Mendeley. Guía de uso

1 MENDELEY GUÍA DE USO BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA Septiembre, 2015 2 Índice MENDELEY ..................................................................................................................................................... 3 ACCESO, CUENTA Y DESCARGA ...................................................................................................................... 3 MENDELEY DESKTOP Y MENDELEY WEB......................................................................................................... 5 CUENTA INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA ............................................................................ 8 EXPORTACIÓN DE REFWORKS Y OTROS GESTORES A MENDELEY.................................................................... 9 RefWorks ................................................................................................................................................... 9 EndNote y Zotero..................................................................................................................................... 13 INCORPORAR REFERENCIAS Y DOCUMENTOS .............................................................................................. 15 Adición manual de referencias ................................................................................................................. 15 Copia de datos de documentos pdf .......................................................................................................... 16 IMPORTACIÓN DE REGISTROS DE BASES DE DATOS ..................................................................................... 19 Scopus y ScienceDirect............................................................................................................................. 19 Google Scholar Ovid, Proquest ................................................................................................................. 20 Web of Science ........................................................................................................................................ 24 Importación de registros aportados por otros usuarios ............................................................................ 26 ORGANIZACIÓN Y USO DE LAS REFERENCIAS................................................................................................ 27 Marcas de “leído/no leído” y favoritos ..................................................................................................... 27 Edición de los registros ............................................................................................................................ 28 Búsqueda, ordenación y clasificación ....................................................................................................... 30 Visor y anotaciones en documentos pdf ................................................................................................... 32 Citar en documentos y crear bibliografías ................................................................................................ 34 COMPARTIR Y COMUNICAR ......................................................................................................................... 36 Trabajar en grupos ................................................................................................................................... 36 Participación en la comunidad investigadora ........................................................................................... 40 MÁS INFORMACIÓN Y AYUDA ...................................................................................................................... 43 3 MENDELEY El gestor de referencias bibliográficas Mendeley cubre dos aspectos en la organización documental. Permite reunir, etiquetar y agrupar la bibliografía compilada por el usuario. Esta recopilación incluye, para los documentos pdf, un visor de lectura y anotaciones en los documentos. En segundo lugar, posibilita compartir referencias o documentos de interés común a partir de la creación y pertenencia a grupos de trabajo con distintos niveles de participación y derechos de uso. La faceta colaborativa incluye las formas de organización y los canales de comunicación entre miembros que caracterizan a las redes sociales. Puede además utilizarse en dos versiones: la aplicación instalable en un ordenador (Mendeley Desktop) y la versión en línea (Mendeley Web). La sincronización de ambas permite unificar la labor realizada en cualquier momento o que haya empleado distintos ordenadores. ACCESO, CUENTA Y DESCARGA El primer acceso a Mendeley debe hacerse en su web (https://www.mendeley.com), y darse de alta como usuario. Tras pulsar la orden “create a free account” se muestra el formulario con los datos solicitados. Existen cuentas de carácter general y cuentas “premium” con ventajas como el tamaño máximo de almacenamiento, número de grupos y otras prestaciones. Dado que la Universidad de Málaga detenta una cuenta “premium” es necesario inscribirse con el correo electrónico del dominio institucional (@uma.es) para acceder a las ventajas correspondientes. 4 Una vez cumplimentado, puede accederse en cualquier momento desde el botón “Sign in”, que lleva a la solicitud de usuario (cuyo nombre será el e-mail y contraseña). A continuación puede procederse a la descarga de la versión de escritorio. La propia web presenta la descarga como la primera opción en el momento del acceso. Si bien la versión para Windows es la ofrecida directamente, en caso de usar otro sistema operativo basta con pulsar “Need a different versión?” acceder a las alternativas. 5 MENDELEY DESKTOP Y MENDELEY WEB A partir de este momento se puede trabajar tanto con la aplicación como con la versión web, dependiendo de la disponibilidad. Por ello es conveniente tener una primera aproximación a las pantallas propias de cada uno. 6 Mendeley desktop En la parte central muestra las referencias: todas las acumuladas o las incluidas previamente en una carpeta seleccionada. A la izquierda, en la parte superior (“My Library”) disponemos de la información general sobre la administración de referencias: su fecha de incorporación, creación de carpetas para agruparlas, etc. En la parte baja aparece la posibilidad de filtrar a partir de los metadatos que incluyen las referencias: autor, palabra clave, o las etiquetas que añade el propio usuario. A la izquierda encontramos la información detallada de la referencia que esté seleccionada. 7 Mendeley Web Al ser una web de acceso público se presenta con generalidades informativas. Hace falta identificarse con la cuenta propia y seleccionar la pestaña “My Library” para llegar a la colección de referencias. En lo que se refiere a éstas, repite distribución y funciones de la versión desktop, si bien no incluye el filtrado. En la versión web interesa particularmente instalar la función de importación directa. Para ello, en la pestaña “Dashboard” buscamos, a la derecha “Install the web importer” o “add it to your browser here”. El clic sobre cualquiera de estas dos opciones nos conduce a la instalación del importador en la barra de herramientas por la simple acción de arrastrar el botón “Save to Mendeley” hasta la propia barra. 8 CUENTA INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA Desde la web podemos adherirnos al grupo institucional de la Universidad de Málaga, lo que supone las ventajas de la cuenta “premium” asociada a la UMA. Para ello debemos ir la pestaña grupos y buscar “Universidad de Málaga”. A continuación hacemos clic sobre el nombre del grupo; teniendo en cuenta que puede haber más de uno, elegimos aquel en que se señale “INSTITUTION”. 9 Finalmente accedemos al perfil público del grupo, haciendo clic en el nombre. A la derecha, pulsamos en la orden “Join this group”. Entre las ventajas de la cuenta institucional se incluyen: la capacidad de almacenamiento de 50 Gb en la biblioteca personal, 20 Gb en biblioteca compartida en grupos, creación ilimitada de grupos privados y el aumento de 3 a 25 el número admisible de miembros de cada grupo. EXPORTACIÓN DE REFWORKS Y OTROS GESTORES A MENDELEY RefWorks RefWorks ha sido el gestor de referencias usado institucionalmente por la Universidad de Málaga. Ante el cambio es necesario conocer como exportar las referencias acumuladas en RefWorks. Para ello nos situamos en la web de RefWorks. Allí, se eligen las referencias que se quiera exportar (pueden incluirse “todas”). Hay que tener en cuenta que la exportación debe hacerse con un número de referencias inferior a 500, lo que 16 Se incluye una última línea de etiquetas (“Tags”) para cualquier término descriptivo de uso personal que luego facilitará la búsqueda y recuperación de registros. Copia de datos de documentos pdf El segundo procedimiento que vemos es el volcado automático de datos procedentes de un documento pdf. Debemos recordar que Mendeley no sólo es un fichero de referencias, sino permite el almacenamiento de archivos pdf e incluye un visor para su lectura. Al hilo de estas funciones, Mendeley crea automáticamente una referencia bibliográfica con aquellos metadatos que estos documentos traen asociados: por lo común, autor, título, fecha, etc. Para la incorporación podemos usar la orden “Add file” de los desplegables vistos en “File” y en el icono de añadido. Esto nos lleva a la apertura del habitual cuadro de diálogo para navegar por las carpetas o escritorio del ordenador para elegir el archivo. Una segunda posibilidad es pichar y arrastrar el archivo desde el escritorio a la ventana central de Mendeley: 17 Con ello conservamos el documento y sus metadatos pasan a formar parte de nuestra biblioteca de referencias. Sin embargo es conveniente revisar la exactitud del registro, para lo que podemos emplear la columna de la derecha, que muestra los detalles de la referencia seleccionada y es editable situando el cursor y pulsando, cuando está sombreado, el campo o categoría que deseamos modificar. 18 En todo caso, en el menú del programa se incluye la carpeta “Needs review “, donde se acumulan aquellos registros que se consideran susceptibles de revisión por no proceder de una base de datos bibliográfica. Interesa destacar que esta carga de archivos sólo puede realizarse desde la versión de escritorio, en caso de arrastrar un archivo pdf a la versión web, como en la imagen siguiente: obtendríamos la lectura en el visor, pero no quedaría memorizado en la bibliografía: 19 Otros procedimientos sí admiten el uso de Mendeley web para la incorporación de la referencia. IMPORTACIÓN DE REGISTROS DE BASES DE DATOS En general, puede decirse que la las fuentes más habituales de obtención de referencias bibliográficas son las bases de datos científicas y profesionales, tanto de carácter general (Scopus, Web of Science,...), como ligadas a una plataforma editorial (Science Direct, Proquest, Ovid,...), que suelen ser, además, las que ofrecen las bases de datos por especialidades (Medline, Inspec, PsycInfo,...). Para la captura de estas referencias, hay que utilizar el importador web de Mendeley, de cuya instalación nos ocupamos ya en las primeras páginas. Scopus y ScienceDirect En el caso de Scopus y ScienceDirect, la exportación es directa desde la página de resultados de la búsqueda. Simplemente se seleccionan las referencias deseadas, individualmente, por páginas, o “todos los resultados” y, a partir de ahí, la orden “Export”, incluye la posibilidad de enviar la selección a Mendeley. Scopus 20 ScienceDirect Google Scholar Ovid, Proquest Para el resto de bases de datos debemos utilizar la herramienta de importación mediante el botón “Save to Mendeley”, que habíamos incorporado al navegador. A partir del siguiente ejemplo en Google Académico podremos ver los pasos. Tras pulsar el botón tenderemos a la derecha el cuadro de Mendeley; si no estamos en una sesión identificada, nos pedirá que lo hagamos. 21 Al pulsar “Sign In”, una nueva pestaña ofrece el acceso de usuarios y, debidamente cumplimentado, la continuación de la importación. 22 El siguiente paso transforma el primer cuadro de diálogo en la lista de referencias a importar. En el caso de Google académico la lista se corresponde con los resultados que se muestran en pantalla. En otros casos dependerá de la prestación que ofrezca la propia base de datos. Una alternativa es seleccionar los resultados deseados (uno a uno o usando la selección “todos” o “todos en esta página”) y guardarlos en el ordenador para incorporarlos después a Mendeley. Para ello debemos elegir el formato BibTeX (con la extensión .bib) o RIS (.ris) en las correspondientes solicitudes “guardar/exportar”. Como ejemplos usamos Ovid y ProQuest. 23 A continuación, desde la versión desktop de Mendely, pulsando la secuencia: “File”, “Import”, “RIS” (o “BibTeX”), nos lleva la carpeta de la que seleccionar el archivo descargado. 24 Web of Science Relativo a este proceso de importación es destacable el caso de Web of Science, dada la importancia de esta base de datos. La captura directa (“Save to Mendeley”) toma las dos primeras páginas de resultados. Si se desea recuperar más o sólo los registros previamente seleccionados, en la selección de bases de datos que el programa tiene por defecto no existe la opción BibTeX ni RIS en la opción “Guardar en otros formatos de archivo” del desplegable. 25 La causa hay que buscarla en las condiciones de la sesión de búsqueda, ya que está predeterminada la selección “Todas las bases de datos”. Hay que sustutuirla por “Colección principal de Web of Science”. 32 Visor y anotaciones en documentos pdf Mendeley dispone de un lector de documentos pdf tanto en la versión web como en la de escritorio. Con esta última además es posible subrayar y anotar estos documentos. Si abrimos un documento (con el pulsado doble en el panel central), este se muestra en el visor. En la barra de herramientas encontramos los iconos de subrayado y anotación. 33 Estas anotaciones no se agregan al documento original, sino a su reproducción asociada a una cuenta en Mendeley, de modo que si queremos una versión permanente del documento anotado debemos descargarlo mediante la orden “Export PDF with annotations”, que despliega en el menú “File”. Al estar relacionado con una cuenta, aquellos documentos compartidos con grupos mantendrán las anotaciones para otras cuentas del grupo, para lo cual tras las anotaciones y subrayados se necesita sincronizar (la misma orden que la sincronización web: ). 34 Citar en documentos y crear bibliografías Uno de los fines más característicos de una biblioteca de referencias es usarla como fuente de citas bibliográficas en un texto. Debemos empezar por instalar la herramienta (“MS Word Plugin”)que encontramos en el menú “Tools” de la barra superior. Es conveniente, además, seleccionar el estilo de cita deseado. Para ello hay usar el desplegable “Citation Style” del menú “View”. Si se desea cambiar de estilo, la orden “More Styles”, abre una nueva lista: 35 Con ello, en la pestaña “referencias” de Word se nos abre la posibilidad de usar la biblioteca de Mendeley pulsando primero “Insert Citation” y, al abrirse el cuadro, “Go to Mendeley”. 36 Al pinchar “Go to Mendeley”, emerge se abre la aplicación para seleccionar la referencia; en la barra superior veremos la orden “Send citation to plugin”, que lleva la cita al texto con el número correlativo de cita. Finalmente si ordenamos “insert Bibliography” en esa misma pestaña, incluiremos la lista completa de referencias empleadas en las citas. COMPARTIR Y COMUNICAR Trabajar en grupos Mendeley se define no sólo como gestor de referencias, sino como herramienta colaboración. El modo más efectivo de colaboración es la creación de grupos. En ellos cualquier miembro puede subir y modificar documentos para ponerlos a disposición de sus compañeros. Para crear un grupo en la aplicación podemos ir bien a la barra superior y usar la secuencia de comandos “Edit” y “New Group”, o bien acudir a la columna a la izquierda de la pantalla y pichar directamente “New Group”. En los dos casos se pondrá en funcionamiento el cuadro de creación de grupos. Habrá que cumplimentar los campos de nombre y descripción del grupo, además de su carácter: privado, por invitación o público. A los primeros pertenecer sólo por invitación y cuyo contenido sólo será visible para los miembros del grupo. Los segundos son visibles para cualquiera pero en los que sólo pueden contribuir los miembros del grupo. Los públicos carecen de restricciones para unirse y participar. 37 En el caso de usar la web , encontramos la orden en la columna izquierda, su respuesta será el mismo cuadro de diálogo. Sea cual sea el carácter que se le ha dado a un grupo siempre es posible cambiarlo seleccionando dicho grupo y haciendo clic en “Edit settings”. 38 Por otra parte es posible abandonar un grupo con la orden “Remove group” del menú general “Edit”, siempre que se haya seleccionado un grupo. Los miembros de un grupo pueden agregarse por invitación, tanto en la aplicación de escritorio como en la web. 39 Igualmente es posible unirse a grupos existentes de carácter público. Ya vimos el procedimiento en las primeras páginas a propósito del grupo institucional de la Universidad de Málaga. El uso del grupo respecto a los documentos es similar al uso individual, con la precisión de que aquellos documentos que se añadan al grupo serán accesibles a sus miembros. Incluir registros en grupos tiene el mismo proceso que en las carpetas que usamos para clasificar. En el caso de la aplicación basta con arrastrarlos al sector donde está nombrado el grupo. Y en la web hay que seleccionar primero el o los documentos con el tick en el cuadrado de la izquierda y, después, en la parte superior pinchamos “Add to”, eligiendo carpeta o grupo, según nos interese. Finalmente es destacable que en el trabajo en grupo se pueden compartir los documentos pdf subrayados y anotados tal y como vimos en su momento, pero es necesario que se abran no desde una carpeta de uso personal sino desde la pestaña de documentos del menú del grupo (para todos los miembros, no sólo el administrador). 40 Participación en la comunidad investigadora Si bien la integración en grupos es el modo más inmediato de emplear las prestaciones de Mendeley como red social, se puede también participar a título individual. En las pestañas de la web en la que se presenta en enlace a “My account” (todas menos “Library”), podemos acceder a nuestro perfil de usuario. En el enlace “Edit my profile” podemos incluir nuestros datos de contacto, formación o historia laboral y de investigación, información que se incluye en la web de Mendeley. Junto a ellos se da la posibilidad de incorporar las publicaciones del usuario. 41 Este perfil debe modificarse desde la web, ya que la versión de escritorio sólo permite el añadido de publicaciones a los datos del usuario. En cualquier caso se debe ser cuidadoso al introducir las publicaciones ya que si se incluyen los textos completos estos serán accesibles y descargables. Es decir, se necesita saber si el propietario de los derechos, normalmente la revista, permite el acceso abierto, de lo contrario sólo se deben introducir los datos de la referencia. Complementario a la publicación del propio perfil, tenemos la posibilidad de conocer a otros investigadores con los que por afinidad nos interese contactar o seguir su trabajo. En la pestaña “People” se puede buscar a por nombres a cualquier persona con perfil en Mendeley (una alternativa sería mostrar los miembros de un grupo cuyo trabajo nos resulte afín). En su perfil encontraremos, además de su identificación, sus publicaciones (reseñadas o a texto completo) y la posibilidad de contactar mediante un mensaje o invitación a un grupo, o bien seguir al usuario y recibir un aviso si se produce alguna novedad.