Yritysarkkitehtuurin hyödyt ja hyötyjen realisoituminen verkkoyhtiössä

Tyyne Turtola YRITYSARKKITEHTUURIN HYÖDYT JA HYÖTYJEN REALISOITUMINEN VERKKOYHTIÖSSÄ JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO INFORMAATIOTEKNOLOGIAN TIEDEKUNTA 2024 TIIVISTELMÄ Turtola, Tyyne Yritysarkkitehtuurin hyödyt ja hyötyjen realisoituminen verkkoyhtiössä Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 2024, 84 s. Tietojärjestelmätiede, pro gradu -tutkielma Ohjaajat: Nurmi, Jarkko & Seppänen, Ville Tässä tutkimuksessa selvitettiin, minkälaisia hyötyjä yritysarkkitehtuurista on verkkoyhtiöissä, miten hyödyt realisoituvat ja miten yritysarkkitehtuurin hyötyjä voidaan mitata. Minkälaisia hyötyjä yritysarkkitehtuurista on eri sidosryhmille ja miten sidosryhmät ovat sitoutuneet yritysarkkitehtuurityöhön. Tutkimuksen tarkoituksena on tarjota kohdeorganisaatiolle kehitysideoita yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoimiseen ja yritysarkkitehtuurin kehittämiseen. Tutkimuksen teoriatausta toteutettiin kirjallisuuskatsauksena. Kirjallisuuskatsauksessa vertailtiin erilaisia hyötyjen realisoitumista selittäviä malleja ja valittiin niistä tutkimukseen parhaiten sopiva. Mallia laajennettiin kahdella tutkimuksella, toinen sidosryhmien sitoutumisesta ja toinen arkkitehtuurituotosten roolista hyötyjen realisoitumisessa. Mallin laajennukset syventävä hyötyjen realisoitumista selittävää mallia, vastaamaan paremmin tutkimusongelmaan. Tutkimuksen empiirinen osio toteutettiin haastattelututkimuksina pohjoismaisissa verkkoyhtiöissä, suomalaisessa sähköyhtiössä ja kohdeorganisaatiossa. Haastateltavat olivat yritysarkkitehteja tai tiivisti yritysarkkitehtuurin kanssa työskenteleviä sidosryhmiä, haastatteluja oli yhteensä 12 kappaletta. Haastatteluaineistoa analysoitiin teoreettisen mallin pohjalta ja samalla testattiin mallin toimivuus käytännössä. Tutkimuksen tuloksena voidaan todeta, että yritysarkkitehtuurista on hyötyä sekä operatiivisella, että strategisella tasolla ja hyödyt ovat organisaationlaajuisia. Yritysarkkitehtuurin hyödyt realisoituvat yritysarkkitehtuurin päivittäisestä tekemisestä eli menetelmistä, työkaluista, mallintamisesta ja sidosryhmien osallistumisesta, sekä yritysarkkitehtuurituotosten hyödyntämisestä. Yritysarkkitehtuurin hyödyt vaihtelevat sidosryhmittäin ja sidosryhmien sitoutuminen arkkitehtuurityöhön on erittäin tärkeää hyötyjen realisoitumisen kannalta. Asiasanat: yritysarkkitehtuuri, yritysarkkitehtuurin hyödyt, yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoituminen ABSTRACT Turtola, Tyyne The Benefits of Enterprise Architecture and the Realization of Benefits in electricity network Company Jyväskylä: University of Jyväskylä, 2024, 84 pp. Information Systems, Master’s Thesis) Supervisors: Nurmi, Jarkko & Seppänen, Ville This study investigated the benefits that enterprise architecture (EA) can provide in electricity network companies, how these benefits realize, and how they can be measured. The study also focused on what kinds of benefits EA brings to different stakeholders and how committed these stakeholders are to EA work. The goal of this study is to give the target organization ideas for how to better realize EA benefits and develop EA practices. The study’s theoretical background was gathered through a literature review, comparing different EA benefit realization models. From these, the most suitable model was selected for the research and then expanded with two studies: one on stakeholder commitment and one on the role of EA outputs in realizing benefits. These additions helped improve the model to better fit the research question. The empirical part of the study involved interviews conducted in Nordic electricity network companies, a Finnish electricity company, and the target organization. Interviewees included enterprise architects and stakeholders closely involved with EA work, with a total of 12 interviews. The interview data was analyzed based on the theoretical model, which was also tested in practice. The results show that EA benefits the organization at both operational and strategic levels, providing value across the organization. EA benefits come from daily EA practices, such as methods, tools, modeling, and stakeholder involvement as well as through using EA outputs. The benefits of EA vary among stakeholders, and their commitment to EA work is very important for realizing these benefits. Keywords: enterprise architecture, EA benefits, realization of EA benefits KUVIOT Kuvio 1 Yritysarkkitehtuurin sisällön metamalli ................................................... 12 Kuvio 2 Sidosryhmien sitouttaminen ja heidän keskeiset tavoitteensa .............. 15 Kuvio 3 Mukaillen Artefaktien käyttöpaine ja käyttöintensiteetti ....................... 20 Kuvio 4 Hyötyjen realisoitumista selittävä malli .................................................... 24 Kuvio 5 Hyötyjen realisoitumisprosessi .................................................................. 25 Kuvio 6 Hyötyjen realisoitumisprosessin laajennus sidosryhmäja artefaktinäkökulmalla ................................................................................................. 29 Kuvio 7 Mukaillen Artefaktien arvovirta ................................................................. 30 Kuvio 8 Arkkitehtuurituotosten käyttö sidosryhmien toimesta haastatelluissa organisaatioissa ............................................................................................................ 67 TAULUKOT Taulukko 1 Käytetyimmät arkkitehtuurituotokset................................................. 13 Taulukko 2 Yritysarkkitehtuurin hyödyt ................................................................. 19 Taulukko 3 Mukaillen Artefaktikohtaiset hyödyt .................................................. 21 Taulukko 4 Hyötyjen realisoitumismallien vertailutaulukko ............................... 25 Taulukko 5 Tutkimuksen haastateltavat .................................................................. 33 Taulukko 6 Koetut hyödyt haastatelluissa organisaatioissa ................................. 38 Taulukko 7 Arkkitehtuurin sidosryhmät haastatelluissa organisaatioissa ......... 41 Taulukko 8 Yritysarkkitehtuurin mittarit ................................................................ 46 Taulukko 9 Artefaktikohtaiset hyödyt haastatelluissa organisaatioissa ............. 49 Taulukko 10 Hyötyjen realisoitumistekijät haastatelluissa organisaatioissa ...... 52 SISÄLLYS TIIVISTELMÄ ABSTRACT KUVIOT JA TAULUKOT 1 JOHDANTO ........................................................................................................... 7 2 YRITYSARKKITEHTUURI .................................................................................. 9 2.1 Määritelmä ja keskeisin sisältö .................................................................. 9 2.2 Yritysarkkitehtuurin sisältö ja artefaktit ................................................ 11 2.3 Yritysarkkitehtuuritoiminto ja sidosryhmät .......................................... 14 3 YRITYSARKKITEHTUURIN HYÖDYT JA HYÖTYJEN REALISOITUMINEN ................................................................................................... 18 3.1 Yritysarkkitehtuurin hyödyt .................................................................... 18 3.1.1 Artefaktien hyödyt ja hyötyjen realisoituminen artefaktien kautta .................................................................................................. 20 3.1.2 Hyötyjen mittaaminen ..................................................................... 22 3.2 Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoituminen .................................... 22 3.2.1 Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoitumista selittävät mallit 22 3.2.2 Mallin laajennus ............................................................................... 27 3.2.3 Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoitumisen uhat................... 30 4 TUTKIMUSMENETELMÄ ................................................................................ 31 4.1 Tutkimuksen tavoite ................................................................................. 31 4.2 Kohdeorganisaation esittely ..................................................................... 32 4.3 Aineiston kerääminen ............................................................................... 32 4.4 Laadullinen sisältöanalyysi ...................................................................... 33 5 TULOKSET ........................................................................................................... 35 5.1 Yritysarkkitehtuuri kohdeorganisaatiossa ............................................. 35 5.2 Yritysarkkitehtuurin hyödyt .................................................................... 36 5.2.1 Yritysarkkitehtuurin hyödyt sidosryhmille ja sidosryhmien sitoutuneisuus yritysarkkitehtuuriin ............................................ 40 5.2.2 Yritysarkkitehtuurin mittaaminen ................................................. 46 5.3 Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoituminen .................................... 47 5.3.1 Hyötyjen realisoituminen käytänteiden kautta ........................... 47 5.3.2 Hyötyjen realisoituminen arkkitehtuurituotosten kautta .......... 49 5.3.3 Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoitumistekijät ..................... 52 5.3.4 Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoitumisen esteet ................ 54 5.4 Arkkitehtuuri tulevaisuudessa ................................................................ 56 5.4.1 Odotetut hyödyt ............................................................................... 56 5.4.2 Arkkitehtuurin kehittäminen tulevaisuudessa ............................ 58 6 POHDINTA ......................................................................................................... 61 6.1 Yritysarkkitehtuurin käytännön hyödyt sidosryhmille ja sidosryhmien osallistuminen yritysarkkitehtuuritekemiseen ............ 62 6.2 Yritysarkkitehtuurin käytännön hyötyjen realisoituminen arkkitehtuurituotosten ja – käytänteiden kautta ................................... 66 6.3 Tärkeimmät tulokset ja jatkotoimenpide-ehdotukset kohdeorganisaatiolle ................................................................................. 70 7 LOPUKSI .............................................................................................................. 74 7.1 Tulosten merkitys ja tutkimuksen rajoitteet .......................................... 74 7.2 Jatkotutkimus ............................................................................................. 76 LÄHTEET ...................................................................................................................... 77 LIITE 1 HAASTATTELURUNKO .............................................................................. 83 LIITE 2 REALISOITUMISPROSESSIN TESTAAMINEN HAASTATTELUAINEISTOLLA ................................................................................ 84 Nykyisessä liiketoimintaympäristössä organisaatiot kohtaavat jatkuvaa muutospainetta vastatakseen alati muuttuviin olosuhteisiin. Jatkuva muutos edellyttää organisaatioilta liiketoimintojen mukauttamista. Liiketoiminnan muutosten suunnittelu ja hallinta on kuitenkin haastavaa, sillä organisaatioihin kertyy vuosien varrella monimutkaisia prosesseja ja järjestelmiä. Organisaatioilta puuttuu usein selkeä kokonaiskuva liiketoiminnoistaan, prosesseistaan, tietojärjestelmistään ja teknisistä alustoistaan sekä niiden keskinäisistä riippuvuuksista. Kokonaiskuvan puuttuessa muutosaloitteiden optimointi on vaikeaa, ja liiketoiminnan ja IT:n kehitys tapahtuu usein siiloissa, ilman tietoa kokonaiskuvaan tapahtuvasta muutoksesta. (Niemi & Pekkola, 2020.) Yritysarkkitehtuuri tukee monimutkaisuuden ja muutoksen hallintaa, ohjaten organisaatiota kohti sen yhteistä tavoitetta (Niemi & Pekkola, 2020). Yritysarkkitehtuuri tarjoaa organisaatiolle kokonaisnäkemyksen ja korkean tason kuvan sen prosesseista, sovelluksista, tiedoista sekä IT-infrastruktuurin nykyja tavoitetiloista ja niiden keskinäisistä riippuvuuksista. Yritysarkkitehtuuri tarjoaa myös tiekartan tavoitetilan saavuttamiseksi. Strategisen hallinnan työkaluna se yhdistää liiketoimintaprosessit ja IT-infrastruktuurin, edistäen niiden yhteensovittamista, tehostaen toimintaa ja parantaen organisaation ketteryyttä. (Tamm ym., 2011.) Shanksin ym. (2018) mukaan yritysarkkitehtuurin avulla voidaan tukea strategista muutosta, edistää innovatiivisuutta, varmistaa yritysostojen ja teknologioiden yhteensopivuus sekä hallita teknologisia standardeja ja määräystenmukaisuutta. Yritysarkkitehtuuria pidetään usein ratkaisuna moniin liiketoiminnan haasteisiin ja sen hyödyt on tärkeää tuntea erityisesti käyttöönoton alkuvaiheessa, jotta voidaan perustella siihen tarvittavia resursseja. Organisaatioiden on ymmärrettävä yritysarkkitehtuurin arvo, jotta voidaan arvioida sen tuottoja ja riskejä sekä hallinnoida eri sidosryhmien odotuksia hyötyjen suhteen. Vaikka yritysarkkitehtuurin hyödyt usein mainitaan, siitä, toteutuvatko nämä hyödyt todellisuudessa, on vain vähän tietoa. (Gong & Janssen, 2019.) Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoituminen käytännössä on usein epäselvää, ja hyötyjen toteutuminen voi olla epävarmaa. Yritysarkkitehtuurin 1 JOHDANTO 8 hyötyjen realisoiminen on tärkeä tutkimuskohde, sillä nykyinen tutkimus ei tunne riittävän tarkasti yritysarkkitehtuurin arvonluontimekanismeja. Yritysarkkitehtuurin hyödyistä on aiemmassa tutkimuksessa tunnistettu satoja, mutta suurinta osaa ei ole tuettu empiirisellä näytöllä. Vain puolessa yritysarkkitehtuurin hyötyjä käsittelevistä tutkimuspapereista on esitetty empiiristä näyttöä näiden väittämien tueksi. (Foorthuis ym., 2015.) Usein onkin vaikea luoda uskottavia kontrafaktuaaleja eli tietoa siitä, mitä organisaatiossa olisi tapahtunut, mikäli yritysarkkitehtuuria ei olisi otettu käyttöön. Koska hyötyjen mittaaminen suoraan on erittäin haastavaa, tässä pro gradu -tutkimuksessa menetelmänä käytetään puolistrukturoituja asiantuntijahaastatteluja. Yritysarkkitehtuurin tuottaman arvon oletetaan usein johtuvan suoraan arkkitehtuurin käytöstä, vaikka arvo voi johtua myös muista tekijöistä (Gong & Janssen, 2019). Nykyiset tutkimukset ovat keskittyneet pääosin yritysarkkitehtuurin hypoteettisiin tai potentiaalisiin hyötyihin eivätkä niinkään sen konkreettisiin hyötyihin (Niemi & Pekkola, 2020). Tämän pro gradu -tutkimuksen tavoitteena on tutkia yritysarkkitehtuurin hyötyjä verkkoyhtiössä, miten ne realisoituvat ja miten niitä voidaan mitata. Sekä mitä hyötyä yritysarkkitehtuurista on eri sidosryhmille ja miten sidosryhmät ovat sitoutuneet yritysarkkitehtuurityöhön. Tutkimuksessa pyritään vastaamaan seuraaviin tutkimuskysymyksiin: • Mitä käytännön hyötyä yritysarkkitehtuurista on eri sidosryhmille verkkoyhtiössä? • Miten sidosryhmät ovat sitoutuneet yritysarkkitehtuuriin verkkoyhtiössä? • Miten yritysarkkitehtuurin käytännön hyödyt realisoituvat yritysarkkitehtuurituotosten ja -käytänteiden kautta? • Millaiset tekijät mahdollistavat yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoimisen ja mitkä ovat hyötyjen realisoimisen uhat? o Millaisilla mittareilla yritysarkkitehtuurin käytännön hyötyjä voidaan mitata? Toisen luvun kirjallisuuskatsaus käsittelee yritysarkkitehtuuria yleisesti ja esittelee keskeisimmät käsitteet. Luvussa tutustutaan myös yritysarkkitehtuurin sisältöön kuten erilaisiin arkkitehtuurituotoksiin. Kolmannessa luvussa käsitellään yritysarkkitehtuurin hyötyjä, hyötyjen mittaamista ja erityisesti hyötyjen realisoitumista käytänteiden ja tuotosten kautta. Luvun lopussa esitellään hyötyjen realisoitumista selittäviä malleja, joista valitaan työhön parhaiten soveltuva. Tämä malli laajennetaan tutkimuksilla arkkitehtuurituotosten ja sidosryhmien osallistumisen vaikutuksesta, jolloin malli vastaa paremmin tutkimusongelmaa. Tutkimuksen empiirinen osa koostuu puolistrukturoiduista asiantuntijahaastatteluista, joiden tuloksia verrataan hyötyjen realisoitumista kuvaavaan malliin ja muuhun tutkimuskirjallisuuteen. Tulosten pohjalta kohdeorganisaatiolle esitetään toimenpide-ehdotuksia yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoimiseen ja yritysarkkitehtuurin kehittämiseen. Lopuksi arvioidaan tämän työn tutkimuksen tulosten merkitystä ja tutkimuksen rajoitteita, sekä jatkotutkimusaiheita. 9 Tässä luvussa käsitellään työn kannalta keskeisintä käsitettä, yritysarkkitehtuuria. Aluksi käydään läpi yritysarkkitehtuurin lähestymistapoja ja määritelmiä, sekä esitellään keskeisin yritysarkkitehtuurin liittyvä sanasto. Sen jälkeen siirrytään käsittelemään yritysarkkitehtuurin sisältöä ja yritysarkkitehtuurituotoksia ja lopuksi käydään läpi yritysarkkitehtuuritoiminnon järjestämistä organisaatiossa ja yritysarkkitehtuurin sidosryhmiä ja niiden sitouttamista arkkitehtuuritekemiseen. 2.1 Määritelmä ja keskeisin sisältö Yritysarkkitehtuuri tarjoaa korkean abstraktiotason kokonaiskuvan organisaation liiketoimintaprosesseista, IT-systeemeistä, sekä niiden välisistä suhteista (Tamm ym., 2011). Perinteinen lähestymistapa mieltää yritysarkkitehtuurin tuotteena, joka koostuu arkkitehtuurikuvauksista, joita ohjaavat arkkitehtuuriperiaatteet, ja -standardit (Shanks ym., 2018). Arkkitehtuurikuvaukset eli artefaktit kuvaavat organisaation nykyja tavoitetilan rakenteita, sekä tiekarttoja, joiden avulla tavoitetila voidaan saavuttaa. (Gong & Janssen, 2019). Yritysarkkitehtuuri auttaa havaitsemaan yhtäläisyyksiä organisaation eri järjestelmien ja prosessien kesken (Tamm ym., 2022) ja sen perusteella voidaan päätellä kuinka paljon, organisaatiossa voidaan uudelleenkäyttää erilaisia komponentteja ja arvioida kuinka yhteneväisiä organisaation käytännöt ovat. (Tamm ym., 2011.) Yritysarkkitehtuurin tavoitteena on ohjata organisaation IT-järjestelmien ja prosessien kehitystä kohti tavoitetilaa (Ross ym., 2006). Modernimpi lähestymistapa mieltää yritysarkkitehtuurin palvelukyvykkyydeksi, joka koostuu neljästä komponentista. Kaksi ensimmäistä komponenttia ovat perinteiset; arkkitehtuurisisällöt ja -standardit ja kaksi viimeistä ovat sidosryhmien osallisuus ja yritysarkkitehtuuritiedot ja -taidot. Palvelukyvykkyys tarkoittaa kyvykkyyttä, jolla yritysarkkitehtuuritoiminto pystyy tarjoamaan palvelua muulle organisaatiolle arkkitehtuurisisällön, -standardien, 2 YRITYSARKKITEHTUURI 16 strateginen johto, joka hallitsee projektikokonaisuuksia ja muutosohjelma, joka koordinoi yksittäisiä projekteja. Lisäksi siihen sisältyy rahoitusarviot, joissa päätetään projektien rahoituksesta. Yhteensovituslinkki tuo IT:n lähemmäs muuta liiketoimintaa, siihen kuuluvat roolit, jotka aktiivisesti pyrkivät IT:n ja liiketoiminnan yhteensovitukseen. Arkkitehtuurilinkki sitoo projektit arkkitehtuurin kehittämiseen, siihen kuuluu arkkitehtuuritoiminnot, projektiarkkitehdit ja poikkeustenhallintaprosessit, joissa päivitetään standardeja ja katselmoidaan projekteja, sekä hyväksytään poikkeamat. (Fonstad & Robertson, 2006.) Lange ym. (2012) mukaan yritysarkkitehtuuritoimintoa perustettaessa yhteisön rakentaminen arkkitehtuuritekemisen ympärille auttaa arkkitehtuurin vakiinnuttamisessa ja sitä tukevan kulttuurin luomisessa. Myös Niemi (2016) korostaa sidosryhmien yhteistyön tärkeyttä arkkitehtuurin kehittämisessä ja ehdottaa yhteistyösuhteiden muodostamista sidosryhmien, kuten arkkitehtien, portfolionhallinnan ja projektien välille. Sidosryhmien ja arkkitehtien yhteistyö on keskeistä kahdessa prosessissa: strategisessa suunnittelussa ja hankkeiden toteutuksessa. Strateginen suunnittelu käsittelee pitkän aikavälin päätöksiä ja kehittää organisaation strategista visiota, johon osallistuvat ylimmän johdon liiketoimintajohtajat ja arkkitehdit. Se sisältää arkkitehtuuriperiaatteista sopimisen ja investointisuunnitelmien laatimisen. Suunnitteluun vaikuttavat tekijät kuten epäselvä ja usein muuttuva organisaatiorakenne, sekä IT-hallinnon ja liiketoiminnan hallinnon yhteensopimattomuus. Hankkeiden toteutus keskittyy puolestaan lyhyen aikavälin päätöksiin ja yksittäisten hankkeiden toteuttamiseen strategian mukaisesti. Siihen osallistuvat arkkitehdit, projektin sponsorit ja projektitiimit ja siinä käsitellään ratkaisuvaihtoehtoja, liiketoimintatapauksia ja ratkaisun toteuttamista. Yhteistyön muodostumista vaikeuttavat arkkitehtien hitaus tuoda syötettä projekteihin, arkkitehtien tarjoamat epärelevantit neuvot, arkkitehtien kyvyttömyys tehdä päätöksiä, projektitiimien erimielisyydet ratkaisun implementaatiotavasta, sekä kokemus siitä, että arkkitehtuuri monimutkaistaa projektia. Lisäksi liiketoiminnan ja IT:n muutoksenhallinnan epäjohdonmukaisuus johtaa kommunikaatiohaasteisiin arkkitehtien ja muun projektinhallinnan välillä. (Kurnia ym., 2021a.) Kommunikaatiota ja yhteistyötä haittaavat myös tuen ja ymmärryksen puute, arkkitehtuurin kehitysprosessin epäselvyys, arkkitehtuurin pakollisuus, motivaation puute, organisaatiokulttuuri ja organisaatiorakenteiden puutos. Kommunikaation ja yhteistyön puute johtaa moniin muihin haittoihin, kuten yhteisten tavoitteiden asettamisen vaikeutumiseen, yhteisen ymmärryksen puutteeseen, arkkitehtuurinhallinnan puutteeseen ja tehottomiin arkkitehtuurituotoksiin. (Banaeianjahromi & Smolander 2019.) Sidosryhmiä voidaan sitouttaa arkkitehtuuritekemiseen erilaisin keinoin. Johdon osallistaminen arkkitehtuuritekemiseen on tärkeää, sillä johto edistää arkkitehtuuritekemistä organisaatiossa varmistamalla tarvittavien resurssien saannin, sekä sen että arkkitehtuurivalinnat liittyvät strategisiin liiketoimintatavoitteisiin. (Lange ym., 2012) Arkkitehtuuriryhmän tehtävä on luoda selkeä arkkitehtuuristrategia ja saada sille ylimmän johdon hyväksyntä. (Banaeianjahromi & Smolander, 2019; Fonstad & Robertson, 2006; Kurnia ym., 2021a.) 17 Arkkitehtuuriasioita tulisi käsitellä suoraan ylimmän johdon kanssa ja arkkitehtuuriin liittyvien päätösten tulisi tulla suoraan ylimmältä johdolta (Banaeianjahromi & Smolander, 2019). Myös esihenkilöt ovat avainroolissa arkkitehtuurin jalkauttamisessa. Henkilöstö motivoituu arkkitehtuurin kehittämisestä, kun näkevät että esihenkilöt ovat mukana ja tukevat. Jos henkilöstöllä on riittävästi tietoa, miten arkkitehtuuri voi vaikuttaa heidän työhönsä, motivaatio kehittää arkkitehtuuria kasvaa. (Banaeianjahromi & Smolander, 2019.) Sidosryhmien arkkitehtuuriymmärrystä voidaan lisätä erilaisia koulutuksilla ja seminaareilla. Arkkitehtuuritiimin tehtävänä on selkeyttää arkkitehtuurin kehityksen vaiheet, hyödyt ja vaikutukset organisaatiossa (Banaeianjahromi & Smolander, 2019). Organisaatioon tarvitaan toimintojen rajat ylittäviä kommunikoijia, jotka ovat perehtyneet liiketoiminnan ja IT tavoitteisiin ja ymmärtävät tavoitteet myös organisaatioja yksikkötasoilla (Fonstad & Robertson, 2006). Lisäksi on tärkeää käyttää ymmärrettäviä kuvauksia ja osallistaa sidosryhmiä mukaan mallintamiseen. (Banaeianjahromi & Smolander, 2019.) 18 Tässä luvussa esitellään yritysarkkitehtuurin hyötyjä, tarkemmin artefaktikohtaisia hyötyjä, sekä hyötyjen realisoitumista artefaktien kautta. Luvussa käydään läpi myös hyötyjen mittaamista. Luvun lopussa esitellään hyötyjen realisoitumista erilaisten mekanismien kautta ja arvioidaan kuutta erilaista hyötyjen realisoitumista selittävää mallia, joista valitaan yksi tämän tutkimuksen teoreettiseksi viitekehykseksi, sekä laajennetaan sitä sidosryhmäja artefaktinäkökulmien osalta. 3.1 Yritysarkkitehtuurin hyödyt Yritysarkkitehtuuri tuottaa hyötyjä sekä organisaatio-, että projektitasolla. Organisaatiotason hyödyt ovat usein epäsuoria ja saavutetaan jonkun toisen mekanismin kautta, esimerkiksi strategisen johtamisen avulla (Foorthuis ym., 2015; Shanks ym., 2018). Yritysarkkitehtuurin hyödyt voidaan jakaa karkeasti myös IThyötyihin ja liiketoiminnan hyötyihin, näissä on toki päällekkäisyyksiä ja lähtökohtaisesti kaikki yritysarkkitehtuurin hyödyt edistävät molempien toimintojen hyötyjä. IT-toimintoa tukevat erityisesti joustavuuden ja tehokkuuden paraneminen, standardinmukaisuus ja IT-ratkaisujen uudelleenkäyttö ja duplikaattien väheneminen IT-infrastruktuurissa. Arkkitehtuurin hyödyt liiketoiminnalle ovat strategisen muutoksen paraneminen, standardisoidummat prosessit ja yritysostojen onnistuminen. (Shanks ym., 2018.) Yritysarkkitehtuuri mahdollistaa siiloutuneiden prosessien ja sovellusten paremman integroinnin, standardisoinnin ja yhdistämisen. Yritysarkkitehtuurin tuoma läpinäkyvyys ja selkeät yritysarkkitehtuurin standardit ja politiikat auttavat murtamaan näitä siiloja, mikä puolestaan vähentää monimutkaisuutta ja parantaa käytön hallintaa, se johtaa tehokkuuden kasvuun ja kustannusten vähenemiseen. Yritysarkkitehtuurin myötä myös kehitysprojektit kuluttavat vähemmän resursseja ja aikaa ja niiden riskienhallinta on parempaa, kun 3 YRITYSARKKITEHTUURIN HYÖDYT JA HYÖTYJEN REALISOITUMINEN 19 yritysarkkitehtuurituotokset tarjoavat tarvittavat tiedot heti projektin alkuvaiheessa. (Lange ym., 2012.) Yritysarkkitehtuuri tukee liiketoiminnan ja IT:n yhteensovittamista parantamalla niiden välistä viestintää ja helpottaa liiketoimintatavoitteiden saavuttamista. Yritysarkkitehtuuri mahdollistaa koko organisaation laajuisen optimoinnin ja vähentää yksittäisten toimintojen osaoptimointia. Lisäksi yritysarkkitehtuuri mahdollistaa liiketoimintaprosessien ja IT-sovellusten yhteensovittamisen. Yritysarkkitehtuuri tarjoaa läpinäkyvyyttä organisaation eri osa-alueisiin ja mahdollistaa siten monimutkaisuuden hallinnan ja helpottaa tarvittavien muutosten tunnistamista. Organisaatio pystyy toimimaan tehokkaasti ja sopeutumaan ympäristön muutoksiin. Lisäksi läpinäkyvyys ja tietoisuus organisaatiorakenteista helpottavat yhteistyötä muiden organisaatioiden kanssa mahdollistaen helpon integraation. (Lange ym., 2012.) Yritysarkkitehtuuri parantaa IT-päätöksentekoa tarjoamalla objektiivista tietoa päätöksenteon tueksi ja kouluttamalla päätöksentekijöitä hyvistä IT-investointikäytänteistä. Yritysarkkitehtuuri helpottaa IT-hankkeiden toteutumista edistämällä projektikoordinaatiota kontekstitietoisuuden ja ohjaavien standardien kautta. Lisäksi yritysarkkitehtuuri parantaa IT-alustaa helpottamalla alustan yhteensovitusta liiketoiminnan tarpeiden kanssa, lisäämällä alustan joustavuutta, IT-resurssien hyödynnettävyyttä ja täydennettävyyttä. (Tamm ym., 2022.) Taulukossa 2 esitellään yleisimmät tutkimuskirjallisuudessa esiin nousevat arkkitehtuurin hyödyt. Taulukko 2 Yritysarkkitehtuurin hyödyt Hyöty Lähteet Resurssien riippuvuuksien ja synergiaetujen tunnistaminen (Niemi & Pekkola, 2020) Muutoksenhallinnan paraneminen (Niemi & Pekkola, 2020; Bischoff ym., 2014) Määräystenmukaisuuden paraneminen (Niemi & Pekkola, 2020) Asiakastyytyväisyyden paraneminen (Niemi & Pekkola, 2020) Päätöksenteon paraneminen (Tamm ym., 2022) Päällekkäisyyden väheneminen (toiminnot, järjestelmät) (Tamm ym., 2011; Foorthuis ym., 2015) Toimintojen, ratkaisujen ja rakenteiden yhtenäistyminen (Foorthuis ym., 2015) Järjestelmien yhteentoimivuuden paraneminen (standardit ja rajapinnat) (Niemi & Pekkola, 2016) Projektien tehostuminen (Lange ym., 2016) Monimutkaisuuden väheneminen (Lange ym., 2012; Tamm ym., 2011; Bischoff ym., 2014) Tiedolla johtamisen helpottuminen (Foorthuis ym., 2015) Ketteryyden lisääntyminen (Kurnia ym., 2020) IT:n ja liiketoiminnan yhteensovituksen paraneminen (Lange ym., 2012; Ross ym., 2006) IT-ratkaisujen uudelleenkäytön lisääntyminen (Shanks ym., 2018; Tamm ym., 2022) 20 Viestinnän ja yhteistyön paraneminen (tarjoaa IT:lle ja liiketoiminnalle yhteisen kielen) (Lange ym., 2012; Niemi & Pekkola, 2016) 3.1.1 Artefaktien hyödyt ja hyötyjen realisoituminen artefaktien kautta Yritysarkkitehtuurin arvo syntyy siitä, miten ja mihin artefakteja eli yritysarkkitehtuurin tuotoksia käytetään, kokoelma artefakteja ei itsessään tuota organisaatiolle arvoa. Artefaktien avulla voidaan tuottaa esimerkiksi neuvontapalveluita, jotka tarjoavat laadukasta ja oikea-aikaista tietoa organisaation päätöksentekijöille. (Shanks ym., 2018.) Artefaktit tarjoavat näkymän strategiasta projekteihin ja auttavat strategioiden yhteensovituksessa (Kurnia ym., 2021b). Bischoff ym. (2014) kategorisoivat artefaktit, sen mukaan miten esihenkilöiden, arkkitehtuurilinjausten tai muiden vaatimusten asettama paine vaikuttaa artefaktien käyttöintensiteettiin ja miten korkea niiden todellinen käyttöintensiteetti on. Kuviota 3 voidaan käyttää eräänlaisena artefaktien hyötymittaristona. Esimerkiksi matriisin kolmannessa laatikossa olevien artefaktien kohdalla paine kasvattaisi artefaktien käyttöintensiteettiä, mutta niiden käyttöintensiteetti on silti pieni. Se voi viitata siihen, että johtajat ja esihenkilöt eivät usko artefaktien olevan hyödyllisiä, jolloin kyseisten artefaktien käyttöä ei vaadita. Joitain artefakteja kuten prosessikarttaa, organisaatiorakenteen mallia, roolikatalogia, järjestelmäkarttaa, alustamallia ja teknologia-arkkitehtuuria käytetään säännöllisesti ilman ulkoisia vaatimuksia. Kuvio 3 Mukaillen Artefaktien käyttöpaine ja käyttöintensiteetti (Bischoff ym., 2014.) Kotusev ym. (2023) käsittävät artefaktit rajapintaobjekteina, sillä ne toimivat viestinnän välineinä liiketoiminnan ja IT:n välillä parantaen niiden yhteensovittamista. Esimerkiksi liiketoiminnan kyvykkyysmalli mahdollistaa liiketoiminnan johtajien ja arkkitehtien keskustelun liiketoimintastrategian toteuttamisesta ja tulevista IT-sijoituksista siten, että ne ovat optimaalisia sekä liiketoiminnan 21 että IT:n näkökulmasta. Käsitearkkitehtuuri taas tukee arkkitehteja, analyytikkoja ja johtajia valitsemaan optimaalisimmat ratkaisut teknisestä-, toiminnallisesta ja arvonäkökulmasta. Kartoittaminen ja portfolion suunnittelu edistävät liiketoimintastrategian ja IT-hankkeiden parempaa yhteensovitusta, jäljitettävyyttä ja linkitystä. Se auttaa johtoa ja arkkitehteja synkronoimaan liiketoiminnan ja IT:n suunnitelmat, sopimaan IT-hankkeiden aikatauluista ja allokoimaan riittävät taloudellisetja henkilöstöresurssit niiden toteuttamiseen. Taulukossa 3 esitetään erilaisia aktiviteetteja, joihin on tutkimuksen perusteella yhdistetty artefakteja, hyötyjä, sekä tunnistettu tekijöitä, jotka estävät hyötyjä realisoitumasta. (Kurnia ym., 2021b.) Taulukko 3 Mukaillen Artefaktikohtaiset hyödyt (Kurnia ym., 2021b) Aktiviteetti Hyödynnettävät artefaktit Hyödyt Hyötyjen estäjät 1. Kyvykkyyksien mallintaminen Kyvykkyysmallit, kyvykkyyskartat, liiketoiminnan toiminnallinen malli Prioriteettien selkeytyminen Arkkitehtuurin matala kypsyystaso, kulttuuriset muurit IT:n ja liiketoiminnan välillä 2. Tiekarttojen muodostaminen ja portfolion hallinta Erilaiset tiekartat Läpinäkyvä linkki strategiasta projekteihin, parempi strategioiden yhteensovitus, parempi budjetin allokointi Huono arkkitehtuuriymmärrys, haluttomuus kommunikoida arkkitehdeille 3. IT-resurssein hallinta ja seuraaminen Arkkitehtuurin tietovarasto, omaisuusrekisteri, useat nykytilan diagrammit Monimutkaisuuksien ja kustannusten väheneminen, päällekkäisyyksien väheneminen, IT-resurssien uudelleenkäytön lisääntyminen, ketteryyden paraneminen Riittämätön työkalutuki 4. Ratkaisujen arviointi ja liiketoimintatapauksen kehittäminen ja arkkitehtuurin arvioinnit Projektien toimeksiannot, käsitearkkitehtuurit ja ratkaisuarkkitehtuurit Parempi tuotto, selkeys liiketoimintahyödyistä, parempi projektien toteutus Keskittyminen ITtavoitteisiin, arkkitehtuurin pakollisuudeksi kokeminen, yksilölliset johtamistyylit 5. Projektinhallinta ja arkkitehtuurin mukaisuuden arvioinnit Periaatteet ja politiikat, standardit, ohjeet ja mallit, käsitteelliset tietomallit Yhteentoimivuuden paraneminen ja kustannussäästöt IT-johdon tuen puute, arkkitehtuurin vastustaminen 6. Viestintä ja koordinointi Eri artefaktit tarpeen mukaan Kumppanuussuhteiden paraneminen, verkostoituminen, tiedonjako Huonot viestintätaidot 22 7. Konsultointi ja mentorointi Eri artefaktit tarpeen mukaan Johdonmukaistaa arkkitehtuurin lähestymistapaa Arkkitehtuurin maine hidastajana, arkkitehtuurin arvon todistamisen vaikeus 3.1.2 Hyötyjen mittaaminen Hyötyäkseen arkkitehtuuri-investoinneista organisaation tulisi pysytä mittaamaan ja tunnistamaan arkkitehtuurin tuomat hyödyt, perustelemaan missä määrin arkkitehtuurin hyödyt toteutuvat ja päivittämään arkkitehtuuria mittaustulosten perusteella (Abdallah ym., 2021). Yritysarkkitehtuurin hyödyistä on vahvaa anekdoottista näyttöä, mutta sen liiketoiminta-arvon osoittaminen on kuitenkin vaikeampaa. Monet yritysarkkitehtuurin hyödyistä ovat aineettomia ja arvo saavutetaan välillisesti liiketoiminnan muutosprojekteissa. (Shanks ym., 2018.) Koska hyödyt ovat usein aineettomia ja epäsuoria ovat yritysarkkitehtuurin objektiiviset mittarit usein vaikeita saavuttaa (Lange ym., 2016). Yritysarkkitehtuurin mittaamista yleisesti käsittelevästä tutkimuskirjallisuudesta puuttuu mittaristojen keskinäinen vertailu ja mittaristo on melko hajanaista. Lisäksi suurin osa mittareissa käytetyistä muuttujista on subjektiivista ja heijastelee tutkijan mielipiteitä. Mittaristoissa on käytetty yleensä vain pisteytyksiä ja painoarvoja ja niistä puuttuu hyvin määritellyt mittayksiköt. Myös aiemmassa tutkimuksessa yritysarkkitehtuurin suhteen tehdyistä arvolupauksista puuttuu empiirinen tutkimus. (Abdallah ym., 2021.) 3.2 Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoituminen Tässä kappaleessa käydään läpi yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoitumista ja sitä selittäviä mekanismeja. Kappaleessa esitellään kuusi hyötyjen realisoitumista selittävää mallia, joista valitaan yksi tämän tutkimustyön teoreettiseksi viitekehykseksi. 3.2.1 Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoitumista selittävät mallit Tamm ym. (2022) esittelemän EA Benefit Mechanisms -mallin mukaan yritysarkkitehtuuripalvelut tuottavat organisaatiotason hyötyjä kolmen mekanismin avulla. Yritysarkkitehtuuripalvelut vaikuttavat IT-päätöksentekoon parantamalla päätöksentekoprosessin rakennetta ja päätöksenteossa käytettävää dataa. IT-projektien toteutukseen, projektien koordinoinnin paranemisen, kontekstitietoisuuden ja ohjaavien standardien kautta ja IT-alustaan, lisäämällä yhteensopivuutta liiketoiminnan tarpeiden kanssa, parantamalla alustan joustavuutta ja ITresurssien käytettävyyttä. Nämä mekanismit johtavat lopulta organisaatiotason hyötyihin, kuten parempaan IT-investointien tuottoon, organisaation ketteryyteen ja kilpailussa erottumiseen. Mallin mekanismeihin on sisällytetty monia eri 23 tekijöitä, jolloin mallissa ei eritellä tarkkaan mitkä tekijät realisoivat mitäkin toisia tekijöitä. Mallissa on vahva IT-näkökulma ja mallin kolme mekanismia on esitetty erillisinä tekijöinä, vaikka todellisuudessa niiden välillä voi tapahtua vuorovaikutusta. Shanksin ym. (2018) mallin mukaan palvelukyvykkyys ja arkkitehtuurinhallinta tuottavat projektitason hyötyjä ITja liiketoiminnan muutosprojekteissa, jotka johtavat organisaatiotason hyötyihin. Palvelukyvykkyys tarkoittaa arkkitehtuuritiimin kykyä tarjota palvelua organisaatiolle arkkitehtuurin sisällön, standardien, sidosryhmien osallisuuden ja arkkitehtien tietojen mukaan. Mallin avulla voidaan vertailla palvelukyvykkyyden ja arkkitehtuurinhallinnan suhteellisia vaikutuksia arkkitehtuurin käyttöön muutosprojekteissa. Projektitason hyötyjä ovat parempi päätöksenteko, projektinhallinta, IT-alusta, järjestelmät, sekä liiketoimintakyvykkyydet. Organisaatiotason hyötyjä ovat korkeampi tuotto, parempi strategian toteutus ja parempi kyky tunnistaa ympäristön muutokset ja reagoida niihin tehokkaammin. Mallissa ei ole huomioitu arkkitehtuurin sosiaalista ympäristöä erikseen. Langen ym. (2012) esittemä The EA Benefit realization -mallin perustuu DMSM-malliin, jota käytetään tietojärjestelmien menestyksen mittaamisen. (Delone & McLean, 2003). Langen ym. (2012) mukaan DMSM-malli soveltuu hyvin arkkitehtuurin hyötyjen realisoitumismallin käyttöön, sillä se on alun perin suunniteltu arvon realisoitumisen mittaamiseen IT-alalla. Mallin riippumattiomia muuttujia ovat arkkitehtuurituotteen, arkkitehtuuritoiminnon ja arkkitehtuuripalvelun laatu, sekä arkkitehtuurin kulttuuriset tekijät, johon kuuluvat johdon tuki ja arkkitehtuuritietoisuus organisaatiossa. Riippuvia muuttujia ovat arkkitehtuurin käyttöaikomus, käyttö ja käyttäjätyytyväisyys. Hyödyt ovat jaoteltu kolmeen eri rakenteeseen: kulujen vähentäminen, IT:n ja liiketoiminnan yhteensovituksen paraneminen ja muutoskyvyn paraneminen. Langen ym. (2016) EAM succes factor -mallin riippumattomiksi muuttujiksi on valittu arkkitehtuurinhallinnan tuotteen, arkkitehtuurinhallinnan infrastruktuurin ja arkkitehtuurinhallinnan palvelun laatu. Mallin mukaan laadukkaat arkkitehtuurituotokset realisoivat suoraan hyötyjä. Merkittäväksi riippuvaksi muuttujaksi on tunnistettu arkkitehtuurinhallinnan vakiintuminen organisaatiossa, joka välittää muiden muuttujien vaikutuksia rakenteeseen ”aikomus käyttää arkkitehtuuria”, sekä projekti ja organisaatiotason hyötyihin. Malli painottaa arkkitehtuurin roolia hallinnollisena työkaluna, jolloin mallin kyky selittää arkkitehtuurihyötyjen realisoitumista jää melko rajalliseksi. Foorthuisin ym. (2015) mallissa arkkitehtuurin lähestymistapa on ainoa riippumaton muuttuja. Kuvio 4 osoittaa, että arkkitehtuuri ja arkkitehtuurikäytännöt tuottavat hyötyjä välitavoitteiden, kuten projektien arkkitehtuurinmukaisuuden ja arkkitehtuuriymmärryksen, kautta. Arkkitehtuurin lähestymistapa - muuttuja koostuu käytännöistä kuten arkkitehtuurinmukaisuuden arvioinnista, tiedon vaihtamisesta, sekä johdon tuesta. Projektien arkkitehtuurinmukaisuuteen kuuluvat arkkitehtuuriperiaatteet, ja -mallit, kun taas arkkitehtuuriymmärrys käsittää arkkitehtuurin aikaansaaman organisaatiotiedon, kuten tärkeiden järjestelmien ja prosessien tiedot, sekä organisaation tavoitteet ja rajoitteet. 24 Arkkitehtuurin aikaansaamia kyvykkyyksiä ovat monimutkaisuuden hallinta, kyky standardisoida ja poistaa päällekkäisyyksiä, sekä edistää IT:n ja liiketoiminnan yhteensovitusta. Organisaation suorituskyky muodostuu yritysarkkitehtuurin hyödyistä, organisaation tavoitteiden saavuttamisesta, kulujen vähentämisestä ja organisaation ketteryyden saavuttamisesta. Projektin suorituskyky muodostuu arkkitehtuurihyödyistä kuten, budjetoimisesta, aikatauluista, laadusta, riskienhallinnasta, projektien monimutkaisuudenhallinnasta ja käynnistysnopeudesta. Kuvio 4 Hyötyjen realisoitumista selittävä malli (Foorthuis ym., 2015.) Niemen ja Pekkolan (2020) hyötyjen realisoitumisprosessi nimisessä mallissa ei ole yhtäkään riippumatonta muuttujaa vaan kaikkiin mallin muuttujiin vaikuttaa jokin toinen mallin muuttujista. (Kuvio 5) Malli koostuu viidestä muuttujasta, joista arkkitehtuuriprosessin laatu ja arkkitehtuurituotosten käyttö realisoivat hyötyjä suoraan, muita muuttujia ovat arkkitehtuurituotosten laatu, arkkitehtuuripalvelun laatu, sekä arkkitehtuurin sosiaalinen ympäristö. Mallin mukaan suurin osa arkkitehtuurihyödyistä realisoituvat suoraan arkkitehtuuritekemisestä, lisäksi hyödyt realisoivat muita hyötyjä, joista kolmannen tason hyöty on IT:n kustannussäästöt. 25 Kuvio 5 Hyötyjen realisoitumisprosessi (Niemi & Pekkola, 2020.) Taulukossa 4 vertaillaan edellä esitettyjä malleja ja tunnistetaan niiden heikkoudet ja vahvuudet. Taulukko 4 Hyötyjen realisoitumismallien vertailutaulukko Malli Vahvuudet Heikkoudet Muuta EA Benefit Mechanisms Model (Tamm ym., 2022) Arkkitehtuuripalvelun näkökulma Yksinkertaistettu ja suoraviivaistettu malli Vahva ITnäkökulma Research model (How EA service capability leads to organizational benefits) (Shanks ym., 2018) Riippumattomina muuttujina sekä arkkitehtuuripalvelukyvykkyys että arkkitehtuurinhallinta. Hyödyt jaoteltu projektija organisaatiotason hyötyihin. Ei huomioitu arkkitehtuurin sosiaalista ympäristöä erikseen. IT:n ja liiketoiminnan näkökulmat The EA Benefit realization model (Lange ym., 2012) Aikomus käyttää arkkitehtuuria, sekä arkkitehtuurin käyttö ja käyttäjätyytyväisyys -muuttujat Mallissa ei käsitellä hyötyjen välisiä riippuvuuksia tai rakenteita ja mallin empiirinen testaaminen jäi vähäiseksi. Samoja muuttujia kuin Niemen ja Pekkolan (2020) mallissa. EAM succes factor morel (Lange ym., 2016) Arkkitehtuuripalvelun näkökulma Arkkitehtuurin rooli hallinnollisena työkaluna kaventaa mallin näkökulmaa Vahva arkkitehtuurihallinnan näkökulma. Merkittävin muuttuja on arkkitehtuurinhallinnan vakiintuminen organisaatiossa. 32 4.2 Kohdeorganisaation esittely Kohdeorganisaation on suomalainen verkkoyhtiö, jossa arkkitehtuuri on vielä kehitysvaiheessa. Systemaattinen, yli toimintorajojen tapahtuva arkkitehtuurityö on käynnistynyt organisaatiossa noin kolme vuotta sitten. Sen tuloksena suurin osa liiketoiminnan operatiivisista prosesseista on kuvattu ja niitä myös hyödynnetään tiekarttojen ja projektien suunnittelussa. Lisäksi datan omistajuuksiin ja sijaintiin liittyvää arkkitehtuurityötä on tehty pidempään ja sen avulla on onnistuttu parantamaan datan laatua. Kaikkia arkkitehtuurikerroksia ei ole kuitenkaan kuvattu vielä samanlaisella pieteetillä ja esimerkiksi sovellusarkkitehtuuri on kokonaiskuvan saamiseksi vielä vajavainen. Tällä hetkellä arkkitehtuurityössä keskitytään päästä päähän prosessien nykyja tavoitetilojen kuvaamiseen ja kehittämiseen. Arkkitehtuuriroolit ovat olleet muutoksessa ja organisaatioon on tullut lähivuosien aikana muun muassa ratkaisuarkkitehteja, lisäksi on perustettu eri arkkitehtuuriroolien yhteinen arkkitehtuuriryhmä, tiedonjakoa varten. Vastuut eri arkkitehtuuriroolien kesken elävät vielä organisaatiossa. Kohdeorganisaatio haluaa hyödyntää arkkitehtuuria selkeyden parantamiseen niin kehityksen kuin johtamisen osalta. 4.3 Aineiston kerääminen Empiirinen aineisto kerättiin hyödyntäen puolistrukturoituituja teemahaastatteluita, jolloin kysymykset olivat kaikille haastatelluille samat ja haastattelijat saivat vastata niihin täysin vapaamuotoisesti. (Liite 1) Kysymysten järjestys saattoi muuttua haastattelun mukana ja lisäkysymyksiä saatettiin kysyä tilanteen mukaan. Haastattelumenetelmäksi valittiin puolistrukturoitu haastattelu, sillä haastattelutyyppi mahdollistaa pohdiskelevamman otteen, jolloin voidaan keskustella myös vähän tarkan kysymyksen ohi, mutta kuitenkin tiettyyn teemaan liittyen. (Hirsjärvi & Hurme, 2022.) Ensin haastateltiin kohdeorganisaation kanssa samalla toimialalla olevat muut organisaatiot. Niihin lukeutuivat yksi suomalainen sähköyhtiö, sekä neljä pohjoismaista verkkoyhtiöitä. Haastateltavat henkilöt muista saman alan organisaatioista olivat yritysarkkitehteja. Kohdeorganisaation haastattelut toteutettiin saman toimialan muiden organisaatioiden haastatteluiden jälkeen. Kohdeorganisaation haastattelurunkoa hiottiin paremmaksi aiempien haastatteluiden perusteella ja kaikissa kohdeorganisaation haastatteluissa käytettiin samaa haastattelurunkoa. Kohdeorganisaation haastatteluiden yhteydessä esiteltiin muiden organisaatioiden haastatteluiden keskeisimpiä tuloksia, hyötyjen realisoitumistekijöiden ja sidosryhmäkohtaisten hyötyjen osalta, sillä kohdeorganisaatiossa oli tarve lisätä ymmärrystä muiden saman alan organisaatioiden arkkitehtuuritekemisestä ja jakaa tietoa jo ennen pro gradun valmistumista. Kohdeorganisaation haastateltavat olivat joko yritysarkkitehteja tai ratkaisuarkkitehteja tai muuten arkkitehtuurin parissa 33 tiivisti työskenteleviä. Taulukon 5 vasemmassa sarakkeessa on kunkin haastatellun tunniste, jonka avulla haastateltavien lainaukset voidaan tunnistaa tutkimuksen tuloksissa. Taulukko 5 Tutkimuksen haastateltavat B1 Suomalainen sähköyhtiön yritysarkkitehti B2 Pohjoismaisen verkkoyhtiön yritysarkkitehti B3 Pohjoismaisen verkkoyhtiön yritysarkkitehti B4 Pohjoismaisen verkkoyhtiön yritysarkkitehti B5 Pohjoismaisen verkkoyhtiön yritysarkkitehti K1 Kohdeorganisaation haastateltava 1 K2 Kohdeorganisaation haastateltava 2 K3 Kohdeorganisaation ratkaisuarkkitehti 1 K4 Kohdeorganisaation ratkaisuarkkitehti 2 K5 Kohdeorganisaation ratkaisuarkkitehti 3 K6 Kohdeorganisaation haastateltava 3 K7 Kohdeorganisaation toimittaja 1 Haastateltavat sidosryhmät kohdeorganisaatiossa tarkentuivat näihin ryhmiin: • tasoja ratkaisuarkkitehdit • projektipäälliköt • liiketoiminnan asiantuntijat • toiminnon johtajat • ICT-toimittajat Haastateltavat valittiin tutkimukseen mukaan aiheen tuntemuksen ja asemansa mukaan. Haastateltavat ovat mukana yritysarkkitehtuurin tekemisessä ja tuntevat sen joko laajempana kokonaisuutena tai oman osaprojektinsa osalta. Haastattelut toteutettiin Teamsin välityksellä tai kohdeorganisaation tiloissa. Haastateltavilta kysyttiin lupa nauhoitukseen ja kerrottiin anonymisoinnista ja nauhoitusten ja litterointien tietoturvallisesta tallentamisesta. Haastatelluille kerrottiin myös, että haastattelun saa keskeyttää haastateltavan niin halutessa. Haastattelut kestivät keskimäärin tunnin. Kaikki haastattelut tallennettiin Teamsiin, jolloin nauhoituksiin pystyttiin palaamaan ja litteroimaan ne tarkasti. Litteroinnin jälkeen tulokset anonymisoitiin ja jokaiselle haastateltavalle annettiin oma tunniste. (Taulukko 5.) 4.4 Laadullinen sisältöanalyysi Kvalitatiivisen aineiston analysointiin on Hsiehin ja Shannonin (2005) mukaan kolme lähestymistapaa; perinteinen, jossa aineiston koodauksen kategoriat johdetaan suoraan aineistosta. Ohjattu, jossa analyysi aloitetaan teoriasta tai aiempien tutkimusten löydöksistä ja sieltä johdetaan aineiston koodauksen kategoriat. 34 Tai yhteenveto, jossa lasketaan mainintojen lukumääriä ja vertaillaan sanoja, sen jälkeen tulkitaan taustalla olevaa kontekstia. Kaikki lähestymistavat noudattavat naturalistista paradigmaa. Aineiston koodaus tarkoittaa mallien ja teemojen tunnistamista analysoitavasta aineistosta ja niiden systemaattista luokittelua. Aineiston analysointi aloitettiin kokoamalla kaikki haastatteluaineistot Exceliin, jossa jaoteltiin vastaukset kysymyksittäin omiin soluihinsa. Vastaukset vastasivat pääsääntöisesti hyvin kysyttyihin kysymyksiin, mikä helpotti aineiston läpikäyntiä huomattavasti. Aineistoa käytiin ensin läpi deduktiivisesti eli teorialähtöisesti, koodaamalla sanoja, lauseita ja kokonaisia kappaleita Niemen ja Pekkolan (2020) realisoitumisprosessin tutkimuspaperista nostettujen koodien mukaan. Jos aineiston tekstinpätkä ei sopinut mihinkään realisoitumisprosessin koodiin, mutta sen pääteltiin sopivan realisoitumismallin johonkin rakenteeseen, annettiin sille uusi koodi. Koodien perusteella muodostettiin piirtotyökaluun realisoitumisprosessin pohjalta kuva (Liite 2), jossa haastatteluista nousseet tarkemmat attribuutit sijoitettiin realisoitumisprosessin rakenteisiin. Eri attribuuttien välille vedettiin viivoja kuvaamaan vaikutussuhteita, sekä viitattiin haastateltavaan, jotta haastattelunpätkä voidaan tunnistaa ja sitä voidaan tarkastella myöhemmin. Piirtotyökalun kuvan perusteella pystyttiin analysoimaan hyötyjen realisoitumista haastatteluaineiston perusteella ja vertaamaan haastatteluiden attribuutteja realisoitumisprosessin attribuutteihin. Kuvan perusteella pystyttiin myös havaitsemaan hyötyjen realisoitumisen kokonaisuus ja attribuuttien moninaiset vaikutussuhteet toisiinsa. Kun tulokset oli analysoitu ja teemoitettu hyötyjen realisoitumisprosessin avulla, syvennettiin analyysiä vielä tiettyjen realisoitumisprosessin rakenteiden osalta. (Lisää luvussa 3.2.2 Mallin laajennus). Analyysin tarkoituksena oli saada syvällisempää tietoa sidosryhmien roolista hyötyjen realisoitumisessa (Kurnia ym., 2021a), sekä artefaktien roolista hyötyjen realisoitumisessa (Kurnia ym., 2021b). Lopuksi toteutettiin aineistolähtöinen analyysi realisoitumisprosessin ja sen laajennuksien ulkopuolelle jääneelle aineistolle. Haastattelurungon kaikki kysymykset eivät koskeneet hyötyjen realisoitumisprosessin teemoja, joten haastatteluista tuli paljon aineistoa, joka ei liittynyt realisoitumisprosessiin mutta liittyi yritysarkkitehtuuriin. Kyseinen aineisto analysoitiin aineistolähtöisesti eli perinteisen lähestymistavan mukaan tunnistamalla aineistosta toistuvia kokonaisuuksia ja muodostamalla niistä teemoja, tästä esimerkkinä hyötyjen realisoitumisen uhat. 35 Luvussa esitellään tutkimuksen tulokset. Ensin käydään läpi haastatteluissa nousseita yritysarkkitehtuurin hyötyjä yleisemmin, sitten tarkemmin sidosryhmäkohtaisia hyötyjä, sekä hyötyjen mittaamista. Seuraavassa osiossa käydään läpi hyötyjen realisoitumista käytänteiden ja artefaktien kautta, esitellään hyötyjen realisoitumistekijöitä ja -esteitä. Lopuksi esitellään haastateltujen organisaatioiden odotuksia yritysarkkitehtuurille tulevaisuudessa ja sitä, miten yritysarkkitehtuuria aiotaan kehittää kyseisissä organisaatioissa tulevaisuudessa. 5.1 Yritysarkkitehtuuri kohdeorganisaatiossa Kohdeorganisaation yritysarkkitehtuuri on vielä kehitysvaiheessa. Systemaattinen, yli toimintorajojen ulottuva arkkitehtuurityö aloitettiin noin kolme vuotta sitten mallintamalla prosesseja eri puolilla organisaatiota. (K1) ”Koska prosessinäkökulmaan on panostettu, on sieltä myös noussut eniten hyötyjä. Iso osa liiketoiminnan operatiivisista prosesseista on kuvattu, ja ne ovat aktiivisessa käytössä tiekarttojen ja projektien suunnittelussa.” (K5) Kaikkia arkkitehtuurikerroksia ei ole kuitenkaan vielä mallinnettuna. Kriittisten prosessien osalta pitäisi olla selvillä myös integraatiot ja palvelimet eli kaikki arkkitehtuurin kerrokset, kaikilta osin näin ei vielä ole. (K4) Datan omistajien ja sijainnin selvittämistyö on käynnistetty organisaatiossa noin viisi vuotta sitten. (K6) On kuvattu dataprosesseja, datan omistajuuksia ja saatu datan laatu tarvittavalle tasolle. Sovellusarkkitehtuuria ei ole tehty kokonaisuuden kannalta vielä tarpeeksi (K2) ja organisaatiossa pitäisi selkeyttää liiketoiminta-arkkitehtuurin ja sovellusarkkitehtuurin yhteistyö, sillä sovelluksia on paljon. (K1) Tällä hetkellä organisaatiossa keskitytään tärkeisiin päästä päähän -prosesseihin, jotka läpileikkaavat organisaatiota ja kulkevat eri toimintojen läpi. (K1) Organisaatiossa on suunniteltu myös tavoitetilan prosesseja 2–5 vuoden päähän. (K5) 5 TULOKSET 36 Vaikka prosessimallinnusta onkin tehty järjestelmäkehityksen yhteydessä, on organisaatiossa ollut tapana lähteä tekemään kehitystyötä järjestelmä edellä, eikä olla mietitty riittävän laajasti toimintaa, tai isompaa kokonaisuutta kehityskohteen ympärillä (K2, K3). Aikaisemmin kohdeorganisaation maailma oli staattisempi, eikä kuvauksille ollut samalla tavalla tarvetta, nykyään työntekijöitä on niin paljon, että kehittäminen koettaisiin hankalaksi ilman kuvauksia. (K3) Myös organisaatiorakenne on ollut aiemmin hajanainen, joten organisaatiossa on ollut käynnissä yhtenäistämisstrategia. (K1) Kohdeorganisaatio haluaakin hyödyntää arkkitehtuuria selkeyden saamiseen: ”… on selkeitä kokonaisuuksia mitä hallitaan yhtäläisillä selkeillä toimintatavoilla. Ja kun kehitetään uutta, niin tehdään samoilla yhtenäisillä toimintatavoilla.” (K6) Myös arkkitehtuuriroolit ovat muuttuneet organisaatiossa viime vuosina. Ratkaisuarkkitehtejä on tuotu jokaiselle liiketoiminta-alueelle, ja organisaatioon on perustettu arkkitehtuuriryhmä. Arkkitehtuurivastuiden jakaminen on kuitenkin vielä kehityksessä. (K5) 5.2 Yritysarkkitehtuurin hyödyt Haastateltavia pyydettiin kuvailemaan arkkitehtuurin tuomia hyötyjä heidän organisaatiolleen. Hyödyt voitiin jakaa karkeasti projektitasonja organisaatiotason hyötyihin (Foorthuis ym., 2015) tai Tammin ym. (2011) mukaan operatiivisiin ja strategiatason hyötyihin. Lisäksi tunnistettiin tarkemmin tiettyjä sidosryhmiä koskevia hyötyjä. Hyötyjä ei varsinaisesti mitattu missään haastatellussa organisaatiossa, joten hyödyt ovat koettuja ja arvioituja hyötyjä. Hyödyt arvioidaan haastatteluaineiston perusteella ja ne perustuvat haastateltavien kokemukseen, sillä missään haastatellussa organisaatiossa ei mitattu yritysarkkitehtuurin hyötyjä. Operatiivisen tai projektitason hyötyinä mainittiin operatiivisen toteutuksen tehostuminen ja tuottavien ratkaisujen tunnistaminen suunnitteluvaiheessa. (K1) Muutoksenhallinnan paraneminen (K3) arkkitehtuurin ohjauksen, sekä kehitysprojekteissa neuvonnan kautta. (B1, B5) Lisäksi arkkitehtuuri tuo riippuvuudet näkyviksi, mikä helpottaa muutosvaikutusten analysointia. Sen avulla voidaan visualisoida monimutkaisia kokonaisuuksia, (B1) se vähentää päällekkäisyyksiä ja tukee rakenteiden muodostamisessa. (K4) Yritysarkkitehtuurista koettiin olevan paljon operatiivisen tason hyötyjä myös ICT-puolella. Kohdeorganisaatiossa hyödynnetään sovellusdataa kriittisten järjestelmien palvelutuotannossa ja arkkitehtuurirakenteita käytetään järjestelmien tilan valvonnassa sekä vianselvityksessä. (K2) Tietoturvahaavoittuvuuksilta suojautuminen on parantunut arkkitehtuurityön tuoman kokonaiskuvan myötä (K3) ja hallintamallin kehitys on auttanut riskienhallinnassa. Arkkitehtuurityön koetaan tukevan luotettavien järjestelmien ja prosessien kehitystä. (K3) Arkkitehtuuria hyödynnetään myös ICT liitännäisten projektien 37 portfolionhallinnassa, sen avulla tunnistetaan mihin kokonaisuuksiin projektit liittyvät. (K7) Arkkitehtuuri tehostaa myös olemassa olevien ratkaisujen hyödyntämistä: ”Kun lähdetään siitä, miten muutos tai prosessi on järkevä toteuttaa, että onko meillä olemassa olevia ratkaisuja mitä voidaan hyödyntää. Ja nyt kun me tehdään näitä API rajapintoja ja muita niin ne on tavallaan mikropalveluita joita voidaan hyödyntää erilaisissa prosesseissa, eli on samanlaisia osatoiminnallisuuksia. Niin arkkitehtuuri tuo siihen tehokkuutta ja mahdollistaa sekä kustannustehokkuutta että ajallistehokkuutta.” (K2) Lisäksi järjestelmien ja integraatioiden tietoja on koottu CMDB:seen (Configuration Management Database). Siitä on ollut eniten hyötyä aktiivisille käyttäjille, jotka hyödyntävät esimerkiksi sovelluskortteja, joista selviää sovellusten tehtävät ja vastuuhenkilöt. (K5) Arkkitehtuuritekeminen on ollut hyödyllistä myös datapuolella ja haastatelluissa organisaatiossa, jossa arkkitehtuurin kypsyystaso on ollut selkeästi alhaisempi, aloitettiin arkkitehtuurityö datan omistajien ja sijainnin tunnistamisella, mikä paransi datan laatua. (B3) Myös kohdeorganisaatiossa arkkitehtuuria on hyödynnetty dataprosessien kuvaamiseen, datan omistajuuksien tunnistamiseen, mikä on johtanut datan laadun paranemiseen. (K2) Toisaalta eräs haastateltava kohdeorganisaatiossa koki, että konkreettinen arkkitehtuurityö ei ole tuonut vielä merkittäviä hyötyjä. (K5) Strategisen tason hyödyiksi koettiin arkkitehtuurin kyky auttaa strategian implementoinnissa esimerkiksi tiekarttojen avulla (B5, K1) ja tukemalla portfolion hallintaa. Arkkitehtuuri tukee myös projektin käynnistämistä (K4) ja on sitä kautta olennainen reittipiste strategian käytäntöön viemisessä. Arkkitehtuurin avulla voidaan hahmotella tiekarttoja tai tulevaisuuden skenaarioita ja konkretisoida tekemistä, mikä vie organisaatiota strategian määräämään suuntaan. (K5) Arkkitehtuuri lisää systematiikkaa, jolloin toimitaan sovittujen periaatteiden ja käytänteiden mukaisesti, silloin se esimerkiksi tukee vastuullisuutta ja riskienhallintaa. (K2, B1, B5) Arkkitehtuuri mahdollistaa liiketoiminnan kehityksen, varmistaen samanaikaisesti organisaation vakaan toiminnan. (B4) Arkkitehtuuri tukee vaatimuksenmukaisuudessa, johon kuuluvat muun muassa lakisääteiset näkökulmat, tietosuoja ja yksityisyydensuoja (B1) Arkkitehtuuri tukee IT:n ja liiketoiminnan yhteensovittamista (K3) sekä organisaation muiden toimintojen parempaa yhteentoimivuutta. (K4) Arkkitehtuurin avulla voidaan tunnistaa ja kommunikoida muutosvaikutukset eri organisaation osa-alueilla ja eri arkkitehtuurikerroksissa. (B2) Arkkitehtuurin avulla voidaan kehittää toimintamallia ja kehitystoimintaa. Arkkitehtuuri auttaa ymmärtämään organisaation arvon virtaamista, ”jolloin päästään organisoitumaan oikean asiakasarvon ympärille.” Se helpottaa myös priorisointia. (K7) Arkkitehtuuri tarjoaa tiekartan, sille miten liiketoiminnan tarve toteutetaan tuottavasti ja miten toteutusta myös ylläpidetään (K1), sen lisäksi se tarjoaa ylätason näkymän. (K4, K5) 38 Seuraava lainaus toimii sekä organisaatioettä projektitasolla ja kuvaa hyvin, miten arkkitehtuurin eri kerrosten mallintaminen, lisää selkeyttä ja ymmärrettävyyttä niin koko organisaation osalta kuin yksittäisissä projekteissakin: ”Arkkitehtuuri auttaa jäsentelemään epämääräistä nykytilaa ja implisiittistä ymmärrystä siitä, miten asiat toimivat ja miten ne liittyvät toisiinsa. Arkkitehtuurin avulla toiminta ymmärretään syvällisemmin, kun siitä yritetään tehdä eksplisiittistä ja se kuvataan konkreettisesti.” (K7) Riippuvuuksien ja suhteiden löytäminen auttaa muutoksenhallinnan paranemisessa. (K6) Arkkitehtuurikuvausten myötä kokonaiskuva paranee, kun tiedetään mitä prosesseja on olemassa, millä järjestelmillä niitä toteutetaan ja mitä dataa niihin liittyy. Päätöksenteko paranee kokonaiskuvan näkemisen myötä. (K3) Arkkitehtuurin tarjoama ylätason kuva koetaan kohdeorganisaatiossa todella arvokkaaksi. Arkkitehtuuri edesauttaa struktuurien luomista ja se mahdollistaa ison organisaation toiminnan. Arkkitehtuurin avulla voidaan esimerkiksi varmistaa, että integraation kriittisyys vastaa sen toteuttaman prosessin kriittisyysluokkaa, voidaan selvittää mihin liiketoiminnan osa-alueeseen se kuuluu ja kuka omistaa sen. (K4) Arkkitehtuuri on tärkeää myös jatkuvuuden hallinnassa, sekä projektinhallinnassa kokonaisuudenhallinnan työkaluna. (K2) Haastatteluissa korostui se, että toimintavarmuuden säilyttäminen on erittäin tärkeää kohdeorganisaation toimialalla. Tästä esimerkkinä, kohdeorganisaatiossa on luokiteltu sovelluksia niiden tärkeyden mukaan ja analysoitu toimintaa, jota ne tukevat. (K6) Vastauksista paljastuu myös yritysarkkitehtuurin hyötyjen määrittelyn vaikeus, sekä niiden epäsuora luonne. Esimerkiksi prosessikuvaukset helpottavat jonkun verran projektin riippuvuuksien ja muutosvaikutusten tunnistamista, arkkitehtuuritason syöte on kuitenkin epäsuoraa, eikä projektin materiaalien tuottamiseen käytetä suoraan mitään arkkitehtuurimateriaalia. Kohdeorganisaatiossa ei myöskään ole käytössä arkkitehtuurimittareita, mikä tekee arkkitehtuurin hyötyjen, kuten projektien läpimenoaikojen parantumisen, todentamisesta haastavaa. ”Hyödyt ovat enemmän koettuja kuin todistettuja.” (K5) Taulukkoon 6 on koottu koettuja realisoituneita hyötyjä haastatelluissa organisaatioissa ja avattu hyötyjä haastatteluissa nousseilla esimerkeillä. Taulukko 6 Koetut hyödyt haastatelluissa organisaatioissa Koettu operatiivisen tason hyöty Esimerkki hyödystä Riippuvuuksien tunnistaminen ja visualisointi ”Riippuvuuksien ja muutosten vaikutukset ITekosysteemiin” Muutosvaikutusten tunnistaminen ”Se että ymmärretään mihin kyvykkyyksiin, prosesseihin, alustoihin ja järjestelmiin muutosvaikutukset osuvat ja minkälaisia muutoksia tarvitaan resurssien hankinnan ja osaamisen kehittämisen osalta.” (B2) (jatkuu) 39 Taulukko 6 (jatkuu) Muutoksenhallinnan paraneminen ”Osataan huomioida muutosvaikutukset kokonaisuudessa, kun lähdetään tekemään kehitystyötä.” (K3) Vaatimusten ja rajoitusten tunnistaminen Päällekkäisyyksien väheneminen Rakenteiden muodostuminen Projektihallinnan paraneminen Projektin aloitusvaiheen nopeuttaminen Projektin läpimenoajan nopeuttaminen ”kun on osaavat tekijät ohjaamassa.” (B1) Prosessin auditoitavuuden lisääminen Prosessikuvaus Nopeat vastaukset (oikeiden asiantuntijoiden löytäminen) ”Yritysarkkitehtuuri toimii kontaktipisteenä ja koordinoi muita asiantuntijoita, esimerkiksi tietoturva-asiantuntijoita, se säästää projektipäälliköiden aikaa.” (B1) Turvallisuuden lisääminen (tietoturvan parantaminen, tärkeiden tietojen tunnistaminen) Olemassa olevien ratkaisujen parantaminen Olemassa olevien ratkaisujen uudelleenkäyttö ”Uusien työkalujen arvioinneissa voidaan todeta, että samaa toiminnallisuutta toetuttava järjestelmä löytyy jo talosta.” (B1) Dataobjektien omistajat ja käyttäjät tiedossa ”Arkkitehtuuri on helpottanut tietojärjestelmien kehittämistä ja SLA:iden asettamista.” (B3) Datan laadun paraneminen ”Esimerkiksi CRM:n asiakastietojen laatu on huono, paljon duplikaatteja tai vanhentuneita osoitteita ja datan laatu saattaa poiketa myös eri järjestelmissä. Datan laadun varmistustoimenpiteet, esimerkiksi jos otettaisiin MDM:stä (master data management) datat, vähentäisi työmäärää ja aikaa. Yritysarkkitehtuurilla voisi auttaa tuota, jonkin verran ainakin.” (B1) Koettu strategisen tason hyöty Esimerkki hyödystä Strategian implementointi (strategian tukeminen) ”Luodaan tiekarttoja liiketoiminnan strategioiden ja tavoitteiden täyttämiseksi ja dokumentoidaan mitä tavoitteisiin pääsemiseksi tulisi tehdä.” (B6) Päätöksenteon paraneminen Liiketoiminnan ja IT:n yhteensovituksen paraneminen Kokonaiskuvan tarjoaminen Toimintojen yhtenäistyminen Muutokseen tarvittavien resurssien tunnistaminen Kuiluanalyysit, kyvykkyydet Standardinmukaisuuden lisääminen ”Standardinmukaisuuden lisääminen ratkaisuportfoliossa” (B4) Portfolion suunnittelun ja hallinnan paraneminen (jatkuu) 40 Taulukko 6 (jatkuu) IT-kulujen väheneminen ”olemassa olevien järjestelmien tunnistaminen ja hyödyntäminen liiketoiminnan uusissa tarpeissa” (B1) Jatkuvuudenhallinnan paraneminen ”Arkkitehtuurin avulla on saatu selville minkälaiset asiat ovat välttämättömiä turvallisen ja vakaan, ympäri vuorokauden pyörivän toiminnan kannalta.” (B4) Vaatimuksenmukaisuuden paraneminen ”lakisääteiset näkökulmat, tietosuoja ja yksityisyydensuoja” (B1) Riskienhallinnan paraneminen 5.2.1 Yritysarkkitehtuurin hyödyt sidosryhmille ja sidosryhmien sitoutuneisuus yritysarkkitehtuuriin Sidosryhmien osallistuminen arkkitehtuuritekemiseen on osa ”arkkitehtuuriprosessi”-rakennetta ja edistää arkkitehtuurihyötyjen realisoitumista (Niemi & Pekkola, 2020). Kurnian ym. (2021a) mukaan sidosryhmien ja arkkitehtien yhteistyötä tarvitaan hankkeiden toteutuksessa ja strategisessa suunnittelussa. Kohdeorganisaation arkkitehtuuritoiminto on osittain hajautettu. Liiketoiminta-arkkitehdit toimivat samassa arkkitehtuuritoiminnossa ja arkkitehtuurin hallintaa ja viitekehystä johdetaan keskitetysti. Tasoja ratkaisuarkkitehdit ovat jakautuneet eri toimintoihin. Arkkitehdit tekevät yhteistyötä ja tiedonvaihtoa ja yhteistä tekemistä suunnitellaan kuukausittain. Haastateltavia pyydettiin kuvailemaan omin sanoin mitä hyötyjä yritysarkkitehtuuri on tuonut eri sidosryhmille. Vastauksissa nousi myös esille sidosryhmien sitoutuminen ja sitoutumisen haasteet yritysarkkitehtuuriin. Lähes puolet haastatelluista kokivat, että johdon arkkitehtuuriymmärrystä ja sitoutuneisuutta arkkitehtuuriin tulisi vielä lisätä (B1, B3, K3, K5, K6) ja puolet kokivat, että sidosryhmiä ei ollut otettu tarpeeksi mukaan arkkitehtuuritekemiseen. (B1, B4, B5, K1, K4, K5.) Esimerkiksi eräässä organisaatiossa liiketoiminnan sitoutumisen ongelmia kuvattiin seuraavasti: ”Liiketoimintalla on tiukat aikataulut ja se haittaa arkkitehtuurinmukaisuuden noudattamista, lisäksi he kokevat, että heillä on mandaatti ohittaa arkkitehtuuri, mikä romuttaa arkkitehtuuria pitkällä tähtäimellä.” (B5) Myös kohdeorganisaatiossa koettiin, että liiketoiminnan sitoutuminen arkkitehtuuriin on puutteellista, (K5) eivätkä arkkitehtuurin peruslinjaukset ole jalkautuneet käytännön tasolle tai projekteihin asti (K3): ”On tavallista, että muutosprojektit toteutetaan ensin ja vasta sitten tehdään arkkitehtuurikuvaukset. Jolloin arkkitehtuurista ei ole hyötyä kyseisissä muutosprojekteissa. Jos arkkitehtuuria ei puolestaan koeta hyödylliseksi, muodostuu se vain hallinnolliseksi rasitteeksi.” (K1) Kohdeorganisaatiossa on havaittu myös epäselviä kuvausvastuita ja motivaation puutosta kuvausten tekemiseen. Kuvauksille ei myöskään riitä aikaa, 41 sillä käynnissä on samaan aikaan useita muutoshankkeita (K3) ja prosessien kuvaaminen koetaan työlääksi, jolloin kuvauksia ei päivitetä. (K7, K6) Kohdeorganisaatiossa koettiin, että selkeä hallintamalli ja resursointi arkkitehtuuritekemiselle voisivat auttaa kuvaamiseen liittyviin epäselvyyksiin. (K2) Yhdessä organisaatiossa koettiin, että ongelmat arkkitehtuuriin sitoutumisessa voivat haitata hyötyjen realisoitumista ja muutosten toteutumista kehitysprojekteissa, kun päätöksentekijät eivät hyväksykään muutoksia: ”Se että arkkitehtuuritekemiseen ei saa oikeita ihmisiä ja tarpeeksi aikaisessa vaiheessa mukaan voi haitata hyötyjen realisoitumista. Nykyään prosessien kehityksessä hyväksytetään kaikki vaiheet formaalisti, päätöksenteko tapahtuu ylemmällä tasolla, jolloin he eivät voi sanoa lopuksi, että työ ei kelpaakaan.” (B4) Arkkitehtuuritekemiseen osallistuvat ja arkkitehtuuria hyödyntävät jossain määrin taulukossa 7 mainitut sidosryhmät. Taulukko 7 Arkkitehtuurin sidosryhmät haastatelluissa organisaatioissa Arkkitehtuurityön keskeiset sidosryhmät Arkkitehtuuria hyödyntävät sidosryhmät Sidosryhmät, joiden tulisi hyödyntää arkkitehtuuria laajemmin Yrityksen johto (K5) (K1) (K6) Päälliköt ja yksiköt tiedonjako ja perehdytysmielessä (K5) Johtoryhmä (K3) Päälliköt (K1) operatiivinen toteutus Projektipäälliköt, IT sidonnaisissa projekteissa erityisesti (K5) (K6) Liiketoiminta (K4) Liiketoiminta (K1) (K5) (K3) liiketoiminnan kehittäjät (K2) Liiketoimintaprosessien omistajat (K2) Liiketoiminnan kehittäjät, ymmärrys siitä mihin oma työ vaikuttaa ja mihin se liittyy (K5) Esihenkilöt (K6) tärkeitä muutoksen läpiviennissä ja arkipäiväisjohtamisessa Kehitysprojektit (K4) Yritysarkkitehtuuriryhmä (K4) Arkkitehtuurin hallinta Portfolionhallinta (K4) (K5) Arkkitehtuuritasojen edustus (K3) Viranomaiset (K2) Arkkitehtuurituotokset voivat olla hyödyllisiä kommunikaatiossa. IT (K2) infra, tietoturva, verkko ja datan hallinta. (K5) (K4) IT projektipäälliköt, kehittäjät ja ICT business partnerit. (K6) Asiakas (K1) (K6) Toimittajat (K1) Pohjoismainen yhteistyö (K2) Seuraavissa kappaleissa kuvaillaan haastatelluiden organisaatioiden eri sidosryhmien saamia arkkitehtuurihyötyjä ja sitoutuneisuutta arkkitehtuurityöhön. 48 huomioinnin projekteissa ja usein myös kuvaavat siihen liittyvät liiketoimintaprosessit. Projekteissa on käytössä porttimalli eli tietyt tarkastuspisteet, johon kuuluvat vaatimusten määrittely, ratkaisun tunnistaminen ja määrittäminen, sekä muutoksen tavoitteet. Siihen sisältyy kyvykkyyksien, liiketoimintaprosessien ja järjestelmätoiminnallisuuksien tunnistamista, sekä selvitystä, miten tavoiteltu ratkaisu toimii ratkaisuarkkitehtuuritasolla. Muita tärkeitä selvitettäviä asioita ovat tietovirrat, roolit, käyttäjäryhmät ja sidosryhmien toiminnallisuudet. Nykytila, tavoitetila ja kuiluanalyysi ovat pakollisia, niistä nähdään puutokset, vaadittavat muutokset ja kuinka paljon muutos vaatii aikaa, rahaa ja vaivaa. (B1) Myös kohdeorganisaatiossa vaatimusten määrittelyssä tulee huomioida arkkitehtuurilinjaukset. (K3) Erään projektin osalta käytiin tekniset ja toiminnalliset vaatimukset läpi arkkitehtuuriperiaatteiden näkökulmasta ja pohdittiin, onko periaatteet otettu projektissa huomioon riittävällä tasolla. Myös prosessikuvauksia hyödynnettiin projektin riippuvuuksien ja muutosvaikutusten tunnistamiseen. (K5) Kohdeorganisaatiossa arkkitehtuuri auttaa luomaan portfolion ylätason rakenteen, johon sovellukset, prosessit ja data kiinnittyvät, sekä tunnistamaan sovellusten ja kehitysprojektien omistajia. Kaikkien sovellusten, kehitysprojektien, ydintietojen ja integraatioiden pitäisi kuulua johonkin portfolioon. Arkkitehtuuria on hyödynnetty yhdessä kehitysportfoliossa myös päätöksenteossa, mutta arkkitehtuurin rooli on toimia enemmän portinvartijana tiettyjen asioiden selvittämisessä ennen kehitystä. Projektit tuottavat kuvauksia omiin tarpeisiinsa ja ohjausryhmän varmistaa, että selvityksiä on tehty riittävästi. Yleensä kuvauksia tehdään pistemäisesti jonkin kehitysprojektin tarpeeseen. (K4) Eräässä haastatellussa organisaatiossa arkkitehtuurin ylläpidossa ja välineen käytössä on ollut haasteita. Kuvausvälineeseen on kuitenkin tehty integraatio tietovarastosta, josta saadaan kaikki järjestelmät ja projektit, sekä kaikki attribuutit, vaiheet ja statukset. Myös portfolion hallintavälineestä voisi tuoda tietoa arkkitehtuurivälineeseen. (B1) Toisessa haastatellussa organisaatiossa CI/CDmallinnusta varten on kehitetty automatisoituja kuuntelijoita, jotka keräävät dataa ja lataavat ne tietokantaan. Sen päälle on rakennettu Power BI -raportteja ja tulevaisuudessa ne pyritään integroimaan arkkitehtuurin mallinnusvälineeseen. Automatisoidut kuuntelijat seuraavat esimerkiksi sitä, kuinka usein dataa lähetetään ja mitkä järjestelmät ovat integroitu keskenään. Tällä hetkellä pystytään piirtämään reaaliaikainen kuva tilanteesta ja tarkastelemaan tilanteita historiassa. (B3) Kohdeorganisaation arkkitehtuuritekeminen on ollut hyvin prosessipainotteista, joten prosessien kuvaamisesta on noussut myös hyötyjä. Kohdeorganisaation haastateltava (K6) kertoo että prosessien kuvaamisessa mukana olleet henkilöt ovat todenneet sen olleen todella hyödyllistä. Esimerkiksi saman prosessin eri osia toteuttavat henkilöt ovat yhdessä kuvatessa saaneet paremman kokonaiskuvan prosessista ja ymmärtäneet roolinsa osana isompaa kokonaisuutta. Prosessityö selkeyttää kunkin roolin tehtäviä, niiden tarkoitusta ja vaikutuksia. Hyöty korostuu erityisesti organisaation kasvaessa ja uusien henkilöiden tullessa taloon. Haastateltava (K2) on samoilla linjoilla ja toteaa että erilaiset 49 visualisoinnit ja erityisesti prosessien visualisoinnit lisäävät ymmärrystä ja auttavat hahmottamaan kokonaisuuksia. Yritysarkkitehtuuri tarjoaa myös yhteisen kielen, jonka avulla on helpompi ymmärtää mistä kokonaisuuden osasesta puhutaan. Ja valmiita kuvauksia voidaan hyödyntää esimerkiksi perehdytyksissä. (K6) Toisaalta prosessien kuvaamiseen liittyy ongelmia esimerkiksi tarkkuustason kanssa, yleiset mallinnukset eivät välttämättä ole riittävän tarkkoja hyödynnettäväksi kehitystyössä, kun taas yksityiskohtaiset mallinnukset voivat olla siihen liian monimutkaisia. Yleisiä prosessikuvia voidaan kuitenkin joskus käyttää tarkemman tason kuvausten pohjana. (K4) 5.3.2 Hyötyjen realisoituminen arkkitehtuurituotosten kautta Luvuissa 3.2.1 ja 3.2.2. esitellään Niemen ja Pekkolan (2020) hyötyjen realisoitumismalli, jonka rakenteisiin ”arkkitehtuuriprosessi”, ”arkkitehtuurituotosten laatu” ja ”arkkitehtuurituotosten käyttö”, tämän luvun vastaukset liittyvät. Pohdinnan alaluvussa 6.2 käydään tarkemmin läpi, miten haastatteluvastaukset suhteutuvat teoriaan. Taulukkoon 9 on koottu muiden alan organisaatioiden käyttämät artefaktit ja niiden hyödyt. Kyvykkyyksien mallintaminen, jonka lopputuotteena voidaan muodostaa kyvykkyyskartta, helpottaa projektien laajuuden määrittämistä. Haastatteluiden mukaan kyvykkyyksien mallintaminen auttaa suoraan projektitason määrittelyissä. Toimialan muiden organisaatioiden haastatteluissa mainittiin myös, että kyvykkyyskartat ovat hyödyllisiä kommunikaation välineitä, kun tunnistetaan johdon kanssa suurempia kehityskohteita. Taulukko 9 Artefaktikohtaiset hyödyt haastatelluissa organisaatioissa Artefakti Hyöty Käyttötapa Käyttäjä Vastaaja Kyvykkyyskartta Helpottaa projektin laajuuden määrittelyä ja sen tunnistamista mihin liiketoimintoontai tukitoimintoon se liittyy. Hyödyllinen johtoryhmän kanssa käytäviin dialogeissa, erityisesti suurempien muutoskohteiden tunnistamisessa. Auttaa liiketoiminnon ja IT:n nykytilan hahmottamisessa, sekä yhteisen käsityksen saavuttamisessa. Muutosaihioiden jaottelu kyvykkyyksittäin. Osa tehty yhteistyössä liiketoiminnon kanssa, osa yhteistyökumppaneiden. Liiketoiminnot, johtoryhmä ja yhteistyökumppanit B1, B2, B3, B4, B5 Liiketoimintaprosessit / prosessikartta Prosesseihin voidaan liittää toiminnallisuuksia ja tietojärjestelmiä. Prosessit auttavat keskustelemaan konkreettisella tasolla ja niitä voidaan käyttää perehdytyksen tukena. Toimittajat näkevät mihin prosesseihin heidän projektinsa liittyy. Projekteissa tai ilman projektia linjatyönä. Projektit, liiketoiminto, toimittajat B1, B5 (jatkuu) 50 Taulukko 9 (jatkuu) Järjestelmäkartta Auttaa hahmottamaan mitkä liiketoiminnot käyttävät mitäkin järjestelmiä ja mihin tarkoitukseen. Hyödynnetään päällekkäisten järjestelmien konsolidointiin ja IT kustannusten alentamiseen. Päällekkäisten järjestelmien ylläpito vaatii myös paljon henkilöresursseja ja integraatioiden tekeminen ikivanhoihin järjestelmiin on hankalaa. Järjestelmän elinkaaren hallinta ja analysointi. Portfolion yleiskuvan saaminen. Projektit B1, B2, B3, B5 Kerroskuva Ovat saaneet hyvää palautetta, selkeyttävät ymmärrystä siitä mitkä järjestelmät tukevat mitäkin prosesseja. B1 Tietovirtakaaviot (integraatiot) Ovat saaneet hyvää palautetta, eritysesti sellaiset kuvat, joissa on useita järjestelmiä ja niiden väliset integraatiot. Integraatiot ovat tärkeitä, jotta voidaan yhdistää eri järjestelmien tai palveluiden tietolähteitä. Integrointi helpottuu, jos ne tehdään keskenään samalla tavalla, malleja noudattaen. Käytössä voi olla integraatioalustoja, jotka tukevat näitä malleja, niiden avulla integraatioiden toteuttaminen on helpompaa. Integraatioarkkitehdit työstävät uusia integraatiomalleja. Uudet järjestelmät ja integraatiot ovat mallien mukaisia, vanhat järjestelmät eivät ole. B1, B4, B5 Tietomallit Yleisestä tietomallista selviää mitä tietoja eri organisaation osat ja tiimit vaihtavat keskenään. Voidaan hyödyntää yleisiä tietomalleja ja alan standardimalleja. Tuotetiimit tekevät itse yksityiskohtaisemmat mallit. B1, B2, B3, B4, B5 Tiekartat Tiekarttojen avulla voidaan tunnistaa ovatko uudet ideat jo suunnitelmassa tai liittyvätkö ne johonkin olemassa olevaan. Ohjeistaa miten tavoitetilan arkkitehtuurin päästään B2 Laadunvarmistusdokumentaatio Joukko vaatimuksia palvelulle, jonka pitää toimia 24/7. Voidaan hyödyntää esim. hankinnoissa, jos niihin liittyy paljon erilaisia vaatimuksia. B2, B4 (jatkuu) 51 Taulukko 9 (jatkuu) Arkkitehtuuriperiaatteet ja - standardit Periaatteiden avulla varmistetaan projektien ja erityisesti IT-projektien arkkitehtuurinmukaisuus. Kehittäjät dokumentoivat miten periaatteita seurataan, jolloin tärkeimmät kuvaukset tulevat tehtyä. Ilman periaatteita arkkitehtuurin laatu alkaisi helposti kärsiä. Tietoarkkitehtuurin puolella on hyviä periaatteita, jotka eivät ole ilmiselviä ja saavat mallintajat ajattelemaan uudesta näkökulmasta. Projektien arkkitehtuurinmukaisuuden varmistaminen. Tuotetaan arkkitehtuurin hallintaryhmässä. Projektit ja erityisesti IT-kehitys. Ovat aina jokseenkin tulkinnanvaraisia ja siksi niitä pystytään kiertämään. B2, B4, B5 Viitearkkitehtuurit ja malliarkkitehtuurit Mahdollistaa toimivien arkkitehtuuriratkaisujen uudelleenkäytön ja siten nopeuttaa projektien etenemistä. Tekstimuotoinen tai visuaalinen malli. Viittauksia toteutuksiin, jotka ovat käyttäneet kyseistä mallia. Joskus laitetaan jopa lähdekoodia, joka toimii mallin referenssitoteutuksena. Projektit ja kehitys B4 Kohdeorganisaatiossa hyödynnetään eniten prosessikuvia ja tietovirtakuvia ja niitä on myös mallinnettu kohdeorganisaatiossa eniten. Kohdeorganisaatiossa koetaan, että kyvykkyydet olisivat todella tärkeä elementti arkkitehtuurityössä, niiden avulla saataisiin sidottua prosesseja ja projekteja yhteen. Haastatteluista kävi ilmi, ettei johto hyödynnä arkkitehtuurituotoksia kovin systemaattisesti. Toiveita arkkitehtuurirakenteiden hyödyntämisestä päätöksenteon tukena tuotiin kuitenkin esiin erään haastateltavan vastauksessa. Johdolle voitaisiin esitellä esimerkiksi yhteispohjoismaisia kyvykkyyksiä. (K3) Kohdeorganisaatiossa liiketoiminta hyödyntää prosesseja ja tietovirtoja, (K3) niitä hyödyntävät myös IT projektit uusien ratkaisujen suunnittelussa. (K3, K4) Prosessikuvia hyödyntävät myös yhä enemmän erilaiset kehityshankkeet. (K6) Portfolionhallinnassa hyödynnetään arkkitehtuurituotoksia portfolion ohjaukseen mutta ei yksityiskohtiin. Palvelutoimittajat hyödyntävät tietovirtoja ja prosessikuvia. Yleisesti ottaen esimerkiksi koodarin on tärkeää tietää, mihin kokonaisuuteen koodattava asia liittyy. (K4) ”Arkkitehtuurikuvaukset tarjoavat konkreettisia näkemyksiä siitä, miten asioiden tulisi toimia eri näkökulmista. Näiden synteesin kautta aletaan pohtia miten asiat oikeasti toimivat ja miten niiden tulisi toimia projektin kannalta. Kuvaus antaa konkreettisen välineen käydä keskusteluja.” (K7) 52 Prosessikuvat auttavat ymmärtämään yksiköiden välistä yhteistyötä. Usein toisen yksikön tarpeita ei tiedetä tarkkaan vaan nähdään vain oma prosessin vaihe, jolloin tuotetaan helposti ylilaatua, alilaatua tai ohi tarpeen. Parempi ymmärrys prosessin lopputuotosten käytöstä ja vaikutuksista tehostaa prosessia. Kuvaukset myös helpottavat ja nopeuttavat selvitystyötä. (K6) Myös toisen haastateltavan mukaan arkkitehtuurikuvaukset ovat hyödyllisiä projekteissa, joissa luodaan uusia kokonaisuuksia, ilman että tiedetään etukäteen, miten ne sopivat muuhun kokonaisuuteen, silloin konkreettiset artefaktit helpottavat keskustelua. Esimerkiksi ohjelmistopäivityksissä, joissa sovelluksen rooli on jo selvillä ei niistä kuitenkaan ole hyötyä. Niissä riskinä on arkkitehtuurin päivittämättä jättäminen, jolloin kuvaukset eivät ole enää ajan tasalla. (K7) 5.3.3 Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoitumistekijät Taulukkoon 10 on koottu vertailuja kohdeorganisaatioiden haastatteluissa esiin nousseet hyötyjen realisoitumistekijät, lisäksi taulukkoon on tunnistettu mihin Niemen ja Pekkolan (2020) realisoitumismallissa olevaan rakenteeseen kukin haastatteluissa tunnistettu realisoitumistekijä liittyy. Taulukko 10 Hyötyjen realisoitumistekijät haastatelluissa organisaatioissa Hyötyjen realisoitumistekijät Mallin rakenne Vastaaja Johdon tuki ja ymmärrys ja ylätason sponsori Arkkitehtuurin sosiaalinen ympäristö B1, B3, B4, K1, K6 Toimintaympäristön maturiteetti Arkkitehtuurin sosiaalinen ympäristö B1 Riittävät henkilöresurssit Arkkitehtuuriprosessin laatu B1 Arkkitehtien osaaminen Arkkitehtuuriprosessin laatu B2 Toimiva arkkitehtuurin mallinnusväline, käyttäjien pääsy ja näkyvyys arkkitehtuurituotoksiin Arkkitehtuuriprosessin laatu B1, K2 Arkkitehtuurituotosten laatu ja graafiset ohjeet niiden tulkintaan Arkkitehtuurituotosten laatu B1 Hyvin määritellyt roolit ja vastuut arkkitehtuurifunktiossa Arkkitehtuuriprosessin laatu B4, B5 Arkkitehtien välinen yhteistyö arkkitehtuurin jatkuvan kehityksen varmistamiseksi Arkkitehtuuriprosessin laatu B5 Projektija muutosaloitteiden tukeminen Arkkitehtuuripalvelun laatu B4 Arkkitehtuurista kommunikointi ja viestintä Arkkitehtuuripalvelun laatu B4, B5, K1, K2, K3, K4, K6 Arkkitehtuurin hallinta: Ajantasaiset ja laadukkaat arkkitehtuuriperiaatteet Arkkitehtuuripalvelun laatu B1, B4, K1 Arkkitehtuurikuvausten hallinta, yhteiset kuvauskäytänteet Arkkitehtuuripalvelun laatu K1, K2 Vuorovaikutus ja sidosryhmäyhteistyö Arkkitehtuuriprosessin laatu / arkkitehtuuripalvelun laatu B4, B5 53 Arkkitehtuurityön pitkäjänteisyys Arkkitehtuuriprosessin laatu K1 Arkkitehtuurityön priorisointi Arkkitehtuuriprosessin laatu K1 Kohdeorganisaation haastatteluissa nousi esille, että johdon tuki ja arkkitehtuuriymmärrys ovat tärkeitä hyötyjen realisoitumisen edellytyksiä. Johdon on tärkeää ymmärtää arkkitehtuurin rooli johtamisen kannalta, muuten arkkitehtuuri jää helposti teoreettiselle tasolle. (K1) Johdon tulisi myös vaatia arkkitehtuurin käyttöä ja vaalia arkkitehtuurinmukaisuutta. (K6) Erään haastateltavan mukaan arkkitehtuurin hyödyntämisen alkuvaiheessa tarvitaan hallinnollista näkökulmaa ja selkeä suunta arkkitehtuurille. Arkkitehtuurin hyödyt realisoituvat ensin toteutuksen tehostumisen kautta, sen jälkeen arvonluonti tapahtuu päätöksentekovaiheessa. (K1) Operatiivisen tason tulee olla siis kunnossa ennen kuin strategisen tason hyödyt voivat kunnolla realisoitua. (K6) Toiseksi tärkeäksi hyötyjen realisoitumistekijäksi tunnistettiin arkkitehtuurista ja erityisesti sen hyödyistä ja erilaisista käyttökohteista viestiminen, jolloin arkkitehtuuri saisi laajempaa kysyntää kohdeorganisaatiossa. (K1, K2, K3, K4, K6) Nostamalla arkkitehtuurin hyötyjä esiin saadaan sitoutettua sidosryhmiä mukaan arkkitehtuuritekemiseen, (K1) mikä lisää osaltaan arkkitehtuurin hyötyjä. (K6) Arkkitehtuurin hyödyistä tulisi viestiä enemmän, jotta esimerkiksi eri toimintojen kokemat hyödyt tulisivat muidenkin tietoisuuteen. Hyödyistä viestiminen voisi myös konkretisoida arkkitehtuuria ja luoda esimerkkejä sen käyttökohteista. (K6) Viestinnän avulla arkkitehtuurista voitaisiin tehdä myös ymmärrettävämpää. (K4) Olisi hyvä viestiä myös siitä, että arkkitehtuuria voidaan hyödyntää kehitystyössä. Moni, joka toteuttaa kehitysprojekteja ei tunne esimerkiksi prosessikarttoja tai arkkitehtuuria ylipäätään. Eri arkkitehtuurikerroksissa valmistuneita arkkitehtuuritöitä voitaisiin jakaa demoissa ja tietoiskuissa, niihin voisivat osallistua esimerkiksi liiketoiminnan kehityspäälliköt. (K6) Myös sidosryhmäyhteistyö nousi kohdeorganisaation haastatteluissa erittäin tärkeäksi hyötyjen realisoitumistekijäksi. Yhteistyö ylipäätään ja heterogeeninen arkkitehtuuritiimi (K2) ja yhteistyö eri asiantuntijaorganisaatioiden ja liiketoimintojen välillä. Yhteistyötä tehdään esimerkiksi yritysarkkitehtuurin hallintaryhmän, portfolionhallintaryhmän, IT-osa-alueiden vastaavien hallintaryhmien ja business partnerien välillä. (K5) Eräs haastateltava tunnisti business partnerit rooliksi, joka voi auttaa arkkitehtuurin hyödyntämisessä kädestä pitäen. (K6) Yhteistyön koetaan toimivan kohdeorganisaatiossa ihan hyvin. (K5) Roolit vastuut ja resursointi ovat tärkeitä hyötyjen realisoitumisen kannalta. (K5) Arkkitehtuuri tarvitsee riittävät resurssit, sillä sen hyödyt eivät konkretisoidu heti. Arkkitehtuurityö muun työn ohessa ei edistä sitä tarpeeksi, sillä akuutimmat, liiketoiminnan varsinaiset asiat menevät edelle. Pelkkä arkkitehtien resursointi ei myöskään riitä, vaan resursseja tarvitaan myös liiketoiminnasta, jotta saadaan tarvittavat sidosryhmät mukaan kuvauksiin. (K6) Arkkitehtuuritekemisessä tarvitaan myös substanssiosaamista, jotta voi hahmottaa nykytilaa, tunnistaa sen avulla kehitysmahdollisuudet ja sen mistä saadaan suurin hyöty. (K2) Arkkitehtuurityön priorisointi on myös tärkeää, jotta tunnistetaan mistä asioista arkkitehtuurissa on eniten hyötyä. (K1, K3) Mitä enemmän arkkitehtuurituotoksia on kuvattuna, sitä nopeammin hyötyjä realisoituu, 54 arkkitehtuurikuvausten tuottaminen vie kuitenkin aikaa. On hyvä miettiä myös pitkän ja lyhyen aikavälin hyötyjen tasapainottamista ja sitä missä suhteessa arkkitehtuurin investoidaan ja missä suhteessa hyötyjä kotiutetaan. (K1) Muita mainittuja hyötyjen realisoitumistekijöitä ovat arkkitehtien osaaminen (K6), työkalut (K5), sekä se että tarve arkkitehtuurikuvauksille tulisi projekteilta itseltään. (K1) Lisäksi haastatteluissa ilmeni myös hyvin organisaatiospesifejä realisoitumistekijöitä: ”Talo on kehitysmyönteinen insinööritalo, jossa arkkitehtuuria osataan arvostaa. Osataan arvostaa insinöörilähtöistä ajattelutapaa, jota arkkitehtuuri pitkälti on, se on hyvä lähtökohta.” (K6) Lisäksi tieto kulkee organisaatiossa hyvin, eikä siiloutumista ole. (K5) Tiedon avoimuus, avoimet järjestelmät ja avoin tiedonhallinta helpottavat arkkitehtuurityötä. (K6) Haastateltava ei näe suuria esteitä kohdeorganisaatiossa arkkitehtuurityölle ja uskoo että arkkitehtuurityö on laajenemassa ja kehittymässä organisaatiossa. (K6) Yhteistyötä organisaation ulkopuolisiin toimijoihin voitaisiin kuitenkin lisätä. ”Voidaan benchmarkata ja ottaa hyviä käytänteitä muista organisaatiosta.” (K5) 5.3.4 Yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoitumisen esteet Toimialan muissa haastatelluissa organisaatioissa havaittiin sidosryhmiin ja osaamiseen liittyviä esteitä hyötyjen realisoitumiselle, kuten johdon ymmärryksen puute (B1, B3), vanhat toimintatavat, ”excelöinti” ja muutosvastarinta. (B1) Haasteena koettiin myös lyhyen ja pitkän aikavälin tasapainottaminen. Monien arkkitehtien intresseissä on täydellisen tulevaisuuden suunnitteleminen, se pitää kuitenkin tasapainottaa nykyisten ongelmien ratkaisemisen ja tuottavuuden parantamisen kanssa. Ilman näiden alueiden onnistumista on vaikea saada johdon tukea. (B2) Organisaatio ei saavuta asettamiaan liiketoimintaja arkkitehtuuritavoitteita, keskittymällä vain kiireelliseen tekemiseen, vaan arkkitehtuurin ja tiekarttojen kehitykselle tarvitaan aikaa. Myös tavoitteiden seuraamisesta tulee epäselvempää ja vaikeampaa jos keskitytään vain kiireellisiin kohteisiin. (B5) Sidosryhmien kanssa voi olla ongelmia, esimerkiksi erään haastateltavan mukaan formaali dokumentaatiomuoto voi olla sidosryhmille haastavaa ja vaikeaselkoista. Tämä vaikeuttaa arkkitehtuurin hyödyllisyyden perustelua ja tarvittavan informaation saamista sidosryhmiltä. (B1) Liiketoiminnan tiukat aikataulut vaikeuttavat arkkitehtuurinmukaisuuden noudattamista ja liiketoiminta voi kokea, että heillä on mandaatti ohittaa arkkitehtuuri. Tämä on haitallista arkkitehtuurituotosten kuvaamiselle, tietovaraston muodostamiselle ja arkkitehtuurin viitekehyksen kehitykselle. (B5) Tärkeiden sidosryhmien vähäinen osallistaminen arkkitehtuurityöhön estää hyötyjä realisoitumasta: ”Kun projektia oli aika esitellä ei liiketoiminnon johtaja ollutkaan kiinnostunut siitä, eikä pitänyt sitä hyvänä ja koko työ tuntui menevän hukkaan. Se että arkkitehtuuritekemiseen ei saa oikeita ihmisiä ja tarpeeksi aikaisessa vaiheessa mukaan voi haitata hyötyjen realisoitumista. Nykyään prosessien kehityksessä hyväksytetään kaikki 55 vaiheet formaalisti, päätöksenteko tapahtuu ylemmällä tasolla, jolloin he eivät voi sanoa lopuksi, että työ ei kelpaakaan.” (B4) Kohdeorganisaatiossa tunnistettiin samankaltaisia haasteita kuin muissa haastatelluissa organisaatioissa. Johdon odotukset arkkitehtuurille ovat vielä epäselviä ja arkkitehtuurilta puuttuu selkeä keulakuva. (K6) Myös arkkitehtuurivisio koetaan puutteelliseksi, ”kokonaiskuva vs. detaljitaso”. (K4) Myös toisen haastateltavan mukaan arkkitehtuurin käyttötarkoituksen kirkastaminen olisi hyödyllistä kohdeorganisaatiossa, sillä eri toiminnoissa on erilaisia käsityksiä siitä. (K4) Kohdeorganisaatiossa ei ole arkkitehtuurin strategiaa, eikä määritelty tarkemmin arkkitehtuurin päätarkoitusta. (K5) Kohdeorganisaatiossa koettiin myös, että selkeät esimerkit ja hyödyt puuttuvat: ”Sehän on tavallaan aika ilmiselvää, että tämän kokoisessa yhtiössä täytyy tehdä laadukkaasti yritysarkkitehtuuria, mutta mittaaminen ja tulosten näyttäminen jossain määrin vielä puuttuu. Ei ole selkeitä tapauksia, joilla voisi helposti osoittaa, että tähän työhön täytyy satsata, koska silloin saadaan tämmöisiä tuloksia.” (K5) Toinen haastateltava totesi: ”Jos arkkitehtuuria ei koeta hyödylliseksi ja sen käyttö on vain pakollinen paha, se muuttuu hallinnolliseksi rasitteeksi.” (K1) Lisäksi vajavainen resursointi ja viestinnän puutos haittaavat hyötyjen realisoitumista. Eräs haastateltava koki, että arkkitehtuuria: ”tehdään pienellä porukalla ilman että viestitään tekemisestä muualla organisaatiossa.” (K2) Vajavainen resursointi johtaa siihen, ettei arkkitehtuurin perustekemiselle ei riitä aikaa. (K3) ”Samaan aikaan on käynnissä monia muutoshankkeita, pitäisi fokusoida muutamaan kerrallaan.” Kiire estää hyötyjä realisoitumasta, vaikeuttaa sidosryhmien saamista mukaan kuvauksiin ja kuvaukset voidaan kokea myös sidosryhmien toimesta raskaaksi ja vaivalloiseksi. (K6) Myös kohdeorganisaatiossa koettiin, että sidosryhmät eivät ole tarpeeksi mukana arkkitehtuuritekemisessä. (K4, K5) ”Liiketoimintaa ei koeta tällä hetkellä sidosryhmäksi. Arkkitehtuurin terminologia ja ajattelu ei ole heille tuttuja.” (K5) Sidosryhmien sitoutumattomuus voi puolestaan johtaa siihen, ettei arkkitehtuuria noudateta projekteissa. Kohdeorganisaatiossa on tavallista, että muutosprojekti toteutetaan ensin ja vasta sitten tehdään arkkitehtuurikuvaukset. Arkkitehtuurin ohittaminen kuitenkin romuttaa arkkitehtuuria pitkällä tähtäimellä. Arkkitehtuuri vaatii organisaatiossa vielä kulttuurista muutosta ja sitoutumista erityisesti toteutuspuolelta. (K1) Prosessikuvien päivittäminen koetaan työlääksi ja vaikka prosesseille löytyisikin omistaja, jää päivitystyö helposti muiden kiireiden jalkoihin ja prosessikuvat vanhenevat. (K7) Arkkitehtuurin vaatimuksenmukaisuus ei ole näkyvillä vielä kohdeorganisaatiossa, erään haastateltavan mukaan arkkitehtuurilinjaukset eivät ole vielä jalkautuneet käytännön tasolle ja projekteihin asti. (K3) Arkkitehtuurirooleissa ja työnjaossa on kohdeorganisaatiossa vielä epäselvyyksiä. Esimerkiksi tietovirtakuvausten päivittämisessä arkkitehtuurin mallinnusvälineeseen on epäselvyyksiä. Erään haastateltavan mukaan niiden tekemistä pitäisi uusien integraatioiden osalta valvoa. (K3) 56 ”Uusia integraatiota ei mallinneta aina arkkitehtuurin mallinnusvälineeseen. Osasyynä tähän on se, että sovellusvastaavien ja integraatiosta vastaavien vastuut eivät tämän osalta ole selkeitä. Sovellusvastaavat eivät välttämättä tiedä, jos heidän sovelluksestaan tehdään integraatio johonkin toiseen sovellukseen.” (K3) Myös motivaation puutos kuvausten tekemiseen vaikuttaa hyötyjen realisoitumiseen: ”Motivaatio kuvausten tekemiseen voi vaihdella sen mukaan, miten kuvaajat kokevat itse saavansa siitä hyötyjä, on riskinä, että hyödyt realisoituisivatkin toisaalla mutta kuvauksiin vastuutettu henkilö ei koe, että hyötyjä olisi hänelle. Kuvauksia tehdään myös kertaluontoisesti ja ne jäävät päivittämättä” (K3) Arkkitehtuurissa hyödynnettävä materiaali saattaa olla huonolaatuista, pirstaleista ja vanhentunutta, myös kuvaustavat vaihtelevat ja kuvaamiseen on käytetty eri työkaluja, lisäksi materiaalia saatetaan säilyttää eri paikoissa. Se tuo haasteita arkkitehtuuritekemiseen, kun täytyy tehdä lisäselvityksiä esimerkiksi teknisistä kuvauksista, järjestelmäkuvauksista, integraatioista tai liiketoimintaprosesseista. Jos niiden laadussa on ongelmia, vaikutta se haitallisesti myös yritysarkkitehtuurin tuotosten laatuun. (K5) Eräs haastateltava totesi myös, että liian raskas arkkitehtuuriviitekehys tai liiallinen arkkitehtuurinhallinta voisi haitata hyötyjen realisoitumista, hän ei kuitenkaan kokenut tätä ongelmaksi kohdeorganisaatiossa. (K3) 5.4 Arkkitehtuuri tulevaisuudessa Haastatelluilta kysyttiin millaisia hyötyjä he odottavan arkkitehtuurin tuovan vuoden ja viiden vuoden kuluessa, sekä miten he aikovat kehittää organisaationsa arkkitehtuuria tulevaisuudessa. 5.4.1 Odotetut hyödyt Alan muiden organisaatioiden haastatteluissa toivottiin arkkitehtuurin tuovan liiketoiminnan ja IT:n lähemmäksi toisiaan, jotta niillä olisi yhteinen ymmärrys siitä, mitä strategiasta aina projektien toteutukseen asti tulisi tehdä. (B2) Tällöin eri toiminnot tietäisivät millaisia asioita, muissa toiminnoissa edistetään. (B1) Arkkitehtuurityön avulla voitaisiin ratkoa epäselvyydet datan ja prosessien omistajuudesta. (B3) Lisäksi arkkitehtuurilta odotetaan muutosnopeuden kasvamista, turvallisuuden lisääntymistä ja parempaa riskienhallintaa. Hajautettu päätöksenteko organisaatiossa voi nopeuttaa arkkitehtuurin nopeamman kehitystä, mutta siihen liittyy hieman suurempi riski vähentyneen kontrollin vuoksi. (B4) Kohdeorganisaatiossa tulee miettiä missä suhteessa arkkitehtuurin investoidaan ja missä suhteessa hyötyjä kotiutetaan. Hyödyillä saadaan myytyä yritysarkkitehtuuria ja sitoutettua sidosryhmiä. Toimivan yhdistelmän löytäminen 57 on tärkeää, jotta saadaan sekä nopeita hyötyjä, esimerkiksi yksittäisen prosessin kehittämisestä, että alustatason hyötyjä, jossa hyödyt realisoituvat myöhemmin. ”Pitää kuitenkin muistaa, että vaikka kuinka mallintaisi jotain prosessia, muutos tapahtuu kuitenkin vasta sitten kun toimintamallia muutetaan.” (K1) Arkkitehtuurista odotetaan tukea portfolionhallinnalle tulevaisuudessa, sen tuomien struktuurien kautta. (K4) ”…olisi iso juttu, että jos saataisiin portfolionhallinta toimimaan, sillä tasolla, että pystyttäisiin portfoliohallinnassa tekemään päätöksiä arkkitehtuurimateriaalin perusteella tai se olisi yksi kulmakivi päätösten tekemisessä.” (K5) Arkkitehtuurin odotetaan parantavan tulevaisuudessa myös sovellusalustaa ja IT-hallintaa: Tärkeä tavoiteltava hyöty on se, että määriteltyjen yhtiötasoisten arkkitehtuuriperiaatteiden kautta pyritään harmonisoimaan sovelluspalettia siten, että asiat tehdään järkevissä kokonaisuuksissa ja päällekkäisyyksiä välttäen. Organisaation IT:n hallinta on hyöty, jota periaatteiden määrittelemisellä tavoitellaan. (K5) Lisäksi arkkitehtuurin toivotaan parantavan auditoitavuutta, haastateltavan toiminnossa on eräs sertifikaatti, joka auditoidaan vuosittain, mutta auditoijat eivät ole kuitenkaan koskaan kysyneet esimerkiksi prosessikaavioita. (K6) Odotetut hyödyt vuoden kuluessa Kohdeorganisaatiossa odotetaan, että alle vuodessa voitaisiin ottaa prosessikartta käyttöön kehitystyössä. Sen avulla voitaisiin tunnistaa projektiin liittyvät prosessit ja niihin tulevat muutokset. Linkittämällä järjestelmät prosessikuviin nähdään, mihin järjestelmiin muutokset vaikuttavat. Tämä tukee myös muutosjohtamisessa selvittämällä ketkä ovat mukana kehittämisessä, ja ketkä pitäisi ottaa mukaan suunnitteluun. (K6) Kohdeorganisaatiossa odotetaan, että strategisia hankkeita voidaan edistää jollain osa-alueella arkkitehtuurin tukemana. (K2) Arkkitehtuurin toivotaan määrittelevän erään toiminnon tavoitetilaa, sillä siihen liittyy paljon kehitystyötä mutta sen yhteinen suunta ja tavoitteet ovat vielä epäselvät. (K3) Arkkitehtuurilta odotetaan ylätason ohjausta kyvykkyyksien kautta eli kehityksen ja resurssien kohdistamista erityisesti sinne, missä kyvykkyyksien maturiteetti on alhaisin. ”Eräällä liiketoiminta-alueella tuetaan kolmea ydinprosessia, joista yhtä kehitetään todella kovalla pieteetillä ja kahdelle muulle ei jää niin paljon aikaa.” (K4) Lisäksi toivotaan pääprosessien yhtenäistämistä läpi organisaation ja portfolionhallinnan vahvempaa tukemista struktuurien avulla. (K4) Kohdeorganisaatiossa odotetaan, että arkkitehtuuri toisi asioiden väliset yhteydet ja suhteet esille: ”Sitä on jonkun verran yritetty edistää, miten tiedot, prosessit, projektit ja ehkä kyvykkyydet liittyvät toisiinsa. Liiketoiminnan puolelta kuulee toiveita yhteyksien tunnistamisesta. Se helpottaisi myös portfolion hallintaa ja kehityksen priorisointia.” (K5) Odotetut hyödyt viiden vuoden kuluessa 64 Monissa haastatelluissa organisaatioissa sidosryhmät eivät ole vielä riittävästi mukana arkkitehtuurityössä, erityisesti liiketoiminnan sitoutumattomuus koettiin ongelmaksi. Tämä johtaa siihen, ettei arkkitehtuurilinjauksia noudateta, mikä voi pitkällä aikavälillä heikentää arkkitehtuurin laatua. Jos arkkitehtuurin laatu on huonoa, sitä tuskin koetaan hyödylliseksi, jolloin arkkitehtuuri voi muodostua pelkäksi hallinnolliseksi rasitteeksi. Sidosryhmien sitoutumattomuus arkkitehtuuritekemiseen näyttää toimivan kehämaisesti, kun arkkitehtuuriin ja sen linjauksiin ja periaatteisiin ei ole sitouduttu, johtaa se arkkitehtuurin laadun heikkenemiseen ja heikkolaatuinen arkkitehtuuri koetaan entistä hyödyttömämmäksi. Haasteita aiheuttavat myös resurssipula, priorisoinnin ongelmat, riittämätön osaaminen, päätöksentekijöiden sitoutumisen puute ja tiedottamisen puutteet meneillään olevasta kehityksestä, sekä arkkitehtuurivastuiden epäselvyys. Kohdeorganisaatiossa koetaan, että selkeä hallintamalli voisi auttaa kuvaamiseen liittyviin epäselvyyksiin. Lisäksi tarvitaan selkeä resursointi arkkitehtuuritekemiselle. Johtoryhmä Organisaation ylin johto pyrkii optimoimaan resurssien käyttöä, vähentämään päällekkäisyyksiä ja koordinoimaan toimintoja koko organisaatiossa (Fonstad & Robertson, 2006). Johto varmistaa, että valinnat arkkitehtuurissa liittyvät strategisiin liiketoimintatavoitteisiin ja edistää yritysarkkitehtuuritekemistä organisaatiossa tukemalla sitä. Arkkitehtuuriryhmän tehtävä on luoda selkeä arkkitehtuuristrategia ja saada ylimmän johdon hyväksyntä. (Banaeianjahromi & Smolander, 2019; Fonstad & Robertson, 2006; Foorthuis ym., 2015; Kurnia ym., 2021a; Lange ym., 2012.) Arkkitehtuuriasioita tulisi käsitellä suoraan ylimmän johdon kanssa ilman välikäsiä ja arkkitehtuuriin liittyvien päätösten tulisi tulla suoraan ylimmältä johdolta (Banaeianjahromi & Smolander, 2019). Toimialan muissa organisaatioissa johtoryhmä on tunnistanut muutokselle tärkeitä kyvykkyyksiä, ja sitä kautta hyödyntänyt arkkitehtuuria investointitarpeiden tunnistamiseen. Arkkitehtuuria on hyödynnetty myös muutoksen esteiden ja jatkuvuuden kannalta tärkeiden palveluiden tunnistamisessa. Sen avulla on muodostettu tiekarttoja muutoksen implementoinniksi, ja arkkitehtuurin korkean tason visualisoinnit ovat tarjonneet tietoa ja kokonaiskuvan organisaatiosta. Lisäksi arkkitehtuurin avulla on toteutettu teknologiatrendien arviointeja. Tulevaisuudessa arkkitehtuurin avulla voitaisiin esittää kohdeorganisaation johtoryhmälle miltä strategia näyttää käytännössä eri toiminnoissa ja eri osaalueilla. Liiketoimintayksiköt Yksikön päälliköt tarkastelevat eri projekteja varmistaakseen, että ne saavuttavat yhdessä liiketoimintayksikön tavoitteet. IT tiimi keskittyy maksimoimaan IT:n arvon kyseiselle yksikölle hallinnoimalla järjestelmäkokonaisuutta, toteuttamalla liiketoimintayksikön arkkitehtuuria ja hallinnoimalla IT-ratkaisujen kehittämistä. (Fonstad & Robertson, 2006) Kohdeorganisaatiossa arkkitehtuuri on tukenut liiketoiminnan jatkuvuutta, edistäen yhtenäisempien ja luotettavampien järjestelmien tuottamisesta. Se on 65 auttanut hahmottamaan prosessien, tiedon, projektien ja kyvykkyyksien välisiä yhteyksiä. Ja se voisi tulevaisuudessa parantaa portfolionhallintaa ja kehityksen priorisointia, sekä helpottaa yksiköiden välistä kommunikaatiota ja muutoksen ymmärtämistä käytännössä. Muissa organisaatioissa arkkitehtuurin avulla on tuotettu vaikutusanalyyseja, etenemisehdotuksia, sekä kattava kokonaiskuva, jotka ovat tukeneet liiketoimintaa muutoksessa. Prosessien kuvaaminen nousi esille yksittäisenä liiketoiminnalle hyödyllisenä tekemisenä. Se on osa kohdeorganisaation arkkitehtuuritekemistä. Prosessien kuvaaminen tarjoaa eri prosessin osia toteuttaville henkilöille kokonaiskuvan prosessista, se selkeyttää prosessiin osallistuvien roolit ja tehtävät. Se korostuu organisaation kasvaessa ja uusien työntekijöiden myötä. ICT IT-tiimi keskittyy maksimoimaan IT:n arvon kyseiselle yksikölle hallinnoimalla järjestelmäkokonaisuutta, toteuttamalla liiketoimintayksikön arkkitehtuuria ja hallinnoimalla IT-ratkaisujen kehittämistä. Projektitason IT-hallinta pyrkii tukemaan liiketoimintakumppaneita kehittämällä toimivia IT-ratkaisuja mahdollisimman nopeasti (Fonstad & Robertson, 2006). ICT:ssä pystytään tunnistamaan riippuvuudet, missä prosesseissa dataa hyödynnetään ja mitkä sovellukset on integroitu. Arkkitehtuurista on ollut hyötyä häiriöja muutoksenhallinnassa, riskienhallinnassa ja jatkuvuudenhallinnassa, sekä prosessija järjestelmäkehityshankkeissa. Arkkitehtuurityö tukee luotettavien järjestelmien tuottamisessa. Kehitysprojektit ja portfolionhallinta Projektitason liiketoimintajohtajien tavoitteena on optimoida projektinsa, varmistaen tavoitteiden saavuttamisen, sekä aikataulussa ja budjetissa pysymisen. (Fonstad & Robertson, 2006). Arkkitehtuurin avulla varmistetaan, että projektin tavoitteet ovat alusta lähtien linjassa, ja projekteja seurataan arkkitehtuurin rajoitusten ja standardien osalta tarkasteluja hyväksyntäprosesseissa (Foorthuis ym., 2015). ITja projektinhallinta tukevat arkkitehtuurityötä (Fonstad & Robertson, 2006). Arkkitehtuuripohjia, kuten projektin aloitusarkkitehtuuria, voidaan hyödyntää tiedon jakamiseen arkkitehtien kesken (Gong & Janssen, 2019). Niemi (2016) suosittaa yhteistyön lisäämistä sidosryhmien, kuten arkkitehtien, portfolionhallinnan ja projektien välille arkkitehtuurin kehittämiseksi ja sen vaikutuksen kasvattamiseksi. Kohdeorganisaatiossa arkkitehtuurin avulla tunnistetaan projektien vaikutukset liiketoimintaan. Kehitysprojekteissa hyödynnetään yksityiskohtaisempia artefakteja, kuten prosessien uimaratakuvia, järjestelmien välisiä tietovirtoja, tietomalleja ja käsitteitä, jotka nopeuttavat projektin laajuuden määrittämistä. Arkkitehtuuri tarjoaa suuntaviivat sovellusten vaatimusmäärittelylle, sen avulla voidaan tunnistaa riippuvuuksia, kuvata liiketoimintatapauksia ja varmistaa projektin vaatimuksenmukaisuus. Lisäksi voidaan tunnistaa sidosryhmiä, jotta heitä voidaan informoida muutosvaikutuksista. Arkkitehtuurin avulla voidaan muodostaa etenemisehdotuksia ja tiekarttoja. Arkkitehtuurikuvaukset tehdään määrämuotoisesti ja tallennetaan mallinnusvälineeseen, jolloin kehitysprojektien on 66 helppo hyödyntää niitä. Arkkitehtuuria voitaisiin hyödyntää kohdeorganisaation kehitysprojekteissa vielä enemmän ja tarkastella olemassa olevia kuvauksia, jottei mallinneta uudestaan jo tehtyä. Portfolion hallinnan tehtävä on varmistaa riittävien selvitysten tekeminen ennen projektin aloittamista. Kohdeorganisaatiossa on arkkitehtuurin avulla luotu ylätason raami portfolionhallintaan, jossa määritellään mitkä sovellukset, prosessit, data ja kehitysprojektit kuuluvat mihinkin portfolioon. Portfolionhallinnassa arkkitehtuuri tukee omistajuuksien tunnistamisessa. Tulevaisuudessa kyvykkyyksien ja muun arkkitehtuurimateriaalin perusteella voitaisiin tukea päätöksentekoa portfolionhallinnassa. Palvelutoimittajat Arkkitehtuurituotokset helpottavat tarpeista kommunikointia palvelutoimittajien kanssa, niiden avulla määrittely on helpompaa ja tarkempaa ja projektin laajuutta voidaan arvioida paremmin, jolloin projekti voidaan käynnistää nopeammin. Palvelutoimittajien tulee huomioida arkkitehtuurilinjaukset järjestelmähankkeiden vaatimusmäärittelyssä. Muissa toimialan organisaatioissa toimittajat hyödynsivät valmiita dokumentteja kuten ylätason arkkitehtuurikuvauksia ja – periaatteita, nykytilaa ja tavoitetilaa tarjotessaan tuotetta tai palvelua. Palvelutoimittajat hyödynsivät myös arkkitehtuuriperiaatteita luodakseen organisaation arkkitehtuuriin sopivaa arkkitehtuuria. Muut verkkoyhtiöt Arkkitehtuuri helpottaa muiden verkkoyhtiöiden kanssa käytävää kommunikaatiota. Sen avulla voidaan ymmärtää paremmin muiden organisaatioiden prosesseja ja järjestelmien toimintaa. Arkkitehtuurin avulla voidaan sopia, miten kunkin verkkoyhtiön omat prosessit voidaan kytkeä verkkoyhtiöiden yhteisiin prosesseihin. Yhteispohjoismaiset arkkitehtuurikyvykkyydet ovat hyvä keino keskustella ylätasolla yhteisistä asioista pohjoismaisten yhteistyötahojen kanssa. Nämä kyvykkyydet on kuvattu niin ylätasolla että niitä on voitu hyödyntää myös kohdeorganisaatiossa sellaisenaan. Lisäksi pohjoismaisissa yhteishankkeissa tarkemman tason kuvaukset ovat olleet hyvin hyödynnettäviä, ja kukin verkkoyhtiö on pystynyt hyödyntämään niitä. 6.2 Yritysarkkitehtuurin käytännön hyötyjen realisoituminen arkkitehtuurituotosten ja – käytänteiden kautta Tässä luvussa tarkastellaan valittujen teoreettisten mallien ja tutkimusten, sekä empiirisen osion haastattelutulosten avulla arkkitehtuurin hyötyjen realisoitumista. Tarkoituksena on selvittää, löytyykö teoriasta ja empiriasta samankaltaisia hyötyjen realisoitumistekijöitä, sekä havaita mahdolliset eroavaisuudet. Ensin arvioidaan Niemen ja Pekkolan (2020) hyötyjen realisoitumisprosessia 67 vertaamalla sen teesejä empiirisiin tuloksiin, minkä jälkeen analysoidaan Kurnian ym. (2021b) artefaktien hyötyjä ja vertaillaan näitä teemoja empiirisiin havaintoihin. Niemen ja Pekkolan (2020) hyötyjen realisoitumisprosessissa arkkitehtuurin hyödyt realisoituvat suoraan arkkitehtuuriprosessirakenteen kautta. Kyseisessä tutkimuksessa mainitaan, että arkkitehtuurin suunnittelu-, dokumentaatio-, ja hallintaprosessit, jotka ovat osa arkkitehtuuriprosessi -rakennetta, voivat johtaa välittömästi parempaan ymmärrykseen organisaatiosta ja sen komponenteista, se tukee päätöksentekoa ja kehitystä. Empiiristen havaintojen mukaan rakenteiden luominen, joka on osa arkkitehtuuriprosessi-rakennetta, vaikuttaisi monien eri hyötyjen realisoimiseen suoraan, mutta toisaalta voitaisiin ajatella, että arkkitehtuurin luomat rakenteet näkyisivät myös arkkitehtuurituotoksissa ja realisoituisivat niiden kautta. Realisoitumisprosessissa jääkin hiukan epäselväksi, miten tieto, joka saavutetaan arkkitehtuurin suunnittelussa, dokumentaatiossa ja hallinnassa valuu päätöksentekoon ja kehitykseen, jos ei arkkitehtuurituotosten ja niiden käytön kautta. Realisoitumisprosessissa arkkitehtuuriprosessin laatu vaikuttaa arkkitehtuurituotosten laatuun (Niemi & Pekkola, 2020). Myös empiirisen aineiston perusteella tämä sama vaikutus oli selvästi nähtävillä, esimerkiksi arkkitehtuurin hallinta, joka sisältää kuvausten hallinnan ja yhteiset kuvauskäytänteet, helpottavat arkkitehtuurituotosten käyttöä, koska ne tukevat yhtenäisten ja vaatimustenmukaisen kuvausten luomista. Lisäksi toimiva mallinnusväline ja käyttäjien pääsy arkkitehtuurituotosten pariin vaikuttaa positiivisesti arkkitehtuurituotosten käyttö -rakenteeseen. Kuvio 8 Arkkitehtuurituotosten käyttö sidosryhmien toimesta haastatelluissa organisaatioissa (Liite 2) 68 Arkkitehtuuriprosessin vaikutusta arkkitehtuurin sosiaalisen ympäristöön ei voitu todentaa empiirisellä aineistolla, mutta päinvastainen vaikutus oli näkyvillä. Aineistosta nousi esiin esimerkiksi se, että kohdeorganisaatio on kehitysmyönteinen insinööritalo, jossa arkkitehtuurimaista ajattelua osataan arvostaa. Tämä puolestaan helpottaa mm. sidosryhmäyhteistyötä ja mallintamista. Realisoitumisprosessin keskeinen teesi on, että hyödyt realisoituvat arkkitehtuurituotosten käytöstä ja tämä näkyy vahvasti myös empiirisessä aineistossa. Empiirinen aineisto osoittaa, että tietyn artefaktin hyödyntäminen, tietyn sidosryhmän toimesta tiettyä tarkoitusta varten realisoi hyötyjä. Hyötyjä realisoivat kerroskuvat, tiekartat, prosessikuvat, tietovirtakuvat, kyvykkyyskartta, viitearkkitehtuurit ja malliarkkitehtuurit, sekä tietomallit. Ja niitä hyödynnetään esimerkiksi kehitysprojekteissa, palvelutoimittajien tarjotessaan tuotetta tai palvelua ja järjestelmien ylläpidossa ja häiriönhallinnassa. Testattaessa realisoitumisprosessia empiirisellä aineistolla voidaan havaita, että arkkitehtuurituotosten laatu ja käyttö voisivat olla yhtä ja samaa rakennetta, eikä niiden erillisyys tuo juurikaan lisäarvoa. Empiirisessä aineistossa ei nouse esille arkkitehtuurituotosten laatuun liittyviä tekijöitä. Toisaalta niiden ollessa eri muuttujia voidaan korostaa, että arkkitehtuurihyödyt realisoituvat nimenomaan arkkitehtuurituotosten käytöstä, eivät tuotosten laadusta. (Liite 2) Realisoitumismallissa arkkitehtuurituotosten käyttö vaikuttaa arkkitehtuurituotosten laatuun, tämä on ehkä vähän erikoinen väite eikä siihen löydy tukea empiriasta. Realisoitumismallissa arkkitehtuurituotosten käyttö vaikuttaa arkkitehtuurin sosiaaliseen ympäristöön. Tämä näkyy empiirisessä aineistossa siten että kyvykkyyskartan hyödyntäminen vaikuttaa yhteispohjoismaiseen yhteistyöhön, joka kuuluu sosiaalinen ympäristö -rakenteeseen. (Liite 2) Laadukkaat arkkitehtuuriprosessit, -palvelut ja onnistunut arkkitehtuurin käyttö luovat ympäristön, joka tukee arkkitehtuurin hyödyntämistä. Arkkitehtuurihyödyillä on myös vastavaikutus arkkitehtuurin sosiaaliseen ympäristöön, sillä konkreettisten hyötyjen saaminen edistää intoa hyödyntää arkkitehtuuria. (Niemi & Pekkola, 2020.) Sama voidaan todeta myös empiirisen aineiston perusteella. (Liite 2) Sekä realisoitumisprosessissa että empiriassa havaittiin, että arkkitehtuurihyödyt realisoivat toisia arkkitehtuurihyötyjä ja ne muodostavat joskus pitkiäkin ketjuja. Empiirisessä tutkimuksessa havaittiin suurempi määrä arkkitehtuurihyötyjä kuin realisoitumisprosessissa. Esimerkiksi tietoturvan paraneminen, muutoksenhallinnan paraneminen ja jatkuvuudenhallinnan paraneminen havaittiin empiirisessä aineistossa, mutta niitä ei mainittu realisoitumisprosessissa. (Liite 2) Kaiken kaikkiaan realisoitumisprosessi näyttää selittävän arkkitehtuurihyötyjen realisoitumista hyvin tunnistamalla erityisesti arkkitehtuuriprosessin, sekä arkkitehtuurituotosten käytön roolin hyötyjen realisoitumisessa. Lisäksi arkkitehtuurin sosiaalinen ympäristö ja arkkitehtuurin palvelulähtöisyys ovat tärkeitä taustavaikuttajia hyötyjen realisoimiseksi. Empiirinen aineisto ja realisoitumisprosessi tuottivat pääsääntöisesti samankaltaisia havaintoja hyötyjen realisoitumisesta. 69 Realisoitumisprosessissa ja empiirisessä aineistossa havaittiin myös eriäväisyyksiä. Arkkitehtuuriprosessin vaikutusta arkkitehtuurin sosiaaliseen ympäristöön, eikä arkkitehtuurituotosten käytön vaikutusta arkkitehtuurituotosten laatuun havaittu empiirisesti. Empiirisen aineiston perusteella voitiin todeta, että arkkitehtuurituotosten laatu ja arkkitehtuurituotosten käyttö voisivat olla osa samaa rakennetta ja muuttujaa, sillä pelkästään arkkitehtuurituotosten laatu -rakenteeseen liittyviä tekijöitä ei noussut empiirisestä aineistosta. Empiirisessä tutkimuksessa havaittiin myös suurempi määrä arkkitehtuurihyötyjä kuin realisoitumisprosessissa. Kurnian ym. (2021b) tutkimuksessa käsitellään hyötyjen realisoitumista artefaktien kautta. Tutkimuksessa esitetään, että kyvykkyyskartat auttavat selkeyttämään prioriteetteja. Empiirisen aineiston mukaan kyvykkyyskartta auttaa tunnistamaan muutosvaikutuksia, sekä parantaa päätöksentekoa portfolionhallinnassa, mikä tarkoittaa käytännössä prioriteettien selkeytymistä. Kyvykkyyskartan hyödyntäminen johtaa myös projektin aloitusvaiheen nopeuttamiseen, sillä projektin laajuus on helpompi määrittää kyvykkyyksien avulla. Kyvykkyydet tarjoavat yhteisen kielen eri toimintojen tai eri toimijoiden välillä, ne tukevat muun muassa yhteispohjoismaista yhteistyötä ja yhteisiä järjestelmiä. Kurnian ym. (2021b) mukaan tiekartat tarjoavat linkin strategiasta projekteihin, sekä parempaa strategioiden yhteensovitusta ja budjetin allokointia. Myös empiria tukee väitettä siitä, että tiekartat tukevat strategian implementointia. Strategioiden parempaa yhteensovitusta tai budjetin allokointia ei havaittu empiirisessä tutkimuksessa. IT-resurssit, kuten arkkitehtuurin tietovarasto, IT-omaisuusrekisteri ja nykytilan diagrammit johtavat monimutkaisuuksien ja kustannusten vähenemiseen, sekä päällekkäisyyksien vähenemiseen, IT-resurssien uudelleenkäyttöön ja ketteryyteen (Kurnia ym., 2021b). Empiirisessä aineistossa tunnistettiin, että tietovirtakuvien ja teknisten dokumenttien hyödyntäminen helpottaa olemassa olevien ratkaisujen hyödyntämistä ja nopeuttaa projektin aloitusvaiheen selvityksiä. Projektien toimeksiannot, käsitearkkitehtuurit ja ratkaisuarkkitehtuurit johtavat parempaan tuottoon, selkeyteen liiketoimintahyödyistä ja parempaan projektin toteutukseen (Kurnia ym., 2021b). Empiirisessä aineistossa havaittiin tietomallien hyödyntämisen johtavan projektin aloitusvaiheen nopeutumiseen. Artefaktit viestinnällisessä käytössä parantavat kumppanuussuhteita, verkostoitumista ja tiedonjakoa (Kurnia ym., 2021b). Empiirisessä aineistossa nousi esille esimerkiksi kyvykkyyksien hyödyntäminen yhteispohjoismaisen yhteistyön tukemisessa. Tulosten perusteella ei havaittu selkeää yhteyttä kyvykkyyksien mallintamisen, tiekarttojen muodostamisen ja portfolionhallinnan välillä. Ideaalitilanteessa tällainen yhteys voi kuitenkin olla madollinen. Empiirisen aineiston mukaan tiekarttojen muodostaminen ei käynnistä uusia IT-projekteja, portfolionhallinta sen sijaan käynnistää. Tämä prosessi etenee ratkaisujen arviointiin, liiketoimintatapauksen kehittämiseen ja arkkitehtuurin arviointeihin, mikä näkyi myös empiirisessä aineistossa. Joissain tapauksissa kyvykkyydet johtivat suoraan projektin aloitusvaiheen arviointeihin ja liiketoimintatapauksen kehittämiseen. 70 6.3 Tärkeimmät tulokset ja jatkotoimenpide-ehdotukset kohdeorganisaatiolle Tässä luvussa esitellään tärkeimmät hyötyjen realisoitumistekijät ja uhat, sekä mittarit, joilla arkkitehtuurin hyötyjä voidaan mitata. Lisäksi kerrataan tärkeimmät löydökset ja tarjotaan jatkotoimenpide-ehdotuksia kohdeorganisaatiolle. Tärkeimmät yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoitumistekijät ovat arkkitehtuuriprosessin laatu, joka koskee jokapäiväistä arkkitehtuurityötä, arkkitehtuurituotosten käyttö ja sidosryhmien osallistuminen arkkitehtuurityöhön. Osa arkkitehtuurin hyödyistä realisoituu suoraan arkkitehtuuriprosessin kautta ja arkkitehtuuriprosessin laatu vaikuttaa kaikkiin muihin hyötyjen realisoitumisprosessin rakenteisiin. Empiirinen aineisto tukee tätä väitettä. Vahva arkkitehtuurityö perustuu toimiviin arkkitehtuurityökaluihin ja viitekehyksiin, riittäviin resursseihin ja sidosryhmien osallistumiseen. Arkkitehtuurin suunnittelun, dokumentoinnin ja hallinnan prosessit parantavat ymmärrystä organisaatiosta ja sen osista. (Niemi & Pekkola, 2020.) Kohdeorganisaatiossa nousi esille, että arkkitehtuurityöhön tulee varata riittävät resurssit ja niitä tarvitaan arkkitehtien lisäksi myös sidosryhmille, sillä heidän substanssiosaamisensa on tärkeää, jotta saadaan mallinnuksessa tarvittavia tietoja. Niemin ja Pekkolan (2020) mallissa suurin osa hyödyistä realisoituu arkkitehtuurituotosten käytössä. Siksi tuotosten käyttöä tulisi lisätä kohdeorganisaatiossa esimerkiksi projektinhallinnan tai portfolionhallinnan kautta, niin että niissä on tietyt minimivaatimukset arkkitehtuuriselvityksille ja tuotettaville arkkitehtuurikuvauksille. Arkkitehtuurituotosten käyttöä voidaan lisätä myös viestimällä arkkitehtuurin käyttötapauksista ja hyödyistä. On myös tärkeää viestiä mistä ja miten kuvaukset löytyvät ja mihin niitä voidaan hyödyntää. Kohdeorganisaatiossa viestintää olisi hyvä kohdentaa erityisesti liiketoimintaa kehittäviin rooleihin. Panostamalla arkkitehtuuripalveluun voidaan edistää arkkitehtuurituotosten hyödyntämistä. Arkkitehtuuripalvelulla tuetaan sidosryhmiä käyttämään arkkitehtuurisisältöjä esimerkiksi projekteissa, sekä tulkitsemaan tuotoksia. Arkkitehdit voivat myös johtaa tuotoksista hyödyllistä tietoa ja näitä arkkitehtuuriperäisiä tietoja ja rakenteita voidaan hyödyntää myös muualla organisaatiossa, esimerkiksi intranetin tai portfolionhallinnan rakenteessa. Myös empiirisessä aineistossa todettiin, että mitä enemmän arkkitehtuurituotoksia on kuvattuna, sitä nopeammin hyötyjä ilmenee. Uudenlaisten kuvaustapojen ja arkkitehtuurituotosten jalkauttaminen organisaatiossa olisi hyödyllistä, esimerkiksi kerroskuvat ja kyvykkyydet voisivat olla ajankohtaisia, sillä organisaatiossa on tehty jo laajasti prosessien ja integraatioiden kuvausta. Sidosryhmäyhteistyö nousi sekä teorian että empiirisen aineiston perusteella erittäin tärkeäksi hyötyjen realisoitumistekijäksi. Tällä hetkellä kohdeorganisaatiossa yhteistyötä tekevät ainakin yritysarkkitehtuurin hallintaryhmä, portfolionhallintaryhmä, IT-osa-alueiden hallintaryhmät ja liiketoimintapartnerit, 71 yhteistyön taso koetaan riittäväksi. Suosituksena on siten jatkaa yhteistyötä ja laajentaa sitä lisää myös liiketoiminnan sidosryhmiin. Muita kohdeorganisaation arkkitehtuurin sosiaaliseen ympäristöön vaikuttavia tekijöitä ovat organisaation kehitysmyönteisyys ja insinöörilähtöinen ajattelutapa, jossa arkkitehtuuria osataan arvostaa, sekä organisaation avoin tiedonhallinta, jolloin arkkitehtuurityössä tarvittava tieto on helposti saatavilla. Kohdeorganisaation haastatteluissa nousi esille tarve arkkitehtuurin painopisteen tai strategian kirkastamiseen, sillä kohdeorganisaation toiminnoissa on erilaisia käsityksiä arkkitehtuurin käyttötarkoituksesta. Arkkitehtuurin painopistettä ja visiota voitaisiin kirkastaa arkkitehtuuriperiaatteisen, politiikkojen ja viestinnän avulla. Arkkitehtuuri ei toimi vielä strategian toimeenpanon ohjaajana, vaan on pitkälti nykytilan kuvaamista ja näkyväksi tekemistä kohdeorganisaatiossa. Niemen ja Pekkolan (2020) mukaan arkkitehtuuri on päätöksenteon työkalu ja se voidaan ottaa osaksi muuta johtamista integroimalla arkkitehtuuritoiminnot osaksi organisaation strategisia liiketoiminnan ja IT:n suunnitteluprosesseja. Empiiristen tulosten perusteella muissa verkkoyhtiöissä on arkkitehtuurin avulla analysoitu muutosvaikutuksia ja visualisoitu monimutkaisia kokonaisuuksia ja niitä on voitu hyödyntää päätöksenteossa. Myös strategian toimeenpanoa on toteutettu arkkitehtuurilähtöisten tiekarttojen avulla, joissa avataan konkreettisesti mitä strategian tavoitteisiin pääsemiseksi tulisi tehdä. Erilaisia arkkitehtuurituotoksia, kuten kyvykkyyskarttoja voidaan hyödyntää strategisessa päätöksenteossa, ja arkkitehdit voivat tukea arkkitehtuuriperäisen tiedon hyödyntämistä johtamalla arkkitehtuurituotoksista hyödyllistä tietoa päätöksenteon tueksi. Strategian implementointia voidaan toteuttaa myös portfolionhallinnan kautta, jossa arkkitehtuurituotokset tukevat päätöksentekoa. Kohdeorganisaatiossa toivottiin, että arkkitehtuuria voitaisiin tulevaisuudessa käyttää portfolionhallinnassa päätöksenteon tukena. Muissa haastatelluissa organisaatioissa arkkitehtuuri oli parantanut portfolion suunnittelua ja hallintaa, sekä lisännyt standardinmukaisuutta. Gellweilerin (2020) mukaan arkkitehtuuri ja portfolionhallinta valitsevat, priorisoivat ja suunnittelevat projekteja tiekarttojen avulla omista näkökulmistaan. Molemmat arvioivat resursseja, sekä priorisoivat ja optimoivat projekteja liiketoimintastrategian mukaisesti. Kohdeorganisaation haastatteluissa nousi esille, että erityisesti arkkitehtuurin implementoinnin alkuvaiheessa tarvitaan arkkitehtuurinhallintaa ja selkeää suuntaa arkkitehtuurille. Arkkitehtuurinhallinnalla voidaan vaikuttaa myös kuvausten laatuun ja ajantasaisuuteen. Voidaan esimerkiksi käyttää hallintamallia, jossa organisaatiotason arkkitehtuuri ja projektin arkkitehtuuri hallinnoidaan eri tasoilla, näin eri tason arkkitehtuureille voi olla erilaiset vaatimukset ja tarkasteluprosessit ja projektien arkkitehtuurikuvauksia voidaan tuottaa kevyemmin. Arkkitehtuuriperiaatteiden ja politiikkojen jalkauttaminen on tärkeää kohdeorganisaatiossa, sillä niillä varmistetaan laadukkaat arkkitehtuurituotokset ja arkkitehtuuriajattelun leviäminen organisaatiossa. Periaatteita ja politiikkoja voidaan jalkauttaa koulutuksin ja tekemällä arkkitehtuuritarkastuksia. 72 Empiirisessä tutkimuksessa kohdeorganisaatiossa nousi erilaisia tekijöitä, jotka voivat estää arkkitehtuurin hyötyjä realisoitumasta. Näitä ovat johdon sitoutuneisuuden ja omistajuuden haasteet, sekä yhteisen arkkitehtuurivision ja strategian puutos. Se ettei tiedetä mitä arkkitehtuurilla halutaan saavuttaa. Lisäksi arkkitehtuurihyötyjen näytön puutos voi johtaa siihen, ettei arkkitehtuurityöhön panosteta. Arkkitehtuurityössä resursoinnin puutos johtaa siihen, ettei arkkitehtuurin perustekemiselle riitä aikaa, myös kiire sidosryhmien puolelta estää hyötyjä realisoitumasta, sillä mallintamisen edistäminen on hankalaa ilman asiantuntevia sidosryhmiä. Kohdeorganisaatiossa on myös havaittu arkkitehtuurin ohittamista projekteissa. Erään haastateltavan mukaan on tavallista, että muutosprojektit toteutetaan ensin ja arkkitehtuurikuvaukset toteutetaan vasta jälkikäteen tai ei ollenkaan. Arkkitehtuurin ohittaminen romuttaa arkkitehtuuria pitkällä tähtäimellä, vaikka hetkellisesti se nopeuttaisikin projektin etenemistä. Voidaankin todeta, että arkkitehtuurin peruslinjaukset eivät ole vielä jalkautuneet projektitasolle asti. Myös arkkitehtuuriroolien ja työnjaon epäselvyys arkkitehtuurifunktion kesken hankaloittaa mallinnusten päivittämistä ja estää hyötyjä sitä kautta realisoitumasta. Lisäksi arkkitehtuurityössä hyödynnettävä taustamateriaali saattaa olla huonolaatuista, pirstaleista ja vanhentunutta ja sen kuvaustavat ja työkalut voivat vaihdella. Materiaalien löydettävyys voi myös olla haastavaa. Huonolaatuinen taustamateriaali heijastuu arkkitehtuurituotosten laatuun tai vaihtoehtoisesti lisäselvityksien tekeminen hidastaa mallinnusten tekemistä ja hyötyjen realisoitumista. Yritysarkkitehtuurin hyötyjen mittaaminen oli haastatelluissa organisaatioissa vähäistä. Hyötyjä voidaan kuitenkin arvioida esimerkiksi tärkeimpien sidosryhmien haastatteluilla. Muuta arkkitehtuuriin liittyvää mittaamista voidaan tehdä esimerkiksi arkkitehtuurikuvausten laajuuden osalta, tämä voi paljastaa miltä osa-alueilta arkkitehtuurikuvauksia olisi vielä tarpeen tehdä. Yritysarkkitehtuuritoiminnolle voidaan asettaa OKR-mittaristo tärkeimpien tavoitteiden osalta. Lisäksi voidaan asettaa liiketoimintastrategiaan liittyviä mittareita, esimerkiksi yksinkertaisia KPI-mittareita, joiden avulla tunnistetaan, löytyykö kaikilta eri arkkitehtuuritasolta, strategisen, taktisen ja operatiivisen tason tiekartat. Kohdeorganisaatiossa odotetaan arkkitehtuurin parantavan päätöksentekoa portfolionhallinnassa. Empiirisestä aineistosta voidaan nostaa erilaisia tekijöitä, jotka edistävät tämän hyödyn realisoitumista. Portfolionhallinnan päätöksentekoa voidaan parantaa hyödyntämällä erilaisia arkkitehtuurituotoksia päätöksenteon tukena, lisäksi omistajuuksien ja riippuvuuksien tunnistaminen ja arkkitehtuurin luomien rakenteiden avulla voidaan vahvistaa päätöksentekoa portfolionhallinnassa. Myös arkkitehtuuritiimi vaikuttaa portfolion päätöksentekoon tukemalla ja varmistamalla arkkitehtuurinmukaisuuden. Toinen strategisen tason hyöty, mitä kohdeorganisaatiossa tavoitellaan, on jatkuvuudenhallinnan paraneminen. Empiirisen aineiston perusteella jatkuvuudenhallintaa voidaan parantaa arkkitehtuurin luomien rakenteiden avulla. 73 Lisäksi arkkitehtuurilta toivotaan strategisen tason päätöksenteon tukea tulevaisuudessa. Empiirisen aineiston perusteella sitä tukevat tiekarttojen hyödyntäminen, sekä projektin etenemisen tukeminen, mihin puolestaan vaikuttavat arkkitehtuurituotosten hyödyntäminen. 80 Journal of Information Systems, 25(5), 411–431. https://doi.org/10.1057/ejis.2014.39 Niemi, E. (2016). Enterprise Architecture Benefit Realization. Tampere University of Technology. https://trepo.tuni.fi/handle/10024/115273 Niemi, E. I., & Pekkola, S. (2016). Enterprise Architecture Benefit Realization: Review of the Models and a Case Study of a Public Organization. ACM SIGMIS Database: The DATABASE for Advances in Information Systems, 47(3), 55–80. https://doi.org/10.1145/2980783.2980787 Niemi, E., & Pekkola, S. (2020). The Benefits of Enterprise Architecture in Organizational Transformation. BUSINESS & INFORMATION SYSTEMS ENGINEERING, 62(6), 585–597. https://doi.org/10.1007/s12599-01900605-3 Ross, J. W., Weill, P., & Robertson, D. (2006). Enterprise Architecture As Strategy: Creating a Foundation for Business Execution. Harvard Business Press. Schekkerman, J. (2004). How to Survive in the Jungle of Enterprise Architecture Frameworks: Creating Or Choosing an Enterprise Architecture Framework. Trafford Publishing. Shanks, G., Gloet, M., Asadi Someh, I., Frampton, K., & Tamm, T. (2018). Achieving benefits with enterprise architecture. The Journal of Strategic Information Systems, 27(2), 139–156. https://doi.org/10.1016/j.jsis.2018.03.001 81 Tamm, T., Seddon, P. B., & Shanks, G. (2022). How enterprise architecture leads to organisational benefits. International Journal of Information Management, 67, 102554. https://doi.org/10.1016/j.ijinfomgt.2022.102554 Tamm, T., Seddon, P., Shanks, G., & Reynolds, P. (2011). How Does Enterprise Architecture Add Value to Organisations? Communications of the Association for Information Systems, 28(1). https://doi.org/10.17705/1CAIS.02810 The TOGAF Standard, Version 9.2—Architecture Principles. (ei pvm.). Noudettu 23. marraskuuta 2023, osoitteesta https://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9doc/arch/chap20.html The TOGAF Standard, Version 9.2—Introduction to Part IV. (ei pvm.). Noudettu 29. marraskuuta 2023, osoitteesta https://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9doc/arch/chap29.html TOGAF as an Enterprise Architecture Framework. (ei pvm.). Noudettu 2. joulukuuta 2023, osoitteesta https://pubs.opengroup.org/architecture/togaf8doc/arch/chap02.html TOGAF Business Capabilities Guide V2. (ei pvm.). Noudettu 24. marraskuuta 2023, osoitteesta https://pubs.opengroup.org/togaf-standard/businessarchitecture/business-capabilities.html#_Toc95135877 82 Wu, T., & Chatzipanos, P. (2018). Implementing Project Portfolio Management. Project Management Institute. 83 LIITE 1 HAASTATTELURUNKO Esitiedot: • Kuinka kauan olet työskennellyt nykyisessä organisaatiossasi? • Kuinka kauan yritysarkkitehtuuria on toteutettu organisaatiossasi? • Kuinka kauan olet työskennellyt yritysarkkitehtuurin parissa? • Mitkä ovat pääasialliset vastuut nykyisessä tehtävässäsi? • Miten kuvailisit yritysarkkitehtuurin nykyistä tilaa organisaatiossasi? Haastattelurunko: 1. Yritysarkkitehtuurin implementointi • Minkälainen yritysarkkitehtuuritoiminto organisaatiossanne on? • Miten yritysarkkitehtuuria johdetaan organisaatiossanne? • Minkälaisille arkkitehtuurisisällöille olette nimenneet vastuuhenkilöt? (esim. kyvykkyydet, palvelut, prosessit, sovelluspalvelut, sovellukset jne.) • Miten kuvailisit yritysarkkitehtuurin pääsiallista käyttötarkoitusta organisaatiossanne? • Mitkä sidosryhmät hyödyntävät yritysarkkitehtuuria organisaatiossanne? 2. Yritysarkkitehtuurin hyödyt • Minkälaisia hyötyjä yritysarkkitehtuuri on tuonut organisaatioonne? • Minkälaisia hyötyjä yritysarkkitehtuuri on tuonut eri sidosryhmille? • Millaiset tekijät edesauttavat yritysarkkitehtuurin hyötyjen realisoitumista? • Oletteko tunnistaneet jotain tekijöitä, jotka estävät yritysarkkitehtuurin hyötyjä realisoitumasta? • Onko organisaatiossanne käytössä mittareita yritysarkkitehtuurin hyötyjen mittaamiseen tai arvioidaanko yritysarkkitehtuurin hyötyjä jollain muulla tavalla? 3. Arkkitehtuurituotokset • Minkälaisia artefakteja tuotatte organisaatiossanne? • Mitä käytännön hyötyjä arkkitehtuurituotokset ovat tuoneet? • Tuleeko mieleen tuotoksia, joista ei ilmennyt merkittäviä hyötyjä? 4. Tulevaisuudennäkymät • Millaisia hyötyjä odotatte yritysarkkitehtuurin tuovan tulevaisuudessa organisaatioonne? • Miten organisaationne yritysarkkitehtuuria aiotaan kehittää tulevaisuudessa? 84 LIITE 2 REALISOITUMISPROSESSIN TESTAAMINEN HAASTATTELUAINEISTOLLA