Implantación del identificador ORCID en las universidades andaluzas

BOLETÍN DE LA ASOCIACIÓN ANDALUZA DE BIBLIOTECARIOS N° 109, Enero-Junio 2015, pp. 132-143 àȱȱę ȱȱȱ andaluzas MERCEDES CÁMARA AROCA Biblioteca Universitaria de Córdoba MILAGROS CASCAJARES RUPÉREZ Biblioteca Universitaria de Almería CARMEN FRANCO BARROSO Biblioteca Universitaria de Cádiz ROCÍO FERNÁNDEZ CORDERO Biblioteca/CRAI de la Universidad Pablo de Olavide Mª ÁNGELES GARCÍA GIL Biblioteca Universitaria de Granada Mª ÁNGELES MORALES CÁCERES Biblioteca Universitaria de Málaga JOSÉ CARLOS MORILLO MORENO Biblioteca Universitaria de Huelva ALMUDENA PASCUAL DEL POBIL VALDENEBRO Biblioteca Universitaria de Sevilla Se describe el proceso de implantación del sistema de identificación para autores ORCID por parte de las Bibliotecas del Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Andalucía (CBUA). Se hace un análisis de la organización del trabajo y se describen las fases para la implantación e integración de este identificador en los sistemas institucionales, así como las repercusiones en el PDI y en la propia institución BOLETÍN DE LA ASOCIACIÓN ANDALUZA DE BIBLIOTECARIOS Mercedes Cámara Aroca y otros| Implantación del identificador ORCID... 133 Descriptores: – ORCID / ORCID. – Identificadores de autor / Author identifiers. – Perfiles de autor / Author Profiles. – Identificadores únicos / Unique identifiers. – Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Andalucía (CBUA). INTRODUCCIÓN El Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Andalucía (CBUA) se creó en 2001 para fomentar la cooperación entre las bibliotecas de las 10 universidades públicas andaluzas y prestar así más y mejores servicios a la comunidad. En estos casi 15 años el Consorcio ha abordado muchos proyectos: – Selección y adquisición conjunta de recursos de información para constituir una colección electrónica de calidad – Creación de un Catálogo Colectivo que integre las colecciones individuales de cada biblioteca (CatCBUA) – Mejora de las competencias profesionales de los bibliotecarios – Alfabetización en información de los usuarios para facilitar el aprendizaje a lo largo de toda la vida. – El último proyecto del CBUA es la adopción de ORCID como estándar de identificación persistente para los investigadores de las universidades andaluzas. IMPLANTACIÓN DE ORCID EN LAS UNIVERSIDADES ANDALUZAS ¿Por qué ORCID? La implantación de ORCID como estándar de identificación para los investigadores está presente a muchos niveles: – En la presentación del curriculum abreviado para los proyectos I+D+I. – En su inclusión en el CVN de la FECyT. – En las entidades de financiación. – En la integración con editores de revistas que, cada vez más, lo incluyen en el proceso de envío de originales. – En la inclusión en bases de datos. – En sistemas de gestión de la información científica. – En las prácticas de nuestro entorno, con su adopción por universidades y consorcios a nivel nacional. BOLETÍN DE LA ASOCIACIÓN ANDALUZA DE BIBLIOTECARIOS Mercedes Cámara Aroca y otros| Implantación del identificador ORCID... 134 Este reconocimiento institucional ha supuesto para ORCID un impulso como apuesta obligada de política científica. Y aquí se enmarca el proyecto ORCID_CBUA, que integra a las universidades andaluzas, adoptando este estándar para la identificación de sus investigadores. Organización del trabajo y fases del proyecto El primer paso dado para la puesta en marcha del proyecto fue la creación de un grupo de trabajo, liderado por la Universidad de Sevilla e integrado por miembros de todas las Bibliotecas del CBUA (excepto la Internacional) y por un interlocutor de la empresa GrandIR. El objetivo prioritario del grupo era conseguir que todo el PDI de las universidades andaluzas contase con su identificador ORCID, y que éste fuera integrándose en el circuito que gestiona toda su carrera investigadora. Para el trabajo diario el grupo se ha servido de dos herramientas: una wiki de trabajo en la que se han ido consignando todos los avances, y una lista de correo electrónico que facilitaba la comunicación entre los miembros. También se recopiló toda la documentación en el Espacio Virtual de Trabajo (EVT) que compartimos los miembros del CBUA. Eventualmente se han celebrado videoconferencias, para resolver dudas y poner en común buenas prácticas. En cuanto al desarrollo del proyecto, a principios de 2014 se comienza a valorar la implantación institucional de ORCID en Andalucía, siguiendo el precedente del consorcio catalán y del madrileño. Se contacta con la empresa GrandIR, para las cuestiones técnicas, y con SICA2 para averiguar su interés por la iniciativa. En septiembre del mismo año el CBUA firma dos acuerdos: – Uno con ORCID, por el que las universidades del CBUA pasan a ser miembros institucionales. Cádiz, Universidad pionera en este proyecto, que había firmado a finales de 2013 un convenio de adhesión, se integra en este nuevo acuerdo. – Otro con GrandIR para las actividades de coordinación técnica y soporte. La fecha oficial de comienzo del proyecto fue el 1 de octubre de 2014. Anteriormente, se hizo una prueba piloto de recogida y carga de datos. En estos primeros momentos se trabajó intensamente en la difusión y comunicación con el PDI, fundamental para el éxito del proyecto, y en la organización de presentaciones para el personal de Biblioteca y/o PDI de la institución. El proyecto se planteó en dos fases que cubrían un año: – Fase I centrada en la creación de cuentas y enriquecimiento de las ya existentes – Fase II centrada en la integración de los IDs generados en los sistemas institucionales (SICA2, directorios de personal, repositorios, etc.) BOLETÍN DE LA ASOCIACIÓN ANDALUZA DE BIBLIOTECARIOS Mercedes Cámara Aroca y otros| Implantación del identificador ORCID... 135 Fase I. Creación y enriquecimiento de cuentas El primer paso fue definir cómo sería la comunicación de la Biblioteca con los autores para la recogida y proceso de la información. Para ello la mayoría de las bibliotecas generaron unos formularios con los datos que debían cumplimentar los autores y que nos permitirían crear identificadores con un buen nivel de información. En el caso de la UPO y Córdoba los datos se extrajeron del Departamento de Recursos Humanos y del directorio de personal respectivamente. Una gran parte del éxito del proyecto se debe a la comunicación directa con los autores, cuya colaboración era imprescindible. Con los datos obtenidos se establecen tres metodologías de trabajo que cada Universidad adopta en función de sus recursos humanos o preferencias: – Cargas por departamentos (Cádiz, Córdoba, Huelva, Jaén, Sevilla y UPO). Este procedimiento permite una óptima comunicación con los autores y posibilita la recogida de un volumen moderado de información que facilita el control de autores procesados. – Cargas masivas (Almería, Granada, Málaga). Este sistema permite un mayor volumen de carga inicial, pero dificulta el control de autores procesados. Conforme las bibliotecas van obteniendo datos comienza el procedimiento de creación de cuentas por parte de GrandIR. En un principio se crean de forma manual, hasta que en febrero de 2015 se implementa el API para la generación de cuentas de forma automática. Durante toda esta fase fue fundamental el control de autores con cuentas ya creadas para evitar duplicados. Fase II. Integración de los IDs generados en los sistemas institucionales Cada universidad ha ido accediendo a la siguiente fase una vez completada la primera. En este momento los esfuerzos se centran en la transferencia de los identificadores creados al sistema SICA2 de gestión de la información científica en Andalucía. De esta forma se facilita a los investigadores el cumplimiento de los requisitos expresados en la convocatoria de ayudas del Plan Estatal de Investigación Científica y Técnica de Innovación 2013-2016 (BOE 149 de 23 Junio 2015) donde se exige el nuevo formato CVA (Currículum Vitae Abreviado). BOLETÍN DE LA ASOCIACIÓN ANDALUZA DE BIBLIOTECARIOS Mercedes Cámara Aroca y otros| Implantación del identificador ORCID... 136 Figura 1. Página de autor en SICA2 con el identificador ORCID Esta integración se difunde por doble vía: – Las bibliotecas reflejan la información en su página web y/o envían un correo a sus investigadores. En el caso de la UPO fue el propio Vicerrectorado de Investigación quien comunicó la integración en SICA a los investigadores. – El propio SICA envía un correo a todos los investigadores. Además de la integración con SICA2, cada universidad ha trabajado con sus propios sistemas institucionales: – Cádiz lo ha incluido en el directorio de personal y próximamente en su repositorio Rodin. Además es un requisito para la solicitud de ayudas del Plan Propio de Investigación. – Córdoba ha integrado ORCID en SIGU, el sistema de gestión de la información del personal de la UCO y, al igual que en Cádiz, es un requisito para la solicitud de ayudas del Plan Propio de Investigación. – Granada lo ha integrado en su portal UGRinvestiga. – Huelva ha creado una plantilla para el pie de firma del correo-e que incluye el identificador ORCID y ha integrado los identificadores en su repositorio. – Jaén lo ha incluido en el formulario de solicitud de publicación de la tesis. – Málaga lo ha integrado en el formulario de solicitud de tesis del Servicio de Publicaciones y Divulgación y lo incorporará en el directorio de personal. – Sevilla ha cargado los identificadores en SISIUS (Sistema de Información sobre la Investigación en la Universidad de Sevilla). BOLETÍN DE LA ASOCIACIÓN ANDALUZA DE BIBLIOTECARIOS Mercedes Cámara Aroca y otros| Implantación del identificador ORCID... 137 Materiales elaborados Desde el comienzo el Grupo de Trabajo ha ido elaborando diversos materiales tanto para el trabajo de creación de cuentas (plantillas Excel, formularios de recogida de datos, plantillas de correos electrónicos, etc.) como para la presentación y difusión del proyecto en cada biblioteca: – Folletos, carteles, volantinas, infografías, trípticos. – Páginas web de las bibliotecas (ver bibliografía). – Presentaciones, guías, manuales, videos. – Comunicados, plantillas de correo-e, buzones de correo (ej. or[email protected]). – Otras herramientas y materiales: formulario de encuesta para la recogida de datos de la UMA y de Almería, tarjetero científico de la UHU, etc. Figura 2. Folleto elaborado por la UJA BOLETÍN DE LA ASOCIACIÓN ANDALUZA DE BIBLIOTECARIOS Mercedes Cámara Aroca y otros| Implantación del identificador ORCID... 138 Figura 3. Página web de Cádiz Figura 4. Vídeo ¿Dónde colocar tu ORCID? UHU Figura 5. Formulario de encuesta para la recogida de datos de la UMA Cada biblioteca ha facilitado a sus investigadores información sobre el proyecto a través de materiales incorporados a su Web y otros específicos adaptados a los diversos medios de comunicación: canales de noticias, blogs, cartelería digital, Facebook, Twitter, etc. BOLETÍN DE LA ASOCIACIÓN ANDALUZA DE BIBLIOTECARIOS Mercedes Cámara Aroca y otros| Implantación del identificador ORCID... 139 RESULTADOS La implantación de ORCID en cifras A continuación presentamos algunos números que ayudan a comprender la envergadura del proyecto y los resultados obtenidos. Se ha detectado una gran variedad de niveles de información entre los registros ORCID previamente existentes y los creados durante la campaña. En este último caso como consecuencia de la metodología seguida: desde datos básicos, hasta los incorporados por el PDI en los formularios (variantes de nombre, datos biográficos, palabras clave, otros identificadores, sitios web, etc). Figura 6. Total de cuentas ORCID por Universidad De forma previa a la campaña de generación de cuentas, ya existían en la mayoría de las Universidades del CBUA un importante número de identificadores ORCID, muestra del interés de nuestros autores por esta iniciativa. BOLETÍN DE LA ASOCIACIÓN ANDALUZA DE BIBLIOTECARIOS Mercedes Cámara Aroca y otros| Implantación del identificador ORCID... 140 Figura 7. Relación entre cuentas preexistentes y cuentas creadas Los registros que no se han podido cargar en SICA2 –a la derecha en la siguiente gráficase deben fundamentalmente a que algunos profesores no disponían de perfil en esta plataforma. Figura 8. Página de autor en SICA2 con el identificador ORCID