Recogida y gestión de la información: Indicadores: recogida y automatización

Recogida y gestión de la información “Indicadores. Recogida y automatización” Gemma Amblàs Marondo Gabinete de Planificación, Evaluación y Calidad 9 de julio de 2009 www.upc.edu El contexto institucional El Gabinete desarrolla funciones de soporte y asesoramiento en los ámbitos de trabajo siguientes: Planificación estratégica, planificación académica y económica Garantía de la calidad Análisis y seguimiento de la evolución de los indicadores Elaboración, ejecución y seguimiento de estadísticas Diseño, explotación y análisis de encuestas Sistemas de información para la toma de decisiones y para el seguimiento enfatizando los procesos de valor añadido: La integración de información de diferentes áreas para la realización de estudios e informes La visión transversal La automatización de la recogida de la información Apoyar a los órganos de gobierno en la toma de decisiones (planificación estrategia e impulsar la cultura de la calidad) 2 www.upc.edu El contexto institucional En el Gabinete se utiliza el potencial del plan de sistemas de información para: Automatizar los procesos Mejorar la accesibilidad de la información de la universidad Aumentar la transparencia de la información Proporcionar información que facilite la toma de decisiones y, en concreto, mejorar y agilizar los procedimientos Los Sistemas de Información que se conceptualizan, diseñan y gestionan desde el Gabinete son instrumentos que reúnen y ofrecen información y recursos útiles de actividad docente, económica, de investigación y de transferencia del conjunto de la Universidad para los gestores y administradores de la información y para los miembros de la comunidad universitaria 3 www.upc.edu Plan de sistemas de información Definición Garantizar la calidad y la eficiencia de los sistemas de información y comunicación corporativos El PSI es necesario y ha de estar siempre relacionado con la organización de la UPC y debe apoyar a los procesos desarrollados en las áreas clave, como la docencia, la investigación y la transferencia de resultados de la investigación El PSI no es sólo un proyecto informático, sino una herramienta estratégica que se ha de adaptar en todo momento a los objetivos descritos Debe proporcionar un marco de referencia que permita integrar, unificar, coordinar esfuerzos y llegar a un máximo aprovechamiento de los recursos informáticos de la UPC Se trata, pues, de una herramienta dinámica que se ha de ir adaptando continuamente a las nuevas necesidades motivadas por los cambios organizativos o por la aparición de nuevas tecnologías 4 www.upc.edu Plan de sistemas de información Objetivos Dar respuesta a las necesidades emergentes de la Universidad Establecer una estrategia global TIC para la UPC para los próximos años Apoyar el uso de las TIC y la e-administración en los procesos de gestión Garantizar la calidad de los datos que contienen los sistemas de información Automatizar la interacción entre los diferentes sistemas para lograr la integración y la compartición de los datos Facilitar la explotación y la accesibilidad Optimizar los recursos dedicados a la captura de la información Prestar una atención especial en la seguridad ( protección de datos, accesos al sistema, copias de seguridad, … ) 5 www.upc.edu Ciclo de vida de un SI 6 Recogida de la información Gestión y tratamiento de la información Salida / Publicación de la información Cultura de calidad www.upc.edu Recogida de la información El Gabinete es una unidad transversal, por tanto necesita interactuar con la mayoría de las unidades de la UPC Otras unidades y servicios proveedores de información: 7 GESTIÓN ACADÉMICA Sistema de información para la gestión de la matrícula y los planes de estudio OTRI Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación Servicio de ECONOMÍA Servicio de PERSONAL Recursos Humanos Servicio de BIBLIOTECAS ARI Servicio de Relaciones Internacionales www.upc.edu Recogida de la información Formatos óptimos de demanda de la información: 1) Acceso directo a la base de datos – libre acceso a la información 2) Base de datos – da respuesta a una consulta puntual 3) Fichero de datos (con un formato consensuado) – da respuesta a una consulta puntual. Posibilidad de volcarlo en una BBDD …. Formatos que dificultan la recogida y automatización de la información: i. Formato de fichero libre -> trato posterior antes de poder gestionar la información ii. Información distinta a la pedida. (período de referencia, colectivo, requisitos, …) -> trato imposible de la información: a) Reformular la petición de información  b) Reformular el indicador  8 www.upc.edu Recogida de la información Indicadores Los indicadores son elaborados con información recogida de distintos proveedores Problemas más comunes: Libre acceso a los datos Datos consistentes que permitan cruzar la información Períodos de referencia La finalidad es poder conseguir un indicador: Fiable Potente Útil De interés Se trabaja en: Concentrar la recogida de la información en un único período puntual Concienciar a los agentes implicados de la importancia del libre acceso a la información Dar publicidad al indicador 9 www.upc.edu Datos estadísticos y de gestión 16 www.upc.edu Datos estadísticos y de gestión Ejemplo de aplicación de “consulta de indicadores” Objetivos de la aplicación: Dar a conocer los indicadores más importantes de la universidad. Agrupados en 5 grandes ámbitos: docencia, investigación, recursos humanos, economía y patrimonio y líneas de soporte a la universidad Apartados destinados a las unidades básicas y al colectivo UPC Se recoge la información en formato web desde el curso 2001-2002 Método de recogida de la información : 1. Petición a los servicios implicados 2. Alimentación de esta información al sistema (la web actual): • Bases de datos • Tablas de indicadores mantenida de forma manual Líneas de mejora: Reformulación del entorno Ampliación de los indicadores personalizándolos a los distintos grupos de interés (estudiantes, universidad y unidades básicas) 17 www.upc.edu Retos futuros En un marco de cooperación y coordinación entre unidades y universidades que permita Automatizar la recogida de la información Centralizar los indicadores de la universidad Dar dinamismo, transparencia y publicidad a los indicadores Compartir conocimiento Elaborar estrategias conjuntas y buscar soluciones conjuntas para problemas comunes Colaborar en acciones innovadoras Dar a conocer buenas prácticas 18 Recogida y gestión de la información “Indicadores. Recogida y automatización” Gemma Amblàs Marondo gemma.amb[email protected]u Gabinete de Planificación, Evaluación y Calidad 9 de julio de 2009