFONO, PAG. WWW, TFN. FAX, E-MAIL Estos datos son los correspondientes al cliente. CONTACTO, CARGO, TELEFONO, E-MAIL. Son datos meramente informativos y se utilizan a modo de agenda. D. APODERADO En este botón, se darán de alta los datos del apoderado, en caso de que sea una sociedad. Antes de pulsar este botón, se deberá de haber confirmado la pantalla anterior. Figura 42 Formulario apoderado de cliente. CUENTAS En este apartado se darán de alta la cuenta contable del cliente. Figura 43 Formulario cuentas bancarias del cliente. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 81 En esta pantalla, se tiene la posibilidad de poner valores por defecto, o introducir datos diferentes por cada una de las empresas que se deseen. Rellenando sólo los datos de cabecera, esos datos servirán para todas las empresas que tengamos. INICIO En este campo se pondrán los cuatros primeros dígitos de la cuenta contable a asignar a ese cliente. En este caso al generar las cuentas contables, el programa automáticamente, asignara un número de cuenta al cliente con el inicio establecido, y como final el código del cliente que el programa ha asignado anteriormente. Se tiene la posibilidad de establecer nosotros que cuenta queremos asignar a ese cliente, por lo cual en vez de poner solo los cuatro primeros dígitos, se introducirá la cuenta contable completa. CÓDIGO RETENCIÓN Seleccionando en el botón con la flecha, nos aparecerá una pantalla con todos los códigos de retención, así como sus descripciones, desde el cual se seleccionará el correspondiente a ese cliente. Estos códigos están dados de alta en el módulo de comunes. PROVINCIA RETENCIÓN Con el botón prismático se podrá ver o en su defecto crear la provincia en la cual se ubica dicho cliente, para la asignación del % de retención. Desde esa pantalla se seleccionará la indicada. % RETENCIÓN Este campo se actualiza automáticamente una vez introducido el código de retención y la provincia seleccionándolos desde los botones de ayuda anteriormente explicados. El % es aquel dado de alta en el módulo de comunes que se corresponde con las dos variables indicadas anteriormente. % RET. IRPF Se introducirá el % a retener sobre factura a ese cliente en concepto de garantía. TIPO IVA Con el cursor en este campo y pulsando F4 se puede buscar el tipo de IVA y seleccionarlo, o en su defecto se tiene la opción de crearlo. TIPO DE IVA A APLICAR Se indicará que tipo de IVA se le va a aplicar. Pulsando en la flecha que aparece a la derecha del recuadro, nos aparecerán las diferentes opciones, seleccionando aquella que le corresponda. - Repercutido - Profesional Repercutido - Devengado Repercutido - Profesional Devengado Repercutido. Los campos que a continuación se detallan, es para poder asignar datos diferentes para cada empresa que se tenga dada de alta. (Ejem. Un cliente puede tener un IVA del 18% con una empresa y del 7% con otra, por lo cual se introducirá el cod. de la empresa, y en el campo de tipo de IVA será diferente para cada empresa.) EMPRESA Código de la empresa. Teniendo el cursor en esa casilla y pulsando F4, nos aparecerá la relación de empresas dadas de alta donde se podrá seleccionar una de ellas. DENOMINACIÓN El programa indicara la descripción de la empresa asignada al código anteriormente introducido. DESCRIPCIÓN Se indicará la descripción del cod. de IVA asignado. %R. Se introducirá el % de retención de IRPF, que se realizara a ese cliente. Una vez establecidos todos los parámetros anteriores, se procederá a crear la cuenta contable de ese cliente. En ese momento, si se desea que en todas las empresas ese cliente tenga la misma cuenta Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 82 contable, se pinchará el recuadro de SELECCIONAR TODAS, por lo cual al confirmar, automáticamente generará las cuentas para todas las empresas que tenga dadas de alta. En esta pantalla, se dará de alta los números de cuenta bancarios del cliente para su posterior negociación de efectos. Además, se podrá indicar si el cliente acepta efectos. Figura 44 Formulario de las domiciliaciones del cliente. En los campos EMPRESA y BANCO, posicionando sobre ellos el cursor y pulsando la tecla F4, se obtendrá las ayudas en las cuales se seleccionará el registro deseado, o en su defecto, en la casilla de bancos, se podrá dar de alta uno nuevo. En los datos financieros del cliente, se indicará las formas de pago establecidas con el cliente. Como en las pantallas anteriores, se tiene unos valores por defecto, o bien se puede especificar por empresa. Los días de pago son en general para todas las empresas, es decir, no se puede especificar para cada empresa. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 83 Figura 45 Formulario datos financieros del cliente. FORMA DE PAGO Seleccionando en el botón con flecha situado en la derecha del campo, se podrá buscar y seleccionar la forma de pago acordada con el cliente, y si no esta dada de alta se podrá realizar este proceso desde esta ayuda. DATOS DE GESTIÓN Figura 46 Formulario de gestión de clientes. CÓDIGO DE ZONA Seleccionando en el botón con flecha situado en la derecha del campo, se podrá buscar y seleccionar el código de zona a la cual pertenece el cliente y si no esta dada de alta se podrá realizar este proceso desde esta ayuda. IVA Marcaremos este campo si a las facturas a realizar a este cliente, se les va a aplicar IVA. ACEPTACIÓN EFECTOS Marcaremos este campo si este cliente acepta efectos. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 84 FACTURA S/DIR. ENTREGA Marcaremos este campo si debe figurar como dirección del cliente la de entrega RECARGO Marcaremos este campo si al cliente se le aplica recargo de equivalencia. RIESGO CONCEDIDO Se introducirá el importe máximo de riesgo que se le concede al cliente. EMPRESA/REPRESENTANTE Con el cursor posicionado en este campo y pulsando la tecla F4, nos aparece una pantalla, en la cual indicando una empresa, nos indica los representantes para esa empresa. Seleccionando desde esa pantalla el representante, automáticamente cumplimenta los campos de EMPRESA y REPRESENTANTE. Si no estuviera dado de alta el representante que corresponde a ese cliente, se podría dar de alta desde esa pantalla. Figura 47 Formulario Empresa/Representante. DELEGACIÓN Se especificara, si ese cliente pertenece a una delegación en concreto de esa empresa. Con el cursor posicionado en este campo y pulsando la tecla F4, nos aparece una pantalla, en la cual indicando una empresa, nos indica los representantes para esa empresa. Seleccionando desde esa pantalla el presentante, automáticamente cumplimenta los campos de DELEGACIÓN y REPRESENTANTE. Si no estuviera dada de alta la delegación a la cual pertenece que ese cliente, se podría dar de alta desde esa pantalla. Figura 48 Formulario Delegación. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 85 TARIFAS En esta pantalla, se indicará que tarifa de las que se tiene dadas de alta se le asigna a ese cliente en concreto. De la misma forma, para cada empresa se le puede asignar un tipo de tarifa diferente. Como complemento, se pude indicar, si este cliente, tiene ofrecido algún producto en oferta, en el cual indicamos el precio. Figura 49 Formulario Tarifas. EMPRESA/TARIFAS Se indicará que tarifa se asignara a ese cliente. Tras introducir el código de empresa, con el cursor posicionado en este campo y pulsando la tecla F4, aparece una pantalla en la cual nos indica las tarifas generadas para esa empresa. Se seleccionará desde esa pantalla la tarifa que se le va a aplicar a ese cliente. Deberá cumplimentarse tanto la fecha inicio como la de fin, la cual nos indicara la vigencia de esa tarifa. PRECIOS ESPECIALES DE OFERTA Tras introducir el código de empresa, con el cursor posicionado en este campo y pulsando la tecla F4, nos aparece una pantalla en la cual nos indica los artículos para esa empresa. Se seleccionará desde esa pantalla el articulo que se acordado para esa oferta. Deberá cumplimentarse tanto la fecha inicio como la de fin, la cual nos indicara la vigencia de esa oferta, y se introducirá el precio al cual se le va a vender dicho producto durante ese intervalo de fechas. DIRECCIÓN DE ENTREGA En esta pantalla, se introducirá la dirección de entrega si esta es diferente a indicada como domicilio social de la empresa. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 86 Figura 50 Formulario dirección de entrega. 5.2.2 Proveedores En esta pantalla se dará de alta a nuestros proveedores con todos los datos necesarios para nuestra gestión. Figura 51 Formulario alta proveedores. DNI/CIF: Un código Valido de DNI/CIF (se valida el formato Axxxxxxxx), pero igual se puede introducir un código diferente para el caso de códigos diferentes al español. El sistema alerta si es diferente, pero permite la introducción del mismo. Nombre: Nombre del proveedor. Apellidos: Apellidos del Proveedor. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 87 Empresa Nombre: Nombre de empresa proveedora. Domicilio: Domicilio del proveedor. Código Postal: Código postal correspondiente al proveedor, se puede buscar de la lista o introducirlo directamente. La provincia y país dependen del código postal que se introduzca. Teléfono: Teléfono del proveedor. Fax.: Fax del proveedor. Sitio Web: Web del proveedor. e-Mail: Mail del proveedor. Proveedor Cualificado: Esta opción nos permite asignar una calificación al proveedor. Contactos: En la tabla inferior se puede agregar datos de contacto de la empresa proveedora Una vez que se ha agregado todos los datos necesarios en esta pantalla se puede pasar a asignación de cuentas. Antes de eso el sistema nos mostrara un alerta, avisándonos que en primer lugar debemos guardar los datos del nuevo Proveedor. Figura 52 Mensaje de confirmación de nuevo proveedor. En este momento el sistema alertara sobre los errores de datos que encuentre y asignara automáticamente un código de proveedor sin necesidad de que controlemos el número. Luego se puede asignar las cuentas contables correspondiente al proveedores esta pestaña. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 88 Figura 53 Formulario asignar cuenta contable a proveedor. Los campos que allí aparecen son: Inicio: Grupo de cuenta con la que se generara las cuentas de este proveedor. Código Retención: Retención aplicada al proveedor, % Retención de garantía: Porcentaje aplicado para la retención de garantía. Provincia Retención: Provincia correspondiente a la retención. % IRPF: Porcentaje aplicado de I.R.P.F. Tipo de IVA: Tipo de IVA que tendrá el proveedor Tipo de IVA a Aplicar: Forma de IVA que se le aplicara a las facturas de este proveedor En el grid inferior se podrá introducir datos si se quiere que para alguna empresa determinada se generen las cuentas de una forma diferente a las que las genera el sistema. Figura 54 Formulario para introducir cuentas distintas a las generadas por el sistema. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 89 En este ejemplo se ha agregado una línea para la empresa 2 se asignará la cuenta 400000000003, con un tipo de IVA 16 al 16%. Finalmente se generan las cuentas con el botón “Generar Cuentas” que esta debajo de este grid. La pestaña Domiciliación Bancaria, permite introducir los valores para la domiciliación de este proveedor. Se puede introducir para diferentes empresas diferentes domiciliaciones bancarias. Figura 55 Formulario domiciliación bancario de proveedores. La pestaña Datos Financieros se puede introducir los datos de Forma de Pago y Domiciliación que se usará para ese proveedor. Se puede introducir datos genéricos para todas las empresas o en el grid inferior datos específicos para cada empresa. Figura 56 Formulario para datos financieros distintos a los generados por el sistema. La pestaña Delegaciones, se puede introducir líneas correspondientes a las delegaciones de este proveedor. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 96 2. Descripción de la obra: texto descriptivo de la obra. 3. B. Datos: base de datos maestra de la cual se van a capturar los descompuestos. Los botones Imágenes o Ficheros, permiten adjuntar fotos, imágenes y ficheros a la ficha de la obra. De este modo, al consultar la misma en pantalla, es posible visualizar dichos archivos directamente sin necesidad de buscarlos por otros sitios.  Datos Generales 1. Empresa: habitualmente la empresa ejecutora de la obra será la propia entidad. Es un campo obligado. 2. D. Obra: si la empresa dispone de delegaciones, introduciremos aquella responsable de la obra en cuestión. 3. Dirección: dirección de la obra. 4. C.Postal: el código postal va asociado a la población, así que habrá que localizar el adecuado en cada caso. Es un campo obligado. 5. Teléfono, Fax, E-mail: datos de contacto en obra. 6. Jefe de Obra, Ayudante, Jefe de Producción, Administrativo: diversos responsables de la obra. Capítulos: cumplimentar este campo es necesario como paso previo a la confección del presupuesto, ya que se indica cuantos niveles de capítulos y subcapítulos tendrán los presupuestos, y la longitud del código de los capítulos y subcapítulos en los que se estructurará el presupuesto. Ejemplos: 4. En el caso que el presupuesto tenga solamente un nivel de capítulos, se introduce una línea, con el número de dígitos del código del capítulo y una descripción. 5. En el caso que el presupuesto tenga dos niveles de capítulos, o mejor dicho capítulos y subcapítulos, se introducen dos líneas, la primera con el número de dígitos del código del capítulo y su descripción, y la segunda con el número de dígitos del código del subcapítulo y su descripción. 6. En el caso que el presupuesto de la obra se vaya a importar como fichero en formato BC3 (por ejemplo desde Presto), no es necesario indicar nada en este grid ya que el sistema automáticamente definirá los capítulos.  Datos Financieros En la segunda pestaña de la ficha de la obra, es necesario completar los siguientes campos: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 97 Figura 65 Formulario datos financieros de obra. 1. Código Cliente: este campo es obligatorio. En el caso que la empresa construya para sí misma el cliente será la propia entidad. 2. Cta. Compras: según el plan contable de la entidad, la cuenta por defecto de compras será la 6xxxxxxxxxxxx. Esta cuenta la utilizará automáticamente el sistema al momento de contabilizar, cuando se hagan imputaciones a la propia obra. 3. Cta. Ventas: según el plan contable de la entidad, la cuenta por defecto de ventas será la 7xxxxxxxxxxxx. Esta cuenta será la que utilice el sistema automáticamente al momento de contabilizar las certificaciones de la obra.  Presupuesto El sistema permite trabajar con varios presupuestos (hasta 5). De modo de poder hacer ajustes a los mismos pero siempre conservando un histórico. El usuario deberá determinar cuál será el presupuesto a costo sobre el cual se realizarán las imputaciones de costos y las mediciones de producción (para ello, se debe indicar con una S en la columna “Presupuesto Costo”). Asimismo, se deberá indicar el presupuesto sobre el que se realizarán las certificaciones, para ello, en la línea del presupuesto, se indica con una “S” (Sí) en la columna “Presupuesto Certificación”. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 98 Figura 66 Formulario presupuesto de obra.  Gestión Comercial En la pestaña “Gestión Comercial”, es imprescindible indicar la fecha de comienzo de la obra ya que de lo contrario, el sistema no permitirá que se realicen imputaciones de costos a las mismas. Cuando se indica una Fecha Fin de Obra, el sistema no permitirá realizar imputaciones a la misma, por lo que no hay que indicar nada en este campo hasta que la obra esté realmente cerrada. Figura 67 Formulario gestión comercial de obra. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 99  Certificación En esta pestaña se indica la forma de facturar las certificaciones de la obra. Entrando en la pestaña “Certificación” se puede optar por las distintas opciones de emisión y facturación de las certificaciones. Figura 68 Formulario certificación de obra. En primer lugar se debe configurar la certificación en “Configuración de certificación”, en esa opción encontramos las siguientes posibilidades:  Que se emita una única factura por el 100% de la certificación. Esta es la opción que se ejecuta automáticamente si el usuario no configura nada.  Que se emitan 2 facturas y 2 informes de certificación: o una factura por las mediciones que no superen las del proyecto. o otra factura por las mediciones que superen el total proyectado (excesos).  Que se emitan 2 facturas y 2 informes de certificación: o una por las mediciones que no sean reformados (excedan o no lo previsto) o otra factura por las mediciones de los reformados (esta factura podrá generarse en la misma Empresa de la Obra o en otra Empresa distinta *)  Que se emitan 3 facturas y 3 informes de certificación o Una factura por las mediciones que no excedan lo previsto y que no correspondan a reformados o Otra factura por las mediciones que excedan lo previsto y que no correspondan a reformados (excesos). o Otra factura por las mediciones que correspondan a reformados (esta factura podrá generarse en la misma Empresa de la Obra o en otra Empresa distinta **). Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 100 * . **: Para que la empresa que facture los reformados sea distinta de la empresa titular de la obra, se debe indicar dicha empresa en la opción “Empresa Factura Reformado”(esta empresa debe estar dada de alta en el sistema). Finalmente, en esta pantalla se podrá configurar las opciones de Serie y Número de Factura de Excesos y Serie y Número de Factura Reformado. Serie de Factura Exceso, significa que al emitir una Factura distinta por el Exceso (se entiende por Exceso todo lo que supere a la Medición de Proyecto) esta factura se emitirá en la serie que se indique en este parámetro y no en la misma serie que la factura de certificación (que es el código de la obra). Serie de Factura Reformado, significa que al emitir una Factura distinta por los Reformados (se entiende por Reformado a todo aquel descompuesto que tenga código de contrato distinto de 1 en el presupuesto de la obra), esta factura se emitirá en la serie que se indique en este parámetro y no en con la misma serie que la factura de certificación. (2) Introducción de capítulos Módulo Presupuestos de Obra > Presupuestos > Presupuesto. Figura 69 Opción del sistema introducción capítulos.  Visualización En este punto, se tiene la posibilidad de abrir más de un Presupuesto de Obra en la misma pantalla. Para ello hay una opción “Visualización” que permite seleccionar desde una vista hasta cuatro simultáneas. En la imagen siguiente se muestra el aspecto de la pantalla para visualizar cuatro presupuestos: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 101 Figura 70 Modo visualización de presupuestos.  Abrir Presupuesto Para comenzar a trabajar con un presupuesto, se debe presionar el botón “Abrir” , el que permite una búsqueda del presupuesto o introducir directamente el código de Obra y Presupuesto: Figura 71Figura 69. Formulario búsqueda presupuestos. En este punto, es posible importar un presupuesto existente en formato BC3 o generar un nuevo presupuesto. 1) A efectos de importar, se tiene la siguiente opción: Figura 72 Opción importar presupuesto. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 102 A continuación, se debe indicar la ruta donde se encuentra el presupuesto, y si se importa el presupuesto a costo o el presupuesto a venta. Los campos de redondeo decimales, de cantidades y de importes, son a efectos de indicar la cantidad de decimales con que se quiere importar el presupuesto BC3. Figura 73 Examinar presupuesto. 2) Para realizar el presupuesto en Athor, una vez que se indica la obra y número de presupuesto, El mismo se visualiza del siguiente modo, donde se observa un capítulo de gastos indirectos que el sistema genera automáticamente. Este capítulo generado con código “#” permite que se imputen costos al mismo pero dicho capítulo no estará disponible a la hora de realizar certificaciones. A efectos de crear los nuevos capítulos, se debe presionar el botón derecho del ratón, de modo de visualizar el siguiente menú, donde se debe seleccionar la opción “Nuevo capítulo”. A continuación queda habilitada una línea para crear el capítulo. Es necesario indicar el código del mismo (la longitud dependerá de lo que se haya indicado en la ficha de la obra, tal como se explicó en el punto 1). Luego se debe completar el campo “Descripción”. Las columnas “Total Costo” y “Total Venta” se cargan automáticamente con la suma de las partidas o descompuestos que formen parte del capítulo. Una vez introducidos los capítulos la pantalla se visualizará como se muestra a continuación: Figura 74 Capítulos de un presupuesto. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 103 La pantalla presentada ofrece varias posibilidades que describiremos a continuación: Filtros: Se pueden aplicar filtros en cualquiera de las columnas habilitadas, para ello hay que picar en el símbolo , esto despliega opciones que permiten establecer un criterio de filtrado. En la siguiente imagen se muestran algunas de las opciones para construir filtros para la columna “Descripción”. Figura 75 Ejemplo filtro. Siempre que se apliquen filtro en una columna, existe la posibilidad de quitarlos, para ello está el botón , que muestra nuevamente los datos sin filtrar.  Establecer Totales Las columnas tienen el símbolo , que permite establecer funciones de Suma, Cantidad, Promedio, entre otros Figura 76 Opción establecer totales en presupuesto. Las columnas “Total Costo” y “Total Venta”, ya tienen establecidos mostrar la Suma en cada columna. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 104  Presentación de Datos Mediante doble clic sobre la línea que se desea desarrollar, se visualizan los subcapítulos y descompuestos. En la siguiente pantalla se visualiza como se organizan los datos de un capitulo: Figura 77 Flujo entre capítulos, subcapítulos y descompuestos. Como se puede visualizar, hay distintos colores para diferenciar los capítulos de los subcapítulos, descompuestos, subdescompuestos y unitarios. Asimismo, existen iconos para diferenciar entre Materiales, Mano de Obra, Maquinaria y Gastos Generales. Los colores con los que se presentan los diferentes niveles dentro del presupuesto se detallan con los siguientes colores: Celeste = Capitulo y sub-capitulo. Rosa = Descompuesto, subdescompuesto o partida. Salmón = Sub-descompuesto. Verde = Unitario. Para navegar rápidamente entre los niveles, la pantalla presenta un área donde presionar en el nivel e ir al mismo: Figura 78 Barra de navegación entre capítulos, subcapítulos y descompuestos. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 105 (3) Introducción de descompuestos o partidas Para acceder a un capítulo, se debe hacer doble click sobre el mismo. La pantalla se mostrará vacía y a efectos de ir incorporando las partidas o descompuestos es necesario presionar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción “Nuevo descompuesto”. A continuación queda una línea habilitada para introducir el descompuesto: Figura 79 Formulario introducción descompuestos 1. Al presionar en la “lupa”, se puede seleccionar el descompuesto. Figura 80 Lista decompuestos. Inicialmente la pantalla solo muestra los descompuestos del árbol Particular, pero si se desmarca la opción “Árbol Particular” el sistema muestra los descompuestos de todas las bases de datos disponibles. Una vez localizado el descompuesto, haciendo doble-click se seleccionan aquellos descompuestos de la base de datos que se incorporarán al presupuesto: (5 y 6) Alta del descompuesto en la base de datos maestra e inserción en presupuesto: En caso que el descompuesto no exista, se puede dar de alta directamente en la nueva línea generada: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 112 Figura 93 Capítulos y Partidas nulas. Luego se emite el informe. Figura 94 Informe “Con Precios”. b) Informe Sin Precios El informe del presupuesto sin precios se emite por medio del botón “Sin Precios” Figura 95 Botón “Sin Precios” Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 113 Figura 96 Informe “Sin Precios”. En caso de querer exportar el presupuesto a formato BC3, se debe presionar el botón Exportar, Figura 97 Exportar BC3. (9) Generar Acopio de Necesidades Una vez finalizado el presupuesto, se realiza el acopio de la obra. Para ello vamos a la siguiente opción: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 114 Figura 98 Opción del sistema generar acopio necesidades. Se indica la obra y el modo en que se quiere obtener el acopio (global, capítulo, descompuesto) Figura 99 Formulario acopio necesidades. De este modo las columnas: Unidades: indica las unidades que se han presupuestado U. Pedidas: muestra las cantidades que ya han sido pedidas Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 115 U. Recibidas: refleja las unidades que se han recibido mediante albaranes y facturas. Precio: indica el precio estimado en el presupuesto. Si se quiere aplicar un ajuste masivo en el costo del presupuesto, es posible hacerlo completando el campo con el porcentaje (ya sea al alza o a la baja) y a continuación presionando el botón “Ajuste masivo precio costo”. Si se quiere modificar el precio de algún unitario del presupuesto, el mismo se debe modificar en la columna “precio” y a continuación presionar el botón “Actualizar precio costo”; de este modo, se modificará el precio en el presupuesto a costo de la obra. Anotar fecha presentación proyecto Una vez elaborado el presupuesto, el mismo se presenta al cliente, debiendo indicar la fecha de presentación del proyecto en la Obra. (Módulo Presupuestos de Obra | Prespuestos | /A /B /C /M Obra) En la pestaña ¨Gestión Comercial¨ de la ficha de la Obra, indicamos en el campo “Fecha Presentación del Proyecto” la fecha en que se ha enviado el presupuesto al cliente. Figura 100 Formulario Gestión Comercial de obra. Anotar fecha adjudicación Una vez que el cliente acepte el presupuesto, se indica la fecha de adjudicación de la Obra. En la pestaña ¨Gestión Comercial¨ de la ficha de la Obra, indicamos en el campo “Fecha Adjudicación de Obra” la fecha en que el cliente ha aceptado el presupuesto. Anotar fecha rechazo Si el cliente ha rechazado la oferta, se anotará la fecha de rechazo en la Obra. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 116 En la pestaña Gestión Comercial de la ficha de la Obra, se indica en el campo “Fecha Rechazo de Obra” la fecha en que el cliente ha rechazado el presupuesto. 5.3.2 Planificación  Visión general del proceso La planificación de la obra comenzará una vez este ejecutado el presupuesto de ésta; se deberán determinar los caminos que conforman la ruta crítica de la obra y realizar la planificación de ésta; el sistema devolverá una planificación en tiempos y en costes para una obra en cuestión. Se trata de una planificación dinámica, esto quiere decir que se puede actualizar la planificación recalculándose automáticamente y que además presentará, una vez se haya iniciado la ejecución, una comparativa de la planificación prevista con lo acaecido realmente tanto en tiempos como en costes. Para planificar existen actualmente dos alternativas por la opción Planificación por Obra y por la opción Planificación por Project  Flujo del proceso Figura 101 Flujo de planificación de obra.  Guía del proceso (1) Presupuesto terminado Asumiendo que el presupuesto está terminado, se procede a ejecutar su planificación. (2) Módulo de planificación PRESUPUESTO TERMINADO (1) MODULO PLANIFICACIÓN (2) ¡EXISTE ESTRUCTURA DE PLANIFICACIÓN? (3) INTRODUCCIÓN DE FECHAS PREVISTAS (5) SI ALTA ESTRUCTURA PLANIFICACION (7) NO FIN FLUJO GENERACIÓN DIAGRAMA DE GANTT Y FLUJO DE CAJA (6) CARGA DE DESCOMPUESTOS (4) Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 117 Dentro de las opciones de planificación, se accede a la opción /A /B /C /M Estructura para verificar si se dispone de una estructura para planificar y si se quiere utilizar la misma en la planificación. En caso de que no se disponga de ésta, procederemos a su alta. (3) Selección de estructura de planificación Asumiendo que disponemos ya de una estructura de planificación, se procederá a su selección: Figura 102 Opción del sistema para Planificación de Obra. Figura 103 Lista de planificaciones. Una vez seleccionada la estructura, el sistema muestra las diferentes fases que la componen: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 118 Figura 104 Detalle de una planificación. (4) Carga de descompuestos dentro de cada fase o camino Dentro de cada una de las fases o caminos, añadiremos aquellos descompuestos que tenemos previsto ejecutar. Se han de añadir todos los descompuestos del presupuesto para que la planificación sea correcta. De esta manera el sistema mostrará el coste previsto por fase o camino: Figura 105 Detalle descompuestos de obra. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 119 (5) Introducción de fechas previstas Para introducir la fechas de ejecución de las diferentes fases o caminos, pulsaremos el botón Configuración Caminos; en la nueva ventana introduciremos la fecha de inicio y fin de la primera fase, pulsando Actualizar Cambios, el sistema calculará la fecha de inicio de la siguiente fase, así que sólo restará introducir la fecha de fin. Repetiremos este proceso para todos los caminos. Figura 106 Detalle de fechas de obra. (6) Generación del diagrama de Gantt de la planificación Pulsando la opción obtendremos un diagrama de Gantt donde se puede observar la planificación tanto en tiempo como en coste. Figura 107 Ejemplo Diagrama Gantt. Opcionalmente, desde esta misma pantalla, es posible obtener una planificación financiera en Excel pulsando el botón al efecto, visualizando los gastos mensuales. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 120 Figura 108 Planificación exportada a Excel. (7) Alta de estructura de planificación En caso de no disponer de una estructura de planificación definida, se crea desde la opción: Figura 109 Opción planificación no definida. En el sistema sólo se han de introducir los diferentes caminos o fases y el porcentaje de ejecución del camino anterior para iniciar el presente. Figura 110 Formulario introducción caminos y fases. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 121 La estructura creada se podrá utilizar en todas las planificaciones de obras que se desee. 5.3.3.1 Planificación con MS Project (1) Presupuesto terminado Asumiendo que el presupuesto está terminado, procederemos a ejecutar su planificación. (2) Módulo de planificación Dentro de las opciones de planificación, accedemos a la opción Planificación en MS Project. Figura 111 Opción planificación en MS Project. (3) Selección de estructura de planificación Cuando se accede a una planificación de una obra, se muestra la pantalla de la siguiente manera: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 128 El sistema muestra una pantalla donde aparece el primer nivel de una estructura de 3 niveles, llamado por ejemplo Administración. En el segundo nivel, dentro de Administración, encontraremos los diferentes tipos de Centros de Costes que queremos dar de alta, por ejemplo, por zonas geográficas. En el tercero aparecerán todos los clientes. Figura 124 Listado Obras por Administración (Nivel 2). Se ha de añadir el cliente siempre en el tercer nivel dentro del centro de costo de la que sea propietario, introduciendo también una forma de pago y un tipo de IVA para una potencial facturación: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 129 Figura 125 Listado Obras por Administración (Nivel 3). 5.3.5 Análisis de costos de la obra  Visión general del proceso Con una periodicidad mensual los responsables de proyecto analizarán y presentarán un reporte del grado de avance de la obra, incluyendo las desviaciones técnicas y económicas. La generación de este reporte servirá al mismo tiempo para detectar errores o imprecisiones en la imputación de los costos.  Flujo del proceso Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 130 Figura 126 Flujo Costos de Obra. (1) Obtención del reporte El reporte de Análisis de Costos se obtiene desde la siguiente opción: Figura 127 Opción Análisis de Costos. En la ventana de la opción se deberá seleccionar un periodo de tiempo a analizar y el proyecto en cuestión, obteniendo una primera estimación de datos comparando costes previstos con costes reales: GENERACIÓN REPORTE ANÁLISIS COSTOS (3) FIN FLUJO REIMPUTACIÓN COSTES (4) OBTENCIÓN DEL REPORTE (1) ¿IMPUTACIONES CORRECTAS? (2) SI NO Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 131 Figura 128 Ventana Análisis de Costos. Dichos costes se pueden analizar por naturaleza: mano de obra, maquinaria, materiales…. Haciendo doble clic sobre cualquiera obtendremos una relación de costes reales imputados. Realizando doble click sobre la descripción de la obra obtendremos el mismo informe desglosado por capítulos. (2) ¿Imputaciones correctas? Si se dan por válidos los costes imputados, se puede pasar a la generación del reporte, en caso contrario entraríamos a realizar una reimputación de costos. (3) Generación del reporte Los datos se exportan a Excel mediante el botón reservado al efecto, pudiéndose desde este momento dar formato al reporte definitivo: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 132 Figura 129 Imputación de Costos en Excel. (4) Reimputación de costes Desde el propio informe dinámico, es posible reimputar o reasignar aquellos costes, mediante el enlace con una unidad de obra determinada. 5.3.6 Mantenimiento de la base de datos de precios Figura 130 Flujo mantenimiento BBDD. El mantenimiento de la base de datos se realiza a dos niveles diferentes: - Modificación de unitarios. - Modificación de descompuestos o auxiliares. Ambas opciones las encontramos en la siguiente opción: MANTENIMIENTO BBDD PRECIOS MODIFICACIÓN UNITARIOS (1) MODIFICACIÓN DESCOMPUESTOS(2) FIN PROCESO MANTENIMIENTO BBDD Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 133 Figura 131 Opción mantenimiento BBDD. (1) Modificación Unitarios Entrando en la opción ABCM Unitarios, podremos editar o crear ambos tipos de elementos: Figura 132 Formulario unitarios. La creación de un unitario se basará en la introducción de los siguientes campos: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 134 - Código: según la codificación decidida en la base de datos. Se recomienda número correlativo. - Descripción: descripción corta del unitario. - Tipo: admite 3 valores: Material, mano de obra o maquinaria. - Precio Costo: Precio previsto de adquisición por parte de La empresa. - Precio Venta: No se computa en el caso de La empresa. - Familia y Subfamilia: Clasificación de este unitario según estructura de la base de datos. - Denominación: descripción larga del unitario. (2) Modificación Descompuestos o Auxiliares Figura 133 Formulario descompuestos. En esta pantalla se cumplimentarán los siguientes campos: Base de Datos: base de datos a la que pertenece. Código: código correlativo. Tipo: Unidad de medida del descompuesto (metro cúbico, cuadrado, lineal o unidad). Descripción: descripción corta del descompuesto. Familia y Subfamilia: clasificación según la estructura de la base de datos. Espesor y densidad: solamente si el descompuesto lo requiere. Partida: Indica si tiene descomposición en unitarios o no. Denominación: descripción larga del descompuesto. P. Costo Previsto: Costo calculado según valor de los unitarios que lo componen. P. Costo Part.: Costo a mano alzada ignorando unitarios. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 135 P. Venta: Precio de venta que La empresa no utiliza. Unitarios: unitarios que componen el descompuesto. Existe la posibilidad de actualización de estos elementos en función de los datos históricos de compras, en la opción “Actualizar Precios Unitarios”. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 136 5.4 Módulo Producción 5.4.1 Flujos Principales del Departamento de Producción INTRODUCCIÓN MEDICIONES 2.4 MEDICIONES DE PRODUCCIÓN 2.5 MEDICIONES DE CERTIFICACIÓN 2.6 ANÁLISIS DE COSTES 2.10 CONFORMACIÓN FACTURAS RECEPCIÓN FACTURAS RECEPCIÓN OFERTA PROVEEDORES 2.11 VALIDACIÓN DE CONTRATOS DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN IMPUTACIÓN DE COSTOS 2.1 ALBARANES 2.2 PARTES DE TRABAJADORES 2.3 PARTES DE MAQUINARIA 2.7 INTERCAMBIOS 2.8 GESTIÓN DE SUBCONTRATAS 2.9 AJUSTES PRESUPUESTO Figura 134 Flujo Producción. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 137 5.4.2 Imputación de albaranes  Visión general del proceso En el momento en el que los materiales son depositados en obra junto con su albarán, es necesario registrar en el sistema dichas entradas.  Flujo del proceso Figura 135 Flujo imputación de albaranes.  Guía del proceso (1) Recepción del albarán El apoyo administrativo de la obra debe recoger los albaranes de manos del proveedor. (2) Comprobación de las cantidades recepcionadas También es responsabilidad del Apoyo administrativo de obra comprobar físicamente el albarán acreditando que las cantidades recibidas se corresponden con lo presentado en el albarán. (3) Envío albarán a administrativo de obra En caso de que el Apoyo administrativo de obra no tenga herramientas informáticas, se deberán enviar los recibos de materia o un formulario resumen al departamento. (4) Introducción en el sistema La introducción en el sistema de un albarán o albarán se realiza en la siguiente opción: Recepción del Albarán en Bodega (1) Envío albarán recepcionado a Administrativo de Obra (3) ¿Datos Correctos? (5) Sí No (6) Subsanación errores FIN FLUJO Comprobación de cantidades recepcionadas (2) Introducción en el Sistema (4) Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 144 Figura 145 Formulario alta trabajador. Además se deberá poner la fecha de ingreso en la empresa titular de la obra y el costo hora estándar calculado según los criterios de la Gerencia de Operaciones. En caso de que exista trato, deberá ingresarse en qué descompuestos del presupuesto se tiene derecho, y el precio a pagar por unidad. 5.4.4 Imputación de partes de maquinaria.  Visión general del proceso Con una periodicidad diaria es necesario que se introduzca en el sistema los trabajos realizados en la obra por las diferentes máquinas. Estos partes se ingresarán tanto para máquinas propias, como para máquinas arrendadas a terceros. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 145  Flujo del proceso Figura 146 Flujo imputación partes maquinaria.  Guía del proceso (1) Recepción del Parte de Maquinaria en Administración de Obra El responsable del parque de maquinaria a pie de obra debe proporcionar a Administración de Obra una relación diaria de los trabajos realizados por las diferentes máquinas asignadas a la obra. (2) Introducción en el sistema La introducción en el sistema de los partes de trabajo se realiza en la siguiente opción: Figura 147 Opción partes maquinaria. Recepción Parte de Maquinaria en Administración de Obra (1) ¿Datos Correctos? (4) Sí No Subsanación errores (7) (5) Validación Reporte FIN FLUJO Introducción en el Sistema (2) ¿Existe Inmovilizado? (3) SI Notificar al Departamento Contabilidad (Central) (6) NO Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 146 En la pantalla de introducción de datos será necesario relacionar las distintas máquinas para una fecha concreta. Así que el primer paso será introducir dicha fecha, la obra en las que están afectas y seguidamente en cada línea detallaremos una máquina (pulsando F4 para seleccionar), junto con la tarifa de coste adecuada y el número de unidades de tiempo consumidas. En el caso de maquinaria arrendada a terceros, se debe detallar en el campo “Comentario” el nombre del proveedor. Figura 148 Formulario parte inmovilizado. (3) Impresión de reporte Una vez introducido el parte de maquinaria, se generará una versión impresa. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 147 Figura 149 Reporte inmovilizado. (4) ¿Datos Correctos? Si los datos se consideran correctos, se puede proceder a la validación del reporte. (5) Subsanación de errores Mientras no se valide el reporte, se puede modificar el parte para subsanar posibles errores de trascripción. (6) Validación de reporte Se ha de validar el reporte y archivarlo con la documentación propia del proyecto. 5.4.5 Introducción de mediciones de producción  Visión general del proceso Con una cierta periocidad el jefe de obra debe introducir las mediciones ejecutadas, a nivel de partida y a origen (acumulado). Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 148  Flujo del proceso MEDICIÓN DE PRODUCCIÓN (1) ENTRADA MEDICIÓN DE PRODUCCIÓN (2) FIN FLUJO . Figura 150 Flujo mediciones producción.  Guía del proceso (1) Medición de producción Una vez obtenido físicamente las mediciones de cada una de las obras, dichos datos se introducirán en el sistema. (2) Entrada medición La opción para introducir las mediciones de producción es la siguiente: Figura 151 Opción mediciones producción. En la pantalla siguiente se introducirá el código de la obra y la fecha a la que va referida la medición (usualmente último día del mes): Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 149 Figura 152 Listado mediciones. La medición a origen de los diferentes descompuestos se introducirá en la columna “M. Prod”. También es posible introducir por líneas de medición pulsando el botón “Unidades” para cada descompuesto. La columna “M. Proy.” muestra siempre las cantidades totales del presupuesto. La columna “M.P.Ej” es la diferencia entre las dos columnas anteriores, o sea, medición pendiente de ejecutar. Figura 153 Descompuesto de una medición. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 150 Una vez se han introducido las mediciones, se debe pulsar el botón “Actualizar Cambios” y obtendremos un reporte impreso de la medición pulsando el botón Impresora. Figura 154 Reporte medición. 5.4.6 Introducción de mediciones de certificación  Visión general del proceso Con una periodicidad mensual y solamente cuando proceda (obras para terceros), se generarán las certificaciones de obra.  Flujo del proceso Figura 155 Flujo introducción medidas de certificación. (1) Obtención Mediciones (3) Introducción en el sistema (5) ¿Datos correctos? Sí No (6) Subsanación errores (7) Validación Reporte (4) Generación del reporte FIN FLUJO (2) ¿Existe Medición de Producción? Sí No (8) Reclamación al departamento Técnico MEDICIONES DE CERTIFICACIÓN Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 151  Guía del proceso (1) Obtención de datos de medición El Jefe de la obra debe disponer de las a cantidades a certificar en el periodo. (2) Introducción en el sistema El auditor introducirá en el sistema su valoración de las mediciones en la siguiente opción: Figura 156 Opción medidas certificación. En la pantalla de mediciones de certificación seleccionaremos la obra en cuestión e introduciremos el número de certificación que corresponda. Si no se conoce cuál es, se puede consultar los ya existentes: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 152 Figura 157 Fecha certificaciones. Al introducir el número de la nueva medición de certificación, el sistema mostrará las mediciones de producción disponibles para que indiquemos en cuál de ellas se va a basar la presente medición de certificación. Importante: Si no se han introducido las mediciones de producción correspondientes al mes actual, no será posible introducir las mediciones de certificación, dado que las segundas se basan siempre en las primeras. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 153 Figura 158 Fecha producción. Una vez elegida la medición de producción en la que nos vamos a basar, obtendremos un listado de todos los descompuestos del presupuesto. Figura 159 Imputación costos por trabajador. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 256 Figura 321 Pantalla pago efectos. Si pulsamos el botón CONFIRMAR se presentará una pantalla con todos los efectos que cumplan las condiciones de la selección anterior. Figura 322 Listado efectos filtrados. En dicha pantalla hay un campo que dice ASIENTO POR EFECTO. Si este campo está marcado la aplicación realizará un asiento contable de pago por cada efecto que aparezca en la pantalla. Si no está marcado realizará un asiento conjunto. Para marcar ese campo debemos hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre ese campo. (6) Comprobación de domiciliaciones Antes de realizar el pago de una transferencia es necesario que en la configuración del proveedor tenga asignada en “Dom. Ban.” el banco, agencia y todos los dígitos de la cuenta bancaria a la que se tiene que efectuar el pago. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 257 Figura 323 Formulario domiciliaciones proveedores. Esta información se visualiza en la ficha del proveedor en cuestión. (7) Domiciliación de los pagos pendientes En el Módulo Cartera en “Domiciliación Transferencias” debemos domiciliar todas las transferencias que queramos realizar. Figura 324 Opción domiciliación transferencias. En primer lugar introducimos un filtro para que nos muestre los pagos pendientes por transferencia en función de su vencimiento. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 258 Figura 325 Pantalla domiciliación transferencias. Nos saldrán todos los pagos pendientes debiendo asignar la domiciliación de forma individual (directamente en la tabla) o de forma conjunta mediante la opción “Domiciliar Todos” ubicado en la parte inferior de la pantalla. Figura 326 Listado pagos filtrados pendientes domiciliar. (8) Lanzamiento de la orden de pago Una vez definido los bancos por los que vamos a realizar los pagos, pulsamos el botón “Orden Transf. a Bancos”, habilitando entonces todos los demás campos que pasamos a explicar. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 259 Figura 327 Pantalla datos cuaderno 34. Podemos enviar un fichero al banco mediante el Cuaderno 34 y gestionar los pagos de forma muy ágil. Únicamente debemos rellenar los datos solicitados. (9) Emisión de reportes Se genera un informe con todos los datos necesarios para dar la orden al banco a efectuar la transferencia. Figura 328 Reporte orden banco transferencia. Este listado nos muestra las transferencias que se han generado. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 260 Figura 329 Listado transferencias generadas. Nos muestra todas las domiciliaciones con el número de transferencias generadas y su importe total. En este listado podremos ver aquellas transferencias que tenemos pendiente de generar 5.7.3 Gestión de domiciliaciones bancarias  Visión general del proceso A efectos de realizar los pagos así como de gestionar los cobros, es necesario determinar las “domiciliaciones bancarias”.  Flujo del proceso ALTA DE DOMICILIACION (1) ¿EXISTE CTA BANCARIA? (2) VALIDACIÓN DOMICILIACIÓN (4) CREAR CTAS BANCARIAS (3) SI NO DOMICILIACIÓN BANCARIA Figura 330 Flujo domiciliación bancaria. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 261  Guía del proceso (1) Alta domiciliaciones Para crear las domiciliaciones con las cuales se va a trabajar, se debe utilizar la siguiente opción del menú; Figura 331 Opción domiciliaciones. A continuación debemos dar un código y la denominación de la domiciliación: Figura 332 Formulario domiciliaciones. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 262 (2) ¿Existe la cuenta bancaria? Debemos picar en el botón al lado de banco para acceder a la base de datos de los bancos dados de alta y seleccionarlo. A continuación, debemos seleccionar la cuenta bancaria que queremos domiciliar (donde dice línea). (3) Crear Cuentas Bancarias En caso que no esté la cuenta bancaria debemos proceder al alta de la misma. Para ello debemos seleccionar la siguiente opción: Figura 333 Opción bancos. A continuación completamos con el código y nombre del banco con el cual trabajamos: Figura 334 Formulario bancos. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 263 Luego, ingresamos la entidad y agencia picando en los botones a continuación de dichos campos. Figura 335 Pantalla consulta entidades. Seleccionamos la entidad y agencia. En caso que las mismas no existan, presionando el botón podemos darlas de alta. Una vez introducidos esto datos, debemos indicar la empresa, cuenta contable, dígito de control y cuenta/s bancaria/s con la/s que trabajamos, Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 264 Figura 336 Formulario bancos cumplimentado. Luego de completar dichos campos, debemos presionar el botón generar cuentas. De esta forma, estamos en condiciones de crear las domiciliaciones (1). Figura 337 Listado cuentas generadas. (4) Validación Domiciliación Luego de introducir un código y descripción de la domiciliación, seleccionamos el banco y la línea (cuenta bancaria) (creados en (3)). A continuación podemos aceptar y nos queda grabada la domiciliación. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 265 Figura 338 Formulario domiciliaciones. 5.7.4 Conciliación Bancaria  Visión general del proceso El departamento de Tesorería debe hacer la conciliación bancaria de forma regular, comprobando que los pagos y cobros corresponden con los movimientos bancarios facilitados por el mismo.  Guía del proceso Para hacer la conciliación bancaria acudimos a la siguiente opción de menú, Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 272 5.8.2 Alta Categoría del Trabajador Se accede a la siguiente opción de menú: A/B/C/M CATEGORIAS DEL TRABAJADOR. Desde esta opción se configuran las categorías de los trabajadores: Código: es un campo numérico que debe asignar el usuario. Categoría: el usuario debe completar este campo con la descripción de la categoría que se está dando de alta. Figura 348 Formulario categoria trabajador. Uso correcto del apartado ´Costos en Horas´ 1. Estos campos se pueden dejar en blanco o se pueden completar como se indica a continuación. No obstante el completarlos, supone que la empresa tiene los mismos costos por categoría de trabajador (es decir que dentro de la misma categoría, todos los trabajadores cobran lo mismo y generan los mismos costos para la empresa; situación que es difícil que se aplique). 2. Los costos de la parte izquierda, donde dice “EMPRESA” son aquellos que se tomarán en cuenta para la imputación de costos (partes de trabajadores); la parte derecha “TRABAJADOR” se refiere a los valores de la nómina. 3. Al momento de pasar el parte de un trabajador, el sistema buscará en la ficha personal del mismo si tiene valores y en caso de no tenerlos, tomará los valores que estén en la ficha de la categoría de este trabajador. Por lo tanto, en caso de introducir estos valores en las fichas del trabajador, ya no será necesario introducirlos aquí. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 273 5.8.3 Listados de Trabajadores Desde el módulo informes, se puede obtener un listado de todos los trabajadores “activos” de todas las empresas: Figura 349 Opción trabajadores por empresa. Los informes que se obtienen en este módulo se pueden filtrar en esta misma pantalla o de lo contrario, presionando el botón derecho del ratón, es posible exportarlos a Excel: 5.8.4 Cuenta de Explotación del Trabajador Desde esta opción se obtiene una cuenta de explotación de los trabajadores de una empresa en concreto (o de todas empresas dadas de alta en el sistema, si se deja el campo empresa en blanco) Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 274 Figura 350 Formulario cuenta explotacion del trabajador. Si se hace doble clic sobre el trabajador se obtendrá un detalle de los costos e ingresos del trabajador: Figura 351 Detalle costos/ingresos trabajador. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 275 5.8.5 Imputación de Partes de Trabajador  Visión general del proceso Es necesario que se introduzcan en el sistema los trabajos realizados en la obra por los diferentes trabajadores.  Flujo del proceso Figura 352 Flujo partes del trabajador.  Guía del proceso (1) Recepción Parte de Trabajo en Administración de Obra Los diferentes responsables de los equipos de trabajadores, deben proporcionar a la Administración de obra, una relación de los trabajos realizados por las personas a su cargo, detallando el capítulo y descompuesto del presupuesto donde han estado trabajando. Además, para aquellos obreros que cobren por producción (destajo o trato) se debe obtener la producción realizada del descompuesto. En el caso de operadores de maquinaria, se debe detallar qué máquina se ha utilizado y el tiempo consumido operando (ver también el manual del departamento de parque de maquinaria). (2) Introducción en el sistema La introducción en el sistema de los partes de trabajo se puede realizar mediante 3 opciones (es necesario optar por una de ellas e introducir los partes siempre por la misma opción). Lo que cambia entre los tres tipos de partes, es la información que muestran. Recepción Parte de Trabajo en Administración de Obra (1) ¿Datos Correctos? (5) Sí No (6) Subsanación errores (7) Validación Reporte FIN FLUJO Introducción en el Sistema (2) Impresión de Reporte (4) ¿Falta Trabajador? (3) No Sí Avisar a Oficinas Centrales para proceder al alta del trabajador (8) Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 276 La opción “Partes del Trabajador”, no muestra el costo de los mismos, mientras que en la opción “Partes del Trabajador (2)” si se visualizan. La opción “Partes del Trabajador (3)”, permite introducir más de un concepto por línea de costo como veremos a continuación: Partes del Trabajador: Figura 353 Opción partes del trabajador. En la pantalla de introducción de datos será necesario relacionar los distintos trabajadores para una fecha concreta. Así que el primer paso será introducir la fecha en la cual introducimos los partes, y seguidamente en cada línea detallaremos trabajador (pulsando F4), el centro de costos donde ha trabajado (en la columna “COSTO”, si es obra “OB”) la obra-capítulo-descompuesto-unitario (o el nivel de imputación de costos que se haya definido), y la cantidad de horas. Añadiremos una línea adicional por trabajador para detallar el destajo o trato, si procede. El unitario corresponde con la unidad de obra del acopio de necesidades contra la que estamos imputando. El tipo de hora puede ser Normal, Extra, Nocturna o Festiva. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 277 Figura 354 Formulario imputación costos. Figura 355 Listado partes trabajadores. Partes del Trabajador (2): Se puede notar que la diferencia con “Partes del Trabajador” es que esta opción muestra el precio: Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 278 Figura 356 Listado partes de trabajador con precio. Partes del Trabajador (3): Esta opción permite en la misma línea, además de introducir las horas, indicar otros conceptos de costos que correspondan al trabajador (dieta, media dieta, otros gastos y kilómetros): Figura 357 Listado partes trabajadores más otros conceptos. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 279 (3) Impresión de reporte Una vez introducido el parte de trabajo, se generará una versión impresa que será validada por el Administrador de la obra y cotejada con los registros manuales. Figura 358 Reporte partes trabajadores. (4) ¿Datos Correctos? Si los datos se consideran correctos, se puede proceder a la validación del reporte. (5) Subsanación de errores Mientras no se valide el reporte, se puede modificar el parte para subsanar posibles errores de trascripción. (6) Validación de reporte El responsable de la obra ha de validar el reporte y archivarlo con la documentación propia del proyecto. (7) Alta trabajador Cuando el trabajador no haya sido dado de alta en el sistema y en caso de que se disponga del contrato de trabajo firmado por el trabajador.se procederá a su alta. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 280 5.8.4 Gestión de Nóminas Cuando se liquidan las nóminas es necesario imputar el costo al trabajador; ello se realiza mediante la opción de Gastos/Ingresos. Figura 359 Opción gastos o ingresos. Es necesario imputar dos líneas por trabajador; una por la nómina y otra por las cargas sociales a cargo de la empresa. El campo contador lo genera el sistema. Figura 360 Formulario gastos o ingresos. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 281 En la línea se indica el importe bruto de la nómina y en la columna “GASTO” es necesario indicar la cuenta contable de sueldos y salarios. Cuando se indiquen las cargas sociales, en la columna “GASTO” hay que indicar la cuenta de “Seguridad Social a cargo de la empresa”: NOTA: Las cuentas que se utilizan en la columna “GASTO” se deben configurar previamente en la configuración de la empresa (Módulo contabilidad/ configuración contable /ficheros / empresas. Botón “Conf de Obras” y a continuación botón “Configuración Gastos” Figura 361 Formulario configuración gastos. En la columna “CC” se selecciona “GP” (gastos personal) y a continuación se debe seleccionar el trabajador. En la columna “Tipo”, se debe indicar si se trata de un gasto o un ingreso, en este caso al ser un gasto se indicará “G”. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 288 8. GLOSARIO APICS: American Production and Inventory Control Society, Asociación Americana de Control de Producción e Inventarios. Es una organización internacional no lucrativa, fundada en 1957, respetada a nivel mundial por sus programas de educación y certificación profesional. Está dedicada al uso de la educación para mejorar las organizaciones desde su base. BOBA: Best of Breed Association. Asociación creada para fomentar la compatibilidad entre diferentes software complementarios. BOMP: Bill of Materials Processor, sistema creado por IBM, a finales de la década de los 50, para gestionar las listas de materiales o inventarios. CIA: Central Intelligence Agency, agencia central de inteligencia. Es, junto con la Agencia de Seguridad Nacional, la agencia gubernamental de los Estados Unidos encargada de la recopilación, análisis y uso de "inteligencia", mediante el espionaje en el exterior, ya sean gobiernos, corporaciones o individuos que pueda afectar la seguridad nacional del país. Su sede central está ubicada en Langley, Virginia. CRM: Customer Relationship Management, gestión de las relaciones con el cliente. Es una estrategia de negocio basada principalmente en la satisfacción de los clientes, pero también a los sistemas informáticos que dan soporte a esta estrategia. Su objetivo es disponer en cualquier momento de toda la información sobre cualquier cliente, tanto para satisfacer las necesidades del cliente, como para obtener estudios de mercado que permitan unas mejores estrategias comerciales. ERP: Enterprise Resource Planning, Planificación de los Recursos Empresariales. Sistema organizador de los sistemas y procesos de una empresa mediante soporte informático. HELP DESK: Soporte técnico. Como su nombre indica, es una Mesa de Ayuda, donde se ofrecen Servicios acerca de soporte técnico (bugs, consultas, etc.). Ayuda a incrementar la productividad y aumenta la satisfacción de los usuarios internos y externos. La tecnología Help Desk es un conjunto de servicios, que de manera integral bien sea a través de uno o varios medios de contacto, ofrece la posibilidad de gestionar y solucionar todas las posibles incidencias. INE: Instituto Nacional de Estadística. Organismo oficial encargado de recopilar las estadísticas demográficas, sociales y económicas. Así como planificar, controlar y analizar los censos. Una de sus principales actividades es desarrollar los índices de precios para los estudios macroeconómicos. Entre ellos tiene gran importancia el Índice de Precios al Consumidor IPC. MRP I: Material Requierement Planning, planificador de las necesidades de material. Es el sistema de planificación de materiales y gestión de stocks que responde a las preguntas de, cuánto y cuándo aprovisionarse de materiales. Este sistema da por órdenes las compras dentro de la empresa, resultantes del proceso de planificación de necesidades de materiales. MRP II: Manufacturing Resource Planning, planificador de los recursos de fabricación. Es un sistema que proporciona la planificación y control eficaz de todos los recursos de la producción. OPEN SOURCE: Código abierto. Término con el que se conoce al software distribuido y desarrollado libremente. Fue utilizado por primera vez en 1998 por algunos usuarios de la comunidad del software libre, tratando de usarlo como reemplazo al ambiguo nombre original en inglés del software libre (free software). Hay que diferenciar los programas Open Source, que dan a los usuarios la libertad de mejorarlos, de los programas que simplemente tienen el código fuente disponible y poseen fuertes restricciones sobre el uso de dicho código fuente. En la actualidad open source es utilizado para definir un movimiento nuevo de software (la Open Source Initiative OSI), diferente al movimiento del Software Libre. La idea que late detrás del Open Source es bien sencilla: cuando los programadores en internet pueden leer, modificar y redistribuir el código fuente de un programa, éste evoluciona, se desarrolla y mejora. Los usuarios lo adaptan a sus necesidades, corrigen sus errores a una velocidad impresionante, Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 289 mayor a la aplicada en el desarrollo de software convencional o cerrado, dando como resultado la producción de un mejor software. PYME: Pequeña Y Mediana Empresa. Según la recomendación de la comisión de la Unión Europea, es la unidad económica con personalidad jurídica o física que reúna los siguientes requisitos: Que emplee a menos de 250 trabajadores. Que tenga una facturación máxima de 40 millones de euros. Que tenga un balance general anual que no exceda de los 27 millones de euros. Que no esté participada en un 25% o más de su capital por una empresa que no cumpla los requisitos anteriores. RRHH: Recursos Humanos. En la empresa, departamento que se ocupa de seleccionar, contratar, formar y emplear a los empleados. Este departamento está compuesto por áreas tales como reclutamiento, selección, formación, desarrollo y operaciones. Dependiendo de la empresa pueden existir otros grupos que desempeñen distintas responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la administración de la nómina de los empleados, el manejo de las relaciones con sindicatos, etc. SABD: Sistema Administrador de Base de Datos. Como su nombre indica se encarga de gestionar la base de datos, maneja todas las solicitudes de acceso a la base de datos ya sea para agregar y eliminar archivos, recuperar y almacenar datos desde y en dichos archivos. SCM: Supply Chain Managernent, gestión de la cadena de suministros. Conjunto de procesos de producción y logística cuyo objetivo final es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la cadena de suministro incluye las actividades asociadas desde la obtención de materiales para la transformación del producto, hasta su colocación en el mercado. SI: Sistema de Información. Conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones, la coordinación, el análisis y el control en una organización. TIC: Tecnologías de la Información y de la Comunicación. Conjunto de servicios, redes, software y aparatos que tienen como fin el mejoramiento de la calidad de vida de las personas dentro de un entorno, y que se integran a un sistema de información interconectado y complementario. Esta innovación servirá para romper las barreras que existen entre cada uno de ellos. TPV: Terminal Punto de Venta, Una terminal punto de venta es un sistema informático que gestiona el proceso de venta mediante una interfaz accesible para los vendedores. El mismo sistema permite la creación e impresión del ticket de venta mediante las referencias de productos, realiza cambios en el stock en la base de datos y otras labores del negocio. El sistema se compone de una parte hardware (dispositivos físicos) y otra software (sistema operativo y programa de gestión). Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 290 9. ANEXOS 9.1 Ley de propiedad intelectual A continuación presentamos los artículos más destacados de la Ley 23/2006, de 7 de julio, por la que se modifica el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril.  Articulo 1. Hecho generador. La propiedad intelectual de una obra literaria, artística o científica corresponde al autor por el solo hecho de su creación.  Artículo 2. Contenido. La propiedad intelectual está integrada por derechos de carácter personal y patrimonial, que atribuyen al autor la plena disposición y el derecho exclusivo a la explotación de la obra, sin más limitaciones que las establecidas en la Ley.  Artículo 3. Características. Los derechos de autor son independientes, compatibles y acumulables con: 1. La propiedad y otros derechos que tengan por objeto la cosa material a la que está incorporada la creación intelectual. 2. Los derechos de propiedad industrial que puedan existir sobre la obra. 3. Los otros derechos de propiedad intelectual.  Artículo 4. Divulgación y publicación. Se entiende por divulgación de una obra toda expresión de la misma que, con el consentimiento del autor, la haga accesible por primera vez al público en cualquier forma; y por publicación, la divulgación que se realice mediante la puesta a disposición del público de un número de ejemplares de la obra que satisfaga razonablemente sus necesidades estimadas de acuerdo con la naturaleza y finalidad de la misma.  Artículo 5. Autores y otros beneficiarios. 1. Se considera autor a la persona natural que crea alguna obra literaria, artística o científica. 2. No obstante, de la protección que esta Ley concede al autor se podrán beneficiar personas jurídicas en los casos expresamente previstos en ella.  Artículo 6. Presunción de autoría, obras anónimas o seudónimas. 1. Se presumirá autor, salvo prueba en contrario, a quien aparezca como tal en la obra, mediante su nombre, firma o signo que lo identifique. 2. Cuando la obra se divulgue en forma anónima o bajo seudónimo o signo, el ejercicio de los derechos de propiedad intelectual corresponderá a la persona natural o jurídica que la saque a la luz con el consentimiento del autor, mientras éste no revele su identidad.  Articulo 10. Obras y Títulos originales. Son objeto de propiedad intelectual todas las creaciones originales literarias, artísticas o científicas expresadas por cualquier medio o soporte, tangible o intangible, actualmente conocido o que se invente en el futuro, comprendiéndose entre ellas: 1. Los libros, folletos, impresos, epistolarios, escritos, discursos y alocuciones, conferencias, informes forenses, explicaciones de cátedra y cualesquiera otras obras de la misma naturaleza. 2. Las composiciones musicales, con o sin letra. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 291 3. Las obras dramáticas y dramático-musicales, las coreografías, las pantomimas y, en general, las obras teatrales. 4. Las obras cinematográficas y cualesquiera otras obras audiovisuales. 5. Las esculturas y las obras de pintura, dibujo, grabado, litografía y las historietas gráficas, tebeos o comics, así como sus ensayos o bocetos y las demás obras plásticas, sean o no aplicadas. 6. Los proyectos, planos, maquetas y diseños de obras arquitectónicas y de ingeniería. 7. Los gráficos, mapas y diseños relativos a la topografía, la geografía y, en general, a la ciencia. 8. Las obras fotográficas y las expresadas por procedimiento análogo a la fotografía. 9. Los programas de ordenador.  Artículo 11. Obras derivadas. Sin perjuicio de los derechos de autor sobre la obra original, también son objeto de propiedad intelectual: 1. Las traducciones y adaptaciones. 2. Las revisiones, actualizaciones y anotaciones. 3. Los compendios, resúmenes y extractos. 4. Los arreglos musicales. 5. Cualesquiera transformaciones de una obra literaria, artística o científica.  Artículo 13. Exclusiones. No son objeto de propiedad intelectual las disposiciones legales o reglamentarias y sus correspondientes proyectos, las resoluciones de los órganos jurisdiccionales y los actos, acuerdos, deliberaciones y dictámenes de los organismos públicos, así como las traducciones oficiales de todos los textos anteriores.  Artículo 14. Contenido y características del derecho moral. Corresponden al autor los siguientes derechos irrenunciables e inalienables: 1. Decidir si su obra ha de ser divulgada y en qué forma. 2. Determinar si tal divulgación ha de hacerse con su nombre, bajo seudónimo o signo, o anónimamente. 3. Exigir el reconocimiento de su condición de autor de la obra. 4. Exigir el respeto a la integridad de la obra e impedir cualquier deformación, modificación, alteración o atentado contra ella que suponga perjuicio a sus legítimos intereses o menoscabo a su reputación. 5. Modificar la obra respetando los derechos adquiridos por terceros y las exigencias de protección de bienes de interés cultural. 6. Retirar la obra del comercio, por cambio de sus convicciones intelectuales o morales, previa indemnización de daños y perjuicios a los titulares de derechos de explotación. Si, posteriormente, el autor decide reemprender la explotación de su obra deberá ofrecer preferentemente los correspondientes derechos al anterior titular de los mismos y en condiciones razonablemente similares a las originarias. 7. Acceder al ejemplar único o raro de la obra, cuando se halle en poder de otro, a fin de ejercitar el derecho de divulgación o cualquier otro que le corresponda. Este derecho no permitirá exigir el desplazamiento de la obra y el acceso a la misma se llevará a efecto en el lugar y forma que ocasionen menos incomodidades al poseedor, al que se indemnizará, en su caso, por los daños y perjuicios que se le irroguen.  Artículo 17. Derecho exclusivo de explotación y sus modalidades. Corresponde al autor el ejercicio exclusivo de los derechos de explotación de su obra en cualquier forma y, en especial, los derechos de reproducción, distribución, comunicación pública y transformación, que no podrán ser realizadas sin su autorización, salvo en los casos previstos en la presente Ley.  Artículo 26. Duración y cómputo. Los derechos de explotación de la obra durarán toda la vida del autor y setenta años después de su muerte o declaración de fallecimiento. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 292 9.2 Ley de protección de datos Para la realización de este trabajo se ha tenido en cuenta la ley de protección de datos: Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Algunos de sus artículos más destacados se citan a continuación.  Artículo 1. Objeto. La presente Ley Orgánica tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.  Artículo 2. Ámbito de aplicación. 1. La presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado. Se regirá por la presente Ley Orgánica todo tratamiento de datos de carácter personal: a) Cuando el tratamiento sea efectuado en territorio español en el marco de las actividades de un establecimiento del responsable del tratamiento. b) Cuando al responsable del tratamiento no establecido en territorio español, le sea de aplicación la legislación española en aplicación de normas de Derecho Internacional público. c) Cuando el responsable del tratamiento no esté establecido en territorio de la Unión Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, salvo que tales medios se utilicen únicamente con fines de tránsito. 2. El régimen de protección de los datos de carácter personal que se establece en la presente Ley Orgánica no será de aplicación: a) A los ficheros mantenidos por personas físicas en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas. b) A los ficheros sometidos a la normativa sobre protección de materias clasificadas. c) A los ficheros establecidos para la investigación del terrorismo y de formas graves de delincuencia organizada. No obstante, en estos supuestos el responsable del fichero comunicará previamente la existencia del mismo, sus características generales y su finalidad a la Agencia Española de Protección de Datos. 3. Se regirán por sus disposiciones específicas, y por lo especialmente previsto, en su caso, por esta Ley Orgánica los siguientes tratamientos de datos personales: a) Los ficheros regulados por la legislación de régimen electoral. b) Los que sirvan a fines exclusivamente estadísticos, y esten amparados por la legislación estatal o autonómica sobre la función estadística pública. c) Los que tengan por objeto el almacenamiento de los datos contenidos en los informes personales de calificación a que se refiere la legislación del régimen del personal de las Fuerzas Armadas. d) Los derivados del Registro Civil y del Registro Central de penados y rebeldes. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 293 e) Los procedentes de imágenes y sonidos obtenidos mediante la utilización de videocámaras por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, de conformidad con la legislación sobre la materia.  Artículo 3. Definiciones. A los efectos de la presente Ley Orgánica se entenderá por: 1. Datos de carácter personal: cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables. 2. Fichero: todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. 3. Tratamiento de datos: operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias. 4. Responsable del fichero o tratamiento: persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento. 5. Afectado o interesado: persona física titular de los datos que sean objeto del tratamiento a que se refiere el apartado c) del presente artículo. 6. Procedimiento de disociación: todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable. 7. Encargado del tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, sólo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 8. Consentimiento del interesado: toda manifestación de voluntad, libre, inequívoca, específica e informada, mediante la que el interesado consienta el tratamiento de datos personales que le conciernen. 9. Cesión o comunicación de datos: toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado. 10. Fuentes accesibles al público: aquellos ficheros cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, no impedida por una norma limitativa o sin más exigencia que, en su caso, el abono de una contraprestación. Tienen la consideración de fuentes de acceso público, exclusivamente, el censo promocional, los repertorios telefónicos en los términos previstos por su normativa específica y las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales que contengan únicamente los datos de nombre, título, profesión, actividad, grado académico, dirección e indicación de su pertenencia al grupo. Asimismo, tienen el carácter de fuentes de acceso público los diarios y boletines oficiales y los medios de comunicación.  Artículo 4. Calidad de los datos. 1. Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. 2. Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos. 3. Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado. 4. Si los datos de carácter personal registrados resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o incompletos, serán cancelados y sustituidos de oficio por los correspondientes datos rectificados o completados. 5. Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados. No serán conservados en forma que permita la identificación del interesado durante un período superior al necesario para los fines en base a los cuales hubieran sido recabados o Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 294 registrados. Reglamentariamente se determinará el procedimiento por el que, por excepción, atendidos los valores históricos, estadísticos o científicos de acuerdo con la legislación específica, se decida el mantenimiento integro de determinados datos. 6. Los datos de carácter personal serán almacenados de forma que permitan el ejercicio del derecho de acceso, salvo que sean legalmente cancelados. 7. Se prohíbe la recogida de datos por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.  Artículo 6. Consentimiento del afectado. 1. El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa. 2. No será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones públicas en el ámbito de sus competencias; cuando se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento; cuando el tratamiento de los datos tenga por finalidad proteger un interés vital del interesado en los términos del artículo 7, apartado 6, de la presente Ley, o cuando los datos figuren en fuentes accesibles al público y su tratamiento sea necesario para la satisfacción del interés legítimo perseguido por el responsable del fichero o por el del tercero a quien se comuniquen los datos, siempre que no se vulneren los derechos y libertades fundamentales del interesado. 3. El consentimiento a que se refiere el artículo podrá ser revocado cuando exista causa justificada para ello y no se le atribuyan efectos retroactivos. 4. En los casos en los que no sea necesario el consentimiento del afectado para el tratamiento de los datos de carácter personal, y siempre que una ley no disponga lo contrario, éste podrá oponerse a su tratamiento cuando existan motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal. En tal supuesto, el responsable del fichero excluirá del tratamiento los datos relativos al afectado.  Artículo 7. Datos especialmente protegidos. 1. De acuerdo con lo establecido en el apartado 2 del artículo 16 de la Constitución, nadie podrá ser obligado a declarar sobre su ideología, religión o creencias. Cuando en relación con estos datos se proceda a recabar el consentimiento a que se refiere el apartado siguiente, se advertirá al interesado acerca de su derecho a no prestarlo. 2. Sólo con el consentimiento expreso y por escrito del afectado podrán ser objeto de tratamiento los datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias. Se exceptúan los ficheros mantenidos por los partidos políticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades religiosas y asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, en cuanto a los datos relativos a sus asociados o miembros, sin perjuicio de que la cesión de dichos datos precisará siempre el previo consentimiento del afectado. 3. Los datos de carácter personal que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual sólo podrán ser recabados, tratados y cedidos cuando, por razones de interés general, así lo disponga una ley o el afectado consienta expresamente. 4. Quedan prohibidos los ficheros creados con la finalidad exclusiva de almacenar datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial o étnico, o vida sexual. 5. Los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas sólo podrán ser incluidos en ficheros de las Administraciones públicas competentes en los supuestos previstos en las respectivas normas reguladoras. 6. No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores, podrán ser objeto de tratamiento los datos de carácter personal a que se refieren los apartados 2 y 3 de este artículo, cuando dicho tratamiento resulte necesario para la prevención o para el diagnóstico médicos, la prestación de asistencia sanitaria o tratamientos médicos o la gestión de servicios sanitarios, siempre que dicho tratamiento de datos se realice por un profesional sanitario Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 295 sujeto al secreto profesional o por otra persona sujeta asimismo a una obligación equivalente de secreto.  Artículo 10. Deber de secreto. El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal estén obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo.  Artículo 19. Derecho a indemnización. Los interesados que, como consecuencia del incumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley por el responsable o el encargado del tratamiento, sufran daño o lesión en sus bienes o derechos tendrán derecho a ser indemnizados. Cuando se trate de ficheros de titularidad pública, la responsabilidad se exigirá de acuerdo con la legislación reguladora del régimen de responsabilidad de las Administraciones públicas. En el caso de los ficheros de titularidad privada, la acción se ejercitará ante los órganos de la jurisdicción ordinaria.  Artículo 35. Naturaleza y régimen jurídico. 1. La Agencia Española de Protección de Datos es un ente de derecho público, con personalidad jurídica propia y plena capacidad pública y privada, que actúa con plena independencia de las Administraciones públicas en el ejercicio de sus funciones. Se regirá por lo dispuesto en la presente Ley y en un Estatuto propio, que será aprobado por el Gobierno. 2. En el ejercicio de sus funciones públicas, y en defecto de lo que disponga la presente Ley y sus disposiciones de desarrollo, la Agencia Española de Protección de Datos actuará de conformidad con la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. En sus adquisiciones patrimoniales y contratación estará sujeta al derecho privado. 3. Los puestos de trabajo de los órganos y servicios que integren la Agencia Española de Protección de Datos serán desempeñados por funcionarios de las Administraciones públicas y por personal contratado al efecto, según la naturaleza de las funciones asignadas a cada puesto de trabajo. Este personal está obligado a guardar secreto de los datos de carácter personal de que conozca en el desarrollo de su función. 4. La Agencia Española de Protección de Datos contará, para el cumplimiento de sus fines, con los siguientes bienes y medios económicos: a) Las asignaciones que se establezcan anualmente con cargo a los Presupuestos Generales del Estado. b) Los bienes y valores que constituyan su patrimonio, así como los productos y rentas del mismo. c) Cualesquiera otros que legalmente puedan serle atribuidos. 5. La Agencia Española de Protección de Datos elaborará y aprobará con carácter anual el correspondiente anteproyecto de presupuesto y lo remitirá al Gobierno para que sea integrado, con la debida independencia, en los Presupuestos Generales del Estado.  Artículo 37. Funciones. Son funciones de la Agencia Española de Protección de Datos: 1. Velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos. 2. Emitir las autorizaciones previstas en la Ley o en sus disposiciones reglamentarias. 3. Dictar, en su caso, y sin perjuicio de las competencias de otros órganos, las instrucciones precisas para adecuar los tratamientos a los principios de la presente Ley. 4. Atender las peticiones y reclamaciones formuladas por las personas afectadas. 5. Proporcionar información a las personas acerca de sus derechos en materia de tratamiento de los datos de carácter personal. Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 296 6. Requerir a los responsables y los encargados de los tratamientos, previa audiencia de éstos, la adopción de las medidas necesarias para la adecuación del tratamiento de datos a las disposiciones de esta Ley y, en su caso, ordenar la cesación de los tratamientos y la cancelación de los ficheros, cuando no se ajuste a sus disposiciones. 7. Ejercer la potestad sancionadora en los términos previstos por el Título VII de la presente Ley. 8. Informar, con carácter preceptivo, los proyectos de disposiciones generales que desarrollen esta Ley. 9. Recabar de los responsables de los ficheros cuanta ayuda e información estime necesaria para el desempeño de sus funciones. 10. Velar por la publicidad de la existencia de los ficheros de datos con carácter personal, a cuyo efecto publicará periódicamente una relación de dichos ficheros con la información adicional que el Director de la Agencia determine. 11. Redactar una memoria anual y remitirla al Ministerio de Justicia. 12. Ejercer el control y adoptar las autorizaciones que procedan en relación con los movimientos internacionales de datos, así como desempeñar las funciones de cooperación internacional en materia de protección de datos personales. 13. Velar por el cumplimiento de las disposiciones que la Ley de la Función Estadística Pública establece respecto a la recogida de datos estadísticos y al secreto estadístico, así como dictar las instrucciones precisas, dictaminar sobre las condiciones de seguridad de los ficheros constituidos con fines exclusivamente estadísticos. 14. Cuantas otras le sean atribuidas por normas legales o reglamentarias. 8. 3 Cuestionarios Podemos utilizar el siguiente cuestionario para tener representados todos nuestros requerimientos y hacer una buena elección del ERP a implantar en función de ellos y del grado de satisfacción de cada proveedor en los distintos aspectos. ASPECTOS CRITERIO PROPÓSITO Funcionales (propósito principal) Áreas de la empresa soportadas Adaptabilidad y flexibilidad Interacción con otros sistemas Soporte de estándares Multilenguaje, Multimoneda Localización Interfaz amigable y definible por el usuario Técnicos (adaptabilidad a la infrastructura) Distintos entornos Multiplataforma Base de datos Herramientas y lenguajes de programación Seguridad Respaldo Auditoría Gestión de la configuración Documentación Análisis de los módulos del ERP de una empresa de construcción 297 Conectividad externa Proveedor Perspectivas de la evolución Ubicación geográfica Referencias Posibilidad consultores Servicio Alcance implementación Duración proyecto Garantías Actualizaciones Licencias Help desk Económicos Coste hardware/software Licencias Método precios Financiamiento Contratos Costes adicionales Costes de capacitación Costes de implementación Costes de consultoría Actualizaciones Estratégicos Expectativas crecimiento Proyectos futuros Necesidades de información Objetivos Reestructuración