Guía para o depósito de traballos de fin de grao e máster en Minerva

GUÍA PARA O DEPÓSITO DE TRABALLOS DE FIN DE GRAO E MÁSTER EN MINERVA Repositorio institucional da USC Data de actualización: 22/11/2016 Biblioteca Universitaria da USC Contido 1. Introdución ............................................................................................................................ 1 2. Acceso ................................................................................................................................... 2 3. Depositar ................................................................................................................................... 3 3.1. Seleccionar tipoloxía do documento .................................................................................. 6 3.2. Describir o traballo ............................................................................................................. 6 3.3. Subir o arquivo ............................................................................................................ 13 3.4. Revisar a información .................................................................................................. 14 3.5. Asignar Licenza Creative Commons ............................................................................ 15 3.6. Aceptar Licenza de distribución .................................................................................. 16 4. Edición de rexistros ............................................................................................................. 17 4.1. Acceso ao modo de edición de rexistros .......................................................................... 17 4.2. Adición de novos campos ................................................................................................. 19 4.3. Eliminación de campos ................................................................................................ 20 4.4. Modificación de campos ............................................................................................. 20 1 1. Introdución Segundo determina o Artigo 12 da Normativa do Repositorio da USC “as comisións académicas pertinentes realizarán a proposta de inclusión en Minerva dos traballo de fin de grao, máster ou fin de carreira que destaquen pola súa calidade, e en especial propoñeranse os dos alumnos que acaden matrícula de honra na materia.” O artigo 11 no seu punto 4 do Regulamento de matrícula, elaboración e defensa dos traballos fin de grao e fin de máster na Universidade de Santiago de Compostela desenvolve a cuestión do depósito en Minerva deste tipo de traballos: “As comisións con competencias en TFG ou TFM poderán propoñer a publicación dos TFG e TFM que destaquen pola súa calidade no repositorio institucional da USC (Minerva), e en especial propoñeranse os dos/as alumnos/as que acaden a mención de matrícula de honra nesta materia. Os/as autores/as dos traballos propostos, co visto e prace do/a titor/a, deberán asinar o correspondente documento para autorizar a súa difusión no que declaren que se trata dun traballo orixinal.” No mesmo artigo, punto 2, trátanse tamén as excepcións á publicación no repositorio por razóns de conflitos que poidan xurdir por cuestións de propiedade intelectual ou industrial, deber de segredo ou confidencialidade, etc. “O exemplar do traballo non será obxecto de publicación no repositorio institucional da USC (Minerva) ata que sexan realizadas as oportunas proteccións ou venza o prazo de confidencialidade”. O persoal de biblioteca de cada centro é o encargado de depositar os traballos fin de grao e traballos fin de máster en Minerva. A tal efecto, as secretarías dos centros, unha vez completados os trámites administrativos, enviarán ás súas bibliotecas os traballos, seleccionados pola comisión competente e autorizados polos/as autores/as, en formato electrónico. A autorización consiste nun documento asinado polas persoas autoras, con visto e prace do titor, no que se autorice a súa difusión en Minerva e no que declaren que se trata dun traballo orixinal e que non está, en todo ou en parte, suxeito a restricións como co-titularidade, dereitos de propiedade intelectual ou cláusulas de confidencialidade con empresas, etc. 2 Recoméndase que tamén inclúa as condicións de uso que permiten os/as autores/as a terceiras persoas. No caso de que a autorización non contemple a asignación dunha licenza Creative Commons, darase a licenza que emprega Minerva de ordinario para os documentos cuxa explotación corresponde á USC, CC BY-NC-SA FORMATOS Os arquivos entregados para ser aloxados en Minerva deberán estar preferentemente en formato PDF, aínda que outros formatos son posibles. Límite 500 Mb, se o traballo excede este límite habería que dividir os arquivos en dous: un deles o documento que constitúe a parte fundamental do traballo e os “anexos” que poden conter o material complementario. O proceso de depósito consta das seguintes fases: 2. Acceso Unha vez autorizado, para poder interactuar co sistema, terá que identificarse. Na opción "Acceda" do espazo “A miña conta" ou en "Login" introduza o seu enderezo de correo electrónico institucional e o contrasinal. 3 3. Depositar Existen dúas posibilidades para iniciar o depósito: 1. Percorrer as coleccións existentes e na páxina da colección na que desexa depositar facer clic no botón “Enviar un ítem a esta colección”. 2. Acceder ao espazo "A miña conta" e no apartado "Envíos" premer sobre o botón “Comezar outro envío” 4 A continuación debe seleccionar a colección na que desexa depositar o documento. Só aparecerán as coleccións nas que está autorizado. Se o usuario ten algún envío que non rematou en sesións anteriores o atopará nesta pantalla para poder finalizar o proceso. Na seguinte pantalla comeza o proceso de descrición propiamente dito. Na parte superior da páxina atópase un diagrama formado por oito botóns que indican os pasos a seguir. Na medida en que se introducen os datos, os botóns cambian de cor indicando sempre a fase do proceso en que nos atopamos. Sempre que os botóns verdes estean habilitados será posible volver aos pasos anteriores para modificar ou revisar calquera dato. En calquera momento será posible suspender ou interromper o proceso a través do botón na parte inferior da pantalla. Temos a opción de “Continuar co envío”, “Gardar para continuar máis tarde” ou “Eliminar o envío”. 5 Se se elixe a opción “Gardar para continuar máis tarde” , pódese recuperar a descrición e continuar co proceso no punto en que se abandonou, entrando na opción “Envíos” da sección “A miña conta” na barra lateral dereita. Na páxina "Envíos non rematados" da sección "Envíos" pódense eliminar envíos non completados seleccionando o título e premendo "Eliminar os envíos seleccionados", ou ben, retomalos premendo no título e, unha vez na pantalla do rexistro de ítem, facendo clic no botón "Retomar" . 6 3.1. Seleccionar tipoloxía do documento Elixa no despregable o tipo de traballo que mellor se axuste ao documento en cuestión: Traballo Fin de Grao ou Traballo Fin de Máster. 3.2. Describir o traballo O formulario de recollida de datos incorpora os campos necesarios para a descrición deste tipo de traballos (director/a, centro/departamento,...). Autor/es* (Campo obrigatorio) Introducir na primeira caixa os apelidos e empregar o botón "Busca" para verificar se o autor xa figura no repositorio e cal é a forma do nome empregada. Na seguinte pantalla seleccionar o nome correcto e premer "Add this person" 7 Se o nome non aparece no listado introducir os apelidos na primeira caixa de texto e o nome na segunda empregando maiúsculas soamente nas letras iniciais en sen esquecer os tiles. Sempre será preferible introducir as formas do nome máis completas para evitar confusións entre homónimos. Se hai varios autores deben introducirse, cada un nunha caixa, premendo e na mesma orde na que aparecen no documento. Director/es* (Campo obrigatorio) Proceder do mesmo xeito que no campo anterior, introducir na primeira caixa os apelidos do/a director/a do traballo e empregar o botón “Busca” para verificar se o autor xa figura no repositorio e cal é a forma do nome empregada. Se hai varios directores deben introducirse, cada un nunha caixa, premendo e na mesma orde na que aparecen no documento . 14 3.4. Revisar a información Na seguinte pantalla pódese revisar a información introducida no cadro resumo que contén todos os datos do documento. Para modificar datos erróneos ou engadir outros, empregar os botóns presentes en cada bloque de información 15 3.5. Asignar Licenza Creative Commons Nesta pantalla defínense as condicións de uso por parte de terceiras persoas da obra. Estas condicións deben ser as mesmas que figuren na autorización de depósito en Minerva que asina a persoa autora do documento. ATENCIÓN: No caso de que a autorización non contemple a asignación dunha licenza Creative Commons determinada, aplicarase a licenza que emprega Minerva de ordinario para os documentos cuxa explotación corresponde á USC, CC RecoñecementoNon Comercial-Compartir Igual Seleccionamos a opción “Creative Commons” no despregable: Tras seleccionar esta opción, aparece o cadro seguinte, dependendo das respostas que se dean, concédese unha ou outra licenza entre as seis posibles. 16 Licenzas Creative Commons Recoñecemento. Permite calquera explotación da obra, incluíndo unha finalidade comercial, así como a creación de obras derivadas, cuxa distribución tamén está permitida sen ningunha restrición. Recoñecemento-Non comercial. Permite a xeración de obras derivadas sempre que non se faga uso comercial. Tampouco se pode usar a obra orixinal con finalidades comerciais Recoñecemento-NonComercial –CompartirIgual. Permite descargar e distribuír a obra sempre que se recoñeza a autoría e coa condición de non facer uso comercial e compartir as obras derivadas coa mesma licenza que a obra orixinal. Esta é a licenza que emprega Minerva de ordinario para difundir os documentos nos que a explotación corresponde á USC Recoñecemento-Non comercial-Sen obra derivada. Permite reproducir, distribuir, comunicar públicamente pero non realizar obras derivadas (traduccións, etc.), sempre e cando se mencione e no se fagan usos comerciais. Recoñecemento-Compartir igual. Permite un uso comercial da obras e das posibles obras derivadas, cuxa distribución debe facerse cunha licenza igual á que regula a obra orixinal Recoñecemento-Sen obra derivada. Permite o uso comercial da obra pero non a xeración de obras derivadas Para que a licenza quede asociada ao documento prema "Seguinte". 3.6. Aceptar Licenza de distribución Para finalizar hai que aceptar a licenza que permitirá distribuír publicamente a través de Minerva o documento depositado. Coa concesión desta licenza non exclusiva, os autores continúan a ter todos os dereitos de autor e, polo tanto, poden facer uso do traballo depositado como estimen oportuno (difundir noutros repositorios, publicar en medios comerciais, etc.). Prema para completar o envío. 17 4. Edición de rexistros En xeral, a edición ou modificación de rexistros será necesaria cando:  Se detectan erros na descrición do documento depositado  Se producen actualizacións que é preciso recoller na descrición do recurso  O formulario de entrada de datos é insuficiente para recoller información relevante 4.1. Acceso ao modo de edición de rexistros Despois de identificarse ante o sistema e facer a busca pertinente, premendo sobre o título do rexistro en particular, visualizamos unha descrición abreviada do traballo. Na barra lateral dereita da páxina, na sección CONTEXTO, o botón Editar este ítem permitirá acceder ao formulario de actualización e modificación do rexistro. 18 Na seguinte pantalla, prememos en “Metadatos do ítem” O formulario é unha sucesión de elementos baseados no esquema de metadatos Dublin Core cualificado. 19 4.2. Adición de novos campos Para engadir elementos novos na descrición é preciso decidir cal é o elemento Dublin Core axeitado. Na parte superior do formulario, atópase un despregable co conxunto de metadatos dispoñibles, despois de seleccionar o elemento, hai que introducir o texto no cadro Valor, que se atopa xusto debaixo. 20 4.3. Eliminación de campos Para eliminar algún dos campos que aparecen na descrición, tan só hai que marcar o elemento a eliminar no listado e premer no botón Modificar, que se atopa tanto na parte superior como na inferior do formulario. 4.4. Modificación de campos Para modificar os campos xa introducidos na descrición, so hai que introducir ou modificar o contido do campo na caixa de texto e premer no botón Modificar para que os cambios queden gardados.