Mendeley. Guía rápida

1 MENDELEY GUÍA RÁPIDA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA 2 Contenido MENDELEY ..................................................................................................................................................... 3 ACCESO, CUENTA Y DESCARGA ...................................................................................................................... 3 MENDELEY DESKTOP Y MENDELEY WEB......................................................................................................... 4 Mendeley desktop ..................................................................................................................................... 5 Mendeley Web .......................................................................................................................................... 6 CUENTA INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA ............................................................................ 6 EXPORTACIÓN DE REFWORKS A MENDELEY ................................................................................................... 7 3 MENDELEY El gestor de referencias bibliográficas Mendeley cubre dos aspectos en la organización documental. Permite reunir, etiquetar y agrupar la bibliografía compilada por el usuario. Pero también posibilita compartir referencias o documentos de interés común a partir de la creación y pertenencia a grupos de trabajo con distintos niveles de participación y derechos de uso. La faceta colaborativa incluye las formas de organización y los canales de comunicación entre miembros que caracterizan a las redes sociales. Puede además utilizarse en dos versiones: la aplicación instalable en un ordenador (Mendeley Desktop) y la versión en línea (Mendeley Web). La sincronización de ambas permite unificar la labor realizada en cualquier momento o que haya empleado distintos ordenadores. ACCESO, CUENTA Y DESCARGA El primer acceso a Mendeley debe hacerse en su web (https://www.mendeley.com), y darse de alta como usuario. Tras pulsar la orden “create a free account” se muestra el formulario con los datos solicitados. Existen cuentas de carácter general y cuentas “premium” con ventajas como el tamaño máximo de almacenamiento, posibilidad de creación de grupos y otras prestaciones. Dado que la Universidad de Málaga detenta una cuenta “premium” es necesario inscribirse con el correo electrónico del dominio institucional (@uma.es) para acceder a las ventajas correspondientes. 4 Una vez cumplimentado, puede accederse en cualquier momento desde el botón “Sign in”, que lleva a la solicitud de usuario (cuyo nombre será el e-mail) y contraseña. A continuación puede procederse a la descarga de la versión de escritorio. La propia web presenta la descarga como la primera opción en el momento del acceso. Si bien la versión para Windows es la ofrecida directamente, en caso de usar otro sistema operativo basta con pulsar “Need a different versión?” acceder a las alternativas. MENDELEY DESKTOP Y MENDELEY WEB A partir de este momento se puede trabajar tanto con la aplicación como con la versión web, dependiendo de la disponibilidad. Por ello es conveniente tener una primera aproximación a las pantallas propias de cada uno. 5 Mendeley desktop En la parte central muestra las referencias: todas las acumuladas o las incluidas previamente en una carpeta seleccionada. A la izquierda, en la parte superior (“My Library”) disponemos de la información general sobre la administración de referencias: su fecha de incorporación, creación de carpetas para agruparlas, etc. En la parte baja aparece la posibilidad de filtrar a partir de los metadatos que incluyen las referencias: autor, palabra clave, o las etiquetas que añade el propio usuario. A la izquierda encontramos la información detallada de la referencia que esté seleccionada. 6 Mendeley Web Al ser una web de acceso público se presenta con generalidades informativas. Hace falta identificarse con la cuenta propia y seleccionar la pestaña “My Library” para llegar a la colección de referencias. En lo que se refiere a éstas, repite distribución y funciones de la versión desktop, si bien no incluye el filtrado. CUENTA INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE MÁLAGA Desde la web podemos adherirnos al grupo institucional de la Universidad de Málaga, lo que supone las ventajas de la cuenta “premium” asociada a la UMA. Para ello debemos ir la pestaña grupos y buscar “Universidad de Málaga”. 7 A continuación hacemos clic sobre el nombre del grupo; teniendo en cuenta que puede haber más de uno, elegimos aquel en que se señale “INSTITUTION”. Finalmente accedemos al perfil público del grupo y, a la derecha, pulsamos en la orden “Join this group”. EXPORTACIÓN DE REFWORKS A MENDELEY RefWorks ha sido el gestor de referencias usado institucionalmente por la Universidad de Málaga. Ante el cambio es necesario conocer como exportar las referencias acumuladas en RefWorks. Podemos migrar nuestra biblioteca en bloque o bien hacer migraciones parciales, capeta por carpeta. Esta segunda opción nos permite conservar la estructura en carpetas y subcarpetas que tengamos en RefWorks. La migración de los documentos PDF habrá que hacerla en un paso posterior. Migración de todas las referencias en bloque Para ello nos situamos en la web de RefWorks. Allí, se eligen las referencias que se quiera exportar (pueden incluirse “todas”). Hay que tener en cuenta que la exportación debe hacerse con un número de referencias 8 inferior a 500, lo que nos puede obligar a repetir el proceso. Hecha la selección en la parte superior, del rótulo “Referencias” tomamos la orden “Exportar”. Del cuadro emergente seleccionamos el formato de exportación “Bibliographic software” y pulsamos la orden “Exportar referencias”. Con ello se abre una pestaña o ventana mostrando la lista de referencias en formato de texto. La lista debe exportarse usando la orden “guardar como” del menú de archivo del propio navegador, el archivo lleva el nombre del usuario y el tipo .txt. 9 A continuación debemos ir a la versión desktop de Mendeley. En la parte superior, bien pinchando en “File” o bien en el primer icono encontramos la orden “Add files”. Al abrirse el cuadro de selección de archivos tomamos el recientemente importado de RefWorks. Y las referencias quedan incorporadas. Si se quiere comprobar que el resultado se ha completado se puede usar la pantalla de Mendeley, ya que la columna “Added” indicará no una fecha sino la hora de inclusión. 16 Cambiamos la vista a Vista completa y vamos pinchando en los enlace PDF hasta descargar todos los PDF en esa carpeta genérica. Finalmente, arrastramos y soltamos la carpeta MIS PDF en la columna central de Mendeley Desktop. O también podemos escoger la opción File > Add Folder. Automáticamente Mendeley empareja estos archivos con las referencias que antes hemos importado. Ante cualquier pregunta, no dude en dirigirse a nosotros a través de nuestro gestor de peticiones (http://dj.uma.es/biblioteca/)