Geschäftsordnung: Schleswig-Holsteinische Landesinitiative zum Forschungsdatenmanagement

Geschäftsordnung Schleswig-holsteinische Landesinitiative zum Forschungsdatenmanagement Office Landesinitiative FDM-SH Christian-Albrechts-Universität zu Kiel Leibnizstr. 9 24118 Kiel E-Mail: [email protected] Die vorliegende Geschäftsordnung wurde gemeinsam vom FDM-SH Office und der FDM-SH Community formuliert und abgestimmt. Am 20. Februar 2024 wurde diese zudem durch den FDM-SH Beirat verabschiedet. Community Christian-Albrechts-Universität zu Kiel Karen Bruhn (0000-0002-7653-4063) Andreas Christ (0000-0002-3591-2355) Thilo Paul-Stüve (0000-0001-7451-0976) Benjamin Slowig (0000-0001-5343-2788) Europa-Universität Flensburg Bastian Voigtmann (0000-0002-5565-7486) European XFEL Fabio Dall’Antonia (0000-0003-0799-2244) Fachhochschule Kiel Andreas Borchart Fachhochschule Westküste Thomas Wiemers Forschungszentrum Borstel Thomas Gutsmann (0000-0001-5061-7891) Andra Schromm (0000-0002-2606-3515) Inken Wohlers (0000-0003-4004-0464) Fraunhofer-Einrichtung für Individualisierte und Zellbasierte Medizintechnik Felix Vollmer GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel Hela Mehrtens (0000-0002-4526-2472) Helmholtz-Zentrum Hereon Linda Baldewein (0000-0002-9477-516X) Ulrike Kleeberg (0000-0002-9170-1739) Hochschule Flensburg Heike Bille (0000-0002-2007-7879) Institut für Weltwirtschaft Christoph Schweickhardt (0009-0000-7458-6575) Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft Timo Borst (0000-0002-2481-029X) Leibniz-Institut für die Pädagogik der Naturwissenschaften und Mathematik Tim Höffler (0000-0002-3721-2109) Max-Planck-Institut für Evolutionsbiologie Carsten Fortmann-Grote (0000-0002-2579-5546) Iben Martinsen Technische Hochschule Lübeck Gregor Schmieg (0000-0002-8819-8247) Universitätsklinikum Schleswig-Holstein Andrea Eickmeier Universität zu Lübeck Hauke Busch (0000-0003-4763-4521) Inga Larres Sarah Tiemann Grafik & Layout: Esther Thelen DOI: https://doi.org/10.38071/2024-00758-4 FDM-SH wird als großes Umsetzungsprojekt im Rahmen des Digitalisierungsprogramms 3.0 des Landes Schleswig-Holstein gefördert. Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz. Kiel, 24. Juni 2024 i Inhaltsverzeichnis §1 Grundsätze und Allgemeines 1 §2 FDM-SH Office 2 §3 FDM-SH Beirat 3 §4 FDM-SH Community 5 §5 Interessengruppen, Arbeitsgemeinschaften und Projektteams 6 §6 Kommunikation und Berichtswesen 8 §7 Einberufung von Treffen 9 §8 Inkrafttreten, Änderungen 10 §1 GRUNDSÄTZE UND ALLGEMEINES 1 Präambel Diese Geschäftsordnung dient den Gremien der schleswig-holsteinischen Landesinitiative zum Forschungsdatenmanagement (FDM-SH) als Leitfaden zur Erfüllung ihrer Aufgaben. Die grundsätzlichen Anforderungen an sowie das Konzept zur Umsetzung von FDM-SH wurden partnerschaftlich gemeinsam mit den schleswig-holsteinischen Hochschulen und Forschungseinrichtungen im Vorprojekt „FDM-SH“, gefördert als Projekt des Digitalisierungssprints im Rahmen des Digitalisierungsprogramms des Landes Schleswig-Holstein, erarbeitet. §1 Grundsätze und Allgemeines (1) FDM-SH hat sich dem Ziel verschrieben, die Hochschulen und Forschungseinrichtungen des Landes zu befähigen, ihre Forschungsdaten optimal aufzubereiten und zugänglich zu machen. Sie fördert die Diskussion und konzeptionelle Aufarbeitung FDM-relevanter Themen. Alle Gremien von FDM-SH sind den Bedarfen und Anforderungen der FDM-SH Community verpflichtet. (2) Die Gremien der Landesinitiative FDM-SH sind: das FDM-SH Office als Geschäftsstelle, der FDM-SH Beirat als Lenkungsgruppe sowie die FDM-SH Community als Repräsentation aller Aktiven im Bereich FDM an den Hochschulen und Forschungseinrichtungen in Schleswig-Holstein. Aus der FDM-SH Community setzen sich wiederum drei verschiedene Arbeitseinheiten zusammen: die FDM-SH Interessengruppen (IG) die FDM-SH Arbeitsgemeinschaften (AG) sowie die FDM-SH Projekte bzw. Projektteams. (3) Die FDM-SH IG entspricht einem Gremium für den themenbezogenen Austausch, der bei Handlungsbedarf in eine AG mit Mandat für Handlungen überführt wird. Innerhalb der AG können dann FDM-relevante Projekte beantragt und durchgeführt werden. (4) Die FDM-SH Community sowie ihre Arbeitseinheiten IGs, AGs und Projektteams treiben die Arbeit von FDM-SH inhaltlich voran. §2 FDM-SH OFFICE 2 §2 FDM-SH Office a. Funktionen und Aufgaben (1) Das FDM-SH Office ist als hauptamtliche Geschäftsstelle der Landesinitiative und primäre Kontaktstelle für die schleswig-holsteinischen Hochschulen und Forschungseinrichtungen sowie für die Landesregierung zum Thema FDM mit eigenem Personal ausgestattet. Das FDM-SH Office übernimmt Vernetzungsaufgaben sowohl auf Landesebene wie auch mit überregionalen Stakeholdern, wie der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) oder der AG Forschungsdaten von Deutsche Initiative für Netzwerkinformation (DINI) e.V. und nestor, (hochschul-) politischen Akteuren wie dem Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) sowie innerhalb der FDM-Landesinitiativen und weiteren regionalen Netzwerken. (2) Das Office ist für die Koordination und das Controlling von FDM-SH verantwortlich und repräsentiert die Landesinitiative gegenüber Dritten. (3) Das Office ist für die Organisation, Durchführung sowie die Dokumentation der Communitytreffen verantwortlich. (4) Das Office organisiert gemeinsam mit dem Vorsitz des Beirats dessen Treffen und begleitet diese inhaltlich und organisatorisch. (5) Das Office begleitet die Treffen der IGs und formuliert bei Bedarf gemeinsam mit deren Mitgliedern den Antrag zur Gründung einer AG. Das Office reicht die AG-Anträge beim FDM-SH Beirat ein, leitet die Entscheidung des Beirats an die IG weiter und unterstützt bei Bedarf bei Nachbesserungen sowie einer erneuten Einreichung des AG-Antrages. (6) Das Office begleitet die AG-Treffen. Bei Bedarf stellt das Office für die AG Kontakte zu den Netzwerkeinrichtungen aus Schleswig-Holstein oder zu externen Akteuren zum gemeinsamen thematischen Austausch her. Im Falle einer Diskussion zur Weiterführung einer AG berät das Office gemeinsam mit der AG zu den anstehenden Möglichkeiten und leitet die Entscheidung an Community und Beirat weiter. (7) Das Office betreut die AGs und Projektteams im Prozess der Projektantragsstellung. Es formuliert gemeinsam mit AGs und Projektteams Projektanträge. Das Office reicht die Projektanträge beim Beirat ein und leitet die Entscheidung des Beirats an AG und Projektteam weiter. Es unterstützt bei Bedarf bei Nachbesserungen sowie einer erneuten Einreichung der Projektanträge. (8) Alle zwei Jahre lädt das Office zu einer Vollversammlung der Landesinitiative ein und ist für deren Organisation, Durchführung sowie Dokumentation verantwortlich. Die Vollversammlung hat das Ziel, alle Mitwirkenden von FDM-SH und weitere Stakeholder (beispielsweise politische Vertreterinnen und Vertreter) §3 FDM-SH BEIRAT 3 zusammenzubringen, um die gemeinsame inhaltliche und strategische Ausrichtung abzugleichen sowie den direkten Austausch zu fördern. (9) Das Office ist verantwortlich für die Kommunikation der Landesinitiative nach außen sowie zwischen den einzelnen Gremien. Das Office übernimmt die Pflege der FDM-SH Homepage. §3 FDM-SH Beirat a. Zusammensetzung und Laufzeit (1) Der FDM-SH Beirat setzt sich aus sieben stimmberechtigten Mitgliedern zusammen, die die Hochschulen und Forschungseinrichtungen in Schleswig-Holstein, die Netzwerkeinrichtungen der Landesinitiative sowie weitere Personen mit Expertise zum Thema FDM repräsentieren: 1. Eine Vertretung der Universitäten in SH 2. Eine Vertretung der Hochschulen für angewandte Wissenschaften (HAW) in SH 3. Eine Vertretung der außeruniversitären Forschungseinrichtungen (AUF) in SH 4. Eine Vertretung der Arbeitsgemeinschaft der IT-Verantwortlichen der Hochschulen und wissenschaftlichen Einrichtungen in Schleswig-Holstein (ITSH-edu) 5. Eine Vertretung des Beirats für wissenschaftliche Bibliotheken beim Ministerium für Allgemeine und Berufliche Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur (MBWFK) des Landes Schleswig-Holstein 6. Eine ausgewiesene nationale FDM-Expertin bzw. einen ausgewiesenen nationalen FDM-Experten 7. Eine weitere Person mit ausgewiesener internationaler FDM-Expertise. (2) Vorschläge für geeignete Mitglieder können von allen Mitgliedern der FDM-SH Community erfolgen. Die mandatierten Vertreter (siehe b, Abs. 1) der FDM-SH Community stimmen über diese Vorschläge mittels eines einfachen Mehrheitsbeschlusses auf einem regulären Communitytreffen ab. Den nicht anwesenden Mitgliedern wird die Möglichkeit zur Abstimmung in Form eines Umlaufverfahrens eingeräumt. (3) Die ordentliche Wahlperiode des FDM-SH Beirats beträgt fünf Jahre, beginnend mit der ersten konstituierenden Sitzung 2024. Eine Wiederbestellung der Mitglieder des Beirats ist einmalig möglich. §3 FDM-SH BEIRAT 4 (4) Die Mitglieder des FDM-SH Beirats wählen aus ihrer Mitte einen Vorsitz und eine Stellvertretung für die Dauer der ordentlichen Wahlperiode. Diese Person vertritt das Gremium und die getroffenen Entscheidungen gegenüber Dritten und bereitet gemeinsam mit dem Office die Beiratssitzungen inhaltlich und organisatorisch vor. Der Vorsitz des Beirats leitet die Beiratstreffen (5) Im Falle eines vorzeitigen Rücktritts eines Mitglieds des FDM-SH Beirats erfolgt eine Nachbesetzung (wie in den vorherigen Abschnitten definiert) für die verbleibende ordentliche Wahlperiode. Die Abberufung eines Mitglieds des Beirats kann durch eine Wahl innerhalb des Beirats erfolgen, bedarf allerdings der Zustimmung des Office. (6) Jedes Mitglied des FDM-SH Beirats kann selbstständig und jederzeit aus dem Beirat zurücktreten. Hierzu muss eine zeitnahe schriftliche Mitteilung an die Mitglieder des Beirats und das FDM-SH Office erfolgen. (7) Zusätzlich zu den sieben stimmberechtigen Mitgliedern des FDM-SH Beirats wird jeweils eine politische Vertretung aus dem Wissenschaftssowie Digitalisierungsbereich des Landes Schleswig-Holstein als ständiger Gast zu den Treffen eingeladen. Ständige Gäste der FDM-SH Beiratstreffen haben die Möglichkeit, inhaltlichen Input zu liefern und sich an Diskussionen zu beteiligen; sie verfügen über kein Stimmrecht. (8) Zur Vorstellung von Updates aus der Community (anvisierte AG-Gründungen, Projektanträge etc.) oder aus überregionalen Kontexten (NFDI, EOSC etc.) können der FDM-SH Beirat und das FDM-Office weitere Gäste zu den Treffen einladen. (9) Nach Ablauf der ordentlichen Wahlperiode des FDM-SH Beirats erfolgt eine Mandatsübertragung an die erneut bzw. neu gewählten Mitglieder im Rahmen des nächsten ordentlichen Treffens des Beirats. b. Beschlussfähigkeit (1) Der FDM-SH Beirat trifft Beschlüsse und Entscheidungen i. d. R. im Rahmen der Treffen. (2) Der FDM-SH Beirat ist bei den Treffen beschlussfähig, sofern fünf der sieben stimmberechtigten Mitglieder anwesend sind. Entscheidungen kommen mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen zustande; Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen gelten als nicht abgegebene Stimmen; bei Stimmengleichheit ist ein Antrag abgelehnt. (3) Neben den Treffen können Beschlüsse und Entscheidungen (außerordentlich) auch im Umlaufverfahren getroffen werden. c. Funktionen und Aufgaben (1) Der FDM-SH Beirat ist die strategische Lenkungsgruppe der Landesinitiative FDM�SH. In dieser Funktion trägt er wesentlich dazu bei, dass die Aktivitäten von FDM-SH nachhaltig und qualitativ hochwertig sind sowie die Bedarfe der §4 FDM-SH COMMUNITY 5 Hochschulen und Forschungseinrichtungen in Schleswig-Holstein priorisiert und adäquat abgedeckt werden. (2) Der FDM-SH Beirat berät und entscheidet über Anträge aus der FDM-SH Community zur Gründung einer AG, Formulierung von Projekten und weiteren Anliegen und Themen mit entsprechender Relevanz für die Landesinitiative FDM-SH. (3) Der FDM-SH Beirat kann Empfehlungen und Rückmeldungen sowohl in Bezug auf Anträge aus der Community als auch in Bezug auf landesund bundespolitische sowie (inter-)nationale Aktivitäten formulieren. (4) Der FDM-SH Beirat tagt zweibis viermal im Jahr. Das Format (Präsenz, virtuell, hybrid, wechselnde Variante) bestimmen die Mitglieder des Beirats gemeinsam mit dem FDM-SH Office. §4 FDM-SH Community a. Zusammensetzung und Laufzeit (1) Die FDM-SH Community stellt die organisierte Gesamtheit aller Aktiven im Bereich FDM an den Hochschulen und Forschungseinrichtungen in Schleswig-Holstein dar. (2) Die Mitglieder der FDM-SH Community vertreten die Belange der jeweiligen Interessengruppen ihrer Hochschule bzw. Forschungseinrichtung in Treffen (insbesondere Community-, IGund AG-Treffen) und arbeiten an der Schaffung von Lösungen. Hierfür werden sie aus dem Rahmen ihrer Hochschule bzw. Forschungseinrichtung entsandt. b. Beschlussfähigkeit (1) Für Abstimmungen bestimmen die Einrichtungen jeweils eine mandatierte Vertretung. (2) Die Abstimmungen der FDM-SH Community erfolgen auf Basis eines einfachen Mehrheitsbeschlusses der abgegebenen Stimmen i. d. R. im Rahmen der Communitytreffen. Daneben können Beschlüsse und Entscheidungen (außerordentlich) auch im Umlaufverfahren getroffen werden. c. Aufgaben und Funktionen (1) Das Ziel der FDM-SH Community ist es, die Interessen aller Hochschulen und Forschungseinrichtungen in Schleswig-Holstein im Bereich FDM zu vertreten. Die FDM-SH Community stellt somit den Kern der inhaltlichen Arbeit dar. Der inhaltliche Austausch wird im Besonderen auf den regelmäßig stattfindenden Communitytreffen vorangetrieben. §5 INTERESSENGRUPPEN, ARBEITSGEMEINSCHAFTEN UND PROJEKTTEAMS 6 (2) Um die als wichtig identifizierten Themen voranzutreiben, formieren die Mitglieder themenspezifische IGs, die sich wiederum zu einer AG formieren können. So werden gemeinsam aktuelle Bedarfe angemeldet, Probleme identifiziert und zeitnah auf Entwicklungen reagiert, um ein zeitgemäßes FDM für alle Einrichtungen dauerhaft zu gewährleisten. (3) Die FDM-SH Community erarbeitet gemeinsam Vorschläge für die Mitglieder des FDM-SH Beirats und wählt diese für die Dauer einer ordentlichen Wahlperiode für fünf Jahre. §5 Interessengruppen, Arbeitsgemeinschaften und Projektteams a. Zusammensetzung und Laufzeit (1) Innerhalb der FDM-SH Community können sich Interessengruppen bilden: 1. Eine IG wird auf Betreiben von Mitgliedern der Community als formloser Zusammenschluss gegründet. 2. Eine IG besteht aus mindestens drei Mitgliedern der Community. Hierbei müssen mindestens zwei unterschiedliche regionale Forschungseinrichtungen innerhalb einer IG vertreten sein. 3. Eine IG hat mindestens eine Sprecherin/einen Sprecher. 4. Eine IG besteht so lange, bis diese durch Antrag ihrer Mitglieder in eine AG transformiert wird. Des Weiteren kann eine IG jederzeit beendet werden, wenn kein Bedarf zum thematischen Austausch mehr besteht. (2) FDM-SH Arbeitsgruppen sind eine wichtige Komponente der Landesinitiative: 1. Eine AG formiert sich aus einer zuvor gegründeten IG. Eine AG wird themenspezifisch auf Antrag gegründet, von der Community mandatiert und vom FDM-SH Beirat bewilligt. 2. Eine AG besteht aus mindestens fünf Mitgliedern der Community. Hierbei müssen mindestens zwei unterschiedliche regionale Forschungseinrichtungen innerhalb einer AG vertreten sein. 3. Der AG stehen zwei Sprecher/Sprecherinnen vor, die sich für deren Organisation verantwortlich zeichnen. Diese werden im Prozess der Gründung der AG durch die Mitglieder der IG bestimmt. Bei Rücktritt oder Ausscheiden der Sprecher/Sprecherinnen findet eine Nachwahl innerhalb der AG statt. 4. Eine AG hat die Möglichkeit, eigene Projekte innerhalb der Landesinitiative zu beantragen und auf deren Ressourcen zuzugreifen.