Tapaustutkimus onnistumisen edellytyksistä julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa

Sanni Marjanen Tapaustutkimus onnistumisen edellytyksistä julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa Tietotekniikan pro gradu -tutkielma 27. toukokuuta 2024 Jyväskylän yliopisto Informaatioteknologian tiedekunta Tekijä: Sanni Marjanen Yhteystiedot: [email protected] Ohjaajat: Tommi Mikkonen ja Samuli Pekkola Työn nimi: Tapaustutkimus onnistumisen edellytyksistä julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa Title in English: Success factors in public procurement of IS: a case study Työ: Pro gradu -tutkielma Opintosuunta: Ohjelmisto- ja tietoliikennetekniikka Sivumäärä: 62+11 Tiivistelmä: Tässä pro gradu -tutkielmassa syvennytään onnistumisen edellytyksiin julkisessa tietojärjestelmähankinnassa Ulosottolaitoksen Uljas-järjestelmän kontekstissa. Julkisten tietojärjestelmähankintojen haasteet tunnetaan hyvin alan kirjallisuudessa ja käytännön tasolla työelämässä. Tutkielmassa nimetään alan tutkimusta ja asiantuntijapaneelia hyödyntäen menestystekijöitä, jotka huomioimalla tapaustutkimuksen kohdejärjestelmän mahdollisesti korvaavan tietojärjestelmän hankinnalla on edellytykset onnistua hankkija- ja käyttäjäosapuolten näkökulmasta. Tutkimukseen osallistui 13 julkisten hankintojen ja kohdejärjestelmän asiantuntijaa kahdesta organisaatiosta. Aineiston keruun ja analyysin menetelmänä käytettiin Delfoi-tekniikkaa, jonka vaiheiden aikana asiantuntijat ideoivat, rajasivat ja järjestelivät hankinnan tärkeimmät onnistumisen edellytykset yksilötehtävinä ja ryhmätyönä. Tärkeimpien menestystekijöiden joukkoon nousi elementtejä kaikista kirjallisuuden pohjalta tunnistetuista kategorioista. Asiantuntijoiden näkemyksiä ja tutkimuskirjallisuutta yhdistäen koottiin 10+3 menestystekijää, joihin panostaminen edistää julkisen tietojärjestelmähankinnan onnistumista. Tutkimustulokset voidaan yleistää suuntaa-antavina myös muihin samankaltaisiin hankintoihin. Jatkossa tulee keskittyä tutkimukseen, joka tarkastelee julkisten tietojärjestelmähankintojen onnistumista kokonaisvaltaisesti ja koko elinkaaren huomioiden. Avainsanat: julkiset hankinnat, hankintaprosessi, tietojärjestelmähankinnat, käyttäjätyytyväisyys, menestystekijät, Delfoi-menetelmä, tapaustutkimus i Abstract: In this master’s thesis, the aim is to identify key success factors in public procurement of information systems (IS) in the context of the National Enforcement Authority and its information system Uljas. The challenges of public procurement of IS are well recognised in research and practice. In this thesis, success factors identified in research literature are combined with the know-how of an expert panel. These success factors provide the procuring entity with insights from procurement experts and end users, and are expected to aid the procuring entity in succeeding in the acquisition, should the current software be replaced. Thirteen experts from two organisations participated in the study, with procuring entity and end users being represented. The Delphi technique was used as the data collection and analysis method. As per the three phases of the method the experts brainstormed, narrowed down and ranked the most important factors that most likely lead to a successful procurement. In the final results, factors from all categories identified in literature emerged among the most important elements leading to success. Combining the most significant success factors ranked by the experts with literature findings, a list of 10+3 success factors was curated. The research results may be generalised as guidelines for other similar procurements. Future research focusing on the success of public procurement of IS should consider the entire life cycle of the public procurement process, and examine acquisitions holistically. Keywords: public procurement, procurement process, procurement of information systems, user satisfaction, success factors, Delphi method, case study ii Esipuhe Kiitos Oikeusrekisterikeskukselle toimeksiannosta ja tutkimukseen keskittymisen mahdollistamisesta. Työn etenemistä on seurannut joukko Oikeusrekisterikeskuksen ja Ulosottolaitoksen työntekijöitä – kiitos teille kannustuksesta ja tietotaitonne jakamisesta. Kiitos tutkimukseen osallistuneille asiantuntijoille: tälle työlle antamanne aika ja ajatustyö on ollut arvokasta. Kiitos ohjaajani Tommi ja Samuli ajatusteni haastamisesta, suuntaviivojen näyttämisestä tutkijuuteen sekä sopivassa suhteessa tulleista kehuista ja kritiikistä. Jyväskylässä 27. toukokuuta 2024 Sanni Marjanen iii Kuviot Kuvio 1. Tutkimuksen kulku deduktiivisen prosessin näkökulmasta ........................ 22 Kuvio 2. Aineiston keruun ja analyysin kulku ................................................ 27 Kuvio 3. Menestystekijät ulosoton tietojärjestelmähankinnassa ............................. 38 Kuvio 4. Liite D. Kuvakaappaus ryhmän 1 järjestämisvaiheen lopputuloksesta ............ 63 Kuvio 5. Liite D. Kuvakaappaus ryhmän 2 järjestämisvaiheen lopputuloksesta ............ 64 Taulukot Taulukko 1. Kirjallisuuskartoituksen pohjalta tunnistettuja haasteita........................ 11 Taulukko 2. Tutkimuksen osallistujien lukumäärä organisaatioittain ja vaiheittain ......... 25 Taulukko 3. Delfoi-tutkimuksen ensimmäisen järjestämiskierroksen tulos .................32 Taulukko 4. Delfoi-tutkimuksen toisen järjestämiskierroksen tulos ......................... 34 Taulukko 5. Liite D. Järjestelyvaiheen workshopin tulos, ryhmä 1 .......................... 63 Taulukko 6. Liite D. Järjestelyvaiheen workshopin tulos, ryhmä 2 .......................... 64 iv Sisällys 1 JOHDANTO ............................................................................. 1 2 JULKISTEN TIETOJÄRJESTELMÄHANKINTOJEN ONNISTUMINEN ......... 4 2.1 Julkisen hankinnan määritelmä ja ominaispiirteet ............................... 4 2.2 Julkisen tietojärjestelmähankinnan elinkaari..................................... 5 2.3 Mitäonnistuminenon?............................................................ 7 2.4 Julkisten ohjelmistohankintojen tunnetut haasteet............................... 9 2.4.1 Haasteiden ja menestystekijöiden tunnistamisen merkitys ............... 10 2.4.2 Hankinta kokonaisuutena ja lainsäädännön asettamat rajat............... 13 2.4.3 Sidosryhmät, ihmiset ja organisaatiot...................................... 15 2.4.4 Tilaajan tarpeiden tunnistaminen ja vaatimusten määrittely .............. 16 2.4.5 Tietojärjestelmä hankinnan kohteena ...................................... 17 3 TAPAUSTUTKIMUKSENTAUSTAT..................................................19 3.1 Tutkimusasetelma .................................................................19 3.2 Tutkimuskohde ....................................................................20 3.3 Tutkimusprosessi..................................................................21 3.3.1 Deduktiivinen prosessi tapaustutkimuksessa ..............................21 3.3.2 Delfoi-menetelmä...........................................................22 3.3.3 Ryhmähaastattelu...........................................................23 3.4 Aikataulujaosallistujat...........................................................24 4 DELFOI-TUTKIMUKSEN LÄPIVIENTI JA TULOKSET .......................... 26 4.1 Yleiskuvaus........................................................................26 4.2 Ideointivaihe.......................................................................28 4.3 Rajaaminen ........................................................................28 4.3.1 Ensimmäinenrajaamiskierros..............................................29 4.3.2 Toinenrajaamiskierros .....................................................30 4.4 Järjestäminen ......................................................................30 4.4.1 Ensimmäinen järjestämiskierros ........................................... 30 4.4.2 Toinenjärjestämiskierros...................................................34 5 POHDINTA..............................................................................36 5.1 Vastauksiatutkimuskysymyksiin.................................................36 5.2 Tutkimuksen luotettavuuden arviointi............................................ 41 5.3 Jatkotutkimusmahdollisuuksia....................................................43 6 YHTEENVETO..........................................................................45 LÄHTEET......................................................................................47 LIITTEET.......................................................................................56 A Vaihe 1. Ideointivaiheen sähköpostikysely ....................................... 56 B Vaihe 2. Rajaamisen ja validoinnin sähköpostikysely ........................... 57 v C Vaihe 2. Toisen rajaamiskierroksen sähköpostikysely ........................... 61 D Vaihe 3. Järjestämisvaiheen workshopin tulokset................................ 63 E Vaihe 3. Järjestämisvaiheen sähköpostikysely ................................... 65 vi 1 Johdanto Julkisten hankintojen merkitys valtion taloudelle on suuri: vuonna 2020 julkisten hankintojen kokonaisarvio Suomessa oli 19 % bruttokansantuotteesta (OECD 2021). Valtion hallinnonalojen ICT-hankintojen yhteenlaskettu arvo vuonna 2023 oli 1 217,5 miljoonaa euroa, josta Oikeusrekisterikeskus oli kolmanneksi suurin hankintayksikkö 86,1 miljoonan euron ICT-hankinnoilla (n. 7 %)1. Digitalisaatio ja kehittyvät teknologiat ovat luoneet sekä mahdollisuuksia että haasteita julkisten tietojärjestelmähankintojen ja ohjelmistokehityksen kentälle (Torvinen ja Ulkuniemi 2016). Tieteellisen tutkimuksen alana julkiset hankinnat on vuosikymmenten ajan jäänyt vaille huomiota (Thai 2001; Moe 2014) ja julkisten tietojärjestelmähankintojen tutkimuskentällä on edelleen tilaa (Hellsten ym. 2016; Heinis ym. 2022). Julkisen sektorin tietojärjestelmähankintojen tutkimuksen tarve ja merkitys tunnistetaan sekä tieteellisessä tutkimuksessa (Moe 2014; Alanne ym. 2015; Vilpponen 2021; Torvatn ja Boer 2017) että valtion strategiatasolla (Valtiovarainministeriö 2020). Suomessa kiinnostuksen kasvusta tutkimusalaa kohtaan kertovat esimerkiksi viime vuosien väitökset julkisten tietojärjestelmien ja palveluiden hankinnoista sekä niissä tarvittavasta osaamisesta (esim. Vilpponen 2021; Kivistö 2020; Koski 2019; Väänänen 2017). Julkiset tietojärjestelmähankinnat saavat mediahuomiota erityisesti epäonnistuessaan. Aiheesta saa kirjoitettua tunteita nostattavia lehtijuttuja ja huomiota herättäviä klikkiotsikoita (mm. Kolehmainen (2023) ja Aalto (2023)). Negatiivinen mediahuomio voi vähentää julkisen sektorin toimijoiden uskottavuutta ja vaikuttaa mielikuviin julkisesta sektorista työnantajana: yli vuosikymmenen kehitystyön jälkeen viranomaistietojärjestelmä VITJA kuopattiin ennen sen valmistumista (Poliisihallitus 2023), Helsingin kaupungin varhaiskasvatuksen ja koulujen ASTI-hankekokonaisuus järjesteltiin uusiksi (Hakola 2023) ja surullisenkuuluisan Sarastia-palkkajärjestelmän ongelmien vuoksi työnhakijat eivät ota vastaan Helsingin kaupungin tarjoamia työpaikkoja (Horppu 2023). Epäonnistuvien julkisten hankintojen rahoittaminen julisen varoin on kestämätöntä (Boyne 2002). 1. Tutki hankintoja, https://tutkihankintoja.fi. Viitattu 15. huhtikuuta 2024. 1 Julkisen järjestelmähankinnan onnistumista on tutkittu jonkin verran, mutta pitkäaikaista ja koko hankinnan elinkaaren kattavaa tutkimusta on vähän (Moe 2014). Onnistumista on tarkasteltu ja mallinnettu useasta näkökulmasta: tutkijoita kiinnostavat muun muassa sidosryhmien kokemukset (mm. Ylinen ja Pekkola 2018), projektien onnistuminen (mm. Pinto ja Slevin 1987) ja järjestelmien onnistuminen (mm. Delone ja McLean 2003). Onnistumisen määrittely on haastavaa ja onkin sanottu, että hankinnan onnistumisen määrittää se taho, keneltä asiasta kysyy (Goldfinch 2007; Davis 2016). Tämän tapaustutkimuksen kohde on Ulosottolaitoksen tietojärjestelmähankinta, jonka hankintayksikkö Oikeusrekisterikeskus toteuttaa. Oikeusrekisterikeskus on käynnistänyt selvityksen Ulosottolaitoksen vuonna 2004 käyttöön ottaman Uljas-järjestelmän uudistamisesta (VTV 2023), ja tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää, mitä tekijöitä hankintayksikön ja loppukäyttäjän edustajat pitävät hankinnan menestymisen edellytyksinä. Tutkimuksen kohdeorganisaatioiden intressinä on toimia tulevissa hankintaprojekteissa aiempaa paremmin, ja oppia voidaan ottaa pitkäikäisen Uljas-järjestelmän hankinnan elinkaaren ajalta. Tutkimusongelman ratkaisemiseksi muodostettiin kaksi tutkimuskysymystä: 1. Mitkä ovat tärkeimmät opit Uljas-järjestelmän hankinnasta? 2. Mitkä menestystekijät huomioiden tuleva tietojärjestelmähankinta voi onnistua? Tutkimuksessa kootaan yhteen tietojärjestelmien hankinnassa tunnistettuja elementtejä, joiden huomioiminen uuden järjestelmän hankinnassa todennäköisemmin johtaa onnistuneeseen lopputulokseen. Ulosoton käyttämä järjestelmä on ainutlaatuinen ja sen uudistamisessa onnistumisen asiantuntijoita ovat järjestelmän käyttäjät ja julkisen hankinnan asiantuntijat. Asiantuntijoiden näkemyksiä ja kokemuksia järjestelmän hankinnan elinkaaren eri vaiheista kartoitetaan Delfoi-tekniikan avulla. Tutkimuksen lopputulos on teoriaan ja asiantuntijoiden tietotaitoon pohjautuva koonti onnistuneen tietojärjestelmähankinnan menestystekijöistä tapaustutkimuksen kontekstissa. Tutkimuksen tavoite on luoda suuntaviivat Ulosottolaitoksen mahdolliselle uudelle tietojärjestelmähankinnalle hankkija- ja loppukäyttäjäosapuolten käyttöön. Luku 2 sijoittaa tutkielman tutkimuskentälle lähestymällä julkisten tietojärjestelmähankintojen ja niiden onnistumisen tutkimisen teemoja. Luvussa 3 kuvataan tutkimusasetelma ja esi- 2 suostu tunnustamaan alaisten kokemia ongelmia järjestelmän käytössä (Ylinen ja Pekkola 2018). Hankintojen ja muiden projektien onnistumista pyritään kartoittamaan, jotta mahdolliset epäonnistumiset voidaan välttää tulevissa hankkeissa. Alan kirjallisuus jättää kuitenkin avoimeksi kysymyksen, kenen vastuulla uuden oppiminen on: Goldfinch (2007) pohtii, onko vastuu tulevien projektien onnistumisesta yksittäisen työtekijän vai organisaation. Järjestelmän onnistumisen tarkasteluun ja mittaamiseen on kehitetty useita malleja, joista käytetyimpiin lukeutuu DeLonen ja McLeanin 1990-luvulla kehittämä ja vuonna 2003 päivitetty kuusikohtainen taksonomia (engl. The DeLone and McLean Model of Information System Success) (Gable, Sedera ja Chan 2008). Taksonomia perustuu 180 tutkimukseen, joissa käytetyt onnistumisen määrittelyn tasot on pyritty kokoamaan yhteen viitekehykseen, joka konkretisoisi tietojärjestelmän moniulottuvuuksisen ja keskinäisesti riippuvan luonteen ja mahdollistaisi järjestelmän onnistumisen mittaamisen (Delone ja McLean 2003). Järjestelmän onnistumista on tarkasteltu myös sen käyttäjien vastaanottavuuden ja käyttäjähyväksynnän näkökulmasta (Davis 1989; Venkatesh ym. 2003). Lukuisat teoriat ja viitekehykset laajentavat onnistumisen mittaamisen näkökulmaa, mutta yhtenäistä näkemystä parhaan tai edes luotettavan lopputuloksen saavuttamiseksi ei ole (Herzog ym. 2013; Gable, Sedera ja Chan 2008). 2.4 Julkisten ohjelmistohankintojen tunnetut haasteet Tässä alaluvussa esitetään tutkimuskirjallisuudessa tunnistetut haasteet. Alaluvussa 2.4.1 kuvataan haasteiden ja menestystekijöiden tunnistamisen merkitys julkisen tietojärjestelmähankinnan onnistumisessa. Sen jälkeen haasteet jaetaan neljään kategoriaan, jotka käsitellään omissa alaluvuissaan: hankintakokonaisuus ja lainsäädäntö alaluvussa 2.4.2, sidosryhmät alaluvussa 2.4.3, tilaajan tarpeet ja vaatimusten määrittely alaluvussa 2.4.4, sekä tietojärjestelmä hankinnan kohteena alaluvussa 2.4.5. Luokittelu on tutkijan tekemä, ja sen kategoriat muovautuivat lähdekirjallisuuden ja empiirisen tutkimuksen sekä julkisen innovaatiohankinnan tutkimuksessa tehdyn luokittelun pohjalta (vrt. Januska ja Palacka 2023). 9 2.4.1 Haasteiden ja menestystekijöiden tunnistamisen merkitys Julkisilla varoilla tehtyjen hankintojen merkitys on sekä yhteiskunnan taloudellisten että sosiaalisten rakenteiden kannalta olennainen (Torvatn ja Boer 2017; Torvinen ja Ulkuniemi 2016; OECD 2021). Julkisten tietojärjestelmähankintojen vaikutus markkinoilla on suuri, ja korkean tulotason maissa julkiset toimijat muodostavat suurimman osan ICT-hankintojen tilaajista (Moe 2014; Torvatn ja Boer 2017). Viime vuosikymmeninä tapahtunut julkisen hankinnan kulttuurin muutos on ollut väistämätön julkisten palveluiden tarpeen alati kasvaessa mm. väestön ikääntymisen, teknologisen kehityksen ja digitalisaation tuomien muutosten sekä julkishallinnon resurssipulan vuoksi (Torvinen ja Ulkuniemi 2016; Vilpponen 2021; Moe ja Päivärinta 2013). Julkisiin hankintoihin liitetyt monirakenteisuus ja haasteet kertautuvat hankinnan kohteen ollessa laaja, monirakenteinen tietojärjestelmä (Moe ja Päivärinta 2013). Hankinnan onnistuminen on kaikkien osapuolten etu, ja onnistuakseen hankinnan on vältettävä tunnetut kompastuskivet (Moe, Risvand ja Sein 2006; Januska ja Palacka 2023). Vain haasteet tunnistamalla onnistumiseen johtavat elementit, vaiheet ja tekijät voidaan huomioida osana hankintaprosessia ja hankinnalla on mahdollisuus saavuttaa sen suurin mahdollinen arvo (Januska ja Palacka 2023). Kirjallisuudesta erotetut kategoriat ja haasteet sekä ne tunnistanut tutkijaryhmä nimetään taulukossa 1, minkä jälkeen kategorioiden keskeiset elementit ja niiden tunnistaminen hankinnan onnistumiseen vaikuttavina tekijöinä kuvataan kukin omassa alaluvussaan. 10 Taulukko 1: Kirjallisuuskartoituksen pohjalta tunnistettuja julkisen hankinnan haasteita. Kategoria Haaste Lähteet Hankinta kokonaisuutena (ks. 2.4.2) Hankinnan elinkaari Ghezzi ja Mikkonen 2023; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Torvinen ja Ulkuniemi 2016; Lember, Kattel ja Kalvet 2015; Moe 2014 Lakien ja julkishallinnon asettamat rajat Ghezzi ja Mikkonen 2023; Moe, Newman ja Sein 2017; Torvatn ja Boer 2017; Boechat, Cunha ja Gasser 2016; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Svidroˇ nová, Meriˇ cková ja Gondášová 2016; Torvinen ja Ulkuniemi 2016; Moe ja Newman 2014; Moe, Risvand ja Sein 2006; Boyne 2002 Vuorovaikutus Kautonen ja Nieminen 2019; Boonstra ja Offenbeek 2018; Ylinen ja Pekkola 2018; Moe, Newman ja Sein 2017; Torvatn ja Boer 2017; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Alanne ym. 2015; Amann ja Essig 2015; Georghiou ym. 2014; Edquist ja Zabala- Iturriagagoitia 2012; Moe, Risvand ja Sein 2006 Resurssit Alanne ym. 2015; Moe ja Päivärinta 2013; Moe 2014; Boyne 2002 Sidosryhmät, ihmiset ja organisaatiot (ks. 2.4.3) Hankinnan johtaminen Ghezzi ja Mikkonen 2023; Ylinen ja Pekkola 2018; Alanne ym. 2015; Amann ja Essig 2015; Moe 2014; Moe ja Newman 2014; Virtanen 2013; Boyne 2002 11 Roolit Ghezzi ja Mikkonen 2023; Kautonen ja Nieminen 2019; Ylinen ja Pekkola 2018; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Torvinen ja Ulkuniemi 2016; Alanne ym. 2015; Moe ja Newman 2014 Osaaminen, kyvyt, tietotaito Kautonen ja Nieminen 2019; Chicot ja Matt 2018; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Torvinen ja Ulkuniemi 2016; Alanne ym. 2015; Amann ja Essig 2015; Moe 2014; Virtanen 2013; Moe, Risvand ja Sein 2006; Boyne 2002; Sawyer 2001 Tilaajan tarve ja vaatimukset (ks. 2.4.4) Todellisten tarpeiden selvittäminen Kautonen ja Nieminen 2019; Moe, Newman ja Sein 2017; Lember, Kattel ja Kalvet 2015; Moe ja Newman 2014 Vaatimusten määrittely Kautonen ja Nieminen 2019; Moe, Newman ja Sein 2017; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Amann ja Essig 2015; Moe ja Päivärinta 2013; Johansson ja Lahtinen 2012; Moe, Risvand ja Sein 2006 Tarpeiden selkeytys Kautonen ja Nieminen 2019; Moe, Newman ja Sein 2017; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Moe ja Newman 2014 12 Hankintailmoitus Januska ja Palacka 2023; Kautonen ja Nieminen 2019; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Alanne ym. 2015; Amann ja Essig 2015; Georghiou ym. 2014; Moe ja Newman 2014; Moe, Risvand ja Sein 2006 Järjestelmän onnistuminen (ks. 2.4.5) Käyttäjäryhmien kokemus järjestelmästä Kautonen ja Nieminen 2019; Ylinen ja Pekkola 2018; Alanne ym. 2015; Amann ja Essig 2015; Moe ja Newman 2014; Herzog ym. 2013; Davis 1989 Teknologiset valinnat Koski 2019; Alanne ym. 2015; Lember, Kattel ja Kalvet 2015; Moe ja Päivärinta 2013 2.4.2 Hankinta kokonaisuutena ja lainsäädännön asettamat rajat Hankinnan ja hankittavan tietojärjestelmän koko elinkaaren hahmottamisen merkitys hankintaidean muodostamisesta alkaen painottuu alan kirjallisuudessa (Ghezzi ja Mikkonen 2023; Moe 2014). Elinkaariajattelu edistää prosessin kokonaisuuden hahmottamista, mikä mahdollistaa suuntaviivojen luonnostelun, hankinnan tarkan suunnittelun ja hankintaprosessin seurannan joustavasti (Ghezzi ja Mikkonen 2023; Moe 2014; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016). Lember, Kattel ja Kalvet (2015) pitävät hyvin tehtyä sisäistä valmistelua edellytyksenä onnistumiselle, Moe, Newman ja Sein (2017) painottavat hankittavan tietojärjestelmän monirakenteisuuden ymmärtämistä ja Alanne ym. (2015) nostavat esiin resursoinnin merkityksen. Lainsäädäntö asettaa julkisille hankinnoille joustamattomat rajat ja selkeät tavoitteet (Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Boyne 2002). Hyvällä vuorovaikutuksella ja avoimen keskusteluilmapiirin luomisella lainsäädännön sallimissa rajoissa hankintakulttuuria voidaan kehittää kokonaisuutena ja näin parantaa hankintojen mahdollisuuksia onnistua (Kautonen ja Nieminen 2019; Torvinen ja Ulkuniemi 2016; Moe, Risvand ja Sein 2006; 13 Boechat, Cunha ja Gasser 2016). Oikean hankintamenettelytavan valinnalla voi vaikuttaa kilpailutuksen ja sen lopputuloksen onnistumiseen (Moe, Newman ja Sein 2017). Pitkäaikaisten hankkija-toimittajasuhteiden vaikutus uudistusten ja palveluiden tehokkuuteen, laatuun ja määrään on positiivinen verrattuna lyhytaikaisiin suhteisiin (Torvatn ja Boer 2017). Vaikutus näkyy erityisesti yksityisellä sektorilla, jossa hankintojen tekeminen on huomattavasti vapaampaa kuin julkisella sektorilla (Torvatn ja Boer 2017; Boyne 2002). Toimittajaosapuolen tavoittelemia pitkiä yhteistyösuhteita voi kuitenkin olla hankala pitää yllä lain tulkintojen erotessa osapuolten välillä (Ghezzi ja Mikkonen 2023). Tarkka sääntely rajaa julkisten hankintayksiköiden toimintakeinoja, mutta yhdessä toimittajien kanssa luoduista verkostoista nousevat tehokkuuden, vaikuttavuuden ja uuden luomisen kulttuurit, mihin Torvatn ja Boer (2017) perustavat väitteensä suhteiden merkityksestä erityisesti hankkivalle organisaatiolle. Kautonen ja Nieminen (2019) painottavat yhteistyötaitojen merkitystä koko hankinnan elinkaaren ajan: luottamus, keskinäinen arvostus ja pyrkimys kumppanuuteen hankinnan osapuolten ja eri alojen asiantuntijoiden välillä koko hankinnan elinkaaren ajan ovat edellytyksiä onnistuneelle vuorovaikutukselle. Vaikka pitkälle viety muodollisuus ja byrokraattisuus vaikuttavat hankinnan osapuolten väliseen viestintään ja uhkaa toiminnallista rationaalisuutta (Boonstra ja Offenbeek 2018), sääntelyllä pyritään toiminnan läpinäkyvyyteen ja eheyteen (Moe 2014; Boechat, Cunha ja Gasser 2016; Svidroˇ nová, Meriˇ cková ja Gondášová 2016). Onnistunut vuorovaikutus edellyttää yhteisten tavoitteiden kartoittamista, konsensuksen löytämistä ja kompromisseihin valmistautumista (Alanne ym. 2015; Moe, Newman ja Sein 2017; Amann ja Essig 2015). Yhden osapuolen yksipuolisesti tekemät päätökset ovat riski hankinnan onnistumiselle muiden sidosryhmien näkökulmasta (Amann ja Essig 2015; Georghiou ym. 2014), joka voidaan välttää hyvällä kommunikaatiolla ja osallistamalla kaikkia hankinnan osapuolia (Amann ja Essig 2015; Edquist ja Zabala-Iturriagagoitia 2012; Kautonen ja Nieminen 2019; Ylinen ja Pekkola 2018). 14 2.4.3 Sidosryhmät, ihmiset ja organisaatiot Kuten aiemmin todettiin, hankintayksikön tavoite on hankkia järjestelmä, joka parhaiten vastaa käyttäjän tarpeita pysyen samalla lakien asettamissa rajoissa. Moe, Newman ja Sein (2017) argumentoivat kyseisen kaksijakoisuuden huomioimisen olevan edellytys sille, että hankinnan lopputulos on kaikkia osapuolia tyydyttävä. Päämäärätietoisen muutosjohtamisen vaikutus hankinnan tai projektin onnistumiseen on merkittävä (Alanne ym. 2015; Moe ja Newman 2014). Uuden tietojärjestelmän hankinta vaikuttaa laajaan joukkoon työntekijöitä, minkä vuoksi projektin johdolla tulee olla riittävät valmiudet tehtävän hoitamiseen (Boyne 2002; Moe 2014). Hankinnan onnistunut johtaminen edellyttää elinkaaren hahmottamista (Ghezzi ja Mikkonen 2023; Moe 2014), sidosryhmien odotusten hallintaa (Ylinen ja Pekkola 2018; Alanne ym. 2015), sitoutumista hankintaan sen kaikissa vaiheissa (Moe ja Newman 2014), riskinottoa (Amann ja Essig 2015) sekä tiedon jakamista matalalla kynnyksellä eri alojen asiantuntijoiden välillä (Virtanen 2013). Hankintaprojektin järjestäytyminen ja onnistunut roolitus on keskeistä (Moe ja Newman 2014). Torvinen ja Ulkuniemi (2016) esittävät karkean vastuunjaon hankinnan osapuolten välille: hankintayksikön vastuulla on valvoa hankintasopimuksen noudattamista ja etsiä kompromissit osapuolten välisissä ristiriitatilanteissa, toimittajan velvollisuus on toimittaa haluttu tuote ja palvelu, ja loppukäyttäjän tehtävä on edistää tietojärjestelmän muodostumista halutunlaiseksi jakamalla oman alansa erikoisosaamista (Torvinen ja Ulkuniemi 2016). Erimielisyydet sidosryhmien välillä on pystyttävä ratkaisemaan, ja hankintaryhmän sisäisen keskustelukulttuurin muodostumisen merkitys on tässä suuri (Alanne ym. 2015; Ylinen ja Pekkola 2018). Hankinnan osapuolten päämäärät ja odotukset eivät välttämättä kohtaa, mikä vaikeuttaa konsensuksen löytämistä ja hedelmällistä yhteistyötä (Alanne ym. 2015; Boyne 2002). Hyvästä valmistelusta huolimatta tilaajan ja toimittajan käsitys hankittavan järjestelmän ominaisuuksista voivat erota toisistaan huomattavasti tiedon epäsymmetrian ja käytettyjen käsitteiden monitulkintaisuuden vuoksi (Sawyer 2001; Kautonen ja Nieminen 2019; Ghezzi ja Mikkonen 2023). Osapuolten välisen yhdessä tekemisen kulttuurin puute voi johtaa väärinymmärryksiin vastuiden ja tehtävien jaossa sekä tärkeimpien ominaisuuksien kartoittamisessa (Alanne ym. 2015). 15 Yhteiset tavoitteet ja riittävät resurssit eivät ole tae julkisen tietojärjestelmähankinnan onnistumisesta, vaan niiden saavuttaminen ja täysimääräinen hyödyntäminen edellyttää tietotaidon jakamista hankintaan osallistuvien asiantuntijoiden välillä (Alanne ym. 2015; Virtanen 2013). Eri osapuolilta edellytetään erilaista osaamista ja parhaassa tapauksessa yhden alan asiantuntijuus täydentää toista niin, että kaikille osapuolille hankintaryhmässä muodostuu ymmärrys kokonaisuudesta (Alanne ym. 2015; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Torvinen ja Ulkuniemi 2016). Hankintaryhmältä edellytetään hankintojen, projektihallinnan, sovellusalan ja teknisen kehittämisen asiantuntemusta (Alanne ym. 2015; Moe 2014; Moe, Risvand ja Sein 2006; Kautonen ja Nieminen 2019; Amann ja Essig 2015). Mitä paremmat kyvyt hankinnan osapuolilla on yksilö- ja organisaatiotasolla, sitä todennäköisempää hankitun tuotteen tai palvelun käyttöönoton onnistuminen on (Chicot ja Matt 2018; Torvinen ja Ulkuniemi 2016). Yhteiseen tavoitteeseen pyrkiessä henkilötason vuorovaikutustaitojen ja yhteistyökyvykkyyden merkitys on suuri (Virtanen 2013; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Kautonen ja Nieminen 2019). 2.4.4 Tilaajan tarpeiden tunnistaminen ja vaatimusten määrittely Tilaajan todelliset tarpeet selvitetään hankinnan valmisteluvaiheessa (Moe, Newman ja Sein 2017), jotta määritelmät vaatimuksista ovat selvillä ennen toimittajaehdokkaiden osallistamista (Moe ja Newman 2014). Yksi suurimpia haasteita hankintayksiköille on järjestelmän vaatimusten määrittely onnistuneesti (Moe, Newman ja Sein 2017). Hankkijaosapuoli määrittelee hankittavaa järjestelmää koskevat vaatimukset loppukäyttäjää kuullen ja osallistaen, jotta tietojärjestelmän ominaisuuksia koskevat vaatimukset ovat mahdollisimman tarkoituksenmukaisia (Kautonen ja Nieminen 2019; Amann ja Essig 2015). Hyvä kommunikaatio sidosryhmien välillä edistää tarpeiden kääntymistä toiminnallisiksi vaatimuksiksi (Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016), ja onnistunut vaatimusmäärittely listaa järjestelmältä vaaditut toiminnalliset ja laadulliset vaatimukset ottamatta kantaa toteutuksen käytänteihin pitäen tarjouskilpailun näin saavutettavana useammalle tarjoajalle (Johansson ja Lahtinen 2012; Moe, Risvand ja Sein 2006; Moe ja Päivärinta 2013). Hankinnan vaatimusten tulee kuitenkin olla riittävän tarkasti määritellyt, jotta toimittajaehdokkailla on edellytykset arvioida hankinnan vaatimat resurssit ja tehdä sopiva tarjous (Januska ja Palacka 2023). 16 Hankintailmoituksessa annetut järjestelmää ja toimittajaa koskevat vaatimukset sitovat hankintayksikköä, eikä muutoksia voi jälkikäteen tehdä (Moe ja Newman 2014). Vaatimusten määrittelyä hankaloittaa usein uniikin tietojärjestelmän monirakenteisuus ja hankintayksikön puutteellinen ymmärrys tilattavasta järjestelmästä kokonaisuutena, minkä vuoksi järjestelmää ja toimittajaa koskevat vaatimukset jäävät usein vajaiksi (Moe, Newman ja Sein 2017). Annettuja vaatimuksia voidaan selkeyttää lisäkysymyksillä tai hankintamenettelyn salliessa dialogissa toimittajan kanssa (Moe, Newman ja Sein 2017; Moe ja Newman 2014), mikä voi osaltaan pienentää riskiä sidosryhmien välisistä jännitteistä monitulkintaisen vaatimusmäärittelyn osalta (Kautonen ja Nieminen 2019). Vaatimusmäärittely muodostaa pohjan kilpailulle yhdessä sopimuskriteerien ja toimittajan kelpoisuusvaatimusten kanssa (Moe, Risvand ja Sein 2006). Laadukkaan hankintailmoituksen laatiminen edellyttää vahvaa tuntemusta hankinnan kohdealasta ja julkisista hankinnoista (Moe, Risvand ja Sein 2006). Kautonen ja Nieminen (2019) näkevät hankintailmoitusten muovaavan hankintakulttuuria niiden julkisen saatavuuden vuoksi, ja toteavat sen keskeisenä dokumenttina voivan määritellä hankinnan lopputuleman. Hankintailmoituksen tulee olla riittävän väljästi muotoiltu, jotta tarjouksissa on liikkumavaraa joka mahdollistaa aidon kilpailun ja innovaatioiden synnyn (Amann ja Essig 2015; Januska ja Palacka 2023; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Georghiou ym. 2014). Samalla kun julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä pidetään yleisesti toiminnan läpinäkyvyyttä ja avoimuutta parantavana (esim. Moe ja Newman 2014; Boechat, Cunha ja Gasser 2016), sekä toimittajat että hankintayksiköt pitävät lakia rajaavana (Ghezzi ja Mikkonen 2023). Sen puitteissa toimiva hankintayksikkö pyrkii määrittelemään järjestelmää koskevat vaatimukset a priori, kun taas toimittajat toivovat enemmän vapautta ja mahdollisuuksia esitellä vahvuuksiaan, jotka eivät kilpailutuksessa tule ilmi (Alanne ym. 2015; Amann ja Essig 2015; Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016). 2.4.5 Tietojärjestelmä hankinnan kohteena Tietojärjestelmien hankinta eroaa julkisista laite- ja palveluhankinnoista kompleksisuudellaan (Alanne ym. 2015; Moe ja Päivärinta 2013). Valmiit järjestelmät soveltuvat harvoin hankintayksikön tarpeisiin, ja hankittavat ohjelmistokokonaisuudet ovat monilta osin ainut- 17 laatuisia, jolloin ohjelmistojen vertailu on haastavaa tai mahdotonta vertailupohjan puuttuessa (Alanne ym. 2015; Moe ja Päivärinta 2013; Moe, Newman ja Sein 2017). Uuden järjestelmän luomiseen osallistuvilla toimijoilla ei välttämättä ole riittävää ymmärrystä järjestelmän käyttöympäristöstä (Alanne ym. 2015; Kautonen ja Nieminen 2019), ja hankintayksikölle lisähaastetta tuo tuntemattoman teknologian hankkiminen (Moe ja Päivärinta 2013). Vaikka esimerkiksi kuntien tekemissä hankinnoissa voi olla samankaltaisuuksia ja yhteistyötä voidaan tehdä kuntarajojen yli, hankintaan osallistuvien sidosryhmien muodostama kokonaisuus on kuitenkin tapauskohtainen ja siten uniikki (Moe ja Newman 2014). Kautonen ja Nieminen (2019) nostavat esiin näkemyksen käyttäjäkokemuksen huomioimisesta jo tarjouspyynnössä vaatimusmäärittelyn, toimittajan kelpoisuusvaatimusten ja valintakriteerien kautta. Loppukäyttäjän kuuleminen hankinnan kaikissa vaiheissa on välttämätöntä, jotta hankittava järjestelmä on tarkoituksenmukainen (Amann ja Essig 2015; Ylinen ja Pekkola 2018). Loppukäyttäjät ja hankintaprojektin johto tarkastelevat onnistumista eri mittareilla (Ylinen ja Pekkola 2018), ja loppukäyttäjän kannalta järjestelmän onnistumisen ratkaisee sen koettu käytettävyys ja käytön helppous (Davis 1989; Herzog ym. 2013; Alanne ym. 2015). Julkisten toimijoiden intressinä on saada valmis tuote, jota voi käyttää muuttumattomana mahdollisimman pitkään (Koski 2019). Laajan tietojärjestelmän hankinnassa hankkijaosapuolen on tunnettava käytettävissä olevat teknologiat riittävässä laajuudessa ja tunnistettava olemassa olevat markkinariskit (Caloghirou, Protogerou ja Panagiotopoulos 2016; Alanne ym. 2015). Lember, Kattel ja Kalvet 2015 tuovat esiin näkemyksen, että kankean hankintaprosessin ja kilpailutuksen välttäminen voisi mahdollistaa tuoreempien teknologioiden hyödyntämisen. Lainsäädännön puitteissa hankinnan tapahtuessa oman organisaation ulkopuolelta suoravalinta ei kuitenkaan ole mahdollista (Moe 2014). 18 järjestäminen. Menetelmä muokattiin tutkimuksen kokoon ja asiantuntijaotantaan sopivaksi. Menetelmän mukainen asiantuntijapaneelin ihannekoko on 10–18 asiantuntijaa, mistä syystä osallistujajoukkoa ei jaettu erillisiin paneeleihin esimerkiksi organisaation perusteella. Järjestelyvaiheessa asiantuntijat osallistuivat ryhmähaastatteluun, mikä poikkesi anonyymista Delfoi-tekniikan mukaisesta järjestämisestä. Osallistujat olivat tietoisia anonymiteetin menettämisestä tutkimukseen ilmoittautuessaan. Taustaorganisaatiot toimittivat ehdotuksensa Uljas-järjestelmän ja järjestelmähankintojen asiantuntijoista. Oikeusrekisterikeskukselta suositeltiin 12 asiantuntijaa, joista 10 kutsuttiin tutkimukseen. Ulosottolaitokselta suositeltiin 11 asiantuntijaa, jotka kaikki kutsuttiin mukaan. Oikeusrekisterikeskukselta tutkimukseen ilmoittautui 6 ja Ulosottolaitokselta 8 asiantuntijaa, yhteensä 14 osallistujaa. Heistä 1 jättäytyi pois ensimmäisen vaiheen aikana, 2 toisen vaiheen aikana ja 2 kolmannen vaiheen aikana. Asiantuntijoilla oli keskenään monipuolinen työkokemus ja Uljas-järjestelmän käyttökokemus. Tarkempia tietoja asiantuntijoiden työhistoriasta tai tehtävästä ei kerrota joukon pienuuden ja tunnistettavuusriskin vuoksi. Tutkimukseen ilmoittautuneista ensimmäiseen ja toiseen vaiheeseen vastasi yhteensä 13 asiantuntijaa kahdesta organisaatiosta, ja viimeiseen vaiheeseen vastauksia saatiin heistä yhdeksältä. Jäljempänä Oikeusrekisterikeskuksen asiantuntijat identifioidaan tunnuksilla A1...A6 ja Ulosottolaitoksen tunnuksilla B1...B7. Taulukko 2 kuvaa osallistujien lukumäärää kussakin vaiheessa organisaatioittain. Taulukko 2: Tutkimuksen osallistujien lukumäärä organisaatioittain ja vaiheittain. Oikeusrekisterikeskus Ulosottolaitos Yhteensä Vaihe 1: Ideointi 6 7 13 Vaihe 2: Rajaaminen 1. rajauskierros 6 7 13 2. rajauskierros 5 6 11 Vaihe 3: Järjestäminen 1. järjestämiskierros 5 6 11 2. järjestämiskierros 4 5 9 25 4 Delfoi-tutkimuksen läpivienti ja tulokset Tässä luvussa käsitellään aineiston keruun ja analyysin eteneminen Delfoi-menetelmän vaiheisiin pohjautuen. Alaluvussa 4.1 kuvataan tutkimuksen kulku Delfoi-menetelmää mukaillen ja perustellaan menetelmästä poikkeavat käytänteet. Alaluvussa 4.2 käsitellään ideointivaihe, sen jälkeen alaluvussa 4.3 rajaaminen sekä validointi ja lopuksi alaluvussa 4.4 järjestäminen. 4.1 Yleiskuvaus Tutkimuksen tavoitteena oli rakentaa konsensus tietojärjestelmähankinnan onnistumiseen johtavista tekijöistä kahden hankintaan osallistuvan osapuolen työntekijöiden välille. Kolmivaiheinen Delfoi-menetelmä yhdessä ryhmäkeskustelun kanssa valikoituivat tutkimusmenetelmiksi niiden asiantuntijuutta korostavan ja yhteistä lopputulosta tavoittelevan luonteen vuoksi. Tutkimus mukaili Delfoi-menetelmän viitekehystä, mutta järjestelyvaihe poikkesi Delfoi-tekniikan analyyttisesta ja anonyymista lähestymistavasta. Tutkimuksen toteuttamiseksi harkittiin Delfoi-menetelmässä pitäytymistä ja luodun listan järjestämistä anonyymien sähköpostikyselyiden avulla tai yksilöhaastatteluina. Metodin valinnassa vastakkain olivat Delfoi-tekniikan anonymiteetti ja ryhmäkeskustelun mahdollisesti mukanaan tuomat hyödyt, kuten ajatusten jakaminen asiantuntijoiden kesken, uusien mielipiteiden muodostuminen ja avoimesta keskusteluilmapiiristä nousevat pohdinnat ja perustelut. Tutkimuksen aikana todettiin ryhmätehtävän analysoinnin edellyttävän laadullista tarkastelua Delfoi-tekniikassa suositun tilastollisen lähestymisen sijaan. Ryhmähaastattelua kuvataan tästä eteenpäin termeillä ryhmäkeskustelu tai workshop. Seuraavalla sivulla kuviossa 2 on kuvattu luvun sisältö, eli aineiston keruun ja analyysin eteneminen Delfoi-menetelmää mukaillen kolmivaiheisen jaon mukaisesti (vrt. Schmidt ym. 2001; Okoli ja Pawlowski 2004). Ryhmähaastattelusta käytetään tästä eteenpäin sitä paremmin kuvaavia termejä ryhmäkeskustelu tai workshop. 26 Vaihe 3: järjestäminen Vaihe 2: rajaaminen Vaihe 1: ideointi K1: Listan luominen avointen kysymysten avulla. Sähköpostikysely. A: Avainkohtien poimiminen, duplikaattien poistaminen, terminologian yhtenäistäminen, vertaaminen teoriaan Lopputuloksena 89 kohdan järjestämätön lista onnistumisen elementeistä vastauksista ja kirjallisuudesta 13 osallistujaa K2: Listan validointi avoimella kysymyksellä ja noin 15 tärkeimmän elementin valinta. Sähköpostikysely. A: Useimmin valitut elementit yksinkertaisella äänten enemmistöllä (≥ 3 ääntä). Yhteensä 205 ääntä. Lopputuloksena 37 kohdan järjestämätön lista onnistumisen elementeistä, aineistona edellisen vaiheen lista. 13 osallistujaa K3: Noin 10 tärkeimmän elementin valinta. Sähköpostikysely. A: Useimmin valitut elementit yksinkertaisella äänten enemmistöllä (≥ 4 ääntä). Yhteensä 119 ääntä. Lopputuloksena 17 kohdan järjestämätön lista onnistumisen elementeistä, aineistona edellisen kierroksen lista. 11 osallistujaa K4: Listan järjestäminen ryhmätehtävänä kahdessa ryhmässä yhdessä keskustellen. Etäworkshop. A: Tallenteiden litterointi, avainkohtien ja perusteluiden poimiminen keskustelusta. Kahden erillisen listan kokoaminen. Listojen järjestäminen yhdeksi keskusteluihin pohjautuen ja sijoitusten keskiarvon kautta. Lopputuloksena 17 kohdan esijärjestetty lista onnistumisen elementeistä, aineistona edellisen vaiheen lista. 11 osallistuja K5: Listan uudelleenjärjestäminen tai listan hyväksyminen yksilötehtävänä. Sähköpostikysely. A: Muutoksen tarpeen arviointi ehdotusten pohjalta, lopullisen listan järjestäminen. Lopputuloksena 17 kohdan järjestetty lista ja ryhmäkonsensus 9 osallistujaa Käytetyt lyhenteet: Kn = kysely nro, A = analyysi Kuvio 2: Aineiston keruun ja analyysin kulku Delfoi-menetelmän vaiheita myötäillen (mukaillen Schmidt ym. (2001), kuvio 1, s. 13.). 27 4.2 Ideointivaihe Tutkimuksen ensimmäinen vaihe oli Delfoi-tekniikan mukainen ideointivaihe, jonka tavoitteena on löytää ilmiön kannalta relevantit elementit ja yhdistää ne listaksi. Ideointivaiheessa asiantuntijoita pyydetään listaamaan tutkittavan ilmiön kannalta tärkeitä elementtejä ja kuvailemaan valintojaan, jotta tutkija saa käsityksen ehdotetun elementin merkityksestä ja eri termein esiin tuodut elementit saadaan yhdistettyä (Schmidt 1997). Ideointivaiheessa asiantuntijoiden tietotaitoa Uljas-järjestelmästä ja järjestelmähankinnoista pyrittiin valjastamaan käyttöön avointen kysymysten avulla. Osallistujille toimitettiin sähköpostitse kolme avointa kysymystä (ks. liite A), joiden avulla kartoitettiin osallistujien määritelmiä onnistumiselle. Ensimmäinen kysymys oli osallistujan ajatusmaailmaa avaava kysymys, ja muilla kysymyksillä pyydettiin listaamaan onnistumisen elementtejä. Tehtävä oli yksilötehtävä ja osallistujat pysyivät toisilleen anonyymeina. Osallistujat lähettivät vastauksensa haluamassaan muodossa joko sähköpostissa tai liitetiedostossa. Vastauksia vaiheeseen saatiin 13. Tavoitteena ideointivaiheessa oli luoda lista elementeistä ja ominaisuuksista, joiden huomioiminen tietojärjestelmähankinnassa edistää sen onnistumista. Avoimia vastauksia tarkasteltiin laadullisesti ja niistä poimittiin avainkohdat, joista koottiin lista vastaajille tärkeistä onnistumisen elementeistä. Analyysissa listattuja asioita kategorisoitiin löyhästi luvun 2.4 nähdyn jaon mukaisesti, sanastoa yhtenäistettiin ja suorat duplikaatit poistettiin Delfoi-tekniikan käytänteiden mukaisesti. Vastauksista koostettiin 75 kohdan lista asioista, jotka vaikuttavat järjestelmän tai hankinnan onnistumiseen. Listaan lisättiin vielä 14 kirjallisuudessa tunnistettua elementtiä. Lopputuloksena oli 89 kohdan lista onnistumisen elementeistä, jota hyödynnettiin rajaamisvaiheessa (ks. liite B). 4.3 Rajaaminen Tutkimuksen toisessa vaiheessa lista validoitiin ja rajattiin. Rajattava lista hyväksytetään eli validoidaan asiantuntijoilla, jotta voidaan varmistua tiedon oikeellisuudesta (Schmidt 1997). Delfoi-tekniikan periaatteissa validointi eli listan hyväksyminen suositellaan tehtäväksi omana kyselynään ennen rajaamista, mutta tässä tutkimuksessa validointi päädyttiin yhdistä- 28 mään toiseen vaiheeseen aikataulullisista syistä. Rajaamisvaiheessa edellisessä vaiheessa luotua listaa rajataan myöhemmin tapahtuvan järjestämisen mahdollistamiseksi. Asiantuntijoita pyydetään valitsemaan listalta vähintään 10 % listan elementeistä, joita he pitävät tärkeänä (Schmidt 1997). Analyysissa tärkeimmät elementit valikoituvat yksinkertaisella äänten enemmistöllä (Schmidt ym. 2001). Jos listalla on rajaamisen jälkeen yli 20 elementtiä, on listaa tarpeen rajata uudelleen edellisen kierroksen tulosta hyödyntäen (Schmidt ym. 2001). Alaluvussa 4.3.1 kuvataan ensimmäisen ja alaluvussa 4.3.2 toisen rajaamiskierroksen kulku ja tulokset. 4.3.1 Ensimmäinen rajaamiskierros Ensimmäisessä rajaamisvaiheessa osallistujille lähetettiin edellisen vaiheen analyysin lopputuloksena saatu 89-kohtainen lista asiantuntijoiden ja alan tutkimuksen tunnistamista onnistumisen elementeistä (ks. liite B). Luettavuuden vuoksi lista järjestettiin löyhästi teemoittain: ensin lueteltiin hankintaa, sen vaiheita ja osapuolia koskevia elementtejä, sen jälkeen järjestelmään liittyviä seikkoja. Tehtävänannossa asiantuntijoita pyydettiin valitsemaan 89- kohtaiselta listalta noin 15 kohtaa, joita he pitävät tärkeimpinä järjestelmähankinnan onnistumisen kannalta. Valittujen elementtien validaatio tehtiin avoimella kysymyksellä, ja osallistujille tarjottiin mahdollisuus lisätä elementtejä listalle. Lista hyväksyttiin ilman uusia lisäyksiä ja kirjallisia kommentteja vastauksilleen antoi kaksi asiantuntijaa. Tehtävä oli yksilötehtävä ja osallistujat pysyivät toisilleen anonyymeina. Osallistujat lähettivät vastauksensa haluamassaan muodossa joko sähköpostissa tai liitetiedostossa. Vastauksia vaiheeseen saatiin 13. Saadusta aineistosta etsittiin taulukkolaskennalla kohdat, jotka esiintyivät vastauksissa useimmin. Eniten vastauksissa toistuivat kohdat siirtymävaiheen suunnittelu ja toteutus laadukkaasti (8 ääntä), realistinen budjetti (7 ääntä) ja järjestelmä on jatkokehitettävä (7 ääntä). Asiantuntijat valitsivat kukin 15–19 kohtaa, suurin osa 15. Yhteensä yksittäisiä valintoja tehtiin 205. Analyysissa huomattiin, että äänten hajonta oli laajaa, ja listaa päätettiin rajata toistamiseen. Seuraavalle rajaamiskierrokselle listalta valittiin elementit jotka olivat saaneet 3 ääntä tai enemmän. Yhteensä uudelleenrajattavaksi valittiin 36 kohtaa. 29 4.3.2 Toinen rajaamiskierros Listan toinen rajaaminen tehtiin edellisen rajaamiskierroksen analyysin lopputuloksena saadun 36 kohdan listan avulla (ks. liite C). Asiantuntijoita pyydettiin valitsemaan listalta noin 10 tärkeintä kohtaa. Tehtävänanto poikkesi edellisestä siten, ettei perusteluita valinnoille pyydetty. Tehtävä oli yksilötehtävä ja vastaukset käsiteltiin anonyymisti. Osallistujat lähettivät vastauksensa sähköpostitse. Vastauksia vaiheeseen saatiin 11. Rajaaminen tehtiin osana workshopia, ja asiantuntijoilla oli aiempaa rajatumpi aika tutustua aineistoon ja valita mielestään tärkeimmät kohdat. Saatu aineisto käsiteltiin kuten edellisellä kierroksella. Asiantuntijat valitsivat kukin 9–13 kohtaa. Yhteensä yksittäisiä valintoja tehtiin 119. Seuraavaan vaiheeseen listalta valittiin elementit jotka olivat saaneet 4 ääntä tai enemmän. Yhteensä seuraavaan vaiheeseen valikoitui noin puolet, 17 kohtaa, ja tutkimuksessa päätettiin siirtyä järjestelyvaiheeseen. Toisen rajaamiskierroksen tuloksena saatu lista oli seuraavan vaiheen aineisto. 4.4 Järjestäminen Delfoi-menetelmän mukaisen kolmannen vaiheen tavoite on järjestää lista tärkeysjärjestykseen. Käytännön tasolla tekniikasta poikettiin sekä toteutuksen että suositellun analyysitavan osalta, ja osallistujille järjestettiin ryhmähaastattelun elementtejä sisältänyt workshop etäyhteydellä. Workshopin tulos vahvistettiin toisella, anonyymisti sähköpostitse toteutetulla järjestelykierroksella. Alaluvussa 4.4.1 kuvataan ensimmäisen järjestämiskierroksen kulku ja tulokset, ja alaluvussa 4.4.2 vastaavasti toisen järjestämiskierroksen eteneminen ja tulos. 4.4.1 Ensimmäinen järjestämiskierros Etäworkshopina organisoidun järjestelyvaiheen tavoitteena oli luoda konsensus asiantuntijoiden välille ryhmätyönä ja yhdessä keskustellen. Workshopiin osallistui 11 asiantuntijaa. Osallistujat jaettiin kahteen ryhmään, joista toisessa oli viisi ja toisessa kuusi osallistujaa. Ryhmien kokoonpano oli heterogeeninen: molemmissa ryhmissä oli Uljas-järjestelmän ja järjestelmähankintojen asiantuntijoita molemmista organisaatioista. Asiantuntijoiden työhistoria, työtehtävät ja tietotaito Uljas-järjestelmästä otettiin huomioon ryhmäjakoa tehdessä. 30 Tällä tavalla mahdollistettiin keskustelu eri alojen asiantuntijoiden kesken ja pyrittiin edistämään konsensuksen löytymistä hankintayksikön ja loppukäyttäjien välillä. Keskustelun etenemisen kannalta ryhmäjako kahteen pienryhmään oli käytännöllisempi valinta kuin koko asiantuntijapaneelin keskusteluttaminen yhdessä. Tehtävänanto oli järjestää aiemmissa vaiheissa tärkeimmiksi todetut elementit tärkeysjärjestykseen. Workshopissa hyödynnettiin Miro-sovellusta, jossa asiantuntijat pääsivät osallistumaan visuaalisesti sisällön järjestämiseen. Molemmissa ryhmissä elementtien järjestäminen koettiin hankalaksi, ja ryhmät päätyivät kategorisoimaan ja rinnastamaan elementtejä. Useita elementtejä pidettiin yhtä lailla tärkeinä, ja toisaalta eri alojen ja organisaatioiden asiantuntijoiden prioriteetit nousivat keskustelussa esiin. Ryhmät päätyivät kahteen toisistaan poikkeavaan järjestykseen, joiden välille ryhdyttiin luomaan kompromissia. Delfoi-tekniikkaa hyödyntävissä tutkimuksissa järjestelyn analyysimenetelmäksi suositellaan Kendallin W - tilastointimenetelmää (Schmidt 1997; Okoli ja Pawlowski 2004), mutta asiantuntijaotannan pienuuden ja workshopin aineiston laadullisen luonteen vuoksi tilastollisesta lähestymistavasta luovuttiin ja aineistoa lähestyttiin laadullisemmin. Ryhmien listoissa oli useita rinnakkaistuksia ja tasasijoituksia, minkä vuoksi analyysissa päädyttiin luomaan kompomissia keskiarvon kautta ja ryhmäkeskusteluissa esiin nousseita perusteluita laadullisesti kuunnellen. Ryhmien järjestämät listat numeroitiin niin, että kategorioittain tai rinnastetusti tärkeiksi järjestetyt vastaukset saivat saman järjestysluvun. Tämän jälkeen annettujen vastausten järjestysluvuille laskettiin ryhmien välinen keskiarvo, ja saatu arvo oli elementin järjestysluku ryhmien välistä konsensusta esittävällä listalla. Keskiarvojen mennessä tasan järjestys ratkaistiin laadullisesti ryhmien keskustelun pohjalta. Taulukko 3 näyttää ryhmien vastauksista saadun kompomissin, eli elementin sijoituksen ensimmäisen järjestämiskierroksen päätteeksi (Sij.), kunkin ryhmän elementille antaman sijoituksen (R1 ja R2) sekä sijoitusten keskiarvon (KA). Vastaukset ja kategorisointi esitetään ryhmäkohtaisesti liitteessä D. 31 Taulukko 3: Delfoi-tutkimuksen ensimmäisen järjestämiskierroksen tulos: elementtien järjestäminen ryhmissä, sijoitukset ja keskiarvo. Sij. Elementti R1 R2 KA 1 Kunnollinen esiselvitys 1 2 1,5 2 Osallistujien asiantuntemus hankinnan sovellusalasta 1 3 3 3 Realistinen budjetti 6 1 3,5 4 Riittävä henkilöresursointi 6 5 5,5 5 Siirtymävaiheen suunnittelu ja toteutus laadukkaasti (Uljas → uusi järjestelmä) 486 6 Tiedon siirto järjestelmästä toiseen uuden järjestelmän käyttöönotossa 486 7 Järjestelmän käyttäjien kuuleminen vaatimusmäärittelyssä 11 2 6,5 8 Riittävän täsmälliset määritykset toteutuksesta 11 2 6,5 9 Elinkaarinäkökulman huomioiminen hankintaprosessin aikana 1 13 7 10 Järjestelmän kattava ja laadukas dokumentointi 9 7 8 11 Järjestelmä on jatkokehitettävä 9 13 11 12 Realistinen aikataulu (eri vaiheiden huomioiminen aikataulutuksessa) 6 17 11,5 13 Järjestelmä tukee työntekoa 13 10 11,5 14 Järjestelmä on tarkoituksenmukainen 13 10 11,5 15 Järjestelmä ei kuormita käyttäjää (esim. siirtymät ovat loogisia, ei ulkoa muistamisen tarvetta) 10 10 11,5 16 Kitkaton yhteistyö eri osa-alueiden asiantuntijoiden kesken 16 16 15,5 17 Luotettava toimittaja 17 15 16 Ryhmässä 1 tärkeimmiksi temaattisiksi rinnakkaistuksiksi nousivat kokonaisuus ja selvitys (taulukon 3 kohdat 1, 2 ja 9), siirtymävaihe (kohdat 5 ja 9) ja resurssit (kohdat 3, 4 ja 12). Ryhmässä 2 budjetti oli tärkein elementti ja sitä seurasivat kategoriat määrittely ja selvitys (kohdat 1, 7 ja 8) sekä henkilöstö (kohdat 2 ja 4). Kunnollisen esiselvityksen rooli nousi korkealle molempien ryhmien keskusteluissa. Esiselvitys koskettaa useita listalle päätyneitä 32 elementtejä, kuten järjestelmältä toivottuja ominaisuuksia ja muita hankinnassa määriteltäviä seikkoja (A4). Esiselvitys tukee elinkaariajattelua, ja ryhmäkeskustelussa sitä pidettiin koko hankintaa läpileikkaavana teemana. Esiselvityksen kartoituksen pohjalta suunnitellulla kilpailutuksella voidaan saavuttaa konkreettisia kustannushyötyjä (A1), ja hankinnan huolellista valmistelua ja siirtymävaiheen suunnittelua pidettiin merkittävänä koko hankinnan onnistumisen kannalta (A5, A6, B5, B6). Sovellusalan tuntemus nähtiin tärkenä suunnitteluvaiheessa, jotta vaatimukset ja määrittely toteutuvat tarkoituksenmukaisesti (B1, A5). Ulosoton substanssiosaamisen nähtiin kuitenkin koskevan lähinnä hankintapuolen edustajia, eikä toimittajan tietotaitoa ulosotosta pidetty erityisen tärkeänä (B5). Ryhmässä 1 aikataulu ja muut resurssit olivat kategoriana kolmannella sijalla, kun taas ryhmä 2 sijoitti aikataulun tärkeysjärjestyksessä viimeiseksi. Keskustelussa tunnistettiin aikataulutuksen suuri merkitys joissain hankinnoissa, mutta ulosoton kontekstissa esimerkiksi käyttöönoton viivästymistä ei pidetty automaattisesti epäonnistumisena (A2, A3, A6). Keskustelussa nousi esiin henkilöresurssien tärkeys suhteessa budjettiin ja aikatauluun: "vaikka meillä olisi kuinka paljon rahaa, mutta jos meillä ei ole ihmisiä tekemässä niin tilanne on aika hankala" (A3). Riittävät henkilöstöresurssit hankinnan kaikissa vaiheissa ja valmistautuminen tilanteiden muuttumiseen hankintaprosessin aikana nähtiin tärkeänä (A1). Ideointivaiheessa luodulla listalla olleet markkinahintainen ja yhteistyökykyinen toimittaja jäivät pois rajausvaiheessa. Asiantuntijoiden käytännön kokemus osoitti useiden eri tahojen välisessä yhteistyössä päästävän vain harvoin täydellisyyteen, ja valmistautumista haasteisiin kommunikaatiossa pidettiin lähtökohtana (B1, B6, A1). Luotettavan toimittajan löytymistä pidettiin ryhmäkeskustelussa melko tärkeänä kilpailutuksen lopputuloksen ja sopimuskauden aikaisen yhteistyön kannalta (A1) ja todettiin, ettei hyvään lopputulokseen voida päästä ilman, että osapuolet kantavat vastuunsa. Ryhmäkeskustelussa sopimuksessa ei ole tulkinnanvaraa -elementin rajautumista järjestämisvaiheen ulkopuolelle pidettiin yllättävänä Uljas-järjestelmän tämänhetkinen tilanne huomioon ottaen (B6, A1). 33 4.4.2 Toinen järjestämiskierros Toinen järjestämiskierros toteutettiin anonyyminä yksilötehtävänä sähköpostitse workshopin jälkeen. Osallistujille lähetettiin aiemman järjestämiskierroksen tuloksena saatu lista, jossa onnistumisen elementit olivat alustavassa tärkeysjärjestyksessä Asiantuntijoita pyydettiin järjestämään lista uudelleen tai hyväksymään lista siltään, jos he olivat tyytyväisiä lopputulokseen (ks. liite E). Vastauksia vaiheeseen saatiin 9. Vaiheeseen vastanneista asiantuntijoista viisi hyväksyi järjestetyn listan. Heistä kaksi pohti vastaustaan, mutta hyväksyi listan muutoksitta. Neljä asiantuntijaa teki listaan yhden tai useamman muutoksen. Myös yksilötehtävässä elementtien kategorisointia ja rinnakkaistusta puollettiin, sillä "kaikki mainitut asiat ovat tärkeitä ja niiden järjestäminen yhteen oikeaan järjestykseen on hankalaa" (B7). Analyysissa hyödynnettiin aiemman järjestämiskierroksen tapaan keskiarvoa ja perusteluiden laadullista sisällönarviointia. Elementeille haettiin kunkin vastaajan niille antama järjestysluku, laskettiin keskiarvo ja järjestettiin elementit keskiarvon mukaiseen suuruusjärjestykseen niin, että pienimmän keskiarvon saanut elementti oli listan ensimmäisellä sijalla. Taulukossa 4 on kuvattu elementtien lopullinen järjestys ja sijoituksen muuttuminen ensimmäisestä järjestämiskierroksesta. Taulukko 4: Delfoi-tutkimuksen toisen järjestämiskierroksen tulos onnistumisen elementtien sijoituksen muutos suhteessa ryhmien väliseen kompromissiin. Sijoitus Elementti 1 Kunnollinen esiselvitys 2 Osallistujien asiantuntemus hankinnan sovellusalasta 3 Realistinen budjetti 4 Riittävä henkilöresursointi 5 Siirtymävaiheen suunnittelu ja toteutus laadukkaasti 6 (↑1) Järjestelmän käyttäjien kuuleminen vaatimusmäärittelyssä 7 (↑1) Riittävän täsmälliset määritykset toteutuksesta 8 (↑1) Elinkaarinäkökulman huomioiminen hankintaprosessin aikana 9 (↓3) Tiedon siirto järjestelmästä toiseen uuden järjestelmän käyttöönotossa 10 Järjestelmän kattava ja laadukas dokumentointi 34 Tutkimus vastasi molempiin sille asetettuihin tutkimuskysymyksiin. Tärkeimmät Uljas-jär- jestelmän hankinnasta saatavat opit ovat koko elinkaaren huomioiva suunnittelutyö, siirtymävaiheeseen panostamisen merkitys, yhteistyö ja käyttäjien osallistaminen sekä vahvan dokumentaation merkitys. Uljas-järjestelmään oltiin pääosin tyytyväisiä ja sitä pidettiin tarkoituksenmukaisena ja työtehtävät mahdollistavana järjestelmänä, mutta myös laajan järjestelmän kankeus tunnistettiin ja useita puutteita ja onnistumisia järjestelmän ominaisuuksien tasolla identifioitiin. Tutkimuksessa luotiin 10+3 kohdan lista menestystekijöistä, joihin panostaminen alan kirjallisuuteen ja tässä tutkielmassa esitettyyn empiiriseen Delfoi-tutkimukseen perustuen edistää hankinnassa onnistumista ulosoton kontekstissa. Menestystekijät luokiteltiin neljään kategoriaan, joiden sisällä elementit ovat asiantuntijoiden esittämässä tärkeysjärjestyksessä. Hankinnan kokonaisuuden hahmottamiseen, sidosryhmiin sekä tarpeisiin ja vaatimuksiin liittyviä menestystekijöitä voidaan pitää uuden hankinnan suunnittelua ja selvitystä ohjaavina tekijöinä. 5.2 Tutkimuksen luotettavuuden arviointi Tieteellisen tutkimuksen luotettavuutta arvioidaan ja mitataan reliabiliteetin ja validiteetin käsitteiden kautta. Käsitteiden määritelmä eroaa laadullisen ja määrällisen tutkimuksen välillä, eikä laadullisen tutkimuksen luotettavuutta voida arvioida ja laskea täsmällisesti määrällisen tutkimuksen tapaan. Laadullisessa tutkimuksessa reliabiliteetilla tarkoitetaan tulosten pysyvyyttä ja toistettavuutta. Validiteetilla viitataan tutkimuksen pätevyyteen, eli onko tutkittu sitä, mitä on aiottu. Laadullisessa tutkimuksessa objektiivisen luotettavuuden saavuttamista pidetään liki mahdottomana, ja erilaisia kriteeristöjä luotettavuuden tarkkailuun on lukuisia. (Kananen 2013; Tuomi ja Sarajärvi 2018). Tutkimuksen tulosten objektiivisuutta ja luotettavuutta voidaan vahvistaa triangulaatiolla, eli tarkastelemalla ilmiötä useasta teoreettisesta näkökulmasta, hyödyntämällä erilaisia menetelmiä, tai osallistamalla muita tutkimusprojektiin osallistuvia tutkijoita (Myers 2020; Kananen 2013; Tuomi ja Sarajärvi 2018). Tämän tutkimuksen luotettavuutta ja uskottavuutta todistaa tutkimustulosten ja taustakirjallisuuden yhteys, joka on osoitettu aiemmin alaluvussa 5.1. Tutkimuksen kirjallisuuskatsaus ei kuitenkaan ole systemaattinen, mikä johtaa mahdollisiin puutteisiin taustakirjallisuuden käsittelyä varten luodussa luokittelussa. Lisäksi tapaus- 41 tutkimus tarkastelee hankinnan onnistumista multitilaajan näkökulmasta, ja tutkimukseen osallistuvien asiantuntijoiden vaikutus näkyy luokittelussa esimerkiksi kilpailutusvaiheen ja toimittajanäkökulmaan liittyvien haasteiden osittaisena sivuuttamisena. Tutkimuksessa hyödynnettiin kahta toisiaan täydentävää tutkimusmenetelmää, jotka rinnastamalla saatiin luotua metodin sisäinen triangulaatio (Tuomi ja Sarajärvi 2018). Tutkija toteutti pro gradu -tutki- muksen itsenäisesti, eikä tutkimuksen parissa työskennellyt ryhmää, jonka jäsenet voisivat varmistaa aineiston keruun, tulosten tulkinnan tai johtopäätökset. Tehty tutkimus tuottaa uutta ja arvokasta tietoa Oikeusrekisterikeskuksen ja Ulosottolaitoksen käyttöön. Tutkimuksen tulokset nostavat esiin kahden hankinnan osapuolen edustajien näkemyksiä ja onnistuu löytämään konsensuksen osapuolten välille. Julkisten hankintojen onnistumisen tutkimusta tehdään usein retrospektiivisesti ja tehdyistä valinnoista pyritään ottamaan oppia (Ylinen ja Pekkola 2018). Sidosryhmien rooleihin ja tavoitteisiin sekä hankinnan elinkaaren kokonaisvaltaiseen tarkasteluun keskittyvää tutkimusta on vähän (mm. Alanne ym. 2015), ja tämä tutkimus osaltaan täydentää kyseistä aukkoa tapaustutkimuksen tarkkaan rajatussa laajuudessa. Tutkimuksessa luotu 10+3 menestystekijän malli perustuu osin tutkimusjulkaisuihin, ja siinä listatut tekijät voidaan yleistää tärkeiksi onnistumisen elementeiksi samankaltaisissa hankinnoissa. Delfoi-menetelmän luonteeseen kuuluu tulosten analysointi iteraatioiden välissä. Menetelmäkirjallisuudessa suositeltu analyysimenetelmä järjestelyvaiheessa on Kendallin W -tilas- tomenetelmä, mistä tässä tutkimuksessa poikettiin. Tässä tutkimuksessa tutkimusaineiston käsittelyssä numeeriseen aineiston käsittelyyn yhdistettiin litteroidun ryhmäkeskusteluaineiston tarkastelu laadullisesti. Aineiston käsittelyllä tilastomenetelmin olisi päästy luotettavammin objektiivisiin ja kvantitatiivisiin tuloksiin. Analyysimenetelmän valinnasta huolimatta tuloksia voidaan pitää luotettavina asiantuntijaotannan koko ja tutkimustapauksen laajuus huomioiden. Asiantuntijoiden kokemusten ympärille rakentuvan Delfoi-tutkimuksen ytimessä on valittujen asiantuntijoiden riittävä tietämys tutkimuksen sovellusalasta tai kohteesta, mikä osaltaan varmistaa tutkimuksen laatua (Bogner, Littig ja Menz 2009). Tässä tutkimuksessa arviointi asiantuntijoiden soveltuvuudesta tutkimukseen tehtiin tutkimuksen kohdeorganisaatioissa. Tutkijan vaikutus aineistonkeruuvaiheen tuloksiin pyrittiin minimoimaan: Tutkimuksen eri vaiheissa asiantuntijoille esitetyt kysymykset muotoiltiin niin, et- 42 teivät ne johdatelleet vastaamaan tietyllä tavalla. Workshopissa asiantuntijat keskustelivat annetusta teemasta ilman, että tutkija otti osaa keskusteluun tai tarvitsi ohjasin sen kulkua kysymyksillä. Tutkijalla ei ollut käytännön tason työkokemusta tai akateemista tuntemusta julkisista tietojärjestelmähankinnoista ennen tutkimustoimeksiannon hyväksymistä. Tutkija tiedosti oman kokemuksen puutteensa tutkimuksen suunnittelussa ja toteuttamisessa, ja pyrki aktiivisesti objektiivisuuteen ja tunnistamaan omat ennakko-oletuksensa tutkimuksen edetessä. Tutkimuksen laadukkuutta varmistettiin välttämällä aiemmasta tutkimuksesta löydettyihin ajatusmalleihin ja teorioihin sitoutumista (Silverman 2013). Tutkimuksen läpivientiä edistivät puolueettomat ohjaajat, eivätkä muut tahot vaikuttaneet tai pyrkineet vaikuttamaan tutkielman sisältöön tai tutkimuksen tuloksiin. 5.3 Jatkotutkimusmahdollisuuksia Onnistumisen edellytyksiä on tarkasteltu viime vuosina palvelujen ja innovaatioiden hankinnan näkökulmasta (Januska ja Palacka 2023), kuitenkin vähemmän julkisten tietojärjestelmähankintojen kontekstissa. Tämä nousee esiin tutkimuksen kirjallisuuskatsauksessa sekä lähdeluettelossa esiintyvien julkisen sektorin tietojärjestelmähankintoihin liittyvän tieteellisen tutkimuksen hajanaisuutena. Huolimatta nousevasta tieteellisestä kiinnostuksesta julkisia tietojärjestelmähankintoja kohtaan niitä kokonaisvaltaisesti tarkastelevaa, koko hankinnan elinkaaren kattavaa tutkimusta on toistaiseksi tehty sangen vähän (Moe 2014). Julkisia tietojärjestelmähankintoja tutkitaan monesta näkökulmasta, mutta selkeää kartoitusta tutkimuksen tilasta ei ole lähihistoriassa julkaistu. Koko tutkimusyhteisö hyötyisi systemaattisesta kirjallisuuskatsauksesta, joka selvittää millaista julkisia tietojärjestelmähankintoja koskevaa tutkimusta viime vuosina on tehty. Systemaattisella kirjallisuuskatsauksella olisi mahdollista todentaa, miten alan tutkimuskenttä on muotoutunut ja kehittynyt, millaisia erillisiä tutkimusaloja julkisten tietojärjestelmähankintojen teeman ympärillä on syntynyt ja jo kadonnut, ja millaiselle tutkimukselle on tarvetta tulevaisuudessa. Tässä tutkimuksessa julkisen tietojärjestelmähankinnan onnistumisen edellytyksiin perehdyttiin tapaustutkimuksessa hankkija- ja käyttäjäosapuolten näkökulmasta. Eri hankintapro- 43 jekteissa priorisoidaan eri menestystekijöitä, ja hankintaan osallistuvilla sidosryhmillä on toisistaan poikkeavia tavoitteita. Jatkotutkimuksessa onnistumisen edellytyksiä voidaan tarkastella kartoittamalla kausaliteetteja ja useissa erillisissä hankinnoissa esiintyviä menestystekijöitä. Onko hankinnoissa havaittavissa toistuvia syy-seuraussuhteita eri osapuolten toiminnassa tai tehdyissä valinnoissa hankinnan elinkaaren aikana? Miten hankintayksiköt ja toimittajat mittaavat hankinnan onnistumista, ja onko käytänteitä mahdollista generalisoida? Tulevissa tutkimuksissa aihetta voidaan lähestyä useasta eri näkökulmasta tarkasteltavasta toimijasta, tutkimuksen aikataulusta tai tutkimuksen menetelmävalinnoista riippuen. Koko elinkaaren huomioiminen erityisesti sopimusvaiheeseen ja käyttöönottoon keskittyen on ensiarvoisen tärkeää. Ulosoton ja Uljas-järjestelmän hankinnan kontekstissa on mahdollisuuksia monitieteiseen jatkotutkimukseen. Jatkotutkimuksessa voidaan selvittää, millä tavoin tässä tutkimuksessa kartoitettuja menestystekijöitä voi määrällistää ja mitata. Hankintaa voidaan tarkastella prosessina ja mallintaa sekä kehittää sidosryhmien, roolien, vastuunjaon, osaamisvaatimusten ja osallistujien tavoitteiden toimintamalleja. Millainen on laadukas ja tehokas hankintaproses- si? Millaisia teknisiä ratkaisuja ja teknologioita järjestelmässä kannattaa hyödyntää? Miten tuottavuutta voidaan parantaa käyttöliittymäratkaisuilla? 44 6 Yhteenveto Tässä pro gradu -tutkielmassa tarkasteltiin julkisen tietojärjestelmähankinnan onnistumisen edellytyksiä. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda suuntaviivat Ulosottolaitoksen uuden tietojärjestelmän hankintaan hankintayksikkö Oikeusrekisterikeskuksen käyttöön ja kartoittaa onnistuneen hankinnan menestystekijät. Ulosoton pitkäikäisen Uljas-järjestelmän hankintaprosessia tarkasteltiin kaksi vuosikymmentä järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Retrospektiivisellä asiantuntijanäkemyksiin keskittyvällä tutkimuksella selvitettiin, mitä onnistumisia Uljas-järjestelmän hankinnassa oli saavutettu, ja millaisista virheistä voidaan ottaa opiksi. Julkisten tietojärjestelmähankintojen haasteet tunnetaan hyvin alan tutkimuskirjallisuudessa ja käytännön tasolla työelämässä. Lainsäädäntö rajaa julkisten hankintojen alaa ja luo pohjan toiminnalle, ja uniikit tietojärjestelmät hankinnan kohteena lisäävät tarkkaan säännellyn hankinnan kompleksisuutta. Kirjallisuudesta kartoitettiin tietojärjestelmien, innovaatioiden ja palveluiden hankinnassa identifioituja haasteita ja niiden ratkaisemista tavoittelevia elementtejä, joiden panostamalla julkisen hankinnan onnistuminen on todennäköisempää. Kirjallisuudesta selviää, ettei hankinnan, projektin tai tietojärjestelmän onnistumiselle ei ole absoluuttista määritelmää eikä standardoitua mittaamisen tai tarkastelun mallia, ja että osapuolten kokemus onnistumisesta voi erota yhdessä hankinnassa. Tässä tapaustutkimuksessa rakennettiin konsensus hankintayksikön ja loppukäyttäjän edustajien välille. Tutkimuskysymyksiin etsittiin vastauksia asiantuntijanäkemyksiä hyödyntävää Delfoi-menetelmää ja ryhmähaastattelun elementtejä yhdistäen. Tärkeimmät Uljas-järjestel- män hankinnasta saatavat opit ovat koko elinkaaren huomioiva suunnittelutyö, siirtymävaiheeseen panostaminen, yhteistyö ja käyttäjien osallistaminen sekä vahvan dokumentaation merkitys. Hankinnan elementit ja vaiheet tulevat huomioiduksi hankintaprosessin alusta alkaen, kun elinkaariajattelu on osa jo esiselvitysvaihetta. Uljas-järjestelmän käyttöönotossa epäonnistuttiin, ja saman virheen välttämiseksi järjestelmän siirtymävaiheen suunnittelu ja käyttöönoton valmistelu tulee huomioida, ja loppukäyttäjiä osallistaa hankintaprosessin kaikissa vaiheissa. Uljas-järjestelmä on hyvin dokumentoitu ja jatkuvan kehitystyön ja ylläpidon ansiosta se on teknisesti ajan tasalla. 45 Tutkimuksessa luotiin 10+3 kohdan lista menestystekijöistä, joihin panostaminen tämän tutkimuksen löydöksiin perustuen edistää hankinnassa onnistumista ulosoton kontekstissa. Asiantuntijoiden tärkeysjärjestykseen järjestämät menestystekijät luokiteltiin neljään kategoriaan: hankintakokonaisuus ja lainsäädäntö, sidosryhmät, tilaajan tarpeet ja vaatimusten määrittely sekä tietojärjestelmä hankinnan kohteena. Luokittelu luotiin tutkimusta varten kirjallisuudesta identifioitujen haasteiden ja menestystekijöiden pohjalta, ja siinä on havaittavissa tutkimukseen osallistuneiden hankinnan osapuolten vaikutus. 10 menestystekijää koskee kolmea ensimmäistä kategoriaa, ja hankinnan kohdejärjestelmään liittyvät kolme ominaisuutta ovat suuntaa-antavia ja hankinnan valmisteluvaiheessa kartoitettavia. Osapuolten välille onnistuttiin luomaan yhteisymmärrys ja hankinnan onnistumisen kannalta merkittävimmät elementit identifioitiin yhteistyössä. Useaa organisaatiota yhdistävän tietojärjestelmähankinnan keskiössä ovat eri alojen ammattitaitoiset asiantuntijat, hyvä suunnittelu ja käyttäjien kuuleminen. Vuorovaikutus osapuolten välillä lain sallimissa rajoissa, yhteistyötaitojen aktiivinen kehittäminen ja avoimen keskustelukulttuurin luominen ovat keskeisessä asemassa tapaustutkimuksen kaltaisessa multitilaajatapauksessa. Ymmärrys onnistumiseen johtavista tekijöistä antaa hankintayksikölle ja muille sidosryhmille mahdollisuuden toimintansa kehittämiseen ja tehostamiseen määriteltyihin elementteihin keskittyen. Tämä tutkimus on avaus ulosoton tietojärjestelmän hankinnan kokonaisvaltaiseen, kaikki osapuolet huomioivaan tutkimukseen. Uljas-järjestelmän mahdollisesti korvaavan järjestelmän selvitystyöstä on johdettavissa useita poikkitieteellisiä jatkotutkimusaiheita. Julkisten tietojärjestelmähankintojen onnistumiseen keskittyvää tutkimusta tulee jatkossa tehdä koko hankinnan elinkaari huomioiden esimerkiksi kausaliteetteja tai eri osapuolten näkökulmia ja toimintatapoja tarkastellen. 46 Lähteet 16.11.2012/625. Laki Oikeusrekisterikeskuksesta 16.11.2012/625. https://www.finlex.fi/fi/ laki/ajantasa/2012/20120625. 2014/24/EU. Directive 2014/24/EU of the European Parliament and of the Council of 26 February 2014 on public procurement and repealing Directive 2004/18/EC. http://data. europa.eu/eli/dir/2014/24/2022-01-01. 29.12.2016/1397. Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 29.12.2016/1397. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2016/20161397. Aalto, Maija. 2023. “Helsingiltä paljastui taas massiivinen epäonnistuminen: Uusi järjestelmä on susi”. Helsingin Sanomat (12. lokakuuta 2023). Viitattu 21. joulukuuta 2023. https: //www.hs.fi/kaupunki/art-2000009917641.html. Alanne, Aki, Pasi Hellsten, Samuli Pekkola ja Iiris Saarenpää. 2015. “Three Positives Make One Negative: Public Sector IS Procurement”. Tambouris, E., et al. Electronic Government. EGOV 2015. Lecture Notes in Computer Science (LNISA) 9248:321–333. https://doi.org/10. 1007/978-3-319-22479-4_24. Amann, Markus, ja Michael Essig. 2015. “Public procurement of innovation: empirical evidence from EU public authorities on barriers for the promotion of innovation”. Innovation: The European Journal of Social Science Research 28 (3): 282–292. https://doi.org/10.1080/ 13511610.2014.998641. Baccarini, David. 1999. “The Logical Framework Method for Defining Project Success”. Project Management Journal 30 (4): 25–32. https://doi.org/10.1177/875697289903000405. Bell, Emma, Alan Bryman ja Bill Harley. 2019. Business research methods. 19–25. Oxford University Press. Boechat, Gabriela, Maria Alexandra Cunha ja Urs Gasser. 2016. “Public procurement and technology: a research agenda”. Teoksessa ICEGOV 2023: Proceedings of the 16th International Conference on Theory and Practice of Electronic Governance, 167–175, 26.–29. syyskuuta 2023. Belo Horizonte, Brasilia. https://doi.org/10.1145/3614321.3614341. 47 Bogner, Alexander, Beate Littig ja Wolfgang Menz. 2009. “Introduction: Expert Interviews - An Introduction to a New Methodological Debate”. Teoksessa Interviewing Experts, 1–13. Boonstra, Albert, ja Marjolein A. G. van Offenbeek. 2018. “Shaping a buyer’s software selection process through tendering legislation”. Information Systems Journal 28 (5): 905–928. https://doi.org/10.1111/isj.12174. Boyne, George A. 2002. “Public and Private Management: What’s the Difference?” Journal of Management Studies 39 (1): 97–122. https://doi.org/10.1111/1467-6486.00284. Caloghirou, Yannis, Aimilia Protogerou ja Panagiotis Panagiotopoulos. 2016. “Public procurement for innovation: A novel eGovernment services scheme in Greek local authorities”. Technological Forecasting and Social Change 103:1–10. https://doi.org/10.1016/j.techfore. 2015.10.016. Chicot, Julien, ja Mireille Matt. 2018. “Public procurement of innovation: a review of rationales, designs, and contributions to grand challenges”. Science and Public Policy 45 (4): 480–492. https://doi.org/10.1093/scipol/scy012. Cooke-Davies, Terry. 2002. “The ’real’ success factors on projects”. International Journal of Project Management 20 (3): 185–190. https://doi.org/10.1016/S0263-7863(01)00067-9. Davis, Fred D. 1989. “Perceived Usefulness, Perceived Ease of Use, and User Acceptance of Information Technology”. MIS Quarterly 13 (3): 319–340. https://doi.org/10.2307/249008. Davis, Kate. 2016. “A method to measure success dimensions relating to individual stakeholder groups”. International Journal of Project Management 34 (3): 480–493. https : //doi.org/10.1016/j.ijproman.2015.12.009. Delone, William H., ja Ephraim R. McLean. 2003. “The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-Year Update”. Journal of Management Information Systems 19 (4): 9–20. https://doi.org/10.1080/07421222.2003.11045748. Edquist, Charles, ja Jon Mikel Zabala-Iturriagagoitia. 2012. “Public Procurement for Innovation as mission-oriented innovation policy”. Research Policy 41 (10): 1757–1769. https: //doi.org/10.1016/j.respol.2012.04.022. Eichler, Margrit. 1991. Nonsexist research methods. Routledge. 48 Eskola, Saila, Eeva Kiviniemi, Tarja Krakau ja Erkko Ruohoniemi. 2017. Julkiset hankinnat. Alma Talent. Gable, Guy G., Darshana Sedera ja Taizan Chan. 2008. “Re-conceptualizing Information System Success: The IS-Impact Measurement Model”. Journal of the Association for Information Systems 9 (7): 377–408. https://doi.org/10.17705/1jais.00164. Georghiou, Luke, Jakob Edler, Elvira Uyarra ja Jillian Yeow. 2014. “Policy instruments for public procurement of innovation: Choice, design and assessment”. Technological Forecasting and Social Change 86:1–12. https://doi.org/10.1016/j.techfore.2013.09.018. Ghezzi, Reetta, ja Tommi Mikkonen. 2023. “On Public Procurement of ICT Systems: Stakeholder Views and Emerging Tension”. Teoksessa 14th International Conference on Software Business, ICSOB 2023, 61–76. Goldfinch, Shaun. 2007. “Pessimism, Computer Failure, and Information Systems Development in the Public Sector”. Public Administration Review 67 (5): 917–929. https://doi.org/ 10.1111/j.1540-6210.2007.00778.x. Hakola, Elina. 2023. “Helsinki lähti kehittämään ’omaa Wilmaa’ — noin 20 miljoonan ithanke meni solmuun”. Tivi (11. lokakuuta 2023). Viitattu 21. joulukuuta 2023. https://www. tivi.fi/uutiset/helsinki-lahti-kehittamaan-omaa-wilmaa-noin-20-miljoonan-it-hanke-meni- solmuun/5fca8b40-488b-4bee-9a62-43f108f3e77a. Heinis, Stella, David Bamford, Marina Papalexi ja Amin Vafadarnikjoo. 2022. “Services procurement: A systematic literature review of practices and challenges”. International Journal of Management Reviews 24 (3): 352–372. https://doi.org/10.1111/ijmr.12281. Hellsten, Pasi, Aki Alanne, Samuli Pekkola ja Tuure Tuunanen. 2016. “Together We Stand, Divided We Fall – Analyzing Information Systems Acquisition as Service”. Teoksessa 2016 49th Hawaii International Conference on System Sciences, HICSS, 4870–4879, 5.–8. tammikuuta 2016. Koloa, HI, USA. https://doi.org/10.1109/HICSS.2016.604. 49 Herzog, Christian, Alexander Richter, Melanie Steinhüser, Uwe Hoppe ja Michael Koch. 2013. “Methods And Metrics For Measuring The Success Of Enterprise Social Software – What We Can Learn From Practice And Vice Versa”. ECIS 2013 Completed Research 132. https://aisel.aisnet.org/ecis2013_cr/132/. Hirsjärvi, Sirkka, ja Helena Hurme. 2011. Tutkimushaastattelu. Gaudeamus Helsinki University Press. Holma, Anne-Maria, ja Johanna Sammalmaa. 2018. “Julkisen hankintaprosessin alkuvaiheet: hankintatoimen ja toimittajien välinen vuorovaikutus”. Vaasan yliopiston tutkimuksia 306. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-476-843-6. Holma, Anne-Maria, Jukka Vesalainen, Anne Söderman ja Johanna Sammalmaa. 2020. “Service speficication in pre-tender phase of public procurement – A triadic model of meaningful involvement”. Journal of Purchasing and Supply Management 26 (1). https://doi.org/10. 1016/j.pursup.2019.100580. Horppu, Anna. 2023. “Kalle Reijonen sai Helsingin kaupungilta työtarjouksen, mutta ei ottanut sitä vastaan: ’En voi elää pohtien, tuleeko palkka ajallaan vai ei’”. Yle (19. heinäkuuta 2023). Viitattu 21. joulukuuta 2023. https://yle.fi/a/74-20040568. Huuhka, Terttu. 2022. Tehokkaan hankinnan työkalut. BoD - Books on Demand. Jamieson, D., K. Vinsen ja G. Callender. 2005. “Agile Procurement to Support Agile Software Development”. Teoksessa 2005 3rd IEEE Intemational Conference on Industrial Informatics, INDIN ’05, 10.–12. elokuuta 2005. Perth, WA, Australia. https://doi.org/10.1109/ INDIN.2005.1560413. Januska, Martin, ja Alena Palacka. 2023. “Critical success factors for public procurement of innovative solutions in Central Europe: Empirical study”. E&M Economics and Management 23 (2): 24–41. https://doi.org/10.15240/tul/001/2023-2-002. Johansson, Björn, ja Markus Lahtinen. 2012. “Requirement Specification in Government IT Procurement”. Procedia Technology 5:369–377. https://doi.org/10.1016/j.protcy.2012.09. 041. Kananen, Jorma. 2013. Case-tutkimus opinnäytetyönä. Jyväskylän ammattikorkeakoulu. 50 B Vaihe 2. Rajaamisen ja validoinnin sähköpostikysely Osallistujille toimitettu tehtävä edellisen sähköpostikyselyn analyysin pohjalta luodun listan validoimiseksi ja rajaamiseksi. Liite täydentää lukua 4.3. Alla oleva vastausohje ja kysymykset lähetettiin osallistujille sähköpostin liitetiedostossa: Alla on listattu ominaisuuksia, joita tutkimuksen 1. vaiheessa ja alan tutkimuksessa pidetään merkityksellisinä hankinnan eri osa-alueilla sen onnistumisen kannalta. Väitteissä hankinnan osapuolet on jaettu kolmeen ryhmään: toimittaja, hankintayksikkö, loppukäyttäjä. Lista on järjestetty karkeasti teemoittain: ensin on lueteltu hankintaa, sen vaiheita ja osapuolia koskevia asioita, sen jälkeen on järjestelmään liittyviä väitteitä. Tehtävänanto: Ajattele tehtävää tehdessäsi ICT-hankintoja ja Uljas-järjestelmän tyyppisiä laajoja järjestelmiä yleisesti. Käy alla oleva aineisto ajatuksella läpi ja valitse noin 15 hankinnan onnistumisen kannalta tärkeintä kohtaa, jotka mielestäsi tulee huomioida hankintaprosessin aikana. Valitsemiesi kohtien ei tarvitse olla tärkeysjärjestyksessä. Voit halutessasi perustella valintojasi, painottaa tiettyjen ominaisuuksien, kohtien tai väitteiden merkitystä, tai lisätä listan ulkopuolelle jääneitä asioita, joita pidät erityisen tärkeinä. Lähetä vastauksesi (noin 15 tärkeintä kohtaa alla olevasta listasta ja mahdolliset pohdinnat) sähköpostin leipätekstissä tai liitetiedostossa - -. Aineisto: elinkaarinäkökulman huomioiminen hankintaprosessin aikana hankintaprosessin hahmottaminen kokonaisuutena hankinnan kattava ja laadukas dokumentointi realistinen aikataulu (eri vaiheiden huomioiminen aikataulutuksessa) joustovara aikataulussa kustannustehokkuus realistinen budjetti riittävä rahoitus toteuman seuranta riittävä henkilöresursointi osallistujien asiantuntemus hankinnoista osallistujien asiantuntemus hankinnan sovellusalasta 57 organisaation sisäinen ohjeistus selkeä roolijako osapuolten kesken organisaatiotasolla selkeä roolijako osapuolten kesken henkilötasolla sitoutuminen sovittuihin tehtäviin organisaatiotasolla sitoutuminen sovittuihin tehtäviin henkilötasolla selkeä ohjausmalli päätöksentekoroolin määrittely osapuolten tyytyväisyys hankintaprosessiin kaikki hankinnan osapuolet ovat tyytyväisiä lopputuotteeseen tavoitteena pitkäaikainen hankkija-toimittajasuhde yhteistyö hankinnan osapuolten välillä vuoropuhelu osapuolten välillä kitkaton yhteistyö eri osa-alueiden asiantuntijoiden kesken kyky kompromisseihin osapuolten yhteistyötaidot ryhmätyötaidot hankintailmoituksen huolellinen suunnittelu väljästi muotoiltu hankintailmoitus spesifisti muotoiltu hankintailmoitus elinkaaritietoinen suunnittelu hankinnan fokuksen määrittely hankintatarpeen määrittely oikean hankintamenettelyn valinta hankinnan huolellinen valmistelu kunnollinen esiselvitys joustavuus tarpeiden ja tavoitteiden muuttuessa eri osapuolten osallistaminen siirtymävaiheen suunnittelu ja toteutus laadukkaasti (Uljas →uusi järjestelmä) projektin lähtökohtien määrittely eri osapuolten odotusten huomioiminen käyttäjien tosiasiallisten tarpeiden selvittäminen 58 järjestelmän käyttäjien kokemusten kartoittaminen ennen käyttöönottoa järjestelmän käyttäjien kuuleminen vaatimusmäärittelyssä tarpeiden määrittely kattavasti riittävän täsmälliset määritykset toteutuksesta riskien tunnistaminen monirakenteisuuden ymmärtäminen markkinahintainen toimittaja luotettava toimittaja yhteistyökykyinen toimittaja vuoropuhelu toimittajan kanssa toimittajan markkinatuntemus hankintayksikön markkinatuntemus hankintayksikön teknisen kehittämisen asiantuntemus selkeä sopimuskokonaisuus sopimuksessa ei tulkinnanvaraa hankintayksikön oikeudet on turvattu sopimuksin lakien tulkinta samanlaista osapuolten välillä toimittaja ymmärtää hankinnan sovellusalan järjestelmäkehityksen seuranta käyttäjien kokemusten kartoittaminen käyttöönoton jälkeen tuote on valmis käyttöönoton hetkellä hankitun järjestelmän ja vaatimusten vertaaminen käyttöönoton jälkeen tiedon siirto järjestelmästä toiseen uuden järjestelmän käyttöönotossa järjestelmä lisää käytännön tason työhyvinvointia käyttäjä kokee onnistuvansa työssä käyttäjä ohjaa järjestelmän toimintaa järjestelmä ohjaa käyttäjää järjestelmä antaa ratkaisuehdotuksia järjestelmä on helppokäyttöinen järjestelmä on käytettävä järjestelmä vastaa tavoitteita 59 järjestelmä ylittää tavoitteet järjestelmä on tarkoituksenmukainen järjestelmä vastaa tilattua järjestelmän on testattu järjestelmän käyttö on helppo oppia järjestelmä ei kuormita käyttäjää (esim. loogiset siirtymät, ei ulkoa muistamisen tarvetta) järjestelmän eri osia voi käyttää samanaikaisesti järjestelmä varoittaa käyttäjää mahdollisista virhetilanteista järjestelmä tukee työntekoa järjestelmä on helposti uudistettava järjestelmä on jatkokehitettävä järjestelmää voi käyttää suunniteltuun käyttötarkoitukseen järjestelmä toimii vakaasti keskitetty järjestelmä järjestelmän kattava ja laadukas dokumentointi 60 C Vaihe 2. Toisen rajaamiskierroksen sähköpostikysely Osallistujille toimitettu tehtävä edellisellä kierroksella rajatun listan tarkentamiseksi. Liite täydentää lukua 4.3. Alla oleva vastausohje ja kysymykset lähetettiin osallistujille sähköpostin liitetiedostossa: Valitse seuraavista kohdista noin 10 hankinnan onnistumisen kannalta mielestäsi tärkeintä elementtiä: elinkaarinäkökulman huomioiminen hankintaprosessin aikana hankintaprosessin hahmottaminen kokonaisuutena hankinnan kattava ja laadukas dokumentointi realistinen aikataulu (eri vaiheiden huomioiminen aikataulutuksessa) realistinen budjetti riittävä rahoitus toteuman seuranta riittävä henkilöresursointi osallistujien asiantuntemus hankinnan sovellusalasta kaikki hankinnan osapuolet ovat tyytyväisiä lopputuotteeseen vuoropuhelu osapuolten välillä kitkaton yhteistyö eri osa-alueiden asiantuntijoiden kesken elinkaaritietoinen suunnittelu hankintatarpeen määrittely oikean hankintamenettelyn valinta hankinnan huolellinen valmistelu kunnollinen esiselvitys joustavuus tarpeiden ja tavoitteiden muuttuessa siirtymävaiheen suunnittelu ja toteutus laadukkaasti (Uljas →uusi järjestelmä) käyttäjien tosiasiallisten tarpeiden selvittäminen järjestelmän käyttäjien kuuleminen vaatimusmäärittelyssä riittävän täsmälliset määritykset toteutuksesta luotettava toimittaja yhteistyökykyinen toimittaja 61 vuoropuhelu toimittajan kanssa sopimuksessa ei tulkinnanvaraa järjestelmäkehityksen seuranta tiedon siirto järjestelmästä toiseen uuden järjestelmän käyttöönotossa järjestelmä lisää käytännön tason työhyvinvointia järjestelmä vastaa tavoitteita järjestelmä on tarkoituksenmukainen järjestelmä ei kuormita käyttäjää (loogiset siirtymät, ei ulkoa muistamisen tarvetta) järjestelmä tukee työntekoa järjestelmä on helposti uudistettava järjestelmä on jatkokehitettävä järjestelmän kattava ja laadukas dokumentointi 62 D Vaihe 3. Järjestämisvaiheen workshopin tulokset Workshopissa osallistujat jaettiin kahteen ryhmään, joiden tehtävä oli järjestää elementit tärkeysjärjestykseen. Kuvakaappauksissa 4 ja 5 on viitteellinen näkymä kunkin ryhmän järjestämisen lopputuloksesta. Taulukoissa 5 ja 6 on luettavissa kuvien sisältö, jossa kategorisoinnit ja rinnakkaistukset on numeroitu alustavaan tärkeysjärjestykseen. Liite täydentää lukua 4.4. Ryhmä 1 Kuvio 4: Kuvakaappaus ryhmän 1 järjestämisvaiheen lopputuloksesta, Miro-sovellus. Taulukko 5: Järjestelyvaiheen workshopin tulos, ryhmä 1. Sijoitus Elementti 1 elinkaarinäkökulman huomioiminen hankintaprosessin aikana 1 kunnollinen esiselvitys 1 osallistujien asiantuntemus hankinnan sovellusalasta 4 siirtymävaiheen suunnittelu ja toteutus laadukkaasti (Uljas →uusi järjestelmä) 4 tiedon siirto järjestelmästä toiseen uuden järjestelmän käyttöönotossa 6 realistinen aikataulu (eri vaiheiden huomioiminen aikataulutuksessa) 6 riittävä henkilöresursointi 6 realistinen budjetti 63 9 järjestelmän kattava ja laadukas dokumentointi 9 järjestelmä on jatkokehitettävä 11 järjestelmän käyttäjien kuuleminen vaatimusmäärittelyssä 11 riittävän täsmälliset määritykset toteutuksesta 13 järjestelmä tukee työntekoa 13 järjestelmä on tarkoituksenmukainen 13 järjestelmä ei kuormita käyttäjää (loogiset siirtymät, ei ulkoa muistamisen tarvetta) 16 kitkaton yhteistyö eri osa-alueiden asiantuntijoiden kesken 17 luotettava toimittaja Ryhmä 2 Kuvio 5: Kuvakaappaus ryhmän 2 järjestämisvaiheen lopputuloksesta. Taulukko 6: Järjestelyvaiheen workshopin tulos, ryhmä 2. Sijoitus Elementti 1 realistinen budjetti 2 kunnollinen esiselvitys 2 järjestelmän käyttäjien kuuleminen vaatimusmäärittelyssä 2 riittävän täsmälliset määritykset toteutuksesta 64 5 osallistujien asiantuntemus hankinnan sovellusalasta 5 riittävä henkilöresursointi 7 järjestelmän kattava ja laadukas dokumentointi 8 siirtymävaiheen suunnittelu ja toteutus laadukkaasti (Uljas →uusi järjestelmä) 8 tiedon siirto järjestelmästä toiseen uuden järjestelmän käyttöönotossa 10 järjestelmä tukee työntekoa 10 järjestelmä on tarkoituksenmukainen 10 järjestelmä ei kuormita käyttäjää (loogiset siirtymät, ei ulkoa muistamisen tarvetta) 13 elinkaarinäkökulman huomioiminen hankintaprosessin aikana 13 järjestelmä on jatkokehitettävä 15 kitkaton yhteistyö eri osa-alueiden asiantuntijoiden kesken 15 luotettava toimittaja 17 realistinen aikataulu (eri vaiheiden huomioiminen aikataulutuksessa) E Vaihe 3. Järjestämisvaiheen sähköpostikysely Osallistujille toimitettu tehtävä edellisellä kierroksella järjestellyn listan uudelleenjärjestelemiseksi tai hyväksymiseksi. Liite täydentää lukua 4.4. Alla oleva vastausohje ja kysymykset lähetettiin osallistujille sähköpostin leipätekstissä: Vastausohje: Tuttuun tapaan voit vastata sähköpostin leipätekstissä tai liitetiedostossa haluamassasi tiedostomuodossa. Toivon vastaustasi viimeistään perjantaina 26.4.2024. Tehtävänanto: Alla on workshopin kahden ryhmän vastausten ja keskustelun pohjalta tuotettu lista, jossa elementit on järjestetty alustavaan tärkeysjärjestykseen. Haluatko tehdä siihen muutoksia? Jos kyllä, järjestele lista uudelleen. Jos et, vastaa vapaamuotoisesti. Voit halutessasi perustella valintojasi. 1. Kunnollinen esiselvitys 65 2. Osallistujien asiantuntemus hankinnan sovellusalasta 3. Realistinen budjetti 4. Riittävä henkilöresursointi 5. Siirtymävaiheen suunnittelu ja toteutus laadukkaasti (Uljas →uusi järjestelmä) 6. Tiedon siirto järjestelmästä toiseen uuden järjestelmän käyttöönotossa 7. Järjestelmän käyttäjien kuuleminen vaatimusmäärittelyssä 8. Riittävän täsmälliset määritykset toteutuksesta 9. Elinkaarinäkökulman huomioiminen hankintaprosessin aikana 10. Järjestelmän kattava ja laadukas dokumentointi 11. Järjestelmä on jatkokehitettävä 12. Realistinen aikataulu (eri vaiheiden huomioiminen aikataulutuksessa) 13. Järjestelmä tukee työntekoa 14. Järjestelmä on tarkoituksenmukainen 15. Järjestelmä ei kuormita käyttäjää (loogiset siirtymät, ei ulkoa muistamisen tarvetta) 16. Kitkaton yhteistyö eri osa-alueiden asiantuntijoiden kesken 17. Luotettava toimittaja Olen yhteydessä uudestaan saatuani kaikki vastaukset, mikäli listaan tulee muutoksia. Tavoitteena on löytää konsensus asiantuntijoiden – siis teidän – kesken. Lähetän tämän viestin jälkeen enintään kaksi uutta järjestelypyyntöä. - - 66